Hutten WoW 2021
33
Hutten WoW 2021 Besturingsreglement
Transcript of Hutten WoW 2021
Hutten WoW 2021Besturingsreglement
InhoudVoorwoord 3
1.0 Hutten WoW 4Introductie BIT 5
1.1 Trends & ontwikkelingen 6
1.2 Strategie 7
1.3 Projecten 8Projectprogramma 9
1.4 Cultuur & organisatie 10
1.5 Kennis 22
1.6 Systemen 23Infrastructuur systemen 24
1.7 Doelen 25Doelen op locatie- en SOD-niveau 26Doelen in jouw VIP 27
1.8 Resultaten 28Verbeterproces resultaten 29Fase 1 30
1.9 Samenvatting 31
2.0 Lijst met afkortingen & definities 32
|
2
VoorwoordDrees Peter van den Bosch
Om iedere dag de beste beslissingen te nemen, is het belangrijk dat je weet waar je staat. Wat gaat er goed, wat kan beter? En als je weet wat er beter kan, waar haal je dan de kennis en ondersteuning vandaan om de verbeteringen door te voeren? En welke doelen stel je aan jezelf en je team om het vervolgens weer beter te gaan doen?
Het operationele team, kennisspecialisten en het business improvement team hebben gezamenlijk dit hele proces van meten-weten-verbeteren inzichtelijk gemaakt met de Hutten Way of Working (WoW). Zo heb je meer grip op je eigen operatie, is het duidelijk wat je van ondersteunende afdelingen mag verwachten en heeft iedereen in het hele bedrijf dezelfde doelstellingen. Daarmee kun jij het ondernemerschap laten zien waar we groot mee zijn geworden, zonder steeds opnieuw het wiel te hoeven uitvinden.
In dit boekje staat beschreven wat de Hutten Way of Working precies inhoudt. Hoe we in 2021 georganiseerd zijn en wat ieders verantwoordelijkheidsgebied is.
Ik ben blij met de stap die we hiermee zetten. Zoveel mogelijk verantwoordelijkheid geven aan mensen die de operatie runnen, maar wel op basis van duidelijke afspraken.
Daarom is dit boekje en met name het proces meten, weten en verbeteren gericht aan de locatieverantwoordelijken van Business Catering, Care&Cure en de horecalocaties: Brasserie Rita, Basserie ‘t Boshuys en Grand Café Mahler. Echter, het is natuurlijk net zo interessant voor kernteamleden, teamleiders en samenwerkers van de ondersteunende afdelingen.
Veel leesplezier en succes met de Hutten Way of Working!
DreesAlgemeen directeur Hutten
We zijn groot geworden door ondernemerschap. Samenwerkers die begrijpen waar opdrachtgevers en gasten behoefte aan hebben en continu proberen de verwachtingen te overtreffen. Je eigen locatie runnen als je eigen bedrijf. Ons bedrijf draait om samenwerkers die iedere dag net dat beetje extra geven waardoor we al jaren achter elkaar door onze gasten als beste beoordeeld worden.
Over Drees Drees Peter van den Bosch is vanaf jongs af aan al bezig met eten en de keten. Zijn ouders hadden een boerderij en hij studeerde Agrosysteemkunde in Wageningen. Na 10 jaar bij Unilever gewerkt te hebben begon hij samen met Willem Treep Willem&Drees omdat de voedselketen over meer gaat dan alleen de kostprijs. Met Willem&Drees maakten ze eten uit de buurt op een eenvoudige manier beschikbaar en verbonden ze producent en consument weer echt met elkaar. Drees is getrouwd met Eva en samen hebben ze drie zoons. Drees is sinds kort ook voorzichtig zijn eigen ‘boerderij’ begonnen, hij heeft een moestuin en twee varkens.
|
3
Plannen en ideeën hebben we genoeg bij Hutten. Maar hoe zorgen we ervoor dat alle goede dingen die we bedenken ook daadwerkelijk geïmplementeerd worden en zichtbaar bijdragen aan het verbeteren van de resultaten van het bedrijf? Daar hebben we de Hutten WoW voor ontwikkeld. Het is de besturingsmethode van Hutten. Op basis van trends en ontwikkelingen in de markt, maken we een jaarlijks strategieplan. Daaruit volgen projecten en acties die in de operatie geïmplementeerd moeten worden. Hutten WoW hebben we vertaald naar een model. Hieronder leggen we uit hoe dit model is opgebouwd.
Trends & OntwikkelingenDit zijn invloeden vanuit onze omgeving die resulteren in kansen en bedreigingen voor Hutten en ze hebben invloed op de strategie.
StrategieBeschrijft de koers die Hutten wil varen binnen een afgebakende periode (Hutten kiest nu voor 1 jaar). Het geeft Hutten richting en houvast bij besluitvormingen.
ProjectenDeze vloeien voort uit de trends & ontwikkelingen en strategie. Projecten kunnen invloed hebben op WoW. Bijvoorbeeld op het gebied van kennis, een nieuw systeem of doelstellingen.
Cultuur en organisatieDit is het hart van Hutten en beschrijft de kernwaarden, visie & missie en geloof. Daarnaast geeft het inzicht in hoe Hutten is georganiseerd.
KennisBeschrijft alle relevante onderwerpen waarvan verwacht wordt dat een operationeel leidinggevende binnen Hutten over deze kennis beschikt en ernaar handelt.
Systemen Beschrijft welke systemen we binnen Hutten gebruiken en waarom. En hoe deze systemen met elkaar verbonden zijn.
DoelenBeschrijft welke doelen gezet worden, wat ze inhouden, hoe ze tot stand komen, waar ze worden vastgelegd en wie waar verantwoordelijk voor is.
ResultaatBeschrijft hoe we de resultaten op de gestelde doelen monitoren en hoe we deze verbeteren en wie daar verantwoordelijk voor is.
1.0 Hutten WoW
We stellen dat al deze onderdelen met elkaar in verbinding staan. En zodra deze in balans zijn ze een positief effect hebben op de operationele prestaties. Op de volgende pagina’s wordt ieder onderdeel apart toegelicht. Zodat je een goed beeld krijgt wat Hutten hiermee bedoelt en wat er van jou verwacht wordt.
Dit doen we door middel van deze iconen:
WetenBetekent dat je deze informatie moet kennen.
DoenBetekent dat je deze informatie moet kennen en dat er een actie aan verbonden zit.
projecten
Cultuur &Organisatie
Kennisbezitten
Doelenzetten
Resultaatleveren
Systemengebruiken
strategietrends & ontwikkelingen
|
4
1 | Hutten WoW
+ coördineren + verbeteren
2 | Project
+ coördineren + begeleiden+ uitvoeren
3 | Implementatie
+ begeleiden+ uitvoeren
4 | Transitie
+ opstarten + afsluiten
Introductie BITBusiness Improvement Team Turning Strategy into Action
Hutten Way of Working (WoW)Het BIT coördineert en verbetert Hutten WoW en zorgt door het jaar heen dat de grote veranderingen op een goede manier geïmplementeerd worden binnen het bedrijf.
ProjectHet BIT coördineert alle strategische projecten binnen Hutten. Het BIT is hier zowel het tussenstation voor de operatie als voor de stafafdelingen. Wanneer en hoe wordt een project uitgevoerd en wanneer en hoe wordt de uitkomst geïmplementeerd binnen Hutten (veelal operatie). Daarnaast voorziet het BIT in begeleiding voor projectleiders en is het in staat om projectleiders te leveren voor de uitvoering van grotere/complexere interne projecten.
ImplementatieHet BIT biedt begeleiding voor stafafdelingen die nieuwe ontwikkelingen willen implementeren binnen Hutten
(veelal operatie). Daarnaast kan het BIT de volledige implementatie verzorgen bij grote/complexe implementaties.
TransitieHet BIT is gefuseerd (samengegaan) met het Transitieteam. Het Transitieteam zal naast het opstarten en afsluiten van locaties zich storten op de overige focusgebieden van het BIT. Hiermee heeft het BIT een directe link met de operatie. De fusie is logisch omdat Hutten WoW op alle (nieuwe & bestaande) locaties goed verankerd moet zijn. Zij als eerste horen wat goed gaat of beter kan. En door de brede operationele kennis weten ze waar een eindresultaat van een project aan moet voldoen en hoe je implementaties succesvol laat verlopen. Hiermee is het BIT een brug tussen de staf en de operatie.
Als je meer wilt weten over het BIT kun je contact opnemen met Kevin Renirie - Manager Business Improvement Team
Het Business Improvement team (BIT) en in goed Nederlands‘bedrijfsverbeterteam’ is een nieuwe afdeling binnen Hutten. De ondertitel verraad het al: Turning Strategy into Action. Het BIT wordt nauw betrokken bij strategische keuzes en vertaald vervolgens strategie op een goede en toepasbare manier naar de praktijk. Deze verantwoordelijkheid is verdeeld over vier focusgebieden.
|
5
1.1 Trends & ontwikkelingenVoor Hutten hebben we dit jaar een Power SWOT gemaakt. Hiermee kijk je intern naar de sterktes en zwaktes van het bedrijf en in de omgeving naar de kansen en bedreigingen die ontstaan. Vervolgens selecteren we per onderdeel de drie belangrijkste punten. Dit zijn de uitgangspunten voor het bepalen van de strategie. Welke kansen grijpen we? En kunnen we de bedreigingen omzetten in kansen?
Sterktes• Missiegedreven - familiebedrijf,
3de generatie - met betrokken mensen
• Culinair dienstverlener: productie – logistiek – gastvrije dienstverlening in eigen hand
• Uitgesproken visie op smaakvol, duurzaam en gezond (F&B beleid) voor hele bedrijf
Zwaktes• Weinig discipline voor
succesvolle implementatie/bedrijfsvoering
• Te lage marges – te weinig rendement
• Geen technologie/data gedreven/ICT structuur
Bedreigingen• Krimp in belangrijke markten
met kapitaalkrachtige concurrenten
• Recessie vergroot druk op bijdrage opdrachtgever en consumentenbestedingen
• Retailers en online platforms zitten dichter in het hart en hoofd van de consument en bepalen meer keuzes (Hutten is geen consumentenmerk)
Kansen• Nieuwe behoeftes in
veranderende (catering) markt (energiehaarden)
• Meer vraag naar productiecapaciteit & centraal produceren
• Bedrijven met betekenis groeien harder
|
6
1.2 StrategieDit jaar hebben we het net even anders gedaan. In plaats van een dik boekwerk, hebben we onze strategie beschreven in negen pagina’s. Met behulp van de OGSM-methode zijn we heel gericht te werk gegaan. Daardoor hebben we concrete plannen opgeleverd, waarin we belangrijke keuzes hebben gemaakt. De strategieën zijn gericht op komend jaar.
Hutten heeft één overkoepelende OGSM gemaakt die bestaat uit vier hoofdstrategieën. De verschillende markten/afdelingen hebben vervolgens omschreven hoe zij vanuit hun kant gaan zorgen dat we deze strategieën gaan behalen. Voor jou is het van belang dat je de overkoepelende strategie kent, zodat je weet welke koers Hutten komend jaar gaat varen.
De vier hoofdstrategieën
Strategie 1 - Een duidelijke organisatie waarin iedereen het beste uit zichzelf kan halenWe optimaliseren het BLG-gevoel van iedere samenwerker door het maximaal benutten van ieders talent in een organisatie met korte lijnen en heldere verantwoordelijkheden.
Strategie 2 - Meer rendement uit bestaande klantenWe maken meer omzet en meer winst bij bestaande klanten door invoering van het besturingssysteem, het implementeren van een gastvrijheidsjaarplan per klant en van maatwerk naar concept te gaan.
Strategie 3 - Groeien in markten waar wij echt beter zijnBestaande markten: Catering 3.0, Zorg met langere ligduur, VenuesNieuwe markten: Foodservice in Horeca, Maaltijdenclub voor consumenten, Verspillingsproducten in Retail.
Strategie 4 - Ons assortiment beter en onderscheidend makenWe versterken ons assortiment voor alle markten door te innoveren op ons culinaire ambacht vanuit de ambities van het F&B beleid; ‘gezond’ en ‘duurzaam’.
Het OGSM framework is een hulptool voor bedrijfsplanning dat organisaties in staat stelt hun langetermijnvisie en de juiste strategieën aan elkaar te koppelen.
|
7
1.3 Projecten
Het is daarmee een tussenstation voor de stafafdelingen: van idee tot ontwikkeling. Denk onder andere aan:• Sluit het idee aan bij de strategie van
Hutten• Is het onderbouwd met een plan/
budget/ROI• Past het in de planning• Is het goedgekeurd
En voor de operatie van resultaat tot implementatie. Denk onder andere aan: • Voldoet het eindresultaat van het project
aan de opgestelde eisen. Is het daarmee gereed om te implementeren.
• Is er een implementatieplan• Past het in de planning
*Wanneer krijgt een project te maken met dit beleid?• Het eindresultaat van het project heeft invloed op de werkzaamheden van een
locatieverantwoordelijke (LV moeten hiervan weten/ gaat ermee werken); • Het project heeft een start- en een einddatum;• Het project wordt uitgevoerd door een tijdelijke organisatie;• Het project heeft iets eenmaligs en nieuws in zich;• Het project moet een duidelijk resultaat opleveren;• Het project moet afgebakend zijn in tijd en middelen.
Projecten komen voort uit de OGSM’s of gedurende het jaar vanuit een idee of kans die zich voordoet.
In beide gevallen moeten de projecten worden uitgewerkt in een projectplan volgens een vast format.
Naast het projectplan moeten de projecten worden onderbouwd met een projectbegro-ting en in overleg een ROI-berekening (return on investment) ook hier is een format van. Het BIT beoordeelt vervolgens deze documenten op inhoud.
Het projectplan samen met de begroting en indien van toepassing de ROI moet gekeurd worden door het Management Team (MT)
Past het binnen strategie/planning/ budget?
Bij goedkeuring wordt het project opgenomen in het projectprogramma* en verwerkt op de betreffende OGSM als het daar nog niet op stond.
*zie volgende pagina
De projectleider start vervolgens samen met behulp van het BIT het project op. En rapporteert periodiek de voortgang.
Vanuit trends & ontwikkelingen en strategie komen ideeën voort die uiteindelijk moeten leiden tot nieuwe producten of diensten voor Hutten. Het operationele team krijgt hier geregeld mee te maken. Om te borgen dat we met het juiste bezig zijn en het operationele team niet te veel of gelijktijdig belasten met nieuwe producten of diensten is er een projectbeleid opgesteld. Dit projectbeleid* wordt bewaakt door het BIT.
|
8
Projectprogramma
Strategie 1: Een duidelijke organisatie waarin iedereen het beste uit zichzelf kan halen. We optimaliseren het BLG-gevoel van iedere samenwerker door het maximaal benutten van ieders talent in een organisatie met korte lijnen en heldere verantwoordelijkheden.
Hoofdprojecten Invloed werk LV
Nieuwe structuur implementeren incl. nieuwe Governance en overlegstructuur Ja
Optimaliseren van geluk, vitaliteit & gezondheid Ja
Implementatie Hutten Flex Ja
Strategie 4: Ons assortiment beter en onderscheidend makenWe versterken ons assortiment voor alle markten door te innoveren op ons culinaire ambacht vanuit de ambities van het F&B beleid; ‘gezond’ en ‘duurzaam’.
Hoofdprojecten Invloed werk LV
Assortiment voldoet aan F&B beleid 2021 Ja
Implementatie van Vitaliteits- en Duurzaamheidsmonitor met interventies Ja
Innovatie van eigen producten en recepturen in plantaardig & gezond Ja
Inspiratie en training samenwerkers Ja
Strategie 3: Groeien in markten waar wij echt beter zijnBestaande markten: Catering 3.0, Zorg met langere ligduur, VenuesNieuwe markten: Foodservice in Horeca, Maaltijdenclub voor consumenten, Verspillingsproducten in retail
Hoofdprojecten Invloed werk LV
Groei in bestaande markten:
Ontwikkelen propositie catering zonder keuken Ja
Ontwikkelen propositie energiehaard Ja
Vertalen maaltijdenclub naar concepten BC&H Ja
Ontwikkelen propositie revalidatieklinieken Ja
Ontwikkelen propositie specialistische ziekenhuizen Ja
Ontwikkelen receptionista concept Ja
Groei in nieuwe markten:
Marketingplan Foodservice in horeca Nee
Bouwen concept Maaltijdclub Thuisbezorgd en pick up point Nee
Bouwen concept VF bij retail Nee
Marketingplan VF bij retail NeeStrategie 2: Meer rendement uit bestaande klantenWe maken meer omzet en meer winst bij bestaande klanten door invoering van het besturingssysteem (Hutten WoW), het implementeren van een gastvrijheidsjaarplan per klant en van maatwerk naar concept te gaan.
Hoofdprojecten Invloed werk LV
Invoering Hutten WoW Ja
Gastvrijheidsjaarplan doorontwikkelen Ja
Van Maatwerk naar Concept Ja
Nieuw Hutten Bestelsysteem Ja
Plan- en urenregistratiesysteem Ja
Verlagen logistieke kosten Ja
|
9
Dit is waarom we bestaanHutten maakt mensen gelukkig
We gaan heel ver om het iedereen naar de zin te makenen ondernemen betekenisvol: met respect voor Moeder Aarde, focus op vitaliteit en sterk gericht op samenwerken
Wij creëren op iedere plek op ieder moment het hele jaar door de beste beleving met culinaireambacht en uitbundige gastvrijheid
Dit is hoe we het doen
Dit is wat we doen
VisieBeste • Leukste • Gelukkigste
StrategieCustomer Intimacy: Altijd meer aandacht
Zo werken we samenVerantwoordelijk • Transparant • Vernieuwend • Respectvol • Trots
Vitaliteit
Maakt mensen gelukkig
Culinair ambacht
Uitbundige gastvrijheid
Duur
zaam
heid
Verbinding
Bij je
thuis
Op je event
Als je herstelt
Onderw
egOp je werk
Input
NatuurlijkkapitaalDe beste ingrediënten en producten
Geproduceerd kapitaalProductielocatie en middelen
Menselijk intellectueel kapitaalTijd, kennis, vaardigheden van onze samenwerkers
Sociaal kapitaalRelaties met klanten, leveranciers, �nanciers
Financieel kapitaalEigen vermogen en vreemd vermogen
Hutten
Output
Menselijk intellectueel kapitaalGelukkige samenwerkers
Financieel kapitaalRendement
Natuurlijk & geproduceerd kapitaalLekker, gezond, duurzaam eten en gastvrijheid
Sociaal kapitaalGelukkige gasten, opdrachtgevers,patiënten, DGA,�nanciers, maatschappij en consumenten
Hart vanHutten
1.4 Cultuur & organisatie |
10
OrganisatiestructuurOm de efficiëntie te verhogen, wendbaarder te worden en innovatiekracht te versterken hebben we met start van dit jaar een aantal wijzigingen doorgevoerd in de organisatie-structuur:
• De strategische koers wordt bepaald in het Managementteam (MT) dat bestaat uit verschillende domeinen, verantwoordelijkheidsgebieden.
• De commerciële en operationele activiteiten van M&E en Venues vallen samen onder verantwoordelijkheid van het domein Commercie om de slagkracht te vergroten.
• Binnen het domein Food & Concepten worden concepten ontwikkeld inclusief de bijbehorende product- & receptuurontwikkeling en inkoop & category management activiteiten.
• Binnen het domein Operatie vallen activiteiten en locaties van verschillende markten.
Top structuur
Hutten
Commercie
Finance, Controlling & IT
S&O, KAMM & FLEX
Productie, Supply chain & FacilitairOperatie Food &
Concepten
|
11
Algemeen directeur
Operationeel directeur
Operationeel directeur
Operationeel directeur
Manager BIT
Regiomanagers Regiomanagers Regiomanagers
Transitieteam
Operatie
S&O, KAMM & FLEX
CommercieFinance, Controlling & IT
Algemeen directeur
Directeur S&O
Manager KAMM
Kwaliteits- management S&O advies S&O administratie Academy
Community
FLEX
Recruitment
KVGM management Salaris- administratie
Manager S&O advies
Manager S&O administratie
Manager Academy & Mobility
Algemeen directeur
Directeur commercie
Sales mana-ge ment
Tender - desk
Sales mana-ge ment
Party manage ment
Sales support
Leisure horeca
Manager Marketing &
Communicatie
Manager Commercie BC,
C&C, HS, FS
Manager Commercie M&E
Manager Operations
Partycatering & Leisure Horeca
Venue Manager
Marketing & Commu-
nicatie
Studio
Algemeen directeur
Financieel directeur
Manager functioneel beheer
Functioneel beheer ICT servicedesk Controlling Financiële administratie
Projectmanagement ICT Development
Systeem-/netwerkbeheer
Coördinator ICT Groepscontroller Manager Financiële
administratie
|
12
Food & Concepten Productie, Supply chain & Facilitair
Organisatie
Algemeen directeur
Directeur productie, supply chain
& facilitair
Manager Productie
Verspillingsfabriek
Bakkerij
Productiekeuken
Magazijn
Logistiek
Customer service
Huishoudelijke Dienst
Technische Dienst Bouw & inrichting
Hospitality & events
Decor & styling
Manager Supply chain
Manager Facilitair
Projectmanager Bouw & inrichting
Algemeen directeur
Manager Food & Concepten
Concept-ontwikkeling
Concept-ontwikkeling
Manager Markt & Concepten
Bedrijven, zakelijke horeca,
leisure horeca nieuw, foodservice & retail
Markt & Concepten
Manager (o.v.b.)Meeting & events,
venues, leisure horeca bestaand
Markt & Concepten
Manager (o.v.b.) Foodcare & cure
Manager Food & Module ontwikkeling
Manager Inkoop &
Assortiment
Inkoop & Module-
management
F&B-ontwikkeling
& Product-management
Recept-ontwikkeling & menucyclus
Data-management
Diëtiek & etikettering
|
13
Managementteam (MT) Kernteam (KT)De functie van het MT is het gezamenlijk leiding/sturing geven aan Hutten. Alle disciplines van Hutten worden in het MT vertegenwoordigd door één of meerdere leden van het MT.
Kernteamleden zijn die leden die te allen tijde alle samenwerkers van Hutten kunnen bereiken en/of vanuit de functie de propositie(s) van Hutten extern dienen te vertegenwoordigen / uit dienen te dragen / te verkopen.
Algemeen directeur
Directeur S&OFinancieel directeur
Directeur commercie
Operationeel directeur 3x
Manager Food & Concepten
Directeur Productie, Supply chain &
Facilitair
Het kernteam vormt het draagvlak van Hutten; zij managen de echte energie. Kernteamleden zijn op de hoogte van de koers van Hutten, de veranderingen, de innovaties, de pijn, het plezier. Zij betrekken maximaal de samenwerkers door ze goed en juist te informeren.
SamenstellingManagementleden (MT) en door het MT aangewezen personen. Als basis geldt dat zij de verbinding hebben met de totale populatie van samenwerkers, en/of vanuit de functie een (strategisch of commercieel) belang voor de organisatie Hutten vertegenwoordigen. In principe rechtstreeks onder een MT-lid zijn gepositioneerd of een aanwijsbaar individuele rol vervullen die in het
kernteam vertegenwoordigd dient te worden.
Belangrijkste doelDe cultuur, werkwijze en het handelen van Hutten borgen. Zij inspireren en laten zich inspireren, delen hun informatie, luisteren naar samenwerkers en stakeholders en vertalen dit naar diezelfde stakeholders en samenwerkers. Kernteamleden helpen elkaar. Bijeenkomsten zijn open, eerlijk, kwetsbaar maar bovenal inspirerend en gezellig met als doel dit over te brengen aan stakeholders en samenwerkers.
Voorzitter: Directeur S&OFrequentie: 2-4x per jaarVerslaglegging: MS Teams
Verantwoordelijkheden:• Initiëren van beleid en doelstellingen; • Besluiten nemen;• Bewaken uitvoeringsplannen; • Behalen resultaten;• Signaleren van nieuwe ontwikkelingen
en vertaling naar ondernemingsbeleid; • Communicatie naar de organisatie;• Statutaire besluiten worden voorgelegd
aan RvC en DGA;
• Bewaken strategische koers;• Bewaken en bijsturen OGSM’s;• Vertalen trends en ontwikkelingen.
Voorzitter: Algemeen directeurFrequentie: 2-wekelijksVerslaglegging: MS Teams
Leiders van HuttenDeze groep bestaat uit alle locatie verantwoordelijken, alle leidinggevenden met meer dan drie samenwerkers in hun team en alle HSK-samenwerkers vanaf schaal 5.
Deze groep wordt twee keer per jaar uitgenodigd voor een (digitale) bijeenkomst waarin de stand van zaken binnen Hutten wordt doorgenomen. In deze sessies gaat het over resultaten, verbinding, team-gevoel, inspiratie en cultuur.
|
14
OR ledenvergaderingFrequentie: minstens 4x per jaar
Onderwerpen:• Agendapunten OR-leden• Status werkgroep communicatie • Status werkgroep groene kaart • Status werkgroep geluk & trots • Status werkgroep Arbo• Evaluatie advies of instemmingsaanvraag
OR & Algemeen directeur/Directeur S&OFrequentie: 2x per jaarOnderwerpen:• Status Hutten Groep • Strategie Hutten • Status doelen OR (jaarplan)
Dagelijks bestuur OR (DB) & Algemeen directeur/Directeur S&OFrequentie: 1x per 2 maandenOnderwerpen: lopende zaken
Voorzitter OR & Directeur S&OFrequentie: 1x per 2 weken telefonischOnderwerpen: lopende zaken
DB & Raad van CommissarissenFrequentie: 1x per jaarOnderwerpen: lopende zaken
Ondernemingsraad Wat is een Ondernemingsraad (OR)Een OR is een groep betrokken samenwerkers die namens het personeel overleg voeren met de Algemeen directeur. De OR mag meedenken, adviseren en moet in sommige gevallen instemmen met plannen van het bedrijf.
OR HuttenDe OR van Hutten vertegenwoordigt alle samenwerkers van Hutten. Zij heeft als doel: ‘Het geluk van alle samenwerkers’. De ondernemingsraad peilt wat er leeft op de werkvloer en geeft advies bij belangrijke besluiten.
Ieder jaar maakt de OR een jaarplan met daarin de doelen voor het komende jaar, waarbij het geluk van de samenwerkers en de continuïteit van Hutten centraal staan. De OR neemt hierin een proactieve rol.
SamenstellingDe OR van Hutten bestaat uit 15 samenwerkers uit diverse bedrijfsonderdelen, zodat ieder onderdeel vertegenwoordigd is.
Eerste aanspreekpunt OR: Directeur S&O
Wettelijke bevoegdheden/rechtenRecht op informatie – De OR heeft het recht op alle informatie die voor de vervulling van zijn taak nodig is. Minimaal twee keer per jaar vindt een overlegvergadering plaats over de algemene gang van zaken van de onderneming.
Adviesrecht – Voor belangrijke financiële, economische en organisatorische besluiten moet de Algemeen directeur advies vragen aan de OR. Het advies is niet bindend, maar moet wel serieus genomen worden. Als het advies genegeerd wordt, moet dat schriftelijk gemotiveerd worden.
Instemmingsrecht – Voor besluiten die betrekking hebben op personele regelingen moet de Algemeen directeur instemming vragen. Als de OR niet akkoord gaat, mag de Algemeen directeur de regeling niet uitvoeren. Doet hij dat toch, dan kan de OR de nietigheid van het besluit inroepen en zo nodig naar de kantonrechter stappen.
Initiatiefrecht – De OR kan ook zelf met voorstellen komen waarvan de OR denkt dat dit goed is voor de organisatie en/of de samenwerkers.
Wil je meer weten over de OR?Bijvoorbeeld het OR jaarplan of wie de 15 OR-leden zijn? Kijk dan op Mijn Hutten.
Overlegstructuur
|
15
Staforganisatie Samenwerkers & OrganisatieDoelProactief meedenken over de koers van Hutten en zich richten op ondersteuning en advies van de operationele organisatie. Zorgdragen voor de juiste verwerking rondom de in-, door-, en uitstroom. Daarnaast is het van belang de samenwerkers vitaal en duurzaam inzetbaar te houden. Samenstelling Directeur S&O, S&O Advies, S&O Administratie en Academy & Mobility. De afdeling S&O Advies bestaat uit de S&O adviseurs. De afdeling S&O Administratie bestaat uit de salarisadministratie en de administratie. De afdeling Academy & Mobility bestaat uit Community, Academy, FLEX, Recruitment en Vitality. Medeverantwoordelijk voor KPI • KPI vitaliteit samenwerkers• KPI samenwerkerstevredenheid• KPI inclusiviteit• KPI flex
Finance DoelZorgdragen voor de manier waarop Hutten alle financiële activiteiten uitvoert en afrondt op een juiste en transparante manier. Samenstelling Financieel Directeur, manager financiële administratie, assistent managers financiële administratie en samenwerkers financiële administratie. De afdeling controllingbestaat uit de groepscontroller en controllers. Medeverantwoordelijk voor KPI• KPI arbeidsproductiviteit• KPI locatie resultaat
ICTDoelZorgdragen voor een adequate dienstverlening op het gebied van automatisering, informatie-voorziening en communicatie (middelen) en de afstemming met de bedrijfsprocessen geborgd in systemen. Samenstelling Coördinator ICT, manager functioneel beheer, functioneel applicatiebeheerder, systeem-/netwerkbeheerder, ontwikkelaar ICT en samenwerker servicedesk .Medeverantwoordelijk voor KPI• KPI samenwerkerstevredenheid• KPI klanttevredenheid
Supply Chain Management DoelHet tijdig en betrouwbaar leveren van food en non-food producten welke besteld zijn via het bestelbureau middels een effectieve en efficiënte coördinatie. Hierbij dient gestreefd te worden naar een optimale tevredenheid op het gebied van levering en service. Samenstelling Manager Supply Chain, Bestelbureau, magazijn food, magazijn non-food en transport. Het bestelbureau bestaat uit de coördinator en samenwerkers. Magazijn en transport bestaat uit de manager logistiek, coördinatoren, voorman-nen, samenwerkers magazijn en chauffeurs. Medeverantwoordelijk voor KPI• KPI voedselveiligheid• KPI verspilling • KPI bruto marge • KPI klanttevredenheid
Facilitair DoelOndersteuning bieden (en uitvoeren) bij alle voorkomende facilitaire taken op interne afdelingen en de afgesproken externe locaties. Het bijhouden van het gebouwenbeheer en het wagenparkbeheer. Derhalve het coördineren van samenhangende werkzaamheden op het gebied van facilitair (o.a. onderhoud, vergunnin-gen, beveiliging). Samenstelling Manager Facilitair, samenwerkers facilitair (die aansturing geven aan samenwerkers Civiele dienst en Technische Dienst & Decor), Samenwerkers civiele dienst en Hospitality & Events. Medeverantwoordelijk voor KPI• KPI voedselveiligheid• KPI verspilling• KPI samenwerkerstevredenheid
ProductieDoelDe Verspillingsfabriek, bakkerij en productiekeu-ken zijn verantwoordelijk voor de productie van alle Hutten F&B-producten. SamenstellingManager Productie, Operationeel manager Verspillingsfabriek, Operationeel mana-ger Bakkerij en Operationeel manager productiekeuken.Medeverantwoordelijk voor KPI• KPI voedselveiligheid• KPI verspilling• KPI bruto marge • KPI duurzaamheid• KPI vitaliteit gasten• KPI gasttevredenheid
HUBIS (Hutten, Bouw, Inrichting en Styling)DoelMet maken van maatwerk vast en mobiel meubilair. Het stylen van locaties en events in samenwerking met Marketing & Business Development. Vervangen en onderhouden van zowel horeca-klein-materiaal als het vervangen en of aanschaffen van professionele apparatuur. Hubis is verantwoordelijk voor een complete afronding van de opdrachten en het tijdig realiseren van een eindproduct binnen de afgesproken financiële marges. Samenstelling Projectmanager Bouw en Inrichting, Decorateurs en samenwerkers Technische Dienst & Decor. Medeverantwoordelijk voor KPI• KPI gemiddelde besteding• KPI aantal gasten• KPI arbeidsproductiviteit• KPI voedselveiligheid• KPI samenwerkerstevredenheid• KPI gasttevredenheid• KPI klanttevredenheid
Markt & ConceptenDoelHet ontwikkelen van proposities en concepten voor bestaande en nieuwe markten.Samenstelling Manager Markt & Concepten, Markt & Concepten Managers, Conceptmarketeers.Medeverantwoordelijk voor KPI• KPI gemiddelde besteding• KPI aantal gasten• KPI bruto marge • KPI gasttevredenheid• KPI klanttevredenheid• KPI vitaliteit gasten• KPI duurzaamheid• KPI concept
|
16
Inkoop & DatamanagementDoelZorgen voor een goede beheersing, bewaking en borging van alle productcategorieën binnen Hutten en bewaking van de merken Verspillingsfabriek, Hutten en Private labels.Samenstelling Manager Inkoop & Assortiment, Data stewards, Hoofd Inkoop, Inkoper, Diëtiste en Category Manager.Medeverantwoordelijk voor KPI• KPI bruto marge• KPI locatieresultaat • KPI vitaliteit gasten• KPI duurzaamheid
Food & Module ontwikkelingDoelZorgen voor productmanagement, receptbe-heer & ontwikkeling, training & ondersteuning en diëtetiek & technologie.Samenstelling Manager Food & Module ontwikkeling, productontwikkelaars, diëtistenMedeverantwoordelijk voor KPI• KPI bruto marge• KPI vitaliteit gasten• KPI duurzaamheid• KPI gasttevredenheid
Business Improvement TeamDoelHet BIT coördineert en verbetert Hutten WoW en zorgt door het jaar heen dat de grote veranderingen op een goede manier geïmple-menteerd worden binnen het bedrijf. Dit doet het BIT door: alle strategische projecten binnen Hutten te coördineren. En implementaties te begeleiden of volledig uit te voeren. Daarnaast is
het BIT verantwoordelijk voor het opstarten van nieuwe locaties en het afsluiten van bestaande locaties.SamenstellingManager Business Improvement Team, transitie-team, projectmanagersMedeverantwoordelijk voor KPIAlle KPI’s• Inhoudelijk• Sturing • Verbetering resultaat
Commercie DoelDe visie en kansen in de markt naar salespropo-sitie vertalen. Zorgdragen voor de vertaalslag van innovatieve ideeën naar de operatie en de ontwikkeling van concepten. Zoeken naar stra-tegische partners om de krachten te bundelen. Het bewaken van salestargets. Samenstelling Directeur Commercie, Manager Commercie BC, C&C, HS, FS, Manager Commercie M&E, Manager Operations Partycatering & Leisure Horeca Medeverantwoordelijk voor KPI• KPI gemiddelde besteding• KPI aantal gasten• KPI bruto marge • KPI arbeidsproductiviteit • KPI locatieresultaat• KPI inclusiviteit• KPI flex• KPI samenwerkerstevredenheid• KPI gasttevredenheid• KPI klanttevredenheid• KPI vitaliteit gasten• KPI duurzaamheid• KPI concept
Foodsquad DoelNieuwe wetenschappelijke inzichten vertalen in concrete toepassingen. Foodsquad werkt samen met bedrijven en instellingen en brengt hen bij elkaar om samen aan innovaties voor voeding en gezondheid te werken.Samenstelling Projectmanagers. Medeverantwoordelijk voor KPI• KPI gasttevredenheid • KPI klanttevredenheid • KPI vitaliteit gasten• KPI duurzaamheid• KPI verspilling
Marketing en CommunicatieDoelMeetbare waarde creëren en uitwisselen in langetermijnrelaties voor de stakeholders (samenwerkers, gasten en medewerkers van de opdrachtgevers, opdrachtgevers en de maatschappij). Daarnaast is het een belangrijke rol van de afdeling dat de stakeholders continu geïnspireerd worden en blijven. Samenstelling Manager Marketing & Communicatie. De afdeling Marketing & Communicatie bestaat uit de volgende (sub)afdelingen: Merk & Reputatie, Marketing & Communicatie Medeverantwoordelijk voor KPI• KPI gemiddelde besteding• KPI aantal gasten• KPI bruto marge • KPI gasttevredenheid• KPI klanttevredenheid• KPI vitaliteit gasten• KPI duurzaamheid• KPI concept
KAMM (Kwaliteit, ARBO, Milieu en MVO)DoelHet opzetten, onderhouden (=optimaliseren) en verbeteren van het KAMM zorgsysteem. Derhalve het borgen van kwaliteitseisen, milieueisen en Arbowetgeving ten behoeve van alle afdelingen binnen Hutten en haar stakehol-ders. Zorgen voor registratie en bewaking van bedrijfsprocessen. Samenstelling Manager KAMM, Kwaliteitsmanagers, KVGM (kwaliteit, veiligheid, gezondheid & milieu) manager en samenwerkers KAMM.Medeverantwoordelijk voor KPI• KPI voedselveiligheid
|
17
Wie doet wat?Cateringmanagercoördinator (CC)
Verantwoordelijk voor:Verschillende locaties binnen het (raam)contract voor 1 opdrachtgever.
KPI’s:Verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen op de 16 KPI’s, zowel op locatie- als op SOD-niveau.
Gastvrijheidsjaarplan:Behalen doelen en nakomen afspraken uit GVJP.
S&O:Naleven samenwerkersbeleid.
Commercieel:Proactief relatiemanagement OG en het daarbij detecteren van kansen ter uitbreiding van omzet en verbetering van het rendement op locatie.
Financiële vrijheid/verplichting:Tot € 550,- Daarboven goedkeuring RM.
Regiomanager (RM)
Verantwoordelijk voor:Locaties in eigen regio.
KPI’s:Verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen op de 16 KPI’s van locaties uit de eigen regio.
Gastvrijheidsjaarplan:Behalen doelen en nakomen afspraken uit GVJP.
S&O:Naleven samenwerkersbeleid.
Commercieel:De RM heeft een brede tactische verantwoordelijkheid in zaken als contract- en relatiemanagement, detecteert commerciële kansen proactief.
Financiële vrijheid/verplichting:Tot € 1.000,-. Daarboven goedkeuring OD.
Locatieverantwoordelijke (LV)
Verantwoordelijk voor:De dagelijkse leiding over een locatie.
KPI’s:Verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen op de 16 KPI’s.
Gastvrijheidsjaarplan:Behalen doelen en nakomen afspraken uit GVJP.
S&O:Naleven samenwerkersbeleid.
Commercieel:Proactief relatiemanagement OG en het daarbij detecteren van kansen ter uitbreiding van omzet en verbetering van het rendement op locatie.
Financiële vrijheid/verplichting:Tot € 100,- (klein), € 250,- (middel) en € 550,- (groot). Daarboven goedkeuring RM.
Operationeel directeur (OD)
Verantwoordelijk voor:Locaties in eigen regio’s. Heeft de strategische rol om de totale doelstellingen/doorontwikkelingen en groei van de markt te behalen.
KPI’s:Verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen op de 16 KPI’s van locaties uit de eigen regio’s.
Gastvrijheidsjaarplan:Behalen doelen en nakomen afspraken uit GVJP.
S&O:Naleven samenwerkersbeleid.
Commercieel:Relatiemanagement, proactief accountmanagement, uitbreiding contractwaarde/verlenging van contracten.
Financiële vrijheid/verplichting:Tot € 10.000,- Daarboven goedkeuring AD/MT
Algemeen directeur (AD)
Operationeel verantwoordelijk voor:Alle locaties. Heeft de strategische rol om de totale doelstellingen/doorontwikkelingen en groei van de markten te behalen.
KPI’s:Verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen op de 16 KPI’s van alle locaties.
Gastvrijheidsjaarplan:Behalen doelen en nakomen afspraken uit GVJP.
S&O:Naleven samenwerkersbeleid.
Commercieel:Relatiemanagement, proactief accountmanagement, uitbreiding contractwaarde/verlenging van contracten.
Financiële vrijheid/verplichting:Tot € 100.000,- Daarboven goedkeuring aandeelhouder/RvC.
Omdat dit boekje is gericht op de operationele organisatie hebben we de functies van het operationele organogram voor business catering, Care&Cure hier uitgeschreven.
|
18
Soort overleg Frequentie Wie Planning + met Agenda Tijd Klantverwachting Impact agenda
Strategisch Bila VIP
12 x p.j. OD Vast OD en AD
VIP, Algemene voortgang Trends en ontwikke-ling branche, stavaza
1,5 uur Doorvertaling uitkom-sten naar Q- meetings OG
18 uur
Naar behoefte
OD Facultatief MT 1 uur 1 uur per keer
2 x p.j. AD Vast OD 1,5 uur 3 uur
Strategisch / tactisch MT per markt
2 x p.j. OD VastCommercie / Business Development Onderscheiden vermogen domein
Strategische sessie per markt 5 uur
Aanscherping concepten per Markt, doorvertaling door RM in Q-meetings
10 uur
12 x p.j. OD
Vast F&A
OGSM met KPI’S leidend 1 uur
Output & rapportages op de KPI’s die relevant zijn tevredenheid samenwerking door vertalen naar overleg-structuur met de OG
12 uur
Vast S&O
Facultatief Culinair
Facultatief Concept & Module
Facultatief Commercie
Facultatief Inkoop
Facultatief Category Management
Tactisch VIP Bila
2 x p.j. OD Vast RM VIP + KPI’s 1,5 uur n.v.t. 3 uur
4 x p.j. OD
Vast RM OGSM vertalen naar Operationeel niveau
3 uur
Bewaking uitvoering en aanscherping afspraken GVJP & SLA. Bijsturing bij grote veranderingen / afwijkingen.
12 uur
Facultatief Culinair Borging SLA / Contractafspraken
Facultatief S&O
Facultatief F&A
Facultatief Marcom
Facultatief Inkoop
Facultatief Overige afdelingen
Overlegstructuur Intern overleg Business Catering en Care&Cure
|
19
Soort overleg Frequentie Wie Planning + met Agenda Tijd Klantverwachting Impact agenda
Operationeel Bila 8-10 x p.j. RM Vast Locatie verantwoordelijke
KPI: 1. Stand van zaken: Bespreek de scores van de
16 KPI’s.2. Waar heb je aan gewerkt? Bespreek evt.
ingezette acties ter verbetering van de KPI’s n.a.v. vorig overleg.
3. Waar ga je aan werken? Bespreek indien nodig nieuwe acties ter verbetering van de scores op de KPI’s.
4. Heb je ergens hulp bij nodig? Bespreek of je voldoende middelen/kennis bezit om de scores te verbeteren. Eventueel inzet van de kennisspecialist.
GVJP voortgang Borging SLA / contractafspraken
1 uur
Bewaking uitvoering en aanscherping afspraken GVJP & SLA. Bijsturing bij grote veranderingen / afwijkingen.
4 uur
Operationeel Regio LV overleg
4 x p.j. RM
Vast LV
OGSM vertalen naar Operationeel niveau 3 uur
Output & rapportages op de KPI’s die relevant zijn tevredenheid samenwerking
Vast OD
Facultatief Culinair
Vast S&O
Vast F&A
Vast Marcom
Facultatief Inkoop
Operationeel Locatieoverleg
4 x p.j. LV Vast SW locatieAansturing op KPI’s en aandacht voor persoonlijke ontwikkeling / BLG
1 uur 1 op 1 SW-er/kennisspecialist
4 uur
12 x p.j. LVVast (bij afwijking)
LV & Kennisspecialist 12 uur
|
20
Extern overleg
Soort overleg Frequentie Wie Planning + met Specifiek Agenda Tijd Klantverwachting Impact agenda
Strategie OG Strategisch overleg klant
1 x p.j. OD Vast OD OD + RM + OGAlgemene voortgang Trends en ontwikkeling branche
2 uurInnovaties & doorontwikkeling dienstverlening lange termijn
2 uur per locatie
Tact Ops OG Tactisch overleg klant
4 x p.j. RM Vast Locatie verantwoordelijke RM + LV + OGKwartaal meeting voortgang GVA jaarplan & SLA & KPI’s
1,5 uurTerugkoppeling op KPI’s en acties op afwijkingen
6 uur per locatie
Operatie OG Operationeel overleg klant
12 x p.j. LV Facultatief OG RM bij kleine locatieOperatie, financieel, kwalita-tief, personeel en WVTTK
1 uur Volgens behoefte contract 12 uur
|
21
Kennisbladen: op deze bladen wordt per onderwerp concreet aangegeven wat je als locatieverantwoordelijke dient te weten, welke handelingen je moet verrichten, waar je meer informatie kan vinden en hier staan ook de uitgeschreven controlevragen die terugkomen als checkboxen via InSite.
Checkboxen: elke controlevraag is voorzien van een checkbox (deze kun je afvinken).
1.5 Kennis
1 2
12
Als locatieverantwoordelijke bij Hutten wordt van je verwacht dat je ook specifieke Hutten-kennis bezit om je functie goed te kunnen uitoefenen. Om ervoor te zorgen dat we zeker weten dat iedere locatieverantwoordelijke deze kennis bezit, toetsen we deze kennis in InSite door middel van Kennisbladen en Checkboxen.
Zo werkt het• De kennisonderwerpen worden bij
locatieverantwoordelijken als taak bij Mijn Taken in InSite zichtbaar.
• Via deze taak kun je het benodigde kennisblad openen en de controlevragen afwerken door middel van de checkboxen.
• De locatieverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het toetsen van zijn/haar eigen kennis.
• Aan de taak zit een einddatum. De locatieverantwoordelijke dient voor die tijd het kennisonderwerp af te ronden (afronden = alle checkboxen op groen).
• Wanneer een onderwerp is afgerond, ontvangt de regiomanager een melding.
• De regiomanager kan de kennis nogmaals toetsen (bijv. tijdens een periodiek overleg) en vervolgens het onderwerp goedkeuren of afwijzen.
• Bij goedkeuring wordt dit onderwerp opgenomen in het dossier van de locatieverantwoordelijke.
• Bij afkeuring dient de locatieverantwoordelijke de ontbrekende kennis op te halen en zal de regiomanager nogmaals toetsen.
KennisonderwerpenHutten WoW start met de volgende kennisonderwerpen. Deze onderwerpen kunnen gedurende het jaar worden uitgebreid:• Hutten WoW• Gastvrijheidsjaarplan• Samenwerkersbeleid• Food & beverage beleid• KAMM-beleid• Marketing & concepten-beleid• Inkoop- & assortimentsbeleid• Relatiemanagement
|
22
1.6 SystemenIn dit onderdeel van Hutten WoW wordt beschreven met welke systemen je als locatieverantwoordelijke allemaal werkt. En wat je met deze systemen verwacht wordt te kunnen.
De afgelopen drie jaar zijn grote stappen gezet in het vereenvoudigen en efficiënter maken van deze systemen. Tegelijkertijd beseft Hutten zich dat het nog efficiënter kan en daarom zullen de komende jaren nog veel verbeteringen volgen.
Voor nu is het van belang dat je als locatieverantwoordelijke de systemen van Hutten kent, weet wat je ermee moet kunnen en hoe ze met elkaar in verbinding staan. Zo is een groot deel van de systemen afhankelijk van de data die samenwerkers op locatie in de systemen verwerken. Als dat niet consequent en accuraat gebeurt dan heeft dat effect op de uitkomst. Zie het als een domino-effect ; foutieve data erin is foutieve data eruit. Het is dus van groot belang dat samenwerkers op locatie de data goed en tijdig verwerken zodat het hoofdkantoor sneller en betere rapportages kan aanleveren.
Op de volgende pagina zie je hoe de systemen met elkaar in verbinding staan.
Q-biz
• 2x per jaar Normec Foodcare (Kroonenburg) audit
Invoer• Omzet
» hoog » laag
• Aantal transacties• Derving• Eigen verbruik• Betaalwijze
» Verkoop op rek » Pin » Credit » Contant
• Inkoop » Geautomatiseerd
- Sligro inkoopfacturen » Handmatig
- Pakbonnen inboeken• Uren registratie• Roosteren (optie)• Prognose
» Op basis van omzet » Inkoop » Ureninzet » Sturen » Bruto marge » Arbeidsproductiviteit » Gem. besteding » Aantal gasten
Catering Manager
Insite
• Declaraties• Verzuimportaal• Verlofportaal (HSK/HHS)• Loonstroken• Persoonlijke gegevens • Ontwikkeling• Events• Trainingen• Factuurstromen• Vraagstelling staf
afdelingen• S&O zaken team• Verslaglegging gesprekken• Afwijkingen KPI’s
My Vip
• 2x per jaar eigen vip• 2x per jaar vip samen-
werkers team
Hutten Bestel Systeem (HBS)
• Bestelling Heerkens• Bestelling Pennings• Bestelling Vermeulen• Bestelling Sligro• Bestelling HCC• Bestellingen overige
leveranciers
Mijn Hutten
Snelkoppeling naar:• InSite• KPI dashboard• My vip• Q-biz• MS Teams• Cateringmanager• Hutten Bestelsysteem
(HBS)• Terminal (werkplek)• Roosteren
Hutten intranet/timeline met berichten• Telefoonlijst• Kenniscentrum• Formulieren• En overige
functionaliteiten
Appical
• Onboarding • Trainingen
Easy Party
• Meetings & Events• Recepturenbeheer• Productieplanning• Voorraadbeheer food/
dranken/materialen• Plansysteem • Productie keuken• Transportplanning
Kassa
• Verkopen aanslaan• Wijzingen in kassa
verlopen via LMS• Producten • Prijzen• Wincash backoffice van
kassa: • Dag/maandrapporten
» omzet » aantal
• Transacties » derving » eigen verbruik » banqueting » betaalwijze
MS office
• Sharepoint• Outlook• Teams• Excel • Word
MS Power BI
• KPI Dashboard Monitoren en sturen KPI’s
|
23
Infrastructuur systemen
Insite
EASYPARTY
HBS
g
Leveranciers
PIM
Culicart
WELDERWELDERMy VIP
STO
APPICALInwerkprogramma /
trainingen
OFFICE365O
Office 365
MIJNHUTTEN
MIJN
Gebruikers
Data
EASYPARTYEasy Party
Factuur / Transacties
Debiteuren / crediteuren
forecast
Hutten bestelsysteem
Product informatie
management (PIM)
Kassa LMS
Catering manager
Tap & PayApp
Maaltijdplanner
Navision ERP Verspillingsfabriek
Gebruikers
BestellingHCC
Bestelling
Transport uitvraag
Product
Verkoopproducten
Qbiz
Google formsKTO
StarredGTO
GebruikersData
Data
DataData
Data
Data
Data
Data
Gebruikers
Data
Hutten voert gegevens samenwerkers in
Samenwerkers
Functioneel applicatiebeheer
MS Power BI
Transport-planning
Administratie Hutten
Normec Foodcare
|
24
1.7 DoelenOm de gestelde ambitie voor het komende jaar waar te maken, dien je als bedrijf doelstellingen te bepalen. Door deze doelstellingen op verschillende niveaus (Hutten totaal, markten, locatie, samenwerker) vast te leggen zijn alle samenwerkers linksom of rechtsom gedeeltelijk verantwoordelijk. Het zijn dan ook doelstellingen van ons allemaal. Hieronder lees je hoe deze doelstellingen tot stand komen en hoe we ze binnen Hutten vastleggen.
1. OGSM EN BUDGET HUTTEN TOTAALWat staat hierin: Strategie en doelstellingen Hutten totaal. Je kunt dit zien als het concreet uitschrijven van de kaderbrief.Wie stelt het op: ManagementteamDoel: Doelstellingen, strategie en acties voor Hutten totaal voor het komend jaar. Ambitieus maar realistisch opstellen.Frequentie: 1x per jaar (15 november, budget 1 december)Format: OGSM + budgetmodel
3. GASTVRIJHEIDS-JAARPLAN EN BUDGET PER LOCATIEWat staat hierin: Strategie, doelstellingen en budget per locatie voor komend jaar.Wie stelt het op: Locatieverantwoordelijke (i.s.m. Regiomanager afhankelijk van grootte locatie)Doel: omschrijven hoe Hutten proactief kan bijdragen aan de vertaling van de missie en visie van de opdrachtgever. En hoe dit bijdraagt aan de financiële kaders van Hutten totaal. Frequentie: 1x per jaar (31 december)Format: Gastvrijheidsjaarplan + budgetmodel
4. KPI DASHBOARDMeer info op pagina 28
Wat staat hierin: 16 KPI’s met doelstellingen en resultaten.Wie stelt het op: BIT o.b.v. doelstellingen uit budgetten.Doel: Monitoren en bijsturen van de prestaties van de operatie.Frequentie: 9 maandelijks en 7 per kwartaalFormat: KPI dashboard (MS Power BI)
5. VIP DOELSTELLINGENMeer info op pagina 27
Wat staat hierin: Doelstellingen samenwerker voor komend jaar.Wie stelt het op: Doelstellingen komen voort uit het Gastvrijheidsjaarplan en locatiebudget. Deze worden in MyVIP gevuld door de leidinggevende van de betreffende samenwerker.Doel: Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het behalen van de doelstellingen en financiële kaders uit de kaderbrief voor komend jaar.Frequentie: 2x per jaar tijdens VIPFormat: MyVIP
2. 8x OGSM EN BUDGET PER MARKT/AFDELINGWat staat hierin: Strategie en doelstellingen van Hutten totaal voor het komend jaar vertaald naar markt/afdelingniveau.Wie stelt het op: Markt-/afdelings-eindverantwoordelijke met geselecteerd team.Doel: aangeven hoe de markt/afdeling bijdraagt aan de strategie en financiële kaders van Hutten totaal.Frequentie: 1x per jaar (15 november, budget 1 december)Format: OGSM + budgetmodel
In 2021 komen er 3 nieuwe KPI’s bij. Dit zijn:• KPI concept: meet op restaurant-
en espressobarniveau de mate van naleving van operationele handboeken.
• KPI vitaliteit gasten: meet hoeveel ingekochte kg/l per maand binnen cat. 1-4 van de F&B-score valt.
• KPI duurzaamheid: meet totaal aantal grammen dierlijk eiwit van ingekochte goederen per maand.
|
25
Doelen op locatie- en SOD-niveau
De andere 8 KPI’s worden wel op Service Onderdeel (SOD) niveau gemeten. Dit is uiteraard afhankelijk welke SOD’s er op
locatie aanwezig zijn. Als je alleen een restaurant hebt dan wordt alleen die gemeten.
Hutten meet in totaal op 16 KPI’s. We meten 8 van deze KPI’s alleen op totaal locatieniveau. Dat wil zeggen: deze KPI’s worden niet apart gemeten op bijvoorbeeld restaurant, espressobar etc. Er is dus één meting over de gehele locatie. Hieronder zie je welke KPI’s dit zijn (hier staan alleen kruisjes bij SOD type).
Van deze KPI’s tonen we ook een locatiegemiddelde. Als er meerdere SOD’s gemeten zijn, doen we dat door het gewogen gemiddelde te berekenen (dit is het gemiddelde van de gemeten SOD’s rekening houdend met bijvoorbeeld gastenaantallen). Dit doen we zodat de optelsom van deze metingen een realistisch beeld geven.
Voorbeeld: KPI gemiddelde besteding (omzet / aantal gasten)
Als het restaurant een gemiddelde besteding van € 3,00 (€ 900/300) heeft en de espressobar een gemiddelde besteding van € 5,00 (€ 250/50) dan is de gemiddelde besteding zonder gewogen gemiddelde: € 4,00 (€ 3,00 + € 5,00) /2
Maar dat is niet realistisch omdat het aantal gasten niet gelijk was bij beide SOD’s.
Wat we dan doen is het volgende:Omzet: € 900 + € 250 = € 1150Gasten: 300 + 50 = 350€ 1150 / 350 = € 3,29
Gem
idde
lde
best
edin
g
Aan
tal g
aste
n
Brut
omar
ge
Arb
eids
pr
oduc
tivi
teit
Loca
tie re
sult
aat
Vers
pilli
ng
Voed
sel
veili
ghei
d
Vita
litei
t sa
men
wer
kers
Flex
Incl
usiv
itei
t
Gas
tte
vred
enhe
id
Sam
enw
erke
rs
tevr
eden
heid
Klan
tte
vred
enhe
id
Vita
litei
t ga
sten
Duu
rzaa
mhe
id
Conc
ept
Locatie totaal
SODtype
Restaurant
Banqueting
Extra activiteiten
Gratis verstrekkingen
Maaltijden
Warme drankenautomaat
Espressobar
Aanschaf
Vending
Verpleegafdeling
Hospitality
Winkel
Overig
|
26
Hiernaast zie je hoe deze doelstellingen-module is verwerkt in MyVIP. Jouw leidinggevende vult de doelstellingen en de resultaten op het moment dat het gesprek plaatsvindt. Deze gegevens haalt jouw leidinggevende uit het KPI dashboard.
Het eindoordeel bestaat uit twee criteria:1. aantal behaalde doelstellingen2. inzet ter verbetering resultaten (meer
info op pagina 29)
1
• 16 van de 16 (100%) = Uitmuntend (10) • 15 van de 16 (90%+) = Zeer goed (9) • 13 of 14 van de 16 (80%+) = Goed (8)• 12 van de 16 (70%+) = Ruim voldoende (7)• 10 of 11 van de 16 (60%+) = Voldoende (6)• 9 van de 16 (60%-) = Matig (<5)
*Als de samenwerker niet op alle 16 KPI’s beoordeeld wordt - gebruik dan het % om de score te berekenen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing bij een kennisspecialist.
2
Het dossieritem: afwijking op KPI (InSite) weegt ook mee in het eindoordeel. +1 als de samenweker er alles aan gedaan heeft om het resultaat te verbeteren. -1 als de samenwerker geen actie heeft ondernomen om het resultaat te verbeteren.
Voorbeeld: als locatieverantwoordelijke heb je 14 van de 16 doelstellingen behaald, dan zou de eindbeoordeling uitkomen op een ‘goed’. Maar als jij er alles aan hebt gedaan om de doelstellingen te behalen (blijkt uit het dossier, dit beoordeelt jouw leidinggevende) resulteert dat in +1. Dan kom je uit op een 15 van de 16 wat resulteert in een ‘zeer goed’.
Doelen in jouw VIPVanaf VIP-
cyclus 1 2021
1-2-2021
Vanaf 2021 worden de doelstellingen op de 16 KPI’s van jouw locatie ook vastgelegd in jouw VIP en telt de prestatie hierop mee in jouw eindbeoordeling. Maar jij bent niet alleen. Ook de Regiomanager, Operationeel Directeur, Kennisspecialist en de Algemeen directeur krijgen de doelstellingen van jouw locatie in hun VIP. Jij bent verantwoordelijk voor jouw locatie maar zij moeten jou maximaal ondersteunen om je doelstellingen te behalen. Het is een teamprestatie.
2
1
|
27
1.8 Resultaten
Hoe werkt hetDe locatieverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het maandelijks analyseren van het KPI dashboard met de resultaten van de voorgaande maand. Wanneer het resultaat op een of meerdere KPI(s) onder de gestelde doelstelling is (ook op SOD-niveau) dan maakt de locatieverantwoordelijke een dossieritem ‘afwijking KPI’ aan via InSite. Daar lees je op pagina 29 meer over.
Dit is wat het KPI dashboard je maandelijks laat zien van de 16 KPI’s*:• Het resultaat• De doelstelling• De afwijking positief of negatief ten
opzichte van de doelstelling• Datum van de laatst ingevoerde
resultaten• Uit hoeveel SOD’s dit resultaat is
opgebouwd en of ze voldoen aan de doelstelling.
Voorbeeld:Staat er bij KPI Gemiddelde besteding in de groene balk een 1 en in de rode balk ook een 1: dan is dit resultaat opgebouwd
uit 2 SOD’s waarvan er 1 voldoet aan de doelstelling en 1 niet. Het kan namelijk zo zijn dat het resultaat op locatieniveau boven de locatiedoelstelling uitkomt terwijl 1 van de 2 SOD’s niet de eigen doelstelling heeft bereikt.
Dat is lastig misschien, daarom nog een voorbeeld: we nemen de gemiddelde besteding van pagina 26, dat was € 3,29. Als jouw doelstelling op de gemiddelde besteding op locatieniveau € 3,10 was dan heb je deze behaald. Desondanks kan het zijn dat de gemiddelde besteding van het restaurant, dat was in het voorbeeld € 3,00, niet voldoet aan de doelstelling van het restaurant. Maar omdat de espressobar met € 5,00 erg hoog zat, resulteert dat ondanks de weging (gewogen gemiddelde) in een resultaat dat boven de gestelde locatiedoelstelling ligt.
Juist daarom willen we dat er ook op SOD-niveau gemeten, gestuurd en verbeterd wordt. Dan halen we het maximale uit iedere locatie.
Door te klikken op de KPI’s ga je de
Het meten, sturen en verbeteren van resultaten doen we in 2021 op basis van het KPI dashboard. In het KPI dashboard zie je in één overzicht de resultaten van de 16 KPI’s van jouw locatie. Als locatieverantwoordelijke hoef je hier niets aan te doen, alleen doen wat je al deed. Als je dat allemaal goed bijhoudt, denk aan cateringmanager, verzuim enz. wordt het dashboard voor je gevuld.
verdieping in. Je ziet hier:• De resultaten van de voorgaande
maanden• De resultaten op de verschillende SOD’s
*Frequentie dat de data vernieuwd wordt op het KPI dashboard:
Maandelijks:• KPI Gemiddelde besteding• KPI Aantal gasten• KPI Brutomarge• KPI Arbeidsproductiviteit• KPI Locatieresultaat• KPI Verspilling• KPI Vitaliteit samenwerkers• KPI Flex• KPI Voedselveiligheid
Per kwartaal:• KPI Inclusiviteit• KPI Samenwerkerstevredenheid• KPI Klanttevredenheid• KPI Gasttevredenheid• KPI Concept• KPI Vitaliteit gasten• KPI Duurzaamheid
|
28
Verbeterproces resultatenWanneer één of meerdere resultaten negatief zijn ten opzichte van de doelstelling hebben we in 2021 drie opeenvolgende fases benoemd op basis van PDCA* om het resultaat te verbeteren. We leggen de acties ter verbetering vast in InSite via het dossieritem ‘afwijking KPI’.
In deze fases heeft de kennisspecialist een pro-actievere rol dan voorheen. De kennisspecialist is een staffunctionaris die jou als locatieverantwoordelijke ondersteunt bij het verbeteren van resultaten op de KPI’s binnen zijn of haar kennisgebied.
Iedere locatie heeft zijn eigen kennisspecialisten verdeeld over de 16 KPI’s. Deze zijn vastgelegd in InSite. Zo kom je altijd bij de juiste persoon uit die jou kan helpen als dat nodig is.
Aanmaken dossieritemBij een afwijking start je met het aanmaken van het dossieritem ‘afwijking KPI’ via InSite. Dit dossieritem loodst je door de volgende fases (hieronder zijn deze globaal beschreven):
Fase 1: Locatieverantwoordelijke gaat aan de slag met het verbeteren van het resultaat op basis van de KPI Kennispagina’s op het Kenniscentrum van MijnHutten. En kan indien nodig de kennisspecialist direct betrekken. Verantwoordelijk: LocatieverantwoordelijkeDuur: 1 maand*
Op pagina 30 lees je meer over deze fase.
* Bij KPI’s die niet maandelijks maar per kwartaal inzichtelijk worden gemaakt/gemeten worden, voegen we fase 1-2 samen. Daardoor heb je 3 maanden de tijd om het resultaat te verbeteren. De verantwoordelijkheid voor deze twee fases ligt bij de locatieverantwoordelijke. Die kan te allen tijde de kennisspecialist raadplegen.
Fase 2: De kennisspecialist gaat samen met de locatieverantwoordelijke aan de slag met het verbeteren van het resultaat.Verantwoordelijk: KennisspecialistDuur: 2 maanden
Fase 3: Escalatie naar Operationeel directeur (OD) door Regiomanager (RM). RM – OD aan de slag met het verbeteren van het resultaat. OD en RM zijn verantwoordelijk voor het bedenken van de acties en de locatieverantwoordelijke voor het uitvoeren ervan.Verantwoordelijk: Regiomanager Duur: -
*PDCABij iedere fase worden dezelfde stappen doorlopen op basis van de plan, do, check en act methode (PDCA).
Act Plan
DoCheck
Verbetering > opnemen in bedrijfsvoering
Geen verbetering > terug naar Plan
Onderzoek doenActie bepalen
Actie uitvoerenResultaat monitoren
fase 1fase 2
fase 3
|
29
Fase 1Hier beschrijven we fase 1 en dat is meteen de belangrijkste fase voor jou als locatieverantwoordelijke. Jij hebt hier namelijk de leiding en wordt ondersteund door het kenniscentrum en indien nodig jouw kennisspecialist.
Deze fase bestaat uit de volgende stappen op basis van de plan - do - check - act methode.
PLAN
1| InSite: aanmaken dossieritem ‘Afwijking KPI’. Dit doe je per KPI.
2| Kenniscentrum: raadpleeg de betref-fende kennispagina van de KPI.
3| Kenniscentrum: selecteer een actie om het resultaat te verbeteren. En geef aan wanneer het effect van deze actie zichtbaar moet zijn.
Kom je hier zelf niet uit, dan kun je via dit dossieritem in InSite direct jouw kennis-specialist op deze KPI raadplegen.
DO
4| Zet de geselecteerde actie in ter verbetering van het resultaat.
CHECK
5| Monitor of de actie het resultaat verbe-tert. Op de KPI kennispagina staat hoe je dit moet doen. Met name als je dagelijks wil monitoren.
Maandelijks monitoren doe je middels het KPI dashboard.
ACT
6| Dit zijn de mogelijke uitkomsten:
• Doelstelling behaald: ingezette actie handhaven. Dossier afsluiten.
• Resultaat verbeterd: het is verbeterd maar de doelstelling is nog niet behaald. Je hebt 2 opties:1. Huidige actie meer tijd geven om de
doelstelling te behalen. 2. Andere actie inzetten en aangeven
wanneer resultaat zichtbaar moet zijn.
• Resultaat niet verbeterd: het resul-taat is gelijk gebleven of verslechterd. Je dient een andere actie in te zetten en aan te geven wanneer het resultaat zichtbaar moet zijn.
Als je hier zelf niet uitkomt raadpleeg dan via InSite jouw kennisspecialist.
Als deze fase na 1 maand niet heeft geleid tot het behalen van de doelstelling krijg je het signaal om fase 2 in gang te zetten.
|
30
1.9 SamenvattingDeze veranderingen hebben met de start van Hutten WoW voor jou als locatieverantwoordelijke de grootste impact.
Zorg dat je van deze veranderingen goed op de hoogte bent, zodat je weet wat er van je verwacht wordt!
Heel veel succes!
Heb je verbeteringen of vragen ten aanzien van Hutten WoW, stel ze dan via InSite bij ‘vraag voor’ en selecteer Hutten WoW.
Je kunt uiteraard ook alles vinden over Hutten WoW op het Kenniscentrum!
2| Kennisontwikkeling via InSite
3| Doelstellingen op 16 KPI’s in je VIP
4| Doelstellingen op locatie en SODniveau
5| KPI Dashboard voor maandelijkse sturing
6| Afwijking KPIproces via InSite ter verbetering resultaat
1| Projectprogramma 2021
|
31
AfkortingenAD: Algemeen directeurAP: ArbeidsproductiviteitBila: Bilateraal overlegBIT: Business Improvement TeamC&C: Care & Cure CC: Cateringmanager CoördinatorCM: Catering ManagerDGA: Directeur Groot AandeelhouderEP: Easy PartyFS&R: Food Service & Retail GTO: GasttevredenheidsonderzoekGVM: GastvrijheidsmanagementBC&H: Business Catering & HorecaHBS: Hutten BestelsysteemHCC: Hutten Culinair CentrumHSK: Hutten Service KantoorHUBIS: Hutten Bouw, Inrichting en Styling KAMM: Kwaliteit, Arbo, Milieu, MVOKPI: Kritieke Prestatie-IndicatorKS: KennisspecialistKT: KernteamKTO: KlanttevredenheidsonderzoekLMS: LocatiemanagementsysteemLV: LocatieverantwoordelijkeLVO: LocatieverantwoordelijkenoverlegM&E: Meeting & Events MH: Mijn Hutten
MT: ManagementteamMVO: Maatschappelijk verantwoord ondernemenOD: Operationeel directeurOG: OpdrachtgeverOGSM: Objectives, Goals, Strategies en MeasuresOR: Ondernemingsraad PDCA: Plan, Do, Check, ActPIM: ProductinformatiemanagementR&H: Reception & Hospitality RIE: Risico-inventarisatie en -evaluatieRM: RegiomanagerRMO: Regiomanagersoverleg ROI: Return on investmentRvC: Raad van CommissarissenSLA: Service Level Agreement SM: SalesmanagerS&O: Samenwerkers & Organisatie SOD: Service-Onderdeel. SOP: Standard Operating ProcedureSTO: Samenwerkertevredenheidsonderzoek SW: SamenwerkerSWOT: Strengths, Weaknesses, Opportunities en ThreatsVF: VerspillingsfabriekVIP: Vitaliteits-Ideaal-Positie
2.0 Lijst met afkortingen & definities
|
32
DefinitiesContract: Een contract is een schriftelijk vastgelegde overeenkomst tussen de klant (afnemer) en Hutten (leverancier). Daarin staan afspraken waar beide ondertekenende partijen zich aan moeten houden omtrent het leveren van diensten en goederen over een vastgestelde periode. Onder één contract kunnen meerdere locaties vallen.
SOD: (in InSite genoemd als ‘Projectfase’). Een SOD (Service-Onderdeel) is het type dienst dat Hutten op contractbasis verzorgt op een locatie. Op een SOD zijn KPI’s van toepassing. Het is een winst- en verliesrekening of een administratieve registratie.
Locatie: (in InSite genoemd als ‘Project’). Een locatie is een fysieke plek, als onderdeel van het contract met één of meerdere SOD’s, met één postadres waar Hutten op contractbasis diensten en goederen levert. Op een locatie zijn KPI’s van toepassing.
Klein: < € 300.000 omzetMiddel: € 300.000 - € 500.000 omzetGroot: > € 500.000 omzet
Venues: PSV, DOMUSDELA, Boshuys
Contracttype:Vaste Aanneemsom: = fixed price = lump sum. Vastgesteld bedrag dat in rekening wordt gebracht bij de klant. Alle kosten en opbrengsten onder of boven dit bedrag is het voordeel of nadeel voor contractant.
Open Calculatie: Alle inzichtelijke kosten en opbrengsten zijn voor de opdrachtgever. De contractant geeft inzicht in de exploitatieresultaten. Een management fee en de marges op inkoop, personeelsuren (niet inzichtelijk voor de opdrachtgever) komen ten goede aan de contractant.
Open boek: Alle kosten en opbrengsten zijn voor de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft inzicht in de exploitatieresultaten. Hieronder vallen ook de marges op inkoop, algemene en exploitatiekosten en personeelskosten. Ter dekking van de overheadkosten vraagt de contractant een management fee.
Commercieel: De opdrachtgever stelt de cateringfaciliteiten ter beschikking. De omzet en de kosten zijn voor risico van de contractant. Soms is er sprake van een huurbedrag of afdracht van omzet.
Prestatieovereenkomst: Een aangepaste vorm van een open boek calculatiecontract. Omzet en kosten zijn voor contractant en opdrachtgever inzichtelijk. Op diverse kostensoorten zijn bedragen vastgezet of het betreft een plafondbedrag (vaste aanneemsom) op het gehele project. De overeengekomen vastgezette kostensoorten worden in rekening gebracht bij de klant.
Kostensoorten boven dit bedrag zijn voor de contractant, kostensoorten onder de fixed price, vaste bedragen of vaste aanneemsom zijn ten gunste van de opdrachtgever waarbij in voorkomende gevallen een verdeelsleutel wordt afgesproken.
Deze informatie moet je kennen.
Deze informatie moet je kennen en er zit een actie aan verbonden.
|
33
