HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPMreg.upm.edu.my/eISO/portal/dok_huraian...

1 | P a g e

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

BAHAGIAN A: Huraian Pindaan Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/Pemilik Proses dan sila abaikan ruangan No. CPD kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP)

No. CPD Pemilik Proses

Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan

QMS (OPR): BUR-

9/2018

Perakaunan Nama Dokumen: Prosedur Pengurusan Perakaunan Kod Dokumen: - UPM/OPR/BEN-AKN/P006 No. Isu: - 02, No. Semakan: 02 -, Tarikh Kuatkuasa: - 05/06/2016

Nama Dokumen: Prosedur Pengurusan Perakaunan Kod Dokumen: - UPM/OPR/BUR-AKN/P006 No. Isu: - 02, No. Semakan: 03 -, Tarikh Kuatkuasa: - 14/12/2018

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara Pengurusan Perakaunan.

2.0 SKOP Prosedur ini meliputi perkara-perkara berikut:-

(i) Memproses permohonan daripada Pusat Tanggungjawab berkaitan (a) pembukaan akaun amanah (b) pendaftaran pengguna untuk sistem

Standard Accounting for Government Agencies

(ii) Menyediakan kombinasi kod projek/Pusat Tanggungjawab/akaun/bajet

(iii) Menguruskan terimaan bayaran (iv) Kemaskini transaksi ke lejar am (v) Penyediaan Laporan secara berkala

5.0 TANGGUNGJAWAB

Bendahari, TB, PB, SA, PSA, PA, dan PTK bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam proses pengurusan perakaunan di Universiti Putra Malaysia

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan tatacara Pengurusan Perakaunan.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua perkara berikut:- a. Penyediaan Penyata Kewangan; b. Pengurusan aktiviti perakaunan:

(i) Pengurusan permohonan pembukaan akaun amanah daripada Pusat Tanggungjawab;

(ii) Pendaftaran pengguna untuk sistem SAGA; (iii) Penyediaan kombinasi kod projek/Pusat

Tanggungjawab/akaun/bajet; (iv) Terimaan melalui Pindahan Bank; (v) Penyediaan Penyata Pelaburan Universiti; (vi) Pengurusan Simpanan Tetap Universiti; (vii) Kemaskini transaksi ke lejar am; dan/atau (viii) Penyediaan Laporan-laporan Berkala.

c. Pemantauan Proses Perakaunan. 3.0 TANGGUNGJAWAB

Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

(T/P)

2 | P a g e



3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen

Tajuk Dokumen

UPM/SOK/KEW/AK006/AKN

Arahan Kerja Pengeluaran Resit


Arahan Kerja Penyediaan Laporan Hutang Pelajar daripada Student Accounting Systems (SAS)


Arahan Kerja Mengemaskini Resit melalui Receipting System

SOK/KEW/GP021/AKN

Garis Panduan Pengurusan Terimaan di Kaunter

SOK/KEW/GP022/AKN

Garis Panduan Pengurusan Terimaan Oleh Pusat Tanggungjawab

SOK/KEW/GP024/AKN

Garis Panduan Permohonan Pembukaan Akaun Amanah

OPR/BEN /GP017/AKN

Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank

OPR/BEN/GP020/AKN

Garis Panduan Transaksi Pelarasan (Jernal)

UPM/OPR/BEN/AK008/AKN

Arahan Kerja Muat Turun Penyata Bank


Arahan Kerja Pengeluaran Inbois


Arahan Kerja Pengeluaran Laporan Daripada Modul Receivables


Arahan Kerja Pembatalan/Pelarasan Inbois (AR Adjustment)


Arahan Kerja Pendaftaran ID Pengguna SAGA


Arahan Kerja Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun/Bajet


Arahan Kerja Automatic Fees Charging (AFC) melalui Student Accounting Systems (SAS)

UPM/OPR/BEN/AK020/AK

Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul General Ledger

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

1pp.treasury.gov.my PA 3.1

Garis Panduan untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan-Badan Berkanun Persekutuan

1pp.treasury.gov.my PS 1.1

Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan

Act 240 1980 Statutory Bodies (Accounts and Annual

Reports) Act 1980

Akta 61 Akta Acara Kewangan 1957

Bab A-Bab C Akta Perbendaharaan

Lembaga Piawaian

Perakaunan Malaysia

Piawaian Perakaunan Malaysia

M01/AKN Manual Muat Turun Penyata Bank

M04/AKN Manual Pengurusan ID Pengguna SAGA

M05/AKN Manual Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun/Bajet

M06/AKN Manual Penyediaan Laporan daripada Modul General Ledger

M07/AKN Manual Penyediaan Laporan daripada Modul Project Costing

M08/AKN Manual Penyediaan Laporan Pemiutang daripada Modul Payables

M09/AKN

Manual Penyediaan Jernal

M11/AKN Manual Penyediaan Laporan daripada Modul Cash Book

M13/AKN Manual Pelarasan Melalui Cash Book Adjustment

3 | P a g e




Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Project Costing


Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pemiutang daripada Modul Payables


Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pendahuluan daripada Modul Claim_Advance


Arahan Kerja Penyediaan Jernal


Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Cash Book

M003

Manual Pembetulan/Pembatalan Invois Pembekal melalui AP Adjustment

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 15 Tahun 1994

Garis Panduan untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan-Badan Berkanun Persekutuan


Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan


Garispanduan untuk Penyediaan dan Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan

4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

IHRMS : Integrated Human Resource

Management Systems JPAA : Jawatankuasa Pembukaan Akaun

Amanah yang mana keahliannya dilantik oleh Bendahari

KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab PB : Penolong Bendahari iaitu Pegawai

Kewangan bergred W41 dan W44 di bawah Skim Perkhidmatan SSM

Penolong SA : Penolong System Analyst (Penolong

M15/AKN Manual Pengurusan Penyata Simpanan Tetap Universiti

M17/AKN Manual Penyediaan Penyata Pelaburan Universiti

M18/AKN Manual Penyediaan Penyata Aliran Tunai

M019/AKN Manual Penyediaan Laporan Belanja Mengurus

M26/AKN Manual Penyediaan Laporan Perakaunan

Secara Berkala

M27/AKN Manual Pemantauan Proses Perakaunan

MANUAL E-Workflow Manual E-Workflow AP Payment

OPR/BUR/GP017/AKN Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank

OPR/BUR/GP020/AKN Garis Panduan Transaksi Pelarasan (Jernal)

SOK/KEW/GP024/AKN Garis Panduan Pengurusan Akaun Amanah


BPOB : Bahagian Kewangan Pengurusan Operasi

Berpusat Pejabat Bursar

IDEC : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi, Universiti Putra Malaysia

KPTJ : Pusat Tanggungjawab, Universiti Putra Malaysia

4 | P a g e



Pegawai Sistem Maklumat) PTJ : Pusat Tanggungjawab PTPTJ : Pembantu Tadbir Pusat Tanggungjawab SA : System Analyst (Pegawai Sistem

Maklumat) SSM : Sistem Saraan Malaysia TB : Timbalan Bendahari iaitu Pegawai

Kewangan yang bergred W48, W52 dan W54 di bawah Skim Perkhidmatan SSM

6.0 CARTA ALIR

Permohonan Pembukaan

Akaun Amanah dari PTJ (7.1.1))

Permohonan Pendaftaran

Pengguna Sistem SAGA (7.2)

Pengurusan

Terimaan (7.3)

Terimaan Bayaran di

PTJ (7.3.1)

Kemaskini Transaksi (7.4)

Pengwujudan ID Pengguna

(7.2.1)

Maklumkan kepada

Pemohon

(7.1.6)

Daftar permohonan /

Wujudkan struktur

kombinasi kod projek.

(7.1.5)

MULA

Kelulusan

(7.1.4)

Kemaskini Terimaan

(7.4.1)

Pemantauan ID Pengguna

(7.2.3)

Kemaskini ID Pengguna

(6.2.4)

Kemaskini Invois

(7.4.2)

Kemukakan permohonan ke

Seksyen Perakaunan Kewangan

(7.1.2)

Mesyuarat JPAA (7.1.3)

Lengkap?

Ya

Tidak

Lengkap?

Semakan di Zon/Seksyen

Kewangan

Ya

Tidak

Semakan di Seksyen Perakaunan

Kewangan

Ya

Tidak

Terimaan Bayaran di

Kaunter (7.3.2)

Kemaskini pendapatan

dari yuran (7.4.3)

Kemaskini Pendapatan

dari penghutang (7.4.4)

Kemaskini Jernal (7.4.5)

Penyediaan Laporan

(7.5)

Penyerahan Laporan (7.6)

Penyediaan Laporan

Bulanan/ Tahunan/Ad-

Hoc (7.5.1)

Penyediaan Penyata

Kewangan (7.5.2)

TAMAT

PA : Penolong Akauntan

PK : Pegawai Kewangan

PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

PTJ : Pusat Tanggungjawab, Universiti Putra Malaysia

PTK : Pembantu Tadbir Kewangan

PTM : Pegawai Teknologi Maklumat

SAGA : Standard Accounting For Government Agencies

SKP : Seksyen Kewangan Perakaunan

6.0 PROSES TERPERINCI

Lengkap

Tidak Lengkap

6.1 Mula

6.2 Sediakan Penyata

Kewangan Tahunan Universiti

6.3 Uruskan aktiviti –aktiviti

perakaunan

6.4 Laksanakan pemantauan

terhadap proses-proses

perakaunan

6.5

Semak

6.7 Tamat

6.6 Fail /Simpan Rekod

5 | P a g e




Tindakan

Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Permohonan Pembukaan Akaun Amanah

7.2.1 Terima borang permohonan pembukaan akaun amanah daripada PTJ. Rujuk Garis Panduan Pembukaan Akaun Amanah (SOK/KEW/GP024/AKN).

7.2.2 Kemukakan permohonan ke Seksyen Perakaunan Kewangan untuk pertimbangan JPAA.

7.2.3 Adakan mesyuarat JPAA untuk memperakukan permohonan.

7.2.4 Dapatkan pengesahan PB Seksyen Perakaunan Kewangan dan kelulusan Bendahari bagi permohonan yang telah diperakukan oleh JPAA.

7.2.5 Daftarkan permohonan yang telah diluluskan dan wujudkan struktur kombinasi kod projek. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun/Bajet (UPM/OPR/BEN/AK018/AKN).

7.2.6 Maklumkan kepada pemohon dan proses tamat.

PA Zon/Seksyen Kewangan

PA Seksyen Perakaunan Kewangan

7.3 Permohonan Pendaftaran Pengguna Sistem SAGA

7.3.1 Terima Borang Pendaftaran

Pengguna SAGA (SOK/KEW/BR043/AKN) dari PTJ dan

SA


Tanggung jawab

Perincian Rekod/

Dokumen Rujukan

PK/PA 6.2

Sediakan penyata kewangan tahunan selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. Rujuk Manual Penyediaan Penyata Kewangan Tahunan Universiti (M14/AKN.

Manual Penyediaan

Penyata Kewangan Tahunan

(M14/ AKN)

PK/PA 6.3 Uruskan aktiviti perakaunan seperti berikut: (a) Pengurusan Akaun Amanah.

Rujuk Garis Panduan Pengurusan Akaun Amanah (SOK/KEW/GP024/AKN).

Garis Panduan Pengurusan Akaun Amanah (SOK/KE

W/ GP024/A

KN)

PTM/ PPTM (b) Pendaftaran Pengguna Sistem SAGA. Rujuk Manual Pengurusan ID Pengguna SAGA (M04/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen).

Manual

Pengurusan ID

Pengguna SAGA

(M04/AKN)

PA (c) Penyediaan Kod Projek/ Pusat Tanggungjawab /Akaun/Bajet. Rujuk Manual Penyediaan Kombinasi Kod Projek / Pusat Tanggungjawab/Akaun/bajet (M05/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/ faildokumen).

Manual Penyedia

an Kombina

si Kod Projek/ Pusat

Tanggungjawab/

Akaun/bajet (M05/

AKN)

http://www.bursar.upm.edu.my/

http://www.bursar.upm.edu.my/%20faildokumen

http://www.bursar.upm.edu.my/%20faildokumen

6 | P a g e



daftarkan id pengguna melalui Arahan Kerja Pendaftaran ID Pengguna SAGA (UPM/OPR/BEN/AK017/AKN) dalam tempoh dua (2) hari bekerja setelah borang diterima.

7.3.2 Semua permohonan yang telah

diluluskan hendaklah dimaklumkan kepada pemohon dalam tempoh dua (2) hari bekerja dari tarikh kelulusan melalui e-mel atau surat.

7.3.3 Dapatkan maklumat berkaitan staf

yang akan bersara melalui sistem IHRMS untuk menamatkan id pengguna sistem SAGA staf berkenaan. Rujuk Arahan Kerja Pendaftaran ID Pengguna SAGA (UPM/OPR/BEN/AK017/AKN) dan proses tamat.

7.4 Pengurusan Terimaan Bayaran

7.4.1 Pegawai yang diberikuasa untuk

menerima bayaran di PTJ hendaklah mematuhi Garis Panduan Pengurusan Terimaan Oleh Pusat Tanggungjawab (UPM/SOK/KEW/GP022/AKN).

7.4.2 Pegawai yang diberikuasa untuk

menerima bayaran di kaunter hendaklah mematuhi Garis Panduan Pengurusan Terimaan di Kaunter (UPM/SOK/KEW/GP021/AKN).

PTJ

PA/PTK

7.5 Kemaskini Transaksi ke Lejer Am 7.5.1 Semua terimaan dikemaskini ke Lejer

Am secara automatik melalui modul-modul berikut:-

a. Terimaan di kaunter melalui

Receipting System. Rujuk Arahan Kerja Mengemaskini Resit melalui Receipting System –

PA/PTK

PA (d) Terimaan melalui Pindahan Bank. Rujuk Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/GP017/AKN).

Garis Panduan Terimaan Melalui

Pindahan Bank

(OPR/BUR/

GP017/ AKN).

PK SKP/PA SKP (e) Penyediaan Penyata Pelaburan Universiti. Rujuk Manual Penyediaan Penyata Pelaburan Universiti (M17/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/ faildokumen).

Manual

Penyediaan

Penyata Pelabura

n Universiti (M17/AK

N) PK SKP/ PA SKP

(f) Pengurusan Simpanan Tetap Universiti. Rujuk Manual Pengurusan Penyata Simpanan Tetap Universiti (M15/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/ faildokumen).

Manual Penyedia

an Penyata Simpanan Tetap

Universiti (M15/AK

N)

PA SKP/PTK (g) Kemaskini jernal di dalam

modul Cash Book. Rujuk Manual Pelarasan Melalui Cash Book Adjustment (M13/AKN) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/ faildokumen).

Manual Pelarasan Melalui

Cash Book

Adjustment

(M13/AKN)




7 | P a g e



(UPM/SOK/KEW/AK009/AKN) b. Terimaan melalui bank untuk

Telegraphic Transfer dan Channel-E diuruskan melalui Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank – (UPM/OPR/BEN/GP017/AKN)

7.5.2 Semua invois dikemaskini ke Lejer

Am secara automatik melalui Modul Payables. Rujuk semua prosedur pembayaran yang menggunakan Modul Payables dan Manual Proses Pembayaran M003.

7.5.3 Semua pendapatan yuran diakrukan

dan dikemaskini di Lejer Am secara automatik melalui proses Automatic Fees Charging (AFC) di dalam Student Accounting Systems. Rujuk Arahan Kerja Automatic Fees Charging (AFC) melalui Student Accounting Systems (SAS)-(UPM/OPR/BEN/AK019/AKN).

7.5.4 Lain-Lain Pendapatan diakrukan dan

dikemaskini di Lejer Am secara automatik melalui Modul Billing. Rujuk Arahan Kerja Pengeluaran Inbois – (UPM/OPR/BEN/AK011/AKN) dan Arahan Kerja Pembatalan/Pelarasan Inbois (AR Adjustment)-(UPM/OPR/BEN/AK015/AKN).

7.5.5 Semua pelarasan transaksi yang

dilakukan melalui modul-modul di dalam sistem SAGA hendaklah merujuk Garis Panduan Transaksi Pelarasan (Jernal) (OPR/BEN/GP020/AKN).

7.5.6 Semua baucar bayaran hendaklah

dihantar ke Seksyen Perakaunan Kewangan untuk dikemaskini mengikut modul.

PK SKP/ PA SKP

(h) Sediakan Laporan-Laporan Berkala mengikut keperluan agensi dengan merujuk kepada Manual Penyediaan Laporan Perakaunan Secara Berkala (M26/AKN).

Manual Penyedia

an Laporan

Perakaunan Secara Berkala (M26/ AKN).

PK SKP/ PA SKP

6.4 Laksanakan pemantauan terhadap proses-proses perakaunan dengan merujuk kepada Manual Pemantauan Proses Perakaunan (M27/AKN).

Manual

Pemantauan

Proses Perakaunan (M27/

AKN)

PK SKP/ PA SKP

6.5 (a) Semak proses perakaunan yang dilaksanakan mengikut peraturan kewangan yang dikuatkuasakan.

(b) Sekiranya terdapat

pembetulan terhadap proses/aktiviti perakaunan, rujuk langkah 6.4. Sekiranya tiada pembetulan, ikut langkah 6.6.

PK SKP/ PA SKP

6.6 Failkan/simpan rekod aktiviti

kewangan.

8 | P a g e



7.6 Penyediaan Laporan

7.6.1 Laporan-laporan bulanan/tahunan hendaklah dikeluarkan dengan merujuk arahan kerja berikut:-

(a) Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul General Ledger (UPM/OPR/BEN/AK020/AKN) meliputi:- (i) Penyata Kewangan:-

Lembaran Imbangan

Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan

(ii) Summary Trial Balance (iiI) Penyata Perbelanjaan

Belanja Mengurus Mengikut Dasar

(b) Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Project Costing (UPM/OPR/BEN/AK021/AKN)

(c) Arahan Kerja Pengeluaran Laporan daripada Modul Receivables (UPM/OPR/BEN/AK014/AKN)

(d) Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pemiutang daripada Modul Payables (UPM/OPR/BEN/AK022/AKN)

(e) Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pendahuluan daripada Modul Claim_Advance (UPM/OPR/BEN/AK023/AKN)

(f) Arahan Kerja Penyediaan Laporan Hutang Pelajar daripada Student Accounting Systems (SAS) (UPM/OPR/BEN/AK019/AKN)

(g) Penyediaan Laporan daripada modul Cash Book (UPM/OPR/BEN/AK026/AKN)

PA

PB/PA

9 | P a g e



7.6.2 Sediakan penyata kewangan tahunan

selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya.

7.6.3 Kemukakan penyata kewangan

tahunan kepada pihak berikut :- (a) Pihak Pengurusan Universiti

dan Jawatankuasa Audit Universiti untuk makluman,

(b) Jawatankuasa Tetap Kewangan

Universiti untuk perakuan,

(c) Lembaga Pengarah Universiti untuk kelulusan.

(d) Pesuruhjaya Sumpah/Majistret Mahkamah untuk pengesahan sebelum dikemukakan kepada Audit Negara.

7.7 Penyerahan Laporan 7.7.1 Laporan Penyata Perbelanjaan

Bulanan Belanja Mengurus hendaklah dikemukakan kepada pihak agensi pusat tidak lewat dari 10 haribulan bulan berikutnya.

7.7.2 Penyata Kewangan Tahunan

hendaklah dikemukakan kepada pihak Audit Negara sebelum 30 April setiap tahun. Serahan penyata kewangan tahunan universiti boleh dilanjutkan sekiranya mendapat kelulusan Kementerian Kewangan.

PB/PA

10 | P a g e



8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab

Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab

Menyelengga

ra

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. SOK/KEW/BR042/AKN

Surat Permohonan Pembukaan Akaun Amanah

PA/PTK PA Zon/Seksyen Kewangan

Selagi akaun

amanah tidak ditutup

PB


Borang Pendaftaran Pengguna SAGA

PSM PSM Seksyen IT

3 Tahun

PB


Penyata Hantaran Bil Tunai

PA/PTK PA Bilik Fail 2 3 Tahun

PB


Borang Pengesahan Baki Wang Runcit

PA/PTK PA Billik Fail 5 2 Tahun

PB


Borang Pemeriksaan Wang Tunai dan Lain-Lain

PA/PTK PA/PTK

Kabinet Seksyen

Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB

6. SOK/KEW/DF037/AKN

Surat Perwakilan Kuasa dan Pelaksanaan Kewajipan

PTPTJ

PTK

PTPTJ

PTK

Pejabat PTJ

Pejabat Bendahari

Selagi

Pegawai Dipertanggung jawabkan menjalankan

Tugas Tersebut

KPTJ

PB

7. OPR/BEN/BR012/AKN

Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank

PA/PTK PA Kabinet Seksyen

Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB

8. OPR/BEN/BR013/AKN

Borang Bayaran Melalui Kad Kredit - Laporan Settlement - Slip Kad Kredit

PA/PTK PA Kabinet Seksyen

Kewangan Pelajar

2 Tahun

PB

9. OPR/BEN/BD020/AKN

Daftar Kelulusan Akaun Amanah

PA/PTK PA Laci Seksyen Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB


Daftar Pengambilan dan Pengembalian Bil Tunai

PTK PTK Laci Seksyen Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB

7.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab


Tanggungjawab

Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM.BUR.AKN.400-1/4/1 Penyata Kewangan UPM

PK/PTK PA Kabinet SKP

7 Tahun

Arkib

2. UPM.BUR.AKN.400-1/4/1 Penyata Sokongan

PK/PTK PA Kabinet SKP

7 Tahun

PK

3. UPM.BUR.AKN.400-3/8/1 Ikatan Pembukaan Akaun Amanah

Surat Permohonan Pembukaan Akaun Amanah (SOK/KEW/BR042/AKN)

PK/PA/PTK

PA BPOB/Seksyen

Kewangan

Selagi akaun amanah

tidak ditutup

PK

4. UPM.BUR.AKN.400-1/3/12 Penyata Penyesuaian Akaun Amanah

PK/PA/PTK

PA Kabinet SKP

7 Tahun

PK

5. UPM.BUR.AKN.400-1/3/15 Penyata Penyesuaian Bank

PK/PA PA Kabinet SKP

7 Tahun

PK

6. UPM.BUR.AKN.400-1/3/16 Penyata Pelaburan


7 Tahun

PK

7. UPM.BUR.AKN.400-3/7/1 Pelaburan


7 Tahun

PK

8. SOK/KEW/BR043/AKN Borang Pendaftaran Pengguna SAGA

PTM/PPTM

PTM/PPTM

IDEC

3 Tahun

PK

9. UPM.BUR.AKN.400-1/3/17 Penyata Simpanan Tetap

PA/PTK PA Kabinet SKP

2 Tahun

PK

10. SOK/KEW/BR046/AKN Borang Pengesahan Baki Wang Runcit

PA/PTK PA Billik Fail 5

2 Tahun

PK

11. SOK/KEW/BR047/AKN Borang Pemeriksaan Wang Tunai dan Lain-Lain

PA/PTK PA/PTK Kabinet SKP

2 Tahun

PK

12. UPM.BUR.AKN.400-1/1/1 Surat Perwakilan Kuasa dan Pelaksanaan Kewajipan (SOK/KEW/DF037/AKN)

PTPTJ

PTK

PTPTJ

PTK

Pejabat PTJ

SKP, Pejabat Bursar

Selagi

Pegawai

KPTJ

PK

11 | P a g e




Daftar Stok Bil Tunai

PTK PTK Laci Seksyen Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB


Daftar Stok Resit

PTK PTK Kabinet Seksyen

Kewangan Pelajar

2 Tahun

PB


Daftar Terimaan Jernal

PA PTK Laci Seksyen Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB


Daftar Terimaan Borang Akaun Amanah

PA PA Laci Seksyen Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB


Daftar Penyerahan Laporan Penutupan Resit Harian

PTK PTK Kabinet Seksyen

Perakaunan Kewangan

2 Tahun

PB

16. UPM/BEN/SPK/06/AP-160

Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah

PA PA Kabinet Seksyen

Perakaunan Kewangan

Selagi Akaun

Amanah tidak ditutup

PB

17. UPM/BEN/SHA/06/17/TAHUN

Salinan Bil Tunai

PA/PTR PA/PTR

Bilik Fail 2 3 Tahun

PB

18. UPM/BEN/SPK/06/JERNAL/MODUL/ BULAN

Fail Transaksi Jernal

PA/PTK PTR/PTK

Bilik Cek 7 Tahun

PB

19. UPM/BEN/SHA/06/

Salinan Resit (22/TAHUN)

Statement of Balances (Claim_Advance) (57/TAHUN)

Laporan Hutang Mengikut Umur (My Aged Debtors-bulanan (38/BULAN)

PA/PTK/P

TR

PA/PTK/PTR

Kabinet Seksyen

Pengurusan Hasil

7 Tahun

PB

20. UPM/BEN/SPK/06/

Penyata Kewangan (AP-176)

Balance Sheet (AB-47)

Penyata Penyesuaian Bank (AP-169)

Laporan Pendapatan dan Perbelanjaan Akaun Amanah (AP-167)

Laporan Hutang Pelajar (J7)

Laporan AP Aged Creditor Analysis (AA-44)

Summary Trial Balance

PB/PA PA Kabinet Seksyen

Perakaunan Kewangan

7 Tahun

2 Tahun

PB

Dipertanggung jawabkan menjalankan

Tugas Tersebut

13. OPR/BUR/BR012/AKN Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank

Daftar Penyerahan Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (DF062/AKN)

PA/PTK PA Kabinet SKP

2 Tahun

PK

14. UPM/BUR/SPK/06/AP-160 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah

PA PA Kabinet SKP

5 Tahun

PK

15. UPM/BUR/SPK/06/AM-29 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah

PA PA Kabinet SKP

5 Tahun

PK

16. UPM.BUR.AKN.400-1/5 Laporan Kewangan dan Akaun


7 Tahun

PK

12 | P a g e



(AS-112)

Laporan Belanja Mengurus (AL-59/TAHUN)

Surat Penyerahan Penyata Tahunan kepada Agensi Pusat (AS-114)

2 Tahun

9.0 SEJARAH SEMAKAN

8.0 SEJARAH SEMAKAN

Nama Dokumen: Arahan Kerja Automatic Fees Charging (AFC) Melalui Student Accounting Systems (SAS) Kod Dokumen: - UPM/OPR/BEN/AK019/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011

Dokumen digugurkan

(P)

Nama Dokumen: Arahan Kerja Penyediaan Laporan Pendahuluan Daripada Modul Claim_Advance Kod Dokumen: - UPM/OPR/BEN/AK023/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011

Dokumen digugurkan

(P)

Nama Dokumen: Arahan Kerja Terimaan Pembayaran Melalui Kad Kredit Kod Dokumen: - UPM/OPR/BEN/AK028/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011

Dokumen digugurkan

(P)

Nama Dokumen: Arahan Kerja Mengemaskini Terimaan Melalui Channel-E Kod Dokumen: - UPM/OPR/BEN/AK029/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011

Dokumen digugurkan

(P)

Nama Dokumen: Arahan Kerja Pelarasan Melalui Claim_Advance Adjustment/Claim_Advance Payroll Deduction Kod Dokumen: - UPM/OPR/BEN/AK030/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011

Dokumen digugurkan

(P)

13 | P a g e



Nama Dokumen: Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank Kod Dokumen: - OPR/BUR/GP017/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 03 -, Tarikh Kuatkuasa: -29/06/2018 1.0 TUJUAN

Garis Panduan ini bertujuan untuk memberi panduan berkenaan urusan terimaan melalui pindahan terus ke akaun bank UPM. Pindahan bank ini termasuk pindahan secara telegraphic transfer (TT), Electronic Fund Transfer (EFT), Interbank GIRO (IBG), deposit di kaunter bank, deposit melalui Automatic Teller Machine (ATM), cek yang didepositkan terus ke akaun UPM melalui Cheque Deposit Machine dan apa sahaja pindahan terus ke akaun bank UPM melalui cara yang setaranya.


PA : Penolong Akauntan PTK : Pembantu Tadbir Kewangan SKP : Seksyen Kewangan Perakaunan UPM : Universiti Putra Malaysia SKPelajar : Seksyen Kewangan Pelajar PTJ : Pusat Tanggungjawab

3.0 PANDUAN

SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG JAWAB

1.0

Terimaan melalui permohonan dari PTJ/Seksyen Pengurusan Hasil

PA (SKP)

Nama Dokumen: Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank Kod Dokumen: - OPR/BUR/GP017/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 04 -, Tarikh Kuatkuasa: -14/12/2018

4.0 TUJUAN Garis Panduan ini disediakan bagi tujuan untuk menerangkan tatacara terimaan melalui pindahan terus ke akaun bank UPM. Pindahan bank ini termasuk pindahan secara telegraphic transfer (TT), Electronic Fund Transfer (EFT), Interbank GIRO (IBG), deposit (*) di kaunter bank, deposit melalui Automatic Teller Machine (ATM), cek yang didepositkan terus ke akaun UPM melalui Cheque Deposit Machine dan apa sahaja pindahan terus ke akaun bank UPM melalui cara yang setaranya. (*) Deposit bermaksud wang yang dimasukkan atau disimpan di dalam bank atau institusi yang serupa untuk mendapatkan faedah, untuk keselamatan dan sebagainya. (Rujukan: Kamus Pelajar Edisi Kedua).

PANDUAN


1.0

Terimaan melalui permohonan dari PTJ/Seksyen Pengurusan Hasil (SHA)

PA Seksyen Kewangan

Perakaunan (SKP)

(T/P)

14 | P a g e



1.1 Terima memo/surat arahan/emel/slip bank daripada Pusat Tanggungjawab (PTJ)/Seksyen Pengurusan Hasil, Pejabat Bursar bagi terimaan yang dipindahkan terus ke akaun bank.

1.2 Semak transaksi berpandukan memo/surat arahan/emel/slip bank dokumen/slip pindahan terus ke bank di dalam penyata akaun bank UPM.

1.3 Sekiranya ada, isi Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dengan maklumat yang betul dan jelas.

1.4 Cetak Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dan lampirkan dokumen sokongan yang lain.

1.5 Dapatkan tandatangan Penolong Akauntan Seksyen Kewangan Perakaunan pada Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) bagi tujuan pengesahan transaksi.

2.0 Terimaan melalui semakan daripada penyata bank UPM

PA SKP

2.1 Lakukan semakan transaksi daripada penyata bank UPM secara bulanan. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank (OPR/BUR/GP018/AKN).

2.2 Kenalpasti transaksi yang mempunyai keterangan.dan mudah untuk dikelaskan jenis bayarannya.

2.3 Sekiranya ada, isi Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dengan maklumat yang betul dan jelas.

2.4 Cetak Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dan lampirkan salinan penyata bank bagi transaksi berkenaan.

2.5 Dapatkan tandatangan PA Seksyen Kewangan Perakaunan pada Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) bagi tujuan pengesahan transaksi.

3.0 Pengeluaran resit

3.1 Rekod Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) ke dalam Daftar Penyerahan Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (DF062/AKN).

PA SPK

3.2 Hantar semua dokumen di 3.1 beserta dokumen PA SKP

(a) Terima memo/surat arahan/emel/slip bank daripada Pusat Tanggungjawab (PTJ)/SHA, Pejabat Bursar bagi terimaan yang dipindahkan terus ke akaun bank Universiti Putra Malaysia (UPM).

(b) Semak transaksi berpandukan memo/surat arahan/emel/slip bank di dalam penyata akaun bank UPM.

(c) Sekiranya ada, isi Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dengan maklumat yang betul dan jelas.

(d) Cetak Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dan lampirkan dokumen sokongan yang lain.

(e) Dapatkan tandatangan Penolong Akauntan (PA) SKP pada Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) bagi tujuan pengesahan transaksi.

2.0 Terimaan melalui semakan daripada penyata bank UPM

PA SKP

(a) Lakukan semakan transaksi daripada penyata bank UPM secara bulanan. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank (OPR/BUR/GP018/AKN).

(b) Kenalpasti transaksi yang mempunyai keterangan bayaran yang lengkap.

(c) Sekiranya ada, isi Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dengan maklumat yang betul dan jelas.

(d) Cetak Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) dan lampirkan salinan penyata bank bagi transaksi berkenaan.

(e) Dapatkan tandatangan PA SKP pada Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) bagi tujuan pengesahan transaksi.

3.0 Pengeluaran resit

(a) Rekod Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) ke dalam Daftar Penyerahan Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (DF062/AKN).

PA SKP

(b) Hantar semua dokumen di 3.1 beserta dokumen sokongan yang berkaitan ke Kaunter, Pejabat Bursar

PA SKP

15 | P a g e



sokongan yang berkaitan ke Kaunter, Pejabat Bursar III.

3.3 Pastikan resit dikeluarkan dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh borang ditandatangan. Rujuk Manual Pengeluaran Resit (AK006/HSL).

PA/ (PTK) SKPelajar

4.0 Pengurusan terimaan pada 31/12/xxxx PA SKP

4.1

Sediakan jernal pelarasan bagi pindahan terus ke bank setakat 31/12/xxxx yang telah dapat dikenalpasti selepas tarikh 31/12/xxxx mengikut tarikh yang telah ditetapkan di dalam jadual penutupan akaun tahunan universiti.

4.2

Sediakan surat/format pengesahan akaun terimaan kepada pembayar.

PA SKP

5.0 Penyimpanan borang

PA SKP

5.1 Asingkan resit dan Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) beserta dokumen sokongannya.

5.2 Serah resit-resit tersebut kepada pembayar/PTJ/BPOB/Seksyen Kewangan yang berkenaan.

5.3 Pastikan Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) beserta dokumen sokongan disimpan di Seksyen Kewangan Perakaunan selepas ianya dikeluarkan.

III.

(c) Pastikan resit dikeluarkan dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh borang ditandatangan. Rujuk Manual Pengeluaran Resit (AK006/HSL).

PA/ Pembantu

Tadbir Kewangan

(PTK) 4.0 Pengurusan terimaan pada tarikh penutupan akaun

PA SKP

(a) Sediakan jernal pelarasan bagi pindahan terus ke bank setakat 31/12/xxxx yang telah dapat dikenalpasti selepas tarikh penutupan akaun.

(b) Sediakan surat/format pengesahan akuan terimaan kepada pembayar.

PA SKP/SHA

5.0 Penyimpanan borang

PA SKP

(a) Asingkan resit dan Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) beserta dokumen sokongannya.

(b) Serah resit-resit tersebut kepada pembayar/PTJ/Bahagian Kewangan Pengurusan Operasi Berpusat (BPOB)/Seksyen Kewangan yang berkenaan.

(c) Failkan Borang Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BUR/BR012/AKN) beserta dokumen sokongan di SKP.

Nama Dokumen: Daftar Format Laporan Pemantauan Penggunaan Bil Tunai oleh Pusat Tanggungjawab Kod Dokumen: - OPR/BEN/DF001/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011

Dokumen digugurkan

(P)

Nama Dokumen: Daftar Format Pengwujudan Kod Projek/Pusat Tanggungjawab/Akaun Baharu Kod Dokumen: - OPR/BEN/DF014/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011

Dokumen digugurkan

(P)

16 | P a g e



Nama Dokumen: Daftar Format Kombinasi Kod Projek/Pusat Tanggunjawab/Akaun/Bajet Kod Dokumen: - OPR/BEN/DF015/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011

Dokumen digugurkan

(P)

Nama Dokumen: Daftar Format Penyerahan Borang OPR/BEN/BR012/AKN Kod Dokumen: - OPR/BEN/DF062/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 01 -, Tarikh Kuatkuasa: - 18/08/2017

Dokumen digugurkan

(P)

Nama Dokumen: Buku Daftar Serahan Cek Kod Dokumen: - OPR/BEN/BD016/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011

Dokumen digugurkan

(P)

Nama Dokumen: Buku Daftar Terimaan Jernal Kod Dokumen: - OPR/BEN/BD028/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011

Dokumen digugurkan

(P)

Nama Dokumen: Buku Daftar Penyerahan Laporan Penutupan Resit Harian Kod Dokumen: - OPR/BEN/BD030/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011

Dokumen digugurkan

(P)

Nama Dokumen: Buku Daftar Penyelenggaraan Mesin Pencetak Cek Kod Dokumen: - OPR/BEN/BD033/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011

Dokumen digugurkan

(P)

Nama Dokumen: Buku Daftar Penyelenggaraan Cheque Signing Machine Kod Dokumen: - OPR/BEN/BD034/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011

Dokumen digugurkan

(P)

Nama Dokumen: Buku Daftar Penyelenggaraan Mesin Perferator Kod Dokumen: - OPR/BEN/BD035/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 03/01/2011

Dokumen digugurkan

(P)

17 | P a g e



Nama Dokumen: Buku Daftar Batch Baucar EFT Kod Dokumen: - OPR/BEN/BD036/AKN No. Isu: - 02, No. Semakan: 00 -, Tarikh Kuatkuasa: - 14/08/2012

Dokumen digugurkan

(P)

18 | P a g e

BAHAGIAN B: Kelulusan CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO (Diisi oleh PKD / TPKD mengikut skop dokumen ISO)

Peneraju Proses: Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR-BUR) - Pejabat Bursar

Kelulusan Mesyuarat: Mesyuarat Pengurusan Pejabat Bursar Kali ke- 10/2018

Tarikh Mesyuarat: 04 Disember 2018

Cadangan Tarikh Kuatkuasa *: 14/12/2018

Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Pindaan Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen.

1 | P a g e

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

BAHAGIAN A: Huraian Pindaan Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/Pemilik Proses dan sila abaikan ruangan No. CPD kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP)



QMS (OPR): BUR-

10/2018

Pembayaran

Nama Dokumen: PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER Kod Dokumen: - UPM/OPR/BEN-BYR/P004 No. Isu: - 02, No. Semakan: 02 -, Tarikh Kuatkuasa: - 18/08/2016 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer bagi staf UPM.

Nama Dokumen: PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER/TELEFON PINTAR (SMARTPHONES) Kod Dokumen: - UPM/OPR/BUR-BYR/P004 No. Isu: - 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: - 14/12/2018 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer/telefon pintar (smartphones) bagi pekerja UPM.

T/P

2.0 SKOP Merangkumi semua jenis pembayaran pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer untuk staf tetap

2.0 SKOP Merangkumi semua jenis pembayaran pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer/telefon pintar (smartphones) untuk pekerja bertaraf tetap.

4.0 DOKUMEN RUJUKAN


Laman Web e-Hakmilik (http://www.fis.com.my/)

Rujuk laman sesawang

http://bursar.upm.edu.my/

Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa.

Rujuk laman sesawang


Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang

berkuatkuasa.

4.0 DOKUMEN RUJUKAN


Laman Web e-Hakmilik (http://www.fis.com.my/)

1PP.treasury.gov.my WP – Pengurusan Wang Awam

9.1 Peraturan-Peraturan Dan Syarat-Syarat Mengenai

Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar

(Smartphones) Bagi Anggota Perkhidmatan Awam

9.2 Skim Pinjaman Kenderaan Bagi Pegawai

Perkhidmatan Awam Am Persekutuan, Pegawai

Perkhidmatan Pendidikan dan Pegawai Perkhidmatan

Pasukan Polis

9.3 Skim Pembiayaan Kenderaan Mengikut Prinsip Al

Bai’ Bithaman ‘Ajil Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam

Am Persekutuan, Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

dan Pegawai Perkhidmatan Pasukan Polis



2 | P a g e




Kenderaan : Merangkumi van, motosikal, kereta dan pacuan empat

roda

Komputer : Pembelian komputer termasuk perkakasan dan

perisiannya atau pembelian perkakasan dan perisian

bagi tujuan peningkatan komputer

B : Bursar

PK : Pegawai Kewangan yang bergred W41 sehingga gred

Jusa C di bawah Skim Perkhidmatan SSM



JPJ : Jabatan Pengangkutan Jalan

JPJ K3 : Borang penyata pertukaran milikan kenderaan motor

secara sukarela oleh pemunya berdaftar daripada

Jabatan Pengangkutan Jalan

JKR : Jabatan Kerja Raya

PUSPAKOM : Pusat Pemeriksaan Kenderaan Berkomputer

SAGA : “Standard Accounting for Government Agencies”

IHRMS

: Intergrated Human Resources Management System


IHRMS

: Intergrated Human Resources Management System

JKR : Jabatan Kerja Raya

JPJ : Jabatan Pengangkutan Jalan

JPJ K3 : Borang penyata pertukaran milikan kenderaan motor

secara sukarela oleh pemunya berdaftar daripada

Jabatan Pengangkutan Jalan

Kenderaan : Merangkumi van, motosikal, kereta dan pacuan empat

roda

Komputer : Pembelian ystem r termasuk perkakasan dan

perisiannya atau pembelian perkakasan dan perisian

bagi tujuan peningkatan komputer




PUSPAKOM : Pusat Pemeriksaan Kenderaan Berkomputer

SAGA : Standard Accounting for Government Agencies

Telefon Pintar

(Smartphones)

: Bererti telefon bimbit yang mempunyai ciri

pengkomputeran maju dan ketersambungan

berbanding dengan telefon bimbit biasa. Telefon pintar

membolehkan penggunanya memasang aplikasi

canggih di dalamnya berasaskan pelantar telefon

seperti Symbian, Android, iOS, Windows Phone atau

yang seumpama dengannya. Ia juga

menggunakan ystem pengendalian yang menyediakan

satu pelantar untuk membina aplikasi.

3 | P a g e





6.1 Mula

6.2 Hantar Borang Permohonan

6.3 Terima Borang Permohonan

6.4 Rekod Di Dalam Buku Daftar

Pinjaman / Pembiayaan

6.5 Semak Maklumat

Permohonan Dan

Kelayakan

Tidak Lengkap / tidak layak

6.2 Hantar Borang Permohonan

6.3 Terima Borang Permohonan

6.4 Semak

Maklumat dan

Kelayakan

Pemohon

6.5 Rekod di Dalam Daftar Pinjaman /

Pembiayaan

Lengkap/ layak


6.6 Pengesahan Maklumat Permohonan

dan Kelayakan

6.7 Kelulusan

6.8 Penyediaan/Penyerahan Surat

Kelulusan Pinjaman/Pembiayaan

6.6 Pengesahan dan Kelulusan

Permohonan Pinjaman

6.7 Penyediaan Dokumen Bagi

Permohonan/Pembiayaan Yang

Diluluskan

A

A

B

6.1 Mula

4 | P a g e



A

6.9 Sedia Fail Peminjam

Tamat

6.8 Sediakan Fail Peminjam

A

6.9 Terima dan

Semak Surat

Perjanjian/

Pembiayaan

6.16 Tamat

6.10 Tandatangan Surat Perjanjian

6.11 Meterai Surat Perjanjian

6.12 Penyediaan Baucer Bayaran

6.13 Hakmilik Atas Kenderaan

6.14 Kemaskini Potongan Gaji ke Dalam

Sistem IHRMS

6.15 Kemaskini Fail Peminjam

6.15 Kemaskini Fail Peminjam

6.10 Terima Jawapan & Surat

perjanjian Daripada Pemohon

6.11 Tandatangan surat perjanjian

6.12 Setem Surat Perjanjian

6.13 Penyediaan baucer bayaran

6.14 Penyediaan/Pengedaran Cek

B


Lengkap/ layak

5 | P a g e



Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan

6.2.1 Lengkapkan borang permohonan pinjaman /

pembiayaan seperti berikut:-

a)

Borang Permohonan Pinjaman / Pembiayaan

Kenderaan Bagi Pegawai UPM

(SOK/KEW/BR032/BYR )

atau

b)

Borang Permohonan Pembiayaan Komputer

Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR)

6.2.2 Dapatkan sokongan / pengesahan daripada

Ketua Pusat Tanggungjawab dan hantar

borang berkenaan ke Pejabat Bursar.

6.3.1

Terima dan cop tarikh terima pada borang

permohonan pinjaman / pembiayaan yang

berkenaan.

6.3.2 Serah pengakuan penerimaan permohonan

pinjaman / pembiayaan yang berkenaan

kepada pemohon mengikut format di

Lampiran A pada borang permohonan

berkenaan.


6.2 (a) Lengkapkan borang permohonan pinjaman/pembiayaan seperti berikut:-

(i)Borang Pemohonan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR032/BYR); atau

Borang Permohonan Pinjaman /

Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM

(SOK/KEW/BR032/BYR )

Borang

Permohonan/ Pembiayaan Komputer/

Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Pegawai

UPM (SOK/KEW/BR019

/BYR)

(ii) Borang Permohonan Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR).

(b) Dapatkan sokongan/ pengesahan daripada Ketua Pusat Tanggungjawab dan hantar borang berkenaan ke Pejabat Bursar.

6.3

Terima Borang Permohonan Terima borang permohonan pinjaman / pembiayaan yang berkenaan.

T/P

6 | P a g e




6.4.1

Rekod penerimaan borang permohonan yang

diterima ke dalam Buku Daftar Pinjaman /

Pembiayaan berpandukan Garis Panduan

Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan

(OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan

Pembiayaan Komputer

(OPR/BEN/GP012/BYR)

6.5.1 Semak borang permohonan berpandukan

Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan

Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau

Garis Panduan Pembiayaan Komputer

(OPR/BEN/GP012/BYR)

6.5.2 Bagi permohonan yang lengkap dan layak,

teruskan ke langkah 6.6

6.5.3 Bagi permohonan yang tidak lengkap / tidak

layak, kembalikan kepada pemohon dengan

menggunakan Memo Pemulangan Borang

Permohonan Pinjaman / Pembiayaan

(OPR/BEN/DF048/BYR) untuk tindakan

pembetulan


6.4 Semak Maklumat dan Kelayakan Pemohon (a) Semak borang permohonan berpandukan

Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BUR/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (OPR/BUR/GP012/BYR).

Garis Panduan Pinjaman /

Pembiayaan Kenderaan

(OPR/BUR/GP011/BYR)

Garis Panduan Pembiayaan Komputer/

Telefon Pintar (Smartphones)

(OPR/BUR/GP012/BYR).

(b) Bagi permohonan yang lengkap dan layak:

(i) Cap tarikh terima pada

muka surat hadapan borang tersebut.

(ii) Serah pengakuan penerimaan

permohonan pinjaman / pembiayaan yang berkenaan kepada pemohon mengikut format di Lampiran A pada borang permohonan berkenaan dan teruskan langkah 6.6

(c ) Bagi permohonan yang tidak lengkap/ tidak layak ke Langkah 6.2 dan ulang semula langkah seterusnya.

T/P

7 | P a g e




6.6.1 Dapatkan pengesahan maklumat

permohonan dan kelayakan permohonan

daripada pegawai yang bertanggungjawab

6.7.1 Dapatkan kelulusan permohonan daripada

Bursar atau pegawai yang diberikuasa.

6.7.2

Semua permohonan yang lengkap dan layak

akan diluluskan dalam tempoh 14 hari

daripada tarikh terima borang permohonan.

6.7.2

6.8.1 Sediakan surat kelulusan pinjaman /

pembiayaan berpandukan Garis Panduan



Pembiayaan Komputer

(OPR/BEN/GP012/BYR).

6.8.2 Serah kepada peminjam surat kelulusan

pinjaman/pembiayaan kenderaan (OPR/BEN

/DF050/BYR) @ (OPR/BEN /DF051/BYR)

dan Surat Kelulusan dan Tawaran

Pembiayaan Komputer (OPR/BEN

/DF046/BYR) (beserta dokumen berikut:-


6.5 Rekod di Dalam Daftar Pinjaman/Pembiayaan Rekod maklumat di dalam Daftar Pinjaman / Pembiayaan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BUR/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer /Telefon Pintar (Smartphones)(OPR/ BUR /GP012/BYR)



(OPR/BUR/GP011/BYR)

Garis Panduan Pembiayaan

Komputer /Telefon Pintar

(Smartphones)(OPR/ BUR

/GP012/BYR)

6.6

Pengesahan dan Kelulusan Permohonan Pinjaman

(a) Dapatkan pengesahan dan kelulusan pinjaman/pembiayaan pada borang permohonan pinjaman.

(b) Semua permohonan yang lengkap dan layak akan diluluskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh terima borang permohonan.

6.7 Sediakan dokumen bagi permohonan/pembiayaan yang diluluskan. (a) Sediakan dokumen berkaitan

berpandukan Garis Panduan Pinjaman/ Pembiayaan Kenderaan (OPR/BUR/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer / Telefon pintar (Smartphones) (OPR/ BUR/GP012/BYR).

(b) Serah kepada peminjam dokumen

berkaitan untuk dilengkapkan.



(OPR/BUR/GP011/BYR)

Garis Panduan Pembiayaan Komputer /

Telefon pintar (Smartphones)

(OPR/ BUR/GP012/BYR)

T/P

8 | P a g e




a) Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan

Kenderaan (OPR/BEN /DF038/BYR) dan

Perjanjian Pinjaman Kenderaan (OPR/BEN

/DF039/BYR) dan (OPR/BEN /DF039/BYR)

@ (OPR/BEN /DF040/BYR)

atau

b) Memorandum Penerimaan/Perjanjian Skim


/DF041/BYR)

6.9.1 Sediakan fail peminjam setelah surat

kelulusan, tawaran pinjaman/pembiayaan

kenderaan dan Perjanjian Kenderan &

komputer dikeluarkan kepada peminjam

6.9.2 Dokumen-dokumen yang perlu ada didalam

fail peminjam adalah seperti berikut:-

a) Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi

Pinjaman/Pembiayaan kenderaan

(OPR/BEN/SS003/BYR); atau

b) Senarai Semak Dokumen Fail Peminjam Bagi

Pembiayaan Komputer

(OPR/BEN/SS004/BYR)


6.8 Sediakan fail peminjam mengikut Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BUR/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer / Telefon pintar (Smartphones) (OPR/ BUR/GP012/BYR).



(OPR/BUR/GP011/BYR)


Komputer Telefon pintar

(Smartphones) (OPR/

BUR/GP012/BYR.

9 | P a g e




b) Senarai Semak Dokumen Fail Peminjam Bagi

Pembiayaan Komputer

(OPR/BEN/SS004/BYR)

6.10.1 Terima jawapan tawaran melalui Jawapan

Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan

(OPR/BEN/DF038/BYR) dan Perjanjian

Pinjaman Kenderaan (OPR/BEN

/DF039/BYR) @ (OPR/BEN /DF040/BYR)

atau

Memorandum Penerimaan/Perjanjian Skim


/DF041/BYR)

6.10.2

6.10.3

Bagi surat perjanjian yang telah lengkap,


Bagi surat perjanjian yang tidak lengkap,

kembalikan kepada pemohon untuk

dilengkapkan.

6.11.1 Tandatangani surat perjanjian yang telah

dilengkapkan oleh pemohon

6.11.2 Serah surat perjanjian yang telah

ditandatangani kepada pemohon.


6.9

Terima dan Semak Surat

Perjanjian/Pembiayaan

(a) Terima dan semak surat

perjanjian/pembiayaan dari pemohon

dengan merujuk Garis Panduan


(OPR/BUR/GP011/BYR) atau Garis

Panduan Pembiayaan

Komputer/Telefon pintar

(Smartphones) (OPR/

BUR/GP012/BYR).

Garis Panduan

Pinjaman /

Pembiayaan

Kenderaan

(OPR/BUR/GP011

/BYR)

Garis Panduan

Pembiayaan

Komputer/Telefo

n pintar

(Smartphones)

(OPR/

BUR/GP012/BYR).

(b) Bagi surat perjanjian yang telah lengkap,


(c) Bagi surat perjanjian yang tidak lengkap,

kembali ke langkah 6.7.

6.10 Tandatangan Surat Perjanjian (a) Tandatangani surat perjanjian yang

telah dilengkapkan oleh pemohon

(b) Serah surat perjanjian yang telah ditandatangani kepada pemohon.

T/P

10 | P a g e



Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

6.12.1 Setem Surat Perjanjian yang lengkap

berdasarkan Garis Panduan Pinjaman /



Pembiayaan Komputer

(OPR/BEN/GP012/BYR)

6.12.2 Kembalikan Surat Perjanjian yang telah di

setemkan ke Pejabat Bursar.

6.13.1

Semua permohonan pinjaman / pembiayaan

kenderaan yang diluluskan hendaklah di bayar

dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh

terima surat perjanjian yang telah

disetemkan.

6.13.2 Sedia dan proses baucar bayaran untuk

pinjaman/ pembiayaan berdasarkan Prosedur

Pembayaran Tanpa Pesanan Belian

(UPM/SOK/KEW-BYR/P009) dan Manual

Penyediaan Baucar Bayaran Pinjaman

Kenderaan/ Pembiayaan Komputer Melalui

Modul Staf Loan (M015).


Rujukan

6.11 Meterai Surat Perjanjian (a) Meterai Surat Perjanjian yang

lengkap berdasarkan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BUR/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer /Telefon Pintar (Smartphones) (OPR/BUR /GP012/BYR)

Garis Panduan

Pinjaman /

Pembiayaan

Kenderaan

(OPR/BUR/GP011

/BYR)

Garis Panduan

Pembiayaan

Komputer

/Telefon Pintar

(Smartphones)

(OPR/BUR

/GP012/BYR)

(b) Kembalikan Surat Perjanjian yang telah di meterai ke Pejabat Bursar.

6.12 Penyediaan Baucer Bayaran (a) Semua permohonan

pinjaman/pembiayaan Komputer/Telefon pintar (Smartphones) dan kenderaan yang diluluskan hendaklah di bayar dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh terima surat perjanjian yang telah dimeterai.

(b) Sedia dan proses baucar bayaran untuk pinjaman/ pembiayaan berdasarkan Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR)

T/P

11 | P a g e




Rujukan

6.14.1

Rujuk prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005) untuk tatacara penyediaan dan pengedaran cek

6.14.2

Cek diserahkan kepada peminjam beserta

Daftar Format Penyerahan Cek Pinjaman /


(OPR/BEN/DF052/BYR) atau Daftar Format

Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer

(OPR/BEN/DF057/BYR)

Kemaskini Fail peminjam mengikut Garis

Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan


Pembiayaan Komputer

(OPR/BEN/GP012/BYR).


Rujukan

(c) Serah kepada Peminjam Daftar Format Makluman Bayaran Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan atau Daftar Format Makluman Bayaran Pinjaman/Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (DF057/BYR)

Daftar Format Makluman

Bayaran Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan Daftar Format

Bayaran Pinjaman/Pembia

yaan Komputer/Telefo

n Pintar (Smartphones) (DF057/BYR)

6.13 Daftar Hakmilik Atas Kenderaan peminjam di Laman Web e-Hakmilik.

Laman Web e-Hakmilik.

6.14 Kemaskini Potongan Gaji ke dalam Sistem IHRMS Dilakukan untuk melaraskan potongan.

6.15 Kemaskini Fail peminjam mengikut Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BUR/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (OPR/ BUR /GP012/BYR).



(OPR/BUR/GP011/BYR)


Komputer/Telefon Pintar

(Smartphones) (OPR/ BUR

/GP012/BYR).

12 | P a g e



7.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

2. OPR/BEN/DF064/BYR

3. OPR/BEN//DF064/BYR

5 OPR/ BEN/DF050/BYR

OPR/ BEN/DF051/BYR

OPR/ BEN/DF038/BYR Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Dan

komputer

OPR/ BEN/DF039/BYR

OPR/ BEN/DF040/BYR

OPR/ BEN /DF052/BYR

Penyerahan Cek Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan

OPR/ BEN/DF037/BYR

Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan/

OPR/ BEN/DF053/BYR

SOK/KEW/BR019/BYR

Borang Permohonan Pembiayaan Bagi Pegawai UPM

OPR/ BEN/DF046/BYR Surat Kelulusan Dan Tawaran Pembiayaan Komputer

OPR/ BEN/DF038/BYR Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Dan

Komputer

7.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

Rekod

Tanggung jawab


Tanggungjawab

Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1.

2.

3.

4.

5.

- Buku Daftar Batching Baucar/Jernal - Baucar Pembayaran Asal - Salinan Baucar Pembayaran - Salinan Multiple Jernal (asal) UPM/SKS/IC/KDK@KDM/TAHUN-BIL MENGIKUT TAHUN Fail Pinjaman Individu

Borang Permohonan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR032/BYR)

Surat Kelulusan Pembiayaan Pembelian Kenderaan Secara Islam (Al-Bai’ Bithamin Ajil)(DF050/BYR atau Surat Kelulusan Pinjaman Kenderaan Secara Biasa (konvensional) (DF051/BYR)

Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Dan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (DF038/BYR)

Perjanjian Pinjaman kenderaan (DF039/BYR atau Perjanjian Al-Bai’

PTK

PTK Seksyen

Kewangan Perakaunan

PTK

PTK

PTK

PTK

PTK

PTK

PTK

PTK

Pejabat Bursar

1 tahun

Pejabat Bursar

7 tahun

Pejabat Bursar

2 tahun

Pejabat Bursar

10 tahun

Pejabat Bursar Tidak

kurang daripada 2

tahun selepas

pinjaman selesai

PK

Arkib Negara

PK/Ketua

Seksyen

Jawatankuasa

Pelupusan

Arkib Negara

T/P

13 | P a g e



OPR/ BEN/DF041/BYR

Memorandum Penerimaan / Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai Universiti Putra Malaysia

OPR/ BEN/DF057/BYR

Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer

OPR/ BEN /DF037/BYR

Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan

OPR/ BEN/DF056/BYR

Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pembiayaan

6.

Bithaman ‘Ajil Untuk Skim Pembiayaan kenderaan Kakitangan (UPM OPR/BUR /DF040/BYR)

Makluman Bayaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (DF052/BYR)

Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan/Komputer/Telefon pintar (Smartphones) (DF037/BYR)

Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (DF053/BYR)

UPM/SKS/IC / COMTAHUN-BIL MENGIKUT TAHUN

Permohonan Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR)

Surat Kelulusan Dan Tawaran Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (DF046/BYR)

Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Dan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (DF038/BYR)

Memorandum Penerimaan / Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer/telefon pintar(smartphones) Bagi Pegawai Dan Memorandum

PTK

PTK

Pejabat Bursar Tidak

kurang daripada 2

tahun selepas

pinjaman selesai

Arkib Negara

14 | P a g e



Penerimaan / Universiti Putra Malaysia (DF041/BYR)

Makluman Bayaran Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (DF057/BYR)

Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan/Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (DF037/BYR)

Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (DF056/BYR)

15 | P a g e



Pembayaran Nama Dokumen: Prosedur Pembayaran Kepada Pembekal Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN-BYR/P008 No. Isu: - 02, No. Semakan:02 -, Tarikh Kuatkuasa: - 18/08/2016 TAJUK BORANG

4.0 DOKUMEN RUJUKAN


www.bursar.upm.edu.my/Pekeliling Pekeliling Bendahari

5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN:

Pentadbir : Pegawai Tadbir UPM yang bergred 41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM

PK : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM

PPPTJ : Pembantu Pentadbir yang terdiri daripada pegawai UPM yang bergred 40 dan ke bawah di bawah Skim Perkhidmatan SSM di Pusat Tanggungjawab

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT BURSAR

Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN BYR/P008

Halaman: 1/1

No.Semakan: 02

No.Isu: 02

PROSEDUR PEMBAYARAN KEPADA PEMBEKAL

Tarikh: 18/08/2016

Nama Dokumen: Prosedur Pembayaran Kepada Pembekal Kod Dokumen: - UPM/OPR/BUR-BYR/P008 No. Isu: - 02, No. Semakan:- 03, Tarikh Kuatkuasa: - 14/12/2018

TAJUK BORANG

4.0 DOKUMEN RUJUKAN


www.bursar.upm.edu.my/Pekeliling Pekeliling Bursar

5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN:

BPOB : Bahagian Kewangan Pengurusan Operasi Berpusat


Seksyen : Seksyen Kewangan Pejabat Bursar

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT BURSAR

Kod Dokumen : UPM/OPR/ BUR-BYR/P008

Halaman: 1/1

No.Semakan: 02

No.Isu: 02

PROSEDUR PEMBAYARAN KEPADA PEMBEKAL

Tarikh: 14/12/2018

T/P

16 | P a g e



6.0 PROSES TERPERINCI CARTA ALIR

6.0 PROSES TERPERINCI CARTA ALIR

6.1 Mula

6.2 Terima Dokumen Pembayaran Daripada

Pembekal

6.3 Semak Dokumen

Pembayaran

6.4 Pendaftaran / Kemaskini Invois dan

Penyediaan Baucar

6.5 Pengesahan

dan Kelulusan Baucar

6.6 Batching

6.7 Penyediaan Bayaran Melalui Cek/EFT

6.8 Tamat

Tidak

Lengkap

Lengkap

Tidak Lulus

Lulus

6.1 Mula

6.2 Terima dokumen pembayaran daripada

pembekal

6.3 Semak Dokumen

Pembayaran

6.4 Pendaftaran / Kemaskini Invois dan

Penyediaan Baucar

6.5 Pengesahan

dan Kelulusan Baucar

6.6 Batching

6.7 Kemaskini baucer

6.8 Penyediaan Bayaran Melalui Cek/EFT

Tamat

17 | P a g e





6.1 6.2 6.3

Mula Terima Permohonan Pembayaran Daripada Pembekal 6.2.1 Terima permohonan pembayaran daripada pembekal beserta dokumen sokongan pembayaran Semak Dokumen Pembayaran 6.3.1 Semak dokumen pembayaran berpandukan Senarai Semak Dokumen Sokongan Bagi Pembayaran Melalui Pesanan Belian (SOK/KEW/SS007/BYR) 6.3.2 Bagi Pembayaran yang melibatkan Kontrak Perolehan, sila rujuk Garis Panduan Pembayaran Yang Melibatkan Kontrak Perolehan (SOK/KEW/GP013/BYR). 6.3.3 Sekiranya dokumen tidak lengkap, kembalikan kepada PTJ melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN /DF030/BYR). 6.3.4 Failkan salinan Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/ BEN /DF030/BYR) mengikut PTJ dan tarikh ke dalam fail di zon/ seksyen kewangan masing- masing

Daftar Format Memo

Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/ DF030/BYR)

Daftar Format

Memo Pembetulan

Dokumen Kewangan (OPR/BEN/ DF030/BYR)



6.2 Terima permohonan pembayaran daripada pembekal beserta dokumen sokongan pembayaran 6.3 Semak Dokumen Pembayaran (a) Semak dokumen pembayaran berpandukan Senarai Semak Dokumen Sokongan Bagi Pembayaran Melalui Pesanan Belian (SOK/KEW/SS007/BYR) dan ikut langkah 6.4; (b) Bagi Pembayaran yang melibatkan Pihak Ketiga, sila rujuk Garis Panduan Pembayaran Kepada Pihak Ketiga (SOK/KEW/GP012/BYR) dan ikut langkah 6.4; (c) Bagi Pembayaran yang melibatkan Kontrak Perolehan, sila rujuk Garis Panduan Pembayaran Yang Melibatkan Kontrak Perolehan (SOK/KEW/GP013/BYR) dan ikut langkah 6.4; atau (d) Sekiranya dokumen tidak lengkap, kembalikan kepada PTJ melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BUR/DF030/BYR) yang boleh diperolehi dari laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/dokumen).

Senarai Semak Dokumen Sokongan Bagi Pembayaran Melalui Pesanan Belian (SOK/KEW/SS007/BYR) Garis Panduan Pembayaran Kepada Pihak Ketiga (SOK/KEW/GP012/BYR) Garis Panduan Pembayaran Yang Melibatkan Kontrak Perolehan (SOK/KEW/GP013/BYR)

Daftar Format Memo

Pembetulan Dokumen Kewangan

(DF030/BYR)

http://www.bursar.upm.edu.my/dokumen

18 | P a g e




6.4 6.5 6.6 6.7 6.8

Pendaftaran Invois Dan Penyediaan Baucar 6.4.1 Daftarkan invois ke dalam Sistem SAGA berdasarkan Manual Pendaftaran Inbois Dengan Pesanan Belian (M001) 6.4.2 Bagi inbois dengan Pesanan Belian yang melibatkan perolehan berkontrak dan dikenakan denda, sila rujuk kepada Manual Pendaftaran Nota Debit Dan Nota Kredit (M028) ) 6.4.3 Sediakan baucar berasaskan Manual Penyediaan Baucar Melalui Modul Accounts Payable (M004) 6.5 Pengesahan dan Kelulusan Baucar 6.5.1 Serah baucar dan dokumen sokongan kepada PK/PA/PTK untuk pengesahan dan kelulusan mengikut kuasa yang telah diberi. 6.5.2 Bagi baucar yang tidak diluluskan, kembali ke langkah 6.3 untuk tindakan semakan semula. 6.6 Batching 6.6.1 Kumpul baucar dan Invoice Entry mengikut Payment Entry. Pastikan setiap baucar lengkap mengikut Payment Entry yang telah disahkan dan diluluskan 6.6.1 Rekod dalam buku daftar batching baucar/jernal perkara-perkara berikut: (i) Nombor Payment Entry Rujukan Batch ; (ii) Jumlah Payment Entry; (iii) Bilangan Baucar; (iv) Tarikh Batching; dan (v) Ruang untuk tandatangan penerimaan oleh Seksyen Perakaunan Kewangan 6.6.3 (c) Salinan asal Payment Entry bersama dokumen sokongan hendaklah dihantar kepada Seksyen Kewangan Perakaunan Kemaskini Baucar Kemaskini baucar berpandukan Arahan Kerja Kemaskini Baucar (OPR/BEN/AK009/AKN) Penyediaan dan Pengedaran Cek 6.8.1 Semua baucar yang telah diluluskan akan dibuat bayaran melalui cek/eft. Rujuk Sedia dan edar cek berpandukan Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN -AKN/P005) 6.8.2 Bagi cek yang hendak dibatalkan/diganti rujuk Garis Panduan Permohonan Pembatalan Dan Bayaran Mengganti Cek/Bank Deraf Dan Pindahan Bank (OPR/BEN/GP009/BYR) dan Manual Semakan Status Pembayaran (M017) Tamat

Buku Daftar batching Baucar / Jernal


6.4 Pendaftaran / Kemaskini Invois Dan Penyediaan Baucar (a)Daftarkan invois ke dalam Sistem SAGA berdasarkan User Guide SAGA yang boleh didapati di www.censf.com/acct82docs/index.htm (b)Bagi invois yang melibatkan kenaan caj denda, sila rujuk kepada User Guide SAGA yang boleh didapati di www.censf.com/acct82docs/index.htm (c) Sediakan baucar berasaskan User Guide SAGA yang boleh didapati di www.censf.com/acct82docs/index.htm 6.5 Pengesahan dan Kelulusan Baucar (a) Serah baucar dan dokumen sokongan kepada PK/PKA/PTK untuk pengesahan dan kelulusan mengikut kuasa yang telah diberi. (b) Bagi baucar yang tidak diluluskan, kembali ke langkah 6.3 untuk tindakan semakan semula. 6.6 Batching (a) Kumpul baucar dan Invoice Entry mengikut Payment Entry. Pastikan setiap baucar lengkap mengikut Payment Entry yang telah disahkan dan diluluskan. (b) Rekod dalam buku daftar batching baucar/jernal perkara-perkara berikut:

(i) Nombor Rujukan Batch; (ii) Jumlah; (iii) Bilangan Baucar; (iv) Tarikh Batching; dan (v) Ruang untuk tandatangan penerimaan oleh Seksyen Perakaunan Kewangan

(c) Salinan asal Payment Entry bersama dokumen sokongan hendaklah dihantar kepada Seksyen Kewangan Perakaunan. 6.7 Penyediaan Bayaran Melalui Cek / EFT (a) Semua baucar yang telah diluluskan akan dibuat bayaran melalui cek/eft. Rujuk Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BUR-AKN/P005) dan Prosedur Pengurusan Pembayaran melalui Pidahan Terus Secara Elektronik (EFT) (UPM/OPR/BUR-AKN/P010).

Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BUR-AKN/P005) Prosedur Pengurusan Pembayaran melalui Pidahan Terus Secara Elektronik (EFT) (UPM/OPR/BUR-AKN/P010)

19 | P a g e



7.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk

Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab

Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan Kuasa Melupus

1.

2.

3.

4.

Buku Daftar Batching Baucar/Jernal 400-3 Bayaran Baucar Pembayaran Asal OPR/ BEN/DF030/BYR Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan OPR/ BEN /DF047/BYR Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Cek

PTK

PTK Seksyen Kewangan

Perakaunan

PTK

PA/PTK

PTK

PTK

PTK

PTK

Pejabat Bendahari 1 Tahun

Pejabat

Bendahari 7 Tahun



Pengurus Zon/Ketua

Seksyen

Arkib Negara

PK

PK

7.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk

Fail dan Senarai Rekod

Tanggung jawab

Mengumpul dan

Memfail

Tanggung jawab

Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan Kuasa Melupus

1.

2.

3.

- Buku Daftar Batching Baucar/Jernal UPM.BUR.BYR.400-3/1 Bayaran Perbelanjaan AP 58(a) dan AP59 •Baucar Pembayaran Asal - Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (DF030/BYR)

PTK

PTK Seksyen Kewangan

Perakaunan

PTK

PTK

PTK

PA/PK

Pejabat Bursar 1 Tahun

Pejabat Bursar

7 Tahun

Pejabat Bursar

1 Tahun

BPOB/ Seksyen

Arkib Negara

PK

Nama Dokumen: Garis Panduan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan Kod Dokumen: OPR/BEN/GP011/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 01 , Tarikh Kuatkuasa: 18/08/2016

1.0 TUJUAN

Garis panduan ini disediakan untuk rujukan Pejabat Bursar mengenai tatacara

memproses permohonan pinjaman / pembiayaan kenderaan mengikut pekeliling

dan peraturan yang berkuatkuasa.

2.0 SKOP

Garis panduan ini merangkumi semua jenis pinjaman / pembiayaan kenderaan bagi

staf UPM yang bertaraf tetap.

Nama Dokumen: Garis Panduan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan Kod Dokumen: OPR/BUR/GP011/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 14/12/2018 TUJUAN

Garis panduan ini disediakan untuk rujukan Pejabat Bursar mengenai tatacara

memproses permohonan pinjaman / pembiayaan kenderaan mengikut pekeliling

dan peraturan yang berkuatkuasa.

SKOP

Garis panduan ini merangkumi semua jenis pinjaman / pembiayaan kenderaan

bagi pekerja UPM yang bertaraf tetap

20 | P a g e



TATACARA TERPERINCI 3.1 Terima borang permohonan.

3.1.1 Terima Borang Permohonan Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR032/BYR dari pemohon beserta dokumen sokongan.

3.1.2 Cop tarikh terima pada muka serat hadapan borang tersebut.

3.1.3 Pegawai-pegawai yang layak memohon pinjaman kenderaan ialah

pegawai-pegawai yang berjawatan tetap. Pinjaman adalah bagi

membeli kenderaan yang dibenarkan mengikut kelayakan dan

kemampuan seseorang pegawai yang sesungguhnya memerluka

kenderaan untuk menjalankan tugas rasmi dengan sempurna

3.2 Rekod di dalam Buku Daftar Pinjaman/Pembiayaan

3.2.1 Rekod penerimaan borang di dalam Buku Daftar Pinjaman/Pembiayaan

(a) Bilangan @ Bil. (b) Tarikh terima permohonan (c) Nama pemohon (d) Jawatan (e) Pusat Tanggungjawab / PTJ (f) Jumlah Permohonan (g) Tarikh di kembalikan untuk pembetulan (h) Tarikh Proses (i) Bilangan Hari (j) Tarikh Kelulusan (k) Tempoh kelulusan dari (b) hingga (j) (l) Tarikh terima perjanjian (m) Tempoh Bayaran Balik (Bulan) (n) Potongan bulan pertama (o) Nombor baucar (p) Jumlah baucar (q) Tarikh baucar (r) Nombor fail peminjam s) Tarikh cek (t) Catatan

PANDUAN


1.0 Terima borang permohonan

Terima Borang Permohonan Pinjaman /

Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM

(SOK/KEW/BR032/BYR)..dokumen sokongan.

Penolong

Akauntan (PA)/

Pembantu Tadbir

Kewangan (PTK)

21 | P a g e



3.3 Semak maklumat permohonan dan kelaayakan

3.3.1 Semak syarat-syarat pembiayaan seperti berikut:-

(a) Taraf jawatan staf tetap :

i. Bagi staf yang bertaraf tetap hendaklah mengikut pekeliling semasa.

ii.Bagi staf yang belum disahkan dalam jawatan hendaklah mengemukakan salinan surat tawaran dan surat lantikan. iii.Bagi staf yang dilantik sebagai Tutor tidak layak memohon. (b) Gaji Pegawai : Semak slip gaji terkini pemohon yang mana potongannya tidak melebihi 60% iaitu termasuk potongan pinjaman kenderaan yang akan diluluskan. Gaji pokok tidak kurang daripada RM1,620.00 untuk pembelian kereta sahaja).

(c) Lesen Memandu : Semak lesen memandu yang sah bagi pemohon

mengikut kelas kenderaan yang hendak dibeli seperti yang tertera di dalam lesen yang dikeluarkan oleh Jabatan Pengangkutan Jalan.

(d) Umur Pemohon : Bagi pemohon yang akan bersara, tempoh bayaran balik hendaklah dijelaskan enam (6) bulan sebelum tarikh persaraan pemohon

(e) Pengesahan Borang Permohonan : Borang Permohonan hendaklah disahkan oleh Dekan atau Ketua Jabatan atau Ketua Bahagian.

(f) Staf yang baru dilantik daripada jabatan luar universiti tidak boleh memohon pinjaman kenderaan universiti untuk menyelesaikan baki pinjaman di jabatan lama kerana nama kakitangan tersebut telah tercatat di dalam kad Perakuan Pendaftaran Kenderaan.


2.0 Semak maklumat dan kelayakan pemohon PA/PTK

(a) Taraf jawatan : (i) pekerja bertaraf tetap dan

disahkan dalam perkhidmatan.

(ii) Bagi pekerja yang bertaraf tetap

dan belum disahkan dalam

perkhidmatan, pemohon

hendaklah dijamin oleh dua (2)

orang pegawai dari Kumpulan

Pengurusan & Profesional dan

Kumpulan Sokongan yang telah

disahkan dalam jawatannya.

(b) Gaji Pegawai : (i) Jumlah ansuran potongan bulanan

pembelian kenderaan mestilah

tidak melebihi 1/3 daripada gaji

pokok pegawai dan jumlah semua

potongan gajinya, termasuk

ansuran potongan

pinjaman/pembiayaan berkenaan

tidak melebihi 60% dari gaji pokok

serta elaun-elaun.

(ii) Gaji pokok tidak kurang daripada

RM1,620.00 (untuk pembelian

kereta sahaja).

(c) Lesen Memandu : Pemohon mempunyai lesen memandu yang sah.

22 | P a g e




(d) Kelayakan pemohon

(i) Pinjaman diberi sekali sahaja dalam

tempoh lima (5) tahun dengan syarat

pinjaman yang ada telah diselesaikan.

(ii) Semak kelayakan jumlah dan tempoh

pinjaman berdasarkan

peraturan-peraturan semasa yang

berkuatkuasa.

(iii) Bagi pemohon yang sedang membuat

pinjaman motosikal adalah tidak

layak untuk membuat pinjaman

kereta dalam tempoh yang sama,

begitu juga sebaliknya.

(e) Permohonan kenderaan terpakai

Bagi pembiayaan kenderaan terpakai,

peraturannya adalah seperti berikut:-

(i) Pemohon tidak boleh membeli

kenderaan suami atau isteri.

(ii) Pegawai yang telah membeli

kenderaan melalui syarikat-syarikat

kewangan tidak boleh menggunakan

wang pinjaman kenderaan UPM bagi

menyelesaikan baki hutangnya

dengan syarikat kewangan.

(iii) Pemohon tidak boleh memohon

pinjaman kenderaan jika namanya

sudah tercatat di Kad Perakuan

Pendaftaran Kenderaan. Ianya juga

termasuk bagi kereta terpakai yang

dibeli dari luar negeri.

(iv) Pinjaman tidak melebihi harga bersih

kenderaan atau maksimum kelayakan

pemohon atau nilaian kenderaan

tersebut yang dinilai oleh Jurutera

Mekanikal (JKR Woksyop

Persekutuan).

(v) Kenderaan mestilah boleh dilindungi

dengan polisi insurans komprehensif

sehingga baki pinjaman diselesaikan.

23 | P a g e




(vi) Tempoh bayaran balik pinjaman

kenderaan hendaklah ditentukan

berdasarkan kepada baki tempoh

kenderaan berekonomi dan selamat

dipakai sebagaimana dinilaikan oleh

pihak Jurutera Mekanikal (JKR

Woksyop Persekutuan).

3.0 Cap tarikh terima pada muka surat hadapan

borang tersebut.

PA/PTK

4.0 Rekod Daftar pinjaman/pembiayaan PA/PTK

(a) Rekod daftar pinjaman/pembiayaan yang

telah diluluskan dengan mengandungi

maklumat-maklumat berikut:

(i) Bilangan @ Bil;

(ii) Tarikh terima permohonan;

(iii) Nama pemohon;

(iv) Nombor Kad Pengenalan;

(v) Jawatan;

(vi) Pusat Tanggungjawab/ PTJ;

(vii) Jumlah pinjaman;

(viii) Tarikh Proses;

(ix) Bilangan Hari;

(x) Tarikh pembiayaan diluluskan;

(xi) Tempoh kelulusan dari (b) hingga (j);

(xii) Tarikh terima perjanjian;

(xiii) Tempoh Bayaran Balik (Bulan);

(xiv) Potongan Bulan Pertama & amaun;

(xv) Potongan bulan akhir & amaun;

(xvi) Nombor baucar;

(xvii) Jumlah baucar;

(xviii) Tarikh baucar;

(xix) No EFT;

24 | P a g e



3.5 Kelulusan pinjaman/pembiayaan

3.5.1 Dapatkan kelulusan permohonan pinjaman/pembiayaan kenderaan daripada

Bursar atau pegawai yang diberikuasa.

3.6 Penyediaan /penyerahan Surat Kelulusan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan

3.6.1 Sediakan surat kelulusan pinjaman/pembiayaan mengikut format seperti

berikut:-


(xx) Nombor fail peminjam;

(xxi) Tarikh EFT;

(xxii) Nombor dan tarikh resit/invois

pembelian; dan

(xxiii) Tempoh penangguhan bayaran (jika

ada).

5.0 Pengesahan dan kelulusan pinjaman/pembiayaan.

Dapatkan pengesahan dan kelulusan

pinjaman/pembiayaan pada Borang

Permohonan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan

Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR032/BYR)

daripada pegawai yang telah diberi kuasa bagi

permohonan yang telah lengkap.

Pegawai yang

diberi kuasa

6.0 Penyediaan dokumen bagi

permohonan/pembiayaan yang diluluskan.

PA/PTK

(a) Sediakan dokumen seperti berikut bagi

pinjaman/pembiayaan yang telah

diluluskan.

(i) Surat Kelulusan Pinjaman Kenderaan

Secara Biasa

(Konvensional)(DF051/BYR) yang

boleh diperolehi daripada laman

sesawang Pejabat Bursar

(www.bursar.upm.edu.my/faildokumen)

Atau

Surat Kelulusan Pembiayaan

Pembelian Kenderaan Secara Islam

(Al-Bai’ Bithaman `Ajil) ( DF050/BYR)

yang boleh diperolehi daripada laman



25 | P a g e



3.6.2 Serah surat kelulusan pinjaman/pembiayaan kepada pemohon. Surat

kelulusan pinjaman/pembiayaan hanya sahlaku selama tiga (3) bulan sahaja.

3.7 Sedia fail peminjam

3.7.1 Sediakan fail peminjam setelah surat kelulusan pinjaman/pembiayaan

dikeluarkan kepada peminjam.

3.7.2 Lekatkan Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pinjaman/Pembiayaan

Kenderaan (OPR/BEN/SS003/BYR) pada kulit fail tersebut.


(ii) Jawapan Tawaran Pinjaman

Kenderaan Universiti (DF038/BYR)



(www.bursar.upm.edu.my/faildokum

en)

(iii) Perjanjian Pinjaman Kenderaan

(DF039/BYR) yang boleh diperolehi

daripada laman sesawang Pejabat

Bursar


atau

Memorandum Penerimaan/

Perjanjian Al-Bai’ Bithaman ‘Ajil

Untuk Skim Pembiayaan Kenderaan

Kakitangan

Universiti Putra Malaysia

(DF040/BYR) diperolehi daripada

laman sesawang Pejabat Bursar


(b) Serah dokumen seperti di para 6.0 (a)

kepada pemohon untuk dilengkapkan.

PA/PTK

(c) Surat kelulusan pinjaman/pembiayaan

hanya sahlaku selama tiga (3) bulan sahaja.

(d) Pemohon perlu mengembalikan borang

yang telah lengkap seperti di para 6.0(a)(ii)

dan 6.0(a)(iii) samada menerima atau

menolak tawaran dalam tempoh sahlaku

surat kelulusan. Sekiranya tiada tindakan

daripada pemohon dalam tempoh tersebut,

tawaran akan terbatal dengan sendirinya.

Pemohon


Sediakan fail peminjam mengikut Senarai Semak

Dokumen Fail Individu Bagi

Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan (SS003/BYR)

yang boleh diperolehi daripada laman sesawang

Pejabat Bursar

(www.bursar.upm.edu.my/faildokumen) setelah

surat kelulusan pinjaman/pembiayaan dikeluarkan

kepada peminjam.

http://www.bursar.upm.edu.my/faildokumen



26 | P a g e



3.8 Terima Jawapan

3.8.1 Pemohon hendaklah mengemukakan jawapan samada menerima atau

menolak tawaran dalam tempoh sahlaku surat kelulusan dengan

menggunakan Daftar Format Jawapan Tawaran Pinjaman Kenderaan

(OPR/BEN/DF038/BYR). Sekiranya tiada tindakan daripada pemohon dalam

tempoh tersebut, tawaran akan terbatal dengan sendirinya.

3.8.2 Jika pemohon mempunyai alasan yang munasabah dan ingin melanjutkan

tempoh kelulusan, pemohon hendaklah mengemukakan surat penjelasan

untuk dipertimbangkan. Had maksimum tempoh lanjutan tawaran

pinjaman kenderaan hanya sahlaku dalam tempoh tiga (3) bulan daripada

tamatnya tempoh tawaran asal.

3.9 Penyediaan / penyerahan Surat Perjanjian pinjaman/pembiayaan

3.9.1 Sediakan surat perjanjian pinjaman/pembiayaan mengikut format seperti

berikut:-

(a)Daftar Format Memorandum Penerimaan / Perjanjian Pembiayaan Al-Bai

Bithaman Ajil untuk Skim Pembiayaan Kenderaan Pegawai UPM

(OPR/BEN/DF040/BYR) bagi perjanjian secara islam; atau

(b) Daftar Format Perjanjian Pinjaman Kenderaan (OPR/BEN/DF039/BYR) bagi

perjanjian secara biasa (konvensional)

3.9.2 Semak Surat Perjanjian tersebut dan pastikan jumlah pinjaman dan tempoh

bayaran balik adalah selaras dengan kelulusan.

3.9.3 Serah surat perjanjian pinjaman/pembiayaan kepada pemohon untuk

dilengkapkan.

3.10 Terima Surat Perjanjian Pinjaman/pembiayaan daripada pemohon.

3.10.1 Surat Perjanjian hendaklah dilengkapkan oleh pemohon dengan

mendapatkan dua (2) orang penjamin.

(a) Penjamin hendaklah terdiri daripada staf tetap UPM yang sama kumpulan

jawatannya atau lebih tinggi jawatannya daripada peminjam.

(b) Saksi bagi setiap penjamin boleh terdiri daripada orang yang sama atau

berlainan dan hendaklah dikalangan staf tetap UPM.


8.0 Terima dan semak surat perjanjian

pinjaman/pembiayaan daripada pemohon.

PTK

27 | P a g e



3.10.2 Bagi surat perjanjian yang tidak lengkap, kembalikan kepada pemohon

untuk dilengkapkan.

3.11 Tandatangan ………pembiayaan

3.11.1 Surat Perjanjian yang telah dilengkapkan oleh pemohon hendaklah

ditandatangani oleh Bursar / Pegawai yang diberikuasa.

3.11.2 Serah surat perjanjian tersebut kepada pemohon untuk disetemkan.

3.12 Setem surat perjanjian pinjaman/pembiayaan.

3.12.1 Surat Perjanjian yang telah ditandatangani oleh Bursar / Pegawai Kewangan

hendaklah dikembalikan kepada pemohon untukdisetemkan secukupnya

berdasarkan kepada amaun pinjamankenderaan. Kadar penentuan jumlah setem

adalah bergantungkepada cara pinjaman yang dibuat dan mengikut Akta Setem

yangberkuatkuasa dari masa ke semasa

a. Daftar Format Perjanjian Pinjaman Kenderaan (OPR/BEN/DF039/BYR) bagi

perjanjian secara biasa (konvensional). Jumlah setem bergantung kepada jumlah

pinjaman yang dibuat.

Contohnya:

Amaun Bayaran Setem

Bagi setiap RM500.00 atau

sebahagian darinya

RM2.50

b ) Daftar Format Memorandum Penerimaan / Perjanjian Pembiayaan Al-Bai

Bithaman Ajil untuk Skim Pembiayaan Kenderaan Pegawai UPM

(OPR/BEN/DF040/BYR) bagiperjanjian secara Islam

J umlah setem adalah sebanyak RM10.00 dan bergantung kepada Akta Setem yang

berkuatkuasa dari semasa ke semasa.

3.12.2 Surat perjanjian yang telah disetemkan hendaklah dikembalikan ke Pejabat

Bursar.


Bagi dokumen yang tidak lengkap, kembalikan


9.0 Tandatangan surat perjanjian

pinjaman/pembiayaan

PK/Bursar

Surat Perjanjian yang telah dilengkapkan oleh

pemohon hendaklah ditandatangani oleh Bursar /

pegawai yang dibenarkan untuk menandatangani

surat cara Universiti.

10.0 Meterai surat perjanjian pinjaman/pembiayaan Pemohon

(a) Surat Perjanjian yang telah disempurnakan

hendaklah dikemukakan ke Lembaga Hasil

Dalam Negeri (LHDN) untuk dimeterai

secukupnya

(b) Surat perjanjian yang telah dimeterai

hendaklah dikembalikan ke Pejabat Bursar.

28 | P a g e



3.12.3 Bayaran akan dilakukan dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh terima

surat perjanjian.

3.13 Penyediaan Baucar/batching/pengesahan/kelulusan baucar.

3.13.1 Sediakan ……..(SOK/KEW/GP014/BYR).

3.13.2 Serah baucar, dokumen tuntutan dan dokumen sokongan kepada

TB/PB/PA/PTK untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan.

3.13.3 Serah baucar, dokumen tuntutan dan dokumen sokongan kepada

TB/PA/PTK/PB untuk kelulusan mengikut had kuasa yang telah ditetapkan.

3.13.4 Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian

(SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara batching.

3.14 Penyedian dan pengedaran cek

3.14.1 Sedia dan edar cek berpandukan Prosedur Pengurusan Cek

(UPM/OPR/BEN-AKN/P005).

3.14.2 Cek diserahkan kepada peminjam beserta Daftar Format Penyerahan Cek

Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/DF052/BYR)

3.15 Penyediaan ……. Gaji

3.15.1 Sediakan arahan potongan gaji melalui Daftar Format Arahan Potongan

Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan / Komputer (OPR/BEN/DF037/BYR)

3.15.2 Cetak sebanyak 3 salinan dan serahkan kepada :-


11.0 Penyediaan Baucar bayaran. PA/PTK

(a) Sediakan baucar bayaran melalui EFT

dengan merujuk Garis Panduan

Pembayaran Tanpa Pesanan Belian

(SOK/KEW/GP014/BYR)

(b) Bayaran pinjaman/pembiayaan akan

disediakan dalam tempoh 7 hari bekerja.

(c) Maklumkan kepada pembekal dan pemohon

selepas bayaran dibuat.

12.0 Penyediaan / Penyerahan Arahan Potongan Gaji PA/PTK

(a) Sediakan arahan potongan gaji melalui

Daftar Format Arahan Potongan Gaji

Kemudahan Pinjaman (DF037/BYR) yang

boleh diperolehi daripada laman sesawang

Pejabat Bursar

(www.bursar.upm.edu.my/faildokumen).

(b) Cetak sebanyak 4 salinan dan serahkan

kepada :-

(i) Pemohon;

(ii) Pejabat Pendaftar;

(ii) Penjamin (sekiranya perlu); dan

(iv) Fail Peminjam

(c) Bayaran pinjaman/pembiayaan akan

disediakan dalam tempoh 7 hari bekerja.

(d) Maklumankan kepada pembekal kenderaan

dan pemohon selepas bayaran dibuat.


29 | P a g e



3.16 Dapatkan maklumat nombor chasis dan nombor enjin kenderaan secara

bertulis

(a) Diserahkan kepada peminjam bagi tujuan pendaftaran dengan

pihak JPJ. Pastikan Perakuan Pendaftaran Kenderaan tersebut

telah dicop ‘Hakmilik Dituntut Oleh : Universiti Putra Malaysia’

3.17 Kemaskini Potongan Gaji Ke Dalam Sistem IHRMS

3.17.1 Kemaskini arahan potongan gaji untuk melaraskan pinjaman ke dalam

sistem IHRMS. berpandukan Manual Kerja Pembayaran Gaji Dan Elaun Melalui

Sistem IHRMS (M026).

3.18 Terima dokumen pembelian kenderaan

3.18.1 Terima dokumen berikut dalam tempoh 30 hari daripada tarikh cek:-

c. Kad Pendaftaran yang telah dicop dengan tanda “Hakmilik Dituntut Oleh

Universiti Putra Malaysia” dan

d. Invois rasmi bagi kenderaan baru atau surat jual beli bagi kenderaan terpakai.


13.0 Tuntut Hak Milik PA/PTK

(a) Dapatkan maklumat nombor chasis dan

nombor enjin kenderaan daripada

pembekal.

(b) Sediakan Surat Pengesahan e-Hakmilik

JPJ-FIS melalui laman web eHakmilik JPJ

(http//:www.fis.com.my/).

(c) Cetak surat tersebut sebanyak dua

salinan:-

(i) Diserahkan kepada peminjam

pembekal bagi tujuan pendaftaran

dengan pihak JPJ; dan

(ii) Disimpan didalam fail peminjam.

(d) Tandatangani borang JPJ K3.

14.0 Kemaskini Potongan Gaji Ke Dalam Sistem IHRMS PA/PTK

Kemaskini arahan potongan gaji untuk

melaraskan pinjaman ke dalam sistem IHRMS.

15.0 Terima dokumen pembelian kenderaan PA/PTK

(a) Terima dokumen berikut dalam tempoh

30 hari daripada tarikh bayaran diterima

oleh pembekal:-

(i) Resit asal/ surat akuan penerimaan

wang daripada penjual kenderaan;

(ii) Salinan Cover nota / polisi insuran

komprehensif / takaful;

(iii) Salinan Sijil Pemilikan Kenderaan

(Jabatan Pengangkutan Jalan) ; dan

(iv) Invois asal bagi kenderaan baru

atau surat jual beli bagi kenderaan

terpakai.

30 | P a g e



3.18.2 Sekiranya dokumen berikut tidak diterima dalam tempoh tiga puluh (30)

hari daripada tarikh cek diserahkan hantar surat peringatan menggunakan Daftar

Format Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pinjaman /Pembiayaan

Kenderaan (OPR/BEN/DF053/BYR)

3.19 Pemeriksaan kenderaan

3.19.1 Periksa kenderaan dan pastikan nombor chasis, nombor engine dan nombor

pendaftaran di kenderaan sama seperti di dalam Kad Perakuan Pendaftaran

kenderaan dengan menggunakan Daftar Format Pemeriksaan Kenderaan

(OPR/BEN/DF042/BYR)Peminjam hendaklah mengemukakan Polisi Insuran

Komprehensif bagi pinjaman Cara Biasa (konvensional) dan Polisi Insuran Takaful

bagi pinjaman Cara Islam ke Pejabat Bursar setiap tahun sehingga pinjaman

selesai.

3.19.2 Jika peminjam menukar enjin dalam tempoh pinjaman atas sebab tertentu

yang munasabah, Kad Perakuan Pendaftaran Kenderaan hendaklah dikemukakan

ke Pejabat Bursar yang menyatakan nombor enjin yang baru.


(b) Sekiranya dokumen berikut tidak diterima

dalam tempoh tiga puluh (30) hari

daripada tarikh bayaran dibuat, hantar

surat peringatan menggunakan Daftar

Format Peringatan Penyerahan

Dokumen-Dokumen Pinjaman

/Pembiayaan Kenderaan (DF053/BYR)




(c) Peminjam hendaklah mengemukakan

Polisi Insuran Komprehensif bagi

pinjaman Cara Biasa (konvensional) dan

Polisi Insuran Takaful bagi pinjaman Cara

Islam ke Pejabat Bursar setiap tahun

sehingga pinjaman selesai.

16.0 Bayaran balik pinjaman/pembiayaan PA/PTK

(a) Tempoh bayaran balik adalah mengikut

pekeliling berkuatkuasa dan bayaran balik

hendaklah dijelaskan 12 bulan sebelum

tarikh akhir persaraan pemohon

(b) Bagi pekerja yang meninggal dunia, baki

pembiayaan yang belum dijelaskan perlu

dikutip melalui ganjaran yang dibayar oleh

Universiti kepada pekerja.

31 | P a g e



3.20 Kemaskini Fail peminjam

3,20.1 Kemaskini fail peminjam berpandukan Senarai Semak Dokumen Fail

Individu Bagi Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/SS003/BYR)


(c) Bagi pekerja yang telah diluluskan cuti

tanpa gaji/cuti separuh gaji oleh

UniversitI, pegawai yang dibenarkan

untuk menandatangani surat cara

Universiti adalah diberi kuasa untuk

memberi penangguhan bayaran balik

pinjaman/pembiayaan kenderaan.

Tempoh bayaran balik hendaklah

dijadualkan semula tanpa dikenakan

apa-apa bayaran tambahan bagi tempoh

berkenaan.

17.0 Kemaskini Fail peminjam setelah dokumen

selesai diserahkan oleh pemohon.

PTK

Nama Dokumen: Garis Panduan Pembiayaan Komputer Kod Dokumen: OPR/BEN/GP012/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 01 , Tarikh Kuatkuasa: 18/08/2016 1.0 TUJUAN

Garis panduan ini disediakan untuk rujukan Pejabat Bursar mengenai tatacara memproses permohonan pembiayaan Komputer mengikut pekeliling dan peraturan berkuatkuasa. 2.0 SKOP Garis panduan ini merangkumi semua jenis pembiayaan komputer bagi staf UPM yang bertaraf tetap.

Nama Dokumen: Garis Panduan Skim Pembiayaan Komputer Dan Telefon Pintar (Smartphones) Kod Dokumen: OPR/BUR/GP012/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 14/12/2018 TUJUAN

Garis panduan ini disediakan untuk rujukan Pejabat Bursar mengenai tatacara memproses permohonan pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) mengikut pekeliling dan peraturan berkuatkuasa. SKOP Garis panduan ini merangkumi semua jenis pembiayaan komputer dan telefon pintar (smartphones) bagi pekerja UPM yang bertaraf tetap dan telah disahkan dalam perkhidmatan.

32 | P a g e



3.0 TATACARA TERPERINCI 3.1 Terima borang permohonan

3.1.1 Terima Borang Permohonan Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR) dari pemohon beserta dokumen sokongan.

3.1.2 Cop tarikh terima pada muka serat hadapan borang tersebut.

3.1.3 Peraturan pembiayaan computer (a) Skim pembiayaan ini hanya

ditawarkan kepada semua anggota Perkhidmatan Awam yang bertaraf tetap. Pembiayaan ini dibenarkan dibuat tiga (3) tahun sekali dikira mulai tarikh kelulusan sebelumnya dengan syarat pinjaman yang ada telah diselesaikan

(b) Jumlah potongan bulanan untuk pembelian komputer berkenaan hendaklah tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok anggota dan jumlah semua potongan gajinya hendaklah tidak melebihi 60% dari jumlah gaji pokok serta elaun-elaun.

3.2 Rekod di dalam Buku Daftar Pinjaman/Pembiayaan

3.2.1 Rekod penerimaan borang di dalam Buku Daftar Pinjaman/Pembiayaan Komputer

(a) Bilangan @ Bil. (b) Tarikh terima permohonan (c) Nama pemohon (d) Jawatan (e) Pusat Tanggungjawab / PTJ (f) Jumlah Permohonan (g) Tarikh di kembalikan untuk pembetulan (h) Tarikh Proses (i) Bilangan Hari (j) Tarikh Kelulusan (k) Tempoh kelulusan dari (b) hingga (j) (l) Tarikh terima perjanjian (m) Tempoh Bayaran Balik (Bulan) (n) Potongan bulan pertama (o) Nombor baucar (p) Jumlah baucar (q) Tarikh baucar (r) Nombor fail peminjam s) Tarikh cek (t) Catatan

PANDUAN

SEMAKAN/TINDAKAN TANGGUNG

JAWAB

1.0 Terima borang permohonan

PA/PTK Terima Borang Permohonan Pembiayaan Komputer

dan Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR) dari pemohon beserta dokumen sokongan.

33 | P a g e



3.3 Semak maklumat borang permohonan

3.3.1 Semak syarat-syarat pembiayaan seperti berikut:-

(a) Taraf jawatan staf tetap : i. Bagi staf yang bertaraf tetap hendaklah mengikut pekeliling semasa. ii.Bagi staf yang belum disahkan dalam jawatan hendaklah mengemukakan salinan surat tawaran dan surat lantikan. iii.Bagi staf yang dilantik sebagai Tutor tidak layak memohon. (b)Gaji Pegawai : Semak slip gaji yang terkini pemohon yang mana potongannya tidak melebihi 60% iaitu termasuk potongan pembiayaan komputer yang akan diluluskan. (c)Umur Pemohon : Bagi pemohon yang akan bersara, tempoh bayaran balik hendaklah dijelaskan enam (6) bulan sebelum tarikh persaraan pemohon (d)Sebutharga Komputer: Sebutharga Komputer hendaklah dilampirkan untuk menentukan jumlah sebenar yang ingin dipohon dan bagi menentukan jumlah sebenar yang layak untuk dipertimbangkan. (e)Pengesahan Borang Permohonan : Borang Permohonan hendaklah disahkan oleh Dekan atau Ketua Jabatan atau Ketua Bahagian.

3.3.2 Semak Kelayakan permohonan:

Pemohon layak untuk membuat pembiayaan seterusnya dengan syarar pembiayaan sebelumnya telah genap tiga (3) tahun dan baki pembiayaan telah dibayar balik sepenuhnya.

3.3.3 Semak baki Kumpulan Wang Pembiayaan Komputer melalui Sistem SAGA bagi memastikan peruntukkan sediada mencukupi.


2.0

Semak maklumat dan kelayakan pemohon borang permohonan (a) Taraf jawatan :

(i) Pekerja bertaraf tetap dan disahkan dalam perkhidmatan.

PA/PTK

(b) Gaji Pegawai : Jumlah ansuran potongan bulanan mestilah tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok pegawai dan jumlah semua potongan gajinya termasuk ansuran potongan pembiayaan berkenaan tidak melebihi 60% daripada jumlah gaji pokok dan elaun-elaun.

(c) Sebutharga Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) : Sebutharga Komputer hendaklah dilampirkan untuk menentukan jumlah sebenar yang ingin dipohon dan bagi menentukan jumlah sebenar yang layak untuk dipertimbangkan. Sebutharga boleh diperoleh secara terus atau atas talian.

(d) Kelayakan permohonan: (i) Pinjaman diberi sekali sahaja dalam tempoh

tiga (3) tahun dengan syarat pinjaman yang ada telah diselesaikan.

(ii) Semak kelayakan dan jumlah tempoh

pinjaman berdasarkan peraturan-peraturan semasa yang berkuatkuasa.

PA/PTK

34 | P a g e



3.4 Pengesahan maklumat permohonan dan kelayakkan

3.4.1 Dapatkan pengesahan maklumat dan kelayakkan permohonan daripada pegawai yang bertanggungjawab.

3.5 Kelulusan pinjaman/pembiayaan

3.5.1 Dapatkan kelulusan permohonan pinjaman/pembiayaan kenderaan daripada Bursar atau pegawai yang diberikuasa


3.0 4.0 5.0

Cap tarikh terima pada muka surat hadapan borang tersebut. Rekod di dalam Buku Daftar Pinjaman/Pembiayaan (a) Rekod penerimaan borang di dalam Buku

Daftar Pinjaman/ Pembiayaan Komputer dan telefon pintar (smartphones). (i) Bilangan @ Bil; (ii) Tarikh terima permohonan; (iii) Nama pemohon; (iv ) Jawatan; (v) Pusat Tanggungjawab / PTJ; (vi) Jumlah Pembiayaan; (vii) Tarikh di kembalikan untuk

pembetulan; (viii) Tarikh Proses; (ix) Bilangan Hari; (x) Tarikh pembiayaan diluluskan; (xi) Tempoh kelulusan dari (b) hingga (j); (xii) Tarikh terima perjanjian; (xiii) Tempoh Bayaran Balik (Bulan); (xiv) Potongan bulan pertama & amaun; (xv) Potongan bulan akhir dan amaun; ( xvi) Nombor baucar; (xvii) Jumlah baucar; (xviii) Tarikh baucar; (xix) Nombor fail peminjam; (xx)Tarikh EFT; (xxi) No. EFT); (xxii) Nombor dan tarikh resit/invois

pembelian; dan (xxiv)Tempoh penangguhan bayaran (jika

ada). Pengesahan dan kelulusan pembiayaan

(a) Dapatkan pengesahan dan kelulusan pembiayaan pada Borang Permohonan Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR) daripada pegawai yang telah diberi kuasa bagi permohonan yang telah lengkap.

PTK/PA

PTK/PA

PTK/PA

35 | P a g e



3.6 Penyediaan /penyerahan Surat Kelulusan Pembiayaan Komputer 3.6.1 Sediakan surat kelulusan pembiayaan berpandukan Daftar Format Surat Kelulusan Dan Tawaran Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/DF046/BYR) 3.6.2 Serah surat kelulusan pinjaman/pembiayaan kepada pemohon. Surat kelulusan pinjaman/pembiayaan hanya sahlaku selama dua (2) bulan sahaja.


6.0

Penyediaan dokumen bagi pembiayaan yang diluluskan.

(a) Sediakan dokumen seperti berikut bagi pembiayaan yang telah diluluskan

(i) Surat Kelulusan Pembiayaan

Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones (DF046/BYR) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen); dan

(ii) Memorandum Penerimaan

/Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) Bagi Pegawai Universiti Putra Malaysia (DF041/BYR) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar www.bursar.upm.edu.my/faildokumen)

(b) Serah dokumen seperti di para 6.0 (a)


(c) Surat kelulusan pinjaman/pembiayaan

hanya sahlaku selama dua (2) bulan

sahaja.

(d) Pemohon perlu mengembalikan

borang yang telah lengkap seperti di para

6.0(a)(ii) samada menerima atau menolak

tawaran dalam tempoh sah laku surat

kelulusan. Sekiranya tiada tindakan

daripada pemohon dalam tempoh

tersebut, tawaran akan terbatal dengan

sendirinya.

PTK/PA

PA/PTK

Pemohon

Pemohon





36 | P a g e




3.7.1 Sediakan fail peminjam setelah surat kelulusan pinjaman/pembiayaan dikeluarkan kepada peminjam. 3.7.2 Lekatkan Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/SS004/BYR) pada kulit fail tersebut.

3.8 Terima Jawapan

3.8.1 Pemohon hendaklah mengemukakan Daftar Format Memorandum

Penerimaan /Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar

(Smartphones) Bagi Pegawai UPM (OPR/BEN/DF041/BYR) samada

menerima atau menolak tawaran dalam tempoh sahlaku surat kelulusan.

Sekiranya tiada tindakan daripada pemohon dalam tempoh tersebut,

tawaran akan terbatal dengan sendirinya.

3.8.2 Jika pemohon mempunyai alasan yang munasabah dan ingin melanjutkan tempoh kelulusan, pemohon hendaklah mengemukakan surat penjelasan untuk dipertimbangkan. Had maksimum tempoh lanjutan tawaran pembiayaan komputer hanya sahlaku dalam tempoh tiga (3) bulan daripada tamatnya tempoh tawaran asal.

3.9 Tandatangan surat perjanjian pembiayaan

3.9.1 Surat Perjanjian yang telah dilengkapkan oleh pemohon hendaklah ditandatangani oleh Bursar/Pegawai yang diberikuasa.

3.9.2 Serah surat perjanjian tersebut kepada pemohon untuk disetemkan. 3.10 Setem Surat Perjanjian Pembiayaan

3.10.1 Surat Perjanjian yang telah ditandatangani oleh Bursar / Pegawai Kewangan hendaklah dikembalikan kepada pemohon untuk disetemkan secukupnya berdasarkan kepada amaun pinjaman komputer.Kadar penentuan jumlah setem adalah bergantung kepada cara pembiayaan yang dibuat dan mengikut Akta Setem yang berkuatkuasa dari masa ke semasa. Contohnya:

Amaun Bayaran Setem Bagi setiap RM500.00 RM2.50 atau sebahagian darinya

3.10.2.Surat perjanjian yang telah disetemkan hendaklah dikembalikan ke Pejabat Bursar.


7.0 Sedia fail peminjam Sediakan fail peminjam mengikut Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pembiayaan Komputer/Telefon Pintar (Smartphones) (SS004/BYR) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen) setelah surat kelulusan pinjaman/pembiayaan dikeluarkan kepada peminjam.

PTK/PA

8.0

9.0

10.0

Terima dan semak surat perjanjian pembiayaan daripada pemohon

(a) Bagi dokumen yang tidak lengkap,

kembalikan kepada pemohon untuk dilengkapkan.

Tandatangan surat perjanjian pembiayaan

Surat Perjanjian yang telah dilengkapkan oleh

pemohon hendaklah ditandatangani oleh

Bursar/pegawai yang dibenarkan untuk

menandatangani surat cara Universiti

Meterai surat pembiayaan

(a) Surat Perjanjian yang telah

disempurnakan hendaklah

dikemukakan ke Lembaga Hasil

Dalam Negeri (LHDN) untuk

dimeterai secukupnya.

(b) Surat perjanjian yang telah dimeterai

hendaklah dikembalikan ke Pejabat

Bursar.

PTK/PA

PK/Bursar

Pemohon


37 | P a g e



3.11 Penyediaan Baucar/batching/pengesahan/kelulusan baucar

3.11.1 Sediakan baucar bayaran dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR)

3.11.2Serah baucar, dokumen tuntutan dan dokumen sokongan kepada TB/PB/PA/PTK untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan. 3.11.3 Serah baucar, dokumen tuntutan dan dokumen sokongan kepada TB/PA/PTK/PB untuk kelulusan mengikut had kuasa yang telah ditetapkan. 3.11.4 Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara batching.

3.12 Penyedian/pengedaran cek

3.12.1 Sedia dan edar cek berpandukan Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005).

3.12.2Cek diserahkan kepada peminjam beserta Daftar Format Penyerahan

Cek Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/DF057/BYR)

3.13 Penyediaan / Penyerahan Arahan Potongan Gaji

3.13.1 Sediakan arahan potongan gaji melalui Daftar Format Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan / Komputer (OPR/BEN/DF037/BYR) 3.13.2 Cetak sebanyak 3 salinan dan serahkan kepada :-

(a)Pemohon (b)Pejabat Pendaftar (c)Penjamin


11.0 Penyediaan Baucar Bayaran.

(a) Sediakan baucar bayaran melalui EFT dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) (b) Bayaran pinjaman/pembiayaan akan disediakan dalam tempoh 7 hari bekerja. (c) Maklumankan kepada pembekal kenderaan dan pemohon selepas bayaran dibuat.

12.0 Penyediaan / Penyerahan Arahan Potongan Gaji

(a) Sediakan arahan potongan gaji melalui Daftar Format Arahan Potongan Gaji Kemudahan Pinjaman (DF037/BYR) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen). (b) Cetak sebanyak 3 salinan dan serahkan kepada :-

PTK/PA

(i)Pemohon; (ii)Pejabat Pendaftar; dan (iii) Fail Peminjam.

(c) Bayaran pinjaman/pembiayaan akan disediakan dalam tempoh 7 hari bekerja. (d) Maklumankan kepada pembekal kenderaan dan pemohon selepas bayaran dibuat.


38 | P a g e



3.14 Terima dokumen pembelian kenderaan

3.14.1 Terima dokumen berikut dalam tempoh 30 hari daripada tarikh cek (a) Resit / surat akuan penerimaan wang daripada penjual komputer (b)Invois rasmi 3.14.2 Sekiranya dokumen berikut tidak diterima dalam tempoh tiga puluh (30) hari daripada tarikh cek diserahkan hantar surat peringatan menggunakan Daftar Format Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) (OPR/BEN/DF056/BYR)


13.0 Kemaskini Potongan Gaji Ke Dalam Sistem IHRMS

Kemaskini arahan potongan gaji untuk melaraskan pinjaman ke dalam sistem IHRMS.

14.0 Terima dokumen pembelian komputer/telefon pintar (smartphones)

(a) Terima dokumen berikut dalam tempoh 30 hari daripada tarikh bayaran diterima oleh pembekal:- (i)Resit asal / surat akuan penerimaan wang daripada penjual komputer dan telefon pintar (smartphones); dan (ii)Invois asal. (b) Sekiranya dokumen berikut tidak diterima dalam tempoh tiga puluh (30) hari daripada tarikh bayaran dibuat, hantar surat peringatan menggunakan Daftar Format Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) (DF056/BYR) yang boleh diperolehi daripada laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen).

15.0 Bayaran balik pembiayaan

(a) Tempoh bayaran balik adalah mengikut pekeliling berkuatkuasa dan bayaran balik hendaklah dijelaskan 12 bulan sebelum tarikh akhir persaraan pemohon. (b) Bagi pekerja yang meninggal dunia, baki pembiayaan yang belum dijelaskan perlu dikutip melalui ganjaran yang dibayar oleh Universiti kepada pekerja.


39 | P a g e



3.15 Kemaskini Fail peminjam

3.15.1 Kemaskini fail peminjam berpandukan Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/SS004/BYR)


(c) Bagi pekerja yang telah diluluskan cuti tanpa

gaji/cuti separuh gaji oleh Universiti, pegawai yang

dibenarkan untuk menandatangani surat cara

Universiti adalah diberi kuasa untuk memberi

penangguhan bayaran balik pembiayaan komputer

dan telefon pintar(smartphones. Tempoh bayaran

balik hendaklah dijadualkan semula tanpa dikenakan

apa-apa bayaran tambahan bagi tempoh berkenaan.

16.0 Kemaskini Fail peminjam setelah dokumen selesai diserahkan oleh pemohon.

Nama Dokumen: Daftar Format Arahan Potongan Gaji Pinjaman/ Pembiayaan Komputer Kod Dokumen: OPR/BEN/DF037/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011

DOKUMEN INI DIGUGURKAN

Nama Dokumen: Daftar Format Jawapan Tawaran Pinjaman Kenderaan Universiti Kod Dokumen: OPR/BEN/DF038/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011


Nama Dokumen: Daftar Format Perjanjian Pinjaman Kenderaan Kod Dokumen: OPR/BEN/DF039/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011


Nama Dokumen: Daftar Format Memorandum Penerimaan/Perjanjian Al-Bai’baithaman ‘Ajil Untuk Skim Pembiayaan Kenderaan Kakitangan Universiti Putra Malaysia Kod Dokumen: OPR/BEN/DF040/BYR No. Isu: 02, No. Semakan: 01, Tarikh Kuatkuasa: 26/05/2017


40 | P a g e



Nama Dokumen: Memorandum Penerimaan/ Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai Universiti Putra Malaysia Kod Dokumen: OPR/BEN/DF041/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:01, Tarikh Kuatkuasa: 26/05/2017


Nama Dokumen: Daftar Format Pemeriksaan Kenderaan Kod Dokumen: OPR/BEN/DF042/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011


Nama Dokumen: Daftar Format Surat Kelulusan Dan Tawaran Pembiayaan Komputer Kod Dokumen: OPR/BEN/DF046/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011


Nama Dokumen: Daftar Format Surat Pemulangan Borang Permohonan Pinjaman/ Pembiayaan Kod Dokumen: OPR/BEN/DF048/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011


Nama Dokumen: Daftar Format Surat Kelulusan Pembiayaan Pembelian Kenderaan Secara Islam (Al-Bai’baithaman ‘Ajil) Kod Dokumen: OPR/BEN/DF050/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011


Nama Dokumen: Daftar Format Surat Kelulusan Pinjaman Kenderaan Secara Biasa (Konvensional) Kod Dokumen: OPR/BEN/DF051/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011


41 | P a g e



Nama Dokumen: Daftar Format Surat Penyerahan Cek Pinjaman/ Pembiayaan Kenderaan Kod Dokumen: OPR/BEN/DF052/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011


Nama Dokumen: Daftar Format Surat Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pinjaman/ Pembiayaan Kenderaan Kod Dokumen: OPR/BEN/DF053/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011


Nama Dokumen: Daftar Format Surat Permohonan Sijil Penilaian (JKR) Kod Dokumen: OPR/BEN/DF054/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011


Nama Dokumen: Daftar Format Pembatalan Hak Milik Kenderaan Kod Dokumen: OPR/BEN/DF055/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011


Nama Dokumen: Daftar Format Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pembiayaan Komputer Kod Dokumen: OPR/BEN/DF056/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011


Nama Dokumen: Daftar Format Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer Kod Dokumen: OPR/BEN/DF057/BYR No. Isu:02 , No. Semakan:00, Tarikh Kuatkuasa: 03/01/2011


42 | P a g e

BAHAGIAN B: Kelulusan CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO (Diisi oleh PKD / TPKD mengikut skop dokumen ISO)

Peneraju Proses: Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR-BUR) - Pejabat Bursar

Kelulusan Mesyuarat: Mesyuarat Pengurusan Pejabat Bursar Kali ke- 10/2018

Tarikh Mesyuarat: 04 Disember 2018

Cadangan Tarikh Kuatkuasa *: 14/12/2018

Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Pindaan Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen.

HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPMreg.upm.edu.my/eISO/portal/dok_huraian...

Documents

Transcript of HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPMreg.upm.edu.my/eISO/portal/dok_huraian...