Hur man praktiskt tillämpar Fordon 2012-2

Uppdaterad 2013-04-03

Innehåll

UK mål med upphandlingen Marknadsförutsättningar och behov Ramavtalets omfattning Villkor ”Nyttor”… med SKL Kommentus Våra referenser UM och leverantörer Avropsstöd Uppföljning

Så tänkte jag när arbetade med FFUn

Målen vid upphandlingen av fordon var följande:- Fokus på säkerhet och miljö - Ställa konkurrensen på sin spets vid förnyad konkurrensutsättning- Brett avtal som tillgodoser 99% av fordonsbehoven för UM/UE inkl. elbilar- Möjlighet för UM/UE att vid avrop kunna precisera behov

- Ramavtalet innehåller bra krav på fordon som jag hoppas leder till en både trafiksäkrare och miljövänligare fordonspark hos våra kunder, säger Fredrik Björnström, ansvarig upphandlingskonsult

Fordonsindustrin viktig …

Fakta om svensk fordonsindustri inklusive underleverantörer:– Sysselsätter cirka 110 000 personer i Sverige– En av våra största exportnäringar med ett exportvärde på 142 miljarder kr under 2011, vilket motsvarar 12% av

den totala svenska varuexporten– En betydelsefull näring när det gäller industriinvesteringar med en andel på 8% av svensk industris

investeringar under 2011– Svarar för en fjärdedel av hela industrins investeringar i forskning och utveckling

Branschen består av generalagenter där försäljning sker via återförsäljare. Vissa generalagenter väljer att lägga anbud via en återförsäljare

Eftersom marginalerna är pressade för återförsäljarna så är en förutsättning för att uppnå avtal med höga rabatter att volymen är tillräckligt stor för att även generalagenten ska engageras och bidrar med stöd. En fördel vid nationellt samordnad upphandling

UM/UE registrerade 3979 fordon under 2012, nedan ser ni en tabell på nyregistrerade fordon i Sverige

Källa: Bil Sweden den svenska branschorganisationen för tillverkare och importörer av personbilar, lastbilar och bussar.

Ramavtalet omfattar

Personbilar, skåpbilar, minibussar och lätta lastbilar upp till 3,5 ton

Drivmedel - bensin, diesel, gas och el

Köp eller Leasing?– Ramavtalet omfattar endast köp av fordon. Avropande myndigheter/enheter som

vill leasa sina fordon kan nyttja detta avtal för fordonsinköpet till leasingföretaget och avropa leasingtjänsten från SKIs ramavtal för Vagnparkfinansiering, http://www.sklkommentus.se/vagnparksfinansiering alt. använda eget leasingavtal

– Skälet till att leasing inte ingår i denna upphandling är att villkoren för leasing har visat sig bli förmånligare vid märkesoberoende tjänsteupphandling än när leasing inkluderas i upphandlingen av fordon

Villkor för ramavtalet

Avtalsperiod 2013-01-14 - 2015-06-30 Totalt sexton (16) avtalade

leverantörer Avrop sker med förnyad

konkurrensutsättning utifrån angiven funktionsbeskrivning

Revisionsmöjlighet (uppföljningskontroll) är avtalad

Avtalet saknar förlängningsklausul

Nyttor… med ramavtalet

Ramavtalet säkerställer att de fordon som går att beställa uppfyller de miljö och säkerhetskrav som UM/UE ställer

Brett utbud av fordon Mycket förmånliga priser, återförsäljarnas marginalerna är pressade men

med ramavtalets estimerade volymer får vi tillgång till generalagenternas centrala rabatter. Detta gör att marginal för den lokala bilhandlaren blir mindre pressad.

Med den förnyade konkurrensutsättning kan priserna sjunka ytterligare jämfört med generella rabatter som anges i ramavtalet

Ramavtalet uppdateras fortlöpande med nya fordon utifrån angiven kravspecifikation

5-15% rabatt på Pb, 8-16,5% på Llb ”3-7%” ytterligare rabatt vid förnyad konkurrensutsättning

Referenser

488 UM/UE är avropsberättigade på ramavtalet 48 avropar på detta avtal idag (apr.-13)

– Karlskoga kommun, Tyresö Kommun, AB Enköpings Hyresbostäder, Alvesta Kommun, Bjuvs kommun, Bollebygds kommun, Burlövs Kommun, Byggebo i Oskarshamn AB, Båstads Kommun, EFO AB, Futurum Fastigheter AB, Habo kommun, Herrljunga Kommun, Järfälla Kommun, Jönköpings kommun, Klippans kommun, Köpings kommun, Leksands Kommun, Leksandsbostäder AB, Leva i Lysekil, Lidingö stad, Lilla Edets Kommun, Ljungby kommun, Melleruds Kommun, Nora kommun, Partille Kommun, Region Gotland/ Gotlands kommun, Rättviks Kommun, Skinnskattebergs kommun, Skolfastigheter i Stockholm Aktiebolag, Skurups kommun, Stockholms läns landsting, Strängnäs kommun, Svedala Kommun, SKL, SYSAV, Tranemo Kommun, Trelleborgs kommun, Uppvidinge Kommun, Vaggeryds Kommun, Vellinge Kommun, Vårgårda Kommun, Vänersborgs Kommun, Värnamo Energi AB, Värnamo kommun, Västerås Stad, Öckerö kommun, Östra Göinge Kommun, ….

Fordonsleverantörer

Personbilar– Caraboo AB– Citroën Sverige AB– Din Bil Sverige AB– Ford Motor Company AB– Hyundai Bilar AB– KW Bruun Autoimport AB (Peugeot)– Mercedes-Benz Sverige AB– MMC Bilar Sverige AB– Nimag Sverige AB (Suzuki)– Nissan Nordic– Renault Nordic AB– Svenska Bil i Norden AB– Toyota Sweden AB– Volvo Personbilar AB

Transportfordon– Caraboo AB– Citroën Sverige AB– Din Bil Sverige AB– Ford Motor Company AB– Isuzu Sverige AB– Iveco Sweden AB– KW Bruun Autoimport AB (Peugeot)– Mercedes-Benz Sverige AB– MMC Bilar Sverige AB– Nissan Nordic– Renault Nordic AB– Svenska Bil i Norden AB– Toyota Sweden AB

Kontaktlista leverantörer

Denna lista innehåller kontaktuppgifter avseende Leverantörernas kontaktperson/-er vid förnyad konkurrensutsättning. Det är till nedanstående e-post som avropande myndighet skickar , "Avropsmall" vid förnyad konkurrensutsättning.

Leverantör Kontaktperson e-post Telefon Caraboo AB Peter Söderberg Peter@caraboo.nu 0708-808881 Citroën Sverige AB Kent Asplind anbud@citroen.com 08-474 53 32 Din Bil Sverige AB Nils Sjöberg Kommentus@volkswagen.se 08-553 867 74 Ford Motor Company AB Mikael Antonsson mantons5@ford.com 0733-334301 Hyundai Bilar AB Stefan Strand stefan.strand@hyundai.se 070-6885046 Isuzu Sverige AB Markus Lundevall markus.lundevall@oob.se 070-3170634 IVECO Sweden AB Peter Adler peter.adler@iveco.com 031-57 83 02 KW Bruun Autoimport AB Stefan Larsson stefan.larsson@peugeot.se 08-555 433 25

Mercedes-Benz Sverige ABPersonbilar: Mats Johansson Transportfordon: Helna Skagerlund mats.johansson@daimler.com helena.skager

lund@daimler.com

0702-412541 0702-197070

Nimag Sverige AB Carina Rushbrooke c.rushbrooke@suzuki.se 08-517 323 11 Nissan Nordic Johan Palmér jpalmer@nissan-europe.com 08-506 612 00 Renault Nordic AB Michael Wirbing fleet.sverige@renault.com 070-223 66 93

MMC Bilar Sverige AB Martin Åhrbom martin.ahrbom@mitsubishimotors.se 08-474 54 45

Svenska Bil i Norden AB Martin Lennbom martin.lennbom@svenskabil.se 08-505 692 15

Toyota Sweden AB Benny Dahlström benny.dahlstrom@toyota.se 08-706 71 74 Volvo Personbilar Sverige AB Jenny Stark fleet5@volvocars.com 031-3251012

Vad ska göras innan avrop

För att avropa från SKI:s ramavtal krävs att upphandlingschef, eller annan ansvarig, först godkänner SKI:s allmänna villkor. SKI:s allmänna villkor syftar till att säkerställa att UM/UE inte har parallella ramavtal samt att man följer det villkor som står i ramavtalet.Den som är ansvarig för upphandlingsverksamheten inom en upphandlande myndighet eller enhet och har inloggningsuppgift kan anmäla avrop via SKI:s hemsida.

1. Du som är ansvarig för upphandlingsverksamheten inom en upphandlande myndighet eller enhet, kan anmäla avrop via vår webbplats. För att kunna göra det måste du först logga in.

2. I vår avtalsdatabas hittar vårt ramavtal Fordon 2012-2 som vi har upphandlat. Ramavtalen finns på http://www.sklkommentus.se/fordon

3. Har du fått inloggningsuppgifter från oss via post kan du logga in och anmäla intresse för att börja avropa på våra ramavtal, som SKI gjort i eget namn.

Vem kan avropa? För att vara avropsberättigad på de ramavtal som vi har upphandlat måste myndigheten/enheten på förhand ha bekräftat sin avsikt att tillämpa ramavtalet. De som är avropsberättigade finns angivna i bilaga ”Avropsberättigade” till ramavtalet.

Vad händer efter anmält avrop

1. Inloggningsansvarig får ett svarsmail som bekräftar avropsanmälan2. Om ni använder Tendsign som avtalsdatabas kan ni få avtalen utspeglade in i

er egen databas i anslutning till avropsanmälan3. Vi meddelar varje fredag leverantören att avropsanmälan är gjord så att

leverantörer vet vilka som omfattas av avtalet4. Leverantör tar påföljande måndag kontakt med Inloggningsansvarig eller

den som angivits som kontaktperson i samband med avropet för frågor om den förnyade konkurrensutsättnigen

5. Var tydlig med när den förnyade konkurrensutsättningen ska ske och hur ni vill att leverantören fortsatt ska agera

6. Efter leveransen, boka uppföljningsmöte med leverantören7. Får du problem med leverantören kontakta SKIs kundtjänst

Avropsstöd

Vägledning för förnyad konkurrensutsättning på ramavtalet Fordon 2012-2 Mer utförlig information hittar ni på vår hemsida, där det även finns mallar att fylla i Länk till avtalet http://www.sklkommentus.se/fordon

Förnyade konkurrensutsättningens steg

1. Beställaren gör sin beställning (avrop) samt preciserar vad de har för kriterier (krav, önskemål) i avropsmallen.

2. Avropsmallen, se bild 15-17, skickas till samtliga leverantörer som erbjuder den typ av fordon som avropet avser, se bild 8-9

3. I beställningen anges en tidsfrist för när svar från leverantörerna ska vara beställaren tillhanda4. Leverantören ska skriftligt svara anvisad svarsmall med LCC-kalkyl5. Inkomna anbud öppnas först när tidsfristen gått6. Beställaren värderar inkomna anbud där anbud med lägst pris antas7. Beställaren skickar tilldelningsbeslut (sitt val av anbud) till samtliga leverantörer med ett motiv till

beslutet8. Beställningen skickas, alternativ, skriver beställaren ett tidsbegränsat beställningsavtal med den

leverantör som har lämnat det bästa anbudet på de kriterier (krav, önskemål) som beställaren angett i sin förfrågan.

Avropsmall – vad ska fyllas i

1. Kontaktuppgifter2. Förutsättningar, t ex när ni vill ha svar från leverantören, om det är

en enstaka beställning etc. 3. Avropsprecisering, vilken typ av fordon, vilket drivmedel tex bensin

eller diesel, hur många bilar ni önskar, se bild 134. Utvärderingskriterier, här viktar (rangordnar/bestämmer) ni vad som

är viktigt, se nedan – Säkerhet (bör-krav), max 10 poäng– Miljö (bör-krav), max 10 poäng – Garantier (bör-krav), max 10 poäng

Avropsmall (I)

1. Kontaktuppgifter

2. Förutsättningar

3. Förutsättningar för LCC-kalkyl

Avropande myndighet/enhet

Kontaktperson

Telefon

E-post

Adress

Sista dag för svar

20 - -

Anbudets giltighetstid

20 - -

Tidsbegränsat leveransavtal

Enstaka beställning

Avtalstid

Fr.o.m. 20 - -

t.o.m. 20 - -

Körsträcka mil per år

Kalkylränta %

Drivmedelspris (exkl. moms)

Bensin Diesel E85

Fordons gas El

Antal användningsår

Beräknat restvärde i %

När LCC används i kontrakt mellan en kund och en leverantör begränsas omfattningen till det som ingår i leverantörens ansvarsområde och som är möjligt att verifiera. Kunden definierar randparametrar som till exempel livslängd, mantimkostnad för underhåll, specifik bränslekostnad eller effektiv ränta för nuvärdesberäkning.

Körsträcka mil per år – Uppskatta ett snitt på hur

mycket du tror att bilen kommer att användas under ett år.

Kalkylränta %– Din myndighets interna

ränta för investeringar, lyssna med din ekonomiavdelningen

Drivmedelspris (exkl. moms) – Räkna ut drivmedelspriset

genom att ta det aktuella pump priset minus moms

Avropsmall (II)

Beräknat restvärde i %– Antal procent av nypriset som du uppskattar att fordonet är värt när

det brukats i de antal användningsår som angivits. Ett riktvärde är ca 50 % för en personbil som körs 2000 mil/år i 3 år. Återförsäljarna kan tillhanda ett garanterat åtköpsvärde eller så anger du ett annat restvärde om du vet att fordonet kommer att användas hårt. Om du avropspreciserat att garanterat återköpsvärde ska tillämpas så utelämnas denna uppgift i avropsmallen.

– Leverantören anger då det garanterade återköpsvärdet som restvärdet i LCC-kalkylen.

Avropsmall (III)

1. Avropsprecisering

2. Utvärderingskriterier

Fordonsgrupp

Antal fordon

Drivmedel

Övriga krav

Kriterier Vald viktning Valbart intervall

Pris % 10-90%

Säkerhet % 0-90% (Endast transportfordon)

Miljö % 0-90%

Garantier % 0-90%

Fordonsgrupper Personbilar är kategoriserade som Aa-

Db. Det är vilken storlek på bil samt vilken motorkraft ni är i behov av.

Fordonsklass A: Mindre småbilar Fordonsklass B: Större småbilar Fordonsklass C: Mellanstora bilar Fordonsklass D: Stora bilar

Transportbilar är kategoriserade som Ea-G

Fordonsklass E: Minibussar med 5 eller 6 sittplatser utöver förarplatsen

Fordonsklass F: Minibussar med 7 eller 8 sittplatser utöver förarplatsen

Lätta lastbilar Fordonsklass G: Lätta lastbilar med flak

Se förteckning över fordonsgrupper (länk)

Avropsmall (IV)

Säkerhet (bör-krav), max 10 poäng

Nr Beskrivning

Antal poäng för uppfyllt bör-krav

1 poäng

2 poäng Miljö (bör-krav), max 10 poäng

Nr Beskrivning

Antal poäng för uppfyllt bör-krav

1 poäng

2 poäng

3 poäng

4 poäng

5 poäng

6 poäng

Garantier (bör-krav), max 10 poäng

Nr Beskrivning

Antal poäng för uppfyllt bör-krav

1 poäng

2 poäng

3 poäng

4 poäng

5 poäng

Säkerhetskrav (ex.)– Antisladdsystem– Krockkudde

Miljökrav (ex.)– Utsläpp av Co2 <110g/km– Bullernivå <72dB bensinfordon

<73dB diesel– System för sparsam körning

Garantier– Nybilsgaranti >5år– Vagnsparksgaranti >3år

Ytterligare precisering av avropet vid förnyad konkurrensutsättning

Exempel på krav/önskemål som kan göras vid beställning– Maximal leveranstid från beställningstillfället– Fordonet ska uppfylla gällande statlig miljöbilsdefinition – Auktoriserad service kan utföras inom x mil från fordonets stationeringsort– Drivmedel– Minst antal passagerarplatser utöver föraren, dvs det finns bilar för 3-7 personer– Fordonet ska kunna lasta minst hur många kg (gäller i första hand transportfordon)– Fordonet ska kunna lasta minst hur många m³ (gäller i första hand transportfordon)– Fordonet ska vara godkänt för släpvagnsvikt om xx kg– Fordonet ska vara godkänt för släpvagnsvikt om xx kg vid B-behörighet – Markfrigång, avståendet mellan underrede och gata. Kan vara bra om fordonet är

tänkt vid terräng åkning– Fyrhjulsdrift

Uppföljning

Leverantör– Månadsvis rapportering av

avropad försäljning uppdelat på resp. avropande myndighet

– Informera om nya modeller som tillkommer alt. utgår

SKI– Följsamhet lokalt mot centralt

avtalade villkort och priser– Omsättningsredovisning i

regelbundenhet och rimlighet– Krav gällande skatter och avgifter,

ekonomisk ställning samt avtalad leveransförmåga

– Miljökriterier granskas i samarbete med bl.a. MSR

– Verktyg för kontroll, förutom direkta kontakter med leverantörer och UM/UE

– Redovisningar från leverantörer – Fakturakopior mm. inhämtas från

UM/UE

Kontakt för frågor

Kundtjänst

08-525 029 96

Vi gör hållbara affärer för Sveriges kommuner, landsting,regioner och deras bolag