Huong Dan Su Dung VCB-MONEY (Dau Khach Hang).Final

NNGGÂÂNN HHÀÀNNGG NNGGOOẠẠII TTHHƯƯƠƠNNGG VVIIỆỆTT NNAAMM

VVIIEETTCCOOMMBBAANNKK

TTÀÀII LLIIỆỆUU HHƯƯỚỚNNGG DDẪẪNN SSỬỬ DDỤỤNNGG

CCHHƯƯƠƠNNGG TTRRÌÌNNHH VVCCBB--MMOONNEEYY (Phần dành cho Khách hàng)

Hà Nội, tháng 1 năm 2007

MMỤỤCC LLỤỤCC

MMỤỤCC LLỤỤCC LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................................1 LỜI MỞ ĐẦUU

TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH ......................................................................................1 TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH1. CÁC DỊCH VỤ CUNG ỨNG......................................................................................................... 1

1.1. Nhóm dịch vụ truy vấn thông tin......................................................................................... 1 1.2. Nhóm dịch vụ thanh toán .................................................................................................... 1

2. ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG DỊCH VỤ:........................................................................................... 2 3. ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ VCB- MONEY....................................................................................... 2 4. CÁC KHÁI NIỆM SỬ DỤNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH .................................................. 2 5. PHÂN CHIA QUYỀN HẠN TRUY CẬP VÀO CHƯƠNG TRÌNH: .................................... 4 6. CÁC MỨC SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH .............................................................................. 4 7. CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH .................................................................................................... 6 8. SỬ DỤNG THIẾT BỊ TẠO MÃ ĐIỆN TỬ (SecureID RSA Tocken) .................................... 7

CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH......................................................................................................8 CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH1. MÀN HÌNH GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH................................................................ 8

1.1. Thanh menu ......................................................................................................................... 9 1.1.1. System ......................................................................................................................... 9 1.1.2. Info .............................................................................................................................. 10 1.1.3. Payment ..................................................................................................................... 12 1.1.4. Management ............................................................................................................. 14 1.1.5. Mail/Message ............................................................................................................ 16

1.2. Các phím chức năng .......................................................................................................... 17 2. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH ........................................................ 17

2.1. Thanh menu Info ............................................................................................................... 17 2.1.1. Bal_Statement_Cr.Advice ....................................................................................... 17 2.1.2. Sibor-Libor ................................................................................................................. 24 2.1.3. Charge in VCB .......................................................................................................... 24 2.1.4. Sibor-Libor by day .................................................................................................... 24 2.1.5. Account Statement ................................................................................................... 24

2.2. Thanh menu Payment........................................................................................................ 25 2.2.1. Cấu trúc số giao dịch ............................................................................................... 25 2.2.2. Các chức năng chính............................................................................................... 26 2.2.3. Cách thức tạo lệnh: người sử dụng vào chương trình bằng mã truy cập có quyển Kế toán viên .................................................................................................................. 29

HHƯƯỚỚNNGG DDẪẪNN SSỬỬ DDỤỤNNGG CCHHƯƯƠƠNNGG TTRRÌÌNNHH VVCCBB--MMOONNEEYY

LLỜỜII MMỞỞ ĐĐẦẦUU

Với mục tiêu phát triển kênh thanh toán điện tử đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam đã nghiên cứu, xây dựng và phát triển dịch vụ Ngân hàng điện tử VCB-MONEY. Dịch vụ VCB-MONEY là một sản phẩm ngân hàng hiện đại được phát triển dựa trên việc ứng dụng công nghệ thông tin và Internet, mang lại cho khách hàng một giải pháp ngân hàng từ xa an toàn, ổn định và hiệu quả.

Ưu điểm nổi bật của sản phẩm VCB-MONEY là tính nhanh chóng, tiện lợi. Với dịch vụ

này, khách hàng có thể ngồi tại văn phòng làm việc để truy vấn các thông tin tổng hợp, gửi các lệnh thanh toán đến ngân hàng, kiểm soát trình trạng của lệnh giao dịch, theo dõi hoạt động tài khoản của các công ty thành viên.

Chương trình VCB-MONEY phát huy được khả năng xử lý trực tuyến và hệ thống

quản lý thông tin khách hàng tập trung. Thông qua hệ thống VCB-MONEY, khách hàng có thể chuyển toàn bộ các giao dịch thanh toán liên ngân hàng (Inter-bank) qua Ngân hàng Ngoại thương. Hệ thống VCB-MONEY của NHNT còn có ưu thế so với các sản phẩm khác đó là khả năng điều chỉnh, tích hợp với hệ thống ứng dụng hiện có của khách hàng. Hệ thống có thể tiếp nhận các yêu cầu thanh toán từ khách hàng và chuyển đổi trực tiếp vào chương trình VCB-Money của Ngân hàng mà không cần phải nhập lại dữ liệu, tránh được sai sót cũng như giảm thiểm thời gian thực hiện. Tất cả các lệnh giao dịch trên hệ thống VCB-MONEY đều được chuẩn hóa và xử lý tập trung tại Trung tâm xử lý VCB-MONEY của Ngân hàng nên đảm bảo được tốc độ xử lý nhanh và tính tự động hóa cao.

Bên cạnh đó, Ngân hàng Ngoại thương cũng luôn chú trọng đầu tư vào các giải pháp

bảo mật. Hiện tại, hệ thống VCB-MONEY được thiết kế và sử dụng các giải pháp bảo mật chuẩn nhằm đảm bảo an toàn tối đa cho cả ngân hàng và khách hàng như biện pháp mã hóa dữ liệu, quản lý người sử dụng chương trình bằng mã truy cập, mã kết nối, sử dụng chữ ký điện tử trong giao dịch thanh toán…Đặc biệt trong năm 2006, Ngân hàng Ngoại thương đã triển khai áp dụng công nghệ bảo mật SecureID RSA Token sử dụng mật khẩu động, giúp định danh chính xác người sử dụng, tăng cường tính an toàn của sản phẩm.

Trong thời gian tới, Ngân hàng Ngoại thương sẽ tiếp tục quan tâm, đầu tư phát triển

sản phẩm Ngân hàng điện tử VCB-MONEY nói riêng và kênh thanh toán điện tử nói chung để cung cấp cho khách hàng nhiều dịch vụ đa dạng hơn, khả năng tích hợp và tự động hóa

HHƯƯỚỚNNGG DDẪẪNN SSỬỬ DDỤỤNNGG CCHHƯƯƠƠNNGG TTRRÌÌNNHH VVCCBB--MMOONNEEYY - 1 -

cao hơn, tốc độ xử lý nhanh hơn, nhằm thực hiện đúng phương châm của Ngân hàng là “Luôn mang đến cho khách hàng sự thành đạt”.

Để hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ VCB-MONEY, Ngân hàng Ngoại thương đã soạn thảo cuốn Hướng dẫn sử dụng Dịch vụ Ngân hàng điện tử VCB-MONEY dành cho khách hàng. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng này này giới thiệu tổng quan về sản phẩm Ngân hàng điện tử VCB-MONEY của Ngân hàng Ngoại thương và các chức năng chính của chương trình Ngân hàng điện tử VCB-MONEY nhằm mục đích hướng dẫn khách hàng:

o Truy vấn thông tin về tài khoản, tỷ giá, lãi suất; o Lập các lệnh thanh toán hoặc lệnh chuyển tiền; o Giải thích và giúp khách hàng xử lý được các vấn đề phát sinh trong quá trình sử

dụng chương trình. Tài liệu hướng dẫn sử dụng này sẽ luôn được Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam cập nhật mỗi khi có thay đổi hoặc bổ sung các chức năng, tiện ích trên chương trình VCB-MONEY.


TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH

TTỔỔNNGG QQUUAANN VVỀỀ CCHHƯƯƠƠNNGG TTRRÌÌNNHH Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (NHNT VN) xây dựng chương trình VCB-MONEY

với mục đích hỗ trợ cho hoạt động của các tổ chức kinh tế và các định chế tài chính có quan hệ tài khoản thanh toán với NHNT VN. Chương trình được thiết kế để cung cấp cho khách hàng giải pháp ngân hàng từ xa một cách an toàn, hiệu quả và dễ sử dụng. Chương trình VCB-MONEY giúp khách hàng:

o Thực hiện các giao dịch thanh toán với ngân hàng từ xa o Truy vấn thông tin tài khoản tại ngân hàng 24 giờ / 7 ngày; o Tiết kiệm thời gian và chi phí giao dịch; o Theo dõi và quản lý số dư trong tài khoản của các đơn vị thành viên. o Tăng hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa các nguồn lực

Để đảm bảo an toàn các giao dịch của khách hàng, chương trình VCB-MONEY áp dụng các biện pháp bảo mật sau:

o Cung cấp chức năng quản lý người sử dụng theo mã truy cập và quyền truy cập. o Sử dụng chữ ký điện tử. o Sử dụng kỹ thuật mã hóa theo tiêu chuẩn quốc tế 128 Secure Sockets Layer. o Quản lý máy tính và số điện thoại kết nối vào hệ thống của NHNT VN. o Quản lý mã kết nối vào hệ thống của NHNT VN bằng công nghệ SecureID RSA

Tocken.

1. CÁC DỊCH VỤ CUNG ỨNG

1.1. Nhóm dịch vụ truy vấn thông tin

o Truy vấn thông tin tỷ giá hối đoái, biểu phí, lãi suất;

o In và xem thông tin về các giao dịch ghi có đối với tài khoản (credit advice);

o Truy vấn số dư tài khoản; o In và xem sổ phụ tài khoản theo thời gian; o In và xem sao kê tài khoản theo thời gian; o Các dịch vụ truy vấn khác.

1.2. Nhóm dịch vụ thanh toán

o Chuyển tiền (Application for Remittance);



o Ủy nhiệm chi (Payment Order); o Bán ngoại tệ (Application for Buying Foreign Currency); o Dịch vụ trả lương nhân viên (Salary); o Các dịch vụ thanh toán khác.

2. ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG DỊCH VỤ:

Để tham gia sử dụng dịch vụ VCB-MONEY, khách hàng cần đáp ứng được các điều kiện sau:

o Là tổ chức có tư cách pháp nhân theo Pháp luật Việt Nam o Có tài khoản tiền gửi thanh toán tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam o Có đầy đủ các thiết bị cần thiết theo yêu cầu của Ngân hàng, cụ thể như sau:

- Máy vi tính với bộ xử lý Pentium 500MHz (tối thiểu) / 600MHz hoặc cao hơn; - Bộ nhớ 128MB (tối thiểu) / 256MB hoặc nhiều hơn; - Đĩa cứng còn trống từ 150MB trở lên; - Hệ điều hành MS Windows 98 / MS Windows NT 4 hoặc cao hơn; - Màn hình với độ phân giải tối thiểu 800 x 600 và 256 màu; - Modem với tốc độ truyền 56kbs trở lên; - Mạng điện thoại cố định.

3. ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ VCB- MONEY

Để đăng ký sử dụng dịch vụ VCB-MONEY, khách hàng liên hệ với bộ phận Quan hệ khách hàng tại chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương nơi khách hàng mở tài khoản.

1. Yêu cầu sử dụng dịch vụ

2. Ký kết Hợp đồng

3. Cài đặt chương trình

4. Bàn giao CKĐT, mã kết nối

5. Sử dụng dịch vụ

4. CÁC KHÁI NIỆM SỬ DỤNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH

o Kế toán viên (Accountant): người lập các lệnh giao dịch mới, sửa lại các lệnh giao dịch chưa được xác nhận (giao dịch có trạng thái là "Pending") tại phía khách hàng.

o Kiểm soát viên (Verifier): là người xác nhận lệnh (Kế toán trưởng - Chief Accountant) hoặc duyệt lệnh (Chủ tài khoản - Accountant Holder) tại phía khách hàng). Sau khi duyệt, trạng thái của lệnh sẽ là "Waiting to send".



o Người gửi lệnh (Sender): là người gửi các lệnh đã được chủ tài khoản duyệt tới NHNT VN, đồng thời tải các thông tin và nhận phản hồi từ NHNT VN về. Người gửi lệnh sẽ quản lý TÊN và MẬT KHẨU KẾT NỐI với NHNT và/hoặc các thiết bị định danh khác (SecureID RSA Token) dùng để kết nối với hệ thống của NHNT VN. Sau khi gửi, trạng thái của lệnh sẽ được chuyển thành "Waiting for Response".

Lưu ý: khách hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của số liệu và nội dung bức điện gửi cho NHNT VN.

o Người quản trị hệ thống (Admin): là người quản lý chương trình VCB-MONEY cài đặt tại phía khách hàng, người quản trị hệ thống có quyền: Khởi tạo các MÃ TRUY CẬP sử dụng chương trình và phân quyền Kế toán

viên, Kiểm soát viên (Kế toán trưởng hoặc Chủ tài khoản) cho những người sử dụng chương trình.

Thiết lập hạn mức duyệt lệnh cho các Kiểm soát viên. Mã người quản trị hệ thống do NHNT cấp cho khách hàng sau khi cài đặt chương trình và khách hàng tự quản lý mã quản trị hệ thống này.

o Chữ ký điện tử: khi tham gia dịch vụ VCB-MONEY, khách hàng sẽ được cấp chữ ký điện tử để giao dịch. Chữ ký điện tử là yếu tố để xác định những người được phép duyệt lệnh và đảm bảo tính xác thực của chứng từ điện tử VCB-MONEY. Chữ ký điện tử được phép thay đổi hoặc cấp lại. Khi có yêu cầu hủy bỏ/ thay đổi/ cấp lại chữ ký điện tử, khách hàng lập yêu cầu thay đổi/ hủy bỏ/ cấp lại chữ ký điện tử bằng văn bản và chuyển đến NHNT, trong đó nêu rõ lý do thay đổi và đính kèm danh sách cần thay đổi chữ ký điện tử.

Lưu ý: chữ ký điện tử và mã người duyệt lệnh do Ngân hàng Ngoại thương cấp và quản lý

o Mã truy cập chương trình: gồm tên truy cập và mật khẩu truy cập dùng để định

danh và xác thực quyền hạn truy cập của người sử dụng vào hệ thống VCB-MONEY. Mã truy cập do người quản trị hệ thống VCB-MONEY phía khách hàng khởi tạo và quản lý

o Mã kết nối: gồm tên và mật khẩu kết nối dùng để kết nối chương trình VCB-MONEY cài đặt tại phía khách hàng với chương trình VCB-MONEY tại Ngân hàng. Mã kết nối do Ngân hàng Ngoại thương khởi tạo và quản lý.

o Thiết bị tạo mã điện tử RSAToken: là thiết bị ứng dụng công nghệ tin học, có khả năng tạo mã ngẫu nhiên sử dụng khi kết nối với hệ thống VCB-MONEY của Ngân hàng Ngoại thương nhằm xác thực người được quyền truy cập hợp lệ.



5. PHÂN CHIA QUYỀN HẠN TRUY CẬP VÀO CHƯƠNG TRÌNH:

Chương trình VCB-MONEY quản lý người sử dụng chương trình theo mã truy cập và quyền truy cập.

Mã truy cập do người quản trị hệ thống VCB-MONEY phía khách hàng khởi tạo. Mỗi một mã truy cập khi được được khởi tạo sẽ gắn với một quyền truy cập nhất định. Số lượng mã truy cập sử dụng chương trình VCB-MONEY không hạn chế tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của khách hàng.

Chương trình VCB-MONEY cung cấp 02 quyền truy cập hệ thống là Kế toán viên (Accountant) và Kiểm soát viên (Verifier)

o Khi truy cập vào chương trình VCB-MONEY bằng mã sử dụng có quyền Kế toán viên, người sử dụng có thể lập mới, sửa đổi, in, xóa các giao dịch chưa được kiểm soát viên duyệt.

o Khi truy cập vào chương trình VCB-MONEY bằng mã sử dụng có quyền Kiểm soát viên, người sử dụng được duyệt, in các giao dịch đã được lập. Kiểm soát viên có thể là Kế toán trưởng (Chief Accountant) hoặc Chủ tài khoản (Account holder).

6. CÁC MỨC SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH

Mỗi khách hàng khi tham gia thanh toán qua chương trình VCB-MONEY của NHNT VN cần xác địch rõ Mức sử dụng chương trình. Khi tiến hành cài đặt chương trình, cán bộ tin học của NHNT VN sẽ thiết lập Mức sử dụng chương trình theo yêu cầu của khách hàng. Mức sử dụng chương trình bao gồm:

o Level 2 (Hai cấp): Kế toán viên: được phép in ấn, tạo và sửa các lệnh chưa được duyệt. Chủ tài khoản: dùng chữ ký điện tử để duyệt lệnh mà kế toán viên đã lập.

Người nắm giữ chữ ký điện tử chính là chủ tài khoản.

CHCHỦỦ TTÀÀI KHOI KHOẢẢNN

NGÂN HNGÂN HÀÀNGNG

NGƯNGƯỜỜI GI GỬỬI LI LỆỆNHNH

DUYDUYỆỆT LT LỆỆNHNHLLẬẬP LP LỆỆNHNH

KKẾẾ TOTOÁÁN VIÊNN VIÊN

GGỬỬI LI LỆỆNHNH

GGửửi phi phảản hn hồồii




DUYDUYỆỆT LT LỆỆNHNHLLẬẬP LP LỆỆNHNH


GGỬỬI LI LỆỆNHNH




o Level 3 (Ba cấp): Kế toán viên: được phép in ấn, tạo và sửa các lệnh chưa được duyệt. Kế toán trưởng: xác nhận lại các lệnh mà kế toán viên đã lập. Chủ tài khoản: duyệt các lệnh mà kế toán trưởng đã xác nhận. Người nắm giữ

chữ ký điện tử chính là chủ tài khoản.



LL ẬẬP

LP

L ỆỆ NH

NH


DUYDUYỆỆT LT LỆỆNHNH


KKẾẾ TOTOÁÁN TRƯN TRƯỞỞNGNG

XXÁÁC NH

C NHẬẬ

N LN LỆỆNHNH




LL ẬẬP

LP

L ỆỆ NH

NH





XXÁÁC NH

C NHẬẬ

N LN LỆỆNHNH


o Level B (Kết hợp cả hai mức trên):

Trên cơ sở hạn mức duyệt của khách hàng, người quản trị hệ thống sẽ thiết lập hạn mức duyệt đối với từng loại ngoại tệ và phân quyền cho chủ tài khoản và kế toán trưởng. Người nắm giữ chữ ký điện tử sẽ là kế toán trưởng và chủ tài khoản. Trường hợp số tiền giao dịch nằm trong hạn mức duyệt của kế toán trưởng

thì kế toán viên lập lệnh, kế toán trưởng duyệt lệnh. Trường hợp số tiền giao dịch vượt quá hạn mức duyệt của kế toán trưởng

thì kế toán viên lập lệnh, kế toán trưởng xác nhận lệnh, sau đó chuyển tiếp cho chủ tài khoản để duyệt.



LL ẬẬP

LP

L ỆỆ NH

NH





Xác n

hận n

hững điện

vượt

quá

hạn mức

Duyệt các lệnh trong

hạn mức cho phép




LL ẬẬP

LP

L ỆỆ NH

NH





Xác n

hận n

hững điện

vượt

quá

hạn mức

Duyệt các lệnh trong

hạn mức cho phép




7. CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH

Từ đĩa CD chương trình do NHNT VN cung cấp, khách hàng chạy tệp Setup.exe và thực hiện các hướng dẫn như trên màn hình.

o Với màn hình Registration, các thông tin cần nhập sẽ thực hiện như sau

Thông tin về khách hàng

đánh dấu vào đây nếu có sử dụng chức năng thanh toán Khai báo mức sử dụng

của chương trình NHNT VN sẽ cung cấp thông số này cho khách hàng

2. Các font sử dụng trong chương trình là: VnTime, VnTimeH, VnCentury Schoolbook, VnCentury SchoolbookH, MS Sans Serif, VnArial (Western), VnArialH, VnSouthernH.

• Branch: chi nhánh NHNT VN mà khách hàng tiến hành giao dịch.

• Level: mức sử dụng của chương trình như đề cập ở phần trên.

• User: mã kết nối vào mạng của NHNT VN.

• IBPS: phục vụ cho khách hàng tham gia thanh toán.

1. Với các đơn vị không tham gia thanh toán thì không đánh dấu vào phần Payment và phần User thì để trống.

Lưu ý:

o Sau khi cài đặt xong chương trình, tiến hành chạy chương trình. Vào chương trình với mã người quản trị hệ thống để thiết lập các mã sử dụng chương trình (chọn menu Management, phần User Management).

o Thiết lập chương trình kết nối tới NHNT VN bằng cách chọn thanh menu System, phần System Setting



8. SỬ DỤNG THIẾT BỊ TẠO MÃ ĐIỆN TỬ (SecureID RSA Tocken)

Thiết bị tạo mã điện tử sử dụng để định danh khách hàng khi khách hàng cần kết nối với NHNT để gửi lệnh, cập nhật tình trạng của các lệnh giao dịch đã gửi đến Ngân hàng hoặc truy vấn thông tin trực tuyến. Thiết bị tạo mã điện tử có nhiều tính năng ưu việt hơn phương pháp định danh truyền thống bằng mật khẩu thông thường (mật khẩu tĩnh). Mật khẩu do thiết bị tạo mã điện tử tạo ra là mật khẩu động, thay đổi liên tục một phút / lần theo một thuật toán xác định. Chỉ có người giữ thiết bị tạo mã điện tử mới biết được mật khẩu hiện tại để sử dụng.

o Cách sử dụng: Chọn chế độ kết nối với NHNT VN: từ thanh menu

System, chọn mục System Setting, chọn chế độ Remote connect to Vietcombank

Thực hiện kết nối với NHNT VN: sử dụng phím Connect hoặc nhấn phím nóng F2.

Nhập User Name và lựa chọn chế độ sử dụng Tocken Ở phần Password nhập số PIN1 cùng với dãy số hiển

thị trên thiết bị tạo mã điện tử tại thời điểm kết nối với NHNT VN. Ví dụ: số PIN là 1234, còn dãy số hiển thị là 234836, khách hàng sẽ nhập Password là 1234 + 234836 = 1234234836.

Nhấn OK để thực hiện kết nối với NHNT VN.

1 Khi cán bộ NHNT VN kích hoạt Thiết bị tạo mã điện tử của khách hàng. Khách hàng đọc dãy số đang hiển thị cho cán bộ NHNT VN. Khi thiết bị này chuyển sang dãy số kế tiếp (ngay sau dãy số khách hàng vừa đọc) thì 04 (bốn) ký tự đầu tiên sẽ là số PIN của khách hàng đảm bảo NHNT VN cũng không biết được số PIN của khách hàng


CCÁÁCC CCHHỨỨCC NNĂĂNNGG CCỦỦAA CCHHƯƯƠƠNNGG TTRRÌÌNNHH

CCÁÁCC CCHHỨỨCC NNĂĂNNGG CCHHÍÍNNHH

1. MÀN HÌNH GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Màn hình giao diện là điểm bắt đầu để khách hàng truy cập vào các chức năng của chương trình VCB-MONEY. Những chức năng hiển thị trên màn hình giao diện này là phụ thuộc vào quyền truy cập chương trình của người sử dụng, ví dụ: thanh toán viên chỉ có thể lập các lệnh thanh toán, lệnh chuyển tiền... mà không được phép duyệt hoặc gửi lệnh đến NHNT VN; ngược lại, kế toán trưởng và chủ tài khoản chỉ có thể xác nhận và duyệt lệnh mà không thể lập các lệnh thanh toán, lệnh chuyển tiền được...

Thanh công cụ

Mã truy cập

Phím chức năng

MÀN HÌNH HIỂN THỊ

ngày, giờ thực hiện

Tình trạng của chương trình (online: đang kết nối; off-line: không kết nối)



1.1. Thanh menu

Cho phép khách hàng lựa chọn các chức năng của chương trình, bao gồm:

1.1.1. System

o Connect: kết nối với máy chủ của NHNT VN (khách hàng cũng có thể sử dụng phím tắt F2 để thực hiện chức năng này). Khi nhấn phím chức năng này, chương trình yêu cầu khách hàng nhập tên và mật khẩu kết nối do NHNT VN cung cấp. Trường hợp có đăng ký sử dụng Thiết bị tạo mã điện tử (SecuredID RSA Token - RSA), khách hàng sử dụng PIN và mật khẩu hiển thị trên RSA (xem mục 9, phần 1) để kết nối với NHNT.

o Disconnect: ngừng kết nối với máy chủ của NHNT VN (khách hàng cũng có thể sử dụng phím tắt F3 để thực hiện chức năng này).

o Change Password Connect: thay đổi mật khẩu kết nối vào chương trình. Khi nhấn phím chức năng này, chương trình sẽ hiển thị một hộp thoại yêu cầu khách hàng nhập mật khẩu cũ vào ô Old Password, nhập mật khẩu mới vào ô New Password và nhập tiếp mật khẩu mới vào ô Confirm Password để xác lập mật khẩu mới, sau đó nhấn OK. Khi đó mật khẩu mới bắt đầu có giá trị sử dụng.

o Change Signature: thay đổi chữ ký điện tử. Để thay đổi chữ ký điện tử, khách hàng phải truy cập chương trình bằng mã duyệt lệnh (mã của người được phép duyệt giao dịch).

Nhập chữ ký điện tử cũNhập

chữ ký điện tử mới

o Set Running Mode: thiết lập chế độ kết nối với máy chủ của NHNT VN. Hiện

chương trình cung cấp 02 (hai) chế độ kết nối giữa khách hàng và NHNT VN: Chế độ kết nối từ xa với NHNT VN: Stand Alone (Remote Connect to

Vietcombank). Thông thường thì khách hàng kết nối với máy chủ của NHNT VN thông qua modem và đường điện thoại.

Chế độ không kết nối với NHNT VN: Offline (Use Local Database). Ở chế độ này, khách hàng có thể xem các thông tin đã lấy từ NHNT VN hoặc tạo/duyệt các lệnh thanh toán mới. Ở chế độ này, khách hàng chưa lấy được các thông tin cập nhật về tài khoản và chưa gửi được lệnh giao dịch tới NHNT VN.

o System Setting: thiết lập các thông số hệ thống, như: chế độ kết nối với NHNT VN, các thông tin về kết nối với NHNT VN. Đồng thời chức năng này cho phép tạo mới một Connection với máy chủ NHNT VN (nếu chưa có) hoặc sửa đổi những Connection đã có sẵn.

o Page Setup: lựa chọn máy in và các thông số về cỡ giấy trước khi in.



o Print Review: xem thông tin trước khi in. o Export: xuất thông tin đang hiển thị trên màn hình ra các file dạng text, html. o Export by format: xuất thông tin về các giao dịch thực hiện trong ngày, sổ phụ

của các ngày quá khứ và số dư tài khoản theo các định dạng có sẵn của chương trình là các file có dạng text hoặc html). Chức năng này phục vụ cho việc cung cấp thông tin đầu vào có định dạng cho các chương trình khác của khách hàng.

o Log off: thoát khỏi mã người sử dụng hiện thời và truy cập vào chương trình với mã người sử dụng khác.

o Close: đóng màn hình ứng dụng đang mở. o Exit: thoát khỏi chương trình VCB-MONEY.

1.1.2. Info o Bal_Statement_Cr.Advice: xem thông tin tỷ giá, lãi suất do các chi nhánh NHNT

VN công bố; xem thông tin về số dư, sao kê giao dịch, sổ phụ, báo có của các tài khoản đang hoạt động mở tại NHNT VN.

o Sibor_Libor: xem lãi suất Sibor và Libor o Charge in VCB: xem biểu phí do NHNT VN công bố. o Exchange Rate by day: xem tỷ giá do NHNT VN công bố theo ngày. o Sibor_Libor by day: xem lãi suất Sibor và Libor theo ngày. o Account Statement: lấy sổ phụ. o Sub Account Balance: xem số dư của các tài khoản phụ (chỉ có tác dụng với

khách hàng có tài khoản phụ tại NHNT VN). Việc xem, in ấn cũng tương tự như đối với các chức năng tra cứu ở trên. Khi in, chương trình chỉ in thông tin của các tài khoản đang hiển thị. Chương trình cũng trợ giúp chức năng in số dư của tất cả các tài khoản phụ (nếu sử dụng chức năng Print All Sub Balance).

o Sub Account Statement: xem sao kê các tài khoản phụ. Việc xem, in ấn cũng tương tự như chức năng Sub Account Balance.

o Print All: in một, nhiều hoặc toàn bộ các tài khoản. o Managing all Organization's branches: khách hàng sử dụng chức năng này để

quản lý số dư tài khoản của các đơn vị thanh viên. Khách hàng có thể in số dư của một hoặc một số đơn vị thành viên theo ngày bất kỳ. Ví dụ: có một công ty với các công ty con như sau:



MÃ ĐƠN VỊ TÊN ĐƠN VỊ SỐ CIF

01 Tổng công ty dầu khí Việt Nam 0101 Tổng công ty dầu khí 000000 0102 Ban quản lý an toàn 000001 02 Công ty thương mại dầu khí 000002

0201 Công ty thương mại dầu khí 000003 0202 Công ty thương mại dầu khí Hà Nội 000004 0203 Công ty thương mại dầu khí Vũng Tàu 000005

Cách thức khai báo quan hệ giữa công ty mẹ và các công ty con trên chương trình VCB-MONEY: Bước 1: từ thanh menu Info chọn Managing all Organization's branches Bước 2: nhập thông tin về các đơn vị thành viên trong từng công ty mẹ bằng

cách chọn công ty mẹ muốn nhập dữ liệu về các công ty con rồi nhấn Add trong phần Folder Tree.

Cách in báo cáo: khách hàng có thể chọn một hoặc một số đơn vị thành viên.

Báo cáo sẽ có dạng:



1.1.3. Payment o Set Transaction Date: thiết lập ngày thực hiện giao dịch. o Payment Order: lập lệnh ủy nhiệm chi. o Application for Remittance: lập lệnh chuyển tiền. o Apply for Buying Foreign Currency: lập lệnh mua bán ngoại tệ. o Direct Debit: lập lệnh ủy nhiệm thu. o Free Format Message: gửi yêu cầu tra soát các lệnh giao dịch VCB-MONEY cho

Trung tâm xử lý VCB-MONEY của NHNT VN. o Salary: lập lệnh chi trả lương. o Salary Table: sửa lại những các giao dịch bị sai trong một lệnh chi trả đã gửi và

được NHNT VN phản hồi lại. o Import Data: lập các lệnh thanh toán theo dữ liệu có sẵn. o General Approve: duyệt lệnh.

Toàn bộ các giao dịch thuộc các nghiệp vụ khác nhau như thanh toán ủy nhiệm chi, chuyển tiền, mua bán ngoại tệ sẽ được hiển thị tại đây giúp người duyệt có thể duyệt được dễ dàng mà không phải vào chi tiết từng màn hình nghiệp vụ. Tại màn hình này, ngoài việc hiển thị nội dung lệnh, hệ thống còn cung cấp cho người sử dụng thông tin về người tạo, người duyệt, ngày giờ lập lệnh, ngày giờ duyệt lệnh. Riêng các lệnh bị từ chối vì chữ ký điện tử sai, hệ thống không trả về tên người duyệt lệnh.



Trên màn hình, người sử dụng sẽ thấy các loại nghiệp vụ khác nhau như: ủy nhiệm chi - PORXXXXXXXXX, chuyển tiền - REMXXXXXXXXX, bán ngoại tệ - SFCXXXXXXXXX, mua ngoại tệ - BFCXXXXXXXXX.

o Send Message to VCB: gửi tất cả các lệnh đã duyệt đến NHNT VN. o Get Response from the Bank: nhận phản hồi từ NHNT VN đối với tất cả các lệnh

đã gửi. Khi sử dụng chức năng này, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái mới nhất của lệnh giao dịch vào cơ sở dữ liệu của khách hàng. Bên cạnh đó, người sử dụng có thể lấy trả lời của từng lệnh giao dịch bằng cách nháy đúp chuột vào chính các giao dịch đó ở bất kỳ màn hình nghiệp vụ nào. Để lấy phản hồi của NHNT VN về một lệnh giao dịch bất kỳ: nháy đúp chuột

vào lệnh giao dịch đó Để lấy phản hồi của NHNT VN về tất cả các lệnh đã gửi: vào mục Payment,

chọn Get Respond from the Bank. o Verify Respond from the Bank: chức năng này được sử dụng trong trường hợp:

Khách hàng muốn có xác nhận về những lệnh mà NHNT VN đã thực hiện Khách hàng muốn cập nhật tình trạng mới nhất của lệnh: VD: một lệnh giao

dịch NHNT đã xử lý với trạng thái là Accepted. Sau đó, NHNT VN phát hiện có sai sót trong qúa trình thực hiện và sửa lại giao dịch, tình trạng lệnh chuyển sang Rejected. Trong trường hợp này, để lấy lại tình trạng cập nhật của lệnh, khách hàng sử dụng phím chức năng Verify Respond from the Bank

o All Message rejected: nơi lưu lại tất cả các lệnh đã bị Ngân hàng từ chối nhưng hiện đã được khách hàng sửa đổi lại (do nội dung lệnh bị sai) hoặc đã tiến hành duyệt lại (nếu chữ ký lệnh tử bị sai).

o Dustbin: nơi lưu lại các lệnh mà khách hàng đã xóa. Đối với các lệnh ở trạng thái "Pending", chương trình cung cấp chức năng hủy

bỏ/xóa lệnh giao dịch (Delete) Đối với các lệnh ở trạng thái khác như "Waiting to Approve", "Waiting for

Response": để các lệnh này không hiển thị trong danh sách lệnh, người sử dụng cho vào Dustbin bằng cách từ thanh menu Payment, chọn General Approve, lựa chọn lệnh rồi nhấn phím Dustbin.

o Print Summary Infor: Current Message: in toàn bộ hoặc có lựa chọn các giao dịch hiện tại bao gồm

các giao dịch đã tạo nhưng chưa duyệt, các giao dịch đã duyệt, các giao dịch đã gửi, các giao dịch bị từ chối nhưng chưa duyệt lại (nếu chữ ký điện tử bị sai) hoặc chưa sửa lại (nếu nội dung bị sai).



History Message: in toàn bộ hoặc có lựa chọn các giao dịch bị từ chối đã tiến hành duyệt lại hoặc đã sửa lại.

Summary: in thông tin tóm lược về các giao dịch như số giao dịch, số lệnh tương ứng, số tiền, ngoại tệ, trạng thái, người tạo lập, ngày giờ tạo lập, người duyệt...

o Recover Status of Message:

Cho phép khách hàng xem các lệnh đã làm trong Data Backup của chương trình và lấy trả lời nếu lệnh đó đã gửi.

Trường hợp khách hàng muốn lấy file đối chiếu từ NHNT về toàn bộ các lệnh giao dịch khách hàng đã gửi đến Ngân hàng trong một giai đoạn nhất định, khách hàng yêu cầu Trung tâm xử lý VCB-MONEY tại NHNT chiết xuất file và gửi về cho khách hàng. Sau khi nhận được file, khách hàng tiến hành cập nhật vào chương trình bằng cách nhấn nút “Rcv (VCB)” trong chức năng này.

1.1.4. Management o Users Management: dùng để quản lý và phân quyền sử dụng chương trình VCB-

MONEY, xem thông tin về các mã sử dụng chương trình (User). Nếu truy cập vào chương trình với mã người quản trị hệ thống, người sử dụng thì có thể tạo mới mã sử dụng chương trình; xem, thay đổi, hoặc xóa bỏ mã sử dụng đang tồn tại. Nhấn nút New để tạo mã người sử dụng mới, sau đó nhập những thông tin cần

thiết như: User Name, Password..., nhấn vào nút Add để hoàn tất việc tạo mới.

Nhấn nút Edit để sửa thông tin về mã sử dụng đã tồn tại, Nhấn nút Delete để xóa bỏ mã sử dụng đang tồn tại.



Tên truy cập chương trình

Mật khẩu truy cập

Lựa chọn tài khoản được phép sử dụng

Xác định quyền truy cập của người sử dụng

Thiết lập hạn mức duyệt cho từng loại tiền

Trong trường hợp đơn vị cài đặt chương trình VCB-MONEY có tham gia thanh toán, việc thiết lập quyền sử dụng chương trình thanh toán gồm 02 (hai) mức hoặc 03 (ba) mức là tùy thuộc vào lựa chọn ban đầu của khách hàng: Kế toán viên: đánh dấu vào phần Accountant. Kế toán viên chỉ có quyền tạo

và sửa lệnh. Kiểm soát viên: đánh dấu vào phần Is Chief Accountant. Kiểm soát viên chỉ có

thể xác nhận lệnh, không thể lập, sửa hoặc duyệt lệnh được; nhưng có thể trả lại lệnh cho kế toán viên bằng cách bấm vào nút Back khi xác nhận lệnh.

Chủ tài khoản: đánh dấu vào phần Account Holder. Chủ tài khoản chỉ có thể duyệt lệnh mà không thể lập, sửa hoặc xác nhận lệnh; nhưng có thể trả lại lệnh cho kế toán viên bằng bấm vào nút Back khi duyệt lệnh.

o New business term: thiết lập kỳ kinh doanh mới, chương trình sẽ sao lưu lại toàn bộ dữ liệu của kỳ kinh doanh cũ. Chỉ có mã quản trị hệ thống mới được quyền sử dụng chức năng này. Cách thức tiến hành (ví dụ: khách hàng muốn sao lưu dữ liệu năm 2006):



Chọn ngày mở kỳ giao dịch mới: 01/01/2007, như vậy sau khi sao lưu, dữ liệu tại CSDL chỉ còn lại từ ngày 01/01/2007.

Lưu ý: khách hàng kiểm tra xem ngày hiện tại có đúng không, nếu không đúng thì phải sửa lại để việc sao lưu dữ liệu được chính xác.

o Old business terms: xem lại các lệnh đã thực hiện tại các kỳ kinh doanh cũ.

Lựa chọn tình trạng lệnh cần xem

Lựa chọn thời gian xem

Lựa chọn loại lệnh cần xem

Lựa chọn kỳ kinh doanh cũ

o Database: dùng để quản lý CSDL, như: sao lưu CSDL, phục hồi CSDL... Optimal Database: tối ưu hóa CSDL. Backup Database: sao lưu CSDL. Recover Database: khôi phục lại CSDL. Clear Previous Database (chỉ có mã quản trị hệ thống mới được quyền sử

dụng chức năng này): xóa dữ liệu của năm trước. Clear Database (chỉ có mã quản trị hệ thống mới được quyền sử dụng chức

năng này): dùng để tối ưu hóa CSDL. Sau một thời gian chạy chương trình VCB-MONEY để lấy dữ liệu, nếu khách hàng muốn hủy bỏ toàn bộ dữ liệu cũ (chỉ ở phần tra cứu thông tin) trên máy tính của mình thì chạy chức năng này để chương trình trình xóa đi một phần hoặc toàn bộ dữ liệu ở phần tra cứu thông tin.

o Restore MessNumber: thiệt lập lại số chạy. Sử dụng trong trường hợp máy tính của khách hàng bị trục trặc, cần phải thay đổi lại số chạy của lệnh.

o Local support: dùng để cập nhật lại những thông tin mà NHNT VN thay đổi. o View Log File: xem lại những lưu vết của người sử dụng o Set Fields of Message: thông số trong chức năng này do NHNT VN thiết lập,

khách hàng không sử dụng chức năng này.

1.1.5. Mail/Message o Message System: xem và liên lạc với những người đang sử dụng chương trình

VCB-MONEY. o Compose Message: gửi thư cho những người đang sử dụng chương trình VCB-

MONEY (gửi theo mã truy cập chương trình). Ví dụ: khách hàng muốn gửi thư cho



người sử dụng có mã là VCBAdmin, khách hàng gõ tên "VCBAdmin" ở phần "To", nhập nội dung cần thông báo rồi nhấn Send, bức thư sẽ được gửi vào Inbox của Hội sở chính NHNT VN.

o Mail Box: dùng để nhận và xem thư của những người khác gửi cho mình.

1.2. Các phím chức năng

Đây là những phím tắt được lấy ra từ thanh menu, giúp khách hàng sử dụng chương trình nhanh hơn.

Disconect Users Management Print Sub Balance Close Message System Mailbox For Admin

Connect System Setting Preview Export Sub Account Statement Composser Exit

2. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH

2.1. Thanh menu Info

2.1.1. Bal_Statement_Cr.Advice 2.1.1.1. Giới thiệu chung a) Màn hình

b) Các phím chức năng



In các dữ liệu trên màn hình theo mẫu do NHNT VN cung cấp

đánh dấu vào đây nếu có sử dụng chức năng thanh toán

Chuyển đổi dữ liệu trên màn hình sang định dạng khác

Sort in col: Sắp xếp dữ liệu trong một cột theo giá trị giảm dần hoặc theo thứ tự trong bảng chữ cái bằng cách nhập thứ tự cột cần sắp xếp. Find in col: tìm kiếm dữ liệu cụ thể trong một cột xác định. Ví dụ: để tìm giao dịch có giá trị x tại cột Amount (có số thứ tự cột là 3), khách hàng nhập giá trị 3 và hộp Find in Col rồi gõ số tiền x ở hộp Value to find (số tiền x nhập theo đúng định dạng N,NNN,NNN.00 )

c) Cơ chế chung o Tại chế độ kết nối với Ngân hàng (Online): khách hàng sẽ lấy được thông tin tức

thời theo chức năng của từng màn hình. o Tại chế độ không kết nối với Ngân hàng (Offiline): khách hàng có thể xem lại

toàn bộ những thông tin mà mình đã lấy (thông tin này được lưu tại CSDL trong máy tính của khách hàng).

2.1.1.2. Chức năng a) Balance Inquiry

o Mục đích: chức năng này cho phép khách hàng truy vấn số dư hiện tại của tài khoản đang hoạt động mà khách hàng mở tại NHNT VN.

o Cách truy cập: để sử dụng chức năng này, khách hàng thực hiện các bước sau Chọn mục Balance Inquiry; Chọn số hồ sơ khách hàng (CIF Number) và số tài khoản (Account Number)

cần truy vấn số dư; Nhấn phím “Get data” để xem số dư của tài khoản đã lựa chọn.



Chọn số CIF của khách hàng Chọn số tài khoản

của khách hàng

Màn hình hiển thị thông tin về số dư cũng như các thông tin

khác của tài khoản

b) Statement

o Mục đích: chức năng này cho phép khách hàng xem sao kê tài khoản theo thời gian.

o Cách truy cập: để sử dụng chức năng này, khách hàng thực hiện các bước sau Chọn mục Statement; Chọn số hồ sơ khách hàng (CIF Number), chọn tài khoản cần lấy sao kê

(Account Number) và thời gian lấy sau kê (From… to…);

To: ngày khách hàng lựa chọn

• Tại chế độ kết nối với Ngân hàng (Online), mục Statement cung cấp sao kê tài khoản cập nhật từ thời điểm lựa chọn trong quá khứ đến thời điểm hiện tại: From: ngày khách hàng lựa chọn; To: hệ thống mặc định theo ngày hiện tại.

• Tại chế độ không kết nối với Ngân hàng (Offline), mục Statement cung cấp sao kê tài khoản trong khoảng thời gian lựa chọn. Thông tin xem tại chế độ Offline lấy từ cơ sở dữ liệu đã được lưu trong máy tính của khách hàng: From: ngày khách hàng lựa chọn

Lưu ý:

Nhấn phím “Get data” để lấy sao kê tài khoản. Màn hình sẽ hiển thị đầy đủ các giao dịch phát sinh trên tài khoản trong khoảng thời gian khách hàng lựa chọn.



Chọn số CIF của khách hàng Chọn khoảng thời

gian cần xem

Màn hình hiển thị thông tin về các giao dịch của tài khoản

Chọn số tài khoản của khách hàng

c) Credit Advice

o Mục đích: chức năng này cho phép khách hàng lấy thông tin tức thời về báo có đối với các tài khoản đã đăng ký dịch vụ nhận báo có trực tuyến với Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.

o Cách truy cập: để sử dụng chức năng này, khách hàng thực hiện các bước sau Chọn mục Credit Advice; Chọn số hồ sơ khách hàng (CIF Number), chọn tài khoản cần lấy báo có trực

tuyến (Account Number) và thời gian lấy báo có (From… To…) Nhấn phím “Get data” để lấy báo có trực tuyến. Màn hình sẽ

hiển thị đầy đủ thông tin về các giao dịch đã ghi có vào tài khoản khách hàng trong thời gian lựa chọn:



• Mục “Original” cho phép khách hàng in bản gốc (bản in đầu tiên) của tất cả các giao dịch ghi có. Trên bản in thu được sẽ thể hiện là bản gốc.

• Mục “Copy” cho phép khách hàng in bản sao của tất cả các giao dịch ghi có. Trên bản in thu được sẽ thể hiện là bản sao.

Chọn số CIF của khách hàng

Chọn số tài khoản của khách hàng và thời gian cần lấy báo có

Mục “Get CrAd again” chỉ sử dụng trong trường hợp khách hàng ở chế độ kết nối với Ngân hàng. Chức năng này cho phép khách hàng lấy toàn bộ các giao dịch báo có trong thời gian lựa chọn (bao gồm cả các giao dịch báo có đã lấy thông tin về và các giao dịch chưa lấy thông tin). Trong trường hợp ở chế độ không kết nối với Ngân hàng, khách hàng có thể xem tất cả các giao dịch báo có đã lấy mà không cần đánh dấu vào mục “Get CrAd again”.

Lưu ý: chỉ áp dụng cho phím Print • Chương trình cho phép khách hàng lựa chọn in giao dịch theo ba định dạng khác nhau

gồm Bảng kê giao dịch (List), Điện báo có (Message), và Giấy báo có (Form).

• Để in tất cả giao dịch, khách hàng đặt con trỏ vào một vị trí bất kỳ trên màn hình rồi nhấn phím Print (trừ trường hợp in theo Form). Để in một giao dịch bất kỳ dưới dạng điện báo có, khách hàng chọn giao dịch, đánh dấu vào ô Select Message, rồi nhấn phím Print.

Điện báo có Mẫu giấy báo có

d) Exchange Rate o Mục đích: chức năng này cho phép khách hàng lấy tỷ giá ngoại hối hiện tại của các

loại ngoại tệ do các chi nhánh của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam công bố.



o Cách truy cập: để sử dụng chức năng này, khách hàng thực hiện các bước sau Chọn mục Exchange Rate; Chọn Chi nhánh cần xem tỷ giá tại mục Branch; Nhấn phím “Get data” để lấy tỷ giá.

Chọn chi nhánh cần xem tỷ giá

Bảng tỷ giá theo mẫu của NHNT VN



• Ngoài màn hình này, chương trình VCB-MONEY còn hỗ trợ chức năng chọn loại ngoại tệ cần in tỷ giá. Để lựa chọn loại ngoại tệ, khách hàng thực hiện như sau: Trên thanh công cụ Info, chọn mục "Choose

currency to print Ex-rate"; Chọn loại ngoai tệ cần in tỷ giá bằng cách đánh dấu

vào những ngoại tệ đó; Nhấn phím OK, chương trình sẽ in tỷ giá của các loại

ngoại tệ mà khách hàng đã chọn.

Lưu ý:

e) Deposit Interest

o Mục đích: chức năng này cho phép khách hàng truy vấn thông tin về lãi suất tiền gửi hiện tại của từng chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.

o Cách truy cập: để sử dụng chức năng này, khách hàng thực hiện các bước sau Chọn mục Deposit Interest; Chọn Chi nhánh cần xem lãi suất tại mục Branch; Chọn loại ngoại tệ tại mục Currency; Nhấn phím “Get data” để lấy lãi suất hiện tại theo loại ngoại tệ của Chi nhánh.

Chọn chi nhánh cần xem lãi suất

Chọn loại ngoại tệ cần xem. Nếu ở chế độ không kết nối với Ngân hàng, khách hàng có thể để trống trường này để xem lãi suất của toàn bộ các mã ngoại tệ mà khách hàng đã lấy về CSDL.

f) All Account

o Chức năng này cho phép khách hàng xem và in bảng liệt kê tất cả các tài khoản đang hoạt động mà khách hàng mở tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.



g) Account Statement: Chức năng này cho phép khách hàng xem và in sổ phụ tài khoản theo thời gian. Để sử dụng chức năng này, khách hàng thực hiện như sau:

Chọn mục Statement; Chọn số hồ sơ khách hàng (CIF Number), chọn tài khoản cần lấy sao kê

(Account Number) và thời gian lấy sau kê (From… to…); Chọn Get data để lấy sổ phụ tài khoản.

2.1.2. Sibor-Libor o Chức năng này cho phép khách hàng xem thông tin hiện tại về lãi suất Sibor-Libor.

2.1.3. Charge in VCB o Chức năng này cho phép khách hàng xem biểu phí các loại dịch vụ của Sở giao

dịch NHNT VN.

2.1.4. Sibor-Libor by day o Chức năng này cho phép khách hàng xem lãi suất Sibor-Libor theo ngày.

2.1.5. Account Statement o Chức năng này cho phép khách hàng xem và lấy sổ phụ tài khoản theo khoảng thời

gian lựa chọn. Để sử dụng chức năng này, khách hàng thực hiện các bước sau: Chọn ngày cần lấy sổ phụ (Date from… To) Chọn Chi nhánh quản lý tài khoản mà

khách hàng cần lấy sổ phụ. Ví dụ: để lấy sổ phụ của các tài khoản mở tại Sở giao dịch NHNT VN, chọn mã chi nhánh (Branch code) là 001 rồi nhấn phím “OK“, chương trình sẽ hiển thị thông tin sổ phụ tài khoản của tất cả các tài khoản mở tại Sở giao dịch trong thời gian khách hàng lựa chọn.



2.2. Thanh menu Payment

2.2.1. Cấu trúc số giao dịch Số giao dịch (Order No.) được dùng để quản lý các giao dịch của khách hàng. Mỗi một

lệnh giao dịch trên VCB-MONEY sau khi tạo lập xong sẽ được chương trình tự động gắn một số giao dịch gồm 12 ký tự. Cấu trúc của số giao dịch như sau:

AAA YYMMDD CCC Mã nghiệp vụ Năm, tháng, ngày Số thứ tự giao dịch trong ngày

o Mã lệnh nghiệp vụ gồm các ký hiệu sau: POR: ủy nhiệm chi. REM: giao dịch chuyển tiền. BFC: giao dịch mua ngoại tệ. SFC: giao dịch bán ngoại tệ. INC: giao dịch trả lương. DIR: ủy nhiệm thu

Lưu ý:

• Khách hàng có thể thay đổi số giao dịch này sao cho phù hợp với số tham chiếu của khách hàng.

• Số giao dịch sẽ hiển thị trên danh sách các giao dịch trong thanh menu Payment.

Số lệnh (Message No.) là số tham chiếu giữa ngân hàng và khách hàng. Số này do chương trình tự động tạo sau khi khách hàng duyệt và gửi lệnh đến NHNT VN. Cấu trúc số lệnh gồm 11 số:

AAA BBB YY CCC Mã hiệu khách hàng Ngày trong năm Năm Số lệnh trong ngày

Mối quan hệ giữa số giao dịch và số lệnh: o Một số giao dịch có thể có một hoặc nhiều số lệnh, phụ thuộc vào việc lập lệnh

của khách hàng có chính xác hay không. Nếu việc lập lệnh của khách hàng là chính xác (soạn lệnh đúng, chữ ký điện tử đúng) và được NHNT VN đồng ý thực hiện thì một số giao dịch chỉ có một số lệnh.

Nếu việc lập lệnh của khách hàng không chính xác (soạn lệnh không đúng hoặc chữ ký điện tử sai), NHNT VN sẽ từ chối không thực hiện thì lệnh sẽ bị trả về. Khách hàng tiến hành chỉnh sửa và duyệt lại, sau khi gửi lại lệnh này lên NHNT VN, chương trình sẽ tự động sinh ra một số lệnh mới. Số lệnh cũ sẽ bị đẩy vào mục "All Message Rejected". Số giao dịch vẫn giữ nguyên.



2.2.2. Các chức năng chính Trước khi lập lệnh thanh toán, chuyển tiền..., người sử

dụng phải khai báo ngày thực hiện giao dịch bằng cách vào thanh menu Payment rồi chọn Set Transaction Date. Chương trình ngầm định ngày giao dịch là ngày hiện tại.

Sau khi chọn ngày thực hiện giao dịch, người sử dụng có thể bắt đầu thực hiện giao dịch bằng cách lựa chọn giao dịch trong thanh menu Payment. Khách hàng có thể lựa chọn thực hiện các giao dịch sau:

o Thanh toán ủy nhiệm chi (Payment Order) o Lệnh chuyển tiền (Application for Remittance) o Mua ngoại tệ (App for Buying Foreign

Currency) o Thanh toán ủy nhiệm thu (Direct Debit) o Tạo lệnh tự do (Free Format Message) o Dịch vụ chi trả lương (Salary)

a) Các phím chức năng của người sử dụng o Kế toán viên (Accountant): khi vào chương trình bằng mã truy cập có quyền Kế

toán viên, người sử dụng có thể dùng các phím chức năng sau:

New: tạo mới lệnh. Khi nhấn vào nút New trên thanh menu (hoặc phím nóng

Ctrl + New), màn hình sẽ lệnh giao dịch mới để nhập thông tin. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết, bấm phím Accept để chấp nhận, lệnh lúc này sẽ có trạng thái "Pending".

Modify: dùng để sửa thông tin của một lệnh giao dịch có tình trạng là "Not Accepted" hoặc "Back". Lệnh sau khi kế toán viên được lập thì không thể sửa ngay được. Muốn thay đổi thông tin thì lệnh đó phải được trả lại bởi kế toán trưởng hoặc chủ tài khoản. Chức năng này cũng được sử dụng để sửa lại một lệnh giao dịch bị NHNT VN trả về do thông tin không chính xác.

Copy: sao chép thông tin của một lệnh sẵn có. Delete: xóa một lệnh chưa được duyệt. Find: tìm kiếm giao dịch theo tiêu thức (loại tiền, số tiền, số giao dịch...). Send: dùng để gửi các lệnh đã được duyệt đến NHNT VN nếu được phân

quyền.



o Kế toán trưởng: khi vào chương trình với mã truy cập có quyền Kế toán trưởng, người sử dụng có thể sử dụng các phím chức năng sau: Verify: xác nhận lệnh. Trường hợp người sử dụng không cài đặt mật khẩu xác

nhận lệnh, màn hình sẽ hiển thị thông báo "Có xác nhận giao dịch không?". Sau khi xác nhận, lệnh sẽ có trạng thái "Waiting to approve". Trường hợp người sử dụng có cài đặt mật khẩu xác nhận lệnh, chương trình sẽ yêu cầu người sử dụng nhập mật khẩu để xác nhận lệnh.

Back: trả lại giao dịch cho kế toán viên nếu phát hiện giao dịch bị sai. Find: tìm kiếm giao dịch theo tiêu thức (loại tiền, số tiền, số giao dịch...). Send: dùng để gửi các lệnh đã được duyệt đến NHNT VN nếu được phân

quyền.

o Chủ tài khoản:

Approve: duyệt giao dịch. Back: trả lại giao dịch cho kế toán viên nếu phát hiện giao dịch bị sai. MulApp: duyệt nhiều giao dịch cùng lúc. Find: tìm kiếm giao dịch theo tiêu thức (loại tiền, số tiền, số giao dịch...). Send: gửi giao dịch đã được duyệt tới NHNT VN.

o Người gửi lệnh: Có thể gửi từng lệnh bằng cách bấm nút Send ở màn hình giao dịch hoặc chọn

mục “Send message to VCB" trong Menu Payment, bấm nút Check all để gửi toàn bộ các lệnh giao dịch đã được duyệt. Lúc này trạng thái của lệnh sẽ được chuyển thành "Waiting for Response".

Lưu ý:

- Với mỗi lệnh giao dịch trên chương trình VCB-MONEY, khách hàng chỉ gửi lệnh một lần. - Khách hàng chỉ tiến hành gửi lại lệnh khi biết chắc chắn rằng NHNT VN chưa nhận được lệnh đó (những lệnh NHNT chưa nhận được sẽ có trạng thái là Not Receive).Khi gửi lại lệnh giao dịch, khách hàng không cần phải gõ lại thông tin của lệnh giao dịch đó. Việc gửi lại phải được thực hiện trên chính bức điện đã gửi có trạng thái Not Receive để NHNT có thể kiểm tra điện trùng.

Lưu ý: nếu mức sử dụng chương trình là 02 (hai) cấp thì sẽ không có bước xác nhận lệnh của Kế toán trưởng.

b) Các trạng thái của giao dịch

o Pending: lệnh vừa được kế toán viên lập.



o Waiting for approve: lệnh đã được kế toán trưởng xác nhận. o Waiting to send: lệnh đã được kế toán trưởng hoặc chủ tài khoản duyệt. o Waiting for Response: lệnh đã được gửi đến NHNT VN. o Accepted: NHNT VN chấp nhận và đã thực hiện lệnh. o Not Receive: NHNT VN không nhận được lệnh. o N.Accepted 1: NHNT VN từ chối lệnh do sai chữ ký điện tử. o N.Accepted 2: NHNT VN từ chối do nội dung lệnh sai. o Time out: lệnh đã được gửi đến NHNT nhưng chương trình chưa cập nhật được

trạng thái của lệnh. Khi một lệnh giao dịch có trạng thái Time out, khách hàng tiến hành gửi lại chính lệnh đó tại màn hình nghiệp vụ, sau đó kích đúp chuột vào lệnh giao dịch để lấy trả lời mới nhất của Ngân hàng về tình trạng của lệnh.

c) Các phản hồi từ NHNT VN o Ngân hàng chấp nhận (Accepted): các lệnh được NHNT VN chấp nhận sẽ có

trạng thái là "Accepted". Biểu tượng trên màn hình là cái bắt tay. Lệnh in ra sẽ có dạng dưới đây

o Ngân hàng không chấp nhận: có hai lý do

Do chữ ký điện tử sai (Not Accepted 1): sau khi lệnh được gửi tới NHNT VN, máy chủ của Ngân hàng sẽ tự động kiểm tra chữ ký điện tử của khách hàng. Nếu chữ ký điện tử sai, giao dịch sẽ tự động bị đẩy trả lại khách hàng với thông báo "The Message Number A01010423.002 not accepted because transaction file is invalid, You do not have enough security credential." Trường hợp này, trên màn hình chính sẽ không hiển thị tên người duyệt, trạng thái của lệnh là Not Accepted 1. Biểu tượng của lệnh trong danh sách là hình mũi tên đen ( ). Người sử dụng phải vào chương trình với quyền chủ tài khoản để duyệt lại lệnh và gửi lại tới Ngân hàng.

Lệnh in ra sẽ có dạng dưới đây:



Do nội dung lệnh bị sai (Not Accepted 2): nội dung lệnh sai có thể do kế toán

viên nhập số tài khoản người hưởng không đúng hoặc địa chỉ người hưởng không có..., trả lời của NHNT VN có thể là "The Message Number A01010423.003 not accepted because Account Number not found." Trên màn hình chính Payment Order sẽ thấy trạng thái của lệnh là Not Accepted 2. Biểu tượng của lệnh trong trường hợp này là dấu nháy đen ( ), đồng thời trả về tên của người đã duyệt lệnh này.

Lệnh in ra sẽ có dạng dưới đây:

Trong trường hợp này người sử dụng phải vào chương trình với quyền kế toán viên để sửa lại lệnh và chuyển về trạng thái Pending, chờ kế toán trưởng xác nhận và chủ tài khoản duyệt lại lệnh rồi gửi lại cho NHNT VN.

2.2.3. Cách thức tạo lệnh: người sử dụng vào chương trình bằng mã truy cập có quyển Kế toán viên

a) Lập lệnh ủy nhiệm chi (Payment Order) o Bước 1: tại thanh menu Payment, chọn Payment

Order. o Bước 2: nhấn phím New để tạo mới ủy nhiệm chi.



nhập số và loại tiền giao dịchchọn/nhập tài khoản ghi nợ

thông tin về tài khoản ghi nợ sẽ tự động hiển thị chọn hình thức

thu phí

nhập nội dung của giao dịchnhập thông tin về tài

khoản cần ghi có

nhấn Accept để hoàn tất việc tạo lệnh

nhấn Cancel để hủy việc tạo lệnh b) Lệnh chuyển tiền

o Bước 1: tại thanh menu Payment, chọn Application for Remittance.

o Bước 2: tại màn hình hiện lên, nhấn phím New để tạo mới một lệnh chuyển tiền.

chọn/nhập số tài khoản cần ghi nợ


nhập các thông tin cần thiết về người ra lệnh và người hưởng

c) Giao dịch mua ngoại tệ o Bước 1: tại thanh menu Payment, chọn App

for Buying Foreign Currency. o Bước 2: tại màn hình hiện lên, nhấn phím New

để tạo mới một giao dịch mua ngoại tệ.



nhập số và loại tiền giao dịch

chọn mục đích mua ngoại tệ

nhập thông tin về hồ sơ mua ngoại tệ: hợp đồng mua hàng, L/C...

nhập thông tin về tài khoản ghi cóchọn/nhập tài khoản ghi nợ

Thông tin về khách hàng


d) Dịch vụ chi trả lương

Chương trình VCB-MONEY cho phép khách hàng đăng ký trích nợ từ tài khoản của công ty và ghi có cho một danh sách tài khoản của các cán bộ, công nhân viên trong công ty. Để sử dụng chức năng này, người sử dụng thực hiện như sau:

o Bước 1: tại thanh menu Payment, chọn Salary

o Bước 2: tại màn hình hiện lên, nhấn phím New để tạo mới một giao dịch chi trả lương.

Nhập số tiền và loại tiền ghi nợ

Chọn/nhập số tài khoản cần ghi nợ của công ty

thông tin về tài khoản ghi nợ sẽ tự động hiển thị

Nhấn Convert nếu muốn chuyển đổi một bảng lương theo định dạng có sẵn

Nhập các thông tin liên quan đến các giao dịch ghi có

nhấn Accept để hoàn tất việc tạo điện



Để vào danh sách cán bộ công nhân viên, người sử dụng tiến hành nhập thông

tin vào các cột. Nhấp con trỏ vào cột muốn nhập số liệu rồi nhấn phím F2, sử dụng mũi tên lên xuống để di chuyển con trỏ lên/xuống dòng tiếp theo. Sau khi đã hoàn thành việc nhập dữ liệu cho một cột, người sử dụng nhấn phím Enter và tiến hành nhập dữ liệu cho các cột tiếp theo.

Lưu ý: người sử dụng có thể sử dụng hoặc chuyển đổi từ một tệp dữ liệu về bảng lương đã sẵn có ở trên máy vào chương trình VBC-MONEY, ví dụ: chuyển đổi thông tin lấy từ bảng lương Excel của công ty, với cấu trúc như sau: "Cột A: Số tài khoản", "Cột B: Tên nhân viên", "Cột C: Số tiền", bằng cách bấm vào phím Convert và trỏ đến tệp dữ liệu chứa thông tin về bảng lương đã được nhập từ trước.

o Các trạng thái phản hồi từ NHNT VN đối với lệnh chi trả lương của khách hàng: Transaction Accepted: thông tin khách hàng cung cấp cho NHNT VN về tài

khoản thanh toán lương là đúng và giao dịch chi trả lương được Ngân hàng chấp nhận.

Not Accepted: thông tin khách hàng cung cấp cho NHNT VN về tài khoản thanh toán lương bị sai và giao dịch chi trả lương bị Ngân hàng từ chối thực hiện.

e) Tạo điện tự do Khách hàng có thể sử dụng chức năng này để yêu cầu sửa đổi, hủy thông tin hoặc tra

soát về một lệnh giao dịch đã gửi tới NHNT VN. Người sử dụng có thể gửi kèm thông tin về lệnh đã lập trước đó.

Lưu ý: NHNT VN chỉ chấp nhận sửa đổi các điện mà Ngân hàng chưa thực hiện.

o Bước 1: tại thanh menu Payment, chọn Free Format Message.

o Bước 2: tại màn hình hiện lên, chọn New để tạo mới lệnh.




Nhập số tham chiếu của điện gốc

Chọn chi nhánh thực hiện

Nhập nội dung muốn thông báo cho NHNT VN

Gửi thông báo không đính kèm điện gốc Gửi thông báo có

đính kèm điện gốc

Huong Dan Su Dung VCB-MONEY (Dau Khach Hang).Final

Documents

Transcript of Huong Dan Su Dung VCB-MONEY (Dau Khach Hang).Final