Hronologija nabavnih dokumenata

Lidija Madžar

[Hronologija nabavnih dokumenata]

Hronologija dokumenata pri nabavci robe

1. Upit dobavljačima

Većina ljudi koji rade u odeljenjima nabavke i prodaje definiše upit kao radnju prilikom koje zainteresovana osoba ili pravno lice traži od dobavljača tačne informacije o specifičnom proizvodu: o količini, ceni i o roku isporuke. Međutim, ovo je samo delimična definicija upita dobavljačima.

Upit dobavljačima, pre svega, predstavlja vrstu poslovnog pisma. U svetu poslovnih komunikacija ovo je važan dokument i zbog toga je potrebno da se prilikom njegovog pisanja i slanja poštuju određena pravila. S obzirom sa svoju specifičnu namenu, upit dobavljačima se najčešće javlja kao prvi oblik komunikacije sa novim poslovnim partnerom (tj. dobavljačem) koji ukazuje na manire kupca kao osobe koja ga je pisala, potpisala i poslala dobavljaču. Stoga ovaj dokument ukazuje i na zrelost i ozbiljnost preduzeća u ulozi potencijalnog kupca.

Najvažniji je prvi utisak!

Često se čuje da je prvi utisak najvažniji u međuljudskoj komunikaciji. Ovo se podjednako odnosi i na poslovnu korespondenciju. Upitom se započinje neka vrsta poslovnog odnosa sa osobom i/ili pravnim licem koje će gledajući oblik (formu) tog dopisa, stil pisanja i sam njegov sadržaj odlučiti da li je potencijalni kupac vredan njegovog truda, vremena i pažnje.

Danas je poslovna komunikacija izuzetno intenzivna i dobavljači dobijaju na hiljade upita dnevno. Stoga je sve teže razlikovati kvalitetnog klijenta od tzv. amatera (odnosno neozbiljnih klijenata). U tolikoj količini informacija najlakše je ne odgovarati upravo na one upite koje dobavljač oceni kao neozbiljne.

Koji su to neozbiljno koncipirani upiti dobavljačima?

Neozbiljni upiti dobavljačima se najčešće javljaju kao neadekvatno oblikovani upiti, bez strukturnih podataka, bez početka ili kraja. U tu grupu posebno spadaju razne e-mail poruke u kojima se prilaže slika sa ručno napisanim upitom ili je samo skenirana lista internih oznaka. Ovo se odnosi i na tako struktuirane (sastavljene) upite koji se šalju dobavljačima putem faxa, Skyp-a, Vibera ili drugih savremenih servisa koji su na našim prostorima još uvek nedovoljno zastupljeni.

Na koji je način ispravno napisati upit dobavljačima?

U savremenim vremenima internet revolucije, u kojima društvene mreže predstavljaju osnov svakodnevne komunikacije, sve se više uočava trend oblikovanog sadržaja. Danas se javlja potreba za naglašavanjem teme, odlomaka, sadržaja poruka i sl. Ono što je još važnije jeste da sve navedene delove poruka, pisama, dopisa i sl. treba racionalno složiti i adekvatno sastaviti u jednu celinu. Ovo je još važnije u slučaju poslovnog dopisivanja.

Oblikovanje upita

Oblikovanje upita obuhvata izbor odgovarajućih elemenata izgleda upita (u formi e-maila ili upita na papiru) bez uticaja na njegov sadržaj. Ovo uključuje odabir fonta, elemente poslovnog pisma i oblik pisanja.

Odabir fonta

Odabir fonta predstavlja jedan od osnovnih elemenata svakog dopisa, pa samim tim i upita dobavljačima. Njegovim odgovarajućim izborom šalje se jasna poruka primaocu koji iz njega može zaključiti o profesionalnosti i ozbiljnosti pošiljaoca upita. Iako istraživanja ukazuju na to da ljudi mogu pročitati sve vrste fontova sa istom lakoćom, pokazalo se da njihova čitljivost opada ili raste u zavisnosti od očekivanja primaoca upita. Tako, na primer, primaoci upita iz metalurškog sektora očekuju jednostavan i jasan, tehnički font. Sa druge strane, stilizovani fontovi deluju lepo i čak unose promenu u jednolična pisma, ali će upravo ta razlika navesti primaoca upita na to da na njegovo čitanje uloži više napora.

Drugi problem kod stilizovanih fontova predstavlja njihova nestandardnost. Font koji je instaliran na računaru pošiljaoca upita ne mora nužno biti instaliran i na računaru njegovog primaoca. Važna je i veličina fonta. Pre upotrebe pamtnih telefona standardni font je bio veličine 12, dok se danas sve više e-mail poruka piše i čita u fontu 14, dok neki za standard predlažu i font 16. Stoga je najbolje odabrati jedan od standardnih fontova (Times New Roman ili Arial), dok bi za veličinu fonta trebalo odabrati 12, eventualno veličinu 14.

Elementi upita dobavljačima

Predmet upita – Mnogi ljudi, umesto teme upita dobavljačima, u polju Subject (tema upita) unose predmete upita. Ovo je veoma pogrešno i često može da iznervira primaoca upita. U ovom kontekstu treba biti svestan činjenice da e-mail poruka nije SMS poruka, kao i da se na takve poruke obično ne odgovara. U polje koje se odnosi na predmet upita se upisuje kratak i jasan opis e-mail poruke. Radi lakšeg praćenja najpogodnije je upisati nešto poput Upit: bešavne cevi od nerđajućeg čelika ili Upit za cevi od nerđajućeg čelika. Kada se radi o temi upita, treba izbegavati unošenje podataka o dimanzijama, materijalima i količinama. Pri tome je samo u izvesnim slučajevima (kada se radi o velikim investicionim projektima) prihvatljivo koncipirati upit na sledeći način: Upit za novosadski projekat – 80 tona čelika. U ovakvim slučajevima će ukupna količina tražene robe, predstavljena u temi upita, dati specifičnu težinu i značaj samom upitu.

Oslovljavanje primaoca – Nakon napisanog predmeta, prelazi se na sadržaj upita. Ovde je prvo neophodno ispravno osloviti primaoca upita. Ukoliko se piše konkretnoj osobi, upit treba započeti sa Poštovana gospođo Prezime ili sa Poštovani gospodine Prezime. Ljudi obično cene kada im se neko direktno obraća i naročito vole da vide svoje ime. Isto tako, ljudi pamte i pogrešno ispisivanje svog imena. Stoga se sugeriše pažljivo postupanje tokom izrade upita. Ukoliko se pošiljalac upita obraća nepoznatim osobama, dovoljno ih je osloviti rečju Poštovani. Konačno, reči poput slengova, ćao, zdravo i tome slično ne priliče poslovnoj komunikaciji.

Tema upita – Nije redak slučaj da se nakon oslovljavanja primaoca upita napiše nekoliko rečenica koje nemaju veze sa upitom. Ponekada se to radi iz pristojnosti, a ponekada sa namerom da se predstavi preduzeće koje tek uspostavlja kontakt sa potencijalnim dobavljačem. Ovaj deo je najbolje ili preskočiti ili ga dodati na kraj poruke. Odmah bi nakon oslovljavanja primaoca upita trebalo jasno preći na razlog pisanja ovog dokumenta. Jedna rečenica će biti sasvim dovoljna poput: molimo Vas da nam date ponudu za sledeće ili za potrebe našeg projekta molimo Vas da nam date ponudu za sledeće. Pored toga, primalac upita će radije odgovoriti nekom ko ga je lepo zamolio za ponudu nego nekom ko je traži na neodgovarajući način. Nakon ove uvodne rečenice sledi deo koji se odnosi na konkretan sadržaj upita. Ovo je najvažniji deo upita koji mora biti potpuno tačan, jasan i sažet koliko je god to moguće. Zahvaljujući neprekidnoj težnji da se pojedini procesi u industrijskom sektoru što je više moguće pojednostave i da se proizvodi jednoznačno definišu, postoje izvesne norme koje nam to omogućuju. Norme ili standardi propisuju ispravno označavanje proizvoda, materijala, dimenzije i količine. Na našim prostorima se trenutno koriste sledeća četiri standarda:

· JUS (stara jugoslovenska norma koju uglavnom koriste starije generacije),

· DIN (stari nemački standard koji je još uvek relativno popularan),

· EN (aktuelni standard koji propisuje Evropska unija) i

· ANSI (aktuelni američki standard).

Od navedenih standarda službeno bi trebalo koristiti samo EN i ANSI standarde.

Primer

Proizvodnja traži zavarene pravougaone cevi St 37 dimanzija 50x50x4,60 metara, 40x30x2,30 metara i 180x100x818 metara u standardnim dužinama.

Ispravan način pisanja upita dobavljačima izgleda ovako:

Šuplji profili EN 10219 S235JR

40x30x2    L=6.000 mm      6 komada

50x50x4    L=6.000 mm    10 komada

180x100x8    L=6.000 mm      3 komada

Standardne trgovačke dužine cevi se kreću između 5 i 7 metara, kao i 10 i 12 metara. Zaposleni u sektoru nabavke treba da zna koje dužine više odgovaraju potrebama organizacije i proizvodnje. Ukoliko ne zna, treba te podatke da proveri kod osobe zadužene za proizvodnju. Ukoliko se u upitu ne specificiraju željene dužine, ponuda će stići na ukupnu dužinu, međutim prilikom isporuke dužine mogu varirati u navedenom rasponu.

Ovo je idealan trenutak da se ispod traženih proizvoda navede koji je sertifikat potreban. Proizvodnja obično podrazumeva da uz to ide 3.1 sertifikat, ali to je neophodno navesti na upitu. Sertifikat najčešće nije uključen u cenu. Troškovi njegovog izdavanja uglavnom nisu veliki u odnosu na prosečnu vrednost narudžbine, ali ponekad mogu predstavljati neugodno iznenađenje. Iz tog je razloga potrebno odmah navesti potreban sertifikat, obično u sledećem obliku EN 10204 3.1.

Ispod toga slede ostali dodatni zahtevi – ukoliko ih ima (željeni rok isporuke, način prevoza, itd.). Nakon svega, treba na kraju iskazati zahvalnost na brzoj ponudi rečenicom: Unapred Vam se zahvaljujem na brzom odgovoru. Konačno, na samom kraju treba obavezno napisati svoje ime i prezime, logotip i/ili ime poduzeća i kontakt podatke (broj  telefona i faksa, email, web stranica). To je korak koji se nažalost prečesto preskače, zbog čega upit automatski postaje neozbiljan.

Oblik pisanja upita dobavljačima

Veoma je važno da oblik pisanja upita bude lako pregledan tako da primaoc odmah može uočiti najbitniji sadržaj upita. Iz tog razloga treba koristiti poravnate početke i završetke rečenica, poglavlja, a treba koristiti i razmake između njih.

Neformatirani sadržaj odaje utisak haotičnosti i teži je za snalaženje. Poravnati sadržaj daje tehnički čistu sliku što je vrlo bitno za primaoca, a u krajnjoj liniji i za pošiljaoca.

Primer 1. Nepravilni upit – Ceo sadržaj upita napisan u predmetu

Primer 2. Uobičajno neozbiljan upit

Primer 3. Ispravno napisan upit

2. Ponuda dobavljača

U najširem smislu ponuda od dobavljača je pismena ili usmena saglasnost jednoj ili većem broju osoba za izvršenje konkretnog dela (posla) pri definisanim uslovima.

Sa pravne tačke gledišta ponuda predstavlja predlog za sklapanje ugovora koji se upućuje jednoj ili većem broju osoba. Predlog upućen neodređenom broju osoba će se samo smatrati pozivom za upućivanje (tj. podnošenje) ponuda. U tom smislu se pod ponudom ne mogu smatrati oglasi u novinama, prospekti i cenovnici jer nisu naslovljeni (ne glase) na određenu osobu.

U privrednoj praksi se pod ponudom podrazumeva predlog putem kojeg prodavac, odnosno dobavljač nudi proizvode i usluge sa ozbiljnom namerom da se obaveže na izvršenje ukoliko ga kupac prihvati. Naime, ponuda dobavljača obavezuje na izvršavanje ponuđenih uslova ukoliko kupac prihvati ponudu.

U trenutku kada ponuđaču, odnosno potencijalnom dobavljaču stigne izjava kupca o prihvatanju ponude, smatra se da je ugovor sklopljen. Izjava (usmena ili pismena) o prihvatanju ponude mora biti izričita, što dalje znači da ona mora da potvrdi (tj. potkrepi) taj prijem ponude svojim sadržajem.

Ponuda se može i opozvati, ali to povlačenje ponude mora stići kupcu pre nego što on pošalje izjavu o prihvatanju ponude ili istovremeno. Izuzeci od navedenih pravila važe:

· ako je ponuda neopoziva i

· ako kupac živi u uverenju da je ponuda neopoziva.

Dobavljači mogu davati ponude samoinicijativno ili na osnovu:

· usmenog ili telefonskog upita kupca,

· pismenog upita kupca,

· objavljenog javnog tendera za nabavku robe i/ili usluga i

· nadmetanja pismenim putem po pozivu u ograničenom postupku nabavke robe i/ili usluga (radi se o postupku u kojem mogu učestvovati samo subjekti koje naručilac pozove).

Ponuda koju dobavljač daje na osnovu upita kupca, objavljenog javnog tendera ili nadmetanja po pozivu mora biti usklađena sa zahtevima i uputstvima kupca.

Ponuda treba da sadrži:

· naziv i sedište dobavljača (u slučaju zajedničke ponude – naziv i sedište svih dobavljača), oznaku o nosiocu ponude i podatak o potpisniku ili potpisnicima zajedničke ponude,

· adresu elektronske pošte dobavljača (odnosno službe ovašćene za slanje ponuda),

· dokaze o sposobosti,

· obavezne delove i/ili priloge ponude (jemstva, tehničke specifikacije, tehničku dokumentaciju, izjave, nacrte, fotografije, skice, uzorke i sl.),

· ponuđenu cenu,

· informaciju o roku važenja ponude,

· potpisan predlog ugovora ili okvirnog sporazuma, ako se radi o ponudi kao sastavnom delu dokumentacije za potrebe nadmetanja,

· spisak svih sastavnih delova i priloga ponude (ako je tražen),

· ostale podatke tražene u tenderskoj dokumentaciji i

· datum i potpis dobavljača (ponuđača).

Ispitivanje ponuda

Dostavljene ponude je potrebno ispitati i međusobno upoređivati.

Nakon što se utvdi koje su ponude valjane prema definisanom roku podnošenja, načinu podnošenja, dokumentaciji i sadržaju, slede ispitivanja njihovih elemenata koji će omogućiti ocenjivanje, međusobno poređenje i izbor najpovoljnije ponude. Ovo se, prvenstveno, odnosi na sledeća ispitivanja i davanje odgovora na sledeća pitanja:

· Da li ponuđeni kvalitet robe i/ili usluga zadovoljava i odgovara zahtevima kupca?

· Da li je ponuđena količina predmeta nabavke usklađena sa količinom naznačenom u upitu, odnosno sa potrebama kupca i njegovom nabavnom politikom?

· Da li je cena predmeta nabavke primerena tržišnim cenama i da li je raščlanjena na način na koji je to traženo u upitu kako bi mogla da se analizira?

· Da li su uslovi i način plaćanja u skladu sa tržišnom situacijom, kao i sa zahtevima i mogućnostima kupca?

· Ko snosi troškove pakovanja, kao i rizik otpreme i transporta?

· Može li dobavljač ispuniti zahtevani rok isporuke?

· Koji su ostali kriterijumi koji su značajni za poslovne odnose i kako ih ispunjavaju pojedini ponuđači (dobavljači)?

Upoređivanje ponuda i izbor najpovoljnije ponude

Kako bi se uporedile ponude i izabrala najpovoljnija ponuda, ponude je potrebno analizirati prema nizu kriterijuma kao što su: kvalitet i cena ponuđene robe i/ili usluga, rok i sigurnost isporuke, rok i način plaćanja, pouzdanost dobavljača, troškovi nabavke i dopreme, jemstvo (garancija) za kvalitet, mogućnost sklapanja recipročnih poslova, usluge i tehnička pomoć tokom i nakon isporuke, ugled dobavljača i dr.

U svakodnevnom poslovanju zbog nedostatka vremena nije moguće, a nije ni ekonomski opravdano, uzimati u obzir sve navedene faktore na osnovu kojih se upoređuju ponude. Zbog toga se ponuda često bira samo na osnovu jednog kriterijuma, dok ako su ostali kriterijumi podjednako zadovoljeni - oni kao takvi nemaju značajnijeg uticaja na odluku o izboru ponude, odnosno ponuđača. Takav kriterijum je najčešće cena, rok isporuke ili kvalitet, a u specifičnim situacijama to mogu biti i odnosi sa dobavljačima, iskustva iz ranijih poslovnih odnosa, uslovi i način plaćanja i sl.

Primer obrasca ponude

Upoređivanje ponuda samo na osnovu cene može se primenjivati kada se radi o predmetima (robi i/ili uslugama) istog ili približno istog kvaliteta, kao i ako su zadovoljeni ponuđeni rokovi, način isporuke, servis dobavljača, način plaćanja i ostali kriterijumi. Pri upoređivanju cene u ponudama, osim cene predmeta ponude (robe i/ili usluga) u obzir treba uzeti i odbitke i dodatke na cenu, kao i zavisne troškove nabavke.

Upoređivanje ponuda samo na osnovu kvaliteta može dovesti do lošeg izbora dobavljača jer se zanemaruju faktori koji utiču na ekonomičnost, sigurnost i optimizaciju nabavke!

Upoređivanje ponuda samo na osnovu roka isporuke je opravdano jedino u slučajevima hitnih potreba kada kupcu manjak neke robe (reprodukcionog materijala) uzrokuje manjak u proizvodnji ili isporuci gotovih proizvoda, kao i pojavu velikih viškova.

Uopšteno posmatrano, upoređivanje ponuda samo na osnovu jednog kriterijuma se može primeniti za robu i usluge malih vrednosti koje se nabavljaju jednokratno ili u malim količinama, a za koje postoji široka ponuda dobavljača.

3. Ugovor o prodaji/kupovini robe (Zaključnica)

Ugovor o kupoprodaji robe je takav ugovor kojim se prodavac obavezuje da će na kupca preneti vlasništvo (pravo svojine) nad prodatom robom, kao i da će mu je prodati, odnosno pružiti usluge. Sa druge strane, kupac je na osnovu ovog ugovora dužan da plati cenu u novcu, kao i da preuzme kupljenu robu. Pod robom se podrazumevaju sva materijalna i nematerijalna dobra, odnosno proizvodi i usluge čije je osnovno svojstvo da zadovoljavaju potrebe ljudi i privrede putem kupovine ili razmene.

Karakteristike kupoprodajnog ugovora

· Obavezan je i teretan je za obe ugovorne strane što znači da obavezuje i kupca i prodavca,

· Zasnovan je na konsenzusu (uzajamnom dogovoru),

· Neformalan je jer je za njegovo zaključenje dovoljna prosta saglasnost ugovornih strana o bitnim elementima ugovora,

· Jednostavan je, što znači da sadrži elemente koji su karakteristični samo za jedan tip ugovora,

· Kauzalan je jer je naznačen razlog, svrha i cilj obavezivanja (na primer, kod ugovora o prodaji prodavac se obavezao u pogledu cene, a kupac u pogledu robe) i

· Ugovor sa sporazumno određenim sadržajem (ugovorne strane sporazumno određuju elemente i uslove ugovora).

Bitni elementi ugovora o prodaji robe

· Predmet kupoprodaje – predmet kupoprodaje mora zadovoljiti određene uslove koji se odnose na mogućnost, dozvoljenost i određenost prodaje. Ukoliko je predmet ugovora roba, onda ona mora biti u prometu. Ukoliko je predmet ugovora stvar van prometa – ugovor je nevažeći (ništavan). Za stvari koje su u ograničenom prometu važe posebni uslovi. Takođe, ugovor se može odnositi i na buduće stvari. Ugovor nema pravno dejstvo kada je stvar iz ugovora propala do trenutka zaključenja ugovora. Ako je stvar iz ugovora delimično propala, kupac ima pravo da raskine ugovor ili da ostane pri ugovoru uz adekvatno sniženje cene. Predmet kupoprodaje se određuje po vrsti, količini i kvalitetu (na primer, hiljadu kilograma pšenice belice). U ugovoru količina robe može da bude precizno određena (zapreminom, težinom, brojem komada) ili okvirno definisana (“od...do”, “najmanje...najviše”). Ugovorne strane mogu da ugovore količinu robe i upotrebom trgovačkih izraza sa uobičajenim značenjem (vagon – deset hiljada kilograma bruto ili cisterna – deset hiljada kilograma neto). Po pravilu ugovorne strane imaju pravo ugovorom da utvrde kvalitet robe. Kvalitet robe se još određuje i propisima o kvalitetu robe (životne namirnice), kao i obaveznim standardima. Nepoštovanje ovih pravila povlači određene sankcije. Ako kvalitet robe nije ugovorom propisan, ugovor je ipak punovažan jer se kvalitet robe u ovom slučaju određuje prema uzansama;

· Cena – kao novčana naknada predstavlja drugi bitam element svakog ugovora o prodaji. Cena treba da je:

1. Izražena u novcu. Takođe cena može delimično da se iskaže i u nekoj stvari. U tom slučaju vrednost novca mora biti veća od vrednosti stvari;

2. Određena ili odrediva – ukoliko nije ni jedno, ni drugo tada je ugovor nevažeći. U posebnim slučajevima cena može biti određena od strane nadležnog organa. Tada kupac plaća propisanu cenu;

3. Stvarna – ukoliko cena nije stvarna, već je fiktivna tada ugovor nema pravnu snagu i

4. Srazmerna (tj. pravična) – ovo nije uslov za nastanak i zaključivanje ugovora, ali ukoliko cena nije pravična može se zahtevati poništavanje ugovora.

· Sporedni elementi – pored navedenih obaveznih elemenata, u ugovoru se mogu fakultativno (sporadično & opciono) nalaziti i sledeći elementi:

1. Rok, mesto i način prodaje robe,

2. Rok, mesto i način plaćanja robe,

3. Prevoz robe (rok otpreme, sredstvo prevoza, obaveštenje o otpremi),

4. Troškovi,

5. Osiguranje u prevozu,

6. Prelaz rizika,

7. Utvrđivanje kvantiteta i kvaliteta,

8. Ambalaža,

9. Porezi, takse i drugi troškovi,

10. Pribavljanje dokumenata (transportna dokumenta, fakture, uverenje o poreklu robe i dr.),

11. Garancija prodavca,

12. Posledice neizvršenja ugovora i specijalne sankcije (ugovorna kazna ili ograničenje naknade štete),

13. Mogućnost raskida ugovora i njegove posledice,

14. Viša sila i drugi osnovi oslobađanja od odgovornosti,

15. Nadležnost suda ili arbitraže,

16. Eventualne rezerve i dobijanje uvozne ili izvozne dozvole u slučaju da se radi o spoljnotrgovinskim ugovorima i dr.

Primer prodajnog ugovora

4. Otpremnica

Otpremnica je robni dokument kojim se evidentira izlaz robe iz magacina, odnosno to je dokument koji prati robu koju preduzeće-kupac nabavlja od dobavljača. Roba se otprema iz određenog prodajnog objekta, stovarišta ili skladišta u kojem se ta roba nalazi u momentu izvršenja naloga kupca. Sve promene se evidentiraju na robnim karticama. Otpremnice se mogu zatim koristiti pri izradi faktura i izlaznih kalkulacija maloprodaje. Prodavac, uz robu koju šalje kupcu, obavezno dostavlja i otpremnicu.

Otpremnica je dakle dokument o robi koji uz robu dostavljač dostavlja kupcu. Otpremnica se dostavlja i:

· komercijalnom odeljenju dobavljača – u vidu izveštaja o izvršenoj otpremi,

· knjigovodstvenom odeljenju dobavljača – u vidu izveštaja o stanju u skladištu i

· fakturnom odeljenju dobavljača – kao osnova za slanje faktura, tj. računa.

Otpremnica spada u grupu skladišnih dokumenata i njim se smanjuje roba na zalihama. Otpremnica sadrži:

· podatke o kupcu,

· podatke o dobavljaču,

· vrsti i količini robe,

· podatke o mestu i datumu izdavanja,

· podatke o mestu i datumu prometa dobara i usluga i

· podatke o roku i načinu plaćanja (opciono).

Na otpremnici nije obavezno iskazivanje cene. Ona prventstveno služi kao propratni dokument kod transporta robe ili kod prijema i otpreme robe. Postoji i njena složenija varijanta pod nazivom račun-otpremnica. Ako ovaj dokument pored svih podataka sa otpremnice sadrži i dodatne komercijalne podatke koji su sastavni deo računa, onda govorimo o računu-otpremnici. Putem ovog dokumenta se pojednostavljuje administracija. Na ovaj način se ne moraju izdavati dva dokumenta, ne moraju se slati dva pisma, pri čemu kupci uporedo sa robom dobijaju i račun koji sadrži sve potrebne elemente za izradu ulazne kalkulacije. Međutim, mnoge firme iz nekih razloga nisu u mogućnosti da odmah ispostave račun, pa stoga prvo ispostavljaju otpremnicu, pa tek kasnije račun.

Pored otpremnice, u propratnu dokumentaciju koja prati robu spadaju:

· tovarni list – u železničkom, rečnom i vazdušnom saobraćaju,

· konosman ili teretnica – u pomorskom prometu,

· prevoznica ili tovarni list – u kamionskom prometu i

· dispozicija – nalog prodavcu da otpremi robu navedenom primaocu.

Primer otpremnice

Primer računa-otpremnice

MOJA FIRMA doo/str

broj u evidenciji:

 

Moja ulica br.704, 21000 NOVI SAD

 

strana:

1

PIB:

100400200

PEPDV:

27846111

A.P.R.broj:

BP 2200/2008

Matični broj firme:

84732111

 

 

 

Tekući račun:

331-123456789012-22 ERSTE bank ad Novi Sad

Telefon:

021-1000130

Fax:

 

E-mail:

 

 

 

 

 

 

kupac - klijent:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ABC KUPAC doo

www.mojknjigovodja.rs

 

OTPREMNICA broj:

OTP-2012-05

 

 

 

Datum izdavanja:

 

godine

 

 

 

 

21000 NOVI SAD

 

Mesto izdavanja:

Novi Sad

 

Trgovačka ulica br.107

 

Datum prometa dobara i usluga:

 

godine

 

PIB:

100400200

 

 

Mesto prometa dobara i usluga:

Novi Sad

Tel.

Fax.

 

 

Rok plaćanja:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tekući račun:

 

 

Način plaćanja:

virmanski

Fiskalni isečak BI:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

r. br

VRSTA – NAZIV DOBARA

jed. mere

KOLIČINA

Prodajna CENA

VREDNOST

rabat

UKUPNO VREDNOST

 

 

 

 

 

 

-

-

-

-

din.

din.

%

din.

 

 

1

MOJA ROBA

Kom

1.00

1000.00

1000.00

1000.00

 

 

5. Faktura (račun)

Faktura ili račun je novčani dokument kojim prodavac traži od kupca isplatu za određenu robu ili uslugu. Faktura obavezuje kupca da iznos koji je naznačen u fakturi plati prodavcu, u skladu sa uslovima plaćanja. Poreski obveznik je dužan da za izvršeni promet proizvoda i usluga izda fakturu (račun) ili drugi dokument koji služi kao račun. Faktura se sastavlja na osnovu otpremnice i porudžbine ili zaključenog ugovora o prodaji robe. Obično se piše na štampanom obrascu u dva do pet primeraka, s tim što se prvi primerak (original) šalje kupcu, dok kopiju zadržava isporučilac usluga.

Poreski obveznik je dužan i da izda račun za svako pretplaćanje (pretplatu, avans) koje primi pre izvršenja prometa proizvoda, odnosno usluga, kao i za svaku naknadnu promenu poreske osnovice.

U praksi kada prodavac napravi i izda fakturu tada govorimo o izlaznoj fakturi, dok se sa stanovišta kupca faktura koja se prima zove ulazna faktura.

Faktura mora da sadrži sledeće podatke:

· zaglavlje prodavca,

· mesto i datum pisanja,

· oznaku “račun ili faktura” sa rednim brojem,

· naziv i adresu prodavca i njegov PDV broj,

· naziv i adresu kupca,

· broj žiro računa kupca i prodavca,

· PIB kupca i prodavca,

· poziv na osnovu čega je sastavljena,

· količinu, vrstu, cenu po jedinici mere i ukupnu vrednost isporučene robe, odnosno usluga,

· iznos naknade o izvršenom prometu bez PDV-a,

· primenjenu poresku stopu,

· iznos obračunatog PDV-a,

· ukupni iznos naknade o izvršenom prometu sa uključenim PDV-om,

· rok i način plaćanja i

· potpis i pečat prodavca.

U fakturi mogu biti upisane i razne napomene kao što su:

· iznos kamate koja će se naplatiti u slučaju da kupac kasni sa uplatom na tekući račun prodavca,

· da u slučaju promptnog plaćanja prodavac kupcu može da odobri popust – kasa skonto,

· podaci o ambalaži (rok za njen povraćaj, naknada za oštećenu ambalažu, penali zbog neblagovremenog plaćanja i sl.),

· broj tekućeg računa na koji kupac treba da doznači (uplati) iznos naveden u fakturi i

· konstatacija o nadležnosti suda u slučaju spora.

Prodavac šalje račun istog dana kada šalje i robu. Faktura može biti privremena ili definitivna. Privremenu fakturu ili profakturu prodavac šalje posle zaključivanja ugovora o prodaji, a pre isporuke robe. Definitivna faktura se šalje nakon otpremanja robe ili sa robom.

I Primer fakture

II Primer fakture

IME PREDUZEĆA DOO

Adresa:

PIB:

PDV:

ŽR:

RAČUN BROJ:

DATUM IZDAVANJA RAČUNA:

DUŽNIK:

PIB:

PDV:

ADRESA:

REDNI BROJ

OPIS USLUGE

KOLIČINA (KOM)

CENA PO KOM

(EUR)

UKUPNO

1.

1

UKUPNA CENA

(EUR)

PDV 20%

(EUR)

UKUPNA CIJENA SA PDV

(EUR)

Napomena: Usluge se isporučuju po ugovoru Vaš broj 010101 od 13.13.2013. godine

Uplatu izvršiti po prijemu fakture na žiro račun preduzeća IME PREDUZEĆA doo broj 111-2222-33 kod Erste banke.

RAČUN IZDAO

Izvršni direktor

Ime Prezime

Profaktura (predračun)

Osim pojma fakture, važno je poznavati i pojam profakture ili predračuna kao vrlo često korišćenog dokumenta u poslovnim odnosima.

Naime profaktura nema obavezujući značaj kao faktura i predstavlja dokument kojim jedno pravno lice daje cenovnu ponudu za određenu uslugu ili proizvod drugom licu.

Profaktura je korisna iz mnogo razloga, prevashodno zbog toga što ne obavezuje izdavaoca da plati PDV, za razliku od fakture kada obaveza plaćanja PDV-a postoji bez obzira dali je faktura plaćena ili ne. Takođe profaktura često predstavlja ponudu za isporuku robe ili usluga potencijalnom kupcu koja je ujedno i poziv na plaćanje.

Kada neko izvrši plaćanje po osnovu profakture, neophodno mu je izdati fakturu (račun). Profaktura ne predstavlja osnov za knjiženje.

6. Prijemnica robe

Prijemnica je ulazni dokument koji se odnosi na prijem robe koja se nabavlja od dobavljača. Drugim rečima, prijemnica je magacinski dokument kojim se artikli koje preduzeće nabavlja od dobavljača evidentiraju u određenom magacinu, dakle na karticu artikla. Na osnovu prijemnice mogu se zatim izrađivati kalkulacije cena za artikle iz pojedinačnih stavki prijemnice. Interna prijemnica je ulazni dokument, odnosno to je kalkulacija za robu koja dolazi iz druge poslovne jedinice (magacina) u sklopu istog pravnog lica. Prijemnica poseduje sve elemente koje poseduje i redovna kalkulacija, osim što ne sadrži podatke o dugu dobavljaču, već samo o prenosu robe iz magacina prodavca (na bazi otpremnice) u drugi magacin – magacin kupca. Otpremnica uvek predstavlja osnovu za izradu prijemnice.

Zaglavlje prijemnice sadrži sledeće elemente:

· U magacin – šifra magacina u koji se roba prenosi;

· Iz magacina – šifra magacina iz kojeg dolazi roba;

· Broj – jedinstveni interni broj dokumenta. Broj dokumenta se uglavnom zadaje u sledećem formatu IUNNNN pri čemu su I – numerička šifra magacina iz kojeg dolazi roba, U – numerička šifra magacina u koji dolazi roba, NNNN – interni brojač dokumenata koji kreće od 0001 i završava se sa 9999 u toku jedne poslovne godine. Najbolje je da interna otpremnica i interna prijemnica imaju isti broj;

· Datum – datum knjiženja ovog dokumenta,

· Podaci o dobavljaču – šifra komitenta od kojeg je roba nabavljena,

· Nabavna vrednost robe,

· Prodajna vrednost robe,

· Ukalkulisana stopa PDV-a 20% ili

· Ukalkulisana stopa PDV-a 10%,

· Oznaka – neka posebna oznaka vezana za prijemnicu,

· Tip – vrsta dokumenta na osnovu koje se radi prijemnica (otpremnica),

· Datum dokumenta – na osnovu kojeg se vrši popunjavanje prijemnice,

· Broj dokumenta – na osnovu kojeg se vrši popunjavanje prijemnice,

· Sastavio, Kontrolisao & Odgovorno lice – šifre korisnika koji su sastavili, kontrolisali prijemnicu i koji su po zakonu odgovorni za unetu robu,

· Automatsko knjiženje – oznaka da će dokument biti knjižen po modelu automatskog knjiženja i

· Opis – neki slobodni opis u vezi sa unetim dokumentom.

Primer prijemnice robe

7. Komisijski zapisnik

Prodavac isporučuje robu, dok je kupac preuzima na dogovorenom mestu. Prilikom preuzimanja robe komisija za prijem robe treba da utvrdi da li ona kvalitativno i kvantitativno odgovara ugovorenoj ili poručenoj robi.

Po prijemu robe, komisija sačinjava komisijski zapisnik i ako utvrdi da prispela roba kvalitativno i kvantitativno odgovara, komisija prilaže zapisnik fakturnoj službi radi njene isplate i šalje pismo – potvrdu o prijemu robe. Ukoliko komisija utvrdi da roba ne odgovara ugovorenoj robi, kupac će napisati reklamaciju, dok će koristiti ovaj komisijski zapisnik kao dokaz.

Komisijski zapisnik treba da sadrži:

· Uvodni deo – podaci o tome kada i gde se zapisnik sastavlja, na osnovu kojeg dokumenta se roba preuzima, na osnovu kog dokumenta je roba isporučena, kada je i kako roba prispela i ko su članovi komisije koja preuzima robu;

· Nalaz komisije – komisija konstatuje u kakvom stanju je roba prispela – ambalaža, pakovanje i šta je utvrdila;

· Mišljenje komisije – ukoliko je komisija utvrdila neki nedostatak, treba da navede svoje mišljenje o tome zbog čega je nastao taj nedostatak i

· Završni deo – konstatuje se vreme u kojem je komisija radila, u koliko je primeraka zapisnik sastavljen, navodi se klauzula o materijalnoj i moralnoj odgovornosti i na kraju slede potpisi članova komisije.

Primer komisijskog zapisnika

KOMISIJSKI ZAPISNIK br. 69

Sastavljen dana 01. 08. 2009. u stovarištu trgovinskog preduzeća za promet tekstila na veliko „TEKSTL“ u Beogradu, u ulici 7. jula 16, u vezi sa primljenom robom od trikotaže „VELUR“ iz Priboja. Roba je prispela kamionom Kupca BG 245-67. Prijem robe vrši se po otpremnici br. 678, a na osnovu porudžbine od 20. jula o. g.

Članovi komisije: Marko Marković, Petar Petrović i Bogosav Mirković.

NALAZ KOMISIJE

Po otpremnici br. 678 prispelo je 20 sanduka uredno označenih na adresu kupca, a u svakom sanduku treba da bude spakovano po 50 košulja. Sanduci su ispravni bez bilo kakvog otvaranja, svaki označen rednim brojem od 01 do 20.

Manjak je nadjen u sanduku br. 16, u kome je kao što je brojanjem utvrdjeno, upakovano 40 košulja umesto 50. Fakturna vrednost je nepoznata jer je sa robom prispela samo otpremnica.

MIŠLJENJE KOMISIJE

Komisija je mišljenja da je do manjka došlo isključivo kod prodavca i to prilikom pakovanja. Naime, radnik je pogrešno brojao. U sanduku je nadjen i kontrolni kupon radnika br. 2-888, koji se prilaže ovom zapisniku. Komisija je počela rad u 11,00 časova, a završila u 14,00. Ovaj zapisnik je sačinjen u tri istovetna primerka.

Da su navodi zapisnika tačni, uz punu krivičnu i materijalnu odgovornost tvrde: Članovi komisije

1.__________________________

2. __________________________

3. __________________________

8. Reklamacija

Ukoliko prispela roba ne odgovara porudžbini ili ugovoru, kupac će prodavcu uputiti reklamaciju. Reklamacija se piše na osnovu komisijskog zapisnika i dostavlja se u propisanom roku.

Najčešće se reklamacije pišu zbog:

· manje količine prispele robe,

· veće količine prispele robe,

· lošeg kvaliteta roba,

· oštećenja ili kvara robe,

· zamene robe,

· pogrešnog fakturisanja i dr.

U reklamaciji se kratko navodi nalaz i mišljenje komisije za prijem robe i postavlja se određeni zahtev. Prijemom reklamacije prodavac nastoji da udovolji zahtevu kupca. Ako zahtevu ne može da udovolji, ili ako kupac i prodavac ne mogu da nađu zajedničko rešenje, nastali nesporazum rešava nadležni sud.

REŠAVANJE  REKLAMACIJE

Rešavanje reklamacije podrazumeva postupak u kome prodavac proverava sve navode iz reklamacije, traži i pronalazi uzroke i o tome  obaveštava kupca.

Poslovno pismo kojim se rešava reklamacija piše se u najmanje tri primerka i to jedan za kupca i dva za prodavca. U njemu se navode razlozi zbog kojih je došlo do nedostataka, zatim iznos, odobrenja i zaduženja (brojčano i slovima), a na kraju izvinjenje zbog nastale greške.

URGENCIJA

Urgencija je poslovno pismo kojim se, zbog kašnjenja u obavljanju nekog posla iz nepoznatih razloga, nalogodavac ponovo obraća poslovnom partneru sa zahtevom da se njegov zahtev što pre realizuje.

Može biti urgencija za isporuku robe, za hitno rešavanje reklamacije, za izmirenje novčanih obaveza posle preuzete robe kojima je rok već istekao i sl.

BONIFIKACIJA

Bonifikacija je poslovno pismo koje se piše u procesu rešavanja reklamacije, kao posledice  manjkavosti u isporuci robe (naročito kvaliteta), pa se sniženjem cene želi realizovati posao, a da obe strane budu zadovoljne.

Primer reklamacije

9. Kalkulacija

Kalkulacija je knjigovodstvena isprava koja dokumentuje postupak formiranja prodajne cene robe, kao i evidenciju ulaza robe u magacin posmatranog preduzeća. Kalkulacija, kao dokument, predstavlja u suštini spisak kalkulacija cena niza artikala koji su određenog dana nabavljni od doređenog dobavljača.

Kalkulacija cene jednog artikla je postupak koji dovodi do prodajne cene tog artikla. Kalkulacija cene jednog artikla se obično vrši po sledećoj formuli:

nabavna cena artikla + zavisni troškovi nabavke + trgovačka marža + PDV = prodajna cena artikla

Uprošćeno rečeno, ako kalkulaciju, kao dokument, posmatramo kao spisak kalkulacija cene niza artikala koji su nabavljeni određenog dana od određenog dobavljača, onda možemo da kažemo da se taj spisak sastoji od naziva nabavljenog artikla, nabavne cene, količine koja je nabavljena, trgovačke marže, prodajne cene i drugih podataka.

Postoje tri grupe kalkulacija koje se razlikuju prema podacima sadržanim u njima:

· kalkulacije kojima se evidentira nabavka robe iz inostranstva,

· kalkulacije kojima se evidentira ulaz robe nabavljene na domaćem tržištu i

· interne kalkulacije kojima se evidentira prenos robe u okviru istog pravnog lica.

Kalkulacija se sastoji od sledećih podataka:

1. Datum kalkulacije;

2. Naziv dobavljača od koga je roba nabavljena;

3. Broj kalkulacije;

4. Troškovi po kalkulaciji do granice (npr. torškovi prevoza koji su plaćeni prevozniku u inostranstvu). Ovaj podatak se evidentira samo za robu koja je nabavljena na inostranom tržištu;

5. Troškovi po kalkulaciji od granice (npr. troškovi prevoza koji su plaćeni domaćem prevozniku);

6. Carinski kurs – ovaj podatak se evidentira samo za robu koja je nabavljena na inostranom tržištu;

7. Srednji kurs – ovaj podatak se evidentira samo za robu koja je nabavljena na inostranom tržištu;

8. Spisak artikala koji ulaze u magacin. Za svaki artikal evidentiraju se sledeći podaci:

a) Naziv artikla;

b) Nabavna cena u stranoj ili domaćoj valuti;

c) Količina;

d) Nabavna vrednost u stranoj ili domaćoj valuti;

e) Rabat koji je odobren od strane dobavljača;

f) Cena posle rabata;

g) Vrednost posle rabata,

h) Preračunati torškovi po artiklu – ovo je podatak koji se dobija po sledećoj formuli: količina x ukupni troškovi nabavke robe / ukupna količina nabavljenih artikala na kalkulaciji;

i) Carinska stopa – ovaj podatak se evidentira samo u slučaju da je roba nabavljena u inostranstvu;

j) Carina – ovaj podatak se evidentira samo u slučaju da je roba nabavljena u inostranstvu;

k) Akciza – ovaj se podatak evidentira samo za akciznu robu;

l) Bruto nabavna cena u stranoj valuti – ovaj podatak se evidentira samo u slučaju da je roba nabavljena u inostranstvu i dobija se po sledećoj formuli: nabavna cena + preračunati troškovi po artiklu + carina + akciza;

m) Bruto nabavna cena u domaćoj valuti – ova podatak se dobija prema sledećoj formuli: nabavna cena + preračunati troškovi po artiklu + carina + akciza;

n) Bruto nabavna vrednost u stranoj valuti (bruto nabavna cena x količina ) – ovaj podatak se evidentira samo u slučaju da je roba nabavljena u inostranstvu;

o) Bruto nabavna vrednost u domaćoj valuti (bruto nabavna cena x količina),

p) Trgovačka marža;

q) Prodajna cena bez PDV-a;

r) Prodajna cena i

s) Prodajna vrednost.

I primer kalkulacije

II primer kalkulacije

10. Kalkulacija prodajne cene

Fakturna vrednost

+

Zavisni troškovi nabavke

NABAVNA VREDNOST

+

Razlika u ceni

PRODAJNA VREDNOST

+

Porez na dodatu vrednost (PDV)

PRODAJNA CENA SA PDV-om (Maloprodajna cena)

31