Op een rollende steen groeit geen mos!

Een verhaal van participatie in verandering.

Jo Voets & Yves Vennekens – Congres HR in de Zorg, mei 2015

2 HR in de Zorg

Bethanië = …

• Van klassiek OBC/MPI naar MFC: – 1965 – 2005 – 2012

– Integrale toegangspoort 2014

– … Persoonsvolgende Financiering (2018?)

• Bereik: – jongens en meisjes

– van 3 tot 18 jaar (+)

– capaciteit van +/- 150 ( = 20 studio’s, Partners in Parenting: orthopedagogische pleegzorg, Gemeenschapshuis, MAB-werking)

• Indicatie: – gedrags- en emotionele problemen

– opvoedingsproblemen

– open orthopedagogisch kader

3 HR in de Zorg

Bethanië = …

Werkingsprincipes

– Empowerment = zoveel mogelijk regie over

eigen krachten en leven houden (duurzaam, autonoom, perspectief, ontwikkeling).

– Circle of Courage = moed, passie en bezieling

ontwikkelen (belonging, competentie, identiteit, wederkerigheid)

4 HR in de Zorg

De neurotische organisatie (De Vries & Miller)

Stijl Kracht zwakte

Paranoïde Alert-voorzichtig Log, weinig coherentie en visie

Dwangneurotisch Controle en efficiëntie Vasthouden, overstructurering

Theatraal Creatief, extravert, ondernemend Inconsequent, drama, risico

Depressief Voorzichtig, behoudend Matig, beperkt, korte termijn

Schizoïde Controle, regie Introvert, argwaan, wantrouwen

HR in de Zorg 5

Bethanië = …

Organisatie in Cluster

Teambegeleider

Gezinsbegeleider

Therapeut Hoofdopvoeder

B C D E A F

6 HR in de Zorg

7 HR in de Zorg

Bethanie = …. Drie voordeuren

HR in de Zorg 8

Bethanië = …

Organisatiestructuur

2/06/2015 9 HR in de Zorg

Alg. DIR

Peda. DIR Log. DIR Adm. DIR Med. DIR

CEL P-beleid

CEL K&E Peda MT

A

TB

HO GB C

TB

HO GB B

TB

HO GB D

TB

HO GB E

TB

HO GB (F)

TB

HO GB

Vakgroep Vakgroep

Vakgroep Vakgroep

Vakgroep

CAP

De veranderingen in kaart … Een nieuw huis, een nieuwe voordeur, andere kamers!

10 HR in de Zorg

Verandering - de oorsprong

• Vanuit context: fusie, integrale jeugdhulp

• Vanuit visie

• Vanuit model/methode

• Vanuit ‘onderstroom’

HR in de Zorg 11

Kwaliteit

Team

Staf

Mede-werker

Samen- leving

en

context

De wet van ‘Maier’

Effectiviteit = Kwaliteit x Acceptatie

HR in de Zorg 12

Betrokkenheid = - world-café - focusgroepen - cel - …

Tijdlijn … (1/2)

HR in de Zorg 13

Tijdlijn … (2/2)

HR in de Zorg 14

World-café 2011

2012

Ecologie

2013

Pedagogie

2014

HRM

2015

… ….

2/06/2015 15 HR in de Zorg

World-café 2011

2012

Ecologie

2013

Pedagogie

2014

HRM

2015

… ….

2/06/2015 16 HR in de Zorg

World-café 2011

2012

Ecologie

2013

Pedagogie

2014

HRM

2015

… ….

17 HR in de Zorg

Focusgroep MFC

Focusgroep MFC 2013 Bevindingen – 9 thema’s

HR in de Zorg 18

MFC Bethanië

TRANSPARANTIE

in

BELEID & COMMUNICATIE

Aanbod Bethanië afstemmen op de

MFC-werking.

Beschrijving van in- en uitstroom van cliënten in

onze MFC-werking.

Flexibiliteit van vs. Richtlijnen voor de MFC-medewerker.

Personeelsbeleid voor het MFC: een slinger van organisch naar beschrijving en

terug.

Takenpakket van de verschillende

medewerkers van het MFC.

Competentie van de MFC-

medewerker: een omvorming?

Bethanië staat voor innovatieve organisatie vs. Borgen van de

innovatie.

Een duidelijke toekomst voor

jezelf en de organisatie.

Rand-voorwaarden:

Administratie, ICT, ....

HR in de Zorg 19

• Positief tov innovatie gevolg positief tov MFC

• Evoluerende maatschappelijke noodzaak = afstemmen van het aanbod

• MFC = draaglast ↓ en draagkracht ↑

• Residentiële werking in de aandacht houden

• Flexibiliteit Richtlijnen

• Randvoorwaarden: adm., technisch, …

= Transparantie ↑ in beleid en communicatie

Focusgroep MFC 2013 Besluit

Voorbeeld - Communicatiestructuur vanuit focusgroep MFC en uitgewerkt door CEL K&E

20 HR in de Zorg

Effectiviteit via Leercirkel Kolbe

21 HR in de Zorg

Effectief vergaderen – Pascal van Loo

2. Interactie

2.1. Communicatie: Dialoog

2.2. Groepsdynamica: Vertrouwen

2.3. Context: zaal, energie

1. Gemeenschappelijk

doel

3. Procedure:

Spelregels,

technieken en rollen

22 HR in de Zorg

Vergaderstructuur Bethanië

Doelstellingen: • Vereenvoudigde structuren: één beslissingskring/hart van operaties met alle betekenisvolle

actoren. Eenduidige taakverdeling/eigenaar- & leiderschap/effectieve proces- en productmonitoring. Zelfsturende kracht versterken.

• Ruimte beveiligen voor ‘Bethanië is lerende organisatie’.

• Heldere overleg/communicatiestroom. Info over max 3 stations. Scheiding van infostromen (meedelen) en beleidsstromen (maken).

• Parallelle overleg/communicatie ontmoedigen. Rendementsverlies en verwarring opheffen.

• Breed toegankelijke aanmaak & consult van info. 2 verbonden dragers: elek. dossier en logboek Beperken van casus- en procesgebonden mailverkeer met min 25%

• Verbeteren time management: individueel/collectief inzet van mensen en middelen. Tijdswinst is te bekijken over de hele ketting medewerkers. Evenwicht tussen dwingend kader van de structuren en maatwerk nav specifieke omstandigheden.

• Heldere taakpakketten voor opstellen van werkzame functieprofielen.

23 HR in de Zorg

Vergaderstructuur Bethanië

24 HR in de Zorg

World-café 2011

2012

Ecologie

2013

Pedagogie

2014

HRM

2015

… ….

25 HR in de Zorg

Focusgroep HRM

Focusgroepen HRM 2014 van focusgroep naar visie en raamwerk

26 HR in de Zorg

Tijdspad …

2014 2015

Belangrijk! = P-Beleid

Verkenning

Aanzet

Focus- groepen

Externe toetsing

Concrete thema’s

opleidingsbeleid, onthaalbeleid, vergrijzingsbeleid, verzuimbeleid, competentieprofielen opstellen, gezondheidsbeleid, …

Samen op weg naar een generatiebewust en levensfase bewust personeelsbeleid.

Gijbels, Ter Heide, MPI Oosterloo, …

Visie, …

Van focusgroep naar raamwerk ...

Focusgroep

‘een vraag naar erkenning,

feedback,

transparantie (vertrouwen),

mogelijkheid tot ontwikkeling

en communicatie

in een gestructureerd (personeels)beleid

gericht op zorgzaam

omgaan met medewerkers’

Finaliteit

Bethanië

- geeft medewerkers erkenning, feedback en transparantie (vertrouwen);

- gestructureerd HR-beleid met mogelijkheden tot ontwikkeling en communicatie;

- zorgzaam voor zijn medewerkers.

28 HR in de Zorg

Uitgangspunt 1: HR-model van Ulrich (1997-2012)

29 HR in de Zorg

0

5

10

15

20

25

30

35

40

-35 35-44 45-49 50-54 55+

Uitgangspunt 2: Generatie- en levensfasebewust

Ontwikkelingsfase Spitsuurfase Balansfase Seniorfase

Generatie Y Pragmatische generatie

Generatie X Protestgeneratie

30 HR in de Zorg

Vertrekpunt: ingebed in de organisatievisie

31 HR in de Zorg

Belonging

Identiteit

Competentie

(Zelf)Zorg

Besluiten/Adviezen vanuit de focusgroep

32 HR in de Zorg

I/ Werving en Selectie

• Kijken naar ervaring, kwaliteiten, persoonlijkheid en diploma

• Inspraak

• Klinische proefperiode: junior-class, statuut als medewerker

• Affiniteit met de doelgroep en motivatie, objectivering, jobinhoud, persoonlijkheid

HR in de Zorg 33

II/ Loopbaanontwikkeling

• Ontwikkeling in functie van organisatie of individuele medewerker

• Opleiding en VTO: transparantie

• Rendement van opleidingen

• Cultuurdragers vormen junior medewerkers

HR in de Zorg 34

III/ Motivatie

• Erkenning en feedback op prestaties

• Niet enkel aandacht voor speciale werkvormen

• Kloof staf en opvoedend personeel

• Valse inspraak

HR in de Zorg 35

IV/ Communicatiecultuur

• Open en transparant proces

• Bestaande communicatiekanalen optimaliseren

• Face to face

• Proces van besluiten vs. besluit communiceren

HR in de Zorg 36

V/ Arbeidsomstandigheden

• Dialoog over veiligheid

• Uurrooster afgestemd op gezinsleven

• Evenwicht draagkracht/draaglast

• Autonomie (vertrouwen)

HR in de Zorg 37

VI/ Work-Life balans

• Duidelijkheid/richtlijnen ifv flexibiliteit

• Evenwicht zoekend

• Aandacht voor de levensfase

• Kwaliteit van de organisatie

HR in de Zorg 38

VII/ Evaluatiebeleid

• Permanent = continu proces

• Formeel stilstaan

• Tweerichtingsdialoog

• Centraal – Erkenning

– Feedback

– focus op groei

HR in de Zorg 39

‘een vraag naar erkenning,

feedback,

transparantie (vertrouwen),

mogelijkheid tot ontwikkeling

en communicatie

in een gestructureerd (personeels)beleid

gericht op zorgzaam

omgaan met medewerkers’

40 HR in de Zorg

Personeelsbeleid voor Bethanië is ….

van Focusgroep naar Raamwerk

41 HR in de Zorg

• Zelfsturing: – versterking van de autonomie

en zelfverantwoordelijkheid van de cluster

– staf faciliteert

• Kwaliteit: – proces van aanmelding, start,

exit…verdiepen en transparanter maken

– invullen en verduidelijken van modules: model als module

– positioneren van VIST (KTB)

HR in de Zorg 42

Drijfveer: zelfsturing en kwaliteit

Positie van Personeelbeleid in de Organisatie

43 HR in de Zorg

Alg. DIR

Peda. DIR Log. DIR Adm. DIR Med. DIR

CEL P-beleid

CEL K&E Peda MT

A

TB

HO GB C

TB

HO GB B

TB

HO GB D

TB

HO GB E

TB

HO GB (F)

TB

HO GB

Vakgroep Vakgroep

Vakgroep Vakgroep

Vakgroep

CAP

Raamwerk

44 HR in de Zorg

Welkom in Bethanië! We spreken met jou over je

job en over de organisatie

waarin je werkt.

Je kansen voor persoonlijke

ontwikkeling in je job.

Groeien in je job in balans

met je leven!

Afscheid bij Bethanië! De mogelijkheden om je job te

kunnen uitvoeren.

Instroombeleid Functie-gerichte dialoog VTO

(Bethanië Academie ->

evidence based)

Loopbaan-ontwikkeling Uitstroombeleid Arbeids- omstandigheden

1. Arbeidsgerelateerd

problemen

2. Arbeidsorganisatie

Instroombeleid Doorstroombeleid Uitstroombeleid Oever

Marktaantrekkelijkheid Visie op - gesprekken

voeren: transparantie/

feedback/erkenning

Communicatie: plan &

structuur

Visie op vorming: lerende

organisatie

Afstemming met levensfasen

en

generatiebewust

Visie op de afronding van een

loopbaan (gewenste en

ongewenste uitstroom:

uitstroom vanuit het positieve)

Service opdracht van de

personeelsdienst (helpdesk)

Preventie en zorg

Profiel opbouw (met inspraak)

Selectie (assessment)

Werving

Micro – Individueel:

- R&O

- Permanente dialoog

met medewerkers

- Informele dialoog

Vorming afstemmen vanuit de

verschillende visies

Competenties/talenten

Leiderschap (coachen, sturen

en leiden) – Situationeel

Leiderschap

Einde loopbaan

Pensionering

Veiligheid

- Agressiebeleid

- Risico

- Bescherming

- Privacy

Junior-medewerker:

- Introductie/ingroei

(junior-class)

- Statuut

- Peter/meter

Meso – Team/Cl/Vakgr:

- Vergaderstr.

- Charters.

- Teamproces

Medewerkers ontwikkelen,

loopbaanfasen gerelateerd

(POP):

- Junior-class

- Juniorstatuut

- Seniorstatuut

Functiekaarten Ontslag Gezondheid

- Verzuimbeleid

- Burn-out

- Zwangerschap

- Proactief

- Infrastructuur

- Voordelen voor

medewerkers

Macro – Organisatie:

- Veranderprocessen

- Ontwikkelingen

vanuit de context

Intern/Extern (leerpaden/-

plannen)

Work-Life balace:

- Thuiswerk

- Ondersteuningsmaatr

egelen

- Interne en externe

mutaties

Exit-gesprekken Basisafspraken voor de

organisatie:

- Uurroosters

- Aanwezigheid op dienst

- Arbeidsreglement/voor

waarden

- Contract (voordelen)

Alternatieve vormen van

leren (vb. lezen, …)

Draaglast/draagkracht

Tijdspad

2014

missie

good practices

generatiedenken

focusgroepen

2015 (1)

cel P-beleid

terugkoppeling focusgroepen

planning

2015 (2)

Zorg & Waardering

2016

Ontwikkeling & Dialoog

2017

Uitstroom & Context

45 HR in de Zorg

Op een rollende steen groeit geen mos!

Een verhaal van participatie en verandering.

Jo Voets & Yves Vennekens – Congres HR in de Zorg, mei 2015

46 HR in de Zorg