How to fill in the Full Application Form?Kā aizpildīt projekta

iesnieguma veidlapu?Apvienotais tehniskais

sekretariāts

2012.gada 16.augustā, Rīgā

Full Application Form (FAF) Follow instructions and guidance as they reflect the

requirements to FAF; Complete and clear information FAF is locked – damaged file will be rejected; Reliable contact details.

2

Projekta iesnieguma veidlapa (PIV) Sekojiet instrukcijām un ieteikumiem, tie norāda uz

PIV aizpildīšanas prasībām; Pilnīga un skaidra informācija; PIV ir slēgta labošanai – bojāti dokumenti tiks noraidīti; Precīza kontaktinformācija.

3

Legend of fields

“ERROR!” appears if not filledBefore submission: ensure that there are no errors in the FAF

4

Red Headings/subheadings

Yellow Fields with information

Blank Fields filled by the applicant

Green Fields with the drop-down menus

Black Fields filled in by the JTS

Blue Fields filled in automatically by formulas and links

Informācijas lauku norādes

“ERROR!” norāda, ka kāds lauks nav aizpildītsPirms iesniegšanas pārliecinieties, ka PIV nav norādes uz

kļūdu 5

Sarkans Virsraksti/apakšvirsraksti

Dzeltens Informācijas laukiNav

aizpildīts Lauki, kurus aizpilda iesniedzējs

Zaļš Lauki ar “drop-down” izvēli

Melns Lauki, kurus aizpilda ATS

Zils Lauki, kas tiek aizpildīti automātiski, balstoties uz formulām un saitēm

Structure of FAF

6

I Worksheet PROJECT DESCRIPTIONII-VI Worksheets ACTIVITY PACKAGESVII Worksheet PROJECT TIME PLANVIII Worksheet PROJECT APPLICANTIX Worksheet PROJECT PARTNERSX Worksheet LOGICAL FRAMEWORK

Budget related

XI Worksheet SOURCES OF FUNDINGXII Worksheet PROJECT BUDGETXIII Worksheet BUDGET PER APsXIV Worksheet BUDGET PER PARTNER

XV Worksheet DECLARATIONXVI Worksheet ASSOCIATESXVII Worksheet CHECKLIST

PIV struktūra

7

I Worksheet PROJEKTA APRAKSTSII-VI Worksheets AKTIVITĀŠU KOPASVII Worksheet PROJEKTA LAIKA GRAFIKSVIII Worksheet PROJEKTA IESNIEDZĒJSIX Worksheet PROJEKTA PARTNERISX Worksheet LOĢISKĀ MATRICA

Saistīts ar budžetu

XI Worksheet FINANSĒJUMA AVOTIXII Worksheet PROJEKTA BUDŽETSXIII Worksheet BUDŽETS PA AKTIVITĀŠU KOPĀMXIV Worksheet BUDŽETS PA PARTNERIEM

XV Worksheet APLIECINĀJUMSXVI Worksheet ASOCIĒTIE PARTNERIXVII Worksheet PĀRBAUDES LAPA

Worksheet I – 11. Project description: summary of the project location partnership (no partners can be added/dropped out) associates (can be added the maximum of 5)

2. Relevance of the Project: Overall vs. Specific objectives Final beneficiaries vs. Target Groups capacity of partnership to manage the project identification of actual cross-border component and

justification a real need for cross-border cooperation explanation of relevance to national/EC policies

8

Worksheet I – 11. Projekta apraksts: projekta kopsavilkums īstenošanas vieta partnerība (nedrīkst veikt izmaiņas) asociētie partneri (ne vairāk kā 5 partneri)2. Projekta nozīmīgums: vispārīgi / specifiski mērķi gala labuma guvēji / mērķa grupas partneru kapacitāte vadīt projektu identificēta un pamatota aktuāla pārrobežu sadarbības

nepieciešamība skaidrota saistība ar nacionālo/ES politiku

9

3. Methodology: how the project will be implemented to hit the project

objectives and achieve results outline the advantages and relevance of operational

and financial management

4. Sustainability Indication and brief analysis of risks Sustainability and continuation of the initiatives/results

after project lifetime

Compliance with the Concept Note!

10

Worksheet I – 2

3. Metodoloģija: kā projekts tiks ieviests, lai sasniegtu izvirzītos projekta

mērķus un rezultātus izklāstīt projekta ieviešanas un finanšu vadības

priekšrocības un atbilstību

4. Ilgtspēja: riski identificēti un veikta to īsa analīze projekta pasākumu un rezultātu ilgtspēja un

turpināšanas iespējas pēc projekta beigām

Informācijai ir jāsaskan ar projekta idejas aprakstā norādīto!

11

Worksheet I – 2

Worksheets II-VI – 1Activity Packages

Thematical grouping

Activity Packages (AP) 1 and 2 are predefined!─ AP1 - Management and coordination─ AP2 information and visibility

AP3, AP4, AP5 grouped by content!(not by time or budget headings!)

12

Worksheets II-VI – 1Aktivitāšu kopas

Tematiskās grupas

Aktivitāšu kopas (AK) 1 un 2 ir iepriekš noteiktas!─ AK1 – vadība un koordinācija─ AK2 - informācija un publicitāte

AK3, AK4, AK5 jāveido atbilstoši saturam!(ne laika grafikam un budžeta līnijām!)

13

Worksheets II-VI – 2

14

• Product, event, service, action, etc. as such;• What directly comes out of planned activity.outputs

• Consequence of the output;• Something that the output/set of outputs led to or

allowed achieving.results

• How achieved outputs and results influence (change) the targeted problem, or groups of people, or place, or altogether during and after the project lifetime.

long term impact

• Plan as clear and detailed as possible;• Count the outputs;• Provide estimations (e.g. “not less than XX people”,

“maximum of XX training sessions”, etc.)

quantification

Worksheets II-VI – 2

15

• Produkti, pasākumi, pakalpojumi, darbības utt. • Kāds ir tiešais plānoto aktivitāšu iznākumsiznākums

• Iznākumu sekas• Tas, kas tiks sasniegts pateicoties iznākumiem rezultāti

• Kā sasniegtie iznākumi un rezultāti ietekmēs (mainīs) identificēto problēmu, mērķa grupas, īstenošanas vietu vai tos visus kopā projekta ieviešanas laikā un pēc tā

ilgtermiņa ietekme

• Sagatavojiet pēc iespējas skaidrus un detalizētus plānus• Saskaitiet iznākumus• Sniedziet novērtējumu (piemēram, “ne mazāk kā XX

cilvēki”, maksimums XX apmācības” utt.)

skaita noteikšana

Worksheet VIIIndicative project implementing

TIME PLAN All activities should be listed in accordance with Activity Packages. Project time planning principle:

− Year 1 (12 months) on a monthly basis;− Year 2 (rest of months) on a quarterly basis.

Month 1 is when the project starts (Month 1 ≠ January) Distinguish between preparation (P) and implementation (I), (choose

from dropdown list). Implementing body: indicate all partners involved! (e.g. P1, P2, P3,

etc.). Duration of activity (both P and I) should be reasonable and justified.

Respect Eligibility Criterion 4“proposed duration of the project does not exceed 24 months and 31 December 2014”16

Worksheet VIIParedzamais projekta ieviešanas LAIKA GRAFIKS

Visas aktivitātes ir jānorāda atbilstoši aktivitāšu kopām. Projekta laika plānošanas princips:

− 1.gads (12 mēneši) pa mēnešiem;− 2.gads (pārējie mēneši) pa ceturkšņiem.

1. mēnesis ir projekta uzsākšanas mēnesis (1.mēnesis ≠ janvāris)

Jāievēro izvēles iespējas, lai norādītu sagatavošana - preparation (P) un ieviešana - implementation (I).

Ieviesējs (implementing body): norādiet visus iesaistītos partnerus! (piemēram, P1, P2, P3, utt.).

Aktivitātes ilgumam (gan sagatavošana, gan ieviešana) ir jābūt saprātīgam un pamatotam.

Ievērojiet atbilstības 4.kritēriju - “ierosinātais projekta ilgums nepārsniedz 24 mēnešus un 2014.gada 31.decembri” 17

Worksheet VIIIProject Applicant

Lead Partner principle. Indicate Project Manager and Financial Manager (can also be

subcontracted).Demonstrate capacity to successfully implement the project:

─ project Management and operational experience─ experience in similar projects (by topic, by scale)─ resources (human, equipment, premises, etc.) planned to be contributed

to the proposed project Legal information on Applicant organisation:

─ Financial information for 3 previous years.─ paid staff and voluntary staff (tick appropriate with dropdown list)

Budget will be filled automatically as soon as corresponding worksheets are completed!

Applicant signs the Partnership Statement!18

Worksheet VIIIProjekta pieteikuma iesniedzējs

Vadošā partnera princips. Norādiet projekta vadītāju un finanšu vadītāju (var arī tikt slēgts

apakšlīgums).Parādiet kapacitāti veiksmīgi ieviest projektu:

─ pieredze projektu vadīšanā un ieviešanā;─ pieredze darbā ar pēc satura un apjoma līdzīgiem projektiem;─ resursi (cilvēkresursi, iekārtas, telpas utt.), kurus plānots ieguldīt

projektā. Juridiskā informācija par pieteikuma iesniedzēja organizāciju:

─ finanšu informācija par pēdējiem 3 gadiem─ Algotie darbinieki un brīvprātīgie darbinieki (atzīmējiet atbilstošo no

piedāvātās izvēles) Projekta budžeta dati tiks aizpildīti automātiski tiklīdz tiks pabeigta

datu ievade atbilstošajās dokumenta darba lapās! Projekta pieteikuma iesniedzējs paraksta partnerības

apliecinājumu (Partnership Statement)! 19

Worksheet IX Project Partners

Complete the information for all involved partners. Indicate Project Manager and Financial Manager (can also be

subcontracted). Outline the cooperation history. If none, explain the reasons to

start the partnership. Demonstrate capacity to successfully implement the project (draft as

detailed and clear as possible):─ availability of financial resources to finalise the project (!!!);─ role played in preparation of the project proposal, and expected role in

implementation;─ competences of partner relevant to the project idea, management, scale, etc.─ resources (human, equipment, premises, etc.) planned to be contributed to

the proposed project Budget will be filled automatically as soon as corresponding worksheets

are completed!All partners sign the Partnership Statement!

20

Worksheet IX Projekta partneri

Aizpildiet informāciju par visiem iesaistītajiem projekta partneriem. Norādiet projekta vadītāju un finanšu vadītāju (var tikt slēgti

apakšlīgumi). Izklāstiet sadarbības pieredzi, ja tādas nav, sniedziet skaidrojumu

iemesliem sadarbības uzsākšanai. Parādiet kapacitāti veiksmīgai projekta ieviešanai (sagatavojiet pēc

iespējas detalizētu un skaidru informāciju): ─ pieejamie finanšu resursi projekta ieviešanas pabeigšanai (!!!);─ iesaistīšanās projekta sagatavošanā un plānotā iesaistīšanās projekta

īstenošanā; ─ partneru kompetence atbilstoši projekta idejai, vadībai, mērogam utt.;─ resursi (cilvēkresursi, iekārtas, telpas utt.), kurus plānots ieguldīt projektā.

Projekta budžeta dati tiks aizpildīti automātiski tiklīdz tiks pabeigta datu ievade atbilstošajās dokumenta darba lapās!Visi partneri paraksta partnerības apliecinājumu (Partnership

Statement)!21

Worksheet XLogical Framework (Logframe)

Current EC approach: project development and implementation is Logframe based (not AP based)

Compulsory if requested Programme Grant exceeds EUR 100 000,00.

More details on Logframe are available at www.estlatrus.eu (How to Apply  Seminar Downloads "Project Management Cycle")

22

Overall and specific objectivesExpected resultsActivities

− Compliance with Worksheet I− Quantification

Objectively verifiable indicators of achievement

− Set of indicators to demonstrate/prove to which extent results were (not) achieved.

Means of verification − Sources of information and material evidences to support indicators

Assumptions− Ensure effectiveness− Foresee advantages− Detect and manage possible risks

Worksheet XLoģiskā matrica (Logframe)

Pašreizējais EK pieeja: projekta izstrāde un īstenošana ir balstīta uz loģisko matricu (nevis AK)

Obligāta, ja pieprasītais programmas finansējums pārsniedz EUR 100 000,00.

Detalizēta informācija pieejama: www.estlatrus.eu (How to Apply  Seminar Downloads "Project Management Cycle")

23

Vispārīgie un specifiskie mērķiSagaidāmie rezultātiPasākumi

− Atbilstība Worksheet I− Skaitliskā daudzuma norādīšana

Objektīvi pārbaudāmi sasniegumu rādītāji

− Indikatoru kopums, kas parāda/pierāda, cik lielā mērā ir (nav) sasniegti rezultāti

Pārbaudes līdzekļi − Informācijas avoti un materiāli pierādījumi, kas apstiprina sasniegtos rādītājus

Pieņēmumi− Nodrošina efektivitāti− Paredz priekšrocības− Identificē un vada iespējamos riskus

Worksheet XI Expected sources of funding

Start filling the budget with Worksheet XIV!− Sources and amounts to be identified for each partner− Max Programme Grant – 90% (for SMEs 50% under Priority 1

and max grant EUR 200 000.00)− Min 10% partner’s own co-financing:

• in-kind (1) max ≤10% of total eligible costs, (2) cannot exceed own contribution to project

• in-cash• state budget (depends on state)

24

Worksheet XI Plānotie finansējuma avoti

Budžeta aizpildi uzsāciet ar Worksheet XIV!− Avoti un apjoms ir jānorāda katram partnerim− Maksimālais programmas finansējums– 90% (MVU - 50%

1.prioritātē un maksimālais grants - EUR 200 000.00)− Minimālais partneru līdzfinansējums – 10%:

• ieguldījumi natūrā (1) max ≤10% no kopējām attiecināmajām izmaksām, (2) nedrīkst pārsniegt pašu ieguldījumu projektā

• finanšu ieguldījumi (in cash)• valsts budžeta finansējums

25

Worksheet XII

Total Budget for the Project

Includes (1) total costs for all years and (2) costs for Year 1.

Will be filled automatically as soon as corresponding worksheets are complete.

What should be added manually: forecasted costs by total of Budget Headings* for Year 1.

NB: Project duration below 12 month – automatic fill only!

* See Worksheet XIV26

Worksheet XII

Kopējais projekta budžets

Ietver (1) visu gadu kopējās izmaksas un (2) 1.gada izmaksas.

Tiks aizpildīts automātiski tiklīdz tiks pabeigta datu ievade atbilstošajās dokumenta darba lapās.

Manuāli ir jāpievieno prognozētās izmaksas pa budžeta sadaļām* 1.gadam.

NB: Projektiem, kuru ieviešana īsāka kā 12 mēneši, dati tiek aizpildīti tikai automātiski!

* Skatīt Worksheet XIV27

Worksheet XIII

Budget per Partner andActivity Packages

Information should match with other budget tables: Worksheets XI, XII and XIV.

Costs are to be arranged by Activity Packages (Worksheets II-VI) by the Applicant/partners.

No “ERROR!” accepted!

28

Worksheet XIII

Budžets partneriem un aktivitāšu kopām

Informācijai ir jāsaskan ar citās budžeta tabulās norādīto: Worksheets XI, XII and XIV.

Izmaksas ir jāsadala pa aktivitāšu kopām (Worksheets II-VI) un pa partneriem.

Nedrīkst atstāt kļūdas (“ERROR!”)!

29

Worksheet XIV Budget per Partners

Start filling the budget from this Worksheet!

Budget items are parts of total eligible costs of the project.

Plan the budget items carefully – rows are limited! No lump sums! Pre-filled budget items are examples – replace with

actual lines Units for cost items (month, trip, contract, person,

km, litres, etc.) should be simple, indivisible and reflect actual item

30

Worksheet XIV Budžets partneriem

Sāciet budžeta aizpildīšanu no šīs darba lapas!

Budžeta vienības veido kopējās projekta attiecināmās izmaksas.

Plānojiet budžeta vienības – līniju skaits ir ierobežots!

Nenorādiet noapaļotas summas! Iepriekš aizpildītās budžeta līnijas ir piemērs –

aizstājiet tās ar reālām budžeta vienībām. Izmaksu vienībām (mēnesis, brauciens, līgums,

persona, km, litri, etc.) jābūt vienkāršām, nedalāmām un jāatspoguļo reālā vienība. 31

Worksheet XVDeclaration by the Applicant

Lead partner principle! Applicant fills in the Declaration. Declaration should be signed by an authorised

representative of Applicant organisation. (!!!) STAMP should be put!!! (if no stamp is foreseen by

legislation – put “STAMP NOT APPLICABLE”)

By signing (and stamping, if applicable) the Declaration the Applicant undertakes responsibility for project and confirms compliance of partners with requirements set in the GfGA32

Worksheet XVProjekta pieteikuma iesniedzēja apliecinājums

Vadošā partnera princips! Apliecinājumu aizpilda projekta pieteikuma iesniedzējs. Apliecinājumu paraksta iesniedzēja organizācijas pilnvarots

pārstāvis. (!!!) Jāapzīmogo!!! (ja atbilstoši likumdošanai zīmogs nav

nepieciešams, norādiet “STAMP NOT APPLICABLE”)

Parakstot apliecinājumu, projekta pieteikuma iesniedzējs uzņemas atbildību par projektu un apliecina partneru atbilstību

programmas vadlīnijās norādītajām prasībām. 33

Worksheet XVI

Associates Information

Complete the information for all associates (max 5). Outline the cooperation history. If none, explain the reasons

to make organisation(s) associated with project. Demonstrate the relevance of associate(s) to project:

─ role and involvement in preparation and implementation of project;

─ advantages and experience of associate(s) relevant to project.

34

Worksheet XVI

Informācija par asociētajiem partneriem

Aizpildiet informāciju par visiem asociētajiem partneriem (max 5).

Aprakstiet sadarbības pieredzi, ja tādas nav, skaidrojiet iemeslus organizācijas iesaistīšanai projektā asociētā partnera lomā.

Sniedziet informāciju par asociētā partnera nozīmīgumu projektam: ─ iesaistīšanās projekta sagatavošanā un plānotā iesaistīšanās

projekta īstenošanā; ─ partneru priekšrocības un pieredze, kas ir nozīmīga projekta

ieviešanai.

35

Worksheet XVII

Checklist

After the Full Application Form is filled and ready for submission,

check that it complies with the criteria listed in the table!

36

Worksheet XVII

Pārbaudes lapa

Kad projekta iesnieguma veidlapa ir aizpildīta un gatava iesniegšanai, pārliecinieties, ka tā atbilst visiem

pārbaudes lapā uzskaitītajiem kritērijiem!

37