Hospital de la Direccion de Prevision de Carabineros de ... · Administracion Financiera del...

INFORME FINAL

DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA AREA SALUD

Hospital de la Direccion de Prevision de Carabineros de Chile

Teniente Hernan Merino Correa

Numero de Informe: 19/2014 8 de octubre de 2014

www.contraloria.c1

N

MINISTER* DEL INTERIOR Y

SEGURIDAD POSLICA OF OE PARTES

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AREA SALUD

DAA N° 3.255/2014 PMET N° 13.040 UCE N° 2 Ref.: N° 207.230/14

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.

SANTIAGO, 080cilt, *77648

Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final N° 19, de 2014, debidamente aprobado, sobre auditoria efectuada al proceso de abastecimiento en el Hospital de la Direccion de Prevision de Carabineros de Chile, Teniente Hernan Merino Correa.

Saluda atentamente a Ud.,

CONTRALOR GENERAL DE Lt REPUBLICA

NE-ICV)i

AL SENOR RODRIGO PENAILILLO BRICENO MINISTRO DEL INTERIOR Y SEGURIDAD PUBLICA PRESENTE


AREA SALUD



SANTIAGO, U 6 9cr 1 *77649


Sobre el particular, corresponde que esa autoridad adopte las medidas pertinentes, e implemente las acciones que en cada caso se senalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos que se verificaran en futuras visitas que practique en esa entidad este Organismo de Control.

Saluda atentamen Ud.,

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PRISCILA JARA FUENTES . ABOGADO

Ade DivisiOn de Auditoria AdainistratIva

AL SENOR DIRECTOR DEL HOSPITAL DE LA DIRECCION DE PREVISION DE CARABINEROS DE CHILE TENIENTE HERNAN MERINO CORREA PRESENTE

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OCT 2014


AREA SALUD

DAA N° 3.257/2014 PMET N° 13.040 UCE N° 2 Ref.: N° 207,230/14


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AeOGADO jefe Division de Auditoria Admiristativa

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AL SENOR GENERAL DIRECTOR DE CARABINEROS DE CHILE PRESENTE


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PRISCILA JAM FUENTES ABOOAPO

Jefe DivIeldn de AWItode Adminletratve OIRECCION DE PREVISION

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AL SENOR DIRECTOR DE PREVISION DE CARABINEROS DE CHILE PRESENTE

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Jefe Division de Auditoria Adminisinstivl

CONTRALOR1A GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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DIRECCION DE PRE'JIS1ON OF CAptiattsitrROS OF 041LE

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CARABINEROS DE CHILE PRESENTE

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AL SENOR JEFE DE AUDITORIA INTERNA DE LA DIRECCION DE PREVISION DE

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DE LA REPUBLICA


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ORDEN DEL CONTRA. PRISCILA JARA FUENTES

ASOGADO Jefe Divisibn de Auditoria Adrtiniabdra

A LA SENORA JEFA DE LA UNIDAD DE SUMARIOS FISCALIA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA PRESENTE

OSA MORALES CAMPOS Jett? Unidad de Seguirniento

DivisiOn de Auditoria Adrninistrativa


AREA SALUD



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PIS ORM ONTMOR ZEAL PRI$CILA JARA FUENTES

At3OCIADO Jefe Diviato de twoditorle Adnenistradva

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A LA SENORA JEFA DE LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA PRESENTE

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SANTIAGO, neocilL *77655



3" SERG JIMENEZ MERINO Jefe Unictad Tunica de Contrc0 Extemo

Division de Auditoria Actrrinistrativa

PoR tem to0400 dENERAL PRISCILA JARA FUENTES

ACCOADO Jefe Divisito Audticyla Administrative

AL SENOR JEFE DE LA UNIDAD TECNICA DE CONTROL EXTERNO DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA PRESENTE

CONTRALORiA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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PTRA N° 13.040 UCE N° 2

INFORME FINAL N° 19, DE 2014, SOBRE AUDITORIA EFECTUADA AL PROCESO DE ABASTECIMIENTO EN EL HOSPITAL DE LA DIRECCION DE PREVISION DE CARABINEROS DE CHILE, TENIENTE HERNAN MERINO CORREA.

SANTIAGO, () 8 OCT 2014

En cumplimiento del plan anual de fiscalizacion de esta Contraloria General para el atio 2014, y en conformidad con lo establecido en la ley N° 10.336, de Organizacion y Atribuciones de este Organ() de Control, y en el articulo 54 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Organico de Administracion Financiera del Estado, se efectu6 una auditoria al macroproceso de abastecimiento, en relacion con las adquisiciones de bienes y servicios realizadas durante el periodo comprendido entre el 1 de diciembre de 2012 y el 31 de octubre de 2013, por el Hospital de Ia Direccion de Prevision de Carabineros de Chile, en adelante Hospital DIPRECA e indistintamente hospital. El equipo que ejecut6 Ia fiscalizacion fue integrado por los senores Carlos Barros Burgos, Jesus Basterrechea Santander y senora Victoria Montenegro NOnez, auditores y supervisora, respectivamente.

ANTECEDENTES GENERALES

El aludido hospital es una dependencia administrativa de la Direccion de Prevision de Carabineros de Chile, que de acuerdo al decreto N° 355, de 1990, del Ministerio de Defensa Nacional, que aprueba su reglamento, tiene por funcion dispensar atencion medica integrada, mediante acciones de proteccion, fomento y recuperacion de la salud, a las personas afectas a su regimen previsional; a sus familiares con Ia extension que determine este reglamento, y a terceros ajenos al citado regimen, segOn lo disponga el Director de Prevision, en use de las facultades que le confiere en el articulo 4°, del decreto ley N° 1.812, de 1977, que Crea el Fondo Hospital del Imponente de la Direccion de Prevision de Carabineros de Chile.

OBJETIVO

La fiscalizaciOn tuvo por objeto practicar una auditoria a las adquisiciones de bienes y servicios efectuadas por el Hospital DIPRECA en el periodo comprendido entre el 1 de diciembre de 2012 y el 31 de octubre de 2013, examinandose aquellas compras que superan los $ 30.000.000.

AL SENOR AMIRO MENDOZA ZONIGA ONTRALOR GENERAL DE LA REPUBLICA

PRESENTE


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La finalidad de Ia revision fue determiner que las adquisiciones efectuadas mediante licitacion pbblica y trato directo se hayan realizado de conformidad con Ia normativa vigente; que los bienes y servicios adquiridos hayan sido recibidos, y que los pagos esten Integra y oportunamente contabilizados, y se encuentren debidamente documentados.

METODOLOGIA

El examen se practico de acuerdo con Ia Metodologia de Auditoria de esta Entidad Fiscalizadora y los procedimientos aprobados mediante las resoluciones exentas NOS 1.485 y 1.486, ambas de 1996, considerando los resultados de las evaluaciones de control interno respecto de las materias examinadas, determinandose la realizacion de pruebas de auditoria en Ia medida que se estimaron necesarias. Ademas se practic6 un examen de cuentas de gastos relacionados con Ia materia en revision.

UNIVERSO Y MUESTRA

De acuerdo con los antecedentes proporcionados por el Hospital DIPRECA, a traves del oficio N° 873, de 2013, durante el periodo fiscalizado existian 86 compras que individualmente superaban los $ 30.000.000, las que equivalen a un total de $ 3.461.976.948.

La revision se efectu6 mediante un muestreo por registro, con un nivel de confianza del 95% y una tasa de error del 3%, parametros estadisticos aprobados por este Organismo de Control, cuya muestra examinada asciende a 63 registros, por un total de $ 2.589.492.399, los que equivalen a un 72,25% del universo, antes sefialado.

MATERIA ESPECiFICA

ORDENES DE COMPRA

UNIVERSO MUESTRA ESTADISTICA

CANTIDAD MONTO $ CANTIDAD MONTO $

Ordenes de compra mayores a $ 30.000.000, emitidas entre el 1 de diciembre de 2012 y el 31 de octubre

de 2013.

86 3.461.976.948 63 2.589.492.399

La informaci6n utilizada fue proporcionada por el Hospital DIPRECA y puesta a disposicion de esta Contraloria General a partir del 14 de enero de 2014.

Cabe precisar que, con el caracter de reservado, el 9 de junio de 2014, fue remitido al director del citado centro asistencial el preinforme de observaciones N° 19, de ese mismo ario, para que formulary los alcances y precisiones que, a su juicio procedieran, lo que se concreto a traves del oficio N° 505, de 4 de julio de igual anualidad, cuyos antecedentes y argumentos han sido considerados para elaborar el presente informe final.

Sobre el particular, es dable hacer presente que con fecha 16 de junio del mismo alio, el servicio solicito una prorroga para dar

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respuesta al mencionado preinforme, peticion a la que accedio este Organismo de Control, conforme a lo establecido en el articulo 26, de la ley N° 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Organos de la Administracian del Estado, concediendo 5 dias adicionales para tal efecto, plazo que se cumplia el 30 de junio del referido

La situaci6n antes expuesta, evidencia una demora de 4 dias en la entrega de Ia senalada respuesta, vulnerando lo dispuesto en el articulo 8°, de Ia ley N° 18.575, Organica Constitucional de Bases Generales de la Administraci6n del Estado, que impone a los organos de la Administraci6n entre otras, la obligacion de procurar la simplificacion y rapidez de los tramites, y que dispone que los procedimientos administrativos deben ser agiles y expeditos, como asimismo el articulo 7° de la ley N° 19.880, ya citada, relativo al principio de celeridad que obliga a los servicios publicos a responder los requerimientos que se le formulen con la rapidez y oportunidad que corresponde (aplica criterio contenido en los dictamenes NOS 69.839, de 2012 y 69.839, de 2014, de esta Contraloria General).

En merito de lo senalado, el Hospital DIPRECA en lo sucesivo debera adoptar las medidas que sean necesarias, para dar respuesta oportuna a los requerimientos que se le formulen.

RESULTADO DE LA AUDITORIA

De la revision practicada se determinaron las siguientes situaciones:

I. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

1. Manuales de procedimientos o instrucciones

Requeridos al Hospital DIPRECA los manuales relativos a abastecimiento, conciliaciones bancarias y de control de boletas de garantia, el director del referido centro asistencial, mediante el oficio N° 873, de 12 de diciembre 2013, proporcion6 antecedentes sobre la materia, evidenciandose que los serialados instructivos, no han sido sancionados por la autoridad del citado establecimiento de salud, vulnerandose el principio de escrituracion que rige las actuaciones de la Administracion del Estado, consagrado en los articulos 3° y 5°, de la ley N° 19.880, antes referida, conforme a los cuales, las decisiones que adopten las autoridades deben materializarse en un documento escrito y aprobarse mediante un acto administrativo, los que constituyen la expresiOn formal de su voluntad (aplica criterio contenido en dictamen N° 13.777, de 2013, de este origen).

Sobre la materia, el Director del Hospital DIPRECA ratifica en su oficio de respuesta lo expuesto por el Ente Contralor agregando que dichos manuales, no han sido sancionados por cuanto hay cambios recientes que se han estado introduciendo tanto en Ia organica interna como en los procedimientos y por ello han debido ser ajustados antes de su sancion, lo que debera ocurrir dentro del segundo semestre del arlo 2014, de acuerdo con las acciones comprometidas a raiz de informes de auditoria interna, cuyo estado consta en copia

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del acta de cierre del primer seguimiento de la misma anualidad, originado del alio 2012, Ia cual adjunta.

Acerca de lo anterior, se mantiene lo observado, toda vez que esa autoridad no aporta nuevos antecedentes, ni informa medidas que permitan subsanar lo ya indicado, debiendo aprobar los manuales antes descritos y efectuar capacitaciones sobre la materia a los involucrados en estos procesos, acciones que seran objeto de verificaciOn en un futuro seguimiento que realice este Organismo Superior de Control.

2. Demora en los procesos de revision de los manuales internos

Mediante comunicaci6n interna N° DF/73, de 26 de junio de 2013, del jefe de la division de finanzas (S), de Ia entidad fiscalizada, de se envian los referidos instructivos a Ia seccion de planificacian y desarrollo del centro asistencial, para su revision, analisis y visacion, lo que, al 20 de enero de 2014, no se ha concretado, transgrediendo con ello lo dispuesto en el articulo 8°, de Ia citada ley N° 18.575, que impone a los organismos pUblicos el deber de actuar por propia iniciativa en el cumplimiento de sus funciones, procurando la simplificacion y rapidez de los tramites, asi como tambien lo previsto en el articulo 7°, de Ia ley N° 19.880, ya referida, en lo relativo al principio de celeridad, conforme al cual las autoridades y funcionarios deben actuar por propia iniciativa en el procedimiento de que se trate y en su prosecuci6n, haciendo expeditas las actuaciones pertinentes, hecho que en la especie no se advierte, toda vez que habiendo transcurrido 7 meses desde Ia emision de los referidos instructivos, aim no cuentan con el acto administrativo que los apruebe.

En relacion a lo objetado, la autoridad del centro hospitalario nada indict) en su oficio de respuesta, por lo que permanece lo observado por esta Contraloria General, sin perjuicio de que se deberan impartir medidas tendientes a que en lo sucesivo, se de cumplimiento a lo instruido, hecho que sera verificado en una futura auditoria.

3. Control de las compras realizadas

Se verifico que el Hospital DIPRECA genera ordenes de compra provenientes del Sistema de Informacion de Compras y Contrataciones POblicas, las cuales se van ejecutando a lo largo del tiempo, sin contar con un period° definido para su finalizaciOn.

Al respecto, el jefe de la seccion de contabilidad inform& mediante correo electronico del 23 de febrero de 2014, que los sistemas utilizados en su unidad, asi como en abastecimiento, son de antigua data, los cuales presentan debilidades en sus procesos que imposibilitan contar con informacion expedita e inmediata, consignando la necesidad de que ambas actividades se complementen. Agrega, que lo anterior afecta en la bUsqueda de cada documento, debiendo rastrearlos uno a uno en el sistema contable, dado que este no se encuentra relacionado con abastecimiento. Tambien senala que para Ia division de finanzas del hospital es imposible conocer si las ordenes de compra que no se alcanzaron a cumplir fueron cerradas, asi como tambien desconoce la cantidad de

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facturas con las cuales los proveedores efectuaron las entregas, sean estas totales o parciales.

Tal es el caso de la licitacion 5137-11003- LP08, para la adquisicion de insumos de angiografia, adjudicado mediante la resolucion exenta N° 379, de febrero de 2009, del hospital, con una vigencia de dos anos, por la cual el jefe de Ia division de abastecimiento del centro hospitalario serial6 que no disponia de un detalle para entregar las compras por el periodo comprendido entre los arios 2009 y 2012, dado que no contaba con una asociaci6n de las 6rdenes de compra y los requerimientos, reiterando que para obtenerla se debe hacer de forma individual, trabajo que requiere de mas tiempo.

No obstante lo anterior, inform6 que si contaba con antecedentes a partir del ario 2013, proporcionando un detalle que incluia las compras realizadas hasta el 20 de febrero de 2014, conforme al siguiente desglose:

Tabla N° 1: Compras de insumos servicio de angiografia

PROVEEDOR MONTO $

Arlab Ltda. 69.020

Arlab S.A. 1.178.100

Central de Compras del Extrasistema S.A. 98.921.130

Comercial CMS Medical Chile Ltda. 357.000

Comercializadora Terumo Chile Ltda. 20.050.310

Corp Medical Chile Ltda. 14.707.210

Crear de Medica Urcola SPA 153.510

Importadora y Exportadora CAMIR Ltda. 164.621.030

Johnson & Johnson de Chile S.A. 2.013.480

M. Kaplan y Cia. Ltda. 17.362.100

Mellafe y Sales S.A. 300.079.920

Nipro Medical Corporation 8.083.789

Servicios Medicos S.A. 34.718.250

Total de compras 662.314.849

Fuente: Elaborado por la comisi6n fiscalizadora de la Contraloria General, en base a la informaciOn proporcionada por el Hospital DIPRECA.

La situacion descrita evidencia la falta de control sobre Ia materia, toda vez que Ia carencia de procedimientos impide determinar si se ejecut6 la totalidad del monto adjudicado en Ia licitacion o se continCian efectuando adquisiciones en virtud de acuerdos cuya vigencia ya terming, lo que transgrede los principios de control, eficiencia y eficacia establecidos en los articulos 3° y 5°, de Ia referida ley N° 18.575, y tampoco se condice con lo dispuesto

yn los numerates 57 al 59, relativo a Ia supervision, consignados en la resolucion xenta N° 1.485, de 1996, de esta Contraloria General.

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En relacion a lo senalado, el Director del Hospital DIPRECA expuso en su oficio de respuesta que en cuanto a las ordenes de compra sin cerrar, para evitar que se ejecuten indefinidamente en el tiempo o con cargo a contratos cuya validez ha expirado, en lo sucesivo estas no se emitiran sin antes verificar la vigencia del convenio asociado y la disponibilidad de saldo presupuestario relacionado con la contratacion.

Por otra parte, la referida autoridad, en sintesis, ratifica la demora en rescatar la informacion desde la orden de compra y el posterior enlace a la factura con el egreso respectivo, serialando que Ia division de finanzas no administra el control de la emision y cumplimiento de las Ordenes de compra, debido a que es responsabilidad de la division de abastecimiento, agregando que su obligacian es cumplir con los requerimientos financieros realizados a traves de facturas, comunicaciones internas, entre otras, donde previo a efectuar cualquier desembolso se procede a la revision de la documentacion de soporte, orden de compra, actas de recepciOn y Ia factura, y en caso de corresponder a prestaciones, de Ia constancia del jefe de servicio, y siempre que todo se encuentre conforme a procedimientos, se realiza su revision, registro y pago.

Sobre el particular, si bien el director del centro hospitalario, serial6 un conjunto de acciones referente a lo objetado, no aporta antecedentes que acrediten tales compromisos, mas aim indica una serie de procedimientos para autorizar y proceder a los pagos, sin embargo, carece de un manual aprobado, hecho que dificulta el cumplimiento de acciones que no son conocidas por todos los involucrados asi como adolecen de la debida formalidad al no estar sancionadas, razon por la cual, este Organismo de Control mantiene en su integridad lo observado, debiendo el hospital implementar medidas para evitar que tales situaciones ocurran en lo sucesivo, lo que sera validado en un futuro seguimiento.

Sin perjuicio de lo anterior, es preciso consignar que el preinforme de observaciones, relacionado con el presente documento, fue dirigido al Director del Hospital DIPRECA, en su calidad de autoridad de dicho recinto, razor) por la cual no es atendible que en su oficio de respuesta, seriale que lo observado no es responsabilidad de Ia divisiOn de finanzas sino que de la de abastecimiento, dado que ambas son de su dependencia. En virtud de lo cual a futuro se deberan tomar las providencias del caso en atencion a lo establecido en los articulos 11 y 31 inciso segundo, de la ley N° 18.575, antes citada, asi como tambien para emitir una respuesta como institucion y no por divisiones internas.

4. Conciliaciones bancarias

Al respecto, revisadas las conciliaciones bancarias de Ia cuenta corriente 000-0-222754-1, del Banco del Estado de Chile, se verifico que si bien el hospital prepara dicho analisis a traves del sistema de contabilidad INFOCHI, el informe mensual no evidencia quien ni cuando se realiza el referido proceso, y tampoco se deja rastro de las instancias de revision y aprobacion, situacion que transgrede el principio de control establecido en el articulo 3°, de la ley N° 18.575, ya referida, y no se condice con lo establecido en el numeral 57, de Ia resolucion exenta N° 1.485, de 1996, de esta Contraloria General, en relaciOn a que

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debe existir una supervision competente para garantizar el logro de los objetivos del control interno.

Adernas, se verifico que las conciliaciones

bancarias de los meses de diciembre de 2012 y octubre de 2013, incluian cheques caducos, conforme a los plazos fijados en el articulo 23, del decreto con fuerza de ley N° 707, de 1982, del Ministerio de Justicia, sobre Cuentas Corrientes Bancarias y Cheques, los cuales no fueron contabilizados en la cuenta establecida en la normativa vigente sobre la materia, vale decir, el oficio circular N° 60.820, de 2005, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nacion, y el oficio N° 54.900, de 2006, sobre Procedimientos Contables para el Sector Publico, ambos de la Contraloria General.

El detalle de tales cheques es el siguiente:

Tabla N° 2: Cheques caducos

CONCILIACION N° CHEQUE FECHA CHEQUE MONTO $

Diciembre 2012

07-06-2012

17-07-2012

27-07-2012

23-08-2012

05-09-2012

27-09-2012

27-09-2012

27-09-2012

Octubre 2013

06-08-2013

12-08-2013

12-08-2013

29-08-2013 Fuente: Elaborado por la comision fiscalizadora de la Contraloria General, con datos obtenidos desde las conciliaciones bancarias del Hospital DIPRECA.

Sobre Ia materia, la autoridad del centro asistencial inform6 en su oficio de respuesta que a contar del 1 de junio de 2014, instruy6 a las unidades involucradas que de acuerdo al manual de procedimientos de Ia conciliacion bancaria, tesoreria debe elaborar dicho reporte, mientras que Ia unidad de analisis tendra que revisarla y posteriormente el jefe de la seccion de contabilidad, aprobarla. Agrega tambien, que dicha actividad es una fund& realizada de forma mensual.

Asimismo, inform6 que los documentos incluidos en la situaci6n antes observada, son aquellos que no se encuentran fisicamente en Ia unidad de tesoreria, puesto que ya habian sido retirados pero no cobrados. Por lo tanto, consecuentemente con la actualizacion efectuada en el referido manual, la cual sera ejecutada por la citada dependencia, esta efectuara los ajustes en el mes que corresponda evitando que se produzcan diferencias en el informe mensual.

Por otra parte, respecto de los documentos caducados en el mes de diciembre de 2012, senal6 que fueron registrados en enero

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de 2013. En tanto, que los de octubre de esta Ultima anualidad, contabilizados el 30 del mismo mes y ano, sin embargo, no fueron rebajados del analisis de conciliacion bancaria, produciendose un descuadre de esta en ese mes, hecho que se regularizO en noviembre de 2013.

De acuerdo a lo expuesto por la autoridad del Hospital DIPRECA, y tomando en consideracion que se hace mend& a la actualizaciOn de un manual que carece de sanci6n y respecto de acciones que estan en vias de ejecuci6n, unido a Ia demora en la regularizacion de los cheques caducos incluidos en la conciliacion de octubre de 2013, y por Ultimo a la falta de revision y aprobacian del referido control de ese mes, toda vez que reflejo un descuadre en esta, se mantiene todo lo observado por este Organismo de Control, sin perjuicio de que el cumplimiento de las medidas comprometidas seran verificadas en un futuro seguimiento.

5. Auditoria Interna

La funci6n de auditoria interna es Ilevada por su simil de Ia Direccion de Prevision de Carabineros de Chile. En tales condiciones, se han emitido los informes NOS 3, de 2012, y 4 y 5, de 2013, en los cuales se ha observado de forma reiterada, entre otras situaciones, el alto volumen de compras efectuadas mediante la modalidad de trato directo, la ausencia de un manual de funciones de la division de abastecimiento, atrasos en la seccion de adquisiciones en lo que respects a la adjudicacion o desercion de las licitaciones, y vulneraciones a lo estipulado en Ia Ley de Compras PUblicas y su reglamento.

Si bien lo anterior refleja que se han efectuado procesos de revision sobre la materia durante los anos 2012 y 2013, es dable seilalar que a febrero de 2014, las situaciones observadas persisten, evidenciandose la carencia de instrucciones, capacitacion y supervision en cuanto al cumplimiento de las disposiciones contenidas en la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacion de Servicios, como de su reglamento, establecido en el decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda.

En tales condiciones, lo expuesto anteriormente transgrede lo previsto en los articulos 3° y 5°, de la citada ley N° 18.575, los que consignan que la Administracion debe observar en su actuar, entre otros principios, los de responsabilidad, eficiencia, eficacia, control, coordinacion, probidad e impulsion de oficio del procedimiento, como asimismo, el deber de velar por la eficiente e idOnea administraci6n de los medios publicos. Ademas, no se condice con lo dispuesto en el numeral 57, de la resolucion exenta N° 1.485, de 1996, de este origen, en relacion a que debe existir una supervision competente de todas sus funciones para garantizar el logro de los objetivos del control interno.

Respecto a la materia, en su oficio de respuesta, el Director del Hospital DIPRECA, en sintesis, ratifica lo objetado, agregando que se han dispuesto multiples revisiones de caracter extraordinario, adicionales a las consideradas en el plan anual de auditoria, reflejando que ha habido una constante supervisiOn y control al area mencionada. Tambien seriala que ha

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CH ILE

existido una alta rotacion en los directivos del hospital, hecho que ha impedido dar continuidad a las instrucciones impartidas por la direccian del centro hospitalario.

Por ultimo , hace presente que los resultados de la gestion no dependen de la Unidad de Auditoria Interna, sino del area operativa, ya que de lo contrario, se estaria vulnerando uno de los principios mas relevantes, la independencia.

Conforme a lo expresado por el Director, y atendido que su respuesta no hace mas que ratificar lo serialado por esta Contraloria General, toda vez que la observaciOn apunta a que en reiteradas revisiones y seguimientos, originados desde el arm 2012, la Unidad de Auditoria Interna ha levantado los incumplimientos y transgresiones setialadas, no adoptandose medidas correctivas concretas a fin de remediar tal situacion, se mantiene lo observado, debiendo la autoridad del servicio, adoptar las acciones tendientes a que en lo sucesivo no ocurran hechos como los descritos, a formalizer los procedimientos sobre la materia y capacitar a los funcionarios involucrados en la aplicacion de la ley N° 19.886 y a su reglamento. Lo anterior sera constatado en un futuro seguimiento que practique esta Entidad Superior de Control.

6. Seguimiento de los informes de Contraloria General

En relacion con la solicitud realizada a Ia Unidad de Auditoria Interna de la Direccion de Prevision de Carabineros de Chile en orden a que informara respecto del seguimiento efectuado al Informe Final N° 249, de 2010, de esta Contraloria General, indica que el propio Hospital DIPRECA ejecut6 dicha actividad, proporcionando los oficios NOS 1.061, de 2010, y 345 y 511, ambos de 2011, todos del aludido centro asistencial.

Sobre el particular, es del caso precisar que los citados documentos corresponden a las respuestas al preinforme de observaciones N° 249, de 2010, de este origen, al complemento de aquel, y al informe de seguimiento que efectuo el Ente Fiscalizador, evidenciandose que a febrero de 2014, la referida unidad no ha efectuado monitoreo sobre tales materias, hecho que transgrede los principios de control y responsabilidad, contemplados en el articulo 3° de la referida ley N° 18.575.

De acuerdo a lo expuesto, el Director del Hospital DIPRECA serial6 que la metodologia adoptada para monitorear las materias auditadas por el Organismo Contralor, consiste en incorporar como insumo de su planificacion anual, todos los informes emanados por dicha Entidad Fiscalizadora. Tambien hace presente que es necesario fortalecer los vinculos de esta Contraloria y las unidades de auditoria interna dado que persiguen el mismo proposito de velar por el cumplimiento de la legalidad vigente y aportar en el mejoramiento de la gesti6n de los servicios, haciendo mas eficiente la utilizaciOn de los recursos publicos, razon por la cual solicito a este Ente de Control, remitir un procedimiento para mejorar la coordinaci6n y Ia interrelaciOn con estas unidades.

Concluye este punto, agregando que el preinforme N° 19, de 2014, fue remitido directamente a la DirecciOn del Hospital

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OkERAL 0


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DIPRECA, no existiendo registro de Ia recepcion oficial de dicho documento en la Direccion de Prevision de Carabineros de Chile.

Al tenor de lo expuesto, se mantiene lo objetado, toda vez que la autoridad del centro hospitalario no se refiere a la situacion observada, haciendo alusion a otros temas, por lo que debera arbitrar las medidas necesarias para que la Unidad de Auditoria Interna, efectue los correspondientes seguimientos a los informes evacuados por Ia Contraloria General, hecho que sera verificado en un futuro seguimiento.

Asimismo, es del caso indicar que conforme lo establece el numeral 78, de la resolucian N° 1.485, de 1996, antes citada, los auditores internos estan obligados a dar cuenta a la direcci6n de cualquier deficiencia constatada en los controles internos y de infracciones cometidas por los empleados, asi como serialar los ambitos en los que se requieren medidas de mejoramiento, y en lo que interesa, deben aplicar procedimientos para el monitoreo de las conclusiones precedentes de la auditoria interna y externa a fin de asegurar que Ia direccion haya enfocado y resuelto correctamente los problemas apuntados, cuestiones que en Ia especie no ocurren, toda vez que los informes que la referida unidad proporciono, corresponden a los seguimientos efectuados por este Organismo Contralor.

En relacion al preinforme N° 19, de 2014, el cual fue remitido a la Direccion del Hospital DIPRECA, cabe advertir, que conforme las instrucciones vigentes sobre procesos de fiscalizacion que ejecuta este Organismo de Control, al termino de una visits debe emitirse un preinforme de observaciones, conteniendo los principales hallazgos del examen realizado, que se remite Cmicamente al jefe de servicio, con el objeto de que de respuesta fundada dentro del plazo que se le fije, vencido dicho termino, y analizado los antecedentes se evacue el correspondiente informe final, conteniendo el resultado de la auditoria practicada (aplica criterio contenido en dictamen N° 18.474, de 2009, de este origen).

Precisado lo anterior, el preinforme de observaciones constituye un documento intermedio, relativo a una fiscalizacion inconclusa y, por lo mismo, no corresponde a Ia opinion final de Ia Contraloria General de la Republica ni a un acto administrativo terminal, lo cual explica su naturaleza confidencial, correspondiendo privativamente al jefe del servicio determinar a que funcionarios da conocimiento del mismo, fundamentalmente para efectos de preparar su respuesta (aplica criterio contenido en dictamenes NOS 18.474, de 2009 y 46.733, de 2013, de este origen).

7. Incumplimiento de las instrucciones efectuadas por Ia Contraloria General

En las conclusiones del aludido Informe Final N° 249, de 2010, se instruye al Hospital DIPRECA cumplir con lo previsto en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de este origen, asi como tambien establecer procedimientos que garanticen que los contratos con proveedores se celebren por periodos anuales.

Al respecto, es dable senalar que en la presente fiscalizacion se constat6 que dichas instrucciones no han sido

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z ,

CHILE

AREA SALUD

implementadas, vulnerando lo dispuesto en el articulo 3° de la ley N° 18.575, ya mencionada, que consagra el principio de responsabilidad, como asimismo el articulo 11 de ese mismo cuerpo legal, que se refiere al deber de las autoridades y jefaturas de ejercer dentro del ambito de su competencia, un control jerarquico permanente del funcionamiento de los organismos y de las actuaciones del personal de su dependencia y, por ultimo, la letra c) del articulo 61, de la ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo, en lo relativo a Ia obligacion de los funcionarios de realizar sus labores con esmero, dedicacion y eficacia, contribuyendo a materializar los objetivos de la instituci6n.

Sobre Ia materia, el Director del Hospital DIPRECA, senal6 en su oficio de respuesta que tanto la jefatura de Ia division de finanzas, como las de contabilidad, de facturacion y de cobranzas, asumieron sus funciones en abril de 2012, debiendo dar prioridad a analizar, revisar y ordenar lo encontrado, y en base a ello impartir instrucciones respecto de establecer procedimientos y obtener los informes financieros mensuales con sus analisis de cuentas.

Asimismo, inform6 que conocedores del tiempo que demoraria y de los errores naturales que causaria el aplicar el senalado oficio circular, se decidio no innovar al respecto hasta no tener certeza que los cambios no producirian mayores inconvenientes en la entrega de informaci6n. Agrega que la divisiOn de finanzas, se ha abocado a efectuar un levantamiento de antecedentes conducente a buscar alternativas de solucion en Ia implementacion de la referida normativa. Ademas, de ejecutar reuniones durante el ano 2013, junto a los demas fondos de la DIPRECA a fin de establecer prioridades para realizar una homologaciOn de cuentas.

Tambien senalo que en noviembre de 2013, el Director de DIPRECA instruy6 que se procediera lo mas pronto con la homologacion, la que a su juicio deberia comenzar con el hospital, dado que se encontraba en mejores condiciones que los otros fondos a fin de obtener resultados positivos en el mas breve plazo, estableciendo una puesta en marcha a contar del 1° de julio de 2014, faltando exclusivamente lo que corresponde al desarrollo e implementacion de las cuentas auxiliares.

De igual manera, indic6 que mediante la resolucian N° 267, de 8 de mayo de 2014, se empez6 a gestionar el Ilamado a licitacion para la adquisicion de un ERP institucional de DIPRECA.

En virtud de lo expuesto y en consideraci6n que ya habiendo transcurrido 4 arios, desde que el Organo Contralor remiti6 la instruccion de dar cumplimiento a lo establecido en Ia circular N° 60.820, de 2005, del mismo origen, y que a la fecha aun se estan efectuando acciones en pos de su acatamiento, y por no aportar antecedentes que acrediten lo senalado en su oficio de espuesta, se mantiene lo observado, sin perjuicio de que la ejecucion de tales

compromisos sera verificada en una futura auditoria.

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AREA SALUD

Cabe sefialar que el director del centro asistencial nada indic6 en su oficio de respuesta sobre las responsabilidades por Ia falta de observancia a lo instruido por este Organismo de Control, tanto en el cumplimiento de Ia referida normativa asi como por la instruccian emanada en el lnforme Final N° 249, de 2010, por lo que debera incoar un procedimiento sumarial para para determinar las eventuates responsabilidades administrativas en los hechos antes descritos.

II. EXAMEN DE CUENTAS

1. Observaciones generales

1.1. No entrega de documentaci6n de respaldo de compras

Solicitados al tenor de las atribuciones conferidas en Ia ley N° 10.336, el Hospital DIPRECA no entreg6 los antecedentes que acreditan las compras efectuadas por dicha instituci6n, por un total de $ 555.638.681, las cuales se detallan a continuacion:

Tabla N° 3: Compras por trato directo pendientes de rendicion

PROVEEDOR

ORDEN DE COMPRA RESPALDOS APORTADOS

$

RESPALDOS NO

APORTADOS $

NUMERO FECHA TOTAL

$

Johnson & Johnson de

Chile S.A.

5136-1617-SE13 15-07-2013 38.020 349 4.415.797 33.604.552

5136-404-SE13 09-02-2013 35.079.534 24.671.412 10.408.122

5136-65-SE13 15-01-2013 39.166.470 21.420.000 17.746.470

5136-1879-SE 13 23-09-2013 38.117.046 13.085.811 25 031.235

5136-1618-SE13 15-07-2013 39.891.953 1.583.714 38.308.239

5136-2236-SE13 15-07-2013 36.119.789 0 36.119.789

5136-4341-SE12 18-12-2012 39.166.470 0 39 166.470

5136-2003-SE13 24-06-2013 38.587.487 0 38.587.487

5136-2931-SE13 11-09-2013 34.254.393 0 34.254.393

5136-1474-SE13 29-04-2013 36.833.511 36.833.511 M. Kaplan y Cia.

Ltda. 5136-2738-SE12 05-12-2012 33.195.050

33.195.050

Pfizer Chile S.A. 5136-174-SE13 23-01-2013 37.655.432 0 37.655.432

Promex S.A. 5136-2356-SE13 12-08-2013 33.737.991 0 33.737.991

C. G. M. Nuclear S.A.

5136-516-SE13 13-02-2013 39.876.036 2.041.221 37.834.815

5136-514-SE13 13-02-2013 38.485.333 1.008.816 37.476.517

Dmed S.A. 5136-1126-SE13 08-04-2013 39.662.700 27.103.440 12.559.260

Galenica S.A. 5136-309-SE13 04-02-2013 37.030.867 9.300.950 27.729.917

Grifols Chile S.A. 5136-313-SE13 04-02-2013 34.025.912 8.803.081 25.222.831

Hospira Chile Ltda. 5136-402-SE13 08-02-2013 32.725.000 32.558.400 166.600

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e7-7,1 GENE RA~~F

A Y 7W

CONTRALOREA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AREA SALUD CHILE

PROVEEDOR

ORDEN DE COMPRA RESPALDOS APORTADOS

$

RESPALDOS NO

APORTADOS

$ NUMERO FECHA

TOTAL $

TOTAL 701.631.323 145.992.642 555.638.681 Fuente: Elaborado por la comision fiscalizadora de la Contraloria General, en base a la informaci6n proporcionada por el Hospital DIPRECA.

Al respecto, el jefe de la seccion de contabilidad inform& mediante correo electronic° de febrero de 2014, que los sistemas utilizados en su unidad son de antigua data, los cuales presentan debilidades en sus procesos que imposibilitan contar con informaci6n expedita e inmediata, afectando la busqueda de cada documento, debiendo rastrearlos uno a uno en el sistema contable, dado que este no se encuentra relacionado con abastecimiento, agregando que la division de finanzas del hospital desconoce si as 6rdenes de compra que no se alcanzaron a cumplir fueron cerradas, asi como tambien si Ia cantidad de facturas con las cuales los proveedores efectuaron las entregas, son totales o parciales.

Las situaciones antes expuestas, junto con transgredir los principios de responsabilidad, coordinaci6n y control, consagrados en los articulos 3° y 5°, de la aludida ley N° 18.575, vulneran lo establecido en el articulo 51, del decreto ley N° 1.263, de 1975, el que senala que el sistema de control financiero comprende todas las acciones orientadas a cautelar y fiscalizar la correcta administracion de los recursos del Estado, asI como tambien, verificara fundamentalmente el cumplimiento de los fines, el acatamiento de las disposiciones legates y reglamentarias y Ia obtenci6n de las metas programadas por los servicios.

A mayor abundamiento, la falta de rendicion de cuenta de las compras por trato directo, antes senaladas, transgrede lo consignado en el articulo 55 del referido decreto ley N° 1.263, de 1975, que senala que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberan contar con el respaldo de la documentacion original que justifique tales operaciones, aspectos tambien contemplados en el punto 3.1 letra b) de la resolucion N° 759, de 2003, de este origen, que Fija Normas de Procedimientos sobre Rendici6n de Cuentas, de este Organismo de Control. Del mismo modo, vulnera el articulo 85, de la ley N° 10.336, ya citada, que dispone que todo funcionario, como asimismo toda persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague fondos del fisco y de otros servicios o entidades sometidos a la fiscalizacion de la Contraloria General, esta obligado a rendir cuenta de su manejo en Ia forma y plazos legales, y en el caso de no presentar el estado de Ia cuenta de los valores que tenga a su cargo debidamente documentado, a requerimiento de este Ente Fiscalizador, se presumira sustraccian de los mismos.

En relacion a lo anterior, el Director del Hospital DIPRECA reitera lo informado en el punto 3, del acapite Control Interno, agregando, adernas, respecto a "...que los ingresos y gastos de los Servicios o entidades del Estado deberan contar con el respaldo de Ia documentacion original que justifique tales operaciones..." que Ia division de finanzas, para proceder a cualquier desembolso, requiere en todos los casos que se cumpla en forma copulativa que el

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AREA SALUD

egreso tenga como soporte documental, entre otros, Ia factura, orden de compra y de pedido, acta de recepcion, con todas las aprobaciones pertinentes.

Por lo tanto, toda vez que el hospital no aporto nuevos antecedentes que permitieran desvirtuar lo antes observado ni remitio los respaldos relacionados con los $ 555.638.681, detallados previamente, este Organismo de Control procedera a incoar un sumario administrativo, a fin de determinar las eventuales responsabilidades en la falta de rendici6n de cuentas, conforme a Ia normativa ya senalada. Asimismo, el centro hospitalario debera adoptar las medidas pertinentes para que en lo sucesivo se atienda oportunamente los requerimientos del Ente Contralor.

1.2. Incumplimiento de plazos de pago

Se constato Ia existencia de pagos de facturas que exceden el plazo establecido en el oficio circular N° 23, de 2006, del Ministerio de Hacienda, que senala, en lo pertinente, que los pagos deben efectuarse dentro de los 30 dias corridos siguientes al devengo de Ia respectiva operacion. Los casos observados se muestran en el siguiente cuadro:

Tabla N° 4: Demora en el pago de las facturas

PROVEEDOR FACTURA N°

EGRESO FECHA DE

PALO ATRASO EN DIAS NCJMERO FECHA MONTO $ RECEPCION

Johnson & Johnson de Chile S.A.

845101 23-01-2013 26.565.084 24-01-2013 606 30-07-2013 157

843350 15-01-2013 8.514.450 16-01-2013 606 30-07-2013 165

851842 04-03-2013 14.031.814 06-03-2013 676 29-08-2013 146

862949 03-05-2013 36.833.511 06-05-2013 731 30-09-2013 117

872991 25-06-2013 38.587.487 27-06-2013 804 30-10-2013 95

Roche Chile Ltda.

59965 24-01-2013 26.115.657 24-01-2013 602 29-07-2013 156

62101 27-03-2013 12.187.306 27-01-2013 678 29-08-2013 184

Sociedad Administradora de Casinos y

Servicios Aliservice

S.A.

20139 21-06-2013 33.755.193 25-06-2013 750 27-09-2013 64

20138 21-06-2013 34.116.938 25-06-2013 750 27-09-2013 64

20310 30-06-2013 30.894.543 17-07-2013 750 27-09-2013 42

Puente: Elaborado por la comisi6n fiscalizadora de la Contraloria General, en base a Ia informacion proporcionada por el Hospital DIPRECA.

Ademas, se determine que las facturas N OS 22.370 y 4.697, de Dmed S.A. y de Bristol Myers Squibb de Chile, emitidas el 20 y 5 de diciembre, ambas de 2013, respectivamente, al 21 de febrero de 2014, se encuentran pendientes de pago, presentando en cada caso un incumplimiento de lo establecido en la citada normativa de 27 y 48 dias.

En relacion a lo anterior, el Director del Hospital DIPRECA inform& en sintesis, que desde marzo del alio 2012, se han ido efectuando una serie de actividades a fin de determinar mecanismos de control y seguimiento de Ia exigibilidad de Ia deuda, indicando que a Ia fecha se ha disminuido

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AREA SALUD

el nivel de esta, no obstante que de acuerdo a lo auditado, aun no se encuadra con lo establecido en el referido oficio circular N° 23, de 2006.

Asimismo, recalca dicha autoridad que durante los Oltimos dos arias, las acciones realizadas han permitido una gestion importante del reconocimiento de deuda y de su pago, logrando a mayo de 2014, mantener obligaciones vencidas de tan solo 30 dias, encuadrandose en plazos razonables en virtud de los recursos disponibles mes a mes, adjuntando un cuadro que detalla al senalado mes con los siguientes montos:

Tabla N° 5: Estratificacion de cuentas por pagar

Deuda Vencida

CLASIFICACION

61 a 90 dias

31 a 60 dias

0 a 30 Was

TOTAL A MAYO 2014 M$

0

0

231.806

231.806 Subtotal

0 a 30 Was 1.374 334 Deuda

por vencer

31 a 60 dias

61 a 90 dias

91 a 120 Was

1.110.834

660.077

873

3.146 118 Subtotal

TOTAL DEUDA 3.377.924

Fuente: Elaborado por la comision fiscalizadora de la Contraloria General, en base a la informacion proporcionada en su oficio de respuesta, por el Hospital DIPRECA.

Acorde con lo anterior, toda vez que con los antecedentes aportados, el Director del Hospital DIPRECA no hace mas que ratificar lo observado por este Organismo Contralor, debiendo incrementar los M$ 231.806 informados en caracter de obligacion vencida en M$ 1.771.784, serialados como deuda por vencer superior a 30 dias, lo cual totaliza M$ 2.003.590, por compromisos mayores a 30 dias. Por otra parte, en el oficio respuesta nada se indica respecto a las eventuales responsabilidades por el aludido incumplimiento.

Precisado lo anterior, se mantiene lo observado debiendo el centro asistencial agregar esta materia at procedimiento sumarial consignado en el numeral 7, del acapite de Control Interno del presente informe, a fin de determinar las eventuales responsabilidades administrativas derivadas de los hechos antes descritos. Asimismo tendra que acrecentar sus esfuerzos en disminuir los niveles de deuda asI como los plazos de pago a sus proveedores, a fin de dar cumplimiento a lo establecido en la normativa vigentes en cuanto a que estos deben efectuarse dentro de los 30 dias corridos siguientes al devengo de la respectiva operacion, lo que sera verificado en una futura auditoria de seguimiento.

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Q~'G~NERA`O~q CONTRALORIA GENERAL DE LA REPIJBLICA r~ J1p~ DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AREA SALUD zc, .,92:

CHILE

1.3. Fragmentacion de compras

Se comprobo que con fecha 13 de febrero de 2013, el Hospital DIPRECA envio las ordenes de compra N OS 5136-514-SE13 y 5136-516-SE13, provenientes de una contratacion directa fundamentada en la condicion de excepcion de emergencia, urgencia o imprevisto, amparada en el articulo 8°, letra c), de la ley N° 19.886, antes mencionada, al proveedor CGM Nuclear S.A., solicitando la adquisicion de reactivos para medicina nuclear, que involucran un monto total de $ 78.361.369, incumpliendo to dispuesto en el articulo 7°, inciso final, del referido cuerpo legal, asi como tambien to consignado en el articulo 13 de su reglamento, los que previenen que las adquisiciones no podran fragmentarse con el proposito de variar el procedimiento de compra.

Asimismo, se constato que el hospital emitio de forma permanente y sistematica ordenes de compra mediante la modalidad de trato directo par iguales servicios, los que en su totalidad superan los montos establecidos en el numeral 9.2.2., de la resolucion N° 1.600, de 2008, de esta Contraloria General, que Fija Normas sobre Exencion de Tramite de Toma de Razon, el cual obliga a cumplir con el tramite de control preventivo de legalidad en los convenios para la ejecucion de acciones relacionadas con los fines del servicio, de acciones de apoyo, y otros de prestacion de servicios celebrados por trato directo o licitacion privada, cuando el monto total exceda de 2.500 UTM, sin que hays dado cumplimiento el Hospital DIPRECA al tramite de control de legalidad requerido. A modo de ejemplo, se detallan en el siguiente cuadro:

Tabla N° 6: Compras que no cumplen el tramite de toma de razon

MODAL IDAD DE

COMPRA TIPO

O RDENES DE

COMPRA EMITIDAS

MO$ TO PERiODO PROVEEDOR

Trato directo

Servicio de ropa de

hoteleria y quirurgica

23 306 .325.955 D2012

a re

2012 octubre 2013

Lavanderia Industrial Uriarte Ltda.

Trato directo Servicio de casino 5 127.029.707 Marzo 2013

Sociedad Administracibn de Casinos y Servicios

Aliservice S.A.

Fuente: Elaborado por la comision fiscalizadora de la Contraloria General, en base a la informacion proporcionada por el Hospital DIPRECA.

En relacion a to descrito, el Director del centro hospitalario, senalo que en el caso de las compras por urgencia efectuadas a CGM Nuclear S.A. no hubo fragmentacion, argumentando que corresponde a reactivos diferentes, destinados a distintos usos segun la patologia a tratar, con desiguales vencimientos de acuerdo a su naturaleza, conforme requerimientos especificos, medicos y planificacion de atenciones. Agrega que acorde sus caracteristicas, estos insumos poseen distinta vida util, siendo bastante breve, incluso de horas, requiriendo de transporte, manipulacion y almacenamiento especial, de manera que se van adquiriendo en relacion a las necesidades emergentes y cuando procede, con despachos diferidos. Sin perjuicio de to anterior, informo que actualmente todos los reactivos de medicina nuclear han sido licitados.

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AREA SALUD

Sobre la materia, si bien los argumentos expuestos por la autoridad son atendibles, es dable sefialar que en la compra realizada a CGM Nuclear S.A., corresponde a igual c6digo y producto del portal Chilecompras, haciendo la diferencia en las especificaciones, adquisiciones que fueron efectuadas por el propio funcionario del centro hospitalario el mismo dia, con un desfase de 11 minutos, senalando equivalente fecha de entrega, razon por la cual no son pertinentes para el caso en estudio.

En tanto, respecto a los tratos directos mencionados en Ia tabla anterior, nada indica la autoridad por la inobservancia a la prohibici6n de fragmentaci6n contemplada en el inciso final del articulo 7° de la citada ley N° 19.886, ni por Ia vulneraciOn al tramite de control preventivo de legalidad, establecido en la resolucion N° 1.600, de 2008, del mismo origen, asI como tampoco se refiere a la determinacion de eventuales responsabilidades por los incumplimientos antes senalados.

Por consiguiente, se mantiene lo objetado debiendo el Hospital DIPRECA implementar mecanismos a fin de evitar que en lo sucesivo continuen ocurriendo hechos como los observados, acciones cuyo cumplimiento sera verificado en una futuro seguimiento. Asimismo, este Organismo de Control agregara esta materia al procedimiento sumarial consignado en el numeral 1.1 del acapite Examen de Cuentas de este informe, a objeto de determinar las eventuales responsabilidades administrativas en las situaciones antes descritas.

1.4. Modalidad de compras

Respecto de las compras realizadas durante el periodo bajo examen, el Hospital DIPRECA proporcion6 un registro con la totalidad de las adquisiciones, clasificadas por su modalidad, esto es, convenio marco, licitacion pUblica, privada, o trato directo, en el que se consigna Ia informacion de las ordenes de compras emitidas por el servicio, las que ascendieron a un total de $ 14.134.848.108, segOn la siguiente clasificaci6n:

Tabla N° 7: Clasificacion por modalidad de compras

MODALIDAD COMPRA ORDENES DE COMPRA

CANTIDAD ok MONTO $ %

Convenio marco 586 7,83 1.118.048.193 7,83

Licitacion pUblica 1.800 24,06 4.444.178.972 24,06

Tratos directos 4.256 56,90 7.243.492.348 56,90

Contratos de arrastre 617 8,25 1.243.488.652 8,25

Otros, no se indica 221 2,95 85.639.943 2,95

TOTAL 7.480 100,00 14.134.848.108 100,00 Fuente: Elaborado por la comisi6n fiscalizadora de la Contraloria General, en base a la informaci6n proporcionada por el Hospital DIPRECA.

Sobre la materia, se verifico que el centro asistencial realizo el 56,90% de sus compras mediante trato directo, situacion que ha sido observada por la Unidad de Auditoria Interna de Ia DIPRECA, por cuanto ello vulnera lo dispuesto en el articulo 9°, del reglamento de Ia referida ley N° 19.886, el que indica que por regla general, cuando no proceda la contratacion a traves de

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AREA SALUD

convenio marco, ella debe efectuarse mediante propuesta publica y, excepcionalmente, recurrir a Ia propuesta privada o al trato directo, siendo las

causales de estas Oltimas taxativas y de derecho estricto y, por ende, debe constar en un acto administrativo fundado que apruebe los convenios respectivos, en los cuales

se acredite su concurrencia.

Acorde a la informaci6n proporcionada por el centro de salud examinado, un total de 617 ordenes de compra emitidas, equivalentes al 8,25%, corresponden a procesos iniciados con anterioridad al periodo en revision, tales como la N° 5136-4348-SE12, que hace referencia a contratos suscritos en los afios 2002 y 2006, o la N° 5136-203-SE13, que alude a un convenio del afio 1984.

Ademas, se constato la existencia de otros casos en los que no se indica la fecha ni Ia licitacion que las origina, tales como las adquisiciones identificadas por las ordenes de compra N OS 5136-4328-SE12 y 5137-6- SE13.

En este sentido, es dable hacer presente que de acuerdo a lo dispuesto en el articulo 12, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, ya citado, los 6rganos publicos no pueden suscribir contratos que contengan clausulas de renovaciOn autornatica u opciones de renovacion para alguna de las partes, cuyos montos excedan las 1.000 UTM, a menos que existan motivos fundados para ello, y asi se hubiere sefialado en las bases de licitacion.

Conforme a lo anterior es necesario advertir que las prOrrogas y renovaciones sucesivas de convenciones relativas a compras pOblicas, cuyas vigencias se extienden indefinidamente, como ha ocurrido en Ia especie, pugnan con el principio de libre concurrencia consagrado en el articulo 9°, de la ley N° 18.575, ya citada (aplica criterio contenido en los dictamenes N OS 81.171, de 2011 y 80.806, de 2013, ambos de este origen).

En relaciOn con Ia materia, Ia autoridad del centro hospitalario consign6 en su oficio de respuesta que desde abril de 2013, como parte de un proceso de correccion y mejoramiento interno se empez6 a realizar cambios en el funcionamiento de Ia division de abastecimiento, lo que implico Ia modificaci6n de 3 jefaturas y potenciar el area de licitaciones, para it revirtiendo progresivamente el use de tratos directos al ejecutar sus adquisiciones, informando mediante Ia estadistica Ia cantidad y montos en Ia emision de ordenes de compra, haciendo el comparativo de las efectuadas en los periodos mayo a diciembre de 2013 y de enero a junio de 2014.

Tabla N° 8: Clasificacion de ordenes de compra

MODALIDAD COMPRA

ORDENES DE COMPRA POR PERIODO

MAYO A DICIEMBRE 2013 ENERO A JUNTO 2014

CANTIDAD % MONTO $ % CANTIDAD % MONTO $ %

Convenio marco 496 14,67 867.183.394 10,22 590 13,55 879.095.823 9,95

Licitacion publica 276 8,16 1.879.600.808 22,16 1.406 32,28 3.900.959.696 44,15

Tratos directos 2.348 69,45 4.840.265.571 57,06 2.223 51,04 3.640.279.845 41,2

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MODALIDAD COMPRA

ORDENES DE COMPRA POR PERIODO

MAYO A DICIEMBRE 2013 ENERO A JUNTO 2014

CANTIDAD % MONTO $ % CANTIDAD % MONTO $

Contratos de arrastre 241 7,13 867.183.394 10,22 133 3,05 395.728.211 4,48

Otros, no se indica 20 0,59 28.190.152 0,33 3 0,07 20.582.193 0,23

TOTAL 3.381 100 8.482.423.319 100 4.355 100 8.836.645.768 100

Fuente: Elaborado por la comisi6n f scalizadora de la Contraloria General, en base a la informacion proporcionada en su oficio de respuesta, por el Hospital DIPRECA.

Agrega Ia referida autoridad, que en relacion al use de contratos de antigua data, se reemplazaran a Ia brevedad y prioritariamente los que fueran suscritos con clausulas de prorroga autornatica antes de la entrada en vigencia de Ia actual normativa de compras publicas, considerando, en lo sucesivo, las limitaciones legales para pactar tales condiciones de renovacion, que ciertamente no existian a la fecha de suscripcion de los convenios cuestionados.

Conforme a lo expresado, dado que el Hospital DIPRECA no aporta antecedentes que permitan desvirtuar lo observado, sin perjuicio que tampoco se da cumplimiento a lo dispuesto en el citado articulo 9° del referido decreto N° 250 de 2004 del Ministerio de Hacienda, en cuanto a que cuando no proceda Ia contratacion a traves de convenio marco, ella debe efectuarse mediante propuesta pUblica y, excepcionalmente, recurrir a la propuesta privada o al trato directo, razor) por la cual se mantiene lo antes objetado, debiendo el centro asistencial establecer procedimientos y acciones para revertir tal situaciOn, lo que sera verificado en un futuro seguimiento que realice este Organismo Contralor.

Por otra parte, el incumplimiento ya senalado, tendra que ser incluido en el proceso sumarial que inicie el centro hospitalario a fin de determinar las eventuates responsabilidades administrativas involucradas en los referidos hechos.

1.5. Falta de publicaciOn en el Sistema de Informacion de Compras y Contrataci6n Publica

En relacion con las licitaciones adjudicadas a los oferentes Sociedad Administradora de Casinos y Servicios Aliservice S.A. y Mellafe y Salas S.A., identificadas por los ID NOS 5136-40-LP08 y 5137-11003-LP13, respectivamente, se constat6 que el hospital no publico en el referido sistema de informacion, los contratos suscritos, asi como tampoco el cuadro de las ofertas, transgrediendo lo dispuesto en los articulos 57, letra b) NOS 4 y 6, y 65, del reglamento de la ley N° 19.886, que indican que las entidades deberan publicar la recepciOn y el cuadro de las ofertas, y el texto del contrato de suministro y servicio definitivo.

Cabe serialar que Ia no publicacion del acta de evaluacion y la falta de entrega de Ia misma, impide a este Organismo de Control pronunciarse respecto del cumplimiento en la aplicaciOn de los criterios establecidos en las bases administrativas y tecnicas, asi como de Ia participacion de los

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funcionarios designados para realizar el proceso de evaluacion de los referidos

procesos de compra.

Al respecto, el Director del Hospital DIPRECA informa en su oficio de respuesta, que en un proceso de regularizacion se estan revisando todas las adquisiciones que han generado contratos para verificar que se hayan publicado junto con los cuadros comparativos de ofertas y, en caso contrario proceder a publicarlos con fecha limite de septiembre de 2014.

En razon de lo anterior, toda vez que no se aportan antecedentes que acrediten tales acciones, se mantiene lo observado, sin perjuicio de validar el cumplimiento de lo comprometido en una futura auditoria.

1.6. Demora en emision de los actos administrativos

Se verifica que algunos procesos de adquisiciones efectuados por trato directo fueron formalizados a traves de un acto administrativo dictado con demora de hasta 85 dias respecto de la emision de la orden de compra, situacion que infringe los principios de celeridad, consagrado en el articulo 7° de la citada ley N° 19.880, de responsabilidad y eficiencia contenidos en el articulo 3° de la ley N° 18.575, y el deber de actuar por propia iniciativa en el cumplimiento de sus funciones, procurando Ia simplificacion y rapidez de los tramites, previsto en el articulo 8° de este Ultimo cuerpo legal.

A continuacion, a modo de ejemplo, se senalan algunos de los casos observados:

Tabla N° 9: Demora en emision de los actos administrativos

PROVEEDOR ORDEN DE COMPRA MONTO

$

RECEPCION DE BIENES

SERVICIOS o

RESOLUCION EXENTA DEMORA

EN DiAS NO MERO FECHA NOMERO FECHA

CGM Nuclear S.A.

5136-516-SE13 13-02-2013 39.876.036 02-04-2013 658 02-05-2013 78

5136-514-SE13 13-02-2013 38.485.333 02-04-2013 597 26-04-2013 72

Dmed S.A. 5136-1126-SE13 08-04-2013 39.662.700 09-05-2013 978 07-06-2013 60

Galenica S.A. 5136-309-SE13 04-02-2013 37.030.867 11-02-2013 581 24-04-2013 79

Grifols Chile S.A.

5136-313-SE13 04-02-2013 34.025.912 03-04-2013 585 24-04-2013 79

Roche Chile Ltda.

5136-302-SE13 04-02-2013 39.876.569 05-03-2013 583 24-04-2013 79

5136-960-SE13 28-03-2013 34.622.031 03-04-2013 574 24-04-2013 27

Sociedad Adm. de

Casinos y Servicios

Aliservices S.A.

5136-1728-SE13 29-05-2013 32.135.688 Abril de 2013 1.049 17-06-2013 19

Tecnigen S.A. 5136-231-SE13 29-01-2013 39.682.692 No informado 570 24-04-2013 85

Fuente: Elaborado por la comision fiscalizadora de la Contraloria General, en base a la informaci6n proporcionada por el Hospital DIPRECA.

Al mismo tiempo, se observa que el hospital suscribio el contrato con la Sociedad Administradora de Casinos y Servicios Aliservices S.A., el 4 de junio de 2013, aprobandolo mediante Ia resolucion exenta

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N° 1.049, de 17 de junio de igual anualidad, pese a que la aludida empresa inicio sus servicios en dependencias del citado establecimiento en el mes de abril de ese ario.

En relacion con lo anterior, es del caso

setialar que conforme con lo dispuesto en el articulo 52, de Ia referida ley N° 19.880, los actos administrativos no tendran efecto retroactivo, salvo cuando produzcan consecuencias favorables para los interesados y no lesionen derechos de terceros.

En dicho contexto, lo actuado por el hospital, en orden a aprobar contrataciones por servicios ya prestados y a sancionar el pago de

los mismos, teniendo por objeto regularizar y afinar el procedimiento correspondiente, resulta improcedente, toda vez que una contratacion solo se perfecciona juridicamente, una vez se ha puesto termino a la tramitaci6n del acto administrativo que lo aprueba, hecho que en Ia especie no ocurre (aplica criterio contenido en el dictamen N° 20.599, de 2011, de este origen).

Sobre la materia, el director del centro asistencial serialo en su oficio de respuesta que, en la actualidad no se admite la emisi6n de 6rdenes de compra por las que no este totalmente tramitada la resolucion respective, evitando continuar con las situaciones objetadas. Agrega, que aproximadamente en la totalidad de los casos, estas se emiten el mismo dia en que ha sido dictado el acto que aprueba la adquisicion, senalando ejemplos de ello.

Tambien indica que la mayoria de los casos detallados en la table N° 9, corresponden a compras de reactivos que se efectuaron emitiendo la orden sin contar con la resolucion, y que el posterior acto administrativo obedecio a una regularizacion, en virtud de indicaciones de la jefatura, que luego fueron desvinculadas por tales hechos, actuaciones que se fundaron en la necesidad de permitir el pago a los servicios y evitar el enriquecimiento sin causa por Ia administraciOn.

En virtud de lo expuesto, esta Entidad de Control acepta las explicaciones formuladas sobre Ia materia y el cumplimiento en la emision de las resoluciones, para las Ordenes de compra adjuntas en la respuesta. No obstante lo anterior, y en considered& a que el centro asistencial no proporciona antecedentes que acrediten la implemented& de procedimientos ni instrucciones para evitar su ocurrencia futura, asi como tampoco la determined& de eventuales responsabilidades por tales objeciones, se mantiene lo antes expuesto, debiendo el Hospital DIPRECA incorporar esta materia en el procedimiento administrativo consignado en el numeral 7, del acapite de Control Interno del presente infome, asi como tambien en sus manuales de manera formal e identificar los funcionarios que intervienen, precisando su fund& y participacion, situacion que sera sujeta a revision en una futura auditoria que efectue este Organismo de Control.

2. Adquisiciones mediante la modalidad de trato directo

2.1. Resolucion fundada

4V Si bien el Hospital DIPRECA en sus adquisiciones efectuadas mediante la modalidad de trato directo, adjunta certificados

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de urgencia, estas consideran entregas parcializadas en el tiempo, de lo cual se

desprende que ellas pudieron ser previstas y planificadas.

Asimismo, los actos administrativos mediante los cuales el hospital efectuo tales adquisiciones, aludiendo el caracter de urgencia, fundamentandose en lo dispuesto en los articulos 8°, letra c), de la citada ley N° 19.886, y 10, N° 3, de su reglamento, no se ajustan a la preceptiva antes anotada, por cuanto no aparece debidamente justificada dicha causal, las que a modo de ejemplo, se serialan en la siguiente tabla.

Tabla N° 10: Fundamentacion de los tratos directos RESOLUCION EXENTA

PROVEEDOR ORDEN COMPRA

NOMERO FECHA NOMERO MONTO $

2.275 15-11-2012

Promex S.A.

5136-4401-SE12 35.090.743

1.383 19-07-2013 5136-2356-SE13 33.737.991

172 08-02-2013

Johnson & Johnson de Chile S.A.

5136-404-SE13 35.079.534

596 26-04-2013 5136-1474-SE13 36.833.511

1.099 24-06-2013 5136-2003-SE13 38.587.487

1.348 15-07-2013 5136-2236-SE13 36.119.789

175 08-02-2013 Hospira Chile Ltda. 5136-402-SE13 32.725.000

570 24-04-2013 Tecnigen S.A. 5136-231-SE13 39.682.692

581 24-04-2013 Galenica S.A. 5136-309-SE13 37.030.867

583 24-04-2013

Roche Chile Ltda.

5136-302-SE13 39.876.569

574 24-04-2013 5136-960-SE13 34.622.031

585 24-04-2013 Grifols Chile S. A. 5136-313-SE13 34.025.912

597 26-04-2013

CGM Nuclear S.A.

5136-514-SE13 38.485.333

658 02-05-2013 5136-516-SE13 39.876.036 Fuente: Elaborado por la comisi6n fiscalizadora de la Contraloria General, en base a la informacion proporcionada por el Hospital DIPRECA.

Al respecto, cabe indicar que conforme a lo establecido en los articulos 9°, de Ia ley N° 18.575; 7° y 8° de la ley N° 19.886, y 10 del citado reglamento, el procedimiento de trato directo constituye una excepci6n al sistema general de propuesta pUblica, el cual procede en los casos que se enumeran en aquellas disposiciones, para cuyos efectos se debe acreditar tanto la concurrencia de las circunstancias que configuran tales causales, como Ia autorizacion de Ia procedencia de esta forma de contrataciOn por medio de una resoluciOn fundada (aplica criterio contenido en el dictamen N ° 61.442, de 2012, de este Organismo de Control).

En este contexto, tal como lo ha precisado este Organismo Fiscalizador a traves del dictamen N ° 13.960, de 2013, cualquiera que sea la causal en que se sustente un eventual trato directo, para ser invocada no basta la sola referencia a las disposiciones legales y reglamentarias que lo fundamenten o dar un detalle de las caracteristicas de quien ejecutara la prestacion del servicio que se contrata, sino que, dado el caracter excepcional de esta modalidad, es preciso acreditar de manera efectiva y documentada los motivos que justifican su procedencia, hechos que en la especie no se evidencian.

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Sobre la materia, la autoridad del Hospital DIPRECA, informo mediante su oficio de respuesta que en virtud de Ia capacidad de almacenamiento interno, e independientemente de la causal de compra, se han considerado despachos parcializados en ciertas ocasiones, sin embargo, al dia de hoy solo se compra lo que se necesita y es acopiado de forma apropiada.

Asimismo, agrega que en los fundamentos invocados para las compras por trato directo, no solo se enuncian las disposiciones legales atingentes, sino que en los considerandos de todos los actos administrativos se senala su justificacion, que en los casos de las urgencies obedecen a que por una parte, existe la necesidad con caracter impostergable de adquirirlos, a fin de que el hospital pueda cumplir de forma pronta, segura y oportuna con las prestaciones solicitadas por sus pacientes, ya que su falta implicaria que estos no reciban de manera adecuada la atencion medica, mientras que por la otra, esas circunstancias tambien se expresan en certificados de urgencia que sustentan el requerimiento interno, los que respaldan los antecedentes de la compra, estimandose que asi concurren situaciones documentadas y justificadas que respaldan las adquisiciones, en espera de la materializacion de los procesos licitatorios.

En cuanto a lo expresado, si bien los argumentos presentados por Ia autoridad del servicio son atendibles, este Organo Contralor mantiene lo serialado, mientras no se acrediten las medidas adoptadas, reiterando que no solo se deben establecer las causales que configuran Ia realizacion del trato directo, sino que ademas se debe consignar en el mismo acto administrativo las situaciones que concurren para originar tal circunstancia.

Asimismo, en virtud de que la autoridad del hospital tampoco hizo referencia a las causas de tal incumplimiento, esta materia se debera incluir en el procedimiento sumarial contemplado en el numeral 7, del acapite de Control Interno del presente informe, a fin de determinar las eventuates responsabilidades administrativas en los hechos objetados, lo cual sera verificado en una futura auditoria que realice este Organo de Control.

2.2. Ausencia de terminos de referencia

Se determine que en algunos de los procesos de compra efectuados mediante la modalidad de trato directo, el Hospital DIPRECA no elaboro los terminos de referencia que deben publicarse en el Sistema de Informacion de Compras y Contratacion PCiblica, en los cuales se definieran las condiciones para Ia prestacion de los servicios o entrega de los productos, situacion que transgrede lo consignado en el articulo 57, letra d), N° 2, del reglamento de la ley N° 19.886, ya serialado, entre las cuales, cabe detallar las siguientes:

Tabla N° 11: Contrataciones por trato directo sin terminos de referencia

RESOLUCION EXENTA PROVEEDOR

ORDEN COMPRA

NUMERO FECHA NUMERO MONTO $

2.465 13-12-2012 Johnson & Johnson de

Chile S.A.

5136-4341-SE12 39.166.470

52 14-01-2013 5136-65-SE13 39.166.470

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RESOLUCION EXENTA PROVEEDOR

ORDEN COMPRA

NUMERO FECHA NUMERO MONTO $

679 03-05-2013 5136-1617-SE13 38.020.349

680 03-05-2013 5136-1618-SE13 39.891.953

1.001 12-06-2013 5136-1879-SE13 38.117.046

1.781 10-09-2013 5136-2931-SE13 34.254.393

69 16-01-2013

Roche Chile Ltda.

5136-85-SE13 39.671.078

103 21-01-2013 5136-173-SE13 39.841.200

171 21-01-2013 5136-175-SE13 38.302.963

97 21-01-2013 Pfizer Chile S.A. 5136-174-SE13 37.655.432

978 07-06-2013 Dmed S.A. 5136-1126-SE13 39.662.700

1.286 09-07-2013 Tecnigen S.A. 5136-2671-SE13 33.586.742 Fuente: Elaborado por la comision fiscalizadora de la Contraloria General, en base a la informacion proporcionada por el Hospital DIPRECA.

En relacion con la materia, la autoridad del centro asistencial informo en su oficio de respuesta que se implementara el use de terminos de referencia en todos los procesos de compra por trato directo, conforme lo establece la normativa.

Por lo tanto, en raz6n de que la medida tendra su materializacion en el futuro, se mantiene lo observado, sin perjuicio que el cumplimiento de lo enunciado sera verificado en un futuro seguimiento que realice este Organismo Contralor.

3. Adquisiciones mediante licitaciones pUblicas

3.1. Servicio de lavanderia

Mediante la resolucion exenta N° 195, de marzo de 2005, el Director de Prevision de Carabineros de Chile aprob6 el contrato suscrito el 4 de octubre de 2004, con la empresa Lavanderia Industrial Uriarte Ltda., tambien denominada "LAVINUR", a traves del cual esta ultima da en arrendamiento ropa de hoteleria y quirurgica, paquetes para cirugias y prendas unitarias y delantales terapeuticos reutilizables para el Hospital DIPRECA; su duracion es de 3 arias, renovables por periodos anuales y sucesivos, si ninguna de las partes manifiesta su deseo de poner termino, lo que debera realizarse por escrito, a mas tardar, 60 dias antes del fin del respectivo acuerdo. En tales condiciones, revisados los antecedentes, se determinaron las siguientes situaciones:

3.1.1. Proceso de seleccian y contrataci6n del proveedor

Sobre la materia, el jefe de la unidad de compras dependiente de la division de abastecimiento del hospital, informo que en el arm 2004 no se trabajaba con el portal ChileCompra, por lo cual no tienen antecedentes de bases de licitacion privada y especificaciones tecnicas que rigieron la contratacion. No obstante lo anterior, se verifico que los numerales octavo y noveno de la resolucion N° 195, de 2005, antes aludida, hacen referencia a tales documentos.

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Por otra parte, solicitadas las prorrogas de los contratos de renovacion y sus respectivas cauciones vigentes para los arios 2012 y 2013, el mismo funcionario comunico que "...de acuerdo a lo senalado en la clausula

tercera del contrato, este ha sido renovado por periodos anuales y sucesivos, ya que ninguna de las partes ha manifestado su deseo de poner termino", agregando que el area de abastecimiento no cuenta con registro en contrario ni informacian adicional, verificandose que durante el periodo bajo revision, es decir, diciembre de 2012 a octubre de 2013, el hospital ha emitido ordenes de compra por un monto ascendente a $ 309.627.395, equivalentes a 7.639,83 UTM del mes de octubre de esa Oltima

anualidad.

En tanto, respecto de las cauciones, Ia senalada jefatura manifesto que no se han requerido garantias de fiel cumplimiento.

Lo expuesto precedentemente evidencia un incumplimiento a lo previsto en el articulo 12, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que indica que las entidades no podran suscribir contratos de suministro y servicios que contengan clausulas de renovacion automatica para alguna de las partes, cuyos montos excedan las 1.000 UTM, a menos que existan motivos fundados para establecer dichas clausulas y asi se hubiese serialado en las bases, hechos que en la especie no concurren.

Sobre el particular, el director del centro hospitalario inform6 en su oficio de respuesta que para generar un mejor control y corregir vicios en Ia gestion de los convenios, recientemente se cre6 la Unidad de Administracion de Contratos, dependiente de la Division de Servicios Generales, de Ia DIPRECA, que debe participar como requirente en la paulatina generacion de licitaciones de todos los contratos de arrastre. De igual manera agrega que, por el servicio de lavanderia objetado, este sera licitado dentro de los proximos 60 dias.

Dado de que no se aportan antecedentes que acrediten Ia materializacion de las medidas serialadas por el Hospital DIPRECA, y nada se indica respecto del origen de los incumplimientos acaecidos, se mantiene lo observado, debiendo agregar tales hechos en el procedimiento sumarial mencionado en el numeral 7, del acapite de Control Interno del presente informe, para establecer las eventuates responsabilidades administrativas, sin perjuicio de que Ia verificacion de las acciones comprometidas seran materia de un seguimiento que realice este Organismo Contralor.

3.1.2. Control de legalidad

Respecto de Ia contratacion de los servicios prestados por LAVINUR, aprobada mediante la aludida resolucion exenta N° 195, de 2005, se constato un incumplimiento a lo dispuesto en Ia resoluciOn N° 520, de 1996, vigente a la fecha de suscripci6n del acuerdo y de forma posterior tambien a la resolucion N° 1.600, de 2008, ambas de esta Contraloria General, que Fijan las Normas sobre Exencion del Tramite de Toma de Razon e indican la obligatoriedad de ceriirse a dicho procedimiento, preceptos que debieron ser aplicados y cumplidos en su integridad por el Hospital DIPRECA, toda vez que el monto desembolsado en el

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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period° bajo revision asciende a 7.639,83 UTM. Cabe senalar que, a la fecha de la

presente fiscalizacion, el centro asistencial ha continuado adquiriendo los servicios al citado proveedor, en virtud del referido contrato, sin cumplir con la preceptiva antes serialada, asi como tampoco con lo dispuesto en la ley N° 19.886 y su reglamento, previamente aludidos, en lo que respects a la realizaciOn de procesos de compra mediante convenio marco o licitaciOn pUblica.

Respecto a este punto, Ia autoridad del centro asistencial senal6 que el nuevo proceso de contratacion que se genere por el referido servicio, al igual que en todos los que se han venido haciendo, se dara cumplimiento a las disposiciones relativas al control de legalidad, enviando los actos respectivos, cuando corresponda, a toma de raz6n.

Por lo tanto, tratandose de acciones en vias de ejecucion y por no referirse sobre la determinacion de responsabilidades en los hechos objetados, se mantiene lo observado, debiendo el hospital agregar al aludido procedimiento sumarial que, los incumplimientos serialados, mientras que las medidas comprometidas, seran materia de un seguimiento que realice este Organismo Contralor.

3.1.3. Deficiencias en el control de la prestacion de los servicios

Se constato que las entregas de bienes efectuadas durante el mes de noviembre de 2012, mediante las guias de despacho NOS 73835 al 73864, todas correlativas, con fechas de emision que van desde el 1 al 30 de noviembre de dicho ano , fueron recibidas en el Hospital DIPRECA el dia 10 de diciembre de la citada anualidad, segOn consta en cada documento con el timbre y firma del profesional que acredito su ingreso. Cabe hacer presente, ademas que la recepci6n de las guias de despacho fue de forma posterior a la emision de la factura N° 8969, de 5 de diciembre de 2012, que dice relacion con los servicios prestados. Tal situacion se repite en los meses de enero y marzo de 2013.

Es del caso precisar que conforme a la normativa que regula la emision de guias de despacho, el articulo 55 del decreto ley N° 825, y el articulo 70, de su reglamento, contenido en el decreto N° 55, de 1977, ambos del Ministerio de Hacienda, establecen que este documento debe ser emitido por el vendedor en el momento de la entrega real o simbOlica de las especies.

En tal escenario, al no existir un documento legal formal que acredite la observancia de las condiciones establecidas en el numeral decimo del contrato, que dice relaciOn con Ia oportunidad en que debe efectuarse Ia entrega y el retiro de la ropa, se transgreden los principios de control, coordinaci6n y transparencia dispuestos en los articulos 3° y 5°, de Ia aludida ley N° 18.575. De igual modo, no es posible para este Organismo de Control pronunciarse respecto del cumplimiento de la citada clausula del contrato.

Sobre la materia, el director del establecimiento hospitalario manifesto que, conforme a lo estipulado en la comunicaciOn interna N° 22, de 23 de junio de 2014, en tanto se mantenga la

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prestacion del servicio por la empresa LAVINUR, se le solicitara emitir y enviar con

antelacion a la factura la correspondiente guia de despacho.

Conforme a lo expresado, se mantiene la observacion, por cuanto la referida autoridad en su respuesta no proporciona antecedentes que permitan desvirtuar lo objetado respecto al incumplimiento de la normativa aludida, por lo que el hospital debera incluir este topic° en el sumario consignado en el numeral 7, del acapite de Control Interno, a fin de determinar las eventuales responsabilidades administrativas de los funcionarios encargados de controlar el cumplimiento de las acciones de este proceso de compras.

3.2. Medicamentos oncologicos, ID N° 5136-22-LP13

A traves de la resolucion exenta N° 260, de 4 de marzo de 2013, el Director de Prevision de Carabineros de Chile aprob6 as bases administrativas y tecnicas y Ilamo a licitacion pOblica para la adquisicion de medicamentos oncolOgicos y terapia de apoyo grupo 4, en el Hospital DIPRECA, por un presupuesto asignado de $ 196.864.292, adjudicandose el 26 de agosto de dicha anualidad, por resolucion exenta N° 1.078, del mismo origen, a los oferentes Sociedad Farmaceutica Antares S.A. y a Roche Chile Ltda., por un total de $ 71.711.135 y $ 35.664.300, respectivamente.

Sobre la materia, examinados los antecedentes, se determinaron las siguientes situaciones:

3.2.1. Incumplimiento de bases en plazos de adjudicacion

El numeral 10, de las bases administrativas que rigieron el proceso de licitacion, senala que la resolucion de adjudicacion o deserci6n sera publicada en el Sistema de InformaciOn de Compras y Contrataci6n Publica, de acuerdo a lo indicado en el cronograma consignado en el numeral 6, letra d), de las bases tecnicas. Ademas, dispone que si este no pudiera realizarse dentro del plazo establecido, existira un termino adicional de 15 dias corridos para publicarlo en el referido sistema de informacion, comunicando las razones que no permitieron cumplir dicha obligaciOn.

En dicho contexto, la Autoridad de la Direcci6n de Prevision de Carabineros, mediante la resolucion exenta N° 788, del 15 de igual mes y ano , resolvi6 hacer use de la prorroga de 15 dias corridos, extendiendose hasta el 1 de junio de 2013, sin embargo, la adjudicacion se concret6 el 26 de agosto de igual anualidad, mediante la resoluciOn exenta N° 1.078, verificandose una demora de 86 dias para resolver la licitacion, situacion que junto con incumplir el principio de estricta sujecion a las bases, contemplado en el articulo 10, de la ley N° 19.886, ya mencionada, vulnera el principio de celeridad, dispuesto en el articulo 7°, de la aludida ley N° 19.880.

p,.

Ademas, can fecha 10 de julio de 2013, a traves de la resolucion exenta N° 871, de la Direccion de Prevision de Carabineros de Chile, en los numerates 3 y 4, de los considerando, se exponen las razones por las cuales no se adjudico la licitacion en los plazos previstos, indicandose que el portal

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- ,g.±?Ac 0


AREA SALUD 1927

CH ILE

Mercado Public() inform6 que pars regularizar esta situacion se debe subir una

resolucion al sitio public°, senalando los motivos por los que no se adjudico

oportunamente, lo cual se concrete) con el citado acto administrativo, 39 dias despues de cumplida Ia referida pregroga, hecho que, ademAs, transgrede el principio de retroactividad, contemplado en el articulo 52, de Ia ya aludida ley N° 19.880.

Sobre lo anterior, el Director del Hospital DIPRECA inform6 en su oficio de respuesta que la situacion observada ha sido corregida respecto de los nuevos procesos licitatorios, realizando prorrogas cuando sea estrictamente necesario y velando por el cumplimiento de los plazos.

En tales condiciones, atendido a que no se aportan antecedentes que acrediten lo senalado y nada se indica sobre la responsabilidad en los incumplimientos a la normativa antes referida, se mantiene lo observado, debiendo el servicio incorporar al aludido proceso sumarial, consignado en el numeral 7, del acapite de Control Interne), las situaciones mencionadas a objeto de determinar eventuates responsabilidades administrativas, sin perjuicio de verificar Ia aplicacion de las medidas comprometidas en un futuro seguimiento.

3.2.2. Diferencia en emision de orden de compra

Acerca de la licitacion adjudicada al proveedor Roche Chile Ltda., mediante la resolucion exenta N° 1.078, de 26 agosto de 2013, por Ia compra de 675 frascos de Filgrastim 300 mg./1ml (neupogen M.R.) por un monto total de $ 35.664.300, se verifico que el centro hospitalario emitie) la orden de compra N° 5136-2862-SE13, de 5 de septiembre del mismo ano , por 600 frascos y un valor de $ 31.701.600, cantidad y monto que difiere de lo adjudicado. Es del caso senalar que el Onico vinculo con el proveedor es Ia orden de compra, toda vez que no se suscribio contrato por tratarse de una compra menor a 1.000 UTM.

Lo descrito anteriormente, junto con transgredir el principio de estricta sujecion a las bases contemplado en el articulo 10, de la ley N° 19.886, incumple los principios de transparencia y libre concurrencia consagrados en el articulo 9°, y los de responsabilidad, eficiencia y control, establecidos en los articulos 3° y 5° de la ley N° 18.575.

Al respecto, el Director del Hospital DIPRECA consigno en su oficio de respuesta que adicionalmente a Ia orden de compra antes serialada, se emitieron las NOS 5136-812-SE14 y la 5136-1822-SE14, de 18 de febrero y 17 de abril, respectivamente, ambas de 2014, por as cantidades de productos faltantes de la licitacion.

Consecuentemente con lo anterior, toda vez que no se proporcionan los antecedentes que respalden la realizacion de dicha compra, Ia recepci6n de los productos conforme a las condiciones requeridas, imputaciones y registros contables, compromiso del presupuesto del atio 2013 y el pago respectivo, se mantiene lo observado sin perjuicio de verificar en un futuro seguimiento, el sustento en documentacion original de las aludidas adquisiciones.

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3.2.3. Entrega de los productos

El punto 3.3, de las bases tecnicas consignan que el plazo maximo para la entrega de los medicamentos solicitados sera de 48

horas, contados desde la aceptacion de la orden de compra por parte del proveedor adjudicado, o desde la activacion de aquellas compras que consideren despachos programados.

Sobre la materia, si bien el hospital emitiO la orden de compra N° 5136-2862-SE13, el 5 de septiembre de 2013, indicando como fecha de entrega de los productos el 6 de septiembre de igual anualidad, Ia misma consigna que "Los despachos seran solicitados en forma parcial de acuerdo a las necesidades del hospital", verificandose que se efectOan entregas parciales, sin adjuntar a Ia solicitud de pagos los antecedentes que acrediten los pedidos y sus fechas de entrega, razOn por la cual no es posible pronunciarse sobre la observancia del plazo conforme se establece en las bases administrativas y en la orden de compra y, adernas, no permite determinar si corresponde aplicar las multas establecidas en el punto 14 de las bases administrativas, por incumplimientos sobre Ia materia, hechos que vulneran lo establecido en los articulos 3° y 5°, de la ley N° 18.575, en lo relativo a los principios de responsabilidad, coordinacion y control.

En relacion a lo sefialado, el director del hospital manifesto en su oficio de respuesta que las unidades requirentes, como administradoras funcionales de los contratos, deberan Ilevar un registro de las solicitudes que efectuen y, en coordinacion con bodega, informar oportunamente cualquier incumplimiento de los plazos de entrega establecidos, para aplicacion de multas o apremios que correspondan.

Precisado lo anterior, toda vez que no se proporcionan antecedentes que permitan desvirtuar lo sefialado ni que acrediten las instrucciones indicadas, asi como tampoco sobre establecer las causas por los incumplimientos objetados, se mantiene lo expuesto por este Organismo de Control, sin perjuicio de que se verificara en un futuro seguimiento Ia ejecuci6n de las acciones comprometidas. De igual manera, el servicio debera incluir estas inobservancias en el procedimiento sumarial antes aludido, en el numeral 7, del acapite de Control Interno, a objeto de determinar las eventuates responsabilidades administrativas.

3.2.4. Demora en proceso de pago

Las bases administrativas establecen en su punto 13, que el hospital pagara la factura emitida por el proveedor dentro del plazo de 90 dias corridos, contados desde la fecha de su recepcion conforme, situacion que difiere de lo instruido por el Ministerio de Hacienda, en el oficio circular N° 23, de 2006, que en lo pertinente, indica que los pagos deben efectuarse dentro de los 30 dias corridos siguientes at devengo de la respectiva operaciOn.

No obstante lo expuesto, conforme a lo informado por el jefe de Ia seccion contabilidad, las facturas detalladas en la siguiente tabla, at 20 de febrero de 2014, permanecen pendientes de pago, vutnerando el

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principio de estricta sujecion a las bases contemplado en el articulo 10, de la ley

N° 19.886, antes citada, a saber:

Tabla N° 12: Demora en pago de facturas FACTURA

FECHA PARA PALO (*)

DEMORA EN DIAS

CORRIDOS N° FECHA FECHA DE

RECEPCION 69392 10-10-2013 14-10-2013 12-01-2014 39

68679 23-09-2013 25-09-2013 24-12-2013 58

69079 03-10-2013 11-10-2013 09-01-2014 42 Fuente: Elaborado por la comision fiscalizadora de la Contraloria General, en base a la informacion proporcionada por el Hospital DIPRECA.

(*): Para el calculo se considero el plazo establecido en las bases administrativas, vale decir 90 dias corridos.

En relacion a este punto, Ia autoridad del centro hospitalario no se pronuncio en su oficio de respuesta, razon por la cual se mantiene lo serialado por este Organismo Contralor, debiendo incluirse esta materia en el procedimiento sumarial antes mencionado, a fin de establecer las eventuates responsabilidades administrativas derivadas de los hechos descritos.

3.3. Insumos servicio de angiografia, ID N° 5137-11003-LP08

Mediante Ia resolucion exenta N° 1.548, de 14 de agosto de 2008, la Direccion de Prevision de Carabineros de Chile aprob6 las bases administrativas y tecnicas, y llama a licitacion pUblica para la adquisicion de medicamentos oncologicos y terapia de apoyo grupo 4, en el Hospital DIPRECA, adjudicandose de forma multiple a 14 proveedores, a traves de la resolucion exenta N° 379, de 2009, por un total de $ 3.156.925.416, impuestos incluidos, siendo uno de los oferentes Mellafe y Salas S.A., a quien se le concedi6 un monto ascendente a $ 533.432.494, con una vigencia de dos anos.

Al respecto, se determinaron las situaciones que a continuacion se indican:

3.3.1. Incumplimiento del proceso de toma de razon

Sobre la materia, se constato que el centro asistencial transgredio lo dispuesto en el numeral 9.2.2, inciso segundo del articulo 9° de la resoluciOn N° 1.600, de 2008, de este Organismo de Control, antes mencionada, toda vez que incumplio con el tramite de toma de razor) al que se encontraba afecto el proceso de compra, habida consideraci6n que su valor excedia de 5.000 UTM, toda vez que el total del monto adjudicado asciende a 87.248,86 UTM, a Ia fecha de inicio del referido proceso de compra.

En su respuesta el Director del Hospital DIPRECA, reconoce lo objetado por el Ente Contralor. Sin embargo, agrega que en la actualidad todos los actos que superan las 5.000 UTM, cumplen con dicho tramite y se continuara haciendo de acuerdo con la naturaleza y cuantia de las contrataciones.

En razon de lo anterior, habida consideracion de que no se aportan antecedentes que desvirtUen lo antes expuesto, se mantiene lo

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observado, debiendo dicho servicio implementar medidas a fin de evitar la ocurrencia

de estas situaciones en lo sucesivo, cuyo cumplimiento sera sujeto a revision en una

futura auditoria. Asimismo, este Ente Contralor, incluira tal incumplimiento en el

procedimiento sumarial que instruira, consignado en el numeral 1.1, del acapite de Examen de Cuentas, del presente informe, a fin de determinar las eventuales responsabilidades administrativas en los hechos antes descritos.

3.3.2. Adquisicion de producto no licitado

Se verifico que el hospital recibio Ia factura N° 384645, emitida por el mencionado proveedor, el 30 de octubre de 2013, por un total de $ 32.130.000, por la adquisicion de 2 kit de valvula aOrtica corevalve con sistema de compresiOn valvular, efectuada en virtud de Ia orden de compra N° 5137- 2113-SE13, emitida el 29 de igual mes y ario, Ia cual se pag6 por transferencia bancaria el 31 de enero de 2014.

Al respecto, se determine que dicho producto no forma parte de los bienes que se detallan en las bases de la licitacion N° 5137- 11003-LP08 a la cual se alude en la compra, situacion que junto con vulnerar el principio de estricta sujeci6n a las bases contemplado en el articulo 10, de la referida ley N° 19.886, incumple lo dispuesto en los articulos 3°, 5° y 11 de la ley N° 18.575, antes mencionada, los que consignan que la autoridad debe observar en su actuar los principios de control, coordinaci6n y transparencia, velando por la eficiente e idOnea administraci6n de los medios publicos.

Sobre la materia, el Director del Hospital DIPRECA adjunto en su oficio de respuesta la resolucion exenta N° 2.783, de noviembre de 2010, mediante la cual informa que se aprobo la realizacion en dicho centro asistencial, de la tecnica quirurgica denominada implante percutaneo de valvula aortica, a concretar en el plazo de un ano, lo que trajo como consecuencia que en octubre de 2011, se creara un nuevo c6digo y el use de kit de valvula aOrtica corevalve con sistema de liberacion y compresion valvular, actuara en reemplazo de Ia endopr6tesis toracica con balan valiant marca medtronic, que fuera adjudicada a Mellafe y Salas en la licitacion N° 5137-11003-LP08.

Asimismo, agrega que desde entonces, se comenzo a utilizar el nuevo insumo interpretado como equivalente al del contrato, lo que gener6 que en forma err6nea, las 6rdenes de compra de aquel no se asociaran a este convenio, senalando que en la actualidad, esta planificada Ia licitacion de estos productos durante los meses de julio y agosto de 2014.

En razon a lo expuesto, y toda vez que la autoridad del recinto hospitalario ratifica las causas del incumplimiento, proporcionando una fotocopia de una resolucion que modifica un procedimiento quirCirgico, la que no menciona cambios de insumos, asi como tambien por realizar las

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compras ya vencido el convenio suscrito primitivamente, se mantiene lo observado. Ademas, tal infraccian se debera agregar al sumario que instruira el servicio con el objeto de determinar las eventuales responsabilidades administrativas de los

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funcionarios que omitieron y vulneraron las disposiciones de la ley N° 19.886 y su reglamento, y los principios ya referidos, consagrados en la ley N° 18.575.

3.3.3. Vigencia del contrato

Cabe indicar que la resolucion exenta N° 1.548, de 2008, mediante la cual se aprueban las bases administrativas, establece una vigencia de dos anos para dicha adquisicion, sin hacer referencia alguna sobre clausulas de renovacion o prorrogas, plazo que se entiende cumplido en febrero de 2011.

No obstante lo anterior, se constato que el Hospital DIPRECA ha efectuado compras posteriores a esa data, tal es el caso de Ia orden de compra N° 5137-2113-SE13, de 29 de octubre de 2013, esto es, mas de dos anos despues del termino del contrato, lo cual pugna con los principios de transparencia y libre concurrencia consagrados en el articulo 9°, de la aludida ley N° 18.575.

Al respecto, el director del hospital sefial6 que en la actualidad, esta planificada la licitacion de estos insumos durante los meses de julio y agosto de 2014.

En virtud de lo expresado, se mantiene la objeci6n, sin perjuicio de verificar en un proximo seguimiento la aplicacion de Ia medida propuesta. Igualmente, tal inobservancia sera incluida en el procedimiento sumarial que inicie el servicio, a fin de determinar las eventuales responsabilidades administrativas derivadas de la misma.

3.4. Servicio de alimentaci6n, ID N° 5136 -40 -LP09

A traves de la resolucion N° 373, de 4 de agosto de 2008, la Direcci6n de Prevision de Carabineros de Chile aprobo las bases administrativas y tecnicas y Ilam6 a licitacion pCiblica para Ia contrataci6n de servicios de alimentacion y cafeteria para el Hospital DIPRECA, tornado de raz6n por este Organismo Contralor el 28 de enero de 2009, con una vigencia de dos anos. Aprobandose el contrato suscrito el 13 de julio de 2010, mediante la resolucion N° 508, de octubre del mismo ano y tornado de razon el 6 de diciembre de la referida anualidad.

Revisados los antecedentes sobre la materia, se detectaron las situaciones que a continuacion se detallan:

3.4.1. Suscripci6n del contrato

Mediante Ia resolucion exenta N° 1.804, de 6 de septiembre de 2009, el Director de Prevision de Carabineros de Chile adjudico al oferente Sociedad Administradora de Casinos y Servicios S.A., por un total referencial de $ 2.928,110.914, IVA incluido, por un periodo de dos anos. Sin embargo, el

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contrato fue suscrito el 13 de julio de 2010, observandose una demora de 10 meses en la elaboracion de dicho convenio.

Lo descrito, junto con vulnerar lo establecido en el articulo 8°, de la ley N° 18.575, que impone a los organismos publicos el deber de actuar por propia iniciativa en el cumplimiento de sus funciones, procurando Ia sirnplificaciOn y rapidez de los tramites, transgrede lo previsto en el articulo 7°, de la ley N° 19.880, ya citada, en lo relativo al principio de celeridad, conforme al cual las autoridades y funcionarios deben actuar por propia iniciativa en el procedimiento de que se trate y en su prosecuci6n, haciendo expeditas las actuaciones pertinentes, hecho que en la especie no se advierte.

Ante lo expresado, la autoridad del centro asistencial consigno en su respuesta que el contrato fue tornado de razon el 6 de diciembre de 2010, mediante el oficio N° 73.143, de igual data, con alcances que no incluyen observaciones de fecha de suscripci6n. Agrega que sin perjuicio de ello, se desconocen los motivos del retardo, por cuanto todos quienes participaron en su elaboraci6n, ya no prestan servicios en el recinto.

Al respecto, este Ente de Control estima pertinente hacer presente respecto de Ia toma de razon, que tal como lo ha manifestado la jurisprudencia de este Organismo Contralor, mediante dictamenes N OS 11.733, de 2009 y 743, de 2013, entre otros, dicho control preventivo de juridicidad imprime al acto una presunci6n de legalidad que no obsta a Ia obligacion de Ia autoridad administrativa de rectificar sus decisiones, cuando nuevos elementos de juicio o antecedentes demuestren que ellas adolecen de ilegitimidad, por cierto, con las limitaciones que la propia normativa establece, ya sea de oficio o a requerimiento de esta Contraloria General, como sucede en Ia especie, razon por la cual se mantiene lo observado, debiendo el Hospital DIPRECA adoptar los mecanismos tendientes a evitar en lo sucesivo demoras como Ia de la especie, lo que sera verificado en una futura auditoria sobre Ia materia que practique este Organismo de Control.

Asimismo, se debera incorporar el incumplimiento senalado en el procedimiento sumarial que inicie dicho servicio, a fin de establecer las eventuates responsabilidades administrativas en los hechos acaecidos.

3.4.2. Emision de ordenes de compra

Se verifico que el Hospital DIPRECA genera estos documentos de forma posterior a Ia prestacion de los servicios y a la emision de las facturas, ademas ellos presentan diferencias conforme se detalla en Ia siguiente tabla.

Tabla N° 13: Diferencia en las facturaciones respecto a las ordenes de compra ORDEN DE COMPRA FACTURA DIFERENCIA

$ N° FECHA I MONTO $ N° FECHA MONTO $

5136-1501-SE13 30-04-2013 37.001.085 19381 31-03-2013 37.118.716 117.631

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4 --"* -----'6"'", CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

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DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA x.,_.:'„ AREA SALUD n-Irm27

ORDEN DE COMPRA FACTURA DIFERENCIA $ N° FECHA MONTO $ N° FECHA MONTO $

5136-1505-SE13 30-04-2013 30.918.394 19379 31-03-2013 30.497.596 -420.798

5136-1506-SE13 30-04-2013 77.762 19464 31-03-2013 65.355 -12.407

5136-1509-SE13 30-04-2013 96.395 19380 31-03-2013 58.145 - 38.250

5136-281-SE13 02-02-2013 32.869.094 ND 18601-237

19-12-2012 33.816.188 - 947.767

Fuente: Elaborado por la comisi6n fiscalizadora de la Contraloria General, en base a la informed& proporcionada por el Hospital DIPRECA.

Lo expuesto precedentemente transgrede lo dispuesto en los articulos 3° y 5°, de Ia ley N° 18.575, ya citada, en lo relativo a los principios de responsabilidad, coordinaciOn y control.

El Director del Hospital DIPRECA inform6 en su oficio de respuesta que la emision de 6rdenes de compra posteriores a la factura obedece a que no obstante el proveedor emitia este ultimo documento, la unidad requirente hacia una evaluacion valorizada de los servicios efectivamente prestados en el periodo y sobre esta base, era emitida la orden de compra. Asimismo, agrego que la orden de compra N° 5136-1501-SE13, de abril de 2013, es por $ 32.652.322, monto inferior al reflejado en Ia tabla anterior.

Sobre Ia materia, es del caso aclarar que efectivamente hay un error en los datos consignados en Ia orden de compra N° 5136- 1501-SE13 de la tabla N° 13, correspondiendo estos a la N° 5136-1502-SE13, sin embargo, no se refiere al resto de las situaciones objetadas.

En tanto, cabe advertir que el proceder utilizado en Ia emisi6n de la orden de compra, se aleja del sentido que persigue la normativa, siendo el medio por el cual el proveedor acepta el entregar los servicios solicitados, donde se especifican valores, cantidades, condiciones de pago, y otros antecedentes relevantes de Ia adquisicion, y en base a esta informacion la autoridad aprueba de forma previa a la prestacion y a Ia facturacion correspondiente, manteniendo el control conforme a la legislacion respectiva.

Precisado lo anterior, se mantiene lo observado, debiendo el centro hospitalario emitir la orden de compra con antelaciOn a Ia prestaciOn de los servicios y asi el proveedor tenga Ia opci6n de aprobar o rechazarla. Adernas de incorporar dicho actuar en los manuales de procedimiento respectivos, lo que sera verificado en un futuro seguimiento.

3.4.3. Ordenes de compra sin respaldos

Conforme a lo antes senalado, el 6 de diciembre de 2012 finalizo la vigencia del contrato suscrito con Ia Sociedad Administradora de Casinos y Servicios S.A., en el marco de la referida licitacion ID N° 5136-40-LP09. Posteriormente, el hospital emitio las siguientes Ordenes de compra mediante la modalidad de trato directo:

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Tabla N° 14: Ordenes de compra sin respaldo de un convenio

ORDEN DE COMPRA 0/C INTERNA

VIGENCIA N° FECHA MONTO $

5136-1001-SE13 03-04-2013 90.000.000 1574 07-12-2012 hasta el 31-12-2012

5136-1003-SE13 03-04-2013 90.000.000 1577 01-01-2013 hasta el 31-01-2013

5136-1006-SE13 11-04-2013 90.000.000 1578 01-02-2013 hasta el 28-02-2013

5136-1008-SE13 11-04-2013 90.000.000 1580 01-03-2013 hasta el 31-03-2013

Total 360.000.000 Fuente: Elaborado por la comision fiscalizadora de la Contraloria General, en base a la informaci6n proporcionada por el Hospital DIPRECA.

Sobre Ia materia, requeridos los antecedentes de pago, la secci6n de contabilidad del hospital remitio a la comision fiscalizadora de esta Contraloria General los comprobantes contables N° 5 343 y 365, ambos de 2013, advirtiendose que entre la documentacion proporcionada, ademas, se encontraban otras ordenes de compra, sin que pudiera determinarse si las facturas que se acompatian corresponden a las adquisiciones indicadas en Ia tabla N° 14.

Al respecto, el jefe de la division de abastecimiento del centro asistencial inform6 que, dado que la aludida licitacion ID N° 5136-40-LP09 habia concluido su vigencia, se emitieron las cuatro ordenes de compra, ya mencionadas, con el objeto de evitar interrumpir el funcionamiento del hospital las cuales estan relacionadas con aquellas de tipo interno y las facturas, segOn el siguiente detalle:

Tabla N° 15: Adquisiciones asociadas a las 4 ordenes de compra ORDEN DE COMPRA

INTERNA N° FECHA MONTO $ FACTURAS SERVICIO

587 02-02-2013 32.869.094 18601 Diciembre 2012, primera quincena

588 02-02-2013 113.451 18602 Diciembre 2012, primera quincena

592 02-02-2013 28.324.504 18856 Diciembre 2012, segunda quincena

594 02-02-2013 81.732 18857 Diciembre 2012, segunda quincena

597 02-02-2013 27.919.630 18858 Diciembre 2012, segunda quincena

817 11-02-2013 31.909. 299 18603 Nota debito 233 Diciembre 2012, primera quincena

914 15-02-2013 282.028 19044 Enero 2013, primera quincena

916 15-02-2013 30.418.068 19046 Enero 2013, segunda quincena

917 15-02-2013 114.668 19046 Enero 2013, segunda quincena

919 15-02-2013 28.173.426 19043 Enero 2013, primera quincena

922 15-02-2013 36.966.722 19048 Enero 2013, segunda quincena

926 15-02-2013 32.227.787 19045 Enero 2013, primera quincena

1222 07-03-2013 27.482.334 19151 Febrero 2013, primera quincena

1223 07-03-2013 25.567.663 19150 Febrero 2013, primera quincena

1224 07-03-2013 60.826 19152 Febrero 2013, primera quincena

1387 19-03-2013 21.914.361 19282 Febrero 2013, segunda quincena

1389 19-03-2013 21.322.302 19280- 19281 Febrero 2013, segunda quincena

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ORDEN DE COMPRA FECHA MONTO $ FACTURAS SERVICIO

INTERNA N°

1394 19-03-2013 91.434 19285 Febrero 2013, segunda quincena

Total 345.839.329 Fuente: Elaborado por la comision fiscalizadora de la Contraloria General, en base a la informacion proporcionada por el Hospital DIPRECA.

Cabe senalar que del analisis de dicha informaci6n se constato que las facturas NOS 18.601, 19.280 y 19.281 estan relacionadas con otras ordenes de compra emitidas en el portal Mercado POblico, a saber, as ID NOS 5136-281-SE13 y 5136-872-SE13, lo cual, sumado a que las facturas consignadas en la tabla N° 15 no corresponden a los antecedentes requeridos por este Organismo Fiscalizador, evidencia falta de control sobre la materia, toda vez que la division de abastecimiento no mantiene un registro de los documentos de adquisicion que emite.

Lo expuesto precedentemente transgrede los principios de control, eficiencia, eficacia, asi como tambien vulnera el deber de velar

por la idol-lea administracion de los medios publicos contemplados en los articulos 3° y 5° de la citada ley N° 18.575, y vulnera lo establecido en el articulo 55, del decreto ley N° 1.263, de 1975, antes mencionado, el cual senala que los gastos de los servicios deberan contar con los respaldos de Ia documentaci6n que justifica tales operaciones, hechos que en la especie no se evidencian.

En relacion a lo serialado en este punto, el Director del Hospital DIPRECA aduce en su informe que las 6rdenes estaban asociadas a tratos directos posteriores al vencimiento del contrato e independientes de este, los que se respaldan en convenios aprobados por las resoluciones exentas Nos 411, 413, 415 y 418, todas de 2 de abril de 2013, las que adjunto en lo pertinente de forma parcial, para fines ilustrativos, atendida su extension de mas de 60 paginas en cada una de ellas.

Por lo tanto, atendido que la referida autoridad no aport6 la totalidad de los antecedentes que permitieran desvirtuar lo expuesto ni los medios para acreditar lo senalado en su oficio de respuesta, en razor) de proporcionar la documentacion de respaldo en original, a fin de corroborar la legalidad, oportunidad e integridad del gasto, asociado a las cuatro 6rdenes de compra aludidas, se mantiene lo observado, sin perjuicio de que la revision de estos sera materia de un seguimiento que realice este Organismo Contralor.

3.4.4. Fundamento de contratacion directa

Tal como se mencion6 anteriormente, el termino de la contratacion de los servicios de alimentacion fue en diciembre de 2012, continuando, posteriormente, a traves de Ia modalidad de trato directo, fundamentando dichos procesos en la condici6n de excepcion dispuesta en los articulos 8°, letra c) de la ley N° 19.886, y 10, N° 3, de su reglamento, normas que indican que procedera el trato o contratacion directa, en casos de emergencia, urgencia o imprevisto, calificados mediante resolucion fundada del jefe superior de Ia

entidad contratante.

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AREA SALUD

Precisado lo anterior, se verifico que estas contrataciones carecen del caracter de urgencia que exige la norma, toda vez que se han efectuado compras a dicho proveedor con habitualidad desde el 6 de diciembre de 2012, fecha de termino del contrato anterior. Asimismo, cabe agregar que para proceder a celebrar un trato directo al amparo de la causal en comento, no es suficiente su sola referencia, siendo preciso acreditar efectiva y documentadamente las razones que motivarian su procedencia, en especial, las que permiten estimar fundadamente el hecho argumentado (aplica criterio contenido en el dictamen N° 80.806, de 2013, de este Organismo de Control).

De igual forma, cabe hacer presente que dada la duracion del convenio antes suscrito, y siendo un hecho conocido el termino de la vigencia del mismo, el hospital debio actuar por propia iniciativa en la realizacion del procedimiento, haciendo expeditos los tramites que debe cumplir el expediente y removiendo todo obstaculo que pudiere afectar a su pronta y debida decisi6n, hecho que en la especie no ocurrio, toda vez que la licitacion ID N° 5136-40-LP09, finalizo su vigencia el 6 de diciembre de 2012, mientras que mediante la resoluciOn N° 627, del 19 del mismo mes y alio, se aprobaron las bases administrativas y tecnicas para Ia realizacion del nuevo proceso de licitacion, identificado por el ID N° 5136-171-LP13, esto es, ya vencido el primer convenio y no habiendo tornado las providencias para realizar el proceso con la debida antelacion, atendido que el acto administrativo estaba, ademas, sujeto al tramite de control de legalidad, establecido en Ia resoluciOn N° 1.600, de 2008, de esta Contraloria General.

En relacion a lo anterior, el Director del Hospital DIPRECA, en sintesis, manifiesta en su contestacion que el fundamento de la contratacion directa por causal de urgencia ha sido explicitado en cada uno de los actos aprobatorios, el que consiste en la necesidad de mantener el servicio sin solucion de continuidad, por cuanto carecer de el implicaria graves trastornos al funcionamiento del hospital o dejar de operar, poniendo en riesgo a sus pacientes.

De igual forma, a ello se suma que dichas contrataciones en esas condiciones, buscan resolver la incuestionable necesidad hasta en tanto se produjera un contrato mediante una licitacion cuyas bases habian sido remitidas a la Contraloria General para control de legalidad, con independencia de la extemporaneidad del inicio del proceso, por lo cual se estima fundadamente que habia una urgencia.

Tambien, hace referencia que a lo anterior, se suma la inexistencia de planificacion en produccion, adquisicion y su formulacion, situacion que empez6 a mejorar por las medidas adoptadas a partir del primer semestre de 2013, que en resumen contemplo la reasignacion de profesionales en el area de abastecimiento, constituyendo un equipo multidisciplinario, asi como el inicio de la elaboracion y revision del catastro de materiales medicos que incluye el requerimiento de cada uno de ellos y sus caracteristicas, estableciendo tres modelos para las compras, equipamiento, insumos y licitaciones.

En virtud de lo expuesto, y en consideraciOn a que el Hospital DIPRECA, setiala medidas que no apuntan a lo central de lo objetado,

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AREA SALUD

en cuanto a Ia fundamentaciOn de la contrataciOn directa y la continuidad en el tiempo con dicho proveedor, sin Ilamar a licitacion, ademas, tampoco se refiere a las causas por tal incumplimiento, se mantiene lo observado, debiendo adoptar las acciones tendientes a evitar que en lo sucesivo se reiteren hechos como los descritos, lo que sera verificado en una futura fiscalizacion. Igualmente, el centro hospitalario debera incorporar en el procedimiento sumarial que inicie, las referidas vulneraciones para determinar las eventuales responsabilidades administrativas sobre Ia materia.

3.4.5. Habitualidad en los servicios

Se comprob6 que desde diciembre de 2012 a octubre de 2013, se han efectuado renovaciones mensuales de los servicios de alimentacion, lo cual, conforme a la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, contenida, entre otros, en los dictamenes NOS 46.746 de 2009 y 38.612 de 2013, no resulta procedente ya que la autorizaciOn de nuevas prorrogas del contrato original, aun cuando tales ampliaciones se hubieren contemplado en las respectivas bases de licitacion, vulnera los principios de transparencia y libre concurrencia consagrados en el articulo 9°, de la citada ley N° 18.575.

En cuanto a este punto, la autoridad alude en su oficio de respuesta que las contrataciones del servicio de alimentacion entre diciembre de 2012 y octubre de 2013, no constituyen prorrogas del mismo, sino tratos directos independientes en los que se reconoce que el convenio primitivo concluy6 su vigencia, sin embargo, considerando de que se trataba de una prestacion critics para el hospital y la poca variedad de oferta de calidad del mercado, por razones de agilizar la contrataciOn mientras se generaba un proceso licitatorio, se efectuo con aquella que tenia la capacidad instalada de prestarlo y por acuerdo separado se mantuvieron las mismas tarifas y condiciones en que debia realizarse.

Sobre la materia, los argumentos presentados por la autoridad del centro hospitalario, en relaciOn a que las nuevas contrataciones no constituyen prorrogas del mismo, no reflejan la realidad, dado que de acuerdo a lo expuesto en relacion a agilizar Ia contrataciOn con el proveedor, el director serial6 que esta se realizo con el que tenia la capacidad instalada de prestarlo, manteniendo ademas clausulas ya convenidas. Unido a lo anterior, la resolucion exenta N° 413, de abril de 2013, proporcionada en el oficio de respuesta, consigna que regulariza los servicios desde el 1° al 31 de enero de 2013, ademas estipula en el numeral 4 de sus considerando, que existe la necesidad de "regularizar" Ia adquisicion de alimentacion.

De igual manera, el numeral 5, del mismo acto administrativo senala que, "...en virtud a que las negociaciones con Ia empresa Sociedad Administradora de Casinos y Servicios Aliservices S.A. se prolongaron y el servicio se sigui6 prestando de forma ininterrumpida desde el 1 de enero de 2013...", evidencia que dicho trato directo no es una contrataci6n independiente, razon por la cual se mantiene integramente lo observado por el Organic, Contralor, sumandose dicho incumplimiento en el procedimiento disciplinario incoado por esta Contraloria General, a objeto de establecer las eventuales responsabilidades administrativas en efectuar contrataciones bajo esta modalidad de forma habitual y reiterada.

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AREA SALUD

3.4.6. Demora en la suscripcion de los actos administrativos

Se verifico que el Hospital DIPRECA emitio Ordenes de compra con posterioridad a la prestacion de los servicios, consignando ademas que se encuentran aprobadas en virtud de la resolucion N° 508, de octubre de 2010, de la Direcci6n de Prevision de Carabineros de Chile, tomada de razon en diciembre de dicha anualidad, no obstante que esta establecia una vigencia de dos arios, es decir, expiraba en diciembre de 2012.

Igualmente, se advirtio que estas no han sido aceptadas por el proveedor, encontrandose aiin en caracter de enviadas. A continuaci6n se serialan algunos de los casos:

Tabla N° 14: Ordenes de compra por trato directo

ORDEN DE COMPRA MONTO $

PERIODO CUBIERTO RESOLUCION

APROBATORIA N° FECHA ESTADO N° FECHA

5136-1505-SE13 30-04-2013 Enviada 30.918.394 1° quincena marzo 2013 508 26-10-2010

5136-542-SE13 15-02-2013 Enviada 30.418.068 2° quincena enero 2013 508 26-10-2010



5136-2072-SE13 29-06-2013 Enviada 33.290.463 2° quincena mayo 2013 1.048 17-06-2013



5136-1733-SE13 29-05-2013 Enviada 35.109.601 2° quincena abril 2013 508 26-10-2010






Fuente: Elaborado por la comisi6n fiscalizadora de la Contraloria General, en base a la informaci6n proporcionada por el Hospital DIPRECA.

Sobre lo anterior, es del caso senalar que la resolucion N° 508, de 2010, no establece prorrogas o renovaciones del contrato, razon por la cual no es procedente que las 6rdenes de compra emitidas con posterioridad a diciembre de 2012, se fundamenten en dicho acto administrativo toda vez que el mismo concluy6 su vigencia en esa data.

Los hechos anteriormente descritos, junto con transgredir el articulo 8°, de la ley N° 18.575, incumplen tambien lo previsto en el articulo 7°, de la ley N° 19.880, en lo relativo al principio de celeridad, conforme al cual las autoridades y funcionarios deben actuar por propia iniciativa en el procedimiento de que se trate y en su prosecuciOn, haciendo expeditas las actuaciones pertinentes.

En relacion a lo anterior, el Director del Hospital DIPRECA hace presente en su oficio de respuesta que por un error administrativo interno en la emisi6n de las Ordenes de compra posteriores a la conclusion de la vigencia del convenio se hizo menciOn a una resoluciOn aprobatoria de la contrataciOn preterita ya caduca. Tambien serial6 que en lo relativo a aquellas que no han sido aceptadas por el proveedor, ello le fue solicitado, segun consta en correo electronico adjunto del 27 de junio de 2014, del jefe de la unidad de control de licitaciones.

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ig2) AREA SALUD 26 661927

CH ILE

Igualmente, aduce que se hara una revision exhaustiva de todas las ordenes de compra que hayan sido emitidas, para verificar su aceptaci6n en el Sistema de Informacion, sin perjuicio de realizar un control

permanente en tal sentido de las que a futuro se emitan.

Por lo tanto, toda vez que la autoridad nada indica respecto a las medidas administrativas aplicables por tal incumplimiento, y aunado a que las acciones indicadas estan en vias de ejecucion, se mantiene lo observado por esta Contraloria General, sin perjuicio de ello el centro asistencial debera incluir esta materia en sus manuales de procedimientos, hecho que se

verificara en un futuro seguimiento. Adernas de incorporar al procedimiento sumarial que inicie el servicio tal vulneracion, a fin de determinar las eventuales responsabilidades en los hechos descritos.

CONCLUSION ES

El Hospital DIPRECA ha aportado antecedentes e iniciado acciones en relacion a las observaciones planteadas, como se expresa en el cuerpo del presente informe, las que seran verificadas en una pr6xima visita que se realice a ese servicio, conforme a las politicas de seguimiento de este Organic, de Control.

Sin perjuicio de lo anterior, este Organismo Fiscalizador instruira un sumario administrativo, de acuerdo con lo previsto en los articulos 131 y siguientes de la aludida ley N° 10.336, de OrganizaciOn y Atribuciones de la Contraloria General, con el objeto de determinar eventuales responsabilidades de los funcionarios del Hospital DIPRECA con motivo de lo consignado en los numerales 1.1; 1.3; y, 3.3.1, del acapite Examen de Cuentas, correspondientes a Ia falta de rendiciOn de $ 555.638.681, fragmentacion de compras e incumplimiento del proceso de toma de razon, respectivamente.

Del mismo modo, se mantienen situaciones, en relacion a las cuales se deberan adoptar las medidas pertinentes que contemplen, al menos, las siguientes acciones:

1. Incoar un procedimiento administrativo, por los hechos observados en el numeral 7, del acapite de Aspectos de Control Interno, sobre incumplimiento de las instrucciones impartidas por este Organ() de Control; los numerales 1.2, Plazos de pagos; 1.4, Modalidades de compra; 2.1, Resolucion fundada; 3.1.1, Proceso de seleccion y contrataciOn del proveedor; 3.1.2, Control de legalidad; 3.1.3, Deficiencias en el control de la prestaci6n de los servicios; 3.2.1, Incumplimiento de bases en plazos de adjudicacion; 3.2.3, Entrega de los productos; 3.2.4, Demora en proceso de pago; 3.3.2, Adquisicion de producto no licitado, 3.3.3; Vigencia del contrato; 3.4.1, SuscripciOn del contrato; 3.4.4, Fundamento de contratacion Directa; 3.4.5, Habitualidad en los servicios; y 3.4.6 Demora en Ia suscripcian de los actos administrativos, todos del acapite Examen de Cuentas. Al respecto, el Hospital DIPRECA, debera remitir a esta Contraloria General la resolucion exenta que disponga Ia instrucci6n del referido proceso sumarial, en el plazo de 15 dias habiles, desde Ia recepcion del presente oficio, como asimismo, Ia

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AREA SALUD

resolucion que lo afine, junto a su documentacion de respaldo, para su respectivo control previo de legalidad, de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 7.2.3, de la resolucion N° 1.600, de 2008, de este mismo origen, que Fija Normas sobre Exencion del Tramite de Toma de Razon.

2. Aprobar mediante el correspondiente acto administrativo los Manuales de Procedimientos de Abastecimiento, Conciliaciones Bancarias y Control de Boletas de Garantia y capacitar sobre la materia a los funcionarios involucrados en tales procesos (Acapite I, numerales 1, 3 y 4).

3. Instruir a los funcionarios, en orden a dar fiel cumplimiento a lo establecido en el articulo 8° de la ley 18.575, Organica Constitucional de Bases Generales de la Administracion del Estado, asi como tambien al articulo 7°, de la ley N° 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Organos de la Administracion del Estado en relacion a la simplificacion y rapidez de los tramites y celeridad en la dictacion y aprobacion de los actos administrativos (Acapite I, numeral 2; Acapite II, numerales 1.6, 3.4.1, y 3.4.6).

4. Regularizar las situaciones observadas en los informes emitidos por la Unidad de Auditoria Interna (Acapite I, numeral 5).

5. Arbitrar las medidas tendientes a incorporar en la fund& de auditoria interna Ia realizacion de seguimientos a los informes que evacue la Contraloria General. Asimismo, cenirse a las instrucciones que se consignan en los referidos informes, ajustandose al numeral 78, de la resolucion N° 1.485, de 1996, que establece que los auditores internos estan obligados a senalar los ambitos en los que se requieren medidas de mejoramiento, debiendo aplicar procedimientos para el monitoreo de las conclusiones de tales reportes a fin de asegurar que la direcci6n haya enfocado y resuelto correctamente los problemas apuntados (Acapite I, numerales 6 y 7).

6. Cumplir con lo estipulado en el oficio circular N° 23, de 2006, del Ministerio de Hacienda en cuanto a que el pago de Ia deuda debe efectuarse dentro de los 30 dias corridos siguientes al devengo de la operacion (Acapite II, numerales 1.2 y 3.2.4).

7. Acatar lo establecido en el inciso final del articulo 7° de la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y PrestaciOn de Servicios, en cuanto a la prohibicion de fragmentar las compras (Acapite II, numerales 1.3, 3.1.2 y 3.3.1).

8. Ordenar al personal del centro hospitalario en orden a cumplir los requerimientos efectuados por el Ente Contralor, en especial cuando dicen relacion con la resolucion N° 759, de 2003, del mismo origen que Fija Normas de Procedimientos sobre Rendicion de Cuentas (Acapite II, numerales 1.1 y 3.4.3).

9. Ajustarse a lo dispuesto en la ley N° 19.886, antes citada, tanto en relaciOn con la modalidad de adquisicion utilizada en el hospital, de modo de no eludir el convenio marco y la propuesta pUblica en los casos que la ley la disponga, asi como tambien respecto a Ia publicacion de los

41

04,ERAt


AREA SALUD

antecedentes requeridos en el portal Mercado Public° (Acapite II, numerales 1.4 y

1.5).

10. Fundamentar en el correspondiente acto

administrativo, las circunstancias que permiten realizar compras mediante la modalidad excepcional del trato directo. Asimismo arbitrar las medidas necesarias a fin de cautelar que los procesos licitatorios se desarrollen oportunamente, de modo que no sea argumento para utilizar Ia modalidad de contrataci6n antes referida. (Acapite II, numerales 2.1 y 3.4.4).

11. Preparar terminos de referencia en las adquisiciones mediante trato directo, asi como incorporar dicho procedimiento en el respectivo manual (Acapite II, numeral 2.2).

12. Dar cumplimiento al principio de libre concurrencia, eliminando clausulas de renovaciOn automatica y evitando efectuar prOrrogas a convenios ya finalizados, realizando procesos licitatorios en las compras, principalmente en sus convenios de arrastre, entre ellos el relacionado con el servicio de lavanderia (Acapite II, numerales 3.1.1, 3.3.3 y 3.4.5).

13. Capacitar al personal involucrado en compras, en cualquiera de sus modalidades, respecto de la ley N° 19.886 y su reglamento, a fin de dar estricto cumplimiento a lo establecido en la normativa vigente, en las bases administrativas asi como en los convenios suscritos, ya sea en la contratacion de servicios o de compra de bienes (Acapite II, numerales 3.1.3, 3.2.1 y 3.2.2).

14. Incorporar en el manual de procedimientos pertinente el proceder de las unidades requirentes y administradoras funcionales de los contratos, Ilevar el registro de las solicitudes que efectuen y que en coordinaci6n con bodega, se informen los incumplimientos en los plazos de entrega, para eventuales aplicacion de multas o apremios (Acapite II, numeral 3.2.3).

15. Acatar fielmente la ley N° 19.886, y su reglamento, especialmente en cuanto a dar cumplimiento a lo establecido en las bases y convenio respectivo, de modo de no realizar compras de servicios no contempladas (Acapite II, numeral 3.3.2).

16. Emitir las ordenes de compra de forma previa a Ia prestaciOn de los servicios o realizacion de un proceso de compra, permitiendo Ia correspondiente aprobaci6n del proveedor. (Acapite II, numeral 3.4.2).

17. Recopilar y adjuntar al egreso contable la documentaciOn de respaldo original relacionada con las Ordenes de compra NOS 5136- 1001-SE13; 5136-1003-SE13; 5136-1006-SE13; 5136-1008-SE13; cada una por $ 90.000.000, a fin de acreditar la legalidad, oportunidad e integridad del gasto, asi como su correspondiente pago (Acapite II, numeral 3.4.3).

42

Saluda ,a.•t'emente a Ud.,


AREA SALUD

Finalmente, para aquellas observaciones que se mantienen, se debera remitir el "Informe de Estado de Observaciones" de acuerdo al formato adjunto en el Anexo, en un plazo maxim° de 60 digs habiles, a partir del dia siguiente de la recepcion del presente oficio, informando las medidas adoptadas y acomparlando los antecedentes de respaldos respectivos.

PRISCILA JAM FUENTES AtiOtiADO

Jefe Divls6n de habit Administradva

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AREA SALUD

ANEXO

INFORME DE ESTADO DE OBSERVACIONES

N° DE OBSERVACION

MATER IA DE LA

OBSERVACION

REQUERIMIENTO PARA SUBSANAR LA OBSERVACION

SOLICITADA POR LA CONTRALORIA

GENERAL EN EL INFORME

MEDIDA IMPLEMENTADA Y

SU DOCUMENTACION

DE RESPALDO

FOLIO 0 NUMERACION DOCUMENTO

DE RESPALDO

OBSERVACION ES Y/O

COMENTARIOS DE LA

ENTIDAD

Aspectos de Control Intern°

NOS 1, 2, 3 y 4;

Examen de Cuentas N° 3.4.2

Manuales de procedimiento o

instrucciones

Sancionar mediante acto administrativo los Manuales de Procedimiento de Abastecimiento, Conciliaciones Bancarias y Control de Boletas de Garantias, incorporando los ajustes comprometidos por la autoridad. Efectuar capacitaciones al personal involucrado a fin de conocer y acatar las instrucciones sobre Ia materia.


N° 3

Control de las compras

realizadas

Proporcionar Ia instrucci6n referente a no emitir ordenes de compra

de manera indefinida en el tiempo o con cargo a contratos ya expirados, verificando vigencia y presupuesto.


N° 4

Conciliaciones bancarias

Dar oportuno cumplimiento a la elaboraciOn de las conciliaciones bancarias, a fin de permitir instancias de revision y control, dejando evidencia escrita de cada control efectuado. Instruir que ante Ia ocurrencia de presentar cheques caducos, efectuar las reclasificaciones necesarias a fin de dar cumplimiento a Ia normativa vigente.


N° 5 Auditoria interna

Adoptar las medidas a fin de otorgar, por parte de Ia autoridad, la debida atenci6n en pos de solucionar las observaciones presentadas por Ia Unidad de Auditoria Interna en los informes NOS 3, de 2012; 4 y 5, de 2013.

Aspectos de Control Interno

N° 6

7

Seguimiento de los informes de

Contraloria General

Ordenar a Ia Unidad de Auditoria lnterna efectuar el seguimiento a las observaciones planteadas en los informes de auditoria evacuados por el Ente

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IAERAZZ-


AREA SALUD 264.1927 CH I Le.

N° DE OBSERVACION

MATERIA DE LA

OBSERVACION





SU DOCUMENTACION

DE RESPALDO

FOLIO 0 ON NOMERA CI

DOCUMENTO DE RESPALDO

OBSERVACION ES Y/0

COMENTARIOS DE LA

ENTIDAD

Contralor.


N° 7

Incumplimiento de las

instrucciones efectuadas por la Contraloria

General

Remitir en el plazo maxim° de 15 dias habiles la resolucion que instruye el sumario a fin de establecer las eventuales responsabilidades administrativas por el incumplimiento de lo instruido en el Informe Final N° 249, de 2010, de la Contraloria General.

Examen de Cuentas

N° 1.1

No entrega de documentacion de respaldo de

compras

Instruir a su personal cumplir todos los requerimientos efectuados por el Organo Contralor, en especial lo relacionado a la resolucion N° 759, de 2003, del mismo origen.

Examen de Cuentas

NOS 1.2; y 3.2.4

Incumplimiento y demora de

plazos de pago

Implementer medidas formales para dar cumplimiento al plazo de 30 dias para efectuar el pago de las obligaciones, conforme al oficio circular N° 23, de 2006, del Ministerio de Hacienda. Envier en el plazo maxim° de 15 dias habiles la resolucion que instruye el sumario a fin de establecer las eventuales responsabilidades administrativas por el incumplimiento al oficio circular N° 23, de 2006, del Ministerio de Hacienda.

Examen de Cuentas

NOS 1.3; 3.1.2; y 3.3.1

Fragmentacion de compras e

falta de control de legalidad del

acto

Ordenar dar cumplimiento a no fragmentar sus procesos de compra, asi como tambien cumplir lo dispuesto en la resolucion N° 1.600, de 2008 de Ia Contraloria General, en cuanto a someter al tramite de control de legalidad a los procesos que superen los limites establecidos en la normativa vigente.

Examen de Cuentas

NOS 1.4 y 3.4.5 Modalidad de compra

Instruir dar cumplimiento a lo consignado en Ia ley N° 19.886 y su reglamento, en cuanto a realizar convenios marcos y licitaciones pUblicas en sus procesos de compra, asi como tambien al principio de libre concurrencia establecido en la ley N° 18.575, antes citada.

45


AREA SALUD

N° DE OBSERVACION

MATERIA DE LA

OBSERVACION





SU DOCUMENTACION

DE RESPALDO

FOLIO 0 NOMERACION DOCUMENTO

DE RESPALDO

OBSERVACION ES Y/O

COMENTARIOS DE LA

ENTIDAD

Enviar en el plazo maxim° de 15 dias habiles Ia resolucion que instruye el sumario a fin de establecer las eventuales responsabilidades administrativas en el incumplimiento de lo dispuesto sobre la materia en la ley de Compras y su reglamento.

Examen de Cuentas NOS 1.6;

3.4.1; y 3.4.6

Demora en Ia emision de los

actos administrativos y

contratos

Incorporar en sus manuales asi como instruir a su personal, el dar cumplimiento a las leyes NOS 19.880 y 18.575, en cuanto al principio de celeridad y de responsabilidad y eficiencia en cuanto a la dictacion de actos administrativos, teniendo en cuenta que estos no tienen efecto retroactivo. Remitir en el plazo maximo de 15 dias habiles Ia resolucion que instruye el sumario a fin de establecer as eventuales responsabilidades administrativas en el incumplimiento Ia demora en Ia dictaci6n de actos administrativos.

Examen de Cuentas NOS 2.1 y

3.4.4

Resolution fundada

Instruir consignar en los actos que, en el caracter de excepcional, autoricen la compra mediante trato directo, las razones y causas que fundan tal proceder. Remitir en el plazo maxim° de 15 dias habiles la resolucion que instruye el sumario a fin de establecer las eventuales responsabilidades administrativas en el incumplimiento de no consignar el hecho que funda Ia compra por trato directo bajo Ia causal de urgencia en el acto administrativo.

Examen de Cuentas N° 2.2

Ausencia de terminos de referencia

Incorporar en el manual de procedimiento e instruir el preparar terminos de referencias en la eventualidad de que, en el caracter de excepcional, se realice adquisiciones mediante Ia

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AREA SALUD

N° DE OBSERVACION

MATERIA DE LA

OBSERVACION



GENERAL EN EL


SU DOCUMENTACION

DE RESPALDO

FOLIO 0 ON NOMERA CI DOCUMENTO

DE RESPALDO

OBSERVACION ES Y/0

COMENTARIOS DE LA

ENTIDAD INFORME

modalidad de tratos directos.

Examen de Cuentas N° 3.1.1; 3.1.2; 3.1.3; 3.2.1;

3.2.3; 3.3.2 y 3.3.3

Reiterados incumplimientos en procesos de

compra mediante

licitaciones.

Despachar en el plazo maximo de 15 dias habiles Ia resolucion que instruye el sumario a fin de establecer las eventuates responsabilidades administrativas en reiterados incumplimientos a lo dispuesto en la ley N° 19.886, y su reglamento, Ia ley N° 19.880, Ia resolucion N° 1.600, de 2008, y Ia ley N° 18.575, en los procesos de licitacion observados.

Examen de Cuentas N OS 3.1.1

y 3.3.3

Proceso de seleccion y

contratacion del proveedor

Efectuar las licitaciones de los servicios de lavanderia en el plazo de 60 dias, considerados a partir de 3 de julio de 2014, fecha de emision del informe de respuesta del servicio, y la de . insumos de servicios de angiografia, entre los meses de julio y agosto, ambos segOn el compromiso de la autoridad del hospital.

Examen de Cuentas N"

3.1.3; 3.2.1; 3.2.3; 3.3.2

Deficiencias en el control y

cumplimiento de bases y

convenios en la prestacion de los servicios

Instruir medidas a fin de dar cumplimiento a las bases que regulan un Proceso de compras asi como a lo establecido en los convenios respectivos, tales como plazos de adjudicacion, suscripcion de contratos y entrega de productos, diferencias en ordenes de compra, adquisicion de producto no licitado


Diferencia en envision de orden de compra

Recopilar y mantener junto al egreso contable respectivo, los antecedentes relativos a las ordenes de compra N OS 5136-812-SE14 y 5136-1822-SE14, que acrediten Ia legalidad, pertinencia y oportunidad del gasto. Recopilar y mantener a disposicion de esta CGR junto al egreso contable respectivo, los antecedentes relativos a las ordenes de compra N OS 5136-1001-SE13 y 5136-1003-SE13, 5136- 1006-SE13 y 5136-1008-


ordenes de compra sin respaldos

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AREA SALUD

N° DE OBSERVACION

MATERIA DE LA

OBSERVACION





SU DOCUMENTACION

DE RESPALDO

- FOLIO 0

NUMERACION DOCUMENTO

DE RESPALDO

OBSERVACION ES Y/O

COMENTARIOS DE LA

ENTIDAD

SE13, cada una por $ 90.000.000, a fin de acreditar la legalidad, integridad y oportunidad del gasto.

48

www.contraloria.c1

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