Hoorcollege projectvaardigheden tb

Windesheim zet kennis in werking

Hoorcollege projectvaardigheden

Drs. Thijs van den Broek MPIM Maandag 7 september 2015


Even vooraf

Waar staan de sheets? •  Op ELO bij het project OF •  Via

Vragen stellen tussendoor mag Informatie terug te lezen in je boek


Het project in major 1.1

Het project is een analyse van: •  de interne organisatie, stakeholders en processen OF •  de externe omgeving en de invloed hiervan •  Te doen in groepsverband •  Voor een echte opdrachtgever


Maar wat is eigenlijk een project?

https://youtu.be/kkXgXt2CZFE


Kenmerken van een project

•  (Duidelijk) éénmalig doel •  Een project moet worden opgestart •  Een project heeft een opdrachtgever •  Meestal multidisciplinair •  Tijdelijk d.w.z. startdatum en einddatum •  Eigen (vast) budget •  Eigen projectorganisatie


Voorbeelden van projecten

•  Analyse van probleem (vergaderen bijv.) •  Meten van de impact van overheidsbesluit op een

organisatie •  Doen van een marktonderzoek •  Ontwikkelen van software •  Reorganiseren van een bedrijf •  Implementeren van software •  Een pilot •  Het meten van het effect van een interventie


Principes van projectmatig werken

1.  Eerst denken, dan doen! 2.  Project doordenken van voor naar achter ÈN

van achter naar voor. 3.  Werken van grof naar fijn: 4.  Top-Down werken: Grote lijnen eerst, dan details!


Eerst doen, dan denken… https://youtu.be/dL9bFlQdtDs


Resultaten van een project


Projectfasering 1.  Faseren 2.  Doel van faseren 3.  Voorbeeld van fasering


Waarom mislukken projecten?

Een succesvol project: •  Levert het juiste projectresultaat (doel) van de

afgesproken kwaliteit

•  Is op de afgesproken tijd afgerond.

•  Kost niet meer dan afgesproken.


Veelgemaakte fouten

Onjuiste planning

Te laat beginnen activiteit

Projectleden onvoldoende bekwaam

Project wordt tegengewerkt

Projectmedewerkers willen 'te mooi‘ maken

Veel kleine afwijkingen maken één grote

Herstellen van fouten

Te late levering

Vergeten voorbereiding Calamiteiten Definitiewijzigingen

Renteverliezen


Verantwoordelijkheden Projectleider

•  Onderhandelen met opdrachtgever •  Zorgen voor juist plan van aanpak (PvA)

•  Bekend maken van PvA bij …

•  Goedkeuring verkrijgen PVA …

•  Voortgang rapporteren aan …

•  De dagelijkse leiding nemen binnen het team

•  Werkverdeling binnen het projectteam

•  Voorzitten van de projectteamvergaderingen

•  Oplossen van conflicten, in overleg projectdocent


PSU, PvA en Planning


Project Start-Up (PSU)

In de definitiefase bespreek je de volgende vragen om te komen van initiatie tot plan van aanpak: •  Waar vindt het project plaats? •  Wat leveren we als eindresultaat op? En waarom? •  Wat moeten we ervoor doen? •  Wat doen we nog net wel, en wat net niet meer? •  Wat leveren we op als tussenproducten? •  Hoe zorgen we voor kwaliteit? •  Wie helpt mee? •  Wanneer gaat wie wat doen? •  Wat kost het project en wat levert het op? •  Welke bedreigingen zijn er?


Plan van Aanpak (PvA)

Het Plan van Aanpak inhoudsopgave: •  Achtergronden •  Projectresultaat •  Projectactiviteiten •  Projectgrenzen •  De producten •  Kwaliteit •  De projectorganisatie •  Planning


H1 PvA - Achtergronden

•  Pakkende naam •  Beschrijving organisatie •  Wie is opdrachtgever? •  Wie is opdrachtnemer? •  Wat is de aanleiding van het project? •  Wie zijn de stakeholders?


H2 PvA - Projectresultaat …

•  Doelstelling Waarom? (eigenaar: opdrachtgever)

•  Projectresultaat Wat? (eigenaar: projectleider)

•  Programma van Eisen –  MUST have this –  SHOULD have this if at all possible –  COULD have this if it does not affect anything –  WON'T have this but would like to have this in the

future

Belangrijkste onderdeel

PvA


H3 PvA - Activiteiten …

•  Inventariseren activiteiten (taken) met werkwoorden

•  Groeperen van activiteiten

Bijvoorbeeld: • Onderzoeken van de markt (groep): • bepalen doel enquête; • opstellen enquêtevragen; • afnemen enquête; • analyseren enquête


H4 PvA - Projectgrenzen

•  Scope •  “Lengte” •  “Breedte”


H5 PvA - Tussenresultaten

•  Komen voort uit activiteiten


H6 PvA - Kwaliteit

•  Inzet van projectteamleden •  Gestructureerde samenwerking •  Terugkoppeling (o.a. opdrachtgever)

–  (concept) Plan van Aanpak, –  Rapport –  interviewverslagen

•  Advies vragen (intern/extern) •  Gebruik van standaardnormen > APA •  Gebruik ondersteunende software > zoals Word


H7 PvA - Projectorganisatie …

•  Teamleden –  Projectteamleden, persoonsgegevens, functie, taken,

verantwoordelijkheden en bevoegdheden. –  de beschikbaarheid

•  Coördinatie –  gebruik (communicatie)hulpmiddelen, besluitvorming

•  En let op vastleggen in Actie- en besluitenlijst


Onderzoek vs. Project (deel 1)

Onderzoekscyclus (o.a. Verhoeven, 2011)

I. Probleemanalyse (CV, dv en doelstelling)

II. Onderzoeksplan (methodologie en instrumenten)

III.Dataverzameling

IV. Data-‐analyse

V. Conclusies en aanbevelingen

VI. Rapportage en presentaOe


Onderzoek vs. Project (deel 1)

Projectcyclus (o.a Bos & Har@ng, 2006)

I. IniOaOeffase (opdracht)

II. DefiniOefase (contract)

III. Ontwerpfase (ontwerp)

IV. Voorbereidingsfase

V. RealisaOefase (eindproduct)

VI. Nazorgfase (evaluaOe)


Planning 1.  Waarom plannen? 2.  Begrippen 3.  Bijstellen planning 4.  Welke activiteiten nodig? 5.  Actie- en besluitenlijst


•  Organiseren van het werk van de projectmedewerkers

•  Vaststellen totale projecttijd •  Vaststellen van de gevolgen van een vertraging •  Vaststellen van de kosten van het project •  Bewaken van de voortgang en de kosten

•  Welke activiteiten zijn er? •  Hoeveel tijd per activiteit •  Welke mensen nodig? •  Welke middelen nodig? •  Welke afhankelijkheden zijn

er tussen activiteiten?

Wie?

Wat?

Wanneer?

Plan ning

Wat moet je weten om te kunnen plannen?

Doel van een planning

?


Verzamelen gegevens •  Opsporen activiteiten •  Schatting tijdsduur van elk •  Vaststellen afhankelijkheden •  Wie moet activiteit uitvoeren? •  Wat is er verder nodig?

Opstellen planning

Analyseren gegevens •  Opstellen netwerkplanning •  Vaststellen kritieke pad •  Maken strokenplanning

Strokenplanning

Netwerkplanning


Begrippen (planning)

•  Activiteit, taak •  Mijlpaal •  ASAP / ALAP / Must start on, …. •  Resources •  Een planning is dynamisch •  Wat doe je bij een afwijking vd planning? •  Realiteitswaarde van een planning •  Informatie verspreiden •  Planning <-> Plan van aanpak •  Doorlooptijd <-> Bestede tijd


Plannen met de actie- en besluitenlijst •  Gebruik het format van ELO en pas dit toe in je projectgroep •  Zorg ervoor dat je eerst een work breakdown structure maakt.

Verdeel vervolgens de taken •  Houdt vervolgens bij ieder projectoverleg de voortgang per

acOviteit bij! •  De acOe-‐ en besluitvorming is je dossiervorming binnen het

project.


7 tips effectief vergaderen

1.  Publiceer vooraf een agenda (met daarop: wie bespreekt wat en hoe laat). 2.  Begin op tijd. 3.  Maak vergaderafspraken (zodat iedereen weet op welke manier er

vergader wordt en wat de regels zijn). 4.  Houd je aan de agenda (respecteer het belang van de agenda). 5.  Gebruik een parkeerplaats (als plek voor zaken die niet op de agenda

staan of waar je geen tijd meer voor hebt) 6.  Duidelijke verantwoordelijkheden (per besluit moet helder zijn wie wat

wanneer moet/gaat doen). 7.  Publiceer notulen (verstuur zsm na afloop van het overleg de actie-/

besluitenlijst).

Hoorcollege projectvaardigheden tb

Education

Transcript of Hoorcollege projectvaardigheden tb