Nytt intranät och nya arbetssätt Projekt och förvaltning parallellt

Anna Svedberg

Kommunikatör/Projektledare, koncernstab kommunikation

Sv

Sv

Sv

Sv

Den första utmaningen

Mandat från koncernledningen:

”Flytta och städa, använd standard

och stör inte den projekttyngda

organisationen”

Styrgruppens vision:

”Min digitala arbetsplats, där jag kan

samverka och enkelt hittar den

information jag behöver för att

effektivt kunna lösa mina

arbetsuppgifter”

Sv

700 användare

juni 2015

2 000 användare

dec 2014 / jan 2015

600 användare

jun 2014

2013 2014 2015

Förstudie

Koncept/krav

Utveckling

Innehållsarbete

Delprojekt: AD/HR-system, utbildning, lansering, förvaltning

Sv

Ett intranät men anpassat till vem du är

• Hemvist i organisationen

• Geografisk plats

• Språk

• Deltagande i projekt eller andra grupperingar

Sv

Grundprinciperna

8

• Min avdelning är mitt hem

• Uppsamling av relaterad information

• Jag läser inte tidningen när jag kör

• Jag har en verktygslåda som passar mig

Grundprinciperna

16

• Min avdelning är mitt hem

• Uppsamling av relaterad information

• Jag läser inte tidningen när jag kör

• Jag har en verktygslåda som passar mig

Intranätets struktur

Holmen

koncernstaber

Holmen

Paper HR

HFC

Underhåll

Kommavd.

På jobbet

Om företaget

Mina verktyg

Grundprinciperna

21

• Min avdelning är mitt hem

• Uppsamling av relaterad information

• Jag läser inte tidningen när jag kör

• Jag har en verktygslåda som passar mig

Grundprinciperna

26

• Min avdelning är mitt hem

• Uppsamling av relaterad information

• Jag läser inte tidningen när jag kör

• Jag har en verktygslåda som passar mig

Kommunikationsstyrd

förvaltningsorganisation

Styrgrupp

Processutvecklar-

grupp Holmen IT

Ärende-

hantering

Iggesund

Paperboard

Holmen Timber

Iggesund

Support

Drift

Holmen Paper

Holmen Skog

Holmen staber

Holmen Energi

Workington

Marknad

Braviken

Hallsta

Madrid

Mål

Alla användare ska uppfatta intranätet som:

• en plattform som främjar samarbete inom avdelningar

och över organisationsgränser

• en plats där jag enkelt kommer åt verktyg och

information för att effektivt lösa mina arbetsuppgifter

• en självklar plats för att tillgodogöra mig information

om och från företaget

• lättillgängligt oavsett var jag jobbar.

Framgångsfaktorer

• Tydlig struktur, relevant, uppdaterat innehåll och en

effektiv sökfunktion

• Tillräcklig kunskap hos den vanliga användaren om

hur CONNECT fungerar

• Avdelningens insida och dess funktioner nyttjas på ett

aktivt sätt

• God användning och nyttjande av samarbetsytan

Framgångsfaktorer

• Det är enkelt att hitta kollegor som presenteras med

tydliga/korrekta kontaktuppgifter och

kompetensbeskrivning

• CONNECT ses som en självklar och viktig kanal för

internkommunikation

• Förvaltningsorganisationen är effektiv och engagerad

Sv

Sv

Sammanfattning

• I projekt: prioritera och våga välja bort

• Efter projekt: förändrade arbetssätt kräver mycket användarstöd

• I förvaltning: planering efter mål för att fokusera på rätt saker

www.holmen.com