Hojas de calculo

Introducción a Hojas de Cálculo -

ContenidoIntroducción 2

Lección 1 Conceptos básicos de hojas de cálculo 11

Lección 2 Modificación y formato de hojas de cálculo 33

Lección 3 Dar formato a celdas 58

Lección 4 Cambio de las opciones de impresión 80

Lección 5 Trabajo con filas, columnas, hojas de cálculo y libros 95

Lección 6 Trabajo con gráficos 109

Lección 7 Realización de cálculos básicos 132

Lección 8 Uso de funciones financieras y lógicas básicas 153

Lección 9 Uso de hojas de cálculo con Internet 166

Apéndice Objetivos principales de los exámenes de MOS (Microsoft Office Specialist) para Excel 2002 178

IntroducciónAhora más que nunca, los adultos tienen que reinventarse a sí mismos en muchas ocasiones para estar al día de los grandes cambios que se producen en el mundo del siglo XXI.

Microsoft® Unlimited Potential (UP) es un programa global centrado en mejorar el aprendizaje de jóvenes y adultos al proporcionar conocimientos tecnológicos a través de centros comunitarios de aprendizaje tecnológico (CTLC). Microsoft cree que fomentando la enseñanza de conocimientos técnicos podemos ayudar a crear oportunidades sociales y económicas que ayuden a cambiar las vidas de las personas y a transformar las comunidades.

Al participar en los cursos UP, los alumnos se centrarán en los conocimientos técnicos que necesitan para utilizar diversas aplicaciones. Todos los cursos UP enseñan conocimientos tecnológicos de manera práctica que resaltan las aplicaciones reales de la tecnología, desde informática básica y alfabetización informática hasta fotografía digital, diseño de páginas Web o software de productividad.

Los cursos UP están pensados para su uso dentro de la comunidad y en centros de enseñanza de tecnología, ya sea en el contexto de un aula o para autoaprendizaje. En el caso de los cursos relacionados con información introductoria y tecnologías de comunicaciones (alfabetización informática, Internet, World Wide Web, medios digitales y aplicaciones de productividad), no se supone experiencia previa con la tecnología o el software.

A quién va dirigido este programaTodos los cursos del programa Microsoft UP están diseñados para motivar a los jóvenes y adultos que desean aprender nuevas tecnologías o aumentar sus conocimientos tecnológicos actuales, ya sea por razones personales o profesionales. Los cursos tienen en cuenta el hecho de que los adultos suelen llegar a las experiencias de aprendizaje con una amplia variedad de experiencias previas, expectativas y conocimientos:

■ Los alumnos comunitarios desean emplear su tiempo y su dinero sabiamente. Este programa se ha diseñado para prever, comprender y centrarse en la necesidad de estos alumnos de una instrucción eficiente y efectiva.

■ Una instrucción bien diseñada tiene en cuenta los conocimientos previos de los alumnos comunitarios y aporta nuevos conocimientos. Este programa da cabida a una amplia variedad de conocimientos y habilidades ya existentes. Cada curso tiene en cuenta tareas y niveles de conocimientos comunes.

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■ Los alumnos comunitarios van a aprender y esperan que se les trate como personas independientes, únicas y capaces. Este programa puede utilizarse en un aula o como herramienta para el autoaprendizaje a su propio ritmo.

■ Los alumnos comunitarios, orientados a la acción, esperan que lo aprendido sea aplicable directamente a sus responsabilidades profesionales, así como a sus fines personales. Este programa contiene muchos ejemplos prácticos del mundo real y aplicaciones diseñadas para atraer a una amplia gama de alumnos adultos.

Por encima de todo, cada curso UP está diseñado para enseñar conocimientos de tecnología pero siempre teniendo presente el uso de la tecnología para mejorar las oportunidades individuales, la productividad, la preparación para el trabajo y la calidad de vida.

Ofertas y objetivos de los cursosEl programa UP cumple los estándares educativos de Microsoft e internacionales. Como tal, el programa de estudios ofrece los siguientes cursos introductorios sobre equipos, software y tecnología digital:

● Conceptos básicos de informática

Este curso ofrece a los alumnos una base sólida de los conceptos básicos de la informática y los fundamentos de hardware, software, sistemas operativos, Internet, etc.

● Conceptos básicos de medios digitales

Este curso enseña a los alumnos cómo empezar con los medios digitales, incluyendo fotografía digital, audio y vídeo digital.

● Conceptos básicos de Internet y del World Wide Web

Este curso enseña cómo explorar el Web, utilizar motores de búsqueda, trabajar con correo electrónico y crear páginas Web.

● Conceptos básicos de diseño Web

Este curso explica todo el proceso de diseño de páginas Web, desde los fundamentos de HTML hasta las estrategias para diseñar y crear un sitio Web completo.

● Conceptos básicos de procesamiento de textos

Este curso se centra en cómo utilizar un procesador de textos para escribir y revisar diversos documentos personales y comerciales, desde cartas y memorandos sencillos hasta documentos complejos que contienen gráficos y tablas.

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● Conceptos básicos de presentaciones

Este curso trata todo lo necesario para crear presentaciones electrónicas convincentes, desde la creación de presentaciones con diapositivas básicas hasta cómo agregar gráficos, vídeo y audio para conseguir presentaciones multimedia completas.

● Conceptos básicos de bases de datos

Este curso presenta los fundamentos del uso de una base de datos relacional para crear tablas, formularios e informes.

● Conceptos básicos de hojas de cálculo

Este curso enseña a los alumnos los conceptos básicos de las hojas de cálculo incluyendo la creación de hojas de cálculo, la modificación de datos, la creación de diagramas y gráficos, y la publicación de una hoja de cálculo en el Web.

Cada curso utiliza tareas y proyectos para desarrollar competencias en cuanto a la tecnología de información básica y las aplicaciones de productividad de sobremesa mediante el tratamiento de los temas siguientes:

● Conceptos básicos de la tecnología de la información

● Uso del equipo y administración de archivos

● Procesamiento de textos

● Hojas de cálculo

● Bases de datos

● Presentaciones

● Alfabetización sobre Internet, World Wide Web y correo electrónico

Entre las áreas temáticas principales se incluyen las siguientes:

● Fundamentos de la informática (hardware, software, sistema operativo)

● Principales aplicaciones de software (aplicaciones de productividad)

● Internet, World Wide Web y correo electrónico

El programa UP ofrece materiales para los alumnos y para los instructores que son flexibles, confiables, económicos y orientados a los resultados. De acuerdo con el contrato de copyright, los instructores pueden duplicar y personalizar todos los materiales y archivos para mejorar el proceso de aprendizaje.

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Cómo está organizado el cursoCada curso del programa Microsoft UP empieza con los conceptos básicos y pasa rápidamente hacia conocimientos y técnicas intermedios. Los tutoriales prácticos construyen de forma experta sus conocimientos paso a paso. Al estudiar con un enfoque basado en tareas, aprende algo más que simplemente las características del software. Aprende a realizar tareas de la vida real, de forma que pueda aumentar su productividad inmediatamente utilizando la tecnología.

Cada lección empieza con unos objetivos de aprendizaje en viñetas. Cada objetivo especifica una tarea determinada que podrá realizar cuando complete la lección.

Los tutoriales paso a paso son el eje central de cada lección. Las lecciones se basan en tareas que puede encontrar en el mundo laboral cotidiano. Este enfoque le permite ver rápidamente la importancia del aprendizaje. El enfoque basado en tareas está imbricado en toda la serie, incluyendo la organización de lecciones dentro de cada unidad, los títulos de las lecciones y las situaciones de ejemplo elegidas para los archivos de prácticas. Los conceptos se presentan e ilustran con ejemplos de muchas situaciones de la vida real, la tecnología se explica claramente y los ejercicios prácticos le permiten empezar a aplicar inmediatamente lo que sabe. La mayoría de las lecciones terminan con 4 ó 5 ejercicios prácticos de dificultad creciente, y desafían al alumno a entender y aplicar lo aprendido.

Características especiales● Objetivos de aprendizaje. Establecen claramente los objetivos de enseñanza para cada lección, de forma que entienda lo que aprenderá. Los objetivos de aprendizaje se tratan de manera coherente y constituyen la estructura de las lecciones, lo que le ayuda a captar la información más importante y a preparar las habilidades de aprendizaje.

● Tutoriales paso a paso. Los pasos numerados contienen instrucciones detalladas paso a paso que le ayudan a aprender. Cada tutorial incluye numerosas ilustraciones que le guían por el proceso de aprendizaje. Con cada curso se ofrecen archivos de ejemplo.

● Sugerencias. En toda la lección se incluyen sugerencias útiles y formas alternativas de realizar las tareas que le ofrecen información adicional, métodos abreviados y posibles problemas, así como comentarios acerca de lo que está aprendiendo.

● Notas. En todo el texto de la lección encontrará información adicional que le permite profundizar más en un tema.

● Importante. Las notas especiales ofrecen precauciones o instrucciones especiales.

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● Barras laterales. Las barras laterales de algunos de los cursos contienen temas parentéticos, información adicional o explicaciones más extensas, como momentos interesantes en la historia de la informática, los entresijos de la ley del copyright o lo que tiene que saber acerca de los “colores seguros” que hay que utilizar en una página Web.

● Jerga. Estas notas al margen de algunos de los cursos ofrecen definiciones de términos técnicos.

● ¡Pruébelo! Estas barras laterales especiales de algunos cursos ofrecen minitutoriales rápidos para comprobar sus conocimientos.

● Archivos de prácticas. Unos documentos de ejemplo le ayudan a completar los ejercicios presentados al final de las lecciones de varios cursos. Las lecciones basadas en proyectos empiezan con una lista de todos los archivos que necesitará para completar el proyecto.

● Puntos clave o Resumen de la lección. Los resúmenes de lo que ha aprendido en una lección sirven como recordatorio de los puntos clave y le indican lo que debe hacer a continuación.

● Ejercicio corto. Los ejercicios cortos incluidos al final de cada lección evalúan lo que ha aprendido y cómo podría aplicarlo. Esta evaluación al final de la lección va más allá de una simple recapitulación de lo aprendido, al pedirle que explique cómo realizar ciertas tareas.

● Resumen de conceptos. Estos ejercicios incluidos al final de cada lección le permiten practicar la aplicación de lo aprendido a proyectos del mundo real. Muchos de estos ejercicios se basan unos en otros para ofrecer un conjunto creciente de desafíos que ponen a prueba sus conocimientos.

● Apéndices. Los objetivos para el examen de especialista en Microsoft Office de cada curso se enumeran en un apéndice al final del libro.

Archivos de prácticasEn varios de estos cursos se incluyen documentos de ejemplo y otros archivos para acelerar el aprendizaje y ofrecer ejemplos “terminados” que puede comparar con su propio trabajo. En cada lección se explica cuándo y cómo utilizar los archivos de prácticas para esa lección. Muchas de las lecciones se basan en situaciones de la vida real para que pueda aplicar fácilmente los conocimientos aprendidos a su propia situación.

Por ejemplo, Conceptos básicos de diseño Web incluye todos los ingredientes para crear varios sitios Web con FrontPage: los archivos de texto, los archivos gráficos y los archivos HTML necesarios para crear un sitio Web atractivo.

Puede elegir entre trabajar con estos archivos como parte de la instrucción en el aula en los centros comunitarios de tecnología y aprendizaje o bien puede utilizarlos para aprender por su cuenta.

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El instructor instalará todos los archivos de prácticas en la unidad de disco duro de cada equipo. Dependiendo del curso concreto que vaya a realizar, los archivos se almacenarán en carpetas llamadas Practice de cada curso. Los archivos de cada curso se encuentran en las carpetas del curso correspondiente, bajo la carpeta Unlimited Potential de la unidad C: . Su instructor le explicará cómo ir a los archivos del curso que va a realizar.

Requisitos del sistemaTodos los equipos del aula o del centro comunitario de aprendizaje deben cumplir las condiciones mínimas siguientes para ejecutar Microsoft Office XP y permitir a los alumnos el trabajo con los archivos de prácticas empleados en muchas de las lecciones.

● Un equipo personal que ejecute Microsoft Office XP con un procesador Pentium a 133 megahercios (MHz) o superior.

● Sistema operativo Windows XP.

● 128 MB de RAM como mínimo, además de 8 MB de RAM adicionales para cada programa de Office que se ejecute simultáneamente.

● Al menos 58 MB de espacio disponible en disco (después de instalar Microsoft Office XP).

● Una unidad de CD-ROM.

● Un monitor con resolución Super VGA (800 x 600) o superior con 256 colores; se recomienda un monitor de 15 pulgadas como mínimo.

● Un mouse (ratón), IntelliMouse u otro dispositivo señalador compatible.

Acerca del equipo de autoresGran parte del material de estos cursos se basa en los puntos fuertes del enfoque ya probado que Microsoft desarrolló y refinó para sus series Step by Step Courseware, y sus series de libros Step by Step y Faster Smarter. Los instructores, especialistas de diseño educativo, autores y expertos en tecnología que aportaron el contenido de estos libros y cursos poseen unos extensos conocimientos en tecnología y gran experiencia didáctica.

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Convenciones utilizadas en este cursoEste curso utiliza fuentes, símbolos y convenciones de títulos especiales para resaltar la información importante o para llamar su atención sobre pasos especiales. Para obtener más información acerca de las características disponibles en cada lección, consulte la sección “Características especiales” de esta Introducción.

Convención Significado

Texto en cursiva Este formato indica un término clave utilizado por primera vez, como banda ancha o World Wide Web.

Texto en negrita Este formato indica el texto que usted debe escribir.

O bien

Indica un término clave que se emplea por primera vez.

Fuente Sans-serif Este formato se utiliza para resaltar texto que forma parte de los pasos de los tutoriales.

nota Las notas ofrecen información adicional que le permite profundizar en un tema.

sugerencia Ofrecen sugerencias útiles y formas alternativas de realizar tareas.

importante Las notas especiales ofrecen precauciones o instrucciones especiales.

Las notas al margen recuadradas ofrecen información adicional y comentarios sobre el texto.

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Puede buscar y descargar software antivirus en Internet.

Características de las lecciones

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Los objetivos de la lección establecen claramente los objetivos de enseñanza para cada lección, de forma que entienda lo que aprenderá.

Las ilustraciones ofrecen información visual mientras que estudia la lección.

Las sugerencias ofrecen consejos útiles, métodos abreviados y formas alternativas de realizar una tarea.

Cada tema empieza con información que explica conceptos y técnicas.

Las notas importantes contienen instrucciones especiales.

Las notas al margen incluyen sugerencias e información adicional.

Los pasos numerados ofrecen instrucciones detalladas para realizar una tarea.

Los términos importantes se muestran en negrita y se definen la primera vez que se utilizan.

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Resumen de la lección trata problemas restantes de la administración de archivos para terminar la lección.

Las preguntas de Ejercicio corto, con respuestas breves, le plantean preguntas sobre los conceptos expuestos en la lección.

Los ejercicios de Resumen de conceptos le desafían a que aplique lo que ha aprendido y le obligan a aplicar los conocimientos de una forma nueva.

Conceptos básicos de hojas de cálculoUna vez completada esta lección, podrá:

Crear un libro.

Crear un libro a partir de una plantilla.

Conocer los elementos de la ventana de Microsoft Excel.

Seleccionar celdas.

Introducir texto, números y fechas en una hoja.

Introducir un rango de datos.

Modificar el contenido de celdas.

Desplazarse entre hojas.

Asignar nombre y guardar un libro.

Abrir un libro.

Cambiar el nombre de una hoja.

Ver una vista preliminar e imprimir una hoja.

Cerrar un libro y salir de Excel.

Microsoft® Excel es un programa excelente para organizar, dar formato y calcular datos numéricos. Excel muestra los datos en un formato de filas y columnas, con líneas de cuadrícula entre las filas y las columnas, de manera similar a los libros mayores contables o al papel de gráficos. Por tanto, Excel resulta idóneo para trabajar con datos numéricos para contabilidad, investigación científica, recopilación de datos estadísticos y cualquier otra situación que pueda beneficiarse de la organización de datos en un formato tipo tabla. Los profesores suelen grabar las notas de los alumnos en Excel y los directores suelen almacenar listas de datos, como registros de inventario o de personal, en Excel. A medida que realice este curso aprenderá cómo Excel simplifica la realización de cálculos con datos numéricos y ofrece docenas de formas de dar formato a los datos para su presentación, incluyendo gráficos e informes.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar el archivo Employee Information.xls de la carpeta Lesson01 que se encuentra en la carpeta Practice del disco duro.

LECCIÓN 1

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Creación de un libroPara iniciar Excel debe utilizar cualquiera de los métodos utilizados para iniciar otros programas de Microsoft Windows®. Un método frecuente es hacer clic en el botón Inicio, seleccionar Todos los programas y elegir Microsoft Excel en el submenú. También puede hacer clic en un icono de acceso directo, si existe alguno, en el escritorio o en la barra Inicio rápido.

Cuando inicia Excel se abre de manera predeterminada un libro en blanco con el título Libro1. Un libro es un archivo que puede contener varias hojas. A su vez, una hoja es una cuadrícula de filas y columnas en la que puede introducir datos. Por ejemplo, puede crear cuatro hojas de presupuesto en un mismo libro donde cada hoja contenga el presupuesto para un trimestre del próximo año fiscal. Si es un profesor y utiliza Excel, puede crear hojas de notas en el mismo libro y almacenar en cada hoja las notas de un semestre de la misma clase. Como puede ver, un libro le permite agrupar hojas que contienen datos relacionados. Después de crear un libro puede guardarlo como un único archivo en el disco duro.

En este ejercicio iniciará Excel, creará un libro estándar y cerrará el libro.

1 En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botón Inicio, seleccione Todos los programas y haga clic en Microsoft Excel.

Se abrirá Excel con Libro1 listo para usar.

2 En la sección Nuevo del panel de tareas Nuevo libro, haga clic en Libro en blanco.

Excel creará un libro llamado Libro2 y desaparecerá el panel de tareas.

3 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.

Excel cerrará Libro2 y volverá a aparecer Libro1.

Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

Cada libro abierto se representa en un botón de Excel en la barra de tareas. Es fácil hacer clic en un botón para ver un libro diferente. Si tiene muchas aplicaciones abiertas, cada aplicación tendrá un botón en el que puede ver una lista de los archivos abiertos.

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Creación de un libro a partir de una plantillaSi necesita otro libro en blanco, puede crearlo en cualquier momento, incluso aunque tenga un libro abierto. Excel también ofrece plantillas que le permiten crear libros ya configurados para hacer un seguimiento de determinados tipos de datos, como información de facturas o de pedidos de compra. Para crear un nuevo libro basado en una plantilla, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo; aparecerá el panel de tareas Nuevo libro. En la sección Nuevo a partir de una plantilla, elija Plantillas generales.

En el cuadro de diálogo Plantillas puede elegir la ficha Soluciones de hoja de cálculo o la ficha Plantillas de plan comercial y seleccionar una de las plantillas que se muestran.

Conceptos básicos de los elementos de la ventanaMuchos elementos de la ventana de Excel son similares a los de las ventanas de otros programas Windows. En el gráfico siguiente se destacan las partes más importantes de Excel, siendo las dos últimas nuevas en Excel 2002: la ventana de libro, la barra de menús principal, la barra de fórmulas, las barras de herramientas Estándar y Formato, el cuadro Escriba una pregunta y el panel de tareas.

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En la tabla siguiente se describen los elementos de la ventana de Excel.

Elemento Descripción

Barra de título Identifica el programa actual y el nombre del libro actual.

Barra de menús Muestra los nombres de los menús de Excel.

Barras de herramientas Le permite un acceso rápido a funciones que se utilizan con frecuencia, como dar formato, alinear y calcular totales de las entradas de las celdas. Las barras de herramientas Estándar y Formato aparecen de manera predeterminada.

Cuadro de nombre Muestra la dirección de la celda activa.

Barra de fórmulas Muestra el contenido de la celda activa.

Panel de tareas Le permite abrir archivos, pegar datos del Portapapeles, crear libros en blanco y crear libros de Excel basándose en archivos existentes.

Cuadro Escriba una pregunta

Cuando escribe una pregunta en este cuadro, muestra los temas de ayuda coincidentes con su solicitud.

Barra de estado Muestra información acerca de un comando seleccionado. También indica el estado (activado o desactivado) de las teclas Bloq Mayús y Bloq Num.

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(continúa)

Elemento Descripción

Barras de desplazamiento Incluyen una barra de desplazamiento vertical y horizontal y cuatro flechas de desplazamiento, cada una de las cuales se utiliza para mostrar distintas áreas de la hoja.

Botón Seleccionar todo Selecciona todas las celdas de una hoja.

Fichas de hojas Le permiten ver las hojas del libro abierto.

Hoja Una cuadrícula de columnas verticales (identificadas por caracteres alfabéticos) y filas horizontales (identificadas por dígitos numéricos). La intersección de las columnas y las filas constituyen las celdas. Cada celda puede identificarse por una referencia de celda completa, o dirección, que consta de las coordenadas de columna y fila de dicha celda; por ejemplo, B3.

Celda activa La celda, designada por un borde grueso, que se verá afectada cuando escriba o modifique datos.

Botón Minimizar Minimiza la ventana y la convierte en un botón de la barra de tareas.

Botón Maximizar/Restaurar

Alterna entre maximizar una ventana y restaurar una ventana al tamaño que tenía anteriormente.

Botón Cerrar Cierre la ventana en la que aparece el botón.

Información de pantalla Un pequeño cuadro emergente que muestra el nombre de un objeto o de un botón de barra de herramientas si lo señala con el puntero del mouse (ratón).

Una gran ventaja que ofrece el panel de tareas es que agrupa en un único lugar muchas acciones comunes, como abrir o crear archivos, y permite llevar a cabo estas acciones con un único clic del mouse. El único inconveniente del panel de tareas es que ocupa un valioso espacio de la pantalla. Afortunadamente, puede mostrarlo u ocultarlo fácilmente. En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas; Excel ocultará el panel de tareas si se estaba mostrando o lo mostrará si está oculto.

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La ventaja de incluir el cuadro Escriba una pregunta en la ventana principal de Excel es que puede obtener ayuda rápida y fácilmente cuando tiene fresca la pregunta, sin agregar ningún paso adicional que pueda distraerle de su pregunta. Con esta característica ya no tendrá que ir al menú Ayuda o al Ayudante de Office cuando necesite ayuda.

En este ejercicio trabajará con elementos de la ventana de Excel.

1 Seleccione el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar durante unos segundos.

Aparecerá una Información de pantalla que muestra las palabras Asistente para gráficos.

2 Seleccione el cuadro de nombre, que contiene la dirección de celda A1.

Aparecerá una Información de pantalla que muestra las palabras Cuadro de nombres.

3 Haga clic en el botón Opciones de barra de herramientas al final de la barra de herramientas Formato.

Aparecerá un menú con opciones.

4 Seleccione el comando Agregar o quitar botones.

Aparecerá un menú con comandos adicionales.

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5 Seleccione Formato en el submenú.

Aparecerá un menú con las opciones de formato.

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6 Sitúe el puntero del mouse sobre cada botón de la barra de herramientas recién mostrado.

Aparecerá una Información de pantalla que explica la función de cada botón.

7 Cuando haya terminado, haga clic en cualquier lugar fuera de los menús abiertos para cerrarlos.


Selección de celdas

Para poder introducir datos en una hoja debe identificar la celda (la intersección de una fila y una columna) en la que desea poner los datos. Esto se conoce como seleccionar la celda. Puede seleccionar una única celda, una fila, una columna, y grupos de celdas adyacentes y no adyacentes.

Para seleccionar una única celda, basta con hacer clic en ella. Cuando una celda está seleccionada, tiene un borde negro alrededor y esa celda se convierte en la celda activa, como se muestra en la ilustración siguiente.

Puede seleccionar todas las celdas de una hoja si hace clic en el botón Seleccionar todo situado en la esquina superior izquierda de la hoja.

Cuando selecciona una celda, el texto de su propio selector de fila (el botón de color gris que hay en el extremo izquierdo de su fila) y su selector de columna (el botón gris situado en la parte superior de su columna) aparece en negrita. Esa característica hace que sea más fácil ver las “coordenadas” de fila y columna de la celda seleccionada. Además, la dirección de celda aparece en el cuadro de nombres.

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Puede seleccionar una única fila o columna de la hoja si hace clic en el selector de fila o de columna correspondiente.

En este ejercicio seleccionará toda una fila y toda una columna de la hoja actual.

1 Haga clic en el selector de la columna D.

Se seleccionará la columna D.

2 Haga clic en el selector de la fila 1.

Se seleccionará la fila 1.

3 Haga clic en el selector de la columna B y arrastre el puntero del mouse hasta el selector de la columna E.

Se seleccionarán las columnas.

4 Haga clic en cualquier celda de la columna G.

Se anulará la selección de las columnas B, C, D y E.


Selección de un rango de celdasUn rango suele estar identificado por las referencias de su primera y última celdas, con un signo de dos puntos entre ellas. Por ejemplo, el rango vertical que va desde la celda A1 hasta la celda A9 se identifica como A1:A9. Del mismo modo, el rango horizontal que va desde la celda C3 hasta la celda G3 se identifica como C3:G3. Los rangos que ocupan un bloque de columnas y filas se identifican por las direcciones de las celdas situadas en las esquinas superior izquierda e inferior derecha de ese bloque (C5:F9), como se muestra en la ilustración siguiente.

Otra forma de seleccionar un rango de columnas consiste en hacer clic en el primer selector de columna del rango, mantener presionada la tecla Mayús y hacer clic en el último selector de columna del rango. Este mismo método es válido para seleccionar un rango de filas.

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Para seleccionar un rango de celdas, arrastre el puntero del mouse sobre ellas. Cuando selecciona un rango de celdas, la primera celda elegida se convierte en la celda activa. La celda activa es blanca y el rango de celdas es de color azul.

En este ejercicio seleccionará un grupo de celdas adyacentes en la hoja actual.

1 Haga clic en la celda E3, mantenga presionado el botón del mouse, arrastre el puntero del mouse hacia abajo hasta la celda E12 y suelte el botón del mouse.

Se seleccionará el rango E3:E12 y E3 seguirá siendo la celda activa.

2 Haga clic en la celda A5, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en la celda H16.

Se seleccionará el rango y A5 seguirá siendo la celda activa.

3 Haga clic en la celda F17, mantenga presionada la tecla Mayús y presione cuatro veces la tecla de flecha hacia abajo.

Se seleccionará el rango de celdas F17 a F21 (que se denomina F17:F21).

Para seleccionar varios rangos de celdas no adyacentes, seleccione el primer rango, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione los demás rangos que desee.

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Introducción de texto en una hojaEn una hoja de Excel se pueden introducir tres categorías básicas de datos: texto, números y fórmulas. Para introducir texto o números en una celda, seleccione la celda y escriba la información. A medida que escribe, cada carácter aparece en la barra de fórmulas y en la celda activa, junto con el punto de inserción. El punto de inserción indica dónde se insertará el siguiente carácter.

Una entrada de texto, que a veces se denomina etiqueta, es aquella que contiene los caracteres de la A a la Z o cualquier otro carácter que no tenga un valor puramente numérico. Algunas veces una entrada de texto incluye números, como al especificar la calle en una dirección.

De manera predeterminada, las entradas de texto aparecen justificadas a la izquierda en las celdas. Si una entrada es más larga que el ancho definido de la celda, pasará a la celda adyacente (si dicha celda está vacía) o aparecerá truncada (si la celda adyacente no está vacía). Sin embargo, internamente el texto se almacena en una única celda e incluye todos los caracteres introducidos originalmente.

En este ejercicio insertará texto en una hoja.

1 Haga clic en la celda A1, escriba Ventas y presione Entrar.

El texto se introducirá en la celda A1 y A2 se convertirá en la celda activa.

2 Haga clic en la celda A3, escriba Cabañas y presione Entrar.

La celda A3 contendrá la palabra Cabañas y la celda activa pasará a ser la A4.

3 Escriba Multipropiedad y presione Entrar.

Se introducirá la palabra Multipropiedad en la celda A4.


Después de haber escrito datos para una celda, puede introducirlos si presiona Entrar, Tab o las teclas de dirección. Cualquier acción que lleve el punto de inserción fuera de la celda introducirá los datos.

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Introducción de números en una hojaUna entrada numérica contiene alguna combinación de los dígitos 0 a 9 y, opcionalmente, los siguientes caracteres especiales.

Caracter Se utiliza para

+ Indicar un valor positivo

- o ( ) Indicar un valor negativo

$ Indicar un valor monetario

% Indicar un porcentaje

/ Indicar una fracción

. Indicar un valor decimal

, Separar los dígitos de la entrada

E o e Mostrar la entrada en notación científica (exponencial)

Si comienza una entrada con un signo más para indicar que se trata de un número positivo, Excel pasará por alto el signo. Si escribe paréntesis para indicar que se trata de un número negativo, el número aparecerá con un signo menos. Si incluye un signo de dólar, un signo de porcentaje, una barra inclinada, una coma o un símbolo exponencial, el programa asignará automáticamente un formato numérico a la entrada.

De manera predeterminada, las entradas numéricas aparecen justificadas a la derecha en las celdas. Si una entrada es más larga que el ancho definido de la celda, aparecerá en notación científica, como signos de sostenido (####) o redondeada. Sin embargo, Excel almacena internamente todos los números como se introdujeron originalmente.

En este ejercicio introducirá cifras de ventas en la hoja.

1 Haga clic en la celda B3, escriba 42848 y presione Entrar.

El número se introducirá en la celda B3 y B4 se convertirá en la celda activa.

2 Escriba 92346 y presione Entrar.

El número se introducirá en la celda B4 y B5 se convertirá en la celda activa.


Puede introducir números mediante las teclas de número situadas encima de las letras del teclado o si presiona Bloq Num y utiliza el teclado numérico. Bloq Num es una tecla de alternancia. Cuando la tecla Bloq Num está activada, se ilumina un indicador en el teclado.

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Introducción de fechas en una hojaEn las hojas de cálculo de Excel, las fechas pueden representarse sólo con números o mediante una combinación de texto y números. Por ejemplo, 22 de enero de 2004 y 22/01/04 son dos formas de especificar la misma fecha. Al igual que el texto, las fechas suelen utilizarse como etiquetas de filas y columnas. Pero a diferencia del texto, las fechas se consideran números en serie; son secuenciales y se pueden sumar, restar y utilizar en cálculos.

Tenga cuidado cuando represente un año sólo con los dos últimos dígitos del año. Excel interpreta los años de dos dígitos del 00 al 29 para representar los años 2000 a 2029; los años de dos dígitos del 30 al 99 se interpretan como 1930 a 1999. El formato de año predeterminado utiliza dos dígitos; sin embargo, es conveniente escribir años de cuatro dígitos para evitar ambigüedades.

De manera predeterminada, las entradas de fecha aparecen justificadas a la derecha en las celdas. Después de escribir e introducir una fecha en una celda, Excel puede cambiar el formato de la fecha y expresarla de otra manera diferente. La forma en que se representa una fecha en una celda se basa inicialmente en la configuración de fecha predeterminada del equipo. En la próxima lección aprenderá a elegir formatos de fecha, incluyendo las opciones de año de cuatro dígitos.

En este ejercicio introducirá fechas en una hoja.

1 Haga clic en la celda B1, escriba Enero de 2004 y presione Tab.

Excel abreviará la fecha como Ene-04 y C1 se convertirá en la celda activa.

2 Escriba Feb 2004 y presione Tab.

Excel utilizará el mismo formato de fecha que antes y se introducirá Feb-04 en la celda C1. D1 es ahora la celda activa.


Introducción de un rango de datosPara introducir datos en una celda individual hay que escribir los datos y presionar Entrar. Cuando tiene que hacer varias entradas consecutivas, puede seleccionar primero el rango para introducir los datos más rápidamente.

En este ejercicio introducirá más cifras de ventas en la hoja.

1 Haga clic en la celda C3, arrastre hasta la celda D4 y suelte el botón del mouse.

Se seleccionarán las celdas C3, C4, D3 y D4.


El número se introducirá en la celda C3 y C4 se convertirá en la celda activa.

Para cambiar el formato predeterminado de fecha del equipo, haga clic en Inicio, seleccione Panel de control, haga clic en Opciones regionales, de idioma, y de fecha y hora, haga clic en Cambiar el formato de números, fechas y horas, haga clic en el botón Personalizar, seleccione la ficha Fecha y seleccione un formato en la lista Formato de fecha corta.

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El número se introducirá en la celda C4 y D3 se convertirá en la celda activa.


El número se introducirá en la celda D3 y D4 se convertirá en la celda activa.


Se introducirá el número y C3 se convertirá en la celda activa.


Modificación del contenido de celdasDespués de haber introducido datos en una celda, puede cambiar fácilmente el contenido de la celda. Sin embargo, primero debe hacer doble clic en la celda o bien debe hacer clic en la celda y, después, hacer clic en la barra de fórmulas. Cualquiera de estas acciones pone Excel en modo Edición, lo que puede comprobar si aparece la palabra Edición en la barra de estado. Después, escriba y presione la tecla Supr o Retroceso para modificar los datos de la celda. Cuando Excel está en modo Edición, aparecen dos botones a la izquierda de la barra de fórmulas: Cancelar e Introducir.

Puede hacer clic en el botón Cancelar o presionar la tecla Esc para cancelar una entrada antes de que se introduzca realmente en la hoja. Cualquiera de estas acciones eliminará todo lo que haya escrito y hará que Excel salga del modo Edición. También restaurará el contenido anterior de la celda activa, si dicha celda contenía datos. Puede hacer clic en el botón Introducir para completar una entrada.

En este ejercicio revisará algunas entradas de la hoja actual.

1 Haga clic en la celda B3, sitúe el puntero del mouse entre el 2 y el 8 en la barra de fórmulas, y haga clic.

Se activará el modo Edición y el punto de inserción aparecerá como una I.

2 Presione Retroceso, escriba 6 y presione Entrar.

La celda B3 contendrá ahora la entrada 46848.

Cuando introduce texto en un rango de celdas, puede presionar Tab para pasar de una celda a otra horizontalmente y Entrar para hacerlo verticalmente. Cuando llegue al final de una columna dentro de un rango, al presionar Entrar irá a la celda situada en la parte superior de la siguiente columna del rango.

Si hace clic en una celda y presiona después F2, se activará el modo Edición y el punto de inserción se situará al final de la celda, de forma que pueda agregar información al contenido actual.

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3 Haga clic en la celda C4, escriba 92313 y presione Entrar.

La celda C4 contendrá ahora la entrada 92313.

4 Haga clic en la celda C3, escriba 65452 y haga clic en el botón Cancelar de la barra de fórmulas.

Se cancelará la entrada de datos y se restaurará el valor original.


Desplazamiento entre hojasComo se ha explicado al principio de esta lección, cada libro de Excel consta de hojas individuales. Esto le ofrece la flexibilidad de agrupar varias hojas con contenido similar en un mismo libro. De manera predeterminada, un libro nuevo contiene tres hojas en blanco. Si es necesario, es posible agregar más hojas y eliminar las hojas que no se utilicen. Los nombres de las hojas aparecen en fichas a lo largo de la parte inferior de la ventana del libro.

En este ejercicio verá dos hojas dentro del mismo libro.

1 Haga clic en la ficha Hoja2, en la parte inferior de la ventana del libro.

Aparecerá Hoja2 y su contenido. La hoja estará en blanco.

2 Haga clic en la ficha Hoja1, en la parte inferior de la ventana del libro.

Aparecerá Hoja1 y su contenido.


Asignar nombre y guardar un libroCuando haya terminado de introducir y modificar datos en un libro, tiene que asignar un nombre al libro y guardarlo en el disco duro, de forma que la información esté disponible la próxima vez que inicie el equipo. Guardar archivos de libros es similar a guardar otros tipos de archivos en los programas Windows. La primera vez que guarda un libro, tiene que asignarle nombre y especificar en qué carpeta desea guardarlo. Puede guardarlo en una carpeta del disco duro de su equipo o bien, si su equipo está conectado a una red, en un disco duro de otro equipo diferente. Incluso puede crear una carpeta en la que guardará el libro mediante herramientas de Excel. Una vez guardado un libro, puede hacer clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar para guardar los cambios realizados desde la última vez que lo guardó. El libro se guardará con el mismo nombre y en el mismo lugar.

Haga clic con el botón secundario del mouse en una ficha de hoja para ver un menú contextual que le permite insertar o eliminar hojas, entre otras opciones más.

25

Si desea guardar el libro con otro nombre o en otra carpeta diferente, realice los mismos pasos que siguió cuando guardó el libro por primera vez. Al igual que cualquier otro archivo de Windows, el nombre de un libro puede tener una longitud máxima de 255 caracteres, pero no puede contener ninguno de los caracteres siguientes:

/ \ > < * ? “ | : ;

También puede usar los controles del cuadro de diálogo Guardar como si desea especificar un formato diferente para el nuevo archivo. Por ejemplo, quizás necesite guardar un archivo de Excel en un formato diferente de manera que pueda compartirlo con otra persona que utiliza un programa de hoja de cálculo distinto o incluso para utilizarlo en un programa que no sea de hoja de cálculo.

En este ejercicio guardará el libro en una carpeta creada desde dentro de Excel. También guardará el libro como un archivo de Lotus. (Lotus es otro programa de hoja de cálculo.)

1 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Guardar como. Los archivos y las carpetas que aparezcan en este cuadro de diálogo dependerán de la carpeta que se utilizara por última vez para guardar un libro en su equipo.

2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga clic en el icono correspondiente al disco duro local (probablemente la unidad C).

3 Haga doble clic en la carpeta Practice.

4 Haga clic en el botón Crear nueva carpeta del cuadro de diálogo.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva carpeta.

La barra Sitios de los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como le ofrece un cómodo acceso a los archivos almacenados en las carpetas Mis documentos y Favoritos, y en el escritorio. La carpeta Historial de la barra Sitios también permite un acceso sencillo a los libros abiertos recientemente.

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5 Escriba 2004 Sales y haga clic en Aceptar.

Se cerrará el cuadro de dialogo Nueva carpeta y aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como que contiene la carpeta 2004 Sales. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá el nombre Libro1, ya que Libro1 es el archivo que está abierto.

6 Seleccione el texto del cuadro Nombre de archivo, escriba Ventas por alojamiento y haga clic en Guardar.

Se asignará nombre al archivo y se guardará.


8 En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha hacia abajo del cuadro de texto Guardar como tipo.

9 Desplácese y seleccione la opción WK4(1-2-3)(*.wk4).

10 Haga clic en Guardar.

El archivo se guardará con el mismo nombre pero como una hoja de cálculo de Lotus, por lo que tendrá una extensión de archivo diferente.

11 Cierre el libro pero deje Excel abierto.

Apertura de un libroDespués de guardar un libro de Excel, puede volver a abrirlo en cualquier momento para examinar su contenido y hacer cambios. Excel hace un seguimiento de los cuatro últimos libros abiertos y pone sus nombres de archivo en la parte inferior del menú Archivo. Para abrir un archivo que no figura en esta lista, empiece mostrando el cuadro de diálogo Abrir.

En este ejercicio mostrará el cuadro de diálogo Abrir, abrirá un libro existente y después lo cerrará.

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.

Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en, haga clic en el icono correspondiente al disco duro y, después, haga doble clic en la carpeta Practice.

Aparecerá el contenido de la carpeta Practice en el cuadro de diálogo Abrir.

También puede crear carpetas en el Explorador de Windows. No es necesario crearlas desde Excel.

También puede ver el cuadro de diálogo Abrir si hace clic en Abrir en el menú Archivo.

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3 Haga doble clic en la carpeta Lesson01.

Aparecerán los nombres de los archivos almacenados en la carpeta Lesson01.

4 Haga clic en el archivo Employee Information y, después, haga clic en Abrir.

Se cerrará el cuadro de diálogo Abrir y aparecerá el archivo Employee Information.


Excel cerrará el libro Employee Information.

6 Haga clic en Archivo en la barra de menús.

Excel mostrará una lista de los libros abiertos recientemente en la parte inferior del menú Archivo.

7 En el menú Archivo, haga clic en Employee Information.

Se abrirá el archivo.


Cambio de nombre de una hojaDe manera predeterminada, las hojas de todos los libros de Excel se llaman Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Del mismo modo que asignar un nombre único a su libro le ayuda a recordar su contenido, cambiar el nombre de una hoja puede recordarle su contenido.

En este ejercicio asignará otro nombre diferente a una hoja.

1 Haga doble clic en la ficha de la hoja Hoja1.

Se seleccionará Hoja1 dentro de la ficha.

2 Escriba Directorio y presione Entrar.

Aparecerá Directorio en la ficha de la hoja.


También puede abrir un archivo si hace doble clic en el icono de Excel situado junto al nombre de archivo en el cuadro de diálogo Abrir.

Si abre un libro existente, Excel cerrará el libro Libro1 en blanco que apareció cuando inició el programa.

También puede cambiar el nombre de una hoja si hace clic con el botón secundario del mouse en la ficha de hoja y, después, hace clic en Cambiar nombre.

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Vista preliminar e impresión de una hojaCuando ha terminado de trabajar con una hoja, puede obtener una vista preliminar de ella e imprimir su contenido. Para imprimir una hoja, empiece por mostrar el cuadro de diálogo Imprimir. En este cuadro de diálogo puede cambiar la mayoría de las opciones de impresión, obtener una vista preliminar de los datos e imprimir la hoja.

Es conveniente comprobar la ortografía de una hoja antes de imprimirla. Haga clic en el botón Ortografía de la barra de herramientas Estándar para empezar a comprobar la ortografía de la hoja.

Antes de imprimir una hoja, también puede obtener una vista preliminar de la misma. La ventana Vista preliminar muestra una vista a página completa del archivo tal y como se imprimirá, de forma que pueda comprobar el formato y el diseño general antes de imprimirla realmente.

Los comandos disponibles en la ventana Vista preliminar aparecen como botones en la parte superior de la ventana. El número de página actual y el número total de páginas de la hoja aparecen en la esquina inferior izquierda de la ventana.

Cuando esté preparado para imprimir, puede decidir imprimir todo el libro, una única hoja de un libro o sólo un rango seleccionado de datos. Puede seleccionar el rango de celdas que desea imprimir antes de mostrar el cuadro de diálogo Imprimir o puede seleccionarlo en el propio cuadro de diálogo Imprimir.

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En este ejercicio obtendrá una vista preliminar e imprimirá la hoja actual.

1 Haga clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar.

Aparecerá el archivo en la ventana Vista preliminar.

2 Haga clic en cualquier lugar de la hoja.

Aumentará el factor de zoom y se ampliará la vista preliminar.

3 Haga clic de nuevo en cualquier lugar de la hoja.

Se reducirá el factor de zoom y se reducirá la vista preliminar.

4 Haga clic en el botón Cerrar de la barra de herramientas Vista preliminar.

Se cerrará la ventana Vista preliminar.

5 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

6 Haga clic en Aceptar.

Se imprimirá la hoja actual.

7 Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar.

Se guardará la hoja con el nombre actual.


Cierre de un libro y salida de ExcelPuede quitar un libro de la ventana si cierra el libro o sale de Excel. Al cerrar el libro actual Excel sigue en ejecución, mientras que al cerrar se sale del programa Excel.

Una vez guardado un libro en el disco duro, puede quitarlo de la pantalla si cierra la ventana del libro. Si el libro no se ha guardado, Excel le preguntará si desea guardarlo antes de cerrar la ventana. Cuando haya terminado de utilizar Excel, tiene que cerrarlo mediante comandos de Excel. Nunca apague el equipo mientras haya un programa en ejecución.

En este ejercicio cerrará un libro y saldrá de Excel.

1 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana del libro.

Se cerrará el libro.

2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de Excel.

Se cerrará Excel.

Para imprimir un archivo desde la ventana Vista preliminar, haga clic en Imprimir en la barra de herramientas Vista preliminar para ver el cuadro de diálogo Imprimir.

El botón Cerrar situado sobre el botón Cerrar ventana se utiliza para salir de Excel. Tenga cuidado de no hacer clic en Cerrar en vez de en Cerrar ventana. Si no sabe con seguridad en qué botón hacer clic, sitúe el puntero del mouse sobre el botón durante unos momentos. Aparecerá una Información de pantalla que indica el nombre del botón sobre el que está situado el puntero del mouse.

Para cerrar de una vez todos los libros abiertos, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en Cerrar todo en el menú Archivo.

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Resumen de la lecciónEn esta lección ha aprendido a desplazarse por Excel, y a seleccionar celdas, filas y columnas. También ha aprendido a introducir y modificar texto en celdas; cambiar entre distintas hojas; guardar, abrir y cerrar libros; y cambiar el nombre e imprimir distintas hojas de un libro.

Si va a proseguir con otras lecciones:

● Vuelva a iniciar Excel.

Si no va a proseguir con otras lecciones:

● Excel ya está cerrado.

Ejercicio corto1 ¿Cómo puede seleccionar todas las celdas de una hoja

simultáneamente?

2 ¿Cómo puede abrir un libro existente?

3 ¿Cuál es la forma más sencilla de introducir datos en un rango de celdas?

4 ¿Cómo puede cambiar el nombre de una hoja?

5 ¿Cómo puede cerrar todos los libros abiertos de una vez?

6 ¿Qué dos formas hay de seleccionar un rango de celdas?

7 ¿Cómo puede seleccionar rangos de celdas no adyacentes?

8 ¿Qué diferencia hay entre hacer clic en Nuevo en el menú Archivo y hacer clic en el botón Nuevo?

9 ¿Qué tres caracteres no se pueden utilizar en el nombre de un libro?

10 ¿Qué información muestra el cuadro de nombres?

11 ¿Qué dos formas hay de poner Excel en modo Edición?

12 ¿Cómo puede desplazarse entre distintas hojas?

13 ¿Para qué sirve ver una hoja en la ventana Vista preliminar?

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Resumen de conceptosEjercicio 1: cree un libro llamado MiPrimer. En las celdas B1, C1 y D1, escriba los nombres y los años de los tres próximos meses, como Julio de 2004, Agosto de 2004 y Septiembre de 2004. Seleccione el rango B2:D3 e introduzca números en las celdas.

ImportanteDebe completar el ejercicio 1 para continuar en el ejercicio 2. Sin embargo, puede realizar los ejercicios 3 a 5 sin hacer primero el ejercicio 1.

Ejercicio 2: haga clic en la celda C3 y utilice la barra de fórmulas para cambiar el número de la celda. Cambie el nombre Hoja1 por MiPrimeraHoja. Seleccione la columna B y seleccione después la fila 5. Seleccione simultáneamente los rangos B1:D2 y B5:D7. Obtenga una vista preliminar de la hoja, imprímala y guárdela.

Ejercicio 3: en esta lección hemos hablado de que Excel ofrece una serie de plantillas prediseñadas que puede utilizar. Abra la plantilla Amortización de préstamo (en las plantillas Soluciones de hoja de cálculo) y describa brevemente su propósito. Introduzca datos en la hoja para explorar cómo funciona. ¿En qué medida le sería útil una plantilla como ésta?

Ejercicio 4: quizás haya observado que en la sección Nuevo a partir de una plantilla del panel de tareas Nueva hoja hay dos fuentes de plantillas distintas de las instaladas en su equipo con la aplicación Excel. Una es sitios Web de los que puede aprender y la otra es el sitio Web de Microsoft. Si tiene acceso a Internet, haga clic en la opción Plantillas de Microsoft.com y explore las plantillas que hay allí. (Sugerencia: quizás desee explorar las plantillas relacionadas con sus intereses y aficiones personales.)

Ejercicio 5: en esta lección hemos aprendido a seleccionar un rango de celdas. Utilice el cuadro Escriba una pregunta para averiguar cómo anular la selección de una parte de un rango sin anular la selección de todo el rango y volver a seleccionar las celdas deseadas.

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Modificación y formato de hojas de cálculoUna vez completada esta lección, podrá:

Dar formato a datos numéricos.

Ajustar el tamaño de las filas y columnas.

Alinear el contenido de celdas.

Crear y aplicar formatos condicionales.

Buscar y reemplazar el contenido de celdas.

Insertar y eliminar celdas, filas y columnas.

Cortar, copiar, pegar y borrar celdas.

Una de las mayores ventajas que Microsoft® Excel ofrece es la flexibilidad de cambiar fácilmente la apariencia de los datos y la estructura de las hojas. Puede cambiar la forma en que se muestran los números, de manera que su apariencia se corresponda con el tipo de números que está utilizando. Por ejemplo, si introduce cifras de ventas en una hoja de cálculo, puede darles formato para que parezcan valores monetarios. Es decir, si introduce 1455 en una hoja, puede dar formato a este número para que aparezca como 1.455 €.

También puede cambiar el ancho de las columnas de forma que los datos quepan en las columnas y puede aumentar el alto de una fila determinada para llamar la atención sobre los datos de esa fila. A medida que trabaje con hojas de cálculo, a menudo tendrá que mover o copiar datos a otras ubicaciones; esta característica es muy fácil de realizar en Excel. De hecho, Excel ofrece numerosas técnicas para copiar o mover datos a otra ubicación diferente de una hoja de cálculo o incluso de otra hoja distinta.

También puede decir a Excel que busque determinados datos en una hoja y que muestre la celda donde aparecen esos datos. Si desea reemplazar datos por otros diferentes, Excel ofrece una forma de automatizar también este proceso.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar los archivos Percent Sales Increase.xls, Five Year Sales02.xls, Rentals.xls y Monthly Sales.xls de la carpeta Lesson02 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

LECCIÓN 2

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Dar formato a númerosLa mayoría de los datos que se utilizan en Excel son numéricos. Entre estos datos se incluyen datos financieros, fechas, fracciones, porcentajes y otra información que suele aparecer con una combinación de números y símbolos. Por ejemplo, en Adventure Works la contable hace un seguimiento semanal de las ventas por habitaciones. Al introducir los importes de ventas, ella podría escribir un signo de dólar seguido del número de dólares, el signo decimal y el número de centavos. Pero sabe que es mucho más fácil introducir simplemente los importes de ventas y dejar que Excel agregue estos formatos monetarios.

Para tener un grado mayor de flexibilidad sobre cómo aparecen los datos numéricos, puede seleccionar una de las opciones de Excel para dar formato a los números. Estas opciones insertan y eliminan automáticamente símbolos y dígitos para reflejar el formato elegido. De manera predeterminada, todos los datos que usted introduce reciben el formato de la opción General, que muestra los datos tal y como usted los introduce. Si al introducir un número incluye una fecha o un carácter especial ($ % / , E e), Excel le da formato automáticamente con la opción apropiada. Si desea que las entradas aparezcan de otra manera, puede elegir entre los siguientes formatos, que están organizados por categoría.

Categoría Apariencia

General Muestra los datos exactamente como usted los introduce.

Número Muestra dos posiciones decimales de manera predeterminada.

Moneda Muestra símbolos de moneda y otros símbolos apropiados para diversas regiones del mundo (incluyendo el euro).

Contabilidad Muestra símbolos monetarios y alinea los signos decimales de las entradas de una columna.

Fecha Muestra los días, los meses y los años en distintos formatos, como 18 de mayo de 2004, 18-May y 18/05.

Hora Muestra las horas, los minutos y los segundos en distintos formatos, como 8:47 p.m., 20:47 y 8:47:56.

Porcentaje Multiplica los valores de las celdas por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentaje.

34

(continúa)

Categoría Apariencia

Fracción Muestras las entradas como fracciones en diversas denominaciones y con distintos grados de precisión.

Científico Muestra las entradas en notación científica o exponencial.

Texto Muestra las entradas exactamente como las ha introducido, incluso aunque la entrada sea un número.

Especial Muestra y da formato a valores de lista y de base de datos, como códigos postales, números de teléfono y números de la seguridad social de Estados Unidos.

Personalizado Le permite crear formatos que no están disponibles en ninguna de las demás categorías.

Puede dar formato a una celda antes o después de introducir un número en ella. En la lista de opciones de formato puede elegir el número de decimales que desea utilizar, seleccionar símbolos de moneda internacionales y establecer el formato para los números negativos.

En este ejercicio dará formato a varias entradas numéricas de una hoja.

1 Inicie Excel y haga clic en la opción Más libros del panel de tareas Nuevo libro.

Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en y, después, haga clic en el icono correspondiente al disco duro.

3 Haga doble clic en la carpeta Practice, y después en la carpeta Lesson02.

4 Haga clic en el libro Percent Sales Increase y, después, haga clic en Abrir.

Se abrirá el libro Percent Sales Increase.

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5 Asegúrese de que la celda A1 esté seleccionada y, en el menú Formato, haga clic en Celdas. Haga clic en la ficha Número y, si es necesario, en la lista Categoría, haga clic en Fecha.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, con la ficha Número delante y la categoría Fecha seleccionada.

6 En la lista Tipo, haga clic en 14/03/01 y, a continuación, haga clic en Aceptar.

La fecha de la celda A1 cambiará para reflejar el formato de fecha que ha seleccionado.

7 Seleccione el rango B3:F8.

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8 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en Moneda en la lista Categoría.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con las opciones de formato para Moneda (valores monetarios) seleccionadas. Observe que el formato predeterminado para la moneda incluye el signo de Euro (€), un separador de millares y dos posiciones decimales.

9 Haga doble clic en el cuadro Número de decimales, escriba 0 y presione Entrar.

Las celdas seleccionadas tendrán ahora formato monetario sin decimales.

10 Seleccione el rango C10:F10.

En el paso 9, asegúrese de escribir un cero, no la letra O.

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11 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en Porcentaje en la lista Categoría.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con la categoría Porcentaje seleccionada y mostrará el formato de ejemplo para la primera celda del rango seleccionado. La única opción que puede cambiar para el formato de porcentaje es el número de decimales.


Las celdas seleccionadas tendrán ahora formato de porcentaje con dos decimales.

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13 Haga clic en cualquier celda en blanco de la hoja.

Se anulará la selección del rango seleccionado.

14 En el menú Archivo, haga clic en Guardar.

15 Cierre este archivo pero deje Excel abierto para el próximo ejercicio.

Ajuste del tamaño de las filas y columnasSi bien la entrada de una celda puede incluir hasta 32000 caracteres, el ancho de columna predeterminado es de sólo 8,43 caracteres. En algunos formatos de número, si introduce un valor que no cabe dentro del ancho de columna predeterminado, el número pasa a ocupar parte de la siguiente columna. En otros formatos de número, un número que no quepa dentro de una columna se mostrará como una serie de signos de sostenido (######), lo que indica que el número es demasiado grande para el ancho de columna actual. Por ejemplo, cuando la contable de Adventure Works introduce las ventas totales del año en formato monetario, el número aparece en la celda como una serie de signos de sostenido porque el total, 12.400.450 €, tiene 11 caracteres de ancho y no cabe en el ancho predeterminado de columna, que es 8,43 caracteres. Cuando un número aparece como una serie de símbolos de sostenido, eso no afecta al valor almacenado internamente; puede ver cualquiera de esas entradas si amplía el ancho de la columna para que las entradas quepan enteras tal y como usted las introdujo.

También puede emplear la barra de herramientas Formato para especificar algunos de los formatos de número más utilizados. En la lección 3, “Dar formato a celdas”, se explica cómo utilizar la barra de herramientas Formato para dar formato a números.

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Por otra parte, habrá ocasiones en que el ancho de columna predeterminado sea mayor de lo que necesita. Por ejemplo, la contable de Adventure Works crea una columna en la que sólo almacena entradas Sí y No para cada importe de ventas, lo que indica si las ventas reales cumplen o superan el importe previsto. En este caso, no es necesario que el ancho de columna sea de 8,43 caracteres; probablemente valdría con tres o cuatro caracteres. Al reducir el ancho de la columna puede ver más columnas en la pantalla a la vez.

Excel ofrece varios métodos para ajustar el ancho de columna. Puede utilizar el cuadro de diálogo Ancho de columna (al que se tiene acceso desde el menú Formato) para introducir el ancho en caracteres que desee. También puede arrastrar el borde derecho del selector de columna hacia la derecha o hacia la izquierda para aumentar o reducir el ancho de columna. Cuando sitúa el puntero del mouse (ratón) en el extremo derecho de un selector de columna, aparece un puntero de cambio de tamaño, lo que indica que puede cambiar el ancho de columna. Cuando sitúa el puntero del mouse en el extremo derecho de un selector de columna, aparece un puntero de cambio de tamaño, lo que indica que puede cambiar el tamaño de la columna.

Por ejemplo, si hace clic en el borde derecho del selector de la columna H y arrastra el selector hacia la derecha, la columna se hará más ancha a medida que arrastre. El ancho de la columna en caracteres y píxeles aparecerá en una Información de pantalla de color amarillo sobre el selector de columna a medida que lo arrastre. Del mismo modo, si arrastra el selector de columna hacia la izquierda, la columna se hará más estrecha a medida que arrastre.

Una tercera alternativa consiste en hacer que Excel ajuste automáticamente una columna para dar cabida a la entrada más larga de la misma; para ello, haga doble clic en el borde derecho de un selector de columna.

También puede ajustar el alto de fila para una fila determinada con los mismos métodos básicos. Es decir, puede utilizar el cuadro de diálogo Alto de fila (al que se tiene acceso desde el menú Formato) para especificar el alto de una fila en puntos. Un punto equivale a 1/72 de pulgada. Así, un alto de fila de 12 puntos (el alto de fila predeterminado) equivale a 1/6 de pulgada. También puede cambiar el alto de una fila si hace clic en la parte inferior del selector de fila y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo.

También puede hacer clic en Autoajustar a la selección (en el submenú Columna del menú Formato) para ajustar el ancho de columna de manera que quepa la entrada de la celda activa o la entrada más larga del rango seleccionado.

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Quizás desee ajustar el alto de fila para dar cabida a más caracteres, como el título de una hoja o los encabezados de fila que tienen un tamaño de letra mayor. Sin embargo, es mucho más común ajustar el ancho de columna para dar cabida a etiquetas o números largos o cortos.

En este ejercicio cambiará el tamaño de columnas y filas. Para este ejercicio, el ancho de las columnas del archivo de práctica se ha preestablecido en 15 caracteres.


Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. Debe aparecer la carpeta Lesson02 de la carpeta Practice.

2 Haga clic en el libro Five Year Sales02 y, después, haga clic en Abrir.


3 Seleccione el rango B4:F4. En el menú Formato, seleccione Columna y haga clic en Ancho.

Aparecerá el cuadro de diálogo Ancho de columna y mostrará el ancho de columna actual.

4 Escriba 13 en el cuadro de texto Ancho de columna y haga clic en Aceptar.

El ancho de las columnas B a F se reducirá de 15 a 13 caracteres.

5 Haga clic en cualquier celda.

El rango B4:F4 dejará de estar seleccionado.

6 Seleccione la parte inferior del selector de la fila 2.

El puntero del mouse cambiará y adoptará la forma de una flecha con dos puntas, que es el puntero de cambio de tamaño.

Para especificar un ancho estándar para todas las columnas de un libro, en el menú Formato, seleccione Columna y haga clic en Ancho estándar. Escriba el ancho deseado y haga clic en Aceptar.

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7 Arrastre el selector de fila hasta que ésta tenga un alto de 20,25 puntos (27 píxeles, o elementos de imagen en la pantalla).

Aumentará el alto de la fila 2.

8 Seleccione el borde derecho del selector de la columna D.

El puntero del mouse cambiará y adoptará la forma de una flecha con dos puntas.

9 Haga doble clic en el borde derecho del selector de la columna D.

El ancho de la columna D se reducirá para ajustarse mejor a su contenido.


Alineación del contenido de celdasAdemás de dar formato a números, también puede cambiar la forma en que están alineados con respecto a los bordes de las celdas. Puede cambiar la alineación horizontal de las celdas seleccionadas a la izquierda, a la derecha o al centro. Las entradas de texto suelen alinearse a la izquierda horizontalmente en una celda, lo que significa que el primer carácter de la celda aparece junto al borde izquierdo de la misma. Las entradas numéricas suelen alinearse a la derecha, lo que significa que el último carácter de la celda aparece junto al borde derecho de la misma. En una celda alineada al centro, los caracteres de la misma están centrados entre los bordes izquierdo y derecho de la celda. Normalmente, la alineación a la derecha está más indicada para los números, ya que todos los números de una columna están alineados bajo las mismas posiciones de dígitos, como se muestra a continuación:

1.400,342

842

1.952

42

Sin embargo, quizás desee alinear a la izquierda o al centro los números para conseguir un efecto diferente. Por ejemplo, quizás desee alinear a la izquierda las fechas porque la posición de los dígitos en las fechas no suele ser importante. O quizás desee alinear al centro los números para lograr una apariencia estilizada. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works hace un seguimiento de las ventas por categorías (habitaciones, ventas de la tienda de regalos, alquileres del establo de caballos, perrera, etc.) y crea una columna que establece una puntuación (según la categoría que tenga más ventas) para cada categoría. Un efecto de alineación al centro puede mejorar la apariencia de la columna, como se muestra debajo:

Puntuación

12

4

32

7

También puede cambiar la alineación vertical del contenido de las celdas; es decir, la posición de la entrada de una celda entre los bordes superior e inferior de la celda. La alineación predeterminada para el texto y los números es inferior, lo que significa que los caracteres se sitúan justo encima del borde inferior de la celda. También puede cambiar la alineación vertical de las celdas para que sea inferior, superior o central. La alineación al centro suele quedar bien cuando desea aumentar el alto de una fila para llamar la atención sobre las etiquetas o los valores almacenados en la fila y dejar las entradas centradas entre la parte superior e inferior de la fila.

En este ejercicio alineará el contenido de celdas horizontal y verticalmente, y utilizará los botones Deshacer y Rehacer para ver cómo se pueden deshacer y volver a aplicar los cambios como se desee.

1 Seleccione el rango B3:B6.

2 En el menú Formato, haga clic en Celdas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, como se muestra en la siguiente ilustración.

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3 Haga clic en la ficha Alineación.

Aparecerá la ficha Alineación.

4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Horizontal y, en la lista, haga clic en Izquierda (Sangría).

5 Haga clic en la flecha hacia abajo de Vertical y vea las opciones de la lista.

Las opciones de la lista Vertical le permiten alinear los datos hacia arriba y hacia abajo dentro de la celda. La alineación vertical es más aparente si las filas son mucho más altas que los datos que contienen.

6 Haga clic de nuevo en la flecha hacia abajo de Vertical para cerrar la lista sin cambiar la alineación vertical.


Excel alineará a la izquierda el contenido de las celdas seleccionadas.

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8 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Deshacer.

Excel volverá a dejar las celdas con el formato que tenían anteriormente.

9 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Rehacer.

Excel volverá a aplicar el formato de celda.


Excel volverá a deshacer el formato de celda.


Creación y aplicación de formatos condicionalesEs posible controlar cómo aparecen los datos en las hojas de cálculo de Excel si aplica formatos condicionales, que son reglas que usted crea para determinar cómo aparecerán los datos dependiendo del valor de la celda. Por ejemplo, puede aplicar un formato condicional para las celdas, de forma que todas las entradas numéricas inferiores a 50 aparezcan de color rojo. ¿Por qué querría hacerlo? Suponga que el director de inventario de Adventure Works ha creado una hoja que contiene información de inventario para las existencias de artículos para los huéspedes (como jabón, toallas y toallitas para la cara). Una columna contiene una cantidad de Existencias a mano. Si la cantidad de un determinado artículo en existencias es inferior a 50, hay que pedir más unidades del producto. Al dar formato a los números inferiores a 50 de manera que aparezcan de color rojo, el director de inventario puede identificarlos fácilmente cuando es preciso hacer un nuevo pedido de un artículo determinado.

En este ejercicio aplicará formato condicional a un rango de forma que las cifras de ventas que sean iguales o superiores a 50.000 € aparezcan de color verde y en negrita.

1 Seleccione las celdas B3:F6.

2 En el menú Formato, haga clic en Formato condicional.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato condicional.

Si guarda un libro, ya no podrá deshacer o rehacer cambios. Si cree que quizás desee deshacer o rehacer una acción determinada, no guarde los cambios en el libro hasta que no esté satisfecho con los resultados.

Las líneas de negrita son más gruesas que las del estilo normal. Verá información acerca de cómo dar formato a texto de celdas en la lección 3, “Dar formato a celdas”.

Si aparece el Ayudante de Office y le pregunta si desea ayuda con esta función, haga clic en No, no me proporcione ayuda en este momento.

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3 Haga clic en el botón Formato.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, como se muestra en la siguiente ilustración.

4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color, haga clic en el cuadrado verde (segunda fila, cuarto color), haga clic en Negrita en la lista Estilo de fuente y, después, haga clic en Aceptar.

Volverá a aparecer el cuadro de diálogo Formato condicional.

5 Haga clic en la flecha hacia abajo de Entre, haga clic en mayor que o en igual que y, después, haga clic en el cuadro de texto situado en el extremo derecho del cuadro de diálogo.

6 Escriba 50000 y haga clic en Aceptar.

Se establecerá el valor mínimo de la condición y se cerrará el cuadro de diálogo. Todas las celdas del rango seleccionado que cumplan las condiciones aparecerán ahora en negrita y de color verde.

7 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar.

Se guardará el libro con el nombre actual.



Deje Excel abierto para el próximo ejercicio.

Haga clic en cualquier celda de la hoja para anular la selección del rango de celdas y ver mejor el formato condicional.

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Búsqueda y reemplazo del contenido y los formatos de celdaEn una hoja de cálculo grande, puede que el contenido de algunas filas o columnas no quepa en una única pantalla. Si desea encontrar un dato determinado que no está visible inmediatamente, puede examinar visualmente la hoja para buscarlo. Con Excel, sin embargo, hay una forma mucho más sencilla de hacerlo. Puede utilizar la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para introducir el texto o el número que desea buscar, y Excel encontrará la primera aparición de esta cadena de búsqueda. Una cadena es cualquier secuencia de letras o números que usted escribe. Si la primera entrada que Excel encuentra no es la que usted desea, puede indicar a Excel que busque la siguiente.

Cuando modifica hojas de cálculo, quizás necesite encontrar una determinada cadena de caracteres dentro de la hoja y reemplazarla por otra cadena diferente. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works desea cambiar el libro Rentals de forma que todos los precios que terminen con ,95 como decimal se cambien a ,99. (Por ejemplo, un artículo cuyo alquiler cuesta actualmente 4,95 € por hora pasaría a costar 4,99 € por hora.) El cambio no incrementará mucho los costos de alquiler para los visitantes, pero con el tiempo aumentará considerablemente los ingresos totales procedentes de alquileres.

Puede buscar y reemplazar rápidamente todas las apariciones de una cadena de caracteres en una hoja mediante la ficha Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Como se muestra en la ilustración siguiente, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar contiene cuatro botones principales: Reemplazar todos, Reemplazar, Buscar todo y Buscar siguiente.

Como hemos explicado brevemente, puede utilizar un formato de texto distintivo para identificar datos que quizás tenga que cambiar posteriormente o que desee resaltar. Si ya lo ha hecho, puede utilizar el cuadro de diálogo Buscar formato, al que se tiene acceso desde el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, para buscar esos formatos específicos.

No importa qué celda sea la celda activa actualmente. Si no selecciona un rango de celdas, Excel buscará en toda la hoja.

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En este ejercicio buscará una palabra en una hoja de cálculo, buscará y reemplazará la primera aparición de una cadena de búsqueda y reemplazará todas las apariciones de una cadena en una hoja por otra cadena diferente.



2 Haga clic en el libro Rentals y, después, haga clic en Abrir.


3 En el menú Edición, haga clic en Buscar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

4 Si es necesario, haga clic en el botón Opciones para expandir el cuadro de diálogo.

5 En el cuadro de texto Buscar, escriba Ski.

Se introducirá la cadena de caracteres que desea que busque Excel.

6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar y, si es necesario, haga clic en Por filas.

Excel buscará en las filas sucesivas, en lugar de buscar en las columnas.

7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar dentro de y, después, haga clic en Valores.

Excel buscará valores en vez de fórmulas en las celdas.

ImportanteSi va a buscar un valor (ya sea de texto o numérico) en lugar de una fórmula, asegúrese de hacer clic en Valores en el cuadro Buscar dentro de.

Si en el cuadro Buscar dentro de está seleccionado Fórmulas y desea buscar un valor, la búsqueda no encontrará ninguna coincidencia.

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8 Haga clic en Buscar siguiente.

Excel seleccionará la celda que contenga la primera aparición de Ski.


Excel seleccionará la celda que contenga la siguiente aparición de Ski.

10 En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en la ficha Reemplazar.

11 En el cuadro de texto Buscar, reemplace Ski por ,95 y presione Tab.

Se introducirá la cadena de búsqueda que desea encontrar y el punto de inserción se situará en el cuadro de texto Reemplazar con.

12 En el cuadro de texto Reemplazar con, escriba ,99.

El contenido del cuadro de texto Reemplazar con se utilizará para reemplazar las apariciones de la cadena de búsqueda especificada.

13 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar y, después, haga clic en Por columnas.

Excel buscará en las columnas sucesivas, en lugar de buscar en las filas.


Excel encontrará la primera aparición de la cadena de búsqueda ,95.

15 Haga clic en Reemplazar.

Excel reemplazará la primera aparición de ,95 por ,99 y buscará la siguiente aparición de la cadena de búsqueda.

16 Haga clic en Reemplazar todos.

Excel reemplazará todas las apariciones de ,95 por ,99; los valores de la columna Precio por alquiler.

17 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensajes que indica cuántos reemplazos se hicieron.

18 Haga clic en Cerrar.

Se cerrará el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

19 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Rentals 2 y haga clic en Guardar.

Se guardará el libro con el nuevo nombre.


Si no puede ver el resultado de la búsqueda en la hoja, arrastre la barra de título del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para moverlo a un lugar que le permita ver el resultado de la búsqueda.

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SugerenciaQuizás se pregunte por qué no introduce simplemente 95 como cadena de búsqueda y 99 como cadena de reemplazo, sin incluir el signo decimal. Silo hiciera, Excel reemplazaría todos los valores de la hoja que contuvieran 95, en lugar de reemplazar únicamente aquellos valores que incluyeran el signo decimal delante de 95. Por ejemplo, si la cantidad 95 apareciera en cualquiera de las columnas de Alquileres por mes, Excel lo reemplazaría por 99, que no es lo que usted desea. Si sólo desea reemplazar parte del contenido de una celda, como ocurre en este ejercicio, sea lo más específico posible a la hora de introducir la cadena de búsqueda; de lo contrario, puede que Excel haga reemplazos incorrectos. También puede reducir el foco de una búsqueda si activa las casillas de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas y Coincidir todo el contenido de la celda. Cuando se activa la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas, los caracteres en mayúsculas y en minúsculas del texto de las celdas deben coincidir con los que usted especifique para la cadena de búsqueda. Active la casilla de verificación Coincidir todo el contenido de la celda si desea especificar que la cadena de búsqueda sea el único contenido de una celda para que se considere una coincidencia.

Inserción y eliminación de celdas, filas y columnasDespués de configurar una hoja de cálculo, quizás necesite insertar una celda, una columna o una fila en blanco para crear espacio donde poder introducir información adicional. Por ejemplo, si el director de ventas desea agregar nuevos artículos en alquiler en la hoja de cálculo Rentals, tiene que insertar una nueva fila por cada nuevo artículo en alquiler. Como alternativa, tendría que eliminar una celda, una columna o una fila existente para eliminar información innecesaria. En la hoja Rentals, la columna C se utiliza para indicar si cada artículo se alquila sólo en temporada o no. Como los únicos artículos de temporada son los correspondientes a deportes de invierno (esquí, raquetas de nieve y motonieve), el director de ventas cree que esta columna es innecesaria y desea eliminarla.

Puede insertar estos artículos mediante el menú Insertar y puede eliminarlos mediante el menú Edición. Cuando inserta una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo, desplaza hacia la derecha las celdas existentes en dicha fila o desplaza hacia abajo las celdas existentes en la columna. Para insertar una o más filas, empiece por seleccionar el número de filas que desea insertar. Para ello, haga clic y arrastre al menos una celda por cada fila que desee agregar. El número de filas que seleccione se insertará encima de la primera fila seleccionada, como se muestra en las ilustraciones siguientes.

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En este ejemplo se han seleccionado celdas de las filas 5, 6 y 7, como se muestra en la ilustración a la izquierda. Cuando el usuario hizo clic en Filas en el menú Insertar, Excel insertó tres nuevas filas, encima de la primera fila seleccionada, como se muestra en la ilustración de la derecha.

La inserción de columnas es similar. Si desea insertar una o más columnas, empiece por seleccionar el número de columnas que desea insertar. Para ello, haga clic y arrastre al menos una celda por cada columna que desee agregar. El número de columnas que seleccione se insertará a la izquierda de la primera columna seleccionada, como se muestra en la ilustración siguiente.

En este ejemplo se han seleccionado celdas de las columnas C y D, como se muestra en la ilustración anterior. Cuando el usuario hizo clic en Columnas en el menú Insertar, Excel insertó dos nuevas columnas, a la izquierda de la primera columna seleccionada, como se muestra en la ilustración siguiente.

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Cuando inserta una fila, una columna o una celda en una hoja que ya tiene formato, aparece el botón Opciones de inserción. Al hacer clic en el botón Opciones de inserción aparece una lista de opciones para el formato de la fila o la columna insertadas. Estas opciones se resumen en la tabla siguiente.

Opción Acción

El mismo formato de arriba Se aplica a la nueva fila el formato de la fila situada encima de la fila insertada.

El mismo formato de abajo Se aplica a la nueva fila el formato de la fila situada debajo de la fila insertada.

El mismo formato de la izquierda

Se aplica a la nueva columna el formato de la columna situada a la izquierda de la columna insertada.

El mismo formato de la derecha

Se aplica a la nueva columna el formato de la columna situada a la derecha de la columna insertada.

Borrar formato Se aplica a la nueva fila o columna el formato predeterminado.

En este ejercicio eliminará una columna, insertará celdas (desplazando hacia la derecha las celdas adyacentes de la misma fila) e insertará filas.

1 Haga clic en la celda C3.

C3 es la celda activa.

2 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Contenido.

Se eliminará el contenido de la celda activa pero no se quitará la columna.

3 En el menú Edición, haga clic en Eliminar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar celdas.

4 Haga clic en la opción Toda la columna y, después, haga clic en Aceptar.

Se eliminará la columna Año, junto con todo su contenido.

Aprenderá más acerca de cómo borrar celdas en el próximo ejercicio.

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5 Seleccione C1:F1.

Se seleccionarán cuatro celdas.

6 En el menú Insertar, haga clic en Celdas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar celdas.

7 Haga clic en la opción Desplazar las celdas hacia la derecha y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Excel insertará cuatro celdas nuevas y desplazará hacia la derecha el contenido de las celdas existentes (en la misma fila).

8 Seleccione las celdas A10:A12.

Se seleccionarán tres filas.

9 En el menú Insertar, haga clic en Filas.

Excel insertará tres filas encima de lo que era la fila 10 (ahora la fila 13). Ahora tiene espacio para agregar tres nuevos artículos en alquiler.

10 Haga clic dos veces en el botón Deshacer.

Excel quitará las filas y las celdas insertadas.






No importa qué columna utilice para seleccionar celdas cuando desee insertar filas.

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Corte, copia, pegado y borrado de celdasCuando esté introduciendo datos en una hoja de cálculo, a menudo cambiará idea sobre dónde ha puesto el contenido de una celda, una fila o una columna. O quizás simplemente haya cometido un error al introducir datos en una fila o columna determinada y quería haberlos puesto en otra fila o columna.

Cuando desee cambiar la posición de los datos en la hoja, no es necesario eliminar los datos existentes y volver a escribirlos en las nuevas ubicaciones. Excel ofrece funciones para mover el contenido existente de una o más celdas a otra ubicación diferente. Este método se llama cortar y pegar porque corta (quita) datos de su ubicación original y los pega (inserta) en otra ubicación diferente. Cuando corta datos, Excel los almacena en el Portapapeles de Windows, una ubicación de almacenamiento temporal en la memoria del equipo. Los datos desaparecen de la hoja pero siguen estando disponibles para que los pegue en otra ubicación diferente. Incluso puede pegar datos del Portapapeles en un archivo creado por otra aplicación diferente, como Microsoft Word o Microsoft PowerPoint®.

Algunas veces, deseará reutilizar datos que ya ha introducido. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works ha creado una hoja que contiene las cifras de ventas del primer trimestre. Desea copiar muchas de las celdas de una hoja y pegarlas en otra hoja, que utilizará para crear las cifras de ventas del segundo trimestre. Este método es especialmente útil si ha aplicado formato de número a las celdas o formato de texto a los títulos y las etiquetas. El director de ventas puede copiar muchas etiquetas e importes de ventas (con formato de moneda) a otra hoja diferente para el segundo trimestre. Puede cambiar las etiquetas de texto sin perder el formato de texto actual y borrar las cifras de ventas sin perder el formato de moneda almacenado en las celdas. Cuando borra celdas, puede especificar si desea borrar los valores almacenados en ellas y conservar el formato, borrar las formulas almacenadas en las celdas, borrar el formato de las celdas y conservar los valores o borrar todo el contenido de las celdas.

Cuando mueve datos dentro de una hoja o entre dos hojas diferentes, los corta de una celda o un rango de celdas y los pega en otra celda o rango de celdas. Cuando copia datos, los duplica y los pega en otra celda o en otro rango de celdas. La barra de herramientas Estándar de Excel incluye botones para los comandos Cortar, Copiar y Pegar, si bien puede realizar estos mismos comandos desde el menú Edición.

Si va a pegar un rango de celdas (por ejemplo, una selección que contiene tres celdas en horizontal en dos filas adyacentes), seleccione un área que tenga el mismo número de celdas en horizontal y en vertical que los datos que haya cortado o copiado. O bien, puede seleccionar una única celda para pegar y los datos pegados llenarán celdas debajo y a la derecha de la celda seleccionada.

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En este ejercicio moverá y copiará datos dentro de una hoja, borrará el formato de un rango seleccionado y borrará el contenido de un rango seleccionado.



2 Haga clic en el libro Monthly Sales y, después, haga clic en Abrir.


3 Haga clic en la celda A7 y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Cortar.

El contenido de la celda A7 se copiará al Portapapeles de Windows y aparecerá una marquesina parpadeante alrededor de la celda A7. La marquesina indica que se cortará el contenido.

4 Haga clic en la celda A8 y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Pegar.

El contenido del Portapapeles de Windows (de la celda A7) se pegará en la celda A8 y desaparecerá la marquesina alrededor de la celda A7.

5 Seleccione B3:D6 y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Copiar.

El contenido de las celdas seleccionadas se copiará al Portapapeles de Windows y aparecerá una marquesina parpadeante alrededor de las celdas seleccionadas que indica lo que se ha copiado al Portapapeles de Windows.

6 Haga clic en la ficha de la hoja T2, cerca de la parte inferior de la ventana de Excel.

Excel mostrará la hoja T2.

7 Haga clic en la celda B4 y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Pegar.

El contenido del Portapapeles de Windows se copiará a la hoja T2, empezando en la ubicación de la celda activa (B4).

8 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Formatos.

Excel quitará el formato de moneda de las celdas seleccionadas.


Se volverá a aplicar el formato de moneda a las celdas seleccionadas.

10 En el menú Edición, seleccione Borrar y haga clic en Contenido.

Excel quitará el contenido de las celdas seleccionadas, pero conservará el formato.

Otra forma de cortar y pegar datos consiste en seleccionar las celdas y arrastrar la selección por sus bordes hasta las celdas en las que desea pegar los datos. Para copiar mediante el mismo método, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras arrastra.

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Excel convertirá la entrada al formato de moneda.

12 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Monthly Sales 2 y haga clic en Guardar.


Resumen de la lecciónEn esta lección ha aprendido a dar formato a números de celdas, cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas, alinear texto y valores en celdas, utilizar los botones Deshacer y Rehacer para invertir y repetir cambios, aplicar formato condicional a las celdas seleccionadas, buscar y reemplazar datos, e insertar y eliminar celdas, filas y columnas. También ha aprendido a copiar y mover celdas y rangos de celdas, borrar varios elementos de celdas, copiar formatos a un rango o a una hoja diferente, y utilizar el panel de tareas Portapapeles para copiar y pegar varias selecciones.


● Cierre el libro Monthly Sales 2.


1 Cierre el libro Monthly Sales 2.


Ejercicio corto1 Si deseara insertar dos filas encima de la fila 7 de la hoja actual,

¿qué pasos realizaría?

2 ¿Qué diferencia hay entre los formatos de número Contabilidad y Moneda?

3 ¿Cómo puede arrastrar para cambiar el alto de una fila o el ancho de una columna?

4 ¿Cómo puede ver el panel de tareas Portapapeles?

5 ¿Cómo buscaría la tercera aparición de un valor en una hoja de cálculo?

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Resumen de conceptosEjercicio 1: abra el libro Five Year Sales02.xls. Inserte una fila entre las filas 1 y 2. Cambie el tamaño de la fila 1 hasta un alto de 25 píxeles. Alinee a la izquierda el texto del título Ventas anuales. Elimine la fila agregada.

Ejercicio 2: en el libro Five Year Sales02.xls, dé el formato Contabilidad a las celdas B3:F6. Aplique un formato condicional de forma que si el valor de una celda está comprendido entre 20000 y 40000, el valor aparezca de color azul. Reemplace todas las apariciones de 12 en la hoja por 13.

Ejercicio 3: todavía en el libro Five Year Sales02.xls, en Hoja1, copie el rango A3:F7 al Portapapeles de Office. Cambie a Hoja2 y pegue las celdas seleccionadas empezando en la celda A3. En Hoja2, cambie a 15 caracteres el ancho de las columnas A a F. Después, seleccione el rango B3:F6 y elimine su contenido, pero conserve el formato. Guarde y cierre el libro.

Ejercicio 4: cree una hoja en la que se enumeren los días de la semana en la fila 1, empezando en la columna B. En la columna A, empezando en la fila 2, enumere las actividades físicas que realiza con frecuencia (andar, correr, algún deporte concreto, aerobic, etc.). Agregue una fila encima de la fila 1 y centre el título Minutos al día encima de los días de la semana. Mejore la apariencia de la hoja ajustando los anchos de columna, cambiando los colores de fuente, etc. Cambie el nombre de la hoja para que refleje la fecha final de esta semana. Guarde el libro con el nombre Mi actividad física. Utilice esta hoja para registrar su actividad física diaria.

Ejercicio 5: continuando con el libro que creó en el ejercicio 4, seleccione todo el contenido de la primera hoja y cópielo a la Hoja2. Borre todos los valores de minutos que haya introducido. Cambie el nombre de esta hoja por la fecha del último día de la próxima semana. Copie el contenido de la segunda hoja a Hoja3 y cambie su nombre de forma que refleje la fecha final para dentro de dos semanas. Guarde las hojas. Utilice estas hojas para registrar su actividad física durante las próximas semanas. Si lo desea, agregue otras hojas para seguir supervisando su nivel de actividad.

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Dar formato a celdasUna vez completada esta lección, podrá:

Dar formato a texto.

Dar formato a números como moneda.

Utilizar Copiar formato.

Agregar bordes a celdas.

Agregar sombreado a celdas.

Utilizar Autoformato.

Crear y aplicar estilos.

Combinar celdas.

Entre las principales ventajas de utilizar Microsoft® Excel se incluyen la posibilidad de organizar datos en un formato de filas y columnas, y realizar cálculos sobre determinadas filas, columnas y celdas. Estas funciones son útiles tanto si crea una hoja de cálculo sólo para usted como si le interesa ver presupuestos o previsiones, o si va a actualizar datos basándose en distintas previsiones.

Excel ofrece docenas de formas para dar formato a tablas y valores de una hoja de cálculo con el fin de conseguir un diseño más atractivo. Si su hoja de cálculo o su libro se va a imprimir o lo van a ver otras personas, especialmente si va a formar parte de un informe o de una presentación, deseará que tenga la apariencia más atractiva posible. Por ejemplo, para mejorar el diseño puede ampliar el texto de los títulos, y dar formato a los títulos y las etiquetas con negrita, cursiva o ambos. También puede dar formato al texto en distintas fuentes (estilos de letra) y con colores diferentes.

En esta lección aprenderá a dar formato a texto y números (incluyendo títulos, etiquetas y valores) que aparecen en celdas de la pantalla y cuando se imprimen los datos. Aprenderá a utilizar la función Copiar formato de Excel, que le permite elegir rápidamente todo el formato del texto seleccionado y aplicar los mismos formatos a otro texto diferente. También aprenderá a agregar bordes y sombreado alrededor de las celdas seleccionadas. Después aprenderá a aplicar uno de los diseños de hoja de cálculo integrados de Excel para agregar colores y efectos de diseño a una hoja de cálculo con unos cuantos clic con el mouse (ratón). Más tarde aprenderá a crear un estilo, que es un conjunto de características de formato que pueden aplicarse en cualquier momento con sólo hacer clic en el nombre del estilo en una lista. Por último, aprenderá a combinar varias celdas en una única celda.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar los archivos Lodging Analysis03 y AW Guest Supplies de la carpeta Lesson03 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

LECCIÓN 3

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Dar formato a textosUna de las formas más sencillas de agregar un formato atractivo al contenido de una hoja de cálculo consiste en cambiar la fuente y el tamaño de fuente de los títulos, etiquetas y valores seleccionados. Una fuente es la apariencia general del texto, los números y otros símbolos de caracteres. Todos los distintos caracteres de una fuente determinada tienen un diseño similar para conseguir una apariencia coherente. La fuente predeterminada de Excel es Arial de 10 puntos. En tipografía, un punto equivale a 1/72 de pulgada. Por tanto, los caracteres de una fuente de 10 puntos tienen un alto aproximado de 1/6 de pulgada. Sin embargo, no tiene por qué utilizar la fuente Arial o el tamaño predeterminado de 10 puntos en sus hojas de cálculo. Puede cambiar a distintas fuentes y tamaños de fuente para agregar interés visual a una hoja de cálculo y llamar la atención sobre determinados datos. La ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas contiene opciones para cambiar la fuente, así como el estilo (como negrita o cursiva) y el tamaño en puntos de la entrada de una celda. Algunas funciones de formato de Excel también aparecen en la barra de herramientas Formato. Utilizará esta barra de herramientas a lo largo de esta lección.

En este ejercicio dará formato a texto de una hoja de cálculo.

1 Abra la hoja de cálculo Lodging Analysis03.xls de la carpeta Lesson03 que se encuentra en la carpeta Practice del disco duro.

2 Haga clic en la celda B1 y, en la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Negrita.

El título aparecerá en negrita.

3 Seleccione el rango B3:E3 y, en la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Centrar.

Se centrarán las etiquetas de años.

4 Haga clic en el botón Negrita de la barra de herramientas Formato.

Las etiquetas de años aparecerán en negrita.

5 Haga clic con el botón secundario del mouse en el área que ha seleccionado, haga clic en Formato de celdas en el menú contextual y, después, haga clic en la ficha Fuente.

Aparecerá la ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas.

Puede personalizar la barra de herramientas Formato si pone en ella botones que utiliza con frecuencia y quita los que no utiliza a menudo. Para personalizar la barra de herramientas, haga clic en el botón Opciones de barra de herramientas y, después, haga clic en Agregar o quitar botones. Haga clic en las opciones del menú para seleccionar o anular la selección de los botones de la lista.

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6 En la lista Fuente, desplácese hacia abajo y haga clic en Times New Roman.

7 En la lista Tamaño, desplácese hacia abajo y haga clic en 12.

8 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color, haga clic en el cuadrado rojo (primer cuadrado de la tercera fila), haga clic en Aceptar y, después, haga clic en un área en blanco de la hoja de cálculo.

Se anulará la selección del rango y el texto aparecerá en la fuente Times New Roman de 12 puntos y en color rojo.

9 Seleccione el rango A4:A8 y haga clic en el botón Negrita.

Las etiquetas de fila aparecerán en negrita.

10 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en la ficha Alineación.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas abierto por la ficha Alineación.

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11 Haga doble clic en el cuadro Sangría, escriba 1 y haga clic en Aceptar.

Las categorías de ventas de las celdas seleccionadas se sangrarán un carácter hacia la derecha.

12 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Lodging Analysis y haga clic en Guardar.



Dar formato a números como monedaCuando escribe números en celdas de una hoja de cálculo, Excel da formato a las celdas con el formato General de manera predeterminada; esto significa que todas las entradas de texto y numéricas aparecen exactamente tal y como las ha introducido. Puede utilizar la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas para cambiar la forma en que aparecen los números. Por ejemplo, puede mostrar los números grandes con separadores de millares, puede mostrar los números monetarios con signos de dólar y decimales para las fracciones de dólar, o puede mostrar los números como fracciones o incluso como porcentajes.

Con la barra de herramientas Formato se pueden aplicar fácilmente algunos formatos de número comunes a las celdas seleccionadas. En la tabla siguiente se muestran algunos botones de la barra de herramientas Formato en los que puede hacer clic para dar formato a los números.

Botón Nombre del botón Descripción

Estilo moneda Da formato a los números con signos de euro, separadores de punto para los millares y dos posiciones decimales.

Estilo porcentual Multiplica los números por 100 y los muestra con signos de porcentaje.

También puede cambiar el nombre de archivo si selecciona únicamente los números 03 del final del nombre de archivo actual, los elimina y hace clic en el botón Guardar.

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(continúa)

Botón Nombre del botón Descripción

Estilo millares Inserta un separador de millares.

Aumentar decimales Agrega una posición decimal cada vez que hace clic en el botón.

Disminuir decimales Quita una posición decimal cada vez que hace clic en el botón.

En este ejercicio utilizará la barra de herramientas Formato para dar formato a números como moneda y para quitar posiciones decimales.

1 Seleccione el rango B4:E8 y, en la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Estilo moneda.

Los números de las celdas seleccionadas aparecerán con signos de dólar, separadores de punto y dos decimales. Observe que ninguno de los números incluye fracciones, por lo que las posiciones decimales no son necesarias.

2 Haga clic dos veces en el botón Disminuir decimales y haga clic en una celda vacía de la hoja de cálculo.

Se quitarán los decimales del rango de números seleccionado y se anulará la selección del rango. Su hoja de cálculo debe tener una apariencia similar a la mostrada en la siguiente ilustración.


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Uso de Copiar formatoEl botón Copiar formato le permite copiar información de una celda o un rango de celdas y aplicarla a otra celda u otro rango de celdas. Este botón puede ahorrarle tiempo y le ayuda a conseguir coherencia en el formato.

En este ejercicio utilizará el botón Copiar formato para copiar un formato de una celda a un rango de celdas.

1 Haga clic en la celda B3.

Se seleccionará la primera celda de etiqueta de columna.

2 Haga clic en el botón Copiar formato de la barra de herramientas Estándar.

Aparecerá una marquesina parpadeante alrededor de la celda seleccionada y el icono del mouse cambiará a un signo más con un pincel al lado.

3 Seleccione el rango A4:A8 (las etiquetas de fila).

Excel copiará el formato de la celda B3 al rango seleccionado. Las etiquetas de fila aparecerán ahora en la fuente Times New Roman de 12 puntos, con negrita y en color rojo.




Agregar bordes a celdasAl agregar bordes a una celda o a un rango de celdas puede mejorar el atractivo visual de una hoja de cálculo, facilitar su lectura y resaltar determinados datos. Puede poner un borde alrededor de una celda, un rango de celdas o una hoja de cálculo entera. Los bordes también pueden separar claramente distintas secciones de una hoja de cálculo, como etiquetas de fila o de columna, o totales.

Excel ofrece más de una docena de estilos de borde, incluyendo líneas simples de anchos variables, líneas de puntos y líneas de guiones. También puede cambiar el color de un borde. Cuando crea un borde para una celda o un rango de celdas, no es necesario aplicar el borde a los cuatro lados. Puede especificar que el borde se aplique únicamente a uno de los lados o a una combinación de los lados. Por ejemplo, puede aplicar un borde de línea doble sólo al borde inferior de la primera fila de una hoja de cálculo para separar el título del resto de la hoja.

Si el botón Copiar formato no aparece en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Opciones de barra de herramientas para ver el resto de los botones y, después, haga clic en el botón Copiar formato.

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En versiones anteriores de Excel podía seleccionar la celda o las celdas a las que deseaba agregar el borde y utilizar las opciones disponibles en el botón Bordes de la barra de herramientas Formato para asignar un borde a las celdas. Por ejemplo, podía seleccionar un grupo de celdas y elegir el tipo de borde deseado. Ese método de agregar bordes sigue estando disponible en Excel, pero tiene algunas limitaciones. La limitación más importante es que, aunque es fácil crear un borde simple alrededor de un grupo de celdas, la creación de bordes complejos le obliga a seleccionar distintos grupos de celdas y aplicarles diferentes tipos de bordes. La versión actual de Excel simplifica la creación de bordes complejos al permitirle dibujar bordes directamente en la hoja de cálculo.

Para utilizar las nuevas capacidades de dibujo de bordes debe utilizar la barra de herramientas Bordes.

Para dibujar un borde alrededor de un grupo de celdas, haga clic con el puntero del mouse en una esquina del grupo y arrástrelo hasta la esquina diagonalmente opuesta. Verá que el borde se expande a medida que mueve el puntero del mouse. Si desea agregar un borde en una línea vertical u horizontal, arrastre el puntero del mouse a lo largo de la línea de cuadrícula de destino. Excel agregará la línea sin expandirla para incluir las celdas circundantes. También puede cambiar las características del borde que dibuja mediante las opciones de la barra de herramientas Bordes.

En este ejercicio agregará bordes a las celdas de la hoja de cálculo que contienen totales y a los encabezados de columna de la hoja.

1 Seleccione el rango B8:E8.

2 En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha hacia abajo que hay a la derecha del botón Bordes.

Aparecerá un menú con estilos de línea y ubicaciones de bordes.

3 Haga clic en el botón Bordes de cuadro grueso (cuarto botón de la tercera fila).

Se agregará un borde grueso alrededor de todos los lados de las celdas seleccionadas.

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4 Seleccione el rango A3:E3.

5 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en la ficha Bordes.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas abierto por la ficha Bordes.

6 En la lista Estilo, haga clic en el segundo estilo de línea de la segunda columna.

7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color y, después, haga clic en el cuadrado azul (sexto cuadrado de la segunda fila).

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8 En la sección Bordes del cuadro de diálogo, haga clic en el borde inferior.

En el cuadro de diálogo, Excel mostrará una vista previa del borde elegido.

9 Haga clic en Aceptar y, después, haga clic en una celda en blanco de la hoja de cálculo.

Se cerrará el cuadro de diálogo Formato de celdas y se agregará un borde azul a la hoja de cálculo.

10 Seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Bordes para abrir la barra de herramientas Bordes.

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11 Haga clic en la flecha hacia abajo del botón Estilo de línea y seleccione la línea doble.

El puntero del mouse cambiará y adoptará la forma de un lápiz con una línea al lado y el botón Estilo de línea reflejará la selección que ha realizado.

12 Haga clic y arrastre bajo el texto de la celda B1. Después, haga clic en el botón Dibujar borde de la barra de herramientas Bordes para que el icono del mouse vuelva a ser la flecha de selección normal.

Se dibujará una línea doble debajo del texto y su hoja de cálculo tendrá una apariencia similar a la mostrada en la siguiente ilustración.


Agregar sombreado a celdasComo ocurre con los bordes, puede agregar sombreado y tramas a una celda o a un rango de celdas para destacar la selección. El sombreado puede ser una sombra de gris o un color. Si bien los colores pueden mejorar considerablemente la apariencia de una hoja de cálculo, sólo se verán en una hoja impresa si dispone de una impresora de color. Una trama es un conjunto de líneas o puntos que rellenan las celdas seleccionadas. La aplicación de tramas es especialmente útil si desea llamar la atención sobre una o más celdas de una hoja de cálculo impresa y no dispone de una impresora de color. Si tiene una impresora de color o piensa ver la hoja sólo en la pantalla, puede combinar el sombreado de color con una trama en determinadas celdas. Pero si lo hace, asegúrese de que sea fácil leer el texto de las celdas.

Puede hacer clic en la flecha hacia abajo que hay a la derecha del botón Color de relleno en la barra de herramientas Formato y, después, hacer clic en una sombra de gris o en un color en la paleta de colores que aparecerá.

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En este ejercicio agregará sombreado a celdas de la hoja de cálculo y obtendrá una vista previa de las tramas que puede aplicar a las celdas.

1 Seleccione el rango B8:E8.

Agregará sombreado a las celdas que muestran el ingreso previsto total para cada año.

2 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en la ficha Tramas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas abierto por la ficha Tramas, como se muestra en la siguiente ilustración.

3 En el área Color, haga clic en el cuadrado Amarillo que hay en la fila inferior de colores.

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4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Trama.

Aparecerán las tramas de relleno que puede agregar a las celdas, como se muestra en la siguiente ilustración.

5 Haga clic de nuevo en la flecha hacia abajo de Trama.

Se cerrará la lista Trama sin haber seleccionado ninguna trama.

6 Haga clic en Aceptar y, después, haga clic en una área en blanco de la hoja de cálculo.

Se anulará la selección de las celdas y éstas aparecerán con un sombreado amarillo.




Las tramas son más útiles con etiquetas de fila y de columna, especialmente en el caso de etiquetas con un tamaño de fuente grande o en negrita. Cuando se aplica una trama a celdas que contienen números, a veces es difícil leer estos números.

El sombreado en color aparecerá como una sombra de gris si imprime la hoja de cálculo en una impresora de blanco y negro.

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Uso de AutoformatoCon la función Autoformato puede dar formato a los datos de las hojas de cálculo utilizando una plantilla de diseño profesional. Autoformato intenta identificar las etiquetas de fila y de columna, los totales y otros elementos de una hoja de cálculo. Después agrega distintos colores, sombreado y efectos de fuente para aportar claridad y atractivo visual a la hoja de cálculo. Autoformato no es idóneo para hojas de cálculo más complejas que podrían tener distintos niveles de etiquetas y totales. Si aplica un Autoformato y no le gustan los efectos del diseño, puede deshacer fácilmente el diseño si hace clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas Estándar.

En este ejercicio explorará el cuadro de diálogo Autoformato y dará formato a un área de una hoja de cálculo con Autoformato.

1 Seleccione el rango A3:E8.

Se seleccionarán todas las etiquetas de fila y de columna, así como las celdas de datos.

2 En el menú Formato, haga clic en Autoformato.

Aparecerá el cuadro de diálogo Autoformato.

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3 Desplácese hacia abajo en la lista de formatos para ver todos los formatos disponibles.

4 Vuelva a la parte superior de la lista de formatos, haga clic en la vista previa del formato Clásico 2, haga clic en Aceptar y, después, haga clic en un área en blanco de la hoja de cálculo.

Se anulará la selección del rango y éste aparecerá en el formato Clásico 2.


Se guardará el archivo con el nombre actual.


Creación y aplicación de estilosUn estilo, como se ha explicado anteriormente, es un conjunto de atributos de formato que puede aplicar a una celda o a un rango de celdas más fácilmente que si configura cada atributo individualmente. Excel incluye seis estilos ya creados que puede utilizar para dar formato a los números rápidamente: Millares, Millares [0], Moneda, Moneda [0], Normal y Porcentaje. Un estilo puede combinar los siguientes tipos de atributos:

● Número

● Alineación

● Fuente

● Borde

● Tramas

● Protección

Un atributo es una característica de formato de una celda (como un borde de línea de puntos) o de texto (como una fuente o un tamaño de fuente). Puede modificar los atributos de cualquiera de estos estilos o puede crear sus propios estilos. Si lo hace, debe basar el nuevo estilo en un estilo existente; sin embargo, no es necesario conservar el formato que compone el estilo original. También puede cambiar el formato de un estilo que ya ha aplicado para volver a dar formato rápidamente a todas las celdas que tengan ese estilo.

Cuando se aplica un Autoformato, Excel quita todo el formato existente en las celdas seleccionadas, de manera que el Autoformato pueda aplicarse correctamente.

De manera predeterminada, Excel aplica el estilo Normal a todas las celdas. Al cambiar los atributos del estilo Normal cambiará la apariencia de todas las celdas a las que no haya aplicado ningún otro estilo.

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En este ejercicio creará un estilo que aplica una fuente, un tamaño de fuente, una alineación y un estilo de fuente al contenido de las celdas seleccionadas. Después aplicará el nuevo estilo a otras celdas.

1 Haga clic en la celda B1 y, en el menú Formato, haga clic en Estilo.

Aparecerá el cuadro de diálogo Estilo y mostrará Normal como el estilo predeterminado.

2 Haga clic en el cuadro Nombre del estilo al final de la palabra Normal, escriba 2 y haga clic en el botón Agregar.

Se creará un estilo llamado Normal2.

3 Haga clic en el botón Modificar.

4 Haga clic en la ficha Fuente, haga clic en Times New Roman en la lista Fuente, haga clic en Negrita en la lista Estilo de fuente y, después, haga clic en 14 en la lista Tamaño.

El contenido de todas las celdas a las que aplique el estilo Normal2 aparecerá como texto en negrita con la fuente Times New Roman de 14 puntos.


Volverá a aparecer el cuadro de diálogo Estilo y mostrará los cambios realizados al estilo Normal2.

6 Vuelva a hacer clic en Aceptar.

El contenido de la celda B1 aparecerá con el formato especificado para el estilo Normal2.

7 Haga clic en la celda A8 y, en el menú Formato, haga clic en Estilo.

Aparecerá el cuadro de diálogo Estilo.

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8 Haga clic en la flecha hacia abajo de Nombre del estilo, haga clic en Normal2 y, después, haga clic en Aceptar.

El contenido de la celda A8 aparecerá con el formato especificado para el estilo Normal2.

9 En el menú Edición, haga clic en Deshacer Estilo.

El contenido de la celda A8 aparecerá con el formato anterior.


Se guardará el archivo.



Combinación de celdasYa sabe que puede ajustar el ancho de una columna de forma que la entrada de texto o el número más largo de la columna quepa dentro del ancho de la columna. También puede combinar celdas para permitir otras capacidades de formato. Al combinar celdas se combinan dos o más celdas en una única celda, de forma que se pueda dar formato más fácilmente al texto o al valor contenido en la celda. Por ejemplo, quizás desee combinar varias celdas en la fila de título de una hoja de cálculo, de forma que el título quepa dentro de una única celda. Después puede alinear el título para que esté centrado dentro de la celda combinada, que será mayor.

También puede combinar celdas en filas adyacentes y tener así mayor control sobre la alineación y la colocación del texto en las celdas. Por ejemplo, suponga que varias etiquetas de columna de una hoja de cálculo son extensas. Si ensancha las columnas para que quepan las etiquetas de columna largas, puede que las columnas sean mucho mayores que el valor más largo de la columna. Por ejemplo, suponga que tiene una etiqueta de columna llamada Cantidad pedida. Esta etiqueta ocupa 15 posiciones de caracteres. Suponga ahora que el mayor importe de pedido es 9.999, que son cinco posiciones de caracteres. Si ensancha la columna Cantidad pedida para que quepa la etiqueta de columna, la columna será mucho más ancha de lo necesario. En el próximo ejercicio verá cómo funciona esta técnica.

Puede aplicar estilos más fácilmente si agrega la lista Estilo a la barra de herramientas Formato. Para ello, en el menú Herramientas, haga clic en Personalizar para ver el cuadro de diálogo Personalizar. Haga clic en la ficha Comandos, haga clic en Formato en la lista Categorías y arrastre el cuadro de lista Estilo desde la lista Comandos hasta la barra de herramientas Formato.

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Un enfoque mejor consiste en combinar la celda Cantidad pedida con la celda situada debajo. Después de combinar las celdas, puede utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas para dar formato a Cantidad pedida de manera que el texto se ajuste de la línea superior a la línea inferior y que esté centrado horizontal y verticalmente en la celda combinada. Entonces puede estrechar la columna para que los valores encajen mejor dentro de la columna.

En este ejercicio combinará celdas horizontalmente (varias celdas en la misma fila) y verticalmente (varias celdas en la misma columna) y cambiará el formato de las celdas combinadas.

1 Abra el archivo AW Guest Supplies de la carpeta Lesson03 que se encuentra en la carpeta Practice del disco duro.

2 Si es necesario, haga clic en la celda A1 para seleccionarla.

3 Mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en la celda F1.

Se seleccionará el rango A1:F1.

4 Haga clic en el botón Combinar y centrar.

Las celdas seleccionadas se combinarán en una celda y se centrará el texto en la celda.

5 Haga clic en la celda A3, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en la celda F3.

Se seleccionará el rango A3:F3.

6 Haga clic en el botón Combinar y centrar.

Las celdas seleccionadas se combinarán en una celda y se centrará el texto en la celda, como se muestra en la siguiente ilustración.

7 Seleccione el rango C4:C5, haga clic con el botón secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, en el menú contextual, haga clic en Formato de celdas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Aunque puede hacer clic y arrastrar para seleccionar cualquier rango de celdas, la técnica empleada en los pasos 2 y 3 ofrece una forma más sencilla de seleccionar un rango grande de celdas.

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8 Haga clic en la ficha Alineación.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas abierto por la ficha Alineación.

9 Haga clic en la flecha hacia abajo de Vertical y, después, haga clic en Centrar.

Las celdas seleccionadas se centrarán verticalmente en la celda combinada.

10 En la sección Control de texto del cuadro de diálogo, active la casilla de verificación Ajustar texto.

El texto de las celdas seleccionadas se ajustará hasta ocupar una o más líneas si no cabe en una única línea.

11 En la sección Control de texto del cuadro de diálogo, active la casilla de verificación Combinar celdas y haga clic en Aceptar.

Las celdas se combinarán ahora en una única celda, y el texto se centrará vertical y horizontalmente en la celda combinada.

Puede anular en cualquier momento la combinación de una celda combinada si selecciona la celda, muestra la ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas y desactiva la casilla de verificación Combinar celdas.

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12 Haga clic en el borde derecho del selector de la columna C hasta que aparezca el puntero de movimiento (flecha con dos puntas).

13 Arrastre el selector de la columna C hacia la izquierda hasta que tenga unos 9 caracteres de ancho.

El texto de la celda combinada se ajustará y ocupará una segunda línea.

14 En la barra de herramientas Estándar, haga doble clic en el botón Copiar formato y seleccione el rango D4:D5.

Excel copiará el formato de combinación a las celdas seleccionadas.

15 Seleccione el rango E4:E5.

Excel copiará el formato de combinación a las celdas seleccionadas.

16 Seleccione el rango F4:F5 y haga clic en el botón Copiar formato.

17 Excel copiará el formato de combinación a las celdas seleccionadas, Copiar formato ya no estará activado y desaparecerá la marquesina de selección alrededor de la celda C4.

El ancho de columna, que se mide en el número de caracteres, aparece y cambia a medida que arrastra el selector de columna.

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18 Utilice por su cuenta los selectores de columna para reducir el ancho de las columnas D, E y F, de forma que el texto de las celdas combinadas se ajuste y ocupe dos líneas para cada columna.

19 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba AW Guest Supplies 03 y haga clic en el botón Guardar.

Se guardará el archivo con el nuevo nombre.

Resumen de la lecciónEn esta lección ha aprendido a dar formato a texto dentro de celdas, utilizar la barra de herramientas Formato para aplicar formatos de moneda a números, copiar formato mediante la función Copiar formato, agregar bordes y sombreado a las celdas seleccionadas, aplicar un diseño de Autoformato a un rango de celdas, crear y aplicar estilos, y combinar celdas.


● Cierre el libro AW Guest Supplies 03.


1 Guarde y cierre todos los libros abiertos.


Ejercicio corto1 ¿Cuál es la forma más sencilla de convertir las celdas

seleccionadas al formato de moneda?

2 ¿Qué dos formas hay de aplicar sombreado a las celdas seleccionadas?

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3 ¿Cómo puede ver un botón que no se muestra en una barra de herramientas?

4 ¿Para qué sirven los estilos?

5 ¿Cómo puede aplicar un borde a una celda o a un rango de celdas que ha seleccionado?

Resumen de conceptosEjercicio 1: abra el libro Lodging Analysis03.xls. Alinee a la izquierda el texto del título y alinee a la derecha los encabezados de columna. Cambie los encabezados de columna a un tamaño, una fuente y un estilo que le gusten. Utilice después Copiar formato para copiar el formato de las etiquetas de columna a las etiquetas de fila.

Ejercicio 2: utilizando el libro Lodging Analysis03.xls, seleccione las etiquetas y los datos de la hoja de cálculo. Aplique distintos Autoformatos para ver cómo quedan. Después, cree un estilo y aplíquelo a la fila Totales.

Ejercicio 3: cree una hoja de cálculo en la que pueda registrar sus actividades físicas diarias. (Si creó esta hoja en la lección anterior, puede seguir utilizándola.) Esta hoja debe contener una lista de las actividades físicas periódicas en la columna A y debe haber una columna para cada día de la semana. En una fila encima de los días de la semana, inserte un encabezado Minutos por día. Combine y centre este encabezado. Cambie el formato del encabezado a Arial en negrita de 14 puntos. Seleccione todo el rango que incluya todos los días de la semana y todas las actividades (no incluya el encabezado), y aplique el Autoformato Multicolor 1.

Ejercicio 4: al examinar la hoja de cálculo que creó en el ejercicio 3, decide que desea utilizar el formato básico Multicolor 1, pero no le gustan los colores y prefiere unos bordes diferentes. ¿Qué métodos podría utilizar para cambiar estas características? ¿Qué método prefiere? Escriba una breve respuesta a estas preguntas.

Ejercicio 5: mientras aprendía a dar formato a celdas de una hoja de cálculo ha seleccionado celdas individuales y rangos de celdas. Utilice los archivos de Ayuda de Excel para determinar si hay alguna forma rápida de seleccionar toda una hoja de cálculo y de aplicar cambios de formato a todas las celdas de una vez. Escriba una breve explicación de lo que ha descubierto.

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Cambio de las opciones de impresiónUna vez completada esta lección, podrá:

Agregar un encabezado y un pie de página a una hoja de cálculo.

Cambiar los márgenes y centrar una hoja de cálculo.

Cambiar la orientación y la escala de una hoja de cálculo.

Agregar y eliminar saltos de página.

Establecer y borrar un área de impresión.

Establecer otras opciones de impresión.

Una de las formas más sencillas de compartir información de una hoja de cálculo o de un libro consiste en imprimir copias para que las vean otras personas. Por ejemplo, todo los años en la reunión anual del centro turístico Adventure Works la coordinadora de actividades entrega copias de una hoja de cálculo de Microsoft® Excel donde se resumen los ingresos anuales por alquileres de material deportivo. Aprovecha varias funciones de Excel que hacen que las hojas de cálculo sean más fáciles de leer y más atractivas.

Al agregar encabezados y pies de página, la coordinadora de actividades puede imprimir información acerca de la hoja (como el título, la fecha en que se imprimió la hoja y el autor) en cada página. Puede ajustar el tamaño de los márgenes y cambiar la orientación de la hoja. Incluso puede ampliar o reducir el tamaño de la hoja para que quepa toda la información en una página. También puede centrar el contenido en una página para facilitar la lectura. Para que cierta información de la hoja sea confidencial, puede especificar qué partes de ella desea imprimir y cuáles no desea incluir. Por último, puede insertar saltos de página para que se lea más fácilmente.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar el archivo Sports Income de la carpeta Lesson04 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

Agregar un encabezado y un pie de páginaUn encabezado es una línea de texto que aparece en la parte superior de todas las páginas de una hoja de cálculo impresa. Un pie de página es una línea de texto que aparece en la parte inferior. Los encabezados y los pies de página suelen contener información como el número de página, el título de una hoja y la fecha en que se imprimió una hoja de cálculo.

LECCIÓN 4

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Una forma de crear encabezados y pies de página consiste en elegir entre una lista de opciones de encabezados y pies de página que ofrece Excel. Entre las opciones de encabezado y pie de página de Excel se incluyen números de página, nombres de libros, nombres de hojas, nombres de autor, nombres de compañía y varias combinaciones de estas opciones. Las mismas opciones están disponibles para los encabezados y para los pies de página. Otras formas de crear encabezados y pies de página son escribir el texto que desee que aparezca o hacer clic en botones para insertar códigos que pueden formar sus propias combinaciones de las opciones que ofrece Excel. Después, siempre que imprima la hoja, Excel reemplazará los códigos por el nombre del libro, el número de página actual, la fecha actual, etc. De esta forma es fácil asegurarse de que la información de encabezado y de pie de página está actualizada.

El cuadro de diálogo Encabezado, donde puede crear encabezados personalizados, es similar al que se muestra en la siguiente ilustración.

En el cuadro de diálogo Encabezado puede agregar su propio texto o puede utilizar los botones para cambiar la apariencia del texto del encabezado, o insertar una fecha, una hora o un número de página. Además, Excel 2002 ofrece una nueva opción para crear un encabezado o un pie de página: agregar un gráfico. Agregar un gráfico como el logotipo de una compañía a una hoja de cálculo le permite identificar la hoja como perteneciente a su compañía y ayuda a reforzar la identidad de su compañía. Una vez que haya insertado un gráfico en un encabezado o en un pie de página, el botón Formato de imagen estará activo. Al hacer clic en ese botón aparecerá un cuadro de diálogo que permite modificar el gráfico.

La información que especifique en el cuadro Sección izquierda se alineará con el margen izquierdo de la hoja, la información del cuadro Sección central se centrará, etc.

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En este ejercicio agregará un encabezado y un pie de página a una hoja de cálculo.

1 Abra el libro Sports Income.

2 En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página con la ficha Encabezado y pie de página como se muestra en la siguiente ilustración.

3 Haga clic en el botón Personalizar encabezado.

Aparecerá el cuadro de diálogo Encabezado.

4 Haga clic en el cuadro Sección derecha y, después, haga clic en el botón Fecha.

Se insertará un código para la fecha.

5 En el cuadro de diálogo Encabezado, haga clic en Aceptar.

Se cerrará el cuadro de diálogo Encabezado. La fecha actual aparecerá en el cuadro Vista previa del encabezado del cuadro de diálogo Configurar página.

6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Pie de página. En la lista que aparecerá, desplácese hacia abajo y haga clic en Sports Income.xls, página 1.

El pie que elija aparecerá en el cuadro Vista previa del pie de página.

Si desea utilizar un símbolo Y comercial (&) dentro del texto de un encabezado o de un pie de página, escriba dos símbolos (&&). De lo contrario, Excel interpretará el símbolo de Y comercial como parte del código.

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Se cerrará el cuadro de diálogo Configurar página. El encabezado y el pie de página aparecerán en una copia impresa de la hoja, aunque no puede verlos en la pantalla.

8 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Vista preliminar.

La hoja aparecerá en la ventana Vista preliminar con el encabezado y el pie de página que especificó.

9 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Siguiente.

Observe que el encabezado y el pie de página también aparecen en la segunda página de la hoja.

10 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Cerrar.

Aparecerá la ventana del libro.

11 Guarde el libro con el nombre actual.


Cambio de los márgenes y centrado de una hoja de cálculoDe manera predeterminada, los márgenes de la hoja son de 2,54 centímetros en las partes superior e inferior, y 2 centímetros en las partes izquierda y derecha. Si agrega un encabezado o un pie de página a la hoja de cálculo, estará separado 1,27 centímetros del cuerpo de la hoja.

Puede cambiar los márgenes para cada libro. Por ejemplo, la coordinadora de actividades de Adventure Works desea imprimir la hoja Sports Income en papel con membrete de la compañía para la reunión anual, así que establece el margen superior de la hoja como 3,8 centímetros para dejar sitio para el logotipo, la dirección y el número de teléfono de la compañía. Puede obtener una vista previa y cambiar los márgenes, así como centrar el contenido de la hoja de cálculo en una página, mediante el cuadro de diálogo Configurar página.

En este ejercicio cambiará los márgenes de una hoja de cálculo y después centrará la hoja en la página.

1 En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página.

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2 Si es necesario, haga clic en la ficha Márgenes.

Los márgenes actuales aparecerán en los cuadros Superior, Inferior, Derecho, Izquierdo, Encabezado y Pie de página.

3 Haga clic dos veces en la flecha hacia arriba del cuadro Superior.

El margen superior cambiará a 3,8 centímetros y la vista previa de la hoja de cálculo que aparece en medio del cuadro de diálogo reflejará ese cambio.

4 Haga clic dos veces en la flecha hacia arriba del cuadro Inferior.

El margen inferior cambiará a 3,8 centímetros y la vista previa reflejará el cambio.

SugerenciaTambién puede cambiar los márgenes en la ventana Vista preliminar si hace clic en el botón Márgenes de la barra de herramientas Vista preliminar y arrastra los indicadores de margen con puntos.

5 En la sección Centrar en la página de la parte inferior del cuadro de diálogo, active las casillas de verificación Horizontalmente y Verticalmente.

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6 Haga clic en el botón Vista preliminar del cuadro de diálogo.

La vista preliminar mostrará este cambio:




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Cambio de la orientación y de la escalaPuede cambiar la orientación de una hoja de cálculo para que se imprima vertical u horizontalmente en una página. Una hoja de cálculo impresa verticalmente utiliza la opción Vertical y tiene la apariencia que se muestra en la ilustración anterior. Una hoja de cálculo impresa horizontalmente utiliza la opción Horizontal y tiene la apariencia que se muestra en la siguiente ilustración. La opción predeterminada es Vertical, pero puede utilizar la opción Horizontal si el ancho del área que desea imprimir es mayor que el alto.

Ampliar o reducir una hoja al imprimirla se denomina aplicar escala. La razón más frecuente para aplicar escala a una hoja de cálculo es reducirla, de forma que pueda imprimirla en una única página. Para aplicar escala a una hoja de cálculo debe especificar cuánto desea ampliarla o reducirla, o debe especificar el número de páginas en el que desea que quepa la hoja.

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En este ejercicio cambiará la orientación de una hoja de cálculo y la configurará para que se imprima en una página.


Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página.

2 Haga clic en la ficha Página.

3 Haga clic en la opción Horizontal.

La orientación de la hoja cambiará de vertical a horizontal.

4 En la ficha Página, haga clic en el botón Vista preliminar.

La vista preliminar mostrará la primera página de la hoja de cálculo.




Aparecerá la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página.

7 En la sección Escala que hay en el centro de la ficha, haga clic en la opción Ajustar a. Deje los valores predeterminados: 1 página de ancho por 1 página de alto.

Se aplicará la escala a la hoja de cálculo para que quepa en una página.

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8 En la ficha Página, haga clic en el botón Vista preliminar.

La escala de la hoja se reducirá para que quepa en una página. Debe tener una apariencia similar a la mostrada en la siguiente ilustración.





Agregar y eliminar saltos de páginaExcel determina el número de páginas en el que se imprimirá una hoja según el tamaño de la hoja, los márgenes, la orientación y la escala. Los lugares donde Excel divide el contenido de una página en la siguiente se denominan saltos de página automáticos, y Excel ajusta este valor automáticamente si usted agrega y elimina contenido de la hoja de cálculo. También puede agregar y eliminar sus propios saltos de página, pero Excel no los ajustará a medida que cambie el contenido de la hoja. Si desea cambiar las posiciones de sus propios saltos de página, debe hacerlo manualmente. Los saltos de página manuales pueden ayudarle a organizar el contenido, ya que le permiten dividir las páginas en función del contenido, no de las dimensiones. Por ejemplo, la coordinadora de actividades de Adventure Works desea ver cómo quedaría una hoja si agregara un salto de página entre los alquileres por mes para cada tipo de equipo y los alquileres mensuales totales para todo el equipo.

Puede limitar una hoja de cálculo con orientación vertical a una página de ancho y permitir que ocupe varias páginas hacia abajo. Para ello, muestre la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página, escriba 1 en el cuadro Página(s) de ancho y elimine el número del cuadro Alto. Haga lo contrario si desea permitir que una hoja de cálculo se extienda horizontalmente.

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En este ejercicio agregará y eliminará saltos de página de una hoja de cálculo.


Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página abierto por la ficha Página.

2 En el cuadro Ajustar a, escriba 100 y haga clic en Aceptar.

La escala de la hoja de cálculo volverá a ser del 100%.

3 Haga clic en la celda A18. En el menú Insertar, haga clic en Salto de página.

Excel insertará un salto de página en la hoja, debajo de la fila 17. El salto de página aparecerá como una línea discontinua en la hoja, de manera similar a como se muestra en la siguiente ilustración.


Aparecerá una vista preliminar de la hoja de cálculo con el salto de página recién insertado.



6 En el menú Insertar, haga clic en Quitar salto de página.

Se quitará el salto de página manual y los saltos de página volverán a sus posiciones predeterminadas.

SugerenciaPuede mover saltos de página si los arrastra en la ventana Vista previa de salto de página. Para ver esta ventana, haga clic en el botón Vista previa de salto de página de la barra de herramientas Vista preliminar o haga clic en Vista previa de salto de página en el menú Ver.



Debe seleccionar una celda debajo del salto de página manual para que la opción Quitar salto de página aparezca en el menú Insertar.

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Establecimiento y borrado de un área de impresiónSi no desea imprimir una hoja de cálculo entera, puede establecer un área de impresión para imprimir únicamente un área que seleccione. Si más adelante decide imprimir toda la hoja, tendrá que borrar el área de impresión. Establecer un área de impresión es distinto que elegir imprimir una selección en el cuadro de diálogo Imprimir. Si establece un área de impresión, sólo se imprimirán las celdas de dicho área, independientemente de las celdas que estén seleccionadas cuando haga clic en el botón Imprimir o en el comando Imprimir. La coordinadora de actividades de Adventure Works decide aplicar escala a la hoja de cálculo para que quepa en una página. También establece un área de impresión para imprimir sólo los ingresos generados por los alquileres de material deportivo, y no el costo de mantenimiento del material.

En este ejercicio establecerá y borrará un área de impresión en una hoja de cálculo.


Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página abierto por la ficha Página.

2 En la sección Escala que hay en el centro de la ficha, haga clic en la opción Ajustar a. Deje los valores predeterminados de 1 página de ancho por 1 página de alto.

Se aplicará la escala a la hoja de cálculo para que quepa en una página.


4 Seleccione el rango A1:O19.

5 En el menú Archivo, seleccione Área de impresión y haga clic en Establecer área de impresión.


Aparecerá la ventana Vista preliminar mostrando lo que se imprimiría si imprimiera la hoja de cálculo con las opciones actuales.

También puede especificar un área de impresión en el cuadro de diálogo Configurar página. En la ficha Hoja, especifique el rango de celdas en el cuadro Área de impresión.

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7 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir que aparecerá, haga clic en Aceptar.

Se imprimirá la selección.

8 En el menú Archivo, seleccione Área de impresión y haga clic en Borrar área de impresión.

Se borrará el área de impresión.


Establecimiento de otras opciones de impresiónPara personalizar aún más la impresión de una hoja de cálculo, puede imprimir etiquetas de fila y columna, líneas de cuadrícula, números de fila y letras de columna en cada página. También puede elegir si imprimirá en color o en blanco y negro, y puede seleccionar la calidad de impresión. Estas opciones aparecen en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página.

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Entre las opciones disponibles se incluyen:

● Repetir filas en extremo superior o Repetir columnas a la izquierda Imprima etiquetas de texto de fila o de columna en cada página especificando la fila o las filas que se repetirán en la parte superior de cada página y la columna o las columnas que se repetirán en la parte izquierda de cada página. La impresión de títulos en cada página de una hoja que consta de varias páginas puede facilitar la identificación de los datos en las páginas subsiguientes.

● Líneas de división Imprima las líneas de la cuadrícula que aparecen en la ventana de hoja de cálculo.

● Blanco y negro Imprima las hojas de cálculo en color más rápidamente y ahorre tinta o tóner al imprimirlas en blanco y negro.

● Calidad de borrador Imprima la hoja con menor resolución para imprimir más rápidamente y ahorrar tinta o tóner.

● Títulos de filas y columnas Imprima los números de fila y las letras de columna que aparecen en la ventana de hoja de cálculo.

Para imprimir un área de una hoja de cálculo sin establecer un área de impresión, seleccione el área. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir, en la sección Imprimir, haga clic en Selección y, después, haga clic en Aceptar.

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Resumen de la lecciónEn esta lección ha aprendido a agregar encabezados y pies de página, cambiar el tamaño de los márgenes y centrar el contenido de una hoja de cálculo. También ha aprendido a cambiar la orientación de una hoja, ampliar o reducir una hoja, insertar y quitar saltos de página, y especificar qué partes de una hoja desea imprimir y cuáles desea omitir.


● Guarde y cierre todos los libros abiertos.




Ejercicio corto1 ¿Cómo puede agregar automáticamente la fecha en la parte

inferior de todas las páginas cuando imprime una hoja de cálculo?

2 ¿Cómo puede cambiar la orientación de página de una hoja?

3 ¿Qué dos formas hay de imprimir un área de una hoja que ha seleccionado?

4 ¿Cuáles son los márgenes de página predeterminados de una hoja de cálculo?

Resumen de conceptosEjercicio 1: abra el libro Sports Income de la carpeta Practice. Agregue el título Ingresos deportivos por mes, año y actividad en la esquina superior derecha de la hoja de cálculo. Agregue un pie de página que imprima siempre la fecha y la hora actuales en la parte central inferior de la hoja. Deje abierto este archivo para el ejercicio 2 de Resumen de conceptos.

ImportanteDebe completar el ejercicio 1 para poder continuar con el ejercicio 2.

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Ejercicio 2: configure el libro Sports Income para que se imprima en orientación Vertical con las líneas de la cuadrícula y ajuste la escala para que se imprima al 100% del tamaño normal. Obtenga una vista previa de la ubicación de los saltos de página y ajuste la escala de la hoja para que se imprima en una única página. Establezca el área de impresión como A1:P20 y obtenga una vista previa de la hoja de cálculo.

Ejercicio 3: desea crear un pie de página que incluya su nombre, el nombre de archivo (incluyendo su ubicación) y el número de página actual con el número total de páginas. Desea que esta información esté alineada a la izquierda, centrada y alineada a la derecha. Describa brevemente cómo lo haría.

Ejercicio 4: desea crear un encabezado para la hoja que incluya la fecha y la hora actuales en la esquina izquierda, y el logotipo de la compañía en la esquina derecha. Describa brevemente cómo lo haría.

Ejercicio 5: en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configura página hay algunas opciones que no se han tratado en esta lección. Explore esta ficha del cuadro de diálogo y utilice los archivos de Ayuda de Excel si es necesario para determinar cómo puede elegir imprimir los comentarios de las celdas y dónde se pueden colocar. Además, determine la importancia de la sección Orden de las páginas de esta hoja. ¿Cuándo preferiría un orden de página en vez del otro?

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Trabajo con filas, columnas, hojas de cálculo y librosUna vez completada esta lección, podrá:

Ocultar y mostrar filas y columnas.

Inmovilizar y liberar filas y columnas.

Desplazarse por las hojas de cálculo de un libro.

Agregar y eliminar hojas de cálculo de un libro.

Crear una fórmula tridimensional.

Vincular libros.

Limitar los datos que se muestran en la pantalla.

A medida que trabaje con Microsoft® Excel, probablemente creará hojas que contienen más datos de los que se pueden ver en la pantalla de una vez. Quizás descubra también que necesita distribuir datos relacionados entre varias hojas y libros. Afortunadamente, Excel ofrece varios métodos para trabajar con el contenido de hojas de cálculo grandes o que está repartido entre varias hojas y libros. Estos métodos incluyen diversas opciones de presentación, la posibilidad de agregar o eliminar hojas de un libro, y formas de vincular hojas y libros.

Las opciones de presentación resultan especialmente útiles si tiene muchos datos en una hoja de cálculo. Puede ampliar una hoja para ampliar las celdas y ver su contenido más fácilmente o bien puede reducir una hoja para ver más parte del contenido de la hoja de una vez. Ocultar filas y columnas de una hoja de cálculo le permite centrarse en información más específica de la hoja al ocultar datos no relevantes. Cuando desee ver esas filas y columnas de nuevo, basta con mostrarlas. Puede inmovilizar una o más filas o columnas de forma que siempre estén a la vista, independientemente de cuánto se desplace horizontal o verticalmente en la hoja de cálculo. Esto es útil si desea tener a la vista etiquetas de datos. Puede liberar fácilmente las filas o columnas para restaurar la apariencia de la hoja.

Si desea incluir datos relacionados, pero que son diferentes de alguna forma, en un libro existente, puede agregar una o varias hojas. Esto le permite conservar los datos en un libro sin crear hojas de cálculo demasiado grandes o complejas. Puede eliminar fácilmente las hojas de cálculo que ya no sean necesarias. Además, si desea vincular varias hojas en un libro, puede incluir fórmulas en una celda que hagan referencia a datos de una o más hojas del mismo libro. También puede vincular uno o más libros de manera similar.

LECCIÓN 5

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Un aspecto importante del trabajo con grandes cantidades de datos es la posibilidad de centrarse en los datos más importantes de una hoja, tanto si dichos datos representan los diez mejores días de ventas de un mes como las líneas de productos que menos se venden y que tiene que volver a evaluar. En Microsoft Excel se incluyen numerosas herramientas flexibles y eficaces con las que puede limitar los datos que se muestran en las hojas de cálculo. En esta lección aprenderá a limitar los datos que aparecen en las hojas de cálculo.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar el archivo Sports Income05.xls, Food.xls, Budget.xls y Filter.xls de la carpeta Lesson05 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

Ocultar y mostrar filas y columnasAlgunas veces tiene en una hoja de cálculo más filas o columnas de las que desea ver de una vez. En esos casos puede ocultar filas o columnas, de forma que no aparezcan en la pantalla o en las copias impresas de la hoja de cálculo. Cuando desee verlas de nuevo, basta con mostrarlas.

Por ejemplo, la coordinadora de actividades de Adventure Works desea centrarse en el equipo alquilado durante los meses de diciembre, enero y febrero. En la hoja de cálculo, oculta las columnas correspondientes a los restantes meses del año. Ya sabe que no hay ningún alquiler de kayak durante el invierno, por lo que también oculta esa fila. Cuando termina de ver los alquileres de invierno, muestra las columnas y la fila ocultas para poder ver los alquileres de todo el año.

En este ejercicio ocultará y mostrará filas y columnas de una hoja de cálculo.

1 Abra el libro Sports Income05.

2 Haga clic en el selector de la columna D (Feb.) y arrastre el puntero del mouse (ratón) hasta el selector de la columna L (Oct.).

Excel seleccionará las columnas.

3 En el menú Formato, seleccione Columna y haga clic en Ocultar.

Excel ocultará las columnas. Observe que el etiquetado de las columnas no ha cambiado y muestra un hueco entre las columnas C y M.

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4 Haga clic en el selector de la fila 3 (Kayaks).

Excel seleccionará la fila.

5 En el menú Formato, seleccione Fila y haga clic en Ocultar.

Excel ocultará la fila. Observe que la numeración de las filas no ha cambiado y muestra un hueco entre las filas 2 y 4.

6 Haga clic en el selector de la columna C, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el selector de la columna M.

Excel seleccionará las columnas C y M.

7 En el menú Formato, seleccione Columna y haga clic en Mostrar.

Excel mostrará las columnas D a L en la pantalla.

8 Haga clic en un área en blanco de la hoja de cálculo, fuera del área seleccionada.

Se anulará la selección de las columnas.

9 Haga clic en el selector de la fila 2, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el selector de la fila 4.

Excel seleccionará las filas 2 y 4.

10 En el menú Formato, seleccione Fila y haga clic en Mostrar.

Excel mostrará la fila 3 en la pantalla.

11 Cierre el libro sin guardar los cambios.

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Inmovilización y liberación de filas y columnasCuando una hoja de cálculo es mayor de lo que puede ver en la pantalla de una vez, tiene que desplazarse hacia la derecha y hacia abajo para poder ver todas las columnas y las filas. Si la columna situada más a la izquierda y la fila superior contienen etiquetas, al desplazarse puede dejar de ver las etiquetas en la pantalla, por lo que no sabe exactamente qué celdas está viendo.

Para solucionar este problema puede inmovilizar filas y columnas de forma que permanezcan en la pantalla aunque se desplace hacia abajo y a la derecha por la hoja de cálculo. Por ejemplo, el chef de Adventure Works utiliza un libro para hacer un seguimiento de la cantidad de comida preparada por el restaurante popular del centro turístico. Esto le ayuda a determinar qué tiene que pedir cada mes. Inmoviliza las filas y las columnas que tienen etiquetas de forma que pueda seguir viéndolas mientras se desplaza por la hoja de cálculo.

En este ejercicio inmovilizará y liberará filas y columnas.

1 Abra el libro Food.

2 Desplace el contenido de la hoja hacia la derecha y vuelva a la columna A.

Cuando desplace el contenido de la hoja hacia la derecha, desaparecerán de la vista las columnas situadas más a la izquierda.


Esta celda está justo debajo de la fila que desea inmovilizar y justo a la derecha de la columna que desea inmovilizar.

4 En el menú Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles.

Se inmovilizarán la fila de mes y la columna Tipo de comida.

5 Desplace la hoja de cálculo hacia la derecha.

La columna situada más a la izquierda, con las etiquetas de categoría, permanecerá visible en la pantalla.

6 Desplace la hoja de cálculo hacia abajo.

La fila de mes seguirá estando visible en la pantalla.

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7 Presione Ctrl+Inicio.

Excel irá hasta la celda liberada situada en la parte superior izquierda.

8 En el menú Ventana, haga clic en Movilizar paneles.

Se liberarán las secciones.


Desplazamiento por las hojas de cálculo de un libroEl almacenamiento de datos relacionados de una hoja en un archivo de libro presenta muchas ventajas organizativas. Con este método de organización puede abrir de una vez todas las hojas asociadas de un libro, lo que ahorra tiempo y asegura que todos los datos necesarios estarán disponibles para realizar una tarea concreta. También le permite ver rápidamente información relacionada y copiar los datos necesarios de una hoja a la siguiente sin necesidad de abrir y cerrar varios libros. Puede desplazarse de una hoja a otra mediante las fichas de hoja situadas en la parte inferior de la ventana de hoja de cálculo.

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El chef de Adventure Works utiliza varias hojas de cálculo en un libro. Pide distintos tipos de comida a distintos proveedores: uno vende carne, como ternera y pollo, otro vende productos de ultramarinos, como harina y azúcar, y un tercero vende productos agrícolas. El chef hace un seguimiento de toda la comida que pide a cada proveedor en una hoja diferente del mismo libro. Para ver cada hoja del libro Food sólo tiene que hacer clic en la ficha de la hoja correspondiente.

En este ejercicio se desplazará por varias hojas de cálculo de un libro.

1 Haga clic en la ficha Ultramarinos.

Aparecerá la hoja Ultramarinos.

2 Haga clic en la ficha Productos agrícolas.

Aparecerá la hoja Productos agrícolas.

3 Haga clic en la ficha Carnes.

Aparecerá la hoja Carnes.


Agregar y eliminar hojas de cálculo de un libroDe manera predeterminada, cada libro nuevo contiene tres hojas en blanco. Si no necesita las tres hojas, puede eliminar fácilmente las que no necesite. Si desea más hojas, puede insertar tantas hojas nuevas como necesite. También puede insertar y eliminar hojas en libros existentes. Por ejemplo, el chef de Adventure Works decide agregar una nueva hoja al libro Food. Como desea que esta nueva hoja contenga resúmenes de cifras procedentes de las otras tres hojas, asigna a esta hoja nueva el nombre Resumen.

En este ejercicio agregará y eliminará una hoja.

1 Haga clic en la ficha Productos agrícolas.

Excel mostrará la hoja Productos agrícolas.

2 En el menú Insertar, haga clic en Hoja.

Excel insertará una nueva hoja llamada Hoja1 a la izquierda de Productos agrícolas.

3 Seleccione cualquier celda, escriba Prueba y presione Entrar.

4 En el menú Edición, haga clic en Eliminar hoja.

Excel mostrará una alerta.

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5 Haga clic en Eliminar.

Excel eliminará la nueva hoja y volverá a mostrar la hoja Productos agrícolas.

6 Haga clic en la ficha Carnes.

Excel mostrará la hoja Carnes.

7 En el menú Insertar, haga clic en Hoja.

Excel insertará una nueva hoja llamada Hoja2 a la izquierda de Carnes.

8 Haga doble clic en la ficha Hoja2.

Excel seleccionará la ficha.

9 Escriba Resumen y presione Entrar.

Excel cambiará el nombre de la hoja.


Creación de una fórmula tridimensionalCuando utiliza un libro con varias hojas de cálculo puede crear una fórmula tridimensional (también denominada referencia 3D) en la que una celda de una hoja hace referencia a datos de una o más de las restantes hojas. Cuando se ajustan los datos de una hoja, también se ajustan todas las fórmulas que hacen referencia a dichos datos.

Un uso de las fórmulas tridimensionales consiste en crear una hoja de resumen que calcule el total de cifras procedentes de distintas hojas de un archivo de libro. Por ejemplo, el chef de Adventure Works desea ver cuánto ha pagado el restaurante por la comida de un año. Para calcular el importe total gastado, utiliza una fórmula tridimensional en la hoja Resumen. La fórmula hace referencia a las celdas de cada hoja que contienen el importe gastado en una categoría de comida determinada y suma estos importes.

Como ocurre con cualquier fórmula, puede especificar una referencia si escribe las coordenadas de celda. Las referencias de la fórmula deben empezar con el nombre de la hoja a la que está vinculada la fórmula, seguido de un signo de exclamación y, por último, las coordenadas de celda. Las referencias están separadas por signos de punto y coma.

En este ejercicio creará una fórmula en una hoja que suma datos de otras hojas.

1 Haga clic en la celda A3 de la hoja Resumen, escriba Costo total de comida y presione la tecla de flecha abajo.

Excel agregará el texto a la celda A3 y moverá el punto de inserción hasta la celda A4.

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2 Escriba =suma(Carnes!P36;Ultramarinos!P26;’Productos agrícolas’!P28) y presione Entrar.

Excel introducirá la fórmula en la celda y mostrará la suma de las cifras contenidas en las celdas P36 de la hoja Carnes, P26 de la hoja Ultramarinos y P28 de la hoja Productos agrícolas.


Vinculación de librosOtra característica eficaz de Excel es la posibilidad de vincular datos de dos o más libros. Esto resulta útil cuando no sería práctico tener varias hojas grandes y complejas en un libro. También es útil cuando necesita incluir los mismos datos en más de un libro. De esta forma, si desea actualizar los datos sólo tiene que hacerlo en el libro original. Los datos se actualizarán automáticamente en el resto de los libros.

Para crear un vínculo entre libros tiene que introducir una fórmula en un libro que haga referencia a una o más celdas de otro libro. El libro que contiene la fórmula se denomina libro dependiente y el que contiene la información a la que se hace referencia se llama libro de origen.

La creación de una fórmula para vincular libros es similar a la creación de una fórmula para vincular hojas dentro del mismo libro. Sin embargo, las referencias de la fórmula para vincular libros deben empezar con el nombre del libro de origen al que está vinculada la fórmula, entre corchetes, seguido del nombre de la hoja y un signo de exclamación.

El contable de Adventure Works vincula libros cuando crea el presupuesto anual para el centro turístico. Basa el presupuesto en los gastos de cada departamento durante el año anterior. Para ahorrarse el trabajo de escribir toda esa información en el libro Budget, vincula su libro a otros libros que mantienen los empleados que hacen un seguimiento de los gastos de sus departamentos.

En este ejercicio vinculará datos de dos libros con un tercer libro.

1 Abra el libro Sports Income05 de la carpeta Practice del disco duro.

2 Abra el libro Budget de la carpeta Practice del disco duro.

Cuando el nombre de una hoja consta de dos o más palabras, debe poner el nombre entre comillas simples en la fórmula.

Cuando se guarda un libro que contiene una fórmula de referencia externa, también se guarda el nombre del libro de origen. Debe guardar primero todos los archivos de libros de origen y después debe guardar el libro dependiente.

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3 En el menú Ventana, haga clic en Organizar.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Organizar ventanas.


Excel mostrará los tres libros.

5 Haga clic en la celda A4 del libro Budget.

6 Escriba Food y presione Tab.

Excel llevará el punto de inserción a la celda B4.

7 Escriba =[Food.xls]Resumen!A4 y presione Entrar.

Excel introducirá la fórmula en la celda y mostrará el contenido de la celda A4 de la hoja Resumen en el libro Food.

8 Haga clic en la celda A3 del libro Budget.

9 Escriba Equipo de actividades y presione Tab.

Excel llevará el punto de inserción a la celda A4.

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10 Escriba = para comenzar una fórmula.

11 Haga clic en la ficha Hoja1 del libro Sports Income05 si es necesario, desplácese y haga clic en la celda P18.

En la fórmula que comenzó en el libro Budget.xls, Excel insertará una referencia a la celda del libro Sports Income05. En el libro Sports Income05 aparecerá una marquesina parpadeante alrededor de la celda P18.

12 Presione Entrar.

Excel introducirá la fórmula en la celda del libro Budget y mostrará el valor.

13 Mantenga presionada la tecla Mayús mientras abre el menú Archivo.

14 Haga clic en Cerrar todo en el menú Archivo para cerrar todas las hojas abiertas. No guarde los cambios.


Limitación de los datos que aparecen en pantallaLas hojas de cálculo de Excel pueden incluir tantos datos como necesite, pero quizás no desee trabajar con todos los datos de una hoja al mismo tiempo. Por ejemplo, quizás desee ver las cifras de ventas de su compañía durante el primer tercio, el segundo tercio y el último tercio de un mes. Para limitar los datos que se mostrarán en una hoja de cálculo puede crear un filtro, que es una regla que permite seleccionar las filas que se mostrarán en una hoja de cálculo.

Probablemente tendrá que desplazarse hacia la derecha para ver la celda P18.

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Para crear un filtro debe hacer clic en la celda del grupo que desea filtrar y utilizar el menú Datos para activar Autofiltro. Cuando active Autofiltro, que es un conjunto integrado de capacidades de filtrado, aparecerá un botón con una flecha hacia abajo en la celda que Excel reconoce como la etiqueta de columna.

SugerenciaCuando activa el filtrado, Excel trata las celdas de la columna de la celda activa como un rango. Para asegurarse de que el filtrado funcione correctamente, debe agregar siempre una etiqueta a la columna que desee filtrar.

Al hacer clic en la flecha hacia abajo se muestra una lista de valores y opciones. Los primeros elementos de la lista son opciones de filtrado, como si desea mostrar los diez primeros valores de la columna, crear un filtro personalizado o mostrar todos los valores de la columna (es decir, quitar el filtro). Los restantes elementos de la lista son los valores únicos de la columna; al hacer clic en uno de esos valores se mostrará la fila o las filas que contienen dicho valor.

Al elegir la opción Los 10 principales de la lista no se limita la presentación a los diez valores principales. En su lugar, aparece el cuadro de diálogo Autofiltro de diez mejores. Desde este cuadro de diálogo puede elegir si desea mostrar valores de la parte superior o inferior de la lista, definir el número de elementos que desea ver y elegir si el número del cuadro central indica el número de elementos o el porcentaje de elementos que se mostrarán cuando se aplique el filtro. Con el cuadro de diálogo Autofiltro de diez mejores puede encontrar los diez mejores vendedores o identificar el cinco por ciento de sus mejores clientes.

Cuando elija Personalizado en la lista Autofiltro podrá definir una regla que Excel utilizará para decidir qué filas debe mostrar una vez aplicado el filtro. Por ejemplo, puede crear una regla para que sólo se muestren en la hoja de cálculo los días cuyo total de ventas sea inferior a 2500 dólares. Una vez obtenidos esos resultados, podrá determinar si ha sido la climatología u otro factor lo que ha provocado que no haya habido mucho movimiento en el negocio durante esos días.

En este ejercicio creará un filtro que muestre los cinco días de enero de más ventas, mostrará las cifras de ventas de los lunes del mismo mes y mostrará los días cuyas ventas son de 3000 dólares como mínimo.

1 Abra el libro Filter de la carpeta Lesson05 de la carpeta Practice del disco duro.

2 Si es necesario, haga clic en la ficha de la hoja Enero.

3 Haga clic en la celda P5.

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4 En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.

Aparecerá una flecha hacia abajo en la celda P5.

5 En la celda P5, haga clic en la flecha hacia abajo y haga clic en (Las 10 más...) en la lista que aparecerá.

Aparecerá el cuadro de diálogo Autofiltro de diez mejores.

6 Haga clic en el cuadro central, elimine 10, escriba 5 y haga clic en Aceptar.

Sólo se mostrarán las filas que contienen los cinco valores mayores en la columna P.


Volverán a aparecer las filas filtradas.



Aparecerá una flecha hacia abajo en la celda B5.

10 En la celda B5 haga clic en la flecha hacia abajo y, en la lista de valores únicos de columna que aparecerá, haga clic en Lun.

En la hoja de cálculo sólo se mostrarán las filas que contengan Lun. en la columna B.


Volverán a aparecer las filas filtradas.


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Resumen de la lecciónEn esta lección ha aprendido a trabajar con opciones de presentación, incluyendo cómo ampliar y reducir una hoja de cálculo, ocultar y mostrar filas y columnas, e inmovilizar y liberar filas y columnas. Ha aprendido a trabajar con varias hojas de un libro, incluyendo cómo desplazarse entre las hojas de un libro, agregar y eliminar hojas, y crear fórmulas que hacen referencia a celdas de otras hojas y de otros libros. También ha visto cómo limitar los datos que aparecen en las hojas mediante filtrado.






Ejercicio corto1 ¿Cómo puede desplazarse por varias hojas de cálculo de un libro?

2 ¿Cómo se crean libros vinculados?

3 ¿Cómo puede mostrar una hoja en la pantalla con el 60 por ciento del tamaño normal?

4 ¿Cómo crea una fórmula tridimensional en una hoja de cálculo?

5 Si su hoja es tan grande que las filas y columnas que tienen etiquetas de datos desaparecen al desplazarse hacia abajo y a la derecha, ¿qué debe hacer?

6 Si desea mostrar simultáneamente ciertas columnas o filas en la pantalla pero unas columnas o filas que hay en medio no lo permiten, ¿qué debe hacer?

Resumen de conceptosEjercicio 1: abra el libro Sports Income05.xls. Amplíe la Hoja1 en un 50% y redúzcala en un 100%. Oculte y muestre después la columna B. Inmovilice la columna B y la fila 3, y libérelas.

Ejercicio 2: abra el libro Food.xls. En la hoja Resumen, escriba una fórmula que sume el peso total de los artículos de carne, pollería y marisco que ha pedido. Abra el libro Budget.xls y cree una fórmula en la primera hoja que sume el costo de todos los productos agrícolas pedidos.

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Ejercicio 3: al vincular libros utilizó la función Organizar ventanas para poner en mosaico varias ventanas. ¿Qué otras opciones hay disponibles con esta función? ¿En qué circunstancias, aparte de vincular libros, puede ser útil organizar varias ventanas? Además de cerrar los libros abiertos, ¿cómo puede volver a ver a pantalla completa un libro determinado?

Ejercicio 4: en esta lección ha aprendido a insertar y eliminar hojas de cálculo. Sabe que el número predeterminado de hojas en un libro es tres, pero ¿hay algún límite en cuanto al número de hojas que se pueden agregar? Si hay algún límite, ¿qué es lo que determina este límite? ¿Hay algún límite en cuanto al número de filas o columnas de un libro? Utilice el cuadro Escriba una pregunta para saber la respuesta a estas preguntas.

Ejercicio 5: mientras exploraba Autofiltro quizás haya visto la opción Personalizado en la lista Autofiltro. Utilice el libro Filter para explorar la opción Personalizado. ¿Para qué podría utilizarse? Si es necesario, utilice los archivos de Ayuda de Excel para determinar las posibilidades de filtrado que ofrece la opción Personalizado. Describa brevemente lo que ha encontrado.

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Trabajo con gráficosUna vez completada esta lección, podrá:

Crear gráficos con el Asistente para gráficos.

Mover, cambiar de tamaño y eliminar gráficos.

Modificar títulos de gráficos y agregar etiquetas de ejes.

Mover y dar formato a elementos de gráficos.

Cambiar tipos de gráficos y organizar los datos de origen.

Actualizar datos y dar formato a los ejes.

Agregar líneas de cuadrícula y flechas.

Ver una vista preliminar e imprimir gráficos.

Microsoft® Excel le permite hacer un seguimiento y trabajar con grandes cantidades de datos. Algunas veces puede ser difícil entender el conjunto si se miran sólo los detalles. Con los gráficos de Excel puede resumir, resaltar o ver tendencias en los datos que pueden no ser obvias cuando se examinan los números en bruto.

En el centro turístico Adventure Works el director de ventas graba los datos de gastos y estima los ingresos futuros en el libro Five Year Sales. Piensa utilizar gráficos para resumir las previsiones de ventas anuales y ver rápidamente qué área del negocio tiene el mayor porcentaje de gastos. La coordinadora de actividades hace un seguimiento de los donativos recogidos entre los miembros en los eventos del centro turístico y utiliza gráficos para analizar la tendencia en varios niveles a lo largo del año.

En esta lección aprenderá los tipos de gráficos disponibles en Microsoft Excel y cómo crearlos. Después aprenderá a modificar, mover y dar formato a los gráficos y a los elementos de los gráficos. Por último aprenderá a ver una vista preliminar e imprimir los gráficos.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar los archivos Five Year Sales.xls y Member Pledges.xls de la carpeta Lesson06 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

Creación de gráficos con el Asistente para gráficosEl Asistente para gráficos le guía a través del proceso de creación de un gráfico. A medida que complete cada paso, el asistente le pedirá su próxima selección. Para empezar debe seleccionar el tipo de gráfico que desea.

LECCIÓN 6

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Excel ofrece 14 tipos de gráficos, cada uno de los cuales tiene dos o más subtipos. Con el Asistente para gráficos puede obtener una vista previa de los tipos de gráficos y elegir el gráfico más adecuado para sus datos. Por ejemplo, las previsiones de ingresos y ventas se resumen fácilmente con un gráfico de columnas, de barras o de líneas, mientras que los gastos pueden representarse mejor con un gráfico circular.

En la tabla siguiente se describe brevemente cada tipo de gráfico.

Icono Nombre del gráfico Función

Columnas Compara valores individuales a lo largo del tiempo u otras categorías. Representa los valores como barras verticales.

Barras Compara valores individuales a lo largo del tiempo u otras categorías. Representa los valores como barras horizontales.

Líneas Muestra la tendencia de los valores a lo largo del tiempo u otras categorías. Representa los valores como puntos a lo largo de una línea.

Circular Muestra los valores como partes de un conjunto. Representa los valores como secciones de un pastel circular.

XY (Dispersión) Compara los valores de dos conjuntos de datos a lo largo del tiempo u otras categorías. Los valores se representan como puntos de datos, que pueden estar conectados mediante líneas.

Áreas Muestra la tendencia de los valores a lo largo del tiempo u otras categorías. Representa los valores como áreas sombreadas.

Anillos Muestra los valores como partes de un conjunto. Representa los valores como secciones de una banda circular.

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(continúa)

Icono Nombre del gráfico Función

Radial Muestra la tendencia de los valores con respecto a un punto central. Representa los valores como puntos que irradian desde el centro. Cada categoría tiene su propio eje. Todos los valores de la misma serie están conectados mediante líneas.

Superficie Muestra la tendencia de los valores en dos conjuntos de datos. Los valores se representan como una superficie 3D que ilustra la relación existente entre los conjuntos.

Burbujas Compara tres conjuntos de valores.

Acciones Muestra la tendencia de los conjuntos de valores a lo largo del tiempo. Suele utilizarse para ilustrar los cambios de precio con marcadores para valores Máximos, Mínimos, Cierre y Apertura. Representa los valores como puntos, como líneas o como columnas.

Cilíndrico Compara valores individuales a lo largo del tiempo u otras categorías. Representa los valores como cilindros verticales u horizontales.

Cónico Compara valores individuales a lo largo del tiempo u otras categorías. Representa los valores como conos verticales u horizontales.

Piramidal Compara valores individuales a lo largo del tiempo u otras categorías. Representa los valores como formas piramidales.

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Como preparación para una reunión de presupuestos, el director de ventas de Adventure Works desea crear un gráfico para mostrar la tendencia prevista en cada una de las cuatro categorías de ingresos para los próximos cinco años. Un gráfico de líneas muestra claramente que el mayor incremento se espera en las ventas por alojamiento.

En este ejercicio abrirá un libro y creará un gráfico con el Asistente para gráficos.

1 Abra el libro Five Year Sales de la carpeta Lesson06 que hay en la carpeta Practice.

2 Seleccione las celdas A2:F6 de la hoja Previsiones de ventas.

3 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Asistente para gráficos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para gráficos - paso 1 de 4: tipo de gráfico.

4 En la lista Tipo de gráfico, haga clic en Columnas, si es necesario.

5 En el cuadro Subtipo de gráfico, haga clic en el subtipo Columna apilada que hay en el centro de la fila superior y, después, haga clic en Siguiente.

Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para gráficos - paso 2 de 4: datos de origen del gráfico, con una vista previa del gráfico.

En el cuadro de diálogo Asistente para gráficos -paso 1 de 4: tipo de gráfico puede hacer clic en el botón Mantener presionado para ver un ejemplo si desea obtener una vista previa del gráfico.

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6 En la ficha Rango de datos, compruebe que esté seleccionada la opción Filas y haga clic en Siguiente.

Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para gráficos - paso 3 de 4: opciones de gráfico.

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7 En el cuadro Título del gráfico, escriba Ventas anuales y haga clic en Siguiente.

Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para gráficos - paso 4 de 4: ubicación del gráfico.

ImportanteLos gráficos se incrustan como objetos en una hoja de cálculo existente o se ponen en una hoja diferente. Los gráficos incrustados aparecen en una hoja junto con otros datos. Una hoja de gráfico aparece en una ficha de hoja diferente del libro.

8 Haga clic en la opción Como objeto en, si es necesario, y haga clic en el botón Finalizar.

El gráfico aparecerá en la hoja de cálculo.


Para crear rápidamente un gráfico con las opciones de gráfico predeterminadas, seleccione un rango de celdas y presione F11. El gráfico se creará en una nueva hoja de cálculo.

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Movimiento, cambio de tamaño y eliminación de gráficosUna vez creado un gráfico, puede situarlo donde desee en la hoja, cambiar su tamaño o eliminarlo. A menudo resulta útil poner el gráfico justo delante o inmediatamente detrás de los datos que resume. Para mejorar la legibilidad, los gráficos detallados o complejos quizás sean mayores, mientras que los gráficos más sencillos pueden ser menores.

Para mover, cambiar el tamaño o eliminar un gráfico debe seleccionar el gráfico. Para seleccionar un gráfico, haga clic en el área de gráfico, que es el fondo o el área en blanco de un gráfico. Al hacer clic en otras áreas del gráfico puede seleccionarse uno o más elementos del gráfico. Más adelante en esta lección trabajará con elementos de gráficos.

En este ejercicio moverá, cambiará el tamaño, eliminará y restaurará un gráfico.

1 Haga clic en un área en blanco del gráfico para seleccionar el gráfico, si es necesario.

2 Arrastre el gráfico hasta una posición situada debajo de los datos y a lo largo de la parte izquierda de la hoja de cálculo.

3 Arrastre el controlador de tamaño del extremo derecho del gráfico hacia la parte derecha de la columna F para hacer que el gráfico sea más ancho.

Cuando seleccione o arrastre un gráfico, asegúrese de hacer clic en el área de gráfico y no en la leyenda, en las etiquetas o en el área de trazado propiamente dicha. Para encontrar el área de gráfico, seleccione distintas partes del gráfico para ver las Informaciones de pantalla.

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4 Arrastre el controlador de tamaño inferior hasta la parte inferior de la fila 27 para hacer que el gráfico sea más largo.

5 Haga clic en el área de gráfico y presione la tecla Supr.

El gráfico desaparecerá de la hoja de cálculo.


El gráfico volverá a aparecer en la hoja de cálculo.



Modificación de títulos de gráficos y agregar etiquetas de ejesLos gráficos son útiles para mostrar datos estadísticos de manera atractiva. Un título y unas etiquetas descriptivas pueden clarificar el significado de un gráfico y mejorar su impacto. Cuando crea un gráfico con el Asistente para gráficos se agregan etiquetas de categoría y una leyenda al gráfico si el rango seleccionado de celdas incluye la información necesaria. También puede agregar un título y etiquetas de ejes durante el asistente o bien puede agregarlos más adelante modificando las opciones de gráfico.

Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works puede agregar una etiqueta al eje de valor para dejar claro que las cifras de ingresos están expresadas en miles de dólares. También puede cambiar el título del gráfico.

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En este ejercicio cambiará el título del gráfico y agregará etiquetas de ejes.

1 Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un área en blanco del gráfico y, después, haga clic en Opciones de gráfico.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de gráfico con la ficha Títulos abierta.

2 En el cuadro Título del gráfico, seleccione Ventas anuales y escriba Previsión de ingresos en cinco años.

El nuevo título aparecerá en la vista previa del gráfico.

3 En el cuadro Eje de categorías (X), escriba Año fiscal.

El título del eje aparecerá en la vista previa del gráfico.

4 En el cuadro Eje de valores (Y), escriba Ingresos (en miles) y haga clic en Aceptar.

El gráfico aparecerá con el nuevo título y las etiquetas de ejes.

Si la ficha Títulos no se muestra, haga clic en ella.

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5 Haga clic con el botón secundario del mouse en el título del gráfico y, después, haga clic en Formato del título del gráfico.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato del título del gráfico.

6 Haga clic en la ficha Fuente, si es necesario, y en la lista Tamaño, haga clic en 12. Después, haga clic en Aceptar.

El título del gráfico aparecerá más pequeño.

SugerenciaTambién puede modificar el título del gráfico y las etiquetas de ejes como cualquier otro texto. Basta con hacer clic en el título o en la etiqueta para situar el punto de inserción y empezar a escribir. También puede dar formato al título del gráfico o a las etiquetas de ejes si selecciona el texto y utiliza la barra de herramientas Formato.



Movimiento y formato de elementos de gráficosHay muchas formas de personalizar la apariencia de los gráficos. Para sacar el máximo partido al área de gráfico puede cambiar la posición del título o de la leyenda. Para resaltar ciertos valores puede agregar etiquetas a cada punto de datos de un gráfico de líneas. Para llamar la atención sobre una parte crucial de un gráfico circular puede alejar esa parte del resto del gráfico. Otros tipos de gráficos ofrecen distintas opciones de formato.

El director de ventas de Adventure Works ha creado un gráfico para representar unos datos necesarios para la reunión de presupuesto. Con un gráfico circular puede mostrar el porcentaje de los costos dedicados a cada área de negocios durante los cinco últimos años. Para separar la leyenda del resto del gráfico le agrega un borde. Cambia la posición de otros elementos del gráfico para resaltar el área de negocio menos costosa.

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En este ejercicio cambiará la posición y dará formato a la leyenda, y extraerá fragmentos del gráfico circular.

1 Haga clic en la ficha de la hoja Historial de gastos.

La hoja contiene un gráfico circular.

2 Arrastre la leyenda del gráfico hasta la esquina inferior izquierda del área de gráfico.

3 Haga clic con el botón secundario del mouse en la leyenda del gráfico y, después, haga clic en Formato de leyenda.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de leyenda.

4 Haga clic en la ficha Tramas, active la casilla de verificación Sombreado y haga clic en Aceptar.

La leyenda aparecerá con un borde sombreado.

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SugerenciaEn la ficha Ubicación del cuadro de diálogo Formato de leyenda puede elegir entre una lista de ubicaciones predeterminadas para la leyenda. Puede colocar la leyenda en la parte superior, inferior, derecha o izquierda, o en la esquina del gráfico.

5 Haga clic en el área circular y, después, haga clic en el menor fragmento del círculo.

Aparecerán controladores de tamaño alrededor del fragmento.

6 Arrastre el fragmento para alejarlo del círculo.

El fragmento aparecerá separado del resto del círculo.

7 Guarde y cierre el libro.

Cambio del tipo de gráfico y organización de los datos de origenExcel ofrece una amplia variedad de tipos de gráficos. Como cada tipo resalta un aspecto determinado de los datos de origen, puede haber varios tipos útiles para representar el mismo conjunto de datos. Para las discusiones de presupuestos, un gráfico circular muestra la proporción de gastos asignada a cada categoría. Para las previsiones de ingresos, un gráfico de columnas muestra la tendencia de los gastos durante los últimos cinco años. Al utilizar el Asistente para gráficos tiene que seleccionar un tipo de gráfico. Una vez creado el gráfico, puede elegir otro tipo diferente.

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Cuando crea un gráfico, el Asistente para gráficos interpreta que los datos de origen están organizados en filas o en columnas. La organización de los datos de un gráfico depende del rango que estuviera seleccionado cuando se creó el gráfico. Si selecciona un rango de celdas que tiene el mismo número de filas y de columnas, o si tiene más columnas que filas, los datos se representarán mediante filas. Si selecciona un rango que contiene más filas que columnas, los datos se representarán por columnas. Para los distintos tipos de gráficos puede ser necesario cambiar cómo se interpreta la organización de los datos. Es decir, quizás tenga que indicar si los datos están organizados en filas o en columnas. Además, cuando cambie el tipo de gráfico, quizás desee excluir ciertos datos (como una columna de totales) o incluir otros datos adicionales.

Al cambiar de un gráfico de columnas a un gráfico de áreas apiladas, la coordinadora de actividades de Adventure Works puede mostrar la tendencia de los donativos de los miembros recopilados en los eventos del año pasado. Además, acaba de registrar las contribuciones finales de diciembre, por lo que puede incluir esas cifras en el gráfico.

En este ejercicio cambiará el tipo de gráfico y organizará los datos de origen.

1 Abra el libro Member Pledges de la carpeta Lesson06 que hay en la carpeta Practice y haga clic en la ficha de la hoja Gráfico.

La hoja contiene un gráfico de columnas que muestra los donativos recopilados en cada categoría.

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2 Haga clic con el botón secundario del mouse en el área de gráfico y, después, haga clic en Tipo de gráfico.

Aparecerá el cuadro de diálogo Tipo de gráfico.

3 En la lista Tipo de gráfico, haga clic en Áreas.

4 Haga clic en el subtipo de gráfico Área apilada, en el centro de la primera fila.

5 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Tipo de gráfico.

Aparecerá un gráfico de áreas apiladas.

6 Haga clic con el botón secundario del mouse en el área de gráfico y, después, haga clic en Datos de origen.

Aparecerá el cuadro de diálogo Datos de origen y la hoja de donde proceden los datos se abrirá con una marquesina parpadeante alrededor del rango de los datos de origen.

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7 En la ficha Rango de datos, haga clic en la opción Filas y, después, haga clic en Aceptar.

Aparecerá el gráfico actualizado.

8 Haga clic con el botón secundario del mouse en el área de gráfico y, después, haga clic en Datos de origen.

Aparecerá el cuadro de diálogo Datos de origen y se abrirá la hoja con los datos de origen.

9 En la ficha Rango de datos, en el cuadro Rango de datos, haga clic en el botón Contraer cuadro de diálogo.

Quizás tenga que mover el cuadro de diálogo Datos de origen – Rango de datos para poder ver todo el rango de celdas que desea seleccionar.

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10 Seleccione A5:F9 y haga clic en el botón Expandir cuadro de diálogo del cuadro de diálogo Datos de origen – Rango de datos.

11 En el cuadro Datos de origen, haga clic en Aceptar.

Aparecerá el gráfico con los datos agregados.


Actualización de datos y formato de los ejesNormalmente, los datos almacenados en hojas de cálculo de Excel necesitan una actualización periódica. Si cambia los datos de origen, el gráfico correspondiente se actualizará automáticamente.

En Adventure Works, el director de ventas sabe que se espera que las nuevas campañas de marketing aumenten los ingresos del restaurante en un 50% y los ingresos del balneario en un 60%. Cuando introduce las nuevas cifras en la hoja Previsiones de ventas, el gráfico Previsión de ingresos en cinco años cambia para reflejar los nuevos datos.

A medida que los valores de los datos cambien, quizás tenga que cambiar diversos aspectos de los ejes de un gráfico. Mediante las opciones de Escala puede dar formato al eje de valores (eje Y) para mostrar un rango significativo de valores para los datos. Las opciones de escala para el eje de categorías le permiten controlar la presentación de las etiquetas de categoría.

Por ejemplo, el director de ventas puede establecer los valores mínimo y máximo en dólares que se muestran en el gráfico Ventas anuales previstas para asegurarse de que los nuevos valores se representen correctamente.

En este ejercicio actualizará los datos de origen para un gráfico y dará formato a los ejes.

1 Abra el libro Five Year Sales.xls.

2 Cambie a la hoja Previsiones de ventas y escriba los valores siguientes.

Celda B4 C4 D4 E4 F4

Valor 122 126 141 142 146

Celda B6 C6 D6 E6 F6

Valor 308 312 311 299 303

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El gráfico se actualizará para reflejar los nuevos valores.

3 Haga clic con el botón secundario del mouse en el eje de valores y, después, haga clic en Dar formato a eje.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de ejes.

El eje Y es el eje de valores y el eje X es el eje de categorías.

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4 En la ficha Escala, en el cuadro Mínima, escriba 500.

5 En el cuadro Máxima, escriba 2100 y haga clic en Aceptar.

Aparecerá el gráfico con el eje actualizado.


Agregar líneas de cuadrícula y flechasLas líneas de cuadrícula horizontales y verticales pueden ayudar a identificar el valor de cada marcador de datos de un gráfico. Es posible utilizar flechas para resaltar un determinado marcador de datos o para llamar la atención sobre cierta información de un gráfico.

Puede agregar líneas de cuadrícula de manera que se correspondan con valores de uno o ambos ejes de un gráfico. Las líneas principales aparecen en cada categoría o valor de escala principal. Las líneas secundarias aparecen en cada categoría o valor de escala intermedio. Para agregar líneas de cuadrícula se utiliza el cuadro de diálogo Opciones de gráfico.

Con la barra de herramientas Dibujo puede agregar objetos de imagen, como líneas o flechas, al gráfico. Una flecha bien situada indica claramente los datos más importantes del gráfico.

También puede agregar una imagen a la hoja de cálculo si hace clic en Imagen en el menú Insertar. Aparecerá un submenú con varios orígenes entre los que puede elegir agregar una imagen, incluyendo un archivo o una imagen prediseñada existente.

La casilla de verificación Automática se desactiva cuando cambia los valores predeterminados en los cuadros Mínima y Máxima. Para utilizar el valor predeterminado basta con activar la casilla de verificación Automática para restaurar ese valor.

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Cuando haya agregado un elemento gráfico (imagen, imagen prediseñada, flecha, línea, etc.) a la hoja de cálculo podrá cambiar la ubicación del gráfico en la hoja si lo arrastra hasta la ubicación deseada. Puede cambiar el tamaño del gráfico si hace clic con el botón secundario del mouse en la imagen y elige Formato de imagen en el menú contextual que aparecerá. También puede cambiar el tamaño de un gráfico si hace clic en la imagen y arrastra uno de los controladores que aparecen en el gráfico. Sin embargo, el uso del cuadro de diálogo Formato de imagen asegura que la relación de aspecto (la relación existente entre el alto y el ancho de la imagen) no cambia.

El director de ventas desea llamar la atención sobre los efectos de las nuevas campañas de marketing. Al agregar líneas de cuadrícula definirá más claramente el impacto de los nuevos niveles de ingresos. Una flecha resalta el mayor cambio en los ingresos.

En este ejercicio agregará líneas de cuadrícula al gráfico, y agregará, moverá y quitará una flecha.

1 Haga clic con el botón secundario del mouse en el área de gráfico y, después, haga clic en Opciones de gráfico.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de gráfico.

2 En la sección Eje de valores (Y) de la ficha Líneas de división, active la casilla de verificación Líneas de división secundarias y haga clic en Aceptar.

Aparecerá el gráfico con líneas de división horizontales principales y secundarias.

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3 Haga clic en el botón Dibujo de la barra de herramientas Estándar.

Aparecerá la barra de herramientas Dibujo.

4 Haga clic en el botón Flecha. Haga clic en un área en blanco del gráfico, arrastre el puntero del mouse hasta la parte superior de la columna más alta del gráfico y, después, haga clic fuera del gráfico.

Aparecerá una flecha en el gráfico.

ImportanteCuando seleccione un gráfico o cualquier elemento de un gráfico que contenga objetos de imagen, el gráfico pasará al frente, haciendo que los objetos de imagen desaparezcan de la vista. Para volver a traer al frente los objetos de imagen, basta con hacer clic fuera (anular la selección) del gráfico y de todos sus elementos.

5 Haga clic en la flecha para seleccionarla y arrastre la flecha de manera que señale a la parte superior de la columna central del gráfico.

6 En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en el botón Cuadro de texto.

7 Haga clic en un área en blanco del gráfico en el extremo de la flecha y arrastre para dibujar un cuadro de texto rectangular.

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8 En el cuadro de texto, escriba Mayor aumento previsto.

El texto aparecerá en el cuadro de texto.

9 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Dibujo.

Desaparecerá la barra de herramientas Dibujo.

10 Guarde el libro.


Obtención de una vista preliminar e impresión de gráficosPuede obtener una vista preliminar e imprimir gráficos de Excel como si se tratara de hojas de cálculo. Independientemente de si el gráfico está incrustado o está en una hoja de gráfico, el comando Vista preliminar muestra el gráfico tal y como se imprimirá, lo que le permite comprobar la apariencia y el diseño del gráfico antes de imprimirlo.

Los comandos Configurar página e Imprimir aparecen como botones en la parte superior de la ventana Vista preliminar. El número de página actual y el número total de páginas aparecen en la esquina inferior izquierda de la ventana. Para ampliar o reducir el gráfico, haga clic en la página de la vista preliminar. Para cerrar la ventana Vista preliminar, haga clic en el botón Cerrar.

Cuando esté preparado para imprimir, puede decidir imprimir todo el libro, una única hoja de un libro, un rango seleccionado de datos o un gráfico seleccionado. Si el gráfico aparece como un objeto en una hoja de cálculo y desea imprimir un rango seleccionado de datos, no olvide seleccionar las celdas que incluirá el gráfico. Si el gráfico aparece como un objeto en una hoja de cálculo y sólo desea imprimir el gráfico, seleccione el gráfico antes de elegir el comando Imprimir. Si el gráfico está en una hoja de gráfico, basta con ir a esa hoja y elegir el comando Imprimir.

Si el cuadro de texto no es suficientemente grande, puede arrastrar los controladores de cambio de tamaño para aumentar su tamaño.

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ImportanteDebe tener una impresora para poder realizar el ejercicio siguiente.

En este ejercicio obtendrá una vista preliminar e imprimirá gráficos.

1 Haga clic en un área en blanco de la hoja Previsiones de ventas y, después, haga clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar.

La hoja de cálculo y el gráfico incrustado aparecerán en la ventana Vista preliminar.

2 Haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Vista preliminar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir y se cerrará la ventana Vista preliminar.

3 Examine las opciones de impresión y haga clic en Aceptar para imprimir el gráfico.

4 Haga clic en un área en blanco del gráfico y, después, haga clic en el botón Vista preliminar.

En la ventana Vista preliminar sólo aparecerá el gráfico.

5 Haga clic en el botón Cerrar.

6 Con el gráfico todavía seleccionado, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

7 Examine las opciones de impresión y haga clic en Aceptar para imprimir el gráfico.

Resumen de la lecciónEn esta lección ha aprendido a utilizar el Asistente para gráficos con el fin de crear gráficos. También ha aprendido a mover, cambiar de tamaño, modificar, dar formato y eliminar gráficos y elementos de gráficos. Por último, ha aprendido a organizar y actualizar datos de gráficos, personalizar gráficos con objetos de imagen y obtener una vista preliminar e imprimir gráficos.






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Ejercicio corto1 ¿Qué cinco tipos de gráficos puede crear con el Asistente

para gráficos?

2 ¿Cómo se mueve un gráfico en una hoja de cálculo?

3 ¿Cómo se mueven elementos individuales dentro de un gráfico?

4 ¿Cómo puede dar formato a un eje de un gráfico?

5 ¿Cómo puede cambiar el título de un gráfico?

6 ¿Cómo puede cambiar el tipo de un gráfico?

Resumen de conceptosEjercicio 1: abra el libro Five Year Sales.xls. En la hoja Historial de gastos, cambie el gráfico circular por un gráfico de anillos que compare el porcentaje de gastos asignado a cada categoría en el período 1997–2001. Vea las Informaciones de pantalla para ver qué año representa el anillo exterior.

ImportanteDebe completar el ejercicio 1 para poder realizar el ejercicio 2. No es necesario completar el ejercicio 1 para realizar los ejercicios 3 a 5.

Ejercicio 2: utilizando el mismo libro que empleó en el ejercicio 1 de Resumen de conceptos, mueva la leyenda al extremo izquierdo del gráfico. Cambie el título del gráfico por Asignación de costos, 1997–2001. Agregue un cuadro de texto al gráfico para explicar qué anillo representa cada año. Vea una vista preliminar e imprima el gráfico.

Ejercicio 3: en esta lección hemos incluido líneas de la cuadrícula principales y secundarias en el eje de valores (Y) de un gráfico para la hoja Five Year Sales. ¿Habrían sido útiles en este gráfico las líneas de la cuadrícula del eje de categorías (X) principales o secundarias? Razone la respuesta. ¿En qué tipos de gráficos es probable que sean más útiles las líneas de la cuadrícula del eje X?

Ejercicio 4: en la hoja Five Year Sales hemos separado una sección del gráfico circular Historial de gastos del resto del círculo. Esto suele denominarse “vista ampliada”. ¿Hay alguna forma de “ampliar” todo el círculo sin tener que hacer clic y arrastrar cada componente una vez terminado el gráfico circular? Explore los tipos de gráficos de Excel o utilice los archivos de Ayuda de Excel para encontrar la respuesta.

Ejercicio 5: la mayoría de las empresas tienen un logotipo de la compañía; algo que les identifica ante sus clientes. Para que sean efectivos, estos logotipos deben ser visibles en el máximo número de lugares posible. Esto incluye todas las hojas de cálculo que la compañía entregue a sus clientes, accionistas o socios comerciales. ¿Cómo incluiría un logotipo existente en una hoja de cálculo?

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Realización de cálculos básicosUna vez completada esta lección, podrá:

Crear fórmulas.

Copiar fórmulas.

Modificar fórmulas.

Utilizar la función SUMA y Autosuma.

Utilizar la característica Insertar función.

Utilizar funciones de fecha.

Utilizar referencias de celdas absolutas y relativas.

Utilizar funciones estadísticas básicas.

Utilizar series numeradas y Autorrellenar.

Con Microsoft® Excel es fácil realizar cálculos de uso frecuente. Además de sumar, restar, multiplicar y dividir, puede calcular el total y el promedio de un conjunto de valores. Con los cálculos básicos puede obtener valores de beneficios a partir de ingresos y gastos o puede calcular el salario de un empleado a partir de las horas trabajadas y el precio por hora. Éstos son sólo algunos ejemplos de los cálculos que Excel puede realizar.

En el centro turístico Adventure Works, el director de reservas está preparando un informe sobre las tasas anuales de habitaciones sin ocupar. Para empezar, calcula el número total de noches que se ocupó cada tipo de habitación. Después calcula el número promedio de habitaciones ocupadas por noche. Por último calcula la tasa de ocupación para cada tipo de habitación. Los resultados de estos cálculos le ayudarán a planear la próxima temporada y programar renovaciones en las cabañas para la época del año en que haya menos demanda.

También en Adventure Works el contable está calculando los ingresos generados por el alquiler de equipos para diversas actividades. Con esas cifras puede calcular el ingreso promedio obtenido de cada actividad cada mes. El coordinador de actividades utilizará esos datos para planear las actividades del próximo año.

En esta lección aprenderá a realizar cálculos básicos de Excel con fórmulas y funciones. Aprenderá a crear y modificar fórmulas, utilizar operadores matemáticos y emplear funciones integradas de Excel.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar los archivos Lodging Usage.xls y Activity Rentals.xls de la carpeta Lesson07 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

LECCIÓN 7

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Creación de fórmulasUna fórmula es la expresión escrita de un cálculo que va a realizar Excel. Cuando introduce una fórmula en una celda, la fórmula se almacena internamente mientras que el resultado calculado aparece en la celda.

Una fórmula es una ecuación matemática que consta de dos elementos: operandos y operadores matemáticos. Los operandos identifican los valores que se utilizarán en el cálculo. Un operando puede ser un valor constante, otra fórmula, o una referencia a una celda o a un rango de celdas. Los operadores matemáticos especifican qué cálculos se realizarán con los valores.

Para que Excel pueda distinguir las fórmulas de los datos, todas las fórmulas empiezan con un signo igual (=) o con un signo más (+). Para ver una fórmula, haga clic en la celda que contiene la fórmula. La fórmula aparecerá en la Barra de fórmulas.

En una fórmula puede utilizar cualquiera de los operadores matemáticos siguientes.

Operador Significado

^ Exponenciación

* Multiplicación

/ División

+ Suma

- Resta

Cuando una fórmula contiene dos o más operadores, las operaciones no se realizan necesariamente en el orden en que usted lee la fórmula; es decir, de izquierda a derecha. El orden en que se realizan las operaciones está determinado por la prioridad del operador, según se define en las reglas matemáticas. Por ejemplo, la exponenciación es la primera operación que se realiza siempre. La multiplicación y la división son las siguientes en la lista de prioridades, y se realizan secuencialmente de izquierda a derecha. Por último se realizan la suma y la resta, también de izquierda a derecha. Veamos la siguiente ecuación.

2 + 4 * 6 / 3 - 1 = 9

Primero se multiplica cuatro por seis y el resultado se divide entre tres. Después se suma dos al resultado y se resta uno.

Las operaciones contenidas entre paréntesis se realizan antes que las que están fuera de los paréntesis. Puede anular las prioridades estándar de los operadores mediante el uso de paréntesis. Así, la ecuación siguiente se calcula de distinta forma que la anterior.

(2 + 4) * 6 / (3 - 1) = 18

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En esta fórmula primero se suman dos y cuatro, y el resultado se multiplica por seis. Por último, el resultado se divide entre el resultado de tres menos uno.

La creación de una fórmula es similar a la introducción de texto y números en las celdas. Para empezar, seleccione la celda en la que desee que aparezca la fórmula. Después puede utilizar uno de dos métodos posibles para crear la fórmula.

En el primer método se escribe la fórmula (incluyendo las direcciones de celdas, los valores constantes y los operadores matemáticos) directamente en la celda. Para marcar la entrada como una fórmula, debe empezar por escribir un signo igual.

En el segundo método se pegan las referencias de una celda o de un rango de celdas en la Barra de fórmulas. Para completar la fórmula se escriben los operadores, valores constantes o paréntesis que sean necesarios.

A medida que crea una fórmula, ésta aparece en la Barra de fórmulas y en la propia celda. Cuando haya completado la fórmula, la celda mostrará el resultado y la Barra de fórmulas mostrará la fórmula propiamente dicha.

El director de reservas de Adventure Works ha hecho un seguimiento del número de noches que estuvo ocupado cada tipo de habitación cada mes del año pasado. Para calcular las tasas de ocupación, debe saber el número total de noches ocupadas de cada mes, dividir ese total entre el número de habitaciones y, por último, dividir ese resultado entre el número de noches del mes.

En este ejercicio abrirá una hoja de cálculo y creará fórmulas básicas en ella.

1 Abra el libro Lodging Usage de la carpeta Lesson07 contenida en la carpeta Practice.

2 Haga clic en la celda C9 y escriba =C5+C6+C7.

A medida que escribe cada referencia de celda se selecciona la celda a la que se hace referencia y el borde de selección aparece en un color específico. Este color coincide con el color del texto utilizado para la referencia de celda.

3 Presione Entrar.

El total de las celdas (908) aparecerá en la celda C9.

4 Haga clic en la celda C13, escriba = y haga clic en la celda C5.

Se agregará C5 a la fórmula. La celda en la que hace clic está codificada con un color y muestra un borde de marquesina parpadeante.

5 Escriba /, haga clic en la celda A5 y, después, haga clic en el botón Entrar de la Barra de fórmulas.

Excel completará la fórmula y mostrará la relación de las celdas C5 y A5 (30,25).

Cuando escribe una dirección de celda en una fórmula, da igual que utilice letras en mayúsculas o en minúsculas. Por ejemplo, B8 y b8 son referencias a la misma celda.

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6 Desplácese hacia abajo si es necesario y haga clic en la celda C21. Haga clic en la Barra de fórmulas, escriba =C13/31 y haga clic en el botón Entrar de la Barra de fórmulas.

Excel calculará la tasa de ocupación de las habitaciones tipo chalet durante el mes de enero (0,97581) y el resultado aparecerá en la celda C21.

7 En el menú Formato, haga clic en Celdas.

8 Cambie a la ficha Número si es necesario y haga clic en Porcentaje en la lista Categoría.

9 Haga clic en Aceptar para aceptar el número predeterminado de decimales (2).

El valor de la celda C21 aparecerá como un porcentaje.


SugerenciaDe forma predeterminada, Excel calcula las fórmulas automáticamente. Para cambiar cuándo se calcula una fórmula, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, en la ficha Cálculo, seleccione la opción deseada.

Para calcular las fórmulas que hay en todos los libros de todas las hojas abiertas, presione F9. Para calcular únicamente las fórmulas de la hoja activa, presione Mayús+F9.

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Copia de fórmulasQuizás descubra con frecuencia que se necesita una fórmula similar en varias celdas adyacentes. Por ejemplo, si tiene una lista de artículos y cada artículo contribuye al ingreso total durante un año, quizás desee sumar los artículos para calcular el ingreso total para ese año. Para calcular el total del ingreso para años consecutivos, puede crear fórmulas para sumar el ingreso de cada año.

Afortunadamente, puede evitar tener que introducir fórmulas repetidamente y ahorrar una cantidad de tiempo considerable al copiar una celda con una función terminada y pegarla en las celdas de destino. También puede utilizar el controlador de relleno, que es el pequeño cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha de la celda activa.

Cuando selecciona una celda que tiene una fórmula y arrastra el controlador de relleno, Excel cambia las referencias de celda de la fórmula para que coincidan con las de la columna o la fila a la que se está copiando.

El director de reservas no desea escribir la misma fórmula varias veces para calcular la tasa de ocupación de cada tipo de habitación para cada mes. En su lugar, copia sus fórmulas a diversas ubicaciones.

En este ejercicio copiará fórmulas en la hoja.

1 Haga clic en la celda C13 y, en el menú Edición, haga clic en Copiar.

Aparecerá un borde de marquesina parpadeante alrededor de la celda.

2 Haga clic en la celda C14 y, en el menú Edición, haga clic en Pegar.

La fórmula se pegará en la celda C14 y aparecerá el botón Opciones de pegado junto a la celda.

3 Repita el paso 2 para las celdas C15 y C16.

4 Haga clic en la celda C9 y seleccione el controlador de relleno.

El puntero del mouse (ratón) adoptará la forma de una cruz cuando esté situado correctamente.

Cuando copia una fórmula a otra celda diferente, Excel copia también el formato a la otra celda.

Para obtener más información acerca del botón Opciones de pegado, consulte la lección 2 “Modificación y formato de hojas de cálculo”.

Para copiar una fórmula de la celda situada a la izquierda de una celda seleccionada, presione Ctrl+R.Para copiar una fórmula de la celda situada encima de una celda seleccionada, presione Ctrl+D.

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5 Arrastre el controlador de relleno hasta la celda D9.

La fórmula de la celda C9 se copiará a la celda D9 y aparecerá el botón Opciones de autorrelleno junto a la celda.

6 Haga clic en la celda D9 y observe su fórmula en la Barra de fórmulas.

La fórmula se copiará desde C9 y la letra de la columna se ajustará para que coincida con la columna de la nueva celda.

7 Seleccione el controlador de relleno de la celda D9 y arrástrelo hasta la celda N9.

La fórmula se copiará a las celdas E9:N9. Los números totales de noches ocupadas cada mes aparecerán en las celdas E9:N9.

8 Guarde la hoja y déjela abierta para un ejercicio posterior.

Modificación de fórmulasEs fácil modificar una fórmula que ya ha creado y es similar a modificar el contenido de cualquier otra celda. Puede:

● Hacer doble clic en la celda, escribir los cambios directamente en la celda y presionar Entrar.

O bien

● Hacer clic en la celda, hacer clic en la Barra de fórmulas, escribir los cambios y hacer clic en el botón Entrar de la Barra de fórmulas.

Para eliminar una fórmula, haga clic en la celda y presione la tecla Supr.

En este ejercicio revisará y eliminará fórmulas.

1 Abra el libro Activity Rentals de la carpeta Lesson07 contenida en la carpeta Practice.

2 Haga clic en la celda O3 y, después, haga clic a la derecha de la fórmula en la Barra de fórmulas.

El punto de inserción parpadeará al final de la fórmula.

Puede utilizar el controlador de relleno para copiar texto directamente de una celda a otra o puede utilizarlo para completar una serie de años, fechas, días, etc. Más adelante en esta lección verá más información acerca de las funciones de relleno.

Si elimina o modifica una fórmula accidentalmente, presione Ctrl+Z o haga clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas Estándar para invertir la acción.

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3 Presione tres veces la tecla Retroceso y haga clic en el botón Entrar.

El precio por alquiler, mostrado en la celda O3, se eliminará de la fórmula. La fórmula revisada calculará los alquileres totales de kayak durante el año.

4 Copie la fórmula a las celdas O4:O17 utilizando el controlador de relleno de la celda O3.

Excel calculará y mostrará los alquileres anuales totales por tipo de equipo.

5 Haga clic en la celda O2, elimine el texto existente, escriba Ingreso anual por actividad y presione Entrar.

La nueva etiqueta reemplazará a la anterior.

6 Haga clic en la celda O17 y presione la tecla Supr.

La fórmula y el contenido de la celda se eliminarán de la celda.


Uso de la función SUMA y AutosumaUno de los cálculos más frecuentes que se realizan en una hoja de cálculo es sumar un rango de celdas. Puede sumar un rango de celdas si crea una fórmula que incluya todas las etiquetas de celda separadas por el operador de suma (+). Una forma más sencilla de lograr el mismo resultado consiste en utilizar la función SUMA.

Una función es una fórmula predefinida que realiza un cálculo frecuente o complejo. Una función consta de dos componentes: el nombre de función y, en la mayoría de los casos, una lista de argumentos. La lista de argumentos, que aparece entre paréntesis, contiene los datos que la función necesita para producir el resultado. Dependiendo de la función, un argumento puede ser un valor constante, una única referencia de celda, un rango de celdas, un nombre de rango o incluso otra función. Cuando una función contiene varios argumentos, éstos están separados por signos de punto y coma o por comas, dependiendo de la configuración regional del equipo.

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Por ejemplo, la función SUMA suma valores o rangos de celdas. Usted introduce el rango de celdas como un argumento de la función y Excel calcula el total del rango. Una función SUMA típica, que calcula el total de las celdas B5 a B10, es similar a ésta.

=SUMA(B5:B10)

Más adelante en esta lección verá más información acerca de otras funciones.

La característica Autosuma de Excel ofrece un método abreviado para introducir funciones SUMA con el fin de calcular totales de rangos de celdas. Cuando hace clic en el botón Autosuma de la barra de herramientas Estándar, Excel calcula el total de las celdas situadas justo encima o a la izquierda de la celda que contiene la función.

El director de reservas sabe que Autosuma puede simplificarle aún más sus cálculos de la ocupación. Puede utilizar Autosuma para calcular los muchos totales que necesita.

En este ejercicio utilizará Autosuma para calcular el total de un rango de celdas.

1 Si es necesario, cambie al libro Lodging Usage que utilizó anteriormente en esta lección.

2 Haga clic en la celda C17 y, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Autosuma.

Aparecerá una fórmula SUMA en la celda C17 y en la Barra de fórmulas, y el rango C13:C16 estará rodeado por un borde de marquesina parpadeante.

3 Presione Entrar.

La fórmula se introducirá en la celda C18 y aparecerá el resultado (54,15).

4 Haga clic en la celda O5 y, después, haga clic en Autosuma.

Aparecerá una fórmula SUMA en la celda O5 y en la Barra de fórmulas, y el rango C5:N5 estará rodeado por un borde de marquesina parpadeante.

Si hay alguna celda no numérica dentro del rango de celdas cuyo total desea calcular, Autosuma calculará de manera predeterminada el total sólo desde la celda activa hasta la primera celda no numérica. Para evitar este problema, cambie los argumentos para incluir todo el rango de celdas o seleccione únicamente el rango de celdas cuyo total desee calcular.

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5 Presione Entrar.

La fórmula se introducirá en la celda O5 y aparecerá el resultado (2908).

6 Guarde el libro y déjelo abierto para un ejercicio posterior.

Uso de Insertar funciónPuede introducir una función en una celda del mismo modo en que introduciría cualquier fórmula: escribiéndola directamente en la celda o en la Barra de fórmulas. El botón Insertar función ofrece una tercera opción. Al aceptar argumentos e incluso funciones adicionales, el cuadro de diálogo Argumentos de función le ayuda a crear fórmulas que contienen funciones. De hecho, el cuadro de diálogo Argumentos de función resulta especialmente útil cuando una fórmula contiene más de una función, como una función dentro de otra función. El cuadro de diálogo Insertar función enumera todas las funciones. El cuadro de diálogo Argumentos de función enumera los argumentos de cada función, una descripción de cada función y sus argumentos, el resultado calculado de cada función y la fórmula general.

En Adventure Works, la contable utiliza Insertar función para calcular los ingresos anuales generados por el alquiler de diversos tipos de material deportivo.

En este ejercicio utilizará Insertar función para introducir funciones en una hoja de cálculo.

1 Abra el libro Activity Rentals de la carpeta Lesson07 contenida en la carpeta Practice.

2 Haga clic en la celda O3 y presione la tecla Supr.

Se eliminará la fórmula de la celda.

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3 Haga clic en el botón Insertar función que hay a la izquierda de la Barra de fórmulas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función, como se muestra en la siguiente ilustración.

4 En la lista Seleccionar una función, haga clic en SUMA y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, que mostrará la función SUMA que calcula el total de las celdas C3:N3.

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5 En la Barra de fórmulas, haga clic a la derecha del paréntesis de cierre y escriba *A3.

Esta fórmula calcula el total de alquileres de kayak por año y después multiplica el total por el costo por alquiler.

6 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Argumentos de función.

Se cerrará el cuadro de diálogo Argumentos de función y el resultado del cálculo de ingresos (1995) aparecerá en la celda O3.

7 Haga clic en la celda A20. Después, escriba =CUENTA( y seleccione las celdas A3:A17.

Las celdas A3 a A17 aparecerán como argumentos de la función CUENTA.

8 Escriba el ) de cierre y presione Entrar.

Excel contará 15 entradas numéricas en las celdas 3 a 17 de la columna A.

9 Elimine la entrada de la celda A20 y guarde el libro. Deje el libro abierto para una lección posterior.

Uso de funciones de fechaLas funciones Fecha y hora de Excel le permiten utilizar fechas y horas en las fórmulas. Para realizar cálculos sobre estos valores, Excel convierte cada fecha y hora en un número de serie. La función Fecha realiza esa conversión para cualquier combinación de año, mes y día que especifique. La función Hora convierte cualquier combinación de horas, minutos y segundos que introduzca.

AHORA y HOY son dos de las funciones de fecha que se utilizan con más frecuencia. AHORA devuelve la fecha y la hora en que se introdujo la función en una hoja de cálculo. HOY sólo devuelve la fecha. Cada vez que abre un libro que utiliza una de estas funciones, la fecha o la hora se actualiza automáticamente.

En marzo, el director de reservas necesita calcular la tasa de ocupación de la temporada de invierno, que va del 1 de noviembre hasta finales de febrero. Desea confirmar el número de días de dicha temporada.

En este ejercicio utilizará funciones de fecha para calcular el tiempo que hay entre dos fechas.

1 Cambie al libro Lodging Usage.

2 Haga clic en la celda A20 y, después, haga clic en el botón Insertar función.

3 Seleccione FECHA en la lista Seleccionar una función y haga clic en Aceptar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función.

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4 En el cuadro Año, escriba 2004.

5 En el cuadro Mes, escriba 02.

6 En el cuadro Día, escriba 29.

El número de serie correspondiente a la fecha 29/02/2004 aparecerá como el resultado de la fórmula en la parte inferior del cuadro de diálogo Argumentos de función.

7 Haga clic a la derecha de la función en la Barra de fórmulas y escriba un signo menos (-).

8 En la lista Funciones que hay a la izquierda de la Barra de fórmulas, haga clic en Fecha.


9 En los cuadros Año, Mes y Día, escriba la fecha 01/11/2003 y haga clic en Aceptar.

En la celda aparecerá el número total de días (120) que hay entre 01/11/2003 y 29/02/2004. La fórmula será:

=FECHA(2004,2,29) -FECHA(2003,11,1)

10 En la Barra de fórmulas, haga clic en la primera función Fecha.

Aparecerá una Información de pantalla con una descripción de cada elemento de esa parte de la fórmula.

11 Haga clic en la Información de pantalla para seleccionar el número actual y escriba 2005.

12 En la Barra de fórmulas, haga clic a la derecha de la fórmula.

13 Presione 15 veces la tecla Retroceso para quitar la segunda función de fecha.

Las funciones de fecha son más útiles cuando los argumentos de fecha son fórmulas en lugar de constantes.

143

14 Escriba HOY() y presione Entrar.

En la celda aparecerá el número total de días que hay entre 29/02/2005 y la fecha actual.


SugerenciaPara calcular rápidamente el número de días que hay entre dos fechas que ya aparecen en celdas de la hoja de cálculo, basta con restar una celda de otra. Por ejemplo, si la celda A1 contiene la fecha 01/11/2003 y la celda A2 contiene la fecha 29/02/2004, es posible calcular el número de días que hay entre ellas mediante la fórmula siguiente.

=A2-A1

Asegúrese de elegir el formato de número para la celda que contiene esta fórmula. De lo contrario, Excel mostrará el resultado en el mismo formato que las celdas utilizadas en el cálculo (en este caso, como una fecha).

Uso de referencias de celdas absolutas y relativasEn Excel puede hacer referencia a otras celdas de manera absoluta o relativa. Una referencia absoluta se refiere a la dirección de una celda específica. Una referencia relativa se refiere a una celda que está a un determinado número de filas y columnas de la celda que contiene la referencia.

Las referencias de celda se utilizan con frecuencia en las fórmulas. De manera predeterminada, las referencias de celda son relativas, incluso si la fórmula contiene la letra de fila y el número de columna de la celda de destino. Por ejemplo, si introduce

=SUMA(C4;C5)

en la celda C6, el valor resultante en C6 será C4 + C5. Si copia esta fórmula a la celda D6, la fórmula de D6 aparecerá como

=SUMA(D4;D5)

y el valor resultante en la celda D6 será D4 + D5. Excel ajusta automáticamente las referencias de celda relativas a su nueva ubicación; por eso se llaman referencias de celda “relativas”.

Sin embargo, en algunos casos necesitará referencias de celda que no cambien cuando las copie de una ubicación a otra. Por ejemplo, una fórmula puede hacer referencia a una celda que contiene una tasa de interés que siempre se almacena en una celda determinada. También es posible que una referencia de celda tenga una referencia absoluta a una fila pero no a una columna, y viceversa. Para hacer que una referencia de celda sea absoluta, escriba un signo de dólar ($) delante de una o de las dos referencias de columna o de fila.

144

Por ejemplo, $C$1 es una referencia absoluta a la celda C1. $C1 es una referencia absoluta a la columna C, pero la referencia a la fila 1 es relativa. C$1 es una referencia relativa a la columna C, pero la referencia a la fila 1 es absoluta.

SugerenciaMediante referencias 3D puede establecer vínculos a celdas de otras hojas o libros. Este tipo de referencia puede ser también absoluta o relativa.

En Adventure Works, el director de reservas tiene problemas al copiar en su hoja las fórmulas que calculan promedios sencillos. Sin embargo, mediante una combinación de referencias absolutas y relativas puede replicar fácilmente las fórmulas para calcular los promedios necesarios.

En este ejercicio utilizará referencias absolutas y referencias relativas para crear y copiar una fórmula.

1 Abra el libro Lodging Usage con el que trabajó anteriormente en esta lección.

2 Haga doble clic en la celda C13.

3 Escriba un signo de dólar ($) delante de la A en la referencia a la celda A5 y presione Entrar.

La fórmula será =C5/$A5.

4 Copie la fórmula de la celda C13 a la celda D13 y, si es necesario, haga clic en la celda D13 para seleccionarla.

La fórmula de la celda D13 será =D5/$A5. Como la referencia de columna a la celda A5 es absoluta, esa referencia no cambia cuando se copia la fórmula. La referencia a la primera celda de la fórmula es totalmente relativa.

5 Copie la fórmula de la celda C13 a la celda C14 y haga clic en la celda C14.

La fórmula de la celda C14 será =C6/$A6. Como la referencia a la columna A es absoluta, esa referencia no cambia cuando se copia la fórmula. Sin embargo, la referencia de fila sigue siendo relativa, por lo que ese valor se actualiza cuando se copia la fórmula. La referencia a la primera celda es totalmente relativa.

6 Utilizando controladores de relleno, copie la fórmula para completar la tabla Promedio de noches ocupadas por alojamiento (C13:N16).


145

Uso de funciones estadísticas básicasExcel ofrece cientos de funciones, muchas de las cuales son muy específicas de determinadas tareas o para personas que trabajan en ciertas ocupaciones. La mayoría de la gente descubre que hay un par de funciones que utilizan todo el tiempo y muchas que nunca tendrán ninguna razón para utilizar. En la tabla siguiente se muestran las funciones básicas y utilizadas con más frecuencia de Excel.

Función Significado Ejemplo

Suma Calcula el total de los argumentos numéricos.

=SUMA(B5:B10)

Promedio Calcula el promedio (media aritmética) de los argumentos numéricos.

=PROMEDIO(B5:B10)

Cuenta Dentro de la lista de argumentos, cuenta únicamente las celdas que contienen números.

=CUENTA(B5:B10)

Mín Devuelve el menor número que hay dentro de los argumentos.

=MÍN(B5:B10)

Máx Devuelve el mayor número que hay dentro de los argumentos.

=MÁX(B5:B10)

La directora de actividades de Adventure Works está aprendiendo qué funciones de Excel pueden ayudarle a elaborar una estrategia para las actividades del próximo año.

En este ejercicio creará fórmulas que utilizan las funciones PROMEDIO, MÍN y MÁX.

1 En el libro Activity Rentals, haga clic en la celda A20 si es necesario y haga clic en el botón Insertar función.

2 Haga clic en PROMEDIO en la lista Seleccionar una función y, después, haga clic en Aceptar.

3 En el cuadro Número 1, haga clic en el botón Contraer cuadro de diálogo.

Se contraerá el cuadro de diálogo Argumentos de función y podrá seleccionar el rango de celdas cuyo promedio desea calcular.

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4 Seleccione las celdas C15:N15 y haga clic en el botón Expandir cuadro de diálogo del cuadro de diálogo Argumentos de función.

Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función con la función PROMEDIO ya terminada.

5 En el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic en Aceptar.

En la celda A20 aparecerá el número promedio de pares de binoculares alquilados por mes (16).

6 Haga clic en la Barra de fórmulas y seleccione la palabra PROMEDIO.

7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Funciones que hay a la izquierda de la Barra de fórmulas (que actualmente muestra el texto PROMEDIO) y haga clic en MÁX.

Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función con el rango utilizado anteriormente ya introducido.

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SugerenciaSi olvida la sintaxis de una función que desea utilizar, escriba = y el nombre de la función en una celda, y presione Ctrl+A. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, de modo que pueda introducir los argumentos para la función.

8 En el cuadro de diálogo Argumentos de función, haga clic en Aceptar.

En la celda A22 aparecerá el mayor número de pares de binoculares alquilados en un mes (25).

9 Haga clic en la celda A24, escriba =MÍN(C15:N15) y presione Entrar.

En la celda A24 aparecerá el menor número de pares de binoculares alquilados en un mes (9).

10 Elimine las entradas de las celdas A20 y A24.


Uso de series numeradas y AutorrellenarCuando introduce datos que forman una serie o un patrón, Excel puede ahorrarle tiempo al completar la serie automáticamente.

Si va a introducir números secuenciales, los días de una semana, los meses de un año u otra serie, no es necesario que escriba todos los elementos de la serie. Basta con escribir la primera o las dos primeras entradas y utilizar Autorrellenar para que la serie se complete automáticamente.

Por ejemplo, si desea introducir en una hoja de cálculo los días de la semana, escriba Lunes (o el día con el que desee comenzar) y utilice Autorrellenar para introducir el resto de los días. Si desea introducir uno de cada dos días en una hoja de cálculo, escriba Lunes en la primera celda, escriba Miércoles en la segunda celda y utilice Autorrellenar para completar la serie.

Una nueva característica de la versión actual de Excel es el botón Opciones de autorrelleno que aparece junto a los datos que se agregan a una hoja de cálculo mediante Autorrellenar o Rellenar serie. De forma muy parecida a lo que ocurre con el botón Opciones de pegado, al hacer clic en el botón Opciones de autorrelleno aparece una lista de acciones que Excel puede llevar a cabo con respecto a las celdas a las que afecta la operación de relleno. En esta tabla se resumen las opciones de la lista:

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Opción Acción

Copiar celdas Se copia el contenido de las celdas seleccionadas a las celdas indicadas en la operación de relleno.

Rellenar serie Se rellenan las celdas indicadas en la operación de relleno con los elementos que siguen en la serie.

Rellenar formatos sólo Se copia el formato de la celda seleccionada a las celdas indicadas en la operación de relleno, pero no se pone ningún valor en las celdas de destino.

Rellenar sin formato Se rellenan las celdas indicadas en la operación de relleno con los elementos siguientes de la serie, pero se omite cualquier formato aplicado a las celdas de origen.

Rellenar <secuencia> Esta opción cambia dependiendo de la serie que Excel detecte y parece tener el mismo efecto que la opción Rellenar serie. Esta opción no aparecerá si no utiliza una secuencia que el programa reconozca.

SugerenciaSi el botón Opciones de autorrelleno no aparece, puede activar la función haciendo clic en Opciones en el menú Herramientas. En el cuadro de diálogo que aparecerá, haga clic en la ficha Edición y active la casilla de verificación Mostrar botones de opciones de pegado.

En este ejercicio utilizará Autorrellenar para rellenar celdas de una hoja de cálculo.

1 En el libro Activity Rentals, haga clic en la ficha Hoja2.

2 Haga clic en la celda B1, escriba Enero y presione Entrar.

3 Seleccione las celdas B1:M1.

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4 En el menú Edición, seleccione Rellenar y haga clic en Serie.

Aparecerá el cuadro de diálogo Serie.

5 En la sección Tipo, haga clic en la opción Autorrellenar y, después, haga clic en Aceptar.

Los meses del año rellenarán la fila 1.

6 Haga clic en la celda A2, escriba 1º y presione Entrar.

7 El punto de inserción pasará a la celda A3.

8 Escriba 3º y presione Entrar.

9 Seleccione el rango A2:A3 y arrastre el controlador de relleno hacia abajo hasta la celda A17.

Los días con numeración impar rellenarán la columna.

SugerenciaExcel incluye otra característica que ahorra mucho tiempo llamada Autocompletar. Autocompletar puede terminar automáticamente entradas de texto cuando las escribe en una columna. Si las primeras letras que usted escribe coinciden con una entrada anterior de la columna, Excel completará la entrada. Puede deshabilitar Autocompletar si hace clic en Opciones en el menú Herramientas, hace clic en la ficha Edición y desactiva la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda.

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Resumen de la lecciónEn esta lección ha aprendido a crear, copiar y modificar fórmulas. También ha aprendido a utilizar Autosuma, Insertar función, funciones de fecha, funciones estadísticas básicas, y referencias de celda absolutas y relativas. Por último, ha aprendido a utilizar Autorrellenar cuando se trabaja con series numeradas.


● Cierre el libro Activity Rentals y guarde los cambios.


1 Cierre el libro Activity Rentals y guarde los cambios.


Ejercicio corto1 ¿Cómo puede introducir una fórmula en una celda?

2 ¿Cuál es la forma más rápida de calcular el total de una columna de valores?

3 ¿Cómo puede copiar una fórmula a un rango de celdas adyacentes?

4 ¿Qué dos formas hay de modificar una fórmula en una celda?

Resumen de conceptosEjercicio 1: abra el libro Lodging Usage y copie la fórmula de la celda O5 a las celdas O6:O9. Complete después la fila de totales de la tabla siguiente y cree una fórmula para calcular el número promedio de noches ocupadas para cada tipo de habitación durante el año. Por último, calcule las tasas de ocupación y la tasa de ocupación promedio de cada tipo de habitación durante el año.

Ejercicio 2: abra el libro Activity Rentals y complete la tabla de la hoja Monthly Rentals. Calcule el número total de alquileres de cada mes, los ingresos anuales para cada tipo de equipo y los ingresos anuales totales. Utilice la función AHORA para ver la fecha y la hora actuales en la celda A1. En Hoja2, utilice Autorrellenar para reemplazar la lista de días con numeración impar por una lista de los años desde 2000 hasta 2015.

151

Ejercicio 3: en esta lección hemos escrito la función CUENTA. ¿Puede introducirse esta función mediante el cuadro de diálogo Insertar función? En caso afirmativo, ¿a qué categoría de funciones pertenece? Examine las demás categorías disponibles en el cuadro de diálogo Insertar función. ¿Qué categoría es la que cree que utilizará con más frecuencia?

Ejercicio 4: en esta lección hemos ilustrado cómo calcular el número de días que hay entre dos fechas introduciendo las fechas en una fórmula que restara dos fechas. ¿Hay alguna función que pueda hacerlo automáticamente? ¿Hay alguna forma de calcular solamente el número de días laborables que hay entre dos fechas (sin contar los fines de semana)? Explore la categoría Fecha y hora del cuadro de diálogo Insertar función o utilice los archivos de Ayuda de Excel para encontrar las respuestas a estas preguntas y escriba un breve resumen de lo que ha descubierto.

Ejercicio 5: en esta lección hemos hablado brevemente del nuevo botón Opciones de autorrelleno que aparece siempre que rellena celdas. Vuelva al libro Activity Rentals y repita los pasos de Autorrellenar y Serie, pero esta vez explore el uso de las opciones disponibles mediante el botón Opciones de autorrelleno. Describa brevemente en qué podrían ser útiles estas funciones.

152

Uso de funciones financieras y lógicas básicasUna vez completada esta lección, podrá:

Utilizar la función PAGO para hacer una previsión de los pagos de préstamos.

Calcular el interés acumulado.

Calcular el valor de una inversión.

Utilizar la función SI.

Microsoft® Excel es una herramienta extraordinaria para realizar cálculos financieros. Mediante las funciones básicas puede calcular fácilmente los pagos mensuales de un préstamo, calcular el valor acumulado de una inversión o establecer el valor de una celda comparando los valores de otras dos celdas diferentes. Con las funciones financieras avanzadas es posible calcular la tasa de retorno de una inversión, amortizar un préstamo o una hipoteca a lo largo del tiempo, o hacer un seguimiento de la depreciación de un activo.

En esta lección utilizará la función PAGO para calcular pagos de préstamos, calculará el interés acumulado pagado en un préstamo mediante la función CUMIPMT y calculará el valor futuro de una inversión periódica mediante la función FV. Por último, comparará distintas opciones de inversión con la función SI.

En Adventure Works, la Directora financiera (CFO) está sopesando las distintas opciones para financiar la próxima renovación de los chalets. El intermediario de la hipoteca ha ofrecido dos situaciones de préstamo posibles, pero el asesor financiero sugirió realizar algunas inversiones a corto plazo. Con las funciones financieras y lógicas de Excel la directora financiera puede calcular importes de pago, el interés acumulado pagado y el valor futuro para determinar la opción de financiación más interesante.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar el archivo Financing.xls de la carpeta Lesson08 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

LECCIÓN 8

153

Uso de la función PAGO para hacer una previsión de los pagos de préstamosLa función Pago (PAGO) calcula los pagos para un préstamo basándose en una serie de pagos constantes y una tasa de interés constante. La función Valor futuro (FV) calcula el valor de una inversión basándose en una serie de depósitos constantes y una tasa de interés constante. Ambas funciones son complementarias. La función PAGO devuelve los pagos necesarios del prestatario para un préstamo, mientras que la función FV muestra los ingresos derivados de una inversión o un préstamo que produce un interés. Las funciones utilizan una sintaxis similar.

La función PAGO utiliza la sintaxis siguiente.

PAGO(tasa, nper ,va ,vf, tipo)

En la tabla siguiente se explica el significado de cada argumento.

Argumento Explicación

Tasa La tasa de interés por período de pago. Si va a calcular pagos mensuales debe dividir la tasa de interés anual entre 12. Si va a calcular pagos quincenales, divida la tasa anual entre 24.

Nper El número total de pagos de préstamo. Si el préstamo es a una serie de años y necesita pagos mensuales, puede especificar el número de pagos como 12*<número de años>.

Va El valor actual (principal) del préstamo.

Vf El valor del préstamo una vez realizados todos los pagos. En general este valor es cero y, si se omite esta variable, se supone que es cero.

Tipo El intervalo de los pagos del préstamo. Si el pago del préstamo vence al final del período de pago, utilice el valor predeterminado 0. Si el pago vence al principio del período de pago, establezca este valor como 1.

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La directora financiera de Adventure Works ha reducido sus opciones a dos préstamos posibles. Con la función de pago determina el pago mensual para cada préstamo basándose en el plazo y la tasa de interés fijada.

En este ejercicio utilizará la función PAGO para calcular los pagos de un préstamo.

1 Abra el libro Financing de la carpeta Lesson08 que hay en la carpeta Practice.

2 En la hoja Préstamos, haga clic en la celda B10 y, en el menú Insertar, haga clic en Función.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función, como se muestra en la siguiente ilustración.

3 En la lista O seleccione una categoría, haga clic en Financieras.

La lista Seleccione una función mostrará las funciones financieras disponibles.

155

4 En la lista Seleccione una función, desplácese hacia abajo si es necesario y haga clic en PAGO. Haga clic en Aceptar.


5 En el cuadro Tasa, haga clic en el botón Contraer cuadro de diálogo, haga clic en la celda B6 y presione Entrar o haga clic en el botón Expandir cuadro de diálogo.

6 En el cuadro Tasa, a la derecha de B6, escriba /12.

Al calcular un pago mensual debe dividir la tasa de interés anual entre 12.

7 En el cuadro Nper, haga clic en el botón Contraer cuadro de diálogo, haga clic en la celda B8 y presione Entrar o haga clic en el botón Expandir cuadro de diálogo.

8 En el cuadro Va, haga clic en el botón Contraer cuadro de diálogo, haga clic en la celda B4 y presione Entrar o haga clic en el botón Expandir cuadro de diálogo.

No es necesario utilizar el botón Contraer cuadro de diálogo para agregar direcciones de celda a una función. Si lo prefiere, puede escribirlas directamente en los cuadros apropiados del cuadro de diálogo Argumentos de función o puede arrastrar simplemente el cuadro de diálogo si es necesario y hacer clic en una celda para hacer una selección.

156


El pago mensual de 4.354,88 € aparecerá en la celda B10.

10 Copie la fórmula de la celda B10 a la celda C10.

El pago mensual de 3.485,89 € aparecerá en la celda C10.



Como se supone que los pagos son salientes, el resultado de la función PAGO es un valor negativo.

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Cálculo del interés acumuladoPara los impuestos o la contabilidad suele ser necesario calcular el importe total de interés pagado a lo largo de una serie de pagos de préstamo. La función CUMIPMT de Excel realiza esta tarea automáticamente.

La función CUMIPMT utiliza la sintaxis siguiente.

CUMIPMT(tasa, nper, va, período_inicial, período_final, tipo)



Tasa La tasa de interés por período de pago. Si va a calcular pagos mensuales debe dividir la tasa de interés anual entre 12. Si va a calcular pagos quincenales, divida la tasa anual entre 24.

Nper El número total de pagos de préstamo. Si el préstamo es a una serie de años y necesita pagos mensuales, puede especificar el número de pagos como 12*<número de años>.

Va El valor actual (principal) del préstamo.

Período_inicial El primer período de pago del cálculo. El primer período de una serie de pagos tiene el número 1. El cálculo puede empezar con cualquier período.

Período_final El último período de pago del cálculo. Este valor puede ser cualquier valor superior al de Período_inicial. El valor del período final de una serie es igual al número total de pagos.

Tipo El intervalo de los pagos del préstamo. Si el pago del préstamo vence al final del período de pago, utilice el valor predeterminado 0. Si el pago vence al principio del período de pago, establezca este valor como 1.

SugerenciaLa función CUMIPMT forma parte de las Herramientas para análisis de Excel. Si el complemento Herramientas para análisis está instalado en su equipo, aparecerá en la lista de complementos a la que se tiene acceso desde el menú Herramientas. Si el complemento Herramientas para análisis no está instalado, instálelo desde el CD de instalación de Microsoft Office XP o de Microsoft Excel 2002 antes de continuar.

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En Adventure Works, la directora financiera desea comparar el importe total de interés pagado para cada uno de los préstamos que le ofrecen.

En este ejercicio activará Herramientas para análisis y utilizará la función CUMIPMT para calcular el interés total pagado para un préstamo.

1 En el menú Herramientas, haga clic en Complementos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Complementos.

2 En la lista Complementos disponibles, active la casilla de verificación Herramientas para análisis y haga clic en Aceptar.

Excel activará las Herramientas para análisis. Sus funciones estarán disponibles ahora.

3 Haga clic en la celda B12 y, después, haga clic en el botón Insertar función que hay a la izquierda de la Barra de fórmulas.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función.

4 En la lista O seleccione una categoría, haga clic en Financieras si es necesario.


5 En la lista Seleccione una función, haga clic en PAGO.INT.ENTRE y, a continuación, haga clic en Aceptar.


Su lista de complementos disponibles puede ser distinta de la que se muestra aquí.

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6 Haga clic en el cuadro Tasa y, después, haga clic en la celda B6.

7 Haga clic en el cuadro Tasa a la derecha de B6 y escriba /12.

8 Haga clic en el cuadro Nper y, después, haga clic en la celda B8.

9 Haga clic en el cuadro Vp y escriba B4.

10 En el cuadro Per_inicial, escriba 1.

11 En el cuadro Per_final, escriba 48.

Esta fórmula calculará el interés acumulado pagado a lo largo del tiempo, entre los períodos inicial y final dados. En este caso está calculando el interés acumulado durante toda la vida del préstamo, por lo que debe empezar con el primer período de pago (1) y terminar con el período final de pago (48).

12 Desplácese hacia abajo en el cuadro de diálogo Argumentos de función y, en el cuadro Tipo, escriba 0.

Excel supondrá que cada pago vence al final de su período de pago.


La cantidad de interés pagado durante la vida del préstamo Opción A (34.034,36 €) aparecerá en la celda B12.

14 Copie la fórmula de la celda B12 a la celda C12.

La cantidad de interés pagado durante la vida del préstamo Opción B (32.555,86 €) aparecerá en la celda C12.



160

Cálculo del valor de una inversiónLa función Valor futuro (FV) calcula el valor de una inversión basándose en una serie de pagos periódicos constantes y una tasa de interés constante. La función FV utiliza la sintaxis siguiente.

FV(tasa, Nper, Pago, Va, Tipo)



Tasa La tasa de interés por período. Si va a calcular depósitos mensuales debe dividir la tasa de interés anual entre 12. Si va a calcular depósitos quincenales, divida la tasa anual entre 24.

Nper El número total de depósitos.

Pago La cantidad depositada en cada período.

Va El valor actual o suma actualizada que vale ahora una serie de depósitos. De forma predeterminada este importe es 0 y se utiliza el argumento Pago.

Tipo El intervalo de los depósitos. Si el depósito se realiza al final del período de pago, utilice el valor predeterminado 0. Si el depósito se realiza al principio del período de pago, establezca este valor como 1.

Como alternativa a los préstamos convencionales, un asesor financiero aconsejó a Adventure Works financiar las renovaciones previstas en los chalets invirtiendo en rentas anuales a corto plazo. La directora financiera está evaluando el valor futuro de la inversión.

En este ejercicio calculará el valor futuro de una inversión.

1 En el libro Financing, haga clic en la ficha de la hoja Inversiones.

2 Haga clic en la celda B10 si es necesario y, en la Barra de fórmulas, haga clic en el botón Insertar función.


3 En la lista O seleccione una categoría, haga clic en Financieras si es necesario.


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4 En la lista Seleccione una función, haga clic en FV y, a continuación, haga clic en Aceptar.


5 Haga clic en la celda B4 para insertar esta referencia de celda en el cuadro Tasa.

6 Haga clic en el cuadro Tasa a la derecha de B4 y escriba /12.

7 Haga clic en el cuadro Nper y, después, haga clic en la celda B6.

8 Haga clic en el cuadro Pago y, después, haga clic en la celda B8.

9 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Argumentos de función.

El valor futuro de la inversión (125.133,70 €) aparecerá en la celda B10.



Uso de la función SISuponga que está evaluando un préstamo que ofrece una tasa de interés del 9 por ciento si el principal es superior a 20.000 € o del 10 por ciento si el principal es inferior a 20.000 €. Mediante la función SI puede crear una fórmula que incorpore esta regla a la hora de calcular los pagos o el interés para diversos importes del principal.

Con la función SI se crea una fórmula condicional. El resultado de una fórmula condicional está determinado por el estado de una condición determinada o por la respuesta a una pregunta lógica.

162

La función SI utiliza la sintaxis siguiente.

SI(Prueba_lógica, Valor_si_verdadero, Valor_si_falso)



Prueba_lógica La expresión que se va a evaluar como verdadera o como falsa.

Valor_si_verdadero El valor que se devuelve si la expresión prueba_lógica es verdadera.

Valor_si_falso El valor que se devuelve si la expresión prueba_lógica es falsa.

Prueba_lógica es una expresión que se va a evaluar como verdadera o como falsa. Un ejemplo de Prueba_lógica sería

D5>20000

Con esta prueba, Excel compara el valor de la celda D5 con el valor estático de 20000. Si el valor de D5 es superior a 20000, la prueba es verdadera y el resultado de la fórmula es Valor_si_verdadero. Si el valor de D5 es inferior a 20000, la prueba lógica es falsa y el resultado de la fórmula es Valor_si_falso. Con la función SI, la sintaxis de una fórmula de este tipo es:

=IF(D5>20000,0.10,0.09)

La directora financiera de Adventure Works ha oído que la inversión que está estudiando ofrece muchas opciones de pagos mensuales con unas tasas de interés muy parecidas. Crea una fórmula para calcular el valor futuro de su inversión en varios niveles de pago.

En este ejercicio utilizará la función SI para evaluar las opciones de inversión disponibles.

1 Haga clic en la celda B4 y presione la tecla Supr.

2 En la Barra de fórmulas, haga clic en el botón Insertar función.


3 En la lista O seleccione una categoría, haga clic en Lógicas.

La lista Seleccione una función mostrará las funciones lógicas disponibles.

4 En la lista Seleccione una función, haga clic en SI y, a continuación, haga clic en Aceptar.


Excel incluye tres funciones que calculan resultados basándose en condiciones. Las otras dos son COUNTIF y SUMIF.

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5 En el cuadro Prueba_lógica, escriba B8<=-10000.

6 En el cuadro Valor_si_verdadero, escriba 8,25%.

7 En el cuadro Valor_si_falso, escriba 9,10% y haga clic en Aceptar.

La tasa de interés aplicable (8,25%) aparecerá en la celda B4. Excel volverá a calcular el valor futuro de la inversión.

8 Haga clic en la celda B8, escriba -8500 y presione Entrar.

Excel volverá a calcular la tasa de interés y el valor futuro actualizado de la inversión (106.363,65 €) aparecerá en la celda B10.

Resumen de la lecciónEn esta lección ha aprendido a utilizar las funciones financieras de Excel para hacer una previsión de los pagos de préstamos, calcular el interés acumulado pagado y calcular el valor futuro de una inversión. También ha aprendido a utilizar la función lógica SI para realizar cálculos basándose en el estado de una condición determinada.


● Guarde los cambios al libro Financing y cierre el libro.


1 Guarde los cambios al libro Financing y cierre el libro.


164

Ejercicio corto1 ¿Qué calcula la función CUMIPMT?

2 ¿Qué función puede utilizarse para comparar el valor de dos celdas?

3 ¿Qué dos formas hay de agregar direcciones de celda a una función?

4 ¿Cuáles son los argumentos necesarios de la función PAGO?

5 ¿Qué significa si utiliza la función PAGO y obtiene un número negativo?

Resumen de conceptosEjercicio 1: calcule los pagos mensuales y el interés acumulado para un préstamo de 100.000 € a 20 años con una tasa de interés anual del 8 por ciento. Utilice una función SI para indicar que la tasa de interés para un préstamo a 30 años es del 7,5 por ciento.

Ejercicio 2: calcule el valor futuro de 24 pagos mensuales de 500 € cada uno con una tasa de interés anual del 6,5 por ciento.

Ejercicio 3: calcule los pagos mensuales para un préstamo hipotecario por valor de 150.000 € a 30 años con una tasa anual del 6 por ciento. Compare este valor con los pagos mensuales para la misma casa con un préstamo a 15 años al 5 por ciento de interés. ¿Qué diferencia hay en el pago mensual? ¿Qué diferencia hay en el interés acumulado?

Ejercicio 4: muchas de las tareas de esta lección implicaban la creación de fórmulas de función que serían útiles para calcular valores de préstamos. Como el cálculo de préstamos es una necesidad frecuente para muchos usuarios de Excel, ya existe una plantilla preparada que puede utilizar. Cree una nueva hoja basada en esta plantilla y explore las funciones que se utilizan en esta hoja. ¿Cuáles de las funciones que ha utilizado en esta lección se emplean en esa hoja de cálculo?

Ejercicio 5: calcule el valor futuro de una inversión si aporta 100 € al mes durante los próximos cinco años en una cuenta que rinde un 3 por ciento. Calcule el valor futuro de una inversión en la que sólo aporta 50 € al mes durante cinco años en una cuenta que rinde un 6 por ciento. ¿Qué inversión sería más rentable al final del período de cinco años?

165

Uso de hojas de cálculo con InternetUna vez completada esta lección, podrá:

Crear y modificar hipervínculos en hojas de cálculo.

Guardar hojas y libros como páginas Web.

Enviar libros por correo electrónico.

Agregar comentarios a celdas de libros.

Ver y modificar comentarios.

Con Microsoft® Excel es fácil compartir sus datos con otras personas a través de Internet. Puede enviar libros de Excel por correo electrónico. También puede guardar archivos de Excel como páginas Web para verlas en un explorador Web, incluso aquellos que no tengan Excel. Y puede mejorar sus hojas de cálculo mediante hipervínculos para hacer referencia a páginas Web o archivos relacionados. Por último, usted y sus compañeros también pueden mejorar datos de libros si agregan comentarios que ofrecen información de por qué las ventas fueron tan buenas un día concreto o de si se dejará de fabricar un producto.

En esta lección aprenderá a utilizar Excel con Internet. Insertará y modificará hipervínculos en una hoja de cálculo, guardará un libro como una página Web y enviará un libro por correo electrónico. En esta lección también aprenderá a administrar comentarios a celdas de libros.

En Adventure Works, el departamento de recursos humanos está recopilando información para ponerla en la intranet de la compañía. La ayudante administrativa está elaborando una lista de recursos en línea útiles y creando una tabla del calendario de días no laborables de la compañía en Excel.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar el archivo Intranet.xls de la carpeta Lesson09 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

LECCIÓN 9

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Creación y modificación de hipervínculosUn hipervínculo es una imagen o una secuencia de caracteres que abre otro archivo o página Web cuando se hace clic en él. El archivo o la página Web de destino puede estar en el World Wide Web, en una intranet o en su propio equipo. El texto de un hipervínculo suele aparecer subrayado y en otro color diferente que el texto que hay alrededor.

Excel le permite incrustar fácilmente hipervínculos en las celdas de las hojas de cálculo. Cada hipervínculo aparece como texto subrayado de color azul en la celda. Si señala a un hipervínculo aparece una Información de pantalla que describe el vínculo o que indica la ubicación del archivo.

Muchos miembros de Adventure Works utilizan Microsoft Office en su trabajo cotidiano, por lo que la ayudante administrativa desea agregar un vínculo al sitio Web de Microsoft Office a su lista de recursos en línea.

ImportanteDebe tener acceso a Internet para poder realizar este ejercicio. Si necesita establecer esta conexión manualmente, debe hacerlo antes de comenzar el ejercicio.

En este ejercicio creará un hipervínculo en una hoja de cálculo, modificará el hipervínculo, y después lo probará y lo quitará.

1 Abra el libro Intranet de la carpeta Lesson09 que hay en la carpeta Practice.

2 Haga clic en la celda A4.

3 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Insertar hipervínculo.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

Para insertar un hipervínculo sin utilizar el botón de la barra de herramientas, haga clic en la celda que desea que contenga el vínculo y presione Ctrl+K en el teclado.

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4 En el cuadro Texto, escriba Microsoft.

5 En el cuadro Dirección, escriba www.microsoft.com/spain/ y haga clic en Aceptar.

El hipervínculo aparecerá en la celda A4.

6 Señale a la celda que tiene el hipervínculo.

Aparecerá la Información de pantalla predeterminada que muestra la dirección completa del hipervínculo y ofrece instrucciones para seguir el hipervínculo o seleccionar la celda.

7 Haga clic en el hipervínculo.

Se abrirá el explorador Web y se conectará al sitio Web de Microsoft.

8 En la barra de tareas, haga clic en el botón Excel para volver al libro. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la celda A4 y, después, haga clic en Modificar hipervínculo.

9 En el cuadro Texto para mostrar, haga clic a la derecha de la palabra Microsoft, presione la barra espaciadora y escriba Office.

10 En el cuadro Dirección, haga clic a la derecha de www.microsoft.com/spain/ y escriba /office.

11 Haga clic en el botón Info. de pantalla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Establecer información de pantalla para hipervínculo.

12 Haga clic en el cuadro de texto Información de pantalla, escriba Página principal de Microsoft Office y haga clic en Aceptar.

Se cerrará el cuadro de diálogo Establecer información de pantalla para hipervínculo. Cuando señale al hipervínculo aparecerá una Información de pantalla con el texto Página principal de Microsoft Office.

13 En el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo, haga clic en Aceptar.

El hipervínculo actualizado aparecerá en la celda A4.

14 Señale al hipervínculo.

Aparecerá la Información de pantalla actualizada.

15 Haga clic en el hipervínculo.

Se abrirá el explorador Web y se conectará al sitio de Microsoft Office.

También puede modificar texto de hipervínculos directamente en la Barra de fórmulas. Seleccione la celda que contiene el hipervínculo mediante uno de los métodos siguientes: (1) haga clic en una celda adyacente y utilice las teclas de dirección para seleccionar la celda, (2) haga clic en la celda y mantenga presionado el botón del mouse hasta que la celda esté seleccionada, o (3) mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en la celda. Después, haga clic en la Barra de fórmulas para modificar el texto del hipervínculo.

Como está escribiendo una dirección de Internet, se agregará http:// automática-mente a la dirección.

Quizás no tenga que escribir la barra invertida en la dirección URL. Si ya hay una barra invertida después de www.microsoft.com/spain, no necesitará escribir una segunda barra invertida.

Este cuadro de diálogo le permite escribir el texto que desea que aparezca cuando el puntero del mouse esté situado sobre el hipervínculo.

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16 Cierre ambas instancias del explorador y vuelva a la hoja.

17 Haga clic con el botón secundario del mouse en el hipervínculo y, después, haga clic en Quitar hipervínculo.

El texto permanecerá en la celda A4 pero se quitará el hipervínculo.

18 Guarde el libro.


Uso de Vista previa de la página WebAntes de guardar una hoja o un libro como una página Web, puede utilizar Vista previa de la página Web para ver la página tal y como aparecerá cuando se vea en un explorador. Para obtener una vista preliminar de una hoja de cálculo como una página Web, en el menú Archivo, haga clic en Vista previa de la página Web. La hoja se abrirá como una página Web en el explorador predeterminado.

Guardar hojas y libros como páginas WebSi guarda una hoja o un libro como una página Web, puede crear rápidamente un archivo que se pueda ver en un explorador Web sin necesidad de utilizar Excel. Cuando guarda un archivo como una página Web, Excel utiliza el Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) para dar formato a los datos para verlos en un explorador Web.

En Adventure Works, la ayudante administrativa va a crear páginas Web a partir de los vínculos y las hojas de cálculo de días no laborables que ha creado.

En este ejercicio guardará una hoja de cálculo y un libro como una página Web.


Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar como tipo y, después, haga clic en Página Web.

El cuadro de diálogo Guardar como cambiará para ofrecer opciones específicas de guardar en el formato de página Web.

Antes de guardar una hoja como una página Web, asegúrese de guardar el archivo en un disco.

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3 Haga clic en la opción Selección: Hoja.

4 En el cuadro Nombre de archivo, seleccione el texto actual, escriba Links.htm y, a continuación, haga clic en Guardar.

Excel guardará la hoja como un archivo en formato HTML.


Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar como tipo y, después, haga clic en Página Web.

7 Haga clic en la opción Todo el libro, si es necesario, y haga clic en Guardar.

Excel guardará todo el libro (con el nombre Intranet) como un archivo en formato HTML. También se creará una carpeta con el mismo nombre que el archivo más la extensión “_archivos”. Esta carpeta contiene todos los archivos asociados necesarios para producir la página Web.

8 Cierre el libro.

9 Abra el Explorador de Windows, vaya hasta la carpeta Lesson09 de la carpeta Practice y haga doble clic en el archivo Links.htm para abrirlo.

La hoja de cálculo Vínculos aparecerá en el explorador Web, como se muestra en la siguiente ilustración.

Si abre el archivo Links.htm en Excel, no se iniciará el explorador Web. Simplemente aparecerá en una hoja de cálculo de Excel.

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10 Desde el Explorador de Windows, abra el archivo Intranet.htm.

El libro Intranet aparecerá en el explorador Web, con la hoja Vínculos visible.

11 En la parte inferior de la página, haga clic en el vínculo Días no laborables.

Aparecerá la hoja Días no laborables.

12 Cierre ambas ventanas de explorador Web.

SugerenciaDe forma predeterminada, otras personas podrán ver, pero no modificar, las hojas que usted guarde como páginas Web. Para que otras personas puedan modificar estas hojas, utilice la opción Agregar interactividad del cuadro de diálogo Guardar como.

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Envío de libros por correo electrónicoCon Excel hay dos opciones para enviar un libro por correo electrónico. Puede enviar una hoja o un libro en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico sin salir de Excel, o puede enviar un archivo de Excel como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico.

En Adventure Works, la ayudante administrativa desea enviar el contenido del libro Intranet al director de recursos humanos para que lo apruebe antes de publicarlo en la intranet.

ImportanteDebe tener acceso a Internet para poder realizar este ejercicio. Si necesita establecer esta conexión manualmente, debe hacerlo antes de comenzar el ejercicio.

En este ejercicio se enviará por correo electrónico la hoja a sí mismo y abrirá el archivo desde su programa de correo.

1 Abra el libro Intranet.

2 En el menú Archivo, seleccione Enviar a y haga clic en Destinatario de correo. Si aparece el Ayudante de Office preguntándole si desea enviar el libro como datos adjuntos o como el cuerpo del mensaje, haga clic en la opción Enviar la hoja actual como cuerpo del mensaje.

Aparecerá el formulario de encabezado de correo electrónico.

3 En el cuadro Para, escriba su dirección de correo electrónico y haga clic en el botón Enviar esta hoja.

Excel enviará el mensaje y cerrará el encabezado de correo.

4 Inicie su programa de correo electrónico y compruebe si hay mensajes nuevos.

También puede hacer clic en el botón Correo electrónico de la barra de herramientas Estándar, que le dará la posibilidad de enviar el libro como datos adjuntos o como el cuerpo de un mensaje.

Si su programa de correo electrónico está configurado para almacenar los mensajes que va a enviar más tarde, Excel mostrará un cuadro de mensajes para recordárselo.

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5 Abra el mensaje que ha enviado.

La hoja de cálculo de Excel aparecerá en el cuerpo del mensaje.

6 Cierre el mensaje y vuelva a la hoja.

7 En el menú Archivo, seleccione Enviar a y haga clic en Destinatario de correo (como datos adjuntos).

Aparecerá un formulario de mensaje de correo electrónico con el archivo de Excel incluido como datos adjuntos.

8 En el cuadro Para, escriba su dirección de correo electrónico y haga clic en Enviar.

9 Cierre el libro.

10 Cambie a su programa de correo electrónico y compruebe si hay mensajes nuevos.

11 Abra el mensaje que ha enviado y haga doble clic en los datos adjuntos.

El libro se abrirá en Excel.

12 Cierre el mensaje de correo pero deje el libro abierto para el próximo ejercicio.

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Administración de comentariosExcel facilita a todo tipo de usuarios la tarea de agregar comentarios a celdas de un libro, lo que permite aclarar los datos que contienen. Por ejemplo, si las ventas de equipos de alquiler fueron excepcionalmente elevadas durante un día concreto, la directora encargada podría agregar un comentario a la celda donde registrara las ventas de ese día, indicando que hubo dos grupos excepcionalmente grandes que visitaron el centro turístico y que eso explicaba las cifras.

Cuando agrega un comentario a una celda, aparece una marca en la esquina superior derecha de la celda. Cuando el puntero del mouse descansa sobre una celda que tiene un comentario, éste aparece en un cuadro junto a la celda, junto con el nombre del usuario que tenía iniciada sesión en el equipo en el momento de introducir el comentario.

SugerenciaPuede que el nombre asignado a un comentario no sea el de la persona que lo creó. La introducción de controles de acceso, tales como solicitar a los usuarios que introduzcan nombres de cuenta y contraseñas cuando tienen acceso a un equipo, permite conocer con mayor facilidad quién realizó un comentario o un cambio.

Puede agregar un comentario a una celda si hace clic en la celda y, después, hace clic en Comentario en el menú Insertar. Cuando lo hace, la marca de comentario aparece en la celda y aparece un cuadro de comentario junto a la celda. Puede escribir el comentario en el cuadro y, cuando haya terminado, hacer clic en otra celda para cerrar el cuadro de modificación. Cuando mueve el puntero del mouse sobre la celda que tiene el comentario, éste aparece junto a la celda.

Si desea que el comentario se muestre siempre que esté abierto el libro, haga clic con el botón secundario del mouse en la celda que contiene el comentario y, después, haga clic en Mostrar comentario en el menú contextual que aparecerá. Para ocultar el comentario haga clic en Ocultar comentario en el mismo menú, para eliminar el comentario haga clic en Eliminar comentario y para abrir el comentario para modificarlo haga clic en Modificar comentario.

Todas las herramientas para insertar, modificar, eliminar o desplazarse entre comentarios existentes, así como para mostrarlos u ocultarlos, están disponibles en la barra de herramientas Revisión. Para abrir la barra de herramientas Revisión, seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Revisión o bien haga clic con el botón secundario del mouse en el área de las barras de herramientas y, después, haga clic en Revisión en la lista emergente.

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En este ejercicio agregará un comentario a una celda. Después examinará y eliminará el comentario.

1 En el libro Intranet, cambie a la hoja Días no laborables y haga clic en la celda B6.

2 En el menú Insertar, haga clic en Comentario.

Aparecerá un campo de comentario.

3 En el campo de comentario, escriba Esta fecha se ha agregado para dejar un fin de semana largo. y haga clic en la celda B7.

Aparecerá una marca de comentario roja en la esquina superior derecha de la celda B6.

4 Lleve el puntero del mouse a la celda B6.

Aparecerá el comentario de la celda B6.

5 Haga clic con el botón secundario del mouse en la celda B6 y, después, en el menú contextual que aparecerá, haga clic en Modificar comentario.

El cursor se situará al final del comentario existente.

6 Haga doble clic en las palabras se ha del comentario para seleccionarlas y escriba y el lunes siguiente se han.

Se modificará el comentario existente para incluir la nueva frase.

7 Haga clic con el botón secundario del mouse en la celda B6 y después, en el menú contextual que aparecerá, haga clic en Eliminar comentario.

Se eliminará el comentario de la celda B6.

Resumen de la lecciónEn esta lección ha aprendido a crear y modificar hipervínculos en una hoja, guardar hojas y libros como páginas Web, y enviar información de libros por correo electrónico. También ha aprendido a agregar y modificar comentarios de celdas dentro de una hoja.



Cuando alguien distinto al usuario original modifica un comentario, lo que escriba esa persona se marcará con el nombre del nuevo usuario y se agregará al comentario original.

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Ejercicio corto1 ¿Qué dos formas hay de insertar un hipervínculo en una celda

seleccionada de una hoja?

2 ¿Cómo se envía un libro por correo electrónico?

3 ¿Cómo puede guardar un libro o una hoja como una página Web?

4 ¿Cómo puede modificar el texto de un hipervínculo sin utilizar el menú contextual?

5 ¿Cómo puede modificar un hipervínculo en una celda de una hoja?

Resumen de conceptosEjercicio 1: abra el libro Intranet. En la hoja Vínculos, cree un hipervínculo a un archivo del disco duro. Modifique el texto del hipervínculo y agregue una Información de pantalla descriptiva. Obtenga una vista preliminar del libro como una página Web y guarde la hoja Vínculos como una página Web. Cierre el libro y abra la página Web Vínculos en el explorador Web.

ImportantePara poder realizar el ejercicio 2 de Resumen de conceptos debe tener acceso a Internet. Si necesita establecer esta conexión manualmente, debe hacerlo antes de comenzar el ejercicio.

Ejercicio 2: abra el libro Intranet y quite el hipervínculo que agregó a la hoja Vínculos. Envíe el libro a uno de sus compañeros de clase en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico.

Ejercicio 3: abra la barra de herramientas Revisión. Utilice el botón Insertar comentario para insertar un nuevo comentario en la celda B11. Escriba ¿Debemos agregar otro día aquí para que haya un fin de semana largo? Haga clic en la celda B6 e inserte un comentario. Escriba Preferiría no tener este día libre y tener a cambio otro día en Navidades. Utilice la barra de herramientas Revisión y pase al siguiente comentario.

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Ejercicio 4: en esta lección hemos creado un hipervínculo a un sitio Web. ¿Es posible crear un hipervínculo a otro lugar dentro de la hoja o a otra hoja del disco duro? Explore el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo o utilice los archivos de Ayuda de Excel para buscar la respuesta a esta pregunta.

Ejercicio 5: si ha visitado un sitio Web recientemente, ¿hay alguna forma rápida de establecer un hipervínculo a esa página sin tener que escribir todo el texto para llegar a la página específica con la que desea establecer un vínculo? Explore el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo o utilice los archivos de Ayuda de Excel para buscar la respuesta a esta pregunta.

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Objetivos principales de los exámenes de MOS (Microsoft Office Specialist) para Excel 2002Los objetivos de los exámenes son las categorías de tareas del examen, identificadas por especialista en el tema, que certifican la capacidad para usar las aplicaciones de Microsoft Office de forma productiva. Estas categorías se organizan en conjuntos de habilidades que representan las funciones más básicas de cada aplicación de Office.

Los objetivos y los conjuntos de habilidades del Examen de especialista en Microsoft Excel 2002 se proporcionan más abajo para ayudarle en su preparación del examen. Los centros de evaluación y los cursos autorizados por el programa MOS (Microsoft Office Specialist) adaptan sus instrucciones a estos criterios.

Trabajo con celdas y datos de celdas

● Insertar, eliminar y mover celdas

● Introducir y modificar datos de celdas, incluyendo texto, números y fórmulas

● Comprobar la ortografía

● Buscar y reemplazar datos y formatos de celdas

● Trabajar con un subconjunto de datos mediante el filtrado de listas

Administración de libros

● Administrar archivos y carpetas de libros

● Crear libros mediante plantillas

● Guardar libros utilizando distintos nombres y formatos de archivo

APÉNDICE

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Formato e impresión de hojas de cálculo

● Aplicar y modificar formatos de celda

● Modificar la configuración de filas y columnas

● Modificar formatos de fila y columna

● Aplicar estilos

● Utilizar herramientas automáticas para dar formato a hojas de cálculo

● Modificar las opciones de configuración de página de las hojas

● Obtener una vista preliminar e imprimir hojas y libros

Modificación de libros

● Insertar y eliminar hojas

● Modificar nombres y posiciones de las hojas

● Usar referencias 3D

Creación y revisión de fórmulas

● Crear y revisar fórmulas

● Utilizar funciones estadísticas, de fecha y hora, financieras y lógicas en fórmulas

Creación y modificación de gráficos

● Crear, modificar, colocar e imprimir gráficos

● Crear, modificar y ubicar gráficos

Colaboración de grupos de trabajo

● Convertir hojas de cálculo en páginas Web

● Crear hipervínculos

● Ver y modificar comentarios

Para obtener más información acerca de los requisitos de la certificación de MOS (Microsoft Office Specialist), visite el sitio Web de Microsoft en la dirección: http://www.microsoft.com/spain/formacion/mcp/mos/requirements.asp.

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http://www.microsoft.com/spain/formacion/mcp/mos/requirements.asp

Hojas de calculo

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