"- .

I

UBND TINH NOH€: ANSONONG NGHI~P & PTNT

CONG HOA xA HOI CHU NGHiA VIET NAM. . .DQc I~p - T\l' do - H~nh phuc

Ngh¢An, ngay23 thim~am 2015

QUYETDlNHV~vi~c ban hanh Quy ch~ quan If va sir dung h~ thBng ph~n m~m van phong

di~n tir di d{>ng(M-Office) t~i S6' Nong nghi~p va PTNT Ngh~ An

. GIAM DOC Sa NONG NGHI~P vA PTNT NGH~ ANCan cir Luat Cong nghe thong tin s6 67/20061QHll ngay 29 thang 6 nam

2006;Can cir Nghi dinh s6 64/2007/NB-CP cua Chinh phu ngay 10104/2007 vS

ling dung cong nghe thong tin trong hoat d<)ngcua co quan Nha mroc;Can cir Chi thi s6 34/2008/CT-TTg ngay 03/12/2008 cua Thu nrong Chinh

phu v~ tang cirong str dung h~ thong thir dien nr trong hoat dong cua ca quan Nhanuoc;

Can cir Quyet dinh s6 4340IQB-UBND/TrT ngay 27/8/2009 cua UBNDtinh Nghe An vS viec phe duyet K~ hoach thuc hien hoat dong ling dung CNTT tilnguon v6n S\I nghiep duoc b6 tri thea Quyet dinh s6 43/2008/QU- TTg ngay24/3/2008cua Thu tuang Chinh phu;

Can cu vao QuySt dinh s6 44/2015/QB-UBND ngay 24/8/2015 cua UBNDtinh Ngh~ An quy dinh chuc nang, nhi~m V\l, quySn h~n co d.u t6 chuc cua SaNong nghi~p va PTNT Ngh~ An;

Xet dSnghi cua ong Chanh Van phong Sa,

QUYET DlNH:Di~u 1. Ban hanh kern thea Quy~t dinh nay: Quy ch~ quan ly va su d\lng h~

th6ng ph§.nmSm van phong di~n tu di d<)ng(M-Office) t~i Sa Nong nghi~p vaPTNT Ngh~ An.

Di~u 2. Quy~t dinh nay co hi~u l\Ic kS til ngay ky thay th~ Quy~t dinh s6:12411QB-SNN-VP ngay 21112/2012.

Di~u 3. Cac d6ng chi: Uinh d~o Sa, Truang, pho cac phong chuyen monSa, Thli truang cac dan vi tr\Ic thu<)cSa va can b<)cong chuc vien chuc Sa Nongnghi~p va PTNT Ngh~ An chiu trach nhi~m thi hanh Quy~t dinh nay~

NO'inh~n:- Nhu Di~u 3;- S6'ThOng Tin va Truy~n Thong (dS biSt);- Luu VT, VP~J.

,..;.---

UBND TiNH NGH~ ANsa NONG NGHI~P VA PTNT

CONG HoA xA HOI CHU NGHiA VIET NAM. . .DQc l~p - TI}'do - H~nh phtic

QUYCHEQUAN LY VA SIT DVNG H~ THONG PHAN MEM VAN PHONG BI~N TIT

DI BONG (M-OFFICE) T~I sa NONG NGHI~P VA PTNT NGH~ AN(Ban hanh kern thea Quyit dinh s6ASf4-/QD-SNN-VP ngay 02~ Thang4<.ndm

2015 cua Sa Nang nghiep va PTNT Nghe An)

Chuong INHUNG QUY DJNH CHIJNG

Di~u 1. Pharn vi dBi tU'Q'ngap dung:Quy ch~ nay quy dinh cu thS vS viec quan ly va sir dung h~ thong phan

mem van phong di~n tir di de?ng( goi tit la: M-Office) d6i voi Lanh dao So', cacphong ban chuyen men So'va cac don vi t11JCthuoc So'Nong nghiep va PTNT.

Di~u 2. Muc dich yeu CAll:1. Su dung M-Office nham giup Giam d6c So', Thu tnrong co quan quan

ly, chi dao va trao d6i thong tin tren mang internet, khi Giam d6c So' di cong tacv§.nkiem scat duoc moi hoat dong chinh cua tirng d6ng chi Lanh dao So', cacphong chuyen mon So' va cac don vi t11JCthuoc So'Nong nghiep va PTNT.

2. Su dVngM-Office' la phuong thuc trao d6i thong tin bit bUe?ctrong ch~dQ lam vi~c hang ngay cua Sa. Cac ho~t dQng trao d6i thong tin lien quan dSnnhi~m vv cua Can be?,Cong chuc, Vien chuc (CBCCVC) b1mvi~c t~i cac phongchuyen mon thuQc So' va cac don vi tr\fc thuQc Sase duqc th\fc hi~n tren h~th6ng M-Office

3. M-Office bilOdam vi~c trao d6i, luu tm, khai thac va su dVngthong tintrong ne?ibe?So' thong qua citc dich V\ltren m~ng Lan, Wan cac ph~n mSm vacac co So' dfr li~u dung chung.

Di~ll 3. Giai thich tir ngfr:Trong Quy ch~ nay, cac tu ngfr duai day duqc hiSu nhu sau:M-Office 1ame?tgiai phap ph~n mSm dung chung trao d6i thong tin, diSu

hanh tac nghi~p va qUIDly van ban, h6 so cong vi~ctren m~ngmay tinh.Thong di~p dfr li~u 1athong tin duqc t~o ra, chuySn, nh~n, luu tm ho~c xu

ly trong M-OfficeDi~ll4. Nguyen t~c sir d\mg van phong di~n tir di dQng M- Office:1. Cac van ban, tai li~u, thong tin trao d6i tren M- Office, phai su d\lng

cac phong chfr cua be?rna ky t\1'chfr Vi~t (phong chfr ti~ng Vi~t Unicode (Timesnew roman)).

2. Cac van ban, tai li~u, thong tin trao d6i tren M- Office cua cac phongban chuyen mon So', cac don vi tr\fc thuQcSo'duqc thS hi~n duai d~ng di~n tU.

1

~C)\.~~

\~ONI\J~ Il!N'

3. Cac CBCCVC cua Sa, Thu tnrong, van thu cac dan vi sir nghiep thuoc Sadiroc su dung M-Office d@trao d6i thong tin trong mang nQibQva h~ thong Internet.

4. SU dung M-Office trong quan ly dieu hanh cong viec phai dam bao an

toan vS dtr lieu.5. T~t ca cac van ban, tai lieu, thong tin ban hanh trong lvl-Office phai c6

s6 van ban, ngay thang nam va ten nguoi kY da duoc duyet.6. Thong di~p dfr lieu trong M-Office c6 gia tri nrong duong ban g6c.7. Cac tinh nang tren M-Office: Lich lam viec cua Sa, chuang trinh cong

tac cua Lanh dao Sa do Van phong Sa c~p nh~t, sir dung d@thong tin choCBCCVC Sa va cac dan vi true thuoc Sa biet, chu dong lien h~ cong tac khi c6kS hoach lam viec voi Sa. Cac ca nhan, dan vi c6 trach nhiem thirong xuyen c~pnhat d@n~m b~t thong tin kip thai.

Di~u 5. Himh vi nghiem cAm khi si'r dl}ng M-Office:1. Nghiem c~m vi~c su d\lng M-Office vaom\lC dich ch6ng pha Nha nuac

CQng hoa xa hQi chu nghla Vi~t Nam va cac van ban, tai li~u, thong tin, tranhanh xuyen t~c, ... vi ph~m thu~n phong my t\}c cua Dan tQc Vi~t Nam.

2. B6i vai van ban thuQc di~n bi m~t nha nuac trong Nganh Nong nghi~pva PTNT duqc quy dinh t~i Thong tu 16/201 O/TT -BNNPTNT ngay 26 thang 03nam 2010 cua BQ Nong nghi~p va PTNT, cua Tinh uy, lIDND, UBND tinh vaCong an Tinh thi tuy~t d6i khong duqc in sao, ch\lp va chuy@n qua h~ th6ng M­Office khi chua duqc Giam d6c Sa xem xet va d6ng y.

3. Nghiem c~p truy nh~p van dia chi cua nguai khac va d@·nguai khac su

d\lng dia chi cua minh.4. Nghiem c~m cung c~p m~t kh~u, ho~c d@lQm~t kh~u truy c~p van h~

th6ng M-Office cho nguai khac.5. Nghiem c~m can tra ho~c ngan ch~n trai phep qua trinh truySn, gui va

nh~n thong di~p dfr li~u cua Nganh qua h~ th6ng M-Office.6. Nghiem c~m thay d6i, xoa, huy, sao chep, tiSt lQ, hi@ntIlL di chuy@n

trai phep mQt ph~n ho~c toan bQ thong di~p dfr li~u cua Nganh Nong nghi~p vaPTNT cho cac d6i tuqng ca nhan, t6 chuc khong c6 lien quan.

7. Nghiem c~m su d\lng h~ th6ng M-Office d@chuy@n dfr li~u, thong tincua Nganh Nong nghi~p va PTNT cung c~p cho cO'quan bao chi, xu~t ban ho~ccac dfr li~u thong tin phan dQng, trai phap lu~t d@chuy@n ra nuac ngoai va chocac ca nhan, t6 chuc khong c6 lien quan.

Di~u 6. Bao v~ thong tin di~n ti'r trong M-Office:1. T~t ca cac ca nhan khi su d\lng M-Office phai th\l'c hi~n d~y du cac quy

dinh vS an toan m~ng. Phai bao dam cac yeu c~u ky thu~t vS an toan su d\lngdi~n, vS ch6ng set, vS phong ch6ng hoa ho~n, thien tai. Quan ly ch~t che nhUngnguai tham gia su d\lng m~ng va cac m~t kh~u truy nh~p m~ng; ki@msoat ch~tche vi~c cai d~t cac ph~n m~m m6i len may chu va cac may tr~m.

2

2. Cac CBCCVC Sa va cac dan vi true thuoc Sa phai bao v~ mat kh~u vakh6a bi mat (Chfr ky s6) chuang trinh M-Office do b<)ph~n Cong nghe thong tincung c~p. Khong duoc copy kh6a bi m~t va m~t kh~u cho nguoi khac khi chuaco S\l'cho phep cua Lanh dao,

3. Truong hop mat khau bi 1<)phai nhanh ch6ng d6i mat khau, kh6a bimat bi m~t phai bao cho b<)phan Cong nghe thong tin dS duoc c~p lai kh6a.

4. Cac dir lieu thong tin truyen tai tren M-Office cua Sa diroc dinh ky saochep hru trfr dien tir thea quy chS hru trll hien hanh.

f)i~u 7. Cac van ban, tai li~u, thong tin dUQ'cchuyen qua M-Office:1. Van ban dSn cua Trung uong; Tinh uy; HDND, UBND tinh; cac Sa,

ban nganh c~p tinh va cac dan vi true thuoc Sa.2. Cac van ban chi dao, diSu hanh cua Sa gtri tren M-Office cho cac

Phong ban Sa, cac dan vi tr\l'c thu<)cnhu: gi~y mai, cong van thuang, quyStdinh, quy chS, thong bao, bao ca~, kS ho?ch, ta trinh khi duQ'cLanh d~o Saduy~t va kyo

f)i~u 8: Quy djnh ky hi~u v~ phmYng phap tra ClfU van ban tren h~thBng M-Office

- Van thu Sa Nong nghi~p va PTNT:Trong mvc "Quan ly cong van" khi them m6i m<)tcong van trong mvc

"Trich ySu" phai duQ'cviSt t~t chfr d~u tien nhu trong "Bang 1"Vi dl,l: QuySt diM ban hanh Quy chSquan ly va su dVngh~ th6ng ph~ m@m

van phong di~nilldi d<)ng(M-Office) t?i Sa Nong nghi~pva PTNT Ngh~An.Khi ghi trong ph~n Trich ySu se nhu sau:QD ban hanh Quy chS quan ly va su dVngh~ th6ng ph~n m@mvan phong

di~n tu di d<)ng(M-Office) t?i Sa Nong nghi~p va PTNT Ngh~ An- Cac Can b<)Cong ch-uc,Vien ch-ucSa Nang nghi~p va PTNT va van thu

cac dan vi tr\l'c thu<)cSa Nong nghi~p va PTNT:Trong mvc "Quan ly cong vi~c" khi "T?o m6i cong vi~c" trong ph~n "chu

dS" phai duQ'cviSt t~t chfr d~u tien nhu trong "Bang 1"Vi dl}: QuyStdiM Ban hanh Quy chSquan lyva su dvng h~ th6ng ph~ m@m

van phong di~nilldi d<)ng(M-Office)t?i Sa Nang nghi~pva PTNTNgh~An.Khi ghi trong ph~n Trich ySu se nhu sau:QD ban hanh Quy chS quan ly va su dvng h~ th6ng ph~n mSm van phong

di~n tu di d<)ng(M-Office) t?i Sa Nang nghi~p va PTNT Ngh~ An.

Bang ky hi~u vi~t t~t

Bang 1:

Ten Vi~t t~t trich y~u/chii d~

Tharrgtu TTNghi dinh Nt)

Nghi quyet NQ

.~

':;Hl) A.~

10j NGHIAT TI:'~GT\1-iNG\'I..

3

4

Chi thi CTQuyet dinh QDTham dinh TDCong van CVTatrinh TTrBao cao BCGiay moi GMThong bao TB ;c

Ke hoach KHHuang d~n HD

Churmg IITRAcH NHI:¢M CHUNG

Di~u 9. Trach nhism Lanh dao S6':1. Giam d6c Sa: La nguoi quan ly, di~u hanh chung d6ng tpai la nguoi

, , "thuc hien chinh ve cong tac chi dao dieu hanh tren h~ thong Ivl-Office.

2. Ph6 Giam d6c Sa (Thu tnrong co quan):- La nguoi xu ly van ban dSn giao cho van thtr dSn cua Sa Nong nghiep

va PTNT scan len may vi tinh.- Cac Ph6 Giam d6c chi dao, di~u hanh cong viec hang ngay thea linh VlJC

chuyen rnon dSn cac Truong phong ban, cac dan vi true thuoc tren h~ thongph~n mem M-Office cua Sa.

Di~u 10. Trach nhiem ciia Lanh dao cac phong chuyen mdn va cacdon vi thufic S6':

1. Truong cac phong chuyen mon va cac dan vi thue>c S'a phai thuangxuyen vao h~ th6ng M-Office d~ nh?n nhi~m V\l, xu ly cong vi~c cua Lanh d(;loSa giao. Truang phongva Truang cac dan vi trlJc thue>cSa la nguai chiu trachnhi~m chinh v~ xu 1y cong vi~c va kSt qua xu ly cong vi~c do Lanh d(;lOSa giao,dam bao hoan thanh nhi~m V\l dung thai h(;ln,d(;lthi~u qua, bao cao kSt qua thlJchi~n nhi~m V\l duQ'c giao qua M-Office.

2. Lanh d(;lo cac phong chuyen mon Sa chi d(;lo va giao cong vi~c trlJcti~p cho can be> thue>c phong ban minh quan 1y thong qua h~ th6ng ph~nm~m M-Office.

3. Lanh d(;locac phong chuyen mon sa thuang xuyen thea d6i cong vi~ccua cac can be>cong chuc thue>cphong ban mlnh qua h~ th6ng M-Office, trongm\lc "Quan ly cong vi~c -7 Theo d6i cong vi~c".

4. Lanh d(;locac phong ban chuyen mon Sa va Thu truang cac dan vi trlJCthuQc Sa chiu trach nhi~m truac Lanh d(;loSa v~ thong tin chi d(;lodi~u hanh vak~t qua cong vi~c cua phong ban va dan vi minh.

f)i~u 11. Tnich nhiem cua CBCCVC:.1. Chap hanh thuc hien cac cong viec do Lanh dao Sa, Truong phong giao

thong qua h~ thong M-Office va phan h6i lai cho Lanh dao S6, Tnrong phong vSnhtrng cong viec da hoan thanh,

2. Quan 1yva hru trfr h~ thong M-Office cua minh.Chiu trach nhiem vS nci dung thong diep dien nr cua minh giri qua h~

thong M-Office.3. Khi g~p sir c6 vS h~ thong, phai bao cao cho b9 phan Cong nghe thong

tin xu ly, giai quyet,4. Cac thong tin diSu hanh, chi dao vS cong viec thong qua M-Office cua

Lanh dao S6, Lanh dao phong chuyen mon Sa giri dSn CBCCVC duoc xem nhumenh lenh hanh chinh.

f)i~u 12. Trach nhiem ciia bQ ph~n van thir :a. Van thirphu trach cong van din:'-Nh~n van ban til cac BQ,Nganh, Trung uang, Tinh uy, UBND tinh, cac

Sa, Ban, Nganh, cac dan vi thU9CSa va cac huy~n, chuySn cho Giam d6c Saho~c Ph6 Giam d6c S6 (Thu truOng Ca quan) dS xu 1y, sau d6 van thu quet quamay scanner gui dSn Lanh dC;lOSa, cac phong ban, dan vi thu9C S6 thea dunglinh V\fCcua minh tren h~ th6ng M-Office.

- Khi them mai mQt cong van dSn, van thu ph\! tnich cong van dSn phaighi d~y du chi tiSt: Nai gui; 10C;licong van; S6 dSn; S6, ky hi~u; Trich ySu (trichySu phai duQ'cghi nhu diSu 8); Ngay ky; Nguoi kY; Nai nh~n; Nguoi nh~n; T~pdinh kern; Nai 1uu trfr; tinh ch§.t;Luu; Duy~t n9i dung va tC;lo1u6ngxu 1ychuySndSn Lanh dC;lOSa, cac phong ban chuyen mon Sa, cac dan vi tr\fc thuQc Sa theadung lInh V\fCda duQ'cLanh dC;loxu 1Y.

- Cac van ban dSn c6 d§.uchi cac muc dQkh~n phai duQ'ctrinh va chuySnngay sau khi nh~n duQ'c, vi~c chuySn giao van ban phai dam bao chinh xac vagifr bi m~t n9i dung van ban.

h. Van thU'phfl trach cong van tli:- Cac van ban nhu: Bao cao, cong van thuang, gi§.ymoi, thong bao, chi

thi, quySt dinh, kS hOC;lCh,to trinh gui dSn Lanh dC;lOSa, cac phong ban Sa, cacdan vi thuQc Sa phai c6 s6 van ban, ngay thang nam va chfr ky, ten nguoi ky daduQ'cduy~t va gui di thong qua h~ th6ng M-Office.

- Khi them mai m9t cong van di, van thu ph\! trach cong van di phai ghid~y du chi tiSt: lOC;licong van di; s6, kY hi~u; Ban vi sOC;ln;ngay ky; Nguoi kY;Trich ySu (trich ySu phai duQ'cghi nhu diSu 8); Nai nh~n; Ngay di; s6 ban, s6trang; t~p dinh kern; Nai lUll tr11;sau do luu; duy~t nQi dung va tC;lOlu6ng xu lychuySn dSn Lanh dC;lOs6, cac phong ban chuyen mon s6, cac dan vi tr\fc thuQcsa theo dung lInh V\fC.

-Ok van ban: Bao cao, cong van thuang, gi§.ymai, thong bao, chi thi, quy~tdinh, kS hOC;lch,to trinh duQ'cduy~t va kY, khi chuySn qua M-Office chuySn dSn

5

ChU'O'ng IIIKHEN THUONG vA KY LU~T

J)i~u 13. Khen thU'(yng:Van phong S6 co nhi~m vv thea doi cac phong ban chuyen mon S6 va cac

don vi tIVc thuQc So' dS hang thang t6ng hqp bao cao cho Giam a6c sa v~ tinhhinh th\fC hi~n Quy chS, qmln ly va su dVng h~ th6ng M-Office. Dfmg thai thammUll, dS xu~t len HQi d6ng thi dua - khen thuang Van phong Sa va HQi d6ng thidua - khen thuang Nganh vS cong tac khen thuang d6i vai nhfmg don vi, canhan th\fc hi~n t6t nhi~m V\l qufm ly va su dVng h~ th6ng M-Office va ch~p hanht6t quy chS qm\n ly va sir dvng h~ th6ng M-Office cua sa.

J)i~u 14. Ky lu~t:1. Cac Phong bari chuyen mon Sa, cac don vi S\f nghi~p thuQc Sa, va cac

CBCCVC khong th\fC hi~n cong vi~c thong qua h~ th6ng ph~n m~m M-Officethi Van phong Sa - Ph\l trach CNTT t6ng hqp dS HQi d6ng thi dua- khen thuangSa giam 01 b~c thanh t1ch cua don vi cu6i nam.

cho ngiroi kY van ban va Lanh dao Sa dS bao cao se chuyen qua muc "Ban tin toi",nhimg don vi thuc hien se duoc chuyen qua "Cong viec c~n xu ly",

c. Van thu cdc don vi Sl! nghi?p true thuvc SiJ':_ TiSp nhan van ban nr Sa Nong nghiep va PINT Nghe An gui toi thong

qua h~ thong M-Office, khong duoc chuyen tiep xu ly. 1

_ Cac van ban nhir: Bao cao, gi~y moi, cong van thuong, thong bao ... cuacac don vi sir nghiep thuoc Sa khi giri v@sa thea h~ thong M-Office giri qua vanthir phu trach cong van.den cua Sa Nong nghiep va PINT Nghe An phai co s6van ban, ngay thang nam va chtr ky, ten nguoi ky da duoc duyet.

_Khi tiSp nhan Van ban chi dao tir Sa Nong nghiep va PINT, van thu donvi phai xem ca nQi dung trong ph~n "yeu c~u cua nguai chuySn tiSp xu ly " dSnh~n chi d~o cua Lanh d~o Sa Nong nghi~p va PINT.

J)i~u 12. Traeh nhi~m ella bQ ph~n Cong ngh~ thong tin:1. Quan ly h~ th6ng M-Office; bao cao hang thang cho Lanh d~o Sa, cac

phong ban chuyen mon Sa, cac don vi tr\fc thuQc Sa v@tinh hinh ho~t dQng cuah~ th6ng M-Office va cac v~n d~ mai phat sinh thea quy dinh.

2. ThiSt l~p, c~p, quan ly chfr kY s6, tai khoan M-Office cua cac phong,CBCCVC Sa, cac don vi tIVCthuQc Sa.

Phan quy~n cho cac can bQ,Cong chuc, Vien chuc phu hqp v6i ttIDgchuc Vl,l.

3. Chu tri t6 chuc th\fc hi~n cong tac bao dam an toan, an ninh m~ng, baom~t thong tin Van phong di~n tu thea cac quy dinh hi~n hanh cua Nha nuac.

4. T~o l~p chS dQ, t6 chuc th\fc hi~n sao chep lUll trfr thong tin di~n tu.5. Trong qua trinh v~n hanh h~ th6ng M-Office, tiSp thu y kiSn cua cac

phong ban, don vi dS dua ra d~ xu~t vai Uinh d~o.

6

2. Cac Truong phong chuyen men Sa, cac Thu tnrong cua don vi chiu trachnhiem tnroc Giarn d6c sa va Phap luat v@nhirng thong tin thuoc linh yVC cua don~,ikhi thuc hien cong viec tren h~ thong phan rnem M-Office. NSu vi pham quychs, lam thiet hai dSn thiet bi, dfr lieu, bao mat tren h~ thong phan mem M-Officethi phai chiu trach nhiem hoan toan tnroc Giam d6c Sa va tnroc Phap lu~t.

ChU'O'ngIVfUEU KHoAN THI HANH

f)i~u 15. T8 clurc thuc hi~n:Lanh dao Sa, Thu tnrong cac don vi true thuoc, Truong, pho cac phong

chuyen mon va can bQ cong chirc trong co quan, don vi tnrc thuoc Sa din cir cacquy dinhtren trien khai thuchien. Trong qua trinh thuc hien co v~n d@phat sinh,vuong m~c thong bao kip thai cho Van phong Sa - phu trach CNTT dS t6nghqp, chinh sua trinh Giam d6c Sa xem xet, quySt dinh.

f)i~u 16. Xu Iy vi ph~m:Cac hanh vi vi ph:;tm quy dinh t:;tiQuy chS nay, tuy theo muc d<)vi ph:;tm

rna bi xu 1y thea cac quy dinh cua phap lu~t ho~c quy dinh khen thuOng, ky 1u~tcnla co quan.

Di~u 17. Hieu IU'c van ban:. .Quy chS nay co hi~u lvc til ngay ky thay thS Quy chS ban hanh thea

QuySt dinh s6: 1241 ngay 21112/2015. Trong qua trinh thvc hi~n se co sua d6i,b6 sung cho phu hqp vai thvc tS.

Vi~c sua d6i, b6 sung Quy chS nay do Giam d6c Sa quySt dinh thea d~xu~t cua Chanh Van phong Sa./. ,;:tf

7