1

BẠ

N Q

UA

N

NG

ẠI C

ÓH

ÀN

H V

I SA

I TR

ÁI?

TÔI L

O M

ÓN

Q

UÀ

NÀ

Y Đ

ẮT

TIỀ

N Q

UÁ

VIỆ

C N

ÀY

CÓ

G

IAN

LẬ

N

KH

ÔN

G?

BẠ

N C

ŨN

G C

Ó T

HỂ

CH

ỌN

MỘ

T TR

ON

GC

ÁC

PH

ƯƠ

NG

ÁN

SA

U:

CH

ÚN

G T

ÔI

HIỂ

U K

HÔ

NG

PH

ẢI L

ÚC

NÀO

C

ŨN

G D

Ễ D

ÀNG

NÊU

LÊN

MỐ

I Q

UAN

NG

ẠI

VỀ H

ÀNH

VI S

AI T

RÁI

CÓ

TH

Ể XẢ

Y R

A N

HƯ

NG

C

HÚ

NG

TÔ

I KH

UYẾ

N K

HÍC

H B

ẠN Đ

ƯA

RA

BẤT

KỲ M

ỐI

QU

AN N

GẠI

NÀO

VÀ

BÀY

TỎ Q

UAN

Đ

IỂM

!

MỌ

I QU

AN N

GẠI

SẼ

ĐƯ

ỢC

XỬ

LÝ

PHÙ

HỢ

P VÀ

BẢO

MẬT

.

TÔI N

GH

I NG

Ờ

VIỆ

C S

Ử D

ỤN

G

SA

I TÀ

I SẢ

N

CÔ

NG

TY

TÔI C

ẢM

TH

ẤY

BỊ P

HÂ

N B

IỆT

ĐỐ

I XỬ

HO

ẶC

B

Ị QU

ẤY

RỐ

I

TÔI N

GH

I NG

Ờ

CÓ

HÀ

NH

VI

ĐƯ

A H

ỐI L

Ộ

1

TÔI C

Ó T

HỂ

NÓ

I

VỚ

I AI?

2

HO

ẶC

HO

ẶC

NẾ

U C

Ó T

HỂ

, HÃ

Y N

ÓI V

ỚI

NG

ƯỜ

I LIÊ

N Q

UA

N

NÓ

I VỚ

I QU

ẢN

LÝ

CỦ

A B

ẠN

, ĐẠ

I D

IỆN

NH

ÂN

SỰ

, KIỂ

M T

OÁ

N N

ỘI

BỘ

HO

ẶC

CỐ

VẤ

N P

HÁ

P LÝ

LÚC

NÀ

O B

ẠN

CŨ

NG

CÓ

TH

Ể L

IÊN

H

Ệ V

ỚI (

CÁ

C) Đ

ẠI D

IỆN

ĐƯ

ỢC

ỦY

THÁ

C Đ

ƯỢ

C C

HỈ Đ

ỊNH

CH

O B

ẠN

:

3

HO

ẶC

HO

ẶC

GỬ

I EM

AIL

ĐẾ

N

BU

SIN

ES

SC

ON

DU

CT@

HE

INE

KE

N.C

OM

GỌ

I CH

O Đ

ƯỜ

NG

DÂY

LIÊ

M

CH

ÍNH

TẠ

I 120

-110

67, D

O M

ỘT

BÊN

ĐỘ

C L

ẬP

BÊN

NG

OÀ

I QU

ẢN

LÝ TR

UY

CẬ

P TR

AN

G

HTT

P://

SP

EA

KU

P.H

EIN

EK

EN

.CO

M

ĐỂ

NỘ

P B

ÁO

CÁ

O H

OẶ

C L

ẤY

THÊ

M T

HÔ

NG

TIN

2

TẠI SAO CÓ CHÍNH SÁCH NÀY?Tại sao bày tỏ quan điểm là quan trọng?Công ty của chúng ta cam kết tiến hành kinh doanh với tính liêm chính và công bằng, tôn trọng pháp luật và các giá trị của chúng ta. Bất chấp cam kết này, một ngày nào đó bạn có thể quan sát hành vi liên quan đến bạn hoặc có vẻ vi phạm Quy tắc Ứng xử trong Kinh doanh và/hoặc chính sách của Quy tắc này. Nếu bạn quan sát hoặc nghi ngờ hành vi sai trái đó, bạn được khuyến khích bày tỏ quan điểm. Bằng cách đó, bạn cung cấp cho Công ty của chúng ta cơ hội giải quyết vấn đề. Việc giữ im lặng về hành vi sai trái tiềm ẩn có thể làm trầm trọng thêm tình hình và làm suy yếu niềm tin.

Công ty của chúng ta thực sự coi trọng sự giúp đỡ của các nhân viên xác định và bày tỏ quan điểm về những mối quan ngại tiềm ẩn cần được giải quyết. Việc bày tỏ quan điểm được khuyến khích và nhân viên bày tỏ quan điểm được bảo vệ. Bạn sẽ không bị ảnh hưởng vì đã nêu lên các mối quan ngại một cách thiện ý về hành vi sai trái đáng ngờ, và chúng ta không khoan dung bất kỳ hình thức trả thù nào đối với bạn vì việc Bày tỏ Quan điểm. Cuối cùng: bày tỏ quan điểm là điều cần thiết cho chúng ta để duy trì danh tiếng, thành công và khả năng hoạt động của

chúng ta – cả hiện tại và trong tương lai.

Mục đích của chính sách Bày tỏ Quan điểm này là gì?Mục đích của chính sách này là giải thích cách bạn có thể nêu lên các mối quan ngại về hành vi sai trái đáng ngờ một cách bí mật và không sợ bị trả thù. Nó cũng mô tả những gì bạn có thể mong đợi từ Công ty của chúng ta nếu bạn bày tỏ quan điểm.

Ai có thể bày tỏ quan điểm?Chính sách Bày tỏ Quan điểm này dành cho bất kỳ ai muốn nêu lên mối quan ngại về hành vi sai trái có thể xảy ra trong Công ty của chúng ta.

Các mối quan ngại nào được đề cập trong Chính sách Bày tỏ Quan điểm này?Chính sách Bày tỏ Quan điểm này có thể được sử dụng để nêu lên các mối quan ngại về hành vi sai trái đáng ngờ trong Công ty của chúng ta, đó là: mọi vi phạm Quy tắc Ứng xử trong Kinh doanh của chúng ta và/hoặc các chính sách của Quy tắc này theo đó Công ty chúng ta hoạt động.

Không sử dụng chính sách này:

Để báo cáo các sự kiện biểu hiện mối đe dọa trực tiếp đến tính mạng hoặc tài sản. Nếu bạn cần trợ giúp khẩn cấp, vui lòng liên hệ với chính quyền địa phương của bạn hoặc gọi đến số điện thoại khẩn cấp của quốc gia bạn.

Đối với bất kỳ khiếu nại nào mà bạn có thể có liên quan đến điều khoản việc làm của bạn. Để giải quyết tranh chấp cá nhân hoặc tranh chấp pháp lý.

Để đưa ra cáo buộc mà bạn biết là sai. Làm như vậy có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật.

Ví dụ về các mối quan ngại có thể được nêu ra bằng chính sách Bày tỏ Quan điểm này là:

Gian lận Vi phạm nhân quyền Phân biệt đối xử hoặc quấy rối Vi phạm luật và quy tắc cạnh tranh Rửa tiền hoặc vi phạm luật trừng phạt Lưu giữ hồ sơ tài chính hoặc phi tài chính

không đầy đủ Hối lộ

Xung đột lợi ích Các vấn đề về môi trường, sức khỏe và an toàn Sử dụng tài nguyên của công ty không đúng cách Giao dịch nội gián Tiết lộ thông tin bảo mật. Vi phạm bất kỳ chính sách nào (khác) của chúng ta Trả thù bất cứ ai vì đã bày tỏ quan điểm một cách

thiện ý

3

LÀM THẾ NÀO VÀ KHI NÀO ĐỂ BÀY TỎ QUAN ĐIỂM?Làm thế nào để bày tỏ quan điểm? Chính sách Bày tỏ Quan điểm của chúng ta cho phép bạn nêu lên các mối quan ngại về hành vi sai trái đáng ngờ thông qua nhiều kênh khác nhau. Chính sách này không thay thế các đường dây báo cáo thường xuyên của Công ty chúng ta hoặc quy trình khiếu nại trong Công ty liên kết của bạn. Nếu bạn nghi ngờ hành vi sai trái, bạn được khuyến khích giải quyết vấn đề này trực tiếp với người có liên quan. Nếu điều này không phù hợp, vui lòng nêu lên các câu hỏi và các mối quan ngại thông qua bất kỳ kênh Bày tỏ Quan điểm nào sau đây.

Người quản lý, đại diện Nhân sự, bộ phận P&CI hoặc bộ phận Pháp lý của bạnNhư một hướng dẫn chung, người đầu tiên để tiếp cận khi nêu lên mối quan ngại là người quản lý trực tiếp của bạn. Bạn cũng có thể quyết định thảo luận về mối quan ngại của bạn với đại diện Nhân sự, bộ phận P&CI hoặc bộ phận Pháp lý của bạn, những người có thể dàn xếp cá nhân thay cho bạn.

Đại diện Tin cậy của bạn Công ty chúng ta đã chỉ định Đại diện Tin cậy như là một điểm liên hệ bổ sung để bạn nêu ra các mối quan ngại về hành vi sai trái đáng ngờ, ví dụ nếu bạn không muốn nêu lên mối quan ngại với người quản lý trực tiếp của mình. Họ luôn sẵn sàng để bạn có thể thảo luận về các mối quan ngại của bạn một cách bí mật và tư vấn về bất kỳ bước tiếp theo nào. Đại diện Tin cậy không tham gia bất kỳ cuộc điều tra nào để bảo vệ tính bảo mật của các cuộc hội thoại với Đại diện Tin cậy. Vui lòng nhấp vào đây để biết chi tiết liên hệ của Đại diện Tin cậy của bạn.

Ứng xử Kinh doanh Toàn cầu Đội Ứng xử Kinh doanh Toàn cầu ở Amsterdam, Hà Lan, hỗ trợ Ủy Ban Liêm Chính trong việc giám sát các nỗ lực toàn công ty của chúng ta để đảm bảo rằng chúng ta tiến hành kinh doanh với tính liêm chính và công bằng, với sự tôn trọng pháp luật và các giá trị của chúng ta. Bạn có thể báo cáo hành vi sai trái đáng ngờ với đội Ứng xử Kinh doanh Toàn cầu bằng email tại «businessconduct@heineken.com» hoặc gửi thư đến Global Business Conduct P.O. Box 28, 1000 AA Amsterdam, Hà Lan. Bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp với một trong các thành viên của đội Ứng xử Kinh doanh Toàn cầu.

Dịch vụ Bày tỏ Quan điểm: Trực tuyến hoặc qua điện thoạiNếu bạn nghi ngờ hành vi sai trái và thực sự tin rằng vấn đề không thể được xử lý thông qua các kênh có sẵn bên trong Công ty điều hành của bạn, bạn có thể sử dụng Dịch vụ Bày tỏ Quan điểm bên ngoài của chúng ta (http://speakup.heineken.com) để nêu lên các mối quan ngại một cách bảo mật và bằng ngôn ngữ của riêng bạn. Dịch vụ Bày tỏ Quan điểm được điều hành bởi một bên thứ ba độc lập và có sẵn 24/7, 365 ngày mỗi năm. Có hai cách để gửi báo cáo thông qua Dịch vụ Bày tỏ Quan điểm:

Để gửi mối quan ngại bằng trực tuyến, vui lòng truy cập trang web của Dịch vụ Bày tỏ Quan điểm tại http://speakup.heineken.com, nơi bạn có thể điền vào biểu mẫu để gửi mối quan ngại của mình.

Để nêu lên mối quan ngại của bạn qua điện thoại, vui lòng gọi cho Đường dây Liêm chính ở quốc gia của bạn (miễn phí). Đường dây Liêm chính được điều hành bởi một bên thứ ba. Vui lòng kiểm tra http://speakup.heineken.com hoặc nhấp vào đây để biết số điện thoại và hướng dẫn thêm.

Trực tuyến

Qua điện thoại

4

Sau khi bạn hoàn thành báo cáo của mình (trực tuyến hoặc qua điện thoại), bạn sẽ nhận được một mã duy nhất được gọi là ‘chìa khóa báo cáo’. Bạn có thể sử dụng chìa khóa này để gọi lại hoặc truy cập trang web (http://speakup.heineken.com) để kiểm tra tiến trình về báo cáo của bạn. Bạn có thể xem liệu người xử lý báo cáo của bạn có phản hồi cho bạn hay chất vấn thêm hay không. Nếu bạn muốn, bạn có thể cung cấp thêm thông tin. Chìa khóa báo cáo của bạn đặc biệt quan trọng nếu bạn chọn ẩn danh, vì chúng tôi chỉ có thể liên hệ với bạn qua trang web trong trường hợp đó. Tất cả các báo cáo nhận được qua Dịch vụ Bày tỏ Quan điểm đều được chuyển

trở lại Công ty của chúng ta để xử lý thêm.

Còn về ‘việc tố giác bên ngoài’ thì sao?Chúng tôi đặc biệt khuyến khích bạn nêu lên các mối quan ngại nội bộ thông qua một trong các kênh hiện có. Việc đưa mối quan ngại ra bên ngoài (ví dụ như phương tiện truyền thông) có thể có những hệ quả nghiêm trọng đối với Công ty của chúng ta, đối với những người liên quan và cũng có thể đối với chính bạn. Bằng cách bày tỏ quan điểm trong nội bộ, bạn cho Công ty của chúng ta cơ hội để xem xét vấn đề và thực hiện hành động nếu cần. Bằng cách này, chúng ta có thể thực sự cùng nhau cải thiện Công ty của chúng ta.

Bạn cần cung cấp loại thông tin nào?Khi bạn gửi báo cáo (trực tiếp, bằng văn bản, trực tuyến hoặc qua điện thoại), vui lòng cung cấp càng nhiều thông tin chi tiết càng tốt để giúp Công ty của chúng ta đánh giá và điều tra mối quan ngại của bạn, chẳng hạn như:

Bối cảnh, lịch sử và lý do cho mối quan ngại này Tên, ngày, địa điểm và thông tin liên quan khác Bất kỳ tài liệu nào có thể hỗ trợ báo cáo của bạn

Một báo cáo chỉ có thể được theo dõi nếu nó có đủ thông tin và có khả năng hợp lý để thu thập thêm thông tin.

Bạn nên làm gì nếu bạn không có tất cả các sự thật?Chúng tôi khuyến khích bạn bày tỏ quan điểm càng sớm càng tốt, hay nhất là trước khi tình huống biến mất hoặc thiệt hại đã xảy ra. Việc thảo luận trước luôn luôn tốt hơn là báo cáo sau đó. Nếu bạn biết hoặc nghi ngờ hành vi sai trái, hãy bày tỏ quan điểm với những sự thật mà bạn có. Chúng tôi không mong đợi bạn có tất cả các câu trả lời và bạn chắc chắn không được mong đợi để chứng minh rằng mối quan ngại của bạn là có căn cứ. Hãy để Công ty của chúng ta xem xét vấn đề này để xác định xem có lý do cho mối quan ngại hay không.

Đừng bao giờ tự mình điều tra vấn đề và đừng tìm kiếm bằng chứng để chứng minh vụ việc. Chúng tôi đảm bảo rằng không có biện pháp kỷ luật hoặc các biệt pháp khác sẽ được thực hiện đối với bạn nếu mối quan ngại chính đáng của bạn sau đó hóa ra là nhầm lẫn hoặc sai lầm.

Câu hỏi: Tôi đã nhận thức được hành vi sai trái có thể của một người trong đội của tôi, mà có thể cấu thành gian lận nghiêm trọng. Tuy nhiên, đó vẫn là sự nghi ngờ; tôi không có tất cả các sự thật. Tôi nên bày tỏ quan điểm hay trước tiên tôi nên tìm hiểu thêm?

Trả lời: Hãy bày tỏ quan điểm càng sớm càng tốt: việc thảo luận trước vấn đề luôn luôn tốt hơn. Chỉ cần bày tỏ quan điểm với những sự thật mà bạn có. Đừng tự mình điều tra vấn đề và đừng tìm kiếm bằng chứng để trước tiên chứng minh cho vụ việc. Hãy để Công ty của chúng ta xem xét vấn đề này để xác định xem có lý do cho mối quan ngại hay không và những gì nên được thực hiện. Các chuyên gia sẽ đánh giá và điều tra mối quan ngại của bạn và nếu cần thiết, họ sẽ liên hệ lại với bạn nếu có bất kỳ câu hỏi nào. Không có biện pháp kỷ luật hoặc các biệt pháp khác sẽ được thực

hiện đối với bạn nếu mối quan ngại chính đáng của bạn sau đó hóa ra là nhầm lẫn hoặc sai lầm.

BẢO VỆ QUAN ĐIỂM CỦA BẠN: TÍNH BẢO MẬTBáo cáo có được bảo mật không?Tất cả báo cáo được thực hiện một cách bảo mật. Điều này có nghĩa là thông tin về mối quan ngại của bạn sẽ chỉ được chia sẻ với một số người hạn chế trên cơ sở cần phải biết nghiêm ngặt. Thông tin sẽ chỉ được tiết lộ bên ngoài nhóm nhỏ này nếu chúng ta cần phải làm như vậy theo luật pháp hoặc vì công ích quan trọng đang bị đe dọa. Về nguyên tắc, chúng ta có nghĩa vụ thông báo cho người có liên quan rằng đã gửi đơn khiếu nại chống lại họ, nhưng danh tính của bạn sẽ không được tiết lộ. Bạn cũng có thể giúp chúng tôi bảo mật bằng cách giữ bí mật và không thảo luận báo cáo của bạn với đồng nghiệp hoặc bất kỳ ai khác.

Có thể báo cáo nặc danh hay không?Bạn có thể chia sẻ các mối quan ngại của bạn một cách ẩn danh (nếu được pháp luật của quốc gia bạn cho phép). Tuy nhiên, chúng tôi khuyến khích bạn tiết lộ danh tính của mình vì sẽ khó hơn cho chúng tôi khi điều tra các báo cáo được thực hiện ẩn danh, và trong một số trường hợp thậm chí là không thể.

Quyền riêng tư của bạn sẽ được bảo vệ?Công ty chúng ta cam kết bảo vệ quyền riêng tư của mọi người liên quan. Chúng ta sẽ làm mọi thứ để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi việc truy cập và xử lý trái phép. Bất kỳ dữ liệu cá nhân nào thu được như một phần của chính sách Bày tỏ Quan điểm này sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích được giải thích trong chính sách này hoặc để tuân thủ pháp luật hay công ích quan trọng. Vui lòng tìm thêm thông tin chi tiết về việc bảo vệ dữ liệu cá nhân trong Phụ lục 1.

5

BẢO VỆ QUAN ĐIỂM CỦA BẠN: KHÔNG TRẢ THÙKhông trả thù – Bạn sẽ được bảo vệ như thế nào nếu bạn bày tỏ quan điểm?Trong Công ty của chúng ta, chúng ta khuyến khích mọi người bày tỏ quan điểm về hành vi sai trái (đáng ngờ) và nhân viên luôn được bảo vệ khi họ giải quyết mối quan ngại. Vui lòng tin rằng bạn sẽ không bị ảnh hưởng vì đã nêu lên các mối quan ngại một cách thiện ý về hành vi sai trái đáng ngờ. Mọi hình thức đe dọa hoặc trả thù sẽ không được khoan dung. Việc trả thù những người báo cáo được coi là vi phạm Quy tắc Ứng xử trong Kinh doanh của chúng ta và do đó có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật.

Tuy nhiên, bạn sẽ không được bảo vệ nếu bạn nêu lên mối quan ngại một cách ác ý mà bạn biết là sai.

6

Bạn nên làm gì nếu bạn nhận thấy bất kỳ sự trả thù nào?Nếu bạn nhận thấy bất kỳ sự trả thù nào đối với bạn hoặc đối với bất kỳ ai khác vì đang hoặc đã nêu lên mối quan ngại một cách thiện ý về hành vi sai trái đáng ngờ, hãy báo cáo điều này qua một trong các kênh Bày tỏ Quan điểm của chúng ta. Báo cáo trả thù người báo cáo được coi như bất kỳ báo cáo Bày tỏ Quan điểm nào khác và

được tuân theo cùng một quy trình.

Điều gì xảy ra nếu chính sách này bị lạm dụng?Việc vi phạm Quy tắc Ứng xử trong Kinh doanh của chúng ta là cố ý đưa ra một cáo buộc sai. Làm như vậy có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật.

THEO DÕI – ĐIỀU GÌ XẢY RA SAU KHI BẠN BÀY TỎ QUAN ĐIỂM?Bạn có thể mong đợi điều gì nếu bạn bày tỏ quan điểm?Công ty chúng ta thực hiện mọi báo cáo về hành vi sai trái có thể có một cách nghiêm túc. Nếu bạn gửi báo cáo, bạn sẽ nhận được giấy xác nhận đã nhận báo cáo trong vòng 5 đến 7 ngày làm việc, có ước tính mất bao lâu để xử lý và đánh giá mối quan ngại của bạn. Báo cáo của bạn sẽ trải qua quá trình xem xét ban đầu, và nếu cần, báo cáo sẽ được điều tra một cách thích hợp. Trung bình, có thể dự kiến việc kết thúc vấn đề trong vòng 1 đến 3 tháng. Bạn sẽ được thông báo về những phát hiện tổng thể, tức là Công ty của chúng ta đã xác minh được hành vi sai trái đó đã xảy ra hay không. Xin lưu ý rằng chúng tôi sẽ không thể cung cấp cho bạn chi tiết đầy đủ về kết quả của vụ việc (hoặc các hành động liên quan được thực hiện) vì lý do bảo mật, quyền riêng tư và các quyền

hợp pháp của tất cả mọi người có liên quan.

Ai sẽ hành động về mối quan ngại của bạn và như thế nào?Tất cả các báo cáo về mối quan ngại mà Công ty nhận được đều được đăng nhập vào hệ thống quản lý trường hợp. Tùy thuộc vào tính chất, tính cấp bách và tác động tiềm ẩn của mối quan ngại của bạn, vụ việc được xử lý bởi một Công ty liên kết hoặc Người quản lý Trường hợp Toàn cầu làm việc dưới sự giám sát và hướng dẫn của Ủy ban Liêm chính.

Việc xem xét và điều traCông ty của chúng ta tuân theo cách tiếp cận hai giai đoạn khi xử lý các mối quan ngại:

Xem xét ban đầu – Chúng tôi đánh giá mối quan ngại và quyết định xem nó có cần xem xét và điều tra thêm (và nếu có thì bởi ai và theo hình thức nào). Bạn có thể được liên lạc để biết thêm thông tin.

Điều tra – Nếu báo cáo cần phải điều tra thêm, chúng ta giao báo cáo đó cho một Công ty điều hành hoặc Người quản lý Trường hợp Toàn cầu. Cuộc điều tra tập trung vào phân tích thực tế, mục tiêu của vụ việc. Nếu cần, các chuyên gia bên ngoài (ví dụ, luật sư hoặc kế toán) có thể tham gia hỗ trợ trong cuộc điều tra. Họ làm việc dưới sự bảo mật nghiêm ngặt.

Việc xem xét và điều tra được tiến hành một cách độc lập, công bằng và không thiên vị đối với tất cả các bên liên quan và phù hợp với các luật và nguyên tắc có liên quan (bao gồm cả phiên điều trần công bằng). Chi tiết về vụ việc, danh tính của bạn và danh tính của bất kỳ ai khác được đề cập trong báo cáo, được giữ bí mật trong suốt và sau cuộc điều tra và chỉ được chia sẻ trên cơ sở cần phải biết.

7

Điều gì được mong đợi từ bạn liên quan đến các cuộc điều tra?Nếu bạn có liên quan đến cuộc điều tra, bạn cần phải hợp tác và trả lời tất cả các câu hỏi một cách đầy đủ và trung thực. Việc nói dối những người thực hiện cuộc điều tra cũng như trì hoãn, can thiệp hoặc từ chối hợp tác với cuộc điều tra có thể dẫn đến các biện pháp kỷ luật. Tất cả các bên liên quan, kể cả bị cáo, đều được giữ bí mật để tránh thiệt hại không cần thiết đối với danh tiếng của họ. Do đó, nếu bạn tham gia vào hoặc tìm hiểu về cuộc

điều tra, bạn phải giữ bí mật vấn đề này.

Các biện pháp thích hợpNếu mối quan ngại của bạn là có căn cứ (tức là hành vi sai trái đã thực sự xảy ra), các biện pháp thích hợp sẽ được

thực hiện khi cần thiết phù hợp với pháp luật và Chính sách của chúng ta về các Biện pháp Kỷ luật.

Phải làm gì nếu bạn có mối quan ngại về việc theo dõi một báo cáo?Nếu bạn tin rằng mối quan ngại của bạn hoặc mối quan ngại được nêu lên chống lại bạn đã không được xử lý một cách thích hợp hoặc cuộc điều tra đã không được thực hiện chính xác, vui lòng thông báo cho Ủy ban Liêm chính tại intcom@heineken.com hoặc tại Ủy ban Liêm chính P.O. Box 28, 1000 AA Amsterdam, Hà Lan. Trong các vụ việc gửi đến Ủy ban Liêm chính, vui lòng thông báo cho chủ tịch Ban Giám sát của Heineken N.V. tại supervisoryboard@heineken.com.

THÊM THÔNG TIN?Nếu bạn có các câu hỏi liên quan đến Chính sách Bày tỏ Quan điểm này hoặc nếu bạn cần trợ giúp, vui lòng liên hệ:

Người quản lý, đại diện Nhân sự, bộ phận P&CI hoặc bộ phận Pháp lý của bạn Đại diện Tin cậy của bạn Bộ phận Ứng xử Kinh doanh Toàn cầu bằng email tại businessconduct@heineken.com

8

Phụ lục nàyDịch vụ Bày tỏ Quan điểm là một cách để nhân viên, nhân viên hợp đồng và các đối tác bên ngoài báo cáo một hành vi sai trái đáng ngờ hoặc liên quan đến Công ty HEINEKEN, nhân viên hoặc nhân viên của nhà thầu vi phạm Quy tắc Ứng xử trong Kinh doanh của HEINEKEN và/hoặc các chính sách của Quy tắc này.

Phụ lục này giải thích cách HEINEKEN thu thập, sử dụng và chia sẻ dữ liệu cá nhân cho mục đích Bày tỏ Quan điểm. Điều này bao gồm bất kỳ dữ liệu cá nhân nào liên quan đến người thực hiện báo cáo, cũng như dữ liệu cá nhân về những cá nhân chống lại cáo buộc đã được thực hiện hoặc những người đã được xác định là có thông tin về cáo buộc.

Để biết thêm hướng dẫn chung về cách HEINEKEN xử lý dữ liệu cá nhân của bạn, vui lòng xem Quy trình Quyền riêng tư đối với Dữ liệu Nhân viên. Bạn có thể tìm thêm hướng dẫn trong Quy trình Quyền riêng tư của HEINEKEN đối với Dữ liệu Nhân viên

Các cuộc gọi và báo cáo trực tuyến đến Dịch vụ Bày tỏ Quan điểm được nhận thay mặt cho HEINEKEN bởi một nhà cung cấp độc lập có tên Navex Global Inc. (‘Navex’). Navex có trụ sở tại Hoa Kỳ với các máy chủ đặt tại nhiều quốc gia thành viên khác nhau của EU. HEINEKEN đã thực hiện các biện pháp tổ chức và biện pháp hợp đồng cần thiết để đảm bảo rằng bất kỳ dữ liệu cá nhân nào được thu thập bởi Navex là được bảo mật và xử lý đầy đủ chỉ dành cho mục đích được phép của Dịch vụ Bày tỏ Quan điểm.

Tổng quan HEINEKEN là bên kiểm soát dữ liệu của Dịch vụ Bày tỏ Quan điểm được vận hành thay mặt cho chính HEINEKEN và các công ty điều hành thuộc HEINEKEN. Tùy thuộc vào địa điểm của người báo cáo, nơi vụ việc được cho là đã xảy ra và bản chất của cáo buộc, điều tra viên từ một công ty điều hành sẽ được yêu cầu thực hiện cuộc điều tra.

Dư liệu ca nhân Loại dữ liệu cá nhân mà Công ty của chúng ta nắm giữ trong quá trình Bày tỏ Quan điểm có thể bao gồm:

Tên và chi tiết liên lạc của bạn (nếu bạn quyết định không báo cáo ẩn danh); Tên và chức danh của (các) cá nhân mà bạn có thể đang báo cáo; Mô tả bất kỳ hành vi đáng ngờ nào, bao gồm tất cả các chi tiết có liên quan; và Bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có thể có.

Mặc dù Công ty của chúng ta và cơ quan điều hành Dịch vụ Bày tỏ Quan điểm (‘Navex’) không chủ động tìm kiếm, dữ liệu cá nhân nhạy cảm, như được định nghĩa trong các quy định về quyền riêng tư, có thể được đưa vào báo cáo Bày tỏ Quan điểm.

Khi bạn cung cấp tên và chi tiết liên hệ cá nhân của bạn, danh tính của bạn sẽ được bảo mật nghiêm ngặt và sẽ không được tiết lộ, cho người hoặc những người mà bản báo cáo đề cập đến trừ khi bạn đồng ý. Các ngoại lệ duy nhất là khi Công ty của chúng ta được pháp luật yêu cầu tiết lộ danh tính của bạn; khi Công ty của chúng ta được pháp luật cho phép tiết lộ danh tính của bạn để bảo vệ hoặc bênh vực quyền của chúng ta hoặc quyền của nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh của chúng ta, hoặc; khi Công ty của chúng ta đã xác định rằng các cáo buộc là ác độc và được thực hiện một cách xấu xa.

PHỤ LỤC 1: BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

9

Các báo cáo Bày tỏ Quan điểm có thể được thu thập bởi mọi phương tiện xử lý dữ liệu, dù là điện tử hay không. Xin lưu ý rằng trong mọi trường hợp dữ liệu cá nhân sẽ được xử lý riêng biệt với các hệ thống thông tin khác của nhân viên hoặc các hồ sơ của nhân viên.

Mục đích xử lý dữ liệuHEINEKEN có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn;

Để quản trị Dịch vụ Bày tỏ Quan điểm cũng như đánh giá và theo dõi các bản đệ trình lên Dịch vụ Bày tỏ Quan điểm.

Để điều tra các vi phạm bị cáo buộc. Để thực hiện bất kỳ hành động theo dõi cần thiết nào sau khi hoàn thành cuộc điều tra.

Để tạo báo cáo ẩn danh cho việc quản lý của Công ty chúng ta.

Cơ sở pháp lýHEINEKEN sẽ chỉ xử lý dữ liệu cá nhân của bạn theo những cách tương thích với mục đích mà nó được thu thập. Trong phạm vi cần thiết cho các mục đích đó, Công ty chúng ta sẽ thực hiện các biện pháp hợp lý để đảm bảo rằng thông tin cá nhân là chính xác, đầy đủ và đáng tin cậy liên quan đến mục đích sử dụng.

Đối với quy trình Bày tỏ Quan điểm, Công ty của chúng ta sẽ sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn phù hợp với Quy trình Quyền riêng tư đối với Dữ liệu Nhân viên, đề cập đến mục đích ‘sử dụng dữ liệu cá nhân của nhân viên cho các hoạt động như bảo vệ lợi ích HEINEKEN và nhân viên của HEINEKEN và cho việc bảo vệ lợi ích của Heineken và tài sản của nhân viên’. Công ty của chúng ta dựa trên lợi ích hợp pháp làm cơ sở hợp pháp cho việc thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn.

Dữ liệu cá nhân của bạn có thể được lưu giữ và sử dụng để quản lý quy trình Bày tỏ Quan điểm trong khi bạn đang làm việc cho chúng tôi, vào thời điểm công việc của bạn kết thúc và một thời gian sau khi bạn nghỉ việc.

Tiết lộDữ liệu cá nhân được thu thập cho các mục đích nêu trên sẽ được chia sẻ với Navex, đơn vị quản lý Dịch vụ Bày tỏ Quan điểm thay mặt cho và dưới sự chỉ đạo và kiểm soát của Công ty chúng ta.

Chúng ta cũng có thể cho phép các chuyên gia được chọn của bên thứ ba, chẳng hạn như kế toán pháp y, luật sư bên ngoài hoặc chuyên gia tư vấn, truy cập thông tin cá nhân của bạn nhằm mục đích tiến hành điều tra nội bộ liên quan đến (các) vi phạm (đáng ngờ) đối với Quy tắc Ứng xử trong Kinh doanh của chúng ta và/hoặc các chính sách của quy tắc này. Khi HEINEKEN chia sẻ thông tin cá nhân với các bên thứ ba này, Công ty của chúng ta yêu cầu họ chỉ sử dụng thông tin cá nhân đó nếu cần thiết để cung cấp dịch vụ điều tra cho chúng ta và theo cách phù hợp với Quy trình Quyền riêng tư đối với Dữ liệu Nhân viên và luật hiện hành.

Hơn nữa, dữ liệu cá nhân được thu thập cho mục đích Bày tỏ Quan điểm sẽ chỉ được tiết lộ cho bất kỳ bên nào khác nếu Công ty của chúng ta chịu trách nhiệm tiết lộ hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn để tuân thủ mọi nghĩa vụ pháp lý hoặc khi cần thiết để báo cáo tội phạm hình sự.

Chuyển Dữ liệu Xuyên Biên giớiNếu cần chuyển dữ liệu của bạn ra ngoài Khu vực Kinh tế Châu Âu, Công ty của chúng ta sẽ đưa ra các biện pháp bảo vệ thích hợp theo đúng các yêu cầu pháp lý hiện hành để đảm bảo dữ liệu của bạn được bảo vệ tương đương với các quy định bảo vệ dữ liệu áp dụng trong Khu vực Kinh tế Châu Âu.

10

Lưu trữ dữ liệuCác báo cáo Bày tỏ Quan điểm đã được nhận thấy không có căn cứ sẽ bị xóa càng sớm càng tốt, bao gồm tất cả dữ liệu cá nhân trong hoặc liên quan đến các báo cáo này. Dữ liệu cá nhân liên quan đến các báo cáo về khiếu nại có căn cứ sẽ chỉ được lưu giữ trong khoảng thời gian cần thiết để phục vụ mục đích Bày tỏ Quan điểm, trong phạm vi hợp lý cần thiết để tuân thủ yêu cầu pháp lý hiện hành hoặc được khuyến nghị theo thời hiệu hiện hành.

Việc lưu hồ sơ bất kỳ biện pháp kỷ luật nào đối với nhân viên do báo cáo được nộp theo các điều khoản của chính sách Bày tỏ Quan điểm phải được thực hiện theo quy trình nội bộ mà Công ty chúng ta duy trì liên quan đến hồ sơ nhân sự.

‘Xóa’ có nghĩa là phá hủy dữ liệu cá nhân hoặc sự thích ứng của dữ liệu cá nhân theo cách mà không còn có thể nhận diện được người báo cáo và người có liên quan.

Quyền của bạnBất kỳ nhân viên nào cũng luôn có thể yêu cầu bộ phận Ứng xử Kinh doanh Toàn cầu hoặc Ủy ban Liêm chính cho biết liệu có báo cáo nào được nộp để chống lại họ hay không. Nếu vậy, họ sẽ được cung cấp một mô tả tổng quan bằng văn bản về dữ liệu cá nhân có sẵn về họ, trừ khi điều này sẽ gây trở ngại nghiêm trọng cho cuộc điều tra. Nếu dữ liệu cá nhân chứng minh là không chính xác hoặc không đầy đủ, người có liên quan có thể yêu cầu chỉnh sửa hoặc hoàn chỉnh dữ liệu đó. Trong những trường hợp cụ thể, một nhân viên có thể yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân liên quan họ hoặc yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân liên quan đến họ.

Liên hệNếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ quyền nào ở trên hoặc nếu bạn có khiếu nại về việc chúng tôi xử lý Dữ liệu Cá nhân của bạn liên quan đến quy trình Bày tỏ Quan điểm, vui lòng gửi email tới businessconduct@heineken.com, hoặc liên hệ với bộ phận Ứng xử Kinh doanh Toàn cầu theo số +31 20 5239 968.

11

THÔNG TIN HÀNH CHÍNHNội dung Chủ sở hữu Bộ phận Pháp chế Toàn cầuNgười Liên hệ Obbe Siderius Giám đốc bộ phận Ứng xử Kinh doanh Toàn cầu obbe.siderius@heineken.comCó hiệu lực từ ngày 1 tháng 9 năm 2018 Phiên Ban 4.0Ghi chú: HEINEKEN hoặc Công ty của chúng ta đề cập đến từng công ty thuộc quyền sở hữu và kiểm

soát phần lớn, trực tiếp hoặc gián tiếp, bởi Heineken N.V. Chính sách Bày tỏ Quan điểm này thay thế cho bất kỳ Quy trình Tố giác nào trước đây và Quy trình Báo cáo Gian lận ở bất cứ nơi nào trong HEINEKEN. Có thể có bổ sung chỉnh sửa tùy thời điểm và được thông báo. Xin lưu ý rằng chính sách này có một đặc điểm bổ sung: mọi pháp luật quốc gia hiện hành đều vẫn hợp lệ. Khi các điều khoản của chính sách này nghiêm ngặt hơn pháp luật hiện hành hoặc cung cấp các biện pháp bảo vệ, quyền hoặc biện pháp khắc phục bổ sung, thì các điều khoản của chính sách này sẽ được áp dụng.