Hướng dẫn cho Quản trị viên và Người gửi - UPS€¦ · Quản lý thông tin công...

Hướng dẫn cho Quản trị viên và Người gửiUPS CampusShip®

© 2017 United Parcel Service of America, Inc. UPS, nhan hiêu UPS va mau nâu la cac thương hiêu cua United Parcel Service of America, Inc. Bao lưu moi quyên. vn_vi

i

UPS CampusShip® Hướng dẫn cho Quản trị viên và Người gửi hàng

© 2017 United Parcel Service of America, Inc. Bảo lưu mọi quyền.

Mục lục

Quản trị UPS CampusShip

Bắt đầu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Quan lý thông tin công ty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Quan lý địa điểm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Quan lý đặc quyên vận chuyển . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Quan lý người dùng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Vận chuyển bằng UPS CampusShip

Khai quat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Đăng nhập va bước ban đầu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Cai đặt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Vận chuyển . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Vận chuyển hang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Kiểm tra thông tin lô hang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Xac nhận lô hang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Vé vận chuyển . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Vận chuyển têp lô . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Vận chuyển hang đường không . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Lịch sử vận chuyển . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34


Quản trị UPS CampusShipUPS CampusShip®

2



Bắt đầu

Sau khi người đại diện UPS CampusShip ghi danh công ty của bạn thì bạn sẽ nhận được hai email:• Email đầu tiên là Email Chào mừng có ID người dùng và

URL để truy cập trang web.• Email thứ hai có mật khẩu tạm thời của bạn.

1. Để đăng nhập, nhấp vào liên kết dành cho địa chỉ Internet UPS CampusShip duy nhất của công ty mà bạn nhận được qua e-mail, hoặc đăng nhập tại campusship.ups.com.

2. Bạn sẽ được đề nghị đăng nhập vào hệ thống UPS CampusShip của công ty bằng ID và mật khẩu người dùng được cấp trong hai email từ UPS CampusShip. Xin lưu ý rằng ID và mật khẩu người dùng là nhạy chữ.

Bước tùy chọn — Nếu bạn muốn thay đổi ngôn ngữ trong trang Đăng nhập, hãy chọn ngôn ngữ phù hợp từ trình đơn thả xuống Ngôn ngữ. Rồi nhấp vào mũi tên màu xanh.

3. Là người dùng mới, vui lòng đọc Điều khoản và Điều kiện UPS CampusShip rồi nhấp nút Chấp nhận để tiếp tục.

http://campusship.ups.com

3



Bắt đầu (tiếp tục)

Là Quản trị viên UPS CampusShip, quyền hạn của bạn có thể trải dài từ mọi quyền tại cấp độ công ty (Người chịu trách nhiệm quản lý công ty) tới một số quyền được cấp cho địa điểm cụ thể (Điều hành quản lý khu vực).

Là quản trị viên, bạn sẽ có sự lựa chọn được dán nhãn “Quản trị CampusShip” được lập danh sách trong trình đơn Khởi động nhanh.

Chọn Quản trị CampusShip từ trình đơn Khởi động nhanh để vào màn hình cung cấp tổng truy cập cho các chức năng quản trị của UPS CampusShip.

1. Chọn Quản trị CampusShip từ trình đơn Khởi động nhanh để truy cập các chức năng quản trị của UPS CampusShip.

2. Sử dụng các chức năng quản trị để quản lý địa điểm, số tham chiếu, đặc quyền vận chuyển, địa chỉ nhóm và người dùng của công ty.

4



Quản lý thông tin công ty

Phần Quản lý Thông tin Công ty cho phép bạn nhập và quản lý thông tin quan trọng, như thông tin liên hệ công ty. Bạn cũng có thể chọn tên công ty hoặc tên địa điểm sẽ hiển thị trên nhãn vận chuyển, và bạn có thể thêm logo vào mọi màn hình UPS CampusShip và vào Hóa đơn Thương mại của bạn. Chọn Quản trị CampusShip từ trình đơn Khởi động nhanh , rồi chọn Quản lý Công ty để sửa thông tin công ty bất kỳ lúc nào.

Các tùy chọn số tham chiếu: Nằm trong Xem hoặc liên kết Sửa Thông tin Công ty, bạn có thể đặt Số tham chiếu hiển thị và xác thực mặc định đối với toàn bộ công ty.

Nhãn truy nhập: Nằm trong Xem hoặc Thay đổi liên kết Nhãn truy nhập Công ty, bạn có thể sửa các tên trường trên trang Truy nhập của UPS CampusShip (ví dụ: bạn có thể thay ID người dùng bằng Số nhân viên).

Cài đặt bộ lọc IP: Là một phương pháp bảo mật được bổ sung, bạn có thể hạn chế người dùng truy cập UPS CampusShip từ bên ngoài mạng máy tính của tổ chức của bạn (với ngoại lệ là Quản trị viên người dùng và Công ty đi công tác). Nếu người dùng cố ý truy cập UPS CampusShip từ một địa chỉ IP không nằm trong phạm vi ghi nhận được thì họ bị từ chối truy cập và nhận được thông điệp báo lỗi. Để sử dụng tính năng này, bạn cần có thông tin cơ bản về mạng máy tinh công ty của bạn; bạn sẽ cần phải liên hệ quản trị viên mạng máy tính công ty của bạn.

Nhập logo công ty

1. Chọn Quản trị CampusShip từ trình đơn Khởi động nhanh, rồi chọn Quản lý Công ty. Chọn Xem hoặc thay đổi logo công ty hiển thị bởi liên kết UPS CampusShip.

2. Duyệt tới vị trí tệp của logo. UPS CampusShip hỗ trợ hai hình thức/ dung lượng định dạng ảnh tệp GIF: Đứng (rộng 62 pixel x cao 50 pixel) và Ngang (rộng 124 pixel x cao 50 pixel) với dung lượng tệp tối đa là 4KB. Logo phải tuân thủ những yêu cầu kỹ thuật tệp này.

3. Chọn nút Cập nhật để hiển thị logo công ty của bạn. Lưu ý: Chỉ có Quản trị viên Công ty có thể làm nhiệm vụ này.

5



Quản lý thông tin công ty (tiếp tục)

Trong màn hình Quản lý Công ty, bạn có thể làm mất hiệu lực toàn bộ các tùy chọn số tham vấn bộ đặc quyền vận chuyển bằng các cài đặt này:• Yêu cầu người dùng nhập các số tham chiếu khi xử lý

các lô hàng bằng cách chọn ô kiểm dành để tham chiếu từ Danh sách 1, 2 hoặc 3 trong Quản lý Số tham vấn.

• Cho phép người dùng chọn số tham chiếu từ danh sách hoặc hiển thị liên kết Tìm kiếm.

• Chọn để xác thực các số tham chiếu mà người dùng nhập so với Danh sách 1, 2 hoặc 3 trong Quản lý Số tham chiếu. (Xem phần Quản lý Số tham chiếu để biết phương hướng tạo danh sách số tham chiếu.)

6



Quản lý địa điểm

Địa điểm công ty UPS CampusShip có thể xác định được là phòng, văn phòng, đơn vị kinh doanh, công ty con hoặc nhiều phòng chia sẻ cùng một địa chỉ vật lý. Có thể thiết lập không hạn chế số lượng địa điểm tại mọi quốc gia có cung cấp UPS CampusShip, cho phép sự linh hoạt tối đa trong tổ chức và đặt tên các địa điểm trong phạm vi thiết lập một công ty toàn cầu. Đối với bất kỳ địa điểm nào, bạn có thể chọn tên địa điểm hoặc tên công ty xuất hiện trên địa chỉ trả lại hàng của toàn bộ kiện hàng bạn gửi.

Lập địa điểm công ty trước khi bổ sung hoặc nhập người dùng. Mỗi địa điểm phải phù hợp với số tài khoản UPS® thuộc về địa điểm đó. Trước khi bạn thiết lập địa điểm mới thì bạn phải làm cho số tài khoản UPS sẵn có đối với địa điểm đó. Bạn có thể có nhiều địa điểm dành cho một số tài khoản UPS (ví dụ như tài khoản 123456 có thể có một địa điểm gọi là Phòng Thư và một địa điểm gọi là Kế toán). Các địa điểm có thể được thiết lập trong bất kỳ quốc gia nào có cung cấp UPS CampusShip (ví dụ, một công ty Đức có thể thiết lập địa điểm tại Mỹ của họ dưới công ty UPS CampusShip Đức).

Tạo các địa điểm công ty mới

1. Tạo Quản trị CampusShip từ trình đơn Khởi động nhanh, rồi chọn Quản lý Địa điểm. Chọn Tạo địa điểm để thêm địa điểm công ty mới.

2. Màn hình Thông tin Địa điểm hiển thị. (Để ngừng quy trình này, hãy chọn nút Hủy ở dưới trang này.)

3. Nhập thông tin chi tiết về địa điểm (ví dụ, địa chỉ, tên liên hệ địa điểm, địa chỉ email, số điện thoại và số phụ, số tài khoản UPS và/hoặc số tài khoản CGPDCCC cho địa điểm đó). Nếu được UPS cho phép, bạn có tùy chọn hiển thị giá công bố hoặc thương lượng theo địa điểm. Bạn nên nhập thông tin vào các trường Thông tin Hỗ trợ Địa điểm. Thông tin hỗ trợ này xuất hiện ở cuối màn hình UPS CampusShip dành cho toàn bộ người dùng được chỉ định cho địa điểm đó.

4. Đảm bảo rằng các trường bắt buộc được tô chữ đậm có dữ liệu chấp nhận được và chính xác, rồi chọn nút Tạo. Nếu không cập nhật thành công thì bạn sẽ nhận được thông điệp thông báo cho bạn về các trường cần được sửa hoặc hoàn tất.

Nhập các địa điểm công ty mới

Có thể nhập thông tin địa điểm từ định dạng có các dữ liệu phân cách bằng dấu phẩy, hoặc tệp CSV. Để biết thông tin và hướng dẫn, vui lòng xem Trợ giúp trực tuyến, có thể truy cập bằng cách nhấp vào tùy chọn Trợ giúp Quản trị trong trình đơn Hỗ trợ CampusShip.

TIP: Nếu bạn cần số tài khoản UPS, hãy vào ups.com và chọn Mở tài khoản UPS từ thẻ Vận chuyển.

http://ups.com

7



Quản lý địa điểm (tiếp tục)

Là Quản trị viên UPS CampusShip, bạn có thể tìm nhanh Địa điểm theo Tên, Số tài khoản hoặc theo Số tài khoản hàng không gồm 9 ký tự.

Quản lý Hiển thị Giá

Đối với trang Quản lý Địa điểm, các quản trị viên phải cho phép hiển thị các giá thương lượng cụ thể của tài khoản đối với các địa điểm mới hoặc hiện tại sau khi UPS kích hoạt công ty bạn và (các) tài khoản dành cho Giá Thương lượng.

1. Chọn Quản lý Cài đặt Hiển thị Giá đối với Toàn bộ địa điểm.

2. Chọn Hiển thị Giá thương lượng đối với toàn bộ địa điểm có tài khoản được phép rồi chọn Gửi.

Để xác thực cài đặt hiển thị giá của địa điểm, chọn Tìm kiếm các khu vực, rồi xem Cài đặt Hiển thị loại giá địa điểm xem đó là giá công bố hay giá thương lượng. Đối với người dùng muốn xem giá thương lượng thì cột Xem Giá thương lượng do UPS kích hoạt phải nói “Có” nếu Giá thương lượng đã được UPS kích hoạt.

8



Quản lý địa điểm (tiếp tục)

Đối với bất kỳ địa điểm nào, bạn có thể đặt hiển thị cho giá công bố hoặc giá thương lượng bằng cách trước hết xem Thông tin Địa điểm rồi chọn Xác thực Cài đặt Hiển thị Giá. Nếu muốn, hãy chọn Hiển thị Giá thương lượng.

9



Quản lý đặc quyền vận chuyển

Các đặc quyền xác định dịch vụ và tùy chọn vận chuyển là được phép cho một tập hợp người dùng. Tính năng này cho phép bạn áp dụng nhanh chóng một bộ đặc quyền cho những người dùng mới mà bạn tạo ra. Các tùy chọn hiện có được mô tả trong Quản lý Đặc quyền Vận chuyển chỉ áp dụng cho các dịch vụ kiện hàng nhỏ.

Sử dụng đặc quyền vận chuyển

Để cung cấp cơ bản, UPS CampusShip có bốn đặc quyền vận chuyển mặc định trong Tìm kiếm Đặc quyền Vận chuyển.

Nội dung sau đây sẵn có cho người dùng tại Mỹ hoặc Puerto Rico:• Mọi dịch vụ, toàn bộ các dịch vụ bổ sung (dịch vụ nội

địa và quốc tế với ALL các dịch vụ bổ sung).• Toàn bộ dịch vụ, các dịch vụ bổ sung có giới hạn (dịch

vụ nội địa và quốc tế với một tập hợp có hạn chế các dịch vụ bổ sung được phép).

• Chỉ nội địa, toàn bộ các dịch vụ bổ sung (không có dịch vụ quốc tế với ALL các dịch vụ bổ sung).

• Chỉ nội địa, các dịch vụ bổ sung có giới hạn (không có dịch vụ quốc tế với một tập hợp hạn chế các dịch vụ bổ sung, như Phát hàng vào Thứ Bảy).

Các dịch vụ trong từng đặc quyền được hiển thị bên dưới được tự động thiết lập mặc định cho từng khu vực địa lý UPS CampusShip.• Toàn bộ dịch vụ, toàn bộ các dịch vụ bổ sung, Bắc và

Nam Mỹ.• Toàn bộ dịch vụ, toàn bộ các dịch vụ bổ sung, Châu Âu.• Toàn bộ dịch vụ, toàn bộ các dịch vụ bổ sung, Châu Á.• người dùng đi khắp thế giới (toàn bộ đặc quyền vận

chuyển).

Những đặc quyền vận chuyển này có thể được tùy biến để đáp ứng các yêu cầu vận chuyển cụ thể của người dùng.

10



Quản lý đặc quyền vận chuyển (tiếp tục)

Tạo đặc quyền vận chuyển mới

Nếu bạn muốn tùy biến các bộ đặc quyền cho các kiện hàng nhỏ thì bạn phải tạo chúng trước khi bạn có thể chỉ định người dùng cho chúng. Để cho phép người dùng vận chuyển Hàng hóa, bạn phải chọn ô kiểm Dịch vụ Hàng hóa.

1. Chọn Quản trị CampusShip từ trình đơn Khởi động nhanh rồi chọn Quản trị đặc quyền vận chuyển và chọn Tạo đặc quyền vận chuyển.

2. Trang Thông tin đặc quyền vận chuyển hiện ra. (Để dừng quy trình này, hãy chọn nút Hủy ở cuối trang này.)

3. Nhập Tên đặc quyền vận chuyển (ví dụ, “Toàn bộ dịch vụ”). Rồi xác nhận rằng Các quốc gia đặc quyền vận chuyển là đúng. Nếu không đúng, hãy chọn liên kết Sửa để tạo các thay đổi cần thiết. Sau đó chọn các đặc quyền vận chuyển mà bạn muốn cấp quyền dựa vào nhu cầu của công ty bạn. Có hai cách để xây dựng bộ đặc quyền:

• Kích hoạt ALL đặc quyền trong một phần. • Kích hoạt các đặc quyền cụ thể bằng cách chọn các ô

kiểm riêng (ví dụ, các khoản thanh toán hoặc phương pháp thanh toán được phép, cài đặt hiển thị giá và đặc quyền danh bạ).

4. Sau khi bạn đã nhập toàn bộ thông tin, hãy chọn nút Tạo. Nếu phải có thêm thông tin, bạn sẽ nhận được tin nhắn hiển thị các trường cần phải sửa hoặc hoàn thành.

11



Quản lý đặc quyền vận chuyển (tiếp tục)

Các quản trị viên kiểm soát việc hiển thị giá thương lượng hoặc giá công bố dành cho người dùng có các đặc quyền vận chuyển mới hoặc hiện tại. Quản trị viên cũng có thể chọn không hiển thị giá cho người dùng.

1. Chọn Quản lý đặc quyền vận chuyển và tạo hoặc xem đặc quyền hiện tại.

2. Trong Tùy chọn Vận chuyển Bổ sung để Hiển thị giá khi vận chuyển, hãy chọn Giá công bố của UPS, Giá Thương lượng và Giá công bố của UPS, hoặc Không báo giá.

Trong Đặc quyền Vận chuyển bạn có thể kiểm soát các loại Xác nhận Phát hàng, UPS Returns và các loại Kiểm soát Nhập khẩu UPS mà người dùng có truy cập.

12



Quản lý người dùng

Tạo người dùng mới

Tạo người dùng UPS CampusShip mới bằng cách nhập thông tin hồ sơ của họ vào hệ thống.

1. Chọn Quản trị CampusShip từ trình đơn Khởi động nhanh rồi chọn Quản lý người dùng và chọn Tạo người dùng.

• Nhập thông tin người dùng theo yêu cầu. Các trường bắt buộc hiển thị chữ đậm.

• Chỉ định người dùng vào một địa điểm công ty. Để Tìm kiếm các khu vực, hãy chọn liên kết Tìm kiếm.

• Chỉ định bộ đặc quyền vận chuyển cho người dùng. Để tìm bộ đặc quyền vận chuyển hãy chọn liên kết Tìm kiếm.

• Chọn nút Tạo. Khi đó, người dùng nhận ID người dùng và mật khẩu tạm thời trong hai email riêng biệt.

2. Để đặt các bộ đặc quyền bổ sung, bao gồm các quyền quản trị, hãy chọn liên kết Sửa đặc quyền của người dùng này trên trang xác nhận.

• Để cấp phép người dùng sửa địa chỉ Gửi từ, hãy đặt Trạng thái người dùng Đi lại là ON.

• Quản trị viên Công ty tại Mỹ có thể cho phép người dùng đặt các đồ cần cung ứng của UPS trực tuyến từ ups.com bằng cách đặt Cấp phép đặt Đồ cần cung ứng của UPS là ON.

• Để đặt quyền quản trị (mặc định là NO có quyền quản trị):

– Chọn Người chịu trách nhiệm quản lý công ty hoặc Điều hành quản lý khu vực. Nếu Điều hành quản lý khu vực được chọn, hãy kích hoạt Toàn bộ Quyền Điều hành quản lý khu vực hoặc chỉ định các quyền cụ thể bằng cách chọn các ô kiểm phù hợp.

– Để lưu và kích hoạt các lựa chọn của bạn, hãy chọn nút Cập nhật.

13



Quản lý người dùng (tiếp tục)

Nếu bạn đã đặt người dùng là Điều hành quản lý khu vực thì bạn phải sửa lại người dùng và thêm các địa điểm mà bạn muốn người dùng quản trị. Để hoàn thành nó:• Chọn liên kết Tìm người dùng để tìm người dùng mà

bạn vừa tạo ra, rồi nhấp vào liên kết ID người dùng.• Chọn liên kết Sửa gần các địa điểm được chỉ định.• Nhập trong Tên địa điểm hoặc chọn Tìm kiếm tên địa

điểm, rồi chọn nút Thêm.• Bạn có thể chỉ định nhiều địa điểm. Sau khi toàn bộ địa

điểm đã được thêm vào thì hãy chọn nút Cập nhật.

Nhập người dùng mới

Bạn có thể nhập thông tin người dùng từ định dạng có các dữ liệu phân cách bằng dấu phẩy, hoặc tệp CSV. Để biết thông tin và hướng dẫn, vui lòng xem Trợ giúp trực tuyến, có thể truy cập bằng cách nhấp vào tùy chọn Trợ giúp Quản trị trong trình đơn Hỗ trợ CampusShip. Để xem Nhập định dạng tệp cho người dùng, nhấp liên kết Trợ giúp ở góc trên bên phải của trang Nhập người dùng.

14



Quản lý người dùng (tiếp tục)

Mời người dùng tham gia công ty

Bạn có thể mời những người dùng My UPS hiện tại tham gia công ty để họ có thể bắt đầu sử dụng UPS CampusShip. Bằng cách dùng liên kết Mời người dùng từ trang Quản lý người dùng, chỉ cần nhập ID người dùng My UPS và địa chỉ email. Người nhận sẽ nhận được email mời anh/chị ta tham gia công ty. Sau khi người dùng chấp nhận thì email thông báo sẽ được gửi tới Người chịu trách nhiệm quản lý công ty. Khi nhận được email chấp nhận, Người chịu trách nhiệm quản lý công ty phải đăng nhập vào UPS CampusShip, truy cập hồ sơ người dùng bằng cách dùng Tìm kiếm trong Quản lý người dùng, và chỉ định người dùng vào Địa điểm Vận chuyển và Đặc quyền Vận chuyển.


Vận chuyển bằng UPS CampusShipUPS CampusShip®

15

16



Khái quát

UPS CampusShip là một giải pháp vận chuyển do UPS làm chủ, dựa trên web giúp bạn tăng hiệu quả và giảm chi phí. Chức năng đầy đủ, mạnh mẽ của UPS CampusShip được thiết kế để cung cấp vận chuyển nhanh hơn và chính xác hơn.

Cẩm nang Khởi động nhanh Vận chuyển UPS CampusShip là tài liệu tham khảo thuận tiện, từng bước sẽ giúp bạn quản lý toàn bộ các kiện hàng nhỏ và yêu cầu vận chuyển hàng.

Nếu bạn có thắc mắc hoặc yêu cầu thông tin bổ sung thì vui lòng sử dụng liên kết Trợ giúp trên UPS CampusShip hoặc liên hệ Quản trị viên UPS CampusShip của công ty bạn bằng cách chọn Tìm kiếm Quản trị viên.

https://www.campusship.ups.com/content/us/en/resources/help.html

17



Đăng nhập và bước ban đầu

Để đăng nhập, nhấp vào liên kết dành cho địa chỉ Internet UPS CampusShip duy nhất của công ty bạn nhận được qua e-mail hoặc đăng nhập vào campusship.ups.com.

Bạn sẽ được đề nghị đăng nhập vào hệ thống UPS CampusShip của công ty bạn bằng ID và mật khẩu của người dùng được cấp trong các email từ UPS CampusShip. ID và mật khẩu của người dùng là nhạy chữ.

Là người dùng mới, vui lòng đọc Thỏa thuận Công nghệ UPS (theo đó có các Điều khoản và Điều kiện) và nhấp nút Chấp nhận để tiếp tục.

Khi đăng nhập lần đầu, bạn sẽ được nhắc thay đổi mật khẩu tạm thời. Sau khi đổi, hãy chọn nút Cập nhật.

Nếu bạn quên ID hoặc mật khẩu người dùng, hãy dùng liên kết Quên ID hoặc mật khẩu người dùng? và UPS CampusShip sẽ gửi cho bạn ID hoặc mật khẩu người dùng tạm thời qua email.

http://www.campusship.ups.com

https://www.campusship.ups.com/content/us/en/login/reset_password.html

18



Đăng nhập và bước ban đầu (tiếp tục)

Lưu ý: Các dịch vụ và tùy chọn vận chuyển của bạn có thể bị hạn chế bởi Quản trị viên. Trước tiên, việc liên hệ với Quản trị viên là cách tốt nhất để cho vấn đề được giải quyết rõ ràng. Sử dụng công cụ Tìm kiếm Quản trị viên để tìm thông tin liên hệ Quản trị viên hoặc sử dụng số điện thoại Hỗ trợ Công ty và liên kết email ở cuối mỗi trang.

Từ Tài nguyên, chọn Hỗ trợ UPS CampusShip để lấy số điện thoại bàn trợ giúp tại khu vực của bạn.

19



Cài đặt

Bằng cách đặt Tùy chọn Vận chuyển mà tiết kiệm thời gian và đảm bảo trải nghiệm vận chuyển theo yêu cầu. Truy cập Trung tâm Tùy chọn Hồ sơ bằng cách nhấp vào mũi tên xuống gần tên của bạn trong góc trên bên phải của màn hình. Chọn Cài đặt của tôi, rồi Sửa Tùy chọn Vận chuyển để đặt các tùy chọn vận chuyển mặc định, giá trị tham khảo, phương pháp thanh toán, thông báo qua email, thông tin lấy hàng, tùy chọn in và các nội dung khác.

20



Cài đặt (tiếp tục)

Cài đặt là nơi danh bạ cá nhân và danh bạ công ty của bạn được tìm thấy. Việc chọn người nhận từ danh bạ tiết kiệm thời gian và giảm lỗi. Tại đây, bạn cũng có thể gõ địa chỉ mới, nhập các địa chỉ hoặc tạo danh sách gửi lên tới 100 người nhận, có ích khi bạn sẽ gửi cùng một loại hàng hóa cho từng người trong danh sách.

21



Vận chuyển

Khi bạn sẵn sàng bắt đầu vận chuyển thì hãy đăng nhập để truy cập trang Vận chuyển. Từ đây bạn có thể Tạo Chuyến hàng cho Kiện hàng (dưới 150 cân Anh) hoặc cho Hàng nặng (trên 150 cân Anh). Sau đó, chọn tùy chọn bạn muốn để bắt đầu gửi hàng.

Các trang tiếp theo sẽ xử lý quy trình để hoàn tất Vận chuyển kiện hàng.

Lưu ý: Để bạn hoàn tất vận chuyển Hàng hóa, Quản trị viên UPS CampusShip công ty của bạn sẽ cần phải cho phép Dịch vụ Hàng nặng trong Quản trị.

Kiện Hàng

Vận chuyển Hàng hóa

22



Vận chuyển hàng

Lô hàng này đi đâu? Trước tiên, nhập hoặc chọn liên hệ hoặc danh sách phát hàng bằng cách gõ vào trường được cung cấp. Bạn cũng có thể truy cập Danh bạ Công ty hoặc chọn Danh bạ Bên ngoài để chọn liên hệ từ danh bạ Microsoft® Outlook® của bạn.

Lô hàng này từ đâu tới? Xác thực Vận chuyển từ Địa chỉ rồi chọn Sửa để chỉnh sửa. Vận chuyển từ Địa chỉ được dùng để xác định giá và dịch vụ hiện có, nên nó cần phản ánh được địa chỉ thực sự mà theo đó lô hàng xuất phát. Nếu cần, bạn có thể chỉ rõ địa chỉ trả lại hàng khác phòng khi lô hàng không giao được.

Lưu ý: Bạn sẽ chỉ có thể sửa các địa chỉ này nếu Người chịu trách nhiệm quản lý công ty của bạn đã cài đặt bạn là người dùng đi lại.

Bạn vận chuyển hàng gì? Chỉ rõ số kiện hàng trong lô hàng (tối đa 20) và liệu các kiện hàng này có giống nhau không. Cấp trọng lượng. Chỉ rõ kích thước để có giá chính xác hơn.

Vào liên kết Trợ giúp để biết thêm thông tin.

Microsoft và Outlook là các thương hiệu đã đăng ký hoặc là các thương hiệu của Microsoft Corporation tại Mỹ và/hoặc các quốc gia khác.


23



Vận chuyển kiện hàng (tiếp tục)

Bạn muốn vận chuyển thế nào? Chọn dịch vụ UPS bạn muốn dùng từ trình đơn thả xuống. Chọn liên kết So sánh các Tùy chọn Dịch vụ để biết thời gian vận chuyển dự kiến và giá. Bạn cũng có thể chọn dịch vụ bổ sung từ trang này. Thông tin bổ sung sẽ được yêu cầu trong trang tiếp theo dành cho một số tùy chọn.

Lưu ý: Nếu mở, giá thương lượng đặc biệt tài khoản của bạn sẽ hiển thị.

Bạn có muốn thêm các số tham khảo không? Quản trị viên có thể yêu cầu tham khảo đối với lô hàng. Bạn có thể tìm kiếm hoặc nhập tham khảo trong các trường được cấp.

24



Vận chuyển kiện hàng (tiếp tục)

Bạn muốn thanh toán thế nào? Chỉ rõ phương thức thanh toán dùng trình đơn thả xuống. Bạn có thể chọn Tài khoản UPS Người gửi, Người nhận hóa đơn, Bên thứ ba trong Hóa đơn hoặc Thẻ thanh toán.

Lưu ý: Nhập các thẻ thanh toán mới trong Tùy chọn Vận chuyển.

Bạn có muốn lịch trình nhận hàng không? Sau khi chọn phương pháp thanh toán, các tùy chọn lấy hàng mặc định sẽ được hiển thị, bao gồm các lần lấy hàng theo lịch trước đây và tùy chọn lịch trình nhận hàng theo Điện thoại. Chọn ô kiểm để lịch trình nhận hàng.

Lấy Hàng ngày

25



Kiểm tra thông tin lô hàng

Xác thực mọi thông tin lô hàng đều đúng. Để tạo sự thay đổi, hãy chọn liên kết Sửa. Khi bạn hài lòng với mọi thông tin lô hàng, hãy chọn nút Vận chuyển Ngay và dữ liệu lô hàng của bạn sẽ được gửi tới UPS. Để được hỗ trợ thêm vui lòng tham khảo liên kết Trợ giúp hoặc liên hệ Quản trị viên UPS CampusShip.


26



Xác nhận lô hàng

Hoàn thành lô hàng

Tại điểm này, UPS đã nhận được dữ liệu lô hàng. Bây giờ hãy in nhãn, thêm chúng vào kiện hàng và đưa kiện hàng cho UPS.

Đánh dấu kiểm vào ô Nhãn và/hoặc Biên lai để in nhãn và/hoặc biên lai. Bạn có thể thay đổi các tùy chọn in (máy in laze hoặc máy in bằng giấy cảm nhiệt) chỉ cho lô hàng này, trong phần Tùy chọn In ở cuối màn hình. Rồi chọn nút In. Bạn cũng có thể chỉ rõ nếu bạn muốn hướng dẫn được in.

Màn hình Hoàn tất Lô hàng có các mẹo hay trên Bước tiếp theo để đưa lô hàng của bạn tới UPS, lấy lịch sử vận chuyển và hướng dẫn để vận chuyển lại.

27



Vé vận chuyển

Các quản trị viên có thể mang tới cho người dùng khả năng xử lý một phần lô hàng. Tính năng này hữu ích cho những người dùng muốn xử lý kiện hàng với UPS CampusShip trước khi họ biết trọng lượng thực hoặc khi lô hàng sẽ được hoàn thành để xử lý.

Vào thời điểm xử lý lô hàng, người dùng tạo bộ xử lý Vé vận chuyển hoặc Vé vận chuyển được chọn khác có thể truy cập lô hàng này, nhập hoặc sửa dữ liệu lô hàng, hoàn thành lô hàng và in nhãn khi nút Vận chuyển Ngay được chọn.

Nếu bạn đang tạo vé vận chuyển, để cho người khác xử lý vé này và chốt lô hàng thì hãy chọn ô kiểm là Lưu là Vé vận chuyển.

Để xem thông tin của bạn, gồm giá trước khi hoàn thành lô hàng, hãy đảm bảo ô kiểm được chọn trước khi hoàn thành vé vận chuyển hoặc lô hàng. Khi hoàn thành, hãy chọn Tiếp theo.

Lưu ý: Những tính năng UPS CampusShip này chỉ sẵn sàng nếu được Quản trị viên chỉ định.

28



Vận chuyển tệp lô

Bạn có thể nhập một lô tối đa 250 lô hàng từ một tệp CSV. Điều này cho phép bạn xử lý nhiều lô hàng tới nhiều điểm đến. Mọi chuyến hàng lô Vận chuyển từ Địa chỉ và phương pháp thanh toán (chỉ lập hóa đơn cho Số tài khoản hoặc Bên thứ ba) phải giống như cho mọi hàng hóa trong lô.

Một Tệp báo Lỗi sẽ được tạo ra đối với bất kỳ sai sót lô hàng nào trong lô, cho phép người dùng dễ dàng tải về, sửa lỗi và nhập lại lô hàng.

Lưu ý: Bạn sẽ chỉ có thể vận chuyển khi sử dụng Tệp Lô nếu Người chịu trách nhiệm quản lý công ty đã chỉ định bạn được đặc quyền này.

29



Vận chuyển hàng đường không

Giống như vận chuyển Kiện hàng, bước đầu tiên để vận chuyển hàng hóa đường không là cho UPS biết hàng sẽ tới đâu. Bạn có thể nhập địa chỉ hoặc chọn một địa chỉ lưu trong Danh bạ.

Lô hàng này từ đâu tới? Xác thực Vận chuyển từ Địa chỉ rồi chọn Sửa để chỉnh sửa. Vận chuyển từ Địa chỉ được dùng để xác định giá và dịch vụ hiện có, nên nó cần phản ánh được địa chỉ thực sự mà theo đó lô hàng xuất phát. Nếu cần, bạn có thể chỉ rõ địa chỉ trả lại hàng khác phòng khi lô hàng không giao được.

Lưu ý: Bạn chỉ có thể sửa các địa chỉ này nếu Người chịu trách nhiệm quản lý công ty đã thiết lập bạn là người dùng đi lại.

Bạn sẽ vận chuyển thế nào? Chọn dịch vụ UPS bạn muốn dùng từ trình đơn thả xuống. Bạn cũng có thể nhập trọng lượng ước tính cho lô hàng. Điều này sẽ giúp UPS xác định chi phí chính xác nhất cho lô hàng. Tiếp theo, chọn ngày của lô hàng và thời gian mà lô hàng sẽ sẵn sàng để UPS lấy hàng và thời gian muộn nhất mà lô hàng này có thể được UPS đến lấy.

30



Vận tải hàng đường không (tiếp tục)

Bạn sẽ vận chuyển thế nào (tiếp tục)? Chỉ rõ phương thức thanh toán dùng trình đơn thả xuống. Bạn có thể chọn Người gửi Trả trước cước, Cước thu của người nhận hoặc Bên thứ ba.

Đối với Người gửi Trả trước cước được chọn là tùy chọn Thanh toán, bạn có thể chọn số tài khoản UPS sáu ký tự hoặc chín ký tự.

Lưu ý: Để số tài khoản chín ký tự hiển thị được, Quản trị viên Công ty của bạn bạn phải bổ sung tài khoản vào Địa điểm UPS CampusShip mà bạn được chỉ định.

Nhập thông tin lô hàng. Bạn có tối đa năm dòng hàng hóa sẵn sàng cho mỗi lô hàng để bạn nhập thông tin cụ thể về lô hàng như: “lô hàng sẽ được đặt trên tấm nâng hàng hay không” hay “lô hàng sẽ bao gồm hàng rời hay không”. Thông tin này có trong phần phải được hoàn thành.

Các tấm nâng hàng hoặc hàng rời có cùng chiều dài, chiều rộng và chiều cao có thể được nhập vào cùng dòng. Bạn cũng sẽ cần phải cung cấp trọng lượng trung bình của các phần trong từng dòng.

Bạn cũng có thể phải chỉ rõ số tham chiếu cho Người gửi hàng và số tham chiếu cho Người nhận hàng trong bước này.

31




Chọn các tùy chọn lô hàng. Bạn có thể cung cấp Giá trị Khai báo/Bảo hiểm cho lô hàng của mình. Chỉ rõ bất kỳ Hướng dẫn Đặc biệt nào cho lô hàng của bạn và cung cấp tối đa năm địa chỉ email để nhận thông báo Vận chuyển hoặc Phát hàng. Bạn cũng có thể cung cấp thông điệp được cá biệt hóa cho những người nhận email.

32




Kiểm tra thông tin lô hàng

Giống như quy trình vận chuyển Kiện hàng, bạn sẽ có cơ hội xác thực rằng mọi thông tin lô hàng là đúng. Để tạo sự thay đổi, hãy chọn liên kết Sửa. Khi bạn hài lòng với mọi thông tin lô hàng, hãy chọn nút Vận chuyển Ngay và dữ liệu lô hàng sẽ được gửi tới UPS. Để được hỗ trợ thêm, vui lòng liên hệ Quản trị viên UPS CampusShip của bạn.

33




Xác nhận lô hàng

Khi bạn đã hoàn thành việc vận chuyển, bạn có thể Xem/In tài liệu vận chuyển có Vận đơn hàng không.

Ba bản Vận đơn hàng không sẽ được in.1. Một bản sao phải được ký và gửi cho tài xế UPS2. Bản thứ hai phải được ký và đính kèm lô hàng3. Bản thứ ba cần được lưu trong hồ sơ của bạn

Để sửa hoặc hủy chuyến hàng gửi qua đường hàng không, hay tìm địa điểm ký gửi theo hàng đường hàng không gần nhất, vui lòng truy cập Danh bạ Toàn cầu UPS để biết các tùy chọn liên hệ tại địa điểm của bạn.

https://ups-scs.com/returns/UPS_GFF_Global%20Directory.pdf

34



Lịch sử vận chuyển

Chọn Xem lịch sử trên thanh trình đơn. Để lịch trình nhận hàng, hãy hiển thị thông tin hoặc in biên lai, truy dấu, vận chuyển lại, yêu cầu ngăn chặn hoặc vô hiệu, hãy chọn ô kiểm đối với lô hàng rồi chọn nút phù hợp.

Lịch sử kiện hàng Lịch sử hàng hóa

Hướng dẫn cho Quản trị viên và Người gửi - UPS€¦ · Quản lý thông tin công...

Documents

Transcript of Hướng dẫn cho Quản trị viên và Người gửi - UPS€¦ · Quản lý thông tin công...