Håndbog til samarbejde med frivillige - Faxe Kommune · 5 1 Kommune I Fa xe Ko mmune ha r vi o ve...
32
Håndbog til samarbejde med frivillige Til medarbejdere og ledere i Faxe Kommune Version 1 2014 Kommune Faxe
Transcript of Håndbog til samarbejde med frivillige - Faxe Kommune · 5 1 Kommune I Fa xe Ko mmune ha r vi o ve...
Håndbog til samarbejde med frivillige Til medarbejdere og ledere i Faxe Kommune
Version
2014
Version 1
2014
KommuneFaxe
2
friv
illig
e
1
Kontakt:
Redaktion:
friv
illig
e
1
Kontakt:
Redaktion:
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige
Indholdsfortegnelse
Indledning ............................................................................................................................4
e ........................................5
..............................................................................................................5
......................................................6
Redskaber ................................................................................................................................ 7
.................................................................... 10
............................................................................. .10
...............................................................................11
............................... 12
...................................................................... 15
– ...............................................................................15
..................................................................18
Samtykkeerklæring ................................................................................................................19
Børne .......................................................................................................20
Straffea ester .......................................................................................................................21
.............................................................................................................22
elsindkomster ..................................................................23
..............................................................................24
...................................................................................... 26
B Sk ................................................................................. 27
..…….……… 28B
3
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
OpbygningDel 1: Rammerne for samarbejde med frivillige i Faxe Kommune - Det gode samarbejde - Strategi og retningslinjer - Redskaber
- Puljer til frivillighed - Foreningsoversigter - Frivillighedsbasen - Frivilligrådet - Frivilligkonsulent/CKFB 2 Vejledning
- Hv
Personaleinddragelse
IdeenFormidling/rekru ering
-forventningsafstemning
-
kommunika onVærdsæ else
- Konflikthåndteringophør
Del 3 juridiskeopmærksomhedspunkter- kommune
forening?- Tavshedspligt- Samtykkeerklæring- Børnea est- Straffea est- Forsikring-
igVelkomstbrev
rbejdsa ale
Håndbog
Resumé: Denne håndbog er en første version til samling af viden og informationer, der kan være relevante for samarbejdet mellem medarbejdere i Faxe Kommune og de frivillige og foreningerne. Håndbogen er tænkt som et dynamisk dokument, der til enhver tid kan justeres og kvalificeres efter erfaringer og eventuelle nye ideer.
IndledningDenne håndbog er målrettet ledere og medarbejdere i Faxe Kommune og er en hjælp til at sikre et frugtbart samarbejde med frivillige - til gavn for borgerne, de frivillige og ikke mindst den ansatte og den pågældende arbejdsplads. Håndbogen giver svar på nogle af de helt generelle spørgsmål og metoder til, hvordan frivillige kan inddrages på en kommunal arbejdsplads. Da der ikke kun er én men flere rigtige måder at samarbejde med frivillige på, vil det variere fra arbejdsplads til arbejdsplads, hvordan samarbejdet f.eks. indledes, organiseres og fastholdes. Denne håndbog har blot til hensigt at inspirere og svare på evt. spørgsmål når det handler om samarbejde med frivillige.
(jf. højre)
4
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige
OpbygningDel 1: Rammerne for samarbejde med frivillige i Faxe Kommune - Det gode samarbejde - Strategi og retningslinjer - Redskaber
- Puljer til frivillighed - Foreningsoversigter - Frivillighedsbasen - Frivilligrådet - Frivilligkonsulent/CKFB 2 Vejledning
- Hv
Personaleinddragelse
IdeenFormidling/rekru ering
-forventningsafstemning
-
kommunika onVærdsæ else
- Konflikthåndteringophør
Del 3 juridiskeopmærksomhedspunkter- kommune
forening?- Tavshedspligt- Samtykkeerklæring- Børnea est- Straffea est- Forsikring-
igVelkomstbrev
rbejdsa ale
Håndbog
Resumé: Denne håndbog er en første version til samling af viden og informationer, der kan være relevante for samarbejdet mellem medarbejdere i Faxe Kommune og de frivillige og foreningerne. Håndbogen er tænkt som et dynamisk dokument, der til enhver tid kan justeres og kvalificeres efter erfaringer og eventuelle nye ideer.
IndledningDenne håndbog er målrettet ledere og medarbejdere i Faxe Kommune og er en hjælp til at sikre et frugtbart samarbejde med frivillige - til gavn for borgerne, de frivillige og ikke mindst den ansatte og den pågældende arbejdsplads. Håndbogen giver svar på nogle af de helt generelle spørgsmål og metoder til, hvordan frivillige kan inddrages på en kommunal arbejdsplads. Da der ikke kun er én men flere rigtige måder at samarbejde med frivillige på, vil det variere fra arbejdsplads til arbejdsplads, hvordan samarbejdet f.eks. indledes, organiseres og fastholdes. Denne håndbog har blot til hensigt at inspirere og svare på evt. spørgsmål når det handler om samarbejde med frivillige.
(jf. højre)
5
1Kommune
I Faxe Kommune har vi over 200 frivillige foreninger, som på hver deres måde tilbyder mange gode og forskelligartede aktiviteter til borgere. De lægger en helt uvurderlig indsats i disse aktiviteter, og har ofte stort gåpåmod til at udvikle deres indsats og aktiviteter yderligere. Flere af disse foreninger har også direkte samarbejde med Faxe Kommune, hvor de med deres indsats så at sige udgør en ekstra kvalitet i den opgaveløsning som Faxe Kommunes medarbejdere til dagligt udfører. Det gode samarbejde er omdrejningspunktet for denne håndbog.
Motionisterne i Dalgårdenr taktivitetsniveau, d
Faxe Bierne
Bjørnebanden:
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
6
friv
illig
e
ejdeDet gode samarbejde har afsæt i strategirammen ’Frivillighed i Faxe Kommune’(http://intranet/sites/default/files/strategien_for_frivillighed_i_faxe.pdf), som beskriver hvordan visionen og rammerne omkring samarbejdet mellem frivillige og kommune, kan skabe positiv værdi for både borgerne og medarbejderne. Der er i et øget samarbejde simpelthen mulighed for skabelse af flere aktiviteter, muligheder og ikke mindst ekstra kvalitet for de samme penge. Det kaldes for samskabelse. Derfor har Faxe Kommune en vision om at arbejde hen i mod et større samarbejde med de frivillige borgere.
Det gode samarbejde indebærer, at både medarbejderne og de frivillige har en gensidig anerkendende og ligeværdig tilgang til hinanden. Det er gennem en oplevet anerkendelse og følelse af ligeværdighed, at de konkrete indsatser kan føre til et bedre og bredere samarbejde – altså samskabelse, hvor de frivillige borgere, foreninger og Faxe Kommune skaber (nye) løsninger sammen.
Det betyder ikke at de frivillige skal erstatte den kommunale indsats, de skal blot supplere denne indsats med lidt ekstra. Selv om kommunen altid har ansvaret for kerneopgaverne dvs. de lovbaserede opgaver, kan de nemlig løses i et samarbejde med frivillige. De frivillige kan med deres evt. særlige kompetencer bidrage til at kvaliteten af opgaveløsningen måske bliver bedre end, hvad loven foreskriver som minimum.
I notatet ’Retningslinjer for samarbejdet mellem Frivillige og medarbejdere i Faxe Kommune’ (se bilag 3) kan du læse nærmere om dette forhold: http://intranet/sites/default/files/retningslinjer_for_samarbejdet_mellem_frivillige_og_medarbejdere_i_faxe_kommune.pdf.
Med den strategiske ramme samt retningslinjerne for samarbejdet mellem frivillige og medarbejdere åbner Faxe Kommune for at frivillige kan bidrage med yderligere engagement, inspiration og kreativitet til den kommunale opgaveløsning. Bevæggrunden er at samarbejdet har værdi for alle parter – ansatte og brugere såvel som de frivillige. Konkret forudsætter dette, at medarbejderne på de konkrete arbejdspladser altid inddrages i tilrettelæggelsen af de enkelte samarbejder, og at den kontinuerlige dialog mellem medarbejdere og de frivillige bliver sikret. I Del 2 kan du læse mere om, hvordan medarbejderne kan inddrages og hvordan dialogen med de frivillige kan håndteres.
Nedenfor følger en beskrivelse af de redskaber, der giver rum for at indlede og udvikle gode samarbejdsmuligheder med frivillige i Faxe Kommune.
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige
7
Redskaber
§ 18 – frivil l ige sociale indsatserFrivillighed er ikke noget, som kun Faxe Kommune støtter op om. Staten har ligeledes særligt fokus på udvikling af frivillighed og i henhold til Servicelovens § 18 får kommunerne en tilskudspulje til fordeling til frivillige foreninger lokalt. Som mange andre kommuner, har Faxe Kommune en række retningslinjer for tildeling af denne § 18 pulje. Puljens formål er at støtte op om frivillige sociale aktiviteter og projekter.
Hvis man som medarbejder eller leder står med en idé eller et projekt med henblik på en social frivillig indsats, er vigtigt at være opmærksom på denne pulje. Man kan enten henvise de frivillige til selv at søge puljen eller man kan selv være behjælpelig med ansøgningen. Du kan læse mere om § 18 på Faxe Kommunes hjemmeside: http://www.faxekommune.dk/paragraf-18-puljen-frivilligt-socialt-arbejde
§ 79 – ældre som målgruppeHvis I har idéer mv. der især har de ældre som målgruppe og som har et aktiverende og forebyggende formål, kan I ligeledes henvise til Servicelovens § 79. Denne er også en tilskudspulje, men her er målgruppen specificeret til kun at omfatte ældre over 60 år. Du kan læse mere og orientere dig omkring § 79 her: http://www.faxekommune.dk/paragraf-79-puljen-aktiverende-forebyggende
Støtte til kulturelle formålI forhold til måske mere oplevelsesmæssige ideer er ’Kulturpuljen’ interessant at orientere sig omkring. I Faxe Kommune har initiativer og ideer, der sigter mod kulturelle oplevelser, mulighed for at ansøge Erhvervs- og Kulturudvalgets pulje ’støtte til kulturelle formål’. Denne pulje støtter op om både store og små projekter og ideer som kan komme fra både foreninger eller andre interessegrupper. Læs mere her: http://www.faxekommune.dk/stoette-kulturelle-formaal
ForeningsoversigterFaxe Kommune har over 200 foreninger som spænder vidt fra fritids- og folkeoplysende foreninger til sociale og sundsundhedsfremmende foreninger og ikke mindst kulturelle foreninger. De yder hver især en særlig indsats for rigtig mange borgere i kommunen og har mange frivillige tilknyttet. Alt efter interesseområde, geografisk placering mv. kan disse foreninger altid spørges ind til samarbejdsideer og muligheder.
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
8
friv
illig
e
7
På Faxe Kommunes hjemmeside findes der en oversigt over alle foreningerne, hvor du kan orientere dig om foreningens interesseområde og se kontaktoplysninger: http://www.faxekommune.dk/foreningsoversigter
Bemærk at oversigten over de sociale og sundhedsfremmende foreninger hedder ’Frivilligguiden’ og kan findes på hjemmesiden. Denne oversigt er oprindeligt lavet af Frivilligrådet og opdateres løbende i Center for Kultur, Fvillighed & Borgerservice.
FRI OpgaveBasenPå Faxe Kommunes hjemmeside er der etableret en mulighed for at borgere kan oprette sig som frivillige og beskrive hvor meget og hvad de ønsker at bidrage til. Det hedder FRI-basen og findes på www.faxekommune.dk/frivillighed-faxe-kommune. Denne mulighed er lige nu ved at blive lanceret og er derfor ikke fuldt benyttet endnu. Men når det bliver benyttet mere effektivt, vil I som medarbejdere og ledere få muligheden for at orientere jer i forhold til hvilke frivillige, der byder et bidrag og matche det til jeres idé eller opgave.
Samtidig har I som medarbejdere også mulighed for at oprette jeres idé eller opgave, så borgerne og de frivillige kan se dem og blive inspirerede til at bidrage. Det hedder OpgaveBasen og findes også på www.faxekommune.dk/frivillighed-faxe-kommune. Bemærk, at selv om denne åbner et vindue i Frivilligjob.dk (som vi samarbejder med for at kunne udbyde muligheden) så vises der kun de opgaver og jobs, som er relevante for Faxe Kommunes borgere.
FrivilligrådetDe sociale og sundhedsfremmende foreninger i Faxe Kommune har en paraply-forening, Frivilligrådet, der fungerer som bindeled mellem foreningerne og Faxe Kommune. Hvis man er i tvivl om hvad de frivillige sociale foreninger kan og vil kan man rette henvendelse til Frivilligrådet og høre nærmere. Man kan også spørge dem i forhold til generelle samarbejdsmuligheder og bruge dem som ’talerør’ til de enkelte foreninger.
FolkeoplysningsudvalgetDe folkeoplysende foreninger og idrætsforeningerne bliver repræsenteret af Folkeoplysningsudvalget, som bl.a. har til formål at sikre rammerne for de disse foreningers virke. Disse rammer spænder fra tilskudsfordeling til faciliteter, sådan at alle folkeoplysende foreninger kan få offentlige lokaler mv. stillet til rådighed for deres folkeoplysende arbejde. Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice har sekretærfunktionen for Folkeoplysningsudvalget. Hvis man har spørgsmål til samarbejde med en folkeoplysende forening kan henvendelse derfor ske til centersekretariatet i Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice.
F ogSpørgsmål eller tvivl kan i alle tilfælde rettes til konsulenten p frivillighedsområdet, som har base i Centersekretariatet, Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice. Her findes det generelle overblik over stort set alle aspekter af frivillighed og
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige
F ogSpørgsmål eller tvivl kan i alle tilfælde rettes til konsulenten på frivillighedsområdet, som har base i Centersekretariatet, Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice. Her findes det generelle overblik over stort set alle aspekter af frivillighed og foreningslivet i Faxe Kommune. Alle puljerne og facilitetsmulighederne administreres fra centret og der arrangeres ofte dialogmøder, konferencer og workshops både til foreningslivet og til medarbejdergrupper. Der ydes hjælp til sparring, dialog, fundraising, kontakt til relevante samarbejdspartnere og meget mere.
9
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
10
friv
illig
e
9
For at samarbejdet med frivillige kan blive positivt og mindre tidskrævende for de enkelte medarbejdere, er det en god investering at drøfte behovet og relevansen for samarbejdet internt i medarbejdergruppen. Den frivillige indsats kan være et positivt supplement i dagligdagen, hvis alle i den pågældende medarbejdergruppe har været med til at drøfte behovet for et evt. samarbejde. Det vil sikre viden om hvad samarbejdet skal føre til – f.eks. enten at det vil resultere i et kvalitetsløft eller måske ’frigøre’ medarbejderhænder til andre opgaver. Dialogen og drøftelsen har til hensigt at meningsgive samarbejdet ud fra medarbejdergruppens perspektiv. Det skaber muligheden for at medarbejderne kan tage ejerskab for ideen eller projektet. Dette ejerskab vil åbne op for det nye, som dels er det at samarbejde med frivillige men også tænke opgaverne bredere. På alle arbejdspladser vil inddragelsen naturligt involvere MED-udvalget/MED-mødet, som inddrages i planlægning af både opgaven/aktiviteten og det løbende samarbejde. MED-udvalget kan være med til at sikre: • medarbejdernes faglighed • at eventuelle tilpasninger af arbejdsgange mm. sker i fuld enighed og i respekt for både medarbejdere, frivillige og brugere • en gensidig dialog og forståelse mellem frivillige og medarbejdere • en løbende drøftelse af grænserne mellem medarbejderens og de frivilliges opgaver
elevansEthvert samarbejde skal vurderes i forhold til relevansen. Det er derfor altid vigtigt at tage en overordnet drøftelse på sin arbejdsplads om, hvorfor det er vigtigt for netop jer at samarbejde med frivillige. Som vist i skemaet herunder, kan denne drøftelse ske på forskellige måder og i forskellige fora og med forskellig intensitet – og bemærk, at den ene metode ikke nødvendigvis udelukker den anden metode:
Fora Metode Intensitet I ’kantinen’ Fri snak evt. på baggrund af infomail
/nyhedsbrev med henblik på en evt. samlet stillingstagen ved et personalemøde.
5-? min.
Personalemøde Åben drøftelse evt. med samlet stillingstagen til relevans
15-30 min.
Personalemøde Oplæg om samarbejdsmuligheder fra Frivilligkonsulenten med efterfølgende drøftelse
30-60 min.
Temamøde Processtyret drøftelse med Frivilligkonsulenten 1-2 timer
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige
11
I den daglige opgaveløsning får man tit ideer til at gøre noget nyt eller til at gøre mere. Men fordi der mangler tid eller hænder, så er sådanne ideer tit svære at realisere og går nogle gange i glemmebogen. Med samskabelse som perspektiv, kan frivillige netop i disse situationer spille en afgørende rolle og måske være med til at gøre bl.a. sådanne ideer til virkelighed. I den pågældende personalegruppe kan man derfor gennemgå opgaverne sammen og overveje, om der er nogle af de daglige arbejdsopgaver, hvor frivillige kan supplere, sådan at man kan få ’mere’ ud af gruppens indsats. Er der nogle i personalegruppen, der sidder med ideer som har været luftet men som ikke er blevet gennemført pga. manglende hænder og tid? Tag den eventuelle idé og snak om, hvad der konkret skal til for at den kan realiseres. Nogle af de ovenstående metoder til drøftelse kan sagtens også bruges til denne drøftelse. Men indholdet i drøftelsen kan tage udgangspunkt i følgende spørgsmål:
1. Hvad går ideen ud på – (formål)? 2. Hvilke overordnede opgaver ligger der i ideen? 3. Hvilke kvalifikationer kræver opgaverne i ideen? 4. Hvor mange frivillige kræver opgaverne i ideen (minimum)? 5. Hvilken tidsramme vurderes det, at opgaverne skal spænde over?
–Når opgaven er defineret kan den ’lanceres’ og formidles med henblik på at få de ’rigtige’ frivillige til opgaven. Det kan ske gennem:
• allerede kendte frivillige, der kan bringe budskabet videre • kontakt til foreninger, der kan have en interesse i enten opgavens
målgruppe eller opgavens indhold. • oprettelse af opgaven i Faxe Kommunes hjemmeside – Opgavebasen • relevante fora i Facebook • annoncer i pressen
Alle formidlingsformer kan anvendes på en gang og på samme opgave. Men det er vigtigt at være opmærksom på at det, der oftest er afgørende for om du får fat i en frivillig eller ej, er den personlige kontakt. Derfor er det en god idé at have klarhed over opgavens indhold og være opsøgende i sin tilgang.
Det kan være en god idé at lægge en plan, før man byder de nye frivillige indenfor. Derved kan man undgå noget af den usikkerhed, som et ønske om samarbejde kan føre med sig. Planen kan fungere som en slags drejebog for opstartsfasen og kan f.eks. beskrive følgende:
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
12
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige fr
ivill
ige
11
• Hvilke frivillig-aktiviteter kan give mening og værdi for vores institution og brugere?
• Hvilken rolle har medarbejderne i forbindelse med de frivillige aktiviteter? • Hvordan vil vi rekruttere de frivillige? • Hvem fungerer som tovholdere og byder de frivillige velkommen? • Hvordan introduceres de frivillige til opgaverne? • Hvad skal de frivillige orienteres om og eventuelt skrive under på? • Hvordan sikrer vi, at de frivillige trives? • Hvordan håndterer vi eventuelle konflikter med (og mellem) de frivillige?
Med disse spørgsmål kan man samtidig lægge et godt fundament for en forventningsafstemning og nå langt med vurderinger af rollefordelingen. Det er således ret vigtigt at afstemme forventninger til hinanden – både medarbejdere, leder og frivillige. Det vil gøre det videre samarbejde lettere for alle parter. Det er ligeledes vigtigt løbende at evaluere samarbejdet og opgaven, sådan at samarbejdet hele tiden fungerer tilfredsstillende for alle. Det kan være meget forskelligt fra arbejdsplads til arbejdsplads, hvordan man bedst organiserer sig med for eksempel kontaktperson, opgaver, opfølgning mv. i forhold til samarbejde med frivillige. Det er dog som regel en god ide at udpege en eller to tovholdere blandt personalet. Tovholderne kan dels byde de frivillige velkommen og støtte dem i dagligdagen, og dels være dem, som det øvrige personale kontakter, hvis de har spørgsmål eller kommentarer til det frivillige arbejde. Der er ikke nogen rigtig vej til et konkret samarbejde, men erfaringer viser at de fleste bekymringer kan imødegås, hvis lederen
• tager ansvar for processen • inddrager medarbejdere, brugere og pårørende • er lyttende • kommunikerer åbent
Erfaringerne peger på, at inddragelse, kommunikation, værdsættelse og forventningsafstemning er noget, der har stor betydning for, om de frivillige har lyst til at fortsætte med at bidrage til samarbejdet.
Inddragelse af alle parter og en tydelig og respektfuld kommunikation sikrer fælles ejerskab til projekterne. Der findes flere måder til at sikre inddragelsen og den gode kommunikation med de frivillige:
• Man kan udgive et kort nyhedsbrev til de frivillige med interne beskeder, gode historier og billeder fra de frivillige aktiviteter. Dermed opstår
13
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
muligheden for at give ros til de frivillige for deres indsats! Det skaber fællesskab, og giver glæde og stolthed ved de frivillige aktiviteter. Det er også en god måde at sikre, at alle får samme information.
• Man kan arrangere fællesmøder for de frivillige, som derved får et rum til fælles diskussion og evaluering af aktiviteterne. Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice kan hjælpe til her f.eks. med målrettet oplæg eller andet inspirationsmateriale.
• Det kan også være en god idé at bruge tid på at sætte sig ind i de frivilliges ønsker og motivation. Det giver de bedste forudsætninger for et inspirerende og frugtbart samarbejde.
• Endelig kan lederen og kontaktpersonerne fra personalegruppen løbende holde møder med de frivillige (eller et par repræsentanter). Derved kan de i fællesskab evaluere aktiviteterne, planlægge særlige arrangementer og udvikle nye tiltag.
De frivillige yder en indsats uden egentlig at få noget konkret i hånden selv. En meget stor del af de frivilliges ”løn” er derfor den anerkendelse, de får af deres samarbejdspartnere og så borgernes glæde ved indsatsen. Man kan let glemme at rose hinanden, men ros har altså en værdsættende effekt, som er vigtig for de frivilliges fortsatte motivation. At blive værdsat drejer sig imidlertid ikke kun om ros - det er også et udtryk for anerkendelse, at man:
• sørger for gode rammer for det frivillige arbejde • som arbejdsplads er åben over for de frivilliges forslag og kommentarer • husker, at selvom det er aktiviteten, der tiltrækker de frivillige, så er det det
sociale fællesskab, der fastholder dem KonflikthåndteringKonflikter kan opstå i alle samarbejdssituationer. Helt undgå konflikter kan man nok ikke, men man kan forberede sig på dem og dermed gøre dem lettere at løse, når de opstår. Den forberedelse kan allerede starte, inden man sætter et samarbejde i gang. Med en plan for klar rollefordeling, kommunikation og opfølgning, som både frivillige og personale bakker op om, kan man sikre et fælles afsæt for samarbejdet. Hvis der opstår en konflikt, er det vigtigt at tage fat i den så hurtigt som muligt, idet det kan blive til en vane med de faktorer, der evt. ligger bag konflikten. Vaner er som bekendt svære at ændre. Det bedste at gøre, er at få talt ud om, hvorfor tingene ikke fungerer, som de burde. Oftest får man et godt resultat af denne snak, hvis det er lederen, der på anerkendende måde sikrer dialogen mellem parterne.
14
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige fr
ivill
ige
13
Konflikter om konkrete spørgsmål (hvilke aktiviteter skal vi have, hvordan skal vi udføre dem osv.) er oftest lettere at løse, fordi man kan formulere rimeligt klare kompromisforslag. Dog kan konflikter mange gange også handle om personlige modsætningsforhold, hvilke kan være svære at gennemskue. Også her er det nødvendigt at face konflikten og tale ud om det på en rolig og anerkendende måde.
samarbejdet frivilligSelvom den frivillige ikke er i et egentligt ansættelsesforhold, kan både den frivillige og institutionen opsige samarbejdet. En opsigelse kan ske uden varsel, men både den frivillige og arbejdspladsen må tilstræbe, at der gives et passende varsel, hvis det er muligt. Der kan være flere grunde til at opsige samarbejdet med en frivillig. Det kan f.eks. være, at den frivillige har deltaget i et projekt, som er ophørt, og at der ikke længere er behov for den frivillige. Her må man gerne være opmærksom på og overveje, om den frivillige kan tilknyttes et nyt projekt samt oplyse den frivillige om disse muligheder. Samarbejdet kan også ophøre på grund af samarbejdsvanskeligheder. Hvis det er tilfældet, må man håndtere problemstillingen på professionel vis og undgå rygtedannelse og uro omkring samarbejdets ophør. Endvidere bør man være opmærksom på at oplyse de frivillige om, at tavshedspligten ikke ophører, selvom samarbejdet ophører.
15
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
– kommun
Siden kommunerne tog samarbejde med frivillige som en strategisk vigtig opgave, har det vist sig nødvendigt at skelne mellem frivillige i kommuner og frivillige i foreninger.
På tre områder, er der nemlig en juridisk afgørende forskel, som er vigtig at være vidende om. Frivillige der udfører en indsats i tilknytning til en forening/organisation har nogle andre rettigheder i forhold til frivillige, der yder en indsats for en offentlig organisation som f.eks. en kommune. Det betyder ikke noget, om den frivillige aktivitet foregår på en kommunal institution – det afgørende er, om det er en forening eller lignende, der står for aktiviteten, eller om det er den kommunale institution selv. Når det sidste er tilfældet, vil der gælde nogle særlige regler for den frivillige på følgende områder, som beskrives nærmere på næste side:
1) dagpenge og efterløn
2) forsikring og
3) skattefrie godtgørelser.
Disse forskelle gælder for alle områder i den kommunale verden – også for ældreområdet1.
Derfor skelner Center for Frivilligt Socialt Arbejde (CFSA) mellem kommune-frivillige og foreningsfrivillige:
• Hvis det er kommunen, der definerer opgaverne og også rekrutterer de frivillige direkte dvs. uden om en forening, så taler man om kommune-frivillige.
• Hvis det er frivillige, der er tilknyttet en forening, taler man om foreningsfrivillige.
For at I kan definere de konkrete samarbejdsmuligheder på jeres arbejdsplads, er det vigtigt at I tager højde for disse forskelle. Det betyder nemlig, at de frivilliges forskellige muligheder for at være frivillig i hhv. en forening eller i en kommunal arbejdsplads kan få stor betydning for jeres rekrutterings- og samarbejdsvilkår.
1 Der har tidligere eksisteret lidt usikkerhed i forhold til, om dette også gjaldt på det kommunale ældreområde, fordi dette område i den gældende vejledning står nævnt på linje med bl.a. kirkelige foreninger, sportsforeninger og lignende. Men CFSA har efter dialog med Arbejdsmarkedsstyrelsen konstateret, at der gælder de samme regler på ældreområdet som på alle andre områder indenfor den offentlige sektor.
16
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige
friv
illig
e15
1. Frivillig i Regel
Kommune Alle former for frivillige aktiviteter og frivilligt arbejde medfører fratræk fra første time.
Forening Frivillige aktiviteter medfører ikke fratræk. Visse former for frivilligt arbejde må udføres i op til 4 timer om ugen uden fratræk, mens andre former medfører fratræk fra første time.
2. ForsikringFrivillig i Regel
Kommune Hvis de frivilliges indsats i forsikringsmæssig forstand betragtes som ulønnet arbejde, skal kommunen tegne en lovpligtig arbejdsskadeforsikring. Faxe Kommunes arbejdsskadeforsikring gælder altså også for de frivillige.
Kommunerne kan ikke tegne en kollektiv ulykkesforsikring specielt for frivillige, da de ikke må forsikre borgere, som de ikke har et formelt ansvar i forhold til. Og det har man ikke når man samarbejder med frivillige.
Forening Hvis de frivilliges indsats i forsikringsmæssig forstand betragtes som ulønnet arbejde, skal foreningen tegne en lovpligtig arbejdsskadeforsikring. Hvis ikke, kan foreningen vælge at tegne en kollektiv ulykkesforsikring, der altid dækker de frivillige, hvis de skulle komme til skade i forbindelse med den frivillige aktivitet.
3. Frivillig i Regel
Kommune En kommune kan ikke udbetale skattefrie godtgørelser til de frivillige. Frivillige kan dog godt modtage skattefri befordringsgodtgørelse, hvis den frivillige er medlem af eller medhjælper for bestyrelser, udvalg, kommissioner eller råd nedsat af kommunen - f.eks. et ældreråd.
Forening Foreninger kan på tre områder udbetale skattefrie godtgørelser til sine frivillige, så længe de holder sig indenfor de øvre grænser, som Ligningsrådet har fastsat. Foreningen kan udbetale skattefrie befordringsgodtgørelser til sine frivillige efter de samme regler, som gælder i forhold til ansatte i foreningen, under forudsætning af, at godtgørelserne holder sig indenfor de grænser, som ligningsrådet har fastsat.
17
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
Disse regler definerer de vigtigste forskelle for frivillige i hhv. en kommune eller i en forening. Regler er ikke noget som de frivillige nødvendigvis selv er vidende om, men det er vigtigt, at I som medarbejdere har kendskab til dem, for der kan altid dukke spørgsmål op som vedrører disse regler.
I kan læse mere om disse regler her:
http://www.frivillighed.dk/Webnodes/da/Web/Public/Publikationer/Artikler+om+frivilligt+arbejde/Kommunale+frivillige++dagpenge%2C+efterl%F8n%2C+forsikring+%2855015%29
18
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige fr
ivill
ige
17
T
Når man samarbejder med frivillige er det vigtigt at sætte sig ind i og oplyse om den frivilliges tavshedspligt. Offentlige ansatte er pålagt tavshedspligt jf. Forvaltningsloven og Straffeloven. Denne tavshedspligt gælder også for virksomheder og foreninger, der har aftaler med kommunen af en sådan karakter, at man kan sige, at de løser en kommunal opgave. Tavshedspligten gælder ikke for de frivillige i øvrigt. De frivillige kan dog ikke frit videregive oplysninger, men er også omfattet en form for tavshedspligt via Straffelovens § 264d. Det er for borgere strafbart at videregive oplysninger om andre personers private forhold og at begå meddelelseshæleri. Meddelelseshæleri betyder, at man videregiver personfølsomme oplysninger, som er fremkommet ved at en offentlig ansat har brudt sin tavshedspligt. Ansatte og frivillige kan have forskellig personlig viden om brugerne/borgerne. Frivillige skal være opmærksomme på, at de via deres indsats kan få kendskab til personfølsomme oplysninger, som de ikke må videregive uden samtykke. Måske er det viden, som brugeren ikke ønsker, at de ansatte har kendskab til. Samtidig betyder reglerne, at offentligt ansatte ikke frit kan dele personfølsomme oplysninger om f.eks. en institutions brugere eller beboere med de frivillige, men skal sikre sig brugerens eller borgerens samtykke. Tavshedspligten hænger tæt sammen med underretningspligten, der er en undtagelse fra tavshedspligten. Hvor offentligt ansatte er underlagt en udvidet underretningspligt, har alle borgere jf. Lov om Social Service § 154 en almindelig underretningspligt, når f.eks. børn og unge er udsat for misrøgt i en sådan grad at der er fare for deres sundhed og udvikling.
En standard tavshedserklæring kan hentes her:
http://www.diaform.dk/menu/diaform.asp?ID=FORM&komnr=320&afd=&filnavn=kb0015ff
19
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
SamtykkeerklæringHvis man som medarbejder vil præsentere en frivillig for en borger i borgerens eget hjem, skal der forudgående ikke indhentes en skriftlig samtykkeerklæring, men samtykket skal efterspørges i situationen.
Det betyder, at man som medarbejder altid skal respektere, at en borger måske ikke vil have den frivillige med ind i sit hjem eller måske samarbejde med vedkommende.
Der er med andre ord ingen juridisk regel om indhentning af skriftlig samtykke fra borgeren i forhold til samarbejde med en frivillig. Men det vil lette samarbejdet for alle parter, at borgeren i forvejen er blevet bekendt med det projekt/den idé som den frivillige skal samarbejde med jer og borgeren om. Det vil give vedkommende borger en mulighed for at overveje sin medvirken i projektet mm., inden I når til at skulle præsentere den frivillige for borgeren.
20
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige
friv
illig
e
19
BørnePå børne- og unge- samt fritidsområdet skal der altid indhentes en børneattest for frivillige, der er i direkte kontakt med børn under 15 år, og som har fast tilknytning til en myndighed, institution, skole, dag-, fritids- eller klub-, eller pasningstilbud. Der er tale om fast tilknytning, når blot én af følgende betingelser er opfyldt:
1. Det er fra starten hensigten, at tilknytningen skal være af fast og længerevarende karakter. I sådanne tilfælde skal børneattesten indhentes, før den frivillige påbegynder sit arbejde,
2. Personen har i en periode på mindst tre måneder, via sin frivillige indsats,
haft direkte kontakt med institutionens børn under 15 år mindst tre gange. I sådanne tilfælde skal børneattest indhentes senest tre uger efter, at ovenstående er opfyldt, hvis personen fortsat skal være tilknyttet institutionen,
3. Personen har i en sammenhængende periode på mindst én uge, via sin
frivillige indsats, haft direkte kontakt med børn under 15 år. I sådanne tilfælde skal børneattest indhentes senest tre uger efter, at ovenstående er opfyldt, hvis personen fortsat skal være tilknyttet institutionen.
Forældres deltagelse i udflugter, kolonier eller lejrskoler kræver dermed ikke, at der indhentes børneattest med mindre, at forælderen samtidig er frivillig på skolen/institution i anden sammenhæng. Der skal bruges en særlig blanket til at indhente en børneattest. Den frivillige skal give skriftligt samtykke til, at kommunen eller foreningen (for så vidt samarbejdet er etableret med en forening) indhenter børneattesten. På kommunens hjemmeside kan I finde og udfylde blanketten: http://www.faxekommune.dk/sites/default/files/Erkl%C3%A6ring%20p%C3%A5%20indhentelse%20af%20b%C3%B8rneattest_1.pdf Vejledning til udfyldelse af blanketten kan fås i Center for Kultur, Frivillighed & Borgerservice.
21
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
StraffeattesterFrivillighed handler om tillid. Men i nogle sammenhænge er der lovmæssige krav i forhold til indhentelse af straffeattester. Det er dog vigtigt at nævne, at en plettet straffeattest ikke nødvendigvis skal ses som en hindring for at udføre frivilligt arbejde. Det må derfor vurderes i forhold til den konkrete opgaves indhold eller det konkrete arbejde vedkommende frivillige skal udføre.
Der findes to former for straffeattester: En offentlig og en privat.
Den offentlige straffeattest kan kun indhentes af en offentlig myndighed og kræver samtykke. Attesten omfatter oplysninger om samtlige domme, bøder og sager, der har ført til tiltale for overtrædelser af straffeloven. Der er ligeledes oplysninger om afgørelser for overtrædelse af andre love, hvis der er frakendt rettigheder eller givet frihedsstraf. Oplysninger i den offentlige straffeattest står i mindst 10 år fra den endelige afgørelse. Offentlige straffeattester skal indhentes på følgende områder:
• Dagtilbud, døgntilbud og rådgivningstilbud for børn og unge. • Dagtilbud og botilbud for voksne. • Folkeskolen, såfremt der er direkte kontakt til elever.
Der benyttes en speciel blanket til at indhente den offentlige straffeattest. Husk at den frivillige skal give skriftligt samtykke til, at kommunen indhenter den.
Den private straffeattest kan enhver selv henvende sig til politiet for at få udleveret. Den omfatter oplysninger om domme, bøder og tiltalefrafald ved overtrædelse af både straffeloven og loven om euforiserende stoffer. Oplysningerne i den private straffeattest står i 1 til 5 år. Private straffeattester indhentes på de områder, hvor der ikke er lovhjemmel til at indhente offentlig straffeattest, men hvor den frivillige omgås børn og unge, på ældreområdet samt på andre områder, hvor der er adgang til borgernes hjem. Den frivillige skal selv henvende sig til politiet for at få udleveret attesten og derefter sørge for at aflevere den til kontaktpersonen i institutionen.
Den frivillige må heller ikke være involveret i verserende sager ved domstolene, der kan føre til optagelse i Kriminalregistret. Hvis den frivillige er tilknyttet en forening, er det foreningens ansvar at fremsende relevante attester til jer som samarbejdspartnere.
22
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige
friv
illig
e
21
Frivilligt arbejde og forældrearbejde, som udføres eksempelvis på en skole eller i et fritidshjem, er som sådan ikke reguleret i nogen specifik lovgivning. Faxe Kommunes arbejdsskade- og erhvervsansvarsforsikringer dækker som hovedregel medarbejdere, der er ansat i kommunen. Men frivillige, der udfører et arbejde for kommunen dækkes som regel også. For at være sikker på, at den frivillige er forsikret, opfordres den frivillige til selv at tegne en heltidsulykkesforsikring og en ansvarsforsikring inden den frivillige indsats/samarbejdet påbegyndes. Som kommune kan man ikke tegne en kollektiv ulykkesforsikring til de frivillige.
Anses det, at der foreligger et tjenesteforhold/ansættelseslignende forhold, så hæfter kommunen (eller ”arbejdsgiveren”) for de skader som den frivillige arbejdskraft måtte forvolde på tredje mands ting eller personer.
Alt efter om ”arbejdstageren” er selvforsikret eller ej, skal eventuelle skader meldes som en almindelig ansvarsskade.
Såfremt der er tegnet en tingsforsikring for den beskadigede ting, skal skaden altid anmeldes til forsikringsselskabet.
–Såfremt det arbejde de frivillige udfører, har en nytte for kommunen, så vil kommunen anses at være sikringspligtig jf. reglerne i arbejdsskadesikringsloven. Men det anbefales altid, at de frivillige personer tegner en heltidsulykkesforsikring, såfremt de ikke anses som omfattet af reglerne i arbejdsskadesikringsloven.
Er der tale om (eller tvivl om) at skadelidte er omfattet af arbejdsskadesikringsloven, skal ”arbejdsgiveren” (og ikke kommunen) anmelde skaden via www.easy.dk, eller hvordan kommunen ellers normalt anmelder arbejdsskader. Hvis skaden anerkendes som en arbejdsskade gør det ingen forskel, hvorvidt man er ansat eller frivillig. SpørgsmålHar du spørgsmål kan de rettes til Forsikringsenheden i Faxe Kommune. Center for Frivilligt Socialt Arbejde har beskrevet nogle mere generelle bestemmelser i forhold til forsikring af frivillige, hvilket du kan læse mere om på følgende link: http://www.frivillighed.dk/Webnodes/da/Web/Public/Publikationer/Pjecer+om+frivilligt+arbejde/Forsikring+af+frivillige
23
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
Alle har ret til at lave frivilligt arbejde. Men er den frivillige ledig eller sygemeldt er der nogle forhold, den frivillige skal være opmærksom på. Et samarbejde med jeres arbejdsplads kan nemlig ofte medføre et fradrag i den frivilliges/borgerens ydelse, eller sågar føre til bortfald af ydelse, hvis det frivillige arbejde blokerer for en beskæftigelsesrettet indsats. Er den frivillige på dagpenge, efterløn eller ledighedsydelse gælder følgende: • Så længe de frivillige aktiviteter ikke kan eller har været udbudt som almindeligt
lønarbejde, medfører de ikke fradrag i dagpenge eller ledighedsydelse. Hvis jeres arbejdsplads eksempelvis tidligere har haft lønnet personale til at tage sig af vedligeholdelse, vil den frivillige indsats formentlig føre til et fradrag i borgerens ydelse. Det er vigtigt at opfordre den ledige/frivillige til at opsøge sin A-Kasse, da der kan være stor forskel på tolkningen af reglerne i de enkelte sammenhænge.
• Frivilligt arbejde, der vedrører den primære drift, medfører altid fradrag i dagpenge eller
ledighedsydelse. Primær drift er blandt andet administrative opgaver, og det arbejde jeres arbejdsplads er bemyndiget til at gøre. I en daginstitution må frivillige for eksempel ikke havde et tilsynsansvar – men de må godt fortælle børnene en historie.
• Er den ledige på dagpenge, efterløn eller ledighedsydelse, gælder den såkaldte
rådighedsforpligtelse også. Det betyder, at den frivillige ikke må være mere bundet til den frivillige aktivitet, end at han/hun kan begynde et lønnet arbejde, og i øvrigt overholde sine forpligtelser overfor kommunen.
Er den frivillige på kontanthjælp eller sygedagpenge gælder følgende: • Så længe det frivillige arbejde ikke sædvanligvis udbydes som lønnet arbejde (se
ovenfor), er der som udgangspunkt ingen begrænsninger i den frivilliges ret til at yde en frivillig indsats.
• Det er dog også her afgørende, at borgere på kontanthjælp overholder sin rådighedsforpligtelse og samtaleforløb i Jobcentret. Det er også afgørende, at sygedagpengemodtagere ikke lader det frivillige arbejde komme i vejen for egen helbredelse, arbejdsprøvning eller kommunens opfølgning.
Hvis den frivillig er førtidspensionist eller fleksjobber er der ingen særregler. I kan altid opfordre den frivillige til at kontakte sin sagsbehandler eller rådgiver i jobcentret, hvis den frivillige er i tvivl om retningslinjerne for den frivillige indsats. http://www.frivillighed.dk/Webnodes/Frivillig+p%E5+dagpenge+eller+efterl%F8n/695
http://www.frivillighed.dk/Webnodes/da/Web/Public/Publikationer/Artikler+om+frivilligt+arbejde/Frivilligt+socialt+arbejde+og+f%F8rtidspension
24
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige fr
ivill
ige
23
Som offentlig arbejdsplads er Faxe Kommune forpligtet til at sikre, at lovkrav og retningslinjer om tavshedspligt med videre overholdes. Derfor er der udarbejdet et forslag til et velkomstbrev til de frivillige, der har karakter af en gensidig forpligtende aftale. Det anbefales, at de frivilliges kontaktperson på arbejdspladsen gennemgår velkomstbrevet sammen med den kommende frivillige, hvorefter begge underskriver brevet. Nogle frivillige vil måske føle, at det er meget forpligtende at underskrive en skriftlig aftale. Dette er der forsøgt at tage højde for i udformningen af velkomstbrevet. Ikke alle punkter i velkomstbrevet er lige relevante i den enkelte situation. Det afhænger i høj grad af, hvilke opgaver den frivillige skal varetage, og hvilke borgere den frivillige vil komme i kontakt med. Det må derfor vurderes fra gang til gang, hvilke punkter der er relevante i den konkrete situation. Som minimum bør den frivilliges navn, kontaktinformationer samt en pårørendes kontaktoplysninger dog noteres, hvis der skulle ske den frivillige noget.
Man kan vælge at supplere velkomstbrevet med en opgavebeskrivelse, som præciserer, hvad de frivillige kan og ikke kan udføre. Det kan overvejes at tilføje et afsnit om, hvad det vil sige at være frivillig på jeres arbejdsplads samt evt. hvilke særlige regler, vilkår og rammer der gælder hos jer. Det er vigtigt, at rammerne for den frivillige indsats er tydelige og synlige. Hvis den frivillige møder op til en udefineret opgave, kan han/hun opleve det som spild af tid. Samtidig skal de frivillige dog også opleve, at de bliver lyttet til og har en vis grad af medindflydelse på opgaverne. Det er afgørende for de frivilliges motivation. Brug eventuelt – eller hent inspiration i skabelonen til samarbejdsaftale med frivillige. Opgavebeskrivelse kan være rettet imod en gruppe af frivillige og behøver ikke være individuelt tilpasset den enkelte frivillige.
forening ationDenne håndbog er skrevet i forhold til samarbejdet med frivillige som borgere. Når et kommunalt-frivilligt samarbejde indledes med en forening/organisation, gælder naturligvis det samme som for de enkelte frivillige borgere. Men herudover er det vigtigt at være opmærksom på, at foreningen/organisationen kan have egne regler, visioner, metoder mv. til deres frivillige. Oftest vil de frivillige fra disse organisationer hellere bruge disse skabeloner, hvorfor det er vigtigt at sikre sig, at der i disse evt. skabeloner ikke mangler ’noget’, der er vigtigt at beskrive i jeres konkrete samarbejdsforhold.
25
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
Derfor er det ekstra vigtigt at konkretisere samarbejdet ved f.eks. at få udarbejdet en samarbejdsramme, der nøje beskriver samarbejdsopgaven/ projektet, dets tidsplan, hovedaktiviteterne, de involverede parter, parternes ansvars- og rollefordeling samt forpligtelser og rettigheder. Brug meget gerne ’Skabelonen til Samarbejdsaftale’ som et udgangspunkt. Den frivillige kan altid få udleveret denne ramme samtidig med også at holde sig til den aftale, som vedkommende har med fra sin forening eller organisation. Den ene udelukker altså ikke den anden. ’Skabelon til Samarbejdsaftale’ kan bruges som et generelt afsæt, når man skal udforme den specifikke aftale, hvad enten det er med en borger, en forening eller en organisation. Det er derfor det enkelte samarbejde og de konkrete omstændigheder, der afgør hvilke dele og hvilke spørgsmål der bliver relevante at få klarlagt i en aftale. Uanset hvordan skabelonen bruges til at forme den konkrete aftale, er det vigtigt at være opmærksom på, at de sproglige formuleringer i en aftale er bløde og letforståelige. Den frivillige må ikke kunne forveksle aftalen med en formel ansættelseskontrakt, som i formuleringen er mere ’hård’ og ligefrem juridisk forpligtende.
26
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige
friv
illig
e
25
1
Kære xxxxxxx
Velkommen som frivillig i [arbejdspladsens navn]!
I Faxe Kommune arbejder vi for, at samarbejdet mellem frivillige og kommune skal være til inspiration og gavn for alle – for den frivillige selv, for borgerne og for medarbejderne. Vi håber, at du får nogle gode oplevelser med at være frivillig hos os, og at du får nogle værdifulde erfaringer, som du kan bruge videre i dit liv.
Som frivillig hos os kan du forvente, at: Vi forventer at du som frivillig
- få en god indføring i opgaverne, - blive respekteret for din indsats - blive lyttet til og taget med på råd - få hjælp og støtte, når der er behov for det
- overholder tavshedspligten - giver besked om fravær og sygdom - informerer om ændringer i dine kontaktdata
Arbejdets indhold og omfang aftales nærmere med [Navn på den frivilliges kontaktperson på arbejdspladsen, evt. også telefonnummer, hvis det er anderledes end ovenfor]
Tavshedspligt og underretningspligt Som frivillig har du tavshedspligt om privatpersoners økonomiske og personlige forhold, som du måtte blive bekendt med gennem din frivillige indsats. Hvis du i din frivillige indsats møder børn, forpligter du dig også til at overholde underretningspligten. Det betyder, at du er forpligtet til at underrette kommunen, hvis du får kendskab til børn, som udsættes for vanrøgt eller nedværdigende behandling. Du kan læse mere om tavsheds- og underretningspligten i bilaget til velkomstbrevet. Forsikring Faxe Kommunens arbejdsskade- og erhvervsansvarsforsikringer kan kun dække medarbejdere, der er ansat i kommunen. Du opfordres derfor til selv at tegne en heltidsulykkesforsikring og en ansvarsforsikring, hvis du ikke allerede har gjort det, inden du påbegynder din frivillige indsats.
Den frivilliges kontaktoplysninger For at vi kan kontakte dig – og dine pårørende hvis det bliver nødvendigt – beder vi dig udfylde skemaet med kontaktoplysninger her:
Navn: Adresse: Tlf.: Fødselsdato:
I tilfælde af ulykke kontakt venligst (nærmeste pårørende):
Navn:
Tlf:
________________________
_________________________
27
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
2
(med enten borger og/eller forening organisation)Samarbejd
Navn:
e mail:
Frivillig Navn:
CPR:
Adresse:
Kontaforeningen:
Opgavebeskrivelse
Opgave
Formål
Indhold –
Sted –
Nej:
Periode slutdato?
Underskrifter
____________________ __________________________Navn: Navn:Dato: Dato:
28
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige
friv
illig
e
27
3
Etiske retningslinjer for samarbejdet mellem frivillige borgere og Faxe Kommunes medarbejdere.
…Velfærden skal ikke leveres, men skabes i et samspil med borgeren!
IndledningStrategien Frivillighed i Faxe vægter det ligeværdige, anerkendende og brede samarbejde med frivillige højt og udgør således Byrådets tilgang til frivillighed. Der er lagt op til at kommunens institutioner og medarbejdere tænker frivillighed ind i opgaverne og søger samarbejde med frivillige. Forventningen er at institutionerne og medarbejderne drøfter frivillighed, forholder sig til det og aftaler hvor der kan etableres samarbejde. Der handler ikke om et bestemt antal frivillige samarbejder pr. institution eller lignende, men det er målet, at dér hvor det giver mening, kan man som medarbejder/institution søge at kvalificere opgaveløsningen med frivillige kræfter.
Når det gælder samarbejdet mellem frivillige og professionelle er der imidlertid en række forhold som gør sig gældende. Forhold som beror på en anerkendelse af de forskellige udgangspunkter, som hhv. de frivillige og de professionelle har for at indgå i en fælles opgaveløsning2. De forskellige udgangspunkter kan f.eks. skabe tvivl omkring forventningerne til hinanden som samarbejdspartnere og derved give udfordringer. Dette oplæg til retningslinjer for samarbejde er udarbejdet i et forsøg på at imødekomme disse udfordringer, og kan derfor også anses som det nødvendige værktøj til udmøntningen af strategien Frivillighed i Faxe. Således beskriver oplægget såvel det etiske afsæt som de helt generelle praktiske forholdsregler, der samlet set betegnes som Faxe Kommunes spilleregler eller retningslinjer for samarbejde mellem frivillige borgere og medarbejdere i Faxe Kommune.
Hensigten med oplægget er at fungere som den ramme, der beskriver de spilleregler, der støtter udviklingen af det gode samarbejde mellem frivillige og ansatte i Faxe Kommune. Det skal bemærkes, at det - i tråd med strategien
2*Spilleregler ’ 2011
29
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
Frivillighed i Faxe - er en dynamisk ramme, som efter erfaringer og afprøvninger kan udvikles, ændres og tilpasses yderligere i de kommende år.
Hvordan spillereglerne skal udmøntes i det konkrete samarbejde mellem de frivillige og medarbejderne, afhænger af den enkelte institution, område og/eller opgave. Dette oplæg udgør blot det rammemæssige værktøj til dialog omkring konkrete samarbejdsaftaler med de frivillige. Den kan derfor anvendes som afsæt til en drøftelse, som kan gå fra lokalMED til den enkelte institution eller opgave.
De konkrete aftaler om samarbejde med frivillige betragtes som de enkelte institutioners bidrag til udmøntningen af strategirammen for Frivillighed i Faxe.
En udmøntning, der beror på åbenhed og medindflydelse.
Et ligeværdigt og anerkendende samarbejde – som strategien Frivillighed i Faxe beskriver - må nødvendigvis bero på de samarbejdende parteres gensidige erkendelse og accept af hinandens forskelle og ressourcer. Det grundlæggende syn på hinandens forskelle må være positivt og bidragende til den fælles opgaveløsning.
Den helt elementære forskel er, at ansatte løser opgaver, hvor der er visiteret en ydelse, eller hvor der er et lovgrundlag, som kræver specifik faglighed og professionel kompetence og ansvar. Frivillige løser alene opgaver i henhold til konkret aftale med de relevante medarbejdere/ institutioner mv.
Forudsætningen for samarbejdet er, at det giver mening for begge parter at samarbejde omkring den givne opgave.
For at imødekomme de etiske udfordringer dette samarbejde kan fordre, følger her en beskrivelse af øvrige generelle forskelle mellem de frivillige og de ansatte, således at de indbyrdes forventninger kan indrammes.
De ansattes opgaveløsninger beror på helt grundlæggende metoder som faglighed, retssikkerhed og respekt for det enkelte menneske. Lovgivningen
30
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige
friv
illig
e
29
kræver med andre ord professionalisme, ansvar og hensyn til retssikkerheden når medarbejderne løser der opgaver. Dette kan og skal ikke ændres uanset hvem der samarbejdes med og hvordan.
At frivillige skal inddrages og komme mere på banen i velfærdsydelsernes opgaveløsning betyder ikke, at ansvaret for de lovbundne opgaver kan flyttes fra ansatte til frivillige. Tværtimod er det afgørende at fastholde alle lovbestemte opgaver – fra det organisatoriske til det individuelle i relation til den enkelte borger – hos professionelt personale, der er ansat til det. Imidlertid kan frivillige, der hvor det giver mening og gavner, påtage sig ansvar for løsningen af en given opgave, som enten ikke er lovbunden eller som har en supplerende og kvalificerende karakter i forhold til den lovbundende opgave.
registreringerOpgaverne som de frivillige påtager sig, kan være opgaver, der ikke konkret er nedfældet i lovgivningen, men som defineres i samarbejde med det ansatte personale jf. de retningslinjer, der er vedtaget i lokal-MED. Frivillige kan udføre opgaver, som altså ikke umiddelbart er ydelser borgerne har retskrav på. Derfor er der ikke visitation i forbindelse med den frivillige indsats, ligesom der ikke føres journal.
Frivillige anerkender, at de ansatte har faglige kompetencer, som de ikke skal udfordre.
Grænsen mellem den faglige indsats, der er nedfældet i lovene og det omsorgsmæssige, der er en naturlig del af beskæftigelsen på institutioner, er flydende. Man kan derfor ikke adskille det omsorgsmæssige fra det faglige for det ansatte personale. Derimod er den frivillige indsats kun på det ikke-faglige omsorgsmæssige område, hvilket betyder, at den del af den omsorgsmæssige indsats om ansatte ikke har mulighed for at inddrage, i nogen frad udføres af frivillige.
Frivillighed i Faxe - er en dynamisk ramme, som efter erfaringer og afprøvninger kan udvikles, ændres og tilpasses yderligere i de kommende år.
Hvordan spillereglerne skal udmøntes i det konkrete samarbejde mellem de frivillige og medarbejderne, afhænger af den enkelte institution, område og/eller opgave. Dette oplæg udgør blot det rammemæssige værktøj til dialog omkring konkrete samarbejdsaftaler med de frivillige. Den kan derfor anvendes som afsæt til en drøftelse, som kan gå fra lokalMED til den enkelte institution eller opgave.
De konkrete aftaler om samarbejde med frivillige betragtes som de enkelte institutioners bidrag til udmøntningen af strategirammen for Frivillighed i Faxe.
En udmøntning, der beror på åbenhed og medindflydelse.
Et ligeværdigt og anerkendende samarbejde – som strategien Frivillighed i Faxe beskriver - må nødvendigvis bero på de samarbejdende parteres gensidige erkendelse og accept af hinandens forskelle og ressourcer. Det grundlæggende syn på hinandens forskelle må være positivt og bidragende til den fælles opgaveløsning.
Den helt elementære forskel er, at ansatte løser opgaver, hvor der er visiteret en ydelse, eller hvor der er et lovgrundlag, som kræver specifik faglighed og professionel kompetence og ansvar. Frivillige løser alene opgaver i henhold til konkret aftale med de relevante medarbejdere/ institutioner mv.
Forudsætningen for samarbejdet er, at det giver mening for begge parter at samarbejde omkring den givne opgave.
For at imødekomme de etiske udfordringer dette samarbejde kan fordre, følger her en beskrivelse af øvrige generelle forskelle mellem de frivillige og de ansatte, således at de indbyrdes forventninger kan indrammes.
De ansattes opgaveløsninger beror på helt grundlæggende metoder som faglighed, retssikkerhed og respekt for det enkelte menneske. Lovgivningen
31
Håndbog til samarbejde m
ed frivillige
Fortroligheden mellem borgerne og den frivillige må ikke krænkes ved at kræve referater eller rapporter i forbindelse med kontakten. Formidling af informationer om borgerne fra de frivillige kan kun ske efter klart udtrykt samtykke for borgeren. Frivillige har naturligvis pligt til underretning i henhold til lovgivningen f.eks. i forhold til børn. Frivillige skal drøfte særlige problematiske situationer omkring svigt, misrøgt, overgreb eller lignede med den lokale ledelse, de er i kontakt med.
Frivillige, der arbejder sammen om en opgave, udveksler erfaringer om arbejdet og medvirker i fællesskab til og om det frivillige arbejde. Derfor kan de frivillige have behov for at organisere sig i forening eller netværk, hvilket også kan give de frivillige tryghed i forhold til koordinering af deres indsats. I det tilfælde, hvor der kun er få eller blot én enkelt frivillig i f.eks. en institution, må man forud for et samarbejde overveje og sikre muligheden for en god dialog og afprøve evt. forskellige tilgængelige muligheder i den givne kontekst.
Organiseringen af de frivillige i netværk eller forening kan også bidrage til det praktiske formål at rekruttere frivillige, ligesom planlægningen af den frivillige indsats kan ske i samarbejde med ledelse efter retningslinjer godkendt i lokal-MED. Yderligere giver organiseringen de frivillige et frirum i forhold til de ansatte, som kan være meget betydningsfuldt i forhold til evaluering og udvikling.
Klare retningslinjer er afgørende for et godt samarbejde. Med velafgrænsede opgaver og detaljerede aftaler, kan samarbejdet og den frivillige indsats få den tilsigtede betydning. Derfor skal der – inden for de lokale aftalte retningslinjer – udarbejdes konkrete regler for, hvordan det frivillige arbejde udføres på den konkrete institution.
De helt konkrete aftaler omkring en opgaves udførelse og den specifikke forventningsafstemning sker i en dialog og aftales mellem ledelse og den frivillige/evt. frivillige organisering.
friv
illig
e
31
Frivillige udfører en ulønnet indsats. Denne indsats er dog alligevel så betydningsfuld, at en påskønnelse altid ligger lige for. Den frivillige indsats respekteres og påskønnes både i det daglige og ved særlige markeringer i form af f.eks. sammenkomster, udflugter mv..
God arbejdslyst!
Hånd
bog
til sa
mar
bejd
e m
ed fr
ivill
ige
Version 1
2014
Bølgens elementer
Identitet er et spørgsmål om gentagelse og genkendelse. På bølgenoptræder 4 elementer: Et træ, en råbuk, et skib og et gods.Elementerne er hentet i naturen og historien, som er det, der ifølgeborgere og medarbejdere binder kommunen sammen - den fælles reference.
Elementerne er stiliserede stregtegninger, der genkendes fra bølgen.Sammen med navnetrækket anvendes elementerne enkeltvis på pub-likationer, hvor de placeres i nederste højre eller venstre 1/2-del afpublikationens format som en negativ stregtegning, der ligger bag eneventuel billedserie.
Motivets placering på publikationen skal svare til motivets placeringpå bølgen. Det vil sige, at råbukken skal placeres i venstre side af for-matet, hvorimod godset eller skibet skal placeres i højre side. Træetkan placeres i begge sider.
Elementerne anvendes i negativ på logoblå, mørkeblå eller olivengrønbund eller sort på sandgrå bund.
6
elementerne
