2016-06-08

Principper, regler og vejledning forgennemførelsen af arbejdet i

HKKF Fonde

HKKF fonde Kronprinsensgade 8 fondene@hkkf.dk Fax + 45 33 93 65 23

+45 21 27 00 14 1114 København K www.hkkffonde.dk CVR-nr. 13708347

Indholdsfortegnelse1. FORORD: ................................................................................................................................. 32. BETINGELSER OR HKKF FONDE: …..............................................................................................42.1. Kunder og forretningsmodel: .................................................................................................. 42.2. Pensionsprodukter: ................................................................................................................. 43. BESTYRELSE OG ADMINISTRATION: ……….................................................................................. 43.1. Bestyrelsens sammensætning: ................................................................................................ 43.2. Kompetencer og ansvar: .......................................................................................................... 43.3. Kompetenceudvikling og – opbygningen af bestyrelsen: ...................................................... 53.4. Administrationschef: …………………………………………………............................................................ 54. FORRETNINGSMODEL………………………………………………………………………………………………………….. 54.1. Porteføljemanagement: ........................................................................................................... 54.2. Forvaltning af indestående: ……................................................................................................ 64.3. Retningslinjer for fordeling af Forvaltnings- og administrationsomkostninger……………………….64.4. Forvaltning af hvilende konti………………………………………………………………………………………………… 65. INVESTERINGSSTRATEGI: ………………………………………………………………………………………………………65.1. Mål med strategien: ……………………………………………………………………………………………………………. 65.2. Spredning af investering: ……………………………………………………………………………………………………. 65.3. Etiske regler for investering: ……………………………………………………………………………………………….. 65.4. Principper for udarbejdelse af investeringsinstruks: ……………………………………………………………. 75.5. Opfølgning på investering samt rapportering: ……………………………………………………………………… 76. TILSYN MED FORVALTNINGEN: ………………………..…………………………………………………………………. 77. KOMMUNIKATION: ……………………………………………………………………………………………………………….

87.1. Vore kunder: ……………………………………………………………………………………………………………………….. 87.2. Eksterne: …………………………………………………………………………………………………………………………….. 88. FORVALTNING OG ADMINISTRATION I HKKF FONDE: ………………………………………………………….. 88.1. Bestyrelsen: ……………………………………………………………………………………………………………………….. 88.2. Administrationschefen: ………………………………………………………………………………………………………. 88.3. Anvendelse af IT-udstyr: …………………………………………………………………………………………………….. 98.4. Mødevirksomhed: ………………………………………………………………………………………………………………. 98.5. Indkøb: ……………………………………………………………………………………………………………………………….. 98.6. Køb/overdragelse af IT-udstyr: ……………………………………………………………………………………………108.7. Repræsentation: …………………………………………………………………………………………………………………108.8. Bogføring: ………………………………………………………………………………………………………………………….. 10

Bilagsoversigt:1. Vejledning til evaluering af bestyrelsens viden og erfaring i livsforsikringsselskaber og

tværgående pensionskasser.2. Aftale om Portefølje Management.

2

3. Procedureregler for administration m.v. af HKKF fondes indestående midler og konti.4. Investeringsinstruks for HKKF Pensionsfond.5. Aftale om Fremleje og administrativ bistand

1 FORORDDet er HKKF fondes overordnede formål at investere og forvalte medlemmernes pensionsopsparing på en sikker og forsvarlig måde, således at opsparingen følger med den økonomiske udvikling og dermed beholder sin købekraft.HKKF fonde vil bidrage hertil ved at fremstå som en enhed der har fokus på forvaltningen og investeringen af medlemmernes opsparing samt at den siddende bestyrelse vil handle forsvarligt og omkostningsbevist.

Dette dokument beskriver de grundlæggende principper og regler for arbejdet i HKKF Fonde og giver desuden en vejledning i, hvordan HKKF fondes ansatte og bestyrelsesmedlemmer skal agere. Formålet hermed er at tilvejebringe en sammenhængende fremstilling, som af Fonden kan bruges i den løbende styring, kan anskueliggøre forretningen overfor medlemmer og offentligheden og som kan medvirke til at gøre det lettere for nye bestyrelsesmedlemmer at få et overblik.

Dokumentet er ikke fuldstændigt udtømmende og skal løbende justeres, når det er hensigtsmæssigt. Direktivet vil dog blive behandlet og godkendt hvert andet år. Bestyrelsen i HKKF Fonde vil fortløbende opdatere dette dokument for HKKF fonde.

Søren Tang Møllerformand

3

2 BETINGELSER FOR HKKF FONDE

2.1 Kunder og forretningsmodelHKKF fondes overordnede forretningsområde er bestemt gennem overenskomsten mellem Forsvarsministeriets Personalestyrelse og Hærens Konstabel- og Korporalforening. HKKF fonde varetager således konstabler og korporalers interesse i forhold til indbetalte pensionsmidler jf. den til enhver tid gældende overenskomst.

Forretningsmodellen er derfor først og fremmest et spørgsmål om, hvilke produkter HKKF fonde, jf. indgåede aftaler og overenskomster, tilbyder medlemmerne. Fondens forretningsmodel kan udtrykkes meget simpelt:• Ekstremt simple produkter, således at stordriftsfordelene er udtømt allerede ved HKKF fondes

nuværende størrelse. Der er ingen livsvarige pensioner og ingen rentegarantier.• Få og simple valgmuligheder, hvilket mindsker risiko for problemer med edb-systemer og fejl af

enhver art, ligesom det mindsker problemer ved medarbejderskift osv.

2.2 PensionsprodukterHKKF fonde pensionsprodukter er følgende:• Arbejdsmarkedspension og tillægspension (udbetales som ratepension).• Aldersopsparing (konverteret kapitalpension) (udbetales som engangsbeløb eller opdelt).• Frivillig ratepension.Historisk har HKKF fonde valgt at give medlemmerne meget få valgmuligheder, med anbefaling om at vælge investeringsafdelingen.

3 BESTYRELSE OG ADMINISTRATION

3.1 Bestyrelsens sammensætningGrundlaget for HKKF fondes virke er beskrevet i vedtægter som godkendes af repræsentantskabet samt af Forsvarsministeriet og Skat. Bestyrelsen har 5 medlemmer - 3 vælges af repræsentantskabet og 2 udpeges af Forsvarsministeriet, heraf formanden.

3.2 Kompetencer og ansvarDet fremgår af Finanstilsynets skemaer (bilag 1) mht. evaluering af bestyrelsen, at en sådan evaluering skal tage udgangspunkt i den pågældende finansielle virksomheds forretningsmodel. Jo mere avanceret forretningsmodel, desto større krav stilles til bestyrelsen. Da bestyrelsen ikke altid besidder de nødvendige kompetencer, har man opfattet det som hensigtsmæssigt med en enkel forretningsmodel, da det minimerer sandsynligheden for reduktion af fejldisponeringer, men herudover er det generelt bestyrelsens indstilling, at enkelthed er godt i sig selv.

Det søges tilstræbt, at bestyrelsesmedlemmerne (efter egentlig valghandling eller ved udskiftning i bestyrelsen) kan dække kompetencer i forhold til et bredt spektrum, herunder økonomisk-,

4

pensionsmæssig-, investeringsmæssig- og HKKF-faglig indsigt. Dette søges opnået enten gennem bestyrelsens almindelige kompetencer eller gennem egentlig kompetenceudvikling.

HKKF fondes bestyrelse har haft drøftelser vedrørende forretningsorden, risikostyring og kontrol, specielt i forbindelse med fondens formue. Det er væsentligt for fondens bestyrelse, at den har gjort alt, hvad der med rimelighed kan forlanges for at sikre medlemmernes formue bedst muligt, herunder sikre mod tab som følge af f.eks.:• Uhensigtsmæssige investeringsretningslinjer.• Uhensigtsmæssige investeringer indenfor investeringsretningslinjerne, f.eks. som følge af

udygtighed eller uhensigtsmæssige incitamenter.• Decideret svindel.

3.3 Kompetencevedligeholdelse og – opbygningen af bestyrelsenMed henblik på til stadighed at kunne opfylde ønsket om at fremstå med de nødvendige kompetencer, kan bestyrelsen løbende – og som minimum hvert andet år - gennemføre et seminar. Her bringes relevante emner op.Ved udskiftning i bestyrelsen gennemføres en målrettet uddannelse af det/de nye medlem(mer). Det søges tilsikret, at nye bestyrelsesmedlemmer på den måde får tilført relevant viden til varetagelse af deres bestyrelseserhverv.

3.4 AdministrationschefHKKF fonde har ansat en Administrationschef til støtte for bestyrelsens arbejde herunder varetagelse af de daglige opgaver og kontakten til medlemmerne og eksterne samarbejdspartnere. Administrationschefens opgaver er beskrevet i de administrative bestemmelser, som ligger på bestyrelsens hjemmeside.

3.4.1 Daglig bemanding af kontoretHKKF fondes kontor er tilgængeligt dagligt i tidsrummet 10.00 – 15.00. Bemanding af kontoret foretages som udgangspunkt fra hjemmearbejdsplads, idet kontor i Hærens Konstabel- og Korporalforening lokaler bemandes fysisk min. én gang om ugen og efter behov.

4 FORRETNINGSMODELHKKF fonde drives efter en forretningsmodel, hvor en række områder outsources. HKKF fonde vil således fokusere driften på: At udstikke retningslinjer og direktiver via Bestyrelsen. At følge udviklingen og vurderer behovet for korrigerende tiltag, ved Bestyrelsen. At forestå den daglige drift i forhold til medlemmer, de ansvarlige for forvaltningen af

medlemskonti og for investeringen af opsparringen. Dette gøres af Administrationschefen.

I det efterfølgende gennemgås de enkelte områder.

4.1 PorteføljemanagementHKKF fonde har i forbindelse med oprettelse af ”Aftale om Portefølje Management” (bilag 2) indgået en aftale med Nordea Investment Management (NIM) om udførsel af opgaven som

5

porteføljemanager for HKKF fonde. Det betyder, at HKKF Pensionsfond giver fuldmagt til NIM med henblik på at gennemføre værdipapirhandler inden for aftalens § 4.NIM rådgiver alene HKKF fonde om placering af porteføljen inden for grænserne af den til enhver tid aftalte investeringsinstruks.Der er meddelt NIM fuldmagt til at investere i overensstemmelse med de af bestyrelsen fastsatte investeringsretningslinjer. Der skal til enhver tid foreligge en skriftlig fuldmagt til NIM jf.” Aftale om Portefølje Management”.

4.2 Forvaltning af indeståendeForvaltning af indestående tager udgangspunkt i ”Procedureregler for administration m.v. af HKKF fondes indestående midler og konti” (bilag 3) indgået med Nordea Private Banking, der varetager den daglige administration i forbindelse med kontrol af medlemmernes konti.

4.3 Retningslinjer for fordeling af Forvaltnings- og administrationsomkostningerBestyrelsen har vedtaget at samtlige administrations- og PM-omkostninger fremadrettet skal fordeles på de 6 afdelinger i bonus- og pensionsfonden, idet det dog er besluttet, at såfremt der er større enkeltposter (eks. IT-udvikling eller lign.) bliver der truffet eksplicit beslutning om, hvor omkostningen skal fordeles. Bestyrelsen vil anmode revisor vurdere og fremlægge, hvilke specifikke poster det vil være relevant at give en anden omkostningsfordeling, hvorefter bestyrelsen vil træffe beslutning herom.

4.4 Forvaltning af hvilende kontiBestyrelsen har vedtaget, at hvilende pensionskonti med små indeståender opfordres til at overflytte disse til andet pensionsselskab/bank med samme regler for udbetaling, alternativ udbetaling med træk af 60 %. Dette for løbende at reducere administrationsomkostningerne.

5 INVESTERINGSSTRATEGI

5.1 Mål med strategienMålet med strategien er at tilstræbe, at medlemmernes pensionsopsparing har en størrelse, der modsvarer løn- og prisniveauet på udbetalingstidspunktet. Midlerne investeres under hensyntagen til reglerne i ”Bekendtgørelse nr. 1359 af 28. december 2011 om Puljepension og andre skattebegunstigede opsparingsformer.

5.2 Spredning af investeringInvesteringsgrænser (spredning) i Investeringsinstruksen opgøres som procentuel værdi af porteføljen og aftales mellem HKKF fonde og NIM. Det skal tilstræbes, at der sker en spredning i investeringerne med henblik på at skabe så stor sikkerhed som vel muligt af de investerede midler.Det er bestyrelsens vurdering, at der skal gives forholdsvis vide grænser, idet NIM som investeringsrådgiver løbende holder bestyrelsens orienteret om behovet for større omlægninger som følge af f.eks. udviklingen på verdensmarkedet.

5.3 Etiske regler for investeringFondene følger i udgangspunktet de etiske regler, som er opsat i Nordea program for Social Responsible Investment.

6

I konkrete tilfælde vil emnet blive taget op på Bestyrelsesmøderne med henblik på at træffe beslutning. Såfremt der opsættes særlige etiske retningslinjer for investering, vil disse være beskrevet i ”Investeringsinstruks for HKKF Pensionsfond”, pkt. 5. (bilag 4).

5.4 Principper for udarbejdelse af investeringsinstruksHKKF fondes bestyrelse fastlægger løbende de overordnede investeringsretningslinjer for at styre risikoen.Investeringsretningslinjerne behandles på hvert ordinært bestyrelsesmøde og resultatet heraf fremgår af referaterne.

Pensionsfonden:Fonden har til formål at forvalte de pensionsindbetalinger, der foretages i henhold til medlemmernes ansættelsesvilkår i forsvaret. Det er endvidere fondens formål at tilstræbe, at pensionsopsparingerne har en størrelse, der modsvarer løn- og prisniveauet på udbetalingstidspunktet.Fonden er inddelt i to afdelinger: Opsparing og Investering. Medlemmerne er ved indtrædelse ”fødte medlemmer” i Investeringsafdelingen, men vil ca. 2 år før pensionering/udbetaling blive kontaktet med henblik på overvejelse om at lade indestående overføre til Opsparingsafdelingen. I Opsparingsafdelingen gennemføres investering i lighed med bonusfonden (se neden for).

Bonusfonden:Bonusfonden har til formål at forvalte de bonusbeløb, der tilkommer fondens medlemmer i forbindelse med deres kontraktansættelse i det danske forsvar. Medlemmerne er ved indtrædelse fødte medlemmer medlemmer i Investeringsafdelingen.Fonden investerer fortrinsvis i danske obligationer med relativt lav pålydende rente af skattehensyn, og har derudover bankindskud. Løbetiden er relativt kort da medlemmerne i gennemsnit har pengene stående i bonusfonden i relativt korte perioder. Som følge heraf investeres hverken i aktier eller pantebreve.

5.5 Opfølgning på investering samt rapportering.NIM aflægger månedlig rapportering. Rapporteringen skal indeholde udvikling i investeringerne samt fulgt op af en kort forklaring. Administrationschefen udlægger NIM rapportering på HKKF fondes hjemmeside, således det er muligt for medlemmerne at følge med i udviklingen.

I forbindelse med bestyrelsesmøder aflægger NIM en udvidet statusrapportering, der i detaljer beskriver udviklingen i HKKF fondes investering. Rapporteringen skal afdække behovet for evt. justering af investeringsinstruksen med henblik på at sikre større afkast alternativt at mindske risikoen for større tab under hensyntagen til markedsudvikling.

6 TILSYN MED FORVALTNINGENHKKF fonde er ikke underlagt egentlig kontrol fra Finansministeriets side i lighed med private fonde. HKKF fonde er underlagt kontrol fra Forsvarsministeriets side, der anmoder Forsvarsministeriets Interne Revision om at varetage tilsyn med HKKF fondes virke. Tilsyn- og kontrolvirksomheden varetages gennem kontrol af udarbejdede og retvisende

7

omkostningsbudgetter, udarbejdede regnskaber samt kontrol af afkast der sikre medlemmernes indestående.

Den interne kontrol af HKKF fondes virksomhed varetages af bestyrelsen med støtte fra administrationschefen, der følger op på investeringsafkast, investeringsomkostninger og administrationsomkostninger. Bestyrelsen følger op på månedlige afkastrapporter, udarbejdet af NIM, med henblik på eventuelt at ændre investeringsstrategien såfremt det vurderes hensigtsmæssigt for at fastholde medlemmernes indestående.

7 KOMMUNIKATION

7.1 Til BestyrelsenBestyrelsen gives en orientering om den daglige drift på Bestyrelsesmøderne og giver desuden løbende information om opstående relevante sager.

7.2 Vore kunderAdministrationschefen varetager den daglige kontakt til medlemmerne gennem besvarelse af telefonopkald, E-mails og udlægning af information på HKKF fondes hjemmeside. Der gives information og vejledning om investeringsforhold, afkast, udbetaling samt evt. overførsel af indestående til anden pensionskasse eller pengeinstitut. Ved evt. oplysninger om indestående på diverse konti henvises til administrationskontoret i Nordea Private Banking.

7.3 EksterneAdministrationschefen gennemfører den daglige kontakt til administrationskontoret i Nordea Private Banking, Bogholderi i HKKF, Forsvarsministeriets Interne Revision, Forsvarsministeriets Personalestyrelse, Skat samt HKKF fondes revisor og Kritiske revisorer. Formålet er, at der til stadighed gives den nødvendige information om HKKF fondes virke og evt. nye tiltag med henblik på, at skabe de bedste betingelser for varetagelse af HKKF fondes virksomhed.

8 FORVALTNING OG ADMINISTRATION I HKKF FONDEFølgende nedenstående regler gælder for anvendelse af HKKF fondes økonomiske midler.

8.1 BestyrelsenBestyrelsen tilbydes i forbindelse med varetagelse af deres hverv følgende: Smartphone og IPAD med tilhørende abonnement. Bredbåndsforbindelse kan i særlige tilfælde tilbydes. Avisabonnement. Gruppelivsforsikring i Forenede Gruppeliv, gruppelivsordning 87001.

Bestyrelsesmedlemmer pr. 1. maj 2015 opretholder eksisterende ordninger dækkende (ud over ovenstående) fastnet.

8.2 AdministrationschefenAdministrationschefen tildeles ud over det under bestyrelsen (ekskl. Avisabonnement) anførte følgende:

8

Bærbar PC (hjemmearbejdsplads) til opkobling på Hærens Konstabel- og Korporalforenings netværk.

Bredbånd til brug på hjemmearbejdsplads. Dækning af udgifter til drift af egen printer (papir samt toner). Heltidsulykkesforsikring i TRYG forsikring. Lovpligtig Arbejdsskadeforsikring i TRYG forsikring.

8.3 Anvendelse af IT-udstyrI forbindelse med tildeling af IT-udstyr (smartphone/IPAD) vil den enkelte blive pålagt ”Fri telefon” og således blive beskattet jf. lov herom. IT-udstyret må ikke anvendes på en sådan måde, at abonnementet pålignes yderligere udgifter (fx som betalingsmiddel i busser og toge eller til donation i forbindelse med indsamlinger).

8.4 MødevirksomhedBestyrelsesmøder søges så vidt det er muligt planlagt til afholdelse i Hærens Konstabel- og Korporalforenings mødefaciliteter i Kronprinsensgade. Der planlægges på 4 – 5 årlige møder.

HKKF fonde samt Nordea er på skift ansvarlig for gennemførelses af socialt arrangement i forbindelse med et bestyrelsesmøde. Arrangementet søges planlagt gennemført med efterfølgende middag.

I forbindelse med repræsentantskabsmøde, der gennemføres hvert andet år (lige år), planlægges mødet gennemført i samarbejde med forbundet, Hærens Konstabel- og Korporalforening, for at minimere omkostninger til overnatning m.m.

Fællesudgifter fordeles mellem forbund, A-kasse samt HKKF fonde.

HKKF fonde gennemfører årligt Seniormøde for medlemmer, der står overfor pensionering fra forsvaret. Mødet gennemføres som endags-arrangement. HKKF fonde arrangerer og gennemfører mødet i samarbejde med forbundet og A-kassen. Medlemmer inviteres sammen med ægtefælle/samlever og rejseomkostninger (billigst offentlige transport) samt evt. overnatning dækkes af arrangøren efter aftale. Totalomkostninger for mødet fordeles efterfølgende mellem HKKF fonde, forbundet samt A-kassen.

8.5 IndkøbIndkøb gennemføres som hovedprincip af Administrationschefen efter skriftlig tilkendegivelse fra bestyrelsen (fx efter tilladelse fra bestyrelsesformanden/-næstformanden eller med udgangspunkt i et bestyrelsesmødereferat). Ved mindre anskaffelser, under kr. 1.000, initierer og attesterer Administrationschefen selv indkøb og fakturabehandling.

I den udstrækning det er muligt, skal fællesindkøb foregå gennem forbundets aftaler, med henblik på at opnå de bedste rabatter.

Ved større indkøb, hvor fællesaftaler ikke kan anvendes, skal formanden eller næstformanden attestere faktura. Denne regel omfatter også indkøb, der ikke er besluttet på bestyrelsesmøder eller lignende. Udgifter/indkøb, der på forhånd er godkendt af bestyrelsen (budget), kan attesteres

9

af HKKF fondes Administrationschef og sendes til bogholderiet for betaling. Eksempelvis trykning og udsendelse af nytårsbreve.

Indgåelse af aftaler med TDC-ERHVERV varetages af bogholderiet i Silkeborg

Såfremt bestyrelsen pålægger det enkelte bestyrelsesmedlem selv at indkøbe smartphone og IPAD, fortages indkøbet ved personlig henvendelse til den nærmeste TDC-ERHVERV butik. Ved købet oplyses HKKF fondes CVR nummer (13708347) og regningen attesteres af køber. TDC sender efterfølgende regningen til bogholderiet i Silkeborg.

HKKF fonde betaler for en række serviceydelser til forbundet i henhold til administrationsaftale. Eksempelvis er der indgået aftaler om varetagelse af HKKF fondes administrationsregnskab, kontorleje med udstyr m.m. Beløbet indgår i HKKF fondes årsbudget og konteres i administrationsregnskabet og afregnes kvartalsvis. Aftalen er dokumenteret i særskilt udarbejdet aftale mellem forbundet og HKKF fonde (Bilag 5).

8.6 Køb/overdragelse af IT-udstyrNår et medlem af bestyrelsen afgår, kan han/hun købe eller overtage IT-udstyr (smartphone, IPAD og bærbar PC), idet prisen beregnes ud fra en afskrivningsprofil på 3 år. Det betyder, at udstyret kan overtages vederlagsfrit efter 3 år.

8.7 RepræsentationHKKF fonde tildeler/støtter repræsentative formål efter vedtagelse i bestyrelsen. Der ydes som hovedprincip repræsentation i forbindelse med jubilæer i forbundet samt HKKF fondes administration, afgang fra HKKF fondes bestyrelse, deltagelse i bisættelser samt deltagelse i særlige højtidelige anledninger. Udgifter til repræsentation skal søges holdt på et minimum.

8.8 BogføringØkonomiafdelingen i Silkeborg er bemyndiget til at foretage betalinger fra Fondens driftskonto.

10