HISTORIA DE LA ADMINISTRACIONFUNCIONES ADMINISTRATIVAS

INDICE

INTRODUCCION HISTORIA DE LA ADMINISTRACION PEQUEÑA RESEÑA HISTORICA

▲ LA ADMINISTRACION PREHISPANICA▲ LA ADMINISTRACION ANTIGUA CHINA

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS▲ PLANIFICACION▲ ORGANIZACIÓN▲ DIRECCION▲ CONTROL

INTRODUCCION

La palabra "Administración", se forma del prefijo "ad", hacia, y de "ministratio". Esta última palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter", que sirve como término de comparación.

Si pues "magister" (magistrado), indica una función de preeminencia o autoridad -el que ordena o dirige a otros en una función-, "minister" expresa precisamente lo contrario: subordinación u obediencia; el que realiza una función bajo el mando deotro; el que presta un servicio a otro.

Entre los diferentes Conceptos Administrativos y la Reseña histórica, ¿de donde proviene? Por lo cual se define a Continuación.

Historia de la Administración

La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad. El surgimiento de la administración es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay, una institución básicamente nueva, o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido como la administración desde un principios del siglo. Pocas veces en la historia de la humanidad una institución se ha manifestado indispensable con tanta rapidez. La administración que es el órgano específico encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico, refleja el espíritu esencial de la era moderna. Es en realidad indispensable y esto explica por qué, una vez creada, creció con tanta rapidez.

El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a través del desarrollo de las organizaciones sociales partiendo en la época prehispánica por las tribus nómadas, donde comienza la organización para la recolección de frutas y la caza de animales, y después con el descubrimiento de la agricultura da paso a la creación de las pequeñas comunidades.

Al repasar toda la historia de la humanidad encontraríamos que, los pueblos antiguos trabajaron unidos en organizaciones formales (ejemplo los ejércitos griegos y romanos, la iglesia católica romana, la compañía de las indias orientales, etc.). También las personas han escrito sobre cómo lograr que las organizaciones sean eficaces y eficientes, mucho antes de que el termino "administración" hubiera aparecido y se hubiera definido.

Por lo Tango Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se caracterizaron por poseer formas predominantes agrarias, donde la familia, los grupos informales y las pequeñas comunidades eran importantes. Posteriormente, éstas se transformaron en otras de tipo industrial, impulsadas por la Revolución Industrial y caracterizadas por el surgimiento y desarrollo de las grandes organizaciones y centros industriales.

En ello El cuerpo sistemático de conocimientos sobre la administración se inicia en plena Revolución Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las grandes empresas que requerían de nuevas formas de organización y practicas administrativas. La empresa industrial a gran escala era algo nuevo.

PEQUEÑA RESEÑA HISTORICA

En toda su larga historia y hasta inicios del siglo XX, la administración se desarrolló con una lentitud impresionante. Sólo a partir de este siglo atravesó etapas de desarrollo de notable pujanza e innovación. En la actualidad, la sociedad de la mayor parte de los países desarrollados es una sociedad pluralista de organizaciones, donde la mayoría de las obligaciones sociales (como la producción, la prestación de un servicio especializado de educación o de atención hospitalaria, la garantía de la defensa nacional o de la preservación del medio ambiente) es confiada a organizaciones (como industrias, universidades y escuelas, hospitales, ejército, organizaciones de servicios públicos), que son administradas por grupos directivos propios para poder ser más eficaces. A diferencia de lo anterior, a finales del siglo pasado la sociedad funcionaba de manera completamente diferente. Hace 80 años las organizaciones eran pocas y pequeñas: predominaban los pequeños talleres, los artesanos independientes, las pequeñas escuelas, los profesionales independientes (médicos y abogados, que trabajaban por cuenta propia), el labrador, el almacenista de la esquina, etc. A pesar de que en la historia de la humanidad siempre existió el trabajo, la historia de las organizaciones y de su administración es un capítulo que comenzó en época reciente.

LA ADMINISTRACION PREHISPANICA.

El punto de partida de esta investigación, cercanamente posterior a la retirada de los glaciares hacia el norte –la última- edad glacial importante es fechada al rededor de 10,000 a 9,000 a.C. coincidió con la desaparición gradual de las grandes manadas de animales herbívoros que fueron remplazados por otros más ágiles y dispersos. La adaptación a esas condiciones produjo las denominadas culturas mesolíticas. Los hombres devinieron recolectores viniendo de la caza, de la pesca y recogiendo frutas y nueces.

Fue en este tiempo cuando grupos familiares al principio y más tarde tribus enteras unieron sus esfuerzos para auxiliarse mutuamente en la cacería y en la defensa contra enemigos. Poco se conoce sin embargo, acerca de esos hombres verdaderamente primitivos. Todo lo que dejaron se reduce a unos cuantos huesos, restos de fogatas, herramientas sencillas y algunos dibujos en los muros de las cuevas.

Esta da ha lugar cuando se unen esfuerzos coordinados con un objetivo prefijado, uno de ellos era el de la caza por medio del arrastre el cual consistía en por medio de gritos, y sonidos llevar al animal presa a un pozo muy profundo en el que perdía la vida y podía ser utilizado.

El investigador GORDON CHILDE dice que todo pudo originarse en Predmost, Francia a raíz de los vestigios ahí encontrados.

LA ADMINISTRACION ANTIGUA CHINA

El gran filósofo Confucio sentó las primeras bases de un buen gobierno en China, a pesar de que nunca estuvo satisfecho de los que había aportado con tal fin en los diferentes cargos que desempeñó, desde magistrado local hasta primer ministro. Al retirarse de la vida pública escribió sobre aspectos políticos y gobierno, incluyendo su criterio sobre varias cosas.

Otros contemporáneos de Confucio se interesaron también en los asuntos administrativos y de ellos Micius o Mo-ti fundó, 500 años antes de Jesucristo, una rama de la misma escuela, que difería fundamentalmente en aspectos filosóficos más que en principios.

A través de varios siglos, los chinos tuvieron un sistema administrativo de orden, con un servicio civil bien desarrollado y una apreciación bastante satisfactoria sobre muchos de los problemas modernos de administración pública.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Se revelan en 4 Funciones Importantes:

1. PLANIFICACIÓN2. ORGANIZACIÓN3. DIRECCIÓN4. CONTROL

1. PLANIFICACIÓNFunción de la administración en la que se definen los objetivos, se fijan

las estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades.

1.1 PRINCIPIOS de la PLANIFICACIÓN

CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS (coherencia entre planes)

PRIMACÍA DE LA PLANEACIÓN (precede a las demás funciones)

EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN (a todos en la organización le compete)

EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos a menores costos)

1.2 ELEMENTOS DE LA PLANIFICACION

OBJETIVOS PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

▲ ESTRATEGIAS▲ POLÍTICAS

PLANIFICACIÓN OPERATIVA▲ PROCEDIMIENTOS▲ PRESUPUESTOS▲ PROGRAMAS

1.2.1 OBJETIVOS

FINES HACIA LOS CUALES SE DIRIGE LA ACTIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.

RED DE OBJETIVOS

CARACTERÍSTICAS OBJETIVOS :▲ VERIFICABLES▲ RAZONABLES

1.2.2 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: ESTRATEGIAS POLÍTICAS

ESTRATEGIAS: Colocar a la organización en una relación ventajosa ante el medio ambiente.

La planeación estratégica es el proceso de desarrollar estrategias. Estas implican establecer objetivos, utilizando recursos para el logro de

los mismos y definir políticas para el uso de esos recursos.

POLITICAS: EXPRESAS: Enunciados orales o escritos que especifican intenciones y

preferencias a tener en cuenta a la hora de la toma de decisiones. IMPLÍCITAS: No tienen un enunciado formal sino que se originan en la

práctica usual dentro de la organización.

1.2.3 PLANEACIÓN OPERATIVA: PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTOS PROGRAMAS

PROCEDIMIENTOS: Son guías para la acción. Son métodos para llevar a cabo actividades.

▲ El procedimiento brinda una solución predeterminada.

PRESUPUESTOS: Son planes que anticipan la cantidad de ingresos y egresos para un período determinado.

PROGRAMAS: Es un plan que determina períodos de tiempo para la realización de actividades específicas.

2. ORGANIZACIÓN

Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuenta a quién y dónde se toman las decisiones.

¿Cómo debe dividirse el trabajo dentro de un departamento? ¿Cómo deben coordinarse los esfuerzos para lograr un

esfuerzo general unificado?

2.1 ORGANIZACIÓN FORMAL▲ Cuando las actividades de dos o más personas están explícitamente Coordinadas para el logro de ciertos objetivos.

PRINCIPIOS ORG.FORMAL:▲ Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización)▲ Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un costo mínimo)

2.2 ORGANIZACIÓN INFORMAL▲ El propósito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas.▲ Necesidad de información▲ Es importante integrar la organización informal.

3. DIRECCIÓN Función de la administración que consiste en motivar a los

subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados resolviendo los conflictos.

3.1 PROCESO DE COMUNICACIÓN

▲ EMISOR▲ CANAL DE TRASMISIÓN (ej: teléfono)▲ RECEPTOR▲ RETROALIMENTACIÓN

3.2 BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN

▲ BARRERAS EN EL EMISOR (claridad)▲ BARRERAS EN LA TRASMISIÓN (intermediarios)▲ BARRERAS EN EL RECEPTOR (actitud)

▲ Aún superando estas barreras se podrá dar la mala interpretación por parte del receptor.

3.3 MEJORA DE LA COMUNICACIÓN

▲ Aclarar ideas antes de comunicar▲ Comprender condiciones del ambiente físico y humano▲ Disponer de toda la información necesaria al momento de Comunicar▲ Ser cuidadoso en el tono ▲ Seguimiento de la comunicación▲ Comunicar mensajes con importancia▲ Acciones coherentes con comunicación.▲ Ser buen oyente

4. CONTROL

Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.

Reunir y retroalimentar información acerca del desempeño de forma de poder comparar resultados.

Relación con planificación.

Función de todos los niveles que ejecuten planes.

4.1 PROCESO DE CONTROL ESTABLECER ESTÁNDARES

MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN COMPARACIÓN CON ESOS ESTÁNDARES

CORRECCIÓN DE DESVIACIONES CON RESPECTO A ESTÁNDARES y PLANES (relación con las otras funciones)

4.2 REQUISITOS DE CONTROL LOS CONTROLES DEBEN HACERSE A LA MEDIDA DE PLANES y

PUESTOS. HACERSE A LA MEDIDA DE ADMINISTRADORES ESPECÍFICOS y SUS

PERSONALIDADES. SEÑALAR LAS EXCEPCIONES EN PUNTOS PRINCIPALES. OBJETIVIDAD FLEXIBILIDAD AJUSTARSE AL CLIMA DE LA ORG. ECONÓMICOS CONDUCIR A ACCIONES CORRECTIVAS

CONCLUSION

Cada una de las anteriores definiciones, si las analizamos con detalle, nos llevará a penetrar en la verdadera naturaleza de la administración y a sus propiedades distintivas. Como tales, las definiciones son validas para toda clase de administración (Privada, Publica, Mixta, etc.), y para toda especie de organismo (industriales, comerciales o de servicios).

Queda claro que la Administración se puede mencionar como: "la función de lograr que las cosas se realicen por medio de otros", u "obtener resultados a través de otros".

Y que Viene siendo el "Proceso integral para planear, organizar e integrar una actividad o relación de trabajo, la que se fundamenta en la utilización de recursos para alcanzar un fin determinado".

Definiendo Administración como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, laborando o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Para que se amplíe esta definición básica. Como administración, las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

Como fin La administración se aplica en todo tipo de corporación.También Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporación. Y Clara como La meta de todos los administradores en todos los niveles de corporación. Por lo cual La administración se ocupa del rendimiento; que implica eficacia y eficiencia.

BIBLIOGRAFIA

Parte del contenido fue Tomado del libro de AO F01 este fue desplegado y complementado, por la información obtenida en los libros:

Reyes Ponce Agustín. ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. Editorial Limusa México, D. F. 1992.

Rodríguez Valencia Joaquín. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN CON ENFOQUE DE SISTEMAS; Editorial Ecasa. México 1990.

Claude S. George. HISTORIA DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO; Editorial Pretice Hall, México 1992.

Idalberto Chiavenato. INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN; Editorial Mc Graw Hill, México 1985.

Vega Sosa Alicia. ADMINISTRACIÓN; Editorial Universidad Tecnológica de México, México 1999

1. ¿Qué es Administrar?Es un proceso donde se trabaja con personas y por medio de ellas. Es el

cumplimiento de objetivos en forma eficiente distingue a la administración.

2. ¿Qué es eficiencia y que es eficacia?Eficiencia: Es Medir el uso de los recursos en el proceso de alcanzar resultados.Eficacia: Es Cumplimiento de objetivos.

3. ¿Qué es un administrador?Es el encargado de que se logren los objetivos de la organización de la forma

mas eficiente posible.

4. ¿Qué diferencia existe entre automatizar y mecanizar?Automatizar: Se realiza algo en forma automática, es decir con la mínima intervención humana.

Mecanizar: Es dotar de maquinas o equipos que hagan el trabajo ya sea en oficinas o en lugares específicos de trabajo, es decir brindar equipo de trabajo al empleado, para que este realice el trabajo de forma fácil, rápida y eficaz.

5. Explique cada una de las actividades administrativas:LA PLANEACIÓN: Establece el QUÉ: Se establece la visión, la misión y los objetivos de la organización.

LA ORGANIZACIÓN: Es llevar los planes a feliz término. Es decir QUÉ HARÁ CADA QUIÉN?

LA EJECUCIÓN (DIRECCIÓN): Es “Poner en Acción”. Acción administrativa que trata de proporcionar poder estimulante al equipo que llevará a

cabo el plan.

Dirección: “Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales”.

EL CONTROL: Permite garantizar que se está caminando en la dirección correcta y que se lograrán los objetivos propuestos.

6. Defina las cinco causas mas importantes por las que se deciden automatizar las empresas:Por La CapacidadEl ControlLa ComunicaciónEl CostoLa Competitividad

7. Explique cada una de las categorías en que se clasifican las tareas administrativas. Dé un ejemplo.

TOMA DE DECISIONES: Son Sistemas de información gerencial que resumen todos los aspectos más relevantes para que el gerente tome las decisiones en la forma más acertada posible. Ejemplo: Los Gerentes toman las decisiones más relevantes.

MANIPULACIÓN DE LOS DATOS: Es El Conjunto de Programas que Permiten manipular los datos y producir información para su posterior uso.Ejemplo: Los datos son reunidos y manipulados para obtener la información.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: Sistemas especializados que permiten administrar los documentos.Ejemplo: Tener en orden la información ya sea en archivos de programa, como en papeles, de manera que pueda tener acceso a ellos de manera fácil y rápida.

COMUNICACIONES: Son un área vital en la oficina. Ayuda en el logro de las demás tareas de la oficina.Ejemplo: Comunicación a través del equipo de computo interno, como la red interna de un equipo a otro, para brindar información rápida y segura.

ALMACENAMIENTO: Garantiza el adecuado almacenamiento de los datos y documentos de la oficina.Ejemplo: Es tener la información archivada y custodiada en forma segura y confiable, en el se incluye todas las tareas destinadas a lograrlo, desde su recepción, distribución, hasta su archivo y consulta posterior.

SISTEMAS DE SOPORTE A LA OFICINA: Ofrecen calendarios, organizadores de horario, notas e ideas, relojes, calculadoras, etc. Apoya a las personas que laboran en la oficina al realizar sus tareas.

Ejemplo: Es el software o programas que apoya a las personas que laboran en la oficina al realizar sus tareas.

8. Explique qué consideraciones se deben tomar en cuenta, en lo referente al equipo, cuando se desea automatizar.Se debe conocer las capacidades de los equipos, sus requerimientos

para ser instalados y compatibilidades entre otros equipos. Requiere reconocer las diversas opciones existentes, sus ventajas y desventajas, cuándo es recomendable aplicarlas, los proveedores y condiciones de compra.

9. Explique cual es el objetivo de la automatización de oficinas.

Sistematizar (Visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan para que toda persona que ingrese a laborar pueda fácilmente incorporarse y entender cómo llevar a cabo su trabajo) y Equipar (dotar o proveer a la oficina del equipo necesario para realizar las tareas administrativas) la oficina. (Lugar o espacio físico donde se realizan los procesos administrativos).

10. Defina que es productividad.Es una forma de medir la eficiencia con que se utilizan los recursos

disponibles para generar un determinado nivel de producción.

11. Explique cada una de las categorías en las que se clasifican las tareas administrativas.TOMA DE DECISIONES: Involucra tener dos o más opciones y decidir al tomar como base un análisis de cada una de ellas y determinar la opción más ventajosa para la Empresa.

MANIPULACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Implica el tratamiento de información en la Oficina.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: Los Documentos. Son responsabilidad de la Oficina y deben ser resguardados y administrados, de manera que pueda tenerse acceso a ellos de manera fácil y rápida.

COMUNICACIONES: Son las tareas que involucran la comunicación entre el personal de la empresa interna y externa, su registro y control.

12. Explique la fórmula de la productividad.Productividad = Resultados = Salidas

Recursos utilizados InsumosEsto quiere decir que la Productividad obtenida, es la division entre los resultados obtenidos (el total de las piezas o productos elaborados en un tiempo determinado) y los recursos utilizados ( los costos, como mano de obra, el material de elaboración… etc.) esto da el resultado de lo que se obtuvo durante el procedimiento de elaboración.

13. Explique que no es automatizar.Son aquellas acciones que al realizarse aisladamente (una a la vez), no se garantiza su éxito, por lo tanto no se pueden catalogarse como un proceso de “automatización de oficinas”.

14. Defina el termino sistematización.Es el hecho de visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan para que toda persona que ingrese a laborar pueda fácilmente incorporarse y entender cómo llevar a cabo su work.

Es el uso de Cualquier equipo que pueda incrementar la eficiencia así como de la revisión e implantación de procedimientos que garanticen el éxito de dicho equi-pamiento.

15. Defina 3 de los roles administrativos descritos por Mintzberg.REPRESENTANTE: Cumplir con los deberes ceremoniales rutinarios tanto sociales como legales. Actúa como líder simbólico.

MONITOREO (RECEPTOR): Se mantiene activo en la búsqueda de información para comprender la organización y su ambiente. Se toma el centro de información de la misma.

EMPRESARIO: Emprendedor. Investiga a la organización y su ambiente para comprenderla, al proponer proyectos de mejora. Además, supervisa dichos proyectos.

16. Enumere las 4 divisiones de las habilidades administrativas de acuerdo a Katz.

1. TÉCNICAS2. HUMANA3. CONCEPTUALIZACIÓN4. DISEÑO

17. Compare las definiciones de misión y visión. En que se diferencian.MISIÓN: Es la razón misma de su existencia que la distingue de todas las demás.VISIÓN: Es un enfoque aspiracional de lo que gustaría ser

DIFERENCIA: Visión, es lo que esta planeado ser a largo plazo. Y Misión o Propósito, “se identifica la función o tarea básica de una empresa o institución” (es el objetivo a realizar).

18. ¿Qué es un organigrama y que tipos existen?Es la representación gráfica de la estructura organizacional de la empresa.

Hay 10 Tipos de Organigramas:Por su Alcance: Generales Y EspecíficosPor su Contenido: Integrales, Funcionales, De Puestos, Plazas y UnidadesPor su Presentación: Verticales, Horizontales, Mixtos, Circulares y Bloque

EJERCICIO 9COMPLETACIÓNB. Llene los siguientes espacios en las oraciones siguiente con la frase o palabra adecuada.

Realizar algo en forma automática, es decir con la mínima intervención humana se conoce como Automatizar .

Control , es la actividad administrativa en que se toman medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que las personas involucradas ejecuten las tareas.

Meta , es la actividad administrativa en que se establece la visión, la misión y los objetivos de la organización.

Si la tarea se puede realizar sin intervención humana se dice que la tarea está Automatizada .

Al sitio en donde se realizan tareas administrativas se le llama Oficina .

El Equipamiento , es entendido como el dotar o proveer a la oficina del equipo necesario para realizar las tareas administrativas.

Las diversas tareas desarrollados en una oficina se clasifican en: Toma de Decisiones , Manipulación de los Datos , Admón. De Documentos . Comunicaciones , Almacenamiento .Un Sistema , es un conjunto de componentes que al interactuar producen una salida.

Por Sistematizar , se entiende el visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan para que cualquier persona que ingrese a laborar pueda fácilmente incorporarse y entender cómo llevar a cabo su trabajo.

Al proceso que implique la sistematización y el equipamiento de los procesos administrativos de una oficina, apoyándose en dos disciplinas: la administración y la informática se conoce como Automatización de Oficinas .