Screenagers rapport 2016 - brugen af digitale og sociale medier indenfor det pædagogiske felt
Hillerød Kommune · ning på nettet. Med den digitale kommunikation og sociale medier er det vores...
Transcript of Hillerød Kommune · ning på nettet. Med den digitale kommunikation og sociale medier er det vores...
Hillerød Kommune
Kommunikationspolitik 2017—2020
Hillerød Kommune
Kommunikationspolitikken stiller skarpt på de forskellige områder af Hillerød Kommunes kommu-
nikation, og hvordan vi kan optimere kommunikation internt, med borgerne, på de sociale platfor-
me, i pressen og branding af Hillerød Kommune.
SIDE 2
Kommunikation er noget vi alle har til fælles i Hillerød Kom-
mune. Vi er ca. 5000 medarbejdere , og vi kommunikerer
dagligt med borgere, virksomheder, organisationer og andre
vigtige samarbejdspartnere på mange forskellige platforme.
En god kommunikation kræver, at vi hele tiden optimerer og
skaber dialog om kommunikation internt i virksomheden,
mellem medarbejdere i samme team, på tværs af afdelinger,
chef og medarbejder.
Her kan du læse en sammenfatning af de grundliggen-
de værdier for kommunikation i Hillerød Kommune:
PROFESSIONEL – det betyder, at vi kan stå inde for det faglige indhold i vores kommunikation, og vi altid hen-
viser en borger til anden hjælp, hvis man ikke kan svare på et spørgsmål.
RESPEKTFULD – Vi gør os umage med, at vores kommunikation er fordomsfri, forståelig og anerkendende.
Det kan som eksempel betyde, at en borger får et held og lykke med på vejen efter en afsluttet sagsbehand-
ling.
KLAR & PRÆCIS - Vi bestræber os på altid at formidle i et klart og letforståeligt sprog, der tager udgangspunkt i
modtagerens behov, uanset om de er interne eller eksterne.
VEDKOMMENDE – Vi tager altid udgangspunkt i, hvem vi kommunikerer med, hvilken situation vi er i, og på
hvilken platform vi kommunikerer.
KOMMUNIKATIONSPOLITIK 2017-2020
Hvorfor en kommunikationspolitik?
SIDE 3
HILLERØD KOMMUNE
Værdierne i kommunikationspolitikken er sammenfat-
tet på baggrund af kommunens værdisæt og vision
Læring og Livskraft, og de skal altid være udgangspunkt
for vores kommunikation.
Kommunikationspolitikken skal bidrage til, at borgerne
får god information og vejledning, uanset om de møder
dig som medarbejder i et lokalcenter, en børnehave, på
biblioteket, et plejehjem eller på rådhuset. God kom-
munikation styrker dialog, engagement, samskabelse
og erfaringsudvekling, og det betyder at vi løser vores
opgaver bedre.
En fælles kommunikationspolitik er ikke et udtryk for,
at al kommunikation fra Hillerød Kommune sker på
samme måde. Vi er en organisation med ca. 200 skoler,
plejecentre og andre institutioner, og de enkelte ar-
bejdssteders individuelle særpræg spiller en vigtig rolle.
Kommunikationen til og blandt medarbejderne skal på
samme måde tage højde for forskelligheder.
Kommunikationspolitikken er en præsentation af de
vigtigste kommunikationsområder, de værdier vi arbej-
der ud fra, og hvordan vi arbejder med kommunikation
i praksis. Samtidig udpeger politikken vores vigtigste
kommunikationskanaler og målgrupper. Med kommuni-
kationspolitikken har vi et værktøj til at videreudvikle en fælles
kommunikationskultur i Hillerød Kommune.
I det følgende kan du læse om de principper og mål-
sætninger, Hillerød Kommune har fastlagt for de enkel-
te områder af kommunikation; Kommunikation med
borgerne, Sociale medier og digital kommunikation,
Intern kommunikation, Pressearbejde og Branding og
design.
SIDE 4
KOMMUNIKATIONSPOLITIK 2017-2020
SIDE 5
Kommunikation med
borgerne
Som kommune er én af vores vigtigste opgaver at ha-
ve en god kontakt med borgerne og sikre, at de ople-
ver en professionel og sammenhængende borgerser-
vice. En god kommunikation med borgerne kommer
ikke af sig selv, og det er noget, vi hele tiden skal arbej-
de med at opnå.
Når vi kommunikerer med borgere, virksomheder og
andre samarbejdspartnere, er det vores mål:
At vi tager udgangspunkt i borgernes situation
og har blik for, hvad den enkelte borger har
brug for af vejledning, information og viden.
At vi svarer professionelt, præcist og imøde-
kommende på spørgsmål, uanset hvor eller
hvem de kommer fra.
At vi har fokus på at gøre det nemt og tilgænge-
ligt for både borgere og virksomheder at anven-
de de digitale selvbetjeningsløsninger på
www.hillerod.dk
At vi kommer med fyldestgørende svar ved før-
ste henvendelse og holder tidsfristen for svar.
At vi inddrager borgerne, virksomheder og inte-
resseorganisationer i de sammenhænge, hvor
deres viden kan forbedre og effektivisere kom-
munikationen fra Hillerød Kommune.
At kommunikationen altid sker inden for den
gældende lovmæssige ramme på det enkelte
fagområde.
Eksempler på aktiviteter
Personlig dialog/kommunikation
Telefonbetjening, breve, mails og sms
Kommunikation via sociale medier (Facebook +
LinkedIn)
Hillerød Kommunes hjemmeside (hillerod.dk)
Dagsordner og referater
Informationsannoncer i lokalpressen
Borgermøder
HILLERØD KOMMUNE
SIDE 6
Kommunens hjemmeside og de sociale medier er vigti-
ge kanaler for den eksterne kommunikation med bor-
gere, virksomheder, organisationer og pressen.
De fleste borgere har taget de digitale muligheder til
sig og stiller øgede krav til information og selvbetje-
ning på nettet.
Med den digitale kommunikation og sociale medier er
det vores mål:
Forsat at styrke den digitale kommunikation, så
vi følger med brugerens behov, og vi lever op til
de fælleskommunale- og offentlige målsætnin-
ger for digital kommunikation. Hillerød Kommu-
ne fik ny hjemmeside i 2015, hvor der er lagt
stor vægt på at optimere selvbetjeningsløsnin-
ger, bedre søgemuligheder og et mere oversku-
eligt design.
At intensivere brugen af de sociale medier. Vi
har oprettet en central Facebookside for kom-
munen. Tovholderfunktionen er placeret i det
centrale kommunikationsteam, men rigtig man-
ge af kommunens områder bidrager med histo-
rier til siden. Facebook fungerer som vores sam-
lede talerør for kommunen, hvor vi møder bor-
gerne på de platforme, som de i stigende grad
anvender.
At servicere vores borgere på en ny og effektiv
måde via de sociale medier, og samtidig få for-
talt de historier vi normalt ikke får fortalt gen-
nem vores andre kommunikationskanaler. Ved
den stigende brug af sociale medier får vi mulig-
hed for at brande Hillerød Kommune på en ny
og mere visuel måde.
Sociale medier er i hastig udvikling, og med me-
dier som fx Facebook, Instagram, Snapchat og
LinkedIn er mulighederne mange. Vi vil derfor
undersøge, hvorvidt og hvordan sociale medier
kan anvendes, så de indgår i de generelle medie
-strategiske overvejelser, og hvordan vi kan an-
vende dem strategisk.
Digital kommunikation og sociale medier
KOMMUNIKATIONSPOLITIK 2017-2020
Eksempler på aktiviteter
Gode historier og serviceinfo på Facebook
Film på Facebook
Facebookkurser for medarbejdere
Borgerdialog på Facebook
Jobopslag og artikler på LinkedIn
SIDE 7
FOTO: Fotografs navn
Billedtekst indsættes her. Ved mørke billeder
ændres skriftfarven til hvid.
HILLERØD KOMMUNE
SIDE 8
SIDE 9
God intern kommunikation er en forudsætning for et
godt arbejdsmiljø, høj effektivitet og en god ekstern
kommunikation.
Når den interne kommunikation fungerer, kan medar-
bejdere og ledere kommunikere optimalt med omver-
denen. Det skaber engagement, interesse og tillid
blandt kolleger og ledelse og bidrager samtidig til en
offensiv videndeling på tværs af organisationen.
God intern kommunikation er en blanding af central
og lokal kommunikation og skaber en sammenhæng
mellem mål, beslutninger og aktiviteter. Jo bedre kom-
munikationen er internt, jo mindre ressourcespild,
langsomme arbejdsgange og misforståelser.
Når vi kommunikerer internt i Hillerød Kommune, er
det vores mål at:
Vi kommunikerer klart og rettidigt. Dermed sik-
rer vi, at medarbejderne er informerede og der-
med kan bidrage til at videreudvikle kommunen
som en god og attraktiv arbejdsplads.
Vi integrerer kommunikation i vores opgaver,
projekter og arbejdsgange. Når vi sætter en ny
opgave eller projekt i søen, er kommunikation
et vigtigt element fra start, som både skal un-
derstøtte en proces og et endeligt slutprodukt.
Vi koordinerer kommunikation. Det betyder, at
vi altid har fokus på at inddrage og orientere de
grupper af medarbejdere, som bliver berørt
væsentligt af et budskab eller som skal bidrage
til at udvikle en proces eller opgave.
Ledere, chefer og medarbejdere i Hillerød Kommune
har et fælles ansvar for at skabe god kommunikation.
Alle har pligt til selv at opsøge information og holde sig
orienteret via de kanaler, kommunen stiller til rådig-
hed (intranet, nyhedsmails, interne møder mv.).
Som leder har du ansvar for at informere dine medar-
bejdere om overordnede mål og beslutninger, som
berører dine medarbejdere.
Intern kommunikation
Eksempler på aktiviteter
Hilleroden
Nyhedsbreve (fra bl.a. Direktionen)
Personalemøder
Månedlige husmøder på rådhuset
Undervisning / kurser
Introduktion af nye medarbejdere
Projektkommunikation
HILLERØD KOMMUNE
SIDE 10
KOMMUNIKATIONSPOLITIK 2017-2020
Sammen med Hillerød Kommunens hjemmeside er
pressen den mest anvendte kanal til at informere bor-
gerne om hvilke initiativer og beslutninger, der bliver
taget i kommunen.
Pressen spiller en betydelig rolle for, hvordan offentlig-
heden opfatter kommunen, og det er i pressen, den
daglige debat og kommunikation foregår. Samtidig er
pressen med til at profilere Hillerød Kommune over
for resten af landet. I Hillerød Kommune bestræber vi
os derfor på at have et godt og konstruktivt forhold til
pressen, og vi står til rådighed, når de kontakter os.
Når vi arbejder med pressen, er det vores mål at:
Pressen skal have let og hurtig adgang til rele-
vante, præcise og troværdige oplysninger.
Vi er åbne over for journalisters henvendelser
og proaktive i forhold til pressen. Vi bestræber
os på at servicere journalisterne på bedste vis,
vi ringer altid tilbage, og vi har respekt for, at
journalisterne ofte arbejder med en stram
deadline.
Alle medarbejdere i kommunen ved, hvordan
de skal forholde sig, hvis de bliver kontaktet af
pressen eller ønsker at tage kontakt til pressen.
Via et systematisk og proaktivt pressearbejde vil
Hillerød Kommune fortsat skabe et stærkt ima-
ge både internt blandt medarbejderne og eks-
ternt blandt borgere, erhvervsliv og samar-
bejdspartnere.
Det står beskrevet i kommunens pressevejled-
ning, hvordan både ledere og medarbejdere
skal forholde sig, når de bliver kontaktet af pres-
sen. Pressevejledningen er med til at sikre en
høj kvalitet i pressekontakten og fortæller klart
om presseansvar. Pressevejledningen findes på
kommunens intranet under kommunikation.
Presse — en åben kommune
Eksempler på aktiviteter
Pressemeddelelser og nyheder
Medieovervågning
Kontakt med pressen
Medietræning og krisehåndtering
Kurser/undervisning i håndtering af pressen
internt
SIDE 11
HILLERØD KOMMUNE
SIDE 12
KOMMUNIKATIONSPOLITIK 2017-2020
SIDE 13
Vi brander Hillerød Kommune med det mål at tiltrække
nye borgere og erhverv til fx den nye bydel Favrholm
og boligområdet Frederiksbro i løbet af de kommende
år. Det kan gøres gennem forskellige aktiviteter som
digitale tilflytningskampagner, velkomstfilm og annon-
cer i den trykte presse og på de sociale medier. Vi har
fokus på borgere, som allerede bor i kommunen og
potentielle tilflyttere. Brandingindsatsen planlægges,
så der er sammenhæng med C4s branding af kommu-
nen, som et attraktivt sted at drive virksomhed.
I Hillerød Kommune har vi en designvejledning, som
understøtter kommunens værdier, og som fungerer
som platform for en sammenhægende kommunikati-
on. En gennemgående designlinje er vigtig for at signa-
lere en stærk visuel identitet for kommunen og en god
kommunikation.
Det vil vi nå med vores designlinje:
At vi i vores kommunikation signalerer den sam-
me afsender – nemlig Hillerød Kommune, uan-
set om produktet er et brev, en mail, en folder,
en beklædningsdel eller en beredskabsbil.
At der er en tydelig sammenhæng mellem Hille-
rød Kommunes designlinje og kommunens
hjemmeside.
At vi har et fælles visuelt design, samtidig med
at institutionerne har mulighed for at vise deres
egen grafiske identitet dog sådan, at tilhørsfor-
holdet til Hillerød Kommune er markeret med
bomærket.
Branding og design
Eksempler på aktiviteter
Designmanual
Informationsannoncer
Stillingsannoncer
Brochurer/pjecer
Skilte
HILLERØD KOMMUNE
SIDE 14
Kommunikationspolitikken suppleres af årlige kommu-
nikationsindsatser. Indsatserne skal godkendes af
direktionen.
Her kan du hente hjælp
Skal du sende en pressemeddelelse ud, lave en folder
eller kommunikationsplan, så kan du hente hjælp og
vejledning på Hilleroden under ’Sådan gør du – Kom-
munikation’, hvor du finder en række brugbare værk-
tøjer til at gennemføre forskellige typer af kommunika-
tion:
Pressevejledning
Designvejledning
Sproget i Hillerød
Den gode sagsfremstilling
Kommunikationsplan for projekter
Kommunikations-
politikken føres
ud i livet
Indsatser i 2017
Videoindsats
Sociale medier
Intranet
KOMMUNIKATIONSPOLITIK 2017-2020
SIDE 15
INDSÆT BROCHURETITEL HER
Hillerød Kommune
Kommunikation
Trollesminde alle 27
3400 Hillerød
Www.hillerod.dk
Kommunikationspolitikken stiller skarpt på de
forskellige områder af Hillerød Kommunes
kommunikation, og hvordan vi kan optimere
kommunikation internt, med borgerne, på de
sociale platforme, i pressen og branding af
Hillerød Kommune.