Inventarisierung

Eintragen im Kardex

Elektronischer Lieferschein

– Entwicklung

– Funktionalität

– Teilaspekte des Konsolidierten Lieferservices

Inventarisierung von Rechnungen

– Haushaltsstruktur

– Rechnungsbearbeitung

– Lieferantenleitkarte

– Gutschrift

– Rechnungsanweisung

Pia Renner· BAES 2 / Zeitschriften und Elektronische Medien 17. April 2013

2

Hefteintrag im Kardex (1) Startseite des MFC

3

Hefteintrag im Kardex (2) Suchmaske / Matchcodesuche

oder

oder

4

Hefteintrag im Kardex (3) Auswahl aus Trefferliste

5

Hefteintrag im Kardex (4) Kardex

6

Hefteintrag im Kardex (5) Aufblinker

7

Hefteintrag im Kardex (6) Reiter: Leitkarte / Verwaltung / Exemplare

8

Hefteintrag im Kardex (7) Leitkarte

9

Hefteintrag im Kardex (8) Verwaltung

10

Hefteintrag im Kardex (9) Exemplare

Heftetikettenausdruck aus EC

11

Umlaufzettel aus EC

12

SISIS – Erwerbungs-Client

Elektronischer Lieferschein

Entwicklungsgeschichte und Funktionalität.

Pia Renner· BAES 2 17. April 2013

Die Entwicklung des Elektronischen Lieferscheins an der BSB (1) Entwicklungsgeschichte

• Ausgangssituation: ca. 7500 Titel eines Lieferanten standen zur

Übernahme in den EC an

• Projektteile

- Automatisierte Erzeugung von Bestelldaten

- Schneller Hefteingang mit elektronischem Lieferschein

• Projektbezeichnung

– „Automatisierte Zeitschriftenverwaltung im SISIS SunRise-Erwerbungsclient“

› Auftragsvergabe an SISIS im Oktober 2005

› Testphase im Sommer 2006

› Auslieferung und Aufnahme des Echtbetriebs Ende 2006

14

Die Entwicklung des Elektronischen Lieferscheins an der BSB (2) Voraussetzungen und Gründe

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• Größere Anzahl von Abos konzentriert bei 1 Lieferanten

• Nutzung des konsolidierten Lieferservices eines Lieferanten

Konsolidierter Lieferservice

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• An der BSB im Rahmen eines Outsourcingprojektes seit 1997

• Lieferung erfolgt an Agentur (nicht an Bibliothek)

• Serviceleistungen der Agentur:

• Verbuchung der Hefte im elektronischen Kardex

• Automatische Reklamation fehlender Hefte

• Verwaltung bibliothekseigener Daten im elektronischen System des Lieferanten

• Regalfertige Auslieferung der Hefte mit kundenspezifischen Aufklebern

• Umlaufzettel (optional)

• Buchsicherung (optional)

Die Entwicklung des Elektronischen Lieferscheins an der BSB (2) Voraussetzungen und Gründe

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• Große Anzahl von Abos konzentriert bei 1 Lieferanten

• Nutzung des konsolidierten Lieferservices eines Lieferanten

• Lieferantendaten geeignet für Transfer (inhaltlich wie technisch)

• Enge Kooperation zwischen Lieferant und Bibliothek

• Ziel: Beschleunigung der täglichen Hefteinträge

Die Entwicklung des Elektronischen Lieferscheins an der BSB (3) Konsequenzen

• EC-Bestellnummer muss in Lieferantendatenbank eingepflegt werden

• Leitkarte: Erscheinungsweise muss auf „unregelmäßig“ eingestellt sein

• Verzicht auf Heftdatengenerierung

• Elektronischer Kardex bleibt leer (ohne Vorbelegungen)

• Folglich: Keine Nutzung der systemeigenen Heftmahnroutine

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Elektronischer Lieferschein Datenlieferung

• Lieferung des EL vom Lieferanten als csv-Datei per E-Mail-Anhang direkt

in Mailbox

• Abspeicherung auf bestimmten Laufwerk (Zwischenlagerung)

• Abholung von dort über den EC /Funktion „Hefteingang mit Lieferschein“

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Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (1) Eingang der csv-Dateien per e-Mail

20

Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (2) Speicherung der Dateien in einem definierten Ordner

21

Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (3) EC: Bereitstellung bei „Fortsetzungen / Hefteingang mit Lieferschein“

22

Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (4) Auswahl des Lieferscheins

23

Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (5) Anhaken der der Titel

24

Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (6) Hefteingang im Kardex

25

Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (7) Umlaufverbuchung im Kardex

26

Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (8) Bereits bearbeitete Titel im EL

27

Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (9) automatische Zuordnung fehlgeschlagen

28

Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (10) Verschieben der Dateien in einen Ablageordner

29

30

Noch Fragen ?

Rechnungsinventarisierung im

Erwerbungsclient

• Haushaltsstruktur

• Rechnungsinventarisierung

• Lieferantenleitkarte

• Gutschriften

• Rechnungsanweisung

Pia Renner BAES 2 / Zeitschriften und Elektronische Medien 17. April 2013

Haushaltsstruktur (1)

32

Haushaltsstruktur (2)

33

Haushaltsstruktur (3)

34

Rechnungsinventarisierung (1)

35

Rechnungsinventarisierung (2)

36

Rechnungsinventarisierung (3)

37

Rechnungsinventarisierung (4)

38

Rechnungsinventarisierung (5)

39

Rechnungsinventarisierung (6) Auswahl Einzelposten über Matchcode oder Bestellnummer

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Rechnungsinventarisierung (7) Inventarisieren Einzelposten - Rechnungsdaten

41

Rechnungsinventarisierung (8) Inventarisieren Einzelposten - Rechnungsdaten

42

1

2

3

4

5

Rechnungsinventarisierung (9) Inventarisieren Einzelposten - Exemplardaten

43

Rechnungsinventarisierung (10) Speichern des Einzelpostens

44

Rechnungsinventarisierung (11) Option: Inventarnummer kopieren

45

Rechnungsinventarisierung (12) Rechnungsposten wurde angelegt

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Rechnungsinventarisierung (13) Verzweigung auf Rechnungsübersicht

47

Rechnungsinventarisierung (14) Nächster Posten

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Rechnungsinventarisierung (15) Lieferantenleitkarte

49

Rechnungsinventarisierung (16) Lieferantenleitkarte

50

Rechnungsinventarisierung (17) Rechnungsabschluss (1)

51

Rechnungsinventarisierung (18) Rechnungsabschluss (2)

52

Inventarisierung von Gutschriften (1)

53

Inventarisierung von Gutschriften (2) Suche der Originalrechnung

54

Inventarisierung von Gutschriften (3) Aufruf der Einzelposten

55

Inventarisierung von Gutschriften (4) Auswahl der Einzelpostens

56

Inventarisierung von Gutschriften (5) Inventarisieren der Gutschrift

57

Inventarisierung von Gutschriften (6) Abspeichern der Gutschrift

58

Inventarisierung von Gutschriften (7) Rechnungsübersicht

59

Rechnungsanweisung (1)

60

Rechnungsanweisung (2)

61

Rechnungsanweisung (3)

62

Rechnungsanweisung (4)

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Rechnungsanweisung (5) Rechnungssummenübersicht

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Noch Fragen?

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