INFORME PERSONENERÍA MUNICIPAL DE ITUANGO AÑO 2011 UNA PERSONERIA CON SENTIDO SOCIAL.
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HIDROELÉCTRICA ITUANGO S.A., E.S.P. NIT: 811.014.798-1 ii fei D ikki T a; ktik. . 1* PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO El procedimiento de seguimiento de planes de mejoramiento consiste en definir la metodología y las pautas que deben acatar las dependencias con respecto a los planes de acción propuestos y el seguimiento respectivo que realice la Dirección de Control Interno. Los planes de mejoramiento surgen de la metodología Audite 3.0 que utiliza la Contraloría General de Antioquia (CGA), la metodología del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) que aplica para Hidroituango y el cumplimiento de las funciones asignadas a la Dirección de Control Interno bajo los principios de la ley 87 de 1993. OBJETIVO • Definir los lineamientos que permitan determinar la preparación y seguimiento a los planes de mejoramiento, producto de la auditoría de la CGA, los monitoreos efectuados por la Dirección de Control Interno de HIDROITUANGO y las auditorías que surjan de otros entes de control. • Analizar, consolidar y presentar periódicamente los resultados producto del seguimiento a los planes de acción derivados de las auditorías y monitoreos. ALCANCE Seguimiento de los planes de mejoramiento que surjan del monitoreo de actividades claves realizados por la Dirección de Control Interno y/o entes de control, para el logro de los objetivos de control organizacional. Las actividades definidas en este procedimiento aplican a todos los trabajadores de HIDROITUANGO. GLOSARIO Dependencia responsable: Corresponde a la Gerencia o Dirección a la cual pertenece el plan de mejoramiento. Directivo: Gerente, Director o Secretario General de Hidroituango Fecha de compromiso: Fecha definida por el responsable para el cumplimiento del plan de acción. Hallazgo: Corresponde a las observaciones significativas identificadas en una actividad correspondiente al proceso objeto de evaluación. Monitoreo: Es una evaluación puntual de un tema específico bajo el cumplimiento de normatividad interna y externa, procesos, procedimientos o decisiones de los órganos de dirección. Plan de acción: Acción de mejora a realizar por el Responsable, el cual debe estar direccionado al cumplimiento de la recomendación emitida por el Responsable de la Dirección de Control Interno o el auditor de entes de control. Naturalmente... ¡Buena energía! Carrera 43 A 1 A Sur 143, Of. 302. Edificio Santillana, Torre Sur, ala oriental. Medellín, Colombia Telefax: (57) 4- 460 00 80 hirirniflunnnn rnm rn
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HIDROELÉCTRICA ITUANGO S.A., E.S.P. NIT: 811.014.798-1
iifeiDikkiTa; ktik. .1*
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO
El procedimiento de seguimiento de planes de mejoramiento consiste en definir la
metodología y las pautas que deben acatar las dependencias con respecto a los planes de
acción propuestos y el seguimiento respectivo que realice la Dirección de Control Interno.
Los planes de mejoramiento surgen de la metodología Audite 3.0 que utiliza la Contraloría
General de Antioquia (CGA), la metodología del Modelo Estándar de Control Interno
(MECI) que aplica para Hidroituango y el cumplimiento de las funciones asignadas a la
Dirección de Control Interno bajo los principios de la ley 87 de 1993.
OBJETIVO • Definir los lineamientos que permitan determinar la preparación y seguimiento a
los planes de mejoramiento, producto de la auditoría de la CGA, los monitoreos
efectuados por la Dirección de Control Interno de HIDROITUANGO y las auditorías
que surjan de otros entes de control.
• Analizar, consolidar y presentar periódicamente los resultados producto del
seguimiento a los planes de acción derivados de las auditorías y monitoreos.
ALCANCE Seguimiento de los planes de mejoramiento que surjan del monitoreo de actividades
claves realizados por la Dirección de Control Interno y/o entes de control, para el logro de
los objetivos de control organizacional. Las actividades definidas en este procedimiento
aplican a todos los trabajadores de HIDROITUANGO.
GLOSARIO Dependencia responsable: Corresponde a la Gerencia o Dirección a la cual pertenece el
plan de mejoramiento.
Directivo: Gerente, Director o Secretario General de Hidroituango
Fecha de compromiso: Fecha definida por el responsable para el cumplimiento del plan de
acción.
Hallazgo: Corresponde a las observaciones significativas identificadas en una actividad
correspondiente al proceso objeto de evaluación.
Monitoreo: Es una evaluación puntual de un tema específico bajo el cumplimiento de
normatividad interna y externa, procesos, procedimientos o decisiones de los órganos de
dirección.
Plan de acción: Acción de mejora a realizar por el Responsable, el cual debe estar
direccionado al cumplimiento de la recomendación emitida por el Responsable de la
Dirección de Control Interno o el auditor de entes de control.
Naturalmente... ¡Buena energía! Carrera 43 A 1 A Sur 143, Of. 302. Edificio Santillana, Torre Sur, ala oriental. Medellín, Colombia
Telefax: (57) 4- 460 00 80 hirirniflunnnn rnm rn
HIDROELÉCTRICA ITUANGO S.A., E.S.P. NIT: 811.014.798-1
HICDROELÉCTRICA,
ITUAN GO Aita,
40,
Recomendación: Es la consideración u opinión independiente emitida por el Responsable
de la Dirección de Control Interno y relacionada con el hallazgo, con el fin de mitigar el
riesgo o fortalecer el control.
Responsable: Es el trabajador responsable del cumplimiento del plan de acción.
DESCRIPCIÓN
Se entiende por plan de mejoramiento, al conjunto de acciones que se adelantan en la
compañía, tendientes a corregir y/o mejorar los aspectos sustanciales que hayan sido
identificados en ejercicio de la Auditoría (interna o externa) o como resultado de
evaluaciones conjuntas y que ameriten ser registrados como acciones de mejora.
RESPONSABILIDADES
La Dirección de Control Interno es la responsable de realizar seguimiento a los planes de
mejoramiento presentados por cada una de las dependencias; además informará al Comité
de Gerencia, (próximamente Comité de Auditoría), trimestralmente, los resultados
producto de la verificación.
El cumplimiento del plan de acción es responsabilidad del trabajador asignado para
ejecutar las actividades concernientes que corrijan los hallazgos evidenciados en el
monitoreo. Sin embargo, cada Directivo es responsable de velar por el cumplimiento del
plan de mejoramiento asociado a su dependencia.
1. ENTRADAS
INSUMO
PROVEEDOR
REQUISITOS
Informe final del Dirección de
Informe validado con Directivo y
monitoreo evaluado por la Control Interno
trabajadores del proceso Dirección de Control
Interno o el ente de
control que corresponda.
2. SALIDAS
PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS
Plan de mejoramiento HIDROITUANGO Plan de mejoramiento aprobado por
la Dirección de Control Interno.
Informe trimestral
seguimiento a planes de
mejoramiento
HIDROITUANGO Presentación a Comité de Gerencia
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HIDROELÉCTRICA
ITUANGO
3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
NOMBRE ID
1
Entrega de
memorando,
informe final y plantilla
El Responsable de la Dirección de Control Interno envía el
informe final del monitoreo o auditoría (realizado por la
Dirección de Control Interno o ente de control),
acompañado de un memorando dirigido al Directivo
responsable, donde se oficializa la entrega de dicho
informe y la plantilla del plan de mejoramiento
previamente diligenciada con los hallazgos y
recomendaciones.
El memorando establece fecha límite de respuesta del plan
de mejoramiento, el cual corresponde a diez (10) días
hábiles a partir del día siguiente a la fecha de entrega del
mismo. En caso que la dependencia requiera una fecha
posterior para la entrega del plan de mejoramiento,
excepto para las auditorías realizadas por los entes de
control, el Directivo deberá informar vía correo electrónico
al Responsable de la Dirección de Control Interno, una
fecha nueva de entrega, la cual debe ser razonable.
2
Definición de planes de acción y envío de plan
de mejoramiento
3 Recepción del plan de
mejoramiento
El Directivo de la dependencia responsable define planes
de acción en plantilla de plan de mejoramiento,
diligenciando los siguientes campos: responsable, plan de
acción y fecha de compromiso y remite vía correo
electrónico al Responsable de la Dirección de Control
Interno. No obstante, la definición de los planes de acción
podrá ser asesorada por Responsable de la Dirección de
Control Interno.
El Responsable de la Dirección de Control Interno analiza y
valida el plan de mejoramiento enviado por el Directivo. Sí
el Responsable de la Dirección de Control Interno tiene
observaciones las comunica al Directivo correspondiente,
quién realizará los ajustes pertinentes en cumplimiento a
los campos requeridos en la plantilla de plan de
mejoramiento (ver actividad No.2)
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Carrera 43 A
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En caso que el responsable del plan de acción no pueda
cumplir con la fecha previamente informada, éste enviará
solicitud (excepto para las auditorías realizadas por los
entes de control) al Responsable de la Dirección de Control
Interno vía correo electrónico con copia a su Directivo con
diez (10) días hábiles de antelación a la fecha de
compromiso, sustentando el no cumplimiento del plan y
proponiendo la nueva fecha. Esta solicitud será analizada
por el Responsable de la Dirección de Control Interno para
su aprobación.
Sí la solicitud no es aprobada, el plan de acción hará parte
de la verificación definida en el numeral 5) del actual
procedimiento.
El Responsable de la Dirección de Control Interno verificará
el cumplimiento de los planes de acción finalizado cada
trimestre. Sí como resultado de la verificación se observa
plan(es) de acción no cumplido(s) o no entregado(s), el
Responsable de la Dirección de Control Interno enviará
memorando dirigido al Directivo, informando esta
situación.
Sí fuera ejecutado el(los) plan(es) de acción después del
envío del memorando, la dependencia responsable deberá
enviar los soportes que permitan su verificación.
4
de
de
de
Solicitud
modificación la fecha
compromiso
Verificación del
cumplimiento de los planes de acción
Sí después de emitido el memorando para aquellos plan(es)
de acción no entregado(s), la dependencia responsable
deberá remitirse el numeral 2) de este procedimiento.
Culmina la etapa de seguimiento a los planes de acción
después de ser verificados a satisfacción por el Responsable
de la Dirección de Control Interno y cumplidos por cada
una de las dependencias.
Finalización de la etapa de
seguimiento a los
planes de acción
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A I V HIDROELÉCTRICA
ITUANGO Nak. nansop
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Este actividad aplica para las auditoría realizadas por la
CGA, para lo cual la Dirección de Control Interno enviará el
plan de mejoramiento dentro de los 20 días calendarios
siguientes a la recepción del informe final y remitirá los
anexos de su cumplimiento cada 6 meses contados a partir
de la aceptación otorgada por la CGA con respecto al plan
de mejoramiento.
Envío de plan de mejoramiento y anexos de su cumplimiento
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HIDROELÉCTRICA
!MANGO
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La Dirección de Control Interno presentará al Comité de Gerencia (o al Comité de Auditoría
en el futuro), trimestralmente, los resultados del seguimiento a los planes de acción,
identificando los planes de acción cumplidos, no cumplidos y no entregados.
Naturalmente... iBuena energía! Carrera 43 A 1 A Sur 143, Of. 302. Edificio Santillana, Torre Sur, ala oriental. Medellín, Colombia
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SI ¿El plan de
mejoramiento
tiene
observaciones?
Envío de información que
soporta el cumplimiento
del plan de acción
Verificación del
cumplimiento de los planes
de acción
Solicitud de modificación
de b fechade
compromiso
NO
¿Cumplió con
los planes de
acción?
Memorando dirigido al
Dire divo
NO
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4 HIDROELÉCTRICA
ITUANGO
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5. FLUJOGRAMA
Monitoreo:
- Informe final Envio de la plantilla vía e-
mail al Directivo INICIO - Memorando
Informar vía e-mad nueva fecha de entrega del plan
de mejoramiento
Asesoría en la definición de
los planes de acción
Envío de
informando
observaciones
mejoramiento
las
al plan de
Envío vía e-mail de la
plantilla a Responsable de
la Dirección de Control
Interno
SI
Se culmina el seguimiento
del plan de acción
Envío de plan de mejoramiento y anexos de su cumplimiento a la CGA
FIN
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Telefax: (57) 4- 460 00 80 www.hidroituango.com.co
HIDROELÉCTRICA
ITUANGO HIDROELÉCTRICA ITUANGO S.A., E.S.P. NIT: 811.014.798-1
6. APLICACIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL PROCESO
Nombre Firma
Proyectó Raúl Patino
Juan David Serna , (¿1
41 "
Revisó Elkin Restrepo
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Aprobó
Luis Guillermo Gómez A.
Gerente General
Yomaira Giraldo M. Directora de Control Interno
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Fecha de aprobación: 30 de junio de 2010
Naturalmente... i Buena energía! Carrera 43 A 1 A Sur 143, Of. 302. Edificio Santillana, Torre Sur, ala oriental. Medellín, Colombia
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