Spoedcursus ‘Het nieuwe decreet’

HET ZAKELIJK DEEL VAN HET BELEIDSPLAN

SOCIUS vzw, steunpunt sociaal-cultureel volwassenenwerk  

Wat zegt het decreet? Art. 9. § 1. Het beleidsplan omvat: 1° een inhoudelijk deel voor de volgende beleidsperiode; 2° een zakelijk deel voor de volgende beleidsperiode; 3° de omvang en de resultaten van de werking, namelijk:

a) kerngegevens en cijfers over de financiën voor het tweede en derde jaar van de lopende beleidsperiode; b) kerngegevens en cijfers over het personeel voor het derde en vierde jaar van de lopende beleidsperiode; c) kerngegevens en cijfers over de werking voor het derde en vierde jaar van de lopende beleidsperiode;

4° een zelfevaluatie van de werking van de voorbije jaren van de lopende beleidsperiode; 5° de gevraagde subsidie-enveloppe op jaarbasis voor de beleidsperiode waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft; 6° in voorkomend geval een plan van aanpak waarin wordt aangegeven hoe de sociaal-culturele volwassenenorganisatie die een positieve evaluatie met aanbevelingen kreeg, vermeld in artikel 23, § 3, tweede lid, 2°, is omgegaan met die aanbevelingen; 7° een managementsamenvatting.

2  

Drie beoordelingselementen voor het zakelijk deel van het beleidsplan:

1° een geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid;

2° de toepassing van de principes van goed bestuur;

3° de afstemming tussen het voormelde inhoudelijke en zakelijke deel van het beleidsplan.

3  

Wat zegt het decreet?

Wat zegt de memorie van toelichting? Over een geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid: Het zakelijk beleid of de bedrijfsvoering gaat over de manier waarop een organisatie wordt bestuurd of beheerd. De leiding van de organisatie heeft daarbij aandacht voor

-  management van personeel (vast in dienst of freelancers), -  externe communicatie en PR, -  huisvesting, -  financiën, -  informatievoorziening en ICT -  en de organisatie-inrichting en -cultuur.

De aandacht voor deze ondersteunende processen staat ten dienste van de realisatie van de missie en organisatiedoelen.

4  

Over een geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid:

In de bedrijfsvoering gaat bijzondere aandacht naar kwaliteitszorg. Het is een dynamische mix van concepten, technieken en methodieken. Kwaliteitszorg is geen doel maar een hulpmiddel waarmee de organisatie, management en medewerkers, zorg dragen voor een voortdurende verbetering van de resultaten. De keuze van de organisatie voor bepaalde concepten, technieken en modellen van kwaliteitszorg as such is geen punt van waardering. Dat betekent dat de keuze voor gehanteerde methodes geen deel uitmaakt van de uitspraak van de commissies of het oordeel kan bepalen.

 

5  

Wat zegt de memorie van toelichting?

Over een geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid:

Naast kwaliteitszorg gaat ook aandacht naar het financieel beleid in de organisatie. Dit houdt in: het verzamelen en interpreteren van financiële gegevens in functie van het financieel gezond houden en het waarborgen van de toekomst van de organisatie.

6  

Wat zegt de memorie van toelichting?

Over een geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid:

Een onderbouwd, geïntegreerd beleid zet in op ontwikkeling en verbetering vertrekkende vanuit de eigenheid en specifieke situatie van de organisatie. De specifieke situatie van de organisatie wordt onder meer bepaald door de grootte van de organisatie, haar ontwikkelingsfase en interne en externe factoren. Dit wil zeggen dat bij de beoordeling van het zakelijk beleid van de organisatie er rekening gehouden wordt met de schaalgrootte van de organisatie, met de ontwikkelingsfase waarin de organisatie zich bevindt (vrij jong of niet...), interne veranderingen (bijvoorbeeld een nieuwe directeur) en externe elementen (bijvoorbeeld besparingen of wijzigende omgevingsfactoren).

7  

Wat zegt de memorie van toelichting?

Over de afstemming tussen het inhoudelijke en zakelijke deel van het beleidsplan:

Om de kwaliteit van het zakelijk beheer in te schatten, wordt nagegaan of het zakelijke en het inhoudelijke deel van het beleidsplan en de werking op elkaar zijn afgestemd. De organisatie verantwoordt hoe ze haar financiën, mensen en middelen inzet om haar strategische en operationele doelen te bereiken.

8  

Wat zegt de memorie van toelichting?

Over de gevraagde subsidie-enveloppe op jaarbasis voor de beleidsperiode waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft:

De gevraagde subsidie-enveloppe staat in relatie tot de werking en de ambities van de organisatie.

 

9  

Wat zegt de memorie van toelichting?

Over de managementsamenvatting:

Een managementsamenvatting bevat de belangrijkste komende inhoudelijke en zakelijke ambities en doelstellingen die de organisatie wil bereiken en geeft aan hoe ze de verschillen ten opzichte van de werking tijdens de voorbije beleidsperiode (…) zal realiseren.

 

10  

Wat zegt de memorie van toelichting?

Dus !

Ø Afstemming inhoudelijk en zakelijk deel = rode draad! Inhoudelijk en zakelijk deel moeten een coherent verhaal vormen dat het gevraagde subsidiebedrag staaft.

Ø Gevolgen voor het beleidsplanningsproces: het inhoudelijk deel is mee

bepalend voor het zakelijk deel en vice versa. Ø Ook het zakelijk deel is een meerjarenplan! Op elk moment van de 5 jaar

moet je beschikken over wat nodig is om je inhoudelijke ambities te realiseren – denk in fasen.

11  

Inhoudelijk deel of zakelijk deel?  

Oefening

Welke doelstellingen horen thuis in het inhoudelijk deel, welke horen thuis in het zakelijk deel van het beleidsplan?

12  

INTERNE FACTOREN

FINANCIËN

GO

ED BESTUUR COMMUNICATIE INFRASTRUCTUUR

MEDEWER

KERS

steunpunt sociaal-cultureel volwassenenwerk www.socius.be/decreet

ACTIVITEITEN

SD’S EN OD’S

MISSIE EN

VISIE

KEN

NIS- E

N IN

FORM

ATIE

MANAGEMENT ORGANISATIESTRUCTUUR EN -CULTUUR

KWALITEITSZO

RG

EXTERNE FACTOREN

13  

Inhoudelijk deel

INTERNE FACTOREN

FINANCIËN

GO

ED BESTUUR COMMUNICATIE INFRASTRUCTUUR

MEDEWER

KERS

steunpunt sociaal-cultureel volwassenenwerk www.socius.be/decreet

ACTIVITEITEN

SD’S EN OD’S

MISSIE EN

VISIE

KEN

NIS- E

N IN

FORM

ATIE

MANAGEMENT ORGANISATIESTRUCTUUR EN -CULTUUR

KWALITEITSZO

RG

EXTERNE FACTOREN

14  

Inhoudelijk deel

Zakelijk deel

INTERNE FACTOREN

FINANCIËN

GO

ED BESTUUR COMMUNICATIE INFRASTRUCTUUR

MEDEWER

KERS

steunpunt sociaal-cultureel volwassenenwerk www.socius.be/decreet

ACTIVITEITEN

SD’S EN OD’S

MISSIE EN

VISIE

KEN

NIS- E

N IN

FORM

ATIE

MANAGEMENT ORGANISATIESTRUCTUUR EN -CULTUUR

KWALITEITSZO

RG

EXTERNE FACTOREN

15  

Inhoudelijk deel

Zakelijk deel

Medewerkersbeleid MvT: management van personeel (vast in dienst of freelancers)

Enkele richtvragen

•  Hoe verdeel je rollen, taken, verantwoordelijkheden? •  Hoe ziet de leeftijdspiramide van je medewerkers eruit? •  Hoe motiveer je medewerkers? •  Hoe kunnen medewerkers hun talenten inzetten? •  Hoe geef je medewerkers de kans om hun competenties te versterken? •  Hoe kan je inzetten op meer diversiteit?

16  

Organisatiestructuur en -cultuur MvT: management van de organisatie-inrichting en –cultuur

Enkele richtvragen •  Welke strategische keuzes maak je voor de komende jaren? Is de huidige structuur

geschikt om deze keuzes te realiseren? •  Hoe stem je de verschillende werkingen, afdelingen op elkaar af? •  Hoe loopt de besluitvorming? •  Herken je de normen en waarden van je organisatie o.a. in externe communicatie, in de

manier waarop mensen met elkaar omgaan? •  Hoe loopt de samenwerking binnen de organisatie?

17  

Financiën MvT: financieel beleid. Dit houdt in: het verzamelen en interpreteren van financiële gegevens in functie van het financieel gezond houden en het waarborgen van de toekomst van de organisatie.

Enkele richtvragen •  Hoe ga je de inkomsten en uitgaven op langere termijn in balans houden? •  Hoe is de verhouding tussen subsidies en andere inkomsten? Hoe wil je dat die verhouding

evolueert? •  Hoe kan je je inkomstenbronnen differentiëren en vergroten? •  Hoe zit het met de liquiditeit van je organisatie? Hoe wil je dat dit evolueert? •  Is er ruimte voor investeringen? Waarin wil je investeren? •  Hoe is de verhouding tussen de personeelskost en de totale kost? Hoe wil je dat die

verhouding evolueert?

18  

Infrastructuur MvT: management van huisvesting

Enkele richtvragen •  Is je infrastructuur afgestemd op de activiteiten van je organisatie? •  Zijn de locaties waar je activiteiten aanbiedt, makkelijk bereikbaar met openbaar vervoer? •  Hoe creëer je een goede werkplek voor je medewerkers? •  Zijn er duidelijke afspraken over wie de diverse facilitaire taken opneemt? •  Zorg je overal zelf voor of besteed je facilitaire taken uit? •  Hoe kan je je infrastructuur duurzaam beheren?

19  

Communicatie MvT: management van externe communicatie en PR •  Beschik je over een overzicht van de meest prominente doelgroepen?

•  Zijn er strategische communicatiedoelen geformuleerd: de grote lijnen van wat je organisatie met haar communicatie wil bereiken?

•  Zijn die geconcretiseerd in operationele communicatiedoelen, liefst SMART geformuleerd?

•  Kun je communicatiedoelen rechtsreeks verbinden met inhoudelijke doelen uit het beleidsplan? En de betrokken doelgroepen?

•  Zijn er behalve externe communicatiedoelen ook interne communicatie?

•  Is er deskundigheid in huis, zijn medewerkers competent m.b.t. het communicatie-instrumentarium (boodschap, contentplanning, kanaalplanning)?

•  PR: beschikt je organisatie over ‘topkanalen’ (website, centraal telefoonnummer, centraal e-mail adres, onthaalbalie)?

•  PR: gebruik je push-kanalen om je doelgroep(en) te bereiken (tijdschriften, e-mail, sociale media, affiches, brieven, pers, enz)?

•  PR: is er deskundigheid inzake omgaan met de pers? Is er een woordvoerder?  

20  

Kwaliteitszorg Uitvoeringsbesluit: integraal kwaliteitsbeleid •  Ben je bewust en systematisch bezig met de kwaliteit van de organisatie en de werking? •  Gebruik je zelfevaluatie, eventueel aan de hand van model of kader (b.v. EFQM, BSC, Canvas, …) met verbetertrajecten?

•  Gebruik je beleidsplan en voortgangsrapporten als basis van kwaliteitszorg? •  Beschikt je organisatie over een overzicht en ordening van de strategische partnerschappen en

samenwerkingsverbanden? •  Welke zijn voor je organisatie de belangrijkste sleutelprocessen (of primaire processen)? •  Streef je continue verbetering na door de PDCA systematiek? •  Gebruik je stakeholdersmanagement? •  Hoe wordt de tevredenheid van de verschillende klantengroepen nagegaan?

21  

Kennis en informatie MvT: management van informatievoorziening en ICT

•  Hoe hebben medewerkers en vrijwilligers toegang tot de informatie en kennis binnen de

organisatie? •  Is er een uitgewerkt kennis- en informatiemanagement (gebruik, ontwikkeling en investering)? •  Is je manier van werken (processen, werkwijzen) beschreven in documenten? •  Zorg je voor het borgen van kennis en ervaring van medewerkers en vrijwilligers? •  Beschik je over een degelijke en flexibele ICT-infrastructuur? •  Beschik je over een intranet waar je gebruiksvriendelijk alle essentiële documenten en gegevens

voor je werking kan vinden en klasseren? •  Weet je wat de kritieke kennis van de organisatie is? De kennis die je moeten behouden om de

kwaliteit van je werking te handhaven? •  Zijn de gegevens over je doelpubliek actueel, correct, passend bij de werking? •  Worden de persoonsgegevens waarmee we werken conform de privacywetgeving behandeld?

22  

Aan de slag! Inhoudelijk en zakelijk deel op elkaar afstemmen Ø Herhaalde denkoefening tijdens het beleidsplanningsproces Ø Besteed bij je SWO(AR)T en zelfevaluatie ook aandacht aan de zakelijke aspecten!

Oefening

23  

Goed bestuur (1)

Ø Beoordelingselement Ø Inspiratie bij ‘Vlaamse Code voor Cultural Governance van het Bilsen

Fonds’ Ø Vijf principes voor bestuursorganen, volgens het ‘comply or explain’-

principe Ø 3 + 1 verplicht in het uitvoeringsbesluit

Goed bestuur (2)

Het uitvoeringsbesluit vertaalt een aantal principes naar beoordelings- en evaluatiecriteria. Zo moet een organisatie vanuit haar missie en doelen:

•  aangeven hoe ze transparantie en verantwoording van en in haar bestuur organiseert;

•  expliciteren wat de samenstelling, rol en bevoegdheden van de bestuursorganen zijn; •  aangeven hoe interne en externe stakeholders betrokken zijn bij strategische beslissingen. → landelijke en regionale organisaties: beoordeling van de subsidieaanvraag (toekomst, intenties)

•  aantonen hoe ze de principes van goed bestuur nu toepast, waar ze eventueel verder in wil groeien en welke initiatieven ze daarvoor neemt. → landelijke organisaties: evaluatiecriterium (toekomst vanaf eerste visitatie volgens nieuw decreet); regionale organisaties: beoordelingscriterium (toekomstige werking)

Goed bestuur (3)

Transparantie en verantwoording •  Samenstelling van het bestuur is openbaar (in het meerjarige beleidsplan, jaarverslag en/of op de website).

•  Directieteam verschaft de andere bestuursorganen tijdig en volledig de informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.

•  Huishoudelijk reglement voor de bestuursorganen bevat: •  delegatie van taken naar eventuele comités, •  periodiciteit van vergaderingen, •  regels omtrent voordracht, coöptatie, selectie en aftreden van bestuursleden, •  gebruik van de secretariële staf en andere ondersteuning vanuit de organisatie voor de bestuursorganen, •  het tijdig aanleveren van de vergaderstukken (minstens een week op voorhand), •  procedures voor de behandeling van eventuele conflicten tussen bestuurders, de voorzitter en/of leden van het

Directieteam, •  procedures inzake herhaaldelijk absenteïsme van bestuurders, •  (gebeurlijk) de wijze van (onkosten)vergoeding voor bestuursleden, •  de vertegenwoordiging van de organisatie naar externen en pers.

Goed bestuur (4) Samenstelling, rol en bevoegdheden bestuursorganen •  Evenwichtige samenstelling op basis van

•  Profielen van bestuurders in functie van de doelen en de missie van de organisatie. •  Diversiteit en differentiatie. •  Bestuurders weten op basis van welke profielen zij aangezocht zijn en begrijpen dat hun mandaat kan aflopen bij het

wijzigen van deze profielen.

•  Periodieke evaluatie van de profielen. •  De bestuurders zijn integer en werken in het belang van het maatschappelijk en cultureel doel van de

organisatie •  De Raad van Bestuur bestaat uit een voldoende maar ook beperkt aantal leden. Het aantal leden hangt af

van de schaal van de organisatie en de functie van het bestuursorgaan.

•  Bestuurders worden aangesteld voor vier jaar met mogelijkheid tot eenmalige herbenoeming. Bestuursmandaten langer dan acht jaar zijn niet wenselijk.

•  De Raad van Bestuur stelt een gefaseerd rooster van aanstellen en aftreden van bestuurders op.    

Goed bestuur (5)

Interne en externe stakeholders betrekken •  Stakeholders zijn belanghebbenden of mensen, groepen of organisaties die belang hebben bij (de

toekomst van) de organisatie. Stakeholders kunnen dus zijn: ieder individu, iedere informele of formele groep of organisatie die de toekomst van de organisatie kan of wil beïnvloeden, of die erdoor beïnvloed wordt.

•  Er zijn interne en externe stakeholders. •  Interne stakeholders zijn in de eerste plaats de eigen medewerkers, zoals personeelsleden, vrijwillige

medewerkers, freelancers en bestuursleden. •  Externe stakeholders zijn mensen of groepen die buiten de organisatie staan of er tenminste niet dagelijks bij

betrokken zijn: verenigingsleden, deelnemers aan activiteiten, kortom “klanten”.

 

Goed bestuur (6) Interne en externe stakeholders betrekken •  De Raad van Bestuur en het Directieteam ontwikkelen een strategie over hoe zij de stakeholders

kunnen betrekken bij het nastreven van missie en doelen.

•  Er wordt op een zo transparant mogelijke en aangepaste wijze gecommuniceerd aan de interne en externe stakeholders over de manier waarop de doelstellingen worden nagestreefd en bereikt.

•  De rollen van de (bestuurs)vrijwilligers worden best op papier vastgelegd, in de statuten en/of het huishoudelijk reglement.

•  De Raad van Bestuur rapporteert in de voortgangsrapportage over het omgaan met deze aanbevelingen voor een ‘goed bestuur’. Voor zover dit niet het geval is, licht zij dit beargumenteerd toe, volgens het ‘pas toe of leg uit’-principe.

•  Tijdens het proces van beleidsplanning: gebruik de SWOART ipv SWOT. Interne stakeholders inspireren met Aspiraties en externe stakeholders met gewenste Resultaten.

Goed bestuur (7) Een groeipad uittekenen •  Zelfevaluatie in bestuursorganen (een quickscan kan al veel groeipunten opleveren). •  Aftoetsen aan principes ‘goed bestuur’.

•  Verbeteringsdoelen formuleren, groeitraject meerjarenplan, verantwoorden en opvolgen. •  Documenteren (bijvoorbeeld in verslaggeving).

•  Vandaag: in een notendop •  Pakket zakelijk plan: “poster” inhoudelijk en zakelijk deel beleidsplan,

fiches met toelichting en richtvragen, handleiding

•  Vormingsaanbod: http://www.socius.be/agenda/, kijk naar de vormingen met

• Website decreet: http://www.socius.be/decreet-memorie-van-toelichting-en-uitvoeringsbesluit/

31  

Wordt vervolgd…

DECREET

32  

33