Veranderend archieftoezicht

Ingmar KochProvinciale Archiefinspectie

Noord-Brabant

28 september 2012

Fot

o: J

LMar

al

Korte voorgeschiedenis

Wijzigingen Archiefwet

Beleidskader

Wijzigingen provinciale organisatie

Wat ga ik vertellen?

De voorgeschiedenis…

2005: Kaderstellende visie op toezichtMinder last – meer effect

2005Interbestuurlijk toezicht herijkt

aka

“Commissie Alders”

SPECIF

IEK

GENERIEK

2007Van specifiek naar generiek

alias“Commissie Oosting”

Fot

o: C

huck

Cok

er

Generiektoezicht

Specifiektoezicht

“De commissie meent dat het specifieke interbestuurlijk toezicht in de Archiefwet kan worden afgeschaft. […]Indien gemeenten, water-schappen of provincies zich niet houden aan de verplichtingen uit de Archiefwet, kan door de meest nabije bestuurslaag worden ingegrepen op grond van de taakverwaarlozings-regeling.”

Fot

o: I.

Koc

h

Toezicht door naast hogere overheid

Versterking van horizontale verantwoording en kwaliteitsborging

Gelijkwaardigheid van de bestuurslagen

Sober, selectief en proportioneel

Wet Revitalisering Generiek Toezicht

Toezicht door naast hogere overheid

Versterking van horizontale verantwoording en kwaliteitsborging

Gelijkwaardigheid van de bestuurslagen

Sober, selectief en proportioneel

Wet Revitalisering Generiek Toezicht

Met ingang van 1 okto

ber 2012

En dat ziet er dan zo uit

De Archiefwet 1995 wordt gewijzigd:

A

In artikel 7 vervallen de tweede en derde volzin.

Artikel 7

De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5 bedoelde lijsten, is een machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.

Artikel 7

De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.

Maar...

Tijdstip wijziging artikel 7 nog onbekend

Onderzoek naar noodzakelijke aanvullingen in wet- en regelgeving

Waarschijnlijk toevoegingen in Archiefregeling

De Archiefwet 1995 wordt gewijzigd:

A

In artikel 7 vervallen de tweede en derde volzin.

B

De artikelen 33 en 34 vervallen.

Artikel 33

1. Overeenkomstig een door provinciale staten vast te stellen verordening oefenen gedeputeerde staten toezicht uit op de aan burgemeester en wethouders in artikel 30, eerste lid, opgedragen zorg voor de archiefbescheiden. Zij bedienen zich daartoe van de in artikel 28 genoemde provinciale inspecteur.

Artikel 33

2. Burgemeester en wethouders onderwerpen de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van een archiefbewaarplaats of tot ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefbewaarplaats, aan de goedkeuring van gedeputeerde staten. […]

Artikel 34

1. Gedeputeerde staten zijn bevoegd tot toepassing van bestuursdwang ingeval burgemeester en wethouders niet aan de in artikel 30, eerste lid, genoemde verplichting voldoen.

De Archiefwet 1995 wordt gewijzigd:

AIn artikel 7 vervallen de tweede en derde volzin.

BDe artikelen 33 en 34 vervallen.

CDe artikelen 38 en 39 worden vervangen door:

Artikel 38 Met betrekking tot de uitvoering van deze wet door het dagelijks bestuur zijn de artikelen 124, 124a, 124c tot en met 124i alsmede hoofdstuk XVII van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Gemeentewet artikel 124 ev

Wanneer […] het college […] een bij of krachtens een andere dan deze wet gevorderde beslissing niet of niet naar behoren neemt dan wel bij of krachtens een andere dan deze wet gevorderde handeling niet of niet naar behoren verricht, of anderszins een bij of krachtens een andere dan deze wet gevorderd resultaat niet, niet tijdig of niet naar behoren tot stand brengt, besluiten gedeputeerde staten […] daarin namens […] het college […] te voorzien ten laste van de gemeente.

Tek

enin

g: H

okus

ai

Wat blijft in de Archiefwet?

Verplichte melding archiefverordeningen aan GS

Machtigingen voorvervreemding, opschorting overbrengingstermijn en beperking van openbaarheid

Gevolgen voor lokale overheden

Versterking / verzwaring horizontaal toezicht (interne controle)

Verslaglegging wordt verplicht

Toezicht op beheer wordt horizontaal toezicht op gehele archiefketen

Oordeel van de Raad / Algemeen Bestuur essentieel

Foto: Jan Banning

Algemeen Beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing

• Selectief, proportioneel en risicogericht• Nadruk op eigen verantwoordelijkheid• Efficiënte informatievraag • (Waar mogelijk) systeemtoezicht (met reality-

checks) • Zo nodig interventie met generieke instrumenten• Interventies lopen stapsgewijs op in zwaarte.

Tek

enin

g: P

eter

van

Str

aate

n

Risicogericht toezicht

• Recente eigen ervaringen

• Niet functioneren van het horizontale toezicht

• Te weinig gegevens over organisatie bekend

• Risicovolle gebeurtenissen / omstandigheden

• Klachten en/of signalen van derden

Fot

o:A

Syn

Informatie-arrangement

Welke informatie heeft de provincie nodig?• Verordening systematische toezichtsinformatie• Uitkomsten horizontaal toezicht• Waarstaatjegemeente.nl

Fot

o: In

ters

ectio

n C

onsu

lting

en IBT“De provincie houdt toezicht op de systemen en processen, strategieën en procedures die de kwaliteit van uitvoering structureel borgen (systeemtoezicht). In beperkte bezoeken controleren we of het systeem werkt in de praktijk (reality-checks).”PNB

Fot

o: K

aliZ

Reality check, wat is dat?

A reality check is, in essence, a method of deducing whether one is in a dream or in real life. http://lucid.wikia.com/wiki/Reality_checkF

oto:

Ald

rea

Reality checks gaan niet over het archiefbeheer, maar over het interne toezicht.

Fot

o: P

hoto

s8.o

rg

Interventieladder

Fot

o: T

heen

Moy

Generieke informatievergaring volgensafspraken Informatie-arrangement

Signaleren

Specifieke informatie opvragen en valideren

Afspraken over verbetering

Vooraankondiging juridischeinterventie

Laatste kans voor indeplaatsstelling

Sanctie indeplaatsstelling

Aanvullend beleidskader Archieftoezicht

Taakverwaarlozingstoetsingscriteria– Gebaseerd op Archiefwet en -regelgeving– Parallel aan de KPI’s

Fot

o: L

isa

Nor

woo

d

Provinciale organisatie

Archiefinspectie is opgegaan in bureau Interbestuurlijke Betrekkingen & Toezicht

Samen met alle interbestuurlijke toezichthouders

Fot

o: I.

Koc

h

Fot

o: S

hirle

y de

Jon

g

Dank u

Fot

o: E

rik v

an d

er B

urgt