Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten

Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumentenJürgen DE STAERCKEAdvocaat, balie OudenaardeVrij wetenschappelijk medewerker, KULeuven

Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten

• Algemene toelichting• Capita selecta : toelichting bij

een aantal specifieke documenten

• Algemene toelichting• Bewaartermijnen• Juridische vs. administratieve

bewaartermijnen• Hoe de juridische

bewaartermijn bepalen ?• Expliciete bewaartermijnen vs.

bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien• Verjaringstermijnen• Stuiting en schorsing van

verjaring• Termijnspecificatie• Na afloop• Na ingebruikname• …




bewaartermijnen bepalen ?

• Bewaartermijnen• De periode waarin

archiefdocumenten een administratieve of juridische waarde hebben voor de organisatie.

• De minimale termijn van bewaring

• Staat los van de bestemming• ‘bestemming’ : mogen

archieven uiteindelijk vernietigd worden of moeten ze permanent bewaard blijven ?

• M.a.w. een aanduiding van hoe lang de documenten door de entiteit zelf moeten worden bijgehouden.


• Algemene toelichting• Bewaartermijnen• Juridische vs.

administratieve bewaartermijnen

• Hoe de juridische bewaartermijnen bepalen ?

• Juridische vs. administratieve bewaartermijnen• Administratieve bewaartermijn• Hoe lang wil een overheidsentiteit

een document bewaren ?• Hoe lang zijn deze stukken nodig

voor een goede bedrijfsvoering ?• Juridische bewaartermijn• Hoe lang moet een

overheidsinstantie een document bewaren ?

• Na het verstrijken van de bewaartermijn wordt de ‘bestemming’ uitgevoerd• Ofwel vernietigen• Ofwel permanent bewaren omwille

van de cultuur-maatschappelijke waarde die het archiefdocument heeft

• Definitieve bestemming wordt vastgelegd per archiefbestanddeel in het informatiebeheersplan




bewaartermijnen bepalen ?

• Hoe de juridische bewaartermijnen bepalen ?

• Expliciete bewaartermijnen vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien

• Termijnspecificatie




bewaartermijnen bepalen ?• Expliciete bewaartermijnen

vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien


• Expliciete bewaartermijnen vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien• Expliciete bewaartermijn :

• Bewaartermijn kan rechtstreeks voortvloeien uit een wettelijke bepaling die uitdrukkelijk voorschrijft hoe lang het dossier dient te worden bewaard (zie bv. "sociale documenten")

• Bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien• Vaak geen uitdrukkelijke bepaling

voorhanden die voorschrijft hoe lang een document wettelijk bewaard moet worden (bv. bouwdossiers).

• Wat kan de mogelijke relevantie van het document zijn voor toekomstige rechtsgeschillen ?• Bewaring alleszins zolang de rechtsvordering(en)

niet zijn verjaard waarvoor het document mogelijkerwijze relevant zou kunnen zijn

• Wordt lopende de wettelijke bewaartermijn effectief een rechtsvordering ingesteld, alleszins bewaring lopende het rechtsgeschil







• Expliciete bewaartermijnen vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien• Stuiting en schorsing van

verjaringstermijnen• Stuiting : • De reeds verstreken

verjaringstermijn gaat teniet waardoor een nieuwe verjaringstermijn begint te lopen

• Schorsing• De lopende verjaringstermijn

wordt onderbroken zonder dat de reeds verstreken verjaringstermijn evenwel teniet gaat








verjaringstermijnen• ‘Oorzaken’ van stuiting : • De oorzaken die de verjaring stuiten van

de verjaringstermijnen die zijn opgenomen in het Burgerlijk Wetboek, zijn terug te vinden in artikelen 2242 t.e.m. 2250 van het Burgerlijk Wetboek. Deze vormen de stuitingsgronden van gemeen recht

• Voor de stuiting van verjaring waarvan de wettelijke verjaringstermijn elders is te vinden, is ofwel een specifieke regeling voorzien (waarnaar wordt verwezen bij de bespreking van het betrokken type dossier), ofwel gelden de stuitingsgronden van gemeen recht








verjaringstermijnen• ‘Oorzaken’ van schorsing : • De oorzaken die de verjaring schorsen van

de verjaringstermijnen die zijn opgenomen in het Burgerlijk Wetboek, zijn terug te vinden in artikelen 2251 t.e.m. 2259 van het Burgerlijk Wetboek. Deze vormen de schorsingsgronden van gemeen recht

• Voor de schorsing van verjaring waarvan de wettelijke verjaringstermijn elders is te vinden, is ofwel een specifieke regeling voorzien (waarnaar wordt verwezen bij de bespreking van het betrokken type dossier), ofwel gelden de schorsinsgronden van gemeen recht.




bewaartermijnen bepalen ?• Expliciete bewaartermijnen vs.

bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien


• Termijnspecificatie• Probleemstelling • Moeilijkheid om juridische

bewaartermijnen in generieke termijnspecificaties om te zetten• ‘Na uitgebruikname van het

informatieobject’• ‘Na afsluiten van het informatieobject’• ‘Na afhandeling van het

informatieobject’• ‘Na afloop van het informatieobject’• ‘Na ingebruikname van het

informatieobject’• ‘Na ontvangst of verzending van het

informatieobject’• ‘Na opmaak informatieobject’• ‘Permanent te bewaren omwille van

juridische redenen’• ‘Verantwoording van

bewaartermijnen’


• Algemene toelichting

• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten

• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Personeelsdossiers• Sociale documenten• Boekhoudkundige stukken• BTW-stukken• Overheidsopdrachten• Contracten, overeenkomsten• Proces-verbaal van oplevering,

vaststelling, … (inspectie, overheidsopdrachten, … )

• Dossiers in zake aanwervings- of bevorderingsexamens

• Dossiers in zake selectie- of bekwaamheidsproeven, bevorderings- of benoemingsprocedures

• Subsidiedossiers• Gedateerde verklaring van vernietiging


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Personeelsdoss

iers• Contractuelen• Statutairen

• Personeelsdossiers• Vloeit onrechtstreeks voort uit

de verjaringstermijn• Art. 15

Algemenebepalingenwet 16 mei 2003 voorziet dat op de gemeenschappen en gewesten de gemeenrechtelijke verjaringsregels van toepassing zijn

• Voor de Vlaamse rechtspersonen is art. 15 Algemenebepalingenwet van toepassing verklaard door art. 68 Rekendecreet 8 juli 2011

• Contractuelen vs. statutairen


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Personeelsdossie

rs• Contractuelen• Statutairen

• Contractuelen• Algemeen

• ‘1 jaar na uitgebruikname van het informatieobject’

• Geen specifieke wettelijke bewaartermijn• Uit zijn aard alleszins bewaring tot

uitdiensttreding • Art. 15 Arbeidsovereenkomstenwet 3 juli

1978: rechtsvorderingen die uit de overeenkomst ontstaan, verjaren 1 jaar na het eindigen van deze overeenkomst of 5 jaar na het feit waaruit de vordering is ontstaan, zonder dat deze termijn 1 jaar na het eindigen van de overeenkomst mag overschrijden• Zowel voor vorderingen van het personeelslid

tegen de Vlaamse overheid • bv. een vordering van achterstallig loon

• Als voor vorderingen van de Vlaamse overheid tegen het personeelslid• bv. terugvordering van loon dat te veel is

betaald• Gelet op de verjaringstermijn van 1 jaar die geldt

voor schuldvorderingen in de verhouding tussen contractuele personeelsleden en de Vlaamse overheid als werkgever, is het aangewezen om het dossier minimaal 1 jaar na beëindiging van de overeenkomst te bewaren




• Jaarlijkse loonfiches en jaarlijkse uittreksels van de Rijksdienst voor Pensioenen met de loongegevens voor de pensioenberekening : best tot na het pensioen bewaard, aangezien zij voor de berekening van het pensioen belangrijk kunnen zijn (zie pensioendossier)

• Schorsing en stuiting van de verjaring • Schorsings- en

stuitingsgronden van gemeen recht




• Dossier arbeidsongevallen• “Arbeidsongevallen" (art. 2

Arbeidsongevallenwet overheidspersoneel 3 juli 1967)• “Ongeval dat zich tijdens en door de

uitoefening van het ambt heeft voorgedaan en dat een letsel veroorzaakt”

• Specifieke termijn• 3 jaar ‘na afhandeling van het

informatieobject’• D.i. bewaard gedurende minimum 3

jaar na definitieve afhandeling ervan• Verjaringstermijn begint te lopen

telkens een onderdeel van de administratieve procedure (aangifte, niet-erkenning als arbeidsongeval, beslissing blijvend arbeidsongeschikt) wordt afgesloten• bv. de dag waarop de brief werd

verstuurd waarin wordt meegedeeld dat het ongeval niet wordt erkend als een arbeidsongeval.

• Dezelfde als bij statutairen


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Personeelsdossiers• Contractuelen• Statutairen

• Schorsing en stuiting• Alle voormelde

verjaringstermijnen worden wettelijk gezien gestuit of geschorst op dezelfde wijze en op dezelfde gronden als bepaald door de wetgeving op de arbeidsongevallen of door de wetgeving op de beroepsziekten

• De facto begint de verjaringstermijn pas te lopen nadat de administratie een onderdeel van de procedure afgesloten heeft• Hierdoor is stuiting eigenlijk niet nodig



• Statutairen• Algemeen• Vorderingen ontstaan vanaf 27 juli 1998• Vorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998



• Vorderingen ontstaan vanaf 27 juli 1998• ‘10 jaar na afhandeling van het informatieobject’•Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren volgens art. 2262bis Burgerlijk Wetboek door verloop van tien jaar




• Vorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998• 10 jaar vanaf 27 juli 1998, zonder dat de

verjaringstermijn meer dan dertig jaar vanaf het ontstaan van de rechtsvordering mag bedragen• Voor vorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998

dient rekening te worden gehouden met de inwerkingtreding van de wet 10 juni 1998, waarop de huidige bepaling teruggaat

• Vroegere regeling : verjaringstermijn van 30 jaar vanaf het ontstaan van de rechtsvordering

• Rechtsvorderingen die onder vroegere verjaringstermijn verjaard waren vóór de inwerkingtreding van wet 10 juni 1998 op 27 juli 1998, blijven verjaard

• Is rechtsvordering ontstaan vóór inwerkingtreding wet 10 juni 1998 (d.i. 27 juli 1998), dan begint de nieuwe verjaringstermijn van 10 jaar te lopen vanaf de inwerkingtreding van de wet (d.i. 27 juli 1998), en dus niet vanaf het ontstaan van de rechtsvordering. • De totale duur van de verjaringstermijn mag in die

laatste hypothese evenwel niet meer dan dertig jaar vanaf het ontstaan van de rechtsvordering bedragen.




• Rechtsvorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998 zijn dus in beginsel op 27 juli 2008 verjaard, tenzij de oorspronkelijke dertigjarige verjaringstermijn op datum van 27 juli 1998 reeds dusdanig was opgelopen dat bij toepassing van de oorspronkelijke dertigjarige verjaringstermijn vanaf het ontstaan van de rechtsvordering, de verjaring vóór 27 juli 2008 plaatsvindt• In de laatste situatie blijft de oorspronkelijke dertigjarige verjaringstermijn vanaf het ontstaan van de rechtsvordering behouden




• Salarissen, voorschotten daarop en vergoedingen, toelagen of uitkeringen, die een toebehoren van de salarissen vormen of ermee gelijkstaan• Art. 16 Algemenebepalingenwet

16 mei 2003 en art. 68 Rekendecreet 8 juli 2011• Ten onrechte uitbetaalde

sommen voorgoed vervallen als de terugbetaling niet is gevraagd binnen een termijn van maximaal vijf jaar te rekenen van 1 januari van het jaar van de betaling

• 10 jaar wanneer de onverschuldigde sommen zijn verkregen door bedrieglijke handelingen dan wel door valse of bewust onvolledige verklaringen



•Best een termijn van 10 jaar i.p.v. 5 jaar gehanteerd

•Schorsings- en stuitingsgronden van gemeen recht



• Dossier arbeidsongevallen• Identieke regeling als bij contractuelen


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Sociale

documenten

• Sociale documenten• In art. 1 KB 8 augustus 1980

"betreffende het bijhouden van sociale documenten" opgesomd : • 1° het algemeen personeelsregister

en het speciaal personeelsregister; • 2° de individuele rekening; • 3° de overeenkomsten voor

tewerkstelling van studenten (“het geschrift bedoeld in artikel 123 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten”);

• 4° de overeenkomsten voor tewerkstelling van huisarbeiders (“het geschrift bedoeld in artikel 119.4 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten”);

• 5° beroepsinlevingsovereenkomsten (“het geschrift bedoeld in artikel 105 van de programmawet van 2 augustus 2002”)


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Sociale documenten

• Sociale documenten• Artn. 25 respectievelijk

2, 2° KB 8 augustus 1980 "betreffende het bijhouden van sociale documenten" : • Bewaring gedurende vijf

jaar door de werkgever



documenten

• 1° het algemeen personeelsregister en het speciaal personeelsregister; • Indien een werkgever op

verschillende plaatsen personeel tewerkstelt, dient hij op alle plaatsen waar hij personeel tewerkstelt een speciaal personeelsregister bij te houden, behalve daar waar het algemeen personeelsregister wordt gehouden

• ‘5 jaar na uitgebruikname van het informatieobject’

• De bewaartermijn vangt aan vanaf de datum van de inschrijving van de laatste verplichte vermelding• d.i. uiterlijk de zevende dag na

de datum van uitdiensttreding van de laatste werknemer



documenten

• 2° de individuele rekening; • ‘5 jaar na uitgebruikname van het

informatieobject’• De bewaartermijn vangt aan vanaf

het verstrijken van de periode van het bijhouden van dit document• d.i. bij de jaarlijkse afsluiting van de

individuele rekening • 3° de overeenkomsten voor

tewerkstelling van studenten• D.i. de arbeidsovereenkomst

gesloten tussen een student en een werkgever waardoor de student zich verbindt tegen loon arbeid te verrichten onder het gezag van een werkgever

• ‘5 jaar na afloop van het informatieobject’• De bewaartermijn vangt aan vanaf de

dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst



documenten

• 4° de overeenkomsten voor tewerkstelling van huisarbeiders • D.i. de arbeidsovereenkomst gesloten

tussen een huisarbeider en een werkgever waardoor de huisarbeider tegen loon arbeid verricht onder het gezag van een werkgever, in hun woonplaats of op elke andere door hen gekozen plaats, zonder dat zij onder het toezicht of de rechtstreekse controle van deze werkgever staan • ‘Huisarbeider’ : werknemer die tegen loon

arbeid verricht onder het gezag van een werkgever, in zijn woonplaats of op elk andere door hem gekozen plaats, zonder dat hij onder toezicht of de rechtstreekse controle van de werkgever staat

• Voor Vlaamse overheid is zgn. "huisarbeid" relevant (of kan het relevant zijn) in het kader van zgn. "tele(huis)werk“

• ‘5 jaar na afloop van het informatieobject’• De bewaartermijn vangt aan vanaf de dag

die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst



documenten

• 5° beroepsinlevingsovereenkomsten• D.i. de overeenkomst waarbij een

stagiair in het kader van zijn opleiding kennis of vaardigheden verwerft bij een werkgever door het uitvoeren van arbeidsprestaties• ‘Stagiairs’ : leerlingen en studenten

die in het kader van hun schoolse opleiding stage volgen, en cursisten van opleidingscentra

• Besluit Vlaamse Regering 2 september 2005 : • Voorwaarden waartegen personen

met een beroepsinlevingsovereenkomst bij de diensten van de Vlaamse overheid kunnen worden tewerkgesteld

• ‘5 jaar na afloop informatieobject’• Bewaartermijn vangt aan vanaf de

dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Boekhoudkundi

ge stukken

• Boekhoudkundige stukken• Tot 1 januari 2012 gold art. 26

Comptabiliteitsdecreet 7 mei 2004• 10 jaar voor stukken die als bewijs tegen

derden dienen • 10 jaar voor stukken die als bewijs tegen

derden dienen • Afschaffing van dit decreet : termijn

vervat in art. 25 Rekendecreet geldt ook voor het verleden

• Stukken die strekken tot bewijs jegens derden vanaf 1/1/2012 :• ‘7 jaar na ingebruikname

informatieobject’• de stukken kunnen zowel in origineel als

in afschrift worden bewaard• Stukken die niet strekken tot bewijs jegens

derden vanaf 1/1/2012• ‘3 jaar na ingebruikname informatieobject’

• De periode vangt aan op de eerste januari volgend op het jaar waarop het boekhoudstuk betrekking heeft


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• BTW-stukken

• BTW-stukken• Facturen

• Art. 60 § 1 Wetboek BTW : iedere belastingplichtige is ertoe gehouden de kopieën te bewaren van de facturen die door hemzelf, door zijn afnemer of zijn verkrijger of, in zijn naam en voor zijn rekening, door een derde worden uitgereikt. Ze zijn gehouden om ontvangen facturen te bewaren.

• ‘7 jaar na ontvangst of verzending van het informatieobject’• Art. 60 § 3 Wetboek BTW : facturen

en kopieën van facturen dienen te worden bewaard gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• BTW-stukken

• Boeken en andere stukken (art. 60 § 3 Wetboek BTW)• Boeken• ‘7 jaar na afhandeling van het

informatieobject’• dienen te worden bewaard door hen die

ze hebben gehouden, opgesteld, uitgereikt of ontvangen gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun sluiting

• Andere stukken• ‘5 jaar na opmaak van het

informatieobject’• dienen te worden bewaard door hen die

ze hebben gehouden, opgesteld, uitgereikt of ontvangen gedurende zeven jaar te rekenen :• a) op hun datum wat de andere

stukken betreft of • b) op het jaar waarin het recht op aftrek

is ontstaan in de gevallen bedoeld in art. 58, § 4, 7°, tweede lid, indien het gaat om stukken bedoeld in art. 58, § 4, 7°, vierde lid


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Overheidsopdr

achten

• Overheidsopdrachten• Gunningsdocumenten of

gunningsdossier• d.z. de documenten m.b.t.

de gunninsgprocedure of de sluiting van de overheidsopdracht• o.m. de beslissing tot het plaatsen van

de opdracht, het bijzonder bestek, de aankondiging, de uitnodiging tot kandidaatstelling of de indiening van offertes, alle kandidaatstellingen (ook de niet-geselecteerde), alle ingediende offertes (ook van de niet-gekozen inschrijvers), de gemotiveerde selectiebeslissing, het gunningsverslag, de gemotiveerde gunningsbeslissing, de informatie aan de deelnemers, de sluitingsbrief, het vastleggingsdossier en alle briefwisseling met betrekking tot de procedure


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Overheidsopdrachten

•Art. 161 K.B. Plaatsing Overheidsopdrachten Klassieke Sectoren • Ten minste gedurende tien jaar vanaf de gunningsdatum of, eventueel, vanaf de datum waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht



achten

• Contractuele documenten• Vloeit onrechtstreeks voort

uit de verjaringstermijn, m.n. de termijn dat een rechtsvordering ontvankelijk kan worden ingesteld

• Voor bouwwerken• Contractuele aansprakelijkheid van de architect • ‘10 jaar na afhandeling informatieobject’• Verjaringstermijn van 10 jaar (artn. 1792 en 2270 Burgerlijk Wetboek). • Gaat in na de aanvaarding van de werken.



achten

• Voor leveringen of diensten• Art. 73 § 1 K.B. "tot bepaling van de

algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken" :• ‘30 maanden na afhandeling van het

informatieobject’• Iedere dagvaarding voor de rechter

op verzoek van de opdrachtnemer en met betrekking tot een opdracht wordt, op straffe van rechtsverval, aan de aanbestedende overheid betekend uiterlijk dertig maanden volgend op de datum van betekening van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering

• Vindt dagvaarding zijn oorsprong in feiten of omstandigheden die zijn opgedoken tijdens de waarborgperiode, moet deze op straffe van rechtsverval worden betekend uiterlijk dertig maanden na het verstrijken van de waarborgperiode


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Overheidsopdrachten

• Indien het opstellen van een proces-verbaal niet is opgelegd, neemt de termijn een aanvang vanaf de definitieve oplevering


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Contracten,

overeenkomsten

• Contracten, overeenkomsten• Houdende zakelijke rechten

• Vloeit onrechtstreeks voort uit de verjaringstermijn

• art. 2262 B.W.• zakelijke rechtsvorderingen verjaren door

verloop van dertig jaar, zonder dat hij die zich op deze verjaring beroept, verplicht is daarvan enige titel te vertonen of dat men hem de exceptie van kwade trouw kan tegenwerpen

• Houdende persoonlijke rechten• Vloeit onrechtstreeks voort uit de

verjaringstermijn• Vorderingen ontstaan vanaf 27 juli 1998• ‘10 jaar na afhandeling van het

informatieobject’• Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren

volgens art. 2262bis Burgerlijk Wetboek door verloop van tien jaar

• Vorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998• 10 jaar vanaf 27 juli 1998, zonder dat de

verjaringstermijn meer dan dertig jaar vanaf het ontstaan van de rechtsvordering mag bedragen

• Authentieke akten• Onbepaalde tijd


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Proces-verbaal van

oplevering, vaststelling, … (inspectie, overheidsopdrachten, … )

• Proces-verbaal van oplevering, vaststelling, … (inspectie, overheidsopdrachten, … )• Zie regeling

overheidsopdrachten


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Dossiers in zake aanwervings-

of bevorderingsexamens

• Dossiers in zake aanwervings- of bevorderingsexamens• Vorderingen ontstaan vanaf

27 juli 1998• ‘10 jaar na afhandeling van het

informatieobject’• Alle persoonlijke

rechtsvorderingen verjaren volgens art. 2262bis Burgerlijk Wetboek door verloop van tien jaar

• Vorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998• 10 jaar vanaf 27 juli 1998,

zonder dat de verjaringstermijn meer dan dertig jaar vanaf het ontstaan van de rechtsvordering mag bedragen


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Dossiers in zake selectie- of

bekwaamheidsproeven, bevorderings- of benoemingsprocedures

• Dossiers in zake selectie- of bekwaamheidsproeven, bevorderings- of benoemingsprocedures• Vorderingen ontstaan vanaf 27

juli 1998• ‘10 jaar na afhandeling van het

informatieobject’• Alle persoonlijke


• Vorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998• 10 jaar vanaf 27 juli 1998, zonder

dat de verjaringstermijn meer dan dertig jaar vanaf het ontstaan van de rechtsvordering mag bedragen


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Subsidiedossiers

• Subsidiedossiers• Vanaf 1 januari 2012 geldt

art. 15 Wet 16 mei 2003 "tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof" (voor Vlaamse rechtspersonen samengelezen met art. 68 Rekendecreet) i.p.v. art. 100 Wet op de Rijkscomptabiliteit


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Subsidiedossiers

• Vorderingen ontstaan vanaf 27 juli 1998• ‘10 jaar na afhandeling van

het informatieobject’• Alle persoonlijke


• Vorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998• 10 jaar vanaf 27 juli 1998,

zonder dat de verjaringstermijn meer dan dertig jaar vanaf het ontstaan van de rechtsvordering mag bedragen


• Capita selecta : toelichting bij een aantal specifieke documenten• Gedateerde verklaring van

vernietiging

• Gedateerde verklaring van vernietiging• Art. 12 § 1 Archiefdecreet :• De zorgdragers houden van de

vernietigde archiefdocumenten een gedateerde verklaring bij• Bevat ten minste een specificatie

van de vernietigde archiefdocumenten

• Geeft aan op grond waarvan de vernietiging is uitgevoerd

• Aldus komt een vernietigingslijst tot stand, die naargelang zij wordt uitgebreid met verklaringen, voortdurend geactualiseerd wordt

• Hoewel een vernietigingslijst in die zin voortdurend wijzigt, want aangevuld wordt met verklaringen, is het evident dat de bestaande verklaringen van vernietigde documenten bewaard (dienen te) blijven


Voor vragen, opmerkingen, suggesties, … :

[email protected]

mailto:[email protected]

Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten

Documents

Transcript of Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten