HERRAMIENTAS COLABORATIVAS IMPLEMENTADAS PARA LA …
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HERRAMIENTAS COLABORATIVAS IMPLEMENTADAS PARA LA GESTIÓN DE
PROYECTOS
ERVIN HAROLD LÓPEZ ESPAÑA
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE INGENIERIA
ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS
SANTIAGO DE CALI
2014
HERRAMIENTAS COLABORATIVAS IMPLEMENTADAS PARA LA GESTIÓN DE
PROYECTOS
ERVIN HAROLD LÓPEZ ESPAÑA
Trabajo de grado presentado como requisito para optar el título de
ESPECIALISTA EN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTO
Director RONALD ROJAS ALVARADO PHD en Gestión de Empresas
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
FACULTAD DE INGENIERIA
ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS
SANTIAGO DE CALI
2014
Santiago de Cali, Marzo de 2014
Nota de aceptación El trabajo de grado titulado HERRAMIENTAS COLABORATIVAS IMPLEMENTADAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS, presentado por el estudiante ERVIN HAROLD LÓPEZ ESPAÑA, cumple con los requisitos exigidos por la UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SECCIONAL CALI para optar al título de ESPECIALISTA EN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS _________________________________
Firma del presidente del jurado
_________________________________ Firma del jurado
_________________________________
Firma del jurado
TABLA DE CONTENIDO
Pag. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 6
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA........................................................................................... 7
1.1 PLANTEAMIENTO DE LA PREGUNTA ....................................................................... 8
2. OBJETIVOS ............................................................................................................................. 9
2.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................................. 9
2.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS ........................................................................................... 9
3. JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................... 10
3.1 VARIABLES DE INVESTIGACIÓN ............................................................................. 10
4. MARCO REFERENCIAL ....................................................................................................... 11
4.1 MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................. 11
4.1.1 Evolución de las herramientas de colaboración en la Gestión de Proyectos. ....... 11
Tabla 1. Evolución concepto de Gestión Colaborativa de Proyectos .............................. 11
4.2 ANTECEDENTES Y MARCO TEÓRICO .................................................................... 15
4.2.1 Identificación de herramientas para la gestión de proyectos. ................................ 15
Tabla 2 Herramientas para la gestión según su tipología. ............................................... 15
4.2.2 Herramientas de gestión colaborativa para proyectos ........................................... 19
Tabla 3. Herramientas de Gestión Colaborativa de proyectos ........................................ 19
Tabla 4. Características y componentes de las herramientas de gestión colaborativa... 20
5. METODOLOGÍA .................................................................................................................... 29
6. ANÁLISIS DE RESULTADOS ............................................................................................... 30
6.1 CRITERIOS DE IDENTIFICACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE
PROYECTOS. ....................................................................................................................... 30
6.1.1 HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN ............................................................... 31
6.1.2 HERRAMIENTAS DE CONFERENCIA .................................................................. 31
6.1.3 HERRAMIENTAS DE GESTIÓN COLABORATIVA O EN GRUPO ...................... 31
6.2 SÍNTESIS DE LAS CARACTERÍSTICAS RELEVANTES EN LAS HERRAMIENTAS
DE GESTIÓN COLABORATIVA PARA PROYECTOS......................................................... 31
6.2.1 COMPONENTES DE GESTIÓN DE PROYECTOS .............................................. 32
6.2.2 CARACTERÍSTICAS .............................................................................................. 32
6.2.3 COSTOS ................................................................................................................. 33
Tabla 5. Herramienta, empresa y costo. .......................................................................... 34
7. CONCLUSIONES .................................................................................................................. 35
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA ................................................................................................ 36
ANEXO 1. Lista de Software colaborativo para gestión de proyectos ...................................... 40
ANEXO 2. comparativo herramientas de colaboracion en gestion de proyectos. ..................... 45
5
RESUMEN
Este es un estudio creado con el fin de sintetizar de la gran cantidad de herramientas
implementadas para la gestión de proyectos, las que mejor ajustan sus características
para el manejo de proyectos, teniendo en cuenta el elemento de colaboración. En dicho
escenario, el beneficio de esta investigación está orientado a mostrar el uso de las
herramientas colaborativas más relevantes para: Mejorar la calidad de los proyectos,
promover la comunicación tanto interna como externa y mejorar la gestión del
conocimiento, colaborar al seguimiento de las actividades de los grupos de trabajo,
optimizar el cumplimiento y calidad de la producción, aportar al gerente en el control y
monitoreo global del proyecto brindando información permanente. Se trata de un estudio
de tipo descriptivo; la información se obtuvo a través de páginas en Internet. Para tal fin,
se diseñaron dos instrumentos para recolectar, clasificar y analizar la información
existente (herramientas usadas para proyectos con el componente de colaboración a nivel
mundial). Posteriormente, se procedió a redactar la monografía con el análisis de las
herramientas seleccionadas. Los resultados muestran una selección de herramientas con
su nombre, su descripción y las características más relevantes para su elección en el uso
de la gestión de un proyecto, las cuales disponen de una o varias características
dependiendo del costo de la misma. Puede concluirse que un factor decisivo para la
selección de una u otra herramienta, independientemente de su costo, es la cantidad de
características de la gestión de proyectos que satisface y podrán dar valor a la gestión del
gerente de proyectos. Hay en el mercado un sinfín de opciones, que se ajustan a las
necesidades de comunicación, conferencia o colaboración de un proyecto lo cual ayudan
a su correcta gestión.
6
INTRODUCCIÓN
Esta investigación tiene como propósito documentar las herramientas de gestión
colaborativa más aplicadas a la gerencia de proyectos. Se circunscribe en el marco de la
tipología de las herramientas de la gestión de proyectos en la cual la comunicación, las
conferencias y la colaboración son elementos esenciales para la gestión idónea de un
proyecto. De las tipologías nombradas es de interés investigativa la colaboración que
permite integrar el trabajo, basado en un conjunto de plataformas informáticas, en un solo
proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de
trabajo, conectadas a través de una red (internet o intranet). Este concepto está pensado
para facilitar las actividades de comunicación y coordinación de los miembros del equipo,
tendiendo un puente sobre las diferencias de tiempo o espacio dentro del grupo.
Se presenta un marco conceptual donde se describe la evolución del concepto de
colaboración en la Gestión de Proyectos. El tipo de estudio es descriptivo porque sintetiza
la tipología de las herramientas y sus características relevantes en la gestión de proyectos
revisadas en la literatura especializada.
Se diseñó un documento técnico con los resultados de la investigación, sintetizando las
herramientas de gestión colaborativa y sus características relevantes para la gestión. Para
la recolección de información se utilizó como fuente primaria la búsqueda en bases de
datos en páginas de Internet. Posteriormente se diseñaron dos instrumentos para
recolectar, clasificar y analizar la información existente.
La investigación encontró que muchas herramientas de colaboración pueden Gestionar y
trabajar efectivamente en equipo, rastrear errores y quejas de clientes, programar hitos,
actividades y entregables, gestionar varios proyectos a la vez, distribuir recursos a un
proyecto sólo cuando es necesario, mantener todos los documentos asociados con un
proyecto en un solo lugar para facilitar la comunicación entre el equipo trabajando en el
proyecto. Sin embargo, muchas no cumplen con la gestión de los riesgos y el manejo de
presupuestos.
La descripción capitular de la presente monografía es la siguiente: El capítulo I aborda los
criterios de identificación de herramientas para la gestión de proyectos; el capítulo II se
dirige la síntesis de las características relevantes en las herramientas de gestión
colaborativa. Finalmente, se exponen las conclusiones más relevantes.
7
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
Es necesario realizar una revisión de los conocimientos existentes en la literatura
especializada de herramientas colaborativas para la gestión integral de proyectos.
Igualmente, es importante encontrar cuál es el aporte de estas herramientas al desarrollo
de los proyectos. En este sentido, se debe caracterizar los componentes y/o estructuras
de estas herramientas, así como también determinar el uso adecuado de cada una de
estas a las exigencias de los proyectos.
La gestión de proyectos está integrada, en gran medida, por una serie de procesos o
actividades que requieren de la participación individual y grupal de los miembros de un
equipo de trabajo. Prácticas como el seguimiento de procesos, la definición de tiempos,
la asignación y manejo de recursos en costos, entre otros, requieren de su adecuado
entendimiento para su respectiva aplicación (Jose Luis Jurado, 2012).
Potencializar características como el trabajo compartido, la cooperación de tareas, el
control de trabajo a partir de la asignación de roles y responsabilidades, permitirá a
pequeños grupos de trabajo realizar procesos más coordinados, compartir
conocimientos, ejecutar controles más eficientes y efectivos de sus procesos, elaborar
documentos altamente trazables, entre muchos otros beneficios que garanticen la
gestión activa de eventos en proyectos (Fran J. Ruiz-Bertol, 2004).
En dicho hilo conductor, la comunicación es uno de los factores críticos de un proyecto.
Para que un responsable de proyecto disponga de la información correcta en cada
momento, tiene que interactuar con su equipo de trabajo, sus clientes, sus proveedores
y cuanto más cerca se encuentre del trabajo que se está realizando mejor información
obtendrá. El responsable del proyecto tiene que ser social con todos aquellos
stakeholders de su proyecto y no basta con las habilidades sociales basadas en una
interacción presencial, se tiene que buscar apoyo en herramientas que permitan
gestionar, de forma online/virtual, equipos multidisciplinares y geográficamente
dispersos. (Jardón, 2013)
Las herramientas de gestión Colaborativa son medios muy eficaces dentro de la
comunicación virtual y han permitido que la comunicación entre dos o un grupo de
8
proyectos sea más rápida y de una mejor calidad a través de diferentes competentes que
agradan a la vista y hacen más atractiva la herramienta como tal, lo cual también va
acompañado de una finalidad y una funcionalidad que realmente retenga a los
stakehoders en el proyecto y se interesen cada vez más. (Fundación Wikimedia I. ,
2013).
De acuerdo a lo anterior se plantea el siguiente interrogante:
1.1 PLANTEAMIENTO DE LA PREGUNTA
¿Qué herramientas colaborativas se han implementado para la gestión de proyectos en
las organizaciones?
9
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Identificar herramientas de gestión colaborativa usadas para la gestión de proyectos.
2.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS
Actividades para alcanzar el objetivo general:
Generar una base de datos de conocimiento especializada en herramientas de
colaboración existentes en gestión de proyectos.
Revisar la literatura seleccionada para determinar las herramientas colaborativa
que permiten la gestión de proyectos.
Redactar una monografía con los resultados del análisis de las herramientas para
la gestión de proyectos.
10
3. JUSTIFICACIÓN
Esta investigación entrega una revisión bibliográfica sobre las diversas herramientas
colaborativas que apoyan a la gestión de un proyecto, recopilando información de las
más relevantes para su uso y evaluación en las organizaciones.
El beneficio de esta investigación está orientado a mostrar el uso de las herramientas
colaborativas más relevantes para mejorar la calidad de los proyectos:
Facilitando la comunicación tanto interna como externa y mejorando la gestión
del conocimiento, proporcionando el acceso a una información de interés
completa y actualizada.
Aportando al seguimiento de las actividades de los grupos de trabajo para
optimizar el cumplimiento y calidad de la producción.
Ofreciendo al gerente el control y monitoreo global del proyecto brindando
información permanente sobre su progreso.
3.1 VARIABLES DE INVESTIGACIÓN
Variable Dependiente
Variable Independiente Co variables
Uso de
Herramientas
Colaborativas
para la gestión
de proyectos
Uso de Herramientas
de Comunicación.
Uso de Correo electrónico.
Uso de Correo de Voz.
Publicaciones Web.
Uso de Herramientas
de Conferencia.
Uso de conferencia de datos – PC.
Uso de conferencias de Voz IP
Uso de conferencia de video o audio conferencia.
Uso de salas de Chat o mensajería instantánea.
Uso de Herramientas
de gestión colaborativa
o en grupo
Uso de calendarios electrónicos.
Uso de sistemas de gestión de proyectos.
Uso de sistemas de control de flujo de actividades.
Uso de sistemas de gestión del conocimiento.
Usos de sistemas de soporte a redes sociales.
Fuente adaptada de Lotus: Groupware - Communication, Collaboration, Coordination,
Lotus Development Corporation, Cambridge (Mahon, Groupware: Communication,
Collaboration and Coordination, 1995).
11
4. MARCO REFERENCIAL
4.1 MARCO CONCEPTUAL
4.1.1 Evolución de las herramientas de colaboración en la Gestión de Proyectos.
El concepto de gestión de proyectos fue acuñado en los años 1950's cuando las
organizaciones comenzaron a aplicar en forma sistemática herramientas y técnicas de
administración de proyectos a proyectos de ingeniería muy complejos. El desarrollo de la
sociedad digital está revolucionando la forma y procedimientos de la gestión. Dicho
desarrollo ha permitido la colaboración, interactividad y participación en la gestión de
proyectos de diversos profesionales y lugares. (Kwak, 2005)
La tabla 1 muestra la evolución del concepto de gestión colaborativa de proyectos desde
la aparición del concepto de gestión de proyectos hasta el uso de herramientas de
gestión colaborativa para los mismos.
Tabla 1. Evolución concepto de Gestión Colaborativa de Proyectos
Año Aporte Autor Evolución del Concepto
1913 Diagrama de
Gant
Henry
Gantt
Fue llamado el padre de la Gestión, sus investigaciones más importantes se centraron en el control y planificación de las operaciones productivas mediante el uso de técnicas gráficas, entre ellas el llamado diagrama de Gantt, popular en toda actividad que indique planificación en el tiempo. Su obra principal, publicada en 1913, se titula "Work, Wages and Profits" (Trabajo, salarios y beneficios). El diagrama de Gantt es una herramienta en la gestión de proyectos cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado (biografias.es, s.f.).
1916 Administración industrial y
general
Henry Fayol
Creador de las cinco funciones de gestión que son el pilar del cuerpo de conocimiento relacionados con proyectos y programas de gestión. Para Fayol administrar es: Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción. Organizar: Construir las estructuras material y social de la empresa. Dirigir: guiar y orientar al personal. Coordinar: enlazar, unir y armonizar todos los actos colectivos. Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas (gestiopolis.com, 2001).
12
Tabla 1. Continuación
Año Aporte Autor Evolución del Concepto
1950 Gestión de
Proyectos
Los años 50 marcaron el comienzo de la era de gestión moderna de proyectos donde varios campos fundamentales de ingeniería comenzaron a trabajar como uno. La gestión de proyectos se reconoció como una disciplina única que emergía con modelos de la ingeniería (Cleland & Gareis, 2006). En Estados Unidos, antes de los años 50, los proyectos se gestionaban con una base ad-hoc, se usaba sobre todo el diagrama de Gantt y otras herramientas informales
1957 CPM
Firma Dupont y
Remington Rand
CPM El método de la ruta crítica o del camino crítico es una herramienta de algoritmo utilizado para el cálculo de tiempos y plazos en la planificación de proyectos (James E. Kelley, 1961). Este sistema de cálculo conocido por sus siglas en inglés CPM (Critical Path Method), fue desarrollado por un centro de investigación de operaciones para las firmas Dupont y Remington Rand, buscando el control y la optimización de los costos mediante la planificación y programación adecuadas de las actividades componentes del proyecto.
1958 PERT
Booz Allen Hamilton - Departame
nto de Defensa de Los
Estados Unidos.
La Técnicas de Revisión y Evaluación de Proyectos (en inglés, Project Evaluation and Review Techniques), comúnmente abreviada como PERT, es un modelo para la administración y gestión de proyectos inventado por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de los EE. UU. Como parte del proyecto Polaris de misil balístico móvil lanzado desde submarino. Este proyecto fue una respuesta directa a la crisis del Sputnik. PERT es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total (zonaeconomica.com, s.f.).
1960 INTERNET ARPA
1962 Inicio de investigaciones por parte de ARPA, una agencia del ministerio estadounidense de defensa, donde J.C.R. Licklider defiende exitosamente sus ideas relativas a una red global de computadoras. 1967 Primera conferencia sobre ARPANET 1969 Conexión de las primeras computadoras entre 4 universidades estadounidenses a través de la Interface Message Processor de Leonard Kleinrock 1971 23 computadoras son conectadas a ARPANET. Envío del primer correo por Ray Tomlinson (Fundación Wikimedia I. , 2014).
13
Tabla 1. Continuación
Año Aporte Autor Evolución del Concepto
1967
Asociación
de gestión
de proyectos
(Europa)
IPMA
La Asociación Internacional para la Gestión de Proyectos (IPMA) fue fundada en Europa (Kousholt, Project Management - Theory and practice, 2007), como una federación de varias asociaciones nacionales de gestión de proyectos. IPMA mantiene su estructura federal actualmente y acepta miembros de todos los continentes. IPMA ofrece una certificación de cuatro niveles que se basa en los pilares de competencias básicas de IPMA (ICB). La certificación abarca competencias técnicas, contextuales y del comportamiento (Kousholt, Project Management – Theory and practice., 2007).
1969
Asociación
de gestión
de proyectos
(EE.UU.)
PMI
Fundado por 40 voluntarios sin fines de lucro, asocia a profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos. Sus principales objetivos son: Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos. Generar conocimiento a través de la investigación. Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación. Su primer seminario se celebró en Atlanta (Estados Unidos), al cual acudieron más de ochenta personas. En la década de los 70 se realizó el primer capítulo, lo que permitió realizar fuera de Estados Unidos el primer seminario. A finales de 1970, ya casi 2000 miembros formaban parte de la organización. En la década de los 80 se realizó la primera evaluación para la certificación como profesional en gestión de proyectos (PMP por sus siglas en inglés); además de esto, se implantó un código de ética para la profesión. A principios de los años 1990 se publicó la primera edición de la Guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge), la cual se convirtió en un pilar básico para la gestión y dirección de proyectos. Ya en el año 2000, el PMI estaba integrado por más de 40.000 personas en calidad de miembros activos, 10.000 PMP certificados y casi 300.000 copias vendidas del PMBOK (F. L. Harrison, 2004).
1990 Groupware
Aparición de Software de colaboración – groupware, a finales de 1980 (Richman & Slovak, 1987). A principios de 1990 los primeros productos comerciales frutos de groupware comenzaron a entregar sus resultados y las grandes empresas como Boeing e IBM comenzaron a utilizar sistemas de reunión electrónica para apalancar proyectos internos claves. Lotus Notes apareció como un gran ejemplo de esa categoría de productos, lo que permite la colaboración en grupo a distancia cuando Internet estaba iniciando. “Si GROUPWARE realmente hace la diferencia en la productividad a largo plazo, la definición misma de una oficina puede cambiar. Usted será capaz de trabajar eficientemente como miembro de un grupo siempre que tenga un computador. Como las computadoras se vuelven más pequeñas y potentes, eso significará en cualquier lugar2 (Kirkpatrick & Losee, 1992)
14
Tabla 1. Continuación
Año Aporte Autor Evolución del Concepto
1991 WEB 1.0 Tim
Berners Lee
Aparece la WWW (WEB 1.0) y su sistema de hipertexto para compartir documentos y efecto multimedia; da un acceso más sencillo y comprensible a la información disponible en internet, enlaza documentos sin importar su ubicación física o geográfica. Provee sitios direccionales y no colaborativos, los usuarios son lectores, consumidores hay una interacción mínima reducida a formularios de contacto, inscripciones a boletines (Lozada, s.f.).
2004 Web 2.0
Tim Berners
Lee - Robert Cailliau
Web 2.0 hace referencia a una serie de aplicaciones y páginas de Internet que utilizan la inteligencia colectiva (concepto de software social) para proporcionar servicios interactivos en red (O'Reilly, 2005). En un sitio Web 2.0 se permite a los usuarios interactuar y colaborar entre sí, como creadores de contenido generado por una comunidad virtual; las herramientas basadas en Web 2.0, son soluciones tecnológicas que permiten pasar de ser un receptor de información para pasar a ser partícipe de esa información, bien creándola, compartiéndola o mejorándola a través de redes de colaboración.
Blogs, Wiki, RSS son ejemplos de esta tecnología.
2006 Web 3.0
Evolución del uso y la interacción de las personas en internet a través de diferentes formas entre los que se incluyen la transformación de la red en una base de datos, un movimiento social hacia crear contenidos accesibles por múltiples aplicaciones, el empuje de las tecnologías de inteligencia artificial, la web semántica, la Web Geoespacial o la Web 3D. Son mejoras respecto a la Web 2.0. Esta expresión Web 3.0 apareció por primera vez en 2006 en un artículo de Jeffrey Zeldman, crítico de la Web 2.0 y asociado a tecnologías como AJAX (Brodkin, 2007).
Fuente Adaptada de Breve historia sobre la administración de proyectos (Haughey, 2013)
15
4.2 ANTECEDENTES Y MARCO TEÓRICO
4.2.1 Identificación de herramientas para la gestión de proyectos.
En la tabla 2 se muestran el nivel de colaboración, la herramienta y su descripción
Tabla 2 Herramientas para la gestión según su tipología.
Nivel de
Colaboración Herramienta Descripción
Comunicación
Conferencias
sincrónicas
Término que se usa para describir las tecnologías
conocidas como chat en línea. A veces se extiende para
incluir audio / videoconferencia o sistemas de mensajes
instantáneos que proporcionan una función de chat
multiusuario basada en texto. La palabra síncrona se
utiliza para calificar la conferencia como en tiempo real.
Conferencias
asincrónicas
Término que se usa para describir las tecnologías en las
que hay una demora en la interacción de los interesados.
E-mail El correo electrónico, más comúnmente e-mail es un
método de intercambio de mensajes digitales desde un
autor a uno o más destinatarios.
Fax Es la transmisión telefónica de material impreso (texto e
imágenes), normalmente a un número de teléfono
conectado a una impresora u otro dispositivo de salida.
Correo de voz Es un sistema que permite a los usuarios y suscriptores
intercambiar mensajes de voz, a través de un sistema de
telecomunicación.
Wikis
Es un tipo de sistema de gestión de contenidos, que se
diferencia de un blog o de la mayoría de los otros sistemas
en que el contenido es creado sin ningún propietario o un
líder definido.
Publicación en la
Web
Un sitio web, es un conjunto de páginas web relacionadas
bajo un único dominio web. Un sitio web está alojado en
al menos un servidor web, accesible a través de una red
como Internet o una red de área local privada.
Control de
revisiones
Es la gestión de los cambios en los documentos,
programas informáticos, los grandes sitios web y otras
colecciones de información. Los cambios se identifican
generalmente por un número o código de letra,
denominado "número de revisión", "nivel de revisión", o
simplemente "revisión"
16
Tabla 2 Continuación
Nivel de
Colaboración Herramienta Descripción
Conferencia
Foros de Internet
– Foros de
discusión
Es un sitio en línea donde las personas pueden mantener
conversaciones en forma de mensajes enviados. Se diferencian de
las salas de chat en que los mensajes son a menudo más de una
línea de texto y son por lo menos temporalmente archivados.
Asimismo, puede ser que un mensaje publicado necesita ser
aprobados por un moderador antes de que sea visible.
Charlas en Línea
Los Chats Online son cualquier tipo de comunicación a través de
Internet que ofrece una transmisión en tiempo real de mensajes de
texto del emisor al receptor. Los mensajes de chat son generalmente
cortos con el fin de permitir a los demás participantes responder con
rapidez.
Mensajería
instantánea
Es un tipo de chat en línea que ofrece una transmisión de texto en
tiempo real a través de Internet. Los mensajes cortos se transmiten
normalmente de forma bidireccional entre dos partes. Algunas
aplicaciones de mensajería instantánea más avanzadas puede
añadir la transferencia de archivos, voz sobre IP o video chat.
Telefonía -
Teléfono
Es el campo de la tecnología que implica el desarrollo, la aplicación
y el despliegue de servicios de telecomunicaciones con el fin de la
transmisión electrónica de voz, fax o datos, entre partes distantes.
La historia de la telefonía está íntimamente ligada a la invención y
desarrollo del teléfono.
Videoconferencia
Dada por un conjunto de tecnologías de telecomunicaciones las
cuales permiten transmitir a dos o más ubicaciones la comunicación
por dos vías audio y video simultáneamente. También se ha llamado
"la colaboración visual" y es un tipo de groupware.
Conferencia de
Datos
La conferencia de datos se refiere a una sesión de comunicación
entre dos o más participantes en los cuales comparten datos
informáticos en tiempo real. Los datos pueden incluir la pantalla,
documentos, gráficos, dibujos y aplicaciones que puedan ser vistos,
anotados o manipulados por los participantes
Uso compartido
de aplicaciones
El uso compartido de aplicaciones es un elemento de acceso
remoto, que cae bajo el software de colaboración permitiendo que
dos o más usuarios accedan a una aplicación o documento
compartido en sus respectivos equipos simultáneamente en tiempo
real. En general, la aplicación o documento compartido se ejecutan
en un ordenador central, y el acceso remoto al contenido compartido
se proporcionará a otros usuarios por el usuario principal.
Sistemas De
reunión
electrónica (EMS)
Un sistema de reunión electrónica (EMS) es un tipo de software que
facilita la solución creativa de problemas y toma de decisiones de los
grupos dentro o fuera de las organizaciones. En una reunión
electrónica un anfitrión invita a los participantes a una reunión a
través de correo electrónico. Después de entrar los asistentes
participan principalmente a través de sus teclados, escribiendo las
respuestas a las preguntas e indicaciones del anfitrión de la reunión.
17
Tabla 2 Continuación
Nivel de
Colaboración Herramienta Descripción
Gestión
Colaborativa
Calendarios
Electrónicos
Es un software que proporciona a los usuarios una versión
electrónica de un calendario. Además, el software puede
proporcionar una agenda, libreta de direcciones y / o lista de
contactos. Estas herramientas son una extensión de muchas
de las funciones que ofrece el software de gestión del tiempo,
tales como paquetes de accesorios de escritorio y sistemas
de automatización de oficina.
Sistemas para
administración
de proyectos
El Software de gestión de proyectos tiene la capacidad de
ayudar a planificar, organizar, administrar y estimar los
recursos.
Pruebas en línea
Es el proceso llevado a cabo por los diseñadores web,
fotógrafos, agencias de marketing y empresas productoras de
vídeo, entre otros, para automatizar la revisión y aprobación
de trabajo en línea. Este método de trabajo permite a las
personas trabajar de forma colaborativa para acelerar el
proceso de diseño y mantener un seguimiento en línea.
Sistemas de
flujos de Trabajo
Un flujo de trabajo consiste en una secuencia de pasos
conectados, donde cada paso sigue sin demora y termina
justo antes de que puede comenzar la etapa posterior. Un
flujo de trabajo puede ser visto como una abstracción de un
trabajo real. El flujo que describe puede referirse a un
documento o producto que se transfiere de una etapa a otra.
Sistemas de
gestión del
conocimiento
Se refiere a los métodos y herramientas de software que
permiten identificar y capitalizar el conocimiento de una
empresa especialmente para organizarlo y distribuirlo
Bookmarking
Los marcadores sociales son un tipo de medio social que permiten almacenar, clasificar y compartir enlaces en Internet o en una Intranet. Además de los marcadores de enlaces generales, existen
servicios especializados en diferentes áreas como libros,
vídeos, música, compras, mapas
Mercados de
predicción
Son mercados especulativos, es decir, de apuestas, creados
con el objetivo de hacer predicciones. Se crean activos cuyo
valor final de caja está ligado a un evento particular. Los
precios de mercado en un momento dado se pueden
interpretar como las predicciones de la probabilidad del
evento o el valor esperado del parámetro.
18
Tabla 2 Continuación
Nivel de
Colaboración Herramienta Descripción
Extranets
Una extranet es una red privada que utiliza protocolos de
Internet, protocolos de comunicación y probablemente
infraestructura pública de comunicación para compartir de
forma segura parte de la información u operación propia de
una organización con proveedores, compradores, socios,
clientes o cualquier otro negocio u organización. Se puede
decir en otras palabras que una extranet es parte de la
Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera
de ella.
Sistemas de
software social
Hacen referencia a métodos de organización que favorecen
la integración de las personas, la información, el trabajo y la
tecnología en una dinámica constructiva, con el fin de prestar
un servicio de máxima calidad, independientemente del
ámbito de actuación. Con la web 2.0 o Social Media, los
últimos avances en la materia son impresionantes y
decisivos.
Hojas de cálculo
en línea
Una hoja de cálculo en línea es un documento de hoja de
cálculo editado a través de una aplicación basada en web
que permiten a varias personas editar y compartir con el
mundo. Las hojas de cálculo en línea basadas en la web
tienen muchas de las características que se observan en las
aplicaciones de hoja de cálculo de escritorio. Algunos de ellos
tienen fuertes características de colaboración multiusuario.
Algunos de ellos ofrecen actualizaciones en tiempo real
desde fuentes remotas, como precios de acciones y tasas de
cambio. Las aplicaciones en línea están llegando a ser
conocido como "Cloud Apps".
Fuente: elaboración propia a partir de, Lotus: Groupware - Communication, Collaboration,
Coordination, Lotus Development Corporation, Cambridge (Mahon, Groupware:
Communication, Collaboration and Coordination, 1995).
19
4.2.2 Herramientas de gestión colaborativa para proyectos
La tabla 3 muestra una síntesis de herramienta colaborativas que cumplen con los procesos de la gestión de proyectos. Esta
información se tomó del ANEXO 1. Lista de Software colaborativo para gestión de proyectos (Wikimedia Foundation, 2013) el
cual muestra una gran cantidad de herramientas para el seguimiento de los proyectos.
Tabla 3. Herramientas de Gestión Colaborativa de proyectos
Herramienta software
colaborativo
Seguimiento de
problemas
Cronograma
Gestión de
compras
Gestión de
Recursos
Gestión Documental
Workflow system
Presentación de informes
y análisis
Gestión de presupuesto
AtTask Si Si Si Si Si Si Si Si Si
Celoxis Si Si Si Si Si Si Si Si Si
Clarizen Si Si Si Si Si Si Si Si Si
EPM Live Si Si Si Si Si Si Si Si Si
Microsoft Project Server
Si Si Si Si Si Si Si Si Si
Métier Si Si Si Si Si Si Si Si Si
ProjectManager.com Si Si Si Si Si Si Si Si Si
Teamwork PM Si Si Si Si Si Si Si Si Si
Invantive Vision Si Si Si Si Si Si Si Si Si
Fuente: elaboración del autor
La tabla 4 muestra el nombre de la herramienta, su descripción, componente de gestión de proyectos y característica
20
Tabla 4. Características y componentes de las herramientas de gestión colaborativa
Una forma mejor de entender y organizar su
Trabajo
Componentes Características
Puede
Gestionar y trabajar
efectivamente en equipo.
Rastrear errores y quejas de
clientes.
Programar hitos, actividades y
entregables.
Gestionar varios proyectos a la
vez.
Distribuir recursos a un proyecto
sólo cuando es necesario.
Mantener todos los documentos
asociados con un proyecto en
un solo lugar para facilitar la
comunicación entre el equipo
trabajando en el proyecto.
No Puede
Gestionar o analizar riesgos.
Crear presupuestos para
controlar los costos.
Implementar la metodología de
gestión ágil en los proyectos
Gestionar tus tareas diarias
utilizando características de
gestión de tareas.
Características de Gestión de
Proyecto
Analizador de riesgos/beneficios
Calendario
Diagramas Gantt interactivos
Eventos
Gestión de tareas
Hitos
Línea de base
Método camino crítico
Plantillas de proyectos
Programación
Tareas recurrentes
Características Ágiles
Organizar versiones de código
Rastreo defectos
Características Gestión de
Tareas
Añadir tareas recurrentes
Priorizar tareas
Presupuesto y Gastos
Seguir costos
Seguir horas de empleados
Características de Colaboración
Calendarios de
equipo/Cronogramas
Chat o mensajes internos –
Foros
Características de Gestión de
Recursos
Asignar recursos
Asignar recursos por habilidad
Dar/Quitar recursos
Seguir costos
Seguir tiempo
Informes
Reportes financieros
Tablero de control
Soporte
Banco de conocimientos
Blog
Correo electrónico
Folletos
Foros
Preguntas frecuentes
Teléfono
Rastreo de Problemas
Rastreo de errores
Integración
Box - DropBox
Google Docs - Google Drive
Exacttarget – Jira - Oracle
SAP - Salesforce.com - Jira
(AtTask, s.f.)
Herramienta Descripción
AtTask
Ubicación:
1313 North
Research Way
Lehi, Utah 84097
Estados Unidos
Con su innovador software
diseñado para trabajar como lo
hace la gente de manera
natural, AtTask fomenta la
participación de los miembros
de los equipos, dota de
recursos a los jefes de proyecto
e informa a los ejecutivos. Esto
añade contexto a todo lo que
sucede en los equipos, crea
una mayor transparencia,
mejora la ejecución e
incrementa la felicidad y la
eficacia de los empleados.
AtTask posibilita una
metodología moderna de
gestión del trabajo basada en la
implementación de listas de
trabajo integrales, la
socialización del
reconocimiento por los logros y
la democratización del trabajo.
(attask.es, 2010)
21
Tabla 4. Continuación
Componentes Características
Puede
Gestionar y trabajar
efectivamente en equipo.
Rastrear errores y quejas de
clientes.
Programar hitos, actividades y
entregables.
Gestionar varios proyectos a la
vez.
Distribuir recursos a un proyecto
sólo cuando es necesario.
Mantener todos los documentos
asociados con un proyecto en un
solo lugar para facilitar la
comunicación entre el equipo
trabajando en el proyecto.
Gestionar y decidir cuáles
riesgos tomar.
Crear presupuestos y más para
controlar los costos.
Gestionar tus tareas diarias con
características de gestión de
tareas
No Puede
Implementar la metodología de
gestión ágil en los proyectos.
Características de Gestión de
Proyecto
Analizador de riesgos/beneficios
Calendario
Diagramas Gantt interactivos
Eventos, Gestión de tareas, Hitos,
Línea de base, Método camino
crítico, Plantillas de proyectos,
Prioridades del proyecto,
Programación
Recursos de proyectos múltiples
Ver varios proyectos a la vez
Características Gestión de Tareas
Agrupar tareas por proyectos
Añadir comentarios, Añadir
contactos, Establecer fechas
Historia de tareas, Lista de tareas
pendientes, Priorizar tareas
Presupuesto y Gastos
Aprobar gastos, Crear
presupuestos, Facturación por
hora, Rastrear facturación
Seguir consumo, Seguir costos
Seguir horas de empleados
Seguir horas de trabajo
Características de Colaboración
Calendarios de equipo /
Cronogramas, Chat o mensajes
internos, Foros, Fuente RSS,
Opciones de privacidad, Usuarios
múltiples
Características de Gestión de
Recursos
Asignar recursos
Asignar recursos por habilidad
Dar/Quitar recursos
Seguir costos
Seguir tiempo
Informes
Importar/Exportar CSV
Reportes de tiempo
Reportes del proyecto
Reportes financieros
Tablero de control
Soporte
Blog, Correo electrónico, Foros
Preguntas frecuentes, Teléfono
Videos de instrucción
Rastreo de Problemas
Historia de problemas
Rastreo de errores
Sistema de tickets
Notificaciones
Notificaciones por correo
electrónico
Integración
API,Subversion, iCal, Email
Ldap Integration, Microsoft Project,
Microsoft Outlook
Ms Excel, Ms Outlook
RSS Feeds, Calender
(Celoxis, s.f.)
Herramienta Descripción
Celoxis
Ubicación
3 Shreyas Eterna,
NDA Pashan
Road
Pune, 411021
Indi
Ofrece un software
completo de gestión de
proyectos basado en la web
junto con importantes
herramientas integradas
para controlar tus recursos,
colaboraciones, hojas de
tiempo, gastos y flujos de
trabajo. (Celorix, 2014)
22
Tabla 4. Continuación
Componentes Características
Puede
Gestionar y trabajar
efectivamente en equipo.
Rastrear errores y quejas de
clientes.
Programar hitos, actividades y
entregables.
Gestionar varios proyectos a la
vez.
Distribuir recursos a un proyecto
sólo cuando es necesario.
Mantener todos los documentos
asociados con un proyecto en
un solo lugar para facilitar la
comunicación entre el equipo
trabajando en el proyecto.
Gestionar tus tareas diarias con
características de gestión de
tareas.
No Puede
Gestionar o analizar riesgos.
Crear presupuestos para
controlar los costos.
Implementar la metodología de
gestión ágil en los proyectos.
Características de Gestión de
Proyecto
Analizador de riesgos/beneficios
Calendario
Diagramas Gantt interactivos
Eventos
Gestión de tareas
Hitos
Línea de base
Método camino crítico
Plantillas de proyectos
Programación
Tareas recurrentes
Presupuesto y Gastos
Crear presupuestos
Seguir horas de trabajo
Características de Colaboración
Calendarios de
equipo/Cronogramas
Chat o mensajes internos
Foros
Fuente RSS
Wiki
Características de Gestión de
Recursos
Asignar recursos
Asignar recursos por habilidad
Dar/Quitar recursos
Seguir costos
Seguir tiempo
Informes
Reportes de tiempo
Reportes financieros
Tablero de control
Soporte
Auto servicio
Correo electrónico
Teléfono
Videos de instrucción
Webinars
Rastreo de Problemas
Rastreo de errores
Integración
Salesforce.com Intacct Intuit,
Quickbooks, Google Drive, iCal
Box, Jira, API
(Clarizen, gestion proyectos, s.f.)
Herramienta Descripción
Clarizen
Ubicación
2988 Campus
Drive
Suite 115
San Mateo,
California 94403
Estados Unidos
Combina de forma única la
verdadera colaboración
social con la gestión de
proyectos de gran alcance
para alinear a tu equipo y
conducir hacia una mayor
productividad y rentabilidad.
Rápido de instalar y fácil de
usar, Clarizen aprovecha el
poder de la nube para
ayudarte a obtener trabajo
hecho a tiempo, dentro del
presupuesto y con mejores
resultados. (Clarizen,
Reserved., Clarizen All
Rights, 2013)
23
Tabla 4. Continuación
Componentes Características
Puede
Gestionar y trabajar
efectivamente en equipo.
Rastrear errores y quejas de
clientes.
Programar hitos, actividades y
entregables.
Gestionar varios proyectos a la
vez.
Distribuir recursos a un proyecto
sólo cuando es necesario.
Mantener todos los documentos
asociados con un proyecto en
un solo lugar para facilitar la
comunicación entre el equipo
trabajando en el proyecto
No Puede
Gestionar o analizar riesgos.
Crear presupuestos para
controlar los costos.
Implementar la metodología de
gestión ágil en los proyectos.
Gestionar las tareas diarias
utilizando características de
gestión de tareas.
Características de Gestión de
Proyecto
Analizador de riesgos/beneficios
Calendario
Diagramas Gantt interactivos
Eventos
Gestión de tareas
Hitos
Línea de base
Método camino crítico
Plantillas de proyectos
Programación
Tareas recurrentes
Características Ágiles
Historias de usuario
Características Gestión de
Tareas
Añadir comentarios
Presupuesto y Gastos
Seguir costos
Características de Colaboración
Calendarios de
equipo/Cronogramas
Chat o mensajes internos
Conferencia web
Foros
Fuente RSS
Wiki
Características de Gestión de
Recursos
Asignar recursos
Asignar recursos por habilidad
Dar/Quitar recursos
Seguir costos
Seguir tiempo
Informes
Reportes del proyecto
Tablero de control
Soporte
24 horas
Banco de conocimientos
Blog
Correo electrónico
Folletos
Foros
Preguntas frecuentes
Teléfono
Videos de instrucción
Rastreo de Problemas
Rastreo de errores
Integración
Microsoft Outlook
Excel
Access
(EPM-Live, s.f.)
Herramienta Descripción
EPM Live
Ubicación:
2382 Faraday
Ave
Suite 2950
Carlsbad,
California 92008
Estados Unidos
está diseñado para manejar
todo el trabajo. Las
organizaciones ahora
pueden gestionar sus
proyectos y sus servicios en
una sola plataforma sin
necesidad de integración.
EPM Live gestiona todo de
forma diferente, EPM Live
tiene aplicaciones de
soluciones que permiten a
cada departamento o equipo
tener las herramientas
correctas que necesitan
para gestionar cualquier tipo
de trabajo. (epmlive.com/,
s.f.)
24
Tabla 4. Continuación
Componentes Características
Puede
Gestionar y trabajar
efectivamente en equipo.
Programar hitos, actividades y
entregables.
Gestionar varios proyectos a la
vez.
Mantener todos los documentos
asociados con un proyecto en
un solo lugar para facilitar la
comunicación entre el equipo
trabajando en el proyecto.
Gestionar tus tareas diarias con
características de gestión de
tareas.
No Puede
Rastrear errores y quejas de
clientes.
Distribuir recursos a un proyecto
sólo cuando es necesario.
Gestionar o analizar riesgos.
Crear presupuestos para
controlar los costos.
Implementar la metodología de
gestión ágil en los proyectos.
Características de Gestión de
Proyecto
Adjuntar archivos
Calendario
Diagramas Gantt interactivos
Gestión de tareas, Hitos
Línea de base
Mapas mentales
Prioridades del proyecto
Programación
Características Ágiles
Historias de usuario
Características Gestión de
Tareas
Agrupar tareas por proyectos
Añadir comentarios
Historia de tareas
Lista de tareas pendientes
Priorizar tareas
Presupuesto y Gastos
Pronóstico de presupuestos
Seguir horas de trabajo
Características de Colaboración
Calendarios de
equipo/Cronogramas
Chat o mensajes internos
Crear equipos/grupos
Discusiones en las tareas
Seguir tareas
Usuarios múltiples
Características de Gestión de
Recursos
Recursos de proyectos
múltiples
Seguir costos
Seguir tiempo
Informes
Reportes de costo
Reportes de tiempo
Reportes del proyecto
Tablero de control
Soporte
Auto servicio
Banco de conocimientos
Capacitación a distancia
Correo electrónico
Foros
Help Desk
Preguntas frecuentes
Rastreo de Problema
Sistema de tickets
Notificaciones
Notificaciones
Notificaciones por correo
electrónico
Integración
Office 365
(Microsoft-Project, s.f.)
Herramienta Descripción
Microsoft
Project
Professional
Ubicación:
One Microsoft
Way
Redmond,
Washington
98052-6399
Estados Unidos
Microsoft Project le ayuda a
planificar proyectos y a
colaborar con otras
personas fácilmente. Tenga
todo organizado y realice el
seguimiento de los
proyectos con el único
sistema de administración
de proyectos diseñado para
trabajar sin ningún problema
con otras aplicaciones de
Microsoft y servicios en la
nube. (Microsoft, 2014)
25
Tabla 4. Continuación
Componentes Características
Puede
Gestionar y trabajar
efectivamente en equipo.
Rastrear errores y quejas de
clientes.
Programar hitos, actividades y
entregables.
Gestionar varios proyectos a la
vez.
Distribuir recursos a un
proyecto sólo cuando es
necesario.
Mantener todos los
documentos asociados con un
proyecto en un solo lugar para
facilitar la comunicación entre
el equipo trabajando en el
proyecto.
Gestionar y decidir cuáles
riesgos tomar.
Crear presupuestos y más
para controlar los costos.
Implementar la metodología de
gestión ágil en tus proyectos.
Gestionar tus tareas diarias
con características de gestión
de tareas.
Características de Gestión de
Proyecto
Adjuntar archivos, Analizador de
riesgos/beneficios, Calendario
Diagramas Gantt interactivos
Eventos, Gestión de tareas
Hitos, Línea de base, Mapas
mentales, Método camino crítico
Plantillas de proyectos, More
Características Gestión de Tareas
Agrupar tareas por proyectos
Añadir comentarios, Añadir
contactos, Añadir tareas
recurrentes, Establecer fechas
Historia de tareas, Lista de tareas
pendientes, Priorizar tareas
Presupuesto y Gastos
Aprobar gastos, Crear
presupuestos, Facturación por
hora, Pronóstico de presupuestos,
Rastrear facturación, Seguir
consumo
Seguir costos, Seguir horas de
empleados, Seguir horas de
trabajo
Características de Colaboración
Calendarios de equipo /
Cronogramas, Crear equipos/
grupos, Opciones de privacidad,
Permisos configurables,
Plataforma para colaboración
social, Seguir tareas, Wiki
Características de Gestión de
Recursos
Asignar recursos, Asignar recursos
por habilidad, Dar/Quitar recursos,
Directorio de recursos, Pronóstico
de recursos, Recursos de
proyectos múltiples, Seguir costos,
Seguir tiempo
Informes
Importar/Exportar CSV, Reportes
de costo, Reportes de tiempo
Reportes del proyecto, Reportes
financieros, Tablero de control
Soporte
Banco de conocimientos, Blog,
Capacitación a distancia, Chat en
vivo, Correo electrónico, Demos
grabadas, Help Desk, Libros
blancos, Teléfono, Videos de
instrucción, Wiki
Rastreo de Problemas
Historia de problemas
Rastreo de errores
Notificaciones
Notificaciones personalizadas
Notificaciones por correo
electrónico
Integración
Microsoft Project
(PPM-Central, s.f.)
Herramienta Descripción
PPM Métier
Ubicación
405 Healdsburg
Avenue
2nd Floor
Healdsburg,
California 95448
Estados Unidosp
Métier's es el producto de
software premier para la
gestión de carteras de
proyectos. PPM Central ha
revolucionado la forma que
los usuarios interactúan con
las empresas de software.
Los usuarios ya no tienen que
aprender un complejo
software empresarial. Con
PPM Central el poder está en
el segundo plano. Los
usuarios buscan utilizando las
herramientas de visualización
fácilmente lo que quieren
explorar. Se proporcionan
reportes y análisis de gran
alcance que ayudan a
gestionar y optimizar la
empresa.
(Metier, s.f.)
26
Tabla 4. Continuación
Componentes Características
Puede
Gestionar y trabajar
efectivamente en equipo.
Rastrear errores y quejas de
clientes.
Programar hitos, actividades y
entregables.
Gestionar varios proyectos a la
vez.
Distribuir recursos a un proyecto
sólo cuando es necesario.
Mantener todos los documentos
asociados con un proyecto en
un solo lugar para facilitar la
comunicación entre el equipo
trabajando en el proyecto.
Implementar la metodología de
gestión ágil en tus proyectos.
Gestionar tus tareas diarias con
características de gestión de
tareas.
No Puede
Gestionar o analizar riesgos.
Crear presupuestos para
controlar los costos.
Características de Gestión de
Proyecto
Analizador de riesgos/beneficios,
Calendario, Diagramas Gantt
interactivos, Eventos, Gestión de
tareas, Hitos, Línea de base
Plantillas de proyectos,
Programación, Tareas
recurrentes, Ver varios proyectos
a la vez
Características Ágiles
Análisis tiempo de cicla, Historias
de usuario, Organizar sprints
Características Gestión de
Tareas
Historia de tareas
Lista de tareas pendientes
Características de Colaboración
Calendarios de equipo/
Cronogramas, Chat o mensajes
internos, Crear equipos/grupos
Discusiones en las tareas, Foros
Fuente RSS
Características de Gestión de
Recursos
Asignar recursos, Asignar
recursos por habilidad, Dar
/Quitar recursos, Directorio de
recursos, Seguir costos
Seguir tiempo
Informes
Reportes de tiempo, Reportes
del proyecto, Tablero de control
Soporte
Correo electrónico, Demos
grabadas, folletos, Preguntas
frecuentes, Videos de instrucción
Rastreo de Problemas
Historia de problemas
Integración
Newsletter, Microsoft Project
Integration, Microsoft Office
Microsoft Project Server, Google,
Chrome Apps
(ProjectManager-com, s.f.)
Herramienta Descripción
Project
Manager.com
Ubicación:
1840 W. Whittier
Blvd
#450
La Habra,
California 90631
Estados Unidos
Surge en el 2008 gracias a
4 personas que querían
crear una mejor herramienta
para la gestión de
proyectos. Es uno de los
proveedores de servicios de
gestión de proyectos más
rápidos en la red. Más del
70% de sus clientes tienen
su sede en EEUU, con
organizaciones como la
NASA, Naciones Unidas,
Boeing y Volvo. Funciones
principales: Gestión ágil de
proyectos, Software
colaborador, Sistema
gestión de documentos,
Rastreo de problemas,
Gestión del portafolio de
proyectos, Gestión de
recursos, Programación,
Gestión de tareas, y Gestión
de proyectos.
(projectmanager.com, s.f.)
27
Tabla 4. Continuación
Componentes Características
Puede
Gestionar y trabajar
efectivamente en equipo.
Rastrear errores y quejas de
clientes.
Programar hitos, actividades y
entregables.
Gestionar varios proyectos a la
vez.
Distribuir recursos a un proyecto
sólo cuando es necesario.
Mantener todos los documentos
asociados con un proyecto en
un solo lugar para facilitar la
comunicación entre el equipo
trabajando en el proyecto.
Gestionar y decidir cuáles
riesgos tomar.
Gestionar tus tareas diarias con
características de gestión de
tareas.
No Puede
Crear presupuestos para
controlar los costos.
Implementar la metodología de
gestión ágil en los proyectos.
Características de Gestión de
Proyecto
Adjuntar archivos, Analizador de
riesgos/beneficios, Calendario
Diagramas Gantt interactivos
Eventos, Gestión de tareas
Hitos, Plantillas de proyectos
Programación, Tareas
recurrentes, Ver varios proyectos
a la vez
Características Ágiles
Historias de usuario
Características Gestión de
Tareas
Agrupar tareas por proyectos,
Añadir comentarios, Añadir
contactos, Añadir tareas
recurrentes, Establecer fechas
Historia de tareas, Lista de
tareas pendientes, Priorizar
tareas
Presupuesto y Gastos
Crear presupuestos, Pronóstico
de presupuestos, Seguir
consumo, Seguir costos,
Seguir horas de empleados,
Seguir horas de trabajo
Características de Colaboración
Calendarios de equipo
/Cronogramas, Chat o mensajes
internos, Discusiones en las
tareas, Fuente RSS
Opciones de privacidad, Seguir
tareas, Usuarios múltiples
Características de Gestión de
Recursos
Asignar recursos, Seguir costos
Seguir tiempo
Informes
Importar/Exportar CSV, Reportes
de tiempo, Reportes del proyecto
Tablero de control
Soporte
24 horas, Auto servicio, Blog,
Correo electrónico, Formulario
de solicitud, Foros, Help Desk,
Preguntas frecuentes, Teléfono,
Videos de instrucción
Rastreo de Problemas
Rastreo de errores
Notificaciones
Notificaciones, Notificaciones por
correo electrónico, Notificaciones
por texto
(TeamworkPM, s.f.)
Herramienta Descripción
TeamworkPM
Ubicación:
North Point
House
North Point
Business Centre
Cork
Es una aplicación de
software en línea de gestión
de proyectos y equipos de
trabajo fácil de usar que
ayuda a los
administradores, al personal
y a los clientes a trabajar
juntos de forma más
productiva, en línea.
(teamwork, s.f.)
28
Tabla 4. Continuación
Fuente: elaboración del autor
Componentes Características
Puede
Gestionar y trabajar
efectivamente en equipo.
Rastrear errores y quejas de
clientes.
Programar hitos, actividades y
entregables.
Gestionar varios proyectos a la
vez.
Distribuir recursos a un proyecto
sólo cuando es necesario.
Mantener todos los documentos
asociados con un proyecto en
un solo lugar para facilitar la
comunicación entre el equipo
trabajando en el proyecto.
Gestionar y decidir cuáles
riesgos tomar.
Crear presupuestos y más para
controlar los costos.
Gestionar tus tareas diarias con
características de gestión de
tareas.
No puede
Implementar la metodología de
gestión ágil en los proyectos.
Características de Gestión de Proyecto
Adjuntar archivos, Analizador de
riesgos/beneficios, Calendario
Eventos, Gestión de tareas
Hitos, Línea de base, Plantillas de
proyectos, Prioridades del proyecto,
Programación, Recursos de proyectos
múltiples, Tareas recurrentes, Ver varios
proyectos a la vez
Características Ágiles
Gestionar product backlog, Método
scrum, Organizar sprints, Organizar
versiones de código, Rastreo defectos
Características Gestión de Tareas
Agrupar tareas por proyectos, Añadir
comentarios, Añadir contactos, Añadir
tareas recurrentes, Establecer fechas,
Historia de tareas, Lista de tareas
pendientes, Priorizar tareas
Presupuesto y Gastos
Aprobar gastos, Crear presupuestos,
Facturación por hora, Pronóstico de
presupuestos, Rastrear facturación,
Seguir consumo, Seguir costos, Seguir
horas de empleados, Seguir horas de
trabajo
Características de Colaboración
Calendarios de equipo/cronogramas,
Crear equipos/grupos, Discusiones en
las tareas, Fuente RSS, Seguir tareas,
Usuarios múltiples.
Características de Gestión de Recursos
Asignar recursos, Asignar recursos por
habilidad
Dar/Quitar recursos, Directorio de
recursos, Pronóstico de recursos,
Recursos de proyectos múltiples, Seguir
costos, Seguir tiempo
Informes
Importar/Exportar CSV, Reportes de
costo, Reportes de tiempo, Reportes del
proyecto, Reportes financieros, Tablero
de control
Soporte
Actualizaciones de sistema
Auto servicio, Banco de conocimientos,
Blog, Capacitación a distancia, Chat en
vivo, Consejos y sugerencias, Correo
electrónico, Demos grabadas, Folletos,
Formulario de solicitud. Help Desk.
Horario normal. Manual de usuario.
Rastreo de Problemas
Historia de problemas, Rastreo de
errores, Sistema de tickets
Notificaciones
Notificaciones personalizadas
Notificaciones por correo electrónico,
Notificaciones por texto
Integración
Microsoft Outlook, Powerpoint, Word
Ms Excel, Ms Outlook
(Invantive-Vision, s.f.)
Herramienta Descripción
Visión
Invantive
Ubicación:
Stephensonstraat
3B
Harderwijk, 3846
AK
Países Bajos,
Holanda
Es una solución de
software personalizable
avanzada para las
empresas y organizaciones
que adquieren y ejecutan
proyectos. Con la
planificación de proyectos
coherente y estructurada, la
asignación de empleados y
recursos, elcosto y los
informes presupuestarios,
Invantive Vision ayuda a
que los proyectos
secompleten efectivamente
dentro del presupuesto y a
tiempo. (invantive, s.f.)
29
5. METODOLOGÍA
La investigación es de tipo descriptivo porque relaciona los elementos y características
de las herramientas de gestión colaborativa en proyectos a partir de la revisión de la
literatura especializada. Para realizar la recolección de la información se hizo una
búsqueda en base de datos en páginas de Internet, con la cual se creó una base de
datos digital. Posteriormente, se diseñaron dos instrumentos para recolectar, clasificar y
analizar la información existente (herramientas usadas para proyectos con el
componente de colaboración).
El primer instrumento recolecta información tipológica sobre la gestión colaborativa
(Mahon, Groupware: Communication, Collaboration and Coordination, 1995), El segundo
instrumento recopila información sobre la Herramienta, su descripción, componentes de
gestión de proyectos y las Características más relevantes. Una vez diligenciados los
instrumentos, se procedió a redactar la monografía con el análisis de las herramientas
consultadas.
30
6. ANÁLISIS DE RESULTADOS
6.1 CRITERIOS DE IDENTIFICACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE
PROYECTOS.
Las herramientas colaborativas hacen referencia a las aplicaciones informáticas que
integran en un solo proyecto el trabajo de muchos usuarios concurrentes, conectados a
través de una red (Intranet o internet) y que permiten capturar y almacenar la
comunicación e información de una organización, coordinarla, así como recoger,
distribuir y gestionar el conocimiento de la misma. Las herramientas informáticas son
diseñadas para dar soporte y facilitar el trabajo, maximizar los recursos y minimizar la
pérdida de tiempo e información en beneficio de los objetivos de la organización
(Astigarraga & Naberan, 2007).
El software que apoya a la gestión colaborativa se puede dividir según su tipología
(Mahon, Groupware: Communication, Collaboration and Coordination, 1995) en:
Herramientas de Comunicación
Herramientas de Conferencia
Herramientas de Colaboración
La figura No. 1, muestra el trabajo colaborativo en relación al espacio y tiempo en el cual
se desarrolla.
Figura No. 1. Adaptado de CSCW (Computer Supported Cooperative Work) Matrix Jhansen. Publicada en Baecker, R.M.; Others, (1995) readings in human – Computer interaction: toward the year 2000.
31
6.1.1 HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN
Permiten el intercambio estructurado de información tales como mensajes, archivos,
datos o documentos entre personas y facilitar la comparación de información.
Pertenecen a esta tipología herramientas en los campos de conferencias sincrónicas,
conferencias asincrónicas, E-mail, Fax, correo de voz, wikis, publicación en la Web,
control de revisión. (Mahon, Groupware - Communication, Collaboration, Coordination,
1995)
6.1.2 HERRAMIENTAS DE CONFERENCIA
Facilitan la comparación de información, de forma interactiva por ejemplo la lluvia de
ideas o de votación. Foros de Internet – Foros de discusión, para este tipo de
herramientas se usan: charlas en Línea, mensajería instantánea, telefonía,
videoconferencia, conferencia de datos, uso compartido de aplicaciones, sistemas de
reunión electrónica (EMS) (Mahon, Groupware - Communication, Collaboration,
Coordination, 1995)
6.1.3 HERRAMIENTAS DE GESTIÓN COLABORATIVA O EN GRUPO
Hace referencia al complejo trabajo interdependiente hacia la obtención de una meta
compartida. Pertenecen a esta categoría calendarios electrónicos, sistemas para
administración de proyectos, pruebas en línea, sistemas de flujos de trabajo, sistemas de
gestión del conocimiento, Bookmarking Enterprise, mercados de predicción, Extranets,
sistemas de software social, hojas de cálculo en línea (Mahon, Groupware -
Communication, Collaboration, Coordination, 1995).
6.2 SÍNTESIS DE LAS CARACTERÍSTICAS RELEVANTES EN LAS
HERRAMIENTAS DE GESTIÓN COLABORATIVA PARA PROYECTOS
A manera de síntesis, se analizan nueve herramientas de proyectos que cumplen con el
criterio de gestión colaborativa de 113 encontradas para la gestión de proyectos. Para tal
fin, se seleccionaron las herramientas que cumplieran con los siguientes criterios:
Software colaborativo, Seguimiento de problemas, Cronograma, Gestión de compras,
Gestión de Recursos, Gestión Documental, Workflow system, Presentación de informes
y análisis, Gestión de presupuesto.
32
6.2.1 COMPONENTES DE GESTIÓN DE PROYECTOS
Entre los beneficios comunes de las herramientas de gestión de proyectos orientadas a la
colaboración se encontró que la gran mayoría pueden:
Gestionar y trabajar efectivamente en equipo. Rastrear errores y quejas de
clientes.
Programar hitos, actividades y entregables.
Gestionar varios proyectos a la vez. Esto es especialmente útil cuando se tiene
varios proyectos que influyen en otros.
Distribuir recursos a un proyecto sólo cuando es necesario. Esto mejora la
eficiencia y efectividad de los proyectos y ayuda a reducir el costo.
Mantener todos los documentos asociados con un proyecto en un solo lugar para
facilitar la comunicación entre el equipo trabajando en el proyecto.
Y muchas no pueden cumplir con:
Gestionar o analizar riesgos.
Crear presupuestos para controlar los costos.
Implementar la metodología de gestión ágil en tus proyectos, la cual es una
manera rápida de entregar el producto a tus clientes y aprender de las
necesidades que ellos tengan.
Gestionar tus tareas diarias utilizando características de gestión de tareas.
Solo unas cuantas cumplen con todos los ítems, siendo estas las más ponderadas en la
gestión de proyectos, entre estas herramientas están: Métier's PPM Central y Visión
Invantive
6.2.2 CARACTERÍSTICAS
Para sintetizar el listado de herramientas presentado se tuvo en cuenta características
para la gestión de proyectos las cuales están presentes en todas las herramientas pero
con diferentes instrumentos de apoyo.
Se observó que todas las herramientas poseen instrumentos para la gestión de
proyectos, integrando componentes tales como: calendarios, eventos, diagramas de
Gantt, ruta crítica, manejo de Hitos y línea base, y en la gestión de tareas se usa
considerablemente el manejo de los contactos, comentario y tareas, pero el componente
33
de características Agiles es poco manejado solo algunas herramientas poseen
seguimiento para rastros de defectos u manejo de métodos scrum tales como: AtTask,
ProjectManager.com, TeamworkPM, EPM Live. Se observó también que no todas las
herramientas tiene el componente de análisis y gestión de riesgos solo:
ProjectManager.com, TeamworkPM, Celoxis, Invantive Vision lo poseen.
Otro factor importante son las características Administrativas de las herramientas, lo cual
comprende el manejo del presupuesto y los gastos, las características de colaboración y
de gestión de recursos e informes. Para el componente de Presupuesto y Gastos, existen
herramientas muy completas como Invantive Vision, Celoxis, PPM Central Metier que
permiten aprobar gastos, crear presupuestos, facturación por horas, Rastrear facturación,
Seguir consumo, Seguir costos, Seguir horas de trabajo, Seguir horas de empleados,
Características de Colaboración en su mayoría manejan los Foros, Chat o mensajes
internos, Fuente RSS, Calendarios de equipo/Cronogramas, Conferencia web, Wiki
En cuanto a Informes, las herramientas con más relevancia son PPM Central Metier e
Invantive Vision las cuales ofrecen tableros de control, reportes de costo, reportes
financieros, reportes del proyecto, reportes de tiempo.
Algunas Características Adicionales, presentes en las herramientas, son componentes
como:
El seguimiento de problemas con rastreo de errores, historia de problemas y sistema
de tickets.
Avisos con notificaciones personalizadas, notificaciones por correo electrónico,
notificaciones por texto.
Integración con otras plataformas como Newsletter, Microsoft Project Integration,
Microsoft Office, Microsoft Project Server, Google, Chrome Apps
Soporte a través de correo electrónico, preguntas frecuentes, foros, Help Desk, banco
de conocimientos, auto servicio, capacitación a distancia.
El anexo 2 muestra una matriz de comparación entre las diferentes herramientas para la
selección de uso.
6.2.3 COSTOS
En cuanto a los costos de las herramientas se encuentran muchas de forma gratuita pero
las más completas son de carácter propietario, como las mostradas en el resultado de la
34
investigación; en la tabla No 5, se muestra algunas de las empresas que usan estas
herramientas y su costo, en algunos casos el costo está sujeto a su uso en la nube o a
una instalación local.
Tabla 5. Herramienta, empresa y costo.
Herramienta Empresas Costo - Mensual
Dólares Euros
AtTask
38 28
Celoxis
11
Clarizen 29 - 55
EPM Live
6 - 38
Microsoft Project Server
47.30 -
854
64.31-
1160
Métier
10 -
52.50
ProjectManager.com
15 -25
Teamwork PM
12 - 149
Invantive Vision
51
Fuente elaboración del autor.
35
7. CONCLUSIONES
Se generó una base de datos digital y física con literatura especializada sobre las
diversas herramientas colaborativas implementadas para la gestión de proyectos. La
revisión de la literatura y los instrumentos utilizados para la recolección, clasificación y
análisis de la información, permitieron sintetizar la información y poder seleccionar una
muestra de herramientas con el componente de colaboración y con las mejores
características en la gestión de proyectos.
Revisando la literatura seleccionada para determinar las herramientas colaborativas para
la gestión de proyectos se identificaron y analizaron la tipología de las herramientas, las
cuales permite dar soporte y facilitar el trabajo, maximizar los recursos y minimizar la
pérdida de tiempo e información en pro de mejorar los resultados de los proyectos, se
encontraron tres tipologías en las cuales se tipifican las herramientas de apoyo
informático a los proyectos Herramientas de Comunicación, Conferencia y Colaboración,
cada una con sus elementos de apoyo. Centrándose en las herramientas con la tipología
de colaboración, se encontró que la colaboración en línea y la gestión de proyectos son el
nuevo lugar de las nuevas oficinas, las empresas se crean y se ejecutan usando nada
más que una mezcla heterogénea de herramientas a través de internet, las herramientas
de gestión de proyectos permiten coordinar las tareas entre todos los miembros de tu
equipo independiente de la ubicación, a bajo costo y con una respuesta rápida.
Actualmente, existe una tendencia a la dispersión de los grupos de trabajo por lo cual las
herramientas de colaboración permiten unificar el grupo en torno a la ejecución de los
proyectos.
La gran mayoría de las empresas como testimonio expresan que una de las principales
ventajas de la utilización de estas herramientas es la ayuda a reducir los costos de los
proyectos, permitir finalizar el trabajo en el plazo planificado, asegurar la calidad del
producto final y mejorar la imagen de la empresa; cada una de las empresas en el uso de
su herramienta la articula a su negocio y mide sus beneficios dependiendo de los
componentes que use.
Se podría considera aplicar particularmente esta investigación, al sector de Latinoamérica
y específicamente a Colombia, y validar que herramientas de gestión colaborativa se han
desarrollado o son usadas por la industria y su grado de inmersión en su uso.
36
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40
ANEXO 1. Lista de Software colaborativo para gestión de proyectos
Software software
colaborativo
Seguimiento de problemas
Cronograma
Gestión de
compras
Gestión de
Recursos
Gestión Documental
Workflow system
Presentación de informes y
análisis
Gestión de presupuesto
Licencia
10,000ft Si No Si Si Si No Si Si Si Proprietary
2-plan Si No Si Si Si Si Si Si No Proprietary, Open source
5pm Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary
AceProject Si No Si Si Si Si No Si No Proprietary
Altova MetaTeam Si Si Si Si Si Si No Si No Proprietary
Anyplan Si No Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
Apache Bloodhound Si Si No No No No Si No No Apache License
Assembla Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary
AtTask Si Si Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
Basecamp Si No No No Si Si No No No Proprietary
Binfire Si No No Si Si Si Si No No Unknown
Bontq Si Si Si Si No Si No No No Unknown
BrightWork Si Si Si Si Si Si No No No Proprietary
Celoxis Si Si Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
Central Desktop Si Si No No No Si No No No Proprietary
Cerebro Si Si Si Si Si Si No Si Si Proprietary
Clarizen Si Si Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
ClickHome Si No Si Si Si Si Si Si No Proprietary
codeBeamer Si Si No No No Si No No No Proprietary
Collabtive Si No No No No Si No Si No Open source (core only)
Comindware Tracker Si Si No No No No Si Si No Proprietary
Compuware Changepoint Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary
ConceptDraw Project Si Si Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
Contactizer Si No No No Si No No No No Proprietary
Copper Project Si Si Si Si Si Si No Si Si Proprietary
Deltek Open Plan Si No Si Si Si No No Si No Proprietary
Deltek WelcomHome Si Si No Si No Si Si Si No Proprietary
Fuente: Comparison of project management software, Wikimedia Foundation, Inc.
41
Anexo1. Continuación.
Software software
colaborativo
Seguimiento de problemas
Cronograma
Gestión de
compras
Gestión de
Recursos
Gestión Documental
Workflow system
Presentación de informes y
análisis
Gestión de presupuesto
Licencia
DeskAway Si Si Si No Si Si No No No Unknown
Doolphy Si No Si Si Si Si No Si No Proprietary
dotProject Si Si No Si Si Si No Si No GPL
Easy projects Si Si Si Si Si No No Si Si Proprietary
Eclipse PPM software Si Si Si Si Si Si Si Si No Unknown
eGroupWare Si Si No Si Si Si No No No GPL
Endeavour Software Project Management
Si Si Si Si Si Si No No No GPL
enQuire Si Si Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
EPM Live Si Si Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
FastTrack Schedule Si No Si Si Si No Si Si No Proprietary
Feng Office Community Edition
Si No Si Si No Si No No No AGPL
FIT Issue Management Si Si Si Si Si Si No No No Proprietary
FogBugz Si Si Si No Si No Si Si No Proprietary
FusionForge Si Si Si Si No Si Si No No GPL
Ganttic Si No Si Si Si No No No No Proprietary
Gemini Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary
GroveSite Si Si Si Si No Si No No No Unknown
Hall.com Si No No No Si Si No No No Unknown
HP Project & Portfolio Software
Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary
Huddle Si No No No No Si No No No Proprietary
Hyperoffice Si No No No No Si No No No Proprietary
iManageProject Si No No No Si Si No No No Unknown
Invantive Vision Si Si Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
in-Step Si Si Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
InLoox Si Si Si No Si Si No Si Si Proprietary
Fuente: Comparison of project management software, Wikimedia Foundation, Inc.
42
Anexo1. Continuación
Software software
colaborativo
Seguimiento de problemas
Cronograma
Gestión de
compras
Gestión de
Recursos
Gestión Documental
Workflow system
Presentación de informes y
análisis
Gestión de presupuesto
Licencia
JIRA Si Si Si No No No Si Si No Proprietary
Journyx Si Si Si Si Si Si No No No Proprietary
Kanban Tool Si Si Si No No Si Si Si No Proprietary
Kayako helpdesk software
Si Si No No No Si No No No Proprietary
KommandCore Si No Si No No Si No No No Proprietary
Launchpad Si Si No Si No No No No No AGPL
LibrePlan Si No Si No Si No No Si No AGPL
LiquidPlanner Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary
Mavenlink Si No Si Si Si Si No No Si Proprietary
Merlin Si Si Si Si Si Si No Si Si Proprietary
Microsoft Office Project Server
Si Si Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
Microsoft SharePoint Server
Si Si Si No No Si Si No No Proprietary
Microsoft Team Foundation Server
Si Si Si No No Si Si Si No Proprietary
MindGenius Si No Si No Si No No No No Proprietary
Métier Si Si Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
NetSuite Si Si Si Si Si No Si Si Si Unknown
O3spaces Si No No No No Si No No No Proprietary
Onepoint Project Si Si Si Si Si Si No Si No Proprietary, GPL
OnTime Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary
OpenProject Si Si Si Si Si Si Si Si No GPL Oracle Primavera EPPM Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary
PHProjekt Si Si Si No No No No No No LGPL
Pivotal Tracker Si Si Si No No Si Si Si No Unknown
Planbox Si Si Si Si Si Si No No No Proprietary
Plandora Si Si Si Si Si Si No Si Si LGPL
PLANTA Project Si Si Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
Fuente: Comparison of project management software, Wikimedia Foundation, Inc.
43
Anexo1. Continuación
Software software
colaborativo
Seguimiento de problemas
Cronograma
Gestión de
compras
Gestión de
Recursos
Gestión Documental
Workflow system
Presentación de informes y
análisis
Gestión de presupuesto
Licencia
Project Team Builder Si No Si Si Si No Si Si No Proprietary
Project-Open Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary, GPL
Project.net Si Si Si Si Si Si Si Si No GPL
ProjectLink Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary
ProjectManager.com Si Si Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
Projectplace Si Si Si Si Si Si No No No Proprietary
Projecturf Si Si Si Si Si Si No No Si Proprietary
Proliance Si Si Si Si Si Si No No No Proprietary
Prolog Manager Si Si No Si No Si No No No Proprietary
QuickBase Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary
Rally Software Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary
RationalPlan Si No Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
Realisor Si No Si Si Si No No Si No Proprietary
Redmine Si Si Si Si No Si Si No No GPL
SAP Business ByDesign Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary
Severa Si Si Si Si Si Si Si Si No Unknown
Smartsheet Si Si No Si No Si No No No Proprietary
TACTIC Si Si Si Si Si Si Si Si No Eclipse Public License
TaskJuggler Si No Si No Si No No No No GPL
Teambox Si Si Si Si Si Si Si Si No AGPL;Proprietary
Teamcenter Si Si Si Si Si Si No No No Proprietary
TeamDynamixHE Si Si Si Si Si Si Si Si Si Proprietary
TeamLab Si No Si Si No Si No Si No GPL
Teamwork PM Si Si Si Si Si Si Si Si Si GLP
The Bug Genie Si Si No Si No No Si Si No Mozilla Public License
Tom's Planner Si No Si No No No No No No Proprietary
Trac Si Si No No No No Si No No (modified) BSD license
Fuente: Comparison of project management software, Wikimedia Foundation, Inc.
44
Anexo1. Continuación
Software software
colaborativo
Seguimiento de problemas
Cronograma
Gestión de
compras
Gestión de
Recursos
Gestión Documental
Workflow system
Presentación de informes y
análisis
Gestión de presupuesto
Licencia
TrackerSuite.Net Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary
Traction TeamPage Si Si Si Si No Si No Si No Proprietary
Ubidesk Si Si Si No No Si No No No Proprietary
VPMi Si Si Si Si Si No No No No Proprietary
web2project Si Si No Si Si Si No Si No GPL
WorkPLAN Enterprise Si Si Si Si Si Si Si Si No Proprietary
Wrike Si Si Si Si Si Si Si No No Proprietary
Zoho Projects Si Si Si No Si Si Si Si No Proprietary
Fuente: Comparison of project management software, Wikimedia Foundation, Inc.
45
ANEXO 2. comparativo herramientas de colaboracion en gestion de proyectos.
Fuente: Tabla comparativa de software de proyectos http://gestion-proyectos.findthebest.es/
Herramienta Microsoft Project AtTask Clarizen Celoxis ProjectManager.com PPM Central Metier TeamworkPM EPM Live Invantive Vision Valoración Experta 92% 90% 90% 95% 96% 100% 94% 92% 100%
Gestión de tareas Gestión de tareas Gestión de tareas Línea de base Línea de base Adjuntar archivos Adjuntar archivos Gestión de tareas Adjuntar archivos
Tareas recurrentes Tareas recurrentes Tareas recurrentes Calendario Calendario Línea de base Calendario Tareas recurrentes Línea de base
Programación Programación Programación Método camino crítico Eventos Calendario Eventos Programación Calendario
Calendario Calendario CalendarioRecursos de proyectos
múltiplesDiagramas Gantt interactivos Método camino crítico
Diagramas Gantt
interactivosCalendario
Recursos de proyectos
múltiples
Eventos Eventos Eventos Eventos HitosRecursos de proyectos
múltiplesHitos Eventos Eventos
Diagramas Gantt interactivos Diagramas Gantt interactivos Diagramas Gantt interactivos Diagramas Gantt interactivos Plantil las de proyectos Eventos Plantil las de proyectosDiagramas Gantt
interactivosHitos
Método camino crítico Método camino crítico Método camino crítico Hitos Tareas recurrentesDiagramas Gantt
interactivosTareas recurrentes Método camino crítico Prioridades del proyecto
Plantil las de proyectos Plantil las de proyectos Plantil las de proyectos Prioridades del proyecto Analizador de riesgos/beneficios HitosAnalizador de
riesgos/beneficiosPlantil las de proyectos Plantil las de proyectos
Hitos Hitos Hitos Plantil las de proyectos Programación Mapas mentales Programación Hitos Tareas recurrentes
Línea de base Línea de base Línea de baseAnalizador de
riesgos/beneficiosGestión de tareas Prioridades del proyecto Gestión de tareas Línea de base
Analizador de
riesgos/beneficios
Analizador de riesgos/beneficiosAnalizador de
riesgos/beneficiosProgramación Ver varios proyectos a al vez Plantil las de proyectos Ver varios proyectos a al vez
Analizador de
riesgos/beneficiosProgramación
Añadir contactos Añadir tareas recurrentes Añadir contactos Historia de tareas Añadir contactos Añadir contactos Añadir contactos
Agrupar tareas por proyectos Priorizar tareas Añadir comentarios Lista de tareas pendientes Añadir comentarios Añadir comentarios Añadir comentarios
Historia de tareas Agrupar tareas por proyectos Añadir tareas recurrentes Añadir tareas recurrentes Añadir tareas recurrentes
Lista de tareas pendientes Establecer fechasAgrupar tareas por
proyectos
Agrupar tareas por
proyectos
Agrupar tareas por
proyectos
Priorizar tareas Establecer fechas Establecer fechas Establecer fechas
Historia de tareas Priorizar tareas Priorizar tareas Priorizar tareas
Lista de tareas pendientes Historia de tareas Historia de tareas Historia de tareas
Lista de tareas pendientes Lista de tareas pendientes Lista de tareas pendientes
Añadir comentarios
Rastreo defectos
Organizar versiones de código
Análisis tiempo de cicla
Organizar sprints
Historias de usuario
Rastreo defectos
Método scrum
Organizar versiones de
código
Organizar sprints
Historias de usuarioCaracterísticas Ágiles Historias de usuario
Características Gestión de
Tareas
Características de Gestión de
Proyecto
Características Clave
46
Herramienta Microsoft Project AtTask Clarizen Celoxis ProjectManager.com PPM Central Metier TeamworkPM EPM Live Invantive Vision Valoración Experta 92% 90% 90% 95% 96% 100% 94% 92% 100%
Pronóstico de presupuestos Seguir costos Crear presupuestos Aprobar gastos Aprobar gastos Crear presupuestos Aprobar gastos
Seguir horas de trabajo Seguir horas de empleados Seguir horas de trabajo Crear presupuestos Crear presupuestos Pronóstico de presupuestos Crear presupuestos
Facturación por hora Pronóstico de presupuestos Seguir consumo Pronóstico de presupuestos
Rastrear facturación Facturación por hora Seguir costos Facturación por hora
Seguir consumo Rastrear facturación Seguir horas de trabajo Rastrear facturación
Seguir costos Seguir consumo Seguir horas de empleados Seguir consumo
Seguir horas de trabajo Seguir costos Seguir costos
Seguir horas de empleados Seguir horas de trabajo Seguir horas de trabajo
Seguir horas de empleados Seguir horas de empleados
Seguir tareas Calendarios de equipo/CronogramasCalendarios de
equipo/CronogramasForos Crear equipos/grupos Crear equipos/grupos Seguir tareas Foros Crear equipos/grupos
Fuente RSS Foros Foros Chat o mensajes internos Foros Seguir tareas Chat o mensajes internos Chat o mensajes internos Seguir tareas
Calendarios de
equipo/CronogramasChat o mensajes internos Fuente RSS Usuarios múltiples Chat o mensajes internos Opciones de privacidad Usuarios múltiples Fuente RSS Usuarios múltiples
Chat o mensajes internos Opciones de privacidad Fuente RSS Permisos configurables Opciones de privacidadCalendarios de
equipo/CronogramasOpciones de privacidad
Wiki Permisos configurables Discusiones en las tareasPlataforma para
colaboración socialFuente RSS Conferencia web Permisos configurables
Fuente RSSCalendarios de
equipo/Cronogramas
Calendarios de
equipo/CronogramasDiscusiones en las tareas Wiki Fuente RSS
Calendarios de
equipo/CronogramasWiki
Calendarios de
equipo/CronogramasDiscusiones en las tareas
Calendarios de
equipo/Cronogramas
Asignar recursos por habilidad Asignar recursos por habilidad Asignar recursos por habilidadAsignar recursos por
habilidadAsignar recursos por habilidad
Asignar recursos por
habilidadSeguir tiempo
Asignar recursos por
habilidad
Asignar recursos por
habilidad
Seguir tiempo Seguir tiempo Seguir tiempo Seguir tiempo Asignar recursos Asignar recursos Seguir costos Seguir tiempo Asignar recursos
Seguir costos Dar/Quitar recursos Dar/Quitar recursos Dar/Quitar recursos Dar/Quitar recursos Dar/Quitar recursos Asignar recursos Dar/Quitar recursos Dar/Quitar recursos
Asignar recursos Seguir costos Seguir costos Seguir costos Directorio de recursosRecursos de proyectos
múltiplesSeguir costos
Recursos de proyectos
múltiples
Asignar recursos Asignar recursos Asignar recursos Seguir tiempo Pronóstico de recursos Asignar recursos Pronóstico de recursos
Seguir costos Directorio de recursos Directorio de recursos
Seguir tiempo Seguir tiempo
Seguir costos Seguir costos
Tablero de control Tablero de control Tablero de control Tablero de control Tablero de control Tablero de control Tablero de control Tablero de control Tablero de control
Reportes del proyecto Reportes financieros Reportes financieros Reportes financieros Reportes del proyecto Reportes de costo Importar/Exportar CSV Reportes del proyecto Reportes de costo
Reportes de tiempo Reportes de tiempo Importar/Exportar CSV Reportes de tiempo Reportes financieros Reportes del proyecto Reportes financieros
Reportes del proyecto Importar/Exportar CSV Reportes de tiempo Importar/Exportar CSV
Reportes de tiempo Reportes del proyecto Reportes del proyecto
Reportes de tiempo Reportes de tiempo
Características Administrativas
Presupuesto y Gastos – Seguir costos
Características de Colaboración
Informes
Características de Gestión de
Recursos
Anexo2. Continuación
Fuente: Tabla comparativa de software de proyectos http://gestion-proyectos.findthebest.es/
47
Anexo2. Continuación
Fuente: Tabla comparativa de software de proyectos http://gestion-proyectos.findthebest.es/
Herramienta Microsoft Project AtTask Clarizen Celoxis ProjectManager.com PPM Central Metier TeamworkPM EPM Live Invantive Vision Valoración Experta 92% 90% 90% 95% 96% 100% 94% 92% 100%
Rastreo de errores Rastreo de errores Rastreo de errores
Historia de problemas Historia de problemas Historia de problemas
Sistema de tickets Sistema de tickets
Notificaciones por correo
electrónico
Notificaciones por correo
electrónico
Notificaciones
personalizadas
Notificaciones por correo
electrónico
Notificaciones
personalizadas
Notificaciones NotificacionesNotificaciones por correo
electrónicoNotificaciones
Notificaciones por correo
electrónico
Notificaciones Notificaciones por texto Notificaciones
Notificaciones por texto
BoxSalesforce.com Intacct Intuit
QuickbooksAPI Newsletter Microsoft Outlook Microsoft Outlook
DropBox Google Drive Subversion Microsoft Project Integration Excel Microsoft Powerpoint
Google Docs iCal iCal Microsoft Office Access Microsoft Word
Google Drive Box Email Microsoft Project Server Ms Excel
Exacttarget Jira Ldap Integration Google Ms Outlook
Salesforce.com API Microsoft Project Chrome Apps
Jira Microsoft Outlook
Oracle Ms Excel
SAP Ms Outlook
RSS Feeds
Calender
Correo electrónico Blog Correo electrónico Blog
Preguntas frecuentes Folletos Videos de instrucción Correo electrónico
Foros Correo electrónico Auto servicio Preguntas frecuentes
Help Desk Preguntas frecuentes Teléfono Foros
Banco de conocimientos Foros Webinars Videos de instrucción
Auto servicio Banco de conocimientos Teléfono
Capacitación a distancia Teléfono
Características Adicionales
Soporte
Rastreo de errores Rastreo de errores
Notificaciones Notificaciones Notificaciones Notificaciones Notificaciones
Rastreo de Problemas Rastreo de errores Rastreo de errores Historia de problemas
Integración Microsoft Project