Prepared by:

Assoc. Prof. Dr Bahaman Abu Samah Department of Professional Development and Continuing Education

Faculty of Educational Studies

Universiti Putra Malaysia

Serdang

Helaian Eletronik

Pengenalan ► MS Excel adalah satu aplikasi lembaran kerja

elektronik terdiri daripada baris dan lajur (column)

► Digunakan untuk membuat:

− analisis

− pengiraan

− perancangan

− unjuran

► Penggunaan FORMULA membolehkan pengiraan

secara otomatik dengan cepat dan tepat

► Perisian lain:

– Lotus 123

– StarOffice Calc

– Corel Quantro Pro

Istilah Penting Cell

− Kotak di persilangan setiap baris dan lajur

− Tempat dimasukkan data

Worksheet

− Helaian lembaran kerja yang terdiri daripada baris

dan lajur

Workbook

− Setiap fail/dokumen Excel dipanggil workbook

− Terdiri daripada beberapa worksheet

Formula

− Melibatkan operasi aritmetik seperti: +, -, *, dan /

Fill Handle

− The small black square in the lower-right corner of

the selection.

– When you point to the fill handle, the pointer

changes to a black cross

Windows Excel Menu bar Tool bar

Column

header

Row header

Cell

Name box

Worksheet tab

Insert Function

Jenis Data Secara umumnya terdapat tiga jenis data dalam

Excel:

1. Nombor

2. Teks atau label

3. Formula

Catatan:

Perhatikan penjajaran

teks bagi setiap jenis

data

Topik: ► Fill Series

► Formula

− IF

− VLOOKUP

► Salin Formula, tanda $

► COUNTIF

► Analisis Statistik

Jumlah, Min, Sisihan piawai, Minimum dan

Maksimum

► Carta

Worksheet Contoh

Fill Series

− Fungsi ini digunakan untuk menghasilkan nombor

secara otomatik

− Cara:

1. Klik pada sel yang telah ditaipkan angka “1”

2. Klik Menu Edit |

Fill | Series …

3. Pada kotak dialog

Series, klik option

Column dan

taipkan stop value

“15”. Tekan OK

4. Hasilnya …

Formula

Mengira JUMLAH

► Anda perlu menyediakan formula yang

sesuai berdasarkan skima tertentu

► Data Contoh

Skima penilaian:

− Tugas 1 10%

− Tugas 2 30%

− Ujian 1 30%

− Ujian 2 30%

1. Klik pada sel H6, taip tanda =

2. Klik D6 + E6 * 3 + F6 * .3 + G6 * .3

Tekan kekunci ENTER

3. Hasilnya …

Cara:

Anda boleh menggunakan dua kaedah berikut:

1. IF statement

Terhad kepada maksimum lapan (8) IF

statement

2. VLOOKUP

Assign LETTER GRADE

IF Statement Untuk assign letter grade berdasarkan JUMLAH

markah

Cara:

1. Klik sel I6 dan taip tanda =

2. Taipkan arahan berikut:

2. Hasilnya …

=IF(H6>=80,"A",IF(H6>=75,"A-”,IF(H6>=70,"B+",

IF(H6>=65,"B",IF(H6>=60,"B-",IF(H6>=55,"C+",

IF(H6>=50,"C",IF(H6>=45,"C-”,"F"))))))))

VLOOKUP − Untuk assign letter grade berdasarkan JUMLAH

markah

− Mengenali fungsi Vlookup. Sila rujuk kotak dialog

dan skema gred di bawah:

=VLOOKUP(H6,K7:L17,2)

Cara:

1. Klik sel I6 dan taipkan

arahan berikut |

tekan kekunci

ENTER:

2. Hasilnya …

Ranking − Anda boleh berikan rank kepada suatu set nilai

− Arahan untuk ranking =RANK(H6,H6:H20,1)

– Nilai terakhir akan menentukan susunan rank

:: Descending = 0 atau omit

:: Ascending = non zero value

Salin Formula − Apabila anda telah menyediakan formula untuk

satu sel, anda hanya perlu menyalin (copy)

formula tersebut ke sel lain

− Cara:

1. Klik pada sel formula (perhatikan fill handle di

penjuru bawah-kanan)

2. Klik pada fill handle

tarik (drag) ke bawah

sehingga sel terakhir

3. Hasilnya ….

Simbol $ ► Sekiranya formula melibatkan julat nilai dalam

worksheet, anda perlu gunakan simbol $ untuk

mengekalkan (fix) julat sebelum menyalin

► Contoh, dalam formula VLOOKUP, julat markah

dan gred digunakan. Julat ini perlu dikekalkan.

=VLOOKUP(H6,$K$7:$L$17,2)

COUNTIF Anda boleh mengira bilangan pelajar mengikut gred

yang diperolehi

Cara:

1. Klik sel C26, taipkan: =countif(

2. Klik dan drag sel I6 : I20

3. Kembali ke sel C26,

lengkapkan formula,

taipkan: ,”A”), ENTER

4. Hasilnya …

Seterusnya anda boleh salin formula ini untuk gred

lain. Masukkan tanda $ dalam julat dan tukar gred

IF dan AND Anda boleh menggunakan kenyataan IF dan AND

untuk memberi satu label/nilai baru berdasarkan dua

kriteria. Contoh:

Cara:

Klik sel K19, taipkan:

=IF(H19=0,"",IF(AND(K8="Amaran",J19>=1),

"Percubaan",IF(J19>=24,"GB",IF(J19>=12,

"Percubaan",IF(J19>=1,"Amaran","Baik")))))

Analisis Statistik ► Anda boleh juga guna Exel untuk analisis

statistik. Walau bagaimanapun untuk analisis

kompleks, lebih baik gunakan perisian SPSS

► Dalam sesi ini anda akan belajar bagaimana

untuk mendapatkan nilai statistik berikut untuk

jumlah markah:

− Jumlah

− Peratus

− Min

− Sisihan piawai

− Minimum

− Maksimum

Jumlah Cara:

1. Klik sel C37, klik butang AUTOSUM

2. Anda akan lihat sel C26:C36

dipilih. Tekan ENTER

3. Hasilnya …

Peratus Cara:

1. Klik sel D26

2. Taipkan: =C26/C37*100.

Tekan ENTER

3. Hasilnya …

Seterusnya, salinkan

formula ini untuk sel

D27 hingga D36

Min Cara:

1. Klik sel C41, klik butang fx

2. Pada kotak dialog Insert Function, pilih option

AVERAGE | OK

3. Kotak dialog berikut akan dipaparkan

4. Klik dan drag sel H6:

H20

5. Julat sel yang

dipilih dimasukkan

dalam kotak

Number1 | OK

6. Hasilnya …

Sisihan Piawai Cara:

1. Klik sel C41, klik butang fx

2. Pada kotak dialog Insert Function, pilih option

STDEV | OK

3. Kotak dialog berikut akan dipaparkan

4. Klik dan drag sel H6:

H20

5. Julat sel yang

dipilih dimasukkan

dalam kotak

Number1 | OK

6. Hasilnya …

Minimum Cara:

1. Klik sel C43, taipkan =MIN(H6:H20). Tekan

kekunci ENTER

2. Hasilnya …

Maksimum

Cara:

1. Klik sel C44, taipkan =MAX(H6:H20). Tekan

kekunci ENTER

2. Hasilnya …

Carta ► Excel menyediakan pelbagai jenis carta

► Antara jenis carta yang boleh

disediakan:

− Column

− Bar

− Line

− Pie

− XY Scatter

− Area

Anda akan menyediakan carta frekuensi pelajar

mengikut gred

Cara:

1. Klik butang Chart Wizard

2. Pada kotak dialog CW,

pilih jenis carta | NEXT

3. Pada kotak dialog

berikut, anda perlu

nyatakan julat sel

4. Klik dan drag julat sel

5. Julat sel akan

dimasukkan dalam

kotak data range

5. Julat sel akan

dimasukkan dalam

kotak data range | Next

6. Klik Tab Legend, klik

pada option Show legend

(utk. buang legend)

7. Klik Tab Data Labels,

klik pada option

Value | Next

8. Klik option di mana

anda hendak letak

carta | Finish

9. Hasilnya …

Define Name ► Define name to a data range

Cara:

− Highlight satu sel dan tekan Ctrl A untuk blok

data range

− Klik Formulas | Define Names | Define Name

− Pada kotak dialog:

− Taip nama pada kotak nama

− Klik OK

Drop-Down List ► To make data entry easier, or to limit entries to

certain items that you define

Cara:

− Highlight satu sel

− Klik Data | Data Tools | Data Validation

− Pada kotak dialog:

− Pilih LIST pada Allow option

− Taip source pada kotak source

− Klik OK

Form untuk Masuk Data ► Cara mudah untuk masukkan data

Terhad kepada maksimum 32 medan

Cara:

− Klik pada satu sel

− Klik ikon Form pada Quick Access Toolbar

Random Number ► Menghasilkan nombor secara rawak

Terhad kepada maksimum 32 medan

Cara:

− Klik pada satu sel

− Taip =Randbetween(Bottom, Top)