HAROL MAURICIO RODRÍGUEZ PEREIRA...Chaparral, 04 de diciembre de 2019 Señor HAROL MAURICIO...

EMPRESA DE SERVICIOS

PUBLCIOS EMPOCHAPARRAL

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MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

MECI

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

Código: _____________

Versión: _____________

Fecha: _____________

FECHA: Noviembre de 2019

Hora de Inicio:

Hora de finalización: DIRECCIÓN FINANCIERA Y COMERCIAL –

Proceso de Cartera

TEMA: INFORME DE AUTIDORIA PROGRAMADA AL ÁREA COMERCIAL PROCESO DE CARTERA DE LA EMPRERSA DE SERVICIOS

PÚBLICOS DE CHAPARRAL EMPOCHAPARRAL E.S.P.

Chaparral, 04 de diciembre de 2019 Señor HAROL MAURICIO RODRÍGUEZ PEREIRA Director Comercial y Financiero Empresa de Servicios de Chaparral Chaparral Tolima

Asunto: Informe final de Auditoría al proceso de Cartera Respetado señor Rodríguez: En cumplimiento del Plan Anual de Auditorías para la vigencia del año 2019, comedidamente me permito hacer entrega del Informe de Auditoría Interna final practicado a la Dirección Financiera – Proceso de Cartera. En el informe de Auditoría se realizaron algunas observaciones, las cuales fueron revisadas por Usted, para que presentara controversia si había lugar a ellas, en donde manifestó tres; que corresponde a la observación No. 1 que hace referencia a la sugerencia de crear la oficina de cobro coactivo. En este Sentido la aclaración no es válida y se toma como no aceptada quedando en firme, toda vez que esta oficina lo que recomienda es que el Director como dueño del proceso debe sugerir a la Gerencia la necesidad de llevar el proceso de acuerdo a la normativa vigente en materia de cobro coactivo. La segunda corresponde a la observación que refiere la organización de cada usuario en expediente individual dando cumplimiento a la ley 594 de 2000 Ley de archivo, esta observación se relaciona con la anterior, adicionalmente hace parte de la quinta dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión; es decir que la Administración deberá dar cumplimiento a lo normado, por lo tanto la observación quedará en firme. La tercera controversia se presenta en la depuración de cartera, en este sentido la Oficina de Control Interno, concuerda con el Director comercial, donde manifiesta que para cada caso se debe hacer un análisis y tomar decisiones al respecto. Esta observación se realiza para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 355 de la Ley

1819 de 2016, artículo 59 de la Ley 1739 de 2014, modificado por el artículo 261 de la Ley 1753 de 2015. Este proceso es de estricto cumplimiento y es verificado por las Contralorías Departamentales.



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Las demás observaciones quedaron conforme se planteó inicialmente por parte de esta oficina. La Dirección Financiera y Comercial, contará con diez (10) días calendario, para el respectivo plan de mejoramiento que deberá ser presentado a la oficina de Control Interno, la cual será la encargada de realizar el respectivo seguimiento a los planteamientos informados por la parte auditada. Por correo electrónico se enviará el formato de plan de Mejoramiento. Este informe será enviado vía correo institucional a los Integrantes del Comité Coordinación del sistema de Control Interno como ente veedor del proceso de Auditoría, e igualmente será publicado en la página web como lo requieren los Entes de Control. Atentamente, MARISOL FORERO BOCANEGRA Jefe Oficina de Control Interno



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Para dar cumplimiento a lo reglamentado por la Ley 87 de 1993, Decreto 943 de 2014, Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción y de Atención al ciudadano, y al Plan General de auditorías para la vigencia de 2019, se procede a dar informe final de la Auditoría realizada al proceso de Cartera de la Empresa de Servicios Públicos de Chaparral “Empochaparral” E.S.P., en los siguientes términos: La Profesional de Control Interno, informó al Director Financiero y Comercial y a la Auxiliar de Facturación de la Auditoría que se practicaría al proceso de cartera durante de los meses de julio, julio, agosto y septiembre de la presente vigencia. De igual forma, se resalta el compromiso y la disposición de los para realizar la Auditoría del área.

Cabe mencionar que la Auditoría tomó más del tiempo planeado, toda vez que además se desarrollaron otras actividades por parte de la Oficina de Control Interno, lo que dificultó tener una dedicación exclusiva para el proceso en mención. En la reunión de apertura se informó el objeto de la auditoría y la metodología que se iba a emplear, así mismo los canales de comunicación que se tendrían en cuenta, también y se recordó que la auditoría está contemplada en el plan anual de Auditoría para la vigencia 2019. Para iniciar, se solicitó a la Auxiliar de facturación listados de la cartera vigente con corte mensual, vía correo electrónico de la cartera de cada uno de los meses mencionados anteriormente, después de esto se solicitó la carpeta de las acciones tomadas por parte de la oficina y se realizó visitas selectivas a algunos casos reportados verificando que lo que estaba en el papel correspondiera con la realidad de la situación, dando como resultado que de estos casos visitados se acercaron a la oficina a cancelar o hacer acuerdos de pago. También se verificación de los documentos y soportes que reposaban en el archivo de la dependencia, en cuanto al cobro coactivo se refiere, dejando recomendaciones precisas de este tema, al Director de la Oficina.



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A continuación se relaciona un breve informe de la cartera a 30 de septiembre de 2019 de la Empresa de Servicios Públicos de Chaparra y las observaciones encontradas dentro de la Auditoría las cuales se llevaran a un plan de mejoramiento, que como se dijo anteriormente hacen parte de la mejora del proceso de Cartera mostrando saldos contables reales de la entidad.

MESES VALORES USUARIOS JUNIO 301.528.663$ 430 PERSONAS

JULIO 309.498.600$ 446 PERSONAS

AGOSTO 308.348.297$ 449 PERSONAS

SEPTIEMBRE 312.775.900$ 382 PERSONAS

VALOR DE CARTERA POR MESES Y USUARIOS

Tabla No. 1. Fuente Oficina de Control Interno

Al revisar se observa que la cartera manejó un promedio de Trescientos ocho millones treinta y siete mil ochocientos sesenta y cinco pesos mcte ($308.037.865), indicando que el promedio en valores se sostiene. En el mes de agosto aumentó el número de personas pero no incrementó el valor, como se mencionó anteriormente las estrategias de recuperación, dieron un buen resultado.

En la siguiente tabla se observa el comportamiento de la cartera de acuerdo a las edades, donde el mayor número de usuarios con morosidad se presentan en la cartera que va desde los 13 meses a los 60, es decir hasta los cinco años. Se puede observar que en el mes de julio alcanzó el valor más alto con un valor de ciento treinta y cuatro millones trecientos treinta y ocho mil cuatrocientos pesos mcte ($134.338.400), representando el 43% de la cartera que para el mes de julio ascendió a $309.498.600.

En el mes de septiembre la cartera del rango de 7 a los 12 meses presentó un incremento de diez y siete millones ochocientos ochenta y cinco mil trescientos cincuenta pesos mcte ($17.885.350), en razón que la cárcel municipal no había realizado el respectivo pago. Este pago fue consignado en el mes de octubre, por lo tanto no se observa en este periodo.



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MESES DE 0 A 3 MESES USUARIOS DE 4 A 6 MESES USUARIOS DE 7 A 12 MESES USUARIOS DE 13 A 60 MESES USUARIOS DE 61 A 244 MESES USUARIOS

JUNIO 5.095.000$ 86 25.439.600$ 80 18.182.263$ 73 133.482.650$ 145 119.329.150$ 46

JULIO 16.642.500$ 116 25.025.200$ 86 16.548.950$ 56 134.338.400$ 144 116.943.550$ 44

AGOSTO 20.154.591$ 137 25.409.850$ 57 18.348.376$ 77 118.307.980$ 135 126.127.500$ 43

SEPTIEMBRE 7.305.500$ 75 19.850.050$ 63 37.735.400$ 61 110.501.550$ 139 137.383.400$ 44

CARTERA POR EDADES

Tabla No. 2: Fuente Oficina de Control Interno

VISITAS DE VERIFICACIÓN

CODIGO NOMBRE DEL

USUARIO DIRECCIÓN OBSERVACIÓN REGISTRO FOTOGRÁFICO

15Ros Elvira Lasso

Romero

M03 Lc Cra 15

Beltrán

Se verificó el corte del servicio y se

encuentra suspendido del tubo

madre, el predio aparentemente no

está habitado por nadie, al mes de

agosto tenía una deuda de $583.450 y

68 meses, es decir 5 años con 6

meses. Después de la visita

reaalziada, por Control Interno, la

Usuaria se acercó a reaalziar un

acuerdo de pago. Sacando al usuario

de cartera de mas de cinco años.

5645 Abel Vera Cra 15 M2 Barrio

Beltrán

Se realizó visita de verificación donde

se comprobó que el servicio de agua

está cortado del tubo madre, se

dialogó con el usuario y se invitó a

realizar un acuerdo de pago para

obtener nuevamente el servicio de

acueducto en la vivienda. Al mes de

septiembre posee una deuda de

$543,700 con treinta y cuatro (34)

meses. Se debe proceder con el

cobro coactivo sobre este usuario.



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CODIGO NOMBRE DEL


8415

María del

Carmen

González

Edén Agrado

El predio se encuentra

aparentemente desocupado, con una

deuda de un millón cuatrocientos

ochenta y cuatro mil cuatrocientos

cincuenta pesos mcte $1,484,450 y

con noventa y nueve (99) meses en

mora. De acuerdo con los lectores el

predio se encuentra desocupado

aproximadamente unos cinco (5)

años.

7461 Martín Maluche Edén Ojo de Agua

Se visitó el predio del usuario y se

verificó el estado del servicio de

acueducto y no se encontró que

estuviera conectado a alguna red. Se

invitó a que se acercara a la Empresa a

firmar y cumplir algún acuerdo de

pagado para restablecer el servicio,

pero el usuario no mostró ningún

interés por la reconexión del servicio.

A 30 de septiembre del presente año

presenta una mora de ocho (9) años y

una deuda de dos millones dos mil

trescientos pesos mcte ($2,48,700), se

puede contemplar la posibilidad de

castigar la cartera después de haber

hecho el respectivo proceso de

castigo.



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CODIGO NOMBRE DEL


9247Sandra Milena

Galvis Ramos

Calle 9 No. 14-35

Barrio Las Brisas

Se visitó la vivienda de la usuaria

pero en el momento no se encontró

se charló con la hija, la cual indicó que

ellas no contaban con el servicio de

acueducto. Se verificó y el servicio se

encuentra cortado con hidrotapon.

Presenta una mora de treinta y nueve

(41) meses y un deuda de dos

millones ciento cincuenta mil

seiscientos cincuenta pesos mcte

($2.150,650) al 30 de septiembre de

2019.

2885Alfonso Olaya

Pinzón

Cra 14 No. 5-19

Barrio Pueblo

Nuevo

Se encuentra suspendido el servicio

del tubo madre, cuando se visitó el

predio no hubo nadie que atendiera

la visita, presenta una mora de 44

meses y una deuda de un millón

ochocientos veintinueve mil

setecientos cincuenta pesos mcte

($1,829,750),



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OBSERVACIONES

OBSERVACIÓN No. 1 CONDICIÓN El área financiera quien es la encargada de llevar a cabo el proceso de cartera, no cuenta con la oficina o con las personas dedicadas exclusivamente al cobro coactivo. Esto impide que los cobros tengan todo el proceso de cobro coactivo hasta llegar al embargo de bienes por parte de la Empresa. Es de resalta que la Dirección Comercial, ha realizados grandes esfuerzo para reducir esta cartera, entre las acciones adelantadas se realiza un cobro persuasivo y posteriormente el corte del servicio a través del tubo madre. ACCIÓN DE MEJORA: Se sugiere que la oficina contrate personal única y exclusivamente para el manejo del cobro coactivo y en especial un abogado para que maneje la parte jurídica esencial para que los procesos no se caigan por falencias en la parte jurídica. Así mismo una persona que trabaje de la mano con los fontaneros en las visitas persuasivas, pues esta labor es realizada de manera intermitente por el Director Financiero impidiendo tener una continuidad de los casos y tampoco no cumpliendo con los términos para ejecutar el proceso de manera adecuada. OBSERVACIÓN No. 2 CONDICIÓN La Dirección Financiera no cuenta con expediente de los usuarios en mora, que al corte de la auditoria septiembre 30 de 2019, se encontraba en 382 usuarios. De acuerdo con la Ley 1066/06, cada moroso debe contar con su expediente, donde estén clara las actuaciones que la Administración ha adelantado para lograr la recuperación de saldos adeudados. Esto con el fin de medir la trazabilidad de la información, y lo



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más importante el cumplimiento de términos. Recordemos que de estos términos dependen que los procesos no pierdan validez a la hora de realizar nuestros cobros. ACCIÓN DE MEJORA: Esta acción de mejora está ligada a la anterior, se sugiere abrir expediente por cada usuario que debe contener la información del usuario como las acciones, acuerdos y mandamientos de pago que la entidad haya adelantado, frente a los valores adeudados. OBSERVACIÓN No. 3 CONDICIÓN Al momento de la auditoría se encontró 44 usurarios con una cartera de $137.383.400, personas que no ha mostrado ninguna voluntad de pago. De acuerdo con la Ley 1819/16 en su artículo 355 donde menciona “Las entidades territoriales deberán adelantar el proceso de depuración contable a que se refiere el artículo 59 de la Ley 1739 de 2014, modificado por el artículo 261 de la Ley 1753 de 2015. El término para adelantar dicho proceso será de dos (2) años contados a partir de la vigencia de la presente ley. El cumplimiento de esta obligación deberá ser verificado por las contralorías territoriales”. En este sentido la Entidad debe de empezar a depurar la cartera de la entidad, realizando las acciones pertinentes para dejar los saldos de este rubro de manera real y que la contabilidad, refleje saldos ajustados a la realidad. ACCIÓN DE MEJORA: La oficina de Control Interno sugiere, se empiece a realizar este proceso de depuración y sean llevados ante el comité de saneamiento contable, previo cumplimiento del proceso para poder depurar el rubro de clientes en la contabilidad de la empresa.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1739_2014_pr001.html#59

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1739_2014.html#Inicio

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1753_2015_pr005.html#261

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1753_2015.html#Inicio



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OBSERVACIÓN No. 4 CONDICIÓN De acuerdo con la aplicación de la NIIF (Norma Internacional de Información Financiera) Al revisar el módulo de facturación GCI, se observa que aún no se ha implementado el cálculo de deterioro de cartera, este es la pérdida del valor de la cartera por el no pago de la misma. El deterioro de cartera se rige por la normatividad de la NIC 39, Sección 11, NIIF 9. Al revisar los estados Financieros, el deterioro se calculó en una sola oportunidad al cierre del ejercicio Contable y en valores globales, situación que debe ser modificada y calcular de manera individual, usurario por usuario, tal como la normatividad lo requiere.

RECOMENDACIONES

Se recomienda realizar una validación y/o actualización de las políticas, actividades establecidas en la normatividad interna para el proceso de Cartera, a fin de ajustarlos a la operatividad actual de la empresa

Se recomienda que la dependencia cuente con un manual de procesos y procedimientos, toda vez que no se cuenta con los manuales, haciendo débil el proceso de cobro coactivo

se recomienda fortalecer las estrategias comerciales tanto para la recuperación de cartera

Se recomienda que se unifique el sistema de información (software) con el ánimo de evitar manejos de información de manera manual o cambio de plataformas que presenten riesgos en el manejo de información

Se recomienda verificar los riesgos descritos en la matriz de riesgo diseñados por la dependencia, identificando si las observaciones encontradas en la auditoría, fueron tomadas en cuenta dentro de la matriz.



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CONCLUSIÓN DE AUDITORÍA

De la evaluación realizada al proceso de Cartera, se puede concluir que el

proceso se está realizando de acuerdo a los recursos con los que cuenta la

oficina, no obstante no se está llevando el cobro coactivo de cuerdo a los

normado, en este sentido se recomienda fortalecer este proceso para que la

oficina muestre los resultados esperados para el cumplimiento de los objetivos

misionales.

Así mismo se debe fortalecer el tema de riesgos e indicadores en el proceso con

el fin contar con mecanismos de medición y seguimiento eficientes en pro del

Mejoramiento Continuo de proceso y el logro de los objetivos tanto internos como

estratégicos de la organización al ser un proceso misional.

Se sugiere el control en materia de manejo de información y publicidad conforme

lo estipula la normatividad vigente para el tema.

SOLICITUD EXPRESA DEL PROCESO AUDITOR.

Realizar y aplicar las recomendaciones planteadas en el presente informe para mejorar el proceso de cartera. Finalmente, se informa a la Dirección Financiera y Comercial, que cuenta con 10 días calendario a partir del recibo del presente informe, hacer llegar el Plan de Mejoramiento de las observaciones encontradas, en el formato que se hará llegar vía correo institucional.

MARISOL FORERO BOCANEGRA Jefe de Control Interno Copia: Arq. Diana Marcela Caicedo Ramírez – Gerente Copia: vía Correo Institucional para el Comité Coordinación del sistema de Control Interno

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