Handleiding Communicatieplan -...
24
versie 18/09/2014 Deze handleiding werd opgesteld door POM West-Vlaanderen & Provincie West-Vlaanderen en mag enkel voor de vooropgestelde doeleinden binnen het project worden gebruikt Handleiding Communicatieplan ter ondersteuning aangeboden door POM West-Vlaanderen en Provincie West-Vlaanderen
Transcript of Handleiding Communicatieplan -...
versie 18/09/2014
Deze handleiding werd opgesteld door POM West-Vlaanderen & Provincie West-Vlaanderen en mag enkel voor de
vooropgestelde doeleinden binnen het project worden gebruikt
Handleiding
Communicatieplan ter ondersteuning aangeboden door POM West-Vlaanderen en
Provincie West-Vlaanderen
2
Inhoud
Inleiding .................................................................................................................................................................................... 3
Communicatieplan ............................................................................................................................................................... 4
Stap 1 – Doelgroepenanalyse ...................................................................................................................................... 4
Stap 2 – Communicatiedoelstellingen ..................................................................................................................... 4
Stap 3 – Boodschap ......................................................................................................................................................... 4
Stap 4 – Middelen ............................................................................................................................................................. 5
Stap 5 – Planning en organisatie ................................................................................................................................ 6
Stap 6 – Budget ................................................................................................................................................................. 7
Stap 7 – Evaluatie ............................................................................................................................................................. 8
Voorbeeld communicatieplan – Economische Kaart Gemeente ........................................................................ 9
Stap 1 – Doelgroepenanalyse ...................................................................................................................................... 9
Stap 2 – Communicatiedoelstellingen .................................................................................................................. 10
Stap 3 – Boodschap ...................................................................................................................................................... 11
Stap 4 – Middelen .......................................................................................................................................................... 12
Stap 5 – Planning en organisatie ............................................................................................................................ 13
Stap 6 – Budget .............................................................................................................................................................. 15
Stap 7 – Evaluatie .......................................................................................................................................................... 16
Bijlage 1 – Voorbeelden van acties naar bedrijven .............................................................................................. 17
Bijlage 2 – Voorbeelden van acties naar de burger.............................................................................................. 20
Bijlage 3 – Sjablonen ......................................................................................................................................................... 23
Bijlage 4 – Contactpersonen .......................................................................................................................................... 24
3
Inleiding
Deze handleiding is een praktisch plan in 7 stappen die u kan helpen bij het opstellen van een
communicatieplan voor Economische Kaart.
Stap 1 – Doelgroepenanalyse
Stap 2 – Communicatiedoelstellingen
Stap 3 – Boodschap
Stap 4 – Middelen
Stap 5 – Planning en organisatie
Stap 6 – Budget
Stap 7 – Evaluatie
Verder in deze handleiding vindt u een uitgewerkt voorbeeld van een communicatieplan voor
Economische Kaart.
In bijlage vindt u voorbeelden van acties naar burgers en bedrijven die gemeenten in het kader van het
project Economische Kaart hebben opgezet en verschillende sjablonen die u kan gebruiken om een
communicatieplan uit te werken.
4
Communicatieplan
Stap 1 – Doelgroepenanalyse
Stel bij een doelgroepenanalyse de volgende vragen:
Wie zijn de doelgroepen? Welke personen wenst u te informeren, motiveren, sensibiliseren…?
Wat zijn relevante eigenschappen van iedere doelgroep? (leeftijd, opleidingsniveau, functie,
etc.)
Hoe kunt u de doelgroepen bereiken?
Zijn de doelgroepen bekend met u (en uw organisatie)?
Wat verwacht u van iedere doelgroep? (op de hoogte zijn, begrijpen, overtuigd zijn van de
meerwaarde, meewerken, anderen overtuigen…)
OPM: Hoe meer u van iemand verwacht, hoe intensiever en interactiever de communicatie moet zijn.
Stap 2 – Communicatiedoelstellingen
De basis van een geslaagde communicatie is een duidelijk antwoord op de vraag: ‘Wat willen we met de
communicatie bereiken?’. Zo niet dreigt communiceren zinloos te worden.
Formuleer communicatiedoelstellingen altijd in termen van een verandering van kennis, houding en
gedrag en maak ze ook SMART:
Specifiek: duidelijk afgebakend;
Meetbaar: achteraf na te gaan of ze bereikt zijn, dankzij indicatoren die u vooraf bepaalt;
Aanvaardbaar: correct;
Realistisch: rekening houdend met de bestaande beperkingen;
Tijdgebonden: het eindmoment is bepaald.
Bv.: ‘Op 1 april 2014 is het aantal unieke bezoekers op de website met 20% toegenomen ten opzichte
van 1 april 2013.’
Stap 3 – Boodschap
Bij de kernboodschap gaat het er om de essentie van de communicatie-inhoud te formuleren. Geef in
een aantal trefwoorden aan welke informatie de doelgroep moet krijgen om de communicatie-
doelstelling te bereiken. Werk daarna de kernboodschap uit in deelboodschappen.
Door de kernboodschap in trefwoorden te formuleren geeft u richting aan de verdere uitwerking van
het communicatieplan. Het zorgt ervoor dat u regie houdt op de inhoud. Besteed dus relatief veel tijd
aan de formulering van de kernboodschap.
5
De bekendste formule voor het opbouwen van een communicatieboodschap is AIDA:
Attention: zorg dat de tekst meteen de aandacht trekt en “scoort”;
Interest: de lezer krijgt het idee dat verder lezen in zijn eigen voordeel is;
Desire: de interesse wordt omgezet in een daadwerkelijk verlangen;
Action: doe de lezer een aantrekkelijk aanbod.
Stap 4 – Middelen
Om te communiceren met de doelgroepen heeft u de keuze uit een groot aantal middelen. Zoek
steeds naar een evenwicht tussen effectiviteit (bereik je met dit middel de doelstelling optimaal?) en
efficiency (tegen een zo klein mogelijke inspanning, in termen van tijd en geld). Vaak worden
meerdere middelen ingezet om een zo groot mogelijk effect te bereiken.
De effectiviteit van communicatiemiddelen wordt bepaald door verschillende factoren:
Doelgroep: op basis van de beschrijving van de doelgroep zullen sommige middelen meer of
minder voor de hand liggen.
Communicatiedoelstelling: De aard van de communicatiedoelstelling – gaat het om een
verandering in kennis, houding of gedrag? – is van invloed op de middelenkeuze. Een
gedragsverandering zal bijvoorbeeld over het algemeen niet louter en alleen tot stand komen
op basis van een artikel in het personeelsblad.
Andere factoren:
o Hoe snel moet de boodschap worden overgebracht?
o Wat is het beschikbare budget?
o Hoe groot is de doelgroep?
o Hoe hoog zijn de kosten per contact?
o Gaat het om vluchtige informatie of om ‘bewaarinformatie’?
o Wat is het imago van een bepaald communicatiemiddel bij de doelgroep?
o Hoeveel invloed heeft de afzender op het overkomen van de boodschap? Een
persbericht versturen geeft geen enkele garantie dat het geplaatst wordt.
o Is het onderwerp uitsluitend met schriftelijk materiaal over te brengen of is een
persoonlijke toelichting wenselijk?
o Is het een eenmalige boodschap of maakt het deel uit van een reeks boodschappen?
o Ligt de boodschap gevoelig en is het verstandiger om de boodschap door een derde
over te laten te brengen?
6
TIP: Maak zoveel mogelijk gebruik van al bestaande middelen. Een nieuw communicatiemiddel maken
is vaak duur en tijdrovend. Werk uw communicatieplan daarom samen uit met de
communicatieverantwoordelijke van uw gemeente.
Voorbeelden van communicatiemiddelen
Affiche, artikel, bijeenkomst, brochure, factsheet, folder, flyer, informatiemap, informatiestand,
intranet, interview, lezing/presentatie, lesmateriaal, brief, nieuwsbrief, persbericht, persoonlijke
contacten, rondleiding, telefonische benadering, tentoonstelling, studiedag, verslag, videofilm…
Doelgroepen-/middelenmatrix
Maak nadat de communicatiemiddelen zijn vastgesteld een doelgroep-middelenmatrix. Dit is een
schematische weergave, waarbij u de doelgroepen op de ene as en de middelen op de andere as
weergeeft. Een middelenmatrix geeft overzichtelijk weer welke doelgroepen met welke middelen te
bereiken zijn en waar nog eventuele ‘gaten’ in de communicatie zitten.
Middelen Doelgroep 1 Doelgroep 2 Doelgroep 3
Brief x
Telefoongesprek x
Folder x x
Website x
Affiche x x Voorbeeld van een doelgroepen/middelenmatrix
Stap 5 – Planning en organisatie
Onder planning wordt verstaan de volgorde waarin middelen worden ingezet of de boodschap wordt
opgebouwd. Maak een realistische planning voor de inzet van de middelen. Een tijdsbalk kan een
handig hulpmiddel zijn bij het maken van een planning.
Enkele aandachtspunten:
Bedenk dat de ontwikkeling van bepaalde middelen veel tijd vraagt. Een folder kan over het
algemeen niet in anderhalve week geschreven, opgemaakt en gedrukt worden.
Denk na over de timing van middelen. U kan kiezen voor een aanpak waarbij u de middelen
min of meer gelijkmatig over het jaar uitspreidt of voor een aanpak waarbij u bewust bepaalde
communicatieve hoogtepunten creëert (vb. een infosessie).
Houd rekening met de middelenmatrix volgens het AIDA-model waarbij je eerst de middelen
gebruikt die de aandacht trekken en de interesse opwekken, om daarna de middelen in te
zetten die het verlangen opwekken en tot actie stimuleren.
Denk ook goed na welke personen binnen de organisatie u dient te betrekken bij de
communicatieplanning.
7
Een afgewerkt communicatieplan bestaat uit:
Een visueel communicatieactieplan, een overzicht in de vorm van een tijdlijn waarop alle
communicatieacties kort vermeld zijn.
Een communicatieplanning, een tabel met alle aspecten van elke geplande communicatieactie.
Actie/Maand jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec
Brief x
Telefoon x x
Folder x x x x
Voorbeeld van een communicatieactieplan
Doelgroep Middel Boodschap Doel Wanneer Wie
burger flyer Wat is Economische Kaart? informeren 01-05-14 HS
Voorbeeld van een communicatieplanning
Stap 6 – Budget
In de meeste gevallen is het budget beperkt en van tevoren een gegeven. Indien niet, maak dan een
kostenbegroting aan de hand van uw plan van aanpak. Houd hiervoor rekening met:
Personeelskosten
Kosten voor het ontwikkelen van communicatiemiddelen (schrijven, opmaak, drukwerk)
Kosten voor het onderhoud van communicatiemiddelen (bv. bij websites)
Kosten voor verspreiding (verzending brieven…)
Kosten voor bijeenkomsten (catering, huur zaal…)
Onvoorziene kosten (over het algemeen 10 tot 15% van het totaal)
Actie Wat Budget
Flyer Opmaak en drukker € 500
8
Stap 7 – Evaluatie
Omstandigheden veranderen gaandeweg. Evalueren en bijstellen moet dus continu gebeuren. Dat
betekent dat u voortdurend een vinger aan de pols moet houden om te zien of alles goed gaat. Is dat
niet het geval dan zult u het communicatieplan moeten bijstellen.
Het meten van de effecten van de communicatie in termen van een verandering in kennis, houding en
gedrag bij de doelgroepen is vaak een dure en bovendien lastige zaak (nulmetingen en
vervolgmetingen). Indien u echter uw communicatiedoelstellingen SMART hebt geformuleerd, dan
kunt u deze eenvoudig meten en evalueren.
U kan ervoor volgende instrumenten gebruiken: enquêtes, interviews, tools zoals Google Analytics,
eigen statistieken…
9
Voorbeeld communicatieplan – Economische Kaart Gemeente
Stap 1 – Doelgroepenanalyse
Wie zijn onze doelgroepen?
Bedrijven (primair)
Burgers (secundair)
Andere (intermediair)
Wat zijn de relevante eigenschappen van de doelgroepen?
Bedrijven:
o Tussen 18 en 65 jaar
o Zaakvoerders van een bedrijf met vestiging in de gemeente
o Kleine zelfstandigen, KMO’s, vrije beroepen, landbouwers…
o Bedrijven die al lang gevestigd zijn in de gemeente en bedrijven die nieuw zijn in de
gemeente
Burgers
o Tussen 12 en 100 jaar
o Inwoners, pendelaars, toeristen, klanten…
Andere
o Belangenorganisaties: UNIZO, VOKA, VKW…
o Sectorfederaties: AGORIA…
o Middenveldorganisaties: RESOC, SERR, Lokaal Economische Raad
o Werknemers aan de gemeente
Hoe kunt u de doelgroepen bereiken?
Bedrijven:
o Lokale economische organisaties
o Bedrijfsevenementen in de regio, vb. bedrijvencontactdagen
o Infomomenten voor ondernemers
o Ondernemingsloketten
o Rechtbank van Koophandel
o Boekhoudkantoren
o …
Burgers:
o Algemeen: gemeentehuis, gemeentelijke website, gemeentelijk infoblad
o Sociaal: evenementen en activiteiten, vb. nieuwjaarsreceptie
o Recreatie: natuurdomein, pret- of themaparken
o Sport: zwembad, sporthal, voetbalterrein
o Cultuur: bibliotheek, cultureel centrum
o Economie: de handelaars en ondernemingen in de gemeente
o …
10
Is de doelgroep bekend met uw organisatie (= gemeente)?
Bedrijven: ja
Burgers: ja
Andere: ja
Wat verwacht u van iedere doelgroep?
Bedrijven
o We willen dat bedrijven op de hoogte zijn van de intenties die de gemeente heeft met
Economische Kaart.
o We willen dat bedrijven begrijpen waarom het belangrijk is dat zij hun gegevens
controleren en aanvullen.
o We willen dat bedrijven weten wat de meerwaarde is van Economische Kaart voor hen
als bedrijf.
o We willen dat bedrijven inloggen en hun gegevens – waarvan het grootste deel werd
overgenomen uit KBO – controleren en verder aanvullen (nl. telefoonnummer, e-
mailadres, website, contactgegevens zaakvoerder…). (BELANGRIJK)
o We willen dat bedrijven de bedrijvengids van Economische Kaart gebruiken om andere
bedrijven te vinden die in de gemeente gevestigd zijn.
Burgers
o We willen dat burgers op de hoogte zijn van de intenties die de gemeente heeft met
Economische Kaart.
o We willen dat burgers de bedrijvengids van Economische Kaart gebruiken om
bedrijven te vinden die in de gemeente gevestigd zijn.
Andere
o We willen dat intermediairen en werknemers aan de gemeente op de hoogte zijn van
de intenties die de gemeente heeft met Economische Kaart.
o We willen dat intermediairen en werknemers aan de gemeente Economische Kaart
actief bekend maken en promoten bij bedrijven en burgers.
Stap 2 – Communicatiedoelstellingen
Voor alle doelgroepen gaat het om zowel een verandering in kennis als gedrag.
Bedrijven
o Eén jaar na lancering van de website kan 50% van de bedrijven zeggen wat de
intenties zijn van de gemeente met Economische Kaart. (verandering in kennis)
Bv. via een enquête/steekproef
o Eén jaar na de lancering van de website kan 50% van de bedrijven zeggen waarom het
belangrijk is dat zij hun gegevens controleren en aanvullen. (verandering in kennis)
Bv. via een enquête/steekproef
o Eén jaar na de lancering van de website is 20% van alle bedrijven in de gemeente
ingelogd op Economische Kaart en één maand na de eerste communicatieacties heeft
minstens 10% van de bedrijven haar e-mailadres aangevuld. (verandering in gedrag)
Bv. via de loketstatistieken
11
o Eén jaar na de lancering van de website bezoekt maandelijks minstens 10% van alle
bedrijven in de gemeente de bedrijvengids. (verandering in gedrag)
Bv. via Google Analytics
Burgers
o Eén jaar na de lancering van de website kan 50% van de burgers zeggen wat de
intenties zijn van de gemeente met Economische Kaart. (verandering in kennis)
Bv. via een enquête/steekproef
o Eén jaar na de lancering van de website bezoekt maandelijks minstens 10% van alle
burgers in de gemeente de bedrijvengids. (verandering in gedrag)
Bv. via Google Analytics
Stap 3 – Boodschap
Bedrijven
o Kernboodschap: Uw gegevens staan op Economische Kaart, de bedrijvengids van uw
gemeente. Controleer en vul ze aan!
o Deelboodschappen:
Via Economische Kaart vinden burgers gemakkelijk de weg naar uw
onderneming.
Economische Kaart is een gratis bedrijvengids.
Log in om uw gegevens te controleren en verder aan te vullen (e-mailadres,
openingsuren etc.).
Via Economische Kaart wil de gemeente haar dienstverlening aan de lokale
ondernemingen verbeteren
Wordt geïnformeerd over wegenwerken.
Wordt geïnformeerd over nieuwe subsidies.
Wordt geïnformeerd in het geval van brand of inbraak
…
De gemeente wil aan de hand van de gegevens een economisch beleid op
maat uitwerken.
Maak gebruik van de bedrijvengids om handelaars en leveranciers in uw buurt
te vinden.
o Trefwoorden: bedrijvengids, publiciteit, eenvoudig, gratis, controleren, aanvullen,
correct, betrouwbaar, dienstverlening, verbeteren, beleid, op maat, terugvinden,
lokaal
Burger
o Kernboodschap: Vind snel de bedrijven in uw gemeente via Economische Kaart, de
bedrijvengids van uw gemeente.
o Deelboodschappen:
Via Economische Kaart vindt u met één muisklik alle handelaars in uw buurt.
Gegevens worden permanent bijgehouden.
Via Economische Kaart wil de gemeente haar inwoners en bezoekers optimaal
informeren over de lokale bedrijvigheid.
o Trefwoorden: bedrijvengids, lokaal, bijhouden, informeren, terugvinden
12
Stap 4 – Middelen
Doelgroepen/middelenmatrix
Middelen Burger Bedrijven Andere
Schriftelijk
Brief x x
E-mail x x
Digitale nieuwsbrief x x
Website – ondernemen (1) x x
Website – wonen (1) x x
Website – toerisme (1) x x
Gemeentelijk infoblad x x
Persbericht x x
Folder x
Flyer x x
Affiche x x
Baseline e-mail/brief (2) x
USB-stick x
Post-it x x
Broodzakken x
Kastickets (achterkant/onderaan) x
Draagtassen x
Fietstas x
Sleutelhanger x
Kaartenhouder x
Sleutelhanger x
Mondeling
Belactie (3) x
Infosessie (4) x x
Verwelkoming x x
Activiteit/actie x x (1) hyperlink naar of integratie van bedrijvengids in eigen website (2) baseline ‘U ontving deze brief via Economische Kaart. Meer informatie vindt u op www.economischekaart.be/<gemeente>’ (3) met vraag om gegevens te controleren en aan te vullen (4) zowel door de gemeente georganiseerd als door belangenorganisaties (UNIZO, VOKA…) of sectororganisaties (Agoria…)
13
Stap 5 – Planning en organisatie
Communicatie-actieplan – Opstart
Actie/Maand Website online Lancering grote publiek (1)
Maand 1 Maand 2 Maand 3 Maand 4 Maand 5 Maand 6
Brief
Digitale nieuwsbrief
Website - ondernemen
Website - wonen
Website - toerisme
Gemeentelijke infoblad
Persbericht
Folder
Flyer
Telefoon
Infosessie
Activiteit/actie
(1) na verwerking eerste update vanuit KBO
burger
bedrijven
14
Communicatie-actieplan – Reguliere werking
Actie/Maand Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
Brief( 1)
E-mail (1)
Digitale nieuwsbrief
Website - ondernemen
Website - wonen
Website - toerisme
Gemeentelijk infoblad
Persbericht (2)
Folder
Flyer
Belactie
Infosessies
Verwelkoming
Activiteiten/actie (1) herinneren om gegevens te controleren en aan te vullen (2) naar aanleiding van acties en evenementen
Toelichting
Continu communiceren – Economische Kaart onder de aandacht houden (via nieuwsbrief, website, gemeentelijk infoblad, persbericht, infosessies).
Jaarlijks een herinnering sturen per brief of per e-mail naar alle bedrijven die nog niet hebben ingelogd en dus hun gegevens nog niet hebben
gecontroleerd of aangevuld.
Mee liften met communicatie-acties van externen (VOKA, UNIZO…).
burger
bedrijven
15
Organisatie
Een werkgroep samenstellen en komen tot een taakverdeling en planning. Personen uit verschillende
diensten erbij betrekken:
Dienst Communicatie
Dienst Feestelijkheden
Dienst Economie
Communicatieplanning:
Doelgroep Middel Boodschap Doel Wanneer Wie
Bedrijven Brief Economische Kaart? Voordelen? Inloggen 05-09-14 HS
Bedrijven Infosessie Hoe inloggen? Nut EK? Inloggen 10-10-14 HS
Burger Flyer Economische Kaart? Bezoeken 08-12-14 KP
… … … … … ...
Stap 6 – Budget
Actie Wat Budget (1)
Brief Portokosten € 0,70 x aantal bedrijven
Digitale nieuwsbrief Mailingprogramma € 0 (bestaand middel)
Artikel op de website Onderhoud website € 0 (bestaand middel)
Artikel in gem. infoblad Infoblad € 0 (bestaand middel)
Persbericht Mailing journalisten € 0
Persconferentie Catering / huur zaal € 500
… … …
(1) Exclusief personeelskosten
16
Stap 7 – Evaluatie
Enquêtering
o Weten bedrijven waarom Economische Kaart werd uitgerold binnen de gemeente?
Vinden ze het een goed instrument? Hebben ze al leads via de website
binnengekregen? Hebben ze opmerkingen of suggesties? …
o Eigen uitwerking en verwerking
o Via Google Documenten (gratis)
Google Analytics
o Wat is het aantal bezoekers, van waar komen ze, hoe lang duurt hun bezoek, welke
pagina’s bekijken ze?
o Via account
Loketstatistieken
o Hoeveel bedrijven hebben ingelogd? Hoeveel hebben er een e-mailadres? …
o Via admin website Economische Kaart
Via zoekstatistieken
o Op welke parameters zoeken de gebruikers in de bedrijvengids?
o Via admin website Economische Kaart
17
Bijlage 1 – Voorbeelden van acties naar bedrijven
Flyer
Doelgroep Bedrijven
Doelstelling Informeren over Economische Kaart en aanzetten om gegevens te
controleren en aan te vullen.
Boodschap Uw gegevens staan op Economische Kaart, de bedrijvengids van
uw gemeente. Controleer en vul ze aan!
Middel Flyer
De flyers kunnen verspreid worden onder de bedrijven samen met
de brieven die worden uitgestuurd bij de bekendmaking van de
website en daarna bij iedere update (enkel naar de nieuwe
vestigingen). Flyers kunnen ook gelegd worden in openbare
gebouwen (o.a. het gemeentehuis) of verspreid worden via
boekhoudkantoren en organisaties als VOKA, UNIZO, Agoria…
Planning en organisatie Timing: max 5 weken
- Opmaak flyer: 2 weken
- Druk flyer: 2 weken
- Verspreiding: 1 week
Leveranciers
- Ontwerp: POM West-Vlaanderen
- Druk/realisatie: vb. X-center (http://www.x-center.be/)
Budget (incl. BTW) Ontwerp
- € 0
Druk/realisatie
- Vb. € 58/500 postkaarten
Evaluatie -
Afbeelding
18
Ontbijtsessie met burgemeester – Moorslede
Doelgroep Bedrijven
Doelstelling Informeren over Economische Kaart en aanzetten om gegevens te
controleren en aan te vullen.
Boodschap Uw gegevens staan op Economische Kaart, de bedrijvengids van
uw gemeente. Controleer en vul ze aan!
Incl. deelboodschappen (zie vb. communicatieplan Economische
Kaart)
Middel Ontbijtsessie met burgemeester, VOKA
VOKA organiseerde een ontbijtsessie met de burgemeester om
het nieuwe bestuur te laten kennismaken met de ondernemers
van Moorslede. Tijdens het ontbijt werden enkele nieuwe
initiatieven vanuit het gemeentebestuur voorgesteld en konden
de ondernemers hun opmerkingen, vragen en bekommernissen
kwijt. Eén van deze nieuwe initiatieven was Economische Kaart,
dat door de POM werd toegelicht.
Planning en organisatie Timing: max 2 maanden
- Verzenden uitnodiging: 1 maand op voorhand - Opmaak presentatie met nieuwe initiatieven - Ontbijtsessie: 2u
Leveranciers
- Ontwerp/uitnodiging: VOKA
- Druk/realisatie: VOKA - Gemeente Moorslede
Budget (incl. BTW) Druk/realisatie
- Kosten van ontbijtbuffet: ca. € 100
Evaluatie Bereik
- 10 zaakvoerders
Algemene beoordeling
- Interessante bijeenkomst. - Kleine opkomst
19
E-mailhandtekening – Damme
Doelgroep Bedrijven
Doelstelling Economische Kaart onder de aandacht houden en bedrijven leiden
naar de bedrijvengids.
Boodschap Vind snel een handelaar in uw buurt.
Middel E-mailhandtekening
Economische Kaart wordt vermeld in de e-mailhandtekening van
de ambtenaar lokale economie.
Planning en organisatie Totale timing: 15 minuten
Ontwerp/realisatie
- Logo Economische Kaart bij POM West-Vlaanderen te
verkrijgen;
- Emailhandtekening zelf aan te maken.
Budget (incl. BTW) Ontwerp/realisatie
- € 0
Evaluatie -
Afbeelding
Balpen - Damme
Doelgroep Bedrijven en burgers
Doelstelling Bedrijven en burgers aanmoedigen om een bezoek te brengen aan
de bedrijvengids.
Boodschap -
Middel Gadget: balpen
Balpen met logo van Economische Kaart wordt gegeven aan
nieuwe bedrijven en aan nieuwe inwoners in de gemeente.
Planning en organisatie Timing: 4 weken
Ontwerp/realisatie
- Vb. www.eurogifts.be
Budget (incl. BTW) Ontwerp/realisatie
- Vb. € 172,95/500 stuks
Verspreiding
- € 0 (bestaande kanalen)
Afbeelding
20
Bijlage 2 – Voorbeelden van acties naar de burger
Broodzakken – Oostkamp
Doelgroep Bedrijven en burgers
Doelstelling Informeren over Economische Kaart en aanzetten om een bezoek
te brengen aan de bedrijvengids. Bedrijven aanzetten om
gegevens te controleren en aan te vullen.
Boodschap Vind snel de bedrijven in uw gemeente via Economische Kaart, de
bedrijvengids van uw gemeente.
Middel Broodzakken
Kleine en grote broodzakken werden verdeeld onder de 16
bakkers van Oostkamp.
Planning en organisatie Ontwerp
- Drukkerij Verplancke
Druk/realisatie
- Papier De Clercq nv
Budget (incl. BTW) Ontwerp
- € 140
Druk/realisatie
- € 1.250
Verspreiding
- intern
Evaluatie Algemene beoordeling
- Niet alle bakkers hebben de broodzakken gebruikt.
- De respons op de broodzakken was niet zoals verwacht.
Op de website was geen duidelijke stijging van het
bezoekersaantal merkbaar.
Afbeelding
21
Toeristische folder – Brugge
Doelgroep Toeristen
Doelstelling Informeren over Economische Kaart en aanzetten om een bezoek
te brengen aan de bedrijvengids.
Boodschap Vind snel de bedrijven in uw gemeente via Economische Kaart, de
bedrijvengids van uw gemeente.
Middel Toeristische folder
Artikel over Economische Kaart werd geïntegreerd in één van de
toeristische folders van de stad.
Planning en organisatie Totale timing
- 6 weken
Budget (incl. BTW) Ontwerp/realisatie/verspreiding
- € 0 (bestaand kanaal)
Afbeelding
Draagtassen - Zedelgem
Doelgroep Burgers
Doelstelling Informeren over Economische Kaart en aanzetten om een bezoek
te brengen aan de bedrijvengids.
Middel Draagtassen
Er werden 3 verschillende types van draagtassen ontworpen nl;
een postbag, een zipperbag en een shoppingbag. Elke tas was
voorzien van een print en de logo’s van Economische Kaart en de
gemeente. Via een bon in het gemeentelijk infoblad konden de
gezinnen in Zedelgem (in totaal 8.800 gezinnen) een gratis
draagtas ophalen in één van de zes verdeelpunten. De
oorspronkelijk bedoeling was om de draagtassen uit te delen
samen met gratis huisvuilzakken, maar de levering van de zakken
werd met een half jaar uitgesteld waardoor dit niet meer mogelijk
was.
Planning en organisatie Totale timing
22
- 1 jaar
Detail
- Najaar 2011: aanbesteding ontwerp
- Juni 2012: levering van de 10.000 draagtassen
- Zomer: bon in gemeentelijk infoblad voor een gratis
draagtas
- September 2012: start van de verdeling van de
draagtassen in de zes verdeelpunten
Leveranciers
- Ontwerp: Comma
- Druk/realisatie: Willaert
Budget (incl. BTW) Ontwerp en druk/realisatie
- € 20.551,85 (waarvan € 5.000 subsidie voor “beste LE-idee
2011” van regio Brugge).
Verspreiding
- Gratis via de zes verdeelpunten (gemeentehuis,
bibliotheken…)
Evaluatie Bereik
- 50% van alle inwoners van Zedelgem
Hoe verbeteren?
- Het ophalen van de draagtassen combineren met een
andere succesvolle actie. Dit was oorspronkelijk de
bedoeling, maar is wegens de lange levertermijn van de
draagtassen niet gelukt.
Algemene beoordeling
- Leuke actie.
- De € 5.000 subsidie van de provincie was goed
meegenomen.
- De draagtassen werden niet massaal opgehaald. De
zakken die overbleven, worden gebuikt als
welkomstgeschenk voor nieuwe inwoners.
Afbeelding
23
Bijlage 3 – Sjablonen
Doelgroepen-/middelenmatrix
Middelen Doelgroep 1 Doelgroep 2 Doelgroep 3
Communicatieactieplan
Actie/Maand jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec
Communicatieplanning
Doelgroep Middel Boodschap Doel Wanneer Wie
Budget
Actie Wat Budget
24
Bijlage 4 – Contactpersonen
Begeleiding gemeenten:
Hannelore Simkens
Koning Leopold III laan 66, 8200 Brugge
050/40.73.63
Algemene coördinatie:
Carlo Spillebeen
Koning Leopold III laan 66, 8200 Brugge
050/40.73.64
