Handleiding Afdelingen

Typ hier om tekst in te voeren Typ hier om tekst in te voeren Typ hier om tekst in te voeren Typ hier om tekst in te voeren Typ hier om tekst in te voeren


Handleiding Meldpunt Afdelingen

Versie 1.0 Versie 1.0

Handleiding voor het gebruik van het Meldpunt ‘Mijn slechtste fietspad’ door afdelingen van de Fietsersbond.


Typ hier om tekst in te voeren Typ hier om tekst in te voeren Typ hier om tekst in te voeren Typ hier om tekst in te voeren Typ hier om tekst in te voeren Handleiding voor het gebruik van het Meldpunt ‘Mijn slechtste fietspad’ door afdelingen van de Fietsersbond.

Handleiding Meldpunt Afdelingen

Handleiding Meldpunt Afdelingen 2

Titel: Handleiding Meldpunt

Auteur: Peter Pelzer

Jaartal: 2011

De Fietsersbond komt op voor de belangen van fietsers in Nederland en zet zich in voor meer en betere mogelijkheden om te fietsen. Dat kan dankzij de steun van onze leden. De Fietsersbond heeft 35.000 leden, 150 afdelingen en 1500 actieve vrijwilligers, verspreid over heel Nederland.

Copyright Fietsersbond 2011.

Overname van teksten is toegestaan met bronvermelding. Fietsersbond Postbus 2828 3500 GV Utrecht www.fietsersbond.nl Telefoon 030-2918171 Fax 030-2918188 E-mail: [email protected]


Inhoudsopgave

1. Inleiding 4

2. Melding bijhouden en wijzigen 4 Status wijzigen 5

Stemmen en Reageren op een melding 6

Inhoudelijk reageren op een melding 6

3. Overzichten gebruiken 8

4. Wetgeving 12


1. Inleiding Voor je ligt een handleiding van het meldpunt ‘mijn slechtste fietspad’ voor afdelingen van de Fietsersbond. Er wordt hierin uitgelegd hoe je meldingen kunt bewerken en overzichten exporteren. Voor informatie over het doen van een melding kun je terecht op de site van het meldpunt: www.fietsersbond.nl/meldpunt.

‘Mijn slechtste fietspad’ is een platform om gebreken in de fietsinfrastructuur aan de kaak te stellen en direct bij de wegbeheerder aan te dringen op oplossingen. Na het indienen van een melding gebeurt dit op 4 manieren.

1. Meldingen worden automatisch doorgestuurd aan wegbeheerders zoals gemeenten, stadsdelen, provincies en waterschappen.

2. Meldingen worden doorgestuurd aan lokale afdelingen.

3. Meldingen worden weergegeven in een overzicht.

4. De site is een platform om te reageren en te stemmen op ingebrachte meldingen.

Voor lokale afdelingen van de Fietsersbond is het Meldpunt een instrument om meldingen binnen het eigen gebied te beheren en bij te houden. Het gaat hierbij om 2 mogelijkheden binnen het Meldpunt: de status van bestaande meldingen bijhouden en wijzigen (1) en het overzicht van meldingen gebruiken als bewijs- en lobbymateriaal ten opzichte van wegbeheerders (2). Deze zullen stapsgewijs worden uitgelegd. Vervolgens zullen een aantal wet- en regelgevingaspecten worden aangestipt.

2. Meldingen bijhouden en wijzigen Voordat je het Meldpunt kan beheren en bijhouden moet je inloggen op de website van de Fietsersbond. Dit kan via: www.fietsersbond.nl/user. Wanneer er een melding wordt gedaan krijgen de wegbeheerder, de melder en de lokale afdeling hier via e-mail bericht van. Zij kunnen de details van de melding op de site bekijken. Via de site van het Meldpunt kan de melding bekeken worden. Wanneer je feitelijke onjuistheden (bijvoorbeeld een verkeerde wegbeheerder) bespeurt in een melding kan je dit melden via [email protected].

Een melding

http://www.fietsersbond.nl/user

mailto:[email protected]


Status wijzigen

Om het overzicht te behouden is het van belang dat je de status van meldingen binnen je gebied regelmaat checkt. Voorts kan de status van een melding worden gewijzigd in 5 verschillende statussen, zie ook onderstaande figuren. De status van een melding is ‘Openstaand’ wanneer er nog niets mee gebeurd is, bijvoorbeeld wanneer deze net geplaatst is. Een melding is ‘Opgelost (naar tevredenheid klager of afdeling)’ wanneer een melder of lokale afdeling meent dat een wegbeheerder een probleem in voldoende mate heeft opgelost. Een wegbeheerder kan deze status niet instellen. Een melding is ‘Afgehandeld maar niet opgelost’ wanneer een wegbeheerder aangeeft het probleem te hebben verwerkt, maar er geen oplossing geboden wordt. Bijvoorbeeld wanneer een wegbeheerder stelt dat ze geen mogelijkheden ziet het probleem op te lossen. ‘Toezegging van een wegbeheerder’ is van toepassing wanneer een wegbeheerder aangeeft een melding in de toekomst te gaan oplossen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de meldingen worden meegenomen in een herinrichting van een straat op korte termijn. Wanneer een wegbeheerder meent een melding te hebben opgelost kan deze de status ‘Opgelost volgens wegbeheerder’ instellen. Dit is in principe een tussenstadium; de melder of de lokale afdeling moet vervolgens beslissen of de melding daadwerkelijk verholpen is.

Een Reactie toevoegen Status wijzigen d.m.v. een reactie.

Een melder kan de status net als de afdeling in alle 5 de statussen wijzigen, een wegbeheerder kan de status niet veranderen in ‘opgelost (volgens melder of afdeling)’. Het is ook mogelijk dat de wegbeheerder contact met je opneemt om een melding te bespreken. De lokale afdeling en de melder zijn het aanspreekpunt voor de wegbeheerder, niet het landelijke Meldpunt.

Tot slot krijgen afdelingen bericht wanneer er een reactie is op een melding. Het in de gaten houden van het aantal stemmen is een nuttige manier om in de gaten te houden hoe breed een probleem gedragen wordt. Achter de knop ‘Stemmen’ staat hoeveel keer er op een melding gestemd is, door op de knop te drukken kun je zelf je stem op een melding uitbrengen. In de figuur hieronder staan de knoppen voor ‘Nieuwe reactie toevoegen’ en ‘Stemmen’.


Stemmen en Reageren op een melding

Het is ook mogelijk inhoudelijk in te gaan op een melding door ‘Nieuwe reactie toevoegen’. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer er meerdere mensen hebben gereageerd op een melding en de Afdeling van de Fietsersbond op de hoogte is van een melding.

Inhoudelijk reageren op een melding,


Het is ook mogelijk inhoudelijk in te gaan op een melding door ‘Nieuwe reactie toevoegen’. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer er meerdere mensen hebben gereageerd op een melding en de Afdeling van de Fietsersbond op de hoogte is van een melding. Kortom, als afdeling doe je de 4 dingen met het Meldpunt. Waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen de activiteit (A)) en de manier waarop hier mee omgegaan wordt (M)).

1. A). Binnenkomende meldingen controleren op juistheid.

M). Een reactie op een melding plaatsen of de Meldpuntbeheerder benaderen via email.

2. A) Ontwikkelingen van een melding in de gaten houden en wanneer nodig status wijzigen.

M) Status wijzigen door te reageren op een melding.

3. A) Contact onderhouden met wegbeheerder en melder over oplossing probleem.

M) Via email communiceren met andere partijen.

4. A) Stemmen in de gaten houden voor inzicht in belang melding.

M) Website van het Meldpunt regelmatig checken.


3. Overzichten gebruiken Naast het bijhouden en bewerken van meldingen biedt het Meldpunt ook de mogelijkheid een overzicht van meldingen uit te draaien. Dit overzicht kan gebruikt worden in communicatie met wegbeheerders en om bepaalde problemen (bijv. gladheid) aan de kaak te stellen. Het overzicht van de meldingen is in dit geval ‘bewijsmateriaal’. Het uitdraaien van een overzicht met meldingen is enigszins gecompliceerd. Daarom worden de benodigde stappen nu doorgelopen.

1. Klik in het hoofdmenu van het Meldpunt op ‘exporteren’, hiermee exporteer je alle meldingen binnen je eigen afdeling.


2. Klik in het volgende menu op ‘meldingen’ (‘reacties’ kan ook; de te volgen stappen zijn hiervoor hetzelfde).

3. Het bestand wordt geladen, na enige tijd verschijnt er een optie ‘Klik hier om het bestand te downloaden’. Klik hier met je rechtermuisknop op, kies voor ‘Doel opslaan als’ en sla het bestand op in een map naar keuze.


4. Sla het CSV bestand op in een map naar keuze. Nadat het downloaden is voltooid druk op ‘sluiten’ (niet op ‘openen’).

5. Open Microsoft Excel en klik op ‘Data’, vervolgens op ‘Externe gegevens importeren’ en dan op ‘Gegevens importeren’. Selecteer vervolgens het CSV bestand dat je zojuist hebt opgeslagen.


6. Nu vraagt Excel je een aantal stappen te doorlopen. Kies bij Stap 1 van de 3 voor ‘Gescheiden’ en klik op ‘Volgende’.

7. Kies in Stap 2 van de 3 voor ‘Komma’ bij Scheidingstekens.

8. Klik in Stap 3 van 3 op ‘Voltooien’ en vervolgens op ‘OK’.


9. Er verschijnt nu een Excel file waarin alle meldingen staan die binnen de verantwoordelijkheid van je afdeling vallen. Het is nu mogelijk de meldingen te sorteren, selecties te doen en analyses uit te voeren. Vergeet niet het bestand opnieuw op te slaan als Excel file.

4. Wetgeving en Beslissingsbevoegdheid Het is van belang een aantal dingen in de gaten te houden tijdens het werken met het Meldpunt. Deze staan hieronder samengevat:

• Privacy: Huisadressen, telefoonnummers en e-mail adressen van melders en indieners van reacties zijn niet zichtbaar op het Meldpunt. Ze zijn uitsluitend bestemd voor doorgifte aan gemeenten / wegbeheerders en aan onze afdelingen die er beide vertrouwelijk mee om dienen te gaan. Het is alleen na toestemming van de melder/indiener mogelijk de gegevens aan derden door te geven.

• Onjuistheden en ongepast taalgebruik: Het is niet mogelijk voor een afdeling teksten van een melding te bewerken of verwijderen. Wanneer er onjuistheden (bijv. verkeerde locatie op de kaart) of ongepast taalgebruik in een melding staan word je verzocht contact op te nemen met de Meldpuntbeheerder ([email protected]). Wanneer een melding onduidelijk is kun je een reactie plaatsen op de melding of direct contact opnemen met de melder.

• Dispuut over status: Wanneer de er onenigheid is tussen melder, wegbeheerder en/of lokale afdeling over de aard of status van een melding word je verzocht contact op te nemen met het team kaderondersteuning van de Fietsersbond ([email protected]).



Handleiding Afdelingen

Documents

Transcript of Handleiding Afdelingen