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Autor: Matthias Mundt Kontakt: mundt@datanature.de Stand: 20.06.2018 (v.1.4)

HANDBUCH

Anleitung zur Nutzung des Data NatuRe Portals

Inhalt 1. Einleitung ............................................................................................................................................. 2

2. Wichtige Informationen zur Nutzung des Portals ............................................................................... 2

3. Login & Benutzeraccount-Verwaltung ................................................................................................ 2

3.1 Passwort ändern und Passwort vergessen-Funktion .................................................................... 3

3.2 Rechteverwaltung ......................................................................................................................... 4

4. Orientierung im Portal & erste Schritte .............................................................................................. 4

4.1 Firmenprofil ausfüllen ................................................................................................................... 6

4.2 Gebührenordnung ......................................................................................................................... 6

4.3 Eigene Warengruppen anlegen ..................................................................................................... 7

4.4 Neuanlage von Marken ................................................................................................................. 8

4.5 Neuanlage von Produkten ............................................................................................................. 8

4.6 Bestehende Produkte bearbeiten, online stellen & archivieren ................................................. 10

5 Weiterführende Funktionen ............................................................................................................... 14

5.1 Lizenznehmer-Verwaltung .......................................................................................................... 14

5.2 Kopie oder Version eines Produktes erstellen ............................................................................ 15

5.3 Stapelverarbeitung ...................................................................................................................... 17

5.4 Datenblatt-Download (PDF und Excel) ........................................................................................ 19

6. Beirat & Kontaktmöglichkeiten ......................................................................................................... 20

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1. Einleitung

Unsere Genossenschaft hat als Ziel, den Betrieb und die Verwaltung einer zentralen

Datenbank für Stammdaten der in der Naturkost-, Naturwaren- und Reformwarenbranche

gelisteten Produkte, zu organisieren.

Dieses Handbuch dient primär Herstellern und Inverkehrbringern, die manuell

Produktstammdaten in das Data NatuRe Portal einstellen möchten. Eine technische

Schnittstellenbeschreibung enthält diese Anleitung nicht; diese erhalten Sie gerne auf

Anfrage und direkt in unserem Portal unter dem Reiter „Schnittstelle“. Bitte beachten Sie

zudem unsere Video-Anleitungen in der Navigation oben unter Support. Dort finden Sie auch

die jeweils aktuelle Warengruppensystematik und Gesamtfeldliste.

2. Wichtige Informationen zur Nutzung des Portals

Um das Stammdatenportal nutzen zu können, ist eine Mitgliedschaft in unserer

Genossenschaft Voraussetzung. Auf unserer Webseite erhalten Sie alle Informationen über

die Data NatuRe eG und können unsere Satzung, eine Beitrittserklärung und weitere

Dokumente herunterladen.

3. Login & Benutzeraccount-Verwaltung

Die Einpflege von Produktstammdaten in das Data NatuRe Portal ist Mitgliedern

vorbehalten. Deshalb erfolgt die Anlage von Produkten, bzw. die Eingabe von Daten mittels

personengebundener Benutzeraccounts. Ein Unternehmen kann mehrere Accounts

beantragen. Wir benötigen Vor-, Zuname und E-Mailadresse aller Personen, die einen Zugriff

auf das Portal erhalten sollen. Benutzername und Passwort werden Ihnen auf Wunsch per E-

Mail zugeschickt.

Der Login erfolgt aktuell über folgenden Link: Data NatuRe Portal-Login

Die Nutzung des Portals sollte mit allen gängigen Browsern (bitte achten Sie auf aktuelle

Versionen) möglich sein.

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3.1 Passwort ändern und Passwort vergessen-Funktion

Die „Passwort vergessen“-Funktion schickt Ihnen (bei eingetragener E-Mailadresse im Portal)

eine E-Mail, mit der das Passwort zurückgesetzt werden kann. Es ist nach erfolgreichem

Login zudem möglich, das Ihnen zugewiesene Passwort zu ändern. Klicken Sie hierzu auf den

Auswahlpfeil neben ihrem Namen oben rechts in der Navigationsleiste.

Mit einem Klick auf „Profil“ gelangen Sie zu ihrem persönlichen Benutzerkonto und können

hier u.a. auch die „Passwort ändern“-Funktion nutzen.

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3.2 Rechteverwaltung

Bei Data NatuRe sind Benutzeraccounts mit vollumfänglichen Rechten voreingestellt. Sie

können jedoch das Formular „Rechteverwaltung_Hersteller“ unter Support – Sonstige

Downloads im Portal ausfüllen und an uns senden, um Gebrauch von unserer

Rechteverwaltung zu machen. So können beispielsweise Accounts eingerichtet (oder

nachträglich geändert werden), die ausschließlich Lesereche besitzen, nur Marketingdaten

pflegen dürfen, die Lizenznehmerverwaltung lediglich einsehen dürfen (siehe Beispielbild

unten) oder nur einen Schnittstellenzugang besitzen.

4. Orientierung im Portal & erste Schritte

Nach dem ersten Login in das System, ist ihr Startbildschirm (das sogenannte Dashboard)

leer. Mit der Zeit erhalten Sie hier einen Überblick über den Status ihrer Produkte (wie viele

sind insgesamt angelegt und wie viele davon sind online, d.h. für von Ihnen legitimierte

Datenabnehmer einsehbar), registrierte Mitarbeiter und die Anzahl an angelegten Marken.

Zudem werden zukünftig noch Module freigeschaltet, wie z.B. das Wiki-System, oder die

Möglichkeit ein Produktdatenblatt herunterzuladen.

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Links finden Sie eine Navigationsleiste, die alle Funktionen des Portals auflistet und mittels

Knopfdruck auf die drei waagerechten Striche neben dem Data NatuRe Symbol auch

verkleinert werden kann. Oben rechts finden Sie u.a. den Support-Button mit

Kontaktmöglichkeiten, eine Produktsuchfunktion und eine Hinweis-Glocke.

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4.1 Firmenprofil ausfüllen

Ganz unten in der linken Navigationsleiste, oder auch rechts unten auf der Startseite,

gelangen Sie zu Ihrem Firmenprofil. Bitte beachten Sie, dass alle eingegebenen Daten (mit

Ausnahme der eventuell separat eingepflegten Rechnungsadresse), für die von Ihnen

legitimierten Datenabnehmer sichtbar sind.

4.2 Gebührenordnung

Mit einem Klick auf die Gebührenordnung, haben Sie im Portal die Möglichkeit ihre

Abrechnungsoption auszuwählen. Bitte beachten Sie unsere Nutzungsordnung bevor Sie die

Abrechnungsoption speichern.

Nach erfolgter Auswahl sehen Sie unten die aktive Gebührenordnung und auch eine Historie,

d.h. das Datum der Aktivierung und zudem Informationen über eventuelle Änderungen.

Aktuell bieten wir nur eine Option an. So ist für uns als Genossenschaft garantiert, dass

niemand finanziell bevorzugt oder benachteiligt wird und wir unsere Einnahmen und

Ausgaben auf der jährlichen Generalversammlung transparent darstellen können.

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4.3 Eigene Warengruppen anlegen

Sie haben die Möglichkeit in unserem System eigene Warengruppen anzulegen, die

zusätzlich zu den Branchenstandard-Warengruppen einem Produkt zugeordnet werden

können. Für andere Hersteller sind diese Warengruppen nicht einseh- oder auswählbar, die

von Ihnen legitimierten Datenabnehmer können die von Ihnen erstellte Warengruppe

(sofern einem Artikel zugeordnet) jedoch abrufen. Um eine Warengruppe anzulegen, klicken

Sie im Reiter Warengruppen einfach auf „+Warengruppe erstellen“ und geben Sie einen

Namen und eine Nummer ein. Mit einem Klick auf das rote Papierkorb-Symbol ganz rechts,

kann eine Warengruppe auch wieder gelöscht werden.

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4.4 Neuanlage von Marken

Um ein Produkt neu anzulegen, benötigen Sie zunächst eine Marke. Diese legen Sie mit

einem Klick auf „Marken“ in der linken Navigationsleiste an. Es erscheint eine Maske, die

einen Markennamen, zwei optionale Kürzel (BNN & extern), ein Bild und mit der Marke

verknüpfte Inverkehrbringerdaten abfragt. Anschließend können Sie ihre Marke anlegen und

mit einem Klick auf das Bild verwalten. Natürlich können Sie auch mehrere Marken anlegen

und editieren und ggf. auch eine separate Rechnungsadresse einpflegen.

4.5 Neuanlage von Produkten

Wählen Sie den Reiter „Produkte“ in der linken Navigationsleiste um ein neues Produkt

anzulegen.

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Nach einem Klick auf „+ Produkt anlegen“ erscheint eine Maske mit sogenannten MUSS-

Feldern. Diese Felder erkennen Sie an der roten Markierung links vom jeweiligen Feld und

einem Stern neben dem Feldnamen. KANN-Felder sind grau markiert und können optional

ausgefüllt werden.

Geben Sie die Produkt-Basisdaten ein und klicken Sie anschließend auf Speichern. Alle

Informationen können zu einem späteren Zeitpunkt noch geändert werden.

Mit einem Klick auf „Bitte auswählen“ neben der Warengruppe, können Sie die integrierte

Stichwortsuche nutzen. Alternativ gibt es die Möglichkeit den Warengruppenbaum mit Klicks

auf die jeweiligen Pfeile (ganz rechts) oder die angezeigten Namen (z.B. Frische)

aufzublättern und auf der untersten Ebene ihre präferierte Warengruppen auszuwählen. Die

aktuelle Warengruppensystematik finden Sie im Portal unter Support – Sonstige Downloads

als Mindmap (SVG) oder Excel-Liste.

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4.6 Bestehende Produkte bearbeiten, online stellen & archivieren

Nach erfolgreicher Anlage erscheint ihr Produkt auf dem Dashboard oder unter der Rubrik

Produkte. Mit einem Klick auf das Produkt, erhalten Sie eine Übersicht über die bereits

eingegebenen Daten.

Wählen Sie den blauen Button „bearbeiten“ um Änderungen am Produkt vorzunehmen. Es

erscheint ein neuer Navigationsbaum, der Sie durch die einzelnen Ebenen der Produktanlage

lenkt.

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Die Zahlen neben den Rubriküberschriften beziehen sich hierbei auf die sogenannten MUSS-

Felder, also alle Angaben, die benötigt werden um ein Produkt online und somit für die von

Ihnen autorisierten Datenabnehmer sichtbar zu stellen. Wir empfehlen, die Angaben von

oben nach unten, d.h. der Reihenfolge nach, zu pflegen, da es teilweise im hinteren Bereich

Abhängigkeiten zu vorher gemachten Angaben gibt, die ansonsten zu Verwirrung führen

können.

Vergessen Sie bitte nicht nach einem Eintrag oder einer Änderung von Daten den Artikel zu

speichern. Sollten Sie vergessen haben zu speichern, erinnert Sie oben rechts die kleine

Glocke an nicht gespeicherte Änderungen. Sie können diese dann nach einem Klick auf das

Infofeld übernehmen oder verwerfen.

Sobald Sie alle notwendigen Informationen vollständig, d.h. zu 100% (Branchenstandard),

gepflegt haben (dies erkennen Sie am Fortschrittsbalken und den grünen Punktsymbolen

neben den Rubriküberschriften), können Sie ihren Artikel „Online stellen“. Dies ist wichtig,

da von Ihnen legitimierte Datenabnehmer ausschließlich online gestellte Artikel einsehen

können. Bei diesen ist garantiert, dass der Branchenstandard erfüllt wird und sich der Artikel

nicht gerade im Überarbeitungsmodus befindet.

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Sie haben die Möglichkeit in den Feldern „Großhandel online ab“ und „Großhandel online

bis“ Daten einzutragen, die die Sichtbarkeit des Artikels und somit auch die zu zahlenden

Gebühren steuern. Es ist natürlich auch möglich diese Felder freizulassen und ein Produkt

sofort freizuschalten. Eine Zusammenfassung listet Ihnen abschließend wichtige

Informationen zur Freigabe auf.

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Sollten Sie Änderungen an einem bereits online gestellten Artikel vornehmen wollen,

müssen Sie für diesen nicht zuerst die Freigabe aufheben. Bearbeiten Sie den Artikel einfach

wie gewohnt. Datenabnehmer können einsehen, wann ein Artikel zuletzt bearbeitet wurde

und, sofern eine Schnittstellenanbindung besteht, auch vergleichen, wo neue Inhalte oder

Werte eingetragen wurden.

Nicht mehr genutzte Artikel, können in unserer Datenbank archiviert werden.

Bedenken Sie jedoch, dass diese zwar nicht mehr abgerechnet werden, ihre Kunden diesen

Artikel aber eventuell noch im Laden zu stehen haben und archivierte Artikel nicht einsehen

können. Archivierte Artikel können ohne Probleme auch reaktiviert werden. Alle eingegeben

Daten bleiben gespeichert, lediglich die manuelle Freigabe muss erneut betätigt werden.

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5 Weiterführende Funktionen

Nun kennen Sie sich mit den Basisfunktionen des Portals aus. Für die erfolgreiche

Freischaltung ihrer Artikel und die komfortable Bearbeitung bereits bestehender

Stammdaten, informieren Sie sich bitte über die nachfolgenden weiterführenden

Funktionen.

5.1 Lizenznehmer-Verwaltung

Alle Lizenznehmer, d.h. Datenabnehmer, haben die Möglichkeit sich an unserem Portal zu

registrieren. Sie als Hersteller / Inverkehrbringer entscheiden jedoch, ob ein Datenabnehmer

ihre Produktstammdaten einsehen und abrufen darf. Diese Freigabe steuern Sie mittels

unserer Lizenznehmer-Verwaltung.

Unbearbeitete Lizenznehmeranfragen (Sie werden auf diese per E-Mail, aber auch im Portal

hingewiesen) können Sie entweder ablehnen oder annehmen. Bei der Annahme haben Sie

zudem verschiedene Möglichkeiten der Freischaltung auf Markenebene (sogenannte

Freigabe-Matrix).

Public bedeutet, dass der Lizenznehmer ihre Produktstammdaten im Rahmen der

AGB uneingeschränkt einsehen und nutzen darf.

Naturkostfachhandel bedeutet, dass alle ihre Produktstammdaten weitergegeben

werden, der Lizenznehmer diese jedoch nur im Fachhandel (BNN-Definition) nutzen

darf.

Reformhäuser bedeutet ebenfalls eine Einschränkung, hier ist die Nutzung der Daten

nur im Bereich der Reformhäuser zugelassen.

Individuelle Ausgestaltung können Sie dann wählen, wenn Sie einen Vertrag oder

eine Absprache mit dem jeweiligen Datenabnehmer haben.

Auch Kombinationen von Naturkostfachhandel, Reformhäuser und ‚Individuelle

Ausgestaltung‘ sind möglich. Die Änderungen an der Freigabe-Matrix werden nach einer

Änderung umgehend gespeichert.

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Bitte beachten Sie, dass die Data NatuRe eG ausschließlich die technische Möglichkeit

anbietet, Lizenznehmer zu verwalten, jedoch keine Garantie für eine unerlaubte Weitergabe

von Daten durch den Lizenznehmer übernehmen kann. Insbesondere für die

Auswahlmöglichkeit "Individuelle Ausgestaltung" benötigen Sie einen eigenen Vertrag mit

dem Lizenznehmer.

Alle Anfragen können auch nach einer Bearbeitung im Portal eingesehen und geändert

werden. Wechseln Sie hierzu in die Lizenznehmerverwaltung und entfernen Sie das Kreuz

„unbearbeitet“ beim Filter „Status“.

Nun werden Ihnen alle Datenabnehmer angezeigt und können mit einem Klick auf „Details“

und anschließend „Freigabe bearbeiten“ erneut editiert werden.

5.2 Kopie oder Version eines Produktes erstellen

In der Produktübersicht eines einzelnen Produktes, können Sie mit einem Klick auf den

Schalter „kopieren“ eine 1zu1 Kopie eines bestehenden Produktes erstellen. Diese Kopie

erhält eine neue BIO-ID (eine von uns generierte Nummer auf deren Basis abgerechnet wird)

und kann von Ihnen wie eine Neuanlage bearbeitet und freigeschaltet werden.

Zudem ist es in unserem System möglich eine Version eines Produktes zu erstellen. Dies ist

dann interessant, wenn es sich nicht um ein komplett neues Produkt handelt, sondern um

eine geringfügige Änderung an einem bestehenden Produkt (z.B. bei einer

Jahrgangsänderung bei einem Wein). Eine Version erhält keine eigene BIO-ID, jedoch ein

zusätzliches „ab Datum“-Feld, mit dessen Hilfe dem Handel angezeigt wird, ab wann diese

Version im Markt verfügbar ist.

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5.3 Stapelverarbeitung

Nutzen Sie die Stapelverarbeitung, um Änderungen an mehr als einem Artikel gleichzeitig

vorzunehmen. In vier Schritten werden Sie durch die Massenverarbeitung geleitet.

Schritt 1 (Produktauswahl): Wählen Sie hier die Artikel aus, bei denen Sie eine Änderung

vornehmen möchten. Sie können auch bei der Stapelverarbeitung, wie gewohnt, nach

Marke, Status, Warengruppe und weiteren Optionen filtern.

Um nicht alle Artikel einzeln auswählen zu müssen, nutzen Sie den Button „Aktuell gesetzte

Filter zur Produktauswahl verwenden“. In unserem Beispiel unten wurden so ausschließlich

Artikel einer bestimmten Marke und im Status „in Bearbeitung“ ausgewählt.

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Schritt 2 (Feldauswahl): Wählen Sie nun das Feld aus, welches bei allen vorher ausgewählten

Artikeln, geändert werden soll. In unserem Beispiel fügen wir die zusätzliche

Qualität/Zertifizierung „Fairtrade“ hinzu. Es ist auch möglich, mehrere Artikel gleichzeitig

online zu stellen (sofern diese zu 100 Prozent gepflegt sind) oder zu archivieren. Wählen Sie

hierzu das Feld „Artikelfreigabe – Status“ aus.

Schritt 3 (Datenvorschau): In diesem Schritt wird Ihnen angezeigt, wie ihre Artikel nach der

Stapelverarbeitung aussehen werden. Hierbei werden neben den Grunddaten, Wert alt und

Wert neu miteinander verglichen. Rechts können Sie mit einem Klick auf X auch einzelne

Produkte aus der Stapelverarbeitung wieder entfernen.

Schritt 4 (Ergebnis): Wenn Sie im vorherigen Schritt „Stapelverarbeitung durchführen“

gewählt haben, folgt nun das Ergebnis der Verarbeitung. Hier wird Ihnen mitgeteilt, ob die

Änderung erfolgreich war, oder ob das System einen Fehler entdeckt hat.

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5.4 Datenblatt-Download (PDF und Excel)

Nutzen Sie das Symbol im Reiter „Produkte“, um ein PDF-Datenblatt zu generieren.

Das Datenblatt beinhaltet viele rechts- und kommunikationsrelevante Feldinformationen,

sofern diese von Ihnen gefüllt wurden. Es werden keine leeren Felder angezeigt. Sie können

auch Datenblätter eines sich in Bearbeitung befindenden Artikels erstellen lassen – dieses

wird mit dem Zusatz „VORSCHAU“ markiert.

Mit einem Klick auf gelangen Sie zu unserem

Multidownload. Hier können Sie, in der Optik der Stapelverarbeitung, beliebig viele ihrer

Artikel auswählen (und ggf. vorher filtern) und anschließend als PDF (ZIP-komprimiert)

herunterladen. Im Beispiel-Screenshot wurde nach Status gefiltert und anschließend der

Button „Aktuell gesetzte Filter zur Produktauswahl verwenden“ genutzt. So müssen die

Artikel nicht einzeln angeklickt werden.

Um ihre Artikeldaten in Excel herunterzuladen, nutzen Sie ebenfalls den Multidownload und

wählen Sie rechts den Button „Excel-Format“. Es wird ein Spreadsheet erstellt, welches alle

Felder und Feldinformationen, unabhängig davon ob Einträge vorhanden sind, für die von

Ihnen gewählten Artikel enthält.

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6. Beirat & Kontaktmöglichkeiten

Bitte beachten Sie, dass unsere Plattform noch recht neu ist. Es kann also passieren, dass Sie

auf Probleme stoßen. Bitte entschuldigen Sie alle Unannehmlichkeiten und kontaktieren Sie

uns bei Problemen. Bei technischen Fragen steht Ihnen unser Dienstleister per Mail oder

Hotline zur Verfügung:

E-Mail: technik-support@datanature.info & Hotline: +49 9181 5198-365

Für alle inhaltlichen Fragen und Anmerkungen, kontaktieren Sie:

Matthias Mundt, mundt@datanature.de

Sollten Sie einen Änderungswunsch haben (z.B. die Erstellung eines neuen Feldes oder einer

neuen Auswahlmöglichkeit), haben Sie zudem die Möglichkeit, einen Antrag an unseren

Beirat „Branchenstandard-Erhaltung & -Entwicklung“ zu stellen (kontaktieren Sie hierzu

ebenfalls Matthias Mundt). Dieses Gremium berät unseren Vorstand bei der Umsetzung von

Änderungswünschen und ist durch Mitgliedsunternehmen aus den drei

Wertschöpfungsstufen besetzt. So ist sichergestellt, dass der Branchenstandard auch

zukünftig aktuell, rechtssicher und gemeinschaftlich getragen wird.

Mitglieder des Beirats:

Hersteller: René Burtscher (Wala Heilmittel), Enya Ehrhard (Demeter

Felderzeugnisse), Margit Gomm (ÖMA)

Großhandel: Andreas Hainer (dennree), Ellen Hörnemann (Weiling), Yasmin Wägerle

(Alnatura)

Einzelhandel: Gerhard Sailer (basic), Carsten Schubert (Reformhaus), Christian

Supenkämper (Isarland Ökokiste)

Über Änderungen am Datenpool informieren wir Sie direkt im Portal im Newsfeed. Alle

Anpassungen werden natürlich auch automatisch in der Schnittstelle und den

beschreibenden Dokumenten (z.B. Gesamtfeldliste) angepasst.