Qwertyuiopgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwerty

uiopgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüasdfghjklsizxcvbnmöçqwertyuiopgüasdfgh

HALKLA İLİŞKİLERDE MEDYA VE TEKNİKLER

DOÇ.DR.PELİN BAYTEKİN

İNTRANET & EKSTRANET

18.05.2013

FATİH MİL FURKAN TATLIENDER TURAN

ÖMÜR KARABULUTİBRAHİM KAVAKER

İçindekiler

GİRİŞ 3

İNTRANET KAVRAMI 4

İNTRANET YAPISI 5

TEMEL ÖZELLİKLERİ 6

KULLANILMA AMAÇLARI 6

ÇALIŞANLARA SUNABİLECEĞİ BİLGİLER 7

İŞLETMELER İÇİN AVANTAJ & DEZAVANTAJI……………………………………………………………………………………8

ÖRNEK……………………………………………………………………………………………………………………………………………9

EKSTRANET KAVRAMI…………………………………………………………………………………………………………………..10

EKSTRANET YAPISI……………………………………………………………………………………………………………………….11

ORTAKLARA,TEDARİKÇELERE SUNDUĞU BİLGİLER………………………………………………………………………..12

İŞLETMELER İÇİN AVANTAJI………………………………………………………………………………………………………….12

ÖRNEK………………………………………………………………………………………………………………………………………….12

SONUÇ…………………………………………………………………………………………………………………………………………16

KAYNAKÇA……………………………………………………………………………………………………………………………………17

2

GİRİŞ

Bilgilerin kategorize edilerek depolanması, anlamlı olarak ve tam zamanında son kullanıcılara bilgi ve iletişim teknolojileri kullanılarak ulaştırılması iş dünyasının başarıya ulaşmasında kritik öneme sahiptir. İç ağlar çalışanların görevlerini daha kısa sürede ve başarıyla tamamlamak için hizmetler sunmanın yanı sıra çalışanların kendi aralarında bilgi ve tecrübe paylaşım yapmalarına yarar, iletişim becerilerini geliştirir ve sosyal destek sağlar.

Maliyet düşüklüğünün yanı sıra, iletinin yer ve zamandan bağımsız ve oldukça hızlı iletilmesini sağlayan yeni iletişim teknolojileri, örgüt içi halkla ilişkiler uygulamalarında çalışanların yönetime katılması vb. olanaklar da sağlamaktadır.

Bilginin öneminin daha çok arttığı bugünlerde işletmeler kurum içi önem arz eden konuları ve bilgileri doğal olarak dış dünya ile paylaşmak istememektedirler.Bu noktada işletmeler çalışanlarının iletişimini hızlandırmak ve kalitesini artırmak için dış çevreye kapalı bir sisteme ihtiyaç duymuşlarıdır . Bilişim teknolojileri ve ağ uzmanlarının çalışmaları doğrultusunda işletmelerin ve çeşitli organizasyonların ihtiyaçlarını karşılayacak intranet ağ sistemini geliştirmişlerdir.

İşletmelerin büyümesi ve farklı bölgelere yayılması ile birlikte uzak noktadaki ortaklar, tedarikçiler ve bölümler ile iletişimi etkin ve hızlı bir şekilde devam ettirme isteği oluşmuş, bununda karşılığı olarak ekstranet sistemi geliştirmiştir.İntranet ve ekstranet sistemleri aslında internetin kurumlar içinde kullanılan farklı türleridir. İnternette kullanılan protokoller her ikisi içinde geçerlidir.

İnternet araçları sayesinde de bilgiye ulaşım daha da kolaylaşmış ve ulaşılabilecek bilgiler ve sunulan servisler, miktar ve çeşit olarak artış göstermiştir. Internet Word Stats tarafından yayımlanan 2012 yılı dünya internet kullanıcı sayıları ile artış oranları tabloda gösterilmiştir.

3

Tablo 1.Dünyada İnternet kullan ıcı istatistikleri [6]

Dünya Bölgeleri

Nüfus ( 2012 Yılı)

İnternet Kullanıcısı (2000 yılı)

İnternet Kullanıcısı (2012 yılı)

Nüfusun Kullanım

Oranı

Büyüme 2000-2012

Kullanım Yüzdesi

Afrika 1,073,380,925 4,514,400 167,335,676 15.6 % 3,606.7 % 7.0 % Asya 3,922,066,987 114,304,000 1,076,681,059 27.5 % 841.9 % 44.8 % Avrupa 820,918,446 105,096,093 518,512,109 63.2 % 393.4 % 21.5 % Orta doğu 223,608,203 3,284,800 90,000,455 40.2 % 2,639.9 % 3.7 % Kuzey Amerika 348,280,154 108,096,800 273,785,413 78.6 % 153.3 % 11.4 % Güney Amerika 593,688,638 18,068,919 254,915,745 42.9 % 1,310.8 % 10.6 % Avustralya 35,903,569 7,620,480 24,287,919 67.6 % 218.7 % 1.0 % Dünya Toplamı 7,017,846,922 360,985,492 2,405,518,376 34.3 % 566.4 % 100.0 %

İnternet kullanımının bu denli hızlı artması işletmeleri de bu noktaya yönlendirdi.İşletmelerin bu teknolojiyi kullanmaları ile birlikte çalışanlar arasındaki bilgi alış verişinin kötü amaçlı kişiler tarafından çalınabilme riski ve güvenlik problemleri ortaya çıkmıştır. Güvenlik problemlerinin çözümlenmesi için birçok çalışma yapılmış ve halen yapılmaktadır.Bu çalışmalardan biriside ticari firmaların kendi içlerinde ve ortakları ile iletişimi hızlı ve güvenilir sağlamaları için geliştirilen intranet ve ekstranet teknolojileridir.

İNTRANET KAVRAMI

İntranet ilk olarak, Lockheeed, Hughes ve SAS Institute gibi şirketlerde kullanılmaya başlanmış olup başlangıçta “iç web”, “İnternet kolonisi”, “kurumsal web” veya “özel web” gibi isimler verilmiştir. 1995 yılında ise “intranet” terminolojisi ortaya atılmıştır.

İntranet,geçmişin göreli olarak daha düşük verimli örgüt içi halkla ilişkiler mecraları olan bülten tahtaları, basılı haber bültenleri ve toplantılar vb. mecralarına nazaran çalışanların daha az zamanını almakta ve baskı ve organizasyon maliyetini ortadan kaldırmaktadır.İntranet; dünyanın her yerinden ve günün her saatinde örgüte ulaşmanın önünü açması ve örgütün çalışanları ve departmanları arasında uyum ve işbirliğine katkıda bulunması açısından da önem kazanmaktadır.

İntranet, işletmelerin bütün haberleşme cihazlarının çeşitli bilgileri paylaşabildiği, internet uyumlu uygulamaları çalıştıran bilgi sistemleri ağıdır. İntranet, şirket içi bilgi akışının diğer bir deyişle enformasyon alışveriş sisteminin kalbi olarak düşünülmektedir.

İntranet kapsamında örgüt tarihçesi, organizasyon şeması, sağlık hizmetleri, izin ve tatil günleri, giyim kuralları ve çalışma saatleri vb. konuları kapsayan çalışan el kitapları, örgüt çalışanlarının iletişim bilgileri, çalışanların talep ve isteklerini belirlemeye yönelik anketler, çalışanların sıkça sordukları soruların yanıtları, örgüt içi eğitim ve iş fırsatlarına yönelik bilgiler bulunmaktadır.İntranet örgüt içi halkla ilişkiler faaliyetlerinin bir parçası

4

olarak ve örgüt kültürünün benimsetilmesine yönelik düzenlenen örgüt yemekleri, piknikler, kutlamalar, toplantılar vb. etkinliklerin duyurulmasında da kullanılabilmektedir.

İntranet sistemi insanları, ticari süreçleri, ortak bilgiyi, tedarikçileri, ortakları ve müşterileri bir araya getirir. Güvenlik duvarları sayesinde sistem dışarıdaki kişilerden korunur. İntranet sistemi işletme içinde yer alan kişilerin birbirleri ile işbirliği yapmasına, iletişim kurmasına imkân tanıyan ortak bir alan sağlamaktadır. İntranet internette yer alan herkese açık bir web sitesi ile aynı genel kuralları kullanmakta fakat yalnızca çalışanlar ve kuruluşun yetkili aracıları erişebilmektedir.

İntranet sistemi dış dünyadan bir güvenlik duvarı ile korunmaktadır.Kullanıcılar herkese açık bir Web sitesinde olduğu gibi bir Web tarayıcının aracılığıyla sisteme bağlantıyı gerçekleştirmektedirler.

İntranet’ler, bilgi yayınlamaktan, iletişimi daha iyi bir duruma getirmeye kadar birçok şey için kullanılabilir.

Aşağıda bazı kullanım biçimleri listelenmiştir:

E-posta

Rehberler

Organizasyon çizelgeleri

Kısa notlar(memolar)

Personel el kitapçıkları

Yetki bilgileri

Haber bültenleri ve diğer benzer yayınlar

Sistem kullanıcı dokümanları

Eğitim materyalleri

Haber grupları

Haber çıkarsama

İş ilanları

Satış raporları

Muhasabe(finans) raporları

Müşteri bilgileri

Kalite istatistikleri

Üretici/tedarikçi bilgileri

Ürün bilgileri

İNTRANET YAPISI

5

TEMEL ÖZELLİKLERİ

-Yalnızca bir kuruluşa aittir.

-Özel bir ağdır. İnternette olduğu gibi tüm dünyaya açılan bir girişi yoktur.

-Kullanıcı sınırlandırması vardır.

-Merkezde servis sağlayıcısı bulunmaktadır.

-Kullanıcılar İntranet üzerinden fikir alışverişini güvenli bir şekilde gerçekleştirebilirler.

-Çok daha optimize bir şekilde bilgi arama işlemi gerçekleştirilebilir.

-İntranet üzerinden şirkette çalışan kullanıcıların, telekonferanslar yoluyla haberleşmesi güvenli bir ortam içerisinde sağlanmış olur.

-Şirket içinde gündelik bilgilere daha hızlı ulaşmak ve düşük maliyetle bu paylaşımı gerçekleştirmeyi amaçlamaktadır.

-İnternete giriş izni vardır, ancak internetin intranete giriş izni yoktur.

-İntranet, bulunduğu ağ içerisindeki kişilere firma tanıtımı, satış bilgileri ve teknikleri, güvenlik, eğitimler, toplantılar, özel haber ve duyurular gibi birtakım bilgiler sunar. Bu bilgilerin intranet üzerinden paylaşılmış olması çalışanlara özellikle büyük ve çok konumlu organizasyonlar için kolaylık sağlar.

6

KULLANILMA AMACI

İntranet işletmelerde genellikle dört amaç için kullanılmaktadır.

1. İletişim ve işbirliği için;

Elektronik posta, faks ve çağrı alma ve gönderme

Tartışma odaları ve sohbet odaları

Sesli ve görüntülü konferans

Sanal toplantı takımları oluşturarak ortak proje geliştirme

Şirket olaylarını canlı olarak tartışma

2.Web yayınları için;

Çoklu ortam dokümanlarını geliştirmek ve yayınlamak (şirket haberleri, ürün katalogları, teknik talimatlar, Eğitim materyalleri vb.)

3. İş operasyonları ve yönetim için;

Sipariş işleme

Envanter kontrolü

Ünün kurulumu ve kontrol

Bilgi yönetim sistemleri

Veritabanı erişimi

4. Kurum içi ağ yönetimi için;

Merkezi sunucuları, istemcileri, güvenlik, dizinler ve trafik dahil tüm ağ fonksiyonları yönetmek

İç ve dış iş araçları / çeşitli uygulamalar için kullanıcılara erişim vermek

Farklı teknolojilere adaptasyon

Kullanıcıların araştırma yeteneklerini ve stratejilerini geliştirmek (rastgele örnek anketler, kullanılabilirlik testi, odak grupları, vb)

Intranet üzerinden bir organizasyonun çalışanlarına sunabileceği bazı bilgiler:

Firma tanıtımı,

Satış bilgileri ve teknikleri,

Pazarlama materyalleri,

Firmadan haberler ve duyurular,

Yardım masası ve teknik destek,

Finansal bilgiler ve aktiviteler,

7

Proje duyuruları ve bilgileri,

Dökümantasyon, Eğitimler, Toplantılar,

Personel listesi,ve ulaşılabilecekleri adresler,

Organizasyonel yapı, görev listesi ve tanımları,

Güvenlik, bazı fonksiyonlara erişimi sınırlama,

Bayi şikayet bildirileri, Bayi geri dönüş formu,

Bayilere satış yapılacaksa, Sipariş giriş,

Bayilere Satış yapılacaksa, istenirse Tahsilat,

Bayilerin ulaşacağı Stok bilgileri,

Bayilere özel haberler ve duyurular.

İŞLETMELER İÇİN AVANTAJ & DEZAVANTAJI

İntranet ağının işletmeler için avantajlı yönlerini ifade edecek olursak;

Hızlı bilgi akışı

Mevcut donanımların kullanımı

Maliyet avantajı

Kâğıt kullanımının azaltılması

Bilgi Güvenliği

Veri ambarı ve Arşivleme

Daha az toplantılar dolayısıyla daha az yer değişimi

Arama Kolaylığı

Grup halinde çalışma kolaylığı

İntranetin işletmeler için potansiyel dezavantaj olabilecek yönlerini ise şu şekilde ifade edebiliriz;

Teknolojinin sürekli olarak geliştiği günümüzde yeni teknolojiler ve yazılımlarla uyumsuzluk sorunları olabilir.

Güvenlik tedbirleri yetersiz olabilir.

8

Kullanıcı desteğinin zayıf olabilir.

Performans yönetiminin yetersiz düzeyde olabilir.

İçerik koruma zaman alıcı olabilir.

Bazı çalışanların masalarında bilgisayar olmayabilir.

İntraneti geliştirmek işletmenin ihtiyaçlarına uyumlu olmayabilir.

Sunulan bilgilerin güncel olması gerekmektedir.

Çok geniş bir hedef kitlenin varlığı, mesajların oluşturulmasında güçlük yaratmaktadır.

ÖRNEK

9

EKSTRANET KAVRAMI

10

Ekstranet, Bir işletmenin iş ortaklarını, müşterilerini ya da işbirliği yaptığı diğer kuruluşları birbirine bağlayan iş ya da eğitim amaçlı kullanılan bir bilgisayar ağıdır. Başka bir ifade ile işbirliği yapılan işletmelerin kullanımına açık veya diğer şirketlerle işbirliğine olanak tanıyan bir uzatılmış intranet olarak da tanımlanabilir.

İntranetin teknik alt yapısını ve mantığını kullanan ekstranet, önceden yetkilendirilmiş ve giriş izni verilmiş kişilerin, müşterilerin, bayilerin, alıcıların ve satıcıların girebildiği, gerekli bilgilere ulaşabildiği katılımcı bir sistemdir.

İlk bakışta karmaşık gibi gözüken sistemin, firmanın iş konusuna ve isteklerine göre tasarlanacağı akıldan çıkarılmamalıdır. Ekstranette yine zaman ve mekân sınırı olmadan iş akışını hızlandıran, basitleştiren ve en önemlisi iş verimini artıran bir unsur olarak inanılmaz bir hızla dünyada yaygınlaşmaktadır.

Ekstranetler ilk olarak 1990’ların sonlarında ve 2000’lerin başlarında kullanılmaya başlanmıştır. O tarihlerde işletmeler sadece özel çalışma gruplarını kapsayacak şekilde yetkilendirilmişlere web üzerinden bağlanabilme imkânı sağladılar.

Ekstranet sayesinde şirket ortaklarına ve çalışanlarına yine intranette olduğu gibi, güvenlik, müşteri şikâyet bildirileri ve geri dönüş formu, stok bilgileri, müşteriye özel haberler ve duyurular gibi bilgiler sunulabilir.

Organizasyon intranetlerinin dış ortama açık hale gelmesiyle oluşturulan ekstranetler de güvenlik tedbirleri daha üst seviyelere çekilmelidir. Güvenlik için elektronik duvarların yanı sıra çoğu kez şifreler, kriptografi, elektronik imza gibi güvenlik açısından daha ileri teknolojiler uygulanmaktadır .

Bir intranetin aksine, bir ekstranet yetkili site dışı kullanıcılar için erişilebilir durumdadır; Sadece geçerli bir kullanıcı adı ve parolası olanlar ekstraneti kullanabilmektedirler. Ekstraneti kullananlar arasından bazı kullanıcılara belirli noktaların erişimi kısıtlandırılabilir. Örneğin, satış temsilcilerinizin satış yaptığı bir alıcı, yalnızca kendi şirketlerinin hesap bilgilerine erişilebilir; alanda çalışan bir satış temsilcisi kendi hesabının tamamı için erişime sahip olabilir ve e-posta denetimi için evden bağlanan bir sekreter muhtemelen hiçbir finansal bilgi için erişime sahip olmayacaktır.

Ekstranet Yapısı

Müşteriler farklı şirket birimleri

EKSTRANET

İşletme yerel ağ

11

Ve intranet

Tedarikçiler dağıtım kanalları (bayiler)

Extranet sayesinde bir organizasyonun çalışanlarına, ortaklarına, tedarikçi firmalarına sunabileceği bazı bilgiler:

Müşteri şikayet bildirileri, Müşteri geri dönüş(feedback) formu, Satış yapılacaksa, sipariş giriş, Satış yapılacaksa, istendiği takdirde tahsilat, Stok bilgileri, Müşteriye özel haberler ve duyurular vs...

İŞLETMELER İÇİN AVANTAJI

-İşletme çalışanları, tedarikçi firmaları ve stratejik ortakları arasındaki bilgi paylaşımını kolaylaştırır. -İşletmenin müşterilerle daha iyi ilişkiler kurmasına ve yeni hizmetler sunmasına olanak sağlar. -Eğitim programlarının işletme içinde uygulanmasını ve iş ortakları ile ortaklaşa proje geliştirme imkânını sağlar . -Bilgiye erişimin sınırlandırması -İşlem maliyetleri düşürerek zaman ve kaynak tasarrufu sağlar. -İşletmenin rekabet gücünü arttırır. -Her yerden erişim imkânı -Operasyonel maliyetleri en aza indirir. -Zaman ve kaynak tasarrufu sağlar.

12

-İşletmelerin tedarikçileri ve ortakları arasındaki ilişkileri geliştirir. -Genel olarak işten işe (business-to-business relationships) ilişkileri geliştirir.

ÖRNEK

13

14

15

16

SONUÇ

İntranet ve Ekstranet kavramları farklı teknolojiler gibi gözükseler de aslında internet altyapısını kullanan özelleştirilmiş ağ sistemleridir. Bir işletmenin faaliyet gösterdiği sektör ve büyüklüğe göre İnternet, intranet ve ekstranet sistemlerinden birini veya birden fazlasını kullanabilmelidir. Çünkü bu sistemler rekabet ortamında işletmenin hızını arttıracak, bilgi akışını hızlandıracak ve hayatını devam ettirebilmesine katkı sağlayacaktır. Sonuç olarak bir değerlendirme yapıldığında işletmelerin intranet ve ekstranet sistemlerini kullanmaları işletmelerin bilgi ve birikimlerinin paylaşılması noktasında önemlidir ve gereksinimler doğru tespit edilerek doğru teknolojiler ile yapılandırılmış bu sistemler mutlaka kullanılmalıdır .

Tablo 4:İnternet, intranet ve ekstranet sistemlerinin özellikleri [18]

Erişim KullanıcılarBilgiTürü

İnternet AçıkTüm

kullanıcılarGenel

İntranet Özelİşletme

kullanıcılarıİşletmeye

Özel

Ekstranet Anlaşma

İşletmekullanıcıları, iş ortakları ve tedarikçiler

SeçilmişBilgi

KAYNAKÇA

Polis Bilimleri Dergisi Cilt:14 (2) Yeni İletişim Teknolojileri ve Örgütsel İletişime Yansımaları, Deniz Çalık ab.org.tr/ab13/bildiri/135 agency.turrus.com/dokuman/turRUS%C2%AE_Acente_Sistemi sdu.edu.tr

17