GUIDE UTILISATION PLATEFORME GIRAF [Mode de compatibilité]

DFPTLV – janvier 2014

CONSEIL REGIONAL DU CENTRE

Plateforme GIRAF ( Gestion Informatisée par la Région centre des Actions de

Formation)

Guide UtilisateurORGANISME DE FORMATION

DFPTLV - janvier 2014Tous droits réservés 2

Sommaire

Introduction

Accès à la plate-forme

Tableau de bord

Ouverture de l’action et saisie des bénéficiaires

Suivi de réalisation

Demande de paiement

Tous droits réservés 3

Introduction

� Le Conseil Régional du Centre vous a confié la réalisation d’ un dispositifde formation

� La plate-forme qui gère le suivi administratif et financier de votre dispositifa été conçue comme le reflet de votre CCAP : elle applique donc les règlesde gestion et les échéanciers qui y sont mentionnés

� La plate-forme est construite autour de 4 étapes principale s� L’ouverture de votre action de formation et la saisie des bénéficiaires : état civil, statut,

formation initiale …

� La saisie et la validation des heures de formation réalisées en centre et en entreprise,et autres prestations effectuées par un suivi de réalisation périodique

� La validation d’une demande de paiement, dont les sommes sont calculées sur la baseet dans la limite des taux et des heures qui vous ont été notifiés pour une actionidentifiée

� La clôture de l’action après avoir renseigné et consolidé les enquêtes des bénéficiaireset après avoir saisi et validé le rapport d’exécution.

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Sommaire

Introduction


Tableau de bord


Suivi de réalisation de l’action

Demande de paiement




� La plate-forme est accessible via un navigateur Internet à l’adressehttps://formation.regioncentre.fr

� La page de connexion s’affiche

� Vos identifiant et mot de passe vous seront communiqués par courrierélectronique que vous recevrez après la validation de votre action de formationpar les agents de la Cellule de Gestion Formation. Cette réception vous indiqueque vous pouvez procéder à son ouverture dans GIRAF.



Sommaire

Introduction


Tableau de bord



Demande de paiement



Tableau de bord

� Une fois identifié, vous accédez d’une part à la liste des documents àtélécharger qui sont mis à jour en début d’année pour chaque nouvellecampagne et d’autre part, au tableau de bord, avec un choix sur l’année de lacampagne puis à la liste de vos actions de formation. En début d’année, lesactions de formation vous seront accessibles, au fur et à mesure, de leurvalidation par la région.



Tableau de bord (2)

� Ce tableau de bord vous permet de visualiser les interventio ns àréaliser sur les actions de formation listées portant l’ind ication« validé par la Région » dans la colonne « statut » :

� Ouverture de l’action de formation par la saisie de la date de début réelle

� Saisie du profil des bénéficiaires participant à l’action de formation

� Validation des réalisations périodiques les 20 premiers jours du moissuivant la fin de chaque trimestre civil ou du mois réalisé

� Validation de votre demande de paiement après validation des réalisationspériodiques du trimestre ou du mois réalisé

� Date de fin réelle de l’action de formation pour demander de solde

� Consolidation des enquêtes, saisie et validation du compte-rendud’exécution



Présentation de la gestion financière des dispositifs de formation professionnelle

� Depuis janvier 2009, la Région Centre a mis en place un interf açage entre laplateforme GIRAF et son outil de gestion financière : CORIOL IS.

* Cet interfaçage qui prévoit l’intégration automatique des données financières dansCORIOLIS, dès validation de la demande de paiement, a permis de réduireconsidérablement le temps de traitement des 8 000 demandes de paiements (environ)réceptionnées par GIRAF puis traitées par les agents de la Cellule de GestionFormation.* L’utilisation de cet interfaçage induit une gestion spécifique en fin et en début d’année :

1) lors de la période de l’arrêt comptable de la fin d’année : le délai de validation desdemandes de paiement peut être réduit début décembre.2) Lors de la reprise de cet interfaçage en début d’année suivante : la validation desdemandes de paiement ne pouvant intervenir - au mieux - qu’à compter du courantde la 2ème semaine du mois de janvier.

� Accès par l’organisme de formation à une action de formationCet accès ne pourra être possible qu’après validation par les agents de la Cellule deGestion Formation de chacune des actions de formation qui se fait – au fur et à mesure- sur la base des dates de début réelles transmises par les organismes de formation à[email protected]



Sommaire

Introduction


Tableau de bord



Demande de paiement



Ouverture de l’action de formation

� Dans la colonne Ouverture de l’action, vous devez renseigner la date de début REELLEaprès avoir cliqué sur le lien Date de début réelle d’action à saisir du tableau de bord,ensuite vous devez sélectionner la périodicité de paiement souhaitée (par trimestre civil –par défaut - ou mensuel).

Si cette date de début réelle est différente de la date prévisionnelle que l’organisme a saisidans le formulaire de réponse en ligne de l’appel à projets, vous devez envoyer un messageà [email protected] pour mise à jour, si possible 15 jours avant le début réel de laformation.

Dès la modification intervenue sur GIRAF, vous pourrez saisir votre date de début réelle.

ATTENTION !! La date de fin réelle ne sera à saisir qu’à la fin du marché pour avoir accès àla facture de solde.



Saisie des bénéficiaires

� L’accès à la liste des bénéficiaires se fait par un clic sur l’onglet Fiche d’entrée bénéficiaire

� Les bénéficiaires doivent être saisis au fur et à mesure dès leur entrée en formation et parchacun des intervenants du marché. En cas de co-traitance, cette gestion est de laresponsabilité du titulaire du groupement

� ASTUCE ! Vous pouvez trier le tableau en cliquant sur l’entête de colonne (ex : cliquer sur « NOM » pour classer les bénéficiaires par ordre alphabétique)



Saisie des bénéficiaires (2)

� En cliquant sur le bouton Ajouter un bénéficiaire, le formulaire de saisie des bénéficiairesapparaît :

� Trois rubriques sont à renseigner pour chaque bénéficiaire :� Identité du bénéficiaire� Adresse permanente et pendant la durée de la formation (à ne renseigner que si elle est différente de

la première saisie)� Situation au démarrage de l’action de formation


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Saisie des bénéficiaires (3)

� ATTENTION !! La saisie du nom et du prénom du bénéficiaire doit être faite dan sle respect scrupuleux de la carte d’identité. Par contre, les accents, les tirets ou autresprésents dans les nom et prénom doivent être remplacés par des espaces.

� Pour chaque bénéficiaire, vous devez renseigner tous les champs en les saisissant ou ensélectionnant une entrée parmi une liste déroulante proposée. NB : les informationsobligatoires sont suivis d’une étoile.ATTENTION !! Si un de ces champs obligatoires n’est pas renseigné, la fiche dubénéficiaire ne sera pas enregistrée et vous risquez de perdre les données saisies.

� Certains champs requièrent une attention particulière et doivent faire l’objet d’unevérification:

� La date d’entrée du bénéficiaire en formation doit être égale ou postérieure à la date de débutd’action réelle

� Le champ financeur indique si la formation du bénéficiaire est financée par la Région Centre.

Attention : Seuls les bénéficiaires financés par la Région doivent faire l’objet d’une déclaration deréalisation périodique et d’une demande de paiement

� Le code postal des adresses des bénéficiaires déclenche un affichage automatique de la ville. Siplusieurs villes s’affichent, faites votre choix et validez via le bouton Sélectionner

� Lorsque le bénéficiaire est correctement enregistré, le tableau des bénéficiaires apparaît.


Création du dossier de rémunération ou RS1

NB : Vous devrez préalablement vous assurer que vous disposer des droits d’accès à RémuNet.

� A la fin de sa saisie des champs de la fiche bénéficiaire, vous pouvez choisir de sélectionner lebouton « enregistrer » ou « création RS1NB : des messages d’alerte peuvent apparaître si les saisies opérées ne sont pas complètes ou sontincorrectes : il convient de les corriger afin de poursuivre cette opération.

* Si vous choisissez de sélectionner du bouton « enregistrer », les saisies réalisées seront conservés maisvous devrez ensuite revenir sur la fiche du bénéficiaire, pour sélectionner « modifier le bénéficiaire », et avoir ànouveau accès au bouton « création RS1 ».

* La sélection du bouton « création RS1 », entraîne le lancement de la procédure de transfert de certainesdonnées.

� Ce transfert peut aboutir soit :

* à l’affichage d’un message d’erreur. Le cas échéant un message explicatif devra être transmis à[email protected] . Vous devrez cesser toute tentative dans l’attente d’une réponse.

NB : En fonction de l’anomalie rencontrée, une dérogation pourra vous être accordée afin que les saisies soientopérées directement dans RémuNet. ATTENTION : si vous saisissez directement un dossier dans RémuNetsans dérogation préalable de la Région Centre, ce dossier sera supprimé.

* là la création d’un numéro RS1 qui vient s’ajouter à la fiche du bénéficiaire et qui confirme le bonfonctionnement du transfert.



Création du dossier de rémunération ou RS1 (suite)

� Dès le transfert des données, vous pourrez poursuivre la complétude du dossier RS1 sur RemuNet (letransfert de GIRAF sur RemuNet est transparent pour l’organisme).

* Si vous terminez la saisie, vous pourrez « valider » le dossier.

NB : des messages d’alerte peuvent apparaître si les saisies opérées ne sont pas complètes ou sontincorrectes : il convient de les corriger afin de poursuivre cette opération.

* Si vous ne pouvez pas terminer la saisie, vous pourrez « enregistrer » vos saisies et y revenirultérieurement en utilisant votre accès direct à RémuNet.

� Vous devrez ensuite imprimer la demande de rémunération ou RS1, puis la signer, conjointement avec lebénéficiaire avant de la transmettre à l’ASP accompagnée des pièces.

� Vous pourrez ensuite faire le suivi du traitement du dossier de rémunération par l’ASP.

� Gestion spécifique de début d’année :Si votre action de formation n’a pas été validée par la Région dans GIRAF avant sa date de début réelle, ilvous sera nécessaire de transmettre une demande de dérogation à [email protected] afin de vousautoriser à saisir le dossier de rémunération de votre bénéficiaire directement dans RémuNet.

ATTENTION : Sans cette dérogation préalable, tout dossier créé directement dans RémuNet serasupprimé.



Gestion des actions de savoirs de base

Gestion spécifique des actions de formation de type VISAS

Les visas confirmés dans la plateforme Libres Savoirs sont automatiquement transférés à laplateforme GIRAF.

Vous pourrez, dans les 20 jours suivants le trimestre ou le mois, procéder à la validation desréalisations, puis de la demande de paiement.

Afin que cet interfaçage fonctionne correctement, vous dev rez respecterscrupuleusement la procédure ci-dessous ;

� 1) Positionnement de l’apprenant sur la plateforme LIBRES SAVOIRS, sur le marché qui vousa été attribué soit en tant que titulaire soit en tant que sous-traitant

� 2) Ouverture de votre action de formation dans GIRAF dès que son accès vous est rendupossible par le Conseil régional du Centre : saisie de la date de début réelle dans le respect dela procédure et sélection de la périodicité de paiement choisie : trimestre (par défaut) ou mois.

ET SEULEMENT ENSUITE

� 3) Confirmation du premier visa réalisé sur cette action de formation.

NB : en cas de difficultés :

* sur la plateforme Libres Savoirs, l’organisme devra prendre contact avec la plateforme animation.* sur la plateforme GIRAF, l’organisme devra transmettre un message explicatif à [email protected]



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Introduction


Tableau de bord



Demande de paiement



Suivi de réalisation

� A tout moment pendant la période en cours (trimestre civil ou mois), vouspouvez accéder au suivi de réalisation périodique, en cliquant sur l’onglet Suivide réalisation de l’action. Seule la période en cours s’affiche, selon la date dujour, et à condition qu’une fiche bénéficiaire soit saisie.

� Après avoir saisi les réalisations de chaque bénéficiaire, la réalisation périodiquedevra être validée dans les 20 jours suivants la fin du trimestre civil ou du moisécoulé pour pouvoir éditer une demande de paiement.



Saisie de la réalisation des bénéficiaires

� Le lien Saisie du réalisé, situé à gauche du nom de chaque bénéficiaire permet de saisir la réalisation de chaque bénéficiaire sur la période en cours.

� Pour chaque bénéficiaire, il faut renseigner les heures réalisées et non réalisées maisjustifiées en centre et en entreprise, les stages en entreprise, les validations au cours de lapériode concernée.

� Note: Si le bénéficiaire n’a pas réalisé d’heures sur la période, ces champs serontenregistrés à 0.

� Si le bénéficiaire est sorti de formation au cours de la période, il faut renseigner les heuresréalisées AVANT de renseigner la date de sortie de formation. En cas de sortie anticipée, ilfaut indiquer le motif. Si c’est un départ pour emploi dans les conditions fixées au CCAP,saisir les heures non réalisées pour départ en emploi.

ATTENTION !! Ne saisir la date de sortie qu’après avoir saisi toutes les heures réalisées(vous ne pourrez pas revenir en arrière) et / ou après avoir reçu le contrat de travail sidépart pour emploi.



Validation des réalisations ou demande d’acompte

� Pour procéder à une demande de paiement d’acompte, il faut valider successivementchaque réalisation périodique, même si elles sont à zéro.

� Les règles de validation sont les suivantes:� Le bouton Valider la demande d’acompte n’est disponible que dans les 20 premiers

jours du mois suivant la fin du trimestre civil (avril, juillet, octobre, et janvier) ou dumois écoulé.

� Une réalisation périodique validée ne peut plus être modifi ée ; le nombre d’heuressaisi va en effet servir de base à la demande de paiement et au mandatement.

� Une réalisation périodique ne peut être validée tant que les réalisationspériodiques précédentes n’ont pas été validées . La plate-forme ne pourrait en effetpas contrôler le nombre d’heures cumulées au regard du nombre d’heures notifiées.

� Même si les bénéficiaires inscrits n’ont réalisé aucune heure sur une période, ilfaut quand même valider la demande d’acompte pour cette période.

� En cas de sous traitance ou de co traitance, tous les intervenants sur un marchédoivent valider les réalisations même si elles sont à zéro.

NB : d’où l’importance de bien indiquer la DATE DE DEBUT RELLE .

� Une fois la réalisation périodique validée, la demande de paiement correspondanteaccessible via l’onglet Demande de paiement devra alors être validée



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Introduction


Tableau de bord



Demande de paiement



Demande de paiement

� La première demande de paiement ne peut être validée par l’or ganisme, qu’après lavalidation, le cas échéant, par la région de la demande d’ava nce conformément à lacoche faite par l’organisme de formation dans son acte d’eng agement.

� Après avoir validé la réalisation périodique, vous devez valider la demande de paiementcorrespondante dans les 20 premiers jours du mois écoulé ou du mois suivant la fin dutrimestre civil.

� La validation de la demande de paiement déclenche l’envoi au Conseil Régional du Centredes montants à payer. Une fois validée, la demande de paiement n’est plus modifiable.

� Les demandes d’acompte, même d’un montant de 0 €, doivent être validées.

� En cas de rejet de votre demande de paiement par la Région, vous devrez re-valider votredemande.



Gestion spécifique de la demande de solde

Lorsqu’une action est terminée, vous devez saisir les dernières prestations réaliséespar vos bénéficiaires et saisir les dates de sortie des bénéficiaires.

Le titulaire doit ensuite saisir la date de fin d’action réelle. Si cette date de fin réelle estdifférente de la date prévisionnelle saisie dans le formulaire de réponse en ligne, del’appel à projets, vous devez envoyer un message à [email protected] pour endemander la modification. Dès la modification intervenue vous pourrez saisir votre datede fin réelle : La saisie de la date de fin d’action réelle est indispensable pour accéderà la demande de solde.

Le titulaire devra saisir le résultat final de chaque bénéficiaire, puis il devra validerles saisies en cliquant sur « Consolider l’enquête ».

Le titulaire doit ensuite saisir la synthèse de la réalisation de l’action de formation enrenseignant le contenu de tous les champs du rapport d’exécution accessible encliquant sur « CRE » puis il devra soit enregistrer s’il n’a pas terminé soit valider sessaisies.

Le titulaire pourra alors imprimer la demande de solde, la signer et la transmettre parcourrier à la Cellule de Gestion Formation accompagnée de toutes les piècesdemandés au CCAP sous un délai d’une semaine. Passé ce délai, la demande depaiement sera rejetée par la Région.



Utilisation de l’onglet « justificatif »

Cet onglet vous permet, à chaque validation d’une demande de paiement, de transmettreà la Région - par voie dématérialisée - tout document qui ne nécessite pas une signatureoriginale.

Vous pourrez également joindre tout document qui justifie des régularisations apportéessur la demande de paiement que vous venez de valider ou sur une demande depaiement qui a déjà fait l’objet d’un paiement par la Région.

Pour un meilleur fonctionnement, le fichier joint doit être allégé de tous les logos et sonintitulé le plus court possible.



VOS CONTACTS

� Si vous rencontrez des difficultés d’utilisation de la plateforme GIRAF, vouspouvez envoyer un message à [email protected]

� Si votre difficulté est bloquante vous pouvez contacter Catherine DAVY -Assistante Administrative au � 02 38 70 31 47 ou Christine FANEAU -Administrateur Fonctionnel de la plateforme GIRAF au � 02 38 70 27 11.

� Si vous rencontrez des difficultés dans le cadre de l’exécution de votre marché,votre Référent Territorial du Service Animation Territoriale est votre principalinterlocuteurLa Chef de service est : Céline BLAN par messagerie à[email protected]

L’assistante est : Séverine REBYFFE � 02 38 70 31 39 ou par messagerie à[email protected]



VOS CONTACTS (1)

� Si vous souhaitez avoir des précisions et/ou des informations sur le suiviadministratif et financier de votre marché, les agents de la Cellule de GestionFormation des marchés publics sont vos interlocuteurs privilégiés.Le Chef de service est : Samuel BLAIZEAU [email protected]

� Si vous rencontrez des difficultés dans l’élaboration du dossier de rémunération lesagents du service formation professionnelle et emploi de l’ASP sont vosinterlocuteurs privilégiésLa Chef de service est : Isabelle YVERNAULT : [email protected]

� Si vous souhaitez attirer l’attention du Conseil régional du Centre sur tout type de difficultés relatives à la gestion d’un dossier de rémunération, vous devez prévenir / contacter :

� Christine FANEAU - [email protected] ou [email protected]


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