Guide pratique Classes virtuelles (PPT - 3, 1 Mo)

RGPP2Guide pratique

Projet de promotion et de développement des classes virtuelles en capitalisant sur

l’expérience du MENJVA et MESR

Version VF 12 janvier 2011

2

Sommaire

Préambule

Synthèse

Introduction

1. Définition et mode de fonctionnement d’une classe virtuelle

1.1 Grandes caractéristiques d’une classe virtuelle

1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle

2. Démarche proposée pour la conduite d’un projet de classes virtuelles

2.1 Vue d’ensemble de la démarche

2.2 Cadrage du projet

2.3 Elaboration d’un projet de classes virtuelles

2.4 Déploiement des premières classes virtuelles

3. Annexes

4. Lexique

3

Préface : Objectifs du présent guide

• Ce document est destiné à l’usage des ministères souhaitant développer la Formation Ouverte A Distance (FOAD*) dans leur plan de formation et utiliser notamment la modalité « classe virtuelle ».

• Il propose des clés pour préparer la mise en œuvre d’un projet de déploiement d’un dispositif de formation en classes virtuelles. Il traite aussi bien des dimensions fonctionnelle et technique du projet que des aspects de gestion (pilotage, jalons, financiers, communication, accompagnement du changement...).

• Il s’appuie :• Sur l’expérience du MENJVA et MESR qui a déployé avec succès, depuis près de 4 années, des classes

virtuelles dont l’utilisation croît chaque année. • Sur l’expérience de deux pilotes qui sont en train d’élaborer leur propre projet : la Police nationale et le ministère

de la Justice.

• La synthèse présentée en première partie définit les enjeux principaux et des clés de réussite de ce type de projet. Elle est destinée en priorité aux décideurs.

• Le corps du document est destiné à une équipe projet. Il se veut volontairement très concret pour faciliter la mise en œuvre opérationnelle par les experts métier impliqués dans un projet de classe virtuelle (NB : les termes suivis d’une astérisque (*) sont définis dans le lexique figurant à la fin du présent document).

4

Sommaire

Préambule

Synthèse

Introduction









3. Annexes

4. Lexique

5

• La classe virtuelle est une modalité de formation à distance mettant en présence des personnes situées en des lieux géographiques différents grâce à une interface web.

• C’est à la fois un outil informatique issu des nouvelles technologies de l’information et des télécommunications et une manière innovante de dispenser un enseignement. Elle nécessite une adaptation de la pédagogie tant dans le format de la formation que dans l’animation des sessions de formation.

• Pour être employé de manière adéquate, cet outil a vocation à s’inscrire dans une politique plus vaste de formation ouverte à distance* intégrant plusieurs modalités de formation complémentaires (présentiel*, formation « seul devant l’écran »*, classes virtuelles).

• La force de la classe virtuelle réside dans :

• Les économies réalisables sur les frais de déplacement, hébergement et restauration, ce qui permet d’envisager une économie totale s’élevant jusqu’à 80% des coûts de formation.

• La disparition, ou, en mode dégradé, la diminution, de l’impact de la formation sur la vie personnelle de l’agent (en lien avec les contraintes géographiques car la formation peut avoir lieu sur le poste de travail de l’agent).

• La diminution du temps de formation de l’agent a minima grâce aux gains de temps parfois considérables réalisés sur le temps de déplacement (des gains sur la durée de formation peuvent aussi être dégagés).

• La réactivité qu’elle donne aux services de formation grâce à la facilité avec laquelle une telle formation peut être organisée ; ceci est utile notamment pour des formations fréquentes, en masse et/ou personnalisées.

Synthèse (1/3)

6

• La facilité de mise en œuvre relative de la classe virtuelle sur le plan technique (beaucoup plus léger qu’un SI de gestion).

• La simplicité de prise en main de l’outil (l’outil recréé les outils classiquement utilisés en classe pour animer un cours, ce qui facilite l’apprentissage).

• L’accès à la formation pour des travailleurs ayant un handicap physique obérant leur mobilité ou pour des agents situés dans des zones géographiques très éloignées.

• Les points de vigilance pour réussir la mise en place de cet outil résident dans l’adhésion des utilisateurs (pour éviter le rejet et/ou l’abandon). Ils font l’objet de recommandations précises dans ce guide.

• Les principaux écueils à éviter en rythme de croisière sont les suivants :

• Sous-estimer la phase de présentation et de familiarisation des futurs utilisateurs avec l’outil ; le risque est de ne pas faire tomber l’a priori qu’une formation de qualité doit être réalisée dans une salle de classe en présence du formateur.

• Au-delà des réticences normales face au changement, susciter le rejet de l’outil s’il apparaît comme trop complexe, ou défaillant.

• Pour la hiérarchie et les collègues, ne pas considérer la classe virtuelle comme un véritable temps de formation pendant lequel l’agent n’est pas disponible pour d’autres tâches.

Synthèse (2/3)

7

• Pour l’agent, notamment pour des parcours de formation longs, perdre sa motivation, notamment à cause de l’absence de regroupement (c’est pourquoi le sentiment d’appartenance doit être favorisé par d’autres moyens).

• Les clés de succès pour que la classe virtuelle puisse faire partie intégrante des modalités de formation à moyen terme sont présentées tout au long du guide.

• En amont, la réussite d’une classe virtuelle suppose :

• Une forte impulsion institutionnelle : cette modalité de formation étant synonyme de conduite du changement, elle doit être empreinte d'un haut degré de visibilité institutionnelle.

• Mettre en place une équipe nationale dédiée (technique, fonctionnelle, pédagogique), assurance d’une disponibilité et une motivation forte pour le projet.

• Construire une communication efficace pour convaincre, réaliser un "pilote qui marche" et rechercher l'adhésion des prescripteurs de formations (hiérarchie des stagiaires).

• Mailler le territoire par la constitution d'un réseau de personnes ressources chargées de promouvoir la modalité de formation, de faciliter son intégration dans les dispositifs de formation mis en place par les services déconcentrés)

• Soigner la mise en adéquation des différents processus métier du ministère avec la nouvelle modalité de formation

• Reconnaître le rôle du e-formateur (lettre de mission, fiche de poste).

• Choisir un outil ergonomique, simple à utiliser par les e-formateurs et par les stagiaires.• Etre vigilent sur la continuité de service : mettre en oeuvre une plate-forme fiable et hautement disponible.• Offrir une assistance de qualité à l'utilisateur : accompagner les utilisateurs (e-formateurs et stagiaires) dans la

prise en main de l'outil, organiser et structurer un dispositif d'assistance d'une grande réactivité.

Synthèse (3/3)

8

Sommaire

Préambule

Synthèse

Introduction









3. Annexes

4. Lexique

9

Introduction : La classe virtuelle, une modalité de formation ouverte à distance

• Plus qu’un outil permettant la réalisation de formations en temps réel mais à distance, la classe virtuelle est une modalité de formation qui s’inscrit dans le cadre pédagogique plus général de la formation ouverte à distance.

• La formation à distance*, par opposition à la formation en présentiel, est une forme d’apprentissage qui conduit à s’abstraire des contraintes de temps et de lieu en permettant au stagiaire de suivre la formation en un lieu différent du formateur et/ou en différé si besoin.

• La formation ouverte à distance (FOAD) est une spécialisation de la formation à distance qui s’appuie sur les nouvelles technologies de l’information. Elle s’attache à la personnalisation du parcours de formation aux besoins de l’apprenant et inclut un accompagnement du stagiaire par un e-formateur ou tuteur mais ne s’effectue pas sous son contrôle permanent.

• Ce principe de formation se caractérise par la mise en œuvre de parcours de formation, véritables itinéraires proposés à l’apprenant pour l’acquisition des connaissances. Il intègre les différentes modalités de formation - que sont le présentiel, les classes virtuelles et la formation en « seul devant l’écran »* où l’agent apprend à son rythme à partir de leçons déployées sur une plate-forme d’apprentissage en ligne et accessibles à tout moment depuis un poste de travail. Il propose également un suivi personnalisé de l’apprenant par un e-formateur (ou tuteur relais) qui suit- à distance, les progressions grâce à des outils de suivi disponibles sur la plate-forme d’apprentissage. Chaque modalité de formation peut également être utilisée seule dans le cadre d’une formation plus ponctuelle.

2 3 4 51Module 1 Module 2 Module 3 Module 4 Module 5

6789Module 9 Module 8 Module 7

Module 6

Seul devant l’écranPrésentiel

Classe virtuelle

Source : Image MENJVA et MESR

10

Introduction : Les différentes dimensions du projet de classes virtuelles

• Si la FOAD est évoquée dans le document au travers de la dimension pédagogique du projet de construction de classes virtuelles, elle ne constitue pas le cœur de l’étude.

• La dimension technique est centrée sur les caractéristiques de l’outil de classe virtuelle en lui-même.

• Les changements de repères induits par l’introduction de ce type d’outil (formation sur le poste de travail, introduction d’une autonomie sur le choix de la date de formation), justifient d’ajouter au projet une forte dimension de conduite du changement pour toutes les populations concernées – formateurs, équipes SI, hiérarchie et collaborateurs.

• S’y ajoute une dimension de pilotage, tant en mode projet qu’en rythme de croisière, pour suivre et ajuster à tout moment l’évolution du projet.

• Enfin, le projet comporte une dimension financière : il convient de comparer le coût engendré par une classe virtuelle avec le coût d’une formation en présentiel.

Nota Bene : La méthode proposée ne porte que sur les gains apportés par les classes virtuelles. Les gains de la formation à distance pourraient être étudiés de la même manière en intégrant les autres modalités de formation dans le cadre d’un parcours.

11

Sommaire

Préambule

Synthèse

Introduction









3. Annexes

4. Lexique

12

1.1 Grandes caractéristiques d’une classe virtuelle (1/2)

•La classe virtuelle est une modalité de formation :

• A distance : utilisant les nouvelles technologies de l’information et de la communication.

• Ouverte (c’est-à-dire disponible à tout moment), accompagnée (par un e-formateur ou un e-tuteur) et pouvant être individualisée.

• La classe virtuelle réunit un formateur et des stagiaires pouvant être séparés géographiquement de plusieurs milliers de kilomètres. Elle utilise la visioconférence, l’audioconférence et le «tableau blanc*» à la place des instruments classiques.

•Solution complémentaire aux formations «en ligne dites seul devant l’écran» ou des formations dites «en présentiel».

Elle est adaptée aux formations de type « Blended Learning »* personnalisables et tutorées mixant présentiel, classes virtuelles et modules déployés sur une plate-forme LMS* : pour former des apprenants tant aux outils informatiques et bureautiques, à la préparation de concours, aux applications « métier »…

•Une formation interactive, avec possibilité de personnalisation aisée.

•Un faible coût par session (pas de frais de déplacement).

•L’absence de contraintes de déplacement pour les participants ; utile en particulier pour les DOM TOM.

•Des sessions courtes mais denses.

•Des outils d’animation et de communication immédiatement disponibles.

•Une convivialité réduisant le risque de désaffection de formation parfois induites par la solitude.

•Une mise en œuvre simple requérant néanmoins une planification (date et horaire fixe, inscription nécessaire).

La classe virtuelle, une modalité de formation à distance

Les atouts de la classe virtuelle

13

1.1 Grandes caractéristiques d’une classe virtuelle (2/2)

L’outil de classe virtuelle s’appuie sur une interface Web :

• Permettant d’organiser, animer, participer à une réunion, une session de présentation ou de formation (avec possibilité d’enregistrement),

• Partagée par tous au même moment à partir d’une même adresse internet,

• Nécessitant, a minima, un poste de travail équipé d’une connexion internet haut débit, d’une carte son et d’un micro-casque (ou microphone + haut-parleurs). L’application peut devoir être préalablement installée sur le poste des participants (si la solution n’est pas full/web).

La classe virtuelle, un outil des nouvelles technologie de l’information et de la communication

Martinique

Bordeaux

CorseEtablissement

scolaire

Services académiques

Domicile

Administration centrale

Session


Illustration sur l’application utilisée par le MENSESR :

Outil : CENTRA de la société SABASituation géographique : La plate-forme est physiquement hébergée à Toulouse au Pôle FOAD, elle est accessible par l’ensemble des agents du MENJVA quelle que soit leur localisation géographique.Depuis décembre 2010, le dispositif est configuré en mode full web permettant aux participants de ne plus avoir à installer l’application Centra sur leur poste de travail pour utiliser la classe virtuelle.

14

Sommaire

Préambule

Synthèse

Introduction









3. Annexes

4. Lexique

15

1.2 Mode de fonctionnement : Avant, pendant, après, une classe virtuelle (1/2)

• Le formateur a été formé à l’utilisation de l’outil.• Le gestionnaire a attribué des droits de présentateur au formateur.

A partir de l’interface personnalisée :• Le formateur conçoit la formation.• Le formateur crée la session de formation et inscrit les stagiaires.• Le stagiaire vérifie la configuration de son poste de travail avec l’aide des équipes support si nécessaire (pour une

première utilisation de l’outil de classe virtuelle).• Le stagiaire rejoint la session de formation.

Avant la classe virtuelle…

• Le formateur fait défiler le support en le commentant ou en parlant devant la caméra. • Il peut faire des démonstrations d’outils informatiques, faire travailler ses stagiaires dans une application partagée ou

aller sur internet via le partage du navigateur.• Il peut soumettre aux participants des évaluations, des sondages.• Les participants écoutent et peuvent : applaudir, lever la main, poser ou répondre à des questions sur le « chat » ou de

vive voix.

Pendant la classe virtuelle

• La fonctionnalité d’enregistrement permet aux stagiaires de (ré)écouter la classe ultérieurement.

Après la classe virtuelle

16

1.2 Mode de fonctionnement : Illustration à partir de l’application du MENJVA et MESR (2/2)

1. Tableau blanc,2. Partage d’application,3. Web safari (partage du navigateur),4. Audio / vidéo,5. Liste de participants,6. Outils de communication7. Modération des interventions,8. Chat,9. Sondage, évaluation10. Enregistrement des sessions


• Au MENJVA et MESR, l’accès à Centra s’effectue à partir du site du Pôle FOAD qui héberge, maintient et promeut le dispositif à l’adresse : https://foad.orion.education.fr. L’accès y est centralisé pour les outils de formation à distance du pôle.

• L’accès à la classe s’effectue grâce à un identifiant : (l’adresse mél complète) et un mot de passe (celui de la messagerie de l’agent).

• Depuis 1 an au MENJVA et MESR certains personnels ont un accès direct à la classe virtuelle à partir de leur portail intranet personnalisé (accès aux applications de gestion et aux applications FOAD sans ré-authentification).

• Pendant la classe virtuelle l’interface de l’outil Centra mis en place au MENJVA et MESR permet d’utiliser de nombreux moyens d’animation cités ci-dessus.

• Le nom des participants est affiché à l’écran ; il permet de distinguer les animateurs des participants.

• Les animateurs ont accès à plus de fonctionnalités que les participants.

https://foad.orion.education.fr/

17

Sommaire

Préambule

Synthèse

Introduction









3. Annexes

4. Lexique

18


• A la lumière de l’expérience MENJVA et MESR, un projet de classes virtuelles peut être conduit en 3 phases principales : le cadrage, l’élaboration du projet et son déploiement. La phase d’élaboration du projet est ici déclinée en quatre chantiers : deux chantiers d’élaboration de la démarche pédagogique et de la solution technique, un chantier conduite du changement et organisation de l’assistance fonctionnelle et technique et le chantier pilotage et instruction des éléments financiers.

2. Elaboration d’un projet de classes virtuelles

1. Cadrage du

projet

2.1 Elaboration de la démarche pédagogique*

2.2 Elaboration de la solution technique*

2.3 Conduite du changement, organisation de l’assistance fonctionnelle et technique aux utilisateurs*

2.4 Pilotage du projet et instruction des éléments financiers*

3. Déploiement

Instruction Réalisation

* Chaque chantier comporte une étape d’instruction et une étape de réalisation effective. Dans ce guide, ces deux étapes sont décrites successivement dans la même fiche action.Les planches ci-après sont opérationnelles et s’adressent prioritairement aux équipes projet chargées de mettre en

place des classes virtuelles.

19

Sommaire

Préambule

Synthèse

Introduction









3. Annexes

4. Lexique

20

2.2.0 Cadrage : Objectifs et travaux à mener

• Valider les objectifs du projet.• Planifier les travaux.• Déterminer les méthodes de travail utilisées durant tout le projet.• Constituer l’équipe projet et mettre en place l’environnement de travail.

• Une réunion de cadrage impliquant le chef de projet et les collaborateurs pressentis.

• Une réunion complémentaire avec l’équipe projet stabilisée si besoin.

• Prise de connaissance du contexte et recueil des besoins spécifiques de chaque entité concernée.

• Identification et affectation des membres de l’équipe projet.

• Formation initiale (montée en compétence) de l’équipe projet.

• Détermination des modalités d’organisation du projet :• Définition des rôles et responsabilités.• Tableau de suivi et de gestion des risques du projet + planning. • Principaux livrables et modalités de validation des travaux.

• Définition des éléments clés du projet à partir des objectifs : thèmes cible, fourchette budgétaire allouée, nombre d’ETP disponibles, priorités.

• Démarche de travail.

Modalités de travail

Objectifs visés

Travaux à mener

21

2.2.1. Démarrer le projet avec une équipe intégrée incluant les services de formation (MOA) et les services informatiques (MOE) a minima

• S’appuyer sur une décision « politique » de la direction pour impulser le changement.

• Désigner un chef de projet et une équipe projet dédiés en s’assurant de la disponibilité de ces acteurs.

• Associer les services fonctionnels et techniques (formateurs et informaticiens) dès le lancement pour favoriser leur adhésion.

• Identifier une structure géographique pilote volontaire et motivée avec laquelle enclencher les travaux et l’intégrer à l’équipe projet.Remarque : le niveau d’adhésion à ce mode d’apprentissage varie davantage en fonction du métier (et de l’usage qui est fait de l’ordinateur dans ce métier) que de l’âge des agents.

Direction des ressources humaines

Directeur Supporte et pilote

Bureau RH/Formation

Chef de projet Coordonne le projet

MOE / Direction informatique

Référent technique Expertise technique

MOA/Service formation

Référent formationExpertise pédagogique

Equipe projet

Service

Acteur Rôle

Légende

MOE/ Responsable de la formation en ligne

Référent formation en ligne Expertise sur les outils de FAD

AMOA

Référent fonctionnelExpertise fonctionnelle en lien avec le thème choisi

Structure type d’une équipe projet recommandée pour un projet de construction de classe virtuelle :

Clés de succès

22

2.2.2 Définition des thèmes de formation cible

• Découverte de la FOAD• [Prototype] charte d’usage des TIC• Préparation concours administratifs• Formation de formateurs• Formations « informatique et internet » :

Bases informatiques, outils du libre, outils Microsoft, outils de PAO, environnements…

• Formations « communication et développement personnel »

• Formations « métier » : à destination des gestionnaires, informaticiens, personnels des établissements scolaires. Sur les systèmes d’information (SIRH, SI de gestion des élèves, des examens…) SGBD DB2, Business Object, etc.

• Formation enseignants 1er et 2nd degré• ...

• En phase de lancement, il est préférable de limiter le nombre de thèmes de formation afin de ne pas disperser les efforts et éviter les « effets de tunnel » préjudiciables au bon déroulement du projet.

• En phase de lancement, il peut être judicieux de choisir des thèmes de formation concernant des agents maîtrisant a minima l’utilisation basique du micro-ordinateur.

• Les classes virtuelles ou les parcours incluant des classes virtuelles sont adaptés à des thèmes de formation :

• Visant un fort apport de connaissances, en « cours magistral ». • Ne nécessitant pas d’interactions physiques et où la

communication non verbale n’est pas indispensable.• A l’utilisation d’outils informatiques : le formateur peut se

déplacer dans l’outil directement via la fonctionnalité de partage d’applications.

Remarque : Les formations en langue : • Au MENJVA et MESR, en raison de l’importance de la qualité

du son, les formations en langues sont faites de manière très exceptionnelles par le biais de classes virtuelles.

• Il existe toutefois des organismes qui proposent des classes virtuelles sur ce thème (eg. Englishtown).

• Il est recommandé d’inclure dès le départ la formation initiale des formateurs et des stagiaires à l’outil de classes virtuelles.

Illustration : Offre de formations à distance intégrant des classes virtuelles au MENJVA et MESR

• PN : Suite bureautique Open Office, Mise à niveau des OPJ

• MJL : SIRH, réforme des politiques judiciaires

Illustration : Formations cibles retenues par les ministères pilotes

Quel thème pour les premières classes virtuelles ?

23

Préambule

Synthèse

Introduction








2.3.1 Elaboration de la démarche pédagogique

2.3.2 Elaboration de la solution technique

2.3.3 Conduite du changement et organisation de l’assistance technique et fonctionnelle

2.3.4 Pilotage du projet en rythme de croisière

2.3.5 Instruction des éléments financiers


3. Annexes

4. Lexique

Sommaire

24

2.3.1.0 Elaboration de la démarche pédagogique : Objectifs et modalités de travail

• Déterminer les objectifs et les grandes lignes du contenu de la formation. • Déterminer les modalités de mise en oeuvre des formations souhaitées par le ministère (durée, type de support, format

des cours).

Pour chaque thème :

• Objectifs et contenu de la formation : formaliser les objectifs, les résultats attendus, les notions clés à transmettre, le public visé (nombre et typologie).

• Construction du format de la formation : • Définir le nombre de modules, leurs durées respectives, le format du cours (intégration dans un parcours de

formation ou non, alternance des modalités de formation), le nombre de participants maxi. par session, les pré-requis, le nombre d’animateurs.

• Déterminer à quelle fréquence la formation est proposée, le nombre de sessions à programmer. • Préciser le nombre de formateurs qui dispenseront cette formation, le profil recherché.• Définir les modalités d’évaluation de la formation par les stagiaires.

• Construction du support : • Définir le type de support adapté, les outils d’animation utiles en tenant compte des spécificités et de l’offre de

service des classes virtuelles (enregistrement souhaité ou non, quizz, modalités d’intervention des stagiaires, nombre d’animateurs souhaités…).

• Identifier les outils et les acteurs de la réalisation de ces supports.

Objectifs visés

Travaux à mener

25

2.3.1.1 Format de la formation (1/3)

Une formation longue est souvent dispensée en plusieurs sessions intégrant les différentes modalités d’apprentissage :

• Les parcours de formation sont revus pour intégrer des cours en classes virtuelles quand c’est pertinent.

• Il est utile d’encadrer le distanciel par du présentiel : Au démarrage, le présentiel permet de constituer le groupe, de présenter les outils à ceux qui les découvrent (pour démystifier), les différentes modalités de travail, le calendrier de formation, les contenus de la formation ; en cours de parcours pour la remédiation ; en fin de parcours, pour le bilan de la formation et l‘enrichissement des bonnes pratiques).

• Pour la formation initiale des formateurs, il est même vivement conseillé de le faire.

Format de la formation

2 3 4 51Module 1 Module 2 Module 3 Module 4 Module 5

6789Module 9 Module 8 Module 7

Module 6

Seul devant l’écranPrésentiel

Classe virtuelle

Illustration d’un parcours de formation incluant les différentes modalités de formation : Au MENJVA et MESR par exemple, le parcours de formation des formateurs s’effectue sur 3 mois. Il contient 9 modules dont 2 en présentiel au début et à la fin. Chaque module correspondant à une unité de formation dispensée selon une seule modalité de formation.


26


• L’alternance des différentes modalités de formation au sein d’un parcours de formation dépend du type de formation. Par exemple :

• Formation à une application informatique ; différentes possibilités de parcours :

• Un cours en classe virtuelle (avec partage d’application ) ou en présentiel ; ensuite le stagiaire a la possibilité d’approfondir le cours seul devant l’écran (= modules implémentés sur une plate-forme LMS).

• Un cours « seul devant l’écran » suivi d’un accompagnement via un tuteur. Il est également possible de créer une classe virtuelle ou un cours en présentiel de « régulation » pour faire le point sur les connaissance et approfondir certains sujets.

• Une formation en présentiel avec utilisation du parcours en ligne seul devant l’écran.

• Formation avec un fort apport de connaissances théoriques :

• Ce type de parcours se prête bien à des classes virtuelles ; il est néanmoins recommandé de les encadrer par un stage en présentiel en début et fin.

• Il est parfois nécessaire d’inclure une formation en présentiel dans le parcours, notamment, pour les préparation aux concours qui prévoient des devoirs sur table.

Remarque sur le parcours « seul devant l’écran » : Les parcours de formations associent souvent la classe virtuelle au « seul devant écran » ; ce type de formation nécessite une plates-formes E-Learning (LMS). La mise en place de ces formations est assez longue (sauf en cas d’acquisition ou de location de formations “sur étagère“). Par exemple, le MENJVA et MESR a mis 1 an pour médiatiser* l’ensemble de son parcours « métier » SCONET destiné aux secrétaires administratives (collèges et lycées).

27


Durée d’une session de formation • Les cours en classe virtuelle demandent une forte attention ; il est conseillé de ne pas dépasser deux heures de

formation à la suite.

Effectifs d’une classe virtuelle• Le nombre de stagiaires par classe dépend beaucoup du type de formation :

• S’il s’agit d’une classe de type réunion : de 3 à 12 personnes.

• S’il s’agit d’un cours avec un fort besoin d’interactions (questions/réponse) : 10 à 12 stagiaires maximum.

• S’il s’agit d’une conférence ou d’un cours magistral sans interaction ou presque (par exemple mise à jour de fonctionnalité SI pour des utilisateurs déjà formés) : plusieurs centaines.Dans ce cas, la seule interaction utilisée sera le chat qui permet au formateur de faire remonter les questions.

Souplesse et personnalisation • Souvent des classes virtuelles sont ajoutées au parcours sur demande des stagiaires pour apporter des compléments

d’information. Ceci permet de personnaliser véritablement la formation.

Capitalisation d’une classe virtuelle•Il est possible de proposer l’enregistrement des classes virtuelles pour permettre à ceux qui ne peuvent assister à l’un des cours de suivre ou de réviser un point particulier.

• Le formateur peut aussi enregistrer une classe (hors présence des stagiaires).

28

2.3.1.3 Support et animation (1/2)

Adapter la forme du support aux spécificités de la classe virtuelle :

• Tout type de support de formation peut être utilisé pour une formation en classe virtuelle ; le MENJVA et MESR utilise néanmoins essentiellement des supports de type diaporama.

• Les supports de formation en présentiel doivent être légèrement adaptés pour servir à une classe virtuelle ; il convient d’éviter certains écueils ; par exemple : éviter les animations ou les colorations trop vives.

• Au MENJVA et MESR, le parcours de formation est proposé aux formateurs à l’échelon national mais chaque académie est libre de l’adapter en fonction des contraintes et contextes locaux. Les formateurs/ concepteurs de support du MENJVA et MESR reçoivent des indications sur les écueils à éviter dans la mise en œuvre des parcours de formation. En revanche, il faut souligner que les modules « seul devant l’écran » ne sont pas modifiables.

Le partage d’application en lieu et place des copies d’écran :

• Sur les formations à des applications (eg. du SIRH), la fonctionnalité de partage d’application de l’outil Centra est très utile ; elle permet :

• de faire des démonstrations directement sur l’application informatique au lieu d’avoir à intégrer des copies d’écran sur le support.

• aux stagiaires de manipuler l’application étudiée.

29

2.3.1.3 Support et animation (2/2)

Les outils complémentaires mis à disposition des formateurs :

• Au MENJVA et MESR, les formateurs disposent d’un outil, « Captivate », indépendant de Centra, qui permet aux formateurs de structurer le déroulement de leurs formations en y intégrant des présentations (flash), des simulations logicielles, des évaluations, sondages, quizz , etc.

Une bonne pratique consiste à mutualiser les contenus :

• Mettre en place une bourse d’échange de supports de formation allège la charge de conception des formateurs qui abordent fréquemment des problématiques communes.

• Ces bourses d’échanges peuvent s’effectuer par l’intermédiaire d’un espace collaboratif* ; cette fonctionnalité est disponible sur des outils spécialisés complémentaires de l’outil de classe virtuelle.

• Pour les parcours de formation « métier », le MENJVA et MESR propose systématiquement des supports types pour les modules organisés en classe virtuelle que chaque académie ou chaque formateur peut utiliser ou adapter en fonction des besoins.

La co-animation à privilégier lorsque c’est possible :

• Elle apporte un dynamisme ; en effet, la voix est le seul canal de communication pour le formateur lors d’une classe virtuelle audio.

• Etre à deux permet d’activer d’autres leviers : « chat » pour répondre aux questions, sondage pour stimuler l’attention, complémentarité des compétences, gestion des problèmes techniques (interruption de classe).

30

Sommaire

Préambule

Synthèse

Introduction














3. Annexes

4. Lexique

31

L’offre du marché : 1. Evaluation des solutions du marché. 2. Présentation des quelques solutions existantes (dont celles du monde libre).

Les ressources et les besoins internes : Définition des caractéristiques de la solution technique 1. Localisation physique de la solution. 2. Personnalisation de la solution.

• Modalités d’accès à l’application par les utilisateurs. • Articulation avec le SI du ministère (synchronisations des annuaires…).• Politique de gestion des accès / modalités d’accès à l’application, inscriptions…degré d’autonomie des

établissements… 3. Priorisation des besoins

• Politique de sécurité du ministère. • Dimensionnement du système.• …

4. Les infrastructures connexes. 5. Autres aspects.

• Modalités de maintenance (interne, externe). • Modalités de déploiement technique de la solution (compétence interne, externe ). • Besoins connexes éventuellement souhaités par le ministère : autres fonctionnalités souhaitées ayant un impact

sur la solution technique.

2.3.2.0 Elaboration de la solution technique : Objectifs et modalités de travail

• Déterminer les caractéristiques de la solution technique souhaitées par le Ministère.• Préciser les fonctionnalités connexes aux classes virtuelles ayant un impact sur la solution technique.• Déterminer les caractéristiques techniques des outils support.

Objectifs

Etapes et modalités de travail

32

2.3.2.1 L’offre du marché : Evaluer le marché

Quelques repères pour évaluer les solutions de marché (construction d’une grille d’analyse) :

1. Informations générales sur l’éditeur. • Age, taille de l’entreprise, chiffre d’affaires, taux de croissance.• Références clients, nombre d’utilisateurs (France, Europe, dans le monde).• Investissement (recherche et développement)…

2. Aspects techniques.• Sécurité des connexions et des données.• Architectures full web.• Compatibilité avec les environnements des clients…

3. Paramétrages et personnalisations possibles.4. Aspects fonctionnels et ergonomie.5. Appropriation et services proposés.

• Délais d’opérationnalité.• Intégration : modalités d’accompagnement des clients.• Appropriation par les différents profils utilisateurs (administrateurs, présentateurs, participants…).• Distributeurs.• Partenaires (produits complémentaires proposés : plates-formes LMS…).• Support technique et maintenance…

6. Aspects économiques.• Prix : quel modèle économique ? Acquisition ou location de licences.• Services inclus / non inclus (coûts de maintenance…).• Coût des prestations…

33

2.3.2.2 L’offre du marché : D’autres solutions de Webconferencing (non exhaustif!)

34

2.3.2.3 Les ressources et les besoins techniques du ministère : Hébergement de la solution

Le socle technique : internalisation ou externalisation de la solution ?

Pour la localisation physique de la plate-forme « classes virtuelles», deux possibilités sont envisageables :

1. Acquérir le(s) serveur(s), les licences et déployer la solution : cela implique d’avoir les infrastructures et les ressources nécessaires (installation, configuration, administration des serveurs…).

• A titre indicatif : Une licence Centra coûte 600 euros ; il faut compter ensuite 20% du prix d’acquisition en frais de maintenance annuels. Le MENJVA et MESR a acquis une plate-forme qui est intégrée au sein du réseau académique de Toulouse ; elle est interconnectée avec les réseaux académiques.

2. Externaliser (SAAS) : L’hébergement chez l’éditeur suppose une location de « sièges » utilisateurs.

• A titre indicatif : La Solution Webex actuelle propose la location de 100 licences pour un mois à 12 000 euros ; équivalent au coût annuel de maintenance de 100 licences utilisateurs simultanés Centra.

35

Les critères suivants, dont la liste n’est pas exhaustive, sont des éléments importants à prendre en compte et à prioriser pour la caractérisation de l’outil :

1. Fiabilité du système.

2. Ergonomie.

3. Qualité et continuité de service : Marché d’assistance technique de 3e niveau (expertise technique, contractualisation d’un nombre de jours d’assistance sur l’année, engagement sur les délais d’intervention et de résolution des pannes).

4. Opérationnalité de la solution et politique de sécurité du ministère : • Compatibilité entre l’outil et les équipements de sécurité des différentes entités du ministère. • A titre d’exemple, le MENJVA et MESR a retenu Centra notamment parce que l’application nécessite

l’ouverture d’un nombre limité de ports. Il s’agit des ports 80 (internet), 443 et 1709.

5. Dimensionnement • Les éditeurs peuvent aider à établir un dimensionnement adapté aux besoins identifiés.

2.3.2.3 Les ressources et les besoins techniques du ministère : Priorisation des besoins

36

L’intégration d’un outil dans un réseau informatique existant et son adéquation aux besoins spécifiques du client peut nécessiter le développement de fonctionnalités spécifiques ; les personnalisations effectuées par le MENJVA et MESR sont représentatives des problématiques auxquelles chaque ministère sera confronté.

1. Une autonomie de fonctionnement par structure et par projet : Configuration de l’application en domaines• Dans l’application standard, il y a seulement un domaine sur lequel tous les personnels se connectent ; • Un domaine est un sous-ensemble du dispositif Centra qui peut être géré de façon personnalisée par son

gestionnaire. En partitionnant ainsi Centra en plusieurs domaines, chaque utilisateur n’a accès qu’aux informations relatives aux domaines auxquels il est habilité ce qui garantit l’autonomie des différentes structures les unes par rapport aux autres.

2. Une alimentation automatique du registre interne de Centra à partir de l’annuaire inter-académique du pôle : • Centra s’appuie sur son propre registre pour l’authentification.• Il a été nécessaire d’organiser le chargement de l’annuaire interne de CENTRA avec l’ensemble des comptes de

l’annuaire inter-académique. Les mises à jour sont assurées quotidiennement par une synchronisation basée sur un outil dédié CDSS (Centra Directory Synchronisation Service).

3. Un accès direct à l’application à partir de l’un des portails du MENJVA et MESR (= simplification des modalités d’accès au dispositif Centra pour l’utilisateur).• Ce portail Weblogic intègre les applications Intranet des collèges et lycées : solution basée sur la technologie RSA

ClearTrust permettant de s’intégrer aux annuaires académiques des agents alimentés par les applications de GRH.• On accède au portail après authentification sur un annuaire installé dans l’académie d’origine.• Les utilisateurs passent d’une application à l’autre sans réauthentification. • Une « zone de confiance » est donc créée entre le fournisseur d’identité (l’académie) et le fournisseur de services

(le pôle FOAD).

2.3.2.3 Les ressources et les besoins techniques du ministère : Adaptation de l’outil standard à l’environnement spécifique du ministère - Exemple des développement spécifiques mis en place au MENJVA et MESR

37

2.3.2.3 Les ressources et les besoins techniques du ministère : Adaptation de l’outil standard à l’environnement spécifique du ministère - Illustration du portail d’accès direct mis en place au MENJVA et MESR par gestion d’identifié unifiée (1/2)

Cette fonctionnalité a vocation à simplifier et faciliter l’accès aux services FOAD pour les personnels des collèges et des lycées : L’agent a accès à l’ensemble des applications de formation à distance à partir de son compte personnel ; l’opération nécessite une seule authentification.

Identifiant /mot de passepersonnels

Portail personnaliséprofilé en fonction des

droits de l’utilisateur


38

Accès direct sans réauthentification

Travail collaboratif Quick Place

Plate-forme E-learningClasse virtuelle Centra


2.3.2.3 Les ressources et les besoins techniques du ministère : Adaptation de l’outil standard à l’environnement spécifique du ministère - Illustration du portail d’accès direct mis en place au MENJVA et MESR par gestion d’identifié unifiée (2/2)

39

• L’équipement des agents :

• Une connexion internet haut-débit.

• Un poste équipé.

• D’une carte son, d’un micro-casque (ou microphone avec haut-parleurs).• D’une webcam (optionnelle).• Des droits d’administrateur afin d’installer le client sur le poste ; il existe néanmoins des versions « full

web ».

• Les locaux de formation :

• L’idéal est que l’agent puisse suivre sa formation depuis son poste de travail.

• D’autres solutions sont envisageables :

• L’agent se déplace dans un bureau disponible.

• Des ordinateurs portables sont mis à disposition des agents pour qu’ils se rendent dans une salle de formation.

• Des salles dédiées peuvent être proposées. Néanmoins cette solution pose différents problèmes :

• Si la salle comporte plusieurs postes, les apartés entre les stagiaires perturbent rapidement la classe virtuelle.

• Des problèmes d’échos se posent lorsque les participants prennent la parole.

2.3.2.3 Les ressources et les besoins techniques du ministère : Les équipement et infrastructures connexes

40

Sommaire

Préambule

Synthèse

Introduction














3. Annexes

4. Lexique

41

2.3.3.0 Conduite du changement, organisation de l’assistance technique et fonctionnelle : Objectifs et modalités de travail

• Déterminer les caractéristiques de la conduite du changement à mener.• Déterminer l’organisation de l’assistance aux utilisateurs.

1. Spécifier les caractéristiques de la conduite du changement :

• Formaliser la nécessité de changer et les bénéfices attendus, démontrer que le projet est fondé.• Identifier les acteurs et parties prenantes.• Identifier les évolutions culturelles apportées par le projet et les valeurs sur lesquelles s’appuyer pour favoriser

l’adhésion au changement.• Développer une stratégie de mobilisation et des messages clés.• Assurer une communication descendante (depuis l’équipe projet) mais aussi ascendante (recueil des réactions du

terrain) vis-à-vis des utilisateurs.• Assurer la formation aux nouveaux métiers et le développement des compétences nécessaires.• Adapter les processus métiers les outils et l’organisation.

2. Déterminer l’organisation de l’assistance fonctionnelle et technique aux utilisateurs (développée page 48)

Objectifs visés

Travaux à mener

42

• Formaliser la nécessité de changer et les bénéfices attendus, démontrer que le projet est fondé, se fixer une ambition (vision et stratégie de changement)

• Au-delà des enjeux de gains financiers,

• Montrer que le projet répond à un besoin.

• Montrer les gains qualitatifs et quantitatifs identifiés :

• Qualitatifs : Moins de déplacements, formations de qualité, diminution du temps de formation…

• Quantitatifs : Economies réalisées par rapport au présentiel sur les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration.

• Faire partager la vision du projet aux acteurs de la hiérarchie, valoriser l’accompagnement par l’encadrement intermédiaire :

• Diffuser une note officielle, présenter le projet en séminaires RH ou métier à différents niveaux.

• Faire reconnaître la formation sur le poste de travail comme un véritable temps de formation : « Contractualiser » et formaliser avec les chefs de service.

• Afin de pérenniser l’usage des classes virtuelles, il est nécessaire d’informer les responsable de service de l’implication que demande une formation en classe virtuelle (dates, horaires).

• Il est utile de formaliser un accord entre le stagiaire, le service formation et le responsable de service, en précisant les périodes pendant lesquelles l’agent ne sera pas disponible, bien qu’à son poste de travail.

2.3.3.1 Conduite du changement (1/6)

43

• Identifier les acteurs et parties prenantes (acteurs influents, impactés, relais du changement):

• Les services de formation : promeuvent l’outil auprès des formateurs; ils gèrent les inscriptions.

• Les équipes informatiques : assistent les utilisateurs de l’outil; il leur est demandé d‘assister les utilisateurs de 1er niveau sauf si un dispositif d‘assistance externalisé est mis en place.

• Les correspondants communication dans les services, le cas échéant : diffusent la « culture FOAD » auprès des utilisateurs en général par le biais d’article ou notes sur le projet.

• Les formateurs : utilisent l’outil dans le cadre de leur travail ; ils doivent développer une compétence nouvelle ayant un coût d’entrée ; ils sont les premiers promoteurs de l’outil.

• Les participants : utilisent l’outil pour se former.


44

• Identifier les évolutions culturelles apportées par le projet et les valeurs sur lesquelles s’appuyer pour favoriser l’adhésion au changement

• Passer d’une formation hors du lieu de travail à une formation sur le poste de travail ou sur le lieu de travail.

Faire respecter le temps de formation par les collaborateurs et la hiérarchie : accord tripartite ou « contractualisation », instauration d’horaires de formation fixes pour créer des habitudes, affichage sur la porte du bureau, etc…

• Passer d’un mode d’apprentissage traditionnel à une formation avec interface informatique.

Enjeu de l’adhésion notamment pour les agents peu enclins par culture à la formation à distance et sur le poste de travail ; un levier consiste à former ces agents par des pairs.

• Passer d’un métier de formateur traditionnel à un métier d’animation sans le visuel et via un outil informatique.

Lever les appréhensions de départ en faisant pratiquer (peur de ne pas y arriver, peur du changement, rejet de l’informatique, convivialité/interaction).

• L’adhésion passe en premier lieu par la « transparence » de l’outil pour les utilisateurs et donc la fiabilité du système : il s’agit de rendre l’outil informatique « transparent », ce qui suppose une grande fiabilité du système et du service (modalité d’assistance très importante).


45

• Développer une stratégie de mobilisation et des messages clés : susciter l’adhésion.

• Faire une démonstration de l’outil dans le cadre de réunions de travail ou dans des formations pour devenir participant afin de lever les préjugés (facilité d’utilisation, qualité d’interaction, …).

• S’appuyer sur des témoignages d’utilisateurs (formateurs et stagiaires satisfaits).

• Montrer que l’outil répond à un besoin (en fonction des acteurs) :• Question économique (frais déplacement moindre..).• Question pratique : formation sur le lieu de travail (évite les déplacements, les pertes de temps).• Souplesse : simple connexion, facilement accessible.

• Susciter l’ouverture, l’intérêt, la curiosité : Rappeler qu’aujourd’hui de nombreuses activités sont désormais aussi réalisables par ordinateur : pourquoi ne pas l’utiliser aussi pour se former ?

• Rendre l’outil transparent pour l’utilisateur : la fiabilité est très importante pour ne pas décourager les utilisateurs.

Service de téléassistance pour optimiser le dépannage des utilisateurs de l’outil en phase de montée en puissance.

Continuité de service (redondance des serveurs, assistance technique avec l’éditeur, disponibilité de la plate-forme tous les jours 24h/ 24 – pour les DOM par exemple).

• Montrer ce qu’il y a à gagner : Par exemple, proposer une offre de formation en classes virtuelles pour les services informatiques ; cela favorise leur adhésion et leur intérêt pour le produit.


46

• Assurer une communication ascendante et descendante vers les utilisateurs :

• Après le démarrage, s’appuyer sur des ambassadeurs du projet (réseau de correspondants locaux) • Création d’un réseau de correspondants chargés d’accompagner et de promouvoir localement les actions

de formation à distance.• Exemple au MENJVA et MESR : Désignation par les recteurs d’une Personne Ressource

Académique (PRA).

• Evaluation à chaud et à froid de la formation par les stagiaires et recueil du ressenti des formateurs.

• Faire connaître l’outil et l’offre de services associée • Par exemple une lettre flash E-Learning à diffuser auprès du réseau de correspondants

• Animer les différents réseaux et les faire travailler ensemble en donnant l’impulsion depuis l’administration centrale :

• Intervenir dans les séminaires des différents réseaux • Organiser des séminaires associant plusieurs réseaux pour qu’ils se connaissent• Faire intervenir le chef de projet informatique dans les séminaires des services formation et, inversement,

faire intervenir le chef de projet formation dans les séminaires réunissant les services informatiques.

Au lancement du projet : • Officialiser l’outil par un courrier envoyé par le directeur des services informatiques aux différents

interlocuteurs• Intervenir dans les différents séminaires des réseaux impliqués pour présenter le projet et ses avancées


47

• Assurer la formation aux nouveaux métiers et le développement des compétences nécessaires :

• Proposer des formations régulières pour former les utilisateurs et les formateurs.Exemple des formations en classes virtuelles avec inscription en ligne proposées par le MENJVA et MESR pour la prise en main de l’outil Centra :

• Découvrir les fonctionnalités de Centra (1H)• Devenir présentateur Centra (2H)• Gérer un domaine Centra (1H30)

• Prévoir un corpus documentaire adapté : document de formation, lettre d’information• Prévoir des formations de prise en main.

NB : Le MENJVA et MESR dispose de documents qu’il peut mettre à disposition

• Adapter les processus métier : Assurer une cohérence d’ensemble entre les processus métier, les outils et l’organisation

• Identifier les rôle et responsabilités de chaque acteur : officialiser le changement par inscription des nouvelles activités sur les fiches de poste (reconnaissance) :

• Les services de formation : promeuvent l’outil auprès des formateurs, gèrent les inscriptions• Les équipes informatiques (correspondant formation) : assistent les utilisateurs de l’outil • Les correspondants en communication : diffusent la « culture FOAD » auprès des utilisateurs en général • Identifier les nouveaux processus de formation si besoin

• Mettre en place les outils nécessaires au suivi du pilotage : • Indicateurs de formation : inscription des formations en CV et seul en ligne dans les SI…• Indicateur de charge de l’outil

• Travailler en mode projet


48

• Assurer une solide assistance technique et fonctionnelle.

Prévoir un accompagnement aussi bien technique que fonctionnel et pédagogique en identifiant un ou des interlocuteurs dédiés et formés constitue un élément-clé pour favoriser la « transparence » de l’outil.

• Proposer une solution de téléassistance pour optimiser l’assistance utilisateur (notamment utile lorsque l’utilisation de l’outil augmente).

• Faire effectuer une série de tests aux utilisateurs avant le début de la classe pour éviter les problèmes techniques qui retardent le démarrage et peuvent discréditer l’outil.

• Contractualiser une assistance de 2e ou 3e niveau avec l’éditeur (nombre jours et durée).

• Rendre visible un contact bien identifié : une boîte fonctionnelle notamment.• Par exemple, au MENJVA et MESR : une boite électronique: [email protected] (Assistance de 2nd

niveau).

• Faciliter l‘accès aux outils : Un portail unique pour les applications de formation à distance.

• Mettre à disposition des tutoriels, de la documentation en ligne, des assistants de vérification automatique du poste utilisateur.

• Mettre en évidence sur le portail d’accès à l’application de rubriques « Aide » et « Offre de services / Centra / Bibliothèque ».

2.3.3.2 Organisation de l’assistance technique et fonctionnelle (1/2)

mailto:[email protected]

49

• La charge de travail / niveau d’implication des services (pour 100 licences simultanées/plus de 5 000 classes annuelles) :

• Dans les services formation : • Niveau d’implication variable selon les entités : une à deux personnes formées, travaillant entre ½

journée par semaine et un temps plein pour gérer l’ensemble des activités relatives à la formation à distance (gestion des inscription, accompagnement des formateurs et participants dans le cadre des problématiques pédagogiques, techniques ou fonctionnelles).

• Profil des correspondants formation : un responsable de formation. • Profil des gestionnaires Centra (inscriptions …) : responsable formation ou correspondant SI.

• Dans les services informatiques : • Profil de l’interlocuteur :

• Le correspondant formation du service informatique.• Il effectue, entre autres, une assistance de premier niveau aux utilisateurs et fait connaître les

nouveautés diffusées par le pôle FOAD.

• Les responsables de projet en administration centrale :

• Informatique : Au pôle de compétence(dépendant du STSI) : • Le temps alloué au dispositif de classes virtuelles est évalué à 0,5 ETP (non compris : installation de

la plate-forme et assistance technique de 3e niveau)(1).

• Formation : à l’Ecole Supérieur de l’Education Nationale (dépendant de la DGRH).• 4 personnes interviennent dans le cadre de la formation à distance.• 1 personne alimente le site internet.

• (1) A compter de 2011, l’équipe comprend 5 personnes représentant 4,5 ETP.• 1 ETP pour le pilotage et la promotion de l’offre de services et de l’offre de formation.• 2,5 ETP pour l’équipe technique (administration des plates-formes,…).• 1 ETP pour l’animation du pôle, la formation et l’accompagnement des utilisateurs.

2.3.3.2. Organisation de l’assistance fonctionnelle et technique (2/2) : Illustration du niveau d’implication demandé pour veiller au bon fonctionnement des classes virtuelles au MENJVA et MESR

50

Sommaire

Préambule

Synthèse

Introduction














3. Annexes

4. Lexique

51

2.3.4.0 Pilotage du projet en rythme de croisière : Objectifs et modalités de travail

• Elaborer la politique de gouvernance du projet.

• Définir les modalités de pilotage des classes virtuelles en rythme de croisière :

• Comitologie : instances de pilotage, fréquence de réunion, attributions, acteurs.• Indicateurs de suivi. • Suivi qualité.

Objectifs visés

Travaux à mener

52

Un pilotage bicéphale formation et SI

• Le suivi et le développement des classes virtuelles ou de la formation à distance est géré au titre de la formation et au titre des systèmes d’information.

• La comitologie dépend de l’organisation du ministère.

• Il y a autant de comités que de maîtrises d’ouvrage différentes pour définir les orientations de la formation continue des personnels :

• Les directions de la formation (maîtrise d’ouvrage) : Elles définissent les orientations pédagogiques, les orientations et les modalités de formation

Exemple au MENJVA et MESR : Le pilotage des classes virtuelles (usage de la modalité de formation et évolution de l’outil) est réalisé dans différents comités de pilotages :

• Un comité chargé de définir les orientations pédagogiques. • Fréquence : Annuelle.• Acteurs : Formateurs et représentants des services formations travaillant sur le dispositif de classes

virtuelles. • Rôle : Dresser un bilan des thématiques « métier » utilisées, du partage des ressources et des

projets en cours puis échanger sur ces différents éléments.

• Un comité chargé de définir les orientations et modalités de formation.• Fréquence : Annuelle.• Acteurs : Les responsables de formation. • Rôle : Gestion des problèmes rencontrés, bilan de l’année, projets à venir, définition des

orientations.

2.3.4.1 Pilotage du projet en rythme de croisière : Pilotage bicéphale MOA - MOE (1/3)

53

• Les directions des services informatiques (maîtrise d’œuvre) définissent les orientations de la politique SI du ministère

• Pour la formation à distance, un pilotage transversal complémentaire réunissant les acteurs de la maîtrise d’œuvre et de la maîtrise d’ouvrage est recommandé. Les classes virtuelles sont naturellement à intégrer à la structure de pilotage de la formation à distance si elle existe déjà. Ce pilotage s’appuie sur les acteurs suivants :

• Les différentes maîtrises d’ouvrages.

• Le référent de la direction de la formation. • Les référents des différents services formation des directions métier si la formation est

décentralisée.• La maîtrise d’œuvre :

• Le référent de la direction informatique.• Le responsable du service en charge de l’hébergement et de la maintenance de l’outil• Le référent E-Learning. • Les référents des différents services informatiques impliqués dans l’assistance dans les

directions.• Cette instance a pour fonction de donner les orientations et évolutions des plates-formes d’hébergement

et de l’offre national de classes virtuelles (ou formation à distance). • Elle se réunit une fois par an.

• La définition des orientations et leur mise en œuvre à différents niveaux dépend de l’organisation de la formation et des systèmes d’information du ministère (politique ministérielle ou décentralisée au niveau des directions).

2.3.4.1 Pilotage du projet en rythme de croisière : Pilotage bicéphale MOA -MOE (2/3)

54

Maîtrises d’ouvrage : • Donnent l’impulsion et définissent les orientations en matière de formation continue des agents.• Une MOA par catégorie de personnel.

• DGRH : conception, animation, mise en œuvre de la formation des personnels des MENJVA et MESR.• ESEN : conception, animation, mise en œuvre de la formation des cadres administratifs, pédagogiques et ATOSS.• DGESCO : conception, animation, mise en œuvre de la formation des personnels enseignants 1 er et 2nd degré.• STSI : conception, animation, mise en œuvre de la formation des personnels ITRF (informaticiens).

Maîtrise d’œuvre : • Pôle FOAD : 3 missions :

• Mutualisation des plates-formes E-Learning et de formations à distance. • Expertise en ingénierie de la FOAD.• Conception de contenus « métier ».

• Création du pôle par décision ministérielle pour développer la formation à distance. Cette structure dédiée est placée sous la tutelle du STSI ; elle mutualise les moyens et les compétences dans le domaine de la FOAD.

Mise en œuvre des formations dans les académies.• Elle relève de la responsabilité des recteurs.• Des personnes référentes sont nommées dans chaque académies, constituant ainsi des réseaux :

• Réseau formation RH.• Réseau SI.• Réseau des Personnes Ressources Académiques (personnes relais pour la FOAD au niveau local,

assurant la promotion de la FOAD, favorisant son intégration dans les dispositifs de formation et capables d’une assistance de premier niveau aux utilisateurs).

• Réseau des Correspondants Pairform@nce (construction et mise en œuvre de formations à destination des enseignants au MENJVA et MESR).

• Les MOA animent ces différents réseaux (promotion de la FOAD…) et favorise les échanges au sein d’une académie ou entre les académies.

2.3.4.1 Pilotage du projet en rythme de croisière : Pilotage bicéphale MOA – MOE (3/3) - Illustration par les structures de pilotage mises en place au MENJVA et MESR

55

Au MENJVA et MESR, la qualité des formations à distance est évaluée par deux biais :

•La satisfaction des utilisateurs : • Les stagiaires :

• Une évaluation à chaud recueillie par les formateurs en fin de session.• Une évaluations à froid recueillie par les équipes MOE par le biais d’un formulaire envoyé 2 à 3 semaines

après la formation. Le taux de réponse des stagiaires sur les évaluations à froid est d’environ 40 à 50%.• Il est intéressant de vérifier l’adéquation des résultats de ces deux modalités de suivi en confrontant les

retours. • Exemple de questions posées par le MENJVA et MESR : « Avez-vous l’impression d’avoir été moins

bien/aussi; bien/mieux formé qu’en présentiel? » , « Après cette formation, recommenceriez vous une formation à distance ?». Les appréciations sont très positives ; en outre, le taux de réponse des stagiaires est de l’ordre de 40% ; celui des formateurs s’élèvent jusqu’à 80%

• Les formateurs• Sont invités à faire leur retour d’expérience au travers d’une réunion bilan annuelle présidée par la

structure porteuse de l’outil. • Sur leur propre expérience sur l’outil, sur les retours terrain.

•La disponibilité de l’outil évaluée par la continuité et la fiabilité de service : • Les moyens à mettre en œuvre pour assurer la qualité de service :

• Plusieurs plates-formes sont en haute disponibilité : disponibilité des plates-formes 24h sur 24, 7 jours sur 7 • Sauvegardes quotidiennes pour assurer la sécurité des données.• Redondance de serveurs pour prévenir les pannes de service.• Rapidité de dépannage, disponibilité de l’assistance.

2.3.4.2. Pilotage en rythme de croisière : Suivi d’indicateurs : Illustration par les structures mises en place au MENJVA et MESR(1/2)

56

Définition et mise en place d’indicateurs quantitatifs : •Les indicateurs de charge de l’outil informatique.

Trois indicateurs quantitatifs permettent de veiller au bon dimensionnement de l’outil de classe virtuelle : • Nombre d’utilisateurs mensuels.• Nombre de sessions mensuelles (nombre de classes organisées).• Nombre d’utilisateurs simultanés.

•Les indicateurs de formation à distance :

• Faire apparaître la formation à distance dans les indicateurs de formation :

• Si le ministère dispose d’un outil à partir duquel sont extraites les statistiques de formation, il faut y intégrer les formations à distance, ce qui requiert de les gérer comme des formations en présentiel (inscription, génération de convocation).

• La part des formations à distance étant croissante, leur absence dans les statistique fausse les indicateurs :• Nombre de jours de formations.• Nombre d’agents formés.• Le type de formation dispensées.• Le nombre de jours de formation par catégorie.

• Le suivi qualitatif est effectué à l’issue des formations sur des documents papier (évaluation à chaud) ou par envoi de formulaires en ligne (évaluation à froid).

2.3.4.2. Pilotage en rythme de croisière : Suivi d’indicateurs (2/2)

57

Sommaire

Préambule

Synthèse

Introduction














3. Annexes

4. Lexique

58

2.3.5.0. Instruction des éléments financiers : Objectifs et modalités de travail

• Déterminer la méthode de calcul des gains financiers apportés par les classes virtuelles au sein du ministère pilote.

• Déterminer la méthode de calcul des gains financiers apportés par les classes virtuelles :

• Présentation de la méthode employée lors de l’étude « optimisation de l’appareil de formation continue de l’Etat » du premier trimestre 2010, pour calculer les gains apportés par les classes virtuelles.

• Adaptation et enrichissement de la méthode en fonction des caractéristiques des classes virtuelles choisies par le ministère pilote.

Objectifs visés

Travaux à mener

59

• On cherche à identifier les gains générés par la substitution de formations en présentiel par des formations en classe virtuelle en valeur absolue (Gain en €) et en valeur relative (Taux d’économie en %).

• Ces deux indicateurs sont appelés ici G1 et G2. • G1 est le gain généré par stagiaire et par jour de formation (en €).• G2 est le taux d’économie réalisé par stagiaire et par jour de formation (en %).

• Pour les calculer, on compare le coût moyen unitaire d’une formation dispensée par classe virtuelle à celui d’une formation en présentiel.

• Les hypothèses de calcul : • 1h de formation classe virtuelle = 1h de formation en présentiel ; c’est-à-dire que la portée pédagogique d’une

heure de formation en classe virtuelle est la même qu’une heure de formation en présentiel.• On considère donc qu’il n’y a pas de diminution du temps de formation entre le présentiel et la classe virtuelle.

Pour certaines thématiques, on constate toutefois un gain de temps de 50%. Compte-tenu de la complexité qui résulterait de la prise en compte de ce facteur, et par prudence, ce paramètre n’est pas pris en compte dans les calculs.

Les gains obtenus sont liés à la diminution des frais de déplacement, de restauration et d’hébergementLes gains ne sont pas liés à une diminution du temps de formation

• Une journée de formation en présentiel représente 6 heures de formation• Une formation par classe virtuelle dure 2h

L’équivalent en classes virtuelles d’une journée de formation en présentiel correspond donc à 3 classes virtuelles

2.3.5.1 Présentation de la méthode de calcul des gains

60

• Une hypothèse de durée d’amortissement du matériel doit également être posée. • En cas d’achat de l’outil : 4 à 5 ans correspond à la période d’amortissement standard pour des serveurs ; cela

semble être une période pertinente d’amortissement pour ce type de projet (à mettre en regard des frais de personnalisation).

• En cas de location de l’outil : cette période de 4 à 5 ans n’est pas pertinente.

• Les deux indicateurs précités sont calculés comme suit :

• G1 (en €) = C1 – C2 = c1/n1 – c2/n2

• G2 (en %) = C2 / C1 * 100 = c2/n2 *n1/c1 *100

Avec C1 = Coût moyen d’une journée de formation en présentiel par stagiaire. C2 = Coût moyen d’une journée de formation en classe virtuelle par stagiaire. c1 = Coût total des formations en classe virtuelle par an. n1 = nombre de classes virtuelles/3 (Hypothèse : 1 jour de présentiel = 6 heures de formation).

c2 = Coût total des formations en présentiel par an. n2 = nombre de formations en présentiel réalisées par an .

• La diapositive suivante propose une liste des coûts à prendre en compte pour le calcul du coût total des formations en présentiel et en classes virtuelles afin de déterminer C1 et C2.

2.3.5.2 Formule de calcul des indicateurs de gain

61

2.3.5.3 Eléments financiers : Liste des coûts principaux d’une formation en classes virtuelles et d’une formation en présentiel

Les coûts inhérents à la mise en œuvre des classes virtuelles : • Investissement initial (T3)

• Acquisition des matériels (Serveurs)• Licences d’exploitation : systèmes d’exploitation et bases de

données• Licences d’exploitation de la classe virtuelle• Coûts liés à des développements spécifiques sur l’applicatif

NB :+ frais de modernisation de réseau, équipement des postes de travail, mise à disposition de salles si pertinents

• Frais de fonctionnement (T3)• Maintenance des licences = permet d’installer les nouvelles

versions proposées par l’éditeur• Maintenance des serveurs = pallier les problèmes inhérents

aux composants matériels• Coût du marché d’assistance technique de 2nd niveau (pour

bénéficier d’une expertise technique en cas de dysfonctionnement, de problème bloquant ou pour faire évoluer la plate-forme)

•Ressources humaines pour l’ensemble des missions d’hébergement des plates-formes, ingénierie et conception de contenus pédagogiques destinés aux différents utilisateurs (T2)

• Rémunération des formateurs internes ( T2)

•Frais de restauration, hébergement, déplacement

L’expérience du MENJVA et MESR :

Investissement initial et frais de fonctionnement : Coûts matériels et logiciels (T3) : •3 serveurs•Licences : Système d’exploitation et bases de données•150 licences d’exploitation simultanées de classes virtuelles•Coûts de « personnalisation » de l’outil (développement spécifiques pour la synchronisation des annuaires et licence d’exploitation notamment)•Maintenance des licences Centra et CDSS (20% du prix d’achat)•Maintenance des serveurs •Marché d’assistance technique (13 J/an – délai d’intervention de 24h – 20K€)

Valorisé à 10 euros environ par classe virtuelle avec un amortissement sur 4 ans des investissements, pour 5500 classes virtuelles et réunions par an

Ressources humaines=> Evalués à 0,5 ETP de profil ingénieur pour la classe virtuelle (aspects techniques, fonctionnels, pédagogiques, communication)

Rémunération des formateurs internes (T2) :Valorisée entre 20 à 40 euros pour 2h de formation classe virtuelle

Frais de restauration, hébergement, déplacement=> Nuls

Coûts spécifiques

aux classes

virtuelles

Coûts spécifiques

aux classes

virtuelles

Coûts spécifiques

aux classes

virtuelles

Coûts spécifiques

au présentiel

Coûts communs

62

2.3.5.4. Tableau comparatif de calcul des gains générés par la substitution de classes virtuelles à du présentiel à partir de la comparaison des coûts moyen par stagiaire et par session des deux modalités de formation (calcul de G1 et G2) (1/3)

• Les pages ci-après sont extraites du fichier Excel « Classes virtuelles_Guide pratique_Eléments financiers.xls » livré avec le présent guide.

• Ce fichier permet d’effectuer le calcul des gains générés par la substitution de classes virtuelles à partir d’une feuille de calcul à compléter. Une seconde feuille de calcul commente la démarche. C’est ce tableau illustré qui est présenté dans les pages suivantes

Nature des champsFormation en Présentiel

Formation en Classe virtuelle

Hypothèses / Remarques (retour d'expérience MENJVA et MESR)

Paramètres

Taux de présentiel 100% 0%Le tableau vise à comparer le coût moyen par stagiaire d'une formation en présentiel à celui d'une formation en classe virtuelle

Nombre de classes virtuelles par an/ de jours de formation en présentiel par an

N1 N2 Une formation en présentiel dure 6hUne classe virtuelle dure 2h

Nombre moyen de stagiaires par formation s1 s2

63


Nature des champsFormation en Présentiel

Formation en Classe virtuelle Hypothèses / Remarques (retour d'expérience MENJVA et MESR)

Liste des coûts

Investissements

Coût plateforme/serveur par an (en €) 0 Prix des plates-formes/Durée Classes virtuelles uniquement

Coût licence par an (en €) 0 Prix d'une licence* Nombre de licences

Classes virtuelles MENJVA et MESR : 600€ / licence (à vie) (hypothèse d'amortissement sur 5 ans). Hypothèses d'achat de 100 licences par an

Coût de personnalisation de la solution 0Coût de la personnalisation/durée d'amortissement

Classes virtuelles uniquement : données non disponibles

Equipements connexes (Classes virtuelles) 0 Coût d'achat des équipements/

Durée d'amortissement Classes virtuelles : si pertinent

Frais de fonctionnement

Coût maintenance par an (en €) 0 Coût moyen de maintenanceClasses virtuelles uniquement : 20% du prix de la licence environ par licence ; Coût maintenance serveur non connu

Coût de l'assistance technique de 2nd niveau 0 Coût moyen de l'assistance

Classes virtuelles uniquement : 20 K€ pour 13j d'intervention par an dans un délai de 24h au MENJVA et MESR

Renouvelement/Maintenance des équipements connexes (Classes virtuelles)

0 Coût moyen de renouvelement des équipements

Présentiel : Négligé Classes virtuelles : A compter si pertinent

Supports de formation, divers (présentiel)

Coût moyen annuel 0 Présentiel uniquement : 10% du coût de la formation

en présentiel au MENJVA et MESR

Salaires

Rémunération des Ressources Humaines mises en œuvre pour le déploiement et le maintien des CV

0 Coût moyen annuel Classes virtuelles uniquement : Evalué à 0,5 ETP catégorie A au MENSER

Rémunération des formateurs Coût moyen annuel Coût moyen annuel

Présentiel : 20% du coût de la formation en présentiel au MENJVA et MESRClasses virtuelles : 20% du coût de la formation en présentiel au MENJVA et MESR

Logistique Coût de logistique (restauration, hébergement, déplacement)

Coût moyen annuel 0

Présentiel : 70% du coût de la formation en présentiel au MENJVA et MESRClasses virtuelles : Nul en théorie

64


Nature des champs Formation en Présentiel Formation en Classe virtuelle Hypothèses / Remarques (retour d'expérience

MENJVA et MESR)

Eléments calculés

Coût moyen total annuel des classes virtuelles ou des formations en présentiel (en €)

Somme des coûts= s1 Somme des coûts = s230% de la valeur d'une classe présentielle + frais de matériel

Coût moyen total d'1 classe virtuelle (2h) ou d'1 jour de formation en présentiel(en €)

Somme des coûts/Nombre de jours de formation en présentiel = c1

Somme des coûts / Nombre de classes virtuelles effectuées =c2

30% de la valeur d'une classe présentielle + frais de matériel

Coût moyen total par stagiaire par formation (1j ou 2h) (en €) c1/s1 = C1 c2/s2

Présentiel : A titre d'exemple, au MENJVA et MESR : 70% de frais de déplacement-restauration, 20% de rémunération formateur, 10% de fonctionnement), hors rémunération des stagiaires, avec hypothèse formateur interneClasses virtuelles : 10 à 12 agents par classe en moyenne

Coût moyen de la formation par stagiaire par journée présentiel ou par journée classe virtuelle -ie 3 classes virtuelles - (en €) hors rémunération des stagiaires

c1/s1 = C1 c2/s2*3 = C2Coût de 2 h de formation (rappel des hypothèses : 1 jour de formation = 6h de formation = 3 classes virtuelles de 2h)

Coût moyende 2h de formation par stagiaire (= coût d'une session de classe virtuelle)(en €)

C1 / 3 c2/s2Coût de 2 h de formation (rappel des hypothèses : 1 jour de formation = 6h de formation = 3 classes virtuelles de 2h)

Economies

IndicateursGain généré par jour de formation et par stagiaire C2- C1 = G1

Taux d'économie C2/C1*100 = G2

65

Sommaire

Préambule

Synthèse

Introduction

1. Définition et mode de fonctionnement d’une classe virtuelle,








3. Annexes

4. Lexique

66

2.4. Déploiement des premières classes virtuelles : Introduction (1/2)

• La stratégie de déploiement des premières classes virtuelles est élaborée au fur et à mesure du projet de construction des classes virtuelles à travers la définition des caractéristiques de la cible.

• Elle est partiellement définie dès la phase de cadrage puis élaborée au cours de l’instruction des différents chantiers. Elle apparaît dans :

• Le choix des caractéristiques des premières formations par classes virtuelles : format, support, thème, circuits d’inscription.

• Les modalités d’assistance des utilisateurs mises en place.• L’identification des premières populations formées à l’outil.• Le calendrier de déploiement.• Le plan de communication et de formation.

• Au moment du déploiement, la construction du projet étant terminée, les marchés ont été passés, les formateurs savent utiliser l’outil et ont réalisé des classes test, les premiers supports de formation sont prêts à être utilisés, les stagiaires inscrits, les premières actions de communications lancées.

• Les facteurs clés de succès :

• Les premières utilisations d’un outil innovant nécessitent d’apporter une attention particulière à la communication autour du projet et à la formation des utilisateurs qu’ils soient formateurs, stagiaires, relais d’information ou support.

• Au cours de cette phase, l’assistance doit être renforcée à travers une implication forte : • Au niveau fonctionnel : des équipes MOA.• Au niveau technique :

• De la MOE au premier niveau.• De l’éditeur au second niveau.

67

2.4. Déploiement des premières classes virtuelles : Objectifs et travaux à mener (2/2)

• Effectuer les premières classes virtuelles en condition réelles. • Réaliser un premier bilan et identifier les actions correctrices éventuelles à mettre en place.

• Effectuer une réunion de lancement du déploiement avec l’équipe projet complète.

• Mettre en œuvre les actions prévues précédemment sur les quatre chantiers.

• Parallèlement, piloter et suivre le déploiement des premières classes virtuelles à partir de ce qui a été défini dans le chantier spécifique.

• Organiser régulièrement (fréquence hebdomadaire ou bimensuelle) des réunions d’équipe projet sur l’avancement du déploiement avec le dispositif de reporting et de gestion des risques.

• Faire un point régulier en comité de pilotage pour faire remonter les points de décision spécifiques éventuels.

• En fin de déploiement, organiser une réunion bilan présentant :• Le nombre de classes organisées par rapport au calendrier prévisionnel.• Le nombre de stagiaires formés.• Les difficultés rencontrées.En déduire des enseignements et des actions correctrices, le cas échéant, en vue de l’ouverture de cette modalité

de formation à d’autres populations et sur d’autres thématiques de formation.

Objectifs visés

Travaux à mener

68

Sommaire

Préambule

Synthèse

Introduction









3. Annexes

4. Lexique

69

3. Annexe 1 : Liste des documents mis à disposition par le MENJVA et MESR dans l’espace collaboratif (1/3)

Nature de l’information (document, savoir faire…)

Source (coordonnées, adresse du site web, dates Fichier

Catalogue de formation Site pôle FOAD https://foad.orion.education.fr Versions flash et pdf (téléchargement après clic droit sur catalogue)

formations_FOAD.pdf

Lettre flash Site pôle FOAD https://foad.orion.education.fr 2 éditions disponibles (janvier et mai 2010)Prochaine édition : novembre 2010

Fiche pratique Centra Site pôle FOAD https://foad.orion.education.fr rubrique « Vers l’offre de services du pôle / Centra / Bibliothèque »

Fiche_dispositif_centra.pdf

Descriptif offre de service classe virtuelle

Site pôle FOAD https://foad.orion.education.fr rubrique « Vers l’offre de services du pôle / Centra et Centra2B »

Documents de prise en main utilisateurParticipants / Présentateurs / Gestionnaires de domaine

- Participants :Site pôle FOAD https://foad.orion.education.fr rubrique «Vers l’offre de services du pôle / Centra2B / Bibliothèque»

-Prise en main participants Centra-- Comment rejoindre une réunion Centra ?

-- 1ere utilisation de Centra - vérification poste client -- Présentateurs :

-- Prise en main présentateurs centra

-- Mode d’emploi réunions-- Mode d’emploi web séminaires

-- Gestionnaires de domaine :-- Prise en main gestionnaires

-- Annexe technique

prise en main_apprenant_Centra2b_V1.docreunions-Centra2b_participants.pdfCentra_prepa_postedetravail.pdf

prise en main_presentateur_Centra2b_V1.docreunions-Centra2b.pdfprise en main_web-seminaire_Centra2b.doc

mode-operatoire-gest-domaines-V01.docannexe-technique-gest-domaines-V01.doc

http://qr8.orion.education.fr/LotusQuickr/classesvirtuelles/Main.nsf/h_C01567C8A3C9B2C2C12577EC002D4EB5/D68E0B3A6DB1E745C12577EC002D5F8C/?OpenDocument

http://www.starxpert.fr/spip/Dimdim





70

Nature de l’information (document, savoir faire…) Source (coordonnées, adresse du site web, dates Fichier

Tutoriels Site pôle FOAD https://foad.orion.education.fr rubrique « Aide / Tutoriels / Centra »-Configuration de l’anti popups-Installation Adobe flash player-Accéder aux enregistrements centra

Documents légaux Conditions d’utilisation du service centra :Site pôle FOAD https://foad.orion.education.fr rubrique « Documents légaux »

FOAD CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION SERVICE CENTRA.pdf

Statistiques de fréquentation du service Site pôle FOAD https://foad.orion.education.fr rubrique « Vers l’offre de services du pôle / Accès stats / classe virtuelle »

Formations à l’utilisation du dispositif :- sessions régulièrement organisées en classe virtuelle, à destination des :

- futurs participants : - futurs présentateurs :- nouveaux gestionnaires de domaine

Dates des prochaines sessions programmées sur le site https://foad.orion.education.fr rubrique « Actualités »(formulaires d’inscription en ligne)« Découvrir la classe virtuelle Centra » (durée 1h)« Devenir présentateur Centra » (durée 2h)« Gérer un domaine Centra » (durée 1h30)

- Sessions enregistrées (consultables à tout moment, téléchargeables sur postes clients)

Site https://foad.orion.education.fr rubrique « Accès direct / Centra2B avec domaines ». Choisir le domaine « Pôle FOAD / Enregistrements publics »

-Devenir présentateur Centra (8 avril 2009)-Gérer un domaine Centra (14 septembre 2010)

Annonce dispositif Courrier aux recteurs d’académies Courrier21sept2007-Offre de service classe virtuelle et réunion en ligne.pdf

Cahier des charges marché d’acquisition du dispositif CCP 2006 classe virtuelle.pdf

3. Annexe 1 : Liste des documents mis à disposition par le MENJVA et MESR dans l’espace collaboratif (2/3)

71

Nature de l’information (document, savoir faire…) Source (coordonnées, adresse du site web, dates

Fichier

Rapport d’expérimentation de Centra (2004-2005) Rapport-Experimentation Centra 2004-05.pdf

Personnalisation :

-Organisation en domaines

-Installation outil de synchronisation avec l’annuaire LDAP (CDSS)

-Mise en oeuvre fédération d’identité

CDSS-synchronisation-LDAP centra.pdfFOAD-gestion-identité-unifiée.pdf

-Table des valeurs moyennes de bande passante utilisées par l’outil Centra selon les fonctionnalités utilisées

Espace collaboratif dédié au projet "classes virtuelles" : http://qr8.orion.education.fr/LotusQuickr/classesvirtuelles/Main.nsf/h_C01567C8A3C9B2C2C12577EC002D4EB5/D68E0B3A6DB1E745C12577EC002D5F8C/?OpenDocument

CENTRA-bande passante.jpg

Spécifications de l’application CENTRA Pré-requis postes clients :Site pôle FOAD https://foad.orion.education.fr rubrique « Accès direct / Centra2B avec domaines »Choisir l’un des domaines Centra puis sur la mire d’authentification choisir « Vérification du système »

3. Annexe 1 : Liste des documents mis à disposition par le MENJVA et MESR dans l’espace collaboratif du projet (3/3)

72

3. Annexe 2 : Solutions de Webconferencing 3.1 WEBEX Meeting Center (CISCO)

Type de solution : modèle SaaS uniquementsolution fournie à la demande via le réseau global privé Webex Media Tone donc pas de serveur en localType de client : client par navigateur internet (activeX + java)

Architecture :

Fonctionnalités :• Partage des documents, des applications et du bureau, outils d’annotation• Intégration des éléments multimédia dans les présentations (PowerPoint, flash, audio, vidéo),• Audio et vidéo-conférence, QCM, chat• Enregistrement, édition et rediffusion des web conférences,• Intégration avec MS Office, MS Outlook, lotus Notes et Yahoo Messenger,• Affichage du client plein écran,• Support multi-plate-forme (Windows, Mac, Linux et Solaris),

Intégration plates-formes LMS : avec Cornerstone learning, Saba learning, Demos

Contact MEN : [email protected]

Cryptage SSL

INTERNETRéseau Privé WEBEX MEDIA TONE

Client via navigateur

internet

73

3. Annexe 2 : Solutions de Webconferencing 3.2 LIVE MEETING (MICROSOFT)

Type de solution : client-serveur (achat de licences)

Serveur : Office Communications ServeurType de client : Client Live Meeting (version légère qui s’utilise via Internet Explorer ou version riche = application à part

entière)

Fonctionnalités :• Tableau blanc interactif et outils d'annotation, volet Notes partagées, partage d’application• Inscription à des événements et des classes, page Événements publics, tests et notation avancés,• Enregistrements, outils de stockage et de gestion de contenu de réunion ,• Présentations multimédias, vidéo, chat• Visionneuse PowerPoint intégrée,• Téléchargement par glisser/déplacer permettant l'affichage de nombreux types de documents,• Audio et vidéoconférence, vidéo panoramique avec Microsoft Office RoundTable ,• …

Contact MEN : [email protected]

OFFICE COMMUNICATIONS SERVEUR

Client Live Meeting

74

3. Annexe 2 : Solutions de Webconferencing 3.3 ADOBE CONNECT (ADOBE)

Type de solution : client-serveur (achat de licences)

Serveur : Acrobat Connect pro MeetingType de client : client par navigateur internet avec le plugin Adobe Flash Player

Fonctionnalités :• Présentation de PowerPoint avec conversion automatique en Flash, • Présentation d'autres documents : images, Flash, vidéo… • Présentation d’applications informatiques (partage d'application et prise de main à distance), • Chat, • Vidéo des participants, • Voix sur Ip ou intégration avec un système de conférence téléphonique, • Traitement des questions par un modérateur, • Téléchargement de fichiers,• Tableau blanc,• Gestion des droits des utilisateurs (accès contrôlés pour les auteurs, les apprenants, les hôtes de réunion, etc), • Gestion des contenus (publication, lecture, écriture, modification, recherche plein texte), • Gestion des cursus (création, inscription, suivi, ...), • Gestion des réunions (création, invitation, enregistrement, ...), • Intégration avec un annuaire d’entreprise ou à travers des web services,• …

75

3. Annexe 2 : Solutions de Webconferencing 3.4 ILINC (distribué par X-PERTeam)

Type de solution : • Client-serveur (jusqu‘à 500 utilisateurs simultanés par serveur)• Norme de cryptage sécurisée AES (Advanced Encryption Standard)

Fonctionnalités :• Audio et vidéoconférence• Partage d’applications• Tableaux blancs interactifs• Chat, possibilité de “lever la main”• Présentations Power Point en ligne• Constitution de groupes de travail• Enregistrement des sessions, feedbacks et questions/réponses• Administration de la formation (préparation des sessions, gestion des inscriptions, envoi des convocations, rappels

planifiés et automatisés)…

76

3. Annexe 2 : Solutions de Webconferencing 3.5 DIMDIM (Open source)

Type de solution : Solution open source avec une API entièrement ouverte.

Intégrateur français : STARTXPERT (http://www.starxpert.fr/spip/Dimdim)

3 versions : - 1 version gratuite : Version Light : jusqu’à 20 utilisateurs simultanés- 2 versions payantes : Version pro et version entreprise

Type de client : client par navigateur internet

Fonctionnalités :• Tableau blanc, chat, audio et vidéoconférence• Enregistrement des sessions• Administration de la formation (gestion des sessions…) • …

77

Plate-forme CENTRA au MENJVA : architecture distribuée sur 3 serveurs physiques (Windows 2003 / service de publication web IIS) capable de supporter une charge de 500 utilisateurs simultanés

• 2 serveurs hébergent l’application Centra V7.6Application full web (pour les stagiaires) depuis novembre 2010

• Centra 2-1 : Centra Management Server (CMS) et Centra Recording Server (CRS)

• Centra 2-3 : Centra Collaboration Server (CCS) et Centra Satellite Server (CSS)

• 1 serveur (Centra 2-2) héberge l’application Centra Directory Synchronisation Service (CDSS) : synchronisation avec l’annuaire inter académique

CDSS est nécessaire à toute authentification dans Centrapour les utilisateurs présents dans l’annuaireinter académique.


3. Annexe 2 : Solutions de Webconferencing 3.6 CENTRA (utilisé au MENJVA) (1/2)

78

Annuaire inter académique : processus d’alimentation à partir des annuaires académiques


3. Annexe 2 : Solutions de Webconferencing 3.6 CENTRA (utilisé au MENJVA) (2/2)

79

Sommaire

Préambule

Synthèse

Introduction









3. Annexes

4. Lexique

80

Lexique (1/3)

Blended Learning Formation dispensée selon plusieurs modalités d’apprentissage cumulatives. Les principales sont : • Le présentiel, c’est-à-dire entre deux personnes ou plus physiquement présentes au même endroit .• Le distanciel asynchrone, c’est-à-dire par l’intermédiaire d’un contenu de formation E-Learning. • Le distanciel synchrone, c'est-à-dire par le biais d’une visioconférence.

Client/serveur Architecture de réseau dans laquelle toutes les informations sont localisées sur des ordinateurs ayant le rôle de serveur, et accessible aux ordinateurs client.

Didacticiel Un didacticiel (contraction de « didactique » et « logiciel ») peut désigner deux choses :•Un logiciel interactif destiné à l'apprentissage de savoirs (et plus rarement de savoir-faire) sur un thème ou un domaine donné et incluant généralement un auto-contrôle de connaissance. •Un document (papier ou support numérique) visant à former à l'utilisation d'un logiciel ; on parle aussi de tutoriel.

E-Learning Ou formation en ligne. C’est une spécialisation de la formation à distance. La définition donnée par l'Union Européenne est : « l’E-Learning est l’utilisation des nouvelles technologies multimédias de l’Internet pour améliorer la qualité de l’apprentissage en facilitant d’une part l’accès à des ressources et à des services, d’autre part les échanges et la collaboration à distance ». C'est une méthode de formation/d'éducation qui permet théoriquement de s'affranchir de la présence physique d'un enseignant à proximité. En revanche, le rôle du tuteur distant apparaît avec des activités de facilitateur et de médiateur.

Espace collaboratif Une plate-forme de travail collaboratif est un espace de travail virtuel. C'est un site qui centralise tous les outils liés à la conduite d'un projet et les met à disposition des acteurs. Elle intègre des outils informatiques, logiciels, des méthodes de travail en groupe pour améliorer la communication, la production, la coordination.

81

Lexique (2/3)

FAD La formation à distance (FAD) est l'ensemble des dispositifs et des modèles d'organisation qui ont pour but de fournir un enseignement ou un apprentissage à des individus qui sont distants de l'organisme prestataire de service. Ce mode de formation requiert des technologies spéciales de formation, de conception de cours, et des moyens de communication reposant sur une technologie électronique ou autre.

FOAD Formation Ouverte et A Distance. La formation ouverte à distance fait partie de la famille de la FAD mais se positionne sur l'intégration des technologies de l'information et de la communication, de l'adaptation à l'individu et de la modularité de la formation. Il s'agit d'un dispositif organisé, finalisé, reconnu comme tel par les acteurs, qui prend en compte la singularité des personnes dans leurs dimensions individuelle et collective, et qui repose sur des situations d'apprentissage complémentaires et plurielles en termes de temps, de lieux, de médiations pédagogiques humaines et technologiques, et de ressources. La mise en œuvre des parcours de formation ouverte et à distance repose sur une méthode pédagogique fondée sur la personnalisation, une alternance de modules en présentiel ou en classe virtuelle et de modules en ligne ou « seul devant écran » et un accompagnement par un e-formateur (ou un tuteur relais).La FOAD se différencie de l’auto-formation :• Par l’accompagnement personnalisé d’un e-formateur.• Dans la définition d’un parcours individualisé de formation spécifiquement adapté aux besoins de l’apprenant.

Formation en présentiel Formation entre deux personnes ou plus physiquement présentes au même endroit.

Médiatiser (un contenu de formation)

Véhiculer l’apprentissage par les technologies de l’information et de la communication.

82

Lexique (3/3)

Parcours de formation Itinéraire organisé d'acquisition de connaissances. Il comporte des évaluations et peut déboucher sur une validation (AFNOR).

Plate-forme LMS Ou Learning Management System. Il s’agit d’une plate-forme de formation en ligne permettant de déposer des contenus de formation, de suivre et d’organiser le parcours pédagogique de chaque apprenant. (Voir également plateforme de formation). Pour l’utilisateur, la plate-forme LMS se présente sous la forme d’un site web auquel il peut se connecter pour accéder notamment aux différentes formations prévues par le formateur.

Remédiation Mise en œuvre des moyens permettant de résoudre des difficultés d’apprentissage repérées au cours d’une évaluation. Note : La « remédiation » doit être distinguée du « rattrapage », qui consiste en une remise à niveau des connaissances.

“Seul devant l’écran” C’est une modalité de formation en ligne (E-Learning). L’apprentissage s’effectue sans intervention de formateur ; le stagiaire est seul devant l’écran. Dans le cadre de la FOAD, il ne s’agit pas d’auto-formation. Ce type de formation est accompagné à distance par un tuteur.

Tableau blanc En informatique, on parle de tableau blanc pour désigner une image pouvant être partagée et modifiée interactivement par plusieurs personnes simultanément via le réseau.

Tutoriel En informatique, guide de présentation et d'initiation à l'utilisation d'un ensemble de notions, d'un logiciel, d'un matériel, etc.

Guide pratique Classes virtuelles (PPT - 3, 1 Mo)

Documents

Transcript of Guide pratique Classes virtuelles (PPT - 3, 1 Mo)