Guide pratique Classes virtuelles (PPT - 3, 1 Mo)

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Guide pratique
Projet de promotion et de développement des classes virtuelles en capitalisant sur l’expérience du MENJVA et MESR 
Version VF
1.1 Grandes caractéristiques d’une classe virtuelle
1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle
Démarche proposée pour la conduite d’un projet de classes virtuelles
2.1 Vue d’ensemble de la démarche
2.2 Cadrage du projet
2.4 Déploiement des premières classes virtuelles
Annexes
Lexique
Préface : Objectifs du présent guide
Ce document est destiné à l’usage des ministères souhaitant développer la Formation Ouverte A Distance (FOAD*) dans leur plan de formation et utiliser notamment la modalité « classe virtuelle ».
Il propose des clés pour préparer la mise en œuvre d’un projet de déploiement d’un dispositif de formation en classes virtuelles. Il traite aussi bien des dimensions fonctionnelle et technique du projet que des aspects de gestion (pilotage, jalons, financiers, communication, accompagnement du changement...).
Il s’appuie :
Sur l’expérience du MENJVA et MESR qui a déployé avec succès, depuis près de 4 années, des classes virtuelles dont l’utilisation croît chaque année.
Sur l’expérience de deux pilotes qui sont en train d’élaborer leur propre projet : la Police nationale et le ministère de la Justice.
La synthèse présentée en première partie définit les enjeux principaux et des clés de réussite de ce type de projet. Elle est destinée en priorité aux décideurs.
*
1.1 Grandes caractéristiques d’une classe virtuelle
1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle
Démarche proposée pour la conduite d’un projet de classes virtuelles
2.1 Vue d’ensemble de la démarche
2.2 Cadrage du projet
2.4 Déploiement des premières classes virtuelles
Annexes
Lexique
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La classe virtuelle est une modalité de formation à distance mettant en présence des personnes situées en des lieux géographiques différents grâce à une interface web.
C’est à la fois un outil informatique issu des nouvelles technologies de l’information et des télécommunications et une manière innovante de dispenser un enseignement. Elle nécessite une adaptation de la pédagogie tant dans le format de la formation que dans l’animation des sessions de formation.
Pour être employé de manière adéquate, cet outil a vocation à s’inscrire dans une politique plus vaste de formation ouverte à distance* intégrant plusieurs modalités de formation complémentaires (présentiel*, formation « seul devant l’écran »*, classes virtuelles).
La force de la classe virtuelle réside dans :
Les économies réalisables sur les frais de déplacement, hébergement et restauration, ce qui permet d’envisager une économie totale s’élevant jusqu’à 80% des coûts de formation.
La disparition, ou, en mode dégradé, la diminution, de l’impact de la formation sur la vie personnelle de l’agent (en lien avec les contraintes géographiques car la formation peut avoir lieu sur le poste de travail de l’agent).
La diminution du temps de formation de l’agent a minima grâce aux gains de temps parfois considérables réalisés sur le temps de déplacement (des gains sur la durée de formation peuvent aussi être dégagés).
La réactivité qu’elle donne aux services de formation grâce à la facilité avec laquelle une telle formation peut être organisée ; ceci est utile notamment pour des formations fréquentes, en masse et/ou personnalisées.
Synthèse (1/3)
*
La facilité de mise en œuvre relative de la classe virtuelle sur le plan technique (beaucoup plus léger qu’un SI de gestion).
La simplicité de prise en main de l’outil (l’outil recréé les outils classiquement utilisés en classe pour animer un cours, ce qui facilite l’apprentissage).
L’accès à la formation pour des travailleurs ayant un handicap physique obérant leur mobilité ou pour des agents situés dans des zones géographiques très éloignées.
Les points de vigilance pour réussir la mise en place de cet outil résident dans l’adhésion des utilisateurs (pour éviter le rejet et/ou l’abandon). Ils font l’objet de recommandations précises dans ce guide.
Les principaux écueils à éviter en rythme de croisière sont les suivants :
Sous-estimer la phase de présentation et de familiarisation des futurs utilisateurs avec l’outil ; le risque est de ne pas faire tomber l’a priori qu’une formation de qualité doit être réalisée dans une salle de classe en présence du formateur.
Au-delà des réticences normales face au changement, susciter le rejet de l’outil s’il apparaît comme trop complexe, ou défaillant.
Pour la hiérarchie et les collègues, ne pas considérer la classe virtuelle comme un véritable temps de formation pendant lequel l’agent n’est pas disponible pour d’autres tâches.
Synthèse (2/3)
*
Pour l’agent, notamment pour des parcours de formation longs, perdre sa motivation, notamment à cause de l’absence de regroupement (c’est pourquoi le sentiment d’appartenance doit être favorisé par d’autres moyens).
Les clés de succès pour que la classe virtuelle puisse faire partie intégrante des modalités de formation à moyen terme sont présentées tout au long du guide.
En amont, la réussite d’une classe virtuelle suppose :
Une forte impulsion institutionnelle : cette modalité de formation étant synonyme de conduite du changement, elle doit être empreinte d'un haut degré de visibilité institutionnelle.
Mettre en place une équipe nationale dédiée (technique, fonctionnelle, pédagogique), assurance d’une disponibilité et une motivation forte pour le projet.
Construire une communication efficace pour convaincre, réaliser un "pilote qui marche" et rechercher l'adhésion des prescripteurs de formations (hiérarchie des stagiaires).
Mailler le territoire par la constitution d'un réseau de personnes ressources chargées de promouvoir la modalité de formation, de faciliter son intégration dans les dispositifs de formation mis en place par les services déconcentrés)
Soigner la mise en adéquation des différents processus métier du ministère avec la nouvelle modalité de formation
Reconnaître le rôle du e-formateur (lettre de mission, fiche de poste).
Choisir un outil ergonomique, simple à utiliser par les e-formateurs et par les stagiaires.
Etre vigilent sur la continuité de service : mettre en oeuvre une plate-forme fiable et hautement disponible.
Offrir une assistance de qualité à l'utilisateur : accompagner les utilisateurs (e-formateurs et stagiaires) dans la prise en main de l'outil, organiser et structurer un dispositif d'assistance d'une grande réactivité.
Synthèse (3/3)
1.1 Grandes caractéristiques d’une classe virtuelle
1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle
Démarche proposée pour la conduite d’un projet de classes virtuelles
2.1 Vue d’ensemble de la démarche
2.2 Cadrage du projet
2.4 Déploiement des premières classes virtuelles
Annexes
Lexique
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Introduction : La classe virtuelle, une modalité de formation ouverte à distance
Plus qu’un outil permettant la réalisation de formations en temps réel mais à distance, la classe virtuelle est une modalité de formation qui s’inscrit dans le cadre pédagogique plus général de la formation ouverte à distance.
La formation à distance*, par opposition à la formation en présentiel, est une forme d’apprentissage qui conduit à s’abstraire des contraintes de temps et de lieu en permettant au stagiaire de suivre la formation en un lieu différent du formateur et/ou en différé si besoin.
La formation ouverte à distance (FOAD) est une spécialisation de la formation à distance qui s’appuie sur les nouvelles technologies de l’information. Elle s’attache à la personnalisation du parcours de formation aux besoins de l’apprenant et inclut un accompagnement du stagiaire par un e-formateur ou tuteur mais ne s’effectue pas sous son contrôle permanent.
Ce principe de formation se caractérise par la mise en œuvre de parcours de formation, véritables itinéraires proposés à l’apprenant pour l’acquisition des connaissances. Il intègre les différentes modalités de formation - que sont le présentiel, les classes virtuelles et la formation en « seul devant l’écran »* où l’agent apprend à son rythme à partir de leçons déployées sur une plate-forme d’apprentissage en ligne et accessibles à tout moment depuis un poste de travail.
Il propose également un suivi personnalisé de l’apprenant par un e-formateur (ou tuteur relais) qui suit- à distance, les progressions grâce à des outils de suivi disponibles sur la plate-forme d’apprentissage.
Chaque modalité de formation peut également être utilisée seule dans le cadre d’une formation plus ponctuelle.
Source : Image MENJVA et MESR
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Introduction : Les différentes dimensions du projet de classes virtuelles
Si la FOAD est évoquée dans le document au travers de la dimension pédagogique du projet de construction de classes virtuelles, elle ne constitue pas le cœur de l’étude.
La dimension technique est centrée sur les caractéristiques de l’outil de classe virtuelle en lui-même.
Les changements de repères induits par l’introduction de ce type d’outil (formation sur le poste de travail, introduction d’une autonomie sur le choix de la date de formation), justifient d’ajouter au projet une forte dimension de conduite du changement pour toutes les populations concernées – formateurs, équipes SI, hiérarchie et collaborateurs.
S’y ajoute une dimension de pilotage, tant en mode projet qu’en rythme de croisière, pour suivre et ajuster à tout moment l’évolution du projet.
Enfin, le projet comporte une dimension financière : il convient de comparer le coût engendré par une classe virtuelle avec le coût d’une formation en présentiel.
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1.1 Grandes caractéristiques d’une classe virtuelle
1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle
Démarche proposée pour la conduite d’un projet de classes virtuelles
2.1 Vue d’ensemble de la démarche
2.2 Cadrage du projet
2.4 Déploiement des premières classes virtuelles
Annexes
Lexique
1.1 Grandes caractéristiques d’une classe virtuelle (1/2)
La classe virtuelle est une modalité de formation :
A distance : utilisant les nouvelles technologies de l’information et de la communication.
Ouverte (c’est-à-dire disponible à tout moment), accompagnée (par un e-formateur ou un e-tuteur) et pouvant être individualisée.
La classe virtuelle réunit un formateur et des stagiaires pouvant être séparés géographiquement de plusieurs milliers de kilomètres. Elle utilise la visioconférence, l’audioconférence et le «tableau blanc*» à la place des instruments classiques.
Solution complémentaire aux formations «en ligne dites seul devant l’écran» ou des formations dites «en présentiel».
Elle est adaptée aux formations de type « Blended Learning »* personnalisables et tutorées mixant présentiel, classes virtuelles et modules déployés sur une plate-forme LMS* : pour former des apprenants tant aux outils informatiques et bureautiques, à la préparation de concours, aux applications « métier »…
Une formation interactive, avec possibilité de personnalisation aisée.
Un faible coût par session (pas de frais de déplacement).
L’absence de contraintes de déplacement pour les participants ; utile en particulier pour les DOM TOM.
Des sessions courtes mais denses.
Des outils d’animation et de communication immédiatement disponibles.
Une convivialité réduisant le risque de désaffection de formation parfois induites par la solitude.
Une mise en œuvre simple requérant néanmoins une planification (date et horaire fixe, inscription nécessaire).
La classe virtuelle, une modalité de formation à distance
Les atouts de la classe virtuelle
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1.1 Grandes caractéristiques d’une classe virtuelle (2/2)
L’outil de classe virtuelle s’appuie sur une interface Web :
Permettant d’organiser, animer, participer à une réunion, une session de présentation ou de formation (avec possibilité d’enregistrement),
Partagée par tous au même moment à partir d’une même adresse internet,
Nécessitant, a minima, un poste de travail équipé d’une connexion internet haut débit, d’une carte son et d’un micro-casque (ou microphone + haut-parleurs). L’application peut devoir être préalablement installée sur le poste des participants (si la solution n’est pas full/web).
La classe virtuelle, un outil des nouvelles technologie de l’information et de la communication
Illustration sur l’application utilisée par le MENSESR :
Outil : CENTRA de la société SABA
Situation géographique : La plate-forme est physiquement hébergée à Toulouse au Pôle FOAD, elle est accessible par l’ensemble des agents du MENJVA quelle que soit leur localisation géographique.
Depuis décembre 2010, le dispositif est configuré en mode full web permettant aux participants de ne plus avoir à installer l’application Centra sur leur poste de travail pour utiliser la classe virtuelle.
Martinique
Bordeaux
Corse
Etablissement
scolaire
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1.1 Grandes caractéristiques d’une classe virtuelle
1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle
Démarche proposée pour la conduite d’un projet de classes virtuelles
2.1 Vue d’ensemble de la démarche
2.2 Cadrage du projet
2.4 Déploiement des premières classes virtuelles
Annexes
Lexique
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1.2 Mode de fonctionnement : Avant, pendant, après, une classe virtuelle (1/2)
Le formateur a été formé à l’utilisation de l’outil.
Le gestionnaire a attribué des droits de présentateur au formateur.
A partir de l’interface personnalisée :
Le formateur conçoit la formation.
Le formateur crée la session de formation et inscrit les stagiaires.
Le stagiaire vérifie la configuration de son poste de travail avec l’aide des équipes support si nécessaire (pour une première utilisation de l’outil de classe virtuelle).
Le stagiaire rejoint la session de formation.
Avant la classe virtuelle…
Le formateur fait défiler le support en le commentant ou en parlant devant la caméra.
Il peut faire des démonstrations d’outils informatiques, faire travailler ses stagiaires dans une application partagée ou aller sur internet via le partage du navigateur.
Il peut soumettre aux participants des évaluations, des sondages.
Les participants écoutent et peuvent : applaudir, lever la main, poser ou répondre à des questions sur le « chat » ou de vive voix.
Pendant la classe virtuelle
La fonctionnalité d’enregistrement permet aux stagiaires de (ré)écouter la classe ultérieurement.
Après la classe virtuelle
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1.2 Mode de fonctionnement : Illustration à partir de l’application du MENJVA et MESR (2/2)
Tableau blanc,
Audio / vidéo,
Source : Image MENJVA et MESR
Au MENJVA et MESR, l’accès à Centra s’effectue à partir du site du Pôle FOAD qui héberge, maintient et promeut le dispositif à l’adresse : https://foad.orion.education.fr . L’accès y est centralisé pour les outils de formation à distance du pôle.
L’accès à la classe s’effectue grâce à un identifiant : (l’adresse mél complète) et un mot de passe (celui de la messagerie de l’agent).
Depuis 1 an au MENJVA et MESR certains personnels ont un accès direct à la classe virtuelle à partir de leur portail intranet personnalisé (accès aux applications de gestion et aux applications FOAD sans ré-authentification).
Pendant la classe virtuelle l’interface de l’outil Centra mis en place au MENJVA et MESR permet d’utiliser de nombreux moyens d’animation cités ci-dessus.
Le nom des participants est affiché à l’écran ; il permet de distinguer les animateurs des participants.
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1.1 Grandes caractéristiques d’une classe virtuelle
1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle
Démarche proposée pour la conduite d’un projet de classes virtuelles
2.1 Vue d’ensemble de la démarche
2.2 Cadrage du projet
2.4 Déploiement des premières classes virtuelles
Annexes
Lexique
2.1 Vue d’ensemble de la démarche
A la lumière de l’expérience MENJVA et MESR, un projet de classes virtuelles peut être conduit en 3 phases principales : le cadrage, l’élaboration du projet et son déploiement. La phase d’élaboration du projet est ici déclinée en quatre chantiers : deux chantiers d’élaboration de la démarche pédagogique et de la solution technique, un chantier conduite du changement et organisation de l’assistance fonctionnelle et technique et le chantier pilotage et instruction des éléments financiers.
* Chaque chantier comporte une étape d’instruction et une étape de réalisation effective.
Dans ce guide, ces deux étapes sont décrites successivement dans la même fiche action.
Les planches ci-après sont opérationnelles et s’adressent prioritairement aux équipes projet chargées de mettre en place des classes virtuelles.
2. Elaboration d’un projet de classes virtuelles
Cadrage du projet
2.3 Conduite du changement, organisation de l’assistance fonctionnelle et technique aux utilisateurs*
2.4 Pilotage du projet et instruction des éléments financiers*
3. Déploiement
1.1 Grandes caractéristiques d’une classe virtuelle
1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle
Démarche proposée pour la conduite d’un projet de classes virtuelles
2.1 Vue d’ensemble de la démarche
2.2 Cadrage du projet
2.4 Déploiement des premières classes virtuelles
Annexes
Lexique
Valider les objectifs du projet.
Planifier les travaux.
Déterminer les méthodes de travail utilisées durant tout le projet.
Constituer l’équipe projet et mettre en place l’environnement de travail.
Une réunion de cadrage impliquant le chef de projet et les collaborateurs pressentis.
Une réunion complémentaire avec l’équipe projet stabilisée si besoin.
Prise de connaissance du contexte et recueil des besoins spécifiques de chaque entité concernée.
Identification et affectation des membres de l’équipe projet.
Formation initiale (montée en compétence) de l’équipe projet.
Détermination des modalités d’organisation du projet :
Définition des rôles et responsabilités.
Tableau de suivi et de gestion des risques du projet + planning.
Principaux livrables et modalités de validation des travaux.
Définition des éléments clés du projet à partir des objectifs : thèmes cible, fourchette budgétaire allouée, nombre d’ETP disponibles, priorités.
Démarche de travail.
Modalités de travail
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2.2.1. Démarrer le projet avec une équipe intégrée incluant les services de formation (MOA) et les services informatiques (MOE) a minima
S’appuyer sur une décision « politique » de la direction pour impulser le changement.
Désigner un chef de projet et une équipe projet dédiés en s’assurant de la disponibilité de ces acteurs.
Associer les services fonctionnels et techniques (formateurs et informaticiens) dès le lancement pour favoriser leur adhésion.
Identifier une structure géographique pilote volontaire et motivée avec laquelle enclencher les travaux et l’intégrer à l’équipe projet.
Remarque : le niveau d’adhésion à ce mode d’apprentissage varie davantage en fonction du métier (et de l’usage qui est fait de l’ordinateur dans ce métier) que de l’âge des agents.
Structure type d’une équipe projet recommandée pour un projet de construction de classe virtuelle :
Clés de succès
Référent formation en ligne
AMOA
Equipe projet
Découverte de la FOAD
Préparation concours administratifs
Formation de formateurs
Formations « informatique et internet » : Bases informatiques, outils du libre, outils Microsoft, outils de PAO, environnements…
Formations « communication et développement personnel »
Formations « métier » : à destination des gestionnaires, informaticiens, personnels des établissements scolaires. Sur les systèmes d’information (SIRH, SI de gestion des élèves, des examens…) SGBD DB2, Business Object, etc.
Formation enseignants 1er et 2nd degré
...
En phase de lancement, il est préférable de limiter le nombre de thèmes de formation afin de ne pas disperser les efforts et éviter les « effets de tunnel » préjudiciables au bon déroulement du projet.
En phase de lancement, il peut être judicieux de choisir des thèmes de formation concernant des agents maîtrisant a minima l’utilisation basique du micro-ordinateur.
Les classes virtuelles ou les parcours incluant des classes virtuelles sont adaptés à des thèmes de formation :
Visant un fort apport de connaissances, en « cours magistral ».
Ne nécessitant pas d’interactions physiques et où la communication non verbale n’est pas indispensable.
A l’utilisation d’outils informatiques : le formateur peut se déplacer dans l’outil directement via la fonctionnalité de partage d’applications.
Remarque : Les formations en langue :
Au MENJVA et MESR, en raison de l’importance de la qualité du son, les formations en langues sont faites de manière très exceptionnelles par le biais de classes virtuelles.
Il existe toutefois des organismes qui proposent des classes virtuelles sur ce thème (eg. Englishtown).
Il est recommandé d’inclure dès le départ la formation initiale des formateurs et des stagiaires à l’outil de classes virtuelles.
Illustration : Offre de formations à distance intégrant des classes virtuelles au MENJVA et MESR
PN : Suite bureautique Open Office, Mise à niveau des OPJ
MJL : SIRH, réforme des politiques judiciaires
Illustration : Formations cibles retenues par les ministères pilotes
Quel thème pour les premières classes virtuelles ?
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1.1 Grandes caractéristiques d’une classe virtuelle
1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle
Démarche proposée pour la conduite d’un projet de classes virtuelles
2.1 Vue d’ensemble de la démarche
2.2 Cadrage du projet
2.3.1 Elaboration de la démarche pédagogique
2.3.2 Elaboration de la solution technique
2.3.3 Conduite du changement et organisation de l’assistance technique et fonctionnelle
2.3.4 Pilotage du projet en rythme de croisière
2.3.5 Instruction des éléments financiers
2.4 Déploiement des premières classes virtuelles
Annexes
Lexique
Sommaire
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2.3.1.0 Elaboration de la démarche pédagogique : Objectifs et modalités de travail
Déterminer les objectifs et les grandes lignes du contenu de la formation.
Déterminer les modalités de mise en oeuvre des formations souhaitées par le ministère (durée, type de support, format des cours).
Pour chaque thème :…