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Abril 2007 | ISIS | v1.1

ATOS ORIGIN Sociedad Annima Espaola 2007. Este documento ha sido generado y es propiedad de ATOS ORIGIN Sae para uso exclusivo de CELEM y para los fines expresamente previstos en el mismo. Su contenido es confidencial, por lo que no puede ser difundido a terceros no autorizados expresamente por Atos Origin Sae.

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Metodologa ISIS Gua para el diseo y elaboracin de Planes de Sistemas en

asociaciones de mujeres

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PRESENTACIN DE LA GUA ........................................................................................................................................ 3 1 INTRODUCCIN.................................................................................................................................................... 5

1.1 Qu son los Sistemas de Informacin y para qu sirven? .......................................................................... 5 1.2 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres ....................................................... 6

2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES: LA METODOLOGA ISIS............................................................................................................................................ 9

2.1 Introduccin.- ................................................................................................................................................. 9 2.2 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres: diagnstico de situacin. ......................... 13

2.2.1 Anlisis Diagnstico Situacin......................................................................................................... 13 2.3 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnolgicos....................................................... 21

2.3.1 Introduccin ..................................................................................................................................... 21 2.3.2 Programas y proyectos.................................................................................................................... 23 2.3.3 Comunicacin e Informacin ........................................................................................................... 28 2.3.4 Gestin del conocimiento ................................................................................................................ 29 2.3.5 Recursos humanos.......................................................................................................................... 30

3 PROCESO DE DISEO E IMPLANTACIN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA. PRIMER PLAN ISIS: CONSIDERACIONES INICIALES. ......................................................... 32

3.1 Qu recursos se necesitaran par a disear un plan de sistemas de informacin? El modelo de gestin de la tecnologa. .......................................................................................................................................... 32

3.1.1 Los recursos humanos y tcnicos y los fundamentos de su gestin............................................. 32 3.1.1.1 Un equipo de gestin de TI ........................................................................................................ 32 3.1.1.2 Fundamentos de la Gestin de TI .............................................................................................. 34 3.1.1.3 Los recursos tcnicos necesarios para la gestin de TI............................................................. 37

3.2 Pasos y recomendaciones para el diseo e implantacin del Primer Plan ISIS ......................................... 38 3.2.1 Definicin de los proyectos tecnolgicos del plan a desarrollar en un ao .................................... 39 3.2.2 Justificacin de la necesidad de cada proyecto .............................................................................. 41 3.2.3 Calendario de actividades previsto.................................................................................................. 41 3.2.4 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnolgicos ....................................................... 41 3.2.5 Plan de contratacin ........................................................................................................................ 42 3.2.6 Plan de comunicacin y gestin del cambio.................................................................................... 42 3.2.7 Algunos apuntes sobre la Gestin de Proyectos Tecnolgicos....................................................... 43

3.3 La seguridad de la informacin y del propio sistema................................................................................... 44 4 ANEXOS PRCTICOS PARA ELABORAR UN PESI.- ...................................................................................... 46

4.1 Pasos para la elaboracin del primer Plan Isis.- ......................................................................................... 48 4.2 Soportes metodolgicos para realizar el diagnstico de situacin. ............................................................. 54 4.3 Definiendo nuestro plan de sistemas: organizacin y modelo de referencia.............................................. 65 4.4 Operativizando el plan de sistemas............................................................................................................. 69

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0 PRESENTACIN DE LA GUA Las Nuevas Tecnologas y las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (NNTT y TIC) son todas aquellas tecnologas basadas en la electrnica y dirigidas a la recogida, tratamiento, almacenamiento, administracin y/o bsqueda de de la informacin1. En el contexto actual, se ha demostrado que la apuesta de las organizaciones por la incorporacin de las NNTT y TIC en sus estrategias, planes y procesos de trabajo ha redundando en mejoras que les han permitido optimizar sus recursos, la calidad de los servicios que realizan, crecer y desarrollarse. Son, adems, un aspecto clave para la inclusin social. En Espaa, tanto el sector privado como el sector pblico ya hace tiempo que desarrollan acciones encaminadas a incorporar estas innovaciones en su trabajo diario con la finalidad de aprovechar sus utilidades para la mejora contina de la labor que realizan. Por el contrario, el acceso de las organizaciones del Tercer Sector y en especial, de asociaciones de mujeres a las NNTT y las TIC es todava muy incipiente. A pesar de la importancia de su papel, y del crecimiento del sector estas asociaciones recogen ciertos sntomas de la denominada brecha digital2, contando con carencias de disponibilidad de recursos tecnolgicos, de equipamiento de formacin y de la posibilidad de incorporar metodologas y herramientas ya existentes a un coste asequible para su capacidad econmica. Con la intencin de contribuir a la reduccin de la brecha digital, el Proyecto ISIS, en el marco de la Convocatoria de Subvenciones del Plan Avanza 2006 para el fomento de la igualdad de gnero en la sociedad de la informacin, plante la posibilidad de acercar los PESIs o Planes Estratgicos de Sistemas de Informacin a las asociaciones de mujeres. Esta Gua es fruto de esa primera experiencia de acercamiento. El documento comienza explicando la significacin de los planes de sistemas de informacin y su utilidad para las asociaciones de mujeres. A continuacin, plantea un modelo tecnolgico y funcional comn a las asociaciones de mujeres como punto de partida a la hora de disear planes de sistemas de informacin. Despus, partiendo de dicho modelo, la Gua orienta sobre los pasos a seguir para el diseo de planes de sistemas, programas y proyectos tecnolgicos y para poder iniciar la implantacin de los mismos. Por ltimo, la Gua facilita una serie de soportes a partir de los cuales una asociacin puede:

1VV.AA. Las polticas pblicas en materia de nuevas tecnologas, las ONGs de accin social y los colectivos desfavorecidos. Diagnstico y Propuestas, Fundacin Luis Vives, Madrid, enero 2007. 2 La brecha digital se refiere a la distancia entre quienes acceden y manejan las TIC y quienes van quedando marginados de su uso. (dem). Se trata, en definitiva, de un indicador de exclusin social.

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- Realizar un diagnstico de su situacin en trminos de:

o Objetivos y planificacin estratgica o Tecnologas de la Informacin

- Identificar procesos crticos - Plantear lneas de trabajo de un plan de sistemas de informacin - Identificar proyectos tecnolgicos

La Gua tambin da pistas sobre los cambios que una asociacin deber prever en caso de implantar sistemas de informacin y sugiere posibilidades que permitan unir esfuerzos y ahorrar recursos.

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1 INTRODUCCIN

1.1 Qu son los Sistemas de Informacin y para qu sirven? Los sistemas de informacin son herramientas tecnolgicas que facilitan la ordenacin, sistematizacin y canalizacin de la informacin que emplea una organizacin en base a los objetivos estratgicos de la misma. Los sistemas de informacin se estructuran a partir de un Plan. Dicho plan se desglosa en programas y proyectos tecnolgicos que se realizan en fases, de acuerdo a los objetivos estratgicos y las necesidades de la organizacin, adaptndose, a la vez, a los recursos disponibles. Las posibilidades que ofrecen los planes de sistemas de informacin a las organizaciones son mltiples. Adems de organizar la informacin y facilitar los procesos, establecen sinergias y funcionalidades entre ellos. De este modo, agregan valor al trabajo. Se destacan las siguientes ventajas:

- Responden a la misin, visin y objetivos estratgicos de cada organizacin - Ordenan y priorizan la informacin de acuerdo a dicho marco estratgico - Facilitan los procesos de trabajo con la informacin identificando procesos crticos y

mejorndolos - Facilitan el almacenaje, clasificacin, y codificacin de la informacin - Permiten la sistematizacin de la informacin - Permiten el uso de la informacin para fines de investigacin - Alivian la carga de trabajo propia de los procesos administrativos - Proporcionan herramientas de seguimiento y evaluacin tcnica y administrativa del trabajo - En suma, facilitan el uso ptimo de la informacin - Ahorran tiempo - Contribuyen a mejorar la calidad del trabajo realizado y de los servicios prestados - Son adaptables a las necesidades especficas de cada organizacin - Son una inversin rentable en trminos de optimizacin de los recursos y tiempo disponibles.

Los planes de sistemas de informacin son idneos para organizaciones que renen las siguientes caractersticas:

- Entidades de tamao medio-grande y/o en crecimiento- - Entidades con una estructura organizativa compleja.- Por ello se entiende que la entidad en

cuestin requiere de una organizacin compleja del trabajo con la informacin para lograr

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alcanzar los objetivos estratgicos que persigue. Este tipo de organizacin contar con una o varias de las siguientes caractersticas:

o la participacin de distintas unidades territoriales, o la participacin de una plantilla de trabajadores amplia, o la participacin de una clientela estable y cuantiosa y o la participacin de un nmero importante de proveedores

- Entidades que impliquen una estructura igualmente compleja de:

o toma de decisiones o canalizacin de procesos o gestin de servicios internos y externos

En caso de tratarse de organizaciones de tamao menor pero con objetivos y estructuras de trabajo similares, es posible la unin de fuerzas para establecer planes de sistemas conjuntos que sean tiles a todas ellas y se desarrollen de manera compartida. Son muchas las entidades que en la actualidad incorporan planes de sistemas de informacin de mayor o menor complejidad a sus procesos de trabajo: ministerios, organismos de Naciones Unidas, hospitales, ONGDs, empresa consultoras, empresas de mensajera urgente, centros bibliogrficos, museos, etc.

1.2 Utilidad y usos de los planes de sistemas en asociaciones de mujeres Actualmente, las asociaciones de mujeres se encuentran en tres estadios de uso de las nuevas tecnologas. Algunas de ellas carecen de cualquier herramienta o aplicacin informtica. La mayora, cuenta con al menos un ordenador y el uso del paquete Office. Por ltimo, las ms avanzadas, emplean correo electrnico y aplicaciones ms complejas como son los sistemas de bases de datos y los de gestin contable. Adems este grupo de asociaciones cuenta, normalmente, con una web corporativa. La adaptacin de los planes de sistemas de informacin a las necesidades de las asociaciones de mujeres contribuir a la reduccin de la brecha digital y a que las asociaciones de mujeres puedan desempear mejor su labor, permitindoles una mayor sistematizacin de la informacin y el conocimiento que generan, una mejor ordenacin y disponibilidad de tal informacin y la creacin de espacios comunes de comunicacin e interaccin a travs de las nuevas tecnologas que faciliten la

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comunicacin y participacin interna y externa. En suma, ofrecer a las asociaciones de mujeres la inmersin en mbitos tecnolgicos que aun no han explorado y que pueden resultarles de mucha utilidad. Estas son algunas de las posibilidades que ofrece la tecnologa de los sistemas de informacin a las asociaciones de mujeres:

- Aplicaciones tecnolgicas para la gestin y la evaluacin de programas y proyecto.- Los planes de sistemas permiten dotar de herramientas a las organizaciones para que puedan desarrollar sus programas y proyectos de forma ms efectiva. Se trata de aplicaciones que dotan de instrumental para dar seguimiento temporal y econmico a los programas, que alertan sobre incidencias y riesgos en la ejecucin, que sistematizan informacin y que agilizan la creacin y redaccin de documentos necesarios para el desarrollo y seguimiento de los programas y proyectos.

- Aplicaciones de seguimiento y control financiero .- Se trata de herramientas que permiten a la asociacin una contabilidad automatizada, la sistematizacin de la informacin econmica y el cruce de datos de este tipo de informacin. Permite, tambin, la emisin de informes econmicos. Se trata de aplicaciones muy tiles para el control financiero y la gestin de gastos e ingresos. Los ingresos de las asociaciones de mujeres provienen fundamentalmente de las subvenciones pblicas y de las cuotas de socias, asociadas y donantes. La tendencia actual de las asociaciones al incremento de uno o ambos de estos captulos supone una gestin cada vez ms compleja de todos los aspectos econmicos asociados.

- Aplicaciones para la gestin de los rr.hh., socias, asociadas y voluntariado.- El rubro de recursos humanos, que suele estar asociado a las subvenciones concedidas a cada organizacin, genera muchas implicaciones contables y de gestin. La gestin de las cuotas de socias y asociadas cuenta con procesos pautados que requieren un tiempo precioso para el personal de las organizaciones y que pueden ser automatizados (envi cartas renovacin de cuota, envo informaciones y memoria anual, convocatoria a asamblea general y envo documentacin, etc.). Por ltimo, el voluntariado puede mejorar a travs de aplicaciones que faciliten su gestin y abran la posibilidad del voluntariado on-line.

- Aplicaciones para la gestin del conocimiento y la informacin y para la comunicacin interna .- En este captulo los sistemas de informacin permiten que las asociaciones de mujeres puedan dar un valor agregado a su saber: permiten ordenar y sistematizar su conocimiento a partir de los documentos existentes; permiten difundir internamente dicho conocimiento, y permite, adems, trabajar sobre l a partir de la creacin de espacios en los que compartir el conocimiento tangible e intangible. De igual forma, permiten que la informacin sea accesible a

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todas las personas de la organizacin al mismo tiempo, y la creacin de espacios y niveles de acceso a informacin cuando dichos niveles sean pertinentes.

- Aplicaciones para la difusin de informacin y la comunicacin.- Los sistemas de informacin permiten tambin la mejora de la difusin de informacin de las asociaciones de mujeres, a partir del envo de newsletter y boletines on-line a socias, usuarias y proveedores. Pueden, adems, ayudar a que la comunicacin externa fluya de manera ms eficaz y eficiente, abriendo espacios para que la ciudadana se acerque a las asociaciones e interacte con ellas: foros, blogs, etc.

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2 MODELO DE DE PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIN PARA ASOCIACIONES DE MUJERES: LA METODOLOGA ISIS

2.1 Introduccin Los sistemas de informacin surgieron principalmente como respuesta a las necesidades de organizacin y servicio de grandes corporaciones y entidades privadas y pblicas que gestionan un volumen de datos e informacin alto y complejo, ya sea en trminos de procesos, de personal, de produccin o de todos a la vez.

Si bien existen numerosos mtodos aplicables a grandes empresas (COBIT, ITIL, CMMI, etc.), estos no resultan adecuados para organizaciones de tamao medio o pequeo, con lo que se hace necesaria su adaptacin.

Por tanto, el modelo de metodologa que se presenta en esta Gua supone una adaptacin de estos mtodos a los objetivos y el tamao propios de las asociaciones de mujeres.

Este modelo de metodologa se ha denominado Metodologa ISIS y consiste en un conjunto de directrices, prcticas y mtodos que han de aplicarse en el contexto de las Asociaciones de Mujeres con el fin de elaborar Planes Estratgicos de Sistemas de Informacin (PESI).

El tipo de trabajo propio de las asociaciones de mujeres, su estructura organizativa y sus fines cuentan con aspectos comunes que han permitido generar un modelo metodolgico de planes de sistemas de informacin comn para todas ellas. En otras palabras: las necesidades funcionales son muy similares para las diferentes asociaciones de mujeres, por lo que se ha considerado adecuado que la Metodologa ISIS incorpore no solamente pautas para la elaboracin de PESIs, sino tambin un modelo de referencia tecnolgico y funcional comn del cual partir, (como se explicar en los siguientes captulos).

A partir de las ideas dadas por la Gua sobre estos aspectos comunes, las asociaciones pueden adaptar la metodologa detallando las particularidades necesarias en cada caso para disear proyectos de planes de sistemas que podrn ser realizados en comn o separadamente.

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Cuadro 1.- Qu diferencia hay entre plan de sistemas, programa tecnolgico y proyecto tecnolgico?

Proyecto tecnolgico.- Es un conjunto de acciones y tareas que permiten el establecimiento y mantenimiento de un sistema de informacin que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una entidad y da solucin a las mismas. Consta de unas etapas y unos costes de desarrollo. Puede formar parte de un programa tecnolgico y de tambin de un PESI.

Programa tecnolgico.- Es un conjunto de proyectos tecnolgicos que responde a un aspecto concreto de las necesidades de una organizacin y da solucin a las mismas, priorizndose sus distintos proyectos en aos/etapas de ejecucin. Puede formar parte de un PESI.

Plan de Sistemas de Informacin.- Es un conjunto de programas y proyectos tecnolgicos que tienen unos objetivos comunes y responden a una serie de necesidades priorizadas en distintos aos/etapas de ejecucin por una entidad.

Las asociaciones de mujeres pueden hacer parte del trabajo de diseo de planes de sistemas de informacin en cada asociacin. Las ventajas de ello son tanto organizativas como econmicas. Por un lado, el hecho de que las asociaciones realicen estos pasos por si mismas les facilitar una mejor definicin de lo que quieren y una estructura adecuada a sus necesidades. Adems, permitir una interlocucin ms gil con las personas/entidad proveedora encargada de plantear las soluciones tecnolgicas a las propuestas de cada asociacin. Por otro, supondr un ahorro econmico que haga ms factible el diseo de estos planes en las asociaciones y la posibilidad de su ulterior puesta en prctica. La metodologa ISIS contribuye a que las asociaciones puedan adentrarse en el mundo de los PESIs de varias maneras diferentes:

1. A travs de la identificacin de los aspectos clave que son comunes a las asociaciones de mujeres y de la propuesta de programas para disear planes de sistemas que den respuesta a las necesidades detectadas en estos puntos clave.

2. A travs de la identificacin de tareas especficas que pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres en el diseo de un plan de sistemas de informacin. La Gua orienta sobre los pasos a dar y propone cambios que facilitaran esta tarea a las organizaciones.

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3. A travs de la identificacin de las tareas que no pueden ser asumidas por las asociaciones de mujeres: aquellas relativas a las soluciones tecnolgicas que aporta un plan de sistemas de informacin.

La Metodologa ISIS parte del anlisis de la situacin tecnolgica y las necesidades tecnolgicas de cuatro asociaciones de mujeres pertenecientes a CELEM: la Asociacin de Mujeres Juristas Themis, la Federacin de Mujeres Progresistas, la Comisin para la Investigacin de los Malos Tratos a Mujeres y la propia CELEM.

Estas asociaciones fueron elegidas por CELEM para participar en el Proyecto ISIS y en la elaboracin de esta metodologa, partiendo de una serie de requisitos tcnicos iniciales necesarios para poder adaptar el diseo de planes de sistemas a este tipo de entidades. Dichos requisitos fueron los siguientes:

- Uso previsible o habitual de algunas de las siguientes herramientas tecnolgicas:

o Aplicaciones de gestin contable o Aplicaciones de gestin de programas y proyectos o Aplicaciones de gestin de recursos humanos o Aplicaciones de gestin del voluntariado o Aplicaciones de gestin de socias/os o Aplicaciones de gestin de usuarias/os o Aplicaciones de gestin del conocimiento (documentacin, publicaciones, etc.)

- Estructura organizativa relativamente compleja en trminos de recursos humanos y localizacin:

o Recursos humanos.-

Al menos 7-10 personas contratadas o colaborando de manera habitual en la organizacin

o Localizacin.-

Una estructura central grande.- Se entiende por ello una estructura organizativa que implique diversas reas y departamentos y una cierta complejidad en trminos de volumen de actividad y de divisin y coordinacin de partes de la organizacin dedicadas especficamente al desarrollo de actividades (Ej. rea de atencin jurdica y psicolgica; rea de proyectos; rea de RR.HH.; rea de Control de Gestin, etc.)

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Una estructura descentralizada grande.- Se entiende por ello una estructura organizativa de la entidad en diversos puntos de la geografa espaola, es decir, con sedes permanentes en distintos territorios.

- Trabajo que implique contacto habitual con usuarias/os y proveedores de servicios.-

o La asociacin que tenga que gestionar servicios con usuarios o clientes tendr ms necesidad de implantar sistemas de informacin que aquella que no tenga este tipo de actividad. A mayor volumen de gestin, mayor utilidad del plan de sistemas de informacin.

o Aquella asociacin que cuente con mayor nmero de empleadas/os y voluntariado, necesitar tambin de un sistema de gestin de dichos recursos ms complejo y, por tanto, mayor ser la utilidad del plan de sistemas de informacin.

- Actividades con socias y asociadas.-

o De igual forma, a mayor volumen de socios/as y a mayor volumen de actividad relacionada con ellos, ms idneo ser el uso de planes de sistemas de informacin.

- Actividades que requieran la gestin de conocimiento.-

o Otro de los aspectos relevantes en el uso de planes de sistemas de informacin es la gestin del conocimiento de las organizaciones. Este concepto agrupa al conocimiento tangible e intangible de las entidades: documentacin, publicaciones, jornadas y encuentros, metodologas de trabajo, sistematizacin de experiencias, etc. Incluye, tambin, la comunicacin de dicha informacin en distintos niveles y tanto dentro de las organizaciones como fuera de ellas. Aquellas asociaciones que generen y/o gestionen un volumen importante de conocimiento podrn aprovechar mejor un plan de sistemas de informacin.

Las asociaciones seleccionadas cumplan la mayora de los requisitos, estribando la principal diferencia en el n de personas contratado, que en el caso de CELEM no llegaba a las 7-10 personas requerido. Sin embargo, dado su carcter de Coordinadora, se consider interesante que el Mtodo ISIS contemplara tambin a esta asociacin.

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La eleccin de estas entidades y no de otras de menor tamao estuvo motivada por el hecho de que no haba sistemas de informacin previamente implantados en ninguna asociacin. Al no existir este uso previo de sistemas de informacin en las asociaciones de mujeres, se hizo necesario diagnosticar a aquellas asociaciones que por los criterios sealados arriba permitieran una visin amplia sobre las posibilidades que los PESI podran ofrecer a las entidades.

En todo caso, es necesario tener en cuenta que un PESI no slo ser til a una asociacin grande o de tamao medio.Para aquellas asociaciones de mujeres de tamao pequeo, existen otras posibilidades de uso de sistemas de informacin que pasan por la articulacin de las mismas en redes de trabajo y foros de mayor dimensin, en los que tenga cabida el uso de sistemas de informacin. En este sentido y de cara a futuras experiencias y modelos, el movimiento de mujeres aporta la cultura del trabajo asociativo y en red a posibles sistemas de informacin que en el futuro incorporen como aspecto base de su conformacin esta caracterstica y se vuelquen en dar servicio a esta forma de trabajo en red.

2.2 Objetivos y aspectos comunes a las asociaciones de mujeres: diagnstico de situacin.

Para elaborar la Metodologa ISIS el primer paso que se realiz fue el Diagnstico de Situacin de las asociaciones seleccionadas. El anlisis de dicho diagnstico se recoge a continuacin.

2.2.1 Anlisis Diagnstico Situacin

Las asociaciones de mujeres tienen rasgos comunes en lo que respecta a su misin, objetivos, estructura, estrategias y organizacin. Ello ha permitido que la Metodologa ISIS aporte como punto de partida una serie de programas tecnolgicos vlidos para todas ellas o, por decirlo de otro modo transferibles.

Las asociaciones de mujeres son organizaciones sin nimo de lucro que tienen como objetivo comn lograr la plena igualdad entre hombres y mujeres ya sea desde una visin global, poltica, jurdica u otras.

En tanto que asociaciones, se organizan a partir de una Junta de Gobierno o Junta Directiva encargada de la toma de decisiones y una plantilla encargada del desarrollo de los programas y actividades de cada entidad. Dicha plantilla es reducida y abarca asociaciones que cuenta con una empleada o ninguna (las ms pequeas) a otras que incorporan a 30-35 empleadas (la ms grande). La media de las asociaciones tiene entre 2 y 8 empleadas. Esta circunstancia viene determinada por las estructura y por las caractersticas de la labor de las entidades y, tambin, por su volumen de recursos. En base a estas tres razones, se da un nuevo rasgo comn a todas ellas, consistente en la alta externalizacin de servicios, entre los que se incluyen los

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servicios de gestin econmica y de recursos humanos y, tambin, los de comunicacin, investigacin y soporte y mantenimiento informtico y tecnolgico. Las asociaciones cuentan con servicios externalizados de manera permanente y otros de manera puntual o variable.

Servicios externalizados de uso permanente: - Gestin financiera: (contabilidad, rr.hh., etc.) - Gestin soporte informtico - Gestin comunicacin: (mantenimiento y alojamiento pgina web,

etc)

Servicios externalizados de uso puntual o variable: - Gestin investigacin - Gestin formacin - Gestin de proyectos - Otros (impresin documentos, difusin campaas, etc.)

Los tipos bsicos de asociaciones de mujeres en base a su estructura son:

- Asociaciones.- - Coordinadoras de asociaciones.- - Federaciones de asociaciones.-

En relacin al diseo de planes de sistemas este aspecto es muy importante, ya que las asociaciones de mujeres comparten la ausencia de departamentos, equipos o personal informtico dedicado especficamente a soporte y, tambin a tareas relacionadas con el uso de las nuevas tecnologas. La Gua propondr cambios y mejoras en este sentido. Los recursos econmicos de las asociaciones de mujeres provienen, en al menos un 60% de los casos de subvenciones o convenios con las AA.PP. El porcentaje restante proviene de cuotas de socias y donativos de empresas y particulares. Estos recursos se emplean fundamentalmente en el pago de los costes asociados a la ejecucin de sus programas y proyectos:

- Pago salarios - Costes asociados a la ejecucin de las actividades y programas - Costes indirectos

En menor medida, estos recursos se destinan a la compra de aparatos y equipos y a mejoras tecnolgicas vinculadas a la mejora de la calidad del trabajo desarrollado. Las asociaciones de mujeres

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tienen dificultadas para poder invertir en NTIC. Por un lado, la mayora de sus ingresos estn vinculados a subvenciones que se dirigen a la ejecucin de proyectos de atencin directa. Por otro, aun son escasas las lneas de financiacin pblica dirigidas a promover la modernizacin tecnolgica de las asociaciones de mujeres. Las usuarias/os y beneficiarias/os a las que se dirigen tambin tienen puntos en comn. Todas las asociaciones dirigen su actuacin hacia las mujeres residentes en Espaa, con especial atencin a aquellas que se encuentran en situacin de vulnerabilidad y todas mantienen un nivel de interlocucin con la Administraciones Pblica. En lneas globales, estos son los dos grupos objetivo comunes a todas las entidades. Las organizaciones cuentan con estrategias comunes de accin, que se resumen en las siguientes lneas de trabajo:

Incidencia poltica y movilizacin social Atencin directa Asesora directa Difusin del conocimiento adquirido

Dichas lneas dan lugar a programas y proyectos diversos. El tratamiento de estas lneas vuelve a tener aspectos comunes en cuanto a los servicios que generan y las temticas que tratan. Las actuaciones de incidencia poltica suelen dirigirse a la Administracin Pblica, a las mujeres y, de manera puntual, a otros grupos objetivo. La lnea de atencin y asesora directa suele incluir servicios jurdicos y psicolgicos en el caso de todas y, en ocasiones, asesora laboral y acciones de formacin. Por ltimo, la difusin del conocimiento adquirido incluye actuaciones dirigidas a socias, a asociaciones, a Administraciones Pblicas, colectivos de mujeres y a pblico en general. La organizacin de estas tareas depende de los objetivos especficos y de los recursos de las asociaciones. Cuanto mayor el tamao, mayor es la divisin en reas o departamentos con trabajo especializado en los distintos aspectos y la inclusin de personas especfico dedicado a la gestin de proyectos, la supervisin, etc. Para detallar la estructura organizativa de toma de decisiones y de desarrollo de lneas de trabajo se adjuntan a continuacin un ejemplo de organigramas de asociaciones de tamao medio y grande:

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Cuadro 2.- Asociaciones de tamao medio

Equipo Administrativo

Junta de Gobierno

Servicios permanentes externalizados

Servicios externalizados variables

Asamblea

Equipo Tcnico

Directora

Cuadro 3.- Asociaciones de tamao grande

rea de programas

Junta de Gobierno

Servicios permanentes

externalizados

Servicios externalizados

variables

Asamblea

rea de desarrollo de programas

Directora

Coordinadoras ejecucin programas

Directoras de programas

Equipo Tcnico Equipo administrativo Equipo administrativo

rea financiera y administrativa

Responsable

Equipo administrativo

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En trminos de planificacin, las asociaciones se caracterizan por establecer:

Una planificacin fruto de la misin/objetivos, estrategias de accin y adaptacin al medio

Una planificacin de continuidad con las acciones previas que funcionan Una planificacin que normalmente est poco sistematizada y que se revisa

anualmente

Una planificacin fruto de recursos existentes y tendencias de las fuentes de financiacin (doble va: influencia de las asociaciones en las fuentes de financiacin a partir de la experiencia adquirida y el desarrollo de avances en los campos de actuacin, y, a la vez, adaptacin a cambios y criterios de las fuentes de financiacin)

No obstante, y al igual que sucede en otras organizaciones del Tercer Sector, comienza a haber cambios en este tipo de planificacin. As, ya hay entidades que se encuentran en una etapa de diseo de planes estratgicos y planes de accin a largo plazo. Los espacios o mbitos de actuacin de las entidades son locales, autonmicos y nacionales. Adems, las entidades participan normalmente en acciones internacionales, bien como gestoras de acciones de cooperacin internacional en diversas materias, bien en tanto que integrantes de redes sociales/de mujeres con proyeccin internacional. La formacin en nuevas tecnologas de las mujeres integrantes de las asociaciones es heterognea y, en lneas generales, escasa. Existe un alto inters de una parte del colectivo en formarse y muchas profesionales son autodidactas. El tipo de puesto y la edad son criterios definitorios de la formacin adquirida. Los miembros de Junta de Gobierno que no requieren el uso de las NTIC son las que menos formacin muestran. Los puestos tcnicos y administrativos conocen en su mayora el uso del Paquete Office, Internet y correo electrnico y cuanto mayor es la necesidad de uso de NTIC, mayores sus conocimientos especficos, sea en programas de bases de datos, de gestin econmica o de elaboracin de o administracin de pginas web3. El equipamiento informtico y tecnolgico de las entidades es muy bsico. Existe un ordenador por persona de la plantilla y los ordenadores tipo son PCs utilitarios con una variedad de modelos que alterna entre el Pentium II (la mayora) y el Pentium IV. El 80% de ellos tiene ms de tres aos. Tambin hay al menos un porttil en cada asociacin.

3 En este sentido, existen experiencias transferibles como la formacin de las profesionales de las asociaciones a travs de iniciativas de alfabetizacin digital como Red Conecta (www.redconecta.net; www.fundacionesplai..org )

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La mayora de las asociaciones tienen conexin en red y los servidores tipo se usan como servidores de datos y son equipos Pentium III. Tambin cuentan con servidores de correo electrnico. En cuanto a las aplicaciones informticas, las asociaciones usan el Paquete Office, versiones 1998 a 2003. En algunos casos emplean programas de diseo de pginas web y de gestin de contenidos web. Todas ellas cuentan adems con algn programa de gestin contable bsico. Aquellas que realizan atencin directa cuentan con programas de bases de datos y con un software de grabacin de datos. Todas las asociaciones que formaron parte de diagnstico cuentan con una pgina web. Si bien el contenido lo facilitan ellas, la actualizacin de los mismos y el alojamiento de las pginas estn externalizados. Mejoras y necesidades

Los aspectos identificados por las asociaciones como puntos clave para la mejora de su trabajo con el apoyo de los planes de sistemas de informacin son los siguientes: - Mejora de la comunicacin interna y externa:

o necesidad de un espacio y de herramientas que fomenten una comunicacin interna ms giles y constantes para la difusin de informacin interna, la toma de decisiones, la ejecucin de programas y actividades y la formacin, (entre juntas de gobierno y socias, entre profesionales y socias, entre unidades territoriales, entre profesionales de las entidades para trabajos conjuntos, etc.)

o Necesidad de un espacio y herramientas comunicacin externa para la comunicacin inter-asociaciones, la difusin de informacin, la ejecucin de acciones conjuntas y la comunicacin con poblacin y grupos objetivo (mujeres, AA.PP., etc.).

- Mejora de la gestin del conocimiento y del uso del espacio.- necesidad de informatizacin de

archivos, ordenacin y organizacin de la informacin; mejora de la sistematizacin, gestin y uso de la informacin generada por los programas y proyectos. Todo ello, unido a varias cuestiones fundamentales:

o Un cambio que promueva la reduccin del uso del papel y la optimizacin del espacio fsico

en las asociaciones. o Una ordenacin y planteamiento de la informacin que la haga accesible, fcilmente

localizable, til y segura. - Mejora de la gestin y el uso de la informacin de los programas de atencin/asesora directa.-

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o Necesidad de mejora de la atencin directa a partir de un uso eficiente de la informacin.-

Por ejemplo, bases de datos de atencin a usuarias: necesidad de bbdd comunes, accesibles a perfiles definidos-, flexibles, completas, tiles y seguras (que recojan todo aquello que sea necesario para dar el mejor servicio a la usuaria)

o Necesidad de contar con la posibilidad de recuperacin y uso de la informacin generada para investigaciones que alimenten el enfoque de los programas, ofrezcan datos sobre la marcha de las acciones y permitan informar a la sociedad de forma precisa (evitando siempre la inclusin de datos de carcter personal que pudieran identificar a las usuarias)

o Necesidad de puesta en valor de los conocimientos existentes en las asociaciones de mujeres (conocimientos explcitos y documentados y conocimientos implcitos o intangibles del personal, socias, voluntariado de las organizaciones).

- Mejora de la gestin y el uso de la informacin de los programas de incidencia poltica.-

o Necesidad de poder sistematizar las acciones que se realizan en estos programas y recoger buenas prcticas identificadas de cara a posteriores acciones (vinculado a gestor reuniones, etc).

- Mejora de la gestin de programas y proyectos: ciclo de proyectos completo.-

o Necesidad de contar con herramientas que faciliten la ejecucin y seguimiento de los proyectos, su evaluacin y alerta sobre riesgos e incidencias. Necesidad, tambin, de poder organizar y hacer accesible la informacin sobre informes y documentacin relativa a la justificacin de fondos, (especialmente de aquellos provenientes de las administraciones pblicas).

- Asegurar que la informacin disponible cumple con la legislacin en materia de proteccin de datos.-

o Necesidad de contar con los ms altos estndares de seguridad en materia de proteccin de datos debido al uso habitual por parte de estas asociaciones de datos de carcter personal, tanto de socias y asociadas como de usuarias de los servicios que ofrecen.

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Cuadro 4.- Caractersticas de la informacin de las asociaciones de mujeres

- Informacin sujeta a legislacin: proyectos provenientes de fondos pblicos y sujetos a auditoria (5 aos); gestin datos carcter personal de las usuarias, (datos sensibles).

- Informacin en papel/informatizada: investigaciones, informes, proyectos, justificaciones de proyectos, etc.

- Informacin recurrente: actas juntas gobiernos, actas reunin, memoria anual, documentos de proyecto, cartas a asociadas por asamblea, aumento de cuota, informativas

- Informacin viva: expedientes de usuarias, proyectos con un ciclo de vida concreto, fichas de datos que no son permanentes

20

2.3 El Modelo de Referencia y la propuesta de 6 programas tecnolgicos

2.3.1 Introduccin

El anlisis de este diagnstico de situacin permiti la elaboracin del Modelo de Referencia tecnolgico y funcional que se presenta a continuacin. El Modelo de Referencia detalla la operativa o conjunto de servicios desempeados por las asociaciones y susceptibles de ser soportados con tecnologa, as como los soportes tecnolgicos que se pueden prever. Consta de dos apartados: el modelo funcional y el modelo tecnolgico. El primero define las funciones fundamentales que realizan las asociaciones de mujeres para desempear sus servicios y actividades con la finalidad de lograr sus objetivos. El segundo, el modelo tecnolgico, seala el soporte tecnolgico adecuado.

Cuadro 5.- Modelo de Referencia (vid ampliado en pag.66 )

El Modelo de Referencia ha servido para identificar los programas o grupos de sistemas de informacin que pueden ser tiles a las asociaciones de mujeres para optimizar su trabajo y agregar valor al mismo gracias el uso de esta solucin tecnolgica. Se han identificado un total de 6 programas de sistemas de informacin. A continuacin se establece un cuadro con el proceso de anlisis desarrollado y se explica cmo se ha llegado a la identificacin de los 6 programas o grupos de sistemas de informacin. Unido a estas consideraciones, la Gua tambin identifica el modelo de gestin de las tecnologas que

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necesitaran las asociaciones de mujeres para, a partir de estos programas, disear proyectos tecnolgicos y para pasar a la fase, una vez hecho ese diseo,de implantacin de dichos proyectos.

Por lo tanto, el Modelo de Referencia ha identificado los puntos clave funcionales de las asociaciones de mujeres, puntos que tienen en comn y que requeriran unas soluciones tecnolgicas similares. A continuacin se describen las funcionalidades identificadas y las soluciones tcnicas que se aportan.

Cuadro 5.- Proceso de identificacin soluciones tecnolgicas

Modelo de Referencia

Modelo Funcional Modelo Tecnolgico

- Programas y proyectos - Comunicacin e informacin - Gestin del conocimiento - Recursos Humanos

- Sistema de gestin de Programas y proyectos - Sistema de gestin de Comunicacin e informacin - Sistema de Gestin del conocimiento - Sistema de Gestin de Recursos Humanos

Programas de sistemas de informacin identificados

1. Portal de gestin de proyectos

2. Sistema de Gestin de Expedientes

3. Canal intranet

4. Canal internet

5. Sistema de Gestin del Conocimiento.- Portal de conocimiento

6. Sistema de Gestin de RRHH

Modelo de gestin de las tecnologas de la informacin en las asociaciones de mujeres

Recoge los siguientes aspectos del Modelo de Referencia:

Equipo de Gestin de TI Equipo de Gestin de Riesgos en la Seguridad de la Informacin Oficina de Gestin de Proyectos Referencias a COBIT y a OCTAVE: funcionamiento, organizacin y seguridad de la informacin

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2.3.2 Programas y proyectos El Modelo de Referencia ha identificado un mbito de trabajo en base a Programas y Proyectos con aspectos comunes a todas las asociaciones de mujeres. Estos aspectos comunes tienen que ver con el tipo de gestin de los programas y proyectos y con la temtica general de los mismos. Las asociaciones de mujeres organizan su trabajo en programas y proyectos y gestionan sus servicios a partir de ellos. La gestin de programas y proyectos lleva implcita la gestin de recursos econmicos en todo su ciclo y la gestin de las actividades planeadas, en todo su ciclo. La gestin de los recursos econmicos implica la bsqueda de fondos, especialmente a travs de subvenciones pblicas y cuotas de asociadas, la gestin de informes y justificaciones asociadas a dichos fondos y almacenamiento de datos relativos a dichos fondos. El ciclo de vida de un proyecto implica la gestin de: inicio de proyecto y fin de proyecto y gestin del ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo: gestin anual de actividades de un proyecto que se desarrolla desde hace cinco aos. Ejecucin del calendario, ejecucin del gasto y de la actividad, informes de seguimiento y evaluacin, presentacin de memoria final, y archivo de documentacin. Adems, el Modelo recoge dos mbitos temticos comunes a la mayora de las asociaciones: el mbito de la incidencia poltica y la movilizacin social y el de la atencin y asesora directa a usuarias. Ambas temticas suelen ser tratadas, en forma de programas y proyectos, encontrando similitudes entre ambas. En cuanto a las diferencias, el modelo identifica dos que ser necesario tener en cuenta de cara a la elaboracin de proyectos tecnolgicos: - La necesidad de mejorar procesos de gestin y sistematizacin de expedientes en los proyectos de

atencin directa y asesora a usuarias.- - La ausencia de sistematizacin de los programas de incidencia poltica y las acciones de

movilizacin.-

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Cuadro 6.- Servicios comunes de las asociaciones de mujeres4

Programas y servicios permanentes

Atencin Directa - Atencin psicolgica

- Atencin jurdica

- Otros

Asesora - Asesora jurdica

- Asesora laboral

- Otras

Incidencia poltica - Acciones de incidencia poltica

- Acciones de movilizacin social

Otros servicios y servicios no permanentes

Formacin -Distintas temticas

Difusin de informacin - Campaas

- Boletines, notas prensa, ruedas de prensa

La solucin tecnolgica que propone la Metodologa ISIS para la gestin de programas y proyectos es un Sistema de gestin de Programas y Proyectos que se compone de dos programas tecnolgicos, un proyecto tecnolgico y un cambio organizativo:

- Una Oficina de Gestin de Proyectos, (el cambio organizativo)

- Un portal de gestin de proyectos (programa tecnolgico 1)

- Una herramienta de Gestin de Expedientes (programa tecnolgico 2)

- Un Gestor de Acciones de Movilizacin (proyecto tecnolgico)

2.3.2.1 Sistema de Gestin de Programas y Proyectos

A. Oficina de Gestin de Proyectos (OGP)

4 Esto no significa que todas las asociaciones realicen siempre todas estas acciones. Se trata de servicios que suelen prestar todas, a veces todos ellos, otras, alguno o algunos de ellos.

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El uso de herramientas tecnolgicas para la gestin de programas y proyectos sociales (de incidencia poltica, atencin, asesora, etc.), requerir de personal que conozca y pueda informar sobre el modo de empleo de las mismas en las siguientes lneas de trabajo:

Soportar y proporcionar formacin personalizada a las diferentes responsables de proyectos de las asociaciones de mujeres en el uso de estas herramientas tecnolgicas.- Ello exigir que las personas que compongan la Oficina dominen herramientas como Microsoft Project y el conocimiento de los estndares de documentacin homogneos (informes de seguimiento, memorias tcnicas, justificacin de subvenciones, informes de finalizacin, etc.). Adems, ser de utilidad que sea personal experto en metodologas de gestin de proyectos, tales como Marco Lgico o PMBOK5. En esta lnea la Oficina ofrecera informacin y formacin sobre las herramientas de gestin de proyectos y la documentacin asociada a los mismos.

Sistematizar la informacin de programas y proyectos sociales y facilitar una visin global .- En este apartado, las Oficina realizara las siguientes tareas:

a. Fomentar la difusin de informacin de inters de proyectos: Organizar reuniones peridicas para compartir experiencias y lecciones aprendidas entre responsables de proyectos. Publicar un boletn con informacin de inters sobre nuevos lanzamientos o proyectos en marcha.

b. Organizar un archivo comn con los dossier de todos los proyectos finalizados, con los debidos privilegios de acceso.

c. Facilitar la gestin documental de los proyectos: homogeneizar plantillas de documentos por tipo de proyecto y fase del ciclo de vida, publicndolas en el portal de gestin de proyectos que se comenta abajo.

d. Editar y publicar la normativa aplicable, especialmente en lo relativo a la gestin de las subvenciones. Desarrollar los procedimientos aplicables a la gestin de proyectos, orientados a la gestin de la calidad y la mejora continua, y con vistas a seguir la norma ONG con Calidad o adquirir en un futuro la certificacin ISO 9000.

e. Preparar resmenes con informacin agregada sobre la situacin de la cartera o portfolio de proyectos de cara a lograr una gestin ms ptima. Dicha informacin permitira que las personas directivas tuvieran una visin global de los proyectos a partir de la gestin previa realizada con ayuda de las tecnologas. Por ejemplo, se podra conocer el grado de ejecucin de todos los programas y proyectos en tiempo real y tan slo apretando un botn.

5 PMBOK.- Se trata de una metodologa de gestin de proyectos aplicable a la gestin de proyectos tecnolgicos y a la gestin de proyectos sociales.

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Ser vnculo con la gestin de los proyectos tecnolgicos que se derivaran de la implantacin de un PESI. No hay que olvidar que, aparte de los proyectos sociales, habra otros proyectos derivados del PESI, de ndole tecnolgica, cuya gestin debera hacerse desde las propias asociaciones. Las responsables de la Oficina de Proyectos debern tener conocimientos en la materia y actuar de vnculo con el equipo de gestin de las tecnologas de la informacin, como se explicar en apartados posteriores.

Cmo conformar la Oficina de Gestin de Proyectos?

La Metodologa ISIS propone una unidad organizativa compartida entre las asociaciones de mujeres, con liderazgo en rotacin anual, y personal interno de 2 o 3 personas a dedicacin completa, para desarrollar las funciones descritas anteriormente. Esta figura permitira compartir recursos y economizar, adems de lograr la formacin en la materia de un grupo de personas de cada asociacin. Otra posibilidad consistira en la puesta en prctica de dicho modelo de forma independiente en cada una de las asociaciones. Tendra un mayor coste pero se justificara en el caso de asociaciones de tamao medio grande o en proceso de crecimiento. Tambin tendra sentido para asociaciones que acten como coordinadoras o como federaciones de asociaciones. B. Portal de Gestin de Proyectos Las funciones de la Oficina de Gestin de Proyectos podran realizarse manualmente, sin ayuda de sistemas informticos especficos. No obstante, la propuesta de la Metodologa ISIS es una mejora de sus tareas gracias a un Portal de Gestin de Proyectos que contara con:

Herramientas de e-learning, para la formacin a distancia en gestin de proyectos.- La Oficina de proyectos podra aprovechar esta herramienta para explicar el uso del MS Project y mejorar los conocimientos de las tcnicas en marco lgico y otras metodologas.

Sistema de gestin documental para publicar documentos de proyecto de forma estructurada. Por ejemplo: bsqueda por Asociacin de Mujeres > Lnea de Actuacin > Proyecto > Informacin General, etc.

En una zona especfica, se podra publicar toda la informacin relativa a mtodos y prcticas (plantillas de Word, Excel y Project, manuales, ejemplos, etc).

En otra zona podran pre-cargarse los informes sobre la cartera de proyectos de cada asociacin de mujeres.

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La Oficina de proyectos tambin podra tener otra zona asignada para organizar boletines informativos sobre convocatorias de subvenciones, plazos de justificacin y presentacin de informes, y otra informacin relevante.

C. Sistema de Gestin de Expedientes

La operativa especfica de la Gestin de Expedientes puede verse como un caso particular de la gestin de proyectos. Puede considerarse que un expediente es un proyecto porque tiene un inicio y un fin concretos, unos objetivos marcados, unos intervinientes que han de colaborar y una finalizacin que exige cerrar y entregar una determinada documentacin. Son proyectos especiales porque hay un flujo de trabajo prefijado, que se puede mecanizar con ayuda de herramientas, y la informacin generada tiene inters para la investigacin. Los sistemas de gestin de expedientes son utilizados por muchas asociaciones de mujeres en formato base de datos access. Son vistos como indispensables, especialmente en los programas de atencin y asesora directa a usuarias. Un expediente puede pasar por distintos servicios dentro de una asociacin. Por ejemplo, una usuaria inicia el uso del servicio a partir de la asesora jurdica. El caso se estudia y se recomienda el inicio de una atencin jurdica especfica. Puede que a la par se requiera un trabajo de atencin psicolgica con la usuaria. En cada paso la usuaria ser atendida por distintas personas y su expediente pasar por las manos de todas ellas. El diagnstico de situacin identific una serie de procesos crticos y de oportunidades que motivan la recomendacin de la solucin tecnolgica de establecer un sistema de gestin de expedientes:

No todas las asociaciones usan un solo expediente por usuaria. A veces cada servicio abre su propio expediente y no es compartido con el resto de servicios. Esto dificulta el seguimiento y sistematizacin de la informacin. En trminos de servicio, dificulta una atencin integral a la usuaria en que todas las personas que van a asesorarla tengan una visin global de su caso y luego se centren en la materia especfica en que van a darle servicio.

Algunas asociaciones cuentan con sistema de un solo expediente pero toda la informacin se encuentra recogida a mano o en papel y de manera poco homognea. La posibilidad de contar con un sistema informatizado para todo el proceso permitir evitar esta situacin y lograr un ahorro de papel.

Algunas asociaciones cuentan con valiosas experiencias de diseo de bases de datos a medida que aportan valor a los distintos servicios que se realizan.

El sistema de gestin de expedientes que se propone, por tanto, ha de tener en cuenta todos estos aspectos. Si bien en el mercado existen herramientas denominadas motores de workflow las experiencias previas en las asociaciones y la existencia de algn sistema de gestin de expedientes a

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medida hacen interesante un repaso de las mismas para decidir si seran generalizables para el resto de asociaciones y cul sera su coste. Como mejora necesaria, la Metodologa identifica:

- la necesidad de que los sistemas que se elijan permitan extraer informacin clave para ulteriores investigaciones que den a conocer la situacin y avances sobre los colectivos con los que trabajan las asociaciones.

- La necesidad de mantener o establecer en los nuevos diseos la ms alta proteccin de datos, garantizando el cumplimiento de la legislacin vigente y la calidad del servicio que se ofrece a las usuarias.

D. Sistema de Gestin de Acciones de Movilizacin e Incidencia Poltica

La ausencia de sistematizacin de las acciones de movilizacin supone una prdida de oportunidad para las asociaciones. Se propone un sistema que permita recoger y archivar las acciones realizadas y trabajar on line a las profesionales de las organizaciones durante el desarrollo de una accin de movilizacin o una de incidencia poltica. El sistema se concibe como un proyecto tecnolgico que establece el inicio y fin de una accin de movilizacin. Cada accin se abrira, se desarrollara y una vez cerrada pasara a constar en un archivo virtual que documentara por escrito la experiencia obtenida por las asociaciones en este tipo de empresas.

2.3.3 Comunicacin e Informacin

La comunicacin interna y externa de las asociaciones de mujeres puede mejorar gracias a los planes de sistemas. Tambin lo puede hacer la difusin de informacin. El Modelo de Referencia identifica la necesidad de herramientas que mejoren la comunicacin entre el personal de cada entidad, tanto profesional como de juntas de gobierno, por un lado, y entre las asociaciones, por otro. Se trata de lograr que la informacin fluya, est disponible en tiempo y pueda ser compartida por las partes interesadas.

Por otro lado, muchas asociaciones ya cuentan con pgina web como herramienta de difusin de informacin. Dicha herramienta puede mejorarse y potenciar la comunicacin externa a travs de ella va ampliacin de contenidos especficos para asociadas (desarrollos especficos para soporte gestin asambleas de socias, tramitacin cuotas on-line y otros servicios, etc.), medios de comunicacin y pblico en general.

Las soluciones tecnolgicas que plantea la Metodologa ISIS se explican a continuacin.

28

2.3.3.1 Sistema de Gestin de Comunicacin e Informacin

A. Canal Intranet (programa tecnolgico 3)

Portal de uso restringido al personal de las asociaciones de mujeres. En un principio, las categoras de informacin publicable seran:

Informacin sobre Juntas Ordinarias: Gestin de Convocatorias, publicacin y registro de actas. Informacin para Directivas: Decisiones documentadas. Informacin de RRHH: Funciones y responsabilidades por perfil. Informacin inter-asociaciones: Uso compartido de documentos entre tcnicas de las distintas

entidades. Por ejemplo, un boletn electrnico comn o el intercambio de boletines de cada asociacin; tabln de anuncios sobre jornadas, convocatorias, presentacin de estudios, etc.

B. Canal Internet (programa tecnolgico 4)

Se tratara de ampliarr el canal Internet como principal medio de difusin a asociadas y pblico general. Las asociadas podran pagar sus cuotas por Internet y adems, podran organizarse contenidos adicionales a los que ya existen, especialmente los dirigidos a convocar asambleas generales y publicar las actas, pero sin olvidar los contenidos especficos para medios de comunicacin y sociedad en general.

2.3.4 Gestin del conocimiento El Modelo de Referencia detalla la importancia que para las asociaciones tiene sistematizar, poner en comn y dar la mxima utilidad a la informacin que generan, alentando investigaciones y difundiendo dicha informacin.

Tambin es importante dinamizar la generacin y difusin de ideas entre grupos especficos de inters. Esto se traduce en la necesidad de espacios de puesta en comn y formacin que permitan salvar las barreras espaciales y temporales a profesionales y asociadas, promoviendo as un mayor acceso de todas a este tipo de recursos. Necesitan, por ltimo, contar con una herramienta que facilite el archivo y el acceso a los datos derivados de la prctica de los servicios y programas de atencin directa, asesora e incidencia poltica.

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2.3.4.1 Sistema de Gestin del Conocimiento

in loga ISIS consiste en un sistema de gestin del a soluc tecnolgica que plantea la MetodoL

conocimiento (programa tecnolgico 5), que incluya:

Herramientas para la investigacin:

Repositorio de informes, y herramienta que permita utilizar la informacin que generan las

rtido por todas las asociaciones y que permita

lataforma de formacin on-line

asociaciones a partir de sus programas y proyectos para realizar investigaciones. Con ello se optimizara el uso de esta informacin, facilitando una retroalimentacin para mejorar el trabajo que realizan y difundiendo los datos pertinentes a la sociedad. Ej.- Datos sobre la situacin de las mujeres vctimas de violencia de gnero en una Comunidad Autnoma__ sistematizacin de dichos datos__disponibilidad de dichos datos para la realizacin de investigaciones__ resultados de investigacin permiten mejorar el trabajo de las entidades de cara a dicho grupo de beneficiarias e informar a la sociedad sobre el estado actual y tendencias de la problemtica que se trata.

Biblioteca virtual o gestor documental compael acceso e intercambio de informacin.

P .- En la actualidad existen ofertas de sistemas de informacin que ofrecen este servicio para entidades sin nimo de lucro con costes econmicos y ya adaptadas a la idiosincrasia y necesidades de este sector. La Gua recomienda el estudio previo de estas opciones6.

Activacin de grupos especficos de inters o difundir las ideas de determinadas personas: blogs,

.3.5 Recursos humanos

todas mujeres externalizan la mayor parte de la gestin administrativa relativa

adecuado.

biblioteca virtual, gestin de comunidades y grupos especficos de inters (foros de debate, publicacin de noticias y contenidos, formacin a distancia, etc).

2

i bien las asociaciones de Sa los recursos humanos (nmina, seguros sociales, etc.), existen tareas que necesariamente han de llevar a cabo ellas mismas. El Modelo de Referencia recoge la necesidad de las asociaciones de optimizar los tiempos que emplean en estas tareas, a da de hoy mayores de lo que consideran

6 Por ejemplo, la Universidad Oberta de Catalunya (UOC), cuenta con una lnea de actividad orientada a las ONGs que facilita su formacin on-line y otras actividades relativas a la potenciacin del uso de las nuevas tecnologas en estas entidades.

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La solucin que propone la Metodologa ISIS es la siguiente:

2.3.5.1 Sistema de Gestin de RRHH (programa tecnolgico 6)

aconseja que estas funciones legada complementario para agilizar,

or generacin

Este sistema no debe gestionar las nminas y los seguros sociales (seigan de s en entidades gestoras). Se propone un sistema a medidas

entre otras, la operativa de contratacin (e.g. comunicacin a la gestora de altas y bajas).

Este sistema tambin podra mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de cada perfil contratado. Podra alimentarse y mantenerse la informacin en este sistema, para la posteriautomtica de un documento que pueda publicarse en la Intranet.

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3 PROCESO DE DISEO E IMPLANTACIN DE UN PLAN DE SISTEMAS DE ACUERDO AL MODELO DE REFERENCIA. PRIMER PLAN ISIS: CONSIDERACIONES INICIALES.

3.1 Qu recursos se necesitaran par a disear un plan de sistemas de informacin? El modelo de gestin de la tecnologa.

Partiendo de las consideraciones derivadas del Modelo de Referencia y la gestin de la seguridad de la informacin, se podra empezar el diseo de planes de sistemas de informacin para cada asociacin o para una agrupacin de asociaciones en concreto. La Metodologa ISIS propone guiarse por los seis programas tecnolgicos identificados para, a partir de ellos, empezar a pensar en proyectos tecnolgicos especficos.

A continuacin, la Gua propone un Modelo de Gestin de las Tecnologas que permitira a las asociaciones de mujeres pasar del diseo de un plan de sistemas a su puesta en prctica.

3.1.1 Los recursos humanos y tcnicos y los fundamentos de su gestin

3.1.1.1 Un equipo de gestin de TI Es una constante que los servicios de Servicios de Ofimtica e Infraestructura de las asociaciones de mujeres estn externalizados en la actualidad con proveedores especializados (gestin del sitio Web, correo electrnico, compra de equipamiento, mantenimiento, etc.).

Este modelo de servicio externo es muy aconsejable y se debe mantener. La Gua recomienda que se trabaje sobre l en busca de una estrategia de consolidacin de la demanda para abaratar los servicios, por un lado, y para imponer una relacin basada en niveles de servicio y estndares de calidad. En suma: contar con proveedores compartidos para lograr un abaratamiento de los servicios ofertados.

En todo caso, estos servicios que actualmente se contratan no seran suficientes para la puesta en marcha y mantenimiento de planes de sistemas de informacin. Para ello, la Metodologa ISIS recomienda un nuevo cambio en la estructura laboral y organizativa de las asociaciones de mujeres. Adems de introducir la Oficina de Gestin de Proyectos (pag. 26), se propone la introduccin de dos nuevos equipos de trabajo, vinculados a las nuevas tecnologas:

Un equipo de Gestin de las Tecnologas de la Informacin (TI) Un equipo de Gestin de Riesgos en la Seguridad de la Informacin

En un principio, ambos equipos podran estar unidos, hasta que la operativa tomara un determinado volumen. Este equipo conjunto estara dedicado a gestionar centralizadamente los servicios de

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tecnologas de la informacin y adems tendra las funciones de gestionar los nuevos proyectos tecnolgicos y de gestionar la seguridad de la informacin utilizada.

El equipo debera estar compuesto por 2-3 personas con dedicacin completa. Los perfiles deberan tener buen conocimiento de la operativa actual y los requisitos de informacin. No se necesitara que fueran licenciadas en informtica, si bien cuanto mayor bagaje tecnolgico, tanto mejor. Las funciones sern principalmente las siguientes:

Gestin de los servicios externalizados de Infraestructura y Ofimtica.- El equipo se encargara de la negociacin de compras de equipos, contratos, renovaciones, ampliaciones de software, medicin de la calidad de los servicios, etc con los proveedores de dichos servicios.

Gestin de los Proyectos Tecnolgicos.- La gestin de TI implicara la elaboracin peridica de PESIs o sistemas de informacin y posteriormente, la ejecucin de los proyectos tecnolgicos identificados) hasta su puesta en produccin (por ejemplo, una vez identificado el Canal Intranet, desarrollar los proyectos derivados del mismo) 7.

Gestin de Riesgos en la Seguridad de la Informacin.- El equipo se encargara de la gestin de la seguridad de la informacin con especial atencin a la informacin de carcter sensible y de acuerdo a la legislacin vigente sobre la materia. Como se sealaba antes, el mtodo que propone la Metodologa ISIS es el denominado Mtodo OCTAVE.

Al igual que suceda con la Oficina de Gestin de Proyectos, la Gua propone que el Equipo de Gestin de TI y de Gestin de la Seguridad de la Informacin pudiera ser compartido por todas las asociaciones. La similitud funcional de las asociaciones da sentido a que el soporte fuera centralizado. Tambin lo da el hecho de que de este modo se ahorraran recursos.

En todo caso, la figura tambin es vlida para una asociacin en concreto, de nuevo, siempre que tenga un tamao adecuado o se encuentre en fase de crecimiento. El esquema siguiente muestra de manera sinttica este cambio organizativo y orienta sobre cul sera el funcionamiento que tendran la Oficina de Gestin de Proyectos y el Equipo de TI y Gestin de la Seguridad de la Informacin entre ellos y en relacin a los equipos operativos de las asociaciones y a los proveedores de servicios tcnicos y tecnolgicos:

7 Despus vendr el soporte y mantenimiento a partir de las incidencias detectadas y la monitorizacin continuada de los sistemas.

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Figura 1.- Cambio organizativo propuesto: equipo gestin TI, seguridad y Oficina Gestin Proyectos

Directivas

PMO

Equipo Seguridad

Equipo TI

Gestin Proyectos TI

Gestin ProyectosSociales

Tcnicas

Ejecucin ProyectosSociales

Proveedores TI

Ejecucin Proyectos TIGestin de RiesgosSeguridad de la Informacin

SoporteSgto.

Directivas

PMOPMO

Equipo Seguridad

Equipo Seguridad

Equipo TI

Gestin Proyectos TI

Gestin ProyectosSociales

Tcnicas


Tcnicas


Proveedores TI

Ejecucin Proyectos TI

Proveedores TI

Ejecucin Proyectos TIGestin de RiesgosSeguridad de la Informacin

SoporteSgto.

3.1.1.2 Fundamentos de la Gestin de TI Una forma muy sencilla de representar la funcin de un equipo dedicado a la Gestin de la Tecnologa y la Informacin es la siguiente:

- Cuando se producen determinados eventos relativos a los servicios de una entidad que suponen la necesidad de informacin, el departamento de TI utiliza sus recursos para producirla, y la informacin resultante debe tener una serie de propiedades para que sea til para dicho servicio (informacin y datos no son la misma cosa). El diagrama explicativo de estas funciones sera el siguiente:

34

Figura 2.- Los recursos de TI y su traduccin de eventos del servicio en informacin

SISTEMAS DEINFORMACIN

DATOS

TECNOLOGA

INSTALACIONES

PERSONAS

INFORMACINEVENTOS Efectiva

EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible

Objetivos de NegocioOportunidades de Neg.Requisitos ExternosReglamentacinRiesgos

SISTEMAS DEINFORMACIN

DATOS

TECNOLOGA

INSTALACIONES

PERSONAS

INFORMACINEVENTOS Efectiva

EficienteConformeFiableConfidencialIntegraDisponible

Objetivos de NegocioOportunidades de Neg.Requisitos ExternosReglamentacinRiesgos

El equipo de TI cuenta con los siguientes recursos para desarrollar sus operaciones:

Sistemas de Informacin: Procedimientos automticos para gestionar la informacin (incluyendo aquellas tareas manuales asociadas, es decir, aquellas en las que el recurso humano es necesario para analizar, introducir o rescatar la informacin para darle una utilidad ms all de la producida por el sistema de informacin).

Datos: No son slo los elementos de una base de datos, sino objetos de informacin en su ms amplio sentido: externos e internos, estructurados y no estructurados, grficos, sonidos, etc.

Tecnologa: Incluye el hardware, los sistemas operativos, las bases de datos, las redes, el software de base, etc.

Instalaciones: Seran todos los recursos necesarios para alojar los sistemas de informacin. Personas: Personal con conocimientos tcnicos y otra serie de habilidades, y la responsabilidad y

capacidad para planificar, organizar, adquirir, entregar, soportar y monitorizar sistemas de informacin y servicios relacionados.

Las propiedades de la informacin que ha de ponerse a disposicin de los servicios que realizan las asociaciones de mujeres son las siguientes:

Efectiva: Debe ser relevante y pertinente para los objetivos y actividades que realizan las asociaciones. Tiene que entregarse a tiempo y en forma correcta, consistente y de manera que pueda utilizarse.

Eficiente: La informacin ha de proporcionarse mediante el uso ptimo de los recursos (de la forma ms productiva y econmica posible).

Conforme: Debe cumplir la ley, reglamentacin y acuerdos contractuales a los que las asociaciones de mujeres se encuentren sometidas.

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Fiable: Debe ser apropiada para que la direccin pueda tomar sus decisiones y ejercer su responsabilidades informativas (financieras y de conformidad).

Confidencial: La informacin sensible debe protegerse contra su divulgacin no autorizada. Integra l: La informacin debe ser precisa, completa y vlida en los trminos esperados por las

asociaciones de mujeres.

Disponible: Debe estar disponible cuando sea requerida por el necesidades de los servicios que se desarrollan, ahora y en el futuro.

La Me ipo que haya de ponerse al mando de la gestin y control de I, se gue por el modelo consensuado de gestin denominado COBIT (Control Objectives for Information

ujo bsico en la gestin continua de TI que propone dicho Modelo. Las asociaciones de mujeres podran

todologa ISIS recomienda que el equTand related Technology).

Cuadro 8.- Modelo COBIT

Si bien COBIT resulta excesivo para organizaciones de tamao medio, s es recomendable mantener el flcentrarse en el primer hito de cada uno de los puntos bsicos del modelo:

Planificacin y Organizacin: Cada cierto tiempo, hay que planificar el bloque de acciones de continuidad y mejora de los sistemas de informacin.

IT GOVERNANCE

IT RESOURCES

INFORMATION

effectiveness efficiency compliance reliability

confidentiality integrity availability

people application

systems

technology facilities data

BUSINESS OBJECTIVES

MONITORING

DELIVERY ANDSUPPORT

PLANNING ANDORGANISATION

MONITORINGM1M2M3M4

monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit

define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations

DELIVERY & SUPPORTDS1

DS2DS3

DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10

DS11DS12DS13

PLANNING & ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11

define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality

ACQUISITION & IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6

identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes

ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION

INFORMATIONEffectivenessEfficiencyComplianceReliabilityConfidentialityIntegrityAvailability

NSYSTEMSAPPLICATIO

DATA

TECHNOLOGY

FACILITIES

PEOPLE

EVENTSBusiness ObjectivesBusiness OpportunitiesExternal RequirementsRegulationsRisks

IT GOVERNANCE

IT RESOURCES

INFORMATION

effectiveness efficiency compliance reliability

confidentiality integrity availability

people application

systems

technology facilities data

BUSINESS OBJECTIVES

MONITORING

DELIVERY ANDSUPPORT

PLANNING ANDORGANISATION

MONITORINGM1M2M3M4

monitor the processassess internal control adequacyobtain independent assuranceprovide for independent audit

define and manage service levelsmanage third-party servicesmanage performance and capacityensure continuous serviceensure systems securityidentify and allocate costseducate and train usersassist and advise customersmanage the configurationmanage problems and incidentsmanage datamanage facilitiesmanage operations

DELIVERY & SUPPORTDS1

DS2DS3

DS4DS5DS6DS7DS8DS9DS10

DS11DS12DS13

PLANNING & ORGANISATIONPO1PO2PO3PO4PO5PO6PO7PO8PO9PO10PO11

define a strategic IT plandefine the information architecturedetermine the technological directiondefine the IT organisation and relationshipsmanage the IT investmentcommunicate management aims and directionmanage human resourcesensure compliance with external requirementsassess risksmanage projectsmanage quality

ACQUISITION & IMPLEMENTATIONAI1AI2AI3AI4AI5AI6

identify automated solutionsacquire and maintain application softwareacquire and maintain technology infrastructuredevelop and maintain proceduresinstall and accredit systemsmanage changes

ACQUISITION ANDIMPLEMENTATION


NSYSTEMSAPPLICATIO

DATA

TECHNOLOGY

FACILITIES

PEOPLE




NSYSTEMSAPPLICATIO

DATA

TECHNOLOGY

FACILITIES

PEOPLE

DATA

TECHNOLOGY

FACILITIES

PEOPLE



36

Adquisicin e Implementacin: Los proyectos tecnolgicos seleccionados hay que implantarlos (con medios propios o ajenos).

Suministro y Soporte: Los nuevos sistemas de informacin hay que ponerlos en produccin, y mientras funcionen, hay que soportar a los usuarios para que cualquier incidencia que les imp

ida trabajar adecuadamente sea resuelta en el mnimo tiempo y con el menor impacto.

Monitorizacin: Auditar proactivamente el correcto funcionamiento de los sistemas y los procedimientos.

Este sera do a las necesidades de las asociaciones de mujeres:

uadro 9.- Modelo COBIT adaptado a las necesidades de las asociaciones de mujeres

el modelo adapta

C

RECURSOS DE TI

INFORMACIN

efectiva eficiente conforme fiable

confidencial ntegra disponible

4. MONITO-RIZACIN

3. SUMINISTROY SOPORTE

1. PLANIFICACINY ORGANIZACIN

2. ADQUISICIN EIMPLEMENTACIN

personas Sistemas de

informacin

tecnologa infraestructuras datos

RECURSOS DE TI

INFORMACIN

efectiva eficiente conforme fiable

confidencial ntegra disponible

1. PLANIFICACINY ORGANIZACIN

4. MONITO-RIZACIN

3. SUMINISTROY SOPORTE

2. ADQUISICIN EIMPLEMENTACIN

personas Sistemas de

informacin

tecnologa infraestructuras datos

3.1.1.3 Los recursos tcnicos necesarios para la gestin de TI

Como se vio en el diagnstico de situacin, en trminos generales las asociaciones de mujeres cuentan u inos operativos, la Gua recomienda

o sealar que los proyectos tecnolgicos que se desarrollaran a partir del Modelo Referencia no implicaran necesariamente un cambio de equipamiento. Por ejemplo:

con un eq ipamiento e infraestructura informtico bsicos. En trmuna actualizacin de las versiones del Paquete Office, una mejora de la conexin de datos y de la los discos de memoria. Todo ello dar ms agilidad y capacidad de gestin de informacin al trabajo diario de las asociaciones. Dicho esto, es necesaride

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- Los Sistema de Gestin de Expedientes: las experiencias de la Asociacin Themis o de la FMP en este sentido deberan estudiarse y podran ser vlidas para otras entidades. Los sistemas con los que cuentan actualmente ya funcionan con los equipos que tienen. -El Sistema de Gestin del Conocimiento: los servidores para la gestin del conocimiento podran contratarse de manera externa, con iniciativas como la sealada de universidades y otros proveedores que facilitan este servicio. -El Canal Intranet: las asociaciones ya cuentan con ordenadores con acceso a Internet. Los servidores actuales los facilita el proveedor de hosting, y as se podra mantener la figura. El hecho de crear un Equipo de Gestin de TI permitira estudiar las opciones ms viables para las asociaciones en trminos de equipamiento e infraestructuras informticas. La compra de equipamiento sera una de sus responsabilidades. A la hora de organizar un PESI, este equipo definira si un determinado proyecto tecnolgico, (por ejemplo, un nuevo Sistema de gestin de expedientes), necesitara de unos servidores o de unos PCs que no se tuvieran y decidiran la opcin que ms se ajustara a las posibilidades de las asociaciones.

3.2 Pasos y recomendaciones para el diseo e implantacin del Primer Plan ISIS

El primer plan de sistemas que se elabore sobre la base de la Metodologa ISIS, deber tomar en consideracin una serie de condicionantes, prioridades y rdenes de coste. En este captulo se avanzan las primeras directrices y pasos sobre estos temas.

A lo largo del la presente Gua se han identificado 6 grupos de sistemas de informacin o programas tecnolgicos necesarios para agilizar la operativa de las asociaciones de mujeres.

1. Canal Intranet

2. Canal Internet

3. Portal de Gestin de Proyectos

4. Sistema de Gestin de Expedientes

5. Sistema de Gestin del Conocimiento

6. Sistema de Gestin de RRHH

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Consecuentemente, el PESI resultante debera incorporar estos programas tecnolgicos como punto de partida desde el cual disear proyectos tecnolgicos concretos. La Gua tambin ha identificado la necesidad de cambios organizativos que incluyan la incorporacin de una Oficina de Gestin de Proyectos y un Equipo de Gestin de TI y de gestin de la Seguridad de la Informacin. La incorporacin de estos equipos es recomendable si las asociaciones deciden iniciar el diseo del Primer Plan ISIS por los motivos ya comentados. Seran estos equipos, junto con las profesionales encargadas de los proyectos sociales quienes disearan los proyectos tecnolgicos. La experiencia apunta a que con este formato, el peso del servicio o negocio frente a la tecnologa quedara asegurado. La siguiente accin de envergadura que deberan realizar estos mismos equipos sera la identificacin, contratacin y la gestin de un proyecto tecnolgico perteneciente a alguno de los 6 programas identificados por la Gua. Las lecciones aprendidas en esta experiencia piloto seran muy rentables de cara al futuro, y seran un elemento de control en la gestin del cambio. El documento de Plan de Sistemas, que debera servir para dirigir las primeras actuaciones, tendra que desarrollar como mnimo los siguientes puntos, por cada lnea o programa de actuacin de actuacin:

1. Definicin de los proyectos tecnolgicos del plan a desarrollar en un ao 2. Justificacin de la necesidad de cada proyecto 3. Calendario de actividades 4. Mapa de interdependencias con otros proyectos 5. Plan de contratacin 6. Plan de comunicacin y gestin del cambio

Es decir: Documento plan de sistemas.- Programa tecnolgico.- Proyectos dentro del programa tecnolgico.- Pasos 1 a 6. .

3.2.1 Definicin de los proyectos tecnolgicos del plan a desarrollar en un ao

La agrupacin de asociaciones o la asociacin que decidiera llevar a cabo el diseo e implantacin de proyectos tecnolgicos debera empezar por una definicin de los proyectos a realizar en un ao, a partir de los programas identificados por la Gua, siguiendo estos pasos:

o Diagnstico de situacin

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Necesidades Identificacin de procesos crticos de toma de decisiones/trabajo Identificacin de recursos disponibles Identificacin de situacin tecnolgica

o Anlisis del diagnstico o Propuesta de soluciones a travs de proyectos tecnolgicos o Definicin de los proyectos tecnolgicos

- Diagnstico de situacin.- Se podran elegir uno o varios de los programas identificados por la Gua. A partir de ah, se iniciar el diagnstico de situacin. Dependiendo de la asociacin/agrupacin de asociaciones, se podran realizar uno o ms proyectos tecnolgicos relacionados con ese programa. Por ejemplo: se decide que la prioridad estratgica es avanzar en los sistemas de gestin del conocimiento. Una vez decidido, habra que hacer un diagnstico de la situacin de la entidad/entidades en este sentido recabando:

Necesidades.- Qu carencias se dan en este mbito, qu cambios se necesitan para cumplir con los objetivos de las entidades/entidad y aun no se han hecho

Procesos crticos.- Qu aspectos concretos del proceso de trabajo en gestin del conocimiento que ya se realizan no estn funcionando como se esperaba

Recursos disponibles.- Qu recursos humanos y materiales, (equipamiento e infraestructura informtica y otros), existen a disposicin de la gestin del conocimiento en la entidad/entidades actualmente

- Anlisis del diagnstico.- Extraccin de pautas y conclusiones. Por ejemplo: no existe un sistema de clasificacin de la documentacin; slo los equipos A y B comparten la informacin; existe un archivo informtico del departamento C que podra replicarse en el resto de la organizacin; es necesario mejorar la accesibilidad de las investigaciones para que el equipo D pueda mejorar su trabajo de atencin directa a usuarias, etc. Propuesta de soluciones a travs de proyectos tecnolgicos.- Para qu se quieren introducir los sistemas de informacin, en trminos de a qu tareas se entiende que contribuiran y qu resultados se cree que podran facilitar (siempre pensando en que el horizonte mejorar la gestin para lograr/contribuir a los objetivos de la asociacin/asociaciones). Por ejemplo: se quiere clasificar toda la informacin de la organizacin; se quiere hacer accesible la informacin con niveles de restriccin segn perfiles de trabajo; se quiere contar con la posibilidad de que profesionales y asociadas tengan espacios de trabajo y de compartir documentos que supere las barreras temporales y geogrficas;

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Es recomendable que en estas tareas del diagnstico de situacin se empleara una metodologa que permitiera la participacin de todas las personas de la organizacin que pudieran aportar al diagnstico y que vayan a ser beneficiarias o afectadas del diseo e implantacin del proyecto tecnolgico de que se tratara.

Definicin de los proyectos tecnolgicos.- Entre las responsables de los proyectos sociales, la Oficina de Gestin de Proyectos y el Equipo de TI se identificaran uno o varios proyectos tecnolgicos. Las responsables de los proyectos sociales definiran las prioridades de servicio y la OGP y el Equipo de TI definiran calendario anual y posibles fases de elaboracin del proyecto/proyectos tecnolgicos en dicho periodo.

3.2.2 Justificacin de la necesidad de cada proyecto

La justificacin de la necesidad tendra dos motivaciones. Por un lado, explicar y avalar la necesidad de cada proyecto. Por otro, aterrizar el anlisis del diagnstico de situacin a una propuesta de trabajo concreta que defina:

Responsables y funciones Resultados esperados Estimacin econmica

3.2.3 Calendario de actividades previsto

Como todo proyecto, un proyecto tecnolgico tendr su ciclo de vida y necesitar de un calendario que detalle las actividades y los tiempos requeridos para cada una de ellas.

3.2.4 Mapa de interdependencias con otros proyectos tecnolgicos

Tanto si se van a realizar varios proyectos tecnolgicos como si ya existen proyectos tecnolgicos desarrollados, es necesario establecer un mapa de interdependencias entre unos y otros. Por ejemplo: se disea un proyecto tecnolgico para la implantacin de un gestor documental que va a tener relacin con un proyecto tecnolgico que facilite formacin on-line y con otro proyecto tecnolgico dependiente del canal intranet y que archiva los boletines de la asociacin y los enva automticamente a las socias de la entidad. Se recomienda realizar un mapa similar a la presentacin que hace la Gua del Modelo de Referencia, que permite visualizar muy bien y de manera sencilla las interdependencias entre proyectos.

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3.2.5 Plan de contratacin

Este apartado detallara las tareas que se requiere contratar, el presupuesto mximo que se podra invertir en ellas y el perfil de los proveedores que se necesitaran. La Oficina de Gestin de Proyectos y el Equipo de TI se encargaran de esta labor.

3.2.6 Plan de comunicacin y gestin del cambio

El diseo y la implantacin de sistemas de informacin es siempre algo novedoso que conlleva cambios que afectan al da a da de la gestin de cualquier entidad. Un buen plan de comunicacin sobre el sistema de informacin y sobre todo lo que trae consigo (potencialidades, cambios, sinergias, etc.) es fundamental para que sea conocido por todas las personas que forman parte de las organizaciones en que se lleva cabo. El acompaamiento de los cambios que introduce un nuevo sistema de informacin, especialmente en el trabajo de las personas ms directamente involucradas en el, tambin es determinante para una adecuada incorporacin del sistema a los procesos de trabajo sobre los que actuar y para reducir en lo posible las resistencias al cambio que siempre se generan. Por ello, se considera imprescindible que el Primer Plan ISIS incluyera un plan de comunicacin y gestin del cambio. Dicho plan se centrara en establecer:

La difusin del proyecto/ de los proyectos tecnolgicos La formacin relacionada con los proyectos/procesos tecnolgicos El acompaamiento a la gestin del cambio

Es recomendable que una vez tomada la decisin de comenzar el diseo de un proyecto tecnolgico, sta fuera comunicada a toda la organizacin, indicando las reas de trabajo encargadas de su realizacin, los plazos de ejecucin y solicitando la colaboracin de todas las personas que quisieran hacer aportaciones. A continuacin, se tratara de establecer grupos de trabajo y calendarios de reunin para lograr que el diagnstico de situacin fuera lo ms rico posible. Por ltimo, los avances hechos en el resto de pasos podran comunicarse segn el grado de inters. Por ejemplo, se podran establecer comunicaciones y consultas con aquellas personas que fueran a administrar el gestor documental y con aquellas que ya gestionaran y/o utilizaran otros sistemas de informacin ya disponibles. A la par, se podra enviar a toda la organizacin una comunicacin del estado de situacin del proceso de diseo o del proceso de i

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