Guia y Manual Office 2010 ByReparaciondepc.cl

7/31/2019 Guia y Manual Office 2010 ByReparaciondepc.cl

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OFFICE 2010:DOMINA LA SUITE

Paso a pasoWord

Excel

PowerPoint

Outlook

AccessPublisher

OneNote

Office on-line

Alternativas

a MicrosoftOpenOffice

Lotus Symphony

Corel WordPerfect

Ofimtica

en la WebGoogle Docs

Zoho Office Suite

Gua PrcticaLOS MEJORES TRUCOS Y CONSEJOSSuplemento PC Actual n 233 + DVD 65


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Pagina

Publicidad


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SUMARIO Office 2010

INTRODUCCIN

Herramientas ofimticas 4

MICROSOFT OFFICE 2010 Seis versiones disponibles 6

MS Word 2010 9

MS Excel 2010 12

MS PowerPoint 2010 15

MS Outlook 2010 18

MS Access 2010 21

MS Publisher 2010 22

MS OneNote2010 23

MS Office Web Apps 24

SUITES ALTERNATIVAS A OFFICE

OpenOffice3 26

IBM Lotus Symphony 28

Corel WordPerfect Office X3 29

PRODUCTIVIDAD ON-LINE

Google Docs 30

Zoho Office Suite 32

DVD

Contenido del DVD Actual 33
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TEXTOS, HOJAS DE CLCULO-

HERRAMIENTASOFIMATICASUna de las principales utilidades del ordenador personal es, casidesde el principio, el desarrollo de tareas ofimticas. En estecampo, la suite Microsoft Office domina con autoridad en PC y

Mac, aunque cada vez surgen ms alternativas para el usuario.

Las herramientas ofimticasexisten casi desde el mismomomento en que se cre elprimer PC u ordenador perso-nal. Cuando hablamos de esta

clase de herramientas nos referimosfundamentalmente a los procesadoresde textos y hojas de clculo, que tantoen entornos profesionales como residen-ciales cubren buena parte de su trabajodiario. Con ellas, podemos crear cartas ydocumentos, redactar manuales, llevar

contabilidades, generar facturas/presu-puestos, elaborar listados de toda clase,etc. Es decir, mejorar y optimizar nuestraproductividad personal, y permitirnosmanejar nuestros datos de manera or-denada y medianamente profesional.

De forma adicional, tambin 'se deno-minan herramientas ofimticas a otrasutilidades que nos permiten desempe-ar tareas ms concretas, como crearpresentaciones, generar bases de datoso generar documentos maquetados quecombinan elementos grficos y de texto.Estas ltimas son solo imprescindiblespara ciertos usuarios; pero, aun as, cuen-tan con una importante utilizacin en di-ferentes mbitos.

Posicin dominanteHoy por hoy, hablar de herramientasofimticas es prcticamente sinnimode hablar de MS Office, la suite creadapor Microsoft hace ms de 20 aos (vercuadro adjunto) y que, segn su versin,

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incluye diferentes aplicaciones ofimti-cas para nuestro trabajo diario. Aunqueno siempre fue as, durante los ltimos 15se ha convertido en el estndar de factopara esta clase de trabajos, de maneraque, hoy por hoy, muy pocos conciben unordenador que no tenga instalado algunaversin de Office u otros programas alter-nativos pero compatibles con sus forma-tos de Word, Excel o PowerPoint. El resul-tado es que se ha llegado hasta el puntode que muchos usuarios inexpertos, an

piensan que aplicaciones como Word oExcel vienen incluidas de serie con el pro-pio Windows.

Una idea comprensible si tenemos encuenta que, desde hace aos, la mayorade los nuevos PCs se ponen a la venta conuna buena cantidad de software preins-talado donde es habitual encontrar ver-siones de Office completas con 60 dasde prueba. El objetivo es simple: captar alcliente que acaba de comprar el PC para

INTRODUCCIN

Office 2010 es la ltima versin paraWindows de la suite ofimtica ms utili-zada en el mundo. Sobre ella tratar granparte de esta Gua.

HISTORIA DE MS OFFICELa suite MS Office para sistemas Windows naci como tal en el ao 1992, cuando selanz MS Office 3.0 tanto para Windows 3.1 como para Mac OS. Estaba compuestopor Word 2.0, Excel 4.0, PowerPoint 3.0 y el antecesor de Outlook, Microsoft Mail. Enrealidad, lo que hizo Microsoft fue empaquetar las herramientas ofimticas ms ut i-

lizadas en aquel momento y que durante mucho tiempo antes y despus tambin havendido por separado. Aun as, aos antes Microsoft ya lanz alguna versin previa' ' ' '

A partir de ah se suceden un considerable nmero de versiones. En 1995, coinci-diendo con el lanzamiento de Windows 95 lleg ai mercado Office 95, una suite quepor interfaz y funcionalidades marc el camino a seguir por las versiones venideras

97,2000 y 2003. Esta ltima es quizuna de las ms utilizadas de ta historia,

pues su sucesora, Office 200 7 supusouna ruptura importante porinterfaz ycompatibilidad con el pasado. Por ello, suimplantacin en el entorno profesionalfue realmente discreta.La ltima versin, Office 2010, mejoramuchos de ios aspectos negativos de

esta ltima versin, y encara el futurovolcada en la Red y con el objetivo dereconquistar a los usuarios de Office quese han quedado anclados en versionesms antiguas.

Office 2010
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que adquiera tambi n la licencia del Offi-ce ya cargado en su mquina.En este entorno queda claro queM icrosof tdomina con autoridad el mercado de losequipos con Windows y Mac (cuenta conversiones para Mac OS casi desde el prin-cipio), donde su producto es el estndarde facto y las pocas alternativas que anquedan subsisten con pequeas basesde usuarios que, por precio o funciones,prefieren otras aplicaciones. De hecho, alo largo de la historia han existido herra-mientas ms completas o potentes quelas de Microsoft para tareas concretas,pero solo Microsoft logr crear una sui-te uniforme y compatible entre s quepor costes, sinergias y facilidad de uso haterminado imponindose.Por todo lo anterior buena parte de estaGua Prctica est dedicada a Office2010, la ltima de las versiones apareci-

das de la suite ms utilizada en el mundo.En las pginas siguientes repasaremosen profundidad las versiones disponibles,as como el funcionamiento de las he-rramientas ms importantes. El objetivofinal es que dominis al mximo granparte de las novedades de la versinms reciente.

Las alternativasA pesar del dominio de Microsoft, es im-portante saber que en el mercado no todoes Office. Como ya hemos apuntado, anhay opciones para los que por unas razo-nes u otras no quieran utilizar los desarro-llos de Microsoft. Quiz la ms extendidasea OpenOffice, la suite de cdigo abiertoque, aunque algo ms atrasada en fun-ciones y soporte de formatos, es la mejoropcin para los que buscan un cierto gra-

do de compatibilidad con el estndar deMicrosoft pero no se pueden permitir loselevados precios que, por lo general, vanasociados a los programas del gigante deRedmond. Tambin gratuito, tenemos aLotus Symphony, mientras que en mo-dalidad de pago (y con precios no preci-samente econmicos) tenemos a CorelWordPerfect Office X3.Sobre todas estas opciones hablaremosen la penltima parte de esta Gua paraque podis valorar las alternativas queconsideramos ms interesantes y conoz-cis sus puntos fuertes y dbiles.Por ltimo, no podamos dejar de lado elmundo on-line y las aplicaciones en laNube, donde el apartado ofimtico tienegran importancia. Aunque hoy por hoypara buena parte de los usuarios sera im-pensable prescindir de su Office a favor

La alternativa ms extendida a Office es OpenOffice, una suite de cdigo abierto compatible con losformatos de Microsoft y bastante potente.

de herramientas en la Nube como Goo-gle Docs, lo cierto es que en un futuro nodemasiado lejano puede ser una realidadms que razonable.De hecho la propia Microsoft tiene suOffice Live, que actualmente concibems como un complemento a su suite lo-cal que como una alternativa real. S pue-den considerarse como alternativas rea-les Google Docs y Zoho Docs, dos clarosejemplos que, al margen de los muchosinconvenientes que presentan, ofrecenprestaciones nicas que pueden ser real-ment e tiles para muchos usuarios. Sobreesta clase de soluciones tambin hablare-mos en las ltimas pginas de nuestraGua para, de esta forma, ofreceros unavisin lo ms completa posible del pano-rama omtico actual para entornos resi-denciales y de pequea oficina.

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VERSIONES DISPONIBLES

SEIS SABORESPARA MS OFFICEAunque el panorama se ha simplificado respecto a la edicinanterior de la suite, Microsoft mantiene un importante nmerode variantes de Office. Eso s, dirigidas a usuarios especficos.

Antiguamente era relativa-mente fcil dar con el Offi-ce que ms se adecuara anuestras necesidades, bsi-camente porque a lo sumo

haba dos o tres variantes disponibles.Sin embargo, con el paso de los aos yla adicin de nuevas herramientas ala suite, las versiones se han ido seg-mentando ms y ms con el objetivode cubrir las necesidades de diferentestipos de usuarios y clientes objetivos,variando enormemente los precios yprestaciones.En la tabla que incluimos en estas pgi-nas, podis conocer de un vistazo las seisprincipales versiones de Office 2010 quese pueden encontrar en la calle, as comolas aplicaciones que incluye cada una deellas. Para descubrir ms detalles sobreestos componentes, en los siguientes art-culos los abordaremos individualmente.

ComercializacinAunque Office 2010 fue oficialmenteanunciado el 12 de mayo de 2010, no hasido hasta mediados de junio y juliocuando ha comenzado a estar disponibleal alcance del usuario medio. De hecho,los primeros en poder acceder a la nue-va versin, adems de los betatesters delproducto, fueron los clientes de empresacon licencias por volumen.Por otra parte hay que destacar que Office2010 ha sido de las suites ms proba-das de la historia de Microsoft. De hecho,desde finales de 2009 se publicaron diver-sas versiones beta para desabolladores yclientes escogidos para, a principios de2010, ampliar esta opcin a cualquierusuario que quisiera descargar la ReleaseCandidate desde la pgina de Microsoft.En PC Actual entregamos una de estasversiones en nuestro DVD de portadade febrero y en el que acompaa a esta

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Professional""

A fecha 30 de septiembre caducaba el llamadoprograma de Garanta Tecnolgica de Office. Estainiciativa creada por Microsoft protega a todosios que compraron un Office 2007 desde el 5 deMarzo de 2010, con la posibilidad de acogerse a laactualizacin de Office 2010 con solo registrarsea travs de la web de Microsoft. Hecho lo anterior,ios usuarios podan descargarse de inmediato laactualizacin a Office 2010 o solicitar el envo deun soporte fsico en DVD.

Al final, la idea de esta clase de programas quetambin encontramos en los lanzamientos denuevos Windows es muy simple: que el inminentelanzamiento de una nueva versin de un productono congele literalmente las ventas de la versin

inmediatamente anterior. De hecho, tras anun-ciarse a principios de ao las fechas aproximadasde disponibilidad de Office 2010, las ventas deOffice 2007 cayeron en picado, pues buena parte de los usuarios ha preferido espe-rar a la llegada de la nueva versin.

Office 2010 MICROSOFT OFFICE


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Cff Ptf Fini-

La versin Office Hogar y Estudiantes2010 es ia ms econmica de las de pago,y permite su instalacin hasta en 3 PCs.

En realidad Works tena cada vez menossentido, pues mientras que Office avanza-ba y evolucionaba, Works se haba queda-do estancada y cada vez resultaba menostil para lo que realmente neces itan todoslos usuarios en algn momento: manejararchivos de Office, que son el estndar detrabajo habitual en sus respectivas reas(procesadores de texto, hojas de clculo...).Por ello, aunque solo la encontraremospreinstalada en mquinas nuevas, OfficeStarter 2010 incluye precisamente estasdos ltimas aplicaciones y se ofrece comoproducto totalmente gratuito y de usopor tiempo limitado. Eso s, no imple-

menta algunas de las funcionalidadesavanzadas presentes en tos productos depago (sobre todo en el rea de creatividady comunicaciones) y est soportado poranuncios ubicados en una parte de laventana de la aplicacin.

En realidad es una solucin ideal parausuarios domsticos que no necesitenms que crear sencillos documentos detexto u hojas de clculo y que quierantener la seguridad de que podrn abrircualquier fichero de Word y Excel que lesenven o descarguen desde Internet. Yello sin pagar un cntimo y preinstaladopor el fabricante en su nuevo PC.

Aun as, el usuario siempre tendr la capa-cidad de evolucionar hacia una versinms completa. La razn es que, mediantela compra de la tarjeta de licencia PKC enformato fsico o por Internet, podrn ac-tivar una versin superior de Office 2010.Concretamente, las denominadas Hogary Estudiante, Hogar y Pequea Empresa,o Professional. Todo ello gracias a que laimagen precargada en el PC incluye to-das las versiones citadas y se activansolo las aplicaciones adecuadas segn elnmero de licencia introducido.

Office Hogar y EstudiantesContinuamos con la versin de pagoms econmica de la familia. Se trata deun producto tericamente destinado enexclusiva a estudiantes que necesiten deOffice para realizar sus tareas acadmicas.En la prctica, es habitual ver cmo es lams utilizada en hogares donde haya ni-os o adolescentes en edad escolar, puestoda la familia se puede beneficiar de subajo precio y funcionalidad completa.Lo bueno es que permite su instalacinhasta en 3 ordenadores de la casa, con lo

que por un mismo precio tenemos hastatres equipos cubiertos de manera total-mente legal. Eso s, puede que para mu-chos su carencia ms importante sea laausencia de Outlook, un cliente de correomuy utilizado en el mbito profesional

que, sin embargo, para el entorno resi-dencial viene algo grande por la cantidadde funciones que ofrece. A cambio, cuentacon Word, Excel y PowerPoint completos,al tiempo que exhibe plantillas y detallesespecialmente tiles para el segmentoestudiantil.

Office Hogar y

Pequea EmpresaEl siguiente escalafn lo ocupa la versinHogar y Pequea Empresa, equivalentea las antiguas versiones Standard deOffice que podamos hallar en revisionesanteriores. En realidad, es la versin msequilibrada y representativa de todaslas existentes, pues incluye junto con lasherramientas ofimticas bsicas (Word,Excel y PowerPoint), el cliente de correoempresarial Outlook y OneNote, unautilidad que veremos con ms detallems adelante y con la que podemos crearcuadernos de notas con contenidos pro-

cedentes de diferentes fuentes.El resultado es un conjunto de aplicacio-nes dirigido a pequeas empresas quedispongan de poco presupuesto en el reade TI, esto es, despachos o profesionalesque trabajen desde casa y compartan suordenador con las tareas domsticas mshabituales. Incluye un buen nmero deplantillas para crear documentos profe-sionales como faxes, facturas, presupues-tos, curriculums, cartas, etc.Se comercializa en caja con licencia paraun nico ordenadoro mediante PKC, para

activar una versin de prueba preinstala-da en un nuevo ordenador.

Office ProfessionalEl tope de gama dentro de las versionesdisponibles para su compra a travs de



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Internet o tienda de informtica es Offi-ce Professional. Se trata de una versinque suma a todas las herramientas dela edicin anterior Publisher 2010, unprograma de creacin de publicaciones ymaterial de marketing, as como Access2010, la ltima entrega del motor de ba-ses datos de escritorio de Microsoft.Estos dos programas permiten desarrollaruna mayor cantidad de tareas ofimticasdesde el punto de vista de la creatividad(Publisher), y de la organizacin (Access),con la posibilidad de manejar complejasbases de datos de toda clase e incluso crear

sencillas aplicaciones para manejarlas.En ambos casos, se trata de herramientascon los que gestionar determinadas reasde negocio, y hacer en casa tareas paralas que antes habra sido necesario recu-rrir a proveedores externos o desarrollosde terceros. Adems, el paquete propor-ciona un ao de soporte tcnico gratuitopor parte de Microsoft.Como en los casos anteriores, se vendeen caja con licencia para un nico orde-nadoro mediante la compra de una PKCpara activar la versin de prueba preins-

talada en nuestro PC.

Versiones delicencias por volumenTerminamos con las dos versiones quese comercializan exclusivamente a tra-

vs de licencias por volumen para em-presas con ms de 5 puestos informti-cos: Standard y Pro Plus. Esta clase delicencias tienen su razn de ser por ml-tiples motivos. El primero es que las em-presas negocian precios ms asequiblessegn la cantidad de licencias que ad-quieran y se admite un pago ms flexi-ble. Igualmente brindan la oportunidadde acceder a servicios como el SoftwareAssurance, con el que Microsoft mantie-ne a las organizaciones actualizadas concada nueva versin de producto licencia-do que aparezca; o el Downqrade, con elque pueden instalar versiones ms anti-guas de un producto si sus circunstan-cias concretas lo requieren. Igualmente,este modo de licnciamiento permite alas empresas desligar la renovacin ycumplimiento de las polticas de licen-cia de software de la compra de nuevohardware.Hablando de las versiones, la Standard seencuentra un punto por debajo de la Pro-fessional que veamos antes, pues carecede Access, aunque aade una novedadbastante interesante: Business Contact

Manager para Outlook. Este comple-mento permite realizar con la agenda decontactos de Outlook las funciones de unpequeo CRM, es decir, un lugar desdeel que manejar ofertas, preferencias declientes, listado de llamadas, etc.

La edicin ProPlus, en cambio,representa lo m-ximo en suites ofi-mticas que po-demos encontrar

El cliente de comuni-caciones Outlook, consi-derado una herramientaprofesional, solo seincluye en las versionesdirigidas a este pblico.

hoy por hoy en el mercado, pues aadeInfoPath 2010 y Communicator 2010.La primera propuesta posibilita diseary generar formularios profesionales tan-to para formato papel como, ms impor-tante, entornos web del negocio. Adems,

ofrece la posibilidad de integrarlos conSharePoint y otras herramientas cola-borativas de Microsoft. Communicator,por su parte, es el cliente de Office Com-municator Server, un entorno con el queunificar las comunicaciones de la empre-sa (VoIP, mensajera instantnea, etc.) queadems permite el trabajo en grupo.Como es lgico, esta ltima versinest pensada para compaas de ciertotamao que, aparte de necesitar herra-mientas de este nivel, cuentan con unainfraestructura adecuada para ello a nivelde servidores y sistemas instalados.

Eso s, ambas versiones ofrecen las WebApps de Office, una de las grandes no-vedades de la versin 2010 para utilizarInternet como medio para compartir yacceder a nuestros ficheros desde cual-quier parte.

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Office 2010 MICROSOFT OFFICE

La versin de Office 2008 for Mac muypronto ser renovada por una equivalenteala 2010 de Windows.

Versin de Office 2010 OfficeStarter 2010

Office Hogar yEstudiantes 2010

Office Hogar y OfficePequea Empresa 2010 Professional 2010

OfficeStandard 2010

Office ProfesionalPlus 2010

Precio en caja Gratuito (solonuevos PCs)

139 379 699 Licenciapor volumen

Licenciapor volumen

Word 2010 / / / / / jExcel 2010 / / / / / PowerPoint 2010 X / / / / / 1 OneNote 2010 X / / / / / jOutlook 2010 X X / / / /Access 2010 X X X / X / Publisher 2010 X X X / / y infopath 2010 X X X X X s Sharepoint Workspace 2010 X X X X X / Office Communicator 2007 R2 X X X X X ' / B. Contact Manager (Outlook) X X X X / /


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EL EDITOR DE TEXTO MS UTILIZADO

MS WORD 2010Es la herramienta estrella de Office 2010, y probablemente lams utilizada de todas las incluidas en el paquete ofimtico.Veamos su caractersticas ms tiles en nuestro da a da.

TRUCO1PERSONALIZALA

CINTA DE OPCIONES

Entre las novedades de Office 2010 nosencontramos con que la cinta de opciones,o ribbon, estrenada con Office 2007 ahorase estandariza a todas las herramientas dela suite, funcionando de manera similar entodas ellas. Entre sus mejoras, encontra-mos la posibilidad de crear pestaas per-sonalizadas, en las que colocar los iconosde las funciones que ms utilizamos. Deesta forma, podemos tener a mano en lamisma pestaa lo que realmente quere-mos y no vernos obligados a buscar cada

poco tiempo un funcin muy comn ennuestro quehacer diario.Para ello, remos al men Archivo/Opcio-nes, donde seleccionaremos el apartadoPersonalizar cinta de opciones. Lo queveremos a continuacin sern dos colum-nas, mostrndose en la de la derecha unlistado con las pestaas y los gruposde acciones que contiene cada unaPinchando sobre Nueva ficha y Nue-vo grupo , en la parte inferior, podre-mos crear dichos elementos de manerapersonalizada.

Igualmente, como en la columna de la iz-quierda tenemos todas las funciones posi-bles de Word 2010, bastar con que selec-cionemos la que nos interese y pinchemosen Agregar para aadirla a nuestrabarra personalizada.

T R U C O 2

BUSQUEDASMS POTENTESOtra mejora interesante es la que atae a

las bsquedas de texto, que ahora se mues-tran en forma de caja flotante o integradaen la ventana. Si pinchamos en Buscarde la pestaa Inicio, veremos cmo apa-rece la nueva caja de bsqueda en laque, a medida que vamos introduciendoel texto que ha de localizar, van aparecien-do los fragmentos que contienen lascoincidencias. Adems, en el texto de laizquierda veremos resaltadas en amarillolas coincidencias para que sea mssencillo localizarlas.

Podemos elegir ver los fragmentos detexto donde se encuentra el texto loca-lizado, las pginas o los ttulos del do-cumento. Adems, si queremos moverla caja y convertirla en flotante, bastaarrastrar su ttulo como si fuera una ven-tana cualquiera de Windows.

T R U C O 3

TRADUCE ,TEXTOS EN LINEACon Office 2010 se aade la posibilidad detraducir frases y documentos completosa travs de algn servicio on-line, comoWindows Live Translator. Lo malo es que,

por defecto, Office 2010 requiere que de-mos de alta el servicio al que se enviarnlas traducciones que se nos mostrarn enpantalla.

As, comenzaremos por ir a la pestaa Re-visar/Referencia, con lo que se nos abriruna nueva caja a la derecha, donde pincha-remos sobre Opciones de referencia (j).En la nueva ventana que se muestra, ha-remos clic sobre Agregar servicios, traslo que introduciremos la direccin http://www.windowslivetranslator.com/officetrans/register.asmx y pulsaremos enAgregar. Enseguida aparecer otra venta-na en la que presionaremos el botn Con-tinuar, y otra en la que haremos clic sobre

Instalar. Completado el proceso, se habragregado el servicio y todo estar listopara que podamos empezar a traducir do-cumentos en lnea.

Podemos probarlo seleccionando un p-rrafo y yendo a Revisar/Traducir/Tradu-cir texto seleccionado A la derecha,nos aparecer la caja de referencia con eltexto completo convertido |J| al idiomaque indiquemos (por defecto el ingls).

T R U C O 4

EFECTOS DE TEXTOComo a la hora de generar un documentono todo es teclear texto, Word 2010 incluyeun buen nmero de opciones para crearefectos especiales en ttulos, portadas yotras acciones encaminadas a captar laatencin de la audiencia.


WORD 2010

N I V E L : B s i c o
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En este sentido, se ha trabajo en la intro-duccin de nuevos efectos de texto quelogran resultados sorprendentes y susti-tuyen a la antigua funcin WordArt. Ade-ms ahora contamos con Live Preview,una funcin que nos permite ver el resul-tado en directo, sin necesidad de aplicarlosobre el texto. Basta que seleccionemoscualquier parte del documento y, yendo ala pestaa de Inicio, seleccionemos el ico-no con una A ; rodeada por un halo azulluminiscente. Lo que veremos a continua-cin es una buena lista de estilos prede-finidos : i y, ms abajo, unos mens quenos dan acceso directo a los diferentestipos de efectos posibles JJ. Con ello,

podremos comenzar ajustando el color ycontorno en Esquema, y despus crearnuestro efecto totalmente personalizado

jugando con los disponibles en Sombra,Reflexin e Iluminado.

TRUCO 5GRFICOS SMARTARTSmartArt es el componente que permiteagregar grficos y organigramas de todaclase a nuestros documentos al ms puroestilo PowerPoint. Lo bueno es que este

complemento ha recibido interesantesmejoras para lograr resultados ms impac-tantes que nunca. Para insertar uno de susgrficos solo hay que acudir a la pestaaInsertar y pinchar sobre SmartArtLo que nos aparecer a continuacin seruna ventana en la que se recogen listadaslas diferentes clases de grficos quepodemos utilizar en nuestro documentode Word.

Especialmente interesante es el apartadoImagen , donde se nos mostrarn lostipos de grficos sobre los que podremosinsertar nuestras propias imgenes. Deesta manera, ser factibles elaborar grfi-cos no solo con textos personalizados, sinocon fotos o iconos que nos permitan repre-sentar conceptos, productos, etc.

TRUCO 6EDICIONDE IMAGENESHasta ahora, si queramos tratar mnima-mente cualquier imagen antes de inser-tarla en nuestro documento, era necesarioque recurrisemos a herramientas exter-nas que en muchos casos podan ser bas-tante complejas de manejar. Pero en Word2010 todo ha cambiado, pues incluye unbuen nmero de opciones para ajustar, co-rregir y aadir atractivos efectos a las im-

genes insertadas en el do-cumento. Lo mejor es quetodo ello es extremada-mente sencillo de abordar,y siempre con la funcinde previsualizacin activa-

da, para que podamos vercmo quedar la imagenantes de aplicarle el efectoo ajuste en cuestin.Para probarlo recurrire-mos a la pestaa Insertar/Imagen, donde tendremosque seleccionar el archivo

que nos interesa. Una vez que la imagenest en el documento, apreciaremos queaparece una nueva pestaa de Herra-

mientas de imagen y que rene todos

los ajustes que el usuario es capaz de rea-lizar. En Estilos de imagen podremosaplicar rpidamente una serie de efectospredefinidos, mientras que pinchando enEfectos artsticos J), Contorno de ima-gen tai) o Efectos de la imagen podre-mos ajustar nuestro propio efecto al deta-lle. Tambin resulta muy atractiva (aunquerequiere trabajo) la opcin de eliminar elfondo de nuestras fotos.

TRUCO 7OPCIONESDE GUARDADOEn Word 2010 se han aadido algunas me-

joras interesantes desde el punto de vistade los formatos soportados y las opcionesde guardado. Si vamos al nuevo men Ar-chivo y pinchamos sobre Guardar como1, se lanzar el habitual cuadro de guar-

dado donde se nos pedir el nombre delfichero y su ubicacin. Ahora bien, si pro-fundizamos en el desplegable de Tipo, des-cubriremos nuevos formatos como PDF uOpenDocument. stas son dos grandesnovedades de Office 2010, que al fin per-

mite manejar de manera nativa esta clasede formatos sin recurrir a terceros.De otro lado y sin salir del menr Archivo,es muy llamativo el apartado de Guardar yenviar ; pues encierra un buen nmerode posibilidades para hacer de manera di-


Office 2010

Cuando abrirnos un fichero que proveng-j ele!

abrirn en modo de Vista protegida. Esto Quiere

no ser posible edit ar lo, permiti r la eje*. -..cit-."- dmacros o contenidos activos o realizar sobre !cualquier otra accin.Este modo es especialmente evidente, pues senos ccutar ta ae opciones superior, ai

tiempo que aparcera una banda amarMa TJe atea c estado del documento. Si

> : - r S e Sea superior derecha (junto ai Interrogante ele la ayuda), veremos cmo aparece la cintacon todos ios. iconos desactivados y en gris. .Para poder modificar e documento o realizar cualquier tarea sobre - bastar conque pinchemos sobre el botn Habilitar edicin ele la barra amarilla superior.


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cin Imprimir^! podremos ver una inter-faz totalmente renovada que nos muestrade un vistazo, la impresora seleccionada,las opciones elegidas para el documen-to y su previsualizacin . Adems,cabe la oportunidad de realizar diferentes

ajustes de manera directa sin tener que re-

currir al controlador de la impresora. Contodo, para situaciones donde necesitemosajustes ms avanzados, tenemos acceso alas Propiedades de la impresora D y sucontrolador, ascomo a la ventana de Con-figurar pgina desde la que decidir los

mrgenes, tamao de papel, etc.

- _ _ _ J,

S - J ! Guardar como

recta cosas que antes nos suponan algu-nos clics de ms. Especialmente interesan-te son los apartados de Guardar en la Web

: (para subir nuestros ficheros a unaunidad Skydrive mediante la cual podre-mos acceder a ellos desde cualquier parteo compartirlos) y Publicar como entradade blog (para enviar el documento di-rectamente a servicios como WordPress,Blogger, Windows Uve, etc.).

TRUCOSIMPRIMIR YANO ES ABURRIDOLas opciones de impresin de Word 2010son realmente diferentes. Si pinchamossobre el men Archivo y vamos a la op-

Imprimir


La inter faz del nuevo Word 2010 mcaghfeia-.de manera radical respecto ala de la versin 200?, peco s introdu-ce algunas novedades^'general'syuso es bastante intuitivo una vez quese conocen los puntos1'bsicos;

En el men superior de acceso rpido -encontramos iconostotalmente personalizaWes con las 'opciones de usoxonstant,

gf men Archivo Q ha vuelto paraquedarse, centralizando tareas'bast-eas como Abrir, Guardar, Imprimir,

etc.' . ta cint a ce opciones superior

. ahora es personalizante al tiempoque se estandariza su uso en todas' as herramientas de Office 2010. Encaso de que no nos quste rsiempre esposible oc ul ta rl a , ;*''.*

m Dado que/como en Office 2007,han desaparecido los viejos mens,muchos grupos de opciones ofrecenla posibilidad de mostrar funciones oajustes adicionales

Haciendo cfic con ef boton derechodel ratn en cualquier parte del texto,

se mostrar un men contexta! 0 con opciones de pegado, formato y otras funciones avanzadas. La herramienta de correccin muestra, adems de las fal tas de ortografa en rojo @ y gramtica en verde () f aquellas pala-bras en las que por el contexto quiz no estn bien acentuadas o colocadas en azul

i.a barra inferior rene desde la informacin de paginacin y caracteres jpmcha|b> sobre encuadro. Patefera s' ), hasta faposibilidad'de ajustar-directamenteei idioma del documento fH la vista j j i t l e l zoomQ. I
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EXPRIME LA HOJA DE CLCULO

MS EXCEL 2010Los amantes de los nmeros estn de enhorabuena, pues estaversin de Excel trae interesantes mejoras. Asimismo, para losmenos expertos su uso es cada vez ms accesible y sencillo.

problema con versiones ms antiguas. Porotra parte, desde esta misma pestaa co-noceremos todas las frmulas y funcionesejecutables en Excel 2010 de manera bas-tante sencilla e intuitiva. De hecho, basta

parar el puntero sobre cualquiera de ellasunos segundos para que se nos muestreuna ayuda rpida sobre la misma.

TRUCO 2FORMATO DE CELDASA nivel visual se ha ganado mucho con lautilizacin de los nuevos formatos condi-cionales, que permiten resaltar de mane-ra grfica aquellas celdas numricas quenos interesan en base a su valor positivoo negativo. Es decir, en una hoja repleta denmeros podremos ver de un vistazo qu

valores son ms altos o bajos sin necesi-dad de recorrer la hoja celda a celda.Es suficiente con que seleccionemos losvalores que nos interesan y despus acudira la pestaa Inicio/Formato condicional

| . A cont inuacin, aparecern diferentesapartados donde podremos fijar desde lasreglas personalizadas que afectarn a lasceldas, hasta el tipo de representacin quequeremos para ellas (barras, escalas decolor o conos).

El apartado de los iconos es especial-mente relevante, pues cuenta con una lar-

ga biblioteca de ellos, pudiendo optar porsemforos, estrellas, grficos de barras y

otros muchos. Los resultados, en cualquiercaso, son muy impactantes, al tiempo quese mejora exponencialmente la visibilidadde los datos | | .

TRUCO 3MINIGRAFICOS YTABLAS DINAMICASLos nuevos minigrficos y las tablas din-micas son dos funciones totalmente indi-tas en Excel 2010. Los primeros permiteninsertar pequeos grficos de lnea o ba-rras en una celda contigua a una coleccinde valores, de manera que sea factible ob-servar visualmente su progresin.Para ello, escogeremos la celda donde que-remos colocar el minigrfico e remos a lapestaa Insertar de la cinta. All, dentro

del grupo de Minigrficos haremosclic sobre el tipo de grfico que nos gustepara alcanzar una ventana en la que indi-car los valores que se van a representar.Adems, desde la pestaa Diseo, ajus-taremos los colores y formatos del mini-grfico para personalizarlo al mximo.

TRUCO1

COMO MANEJARNUEVAS FUNCIONESUna novedad importante de Excel 2010son las funciones matemticas/estadsti-cas que se han incorporado (alrededor de50), as como las que han sido mejoradasu optimizadas (como la de nmeros alea-torios) o las que se han renombrado paraajustaras mejor a sus tareas reales.Esto ltimo afecta sobre todo a las fun-ciones que realizan tareas estadsticas,y puede ser un problema si compartimosuna hoja de clculo con otros usuariosque no tengan instalado Excel 2010. En

este caso, puede ocurrir que los nombresde las funciones utilizadas en el docu-mento no coincidan con las reconocidaspor versiones ms antiguas.

Si ste es vuestro problema, tenemos lasolucin. En primer lugar, acudiremos a lapestaa Frmulas y pincharemos en Msfunciones, donde encontramos un aparta-do llamado Compatibilidad H. Si pincha-mos sobre l, veremos las funciones quehan cambiado de nombre con su denomi-nacin original, para que podamos inser-tarlas en el documento que ha de ser com-

patible hacia atrs. Adems, si queremosestar seguros de que se podr abrir sinproblema, hemos de seguir la ruta Archi-vo/1 nformacin/Comprobar si hay pro-blemas/Comprobar compatibilidad paraanalizar la hoja y detectar si existe algn

Office 2010 EXCEL 2010

NIVEL: Bsico



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TRUCO6INSERTA CAPTURASDE PANTALLAUna prestacin que merece que la tegamosen consideracin y que tambin encontra-mos en otras aplicaciones de Office 2010,

como Word o PowerPoint, es la que admitela insercin sobre nuestro documento decapturas de pantalla de nuestro equiposin necesidad de recurrir a herramientas

Respecto a las tablas dinmicas, staspermiten crear filtros para generar in-formes que procesan informacin de

docenas, cientos o miles de celdas. Porejemplo, si tenemos un enorme listadocon todos las gastos anuales de nuestrafamilia, podemos crear una tabla dinmi-ca que contenga nicamente la informa-cin de los pagos que hemos realizadopara ocio, de manera que sea ms fcilvisualizar aquello que realmente nos in-teresa. Adems, estas tablas se actuali-zan instantneamente con la hoja. Paracrear las tablas dinmicas, tendremosque ir a la pestaa Insertary pinchar enTabla dinmica Tras esto, apareceruna ventana que nos permite indicar los

valores que vamos a filtrar, as como laubicacin de la nueva tabla dinmica.

guardar todas las personalizaciones parausarlas como base de los futuros grficosque generemos.

TRUCO 5ORDENACIONDE LOS DATOSSi vamos a la pestaa Datos de Excel 2010,encontramos unas cuantas funciones ver-daderamente tiles, como la que permiteseparar columnas de texto en varias co-lumnas (por ejemplo para separar lasclsicas celdas que contienen nombre yapellidos en dos) o las que sirven para de-tectar duplicados (muy til para lista-dos de contactos o pedidos).

TRUCO4GRFICOS DE DATOSLos grficos tradicionales de Excel 2010,aunque ofrecen prestaciones similares ybsicamente cumplen las mismas funcio-nes que en versiones anteriores, han sidomejorados con detalles que los hacen mu-cho ms fciles de personalizar, gestionary crear. Para aadir un grfico a nuestra

hoja de clculo, basta ir a la pestaa Inser-tarQ y, en el grupo de Grficos, escogerel que ms se ajuste a nuestras necesida-des. Cuando lo hagamos, aparecer ungrfico en blanco, pues tendremos queacudir a Diseo/Seleccionar datos Ipara indicar los valores de la hoja de clcu-lo que deseamos mostrar.Cuando tengamos el grfico en pantalla,podremos jugar con las pestaas de Di-seo, Presentacin y Formato parahacer con l prcticamente cualquiercosa que se nos ocurra: desde cambiarlos colores y formas, hasta aadir leyen-

das, imgenes, formas, pasando por colo-carlo en 3D o aadir efectos para el textoy las formas.

Por ltimo, en la pestaa Diseo, encon-tramos un cono que reza Guardar comoplantilla |||. Pinchndolo podremos

Sin embargo, hay un cambio importanteque pasa desapercibido a simple vista yque afecta a la ordenacin de los datosde una hoja de clculo. Si pinchamossobre el icono Ordenar acudiremosa una ventana en la que podremos ir in-sertando diferentes niveles de ordena-cin segn criterios especficos paracada columna de la hoja de datos |J|.De este modo, aunque sea una misma ta-bla de datos, tendremos la oportunidadde ordenar cada columna en base a unascondiciones especficas, ya sean valores,

color de la celda o la fuente, e incluso elcono del formato condicional.Se trata de una funcin muy apreciable ensituaciones en las que reunimos en unamisma tabla datos y representaciones gr-ficas para un mismo grupo de datos.

TRUCO 7IMPRIMEHOJAS ACTIVASHasta ahora, al imprimir cualquier hoja deExcel, por defecto, se imprima todo el con-tenido de la misma, estuviera en blanco otuviera datos. Esto supona tirar papel ymuchas pruebas que acaban en la basuraantes de ajustar el rea de impresin y

de terceros ni salir de Excel para ello. Estaprctica es muy til para acompaar nues-tras hojas de ejemplos de la imagen de unaweb, de resultados capturados desde cual-quier aplicacin, etc.

As, nos dirigi-mos a la pestaaInsertar de lacinta, y elegimosel cono Captura| f | . Justo deba-

jo, surgirn lasventanas activasen ese momento,pudiendo pincharsobre cualquie-ra de ellas paracapturarlas e in-

sertarlas autom-ticamente. Tambin vemos la opcin deRecorte de pantalla ||. Si la pinchamos,Excel se minimizar, dejando a la vistanuestro escritorio y resto de ventanasabiertas en el sistema. Lo nico que ten-dremos que hacer es seleccionar con elpuntero el rea de pantalla que deseamoscapturar e insertarla en nuestra hoja.



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obtener los resultados deseados. En Excel

2010, en cambio, por defecto solo se im-

primen las hojas activas con las zonas que

realmente contienen datos evitando tirar

papel innecesariamente. A pesar de ello,

siempre es posible cambiar este proceder

si por alguna circunstancia nos interesara.

Desde el men Archivo/Imprimir v, nos

encaminaremos al apartado Configura-

cin, donde encontramos varias opcionespara imprimir^J) las hojas activas, todo el

libro de Excel o una zona seleccionada.

TRUCOS

Otra interesante novedad de Excel 2010

es la posibilidad de gestionar diferentes

versiones de un documento que tengamos

en pantalla y que se hayan do autoguar-

dando desde la aplicacin. De

esta forma, si trabajando con la

hoja de clculo nos equivocamos

en algo, no necesitamos volver a

la ltima versin guardada por

nosotros, ya que podremos re-

currir a alguna de las versiones

anteriores que se van guardando

cada 10 minutos por defecto.

Con este propsito, acudiremos

al men Archivo/Informacin

P y, en el apartado de Versio-

nes , contemplaremos todaslas que se han ido guardando

automticamente. Si pinchamos

sobre cualquiera de ellas, podremos exa-

minar el contenido y decidir si es la que

deseamos recuperar.

Eso s, es importante saber que, una vez

que pulsemos en Guardar r las versio-

nes almacenadas previamente desapare-

cern definitivamente.

14 PC ACT UA L | www.pcactual .com

Office 2010

O asp tl bf fp ^Wei ultimo

cinta de Iconos superior) con las versiones ms antiguas.. Aun as, para los menos expertos, ah van sus puntos ms importantes:

# Barra superior de accesos rpidos personalizahle-para colocar las;,funcionas de m - .

# Cin ta de opciones Q similar a la de otras herramientas- de la .sl; Es tota lmente personzable.

# Es posible cerrar o minimizar la hoja activa Q t pues en Extef'f)ddemGS; tener- ms d un documento ehuna Sflfema ve lo na *

# identificador de la celda donde nos encontramos.

# lcono..para insertar frmulas rpidamente Q, seieccionndolas- directamente. por .stt nomte; ea una nueva ventana 4 f streal p fri cfe f :si?3r;este smbolo, Asti lado; se muestra: el conten itor e la celda so&r la t|iti s a r l t l ^ ^nume rle firfnuls:n este uItimo'casc^1a;catenacomienza.pr^",;

auna cafa con yarls f||ts*

Seleccin de toda la- hoja %g| con unvclic*

Haciendo clic con ei botn derechodei:ratn sobre la cabecera de las. Illas

gn l f l as^ i ^ r .lneas' que las di Imitan, 'r i^i h*'sioharemos el tamao d fes filas.

'columnas,# l a s lneas' punteadas | | | we tr anla zona de-Impresin; activa.

Bac lend oci c correi feotn derecho.efe! ratn.o i p f | l f - I f lf f

f lefi as; con las ^m m^ r &m p rlas hojas del ii m que;%iemo$ erVpantalla.

.'Es; factible aadir una nuevaoja U. a, las-hojas'qm. conforman.nuestroli to que desde

momiito, . :

Ajuste de in ivel de . zo om^c l f i | activa* :

I w t I m ' wmmt\m m \ mmm\ I I m B * mm mm mmm % I I m mm mV mm\m


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T R U C O 1

AGRUPA DIAPOSPOR SECCIONESUna funcin que encontramos en Power-Point 2010 que resulta realmente cmodapara trabajar con grandes presentaciones,es la posibilidad de agrupar las diapositivasen secciones. De esta forma, podremos no

solo organizaras visualmente, sino tam-bin moverlas o modificarlas en bloque sinnecesidad de ir una a una como antao.Su utilizacin es muy sencilla: en la colum-na de la izquierda, basta hacer clic con elbotn derecho del ratn y, en el men con-textual que aparezca, pinchar sobre Agre-gar seccin


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chivo/Guardar y enviar/Crear un vdeo

O- Lo que veremos en la pantalla que selanza son dos tipos de opciones. Primero,la que nos permite indicar la calidad delvdeo , que puede ir desde la mximaresolucin para pantallas HD con 960 x720 puntos, hasta la versin en 640 x480 para DVD y distribucin por Internet,o la de 320 x 240 pensada para dispositi-vos mviles de pequeo tamao.La segunda alternativa nos deja elegirentre incluir o no las narraciones de lasdiapositivas , pudiendo grabarlas di-rectamente pinchando sobre Grabar in-tervalos y narraciones.Cuando tengamos los parmetros anterio-res ajustados, simplemente pincharemossobre Crear vdeo f, lo que dar inicioa un proceso que, segn nuestra presen-

tacin y la resolucin elegida, puede durarbastante tiempo en completarse.

TRUCO 4 ,INSERCIN DECAPTURAS Y FORMASComo sucede en Word y Excel, en Power-Point tambin encontramos la posibili-dad de insertar capturas de pantalla decualquier otra aplicacin de nuestro PC.Con este fin, iremos a Insertar/Capturapara elegir entre capturar una venta-na completa de otra aplicacin abiertao capturar solo un rea concreta de lapantalla de nuestro equipo. De igualmodo, en la misma pestaa de Insertar hallamos el grupo Ilustraciones,donde, entre cosas, es posible encon-trar los grficos SmartArt que ya he-mos visto en pginas anteriores, y queson vitales para las presentaciones enPowerPoint.

Ahora bien, uno de los recursos ms tilesy que ahora ha sido puesto ms a manoque nunca son las formas grficas. Aunquetambin localizamos un icono de esta fun-

cin en la pestaa Insertar, la forma msrpida de utilizarlas pasa por ir a Inicio y

TRUCO 5UN ALBUM DEFOTOS EN VDEOLos PowerPoint que circulan por Internetcon fotografas son casi infinitos y la nuevaversin 2010 no es ajena a esta realidad.De hecho, cuenta con una herramientaespecfica para elaborar lbumes de fotosmuy fcilmente, con opcin de organizar,retocar y ajustar todas ellas sin apenas es-fuerzo. Lo mejor es que, si queremos crearun vdeo con, por ejemplo, las fotos de

nuestras vacaciones, con PowerPoint 2010lo tenemos ms fcil que nunca. Combi-nando la herramienta de lbumes fotogr-ficos y la de creacin de vdeo que hemosvisto antes, este proceso es muy sencillo.Para construir nuestro lbum, lo primeroque tenemos que hacer es acudir a Inser-tar/lbum de fotografas |fp. Enseguida,se abrir una ventana en la que, pulsan-do sobre Archivo o disco , podremoselegir las fotos que compondrn nuestrolbum. Despus, ser posible ajustar op-

presentacin de Power-Point. Hasta aqu nadanuevo. No obstante, sivamos a las pestaas deFormato y Reproduc-cin, hallamos algunaspropuestas muy intere-santes e inditas hastala versin 2010.En Formato porejemplo, tenemos laposibilidad de efectuarcorrecciones de color oluminosidad direc-

tamente sobre el vdeo,aplicar efectos predefini-dos, o ajustar la forma,

bordes e insertar efectos concretos ma nuestro gusto. Todo ello de forma extre-madamente sencilla y sin precisar conoci-mientos de edicin de vdeo.En la pestaa Reproduccin H, descubri-remos funciones para controlar aspectoscomo la duracin del vdeo (recortndoloa nuestro gusto), indicar la duracin de losfundidos de entrada/salida o elegir dife-rentes opciones de reproduccin.

dones como el orden | |, aplicar algunosretoques bsicos o decantarnos pordiversos diseos para la fotografasobre la pantalla. Por ltimo, pinchando enCrear se generar una presentacincon todas las fotos escogidas. Hecho esto,crearemos el vdeo como indicbamos enel Truco 3.


Office 2010 POWERPOINT 2010

mirar el grupo Dibujo. Aqu, localizaremosun desplegable que nos presenta todaslas formas de un vistazo I para que eli-

jamos la que ms nos guste y la podamosdibujar inmediatamente en la diapositiva.

TRUCO 6EDICIN DE VDEOSi vamos a Insertary pinchamos sobre elcono Vdeo, tendremos la oportunidad deelegir un vdeo para insertar en nuestra

UC0 7INCRUSTA VIDEOS

Como hemos visto en el punto anterior,una de las grandes aportaciones de la


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Adobe Flash Player (gratuito), softwareque podemos obtener desdewww.adobe.com. No obstante, mucho ojo si tenis ins-talada la versin de Office 2010 para 64bits, pues, como Adobe an no ofrece sureproductor Flash para 64 bits, esta op-

cin no funcionar.Para insertar un vdeo de YouTube, sim-plemente remos a la pestaa Insertaryharemos clic en la flecha que hay bajo elicono Vdeo. Despus, seleccionaremos laopcin Vdeo desde sitio Web ^ tras loque aparecer una caja de texto en la quetendremos que introducir el cdigo HTMLde YouTube (u otros servicios de vdeoon-line) que nos ofrece en su pgina web,en la parte inferior del reproductor.Es importante tener en cuenta que el vdeose nos mostrar como un recuadro en ne-

gro ; es lo normal. Sin embargo, cuandoreproducimos la presentacin, el vdeo in-crustado se ver normalmente.

versin 2010 de PowerPoint es la opor-tunidad de insertar y editar vdeos di-rectamente sobre nuestra diapositiva.Eso s, estos vdeos han de ser compa-tibles con el reproductor del sistema,esto es, Windows Media Player.

En todo caso, hay una posibilidad real-mente interesante que pasa por incrustarvdeos de sitios como YouTube con soloinsertar el cdigo HTML que esta clase dewebs ofrecen. Para ello, necesitaremos,eso s, tener instalado en nuestro sistema


aunque - opci : es v gru

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UN EXCELENTE CLIENTE DE CORREO

OUTLOOK 2010Adems de la cinta de iconos, este producto muestraimportantes mejoras tanto en la gestin de grandes cantidadesde correo como en la optimizacin de nuestro tiempo.

T R U C 0 1

CONFIGURACIONY ORGANIZACINComo se puede apreciar a simple vistanada ms cargar Outlook 2010, la nter-faz ha sufrido importantes cambios fren-te a la versin precedente. Estos cam-bios afectan, entre otras cosas, a todoel proceso de configuracin y gestinde las cuentas de correo electrnico deOutlook. Para crearlas y configurarlas,ahora es preciso dirigirse al men Ar-chivo/Informacin/Configuracin de lacuenta . Tras pinchar en l, veremosun cuadro de dilogo similar al de versio-

nes anteriores.

TRUCO 2BUSCA CONMS EFICACIAUno de los apartados que ms ha mejora-

do ha sido el de las bsquedas. Con Out-look 2010 resulta ms rpido, mucho msrpido y ms eficaz localizar casi cualquiercosa que recordemos de un correo elec-trnico o evento.

Lo ms fcil pasa por posicionarnos en lacaja de bsgueda j : ( que se encuentrasobre la lista de mensajes de la carpeta enla que nos encontremos, e introduzcamosun trmino. Inmediatamente comenzarna aparecer las coincidencias encontra-das Q en todos los campos del mensaje,incluido el cuerpo.

Aun as, lo ms interesante es la nueva

cinta de Herramientas de bsgueda f | rque nos aparecer en la parte superior.Veremos que sta se transforma para

mismo asunto, con lo que los mensajes ysus reenvos y respuestas se agrupan entorno a la conversacin que ha tenido lu-

gar en base a un mismo tema.Para activar esta modalidad hay que acu-dir a la pestaa Vista y marcar la opcin

Mostrar mensajes en conversaciones. Por otra parte es interesante saber

que Outlook nos avisa si respondemos aun mensaje que no sea el ltimo recibidoen la conversacin, para as evitar que nohayamos ledo alguna de las respuestasenviadas.Otra funcin curiosa de las conversaciones

es que, en caso de no estar interesadosen seguirlas porque la cadena de correosno va con nosotros (algo tpico cuando seintercambian correos mltiples amigosestando todos ellos en CC), podemos pa-sar de ella para que no recargue nuestra


MlraagMM OUTLOOK 2010

N I VEL : B s i c o

ofrecernos una larga lista de opciones quenos ayudarn a parametrizar la bsquedaal lmite utilizando todos los elementos deOutlook, campos concretos o con caracte-rsticas especficas, etc.

T R U C O 3

AGRUPA ENCONVERSACIONESAunque los usuarios de Gmail llevan aosdisfrutndolo, una de las grandes noveda-des de Outlook 2010 es la nueva forma deapilar y agrupar los correos en torno a un

Eso s, se han aadido dos cambios impor-tantes: el primero es que Outlook 2010intentar configurar nuestra cuenta auto-mticamente con solo introducir nuestronombre, direccin y contrasea Q, ob-teniendo el resto de datos (usuario y ser-vidores de correo) de investigar las DNS yrealizar diversas pruebas de conexin.El segundo cambio atae a los usuariosque tienen ms de una cuenta de correo.Ahora Outlook 2010 crea por defecto unalmacn de mensajes por cada cuenta

configurada, de manera que cada direc-cin tenga su propio almacn. Si nos gus-ta el formato clsico (un mismo almacnpara todas las direcciones) tendremosque cambiarlo direccin a direccin desdeConfiguracin de la cuenta


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Bandeja de entrada. Basta con que nosposicionemos sobre la conversacin, ha-gamos clic con el botn derecho del ratny pinchemos en Ignorar||. Por ltimo, siseleccionamos una conversacin, vamos ala pestaa de Inicio y pinchamos en Lim-

piar, veremos cmo dentro de la mismaconversacin se destacan los mensajescon contenido y se ocultan las respuestaredundantes o sin contenido (los clsicosOK, Gracias! y cosas similares).

TRUCO4CONVOCA UNACITA O UNA REUNIONEn ocasiones, seguro que hemos comen-zado comentando un asunto con un clien-te o amigo y, al final, hemos terminado

quedando para hablarlo en persona. EnOutlook 2010 se contempla esa posibilidadpara, a partir de una cadena de mensajes,convocar una reunin para todos los des-tinatarios de los correos y as incluirla di-rectamente en nuestro calendario en unnico paso.

Para ello, es suficiente con colocarse sobrecualquier mensaje que nos interese utilizarpara convocar una reunin y, en la pestaa

sos rpidos. En realidad, no son ms quepequeas macros que nos permiten, porejemplo, reenviar cualquier correo a nues-tro jefe con un solo clic de ratn y que, ade-ms, son totalmente personalizables.Podemos acceder a estos atajos a travsde varios mtodos. Una opcin es resurrira la pestaa de Inicio, donde encontramosun grupo llamado Pasos rpidos Otra

Inicio, pincharen el cono Reunin queaparece en el grupo de iconos Responder.Lo que se generar es una propuesta dereunin para todos los destinatarios delmensaje | p , cuyo nombre para nuestrocalendario corresponder con el asuntode los mensajes de correo y en cuyo deta-lle estar el contenido de los correos. Porsupuesto, tambin se aadir a nuestrocalendario de Outlook 2010.

TRUCO 5 ,PASOS RAPIDOSOtra gran funcin que nos encontramosen esta versin atae a los llamados Pa-

va an ms rpida es hacer clic con elbotn derecho del ratn sobre cualquiermensaje y, en el men contextual, ir a Pa-sos rpidos \ Desde ambos caminosllegaremos a la opcin Crear nuevo, gracias a la cual podremos generar unamacros para mover el mensaje a una car-peta, convocar citas, crear tareas, generarrespuestas o reenvos automatizados...

TRUCO 6CONECTORESSOCIALESLas redes sociales ya son una realidad quetoca a prcticamente todos los perfiles de

usuario. Microsoft noes ajeno a esta rea-lidad y, por ello, haintegrado en Outlook2010 los llamados co-nectares sociales. Su

funcin es tan simplecomo localizar y mos-trar la informacinasociada a cualquierade nuestros contac-tos o personas con lasque intercambiamosmensajes en diferen-tes redes socialescomo Linkedln, My-Space, Facebook oWindows Live. Esos, ser necesario que

primero instalemosun conector especfico para cada red ytengamos cuenta en ellas. La instalacinpodemos llevarla a cabo conectndonos ala direccin http://bit.ly/aD89hc, dondenos aparecern los servicios disponibles ypodremos descargar los instaladores paraaadir cada red social a Outlook.

Si pinchamos en cualquier mensaje, abajoa la derecha, bajo el cuerpo de texto, vere-mos una banda gris que nos indicar el n-mero de personas presentes en la conver-sacin y si estn vinculadas con alguna de

las redes sociales (por defecto aparecerun avatar en gris sin rostro)Si pinchamos en la pequea flecha situa-da a la derecha de los avatares sedespliega la informacin social, pudiendoconocer las actualizaciones del contac-to en cada una de las redes sociales para las que hemos instalado conectores.

Adems, podremos aprovechar para vertodos los mensajes que tenemos relacio-nados con dicho contacto, las reuniones olos adjuntos recibidos.

TROCO 7CALENDARIOSM U I T U P I W^iWWm %Jr mm 1 S" k ln9

Para los amantes de los mltiples calen-darios con los que organizar su tiempoen funcin del tipo de tarea, contactos

http://bit.ly/aD89hchttp://www.pcactual.com/http://www.pcactual.com/http://bit.ly/aD89hc


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o proyectos, Outlook 2010 incluye unanueva vista que resulta de lo ms prcti-ca y til. Si vamos a Calendario, despusa la pestaa Inicio y pinchamos en Vis-ta Programacin lo que nos encon-traremos ser una pantalla en la que serepresentan los diferentes calendarios ysus citas para el da en curso. Asimismo,en la parte superior, debajo de las horas,encontraremos marcadas en azul las ho-ras que tenemos ocupadas |p utilizan-do para ello la informacin de todos loscalendarios.

Por otra parte, y sin salir de los calenda-rios, tambin descubrimos algunas otrascaractersticas bastante interesantes. Unade ellas, por ejemplo, son los Grupos decalendarios que nos permiten organi-zar calendarios en torno a un mismo temao nombre; o el Calendario de correo elec-trnico que nos brinda la oportunidadde enviar a otros usuarios de Outlook 2010uno de nuestros calendarios muy fcilmen-te. Las opciones de Compartir calendariose quedan para entornos empresarialesbasados en Microsfot Exchange.

todas tes carpetas

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Office 2010

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BASES DE DATOS PARA TODOS

MS ACCESS 2010Este desarrolllo llega sin grandes novedades a simple vista perocon muchas mejoras a nivel interno gracias a una optimizacinde las funciones que lo hace ms sencillo de manejar de lo quelo era en entregas anteriores.

D

urante muchos aos MS Ac-cess fue uno de los motoresde bases de datos ms utiliza-

dos en entornos pequeos ymedios para manejar, desdesencillas listas de contactos, hasta pro-gramas de contabilidad o gestin. Sin em-bargo, el auge de motores ms potentesy capaces como MS SOL Server o MySOLha hecho que su utilizacin haya cado demanera importante, al menos por partede los desabolladores.En cambio, a nivel de escritorio y entor-nos donde deba primar a facilidad deuso, gestin y despliegue sigue estandoms presente que nunca. Adems, dadoque es totalmente compatible con bases

de datos creadas con versiones ms an-tiguas, la migracin a la nueva versin essencilla y sin traumas.

Qu hay de nuevo?En lneas generales la nueva versin delmotor de bases de datos pone su acentoen que todos los procesos, incluso losms avanzados, sean ms sencillos derealizar. Entre las novedades ms eviden-tes tenemos el men Archivo, que nospermite acceder rpidamente a determi-nadas plantillas predefinidas tanto loca-

les, como colgadas en Office Online.A la hora de gestionar las bases de datos ytablas, tambin se aprecian innovaciones

relevantes* Para empezar, cualquier tipode consulta abierta aparece en forma depestaa, con lo que es muy rpido cam-biar de una a otra sin necesidad de andar-la buscando en el panel de navegacin.No obstante, las aportaciones ms impor-

tantes van por dentro, y probablementesolo los desabolladores y usuarios msavanzados de Access podrn saborear-

las adecuadamente.Un buen ejemplo deello son las macrosde datos. El nuevodiseador de macrospermite crear, paso apaso, macros de ma-nera muy sencilla, taly como ocurra an-teriormente. Sin em-bargo, ahora se aade

la posibilidad de crearmacros que validenlos datos introduci-dos y se aseguren deque se ajustan a unosrequisitos, pudiendo

actuar antes o despus de que se ejecutenciertas acciones. Es una funcin avanzadaque, hasta la fecha, solo encontrbamosen motores de BB DD ms potentes.Otra de esas mejoras avanzadas es la po-sibilidad de crear bases de datos web,

aunque para ello necesitaremos de unentorno SharePoint 2010 instalado,existiendo incluso la posibilidad de crearBB DD hbridas con tablas locales y otrasvinculadas a un repositorio web. Adems,se aade la opcin de crear vnculos conOutlook u hojas de Excel, una caracters-tica realmente interesante para ciertosusuarios.

Por ltimo, nos quedamos con dos as-pectos fundamentales. Por una parte elhistorial de entradas, que nos brinda laoportunidad de controlar las entradas in-troducidas con anterioridad en un mismocampo, informando de la hora y fecha enque fueron realizadas. Por otra, hay quealabar las mejoras en el diseador de for-mularios, que ha recibido un contunden-te lavado de cara para lograr resultadosmucho ms llamativos y atractivos.


ACCESS 2010

La alternativa ms importante e intere-sante a Access 2010 es FileMaker Pro11(www.filemaker.com).Este motor debase de datos, con un precio de 34 9 ,cuenta con algunas ventajas muy impor-tantes frente a la opcin de MicrosoftUna de ellas reside en el hecho de sermutiplataforma, contando con ver-siones para Windows y Mac, de maneraque podemos ejecutar una misma basede datos en red siendo accesible desdediferentes entornos.Pero lo ms importante es que resultamucho ms sencilla de utilizar parapersonas con menos conocimientos, permitindoles crear complejas BB DD de in-

ventario, clientes, facturacin, documentacin, etc. sin grandes esfuerzos. Adems,cuenta con clientes especficos para iPad/iPhone, de manera que podemos accedera nuestros datos desde estos dispositivos mviles.En la parte negativa tenemos su baja implantacin en el mercado, pues, a pesar deser un gran producto y en muchos aspectos superior a Access, el dominio de Officepesa demasiado a la hora de competir.
http://www.pcactual.com/http://www.filemaker.com/http://www.filemaker.com/http://www.pcactual.com/


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AUTOEDICION PROFESIONAL

PUBLISHER 2010Aunque poco utilizada, ha sido una de las herramientas msevolucionadas del paquete ofimtico. Nos detenemos enalgunas de sus prestaciones ms relevantes.

P

ara los que no la conozcan,diremos que Publisher esuna herramienta de autoedi-cin con muchas funciones

profesionales, pero que porsu funcionamiento y esttica recuer-da mucho a Word y, por lo tanto, resultatan sencilla de manejar como aquel. Dehecho, algunos usuarios podran llegar ano entender el porqu de una u otra apli-cacin (consultar recuadro). En todo caso,el programa de autoedicin de Microsoftahora est presente en todas las versio-nes destinadas al usuario profesional(incluso en la Standard), recibiendo unaimportante mejora en la interfaz graciasa la nueva cinta superior. Y es que en laversin 2007 an se mantenan los me-

ns e iconos de toda la vida, por lo que hasido otra de las beneficiadas de la unifica-cin de la interfaz de Office 2010.

La esttica ante todoLas mejoras de este Publisher 2010 hansido considerables. Por una parte, se haampliado la larga lista de plantillas dis-ponibles para poder empezar sobre unabase con muy poco esfuerzo y con unosresultados bastante impactantes, inclusosi no tenemos experiencia con el progra-ma. Tambin se ha mejorado mucho la

gestin de imgenes y formas sobre eldocumento (que ahora pueden despla-zarse libremente fuera del rea de papel

sin tener que eliminarlas), convirtindoseen una herramienta de autoedicin quenada tiene que envidiar a otras de preciosuperior.

Por otra parte, se han incorporado las mis-mas opciones de edicin de imgenesque encontramos en Word o PowerPoint,mientras que a las formas de SmartArthabituales en estas aplicaciones, se aa-den cosas ms especficas como captura-dores de atencin, llamadas de descuento,calendarios, diferentes clases de bordes yformas para disear a una pgina con ele-mentos grficos, e incluso barras y colum-nas de texto prediseadas.Tambin resulta llamativa la nueva pes-taa de Correspondencia de la cinta, queagrupa todas las herramientas que po-

damos necesitar para no solo combinarnuestra creacin con una lista de corres-pondencia (como ocurre en Word), sinopara combinarla con una lista de correoelectrnico, pudendo crear newsletterspersonalizadas en formato HTML y concampos automticos para, por ejemplo, elsaludo de introduccin.Por ltimo, hay que destacar la vista pre-liminar de impresin que encontramosen Archivo/Imprimir, donde incluso po-demos anotar los nmeros de pgina a lahora de imprimir las pruebas u observar

las hojas como transparencias para com-probar cmo quedar alineado todo (igualque si viramos el papel al trasluz).


Office 2010 PUBLISHER 2010

Es importante tener en cuentaque, aunque Word ha mejoradoexponencialmente durante" losltimos aos y permite crearfolletos, e-mailings y documentosestticamente atractivos, no dejade ser un editor de textos con suslimitaciones a la hora de dejar volarnuestra imaginacin.Publisher, en cambio, es lo que de-nomina un programa iintneclsclii(que incluso puede ser utilizadopara disear y maquetar un libro orevista). .La gran diferencia es quetodos los objetos (texto, imge-

nes, iconos, fondos de color; etc.)flotan sobre un espacio ajustadoal tamao del papel de lo quequeremos crear. De esta formatodo se puede colocar exactamentedonde queremos, alinear y ajustarcon total libertad. Las posibilidadesson Inmensas para crear, desdeun folleto en tamao A4, hastauna invitacin de boda, tarjetas devisita o un ffyercomercial dobladocomo nosotros queramos. Adems,ofrece la oportuhnidad de generarPDFs de alta calidad en CMYK concontrol de los colores Pantone yfuentes incrustadas, todo ello conel objetivo de enviar el trabajo auna imprenta profesional.Por ello, es la solucin ideal sinecesitamos crear una publicacin,folleto o tar jeta con la misma facili-dad que Word, pero sin sus clsicaslimitaciones de editor de texto.


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EL BLOC DE NOTAS, PROTAGONISTA

ONENOTE 2010Probablemente ste sea uno de las programas menosconocidos por los usuarios de la suite. Por ello, Microsoft lo hapotenciado incorporndolo en todas las versiones, salvo lagratuita Starter, y expandindolo hacia la Web.

L

a aplicacin OneNote fue lan-zada en 2003, incluida mstarde en ciertas versiones de

Office 2007 y actualmente pre-sente en todas las versiones deOffice 2010. Su cometido principal es lacaptura de datos y notas de prctica-mente cualquier fuente. Permite paraello dibujar, escribir, incrustar archivos dedistinto tipo (imgenes, PDF, Word, ExcelPowerPoint, TXT, etc.) e incluso capturarpginas web. La idea de Microsoft conesta herramienta es que sirva como el cl-sico cuaderno de anillas que todos hemostenido en algn momento y que utiliza-mos para plasmar ideas con total libertad.Por tanto, puede ser til en la oficina, en

casa, en la universidad o para organizar yunificar un montn de ideas o informa-cin que provenga de diferentes fuentes.El principal problema es que la acogidadel producto por parte de los usuariosha sido algo tibia hasta la fecha, princi-palmente por desconocimiento, pues lamayora de las personas sigue utilizandouna simple pgina de Word para tomarnotas de sus ideas o un clsico cuadernode papel.

Las cosas van a cambiar

Sin embargo, con la versin 2010 Micro-soft est decidida a cambiar esta tenden-cia y convertir a OneNote en una herra-mienta tan utilizada como Word.La novedades que van a hacer esto posibleson varias, sobre todo por el gran trabajoque ha hecho Microsoft para integrarOneNote con el resto de aplicaciones deOffice tanto a nivel de datos, como de vi-sualizacin (mirar recuadro adjunto). Porejemplo, tanto en Word como en Power-Point encontramos una opcin para im-portar directamente a cada aplicacinlas tomas obtenidas desde OneNote 2010

durante una reunin o evento.A nivel visual se ha trabajado en la omni-presente cinta de opciones que, aunquemuestra un aspecto muy similar al restode aplicaciones de Office, cuenta con ca-ractersticas propias y ajusta las funcio-

nes a la vista segn el tipo de contenidocon el que estemos trabajando en cadamomento.

Tambin se ha ampliado el tipo de con-tenidos que podemos insertar, ya seanimgenes, webs, diferentes archivos,capturas de pantalla, grabaciones devoz/vdeo desde la webcam y toda clasede opciones para dibujar a mano alzada.Igualmente, ahora se incluye un sencilloOCR que permite reconocer y convertir

nuestra escritura en texto para expor-tarlo directamente a cualquier otra apli-cacin. Sin duda una gran ayuda para los

usuarios de TabletPC que usen One-Note como cual-quier papel.Por ltimo, se hamejorado de ma-nera sustancial laeficacia de lasbsquedas y, sobretodo, el apartadode compartir notascon otros usuarios.De hecho, es una delas nuevas aplica-

ciones presentes enlas Office Web Appsque ms adelante

comentaremos. De esta forma, no solopodremos compartir nuestras notas conotros usuarios de OneNote va carpetascompartidas o unidades SkyDrive, sinotambin permitir el acceso a las mismasa usuarios que no tengan la aplicacin ypuedan acceder a la informacin desdeun simple navegador web.


ONENOTE 2010

Una de las cosas que se ha cuidado especialmente en OneNote 2010 es la inte-gracin con el resto de aplicaciones. Un ejemplo es la vista Acoplar al escritorio,que podemos encontrar en la barra superior de iconos de acceso rpido. Si laactivamos, OneNote se dimensionar en forma de columna hacia la par te derecha

de la pantalla, de manera que podamostener cualquier otra aplicacin abiertay ocupar el resto de la pantalla sinpreocuparnos de cuadrarlas o dimen-sionarlas a medida. La utilidad de estoes evidente: podemos estar generandocualquier trabajo en Word o Power-Point a part ir de las notas que tomamosanteriormente en OneNote o, justo lo

contrario, estar navegando por Interneto utilizando cualquier otra aplicacin degestin y utilizar OneNote para tomaranotaciones, insertar webs, imgenes ocualquier otro contenido que podamosnecesitar.


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LA COMPETENCIA DE GOOGLE DOCS

resultaba muy dura para Microsoft, queera consciente de sus limitaciones. Y esque el futuro de la informtica personal re-side en la Nube, en que cada vez se desvin-cule ms al usuario de las aplicaciones ydatos locales a favor de servicios web quenos ofrecen sequridad, compatibilidad en-tre plataformas, as como capacidad paracompartir la informacin y acceder a ella

desde cualquier parte.A la vista de esta realidad, Microsoft hacreado sus Office Web Apps, una especiede Google Docs, aunque bastante ms po-tente por una sencilla razn: se integran ala perfeccin con el nuevo Office 2010.As, podemos crear un archivo de Word,Excel o PowerPoint localmente en nues-tro PC con las herramientas habituales ysubirlo sin salir de la aplicacin a nuestraunidad SkyDrive. Ms tarde, podremos ac-ceder a este mismo fichero desde casa, elporttil o cualquier ordenador del mundo

con conexin a Internet con la opcin deeditarlo on-line (desde el navegador web)o desde nuestra aplicacin local de Office2010 con todo su potencial. De la mismamanera, podremos compartir ese ficherocon otros usuarios que, igual que nosotros,podrn colaborar simultneamente sobreel documento. Las unidades de SkyDriveofrecen hasta 25 Gbytes de capacidadde manera gratuita, por lo que las posibi-lidades son realmente inmensas. A conti-nuacin os mostramos paso a paso cmodisfrutar de las nuevas Office Web Apps.

de Microsoft) si es que no la tenemos ya. Sinos conectamos a http://home.live.com,veremos una pgina de entrada donde ten-dremos la oportunidad de validarnos ||,o crear una cuenta nueva de Windows Livepinchando sobre el botn Registrarse

A continuacin, se nos ofrecer la posi-bilidad de crear la cuenta Windows Liveutilizando nuestra direccin de correoelectrnico habitual o, en caso de no teneruna, crearla en ese mismo momento em-pleando para ello el servicio de Hotmail. Enambos casos el proceso es gratuito,si ya somos usuarios del correo de Hotmailno necesitaremos crear una cuenta Win-dows Live, ser suficiente con nuestrosdatos de entrada para validarnos.

PASO 2EL ENTORNO

Antes de comenzar a util izar Office WebApps os recomendamos instalar el com-plemento SilverLight desde la direccin

www.silverlight.net, teniendo en cuentaque solo funcionar sobre Windows. Siutilizamos Mac o Linux, tambin podre-mos entrar en Office Web Apps, aunquecon algunas funciones ms limitadas.Una vez validados en la pgina del pasoanterior, veremos nuestro entorno per-sonal, donde tendremos que pinchar enla opcin Office de la barra superior.

A cont inuacin aparecer una pantallacomo la de la imagen, donde en la partecentralpodremos ver los ltimos archi-vos subidos o abiertos en nuestraunidad SkyDrive. Pinchando en Nuevo/

Carpeta Q, podremos crear carpetascomo si fuera nuestro disco duro local,apareciendo dichas carpetas en la co-lumna de la izquierda f@, mientras quesi pinchamos en SkyDrive podremos verel contenido completo de la unidad vir-tual con todas las carpetas y archivos pri-vados y pblicos.

Por ltimo, para crear inmediatamenteun documento en lnea de Word/Excel/PowerPoint o OneNote podremos recurriral men Nuevo o a los iconos de accesorpido fl de la parte derecha.


MS ON-LINE

NIVEL: Bsico

PASO 3GUARDA FICHEROSEN SKYDRIVEDesde cualquier aplicacin de Office 2010compatible, una vez que tenemos abierto

en pantalla cual-quier documentolocal, subirlo estan sencillo comoir al men Ar-chivo/Guardar yenviarIH, y pin-

char en la opcinGuardar en laWeb ||.

Lo que veremosa continuacines una pantalla

MICROSOFT APUESTA POR INTERNET

MS OFFICEWEB APPS 2010La firma de Redmond ha dado un paso de gigante al crear unentorno para almacenar archivos de Office on-line y manejarlosdesde cualquier PC con navegador web de manera gratuita.

PAS01CREA UNA CUENTAWINDOWS L1VELo primero que necesitaremos es unacuenta Windows Live (antigua PassPort
http://home.live.com/http://www.silverlight.net/http://www.pcactual.com/http://www.pcactual.com/http://www.silverlight.net/http://home.live.com/


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recomendable en entornas le

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en la que, lo primero, se nos pedir quenos identifiquemos en Windows Uve connuestra ID, que adems podremos mar-car para que se guarde para futuros usos.Una vez que nos hemos validado, apa-recer el contenido de nuestra unidadSkyDrive con todas sus carpetas { I .Solo tendremos que seleccionar la carpeta

de nuestro inters y el archivo ser subi-do inmediatamente a SkyDrive. Aqu esimportante tener en cuenta que, segn eltamao del archivo, el proceso puede seralgo lento o quedarse aparentemente col-gado. Por ello, habr que ser pacientes.

PASO 4.EDICION ON-LINEU OFF-LINEDespus de que hayamos subido deter-minados archivos a la unidad SkyDrive,

podemos abrirlos para editarlos o con-sultarlos, teniendo la opcin de hacerloexclusivamente on-line o a travs de laaplicacin local de Office 2010 que corres-ponda. En el primer caso, no tendremosque disponer de Office 2010 instalado enel ordenador en el que nos encontremosy podremos despreocuparnos de la segu-ridad, pues no habr temporales ni posi-

sobre el archivo que deseamos mover a lacarpeta Pblica y veremos cmo cambiaa una banda con fondo azul en la que semostrarn diversas opciones. Entre ellas,se encuentra la de Ms/MoverJJ y, alseleccionarla, se iniciar un asistente quenos permitir cambiarlo de carpeta.En ambos casos, otros usuarios (espec-ficos o todos) podrn acceder a nuestrosficheros de Office Web Apps en SkyDrive.Es posible obtener la direccin Web ne-cesaria navegando hasta la carpeta quenos interese y pinchando en Ms /Propiedades de la barra superior, dondetendremos un cuadro que indica la Direc-cin Web.

bilidad de que en dichoPC quede algn rastro

del fichero abierto.Eso s, el Office WebApp de Word Excelo PowerPoint presentanbastantes limitacionesfrente a sus homlogostradicionales Y

aunque resultan perfectamente vlidospara buena parte de las tareas bsicas,las ms avanzadas quedan fuera de sualcance.En todo caso, desde la pantalla que vea-mos en el Paso 2, si pinchamos sobrecualquier fichero de la unidad SkyDrive,se nos abrir una ventana de previsua-lizacin donde podremos elegir entreAbrir en Word (por ejemplo) o Editaren el explorador. En el primer caso, el fi-chero se descargar automticamente yabrir en nuestra aplicacin local, con laventaja de que, cada vez que pinchemosen Guardar, los cambios se almacenarnen nuestra unidad remota SkyDrive.

PASOSCOMPARTE CON

OTROS USUARIOSnicamente nos queda ver cmo com-partir un fichero subido a SkyDrive conotros usuarios. Una opcin es compartiruna carpeta completa, para lo que na-vegaremos por la unidad SkyDrive has-ta la que nos interesa compartir y, en laparte inferior, donde pone Compartidocon, pincharemos sobre Slo yo ff|. Enla pantalla siguiente, podremos pincharsobre Modificar permisos e indicar lasdirecciones de correo de las personascon ID de Windows Uve con las que que-remos compartir todos los ficheros de

una carpeta.Otra alternativa es compartir un ficherocon cualquiera que tenga acceso a nues-tra carpeta Pblica (que por defecto po-dra consultar cualquiera). Para ello, bastaque posicionemos el puntero del ratn

Guardar en la Web

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UNA ALTERNATIVA A MICROSOFT

Aunque se encuentra algo lejos en prestaciones de Office2010, OpenOffice es una alternativa libre y gratuita que ofreceprcticamente todo lo que un usuario medio puede necesitarpara sus tareas ofimticas.

de OpenOffice esbien simple: ofrecer una alternativa librey gratuita al software de pago de Micro-soft Office. Es decir, lo que Linux es a Win-dows, OpenOffice es a Office. Adems desu gratuidad (podemos descargarlo desdehttp://es.openoffice.org), sus principalesbazas son la compatibilidad para abrir yguardar ficheros en formato Office (Word,Excel, PowerPoint), soporte completo delformato Open Document y un entornoque para la mayora de los usuarios es mu-cho ms sencillo de manejar y dominar

que el de las ltimas versiones de Office.En la parte negativa tenemos que la evolu-cin de OpenOffice ha sido bastante lentacomparada con otros desarrollos de cdigoabier to por razones ajenas al proyecto, y locierto es que las consecuencias se notan.Estticamente la interfaz de OpenOffi-ce 3 recuerda ms a versiones antiguascomo las de Office 2000/2003, que a lasde Office 2007/2010, con muchas menoscapacidades avanzadas y con una serie defunciones que, si bien ofrecen casi todolo que puede necesitar un usuario medio,

estn muy por debajo de los lucimientosestticos que exhiben las ltimas ver-siones presentadas porMicrosoft.Por ltimo, no podemos olvidar que, a pe-sar de que es compatible con los formatosde Office, no siempre veremos los ficherosexactamente igual. Aunque los contenidosde texto se leen sin problemas, cualquierelemento grfico complejo de WordArt,Autoformas, grficos o funciones avanza-das de Excel y muchos grficos de Power-Point no aparecern en OpenOffice. Elresultado es una compatibilidad relativaque, sobre todo en el mundo empresarial,

supone el mayorhandicap para dar el es-paldarazo definitivo que permita su defini-tiva implantacin. En cualquier caso lo me-

jor es verlo y, por ello, os vamos a mostrarpaso a paso las herramientas de OpenOffi-ce con sus principales capacidades.

PAS01PROCESADOR

DE TEXTOSComo ya hemos indicado en la introduc-cin, la interfaz de OpenOffice recuerdabastante a versiones ms antiguas deOffice y la herramienta Writeres un buende ello. En la parte superior, podemos en-contrar la barra de iconos y la regla f,mientras que en la zona inferior tenemosinformacin de las pginas, idiomasy opcin de ajustar las diferentes vistas ynivel de zoom de la pgina que tene-mos delante.

Entre las funciones ms interesantes, po-demos mencionar la posibilidad de crear

PDFs de manera directa, algo que Wordno ha integrado hasta esta ltima versin2010. Otro cambio interesante es que aqulas plantillas para documentos comunes(faxes, cartas, ett. ) se conciben como asis-tentes que, una vez que recopilan los datosque requiere el documento, nos lo mues-tran en pantalla listo para ser revisado.En general, encontramos todas las funcio-nes necesarias en un procesador de textosmoderno, con posibilidad de manejar fr-mulas, tablas, incrustar imagen, sonidoy vdeo, o manejar a voluntad mrgenes,

formatos y estilos. Ahora bien, carece del

equivalente a WordArt y SmartArt de MSWord. Scontamos, al menos, con la posibi-lidad de insertar autoformas si pinchamos

sobre el cono de dibujo

PASO 2HOJA DE CLCULOCale es la hoja de clculo de OpenOfficey, como podis apreciar en la imagen, suinterfaz es prcticamente idntica a la deWriter, con una barra superior de conospara las funciones ms habituales y la in-

ferior con informacin acerca deldocumento.En lo que respecta asu funcionamiento,

en realidad, ofrece todo lo quenecesita un usuario medio queprecise confeccionar hojas declculo con funciones no exce-sivamente complejas. Adems,se defiende mejor que Writer ala hora de abrir ficheros prove-nientes de Office. Al igual que

ocurra con aquel, presenta deta-lles como la creacin directa deficheros PDF , funciones paracombinacin de corresponden-cia y correo electrnico , uotras para incrustar elementos


Office 2010 SOFTWARE ALTERNATIVO

NIVEL: Basico

LA RAZN DE SER
http://es.openoffice.org/http://www.pcactual.com/http://www.pcactual.com/http://es.openoffice.org/


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su nivel grfico se acerca a las del produc-to de Microsoft (Office permite efectosmucho ms impactantes), ni contamos congrficos SmartArt, una de utilidades msprcticas de PowerPoint para conseguirimpacto visual con un mnimo esfuerzo.

PASO 4.DISEO DEPUBLICACIONESLlegamos a Draw, una aplicacin que vistacon detenimiento no puede considerarsecomo un verdadero diseador de publica-ciones. O, al menos, no uno medianamenteprofesional. La razn es que aqu no conta-mos con plantillas prediseadas para reali-zar tareas ms o menos comunes (folletos,tarjetas, calendarios, etc.), al tiempo quecarecemos de ajustes avanzados para el

tratamiento en imprentas profesionales, nicontamos con recursos grficos demasia-do avanzados.

Las herramientas incluidas son bsica-mente las mismas para dibujar en Writer,Cale o Impress, necesitando mucho tra-bajo para conseguir resultados mediana-

no sea compatible con su forma-to de archivo. Aqu el objetivofundamental es poder crear ba-ses de datos de tamao pequeopara gestionar contactos, tareas,

datos de gestin, etc.Por una parte hay que alabar suinterfaz ;y, mucho ms limpiay sencilla que la de Access. Tantoque apenas necesitaremos co-nocimientos para empezar a ex-primirla, sobre todo gracias a losasistentes de creacin de tablasque implementa y que permitencrear diferentes tipos de tablasa partir de una serie de plantillasincluidas. Solo tendremos queseleccionar los campos que real-mente nos interesan y, en unos

pocos clics, tendremos la BB DD lista parafuncionar.

Algo muy parecido ocurre con los formula-rios t||, los cuales, aunque estticamenteno son demasiado llamativos, son fcilesde elaborar gracias al asistente y cumplensu funcin sin problemas.

mente atractivos y sin contar con efectosdemasiado logrados.

En definitiva, se trata de una aplicacin enla que podemos hacerflotar las cajas detexto , imgenes y sencillos grficos,pero poco ms. Es decir, algo casi idnticoa lo que podramos conseguir con el editorde textos, salvo por lascajas de texto flotante.


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multimedia e imgenes. Eso s, el nivel es-ttico de sus grficos est muy lejos delque logramos con Excel, al tiempo que ca-recemos de SmartArt o WordArt.

PASO 3l l P P F g F M T A C I f t M l T j SLlegamos a Impress, el programa de estasuite para generar presentaciones. Su ni-vel de compatibilidad con PowerPoint esan peor que las aplicaciones anterioresa poco que el fichero original tenga unacierta complejidad. Diferentes fondos yrecursos grficos, transiciones y otroselementos avanzados son demasiado paraser importados con fidelidad.Aun as, ofrece un comportamiento bas-tante razonable, aunque nos costar mu-

cho ms trabajo conseguir una presen-tacin comparable a otra realizada conPowerPoint. Y es que, aunque contamoscon una larga lista de autoformas , ni

PASO 5 .

Acabamos con Base, laherramienta de basesde datos incluida enOpenOffice. De nuevo,resulta un desarrollo in-finitamente ms bsicoque su equivalente deOffice (Access), aunque
http://www.pcactual.com/http://www.pcactual.com/http://www.pcactual.com/


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SUITE GRATUITA Y PROFESIONAL

LOTUSSYMPHONYAunque basada en OpenOffice, IBM nos ofrece una solucin deproductividad profesional con interesante cualidades, eficaz ysencilla de utilizar, donde el estndar ODF es protagonista.

Mucho tiempo ha pasadodesde 1985, ao en que IBMpresent la primera ver-sin de Lotus Symphonypara MS-DOS, que ms

adelante evolucionara hacia productostan conocidos en su momento como lasuite Lotus Smartsuite.El producto actual, en cambio, poco tieneque ver con los de antao. De entrada,est basado en el cdigo de OpenOffice,con el que guarda muchas similitudes. Sinembargo, IBM se ha preocupado de intro-ducir al

Guia y Manual Office 2010 ByReparaciondepc.cl

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