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Guía Convertirse en proveedor en proveedor ... elegir si se activa la solicitud como sociedad...
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Guía Convertirse en proveedor
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Guía Convertirse en proveedor
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Índice
1. La evolución del Portal Compras ..................................................... 3
1.1 El portal Global de Compras ........................................................................................................ 4
2. Registro en el portal del proveedor individual ............................... 5 2.1 Creación de Usuario ...................................................................................................................... 5
2.2 Cumplimentación de la Ficha de Señas ..................................................................................... 7
3. Scouting/calificación ........................................................................ 11 3.1 Selección de Grupo de Productos ............................................................................................ 11
3.2 Activación de solicitud ................................................................................................................. 16
4. Definición del usuario maestro ....................................................... 30 4.1 Aceptación del Reglamento de Compras y definición del Usuario Maestro ....................... 30
4.2 Modificación del Usuario Maestro ............................................................................................. 31
5. Definición de nuevos usuarios ........................................................ 32
6. Gestión de servicios de eProcurement ........................................... 34 6.1 Gestión de acreditaciones .......................................................................................................... 34
6.2 Servicios con opciones adicionales (Sourcing, SAGA, Web-EDI) ....................................... 36
6.3 Gestión de señas ......................................................................................................................... 38
7. Registro en el portal de proveedores complejos ........................... 42 7.1 Consorcios y ATE ........................................................................................................................ 42
7.2 Empresa matriz de Consorcio o Mandataria de ATE ............................................................. 42
7.3 Asociada de Consorcio o Mandante de ATE .......................................................................... 44
7.4 Obligaciones adicionales para la mandataria .......................................................................... 44
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1. La evolución del Portal Compras
El Portal de Compras afronta hoy un nuevo cambio y se convierte en una auténtica herramienta de trabajo y de control que Enel pone a disposición de sus Proveedores.
Único punto de acceso al mundo del eProcurement del grupo Enel, el nuevo Portal se apoya en tres principios fundamentales:
• Centralización del papel del Proveedor • Adopción de herramientas informáticas innovadoras • Introducción de procedimientos unívocos válidos a nivel global
El Portal Compras reconoce al proveedor una mayor autonomía de toma de decisiones en las actividades de administración de sus señas y en el uso de los servicios de eProcurement.
Además, permite racionalizar la información mediante el uso de herramientas innovadoras como:
» La “Ficha de Señas” de la Empresa » La “relación” informática con sus Usuarios » La diversificación de los perfiles asociables a los mismos
Todos los servicios de eProcurement disponibles en el Portal están regulados por un único texto normativo: el Reglamento de eProcurement.
Las empresas podrán además contar con una estructura de categorías de productos unívoca y válida para todas las sociedades del Grupo Enel.
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1.1 El portal Global de Compras
El Portal Global de Compras es el único punto de acceso para el registro de los proveedores y el consiguiente acceso al mundo del Global Procurement Enel.
Con el registro global, cada proveedor puede gestionar su relación con cualquier sociedad del Grupo Enel a través de un único proceso de registro.
Con este nueva función, el proveedor, utilizando su nombre de usuario y su contraseña unívocos, puede interactuar con todas las sociedades del Grupo Enel a través del panel global (denominado “myHome”) y utilizar todos los servicios disponibles: responder a las convocatorias de licitaciones, gestionar su proceso de calificación, visualizar sus resultados de calificación de vendedor, etcétera.
Esta función está activa no solo para los nuevos proveedores, sino también para los proveedores ya registrados en los portales locales preexistentes.
El registro del proveedor a través del PortalOne (Portal Global de Compras) es la primera fase obligatoria de cualquier tipo de cooperación empresarial con las sociedades del Grupo Enel, con el objetivo de garantizar la disponibilidad de los datos de los proveedores en todos los sistemas de abastecimiento del Grupo Enel.
El proceso de registro es sencillo y rápido: se invita a los proveedores a proporcionar sus datos de empresa, elegir una contraseña y seleccionar las sociedades del Grupo Enel y los Grupos de Productos de interés.
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2. Registro en el portal del proveedor individual
2.1 Creación de Usuario
Para registrar correctamente una empresa en el PortalONE, es necesario antes de nada que el Usuario, que debe ser NECESARIAMENTE una persona física, cree sus propias claves de acceso (no es posible ligar directamente el UserID a la empresa).
Para iniciar el registro, es necesario hacer clic en el enlace “Registrarse para acceder a servicios online” en el cuadro de inicio de sesión “MyEnel”.
En este momento, se accede a la pantalla en la que se introducen los datos propios y se selecciona la contraseña de acceso.
Para completar el registro, es necesario aceptar las Condiciones Generales de los servicios ofrecidos y las cláusulas legales y, por último, hacer clic en “Registrarme”.
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El registro del Usuario termina con:
• La visualización de la ventana de resumen de los datos introducidos.
• El envío de un email de notificación a la dirección especificada por el usuario, que contiene un enlace de activación.
Después de hacer clic en el enlace de activación presente en el email, es necesario hacer clic en el botón “Registrarme” para completar el registro. Un email de bienvenida notifica al usuario la habilitación de su cuenta para acceder al Portal.
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2.2 Cumplimentación de la Ficha de Señas
Una vez terminada la creación de la Cuenta de usuario, se inicia la fase de cumplimentación de la Ficha de Señas, que permite completar el registro de la empresa en el Portal.
Si el Usuario no rellena correctamente la Ficha de Señas, aunque esté registrado, no puede acceder a los servicios de eProcurement, sino únicamente consultar los contenidos de información del Portal.
El formulario de “Inserción de nuevas señas” se divide en cinco secciones:
1) En la primera sección, es necesario proporcionar los datos propios introduciendo la información de contacto (teléfono, fax, email).
2) En la sección “Señas de la empresa”, es necesario indicar las señas y los datos fiscales de la empresa. La cantidad mínima de información que se debe introducir en esta sección varía en función del valor seleccionado para los campos “Forma jurídica” y “País”. Los proveedores colombianos y norteamericanos (EE. UU. y Canadá) deben adjuntar al registro algunos documentos obligatorios haciendo clic en los botones correspondientes:
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3) En la tercera sección, hay que introducir los datos relativos a la sede social.
En caso de que el NIF a efectos del IVA introducido esté ya presente en el archivo de Enel, bastará con seleccionar la empresa a la que se asocia la cuenta de usuario seleccionándola de la lista que se propone automáticamente.
Es posible añadir otras sedes de empresa haciendo clic en el botón “Añadir nueva”. Haga clic en “Adelante” para pasar a la fase siguiente.
4) La sección “Información adicional” permite proporcionar datos sobre la situación económico-financiera de la empresa e indicar el sector en el que opera.
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La sección “Tipo proveedor” permite especificar el tipo de actividad realizada. En caso de que el tipo elegido sea “Distribuidor comercial/Agente comercial”, será necesario indicar los datos del productor.
En caso de que el registro tenga el único objetivo de poder emitir facturas con el servicio de Web-EDI, o si se está registrando como mandataria de una ATE o asociada a un consorcio, es necesario marcar la casilla situada en la parte inferior derecha.
5) La última sección resume la información principal introducida en los pasos anteriores.
Haciendo clic en “Enviar Datos” concluye el registro de las señas de la empresa y, salvo que se haya marcado la casilla en la pantalla anterior, se accede a la sección relativa a la selección de los grupos de productos para emprender el procedimiento de scouting/calificación. Además, se envía un email de confirmación a la dirección especificada durante la cumplimentación que especifica cómo completar el registro en el Portal.
Luego se redirecciona al panel MyHome, donde la única sección rellenada es la relativa a los datos de la empresa (en caso de primer registro).
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3. Scouting/calificación 3.1 Selección de Grupo de Productos
Para que una empresa pueda participar en las licitaciones convocadas por las sociedades del grupo ENEL, además del registro, es necesario completar correctamente un itinerario de Scouting/Calificación en al menos un Grupo de Productos.
En caso de que la empresa ya esté registrada y quiera crear una solicitud de Scouting/Calificación para un nuevo grupo de productos, para proceder, basta con hacer clic en “Activar nueva solicitud” en la sección myHome “Scouting/Calificación”.
Se inicia el itinerario de “Scouting/Calificación” seleccionando los Grupos de Productos de interés, consultando la Lista completa o utilizando el formulario de búsqueda.
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En la sección “Resultados búsqueda”, haga clic en el código del Grupo de Productos para visualizar la información detallada sobre el GP y seleccione la sociedad del grupo Enel en la que esté interesado.
En función de la selección realizada, se iniciará un proceso de Calificación Local o Scouting. Los requisitos mínimos de calificación/scouting varían según la sociedad elegida.
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Si el Grupo Mercancía seleccionado es de interés internacional (Global), o bien es considerado estratégico a nivel mundial y compartido por todas las unidades de Global Procurement de Enel, en algunos casos será posible elegir si se desea o no continuar con el proceso de calificación global, válido para todas las empresas del grupo Enel, o elegir el proceso de scouting, limitado sólo a una empresa.
En caso de activación de un itinerario de Calificación/Scouting para una sociedad no Endesa, será necesario elegir si se activa la solicitud como sociedad individual o como mandataria de ATE. Haga clic en “Activar Solicitud” para iniciar el proceso de cumplimentación del cuestionario; haga clic en “Atrás” para volver a la máscara de selección del GP.
En caso de doble itinerario, proceda normalmente con la activación de la solicitud: solo en un segundo momento se solicitará elegir si se realiza el itinerario de Scouting o de Calificación.
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En caso de activación de un itinerario de Calificación/Scouting para una sociedad del grupo Endesa, es necesario especificar si se está registrando solamente para poder gestionar ingresos de productos y facturas en Colabora (haga clic en “No”), o si se está interesado en responder a convocatorias de licitaciones (haga clic en “Sí”).
• En caso de que se responda “No”, no es necesario rellenar ningún cuestionario y bastará con aceptar el reglamento de eProcurement (véase la sección 4.1) para estar habilitado para operar en Colabora. Esto es válido tanto para GP con itinerario de Calificación como para GP con itinerario de Scouting.
• En caso de que se responda “Sí” y el itinerario elegido sea de Calificación, se visualizará una convocatoria que completa el proceso de calificación en Repro (haciendo clic en el correspondiente enlace), previa comprobación de los requisitos mínimos contemplados.
• En caso de que se responda “Sí” y el itinerario elegido sea de Scouting, será necesario elegir si se activa la
solicitud como sociedad individual o como mandataria de ATE. Haga clic en “Activar Solicitud” para iniciar el
proceso de cumplimentación del cuestionario; haga clic en “Atrás” para volver a la máscara de selección del
GP.
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• En el caso de Grupos de Productos de interés Internacional (Global), la candidatura para la calificación contempla la selección de las sociedades del grupo Enel en las cuales el proveedor desea trabajar. Seleccione luego los Países de su interés, considerando lo indicado en el requisito técnico.
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3.2 Activación de solicitud
El Scouting es una fase del itinerario de calificación obligatoria para todos los Grupos de productos; la Calificación, en cambio, se exige solo para algunos de los mismos.
En el Scouting, se cumplimentan algunas fichas informativas relativas a las actividades principales de la empresa, las referencias de trabajos anteriores o suministros efectuados para Enel o terceros y las eventuales certificaciones obtenidas de otros Entes.
En la Calificación, es necesario rellenar otras fichas y proporcionar información adicional y más detallada (incluso en forma de documentación que se debe adjuntar).
En este caso, el personal encargado de Enel, después de una atenta evaluación de la información proporcionada por la empresa, se expresa sobre la aptitud de la misma.
Si la solicitud de Scouting/Calificación tiene un resultado positivo, se entra a formar parte de la lista de proveedores cualificados que permite la posibilidad de participar en las licitaciones convocadas por Enel.
El número de fichas del cuestionario de Scouting/Calificación varía en función de diversas variables; por ejemplo, en caso de empresa individual o en caso de Consorcio o ATE, en caso de que se trate de un Grupo de Productos solo de Scouting, solo de Calificación o un grupo mixto de Scouting/Calificación, que contempla la elección del camino que se debe tomar.
Para poder rellenar las fichas del cuestionario, es necesario dar el consentimiento para el “Tratamiento de los datos personales”.
El porcentaje de progreso permite valorar cuánto se ha completado del cuestionario.
La leyenda señala cómo es posible tener una visión inmediata del estado de la cumplimentación de las fichas: las fichas no completas se caracterizan por un rectángulo rojo, que se vuelve de color verde para las fichas completadas.
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En la primera ficha, la ficha “Contacto”, se deben introducir los datos de la persona física que se considerará como referencia de la empresa para la solicitud de Scouting/Calificación. Es posible introducir un nuevo contacto o dejar el ligado al propio usuario (opción por defecto). Haga clic en “Guardar” y luego en “Adelante”.
La ficha Referencias se debe rellenar con la lista de trabajos/suministros efectuados por la empresa para Enel o para terceros en los últimos tres años y, opcional mente, también con la facturación anual limitada al Grupo de Productos objeto de la solicitud. Haciendo clic en “Añadir Nuevo”, se accede a la máscara de inserción de referencia.
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Es necesario introducir al menos una referencia para poder avanzar con la cumplimentación del cuestionario. También es posible eliminar una referencia, pero es necesario haber introducido más de una para poder hacerlo. Haga clic en “Guardar” y luego en “Adelante”.
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La ficha Certificaciones señala si se poseen o no certificaciones y, en tal caso, de qué tipo. Las eventuales certificaciones obtenidas deben adjuntarse en formato electrónico (PDF, JPG, PNG) según se requiera:
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La ficha Consorcios - ATE está presente solo en caso de que se haya decidido iniciar el itinerario de scouting/calificación como mandataria de ATE o Empresa matriz de Consorcio (para obtener información más detallada sobre esta ficha, véase la sección: 7. Registro en el portal de proveedores complejos).
En la ficha Documentación, por último, es posible adjuntar eventuales documentos útiles para la evaluación de la solicitud. Para algunos grupos de productos, en cambio, será obligatorio incluir documentación técnica.
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En caso de que se haya seleccionado un Grupo de Productos solo de Scouting (o, en caso de grupo mixto de Scouting/Calificación, si se ha elegido el itinerario de Scouting), el cuestionario termina aquí:
Después de enviar el cuestionario, es necesario esperar a la aprobación de la solicitud por parte del personal encargado, que se comunicará mediante correo electrónico a la dirección de email del contacto que ha rellenado el cuestionario.
Una vez aprobada la solicitud de Scouting por parte del personal encargado, entrando en MyHome, el proveedor podrá comprobar que el estado de la solicitud ha pasado a “Registrado”. Es posible:
Visualizar (pero no modificar) la información introducida en el cuestionario, haciendo clic en “Visualizar cuestionario”;
Modificar el contacto asociado a una solicitud específica, seleccionando la opción “Variación contacto” en el menú “Solicitudes Generales”;
Extender la solicitud de Scouting para ese GP a otro país, seleccionando la opción “Company Qualification Extension” en el menú “Solicitudes Generales” en la sección Scouting/Calificación de myHome. Esta opción está disponible para solicitudes tanto de Scouting como de Calificación, pero solo después de que el estado de la solicitud lo permita (“Registrado”, “Envío RFQ” o siguientes).
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Después de seleccionar “Company Qualification Extension”, y hacer clic en “Activar nueva solicitud”, se abre una máscara de selección en la que es posible seleccionar la sociedad a la que se dirige la extensión de la solicitud de Scouting/Calificación.
Es necesario rellenar de nuevo las diversas fichas informativas del cuestionario, pero algunos campos se rellenarán automáticamente con lo introducido en la solicitud de Scouting/Calificación anterior.
También en este caso, después de enviar el cuestionario, es necesario esperar a la aprobación de la solicitud por parte del personal encargado, que se comunicará mediante correo electrónico a la dirección de email del contacto que ha rellenado el cuestionario.
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Si, en cambio, el grupo de productos elegido es mixto Scouting/Calificación, se debe elegir qué itinerario se va a tomar antes de transmitir el cuestionario:
Si se selecciona “Calificación”, tras el análisis por parte del personal encargado de los datos y de los documentos introducidos en el cuestionario, el proveedor recibirá en caso de aprobación una comunicación por email que contiene una invitación para continuar rellenando la ficha “Transferencia bancaria” (Contribución solicitud); dicha ficha estará presente solo si se ha contemplado específicamente en el anuncio de calificación publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea (DOUE):
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Entrando en myHome, el proveedor puede ahora continuar la tramitación haciendo clic en “Efectuar transferencia” (en caso de que no se contemple el pago de la transferencia, la opción será “Completar cuestionario”):
Para visualizar la “ficha Transferencia bancaria” (o “Contribución solicitud”), que se debe rellenar en todas sus partes:
Luego, solo en los casos en que esté previsto, el proveedor deberá pagar una contribución de:
1500 euros más IVA, en caso de prima de calificación o en caso de empresa Mandataria de ATE o Empresa matriz de Consorcio.
1000 euros más IVA, a partir de la segunda calificación en adelante o en caso de empresa Mandante de ATE o Asociada de Consorcio.
En la ficha Transferencia bancaria se debe adjuntar el recibo de la transferencia realizada en formato electrónico (PDF o JPG) y se debe especificar la información de trazabilidad del pago (CRO o TRN).
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La ficha “Unidades Operativas” enumera las sedes de la empresa y sus características y se debe completar obligatoriamente introduciendo al menos una sede operativa:
Como primera unidad operativa, la ficha importará la dirección establecida anteriormente como sede social. En caso de que se trate de sede única, bastará con indicar el tipo (sede comercial, sede productiva) y especificar la naturaleza de las actividades realizadas:
La sede estará ahora presente en la lista. En caso de contar con varias sedes, la operación se deberá repetir haciendo clic nuevamente en “añadir nuevo”; en caso contrario, basta con hacer clic en “adelante”:
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En la ficha “Datos técnico-económicos”, es necesario indicar el documento contable de referencia, el mes de cierre contable y el año del último balance. El año del último balance se refiere al balance cerrado en cualquier fecha del año indicado en el campo. Por ejemplo, el balance de 2013 se refiere al balance cerrado el 31 de diciembre de 2013, pero también al balance cerrado en una fecha diferente (ej.: 31 de marzo de 2013, 30 de junio de 2013, 30 de septiembre de 2013):
Para cada año, se debe indicar cierta información dimensional, además del porcentaje de reparto de los ingresos por clientes en los últimos tres años (naturalmente, si la fecha de constitución de la sociedad es anterior a tres años; en caso contrario, se deben introducir los datos a partir de la fecha de constitución):
Una vez introducidos estos datos, haga clic en “Guardar”.
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Por último, es necesario introducir el reparto de ingresos limitados al grupo de productos objeto de la solicitud (en valor absoluto), también relativo al mismo periodo:
La suma de los importes declarados para cada grupo de productos no puede superar en ningún caso el valor de los ingresos netos anuales declarados.
Haciendo clic en “Adelante”, se guardará la ficha y se pasará a la siguiente
ATENCIÓN: La información relativa al documento y al periodo de cierre contable ya no se podrá modificar después de guardar, por eso el sistema permite una última posibilidad de modificación:
Después de pulsar en OK, los datos ya no se podrán modificar.
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En la última ficha, la “Ficha Documentación”, se deberá adjuntar toda la documentación necesaria para la aceptación de la solicitud:
En algunos casos, se tratará de modelos de documento que se deben descargar , rellenar y volver a subir
.
Los documentos obligatorios son los señalados con el icono del triángulo amarillo
Adjunte todos los documentos solicitados prestando atención a la ubicación de la plantilla (archivo que se debe descargar y rellenar), guarde primero el archivo en el ordenador y luego vuelva a subirlo después de haberlo rellenado correctamente; el resultado positivo de la subida realizada se indica mediante un signo de comprobación:
La lupa señala, por otra parte, la posibilidad de visualizar el documento subido.
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Tras adjuntar todos los documentos solicitados, se llega al final del cuestionario, que se puede enviar entonces para su aprobación:
Ahora solo falta esperar al resultado de la evaluación por parte de Enel:
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4. Definición del usuario maestro
4.1 Aceptación del Reglamento de Compras y definición del Usuario
Maestro
Para poder disfrutar de los servicios ofrecidos por el Portal Compras, es necesario, al margen del registro, aceptar el reglamento de E-Procurement.
La aceptación se realiza accediendo a la sección “Normas y Formularios” presente en MyHome, y marcando las dos casillas con las cuales se declara haber leído y aprobar las cláusulas del reglamento de E-Procurement.
El reglamento debe ser aceptado por el usuario Maestro en representación de la empresa de la que se está completando el registro.
El Usuario Maestro es el gestor de las habilitaciones. Es decir, se trata del usuario que debe gestionar las habilitaciones en los servicios de eProcurement para todos los usuarios (incluido él mismo) ligados a la Ficha de Señas de la empresa.
Tras los controles del caso, se enviará un email de confirmación de la habilitación efectuada.
Una vez recibida la confirmación de la habilitación del maestro y tras la comunicación de la superación del procedimiento de Scouting o de la primera fase de calificación, se habilitará automáticamente al usuario en el sistema de licitación “Sourcing de Licitaciones”. En caso de que, en la fase de selección de la sociedad, durante la solicitud de Scouting/Calificación, se haya elegido una sociedad del área Endesa, también será posible estar habilitado en el sistema SAGA.
La aceptación del reglamento de E-Procurement se debe efectuar una sola vez, salvo que el usuario maestro deba modificarse.
Nota Después de iniciar sesión, es posible gestionar:
a) el perfil propio;
b) acceder a las funciones de Maestro (enlace visible solo por el Maestro);
c) acceder a la función de Gestión de Señas (enlace visible solo si se ha habilitado previamente).
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4.2 Modificación del Usuario Maestro
Es posible modificar el Usuario Maestro asociado a la Ficha de Señas de la empresa.
La modificación puede ser solicitada exclusivamente por el Usuario Maestro “en ejercicio” a través del correspondiente enlace en la sección “normas y formularios” de myHome.
El nuevo usuario designado recibirá una invitación para aceptar el reglamento de eProcurement (véase la sección 4.1).
Tras la aceptación del reglamento, la nueva cuenta de usuario se habilitará para las Funciones de Maestro, que se deshabilitarán en la antigua.
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5. Definición de nuevos usuarios
En caso de que se quieran diversificar las responsabilidades en referencia a los diversos servicios del portal de Compras (ej. gestión de señas, acceso a las licitaciones en línea, acceso al sistema de calificación, etc.), es posible añadir Usuarios. Para añadir un nuevo usuario, es necesario realizar un nuevo registro eligiendo un nuevo usuario y una nueva contraseña que lo identifiquen de manera unívoca. La propuesta de “vínculo” con las señas de su empresa es presentada por el sistema cada vez que se añade un nuevo usuario.
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Después de haber creado una nueva cuenta de usuario, en la fase de cumplimentación de la ficha de señas, en caso de que el NIF a efectos del IVA esté ya presente en el archivo de Enel, bastará con seleccionar la empresa a la que se asocia la cuenta de usuario seleccionándola de la lista que se propone automáticamente.
Es necesario seleccionar la empresa propuesta y hacer clic en “Adelante”. Una vez seleccionada la empresa, se visualiza su ficha de señas en formato resumido. El procedimiento de enlace se concluye guardando los datos introducidos haciendo clic en “Enviar Datos”. Se visualiza un mensaje de confirmación que remite al usuario a la sección del portal donde se indican también las señas de su empresa.
Al mismo tiempo, se envía un email a la dirección del contacto Maestro de la empresa que lo informa de que un nuevo usuario se ha registrado en el portal Global de compras utilizando los datos fiscales de la empresa.
Siguiendo el procedimiento “de enlace”, cada empresa podrá crear y administrar diversos Usuarios, todos “ligados” a su Ficha de Señas.
Nota
Después de haber registrado su Cuenta de usuario, el Portal efectúa un control sobre los datos fiscales de la empresa y, si detecta que existe una ficha de señas introducida anteriormente, se la propone al usuario. En este momento, es necesario comprobar que la ficha de señas propuesta sea la de su empresa y, en tal caso, hacer clic en “Seleccionar”. En caso de que la Ficha de Señas propuesta por el sistema no sea la de su empresa, es necesario hacer clic en el botón “Volver al registro” presente en la ventana de “Enlace de usuario con señas” para comprobar si los datos introducidos son correctos y, si es necesario, modificarlos.
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6. Gestión de servicios de eProcurement
6.1 Gestión de acreditaciones
Para habilitar un Usuario en un servicio, el Maestro debe acceder a la función de Gestión de acreditaciones. Acreditar a un Usuario en un servicio significa proporcionarle una habilitación para acceder a dicho servicio.
Para acceder a la gestión de las acreditaciones en myHome, el Maestro debe hacer clic en el botón “Funciones de Maestro”.
Nota
Los servicios de eProcurement acreditables más importantes son:
• Scouting/Calificación, para la gestión en línea de la tramitación de la calificación;
• Sourcing de Licitaciones, para la participación en las licitaciones convocadas por Enel;
• Gestión de señas, para la modificación de las señas de su empresa;
• Web EDI, para la transmisión en formato electrónico de los documentos comerciales.
En caso de que, en la fase de selección de la sociedad, durante la solicitud de Scouting/Calificación, se haya elegido una sociedad del área Endesa, será posible además solicitar la habilitación para el servicio:
• SAGA, para la facturación, la gestión de contratos y la participación en las licitaciones convocadas en el ámbito de Endesa;
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En la ventana “Lista de Usuarios”, el Maestro visualiza todos los Usuarios ligados a la Ficha de Señas. En
esta ventana, el Maestro puede gestionar las habilitaciones de cada uno de ellos haciendo clic en el icono
“Habilitar Servicios” o puede modificar las señas del usuario, haciendo clic en “Modificar Datos”.
En la ficha “Habilitaciones de Usuario”, es posible seleccionar en la columna “Habilitar” todos los servicios
para los que se quiere habilitar al usuario. Para algunos tipos de acreditación (SAGA, Web-EDI, Sourcing de
Licitaciones), es necesario efectuar operaciones adicionales.
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6.2 Servicios con opciones adicionales (Sourcing, SAGA, Web-EDI)
6.2.1 Servicio de Sourcing de Licitaciones
Es posible habilitar a un Usuario en el Servicio de Scouting de Licitaciones seleccionando el servicio
“Sourcing de Licitaciones” en la tabla de “Gestión de Acreditaciones”. El Maestro debe seleccionar en la
columna “Grupos de productos” aquel al que desea proporcionar la habilitación y hacer clic en el botón
“Añadir Grupo de Productos”. El Grupo de Productos se desplazará a la columna de la derecha “Grupo de
productos seleccionados”. Haga clic en “Guardar” para realizar las modificaciones.
Si el procedimiento ha tenido un resultado positivo, el sistema introducirá el servicio Sourcing de Licitaciones
en la “Lista de servicios” para el Usuario gestionado.
Una vez habilitado, para entrar en una licitación en la que se está convocado mediante el sistema Sourcing,
se puede hacer clic en “Entrar en la licitación” o bien directamente en el código de licitación presente en la
lista de licitaciones en la sección dedicada a Sourcing del panel myHome.
Nota
En la sección de habilitación en el servicio Sourcing de Licitaciones, la tabla de la izquierda contiene solo los Grupos de Productos para los cuales el Proveedor ha superado correctamente el itinerario de Scouting/Calificación.
Dicho de otro modo, el Maestro puede habilitar a un Usuario para el servicio Sourcing de Licitaciones en un determinado Grupo de Productos únicamente si el Proveedor ha superado correctamente el itinerario de Scouting/Calificación.
El Contacto Maestro puede habilitar a un Usuario en el servicio “Sourcing de Licitaciones”, pero no puede retirar la habilitación una vez que se ha concedido; para ello, deberá enviar una solicitud explícita en ese sentido por correo electrónico a la dirección: [email protected]
En caso de convocatoria de una licitación:
Atención: el sistema SAGA y el servicio Sourcing de Licitaciones son dos sistemas distintos e independientes. Para saber cuál de los dos se debe utilizar en el caso específico, hay que atenerse al email de convocatoria de la licitación.
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6.2.2 Servicio SAGA
La habilitación con SAGA es posible solo para aquellos proveedores que, en la fase de selección de la
sociedad del grupo ENEL de interés, han seleccionado una sociedad del ámbito de Endesa.
La habilitación con SAGA se ha dividido en dos áreas geográficas, gestionadas por dos sistemas
independientes:
- SAGA neep (España y Portugal)
- SAGA latam (América Latina)
El botón “Añadir”, que permite solicitar la habilitación en el servicio, aparecerá exclusivamente en el sistema
que gestiona el área geográfica en la cual está incluido el país de la sociedad del ámbito de Endesa
seleccionada en la fase de registro (por ejemplo: SAGA neep para Endesa España, SAGA latam para
Endesa Colombia etc.).
Haciendo clic en “añadir”, es posible especificar en qué funciones del sistema SAGA (licitaciones,
facturación, gestión de contratos, etc.) se quiere solicitar la habilitación.
Una vez efectuada la solicitud de habilitación y especificadas las modalidades, es necesario esperar a la aceptación de dicha solicitud por parte de la oficina encargada.
Cuando la habilitación está activa a todos los efectos, para entrar en el sistema SAGA, basta con hacer clic en el botón “Acceder” en la sección del panel myHome dedicada a SAGA.
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6.2.3 Servicio Web‐EDI
Web-EDI es el servicio de intercambio electrónico de documentos entre ENEL y sus proveedores,
especialmente con relación a la facturación. Haciendo clic en “Añadir”, se debe especificar qué perfil de
habilitación se solicita; para la facturación, por ejemplo, es necesario seleccionar: “Administrativo”
6.3 Gestión de señas
Cuando resulte necesario modificar los datos de la empresa introducidos inicialmente durante el registro, se
puede usar la función “Modificar señas”, dentro de la sección “Señas” en myHome.
La función “Modificar señas” estará presente exclusivamente tras la aceptación del reglamento de
eProcurement por parte del proveedor.
La modificación de las señas puede ser realizada por el Usuario “Gestor de señas”, que es designado por el
usuario Maestro y que tiene la misión de proponer modificaciones de las señas y los datos fiscales
introducidos en la Ficha del Proveedor.
Nota
El servicio de facturación mediante Web-EDI y el homónimo servicio dentro de SAGA son distintos e independientes: Web-EDI se dedica a la facturación para las sociedades del grupo Enel, EXCLUIDAS las del ámbito de Endesa, para las cuales se utiliza, en cambio, el sistema SAGA.
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El Gestor de Señas efectúa solo “propuestas de modificación”, ya que, para hacer efectivos los cambios, es
necesaria de todas formas la intervención del personal de Enel, que debe validarlos.
En caso de que la propuesta de modificación surja a raíz de un evento societario (ej. cesión de una actividad
de la empresa, fusión, etc.), es obligatorio especificar el tipo de evento y proporcionar la documentación
correspondiente.
Haciendo clic en el botón “Modificar señas”, se abre la ficha de “Propuesta de actualización de señas”, en la
que se incluyen cuatro secciones: Datos de la Empresa, Señas Sedes, Información adicional y Adjuntos AU.
En función del “Motivo para el que se propone la actualización”, se habilitará el acceso a las diversas
secciones y a la modificación de los datos correspondientes.
El usuario realiza las modificaciones deseadas, que obviamente deberán ser coherentes con el motivo
elegido.
Después de especificar el motivo e introducir las modificaciones deseadas, en la sección “Adjuntos AU”, se
solicita subir los documentos que es necesario presentar junto a la propuesta de modificación.
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Los documentos que se deben subir variarán en función del motivo elegido en la ficha anterior (Ficha de
Señas).
Una vez efectuada la subida de cada uno de los documentos solicitados, el botón “Adjuntar” se sustituye
por tres iconos: , el primero de los cuales permite la visualización del archivo que se acaba de
subir, el segundo permite su sustitución y el tercero, su eliminación.
En caso de que no se posean en ese momento todos los documentos solicitados, es posible guardar la
información introducida y subir en un segundo momento los documentos que falten.
Una vez introducidos todos los documentos solicitados, para terminar la propuesta de modificación, basta
con hacer clic en “Confirmar”. Una vez enviada la solicitud de actualización de los datos, ya no será posible
solicitar nuevas modificaciones hasta que la propuesta de modificación anterior haya sido aprobada o
declinada por Enel.
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Mientras se está a la espera de la aprobación de la solicitud de modificación, el botón “Modificar señas” de la
sección “Señas” de myHome se sustituirá por el botón “Ver señas”. Haciendo clic en el botón, será posible
examinar el contenido de la solicitud de modificación solo en modo de lectura.
La eventual aceptación de la propuesta de modificación se comunicará mediante correo electrónico a la
dirección del contacto (o usuario) que ha efectuado la solicitud.
Una vez que la solicitud haya sido aprobada o rechazada por Enel, el botón “Modificar señas” volverá a
aparecer en la sección “Señas” y la función estará de nuevo activa.
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7. Registro en el portal de proveedores complejos
7.1 Consorcios y ATE
Para crear en el Portal un Consorcio o una Asociación Temporal de Empresas, es necesario que todas las empresas que forman parte estén registradas correctamente en el Portal. El procedimiento de registro es completamente análogo al mostrado anteriormente para un proveedor individual.
7.2 Empresa matriz de Consorcio o Mandataria de ATE
Para activar un registro como Empresa matriz de un Consorcio o Mandataria de una ATE, es necesario:
Crear su propio Usuario; Rellenar la Ficha de Señas de Proveedor Aceptar el reglamento de eProcurement Activar un procedimiento de scouting/calificación como “Mandataria de ATE” en fase de selección del GP
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En la cumplimentación del Cuestionario, será necesario rellenar también la ficha “Consorcios – ATE”.
Antes de nada, es necesario efectuar la subida de la escritura de constitución/contrato de ATE y añadir las asociadas/mandantes con “Añadir nuevo”. En esta fase, se puede además decidir excluir de la calificación una de las empresas pertenecientes al Consorcio o a la ATE.
Para cada una de las empresas que componen la ATE/Consorcio, es necesario rellenar los datos solicitados, comprobar si el NIF a efectos del IVA de la empresa que se está añadiendo está ya presente en el portal de Compras y hacer clic en “Guardar”.
Después de hacer clic en “Guardar”, se habilita la posibilidad de enviar un email a la mandante haciendo clic en “Enviar Email”.
Por último, haga clic de nuevo en “Guardar”.
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7.3 Asociada de Consorcio o Mandante de ATE
Para completar correctamente el registro de un Consorcio o de una ATE, las Asociadas o las Mandantes deben antes de nada registrarse como proveedores (en caso de que no lo hayan hecho ya) en el portal de Compras, procurando NO INICIAR NINGÚN PROCESO DE SCOUTING/CALIFICACIÓN.
Una vez que se ha realizado el registro, haga clic en el enlace presente en el email enviado por la Mandataria o la Empresa matriz y siga el itinerario de scouting/calificación asignado.
7.4 Obligaciones adicionales para la mandataria
Exclusivamente en el caso de ATE, tras la aprobación del procedimiento de scouting/calificación por parte de la oficina ENEL competente, el sistema creará de modo automático un nuevo nombre de usuario y una nueva contraseña que identificarán a la Asociación Temporal de Empresas que se acaba de crear y se los comunicará a la empresa Mandataria por email.
La empresa Mandataria deberá entonces utilizar las credenciales recibidas para entrar en el sistema y aceptar el reglamento de E-Procurement.
Las nuevas credenciales deberán utilizarse a continuación exclusivamente para la participación en las eventuales licitaciones a las que sea convocada la ATE.
Nota Es posible asumir la función de Asociada o de Mandante aunque sean proveedores sencillos ya registrados regularmente en el Portal.
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Resumen
Proveedor Nuevo El Portal Compras permite al Proveedor gestionar sus señas y acceder a diversos servicios. Para disfrutar de los servicios de eProcurement, es necesario:
» Acceder al Portal e introducir el nombre de usuario y la contraseña o, si todavía no se está registrado, introducir las señas y crear las claves de acceso;
» Rellenar correctamente la Ficha de Señas.
» Completar el itinerario de “Scouting/Calificación” para pasar a formar parte de la lista de Proveedores y poder participar en las licitaciones de abastecimiento convocadas por Enel.
Atención: es indispensable superar con resultado positivo el procedimiento de “Scouting/Calificación”. Al final del procedimiento de registro, es necesario aceptar el reglamento de eProcurement y definir al Usuario “Maestro”.
Proveedor existente Es posible crear varios Usuarios para una misma empresa. Cada nuevo Usuario de un Proveedor ya registrado en el Portal deberá, a su vez, registrarse y conectarse a la Ficha de Señas existente, que el sistema le propondrá automáticamente, ya cumplimentada con los datos de la empresa.
El Proveedor podrá acceder de todas formas a los servicios de eProcurement solo en caso de que haya aceptado el reglamento de eProcurement, uno de los Usuarios se haya definido como Maestro, el procedimiento de Scouting/Calificación se haya efectuado y Enel haya dado un dictamen positivo en relación con el Grupo de Productos seleccionado.
Representante Es posible que un único Representante gestione varios Proveedores.
Si el Representante de varios Proveedores desea registrarse en el Portal y administrar más de una empresa, deberá efectuar tantos registros y luego crear tantos Usuarios como empresas represente. El motivo es que cada Usuario con sus propias claves de acceso se puede asociar a una sola Ficha de Señas.
Después de registrarse, para obtener las acreditaciones en los servicios de eProcurement, el Representante debe ser definido como “Maestro” por las empresas que representa o solicitar directamente al Maestro de cada empresa la habilitación en los servicios específicos de eProcurement.
Si el Representante ya está registrado, en cambio, debe contactar con la Mesa de ayuda de Enel, que lo ayudará a realizar todas las operaciones necesarias.
ATE La mandataria debe:
1. Iniciar sesión; 2. Crear la solicitud de Scouting/Calificación indicando las mandantes que forman parte de la ATE (las
cuales deberán haberse registrado previamente en el portal de Compras); 3. Seleccionar “Enviar cuestionario” para enviar la solicitud de Scouting/Calificación para la aprobación de la
oficina competente.
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Información Para cualquier problema o duda, llame a uno de los siguientes números, según el país correspondiente:
Italia: +39 06 8305 5500 -> L – V: 8.00 - 20.00
Eslovaquia: +421 2 58662001 -> L – V: 8.00 - 17.30
Federación Rusa: +7 495 539 31 38 -> L – V: 8.00 - 17.30
Brasil: 8099 (Ampla) - 808099 (Coelce) -> L - V: 08:00 - 18:00
Chile: 4499 / +56 2 353 4499 -> L - J: 08:30 - 18:30 / V: 08:30 - 16:30
Colombia: 4499 / 3499 / +57 1 601 6060 -> L - J: 07:30 - 18:00 / V: 07:30 - 15:00
España: 449909 / +34 954 487 802 -> L - J: 08:00 - 20:00 / V: 08:00 - 16:00
Perú: 4499 / +56 2 353 4499 -> L - J: 08:00 - 19:00 / V: 08:00 - 14:00
Portugal: 449909 / +34 954 487 802 -> L - J: 07:00 - 19:00 / V: 07:00 - 15:00
Argentina: [email protected]
Asia y Extremo Oriente: +86 (0) 10 844 76 876
Si, en cambio, prefiere escribir, puede hacerlo seleccionando el botón “Contactos” situado en la barra superior del Portal.
