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Universidad de Panamá Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria Departamento de Planificación Administrativa PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN DE UNIDADES ACADÉMICAS O ADMINISTRATIVAS GUÍA TÉCNICA

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Universidad de PanamáDirección General de Planificación

y Evaluación Universitaria

Departamento de Planificación Administrativa

PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN DE UNIDADES ACADÉMICAS O

ADMINISTRATIVAS

GUÍA TÉCNICA

UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria

Departamento de Planificación Administrativa

“Guía Técnica para la Creación o Reorganización de Unidades Académicas o

Administrativas”

Actualización 2011

© Universidad de Panamá© Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria Departamento de Planificación Administrativa Este documento fue editado en abril de 2011 e impreso en la Imprenta Universitaria.Diseño y diagramación: Johana Solís R.

Dr. Gustavo García de ParedesRector Magnífico

Dr. Justo MedranoVicerrector Académico

Dra. Betty Ann Rowe De CatsambanisVicerrectora de Investigación y Postgrado

Dr. Carlos BrandarizVicerrector Administrativo

Ing. Eldis BarnesVicerrector de Asuntos Estudiantiles

Mgter. María del Carmen T. de BenavidesVicerrectora de Extensión

Dr. Miguel Ángel CandanedoSecretario General

Mgter. Luis PossoDirector de Centros Regionales y Extensiones Universitarias

Autoridades Universitarias

Dr. Enrique Lau CortésDirector General

Mgter. Gina RománSubdirectora de Planificación

Mgter. Abril Chang de MéndezSubdirectora de Evaluación

Equipo Técnico

Lic. Esther Velotti de RoblesJefa de Planificación Administrativa

Mgter. Patricia ArjonaPlanificadora Evaluadora

Lic. Erika P. Jiménez B.Planificadora Evaluadora

Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria

Introducción

A. Criterio a considerar para la elaboración de una propuesta de creación o reorganización

B. Fases para la creación o reorganización de unidades académicas o administrativas

C. Contenido de la Propuesta o Proyecto (Fase de Elaboración o desarrollo del proyecto)

Glosario

Anexo1. Flujograma2. Ejemplos de verbos que se pueden utilizar para

expresar objetivos3. Esquema para la presentación de los Cuadro de

Recursos Humanos4. Esquema de Plan de Implementación

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Contenido

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Para la Universidad de Panamá, la estructura organizacional formal, juega un papel relevante en su

gestión ya que establece la distribución organizada del trabajo y los mecanismos de coordinación interno que facilitan la implementación de las estrategias para alcanzar los objetivos y metas institucionales.

Bajo esta orientación, la Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria a través del Departamento de Planificación Administrativa, pone a disposición de la comunidad Universitaria la actualización de la guía técnica “Aspectos que debe contemplar una propuesta de creación o reorganización de unidades académicas o administrativas en la Universidad de Panamá”.

Conscientes de que la institución, requiere mantener una estructura organizacional funcional y dinámica que apoye la calidad, eficiencia y eficacia de su gestión, se han establecido en este documento los elementos fundamentales para las fases de formulación, presentación, análisis, evaluación y aprobación de las propuestas de creación o restructuración organizativa, encaminadas al proceso permanente de modernización de la Gestión Institucional.

Introducción

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Es importante señalar que esta herramienta de trabajo, es revisada periódicamente con la finalidad de incorporar las experiencias y necesidades institucionales, así como los lineamientos generales emitidos por el Ministerio de Economía y Finanzas, para la elaboración de propuestas de reorganización administrativas en el Sector Público.

Este documento se ha estructurado en tres partes; en el punto A, se observan los criterios que se deben considerar para la elaboración de una propuesta de creación o reorganización, en el punto B se presentan los pasos o recorrido que deben seguir los proyectos de esta naturaleza en la institución, el punto C desarrolla el contendido de la propuesta o proyecto refiriéndose a los aspectos de relevancia para facilitar las fases de análisis, evaluación y aprobación, de igual manera se ha incluido un glosario y como parte de los anexos un flujograma, listado de verbos para la redacción de objetivos y un esquema para la presentación de los recursos humanos.

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Punto ACriterios o lineamientos que se deben considerar en la fase de elaboración de una propuesta de creación o reorganización

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A. Criterios o lineamientos que se deben considerar enla fasedeelaboracióndeunapropuestadecreaciónoreorganización:

1. Toda modificación a la estructura organizacional debe ser solicitada por el titular de la dependencia al Rector (a), analizada y evaluada por la Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria y aprobada por el Consejo Académico o Consejo Administrativo según corresponda.

2. Que el proyecto de creación o reorganización se enmarque en las disposiciones legales vigentes, Ley Orgánica, Estatuto y Reglamentos Universitarios, así como los establecidos por el Ministerio de Economía y Finanzas para esta actividad en el sector gubernamental.

3. La propuesta deberá presentarse únicamente cuando la estructura orgánica no satisfaga las necesidades actuales y futuras de la unidad en cuanto al cumplimiento de las funciones establecidas o programas autorizados, o bien por cambios en la base legal, limitando su participación en los logros de los objetivos institucionales.

4. Que no exista a nivel institucional otra unidad administrativa o académica que persiga los mismos objetivos y/o realice las mismas funciones.

5. Que la reorganización no afecte o lesione los derechos de los funcionarios.

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6. Que una vez aprobada la estructura orgánica la Dirección de Recursos Humanos, analice y evalúe la estructura de personal necesaria y adecuada para implementar la propuesta.

7. Que los recursos necesarios para implantar el proyecto estén claramente identificados y cuantificados, así como las fuentes de financiamiento.

8. La implementación del proyecto de creación o reestructuración estará sujeto a la disponibilidad económica y financiera de la Institución, en los casos que se ameriten recursos adicionales

9. Que la propuesta cumpla con todos los aspectos contenidos en la presente Guía.

Punto BFases para la creación o reorganiza-ción de unidades académicas o admi-nistrativas

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B. Fases para la creación o reorganización de unidades académicas o administrativas:

1. Elaboración de la propuesta:

a. Determinada la necesidad de reestructurar o crear una unidad académica o administrativa, el Director, Decano o Jefe de la unidad proponente, solicitará por escrito al Director General de Planificación y Evaluación Universitaria, Asesoría Técnica para el desarrollo de esta actividad.

b. La unidad proponente elaborará el proyecto de propuesta, atendiendo los aspectos y criterios establecidos en los puntos A y C, de esta guía, para lo cual contará con la asesoría técnica del Departamento de Planificación Administrativa de la Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria.

c. Además en la redacción de las funciones es necesario que se contemplen las establecidas en el Estatuto Universitario debe guardar relación coordinada con lo establecido en el Artículo 126, para una Escuela y el Artículo 131, para un Departamento.

2. Presentación de la propuesta:

El Director, Decano o Jefe de la unidad, presentará la propuesta mediante solicitud formal al Señor Rector, quien a su vez remitirá el documento a la Dirección

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Departamento de Planificación Administrativa

General de Planificación y Evaluación Universitaria para el análisis y evaluación correspondiente.

3. Análisis, evaluación y ajuste a la propuesta:

La Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria, a través de su Departamento de Planificación Administrativa, analizará y evaluará la propuesta.

De igual manera, tendrá la responsabilidad de elaborar los informes de observaciones y coordinar con la Unidad proponente, las reuniones de trabajo para que se efectúen los ajustes y/o correcciones de ser necesario, con el fin de obtener una propuesta acorde a las necesidades institucionales y la disponibilidad de los recursos.

4. Aprobación de la propuesta:

Una vez concluida la etapa de ajuste y corrección de la propuesta, la unidad proponente remitirá el documento final a la Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria, para la revisión final (que se hayan atendido todas las observaciones emitidas en el proceso de análisis y evaluación) y la elaboración del Informe Ejecutivo.

El informe Ejecutivo se enviará al Jefe de la Unidad proponente y al Rector (a), para su consideración y remisión a la Secretaría General, a fin de que se

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incluya dicha la propuesta en el temario del órgano de gobierno respectivo.La Unidad Gestora tendrá la responsabilidad de realizar la presentación y sustentación de la propuesta.

5. Implementación:

Debidamente aprobada la propuesta, la Secretaría General será el ente responsable de proceder a realizar las notificaciones formales respectivas, a fin de que la unidad proponente inicie la fase de implantación, en conformidad a lo aprobado y los recursos disponibles. Para facilitar la comprensión de las fases antes detalladas presentamos el flujograma que esquematiza las distintas acciones que se deben atender en la institución para este tipo de proyectos (Anexo 1).

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Punto CContenido de la Propuesta o Proyecto (Fase de Elaboración o desarrollo del proyecto)

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C. Contenido de la Propuesta o Proyecto (Fase deElaboraciónodesarrollodelproyecto):

1. Antecedentes:

Este aspecto debe presentar una descripción precisa y cualitativa de la situación que ha original la necesidad de crear o reorganizar administrativamente la Unidad. La descripción debe identificar los hechos históricos y la situación, permitiendo así tener una visión global de la problemática que promueve la solicitud.

2. Justificación:

Este es un punto importante para la creación o reorganización de cualquier estructura administrativa ya que debe presentar un panorama de cómo quedará la situación problemática con la implementación del proyecto.

La justificación es la explicación del por qué se debe llevar a cabo el proyecto, es decir, define los motivos que lo sustentan y cómo esta propuesta resolverá el problema o la necesidad con su implementación.

Además, debe estar dada en términos del logro de objetivos ya que sean estos asignados o nuevos a través de determinadas funciones que debe cumplir la organización ya sea por mandato legal, por crecimiento institucional, ampliación o resignación de funciones o para la legalización de una

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situación que se ha dado de hecho por razón de la dinámica de la organización.

3. Fundamento Legal:

En este aspecto se indican las legislaciones, decretos, resoluciones y acuerdos, así como cualquier normativa que tenga relaciona directa o afecta la configuración orgánica de la Unidad proponente. Estas disposiciones legales deberán enlistarse en orden cronológico y jerárquico es decir; constitución, leyes, decretos, resoluciones, acuerdos y otros.

4. Diseño de la Organización:

La organización propuesta debe configurarse a mediano plazo, adoptando esquemas que respondan a la realidad institucional.

Este punto comprende los aspectos sustantivos a evaluar en el proyecto y tiene relación con la definición de la razón de ser de la unidad o de las modificaciones que se propongan con miras al logro de los objetivos y fines organizacionales.

Para ello se deben desarrollar los siguientes aspectos:

a) Nombre de la unidad:Este debe expresar la denominación de la unidad y facilitar la identificación de sus funciones dentro de la organización.

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b) Organización:Identificación de las áreas funcionales que conformarán la estructura orgánica propuesta.

En este apartado consideramos conveniente detallar los tipos de niveles estructurales que se aplican en el estado panameño, de acuerdo a la Guía Técnica para la Elaboración de Organigramas en el Sector Público Panameño del Ministerio de Economía y Finanzas.

Niveles Estructurales:

1. Nivel Político y Directivo:Es aquel establecido a través de una conformación jurídica en donde se norma, señala y exige el cumplimiento de las políticas, objetivos, estrategias, planes, programas y leyes de la entidad; además en él se ejerce la orientación, dirección de la misma y delegación de facultades.

Nivel Coordinador:

En este nivel se ubican a las unidades administrativas que tienen como funciones principales propiciar y lograr la interrelación de las labores y actividades que ejecutan la institución en búsqueda y logro de un objetivo común y procurando que el desarrollo de esas actividades se cumplan en forma armoniosa, ordenada y racional.

2. Nivel Asesor:

Las unidades administrativas que corresponden a este nivel, ejercen, orientación, aconsejan, proponen

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y recomienda, acciones a seguir, seguridad y aclaran a cualquier unidad administrativa que conforman la dependencia a fin de conseguir los fines adscritos a la institución.

3. Nivel Fiscalizador:

Se incluyen en este nivel todas aquellas unidades administrativas que desarrollan que desarrollan actividades de fiscalización, regulación y control de todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos a nivel interno de la institución o instituciones que ejerza estas funciones para todo el Sector Público.

4. Nivel Auxiliar de Apoyo:

Se incluyen en este nivel, todas aquellas unidades administrativas de las cuales la organización procura la disposición y administración de recursos humanos, materiales, financieros, estructurales y que además prestan a la misma los servicios indispensables para el desarrollo de actividades, programas y funciones encomendadas y asignadas a cada unidad administrativas o en su conjunto.

5. Nivel Técnico:

Las unidades administrativas que se incluyen en este nivel, desarrollan actividades relacionadas con investigaciones en áreas especificas; diseño de metodologías, normas y estándares aplicables

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a los procesos de trabajo de las unidades de líneas (para que se ajusten sus actividades a las novedades científicas en los aspectos de producción y gestión) y para las unidades de apoyo con la debida coordinación con los organismos rectores de los sistemas administrativos.

6. Nivel Operativo:

Agrupa las unidades administrativos que dentro de las instituciones hacen posible alcanzar los objetivos institucionales y gubernamentales en pro del beneficio de la comunidad en general (son unidades afines).

7. Sub - Nivel Ejecutivo:

Es responsable directo ante el nivel político directivo de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades sustantivas institucionales dirigidas al logro y éxito de los objetivos de la institución con productos de alta calidad y costo aceptables.

8. Sub - Nivel Ejecutor:

Es el nivel más amplio e importante de la institución ya que en él se identifica las unidades administrativas responsables del éxito o no de la satisfacción de la demanda.

c) Definir o redefinir los objetivos generales de la unidad:

Los objetivos son las manifestaciones que describe los propósitos o resultados hacia el cual se encamina

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la organización y por lo cual es creada o reorganizada la unidad, la redacción técnica de los objetivos debe responder las siguientes interrogantes ¿Qué se hará, Para qué se hará y Donde se hará? (Anexo 2).

d) Identificación y Clasificación de las funciones:Las funciones comprenden una serie de actividades necesarias, permanentes, afines y coordinadas entre sí para el logro de los objetivos de la unidad y la redacción técnica debe responder las siguientes interrogantes ¿Qué, Cómo y Por qué se hará?

Estas funciones se clasifican en generales y especificas.

1. Las funciones generales se utilizan para describir las principales actividades que le compete desarrollar en su conjunto a la unidad objeto de creación o reorganización y facilitan identificar las denominaciones de las Direcciones, Departamento, Secciones o Unidades.

2. Las funciones específicas se utilizan para describir las actividades coordinadas y afines que deberán ejecutar las diferentes áreas funcionales, sub unidades o segmento que conforman la estructura orgánica propuesta, como por ejemplo; Direcciones, Departamentos, Secciones y otros.

En este apartado es necesario que las Unidades que cuenten con funciones establecidas en el Estatuto

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Universitario, las incluyan, guardando una relación coordinada con en el proyecto o propuesta.

e) Identificación de los Recursos: - Recurso Humanos

Se deberá detallar por área funcional la estructura de personal actual (si la hubiera) y la estructura de personal propuesta, detallando los cargos y salarios, para esta actividad adjuntamos un esquema que facilita la presentación de este tema y el posterior análisis y evaluación por parte de la Dirección de Recursos Humanos. (Anexo 3)

- Recurso materiales – mobiliarios y equiposCon base en la creación o reestructuración que se está proponiendo detallar por áreas funcionales la existencia (si hubiera) además, detallar y cuantificar las necesidades futuras, considerando el modo más adecuado para utilizarlo.

f) Identificación de la ubicación y del espacio físico de la unidad:En este aspecto, se debe presentar la solicitud de necesidades futuras tales como asignación de espacio físico, remodelación o ampliación, que surjan producto de la creación o reestructuración que se propone, detallando además los costos estimados.

g) Estimación del Costo Total para la implementación del Proyecto:Corresponde a la sumatoria de los recursos identificados.

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- Personal - Material y suministros - Equipo - Otros

h) Fuentes de financiamiento:En este apartado se deben señalar las posibles fuentes de financiamiento que aportarán los recursos económicos para llevar a cabo la implementación del proyecto de creación o reorganización. (Funcionamiento, Autogestión, Inversión, Donaciones, entre otros).

i) Plan de Implementación:Conforme a la identificación de los recursos y las posibles fuentes de financiamiento se presentarán las estrategias para implementar el proyecto a corto y mediano plazo. (Anexo 4)

j) Organigrama:El proyecto debe presentar gráficamente la estructura orgánica. Se presenta en el informe final y es elaborado por la Dirección General de Planificación y Evaluación Universitaria.

Glosario

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Glosario

Área Funcional:Estructura donde se desarrollan diversas actividades o tareas en una organización.

Base Legal:Incluye las leyes, resoluciones, disposiciones y reglamentos referentes a la unidad. Son aquellas normas legales que introducen cambios en la estructura orgánica.

Departamento:Identificación de su parte de la organización establecida para asumir y cuidar de la responsabilidad de una actividad específica o de una zona física de orden funcional. Son unidades intermedias que forman las Direcciones.

Dirección:Son unidades administrativas mayores jerárquicamente, que se encuentra en el nivel de apoyo, en el nivel técnico o en el nivel operativo de la estructura organizativa de la institución. Estructura de organización que dentro de su jurisdicción comprende más de dos departamentos.

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Dirección General:A nivel universitario son unidades de administración central establecidas en el Estatuto Universitario.

Dirección Nacional:Se utiliza para denominar aquellas direcciones de línea (sustantivas) responsable de normar, fijar políticas y regular acciones que rigen para todo el sector público y/o el país en el cumplimiento de sus objetivos y del objetivo institucional. Además, dirige y controla programas sustantivos que responden a la razón de ser de la institución.

Son unidades administrativas del más alto nivel jerárquico de la institución. Estas unidades responden directamente a la máxima autoridad o nivel superior institucional y señalan dentro de las direcciones de línea, el rumbo de la entidad. Es una unidad exclusiva del área operativa o sustantiva de la institución.

Dirección o Gerencia Ejecutiva: Nomenclaturas propias de las empresas, pero utilizadas en algunos ministerios y entidades tipificadas como intermediarios financieros. Sin embargo, las unidades administrativas con estas nomenclaturas no reflejan a través de sus funciones, ninguna característica especial que las tipifique entre ellas no las diferencie de las denominaciones “direcciones”.

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Dirección Regional y/o Provincial: Son unidades administrativas desconcentradas o extensiones de las instituciones en las regiones y/o provincias, con el propósito de materializar las políticas del gobierno y de la institución en las regiones y cuyas responsabilidades son la presentación y/o venta de servicios de la entidad las cuales le son conferidas por disposiciones legales.

Estructura Orgánica: Conjunto de partes ordenadas e interrelacionadas racionalmente entre sí, para cumplir funciones preestablecidas que permitan el logro de objetivos.

Estructura Orgánica Informal: Es el resultado de las reacciones de pequeños grupos individuales o colectivos que existen, pero que no se han tomado en cuanta en el organigrama formal, o sea no se han constituido formalmente en la estructura orgánica de la organización, pero que sin embargo tienen una fuerza actuante tan importante como la oficial.

Estructura Orgánica Formal: Es un tipo de organización que formalmente se representa en organigramas y tiene por objetivo identificar las tareas y trabajos a desarrollar dentro de la misma. Delegando responsabilidad y autoridad a los miembros que la integran, estableciendo una cadena de mando y los más apropiados canales de comunicación.

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Funciones Generales: Las funciones generales establecen o identifican las actividades que deben realizar las áreas funcionales (Dirección, departamentos secciones, entre otros) que conforman la organización objeto del estudio, con el fin de cumplir con objetivos o metas establecidos, además de facilitar la coordinación interna.

Nivel Estructural: Criterio utilizado para ubicar en la estructura, las unidades administrativas de las instituciones en relación con sus responsabilidades dentro de la organización.

La Nomenclatura organizacional recomendada para el sector público panameño comprende siete niveles estructurales básicos: Político Directivo, Coordinador, Asesor, Fiscalizador, Auxiliar de Apoyo, Técnico, Operativo y Ejecutor.

Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura administrativa de una unidad.

Organización: Proceso de combinación racional de normas, funciones, actividades y recursos de una entidad para alcanzar sus objetivos.

Objetivos: Fin o resultado hacia el cual se encamina la organización.

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Sección: Unidad administrativa menor que corresponde fundamentalmente a un patrón de división del trabajo. Estas forman los Departamentos.

Unidad: Nombres genérico utilizado para identificar cualquier segmento de la estructura de una organización.

Anexos

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