Guía para la emisión de facturas electrónicas a la

Generalitat de Cataluña y su sector público

Setiembre 2016

Índice1. Introducción

2. Factura electrónica

3. Canales de soporte

3

Introducción1.

4

Introducción

La Ley 25/2013, De 27 de diciembre, de Impulso

de la factura electrónica y creación del registro

contable de facturas en el Sector Público, regula

la obligación de presentación de factura

electrónica en las Administraciones Públicas a

partir del 15 de enero de 2015

La factura electrónicapasa a ser obligatoriaen el Sector Público

El servicio e.FACT del Consorcio de

Administración Abierta de Cataluña

(AOC) es el Punto general de entrada

de facturas electrónicas de Cataluña

https://efact.eacat.cat/bustia/?emisorId=7

5

Cronología del marco normativo

o2003 2007

2010

2012

2013

2014

2015

Actualment

2006

Ley 59/2003,de 19 de diciembre de firma electrónica

Directiva 2006/112 de la UE,de 28 de noviembre, sistema común del impuestosobre el valor añadido

Ley 56/2007,de 28 de diciembre, de impulso de la sociedad de la información

Real Decreto 1363/2010, de 29 de novembre, notificacions i comunicacions electròniques

Real Decreto 1619/2012,de 30 de noviembre, obligacionesde facturación

Ley 25/2013,de 27 de diciembre, impulso de la factura electrónica

Acuerdo de Gobierno GOV / 151/2014,de 11 de noviembre, e.FACT Punto general de entrada en Cataluña

Llei 29/2010, del 3 d’agost, ús dels mitjans electrònics al Sector Públic de Catalunya

Orden ECO / 306/2015,de 23 de septiembre, se regula el procedimientode tramitación y anotación de las facturas en el Registro contable de facturas en el ámbito de la Administración de la Generalidad de Cataluña y su sector público

Ley Orgánica 6/2015,de 12 de junio, modifica la Ley 25/2013

Circular conjunta, de 22 de junio, sobre tramitación de facturas electrónicas y sus efectos en relación a las cesiones de crédito en el ámbito de la contratación del sector público

Guia para las auditorías de los RCF, previstas en el artículo 12 de la Ley 25/2013

6

Facturación en papel vs electrónico

Facturación electrónica:

Emisor genera la factura electrónica firmada con un certificado reconocido

1 2

Envío de la factura por medios telemáticos

3

Destinatario recibe la factura electrónica, larevisa y valida,y tramita el pago

4 5AEAT

Archivo de la factura electrónica y de la información sobre su validez

Si es necesario, se entrega telemáticamente a la AEAT

Facturación en papel:

Emisor genera la factura y la imprime

1 2

Se flanquea y se envía por correo postal

3

Destinatario recibe la factura, la revisa ycontabiliza, y tramita el pago

4

Archivo de la factura

5AEAT

La factura queda disponible para auditorías y / o inspecciones fiscales

Puntos clave• Todo el proceso se realiza a través de un ordenador

o tablet, y no hay que imprimir la factura

• Mismo proceso contable en papel que en electrónico

• El emisor no necesita guardar los documentos firmados electrónicamente, con la matriz ya es suficiente

• El receptor debe conservar la factura electrónica y lavalidación de esta

7

Ventajas de la factura electrónica

Reducción de costesSe reducen los costes respecto a los documentos en papel, como la manipulación y el franqueo

Reducción de erroresLa contabilidad y la administración son automáticas

Mejor eficiencia en los procesosIntegración con ERP 's Optimización de la tesoreríaRecursos financieros (factoring y confirming)

Mejor gestión y control Permite obtener información en tiempo realSe reduce el tiempo de gestiónEs un proceso más rápidoToma de decisiones de manera más ágil

Factura electrónica

8

Factura electrónica2.

9

¿Qué es una factura electrónica?

"Una factura electrónica es el documento tributario generado por mediosinformáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico enpapel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones deseguridad no observadas en la factura en papel. "

Certificado digital:Tiene validez legal cuando lleva una firmaelectrónica avanzada basada en un certificadodigital que garantiza su autenticidad e integridad

EDI:Susceptible de ser enviado por medios electrónicosy relaciona a clientes y proveedores

Cómo garantizar la legalidad y la seguridad?

10

Formato de la factura electrónica

Las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas(Ámbito Ley 25/2013) deberán presentarse en formato XML, según el modeloFacturae, versiones 3.2 o 3.2.1 y estar firmadas con firma electrónica avanzadabasada en un certificado digital reconocido (especificaciones XAdES).

• Las facturas que no cumplan con el esquema facturae se rechazarán

http://www.facturae.gob.es/

• Sólo se aceptan las extensiones publicadas en MINETUR y MINHAP: postal, turismo y viajes, servicios esenciales canalizados: agua, luz y gas

Las extensiones que no cumplan con los esquemas publicados en MINETUR y MINHAP se rechazarán

http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/extensiones-formato.aspx

pdf gif htmlxlsedifactXML*

doc txt jpg* Este formato permite una mayor

interoperabilidad

Importante

Entre empresas, La legislación permite el uso de diferentes formatos, Siempre y cuando el contenido del documento sea el exigible legalmente por cualquier factura

11

Formato factura electrónica - criterios (i)Las facturas electrónicas enviadas a la Generalitat de Cataluña y su sector público deben considerar los siguientes criterios:

• La fecha de la factura no puede ser posterior a la fecha del registro.

• Las facturas deben incluir un indicador del servicio o aprovisionamiento.

• Las facturas deben ser completas y originales.

Completas: /Invoices/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceDocumentType = FC

Originales: /Invoices/Invoice/InvoiceHeader/InvoiceClassType debe ser OO, OR, OC

• Cada archivo xml contendrá una única factura, indicando en el fichero la modalidad individual

Facturae / FileHeader / Modality = "Y"

• El máximo de líneas de factura es de 999 líneas.

• El peso máximo de la factura es de 1,8Mb, incluyendo los anexos incrustados dentro de la factura.

o

Sector Administrativo

Obligatorio indicar el Número de expediente en el campo FileReference.

El mismo número de expediente para todas las líneas de detalle de la factura.

Resto de entes del Sector Público

Pueden regular los indicadores adecuados a su relación con proveedores:

• expediente• pedido (ReceiverTransactionReference)• albarán (DeliveryNoteNumber)

Recomendación: enviar los anexos incrustados dentro de la factura

12

Formato factura electrónica - criterios (ii)

• Hay que informar el campo OperationDate, fecha en que se realiza el servicio o se entrega el bien.

Nota: solo debe informarse en el caso de que sea diferente a la fecha de la factura

• Hay que informar el campo InvoicingPeriod, para informar el periodo de facturación en los servicios

prestados temporalmente, operaciones de trato sucesivo o continuado (suministros, alquileres, etc), facturas

recapitulativas.

• Hay que utilizar el campo AdditionalLineItemInformation, para incorporar texto por línea, en

contraposición a utilizar líneas de texto con importe 0.

• Anexos:

o Para anexar documentos de manera que queden firmados, deben ir insertados dentro del documento

Facturae estructurado, aunque con datos que no se pueden procesar automáticamente. El peso

máximo de la factura es 1,8Mb (incluyendo los anexos incrustados dentro de la factura).

o También se pueden anexar documentos externos en la factura, en formato doc (docx), xls (xlsx), txt,

csv, jpg, pdf.,xml, gif, rtf, bmp,tiff. Estos documentos deberían venir firmados electrónicamente.

• Nombre comercial:o Utilizar el campo TradeName (Nombre Comercial) para indicar de forma descriptiva el servicio y

departamento de la Entidad que realiza el encargo y ha recibido el servicio que se factura, sin perjuicio

de la utilización de los correspondientes códigos de servicio o aprovisionamiento (expediente, pedido,

albarán) y de los códigos que identifican los órganos administrativos (AdministrativeCentre).

13

Circuito - ámbito GeneralitatEl sistema de tratamiento de factura electrónica de las entidades de la Generalitat y el sector público se basa en la acción

combinada de dos sistemas de información, eFACT y GeFACT, Además de los sistemas corporativos

S@RCAT,GECAT,GEEC y PCED que son los sistemas de tramitación de la factura por la Administración de la

Generalidad y las EAA

Integración

Custodia yDistribución

GEFACT

Serviciose.Factura

ManualSistemas EcoFin

Generalitat y Sector Público

s@rcat

RegistroAdministrativo

Integración

Manual

Consulta EstadosFacturas

PCED

ProveedorEntidades

Generalitatde Cataluña

Facturas Estados

Registro contable de facturas

Consulta WEB Obtención de facturas

PDF’s

Portal receptor de facturas

https://efact.eacat.cat/bustia/?emisorId=7

Punto General de Entrada

14

Circuito factura electrónica - actores

Promovido por el Consorci de l’Administració Obertade Cataluña (CAOC).Realiza la validación sintáctica de las facturas, validala firma, registra las facturas en el registro electrónicoadministrativo S@RCAT y las guarda a disposiciónde la plataforma GeFACT.

PGE de las facturas electrónicas de Cataluña

GEFACTSistema de custodia de las facturas electrónicas de la Generalitat de Cataluña y el SP

Promovido por Departamento de Economía yConocimiento.Custodia las facturas electrónicas de la Generalitat deCataluña y el Sector Público dependiente, y las guarda adisposición de las entidades mediante servicios web enel caso de entidades con sistemas integrados en GeFACTo de un portal de recepción manual para el resto deentidades.

PCED Consulta del estado de pago de los documentos

Canal de comunicación para seguir la evolución delas facturas, disponible para los proveedores de laGeneralitat de Cataluña.Se visualizará el estado de las facturas anotadas en elRegistro Contable de Facturas de la Administraciónde la Generalitat de Cataluña y EAA, sin perjuicio deque también se puedan consultar a través de e.FACT.

https://efact.eacat.cat/bustia/?emisorId=7

https://eif.gencat.cat/ecofin_pced/AppJava/cepd/creditor.do?reqCode=init&set-locale=es_ES

GEEC Sistema de gestión electrónica de los expedientes de contratación

Permite tramitar los procedimientos de contrataciónrecogidos en la Ley de Contratos del Sector Público(texto refundido LCSP): Contratos menores,procedimientos negociados, procedimientos abiertos,acuerdos marco y procedimientos derivados de acuerdosmarco.Este sistema se irá ampliando progresivamente en losdiferentes ámbitos del sector público administrativo de laGeneralidad

15

Cómo enviar la factura electrónica?

Envío de la factura

Adaptando el sistema contable o ERP

AAutomáticamente con soluciones gratuitas

BManualmente entregando la factura al portal e.FACT o a través del programa facturae del Ministerio

C

En la web de la AOC se encuentra una relación de diferentes soluciones que permiten crear y enviar facturas de forma gratuita o con servicios avanzados de pago: http://web.aoc.cat/suport/knowledge-base/com-es-poden-enviar-factures-electroniques-les-administracions-publiques-catalanes/Entre ellos:• B2BRouter (www.b2brouter.net)• PIMEC (Web.pimefactura.com).

El servicio efactures.cat pone a disposición de las empresas desarrolladoras de software diferentes herramientas para poder enviar facturas electrónicas a e.FACT

Programa factura.eAplicación gratuita proporcionada por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio: http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/descarga-aplicacion-escritorio.aspxPermite crear la factura manualmente en formato de factura electrónica.

e.FACTPunto general de entradas de facturas electrónicas de Cataluñahttps://efact.eacat.cat/bustia/?emisorId=7

https://efact.eacat.cat/bustia/?emisorId=7

El punto general de entrada de facturas electrónicas del sector público de Cataluña es el e.FACT

Recuerda

16

Cómo consultar el estado de la factura? -e.FACTUna vez el emisor ha generado y enviado la factura por medios telemáticos, puede consultar el estado de la misma en el e.FACT

https://efact.eacat.cat/bustia/?emisorId=7

1 Acceder a e.FACT: https://efact.eacat.cat/bustia/?emisorId=7

2 Acceder a la pestaña "Consultar el estado"

3 Llenar los campos requeridos con los datos de la factura enviada

• Factura enviada: e.FACT ha validado el formato y firma electrónica de la factura y se ha enviado al receptor

• Factura entregada: el receptor recibe la factura en sus sistemas contables• Factura registrada: la factura ha sido registrada en el registro administrativo del receptor• Factura conformada: la factura ha sido identificada y validada, y se podrá proceder a su

gestión• Factura rechazada: ya sea por causas técnicas o comerciales• Factura pagada: el pago se ha efectuado

Qué estados se muestran?

17

Los proveedores de la Generalidad de Cataluña disponen de un canal de comunicación para seguir la evolución de las facturas. Este canal es el PCED (Consulta del Estado de Pago de los Documentos)

https://eif.gencat.cat/ecofin_pced/AppJava/cepd/creditor.do?reqCode=init&set-locale=ca_ES

1 Acceder al PCED: https://eif.gencat.cat/ecofin_pced/AppJava/cepd/creditor.do?reqCode=init&set-locale=ca_ES

2 Llenar los campos requeridos.

• Autenticación con certificado digital: podrá visualizar todas las facturas registradas• Autenticación con NIF y cuenta corriente: podrá visualizar sólo las facturas que estén

incorporados a un documento de obligación, por lo tanto las facturas con estado Registrada o Conformada, por ejemplo, no se visualizarán.

Recomendación: utilizar certificado digital

Importante

Cómo consultar el estado de la factura? -e.FACT

18

Canales de soporte3.

19

Canales de soporte para proveedores

1 Entrega y requisitos formalesde la factura electrónica

2 Contenido comercial de la factura y / o indicadores de servicio o aprovisionamiento (código de expediente u otros)

3 Factura electrónica en el ámbito de la Generalitat de Cataluña y su sector público

http://web.aoc.cat/suport/efact-empreses/

Las consultas deben dirigirse a lossolicitantes del bien o servicio

Buzón de contacto:

Consultas relacionadas con ...

A dónde debe dirigirse la consulta?

En el espacio web de comunicación con proveedores, se encuentra toda la información relevante sobra factura electrónica:

Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (códigos DIR3) Notas informativas (nota referente al código de expediente) Relación de entidades y empresas públicas ante las que se ha de facturar electrónicamente

Recuerda

efactura@gencat.cat

http://economia.gencat.cat/ca/70_ambits_actuacio/tresoreria_i_pagaments/factura-electronica/

20

Canales de soporte para asoc. empresariales

http://www.solucionstic.org/factura-electronica-dispositiu-pimec-dajut-les-empreses/

solucionstic@pimec.org

www.cambradigital.com/factura-electronica

www.gencat.cat