GUA METODOLGICA PARA LA

ELABORACION DE PERFILES DE PUESTOS EN LAS ENTIDADES

PBLICAS

GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEL SISTEMA

- 2012 -

Gua Metodolgica para la elaboracin del Perfil de Puestos

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GUA METODOLGICA PARA LA ELABORACION DE PERFILES DE

PUESTOS EN LAS ENTIDADES PBLICAS

Antecedentes

La Autoridad Nacional del Servicio Civil (en adelante SERVIR), rectora del Sistema Administrativo de Gestin de Recursos Humanos, requiere promover el fortalecimiento de las oficinas de Recursos Humanos a nivel nacional, a travs del diseo y desarrollo de procedimientos, mecanismos y herramientas que contribuyan en la gestin de los recursos humanos. Para tal efecto, es necesario sistematizar los procesos, considerando su implementacin en forma progresiva.

En este marco, SERVIR ha diseado una Directiva y el presente documento, denominado Gua Metodolgica para la Elaboracin de Perfiles de Puestos, con el objetivo de facilitar la correcta construccin de esta herramienta por parte de los gestores de recursos humanos.

Qu es el Perfil de Puestos?

Es una herramienta de gestin de recursos humanos que provee la informacin estructurada acerca de la ubicacin de un puesto dentro de una estructura orgnica, su objetivo y funciones principales; as como tambin los requisitos y exigencias que se demandan para que una persona pueda conducirse y desempearse adecuadamente dentro de una organizacin.

Importancia

Permite integrar los procesos y subprocesos de recursos humanos como el reclutamiento, la seleccin, capacitacin, evaluacin del desempeo y compensaciones.

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Aplicaciones

El Perfil de Puestos:

Provee informacin para definir la convocatoria y reclutamiento de candidatos en un proceso de seleccin de personal.

Facilita el proceso de induccin al puesto de un nuevo colaborador orientndolo en su ubicacin en la estructura orgnica, su interrelacin con otros puestos y unidades organizacionales, y principalmente sobre el objetivo y funciones que le corresponden.

Orienta la definicin de las acciones de capacitacin en la elaboracin del Plan de Desarrollo de Personas (PDP).

Define las habilidades personales o competencias que deben ser monitoreadas en los procesos, metodologas y tcnicas de evaluacin del desempeo.

Orienta la toma de decisiones para acciones de desplazamiento, designacin, rotacin, reasignacin y destaque de personal.

Proporciona informacin para definir polticas y/o estrategias de lnea de carrera, planes de sucesin, as tambin, asegura la coherencia en los mecanismos de oportunidades de ascensos.

Qu contiene la Gua Metodolgica?

I. Sobre la Gua Metodolgica

II. Glosario de trminos

III. Flujograma del proceso para la elaboracin del perfil de puestos

IV. Contenido del perfil de puestos

V. Elaborar el perfil paso a paso

VI. Anexos: Formatos y Herramientas

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I. SOBRE LA GUA METODOLGICA PARA ELABORAR UN PERFIL DE PUESTOS

Qu es? Es un documento auto instructivo que lo orientar en identificar, disear y gestionar la informacin requerida como insumo para elaborar el perfil de manera eficiente.

Cul es su alcance?

Esta gua se circunscribe a:

Las entidades de la administracin pblica sealadas en el Artculo III del Ttulo Preliminar de la Ley N 28175 Ley Marco del Empleo Pblico, cuyo personal se encuentre comprendido dentro del Sistema Administrativo de Gestin de Recursos Humanos, de acuerdo a los establecido en la Tercera Disposicin Complementaria Final del Decreto Legislativo N 1023.

A quin est dirigido?

La gua ser de uso de los Gestores de Recursos Humanos o el que haga de sus veces, de las entidades pblicas en los tres niveles de gobierno.

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II. GLOSARIO DE TRMINOS PARA EL PERFIL DE PUESTOS

Definiciones

Puesto: Conjunto de cometidos desempeados por una o ms personas en el mbito de una determinada unidad orgnica y que supone responsabilidades y obligaciones.

Perfil de Puesto: Es una herramienta de gestin de recursos humanos que provee la informacin estructurada acerca de la ubicacin de un puesto dentro de la estructura orgnica, su objetivo y funciones principales; as como tambin los requisitos y exigencias que se demandan para que una persona pueda conducirse y desempearse adecuadamente dentro de la organizacin.

Matriz de Funciones del Puesto: Formato que se utiliza para la descripcin de todas las funciones del puesto e incluye la asignacin de una valoracin a las funciones, en funcin a: frecuencia, consecuencia de error y complejidad de la funcin.

Tabla de Valoraciones: Herramienta de apoyo, para la correcta valoracin y ponderacin de las funciones del puesto, que contiene una escala del 1 al 5 (siendo 1 el menor grado y 5 el mayor).

Matriz de Funciones Esenciales: Formato para definir las funciones esenciales, la formacin, conocimientos, experiencia y destrezas requeridas, estas funciones se definen en relacin a las cuatro funciones con las valoraciones ms altas y aplicando el Teorema de Pareto a los puestos de trabajo.

Diccionario de Destrezas: Herramienta de ayuda para facilitar la determinacin de las habilidades y destrezas requeridas para las funciones esenciales.

Competencias: Caractersticas personales que se traducen en comportamientos visibles para el desempeo laboral exitoso, involucra de forma integrada el conocimiento, habilidades y actitudes que son el factor diferenciador, dentro de una organizacin y contexto determinado.

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III. FLUJOGRAMA DEL PROCESO PARA EL PERFIL DE PUESTOS A continuacin se presentan los pasos que debern seguirse para la correcta elaboracin de un Perfil de Puestos:

Pasos para la elaboracin del Perfil de Puestos

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IV. CONTENIDO DEL PERFIL DE PUESTOS

CONTENIDO

I. Identificacin del Puesto: Describe la denominacin de la posicin, as como, su ubicacin relativa con los puestos con los que guarda relacin funcional y jerrquica.

1.1 Nombre del Puesto: Denominacin del puesto.

1.2 Unidad a la que pertenece: Unidad orgnica en la que se ubica el puesto.

1.3 Puesto al que reporta: Nombre del puesto del jefe inmediato a este puesto.

1.4 Puestos que supervisa: Nombre del(os) puesto(s) que supervisa directamente.

II. Objetivo del puesto: Describe la funcin genrica o razn de ser del puesto, as como la responsabilidad de su participacin o aporte a los fines de la organizacin y servicio que provee.

III. Funciones del puesto: Describe las cuatro funciones principales. Se aplica el teorema de Pareto a los puestos de trabajo.

IV. Coordinaciones: Describe las principales coordinaciones internas y externas que supone el puesto (dentro y fuera de la entidad).

4.3 Coordinaciones Internas: con otras reas de trabajo, pero al interior de su entidad

4.4 Coordinaciones Externas: entidades con las que trabaja de forma regular u organizaciones privadas.

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CONTENIDO

V. Requisitos del Puesto:

5.1 Formacin Acadmica: Se refiere al nivel de estudios exigido, la especialidad, grados o acreditaciones profesionales.

5.2 Conocimientos: conocimientos especficos o tcnicos y tambin conocimientos informticos e idiomas

5.3 Experiencia Laboral: Se refiere a la experiencia laboral general y especfica previa que se requiere en cuanto a tiempo, nivel ocupacional, puestos y/o tipo de funciones ejercidas, as como otras precisiones que favorezcan el desempeo adecuado de las funciones.

VI. Destrezas: Aptitudes propias del puesto que permiten un adecuado cumplimiento de las funciones del puesto.

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V. ELABORAR EL PERFIL PASO A PASO

EJEMPLO PRACTICO

Para elaborar el perfil paso a paso plasmaremos un ejemplo concreto:

PUESTO: Recepcionista para el Ministerio de Ciencias y Tecnologa.

FUNCIONES:

Opera una central telefnica, haciendo y recibiendo llamadas telefnicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones.

Atiende al pblico que solicita informacin dndole la orientacin requerida.

Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado.

Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de nmero de llamadas y tiempo empleado.

Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad. Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y

secciones de la unidad. Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y

secciones, as como tambin los mensajes recibidos. Cumple con las normas y procedimientos en materia de

seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando

cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

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PASO 1 Definir el Puesto a Evaluar:

El primer paso ser el identificar el puesto que se va a evaluar, para esto se usar el Formato de Perfil de Puesto, aqu se identificar la nomenclatura del puesto, ubicacin relativa y la relacin jerrquica y funcion