GUÍA DE PROPUESTA RENOVACIÓN 2020 DE PR… · h. La aprobación de la propuesta estará sujeta a...

GUÍA DE PROPUESTA

RENOVACIÓN 2020 PROGRAMA DE SOLUCIONES DE

EMERGENCIA

(ESG)

ARGIE DIAZ DIRECTORA EJECUTIVA

Guía de Propuesta / Programa ESG 2020

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Tabla de Contenido

Sección Página

I. Información General …………………………………………………………………2

A. Introducción…………………………………..……………………………………2

B. Objetivos del Programa Soluciones de Emergencia (ESG) – Nivel Local …2

C. Objetivos del Programa Soluciones de Emergencia ESG)…………….….....2

D. Subpoblaciones Prioritarias …………………………. …………………………3

E. Disponibilidad de Fondos ………………………………………………………..3

F. Criterios de Elegibilidad Para Consideración de la Propuesta……………….3

G. Otros Criterios de Elegibilidad…………………………………………………...4

II. Instrucciones Generales……………………………………..…………….………...4

III. Instrucciones para completar la Solicitud de Propuesta de Renovación...…….5

Parte I. Información General de la Entidad ………………..………………………5

Parte II. Información Programática …………………………………………………7

A. Componentes del Programa …………………………….………………… 7

B. Región Por Servir ……………………………………………………………9

C. Servicios de Apoyo para participantes…………………….……………….9

Parte III. Información del Presupuesto …………………………………………….…10

A. Presupuesto Solicitado ……………………………………………………….10

B. Ritmo de Gastos ………………………………..………………………………10

C. Capacidad de Manejo Financiero…………..…..……….…………………….10

D. Procedimiento/Fuente de Ingreso………….….………………………………10

E. Medidas de Ejecución…………………………..………………………………10

Parte IV. Listado de Anejos y Certificaciones Requeridas ……………………...…11


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I. INFORMACIÓN GENERAL

A. INTRODUCCIÓN:

El Programa de Soluciones de Emergencia (Emergency Solutions Grants) para

personas sin hogar es un programa federal de ayuda de emergencia diseñado

para ayudar a individuos y familias que estén sin hogar o que estén pasando

por una crisis que los pueda llevar a perder su vivienda.

Para atender las diferentes situaciones de emergencia los fondos del Programa

ESG, pueden utilizarse para ofrecer servicios a personas que se encuentran en

la calle, subsidiar los servicios y la operación de albergues de emergencia,

asistencia financiera y servicios de estabilización que eviten que individuos y

familias (elegibles) se conviertan en personas sin hogar, y ayudar a aquellos

individuos y familias que al presente están sin hogar a ser ubicados en una

unidad de vivienda rápidamente.

A continuación, le incluimos esta guía que contiene instrucciones para facilitarle

la elaboración y redacción de su propuesta. Nuestro objetivo es continuar

atendiendo nuestros participantes con gran entusiasmo y esperamos que juntos

podamos seguir contribuyendo a ofrecer servicios de alta calidad a la población

que servimos de personas sin hogar o en riesgo de perder el mismo.

B. OBJETIVOS DEL PROGRAMA A NIVEL LOCAL

1. Ampliar los Servicios de Alcance (Street Outreach) y Albergues de

Emergencia.

2. Reducir el tiempo que los individuos y familias están sin hogar.

3. Reducir barreras de admisión en los Albergues de Emergencia.

4. Mejorar la calidad de vida de los individuos y familias sin hogar y en riesgo

de perder el mismo.

C. OBJETIVOS DEL PROGRAMA SOLUCIONES DEL PROGRAMA (ESG)

1. Alcanzar a los individuos y familias sin hogar que viven en la calle.

2. Ubicar rápidamente en alguna modalidad de vivienda a los individuos y

familias sin hogar.

3. Ayudar a operar y proveer servicios esenciales en los Albergues de

Emergencia para individuos y familias sin hogar.

4. Prevenir que individuos y familias lleguen a ser personas sin hogar.


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D. SUB-POBLACIONES PRIORITARIAS

E. DISPONIBILIDAD DE LOS FONDOS - ¿QUIENES PUEDEN SOLICITAR?

F. CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD PARA CONSIDERACIÓN DE LA

PROPUESTA

1. Completar la propuesta en todas sus partes.

2. Presentar la documentación requerida, según aplique.

3. Ser un municipio o entidad sin fines de lucro debidamente incorporado y en

Good Standing, si aplica.

4. Contar con Sistemas de Manejo Financiero que cumplan con los estándares

mínimos de contabilidad.

5. Participar de la Orientación de Solicitud de Propuesta de Renovación.

6. No tener señalamientos abiertos de costos cuestionados, si aplica.

7. Contar con el Endoso Municipal, en el caso de los Albergues.

COMPONENTES ENTIDADES SIN

FINES DE

LUCRO

MUNICIPIOS

LÍMITE FONDOS

(CAP)

Servicios de

Alcance

(Street Outreach)

Combinados, no pueden

exceder el 60 % de la

subvención Albergue de

Emergencia

Prevención No tiene límite

Realojamiento

Rápido (RRH)

No tiene límite

HMIS N/A

Administración

7.5%

Crónicos

Violencia Doméstica

Familias con Niños

Jóvenes

Veteranos

Salud Mental y Uso

Problemático de Sustancias

Edad Avanzada

Mujeres


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8. Contar con la Evaluación Ambiental.

9. Contar con Pareo de Fondos.

10. No tener obligaciones pendientes de subvenciones anteriores (entrega de

evidencias).

G. OTROS CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD PARA LA DISTRIBUCIÓN DE

FONDOS DE LA PROPUESTA DE RENOVACIÓN

1. Ser Propuesta Activa.

2. Haber tenido un promedio de 70% de ocupación de camas en el caso de

Albergues.

3. Haber gastado al menos un 75% de la asignación más reciente en el

componente solicitado.

4. Participación activa en el Sistema de Entrada Coordinado (CES).

5. Cumplimiento con la Entrada de Datos en el Homeless Management

Information Systmem (HMIS).

6. Cumplimiento con el cierre de los casos en el HMIS de asignaciones

previas.

II. INSTRUCCIONES GENERALES

a. Lea cuidadosamente las instrucciones de esta guía al momento de

cumplimentar la Solicitud de Propuesta de Renovación 2020 porque

algunas preguntas han cambiado.

b. La fecha límite para la radicación de propuestas será 17 de julio de

2020, hasta las 12:00p.m., no se aceptarán propuestas luego de esa

fecha y hora.

c. Para completar la Solicitud de Propuesta de Renovación de la

Subvención 2020 debe visitar el portal electrónico del

Programa de Soluciones de Emergencia (ESG)

http://www.agencias.pr.gov/agencias/secretariado/Pages/ESG.aspx,

en la misma podrá descargar todos los formularios necesarios para

completar su propuesta.

d. Los anejos y certificaciones solicitados serán sometidos en el orden

numérico establecido en las instrucciones y se adjuntarán al final de

la solicitud.

e. Una vez estemos de regreso en nuestras facilidades físicas se

establecerá un turno de entrega. Este turno lo recibirá a través del

correo electrónico previamente incluido por su parte en la propuesta.

f. La Propuesta de Renovación debe ir acompañada de una

comunicación de presentación dirigida a la Sra. Argie Díaz González,

Directora Ejecutiva del Programa de Soluciones de Emergencia

(ESG) y a la Sra. Liz Mónica Lamboy López, Secretaria Auxiliar de

Planificación e Informática del Departamento de la Familia tanto a

http://www.agencias.pr.gov/agencias/secretariado/Pages/ESG.aspx


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través del correo electrónico como cuando se entregue físicamente

en oficina.

g. Se entregará un original en carpeta y una copia cartapacio, a la mano

en la Oficina del Programa ESG de la Secretaria Auxiliar de

Planificación e Informática, en el primer piso, ubicadas en la Ave.

Roosevelt, Edificio Roosevelt Plaza en Hato Rey.

h. La aprobación de la propuesta estará sujeta a que la Oficina de

Finanzas certifique que la entidad no tiene deudas de recobro o

cualquier otro señalamiento fiscal o programático.

i. Si la entidad realizó desembolsos de fondos federales de más de

$750,000 en su año anterior inmediato a la fecha de entrega de esta

propuesta de renovación, deberá someter copia de su Estado

Financiero Auditado ("Single Audit") según las normas federales 45

C.F.R. 75.501(a). De recibir menos debe someter el Estado

Financiero Auditado por un Contador Público Autorizado (CPA)

Externo y su respectiva carta de comentarios firmada por éste (Carta

a la Gerencia) como Anejo _14_.

j. En la página 11 de esta guía, encontrará una tabla donde se identifica

el orden de los anejos y certificaciones que deberá incluir en la

solicitud.

k. Aquellas propuestas que soliciten para servir la población de

personas sin hogar o en riesgo de perder su hogar que sean

aprobadas, se otorgará por un periodo de doce (12) meses.

III. INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR LA SOLICITUD DE PROPUESTA DE

RENOVACIÓN

PARTE I: INFORMACIÓN GENERAL

A. Datos de la Entidad - Escriba en el espacio provisto la información

completa de la entidad que solicita los fondos.

1. Nombre de la Entidad – Escriba nombre completo de la entidad que

solicita los fondos.

2. Nombre del Proyecto - Escriba si es diferente al de la Entidad o

cuenta con más de un proyecto.

3. Seguro Social Patronal – Escriba el Seguro Social Patronal de la

entidad que solicita los fondos. Asegúrese que el mismo esté correcto.

4. Dun's Number- Escriba el número de Dun's de la entidad que solicita

los fondos. Asegúrese que el mismo este correcto.

5. Número de Propuesta – Este número único es asignado por el

programa a cada entidad subrecipiente de los fondos de ESG.


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6. Presupuesto Solicitado – Escriba en el espacio la cantidad de fondos

que solicita para esta Propuesta de Renovación.

7. Modelo de Servicios o Componentes– Indique con una X el o los

modelos de servicios o componentes para los cuales su entidad está

solicitando fondos del Programa ESG.

8. Tipo de Entidad – Identifica con una X el tipo de entidad que solicita

los fondos.

9. Dirección Física y Postal – Escriba la dirección física y postal de la

entidad solicitante. En el caso, de más de un proyecto escriba

individualmente la información bajo su entidad.

10. Teléfonos – En el espacio provisto escriba dos (2) números de

teléfonos de la entidad solicitante. En el caso de más de un proyecto

escriba individualmente la información bajo el proyecto.

11. Correo electrónico (email) – En el espacio provisto escriba el correo

electrónico (email) de la entidad solicitante.

12. Persona(s) contacto(s) y Puesto – Escriba nombre de la(s)

persona(s) contacto y responsable en la entidad solicitante y el puesto

de la(s) persona(s) contacto y responsable de la entidad solicitante.

B. Datos del Proyecto – Escriba en el espacio provisto si la entidad está

solicitando para más de un proyecto. Debe cumplimentar una solicitud por

cada uno de los proyectos.

1. Nombre del Proyecto – Escriba el nombre completo del proyecto

que solicita los fondos.

2. Dirección Física – Escriba la dirección física del proyecto solicitante.

3. Teléfonos – En el espacio provisto escriba dos (2) números de

teléfonos del proyecto solicitante.

4. Correo electrónico (email) – En el espacio provisto escriba el correo

electrónico (email) del proyecto solicitante.

5. Persona(s) contacto(s) y Puesto – Escriba nombre de la(s)

persona(s) contacto y responsable en el proyecto solicitante y el

puesto de la(s) persona(s) contacto y responsable del proyecto

solicitante.


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PARTE II. INFORMACIÓN PROGRAMÁTICA

A. COMPONENTES DEL PROGRAMA ESG

1. Alcance en la Calle (Street Outreach)

a. Indique en la tabla provista del componente Alcance en la Calle

(Street Outreach) el presupuesto que necesita para garantizar

el servicio a las personas sin hogar.

Indique en la Tabla de Recursos Humanos los empleados

que estarán bajo este componente. Anejo # _1_

Detalle los fondos solicitados en el Narrativo de

Presupuesto. Anejo # 2_

b. Indique en la tabla provista el número de participantes (No

Duplicados) que proyecta servir para el periodo de esta

Propuesta de Renovación 2020.

2. Albergue de Emergencia

a. Indique en la tabla provista del componente del Albergue de

Emergencia el presupuesto que necesita para garantizar los

servicios a las personas sin hogar. Debe incluir Servicios

Esenciales, Rehabilitación o Renovación y Gastos

Operacionales.

En la Tabla de Recursos Humanos detalle los empleados



Presupuesto. Anejo # 2_

De tener una clientela mixta, el presupuesto solicitado

debe ser proporcional a la cantidad de personas a servir

durante este año programa con los fondos de ESG.

Si solicita para rehabilitación o renovación de estructura

debe incluir justificación, tres (3) estimados y cualquier otro

documento como evidencia de los trabajos a realizar.

Anejo # _3_

b. Indique en la tabla provista la capacidad completa, número de

camas de su proyecto, cuáles de estas están separadas para el

programa y el desglose de camas según la composición familiar.

Debe incluir las camas subvencionadas con otros fondos y

camas privadas con que cuenta la entidad o el proyecto.


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c. Indique el número de participantes (no duplicados) que proyecta

servir en el Albergue de Emergencia para el periodo de esta

propuesta.

d. Indique el número de personas que proyecta albergar con este

presupuesto y marque con una X según el tipo de facilidad

residencial.

3. Prevención

a. Indique en la tabla provista del componente de Prevención el

presupuesto que necesita para garantizar el servicio a las

personas sin hogar.




Presupuesto. Anejo # _2_

b. Indique número de participantes (no duplicados) que proyecta

atender bajo este componente, escriba la cantidad de niños y

adultos para el periodo de la Propuesta de Renovación.

4. Realojamiento Rápido (Rapid Re-Housing)

a. Indique en la tabla provista del componente de Realojamiento

Rápido el presupuesto que necesita para garantizar los servicios

a las personas sin hogar.




Presupuesto. Anejo # _2_

b. Indique número de participantes (no duplicados) que proyecta

atender bajo este componente, escriba la cantidad de niños y

adultos y totalice la cantidad proyectada para el periodo de la

Propuesta de Renovación.

c. Indique en las tablas provistas el Tipo de Vivienda y Ubicación,

Cantidad de Unidades, Cantidad de Camas, el desglose por

características del núcleo familiar y detalle el presupuesto

solicitado para la otorgación de asistencias de alquiler.


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5. Homeless Management Information System (HMIS)

a. Indique en la tabla provista del Componente de HMIS el

presupuesto que necesita para garantizar la entrada de datos en

el Sistema HMIS.


de entrada de datos que estarán bajo este componente.

Anejo #_1_


Presupuesto. Anejo #_2_

Detalle la Lista de Equipo en el Anejo # _4_

Indique los accesos a internet y licencias en la tabla

provista.

6. Administración

a. Indique en la tabla provista del componente de Administración

el presupuesto que necesita para garantizar los servicios a las

personas sin hogar. (Solo para Municipios)

Indique en la Tabla de Recursos Humanos los

empleados de entrada de datos que estarán bajo este

componente. Anejo #_1_


Presupuesto. Anejo #_2_

B. REGIÓN PARA SERVIR

1. Marque con una X en cuál o cuáles de las siguientes regiones estará

ofreciendo servicios con los fondos del Programa ESG. Vea el mapa

de regiones por CoC’s.

2. Marque con una X el enfoque específico de la población que proyecta

servir bajo esta Propuesta de Renovación.

C. SERVICIOS DE APOYO PARA PARTICIPANTES

1. Proporcione con qué frecuencia ofrece servicios de apoyo para los

participantes en la tabla provista. Debe marcar con una X el servicio

o los servicios al participante y la frecuencia con que ofrece los

mismos.


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PARTE III – INFORMACIÓN DE PRESUPUESTO

A. Presupuesto Solicitado - La información aquí recopilada recoge aspectos programáticos y fiscales que facilitarán la distribución de los fondos solicitado por su entidad o proyecto.

1. Resumen de Presupuesto – Detalle el resumen del presupuesto solicitado en la tabla provista y asegúrese de incluir el porciento (%). Es importante que se detalle cada uno de los fondos solicitados.

B. Ritmo de Gasto – Complete la tabla con la información requerida

1. Desglose en el espacio provisto la información requerida para determinar el ritmo de gasto de la entidad o proyecto durante el Año Programa 2018-2019.

C. Capacidad de Manejo Financiero

1. Marque con una X cuál o cuáles, si alguna, de las siguientes fuentes de

fondos esta manejado su entidad.

2. Marque con una X si la entidad cuenta con alguna de las siguientes

alternativas de financiamiento.

D. Procedencia/Fuente de Ingreso 1. Indique la disponibilidad de otras fuentes de fondos con las que cuenta su entidad y periodo que comprende cada una de estas, para ofrecer servicios a la población de personas sin hogar o en riesgo de perder el mismo.

E. Medidas de Ejecución

1. Indique la ocupación de camas, tiempo de estadía promedio y el cumplimiento para el año programa 2018-2019, según el Informe de Medidas de Ejecución del HMIS, incluya la Certificación de Cumplimiento de Entrada de Datos del HMIS como Anejo # 6 y 7 2. Sistema de Entrada Coordinado (CES) – Incluya la Certificación de participación en el Sistema de Entrada Coordinado (CES) para el año programa 2018-2019. Anejo # 8


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IV. LISTA DE ANEJO Y CERTIFICACIONES REQUERIDAS

El programa requiere como requisito los anejos y certificaciones que se detallan a continuación.

LISTA DE

ANEJOS

DOCUMENTOS REQUERIDOS

Anejo #1 y #1A Recursos Humanos

Anejo #2 Narrativo de Presupuesto

Anejo# 3 Justificación, Estimados y Otros Documentos

Anejo #4 Lista de Equipo

Anejo #5 Lista de Materiales

Anejo #6 Informe de Medidas de Ejecución del HMIS

Anejo #7 Certificación de Cumplimiento de Entrada de Datos

Anejo #8 Certificación de Participación en el CES

LISTA DE CERTIFICACIONES

Anejo # 9 Certificación de Endoso Municipal

Anejo #10 Certificación de Requisitos del Proyecto

Anejo #11 Certificación de Pareo de Fondos

Anejo #12 Certificación de Lobbying

Anejo #13 Certificación de Buena Pro (Good Standing)

Anejo #14 Informe de Single Audit, de recibir $750,000 o más en

fondos federales o el Estado Financiero reciente

Anejo #15 Certificación de Revisión Ambiental

Anejo #16 Entrega de Documentos Requeridos Propuesta de Renovación 2020

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