Grundkurs - mycarat.net · 7) Funktion Auto Planing System APS oder Job Planing System JPS 8)...

Grundkurs

Stand 01/2010

CARAT Systementwicklungs- u. Marketing GmbH & Co.KG Am Victoria-Turm 2 D-68163 Mannheim


Tel: 0621 / 86080 – 123 www.carat-gruppe.de Seite 2 - 73

Copyright

Diese Dokumentation und die Software ELEKATplus sind urheberrechtlich geschützt. Das Handbuch und das Programm dürfen ausschließlich für eigene Zwecke genutzt werden. Die Software darf ausschließlich zur einmaligen Installation und zum Zwecke der Datensicherung kopiert werden. Jede Lizenz der Software darf nur auf einem Computerarbeitsplatz oder durch Verwendung des Lizenzservers in einer Mehrplatzinstallation installiert werden. Die Software darf nicht geändert, angepasst, übersetzt oder vermietet werden. Die Software darf weder dekomprimiert noch disassembliert werden. Des Weiteren dürfen Werkzeuge, die auf die Software zugreifen, ausschließlich die durch die Software zur Verfügung stehenden Schnittstellen verwenden. Es dürfen keine auf der Software basierenden Werkzeuge erstellt werden. Diese Dokumentation und die Programme ELEKATplus dürfen ohne schriftliche Genehmigung weder ganz noch teilweise vervielfältigt, veröffentlicht oder übertragen werden, gleichgültig auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln dies geschieht. Copyright 2000-2010 by KSR EDV Ing. Büro GmbH Adenauerstr. 13/1 89233 Neu-Ulm Burlafingen Alle Rechte vorbehalten.

Warenzeichen: Im Handbuch genannte Firmen- und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firmen. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation. Änderungen, die dem technischen Fortschritt dienen und Irrtum sind vorbehalten




Typische Prozesse in einem K+L-Betrieb sind: Auftragsanlage bis Kostenvoranschlag

In Bearbeitung




Nach Fertigstellung

Fahrzeugübergabe

Mögliche Zusatzanforderungen

Sonderfälle bei Unfallschäden




Typische Zusatzarbeiten

1) Funktion Termin- und Kontaktverwaltung 2) Funktion Bestellwesen / COSY / InnovationGroup 3) Funktion Lieferscheinerfassung 4) Funktion Rechnungseingangsmanager REM 5) Funktion Zeiterfassung InTime 6) Funktion Elektronische Kasse EKS 7) Funktion Auto Planing System APS oder Job Planing System JPS 8) Funktion Schnittstelle zu Kalkulationssystem Audatex, DAT oder Eurotax 9) Funktion Reifenservice 10)Funktion Dokumentenverwaltung 11)Funktion aktive Kostenüberwachung AKÜS




Seminar ELEKATplus Grundkurs 1. Seminar Tag Inhalt der Schulung:

Vom Werkstatt-Auftrag bis zur Rechnung, Erfassen von Adress- und Fahrzeugdaten, Anlegen von eigenen Ersatzteilen und Arbeitspositionen, Bestellen von Ersatzteilen (ohne Warenwirtschaft), Erzeugen von Berichten (am Beispiel: Rechnungsjournal, Umsatzbericht), Ausbuchen von offenen Posten und Erstellen von Mahnungen.

Zielgruppe: Neueinsteiger ELEKATplus mit Kenntnissen des Teilekatalogs ELEKAT ( Werkstattfunktionalitäten)

Ziel des Seminares: Bedienung von ELEKATplus, Tagesgeschäft / täglich anfallende Aufgaben

Zeiteinteilung :

Erfahrungsgemäß sind die angegebenen Zeiten nur Näherungswerte, die stark abhängig von Teilnehmerzahl und gestellten Fragen abweichen können. Wir sind jedoch ständig bemüht, Abweichungen der Zeiten in Ihrem Interesse und mit allgemeiner Abstimmung der Teilnehmer umzusetzen.

GEPLANTER SEMINARABLAUF / AGENDA 1. Begrüßung

09:00 Uhr

2. Terminologie von VCS – Alle sprechen die gleiche Sprache

09:15 Uhr

3. Arbeiten mit Listen - Was sind Listen? - Wozu werden Listen verwendet? - Erklärungen zur Adressliste/Auftragsliste (beispielhaft) - Suchen in Listen

09:30 Uhr

4. Adressverwaltung / Fahrzeugverwaltung - Suchen / neu Anlegen von Adressen - Ergänzende Angaben, Vorgabe von Konditionen

10:00 Uhr

P A U S E 10:45-11:00 Uhr ÜBUNG: Anlegen einer Adresse in den Adressdaten ÜBUNG: Anlegen des neuen Fahrzeugs in den Kundenfahrzeugdaten

11:00-11:30 Uhr

5. Der Auftrag - Prinzip des Auftrages in VCS - Teilvorgang – Hauptvorgang - Auftrag verwalten - Auftragsstatus ändern (von KV � AB � RE) - Drucken , Schnelldruck , Druckvorschau - Hinweis auf die möglichen Ausdrucke (KV, AB, GA, LI, IA, RE, GU, ST, WK)

11:30 Uhr




ÜBUNG: Anlegen eines neuen Vorgangs (KV) mit kompletten Daten ÜBUNG: Druckvorschau des Teilvorgangs (RE) + Faktura

M I T T A G S P A U S E 12:30-13:30 Uhr ÜBUNG: Anlegen einer Gutschrift

6. Drucken von Aufträgen - Kopf- und Fußtexte

14:00 Uhr

7. Ersatzteilbestellung - Bestellen von Ersatzteilen zum Auftrag, Bestellungen über COSy sowie freie Ersatzteilbestellungen

14:30 Uhr

8. Berichte - Erstellen der Berichte „Rechnungsjournal“ und „Umsatzliste“ als Beispiel für die Bedienung aller Berichte.

14:45 Uhr

9. Wiederholung „neuer Auftrag“ Rechnung (Übung 1.6) ÜBUNG: Anlegen eines Serviceauftrages

15:00 Uhr

P A U S E 15:15-15:30 Uhr

10. Zahlungsverkehr - offene Posten verwalten und ausbuchen - Zahlungsliste anzeigen und drucken - Mahnungen erstellen und drucken

15:30 Uhr

11. ABSCHLUSSÜBUNG (optional): Neuer Auftrag, neuer Kunde, neues Fahrzeug, Erfassen von Auftragspositionen (nach Bedarf manuelle Erfassung, Übernahme eigener Positionen in den Auftrag oder über ELEKAT-Teilekatalog

16:00 Uhr

12. Klären offene Fragen 16:45-17:00 Uhr




ÜBUNG: Anlegen einer Adresse in den Adressdaten

- Erfassen Sie die Adresse aus Fzg-Schein 1 - Ordnen Sie eine geeignete Adressgruppe zu

ÜBUNG: Anlegen des neuen Fahrzeugs in den Kundenfah rzeugdaten

- Erfassen Sie das Fahrzeug aus Fzg-Schein 1 - Ordnen Sie das Fahrzeug der vorher angelegten Adresse zu

ÜBUNG: Anlegen eines neuen Vorga ngs (KV) mit kompletten Daten

- Legen Sie einen neuen KV zu obigem Fahrzeug an - Erfassen Sie 2-3 für Ihr Unternehmen typische Auftragspositionen

z.B. Kfz: Bremsbeläge und Bremsscheiben erneuern

ÜBUNG: Druckvorschau des Teilvorgangs (RE) + Fak tura - Drucken Sie den obigen KV aus - Ändern Sie den Status auf AB - Sehen Sie Sich die AB in der Druckvorschau an - Ändern Sie den Status auf RE - Sehen Sie Sich die RE in der Druckvorschau an

Achten Sie dabei auf die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum - Drucken Sie die Rechnung aus

Achten Sie erneut auf Rechnungsnummer und –datum

ABSCHLUSSÜBUNG: Anlegen eines Serviceauftrages




1 Einführung

1.1 Terminologie Alle sprechen die gleiche Sprache

1.1.1 Was sind Kartenreiter, Register oder Laschen Damit Bildschirme nicht zu überladen auf die Benutzer wirken, werden logisch zusammengehörende Datenfelder auf verschiedene Bildschirmdarstellungen verteilt. Diese Bildschirme werden über sogenannte Kartenreiter oder Laschen angewählt

Über Kartenreiter, Register oder Laschen werden logisch zusammengehörige Datenfelder gruppiert und zusammengefasst. Raum für Ihre Notizen

1.1.2 Sonderfunktionen mit der Maus abrufen Neben der Funktion, Datenfelder per Mausklick anzuwählen gibt es in sehr vielen Feldern die Möglichkeit, Sonderfunktionen mit der rechten Maustaste aufzurufen. Dabei wird ein weiteres Menü geöffnet, in dem Sie eine Auswahl von Sonderfunktionen angezeigt bekommen. In vielen Feldern mit einer Pull-down-Liste haben Sie hier die Möglichkeit, die Einträge der Pull-down-Liste zu bearbeiten und zu erweitern. Raum für Ihre Notizen

1.1.3 Jeder Desktop ist ein eigener Arbeitsplatz

Nutzen Sie die Möglichkeit, auf 5 Arbeitsplätzen, Desktop genannt, gleichzeitig zu arbeiten. Der Vorteil liegt darin, eine Abfrage oder Eingabe schnell vornehmen zu




können, ohne die momentane Tätigkeit komplett beenden zu müssen. Wechseln Sie einfach den Desktop und kehren anschließend auf den vorherigen Desktop zurück. Häufig werden die Desktops dafür genutzt, gleichzeitig mehrere Aufträge geöffnet zu lassen, um darin Änderungen vorzunehmen. Alternativ können neben den Aufträgen aber auch unterschiedliche Listen gleichzeitig geöffnet sein, z.B. die Auftragsliste, die Offene-Posten-Liste, die Adress- oder Ansprechpartnerliste. Was geöffnet ist häng alleine von Ihrem momentanen Bedarf ab.

1.1.4 Die Sidebar mit den Favoriten Die wichtigsten Funktionen finden Sie in der Sidebar auf der linken Seite des Bildschirms. Wählen Sie die für Sie und Ihre Tätigkeit wichtigsten der Funktionen und tragen diese in den Favoriten ein. Stellen Sie die Favoriten nach Ihren eigenen Bedürfnissen zusammen und blenden Sie unbenötigte Einträge einfach aus.

1.1.5 Die Schaltfläche „ABBRUCH“ Diese Schaltfläche bricht den Vorgang, den Sie gerade tätigen ab und springt zurück in die vorherige Maske. Eigentlich sollte dieses klar sein, die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass trotzdem noch immer Missverständnisse zum ABBRUCH herrschen, da Daten, die nicht über die Schaltfläche „SPEICHERN“ oder „SCHLIESSEN“ gespeichert wurden, verloren gehen. Denken Sie bitte auch dann daran, den Vorgang zu speichern, wenn Sie bereits z.B. den gewünschten Ausdruck in den Händen halten. HINWEIS: ABBRUCH bricht den Vorgang ab ohne diesen zu speichern!

1.1.6 Löschen Das Löschen von Datensätzen funktioniert immer im geöffneten Datensatz. Bedenken Sie beim Löschen, dass ein Rückgängigmachen des Löschens nicht mehr möglich ist. HINWEIS: Löschen löscht den Datensatz endgültig!




1.1.7 Suchen von Daten (am Beispiel der Auftragsliste)

Zum Suchen von Datensätzen stehen Ihnen zwei (s.o.) Suchfelder zur Verfügung, die auf die jeweilige bezeichnete Spalte suchen (im Beispiel auf Kennzeichen bzw. Auf.-Nr). Die Suchbezeichnung kann bei Bedarf geändert werden. Gesucht wird durch Eingabe des Suchbegriffes und dem Abschluss mit der Taste ENTER.

1.1.8 Suche über Filter Durch das Aktivieren des Suchfilters kann ebenfalls gesucht werden. Hierbei stehen bei Bedarf alle Listenfelder zur Verfügung. Das Suchergebnis kann über jedes Listenfeld eingegrenzt werden. Raum für Ihre Notizen

1.1.9 Sortierung Zum Sortieren der Daten klicken Sie einfach auf die Überschrift der Datenspalte, nach der sortiert werden soll. Die erkennbare Pfeilrichtung zeigt an, ob auf- oder absteigend sortiert ist. Bei einigen Listen ist eine Mehrfachsortierung möglich, diese wird durch eine Nummerierung angezeigt.




2 Das Arbeiten mit Listen

2.1 Wozu werden Listen benötigt bzw. verwendet? Listen dienen dazu, Daten aus großen Beständen schnell heraus zu suchen, um diese dann weiter zu bearbeiten oder anzuzeigen. Listen sind grundsätzlich nicht für die Datenbearbeitung vorgesehen , weshalb Sie für die Bearbeitung oder ‚Neuerfassung‘ in die Detailmasken wechseln müssen. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie täglich mehrfach mit Listen arbeiten werden. Gerade deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie die Möglichkeiten kennen, um für sich die optimale Vorgehensweise festzulegen. Dazu ein kleines Beispiel anhand dem Sie leicht erkennen können wie viel Zeit und Arbeit sich durch die richtige Vorgehensweise sparen lässt. Das Programm ist gestartet und Sie möchten die Tel.-Nr. eines Herrn Peter Müller aus Ulm heraussuchen. Vorgehensweise 1 Sie öffnen über das Menü Stammdaten die Ansprechpartnerliste (benötigt zwei Klicks mit der Maus) In der geöffneten Liste wählen Sie nun als Suchfeld Name und tragen dort den Wert Müller ein (Müller eintragen + Return). Da Müller ein stark verbreiteter Name ist, werden Sie nun eine Liste aller Müllers erhalten. Diese Liste werden Sie nun vermutlich nach dem Ort sortieren (Klick auf die Spalte Ort) und dann bis Ulm blättern, um dort den gewünschten Müller zu finden (Je nach Anzahl vorhandener Adressen einige Klicks sowie konzentriertes Suchen) Vorgehensweise 2 Sie öffnen mit der Tastenkombination Strg-N die Ansprechpartnerliste. Als Suchfeld verwenden Sie „Anschrift/Postanschrift “. Als Suchbegriff können Sie in diesem Fall beliebige Teile der Postanschrift verwenden. In unserem Fall Müller Ulm oder z.B. Müller Peter , Müller Firmenname , Müller PLZ , usw. Bei dieser Art der Suche erhalten Sie in 90% der Fälle sofort und eindeutig den gesuchten Wert. Testen Sie das obige Beispiel und Sie werden den Vorteil erkennen, den eine optimierte Verwendung von Listen bringt. Raum für Ihre Notizen




2.2 Aufbau von Listen

Im oberen Bereich einer jeden Liste befindet sich Schaltflächenleiste, in der Sie verschiedene Funktionen auswählen können. Unterhalb der Funktionsschaltflächen befinden sich zwei Suchfelder, in welchen Sie Suchbegriffe erfassen können nach denen die Liste gefiltert werden soll. Im Eingabefeld können Sie den gewünschten Suchbegriff erfassen, der Name darüber bestimmt, welches Feld danach durchsucht werden soll. Ein Klick auf den kleinen Pfeil nach unten öffnet eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Felder. Unterhalb des Such-/Filterbereichs finden Sie die Datensätze der jeweiligen Liste. In dieser können Sie sich mit den Pfeiltasten nach oben oder unten bewegen, durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift können Sie die Datensätze nach dieser Spalte sortieren.

2.3 Bedienung mit Funktionstasten Neben der Bedienung mittels der Maus unterstützen Listen auch die Arbeit mit den Funktionstasten. Dies ist in vielen Fällen deutlich schneller als die Arbeit mit der Maus. Nachfolgend eine Auflistung der unterstützten Funktionen. • F1 Aufruf der Online-Hilfe • F4 Neuen Datensatz anlegen • F5/Return Den in der Liste ausgewählten Datensatz bearbeiten • F7 Aktualisierung der Liste (Refresh) • F8 Ansichten-Menü öffnen (Falls in der Liste vorhanden) • F9 Filter-Dialog anzeigen bzw. aktuelle Filterung zurücksetzen • F11 AddOn-Menü öffnen (Falls in der Liste vorhanden) • F12 Benutzerdefinierte Sortierung zurücksetzen • Tab Wechselt zwischen Suchfeld und Listeninhalt




2.4 Listentypen In den KSR-Produkten wird zwischen der Standard- und Auswahlliste unterschieden. In diesem Abschnitt wird Ihnen gezeigt wie Sie diese beiden Listentypen auseinanderhalten können.

2.4.1 Standardliste Dieser Listentyp wird überall dort verwendet, wo es nötig ist neue Datensätze anzulegen oder bestehende zu ändern. Diesen Listentyp erkennen Sie an den Buttons Neu und Ändern. In den Standardlisten werden die beiden Buttons immer ganz links in der Buttonleiste angezeigt.

Raum für Ihre Notizen

2.4.2 Auswahlliste Auf die Auswahllisten stoßen Sie immer dann, wenn Sie innerhalb eines Vorgangs Daten auswählen möchten. Wenn Sie zum Beispiel einen Termin erfasst haben können Sie eine zugehörige Adresse über eine Auswahlliste zuordnen. Diesen Listentyp erkennen Sie am Icon ‚grünes Fragezeichen‘ oben links. Der wesentliche Unterschied zur Standardliste besteht darin, dass ein Doppelklick auf einen Eintrag diesen nicht zur

Bearbeitung öffnet, sondern diesen als Auswahl in den aufrufenden Bereich übernimmt. Raum für Ihre Notizen




2.5 Listenlayout anpassen In den Listenansichten haben Sie die Möglichkeit diese individuell an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Damit Sie sich für jede Liste mehrere Layouts zusammenstellen und zwischen diesen wechseln können, haben Sie die Möglichkeit, die Layouts zu speichern und zu laden.

2.5.1 Layouts ändern Um ein Layout zu verändern klicken Sie auf den Eintrag Layout verändern... . Es öffnet sich die Maske „Felder“. Diese Maske beinhaltet eine Liste mit allen möglichen Feldern die Sie anzeigen können. Wenn Sie ein Feld in Ihre Liste aufnehmen möchten, müssen Sie vor dem gewünschten Eintrag den Haken setzen. Möchten Sie dagegen Felder löschen, müssen sie den Haken vor dem jeweiligen Eintrag entfernen.

Über den Button Gruppe hinzufügen können Sie eine neue Gruppe erstellen. Diese benötigen Sie, wenn Sie Datensätze zweizeilig anzeigen möchten. Um Datensätze in zwei Zeilen anzuzeigen, klicken Sie auf den Button Zweizeilig. Damit Sie wieder auf die einzeilige Ansicht zurückstellen können, klicken Sie auf den Button Einzeilig. Mit dem Button Original können Sie den Auslieferungszustand wiederherstellen. Hinweis: Alle FETT gedruckten Felder sind Pflichtfelder und können somit nicht aus der Liste gelöscht werden.

2.5.2 Layout speichern Um ein definiertes Layout zu speichern, klicken Sie auf den Eintrag Layout speichern... . Es erscheint die Maske „Layout speichern...“. Zum Speichern des Layouts geben Sie in das untere Eingabefeld den Namen des Layouts ein. Klicken Sie anschließend auf den Button Speichern. Mit dem Button Als Vorgabe speichern können Sie das aktuelle Layout als Vorgabe für alle anderen Benutzer, welche kein individuelles Layout erstellt haben, abspeichern.

Eine typische Anwendung findet das Speichern von Layouts darin, wenn mehrere Anwender am gleichen PC in der Software arbeiten und sich somit jeder sein eigenes Layout bei Bedarf abrufen kann.




2.6 Drucken von Listen

Nach der Anwahl der Schaltfläche „Drucken“ erhalten Sie eine Übersicht von möglichen Berichten, die Sie nun ausdrucken können. Die möglichen Berichte beziehen sich jedoch immer auf die Liste, aus der heraus Sie den Druckvorgang ge-startet haben. Alternativ erhalten Sie unter „Dokumente“ – „Berichte“ eine Auswahl aller Ausdrucke, die die Software zur Verfügung stellt, die Bedienung ist jedoch gleich.

Oftmals macht es Sinn, die im Bericht angezeigten Daten einzugrenzen. Hierzu stehen Ihnen unterschiedliche Kriterien zur Verfügung Jedes Kriterium wird über eine logische Verknüpfung zu einem Parameter verbunden. Es können auch mehrere Kriterien eingesetzt werden. Nach der Auswahl des gewünschten Berichtes fügen Sie zunächst ein Kriterium

hinzu und bestimmen erst danach, welches Kriterium es sein soll. Anschließend können Sie dann die Daten über den Parameter eingrenzen. Raum für Ihre Notizen




Abhängig vom Kriterium werden unterschiedliche Parameter aktiviert. Parameter, die sich auf ein Datum beziehen , können mit einem „Zeitassistenten“ bestimmt werden. Den Zeitassistenten aktivieren Sie mit der rechten Maustaste auf dem Datumsparameter.

Bei Parametern, die sich auf eine bestimmte Adresse beziehen, öffnen Sie bitte immer zuerst die Auswahlliste. Es werden Ihnen alle Adressen angezeigt. Durch Eingabe des Suchnamens näheres Sie sich mit jedem eingegebenen Buchstaben der gesuchten Adresse, um diese dann auswählen zu können.

Beim Verlassen des Berichtes werden die Kriterien gespeichert, die dazugehörigen Parameter aber gelöscht. HINWEIS: Den Zeitassistenten können Sie nur dann aufrufen, wenn das Kriterium die letzte Zeile der Kriterien bildet. Sollte dieses nicht der Fall sein, dann löschen Sie bitte das letzte Kriterium, um den Zeitassistenten abrufen zu können. Raum für Ihre Notizen

Bei der Auswahl einer Adresse greift das Programm immer auf den bei der Adresse hinterlegten Suchbegriff zu.




3 Adressenverwaltung (CRM-Grundlagen)

3.1 Adressenerfassung im Auftrag Adressen können manuell in der Adressenliste und auch direkt im Auftrag erfasst werden. Beim Anlegen eines neuen Auftrags sieht es meist so aus, dass Sie die wichtigsten Daten sofort erfassen, während Ihr Kunde noch vor Ihnen steht, wenn dann erst einmal der Kunde bedient wurde, werden Sie die Daten ergänzen und vervollständigen. Aktivieren Sie den Adress-Assistenten, um bei der Erfassung von Adressen Doppelteingaben und Adress-Dubletten zu vermeiden!

Neben der Anschrift, Telefonnummer und ggf. E-Mail-Adresse sollten Sie diese Adresse immer einer Adressgruppe zuordnen!

Voreingestellt werden Ihnen bereits einige Adressgruppen angezeigt, diese Auswahl können Sie jedoch jederzeit nach eigenen Vorstellungen erweitern oder ändern. Betrachten Sie Ihren Datenbestand an Adressen wie Ihr Geschäftskapital! Deshalb sollten Kundenstammdaten immer komplett erfasst werden. Raum für Ihre Notizen




3.2 Suchen von Adressdaten Egal, ob Adressdaten in einem Auftrag oder in der Adressliste angelegt wurden, gespeichert werden diese Daten immer in der Adressliste. Eine Sonderform der Adressliste ist die Ansprechpartnerliste, zu zusätzlich zu den eigentlichen Adressdaten auch noch die Ansprechpartner zur Adresse enthalten. Beispiel: Adresse Ansprechpartner Fa. Müller & Sohn Herr Josef Müller Inhaber Delikatessen Potsdamer Str. Frau Lydia Müller Frau d. Inhabers Berlin Andreas Müller Sohn d. Inhabers Je nach Bedarf suchen Sie in der Adress- oder in der Ansprechpartnerliste.

Die Suche in der Adressliste bringt eine Adresse als Ergebnis, die gesuchte Firmenanschrift Bei der Suche in der Ansprechpartnerliste werden neben der Firmenanschrift auch die Ansprechpartner aufgeführt. Unterscheiden Sie zwischen Adressen und Ansprechpartner. Ein Ansprechpartner ist immer einer Adresse zugeordnet und

hat keine eigene Postanschrift. Zu jedem Ansprechpartner kann jedoch eine eigene Telefonnummer und e-Mail-Adresse hinterlegt werden. Ein Ansprechpartner ist z.B. ein Mitarbeiter eines Unternehmens, das als Adresse erfasst wurde, wie z.B. der Fahrer eines Firmenfahrzeugs, oder der Fuhrparkleiter einer Kundenadresse. Raum für Ihre Notizen




Neben den allgemeinen Daten der Adresse können weitere Daten in den einzelnen Laschen erfasst werden. Da nur den beiden Datenfelder „Suchfeld“ und „Name“ als Pflichtfeld deklariert sind, können alle anderen Datenfelder nach Bedarf gefüllt oder leer gelassen werden.

Einige der Laschen können ausgeblendet werden, wenn keine Daten erfasst werden.

Nutzen Sie die Möglichkeit, der Adresse eine Notiz hinzuzufügen. Jede Information zu Ihrem Kunden hilft Ihnen, den Kontakt zum Kunden zu verbessern und damit die Qualität Ihrer Dienstleistung. Notizen und Warnstufen werden mit Symbolen kenntlich gemacht, die Warnstufe erzeugt außerdem noch ein Hinweiszeichen in der Adressliste. Im Kartenreiter „Zusatzinfo“ hinterlegen Sie Debitoren- und Kreditorennummern. Diese können Sie entweder automatisiert oder individuell vergeben. Der Eintrag „Eigene Kunden-Nr.“ dient dazu, bei Lieferantenadressen Ihre eigene Kundennummer beim Lieferanten zu speichern. Spätere Ersatzteilbestellungen über das Programm werden dann mit Ihrer Kundennummer versehen.




Handelt es sich bei der Adresse um einen Lieferanten, bei dem Sie über einen COSY-Server Ihre Ersatzteile bestellen können, dann werden die COSY-Zugangsdaten in den COSY-Einstellungen eingetragen. Die COSY-Einstellungen werden angezeigt, nachdem Sie in den Eigenschaften den „COSY fähigen Lieferant“ aktiviert haben.

In der Kontenklasse (Register „Allgemein“) können Sie bei Bedarf auf eine spezielle Klasse für den einzelnen Kunden zugreifen. Dieses hilft Ihnen bei der Auswertung von Umsatzerlösen. Bei Kunden, die aufgrund einer Umsatzsteuer-ID keine Umsatzsteuer entrichten müssen, können Sie hier bereits bestimmen, dass die Software ELEKATplus keine Umsatzsteuer berechnet. Jeder Adresse können Sie bei Bedarf ein eigenes Zahlungsziel hinterlegen. Diese Einträge bewirken einen entsprechenden Hinweis auf der Rechnung und in den offenen Posten. Im Register „Beziehungen“ hinterlegen Sie Beziehungen zu anderen Adressdaten in Ihrem Adressenstamm.

Spezifische Vorgaben für Stundenverrechnungssätze, Rabatte oder Zuschläge oder ähnliches können Sie zu jeder Adresse hinterlegen. Öffnen Sie hierzu die Schaltfläche „Vorgaben“.




Nutzen Sie die Möglichkeit, über die Schaltfläche Add-On beim Kunden weitere Informationen zu hinterlegen, den Schriftverkehr anzulegen und zu speichern und später wieder abzurufen. Betrachten Sie die Adresse als zentralen Punkt aller Informationen zu einem Kunden. Alle gespeicherten Informationen finden Sie in der Kundenhistorie

wieder, natürlich nur dann, wenn Sie diese Daten auch bei der Adresse hinterlegt haben. Raum für Ihre Notizen

3.3 Anlegen eines Fahrzeuges in der Kundenfahrzeugl iste Über die Schaltfläche NEU in der Kundenfahrzeugliste oder über den Menüeintrag „Kundenfzg neu“ kann ein neues Fahrzeug angelegt werden.

Die Pflichtfelder beim Anlegen eines Kundenfahrzeugs sind die Beziehungen „Halter“ und „Fahrer“. Alle anderen Daten-felder können nach Bedarf gefüllt werden. Ohne die Pflichtangaben kann der Datensatz nicht gespeichert werden. Wird ein Fahrzeug zu einer Adresse oder einem Ansprechpartner angelegt, dann sind die Pflichtfelder bereits mit diesen Adressdaten gefüllt.

HINWEIS: Nutzen Sie zur Fahrzeugidentifizierung die Möglichkeit, das Fahrzeug anhand der KBA-Nummer im Teilekatalog ELEKAT zu finden. Die gefundenen Fahrzeugdaten werden dann nach ELEKATplus übertragen.




Unter Umständen reicht auch die Datenerfassung des Fahrzeugs in den Auftragsdaten aus. Diese Daten können dann bei Bedarf jederzeit ergänzt werden.


Auch beim Fahrzeug können neben den Grunddaten weitere Informationen zum Fahrzeug hinterlegt, gespeichert und bei Bedarf wieder abgerufen werden. Einige der Daten werden automatisch gepflegt, z.B. werden die Tachostände bei jedem Auftrag geprüft, neue Tachostände werden gespeichert. Auch die Termine für HU und AU werden automatisch gepflegt, sofern Sie diese in einem Auftrag verändern.




4 Der Auftrag

4.1 Das Prinzip des Auftrages in VxS Das Prinzip eines Auftrages in VxS besteht darin, dass jeder Auftrag zu jedem Status abgespeichert wird. Jeder Auftrag kann mit dem Status „Kostenvoranschlag“ beginnen und je nach Bedarf als „Rechnung“, Sammelrechnung“, „Gutschrift“, „Storno“ oder „interner Auftrag“ enden. Gültige Vorgangsstatus sind: • Kostenvoranschlag • Auftragsbestätigung • Gewährleistungsantrag • Lieferschein • Interner Auftrag • Rechnung / Gutschrift • Stornierung Die Reihenfolge der Status ist vorgegeben und nicht änderbar. Sie können jedoch bestimmen, mit welchem Status Sie beginnen möchten, auf welchen höheren Status Sie weiterschalten möchten und wann der Endstatus zu diesem Vorgang erreicht ist. Jeder Status hat seinen eigenen Ausdruck, den Sie bei Bedarf auch ausdrucken können. Inhaltlich können zu jedem Status unterschiedliche Kalkulationsinhalte gespeichert werden. Sogar die Adressierung kann von Status zu Status geändert werden. Dabei wird eine sogenannte „Hauptvorgangsadresse“ durch den gesamten Auftrag durchgezogen, während jeder Status als „Teilvorgang“ eine eigene Empfängeradresse haben kann. Jeder Status kann einzeln oder im gesamten Vorgang gelöscht werden. Eine Sonderfunktion erlaubt es, einen einzelnen Status mit einem beliebigen anderen Status zu vergleichen, entweder im Gesamten oder nur in den Unterschieden. Raum für Ihre Notizen




4.2 Auftrag neu anlegen / Erstellen von Kostenvoran schlägen

4.2.1 Die Schaltfläche Rep.-Auftrag neu Hier legen Sie einen neuen Reparaturauftrag an. Der Status wird immer* auf Kostenvoranschlag (* diese Einstellung ist änderbar) gesetzt.

Zum Anlegen eines neuen Auftrages werden Sie im ersten Schritt aufgefordert, den Ansprechpartner und das Fahrzeug aus den bereits bestehenden Stammdaten auszuwählen. Sollte die Adresse, das Fahrzeug oder beides nicht hinterlegt sein, dann können diese Daten natürlich auch neu erfasst werden. Die in zwei Bereiche aufgeteilte Auftragsliste zeigt im oberen Bereich die Ansprechpartner, im unteren Bereich das oder die Fahrzeuge zu dem oben ausgewählten Ansprechpartner an. Bestimmen Sie nun, ob Sie sowohl Adress- wie auch Fahrzeugdaten mit der Schaltfläche „Alles übernehmen“ oder ob Sie nur die Adressdaten oder die Fahrzeugdaten in den neuen Auftrag übernehmen möchten. In beiden Bereichen können Sie natürlich auch neue Datensätze anlegen.




Alternativ zum Menüeintrag „Rep.-Auftrag neu“ können Sie in der Auftragsliste auch über das Symbol „Neu“ einen neuen Vorgang anlegen und auch direkt einem Status zuordnen.

Wenn Sie sich gerade in der Adressliste befinden können Sie über die Schaltfläche „Aufträge“ auch die bereits zu der markierten Adresse bereits erfassten Aufträge anzeigen lassen. Sie haben dann ebenfalls in eine Auftragsliste umgeschaltet und können wieder einen neuen Auftrag anlegen. Im unteren Bereich des Auswahlbildschirms sehen Sie die Aufträge zu allen Fahrzeugen der oben markierten Adresse.

4.3 Der Bearbeitungsstatus In der Auftragsliste haben Sie die Möglichkeit, einen Bearbeitungsstatus zu erfassen, der jedem Beteiligten im Unternehmen Information über den aktuellen Status des Auftrages und ggfs. über den Standort des Fahrzeugs gibt. Dieser Status ist unabhängig vom Auftragsstatus der über den Statuswechsel herbeigeführt wird.




4.4 Übernahme der Daten in den neuen Auftrag Nachdem Sie Adresse und Fahrzeug ausgewählt haben, bestimmen Sie, was an Daten in den neuen Auftrag übernommen werden soll. Entscheiden Sie zwischen „Alles übernehmen“, womit Sie Adress- und Fahrzeugdaten in den Auftrag übernehmen. „Adresse“ bedeutet, Sie übernehmen nur die Adressdaten, nicht jedoch das Fahrzeug in den Auftrag, „Fahrzeug“ bedeutet, Sie übernehmen zwar die Fahrzeugdaten, nicht aber die Adressdaten in den Auftrag. Mit der Schaltfläche „Barverkauf“ erzeugen Sie immer einen Kostenvoranschlag ohne Kunden- oder Fahrzeugdaten. Bei Bedarf kann hier auch noch einmal der Auftragsstatus geändert werden.

4.4.1 Der Vorgang Im Kartenreiter „Vorgang“ werden neben der Bezeichnung des Auftrages und dem bearbeitenden Mitarbeiter auch die Adressen für den Hauptvorgang und den Teilvorgang angezeigt.

Weiterhin wird Ihnen angezeigt, wann der Vorgang erst- und letztmalig gedruckt wurde. Im Beispiel wird neben der Adresse auch noch die Warnstufe zu der Adresse angezeigt. Führen Sie die Maus über das Symbol, dann wird Ihnen die Warnstufe als Text angezeigt.

Die Felder der Anlieferung und Abholung geben an, wann das Fahrzeug bei Ihnen ist/war, Bearbeitungs-Start und -Ende, wann das Fahrzeug repariert wird/wurde. Die Felder für Bearbeitungs-Start und –Ende können von Ihnen manuell gefüllt werden, automatisch gefüllt werden diese über die Ausdrucke der Werkstattkarte (Start) und des Lieferscheins/der Rechnung (Ende). Über die Kartenreiter „Teilvorgang“ und „Hauptvorgang“ können Sie noch einmal abweichende Adressen zuordnen. Dieses kann im Fall der Abrechnung über eine dritte Person, z.B. eine Versicherung, von Bedeutung sein. Im unteren Bereich können Sie noch einmal die Kopf- und Fußtexte sowie den Dokumentenkopf ändern. Die hier bereits angezeigten Einträge werden aus den Mandanten-Stammdaten bei der Neuerfassung in den Auftrag übernommen.





4.4.2 Parameter im Auftrag erfassen und ändern Auch die Parameter werden aus den Stammdaten in die Auftragsdaten übernommen. Hier kann jedoch die Basis sowohl beim Kunden oder im Versicherungsfall auch bei der Versicherung hinterlegt sein. Als Grundsatz gilt: Sofern bei der Adresse nichts anderes hinterlegt ist, werden die Parameter aus den Mandantenstammdaten in den Auftrag übernommen. Kommt nun noch eine Versicherung ins Spiel,

dann können auch noch die bei der Versicherung hinterlegten Parameter in den Auftrag gezogen werden. Letztlich können Sie dann auch noch Änderungen vornehmen, die nur für diesen Auftrag gelten.

4.4.3 Die Fahrzeugdaten Sind die Daten aus den bestehenden Fahrzeugstammdaten in den Auftrag übernommen worden, dann wird nur noch ein Teil der Daten angezeigt. Möchten Sie die kompletten Fahrzeugdaten sehen, dann öffnen Sie diese Maske über die Schaltfläche neben der Fahrzeugnummer. Haben Sie die Fahrzeugdaten neu erfasst, dann komplettieren Sie bitte die Fahrzeugdaten über diese Schaltfläche. Haben Sie die Fahrzeugdaten noch

nicht erfasst, dann können Sie die Fahrzeugdaten des ELEKAT-Warenkorbes übernehmen und anschließend das Fahrzeug speichern. Raum für Ihre Notizen




4.4.4 Erfassen von Positionen Die Positionen zum Vorgang werden in der Maske Positionen erfasst. Die Erfassung kann manuell, über den Teilekatalog ELEKAT oder über andere Erfassungssysteme von Datenlieferanten wie Audatex oder Eurotax oder über weitere Teilekataloge zu denen das Programm eine Schnittstelle anbietet, erfolgen. Achten Sie bei der manuellen Erfassung der Positionen darauf, dass Sie die Positionen jeweils korrekt zuordnen.

Abhängig von der gewählten Erfassungsmaske (Ersatzteile, Arbeitswerte, Lackierung, Sonstige Kosten, Nebenkosten) erfolgt die Umsatz- und Erlössteuerung wie auch die Positionierung im Ausdruck. Umsatztsteuerfreie Positionen können nur in den sonstigen Kosten oder den Nebenkosten, Ersatzteile mit AT-Steuer nur bei den Ersatzteilen erfasst werden. Lackiermaterial wird bei der Lackierung erfasst.

Zusätzlich haben Sie im Bereich „Alle“ die Möglichkeit, mit einem Barcodescanner Ersatzteil- oder Dienstleistungspositionen in den Auftrag einzubringen.




Wählen Sie den Kartenreiter „Summen“ um einen schnellen Überblick über Ihren Auftrag zu erhalten. In dieser Ansicht werden alle Summen aus den einzelnen Kategorien, alle Rabatte und Zuschläge sowie die Endsumme des Auftrags angezeigt. Somit haben Sie hier jederzeit die Möglichkeit, sich einen Gesamtüberblick über die Auftragssummen zu verschaffen. Im unteren Bereich der Maske erkennen Sie die Auftragssumme Netto und Brutto. Sie haben die Möglichkeit, in den Feldern „Brutto“ oder „Netto“ einen Pauschalbetrag einzugeben. Die Differenz zum ursprünglichen Betrag Netto wird dann als Gesamtrabatt ausgewiesen. Raum für Ihre Notizen

4.4.5 Drucken Zum Ausdrucken des Auftrags haben Sie zwei Möglichkeiten: Ausdruck eines Formulars über die Ansicht „Schnellinfo“ Ausdruck eines Formulars über die Druckmaske Zum Ausdrucken eines Auftragsformulars (Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, etc.) wechseln Sie in die Druckmaske. Hier werden Ihnen die Formulare angeboten, die normalerweise auf Firmenpapier ausgedruckt werden. In der Druckmaske legen Sie fest, welche Formulare ausgedruckt werden sollen. Dabei wird stets nur der Vorgang zum Drucken ermöglicht, der beim Anlegen des Auftrags ausgewählt wurde (in unserem Beispiel der Kostenvoranschlag).




Mit Hilfe des Pulldown-Menüs ist es möglich, zwischen den unter <Stammdaten> - <Einstellungen> - <Druck> - <Process-Layouts> definierten Layouts der Formulare auszuwählen. Mit dem Lupensymbol wird das jeweilige Formular in der Druckvorschau angezeigt. Wollen Sie das Formular bzw. die Formulare direkt auf dem Drucker ausdrucken, klicken Sie auf den Button Drucken. Nach dem Ausdruck der Formulare bleibt der Auftrag weiterhin geöffnet.

Um nach dem Ausdruck den aktuellen Auftrag automatisch zu schließen, klicken Sie auf den Button Druck + Schließen. Damit befinden Sie sich nach dem Ausdruck der Formulare in der Auftragsliste. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, den Ausdruck nicht auf den Drucker, sondern in Ihr e-Mail-Programm zu steuern. Ist bei der Adresse eine e-Mail-Adresse gespeichert, wird diese ebenfalls in die e-Mail übernommen. Der Ausdruck wird als PDF-Datei in die Anlage der e-Mail hinzugefügt.





4.4.6 Bilder zum Auftrag hinterlegen In das Programm integriert ist die Funktion zum Verwalten von Bildern. Verarbeitet werden können Bilder im Format JPG oder BMP. Zum einen helfen Ihnen die Bilder bei der Erfassung der Kalkulationspositionen, zum anderen können Sie diese Bilder später ausdrucken oder in weitere Programme der Schadenkommunikation oder E-Mail übergeben werden.

Über die Schaltfläche „Neu“ können Sie dem Auftrag neue Bilder hinzufügen. Das Programm greift auf die hinterlegten Bilder zu.

Markieren Sie die Bilder, die dann mir einem Rahmen versehen werden, und bestätigen mit der Schaltfläche „Übernehmen“, um die Bilder zum Auftrag zu speichern.

Nach dem Rücksprung in den Auftrag wird durch ein Symbol angezeigt, dass und wie viele Bilder hinterlegt sind. Durch Anklicken des Symbols werden die Bilder angezeigt.





4.5 Auftrag verwalten

4.5.1 Suchen und Finden Wie bereits in der Einleitung besprochen, werden alle Aufträge in der Auftragsliste dargestellt. Das Suchen und Finden eines Auftrages kann über jedes in der Liste dargestellte Feld erfolgen. Sie selbst bestimmen das Kriterium nach dem Sie suchen möchten. Der Suchbegriff kann auch nur teilweise oder sogar mit einer Wildcard eingegeben werden. Bei der Suche über einen Filter können Sie auch mehrere Suchkriterien eingeben um den Auftrag zu finden.

4.6 Auftragsstatus ändern Damit Sie die einzelnen Ausdrucke erstellen können, muss dem Vorgang ein entsprechender Status zugeordnet werden. Jeder Status eines Vorgangs wird gespeichert und kann über die Auftragsliste wieder abgerufen werden. Die unterschiedlichen Status können über den Statusvergleich miteinander verglichen werden. Damit ist ein sehr einfacher Vergleich zwischen z.B. dem Kostenvoranschlag und der Rechnung erstellt werden.

4.6.1 Statusvergleich Der Statusvergleich ermöglicht Ihnen einen Vergleich der verschiedenen Status eines Auftrages. Gängige Praxis ist es, bei Rechnungslegung die Abweichungen zum Kostenvoranschlag zu ermitteln. Führen Sie dieses im Programm durch, indem Sie im geöffneten Auftrag den Kartenreiter „Positionen“ und darin „Summen“ markieren. Dort finden Sie die Schaltfläche „Statusvergleich“. Bestimmen Sie nun noch, mit welchem Status Sie vergleichen und ob Sie alle Positionen oder nur die Änderungen

aufgelistet haben möchten. Raum für Ihre Notizen




5 Von der Rechnung bis zur Mahnung

5.1 Rechnung erstellen Ziel jeden Auftrages ist es, diesen als Rechnung zu fakturieren. Um eine Rechnung erstellen zu können, müssen Sie den Status Ihres Vorganges auf Rechnung einstellen.

Markieren Sie hierzu die Schaltfläche „neuer Status“. Sie erhalten eine Übersicht der Vorgangsstatus, auf die Sie den Vorgang umschalten können. Nach dem Bestätigen der „Rechnung“ wird der aktuelle Status auf Rechnung umgewandelt. Erst jetzt können Sie überhaupt eine Rechnung schreiben.

Sie erkennen den neuen Status in der Statuszeile des Vorgangs.

Auch wenn der Status nun bereits auf Rechnung eingestellt ist, können Sie noch immer Änderungen an Ihrem Auftrag vornehmen. Der Vorgang wird frühestens durch das Drucken auf einem Drucker oder als e-Mail als Rechnung

abgeschlossen und gesperrt. Die Vorschau der Rechnung bewirkt noch kein Sperren des Vorgangs. Außerdem wird durch die Vorschau weder eine Rechnungsnummer noch ein Rechnungsdatum erzeugt, dieses erfolgt erst bei einem Ausdruck. HINWEIS: Auch das Drucken auf Papier aus der Druckvorschau heraus erzeugt noch keine Rechnungsnummer oder ein Rechnungsdatum. Raum für Ihre Notizen




5.2 Zahlungsverkehr Nachdem mit dem Programm Aufträge angelegt werden, für die letztlich auch eine Rechnungsstellung erfolgt, können diese offenen Posten auch nach bearbeitet werden. Dazu stehen Ihnen im Bereich Zahlungsverkehr die Punkte

• Offene Posten • Zahlungsverkehr und • Mahnungen • gedruckte Mahnungen

zur Verfügung. Sowohl in der Auftragsliste, als auch in der Auftragsmaske wird Ihnen jeweils angezeigt, ob für einen Auftrag Zahlungen vorhanden sind oder der Auftrag bereits angemahnt worden ist. In der Auftragsliste erkennen Sie in der Spalte „Vorgangsnummer“, ob beim Status RE eine Rechnung ausgedruckt worden ist oder nicht.

Ferner erkennen Sie in der Spalte Zahlung/Mahnung, ob für die aktuelle Rechnung eine Zahlung eingegeben, oder eine Mahnung ausgedruckt wurde. In der Spalte „Zahlung“ gibt es folgende Zustände:

• „0“ = es wurde noch keine Zahlung eingegeben • „1“ = es wurde eine Teilzahlung eingegeben, es besteht allerdings noch ein nicht

bezahlter Teilbetrag • „2“ = die Rechnungssumme wurde komplett als bezahlt eingegeben, der Auftrag

ist also abgeschlossen. In der Spalte „Mahnung“ gibt es folgende Zustände:

• „0“ = es wurde noch keine Mahnung gedruckt • „1“ = es wurde bereits die erste Mahnung (Mahnstufe 1) gedruckt • „2“ = es wurde bereits die zweite Mahnung (Mahnstufe 2) gedruckt • „3“ = es wurde bereits die dritte Mahnung (Mahnstufe 3) gedruckt




5.2.1 Zahlungen eingeben

5.2.1.1.1 Aufruf der Offenen Posten Liste Zur Eingabe von Zahlungen wechseln Sie über den Menüpunkt <Zahlungsverkehr> in das Teilprogramm Zahlungsverkehr und Öffnen danach die Maske „Offene Posten“.

In dieser Liste werden Ihnen alle offenen Posten angezeigt, wobei Ihnen nicht nur im Detailbereich der Liste, sondern auch im unteren Bereich der Maske die offenstehende Summe des ausgewählten Auftrags angezeigt wird.

5.2.1.1.2 Aufruf der Buchungsmaske Zur Eingaben einer Zahlung markieren Sie den gewünschten offenen Posten und klicken auf den Button Ausbuchen. Es erscheint die Buchungsmaske „Offene Posten ausbuchen“. Im Feld „Eingangsdatum“ wird das aktuelle Datum automatisch eingesetzt. Wenn Sie ein anderes Eingangsdatum benötigen, kann dieses manuell eingegeben werden. Im Feld „Buchungsnotiz“ können Sie eine Zusatzbemerkung zur Zahlung eingeben.

5.2.1.1.3 Offene Posten markieren Da Ihnen beim aktuellen Kunden sämtliche offen stehende Posten sowie offene Gutschriften angezeigt werden, können Sie die zur Zahlung zu berücksichtigenden offenen Posten und Gutschriften durch Setzen des Hakens markieren.




Somit wird Ihnen im Feld „Rechnungsbetrag“ der resultierende offenstehende Betrag für die von Ihnen markierten Offenen Posten und Gutschriften angezeigt. Raum für Ihre Notizen

5.2.1.1.4 Zahlung eingeben bei kompletter Zahlung Um den im Feld „Restbetrag“ aufgeführten Betrag vollständig als Zahlung einzugeben, genügt es, rechts neben dem Feld die Option „auf Konto verbuchen“ zu wählen und die richtige Bankverbindung auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf den Button Buchen.

5.2.1.1.5 Teilzahlung eingeben Zur Eingaben einer Teilzahlung geben Sie den eingegangenen Betrag in das Feld „Zahlungseingang“ ein. Bestimmen Sie im Feld „auf Konto verbuchen“, wo die Zahlung eingegangen ist (Bank oder Kasse). Klicken anschließend auf den Button Buchen. Sie erkennen, dass der Restbetrag im Feld „Restbetrag“ ausgewiesen wird und über die Option „stehen lassen“ weiterhin als offener Posten bestehen bleibt.

5.2.1.1.6 Zahlung eingeben mit nachträglich gewährtem Rabatt Manchmal kommt es vor, dass der Kunde nicht den gesamten offenstehenden Betrag bezahlt und damit ein kleiner Restbetrag offen ist. Da es unwahrscheinlich ist, eine Mahnung wegen eines kleinen Restbetrags zu erstellen, kann dieser Restbetrag nachträglich als „gewährter Rabatt“ ausgebucht werden.

5.2.1.1.7 Nach der Zahlungseingabe Nachdem die Zahlung zu gebucht worden ist, verschwindet der offene Posten in der Listendarstellung, falls der komplette Betrag eingegeben wurde. Im anderen Fall bleibt der offene Posten noch sichtbar.




5.2.2 Zahlungsliste Um sich einen Überblick über die eingegebenen Zahlungen zu verschaffen, wechseln Sie über die Menüpunkte <Offene Posten> - <Zahlungen> in die Maske „Zahlungsliste“.

Diese Liste zeigt alle eingegebenen Zahlungen sortiert nach dem Buchungsdatum. Für den Fall, dass Sie Ihre Buchungen unterbrochen haben, ist es möglich, über das Suchkriterium „Datum“ eine Liste aller Buchungen des aktuellen Tages anzuzeigen. Diese Liste kann dann über den Button Drucken ausgedruckt werden, um eine Übersicht zu erhalten, welche Zahlungen eingegeben bzw. welche Zahlungen noch nicht eingegeben worden sind.

5.2.2.1.1 Barzahlungsliste Eine Besonderheit stellt die Barzahlungsliste dar, bei z.B. nur die Bareinnahmen eines Tages ausgewiesen werden sollen. Klicken Sie in der Zahlungsliste auf den Button Drucken. Es erscheint die Maske „Berichte drucken“. Wählen sie unter den aufgelisteten Berichten die „Zahlungsliste“ aus und fügen als Kriterien das Zahlungsdatum und das Konto für Barzahlungen ein.

HINWEIS: Für den Fall, dass Sie mit dem Zusatzprogramm „FEX“ (Fibu-Exporter) arbeiten, werden diese Daten automatisch beim Datenexport in das Fibu-Programm übergeben.




Sollten Sie versehentlich eine falsche Eingabe gemacht haben, können Sie mit Hilfe des Buttons Ändern die Buchung abändern. Zum Abspeichern der Änderung klicken Sie auf den Button Speichern. Raum für Ihre Notizen

5.2.2.1.2 Sonderfall: Aufträge mit Summe „0“ ausbuchen Werden Rechnungen mit Summe = 0 gedruckt, erscheinen diese ebenfalls in der Offenen Posten Liste (OPs). Diese stellen einen Sonderfall dar, bei dem es sich in der Praxis meist um einen Kulanzauftrag handelt. Klicken Sie in der OP Liste auf die rechte Maustaste, um solche offenen Posten auszubuchen. ACHTUNG: Da es bei diesen Vorgängen keine Möglichkeit gibt, eine Zahlung zu löschen, kann dieser Vorgang nicht mehr rückgängig gemacht werden.

5.2.3 Mahnungen In das Programm wurde ein Mahnlauf integriert, der es Ihnen ermöglicht, nicht nur einzelne Mahnungen, sondern auch mehrere oder alle Mahnungen auf einen Schlag auszudrucken. Wechseln Sie über die Menüpunkte <Zahlungsverkehr> -<Mahnungen> in die Maske „Mahnungen“. In dieser Maske werden Ihnen alle zur Mahnung anstehenden Aufträge angezeigt.

Über die entsprechende Buttonleiste können Sie festlegen, welche Mahnungen in der Liste angezeigt werden. Bei Aufträgen im „Härtefall“ handelt es sich um Aufträge,




für die bereits eine dritte Mahnung ausgedruckt worden ist und das Zahlungsziel dieser dritten Mahnung bereits überschritten worden ist. Zur Auswahl der Mahnungen, die ausgedruckt werden sollen, können Sie in der Liste die Markierung gemäß Windows-Vorgaben vornehmen: Umschalttaste gedrückt halten: markiert alle Datensätze zwischen dem markierten Datensatz und dem angeklickten Datensatz Strg-Taste gedrückt halten: nur der angeklickte Datensatz wird markiert.

5.2.3.1.1 Mahnlauf starten Nachdem Sie alle gewünschten Aufträge markiert haben, können Sie den Mahnlauf durch Anklicken des Buttons Mahnlauf starten. Es erscheint die nachfolgende Meldung, in der Sie gefragt werden, ob Sie die markierten Aufträge in den nächst höheren Mahnstatus setzten wollen.

Klicken Sie auf Ja, um den Mahnstatus hoch zu setzen. Es erscheint die nachfolgende Meldung: Sofern Sie die Mahnungen gleich ausdrucken wollen, klicken Sie auf den Button Ja. Damit erscheint die Druckvorschau, in der die erzeugten Mahnschreiben

am Bildschirm angezeigt werden. Zum Ausdrucken der Mahnungen klicken Sie auf den Button Drucken. Es erscheint die Maske „Ausgabe auf dem Drucker“, in der Sie sowohl den Drucker, als auch die Anzahl der Ausdrucke festlegen können. Haben Sie nach dem Hochsetzen der Mahnstufe die Mahnungen nicht gleich ausgedruckt, können Sie über den Button Drucken auch zu einem späteren Zeitpunkt die zum Drucken anstehenden Mahnungen ausdrucken.

Nach dem Drucken von Mahnungen werden Sie immer gefragt, ob der Ausdruck korrekt durchgeführt wird. Erst mit dem Anklicken der JA-Taste wird der Mahnvorgang abgeschlossen und die Mahnstufe weitergeführt.




5.2.3.1.2 Mahnlauf rückgängig machen Um den letzten Mahnlauf rückgängig zu machen, klicken Sie in der Maske „Mahnungen“ auf den Button Zurücksetzen. Es erscheint eine Meldung, in der Sie gefragt werden, ob der letzte Mahnlauf vom xx.xx.xx. zurückgesetzt werden soll. Antworten Sie mit Ja, um das Zurücksetzen zu starten.

Nach erfolgreicher Aktion erscheint eine Bestätigung.

5.2.4 Mahnungen erneut drucken Mit der Version 2.12.xx steht Ihnen auch die Möglichkeit zur Verfügung, Mahnungen, die bereits gedruckt sind erneut zu drucken.

Diese finden Sie im Bereich der gedruckten Mahnungen

5.2.5 Einstellungen zum Mahnsystem Um erfolgreich Mahnen zu können bedarf es einiger wenigen Einstellungen im System:

5.2.5.1 Allgemeine Mahnungseinstellungen Wechseln Sie hierzu zunächst in die Stammdaten – Einstellungen – Auftrag und Fakturierung – Mahnungseinstellungen




Stellen Sie hier ein, in welchen Zeitperioden der Wechsel von einer zur nächsten Mahnstufe erfolgen soll und ob beim Mahnen eine Gebühr berechnet wird. Raum für Ihre Notizen




5.2.5.2 Mahntexte

Erfassen Sie noch die Mahntexte für das 3-stufige Mahnsystem. Für jede Mahnstufe stehen Ihnen jeweils ein Kopftext und ein Fußtext zur Verfügung. Im Ausdruck werden beim Mahnen dann zwischen Kopf- und Fußtext die mahnrelevanten Daten wie Rechnungsnummer und –datum, Mahnbetrag und Mahngebühr automatisch eingefügt. Beachten Sie die Variable #001xx# und seine Bedeutung zur Berechnung der nächsten Zahlungsfrist. Die Anwendung der Variable ist in diesem Bildschirm näher beschrieben. Raum für Ihre Notizen




6 Kopf- und Fußtexte

Kopftext

Kopftext 2

Dokumenten- kopf

Fußtext




6.1 Prinzip der Kopf- und Fußtexte / Dokumentenkopf

• Kopf- und Fußtexte sind Texte, die in den Aufträgen an vorher definierten Stellen ausgedruckt werden. Dabei können Standard-Texte gezogen werden oder die Standard-Texte können auftragsindividuell verändert und angepasst werden.

• Kopf- und Fußtexte sind abhängig vom Status. Das bedeutet, zu jedem Status

können die Kopf und Fußtexte abweichend eingestellt werden.

Das ist im Beispiel eines Fußtextes leicht zu erklären: Fußtext auf Status Kostenvoranschlag: „ … wir würden uns über Ihren Auftrag freuen …“ Fußtext auf Auftragsbestätigung: „ … den vorstehenden Auftrag, den Sie uns … erteile n …“ Fußtext auf Rechnung: „ … vielen Dank für Ihren Auftrag und wünschen Ihne n weiterhin … „

• Es können beliebig viele Kopf- und Fußtexte je Status angelegt werden, aber

nur ein Kopf- oder Fußtext kann als Standard zum Status gespeichert werden. Die weiteren Texte können aber optional in den Auftrag übernommen werden.

6.2 Position der Kopf- und Fußtexte / Dokumentenkop f

Kopftext

Dokumentenkopf

Kopftext 2

Fußtext




6.3 Anlegen von Kopf- und Fußtexte / Dokumentenkopf Die Kopf- und Fußtexte werden in dem Status angelegt, für den die Texte gelten sollen. Also werden die Kopf- und Fußtexte für Rechnungen auch im Status Rechnung angelegt. Allerdings können die Texte auch auf andere Status übertragen werden. Das findet insbesondere beim Dokumentenkopf Anwendung, sofern der für alle Status gelten soll. In solchen Fällen kann der Text in einem beliebigen Status angelegt und anschließend auf andere Status übertragen werden. Danach können dann noch statusabhängige Änderungen vorgenommen werden. Beispiel: Der Dokumentenkopf wird im Status KV angelegt und anschließend auf die anderen Staus übertragen. Danach wird dieser Dokumentenkopf im Status Rechnung noch einmal verändert, so dass dort noch das Datenfeld „Tag der Leistung“ sowie das Datenfeld „Debitoren-Nummer“ mit ausgedruckt wird. Raum für Ihre Notizen

Wechsel sie also in einem beliebigen Auftrag in den Textbereich, den Sie anpassen und ändern möchten. Markieren Sie das entsprechende Register und klicken auf „Auswählen“




Sofern Sie mehrere Texte angelegt haben wird Ihnen die Auswahl dieser Texte angezeigt. Die Reihenfolge der Texte hat dabei die Bedeutung, dass der oberste Text der „Standard-Text“ ist, welcher automatisch gezogen wird, wenn dieser Status angelegt wird. Ausnahme bilden dabei die „Kunden-“ oder „Mitarbeiter-spezifischen“ Texte.

In die Texte können Sie entweder geschriebenen Text oder variable „Felder“ eintragen. Die Variablen stellen die Datenfelder aus dem jeweils geöffneten Auftrag dar und werden beim Ausdrucken durch die Daten der Datenfelder ausgetauscht. So wird zum Beispiel das in o.g. Muster dargestellte Feld „#0215#“ mit dem Anlieferungsdatum des Auftrags gefüllt.

Hinweis: Lassen Sie für die variablen Datenfelder ausreichend Platz, ansonsten erhalten Sie unterschiedliche Ausdruck-Ergebnisse. (In dem oben dargestellten Muster ist z.B. zu wenig Platz für die Variable #0213# Fahrgestellnummer, da dieses Feld normalerweise aus 17 Zeichen besteht).




• Nutzen Sie bei Bedarf die Tabulatoren, um eine Blockdarstellung zu erreichen.

Vermeiden Sie den Sprung über mehrere Tabulatoren, löschen Sie überflüssige Tabulatoren aus dem Textblock heraus.

• Setzen Sie die Tabulatoren bevor Sie in die weiteren Zeilen umbrechen, so

erhalten Sie in den folgenden Zeilen die gleichen Tabulatoren wie in der vorherigen Zeile.

• Tabulatoren können zeilenweise eingetragen, verändert oder gelöscht werden.

• Bedenken Sie den notwendigen Platz für einen variablen Text, insbesondere

dann, wenn Sie mit unterschiedlich großen Schriften arbeiten.

• Um identische Texte auf andere Status zu übernehmen (z.B. Dokumentenkopf) können Sie diese übertragen. Im Status können dann noch Anpassungen erfolgen, die nur für den Status gelten sollen.





7 Seitengestaltung

7.1 Prinzip der Seitengestaltung Die Gestaltung der Seiten ist über ein dreistufiges System zusammengestellt.

• Das Seitenlayout = Definition von Seitenkopf und Seitenfuß sowie von oberen Seitenrändern

• Die Printfilter = Definition der zu druckenden Elemente sowie Überschriften, sofern diese nicht original ausgedruckt werden sollen

• Das Prozesslayout = Zusammenführung von Seitenlayout und Printfilter und gleichzeitig Zuordnung zur Auswahl im Bereich des Auftragsdrucks.

7.1.1 Seitenlayout Im Seitenlayout hinterlegen Sie die Kopf- und Fußtexte sowie die Kopfgrafik. Außerdem bestimmen Sie hier, ob und welche Elemente gedruckt werden sollen. Durch das anlegen mehrerer Seitenlayouts schaffen Sie die Möglichkeit unterschiedlicher Seitendarstellungen (z.B. ohne Kopf- und Fußdarstellung für Ihre

Papierausdrucke, weil Sie bedruckte Firmenbögen verwenden, gleichzeitig aber mit Kopf- und Fußdarstellung für den Versand per eMail). Bestimmen Sie im „Kopftyp“ ob der Seitenkopf gedruckt werden soll oder nicht. Gleiches gilt für den Fußtyp. Während der Fußtyp nur aus Text besteht kann der Kopftyp aus Text, Grafik oder Text und Grafik bestehen. Raum für Ihre Notizen




7.1.2 Printfilter Printer sind die Definitionen der zu druckenden Elemente.

Bestimmen Sie, ob z.B. Rabatte oder Zwischensummen gedruckt werden sollen. Beachten Sie aber immer, dass mit allen Elementen gerechnet wird und Sie immer nur den Ausdruck unterdrücken. So wird es z.B. zu einer Differenz kommen, wenn Sie zwar Rabatte im Auftrag vergeben, diesen Rabatt aber nicht ausweisen.

Auch bei den einzelnen Positionsblöcken können Sie bestimmen, was gedruckt werden soll und was nicht.

Auch die Zwischensummen definieren Sie nach Bedarf. Diese Einstellungen kommen jedoch nur dann zum Tragen, wenn Sie Zwischensummen ausdrucken.

Beachten Sie, dass Sie im Printfilter bestimmen, auf welches Seitenlayout zugegriffen werden soll. Die meisten Anpassungen finden im Bereich der „Positionen“ statt. Typische Einstellung: Für den Status KV wird vorbereitet, dass ein KV mit allen Daten ausgedruckt werden kann oder nur mit den reinen Texten, ET-Nummern, Arbeitspositionsnummern, ET-Preise und Arbeitswerte werden unterdrückt. Ergebnis:




Ausdruck eines KV, der nicht geeignet ist zum Vergleichen (durch Wettbewerber) oder fiktivem Abrechnen bei einer Versicherung.

7.1.3 Prozesslayout Anlegen/Ändern eines Prozesslayouts in den Einstellungen.

Auswahl � eines Prozesslayouts im Auftrag unmittelbar vor dem Drucken. Die Prozesslayouts bilden die Zusammenfassung der Printfilter im Ausdruck. Unmittelbar vor dem Ausdrucken kann durch den Anwender bestimmt werden, auf welches Prozesslayout (und damit verbunden auf welchen Printfilter mit hinterlegtem Seitenlayout) zugegriffen werden soll. Somit bestimmt der Anwender unmittelbar vor dem Ausdruck die Darstellung des Ausdrucks. Außerdem können im Prozesslayout auch mehrere Ausdrucke zusammengefasst werden (z.B. Rechnung und Rechnungskopie, die sich durch einen abweichenden Dokumententitel zur Rechnung unterscheidet). Raum für Ihre Notizen




8 Funktionen und Einstellungen, die nach der Neuins tallation von ELEKATplus aktiviert und eingestellt werden sollten

8.1 Mandateneinstellungen Mandanten �� Mandantenverwaltung

In den Mandanteneinstellungen werden die Informationen zu Ihrer Firma (Firmierung, Adresse, Telefon, etc.) hinterlegt. Außerdem stellen Sie hier das allgemeine Zahlungsziel ein, welches als Standard für jede Adresse hinterlegt wird.

Sie sollten die beiden Register „Allgemein“ und „Adresse“ unbedingt ausfüllen, da diese Datenfelder in einige Funktionen des Programms eingebaut sind.

Stellen Sie weiterhin Ihr Zahlungsziel ein, welches zu jeder Neuen Adresse hinterlegt werden soll.




8.2 Mitarbeiter Stammdaten �� Mitarbeiterliste

Erfassen Sie hier alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Mitarbeiter, die mit der Software arbeiten, müssen einem Benutzer zugeordnet sein (z.B. dem Benutzer „Admin“) außerdem sollten bei diesen Mitarbeitern die Felder „Unterschrift“ (1x als Textunterschrift und 1x als Bildunterschrift jeweils für die Textverarbeitung) hinterlegt sein.

8.3 Desktopdarstellung / beliebiger Suchtext Stammdaten �� Einstellungen �� System �� System allgemein

Legen Sie hier fest, ob die Desktopdarstellung in der Sidebar oder unterhalb der Menüleiste abgebildet wird. „Suchtext an beliebiger Stelle“ bedeutet, dass beim Suchen der eingetragene Suchbegriff nicht unbedingt am Anfang des Suchergebnisses stehen muss (Beispiel: die Suche nach „müller“ findet nicht nur Adressen die mit „müller“ beginnen sonder auch „Obermüller“, „Bergmüller“ „Johann Müller oHG“ etc.)

Die „maximale Bildbreit in Pixel“ legt fest, mit welcher Auflösung Ihre Bilder gespeichert werden. Hier gilt: je kleiner die Auflösung, desto weniger Speicherplatz wird benötigt. Wählen Sie keinen Wert unter 640, da ansonsten die Bildqualität zu sehr reduziert wird, die Bilder damit nicht mehr verwertbar sind.




8.4 Programm-Updates Stammdaten �� Einstellungen �� System �� System allgemein

Bei aktivierten Programm-Updates wird bei jedem Starten des Programms über eine Internetverbindung geprüft, ob Programm-Updates für Sie zur Verfügung stehen (nur für update-berechtigte Betriebe). Bei einer Netzwerk-Installation tragen Sie bitte nur eine Station ein, die im Internet nach einem Programm-Update sucht, die anderen Arbeitsstationen suchen über den Netzwerkpfad, in dem die Station, die das Update über

das Internet heruntergeladen hat, das Update für andere Arbeitsstationen bereitstellt.

8.5 Autom. Debitorennummern, Adressenassistent, Kun deninfo Stammdaten �� Einstellungen �� CRM-Bereich �� Adressenmanagement

Stellen Sie hier ein, ob zu jeder neu angelegten Adresse automatisch eine Debitorennummer vergeben werden soll. Dann sucht das Programm bei jeder neuen Adresse die höchste bereits vorhandenen Debitorennummer und vergibt die darauf folgende Nummer für die neue Adresse. Der Adressenassistent hilft Ihnen, Adressen nicht mehrfach anzulegen durch eine vorherige Bestandsprüfung In der Kundeninfo bestimmen Sie, welche Informationen in Listen und auch in der Auftragserfassung zum Kunden angezeigt werden.




8.6 Servicebriefe Stammdaten �� Einstellungen �� CRM-Bereich �� Servicebriefe

Servicebriefe sind die Briefe an Ihre Kunden, bei deren Fahrzeug ein Termin ansteht (z.B. Hauptuntersuchung) Richten Sie hier Ihre Schreiben ein und rufen die fertigen Anschreiben später über die Berichte ab. Servicebriefe bestehen aus einem Kopftext und einem Fußtext. Zwischen Kopf- und Fußtext wird im Bericht „Servicebrief X“ automatisch eine Zeile mit den passenden Fahrzeugdaten eingefügt. Nähere Informationen über den Umgang mit Servicebriefen erhalten Sie in einer weitergehenden Schulung.

8.7 Zeitbasis, Anzeige von Fahrzeugterminen im Auft rag Stammdaten �� Einstellungen �� Auftrag/Fakturierung �� Kalkulationseinstellungen

Im Register „Sonstiges“ bestimmen Sie den Zeitfaktor und die Zeitbezeichnung. Hierbei bedeutet: Zeitfaktor „1“ = Zeitbezeichnung „Std“ Zeitfaktor „10“ = Zeitbezeichnung „AW“ Zeitfaktor „100“ = Zeitbezeichnung „ZE“ Fahrzeugtermine können im Auftrag angezeigt oder ausgeblendet werden. Das bestimmen Sie über diesen Schalter.

8.8 Adresse für interne Aufträge Stammdaten �� Einstellungen �� Auftrag/Fakturierung �� Kalkulationseinstellungen

Im Kartenreiter „interner Auftrag“ tragen Sie bitte Ihre eigene Firma ein, die Sie vorher in der Adressliste erfasst haben. Interne Aufträge sind Aufträge an eigenen Fahrzeugen, die in der Regel nicht fakturiert werden und in der Berechnung mit einem reduzierten Verrechnungssatz berechnet werden. Bei internen Aufträgen kann man Materialbestand vom Lagerbestand abbuchen lassen.




8.9 Lohngruppen / Stundenverrechnungssatz Stammdaten �� Einstellungen �� Auftrag/Fakturierung �� Lohngruppen

Erfassen Sie hier Ihre unterschiedlichen Verrechnungssätze in Form von Lohngruppen. Jede Lohngruppe kann aus 15 Preisen für Karosserie-/ Mechanikerlohn und 5 Preisen für Lackierung bestehen. Über die Schaltfläche „als Default“ setzen Sie die Lohngruppe als Standardwert, Sie können natürlich mehrere Lohngruppen für verschiedene Kundengruppen oder für verschiedene Auftragsarten (Mechanik-Auftrag, Karosserie-Auftrag, Selbstzahler, Versicherungsfall, etc.) anlegen.

8.10 Mahnungseinstellungen Stammdaten �� Einstellungen �� Auftrag/Fakturierung �� Mahnungseinstellungen

Bestimmen Sie die Zeiträume, wann Mahnungen angezeigt werden. Die im Beispiel eingetragenen 7 Tage bedeuten, dass 7 Tage nach der Rechnungsfälligkeit der Vorgang zur ersten Mahnung eingetragen wird. Das gleiche gilt für die weiteren Mahnstufen.

Erfassen Sie hier Ihre Mahntexte für die 3 Mahnstufen, bestimmen Sie weiterhin, wann welche Mahnstufe erreicht werden soll. Beachten Sie in den Mahntexten die Variable für die Berechnung des Fälligkeitsdatums der Zahlung.




8.11 Zähler und Nummernkreise Stammdaten �� Einstellungen �� Auftrag/Fakturierung �� Vorgangsstatus

Hier stellen Sie die Zähler für Ihre Nummernkreise (Auftragsnummer, Rechnungsnummer, Gutschriftnummer, Stornonummer) ein. Voreingestellt ist, dass für Rechnungen, Gutschriften und Stornos jeweils auf einen eigenen Zähler zugreifen. Bei Bedarf können Sie jedoch verschiedene Ausdrucke auch auf einen gemeinsamen Nummernzähler (z.B. Rechnungen, Gutschriften und Stornos als finanztechnische Ausdrucke, die in einer Buchhaltung auch nachgewiesen werden müssen, auf einen gemeinsamen Zähler, damit diese Nummern nicht doppelt vergeben werden können) einstellen. Auch wenn in den Zählern jeweils nur eine fortlaufende Ziffer eingetragen werden kann, so können Sie die eigentliche Belegnummer trotzdem um Vor- oder Nachnummern oder –texte erweitern. Im Beispiel greift das Programm auf die fortlaufende Nummer 504 zu, die eigentliche Rechnungsnummer lautet aber „0504-09/1002“. Hierbei wird die „09“ als 2-stellige Jahreszahl und die „1002“ als Auftragsnummer an die Rechnungsnummer angefügt.

8.12 Schnittstelle zu ELEKAT Stammdaten �� Einstellungen �� Schnittstellen �� Teilekataloge

Stellen Sie hier die Pfade für die Anbindung des Teilekatalogs ELEKAT ein Beachten Sie ggf. die Einstellungen im Feld Parameter, die nur bei einer Netzwerkinstallation von ELEKAT eingetragen werden dürfen. Prüfen Sie die Einstellungen der Produktklassen und ändern Sie diese ggf.




8.13 Seitengestaltung Stammdaten �� Einstellungen �� Druck �� Seitenlayout

Im Seitenlayout erfassen Sie die Kopf- und Fußtexte für Ihre Ausdrucke. Hier können Sie ebenfalls bei Bedarf eine Kopfgrafik einbinden, die beim Ausdruck auf weißes Papier ebenfalls mit ausgedruckt wird. Drucken Sie auf Firmenbögen, dann erfassen Sie diese Daten trotzdem, da diese dann beim e-Mail-Versand oder beim Fax-Versand berücksichtigt werden können. Wenn Sie eine Kopfgrafik einbinden möchten, dann achten Sie auf ein Seitenverhältnis von Breite 3 zu Höhe 1. Grafiken können im Format JPG oder BMP genutzt werden.

8.14 Seitenlayout aktivieren Stammdaten �� Einstellungen �� Druck �� Printfilter

Um das im Punkt „Seitengestaltung“ beschriebene Seitenlayout zu aktivieren öffnen Sie im Bereich der Printfilter den Printfilter „detailliert“. Hierbei handelt es sich um den am häufigsten verwendeten Printfilter.

Erfassen Sie in der „Kopf-und Fußdarstellung“ je nach Bedarf das Seitenlayout. Weitere Informationen über die Möglichkeiten der Druckgestaltung erhalten Sie in einer weiterführenden Schulung.




9 OSA-Registrierung

9.1 Was bedeutet OSA OSA bedeutet „Online-Support-Anfrage“ und ist Ihre Möglichkeit, bei einer Anfrage um Hilfe und Unterstützung zu bitten. Mit einer OSA setzen Sie Ihren „Hilferuf“, der im KSR-Support erfasst wird und einen Rückruf auslöst. Der Rückruf erfolgt grundsätzlich nach dem FIFO*-Prinzip, wer zuerst eingetragen ist wird auch zuerst zurückgerufen (* FIFO = first in first out)

9.1.1 OSA Erstregistrierung Klicken Sie zur Erstregistrierung im Menü auf das “?” Fragezeichen-Symbol Die Software prüft, ob Sie bereits für den Online Support registriert sind. Falls Sie noch nicht registriert sind, öffnet sich der Standard-Internetexplorer mit der Seite Registrierung / Kunden-Information.




Lesen Sie die Nutzungsbedingungen, erfassen Sie Ihre persönlichen Daten. Hinweis: Die gelb hinterlegten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Registrieren. Es öffnet sich eine Erfolgsmeldung, mit dem Hinweis, dass Sie eine Bestätigungs-eMail erhalten, sobald Ihr Account freigeschaltet ist. Sobald Sie diese eMail bekommen, können Sie Ihre Supportanfragen online ausführen.

9.1.2 OSA absetzen Nach der Erstregistrierung gelangen Sie über die OSA direkt in den Bildschirm zum Stellen einer Support-Anfrage. Nach dem Bestätigen der Nutzungsbedingungen können Sie Ihre Anfrage erfassen. Erfassen Sie in der ersten Zeile einen kurzen und aussagekräftigen Betreff, z. B. Adresse kann nicht gelöscht werden. Erfassen Sie in der zweiten Zeile einen Ansprechpartner für die Supportanfrage, z. B. Frau Marlene Müller. Erfassen Sie im darunter liegenden Eingabefeld möglichst detailliert das Problem, für das Sie Support benötigen.

9.1.3 Voraussetzungen Um eine OSA schnell und vollständig durchführen zu können sind unsere Supportmitarbeiter(in) auf Ihre Mithilfe sowie auf technische Einrichtungen angewiesen. Je genauer Sie das Problem beschreiben, desto schneller kann der Supportmit-arbeiter(in) erkennen, wie sie/er Ihnen weiterhelfen kann. In den meisten Fällen erfolgt die Hilfe durch einen direkten Zugriff per Fernwartung auf Ihr System. Diese Fernwartung setzt eine Internetverbindung voraus. Die Abrechnung eines Supportvorgangs erfolgt gem. Ihren vertraglichen Vereinbarungen.




10 Datensicherung Manuelle Datensicherung von ELEKATplus mit dem Date nbanksystem Microsoft © SQL oder Microsoft © SQL Express-Edition

1. Starten Sie zunächst die Datenbanksoftware

2. Im Anmeldebildschirm tragen Sie bitte

den Anmeldenamen sowie das dazu passende Passwort ein. Sofern diese Einträge dem Installationsstandard von ELEKATplus entsprechen lautet der Anmeldename „sa“, das dazu passende Passwort lautet „P16eP410A“.

3. Markieren Sie die Datenbank, die Datenbank, die gesichert werden soll. Je nach Installation lautet der Name der Datenbank „VCS“ oder „EP4“.

Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die markierte Datenbank,

danach mit der linken Maustaste auf „Tasks“. Es werden nun unter Anderem die beiden Optionen „Sichern“ und „Wiederherstellen“ angezeigt. Das „Wiederherstellen“ sollte nur von erfahrenen Anwendern durchgeführt werden, deshalb wird dieser Vorgang hier nicht beschrieben.




4. Fügen Sie zum Sichern bei Bedarf einen neuen Dateinamen hinzu und führen wenn möglich immer die Sicherung der kompletten Datenbank durch. Wählen Sie die Option der Überprüfung der gesicherten Datenbank. Speichern Sie die gesicherte Datenbank auf einem externen Medium.

5. Wartungsplan Die gerade aufgeführte Datensicherung kann unter Umständen auch automatisiert ablaufen. Hierzu wird ein Wartungsplan angelegt, der täglich zu einer festgelegten Uhrzeit automatisch eine Datensicherung durchführt. Diese Funktion ist jedoch von einigen Faktoren in Ihrer Computer-Umgebung abhängig und sollte nur von erfahrenen Anwendern oder Administratoren eingerichtet werden. Aus diesem Grund wird hier nicht weiter auf diese Funktion eingegangen.

Hinweis: Den besonderen Wert einer aktuellen Datensicherung lernen nur die Anwender kennen, die im Notfall auf keine Datensicherung zugreifen können. Nutzen Sie die Möglichkeit eine regelmäßige Datensicherung erstellen zu lassen. Bedenken Sie immer den Aufwand und die Kosten, die mit Datenverlust in einem Unternehmen verbunden sein können.




Kurzbeschreibung zur Installation von ELEKATplus Diese Kurzbeschreibung soll Ihnen einen kleinen Anhalt geben, wie die Software ELEKATplus zu installieren ist. Beachten Sie bitte immer die Besonderheiten Ihres Computers bzw. Ihrer bestehenden EDV-Umgebung. Jede Installation muss mit Administratorrechten durchgeführt werden. Sollten Sie keine Administratorrechte besitzen, dann bitten Sie jemanden, der volle Zugriffsrechte (Administratorrechte) auf Ihrem Computer besitzt, die Software zu installieren. Deaktivieren Sie grundsätzlich vor der Installation von ELEKATplus Ihre Firewall, um Fehlfunktionen zu vermeiden. Sollten nach dem reaktivieren der Firewall Probleme mit ELEKATplus auftreten, so müssen in Ihrer Firewall-Software entsprechende Anpassungen vorgenommen werden. Nehmen Sie in einem solchen Fall Kontakt mit Ihrem Netzwerkbetreuer auf. Die Neu-Installation von ELEKATplus unterscheidet sich prinzipiell in zwei Bereiche,

- die Installation der Datenbank - die Installation der Software

Entscheiden Sie sich bei der Installation für eine „Einzelplatzinstallation“, so werden Sie beide Bereiche mit einem Durchlauf durchführen können, es werden dann nacheinander zu erst die Datenbanksoftware und danach die Anwendungssoftware installiert.

Führen Sie zuerst die Neuinstallation der Software ELEKATplus durch




Entscheiden Sie zwischen der Einplatzinstallation, bestimmt für einen Computer, auf dem das ELEKATplus laufen soll. Mit ELEKATplus wird auch das Datenbanksystem installaiert. Diese Installation im Netzwerk empfehlen wir grundsätzlich nur erfahrenen Anwendern und Administratoren. Zunächst wird das Datenbanksystem installiert

Beim „Normalen Setup“ können/müssen Sie noch einige Einstellungen vornehmen,

bei „Express-Setup“ werden standardisierte Einstellungen

angenommen Bei der Auswahl des Ziellaufwerkes ändern Sie bei Bedarf bitte nur das Laufwerk, geben Sie bitte keine Pfadangaben an. Nutzen Sie bitte nur physisch vorhandene Laufwerke, tragen keine logisch erzeugten Laufwerke ein, da bei Computerstart diese Laufwerke evtl. noch nicht vorhanden sind, wenn die Software bereits Starten will.




In diesem Bildschirm ist voreingestellt die Angabe, dass nach der Installation des Datenbanksystems auch die Software ELEKATplus installiert wird. Diese Einstellung ist geeignet für eine einfache Installation des gesamten Programms. Nach dem Bestätigen beginnt nun die Installation des Datenbanksystems

Das Datenbanksystem wird installiert und bestätigt dieses nach erfolgreicher

Installation.




Nach dem Hinweis auf die Lizenzbestimmungen ...

... und der Auswahl des Installationslaufwerkes ...

... beginnt die Installation nach dem Bestätigen mit der Taste „Weiter“.

Es wird nun zuerst einmal Software installiert, danach diese Installation geprüft und zum Abschluss werden dann noch einige Installationsbefehle durchgeführt. Ingesamt läuft der dargestellt Balken 3 mal durch und endet mit einer Fertigstell-Meldung.




Nach der erfolgten Installation ist es noch notwendig, die vorhandene

Datenbank auf den installierten Programmstand anzupassen.

Was hier als Hinweis zu sehen ist ... ... wird nach dem Starten des Programms ...

... und dem prüfen, ob es Programm-Updates gibt ...

... auch durchgeführt.




Nach dem Anpassen der Datenbank ist die Installation beendet und das Programm ELEKATplus kann gestartet werden.

Zugangsdaten: Durch die Installation von ELEKATplus wird eine Datenbank aufgesetzt mit folgenden Zugangsdaten: Benutzer: sa Passwort: wird im Laufe der Installation angezeigt – bitte notieren Sollte auf Ihrem Rechner bereits ein Microsoft© SQL-Datenbanksystem installiert sein, dann ist davon auszugehen, dass dieses Datenbanksystem mit anders lautenden Zugangsdaten eingerichtet wurde. In diesen Fällen muss die Datenbank durch den Systemadministrator unter Verwendung der eingestellten Daten eingebunden werden.

Grundkurs - mycarat.net · 7) Funktion Auto Planing System APS oder Job Planing System JPS 8)...

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