GRANT PROPOSAL SAMPLE 4 

GRANT SEEKER: 

TRACY DEPARTMENT OF FIRE PROTECTION 

TRACY, CALIFORNIA 

DISCLAIMER: Names and addresses in this grant proposal sample have been changed. Similarities to actual programs, people or organizations are coincidental and not intentional.

FIRE AWARENESS PROGRAM 

Submitted to: Federal Emergency Management 

Agency Center 

Submitted by: Tracy Department of Fire Protection

September 20, 2006 

David M. Walters, Director Federal Emergency Management Agency 16825 South Seton Avenue Emmitsburg, Maryland 21727­8998 

Dear Mr. Walters: 

Tracy Department of Fire Protection would like to present to you this proposal for review. 

We seek $10,675.00 as funds for our Fire Awareness Program.  Our aim is to give basic 

information on fire prevention to people of Tracy, California.  With your assistance, we 

will  be  able  to  purchase  a  set  of  multi­media  equipment  that  we  will  use  in  our 

awareness program. 

For questions or comments, please feel free to contact me at  (505) 533­4807 or  (505) 

433­5654. 

Thank you for your consideration. 

Sincerely, 

Dhan Sarthe 

Fire Chief

EXECUTIVE SUMMARY 

Tracy Department of Fire Protection (TDFP) is known for its extraordinary response to all 

kinds of fire emergencies in Tracy, California. For the past 35 years, TDFP continues to 

be the leader in developing and implementing fire management solutions within the city. 

It is also involved in responding to other kinds of emergencies such as medical aids, civil 

disturbances, floods, earthquakes, and even terrorist attacks. 

Educating communities and homeowners on fire safety  is a statewide effort  led by  the 

department's  communications  division.  Currently,  the  department  plans  to  create  Fire 

Awareness  Program  to  educate  the  community  on  basic  fire  emergency  operation 

procedures.  This program aims to mitigate the risk of fire such as loss of property and 

damage  to natural  resources.  One  important objective of  the program  is  to  teach  the 

public become self­sufficient in saving their own lives and assisting others in emergency 

cases. 

Tracy Department of Fire Protection seeks $10,675.00 for its Fire Awareness Program to 

cover the cost of multimedia presentation equipment.  This will be used primarily in the 

awareness/education campaign on fire prevention.  The awareness program will be led 

by qualified instructors who will conduct lectures and fire drills for the participants.

INTRODUCTION 

Tracy Department of Fire Protection was established in the early 1900s after concerned 

members  of  the  community  realized  the  need  for  a  fire  department.  From  a  small 

volunteer group, it has grown to a force of over 60 professional firefighters, 30 reserved 

firefighters, and 90 volunteers.  About 60 miles due east of San Francisco and 60 miles 

due  South  of  Sacramento,  TDFP  firefighters,  fire  engines,  and  aircraft  respond  to  a 

community covering a 225­square mile area. This area has over 25,336 housing units 

with a household population of 82,218. 

Currently,  the  department  has  two  fire  stations  geographically  positioned  to  provide 

optimum response.  Operation  is mainly focused on mitigation and fire prevention.  As 

part  of  fire  prevention,  TDFP’s  service  includes  pre­fire  management  solutions, 

suppression,  emergency  medical  services,  technical  rescue,  and  hazardous  material 

response.  The Fire Awareness Program aims to reduce the risk of wildfire resulting  in 

the loss of property and natural resources. 

Driven  by  its  passion  to  save  lives  and  properties,  the  department  is  a  leader  in 

implementing  pre­fire  management  solutions  and  encouraging  the  community’s 

involvement. Pre­fire management  solutions  include  fuel  breaks,  fire  safe  landscaping, 

removal of hazardous vegetation, and inspections for fire­safe clearance in homes. 

Likewise, TDFP  is  involved  in many community activities to convince people  to  join  its 

awareness  program.  Volunteers,  under  TDFP’s  supervision,  contribute  their  time  to 

teach children and adults basic fire and life safety measures. 

TDFP staff inspects properties worth more than $37 million each year to ensure that land 

owners comply with fire safety regulations.  At present, TDFP has established fire safety 

councils  participated  in  by  citizens,  local  fire  agencies,  local  governments,  and  other 

groups affected by wildfire like insurance companies.

NEEDS ASSESSMENT 

Tracy is a city in San Joaquin County, California.  The city of Tracy is about 60 miles due 

east of San Francisco and 60 miles due South of the capital of California, Sacramento. 

It is considered a fast growing community with a household population of over 82,000 in 

the city limits and about 25,000 in the district area.  The city population is growing at a 

current  rate of about 3,000 people per year.  With  the  joining of Tracy City and Tracy 

Rural, the area doubled in size.  Tracy economic development is more than $37 million 

according  to  2005 American Community  Survey  in  the US Bureau Census.  In  2005, 

Tracy City had a total of 25,000 housing units. 

With  the  rapid  economic  growth  and  the  growing  number  of  population,  Tracy 

Department  of  Fire  Protection  has  identified  the  need  to  launch  a  Fire  Awareness 

Program.  In  2004,  there  are  537  reported  fires  in  Tracy  and  1,810  fire  related  calls 

received.  Currently,  the  city  has  only  two  fire  stations  serving  the  whole  82,000 

population.  The equipment being used is also very limited unlike many other modern fire 

departments.  Tracy  Region  also  comprises  an  urban  city  core  surrounded  by  an 

agricultural  district.  Three  freeways  surround  the  Tracy  area:  I­205,  I­580  and  I­5. 

These freeways essentially triangulate the region. 

With  the  areas  growing  population  and  with  two  fire  stations  having  not­so­modern 

equipment, TDFP sees the need for a Fire Awareness Program.  Through this program, 

people can  learn  to help  themselves during emergency  cases and not  just depend on 

others. 

Part  of  the  Fire  Awareness  Program  is  to  call  for  more  government  support  to  help 

modernize equipment of the Tracy Department of Fire Protection.

2004 FIRES IN TRACY, BY TYPE 

Other type fires 10% 

Illegal burns 10% 

Rubbish 15% 

Structures 9% 

Vehicles 16% 

Vegitation 40% 

Other Type Calls False Alarms and Fire Alarms  371 

Smoke/Odor Problems  108 Public Service  331 Incident Cleared Prior to Arrival  676 Hazardous Materials  97 

Hazardous Investigation  88 Good Intent  125 Miscellaneous  14 

Total  1810

PROGRAM OBJECTIVES 

The Fire Awareness Program has the following objectives: 

1.  To educate the public of the basic understanding of fire emergency operation 

procedures. 

2.  To mitigate the risk of wildfire resulting in the loss of property and natural 

resources. 

3.  To help the public become self­sufficient citizens in cases of emergency. 

4.  To give lectures on fire prevention using the new multi­media equipment. 

5.  To provide high standard of instruction to the public. 

6.  To entice people to become active participants in community activities related to 

fire prevention.

METHODOLOGY 

The Fire Awareness Program will be conducted semi­annually for  target participants of 

not more than 100 per batch.  Participants will be required to attend a two­day seminar 

covering all areas of service Tracy Department of Fire Protection provides.  Topics will 

include, but not  limited to,  the history of  the fire service and the department, basic first 

aid and CPR, Fire Suppression  (Extinguisher Training), Fire Prevention and Education 

(understanding  codes  and  standards,  participation  in  public  education  events), 

Automobile  Extrication  (hands­on),  Technical  Rescue,  and  Hazardous  Materials 

(Awareness). 

Participants  will  have  the  chance  to  engage  in  real  demonstration  action  of  fire 

emergency  services.  They  will  have  supervised  hands­on  participation  in  actual  fire 

suppression.  Each participant will be provided with uniforms and safety gears complete 

with the TDFP Fire Awareness Program’s logo. 

Upon completion of the program participants will be given a certificate of attendance.

PROGRAM EVALUATION 

The Fire Awareness Program will be evaluated in four ways: 

1.  Number of participants

• The program will be evaluated based on the number of participants who 

will attend the seminar. 2.  Members’ comments and suggestions

• Initially,  the  program  evaluation  will  be  completed  by  participants  and 

instructors along with comments and suggestions from outside observers. 

Their  combined  inputs will  be  valuable  to  the  future development  of  the 

program. 3.  Tracy Fire Statistics Report

• Overall reduction in direct and indirect fire losses of 25% is a reasonable 

expectation.    This will  be measured  by  annual  report  of  the  Tracy  Fire 

Statistics Fire Incident Report.  Initially, the program will carry on for three 

years after its launching. 4.  Pre­fire inspection effectiveness

• Tracy  Department  of  Fire  Protection  will  conduct  house­to­house 

inspection  to  monitor  if  people  have  already  implemented  preventive 

measures taught in the seminar.

BUDGET 

I. MULTI­MEDIA EQUIPMENT 1.  LCD PROJECTOR  $  5,000 2.  DIGITAL CAMERA  500 3.  DOCUMENT CAMERA  3,000 4.  SPEAKER SYSTEM  230 5.  WHITE BOARD  375 6.  POWERPOINT REMOTE PRESENTER  40 

7.  LCD PROJECTOR MOUNT  150 8.  DESKTOP COMPUTER SYSTEM  900 9.  PROJECTION SCREEN  360 10. MEDIA MANAGER POWER SUPPLY  120 TOTAL  $  10,675 

II. FOOD ($40 X 220 PARTICIPANTSX 2 DAYS)  $  4,400 200 PARTICIPANTS INCLUDE INSTRUCTORS AND FIREFIGHTERS III. ADVERTISING  500 IV. PRINTING AND DUPLICATION  100 V. UNIFORMS  800 VI. RENT SPACE  500 

TOTAL  16,975 

SOURCES OF FUNDS FOR THE BUDGET 

GRANT  $  10,675 TRACY DEPARTMENT OF FIRE PROTECTION (DONATIONS) 

6,300 

TOTAL  $  16,975