Governa ónica e regulamentação o de documentos de...

Governação eletrónica e regulamentação da gestão de documentos de arquivo

Alexandra Fonseca Leonor Calvão Borges

3 e 4 de Outubro de 2014 – Universidade de Évora

Grupo de Trabalho

Gestão de Documentos de Arquivo

Grupo de Trabalho


Sumário

Fonte: http://www.apbad.pt/Seccoes/Seccoes.htm

1 – Breve Apresentação do GT de Gestão de Documentos de Arquivo da BAD2 – Governação eletrónica na União Europeia3 – Governação eletrónica em Portugal4 Conclusões

http://www.apbad.pt/Seccoes/Seccoes.htm

Grupo de Trabalho


Grupo de TrabalhoGestão de Documentos de Arquivo

Objetivo

Fonte: http://www.apbad.pt/Seccoes/Seccoes.htm

http://www.apbad.pt/Seccoes/Seccoes.htm

Grupo de Trabalho


O que é?

http://www.youtube.com/watch?v=TGmE1Y_tfWA

Duração: 2:16’

Governação eletrónica na União Europeia

A política integradora da União Europeia

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Modernização Administrativa

Grupo de Trabalho


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Benefícios das Estratégias Nacionais

Políticas de Desmaterialização

Grupo de Trabalho


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Conceito & Âmbito

Normativos legais (excluemse qualquer outro tipo de normas/regulamentos que não estejam devidamente enquadrados na legislação)

Desmaterialização/Substituição de suporte

(não no sentido de transferência de suporte, mas de substituição de suporte que permita a eliminação do suporte original, nadodigital não incluído)

Grupo de Trabalho


Estudo comparativo da legislação – Critérios de análise

NOTA: Estudo comparativo acerca da desmaterialização com base na legislação. Tratase de um estudo em elaboração pelo Grupo de Trabalho – Gestão de Documentos de Arquivo da BAD.

• NORMATIVO• SETOR (PÚBLICO OU PRIVADO)• ÁREAS DE ABRANGÊNCIA DOS

NORMATIVOS• SITUAÇÕES DE EXCEPÇÃO/EXCLUSÃO

REQUISITOS NA CAPTAÇÃO DAS IMAGENS

Qualidade da imagens Formato normalizados Resolução das imagens Valor probatório Digitalização certificada Certificação de software Controlo de qualidade das imagens Auditoria por entidade externa Metadados a recolher Condições de destruição dos originais

A recolha e análise de informação tem por base os seguintes critérios:

REQUISITOS DE ACONDICIONAMENTO DAS IMAGENS

Prazo de conservação Repositório das imagens Manutenção de duplicados das imagens e

dos metadados Armazenamento da cópia de segurança Documentação actualizada sobre o

repositório Sistemas de segurança e controlo Estratégia de preservação digital

FONTES DE INFORMAÇÃO CONSULTADAS

LINKS/DOCUMENTOS RELACIONADOS

OBSERVAÇÕES

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Portugal, Espanha e AustráliaPORTUGAL ESPANHA AUSTRÁLIA

Diploma legal DecretoLei n.º 221/96 de 23 de Novembro

Orden EHA/962/2007 de 10 de Abril

Imaged records (GA36), 19102009

Setor (público ou privado)

Público e privado Público e privado Público

Áreas de abrangênciaEmpresas de seguros ou resseguros, sociedades gestoras de fundos de pensões e o ISP

Facturas, documentos substitutos e documentos justificativos das mesmas

Documentos do estado ou das agências criados e recebidos após 01/01/2000

REQUISITOS NA CAPTAÇÃO DAS IMAGENS

Formatos normalizados

_ Não mencionada quais os formatos apenas refere o seguinte: formatos estandares de uso comun para la digitalizacion de documentos en soporte papel

TIFF, JPEG, PDF

Controlo de qualidade das imagens

_ _ Os originais deverão ser mantidos para efeitos de CQ durante um período após a cópia ter sido realizada

REQUISITOS DE ACONDICIONAMENTO DAS IMAGENS

Repositório das imagens

Disco óptico _ Utilização de discos WORM de leitura óptica ou então só "readonly"

Grupo de Trabalho


Breves considerações (provisórias)… Verificase uma preocupação generalizada com a desmaterialização da

documentação, mais concretamente a substituição de suporte, tanto a nível europeu como mundial (por exemplo, Austrália);

Encontrase contemplado tanto o setor público como o privado;

Existem alguns aspetos relacionados com os requisitos na captação das imagens onde a legislação é, de forma geral, omissa nomeadamente no que concerne à certificação da digitalização, ao controlo de qualidade das imagens, à realização de auditorias por entidades externas, à recolha de metadados, entre outros;

Quanto aos requisitos dos repositórios, a legislação também não os explicita. O mesmo se aplica em relação às cópias de segurança, sistemas de segurança e controlo e estratégia de preservação digital.

Preservação Digital

Grupo de Trabalho


Grupo de Trabalho


Projetos europeus 4C Collaboration to Clarify the Cost of CurationO projecto tem como objetivo auxiliar as organizações europeias a investirem de forma mais eficiente na preservação digital e curadoria da informação, tendo em conta as seguintes variáveis: risco, valor, qualidade e sustentabilidade.Link: http://www.4cproject.eu/

EARK O grande objectivo passa pelo desenvolvimento de um piloto, inicialmente, em alguns arquivos nacionais de um repositório para a preservação a longo prazo de documentos em suporte digital, definindo para o efeito metodologias com base nas melhores práticas existentes a nível internacional.Link: http://www.earkproject.com/

Presto PRIME – Keeping Audiovisual Contents AliveO projeto pretende desenvolver metodologias e soluções práticas de preservação a longo prazo de conteúdos audiovisuais digitais mantendo inalteradas todas as suas especificidades (som, imagem, etc).Link: http://www.prestoprime.org/project/index.en.html

http://www.4cproject.eu/

http://www.eark-project.com/

http://www.eark-project.com/

http://www.prestoprime.org/project/index.en.html

http://www.prestoprime.org/project/index.en.html

Grupo de Trabalho


Projetos nacionais Reino Unido The Digital Continuity FrameworkO Arquivo Nacional disponibiliza o primeiro diretório do setor público com serviços comerciais e soluções para a segurança da preservação a longo prazo da informação em suporte digital. São disponibilizados diversos guias de gestão da informação para os organismos do setor público.

Link: http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/informationmanagement/dcframeworkfactsheet.pdf

Espanha iArxiu Platform Tratase de um serviço de arquivo e preservação de documentos em suporte digital garantindo a sua autenticidade, fiabilidade, integridade e acesso ao longo do seu ciclo de vida. Este serviço é direccionado a todos os serviços públicos catalães.

Link: http://www.iarxiu.eacat.cat/

http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/dc-framework-factsheet.pdf

http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/dc-framework-factsheet.pdf

http://www.iarxiu.eacat.cat/

http://www.iarxiu.eacat.cat/

Assinatura Eletrónica

Grupo de Trabalho


Grupo de Trabalho


Legislação europeia sobre a assinatura

electrónica Diretiva 1999/93/CE do Parlamento Europeu e do Conselho

Cria um quadro legal comunitário para as assinaturas eletrónicas, estabelecendo os requisitos para os produtos seguros onde as mesmas podem ser utilizadas. Pretendese a criação de um quadro claro que reforce a confiança e promova a livre circulação de bens e serviços.

Decisão da Comissão 2000/709/CE de 6 de Novembro de 2000

Define os critérios mínimos que devem ser observados pelos EstadosMembros aquando da escolha das entidades nacionais que serão responsáveis pela avaliação da conformidade dos dispositivos de criação de assinaturas seguras.

Decisão da Comissão 2003/511/CE de 14 de Julho de 2003

Determina os números de referência das normas normalmente reconhecidas para produtos de assinatura eletrónica e refere que a Comissão examinará o funcionamento desta decisão no prazo de 2 anos após e elaborará um relatório para o Comité da Assinatura Eletrónica instituído pela Diretiva 1999/93/CE.

Grupo de Trabalho


Estudo comparativo da assinatura eletrónica – Critérios de

análise

NOTA: Estudo comparativo acerca da assinatura eletrónica com base na legislação. Tratase de um estudo em elaboração pelo Grupo de Trabalho – Gestão de Documentos de Arquivo da BAD.

• NORMATIVO• ANO DA PUBLICAÇÃO DO 1.º DIPLOMA• 1.º DIPLOMA LEGAL EM VIGOR• DIRECTIVA EUROPEIA TRANSPOSTA• DIPLOMAS LEGAIS EM VIGOR

REQUISITOS DA ASSINATURA ELETRÓNICA

Requisitos das assinaturas Tipologias de assinaturas

REQUISITOS DAS ENTIDADES CERTIFICADORAS

Requisitos das entidades certificadoras Requisitos dos certificados digitais

FONTES DE INFORMAÇÃO CONSULTADAS

LINKS/DOCUMENTOS RELACIONADOS

OBSERVAÇÕES

A recolha e análise de informação tem por base os seguintes critérios:

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Portugal, Dinamarca, República Checa, Suécia e Reino

UnidoPORTUGAL DINAMARCA REPÚBLICA CHECA

SUÉCIA REINO UNIDO

Ano da transposição da Diretiva 1999/93/CE

1999 2000 2000 2001 2002

Designação do 1.º diploma

DecretoLei n.º 290D/99 de 2 de Agosto

(publicado antes da Diretiva)

Act on Electronic Signatures

Electronic Signature Act

Act on Qualified Electronic Signatures (SFS 2000:832)

The Electronic Signatures Regulations 2002 – n.º 318

Observações Portugal foi um dos países pioneiros na publicação de diplomas sobre este tema.

Foi o 3.º na Europa, a seguir à Alemanha (13/06/1997) e à Itália (13/05/1997).

Estabeleceu o official digital signature scheme, através do qual todos os cidadãos podem receber software livre para assinatura digital como forma de assegurar a segurança das transações.

Grupo de Trabalho


Requisitos para preservação dos atributos de um documento

CERTIFICADO

PAR CHAVES CRITOGRÁFIC

AS

ASSINATURA DIGITAL

CONTEÚDO DO CERTIFICADO

IDENTIFICAÇÃO DO TITULAR

CHAVE PÚBLICA

Certificado digital/Entidades certificadoras

1

2

Informação do Setor Público

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European Public Sector Information Platform

Europe's One-Stop Shop on Public Sector Information (PSI) Re-use

http://epsiplatform.eu/

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Portugal, Brasil, Eslovénia e Reino UnidoPORTUGAL BRASIL ESLOVÉNIA REINO UNIDO

Tipo de diploma Acesso aos Documentos

Administrativos

Acesso aos Documentos

Administrativos

Acesso aos Documentos

Administrativos

Freedom of Information Act

Ano Transposição diretiva

2007 2005 2000

Designação Diploma LADA Lei 12527, de 28 de novembro de 2011

Decree on Comminication and ReUse of Information of Public Character

Freedom of Information Act

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Os portais Open.Gov

Governação eletrónica em Portugal

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Secretariado para a Modernização Administrativa

1969

Ministro da Reforma

Administrativa

Secretariado para a Modernização Administrativa

Ministério para a Reforma do Estado

e Modernização Administrativa

Secretário de Estado da Administração

Pública e da ModernizaçãoAdministrativa

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A ação do SMA

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•Acolhimento e atendimento dos cidadãos

•(locais de atendimento fixos e visíveis, não encerramento à hora

de almoço

•Comunicação administrativa

•(linhas de atendimento telefónico, linhas azuis)

•Audição dos utentes

•(obrigatoriedade de livro de reclamações com resposta e caixa de

sugestões)


Simplificação de Procedimentos

( desburocratização; abolição papel selado, dispensa de

reconhecimento da assinatura, dispensa de originais de

documentos, encaminhamento de correspondência,

simplificação de formulários, restituição de documentos,

certificação multi-usos, meios automáticos de

pagamento)

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Criação do INFOCID Sistema interdepartamental de

informação administrativa Disponibilização na internet

de informação administrativa

endereço eletrónico para as

administrações, acesso digital

e arquivos eletrónicos

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Programa Operacional para aSociedade da Informação (POSI)

Define os eixos prioritários da intervenção, formação e certificação de competências, promoção de acessibilidade, multiplicação de conteúdos, desenvolvimento da investigação científica e tecnológica para a sociedade da informação, promoção do funcionamento em rede à escala regional ou nacional (Portugal Digital) e a modernização da administração pública (Estado Aberto)

Convocar Portugal para a sociedade da informação

Imprimir um novo impulso à inovação empresarial

Vencer o atraso científico e tecnológico

Qualificar os recursos humanos

AS AGÊNCIAS:Da UMIC

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AS AGÊNCIAS:À AMA

Áreas de Ação:1 - Relacionamento com Cidadãos e Empresas2 - Redes de Colaboração3 - Simplificação e Modernização Administrativa4 - Administração Eletrónica

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AS MEDIDAS

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Projetos DGLAB Modernização Administrativa PAEIS – Programa “Administração Eletrónica e

Interoperabilidade Semântica”

O objetivo principal passa por contribuir para o desenvolvimento da Administração Eletrónica através da interoperabilidade semântica na Administração Pública e noutras entidades públicas .

CRAV – Consulta Real em Ambiente Virtual

O objetivo principal passa por simplificar e permitir ao utilizador aceder a serviços que actualmente são sobretudo disponibilizados apenas presencialmente.

MEF v 2.0 – Macroestrutura funcional (incluído no PAEIS)

O objetivo principal desta ferramenta é facilitar a interoperabilidade semântica na Administração Pública, juntamente com o MIP (metainformação para a interoperabilidade).

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Projetos DGLAB Modernização Administrativa FNNA – Ficheiro Nacional de Autoridade

Arquivística

Os objetivos principais passam por contextualizar a produção e utilização dos documentos, bem como constituir um instrumento de referência para as diversas entidades e permitir o acesso à informação.

Portal Português de Arquivos

O objetivo principal passa por possibilitar a consulta de documentação em todos os repositórios de arquivo que adiram à Rede Portuguesa de Arquivos. Pretendese facilitar e tornar mais célere o acesso à informação que estava dispersa.

RODA – Repositório de Objetos Digitais Autênticos

O objetivo principal passa pela criação de um arquivo nacional digital com a capacidade de integrar documentos eletrónicos assegurando a sua gestão ao longo do tempo, bem como o acesso por parte dos utilizadores.

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Balanço da legislação publicada sobre governação eletrónica : XII Legislatura (20112014)

Universo: Legislação aprovada e publicada em Diário da República pelo Governo e Assembleia da República

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Governação eletrónica

Tipo de Diplomas Governação Eletrónica

Total Percentagem

Leis 11 267 4,1

Decretoslei 16 653 2,4

Resoluções da Assembleia da República

10 448 2,2

Resoluções do Conselho de Ministros

7 363 1,9

Totais 44 1.731 2,5

Conclusões

1 - Legislação e correspondente regulamentação são fatores críticos de sucesso na implementação da gestão de documentos de arquivo na era digital

2 – Papel fundamental desempenhado pela adoção de Estratégias Nacionais

3 – Necessidade de relançar a economia como fator de promoção e melhoria das políticas de e-gov.

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Fonte: http://www.jornaldenegocios.pt/economia/detalhe/citius_ja_esta_operacional_nos_acores.html

http://www.jornaldenegocios.pt/economia/detalhe/citius_ja_esta_operacional_nos_acores.html

http://www.jornaldenegocios.pt/economia/detalhe/citius_ja_esta_operacional_nos_acores.html

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Alexandra Fonseca

([email protected])

Leonor Calvão Borges

([email protected])

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