God kommunal økonomistyring

Kort introduktion til konklusioner og spørgsmål til refleksion.

IntroduktionKREVI har undersøgt seks kommuners økonomistyringspraksis –> tre ”økonomistyringskommuner” med gode økonomiske resultater i perioden 2007 til 2009 og tre ”referencekommuner” med mindre gode resultater.

Konklusionerne er beskrevet i rapporten ”God kommunal økonomistyring”. Denne præsentation er et supplement til rapporten, og formålet er at gøre det let for kommunerne at få overblik over rapportens hovedkonklusioner og bringe dem i spil i egen kommune.

Præsentationen indeholder en kort introduktion til analysens hovedkonklusioner samt nogle spørgsmål, som tager udgangspunkt i undersøgelsens resultater. Spørgsmålene kan danne grundlag for en drøftelse af kommunens egen økono-mistyringspraksis. De er ikke tænkt som en facitliste.

Konklusioner og spørgsmål kommer omkring alle temaer i rapporten: ”Økonomisk politik og målsætninger”, ”Økonomistyringsprincipper”, ”Organisering”, ”Budget og budgetlægning” samt ”Budgetopfølgning”.

Politik og målsætninger I

De økonomiske politikker indeholder:

• Et sæt af tydelige økonomiske målsætninger, fx mål for ordinært driftsresultat, anlægsniveau og kassebeholdningen.

• Generelle økonomistyringsprincipper, fx ”Straks det er konstateret, at et givent budget ikke kan holde, skal der iværksættes en genopretningsplan”.

• Procedurer for anvendelse og revision af politikken, fx at den økonomiske politik skal revideres én gang i hver byrådsperiode.

Økonomistyringskommunerne har en politisk ved-taget økonomisk politik.

Politik og målsætninger II I økonomistyringskommunerne er der politisk konsensus om den økonomiske politik.

Den økonomiske politik udgør den ufravigelige, økonomiske ”grundlov”. Der er konsensus om de økonomiske mål, men ikke nødvendigvis om, hvordan man når målene.

Direktionerne i økonomistyringskommunerne har fokus på rådgivning af politikerne og kommunikation

Direktionerne i økonomistyringskommunerne:

• rådgiver om behovet for en økonomisk politik

• foreslår en enkel og letforståelig politik

• fastholder fokus på den økonomiske politik efter vedtagelsen

• informerer de budgetansvarlige om kommunens økonomiske situation.

Økonomisk politik og målsætninger I Ja Nej

Kommunen har en nedskrevet og politisk vedtaget økonomisk politik

Den økonomiske politik indeholder konkrete økonomiske målsætninger og generelle økonomistyringsprincipper

Den økonomiske politik er enkel og letforståelig

Kommunen har nedskrevne og politisk vedtagne økonomiske målsætninger

Økonomien styres efter flere og ikke blot ét økonomisk mål fx kassebeholdningen

De økonomiske målsætninger er gældende for flere år

De økonomiske målsætninger er tydelige (indeholder konkrete måltal)

Der er politisk konsensus om den økonomiske politik

Der er reel politisk vilje til økonomistyring

Økonomisk politik og målsætninger II Ja Nej

Direktionen fastholder fokus på den økonomiske politik

De økonomiske målsætninger indgår i forslag til budgetproces

De økonomiske målsætninger indgår som en vigtig del af budgetopfølgningerne

Direktionen har fokus på at informere de budgetansvarlige om kommunens samlede økonomiske situation

Økonomistyringsprincipper

Men opererer dog med udgiftsområder, som betragtes som vanskeligt styrbare.

Økonomistyringskommunerne betragter de kom-munale udgifter som styrbare.

Økonomistyringskommunerne håndhæver i større grad vedtagne økonomistyringsprincipper i praksis.

Fx vedrørende:

•Ingen kassefinansierede tillægsbevillinger i løbet af budgetåret.

•Principper for institutionernes overførselsadgang mellem budgetår.

Økonomistyringsprincipper Ja Nej

Politikerne betragter alle de kommunale udgifter som styrbare

Administrationen betragter alle de kommunale udgifter som styrbare

Kommunen sondrer mellem styrbare og vanskeligt styrbare områder

De vanskeligt styrbare områder er klart defineret og afgrænset på skrift

Der er politisk vedtagne økonomistyringsprincipper for de styrbare områder

Der er politisk vedtagne økonomistyringsprincipper for de vanskeligt styrbare områder

Kommunens vedtagne økonomistyringsprincipper håndhæves i praksis

- fx principper om ”ingen kassefinansierede tillægsbevillinger”

- fx vedtagne principper for overførselsadgang mellem budgetår

Organisering

Økonomistyringskommunerne har økonomistyringsmæssige begrundelser for valg af politikområder som bevillingsniveau.

Økonomistyringskommunerne anvender politik-områder som bevillingsniveau.

Direktionerne i økonomistyringskommunerne er i højere grad koncernstyrende. De er forsynet med et klart mandat til økonomistyring.

Direktionens fokus på kommunens samlede økonomi er til stede samtidig med, at de enkelte direktører har en tydelig rolle som ansvarlig for styringen af en bestemt sektor.

Direktionens mandat definerer direktionens rolle og forpligtigelser. Mandatet er både et resultat af politikernes udtalte forventninger til direktionen og noget, direktionen selv skaber i sit samspil med politikerne.

Organisering Ja Nej

Der ligger økonomistyringsmæssige overvejelser til grund for valg af bevillingsniveau

Kommunen anvender politikområder som bevillingsniveau

Kommunen anvender et asymmetrisk bevillingssystem dvs. politikområder kombineret med, at udvalgene skal finde finansiering af budgetoverskridelser inden for udvalgets øvrige politikområder

Direktionen har stor fokus på koncernstyring

Direktionen er forsynet med et klart mandat til økonomistyring

Politikerne har en klar forventning om, at direktionen spiller en aktiv rolle i koncernøkonomistyringen

Direktørerne tager aktivt ansvar for kommunens samlede økonomi

Økonomifunktionen understøtter både koncern- og sektorstyring tilfredsstillende

Budget og budgetlægning I Økonomistyringskommunerne drøfter behovet for at skabe et økonomisk råderum tidligt i budget-processen, og der udarbejdes et omstillingskatalog.

Økonomistyringskommuner Referencekommuner

Gl.årjanfebmaraprmajjun Prioriteringjulaug Prioriteringsepokt

Omstillings-katalog

Prioritering

Katalog

Prioritering

Vurdering af råderum

Vurdering af råderum

Indledendeprioritering

Budget og budgetlægning II Økonomistyringskommunerne arbejder også uden for selve budgetprocessen systematisk med effek-tiviseringer og skabelse af et økonomisk råderum.

Fx iværksættes årligt et antal sektoranalyser med henblik på effektivisering, og/eller der arbejdes med forskellige tværgående effektiviseringstemaer.

Direktionens budgetmandat er tydeligt i økonomi-styringskommunerne.

Direktionerne skal fremlægge et beslutningsgrundlag, som kan danne grundlag for et politisk vedtaget budget i balance, enten i form af:

•et budget i balance, eller

•et basisbudget og et omstillingskatalog.

Budget og budgetlægning I Ja Nej

Budgetprocessen godkendes i januar eller tidligere

Behovet for at skabe et økonomisk råderum drøftes tidligt i budgetprocessen - og der sættes konkret beløb på råderummets størrelse

Det er en fast del af budgetprocessen, at der udarbejdes et omstillingskatalog, som indeholder konkrete forslag til skabelse af et økonomisk råderum

Kommunen arbejder også uden for selve budgetprocessen systematisk med effektiviseringer

Direktionens budgetmandat er tydeligt

Direktionen skal fremlægge et basisbudget samt et omstillingskatalog eller et administrativt budgetforslag i balance for politikerne

Der er et tæt samarbejde mellem direktionen og politikerne i hele budgetprocessen

Politikerne anvender direktionen som sparringspartner i den sidste del af budgetprocessen

Budget og budgetlægning II Ja Nej

De tekniske ændringer til basisbudgettet er genstand for en grundig drøftelse i direktionen

Samtlige tekniske ændringer fremlægges for politikerne

Kommunens budget er realistisk

Kommunen anvender reel flerårsbudgettering

Der er en procedure, som sikrer, at budgettet – herunder eventuelle rammebesparelser – udmøntes

Direktionen følger løbende - via en udmøntningsliste – at større ændringer i budgettet implementeres rettidigt

Budgetopfølgning I Direktionerne i økonomistyringskommuner har en reel koordinerende rolle i budgetopfølgningen.

Kommunalbestyrelse

Økonomiudvalg

Direktionen

Fagudvalg

Direktionen

Forvaltningen

ReferencekommunerneØkonomistyringskommunerne

Budgetopfølgning II Direktionerne i økonomistyringskommunerne indstiller handlings- og løsningsforslag ved forven-tede budgetoverskridelser.

Direktion og politikere i økonomistyringskommu-nerne handler oftere på budgetafvigelser i første budgetopfølgning.

Økonomistyringskommunerne har bedre prognoser for forventet regnskab og i højere grad fokus på overholdelse af det oprindelige budget.

Budgetopfølgning Ja Nej

Varetagelse af koncernstyringshensyn fremgår tydeligt af budget-opfølgningsprocessen

Direktionen koordinerer reelt budgetopfølgningen – også før opfølgningen går i fagudvalgene

Direktionen indstiller handlings- og løsningsforslag, hvis der forventes en budgetoverskridelse

Politikerne har vedtaget, at direktionen skal indstille handlings- og løsningsforslag, hvis der forventes en budgetoverskridelse

Kommunen har størst fokus på den første budgetopfølgning

Direktionen handler på den første budgetopfølgning

Politikerne handler på den første budgetopfølgning

Kommunen har altid gode prognoser for forventet regnskab

Kommunen har fokus på overholdelse af det oprindelige budget frem for det korrigerede budget

Økonomiudvalget foretager månedligt en reel økonomiopfølgning

Direktionen foretager månedligt en reel økonomiopfølgning