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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN EN EL ESTADO DE DURANGO SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA PREESCOLAR MANUAL DEL USUARIO VERSIÓN 2016-11-11 PÁGINA 1

GOBIERNO DEL ESTADO DE DURANGO

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA

ESCUELAS DE EDUCACIÓN PREESCOLAR

MANUAL DEL USUARIO VERSION 2016-11-11



ÍNDICE GENERAL CAPÍTULO PÁGINA

1. INTRODUCCIÓN 7

1.1 Antecedentes 7

1.2 El sistema de control escolar 8

2. OPERACIÓN DEL SISTEMA 11

2.1 Objetos, botones y teclas especiales 11

2.2 Ventanas y formularios de uso común y frecuente 13

3. ENTRADA AL SISTEMA 15

3.1 Control de acceso 15

4. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA 17

4.1 Datos del ciclo escolar 17

4.2 Datos para inscripción y reinscripción 19

4.3 Grupos académicos 19

4.4 Planes de estudio 20

4.5 Catálogo de personal 20

4.6 Configurar informes 21

4.7 Exportar información a EXCEL© 22

4.8 Catálogo de usuarios 22

4.9 Catálogo de opciones 23

5. PROCESO DE PREINSCRIPCIÓN 24

5.1 Imprimir constancias para preinscribir a primaria 24

5.2 Borrar datos de preinscripciones anteriores 25

5.3 Datos para inscripción y reinscripción 25

5.4 Registro de solicitudes de preinscripción 26

5.5 Formato de preinscripción 27

5.6 Reporte de alumnos preinscritos 27

5.7 Exportar información de preinscripciones a EXCEL 27

5.8 Generar archivo de preinscripciones para envío 28

6. PROCESOS DE INICIO DE CICLO 29

6.1 Inscripción de nuevos ingresos 29



6.2 Imprimir formato de inscripción 30

6.3 Registrar altas, bajas y cambios de datos de alumnos 30

6.4 Reporte de solicitantes pendientes de inscribir 30

6.5 Borrar alumnos del ciclo anterior que ya no regresaron a la escuela 31

6.6 Generar números de lista 31

6.7 Imprimir listas de asistencia por grupo 32

6.8 Credenciales de alumnos 32

6.9 Estadísticas de inicio de ciclo (forma 911) 33

6.10 Reporte de alumnos pendientes de autorizar 33

6.11 Generar archivo de solicitudes de inscripción 33

6.12 Exportar información a Excel 34

7. MOMENTOS DE EVALUACIÓN 35

7.1 Registrar las observaciones sobre los avances y observaciones por Momento 36

7.2 Generar sistema de captura para maestros 37

7.3 Procesar desde sistema de captura para maestros 38

7.4 Imprimir los reportes de evaluación 39

7.5 Registrar lengua indígena de los alumnos 40

8. PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR 41

8.1 Altas de alumnos 43

8.2 Cambios de datos de alumnos 43

8.3 Bajas de alumnos 44

8.4 Impresión de reportes diversos por grupo 45

8.4.1 Credenciales con logotipo al reverso 45

8.4.2 Credenciales sin logotipo 45

8.4.3 Credenciales para padres 46

8.4.4 Directorio de alumnos 46

8.4.5 Relación de alumnos 46

8.4.6 Lista de asistencia de grupo 46

8.4.7 Niveles de desempeño por grupo 46

8.4.8 Reportes de evaluación 47

8.4.9 Anexo al reporte de evaluación 47

8.4.10 Constancias para preinscribir a primaria 47

8.4.11 Constancias de buena conducta 47

8.4.12 Lista para reuniones por periodo 48



8.4.13 Lista de asistencia para reuniones 48

8.4.14 Etiquetas para correspondencia 48

8.4.15 Etiquetas para archivo histórico 48

8.4.16 Listado con folios 48

8.4.17 Alumnos por municipio 49

8.4.18 Estadísticas acreditación inicio de ciclo 49

8.5 Impresión de constancias por alumno 50

8.5.1 De estudio 50

8.5.2 Periodo Vacacional 50

8.5.3 Buena conducta 51

8.5.4 Ingreso a primaria 51

8.5.5 De traslado 51

8.5.6 Para pasaporte 51

8.5.7 Carta compromiso 52

8.5.8 Credencial 52

8.5.9 Credencial con logo 52

8.5.10 Credencial para padres 52

8.5.11 Formato de inscripción 52

8.5.12 Etiquetas por correspondencia 53

8.5.13 Etiquetas para archivo histórico 53

8.5.14 Memorándum de alta 53

8.5.15 Memorándum de baja 53

8.5.16 Informe de evaluación 54

8.5.17 Anexo al informe de evaluación 54

8.6 Alumnos dados de baja 55

8.7 Alumnos de alta 55

8.8 Alumnos becados 56

8.9 Consultas especiales 57


8.11 Cambiar alumnos de grupo 58

8.12 Reporte para revisión de CURP 58

8.13 Reporte de alumnos con grado incorrecto según fecha de Nacimiento 59

8.14 Registrar peso, estatura y talla de alumnos 59

8.15 Registrar datos de padres de familia 59

8.16 Consulta de historia de alumnos 60



8.17 Tomar fotografías 60

8.18 Reporte de alumnos sin fotografía 61

8.19 Borrar fotografía sin alumnos 61

8.20 Archivo para sistema de ficha psicopedagógica 61

8.21 Archivos de fotografías para ficha psicopedagógica 62

9. PROCESOS PARA RECEPCIÓN Y ENVÍO DE INFORMACIÓN 63

9.1 Registrar información de inicio de ciclo (solicitudes de inscripción)de una escuela 63

9.2 Generar archivo con información de inicio de ciclo de la zona escolar 64

9.3 Registrar información de inicio de ciclo de la zona escolar 64

9.4 Generar archivo con información de inicio de ciclo del sector escolar 65

9.5 Registrar información de un momento de evaluación de una escuela 66

9.6 Generar archivo con información de un momento de evaluación de la zona escolar 66

9.7 Registrar información de un momento de evaluación de la zona escolar 66

9.8 Generar archivo con información de un momento de evaluación del sector 66

9.9 Borrar todas las solicitudes de preinscripciones de todas las escuelas 66

9.10 Registrar información de preinscripciones de una escuela 67

9.11 Generar archivo con información de preinscripciones de la zona escolar 67

9.12 Registrar información de preinscripciones de la zona escolar 67

9.13 Generar archivo con información de preinscripciones del sector escolar 67

9.14 Registrar solicitudes de preinscripciones de un sector 67

10. REPORTES POR ZONA O SECTOR ESCOLAR 68

10.1 Reporte de alumnos inscritos en más de una escuela 68

10.2 Reporte de alumnos por sector, zona escolar y escuela 68

10.3 Reporte de alumnos sin tutor o con domicilio incompleto 69

10.4 Reporte de alumnos dados de baja 69

10.5 Reporte de alumnos pendientes de autorizar de todas las escuelas 69

10.6 Reporte para revisión de CURP 69

10.7 Alumnos con grado incorrecto según fecha de nacimiento 69

10.8 Reporte de maestros de grupo del sector o zona escolar 70

10.9 Alumnos faltantes de peso, estatura y uniforme 70

10.10 Estadísticas generales de alumnos por nivel, escuela y grado 70

10.11 Estadísticas totales por nivel educativo 70

10.12 Estadísticas por nivel, sector, zona y escuela (selección) 71

10.13 Estadísticas por nivel, sector, zona y escuela 71



10.14 Estadísticas totales por sector, zona y escuela 71

10.15 Estadísticas 911 71

10.16 Estadística general de alumnos 72


10.18 Concentrado de preinscripciones 72

11. MANTENIMIENTO Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 73 11.1 Comandos SQL 73

11.2 Mantenimiento y respaldos del sistema 73

11.3 Borrar toda la información de la escuela actual 74

11.4 Cargar información de una escuela 74

11.5 Borrar la información de las otras escuelas (menos la actual) 74

11.6 Recuperar un sistema de una escuela 75

11.7 Solución de problemas en el sistema 76

12. INFORMACIÓN DEL SISTEMA 77



1. INTRODUCCIÓN

1.1 ANTECEDENTES La SECRETARÍA DE EDUCACION EN EL ESTADO DE DURANGO (SEED), es la instancia rectora de la política educativa en el estado de Durango

Objetivo general:

“Proporcionar a la población, por medio de instituciones públicas, educación en sus diversos tipos, niveles y modalidades, coadyuvando a la formación integral de

la persona, a fin de que mejore sus condiciones de calidad de vida” Misión:

“Garantizar una educación integral de calidad, formando personas con las competencias necesarias para trascender con éxito en la vida y que contribuyan al

desarrollo de una mejor sociedad”

Visión:

“Ser para el 2016 uno de los cinco primeros sistemas del país en los indicadores educativos de calidad siendo un modelo de eficiencia y trasparencia

administrativa a la vanguardia en la implementación de la Reforma Educativa” Valores:

“Compromiso, Respeto, Servicio, Honestidad y Trabajo en equipo”

La SEED tiene entre otras muchas funciones, las siguientes:

La responsabilidad de controlar las actividades de registro y certificación

escolar, tanto en las escuelas oficiales como en las particulares.

Estructurar el sistema de control escolar en el Estado, originando los indicadores de información que lo alimentan.

Instalar el sistema de registro continuo de alumnos para automatizar las actividades de control escolar que permitan simplificar la captura y emisión

de formatos requeridos por la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA FEDERAL.

Los planteles educativos (Escuelas), son las unidades básicas que permiten realizar la función

sustantiva de la Secretaría de Educación: Las Escuelas han utilizado durante muchos años, diversos formatos y medios para registrar

y controlar los datos de los alumnos, su asistencia y para informar a los padres de familia y a diferentes áreas de la Secretaría de Educación, de los resultados obtenidos, utilizando

para el efecto una gran cantidad de personas que, con gran esfuerzo y trabajo manual tienen que cumplir los procesos programados en los tiempos establecidos.

“La administración de las escuelas y las áreas administrativas de la Secretaría de

Educación en el Estado de Durango requieren de un constante proceso de

modernización, mediante el uso Administración de Conocimiento, de Reingeniería de Procesos y de las Tecnologías de la Información y Comunicación”



1.2 EL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR

Con el propósito de apoyar e impulsar la modernización administrativa de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN EN EL ESTADO DE DURANGO, se desarrolló un sistema de cómputo llamado “SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR PARA ESCUELAS DE EDUCACIÓN PREESCOLAR”, el cual

permite que las escuelas de Educación Preescolar realicen de una manera más eficiente la administración del Control Escolar, con más calidad y mediante un uso óptimo de los

recursos humanos y tecnológicos. Al modernizar la administración escolar en las Escuelas, se moderniza y simplifica también,

el control y la supervisión que las zonas y sectores escolares, así como diversas áreas de la Secretaría de Educación realizan hacia las escuelas, ya que, mediante el intercambio en

medios electrónicos o por medio de Internet, se obtiene información real y actual con una gran precisión y calidad, en menor tiempo y sobre todo, sin necesidad de recapturar datos.

Una vez que las áreas cuentan con la información de las escuelas, la pueden procesar, consultar, concentrar, analizar y explotar, mediante el uso de programas de cómputo

específicamente desarrollados o mediante programas de uso generalizado (Excel©, Word©,

etc.), dándole una gran capacidad de tomar las decisiones correctas que se requieren en la Secretaría De Educación para planear, programar y cumplir con los proyectos y programas

de trabajo, así como realizar la evaluación de los resultados.

El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR hace uso de las tecnologías de la información con el fin de simplificar el proceso de los datos:

- En las escuelas - En las zonas y sectores escolares

- En las áreas de acreditación - En las áreas educativas

- En todas las áreas administrativas de la Secretaría de Educación que utilizan la información que se genera en las escuelas.

o En el sistema de EVALUACIONES, cada maestro puede registrar las inasistencias, los avances y las recomendaciones necesarias para favorecer el avance de los alumnos,

con ésta captura se carga automáticamente al SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR para la emisión de los reportes de evaluación correspondientes a los diferentes momentos de evaluación. Con este sistema de distribuye el trabajo de captura, se

agilizan los procesos, se evitan errores de transcripción y se mejora la calidad de la información.

o En el SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR, las escuelas capturan y procesan los datos de los alumnos además de generar los productos que requiere, tanto para su operación cotidiana como para entregar en medios electrónicos y en reportes a las

diferentes áreas que las requieren en la Secretaría de Educación. o Las zonas y sectores escolares utilizan el SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR para

recibir la información de las escuelas, consultan información, generan reportes concentrados, validan información y generan reportes y archivos para entregar a los niveles educativos y/o áreas de control escolar.

o El SISTEMA DE ACREDITACIÓN, opera en las áreas de acreditación de la Secretaría y en las oficinas regionales de administración escolar. En este sistema se recibe, se

valida, se revisa, se concentra, se procesa y se explota la información de control escolar de todas las escuelas, con lo cual se automatiza el control escolar, generando todos los productos y formatos preelaborados oficiales que se requieren.



La operación del SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR permite que, con menos trabajo físico del

personal, las tareas de administración escolar se realicen con mayor eficiencia, mejor calidad y en menor tiempo tanto en las escuelas como en las áreas administrativas y educativas de la propia Secretaría de Educación.

El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR opera directamente en cada escuela, zona y sector

escolar de educación preescolar, apoyando la operación del control escolar, simplificando y apoyando los procesos y el trabajo cotidiano.

o El sistema de control escolar genera los reportes, los formatos y la información que la escuela necesita para uso interno y externo durante todo el ciclo escolar.

o Genera la información correspondiente a inscripciones, preinscripciones y

momentos de evaluación para envío mediante medios electrónicos (memoria USB,

correo electrónico e internet) y en reportes de acuerdo a lo siguiente:

Las escuelas generan y envían archivos a la zona escolar correspondiente Las zonas escolares reciben los archivos de sus escuelas y generan otro

archivo con todas las escuelas de la zona y la envían a su sector escolar

El sector escolar recibe los archivos de sus zonas, genera un nuevo archivo con todas sus escuelas y lo envía al área de acreditación y/o área educativa

correspondiente.

El sistema apoya en los diferentes procesos que se realizan en las escuelas durante todo el

ciclo escolar:

PROCESO DE PREINSCRIPCION.- Registro de solicitudes, envío de información, etc.

PROCESOS DE INICIO DE CICLO ESCOLAR.- Inscripción, generación de

estadísticas, asignación de números de lista, impresión de listas de asistencia, etc.

PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR.- Impresión de

constancias, credenciales con fotografía, listas de alumnos, procesar altas, bajas y cambios de alumnos, reportes de apoyo, etc.

PROCESOS DURANTE LOS MOMENTOS DE EVALUACIÓN.- Registro de avances, recomendaciones e inasistencias, impresión de reportes de evaluación, informes

de aprovechamiento de alumnos, informes estadísticos, etc. El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR mejora considerablemente varios procesos, entre otros:

- A partir del ciclo escolar 2016-2017 los procesos de preinscripción e

inscripciones se utiliza la “CRIP” (Clave de Registro e Identificación Personal) para validar sus datos de identidad, simplificando el proceso ya que se evita el envío de las actas de nacimiento para su validación en las áreas

de acreditación de la SEED.

- Las preinscripciones.- Se realizan directamente en el sistema mediante la utilización de la CRIP, emitiendo directamente la solicitud de preinscripción. El envío, la validación y la autorización de las solicitudes se realizan directamente en

sistemas y medios electrónicos



- Fotografías.- el sistema permite tomar y/o registrar fotografías de los alumnos

para su impresión en los diferentes reportes que la requieren, como son credenciales y constancias.

- Automatiza la elaboración de constancias y diversos reportes que anteriormente se realizaba manualmente o en máquinas de escribir.

- La información registrada es reutilizada en los siguientes niveles educativos,

simplificando desde la preinscripción en el nivel de primaria, ya que no es

necesario volver a capturar todos los datos de los alumnos, además de que al cambiarse de escuela o ingresar a primaria y secundaria no se requiere volver a

entregar y revisar documentación de los alumnos que han sido autorizados en preescolar, ahorrando una gran cantidad de tiempo y evitando solicitar nuevamente documentación ya revisada (acta de nacimiento, curp, etc.)

- Se cuenta con información histórica de los alumnos actuales y egresados

- Genera información estadística y detallada que diversas áreas de la SECRETARÍA

requieren para su operación.

Los reportes de evaluación y las formas IAE y CREL, han sido autorizados por la DIRECCIÓN

GENERAL DE ACREDITACIÓN Y REVALIDACIÓN (DGAyR) de la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA FEDERAL, para que el Sistema de Control Escolar los genere e imprima directamente en papel común, considerándose formatos oficiales, sin necesidad de utilizar

las antiguas formas preimpresas.

Los sistemas centrales “SISTEMA DE ACREDITACION” y “SISTEMA DE INFORMACION ESCOLAR” que operan en la SEED, concentran datos y generan los archivos necesarios para

que la información sea incorporada a los diversos sistemas de la SECRETARÍA DE EDUCACION PÚBLICA FEDERAL, entre otros el “SISTEMA DE INFORMACION Y GESTION EDUCATIVA” (SIGED), el “REGISTRO NACIONAL DE ALUMNOS” (RNA) y el “EL REGISTRO

NACIONAL DE EMISION, VALIDACION E INSCRIPCION DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS” (RODAC).



2. OPERACIÓN DEL SISTEMA

2.1 OBJETOS, BOTONES Y TECLAS ESPECIALES

Para facilitar la navegación a través del sistema, le mencionamos en forma genérica para qué sirven y como operan los diferentes elementos y objetos que contiene el sistema, así como las teclas especiales que se utilizan en él.

El sistema opera a través de formularios (llamados también formas, formularios, pantallas o

ventanas), los cuales pueden contener diferentes objetos, como son: ETIQUETAS.- Generalmente solo sirven

para identificar qué dato contiene el objeto que está a la derecha o debajo de él.

CAMPOS DE TEXTO.- Sirven para

presentar y/o aceptar información.

ÁREA DE MENSAJES.- Contiene instrucciones acerca de lo que se debe

o puede hacer, dependiendo del objeto que en ese momento tenga el “foco” (donde esta ubicado el cursor).

CUADRICULAS.- Se utilizan para presentar varios diferentes registros de

información (Ej. Alumnos, grupos), las cuadrículas contienen renglones, columnas y encabezados.

Encabezados: Indican el contenido de la columna. Si es de color rojo, al darle

clic la información se ordenará. Renglones: generalmente, al hacer clic sobre un renglón, se presentará otro

formulario conteniendo información detallada del registro (Ej. Alumnos,

grupos, etc.).

BOTONES DE COMANDO.- Al hacer clic sobre alguno se realizará la operación indicada en el.

Por ejemplo: El botón <ALTAS> o <NUEVO…>

presenta un formulario que permite

capturar un nuevo registro (alumno, grupo,

etc.).

El botón <REGRESAR> hace que el sistema regrese al formulario anterior.

El botón <MENU> hace que el sistema

regrese al menú principal. El botón <SALIR> permite salir

totalmente del sistema en forma inmediata.

El botón <BORRAR> borra el registro que

esta presente en el formulario. El botón <MODIFICAR> posiciona el

cursor en el primer campo modificable, permitiendo modificar los datos.



CAJAS DE EDICIÓN.- Son parecidos a las cajas de texto, se utilizan para registrar datos

variables en su longitud, la información puede estar separada en renglones (para terminar un

renglón se oprime la tecla <ENTER> en la parte del texto en que se desea terminar el renglón actual e iniciar

uno nuevo). Para salir de una caja de edición se deberá utilizar la tecla <TAB>. Las CAJAS

DE EDICIÓN pueden estar vacías o contener hasta aproximadamente 65000 caracteres. En este sistema se utilizan para registrar los avances y recomendaciones que se imprimen en los reportes de evaluación.

GRUPOS DE BOTONES (BOTONES DE OPCIÓN).- Se utilizan para accesar a las

diferentes opciones del sistema, al hacer clic sobre un botón se realizará la acción descrita en él, puede ser que realice algún proceso, que presente un formulario o genere un reporte.

TECLAS ESPECIALES Y CONBINACIONES DE TECLAS.

Tecla <TAB>.- Sirve para salir del campo actual y pasar al siguiente (por ejemplo: al terminar de incorporar o modificar datos en un campo de texto)

Teclas <SHIFT>+<TAB>.- Regresa al campo anterior (su uso aparece indicado en el área

de mensajes), casi siempre tiene el mismo efecto que la tecla <FLECHA ARRIBA>. Tecla <ENTER>.- Tiene la misma función que la tecla <TAB>, salvo en las cajas de

edición, en las cuales se agregara un nuevo renglón. De preferencia utilice la tecla

<TAB>. Tecla <ESC>.- Generalmente se utiliza para terminar la captura o modificación y

regresar al formulario anterior (su uso aparece indicado en el área de mensajes). Teclas <FLECHA IZQUIERDA>, <FLECHA DERECHA>.- Al estar capturando datos

en un campo de texto o caja de edición desplaza el cursor hacia la izquierda o derecha.

Tecla <FLECHA ARRIBA>.- Se utiliza para regresar al campo anterior, salvo en las

cajas de edición, en las cuales se desplaza el cursor hacia el renglón anterior. Tecla <FLECHA ABAJO>.- Casi siempre tiene la misma función que la tecla <TAB>,

pasa al siguiente campo. Tecla <REPÁG>o <PAGINA PREVIA>.- Cuando estemos en una cuadricula,

regresará varios registros hacia atrás (en caso de que existan).

Tecla <AVPÁG>o <PAGINA SIGUIENTE>.- Cuando estemos en una cuadricula, avanzará varios registros hacia adelante (en caso de que existan).

Tecla <CTRL>+ C.- Copia el texto seleccionado. Tecla <CTRL>+ X.- Corta el texto seleccionado. Tecla <CTRL>+ V.- Pega el texto copiado o cortado anteriormente.

Otras teclas especiales operan de igual manera que en los programas basados en Windows.



2.2 VENTANAS Y FORMULARIOS DE USO COMÚN Y FRECUENTE

Dentro de la operación del Sistema llamaremos FORMULARIOS a todas las pantallas que se muestran en tamaño completo y que contienen en su interior campos con información relativa a la base de datos del Sistema u opciones de operación del propio Sistema,

asimismo llamaremos VENTANAS a las pantallas pequeñas que se muestran dentro de un formulario.

Ventana de impresión.- Esta ventana se presenta al seleccionar una opción o proceso que genere algún reporte para imprimir, consta de cinco opciones:

- VISTA PRELIMINAR: Permite visualizar previamente el reporte.

- IMPRESIÓN DIRECTA: Sin visualización previa, envía el reporte directo a la impresora predeterminada, se puede seleccionar el número de copias del reporte

que desea imprimir. - SELECCIÓN DE IMPRESORA: Esta opción permite seleccionar la impresora en la

cual deseamos imprimir nuestro reporte, seleccionar las páginas y el número de

copias a imprimir. - CONFIGURACIÓN DE IMPRESORA: La opción de configuración permite seleccionar

las características de la impresora que se utilizarán en la impresión de reportes.

Durante la visualización de un reporte (vista previa), se presenta una pequeña ventana con opciones de navegación dentro del reporte.

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Ir a la primera página del reporte

2 Ir a la página anterior

3 Ir a un numero de página especifico

4 Ir a siguiente página

5 Ir a la última página del reporte

6 Acercar o alejar

7 Cerrar la vista previa

8 Imprimir el reporte en impresora predeterminada



2.3 <Ventanas de respaldo>

Esta ventana se presenta al generar archivos que deben enviarse a alguna área de la Secretaría de Educación (Nivel Educativo, Zona Escolar, Sector Escolar, Oficina Regional, Departamento de

Acreditación, etc.) o cuando se realizan respaldos de la base de datos del Sistema.

Generalmente los archivos se generan y almacenan en el disco duro de la computadora, si requiere enviarlo a otra área deberá respaldarlo en memoria USB, por lo cual deberá

seleccionar “SI” en la siguiente ventana (en esta ventana aparece la ruta y el nombre del archivo

generado).

Después de oprimir “SI” aparecerá la siguiente

ventana, donde se seleccionará la unidad de almacenamiento en que se guardará la copia del archivo.

Notas:

- En caso de aparecer un mensaje de error cuando se buscan las unidades, darle clic en continuar (continúe)

- La unidad “C:” corresponde al disco duro interno de la computadora (en algunos sistemas operativos no se puede copiar al disco c:)

- La unidad “D:” generalmente(no siempre) en la unidad de CD o DVD (no se puede copiar directamente en CD o DVD)

- Las unidades USB pueden iniciar en la letra “E:” o “F:” dependiendo de los dispositivos que la PC tenga instalados.



3. ENTRADA AL SISTEMA

3.1 CONTROL DE ACCESO

El SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR incluye un control de acceso mediante claves de usuario, password y derechos de acceso, lo cual permite que se pueda controlar con gran seguridad el acceso al sistema, a los menús y a cada una de las opciones de manera

individual, el administrador del sistema puede asignar o quitar los derechos de acceso a cada usuario.

Para ingresar al SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR, debe hacer doble clic sobre el icono de acceso en el escritorio de su PC, enseguida aparecerá el formulario de “ESCUELAS

REGISTRADAS EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR”, donde se seleccionará (clic

sobre la clave o nombre) la escuela donde desea iniciar sesión:

Al presionar clic en el renglón de los datos de la escuela deseada, aparecerá el formulario

de acceso al sistema:

Versión actual del sistema

Puede hace clic en el botón “INFORMACIÓN DEL SISTEMA” para ver datos del sistema y para solicitar apoyo en caso necesario.

En este formulario deberá introducir su “CLAVE DE USUARIO” y el “PASSWORD” (contraseña)

de acceso.



Al introducir una CLAVE DE USUARIO y el PASSWORD válidos, se presentara el formulario

“MENU PRINCIPAL”, desde el cual se accesan los diferentes submenús y opciones del sistema.

<SUBMENÚS> opciones del sistema

El botón “cambiar de escuela” permite iniciar sesión en una escuela diferente.

El MENU PRINCIPAL se divide en seis SUBMENUS, los cuales serán identificados en este manual con los símbolos “<nombre del submenú>” y se accesa haciendo clic en la “pestaña”

del submenú correspondiente, estos SUBMENUS contienen cada uno de ellos una serie de opciones, las cuales identificaremos como sigue “>opción del sistema” y se accesará

mediante un clic en el botón o texto correspondiente a dicha opción; con la finalidad de realizar un análisis detallado de cada uno de los SUBMENUS, se destinará un capitulo para cada uno de ellos, como sigue: Menús de opciones para la escuela

<PRE-INSCRIPCIONES>

<ALUMNOS>

<MOMENTOS>

<ADMINISTRACIÓN>

Menús de opciones para la zona o sector

<RECEPCIÓN Y ENVIO>

<REPORTES Y ESTADISTICAS>

Cada uno de los SUBMENUS cuenta con sus propias opciones, las cuales serán analizadas más adelante de acuerdo a los PROCESOS en que estén involucrados, cabe mencionar que

para ingresar a cada submenú y a cada opción del sistema, se validan los derechos de acceso de acuerdo a su clave de USUARIO, desde el momento que el usuario ingresa al

sistema los submenús se activan o se desactivan de acuerdo a los derechos asignados, por lo cual es probable que no pueda accesar a algún submenú por estar desactivado.

En caso de las opciones correspondientes a cada submenú, éstas son validadas en el momento que se seleccionan, por lo cual durante la operación del sistema podrá encontrar

un mensaje como el siguiente: El mensaje anterior le avisa que no puede acceder a la opción porque el administrador no le

asignó derechos en esa opción por ejemplo: “SEC_MODALU”.



4. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA El Sistema de Administración Escolar requiere de una adecuada administración para su correcto funcionamiento y operación. En el menú de <ADMINISTRACIÓN> se encuentran las opciones que permiten registrar la información básica de la escuela, de los grupos

académicos, de los maestros, el control de los usuarios que tienen derechos de acceso al Sistema, así como configurar adecuadamente diversos reportes para que puedan

imprimirse correctamente en la impresora que tenga la escuela.

En este modulo se encuentran también opciones para realizar el mantenimiento y respaldos necesarios a las bases de datos del Sistema.

4.1 DATOS DEL CICLO ESCOLAR En esta opción se registra la información general de la escuela, clave de centro de trabajo,

nombre del director, ciclo escolar actual, teléfono, etc., así como datos que se requieren para la correcta impresión de los formatos oficiales. Es importante mantener actualizada la información, ya que es utilizada en diversos reportes del sistema.

Nota: Se recomienda que a esta opción solamente tenga acceso el administrador del

Sistema. <ADMINISTRACIÓN>datos del ciclo escolar

>modificar

- capturar datos de la escuela



Datos que se registran:

-Ciclo escolar actual -Fecha de fin de ciclo.- la fecha en que termina el ciclo escolar

-inicio de ciclo escolar.- fecha en que inicio el ciclo escolar -fin de ciclo.- fecha en que termina el ciclo escolar

-título del año.- título oficial del año actual decretado por el gobierno del estado, aparece en los oficios y constancias -período vacacional.- desde y hasta del actual o próximo periodo vacacional, para las

constancias -número de digito en boletas.- la cantidad de dígitos numéricos que aparecen en el folio de

las boletas -número de digito en certificados.- la cantidad de dígitos numéricos que aparecen en el folio de los certificados

-Primer encabezado para reportes.- encabezado para las constancias y reportes -Segundo encabezado para reportes.- encabezado para las constancias y reportes

-Clave de la escuela.- clave oficial asignada a la escuela -Turno de la escuela.- M-matutino, V-vespertino, D-discontinuo -Tipo de escuela.- 1-federalizado, 2-estatal, 3-particular

-Nombre oficial de la escuela.- nombre oficial registrado de la escuela -Nombre de escuela para reportes.- nombre como es conocida la escuela, para las

constancias y reportes, para efectos del sistema se recomienda que incluya el tipo de escuela, por ejemplo: “JARDIN DE NIÑOS…” -Domicilio de la escuela

-Calle y número -Población

-Municipio -Código postal

-Teléfono -Nombre del director de la escuela -Puesto del director: director, directora, etc.

-Vigencia credencial.- para las credenciales -Periodo para captura.- el momento de evaluación que se va a registrar

-Nombre del jefe de acreditación -Nombre del área de acreditación -Sector.- número de sector al que pertenece la escuela ej. “04”

-Zona escolar.- número de zona escolar al que pertenece la escuela ej. “034”



4.2 DATOS PARA INSCRIPCIÓN Y REINSCRIPCIÓN

En esta sección se pueden registrar los datos que aparecerán en las solicitudes de inscripción. <ADMINISTRACIÓN>datos para inscripción y reinscripción

4.3 GRUPOS ACADÉMICOS

Para que el sistema identifique cuales son los grupos que tiene la escuela, en esta opción se pueden registrar altas, bajas y cambios de grupos académicos, en donde se registran también los maestros de cada grupo.

Como una medida de seguridad, a cada grupo se le asigna un usuario encargado, el cual es el único que puede registrar movimientos de alumnos en este grupo, incluyendo el registro

de la evaluación en los diferentes campos formativos e inasistencias en los momentos de evaluación. <ADMINISTRACIÓN>grupos académicos

Los datos que se requieren son:

- Grupo, se forma con grado + sección + turno, por ejemplo 2AM = segundo “A” Matutino.

- Plan de estudio, actualmente en todos lo grado es “2012”, de acuerdo al catálogo de planes de estudios.

- Encargado, la clave del usuario encargado del grupo

- Rfc del maestro responsable del grupo, lo puede seleccionar de la lista de maestros (use la tecla <F3> para ir a la lista), los maestros deben estar registrados

previamente en el “CATALOGO DE EMPLEADOS” Dentro del catálogo de grupos académicos puede emitir:

- Reporte de grupos - Reporte de maestros por grupo

Al seleccionar un grupo puede imprimir diversos reportes: - Lista de asistencia del grupo

- Reporte de inasistencias - Reporte de alumnos del grupo



4.4 PLANES DE ESTUDIO

Los planes de estudio contienen los campos formativos que se aplican en cada grado, actualmente solo está vigente el plan “2012”, cuando haya algún nuevo plan de estudios se le enviará una actualización.

<ADMINISTRACIÓN>planes de estudio

Puede emitir un reporte de los planes de estudio registrados.

4.5 CATALOGO DE PERSONAL Con el fin de poder registrar los maestros responsables de cada grupo, en esta opción se

deben registrar los datos de los maestros. <ADMINISTRACIÓN>catálogo de personal

Los datos a registrar son: - Número, se asigna a cada maestro, no necesariamente consecutivo, puede

asignarle de uno en uno o de 10 en 10, etc. - Primer apellido (antes llamado paterno), no puede quedar en blanco - Segundo apellido (antes llamado materno), puede quedar en blanco

- Nombre - Sexo

- Rfc del maestro - Curp del maestro



4.6 CONFIGURAR INFORMES

En las escuelas que utilizan el Sistema existen diferentes modelos de impresoras por lo cual algunos reportes pudieran imprimirse con variación en los márgenes ocasionando desfasamientos en los campos.

<ADMINISTRACIÓN>configurar informes (Crel, Iae, listas, credenciales, etc.)

Esta opción permite que en cada escuela puedan realizarse los ajustes necesarios a cada uno de los reportes del Sistema, para que la información a imprimir coincida perfectamente en los formatos prediseñados de reportes de evaluación, certificados y otros formatos,

además de que otros reportes puedan tener los márgenes necesarios para una adecuada presentación.

Antes de imprimir un formato oficial deberá realizarse una prueba en una hoja de papel bono, cotejarla a contraluz con el formato oficial, en caso de no coincidir algún dato con dicho formato, se debe proceder a realizar los ajustes necesarios.

Para configurar un reporte hacer lo siguiente:

- seleccionar el reporte deseado en el formulario,

- seleccionar el campo o campos que se quieren mover (dando un clic en algún lugar y

dejándolo presionado, hacer una especie de cuadro y soltar el botón; esto hará que se seleccione

todo lo que quede dentro del cuadro), - con las teclas de flecha puede mover hacia arriba, abajo, izquierda o derecha,

hasta que se localice en la posición requerida (se recomienda que con una regla mida

cuanto se va a mover, en la parte inferior hay una especie de barra que le indica la posición actual),

- para terminar haga clic use la (x) de la parte superior derecha, le hará una pregunta que si quiere guardar los cambios: “Do you want to save changes to report designer”.

Yes = grabar cambios y salir,

No = no grabar cambios y salir, Cancel = no grabar cambios y seguir modificando

Si pulsa esc (tecla escape) se cancela la configuración y no se guardan los cambios

(descart changes) yes = descartar los cambios y salir.

En caso de que los cambios realizados al formato del reporte estén muy alterados, puede

recuperar el formato original mas reciente que le fue enviado, utilizando el botón que dice “RECUPERAR FORMATO ORIGINAL” que se encuentra al lado derecho de cada reporte.



4.7 EXPORTAR INFORMACIÓN A Excel©

Considerando la importancia de utilizar datos en otras aplicaciones, el Sistema cuenta con la opción de generar un archivo con datos de los alumnos en formato Excel© o DBF, que permite al usuario crear sus propios informes. Se puede seleccionar de un “grupo”, un

“grado” o “todos los grados”, enseguida clic en “datos generales” y “exportar a Excel©” o “exportar a DBF”.

<ADMINISTRACIÓN>exportar información a Excel© >seleccionar un “grupo” o un “grado” o “todos lo grados” >clic en “datos generales”

>seleccionar exportar XLS o exportar a DBF

En la ventana aparece en nombre del archivo en formato Excel generado.

4.8 CATALOGO DE USUARIOS

Un usuario es una persona que tiene derecho de entrar al Sistema con una clave específica denominada “CLAVE DE USUARIO”, una vez dentro puede usar las diferentes opciones del Sistema de acuerdo a los derechos de acceso que se hayan asignado. En esta opción se

registran, se modifican o se borran los usuarios del sistema, además de asignarle los derechos de acceso a las diferentes opciones y menús del sistema.

Se recomienda que los usuarios utilicen un “password” (contraseña de seguridad) que solo ellos conozcan, para evitar que otras personas la utilicen en forma inadecuada.

Para registrar nuevo usuario: <ADMINISTRACIÓN>catálogo de usuarios

>nuevo usuario >grabar el usuario

Para modificar un usuario y/o sus derechos de acceso: <ADMINISTRACIÓN>catálogo de usuarios

>seleccionar usuario Para modificar derechos de acceso

>modificar los derechos de acceso

>clic en la columna “acceso” para activar o desactivar opciones específicas o en botones de comando: “dar acceso a todo” o “quitar todos

derechos” para asignar o quitar acceso a los derechos de manera global > grabar los derechos



Para modificar derechos de acceso

>modificar usuario

- cambiar los datos (clave, nombre o password) > grabar usuario

Nota: El usuario puede cambiar su contraseña tantas veces sea necesario, solo debe de

seleccionar en botón “MODIFICAR PASSWORD” en la parte inferior central del menú principal, solo debe de teclear el password actual y si es el correcto debe de ingresar el

nuevo password dos veces para cotejarlo, después se deberá grabar, al ingresar de nuevo al sistema deberá utilizar la nueva contraseña.

4.9 CATALOGO DE OPCIONES El sistema cuenta con un catálogo que permite controlar el acceso a las opciones al Sistema

que tienen acceso restringido, en este módulo se registran dichas opciones.

Nota: Generalmente todas las opciones están incluidas en el catálogo que se distribuye con

el Sistema, por lo que es poco probable que exista la necesidad de agregar o modificar.

Para registrar una nueva opción: <ADMINISTRACIÓN>catálogo de opciones

>nueva opción >grabar

Para modificar o borrar una opción: <ADMINISTRACIÓN>catálogo de opciones

>seleccionar opción >modificar o borrar opción



5. PROCESO DE PREINSCRIPCIÓN En el mes de Febrero son las preinscripciones, En este capítulo se describen los procesos que deben realizarse en el sistema, la información de las preinscripciones permite realizar la planeación y programación de los recursos humanos, materiales y de infraestructura

requeridos para el siguiente ciclo escolar. Es recomendable realizar los pasos que a continuación se describen, en el orden siguiente (puede omitir los reportes y exportar a Excel sí no

los requiere): 5.1 Imprimir constancias para preinscribir a primaria

5.2 Borrar datos de preinscripciones anteriores 5.3 Actualizar datos generales para preinscripción e inscripción 5.4 Registro de preinscripciones

5.5 Reporte de alumnos preinscritos 5.6 Formato de preinscripción

5.7 Reporte de alumnos preinscritos 5.8 Exportar información de preinscripción a Excel® 5.9 Generar archivo de preinscripciones.

5.1 IMPRIMIR CONSTANCIAS PARA PREINCRIBIR A PRIMARIA

Los alumnos que cursar tercer grado de preescolar se deben de preinscribir para ingresar a primer grado de primaria, para ello requieren una constancia, con esta constancia el

proceso de preinscripción se realiza de manera rápida y fácil. <ALUMNOS>informes por grupo académico

-seleccionar grupo de tercer grado

>constancias para preinscribir a primaria -imprimir



5.2 BORRAR DATOS DE PREINSCRIPCIONES ANTERIORES

Cuando ya se realizó un proceso de preinscripción previamente (del ciclo anterior) o existe información de preinscripciones que ya no sirven, se queda información almacenada en la base de datos, por lo tanto se deberá borrar dicha información antes de iniciar un nuevo

proceso de preinscripción. <PRE-INSCRIPCIONES>borrar solicitudes de pre-inscripción (todas)

5.3 DATOS PARA INSCRIPCION Y REINSCRIPCIÓN En este formulario registran los compromisos, esta información es utilizada para imprimir los formatos de inscripción de alumnos.

<PRE-INSCRIPCIONES>datos para inscripción y reinscripción



5.4 REGISTRO DE SOLICITUDES DE PREINSCRIPCIÓN

Para apoyar el proceso de preinscripción que se realiza en el mes de febrero de cada año,

en el sistema se registran las solicitudes de preinscripción, se capturan los datos personales

tales como CRIP, nombre, fecha de nacimiento, curp, sexo, domicilio, etc., al presionar

grabar le dará opción de imprimir la solicitud, también puede buscar algún alumno para

modificar algún dato y/o reimprimir de nuevo la solicitud.

- En caso del nivel de preescolar es necesario preinscribir los alumnos actuales al

siguiente grado, esto se realiza automáticamente de la siguiente manera:

<PRE-INSCRIPCIONES>registro de solicitudes

>preinscribir alumnos de primero a segundo

>preinscribir alumnos de segundo a tercer grado

- Para registrar las nuevas solicitudes:

<PRE-INSCRIPCIONES>registro de solicitudes

>nueva solicitud (para modificar o borrar, clic sobre una solicitud)

- registrar de datos del solicitante, al terminar puede imprimir el

formato de preinscripción

Los datos a registrar son:

- folio.- un número de solicitud consecutivo iniciando con el número 1 o el que continúe después de preinscribir los alumnos actuales al siguiente

grado (indicado en la primera parte de esta sección) - CRIP.- Clave de Registro e Identificación Personal formada de 15 dígitos, se

encuentra en el acta de nacimiento. . En caso de que le sistema no acepte la CRIP dejar en blanco

. En caso duplicidad en la CRIP se presenta una ventana con los nombres registrados en la

cual deberá selecciona el correcto.

. En caso de que la CRIP este correcta se registra automáticamente el primer y segundo

apellidos, el nombre y la fecha de nacimiento, los cuales no se pueden cambiar para

garantizar la validación de los datos.

- Grado al que desea ingresar (1, 2 o 3) - Primero y segundo apellido y nombre del niño, de acuerdo al acta de nacimiento

- Sexo - Fecha de nacimiento

- Lugar de nacimiento (estado)



- Nacionalidad

- CURP - Peso, estatura y talla de uniforme - Domicilio: código postal, calle, numero, localidad, municipio, estado.

- Teléfono - Si el alumno es indígena s/n SI-NO

- Necesidades educativas especiales - Datos de tutor: nombre, ocupación, teléfono, domicilio

5.5 FORMATO DE PREINSCRIPCION Una vez que ha sido dada de alta una nueva solicitud de preinscripción, se puede imprimir

el formato de preinscripción en forma directa como se indica a continuación: <PRE-INSCRIPCIONES>registro de solicitudes

- seleccionar la solicitud

- imprimir

5.6 REPORTE DE ALUMNOS PREINSCRITOS Para revisar los alumnos preinscritos puede imprimir un reporte conteniendo los datos

básicos de los solicitantes. <PRE-INSCRIPCIONES>reporte de alumnos preinscritos

- imprimir

5.7 EXPORTAR INFORMACIÓN DE PREINSCRIPCIONES A EXCEL

Al seleccionar esta opción se exporta toda la información de preinscripciones a formato EXCEL®, para que usted pueda generar reportes, graficas o darle el formato que requiera,

los cambios al archivo generado en Excel no afectan al sistema.



5.8 GENERAR ARCHIVO DE PREINSCRIPCIONES PARA ENVIO

Este proceso se debe realizar al terminar la preinscripción para enviarlo a la zona o sector escolar, preferentemente se recomienda utilizar una memoria USB, ya que esta es más confiable.

<PRE-INSCRIPCIONES>generar archivo de preinscripciones

Al terminar de generar el archivo podrá imprimir un oficio de envío de preinscripción.



6. PROCESOS DE INICIO DE CICLO Al iniciar el ciclo escolar se les entrega a las escuelas, zonas y sectores un nuevo sistema o una actualización que contiene los alumnos promovidos al siguiente grado, así como el historial de los alumnos. Después de actualizar o instalar y configurar el nuevo sistema, se

realizan diversos procesos como son: inscripción de alumnos, impresión de listas de asistencia, etc., los cuales se describen a continuación. Es fundamental realizar los pasos en

el orden siguiente: 1. Inscribir de nuevos ingresos

2. Imprimir formato de inscripción 3. Registrar Altas, bajas y cambios de datos de alumnos 4. Reporte de solicitantes pendientes de inscribir

5. Borrar alumnos del ciclo anterior que ya no regresaron a la escuela en el nuevo ciclo escolar

6. Generar números de lista 7. Imprimir listas de asistencia por grupo 8. Credenciales de alumnos

9. Imprimir estadísticas de inicio de ciclo (forma 911) 10.Reporte de alumnos pendientes de revisar

11.Generar archivo de solicitudes de inscripción (en medio electrónico) para envío al área de acreditación

12.Exportar información a Excel®

6.1 INSCRIPCIÓN DE NUEVOS INGRESOS En agosto se realiza el proceso de inscripción de nuevos alumnos, existen dos maneras de inscribir a los alumnos:

- A partir de las solicitudes de preinscripción (ver enseguida) - Registrando altas de nuevos alumnos (ver sección 6.3)

Para inscribir a partir de las solicitudes de preinscripción: <PRE-INSCRIPCIONES>inscribir alumnos preinscritos

- seleccionar el alumno a inscribir >inscribir

- registrar los datos >grabar - imprimir comprobante de inscripción



6.2 IMPRIMIR FORMATO DE INSCRIPCIÓN

Al terminar de inscribir a un alumno (sección 6.1), podrá imprimir el formato de inscripción. También podrá imprimirlo en: - <ALUMNOS>ALTA, BAJA Y CAMBIO DE DATOS DE

ALUMNOS, MENU CONSTANCIAS”, cuando seleccione un alumno ya inscrito

- <PREINSCRIPCIONES>inscribir alumnos preinscritos, al seleccionar un alumno marcado como “INSCRITO”

La leyenda de compromisos aparece la puede modificar en: <PRE-INSCRIPCIONES>DATOS PARA INSCRIPCIÓN Y REINSCRIPCIÓN

6.3 REGISTRAR ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS DE DATOS DE ALUMNOS Para registrar altas de nuevos alumnos (Alumnos que no se preinscribieron), modificar datos de

los alumnos ya registrados o registrar la baja de un alumno <ALUMNOS>alta, baja y cambio de datos de alumnos

>seleccionar nuevo alumno o clic en un alumno para modificar

- registrar información del alumno >grabar

6.4 REPORTE DE SOLICITANTES PENDIENTES DE INSCRIBIR El sistema permite imprimir un reporte de los niños que se preinscribieron pero que aún no

se han inscrito, con el fin de poder invitar a dichos niños para que se inscriban. <PREINSCRIPCIONES>reporte de solicitantes pendientes de inscribir

- imprimir



6.5 BORRAR ALUMNOS DEL CICLO ANTERIOR QUE YA NO REGRESARON A LA

ESCUELA EN EL NUEVO CICLO ESCOLAR Al iniciar el ciclo escolar aparecen como inscritos los alumnos promovidos del ciclo anterior, algunos de esos alumnos no regresan a la escuela o se cambian a otra, es necesario

borrarlos para que no aparezcan en las estadísticas ni en los reportes de alumnos duplicados ya que seguramente aparecerán en otra escuela.

(NOTA. No borrar alumnos que sí se reportaron en las estadísticas pero causaron baja, estos se

deberán procesar como baja de alumno). <ALUMNOS>alta, baja y cambio de datos de alumnos

>seleccionar el alumno a borrar >borrar alumno

6.6 GENERAR NUMEROS DE LISTA Después de terminar la inscripción, los alumnos no tienen el número de lista correcto

dentro del grupo académico, por lo tanto hay que ordenar los alumnos de forma alfabética y asignarle números de lista.

En el siguiente formulario podrá ver los grupos académicos que tenga registrados en su

clave de usuario responsable (esto se vio en manejo de grupos académicos, sección 4.3), al dar un clic sobre un grupo, en la parte central aparecen en orden alfabético los alumnos del grupo, al dar clic sobre el botón generar números de lista, automáticamente se asignarán números

de lista de acuerdo al orden alfabético.

Se recomienda que, una vez que se entreguen las listas definitivas a los maestros, ya no se vuelvan a generar números de lista, para que los números de la lista de asistencia coincidan con los del formulario de captura de evaluaciones (los alumnos que se registren como

altas aparecerán con el número de lista siguiente al último de la lista).

<ALUMNOS>generar número de lista - seleccionar grupo >generar número de lista



6.7 IMPRIMIR LISTAS DE ASISTENCIA POR GRUPO

Puede imprimir una lista de asistencia de cada grupo para que los maestros registren la asistencia de los niños. <ALUMNOS>informes por grupo académico

- seleccionar el grupo académico (clic) >seleccionar lista de asistencia de grupo

6.8 CREDENCIALES DE ALUMNOS El sistema permite imprimir las credenciales de los alumnos por grupo (se imprimen 4 por

hoja), esta puede ser con o sin logotipo en la parte posterior.

La credencial puede contener la fotografía de los alumnos, para ello se deben registrar las

fotografías de cada alumno (ver sección 8.15 “TOMAR FOTOGRAFÍAS DE ALUMNOS”).

El logotipo que aparece al reverso de la credencial es originalmente el del Gobierno del Estado, si desea cambiarlo (por el de la escuela u otro), deberá crear su logotipo en formato JPG

y copiarlo en el directorio C:\escolar_preescolar con el nombre “escuela.jpg”. <ALUMNOS>informes por grupo académico

- seleccionar grupo académico (clic)

>seleccionar credenciales o credenciales logo reverso



6.9 ESTADISTICAS DE INICIO DE CICLO (FORMA 911)

Imprime datos estadísticos que apoyan el llenado de la forma 911.2. La situación de los alumnos es importante para que los datos estadísticos sean correctos, todos los alumnos que inician el ciclo escolar deben tener situación “INSCRITO”, las altas que se registren

después de reportar la estadística (después de septiembre) deben tener situación “ALTA”, cuando un alumno cause baja durante el ciclo escolar deben tener situación “BAJA-

INSCRITO” o “BAJA-ALTA”, respectivamente. Los alumnos que cause baja no deben de borrarse, se deben registrar como baja. <ALUMNOS>forma 911.2

6.10 REPORTE DE ALUMNOS PENDIENTES DE AUTORIZAR En este reporte aparece la información de los alumnos que aún no están autorizados por el

área de acreditación, por lo que se debe entregar los documentos correspondientes (acta de

nacimiento, CURP). <ALUMNOS>reporte de alumnos pendientes de autorizar

6.11 GENERAR ARCHIVO DE SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN La información de inicio de ciclo deberá entregarse al área de acreditación para su revisión.

Se genera un archivo en el disco duro y le da opción para guardarlo en un medio electrónico, le recomendamos utilizar una memoria USB.

NOTA: el flujo del proceso es ESCUELA->ZONA ESCOLAR->SECTOR ESCOLAR->ÁREA DE

ACREDITACIÓN, aunque los sistemas permiten recibir una escuela en el sector o en el área de acreditación, también una escuela o una zona puede recibirse en el área de

acreditación en caso necesario. <ALUMNOS>generar archivo de solicitud de inscripción

Después de general el archivo puede imprimir un oficio para entrega.



6.12 EXPORTAR INFORMACIÓN A Excel®

Considerando la importancia de utilizar los de datos en otros formatos, el Sistema cuenta con esta opción para generar un archivo en formato Excel® o DBF, lo cual permite al usuario crear sus propios informes.

<ALUMNOS>exportar información a Excel® >seleccionar “grupo”, “grado” o “todos los grados”

>clic en “datos generales” >seleccionar exportar xls o exportar dbf



7. MOMENTOS DE EVALUACIÓN Las Escuelas de nivel preescolar también llamadas jardines de niños, registran en tres momentos de evaluación durante el ciclo escolar, los avances de cada alumno y las recomendaciones necesarias para favorecer el avance en su formación, así como las

inasistencias cometidas. En este capítulo se explican los procesos y actividades que deben realizarse.

Generar sistema de captura para maestros Registrar observaciones sobre los avances y observaciones por momento

Registrar lengua indígena de los alumnos de educación indígena Generar archivo con información del momento para envío a la zona escolar,

sector o área de acreditación.

Existen dos maneras de realizar el proceso de captura en los momentos de evaluación: - Registrar las observaciones sobre los avances y observaciones directamente en

el sistema de control escolar (7.1)

- Generar un sistema de captura para que cada maestro registre la información

correspondiente de sus grupos (7.2)



7.1 REGISTRAR LAS OBSERVACIONES SOBRE LOS AVANCES Y OBSERVACIONES

POR MOMENTO En esta opción se registran las inasistencias, los avances y las observaciones correspondientes al momento de evaluación de cada alumno por grupo.

<MOMENTOS>registro de observaciones sobre los avances y recomendaciones por

momento >seleccionar el momento

>seleccionar el grupo a registrar

- registrar inasistencias de cada alumno >clic en la columna de “recomendaciones” o “avances” para

registrar los avances y/o recomendaciones

Nota: Al momento de registrar avances u observaciones aparece un contador de líneas registradas, al exceder la

cantidad de líneas que caben en el reporte, aparecerá una ventana emergente de aviso, lo cual no es limitativo, es para indicarle que de este alumno será necesario imprimir

el anexo al reporte de evaluación.

Nota: Si realizó cambios en apoyos u observaciones y

oprime en salir, regresar o menú se presentará una ventana emergente, para confirmar si desea grabar los

cambios o no.



7.2 GENERAR SISTEMA DE CAPTURA PARA MAESTROS

Con el fin de distribuir el trabajo de captura de los avances, recomendaciones e inasistencias de los alumnos de cada grupo, el sistema de control escolar puede generar un sistema de captura para cada maestro, en cual se puede copiar en la memoria USB para

que en cualquier equipo de cómputo (laptop, pc de escritorio, notebook, etc.) el maestro pueda registrar las evaluaciones de sus alumnos.

<MOMENTOS>generar sistema de captura para maestros

>seleccionar el momento que desea generar

>seleccionar el grupo o grupos que atiende el maestro (clic en la columna

“seleccionar”) >generar sistema

>clic en ”SI” para copiar en la memoria USB

Nota: el sistema generado por cada maestro siempre se llamará “EVALUACIONES”, por lo

que al copiarla en la memoria USB del maestro, se borrara la carpeta anterior.

NOTA: Ver el manual “INSTRUCTIVO_GENERAR_Y_OPERAR_SISTEMA_MAESTROS_PREESCOLAR.doc”, en el cual se presentan las instrucciones detalladas para que el maestro pueda operar el sistema de captura para maestros (lo puede descargar de www.educaciondurango.com.mx ).

http://www.educaciondurango.com.mx/



7.3 PROCESAR DESDE SISTEMA DE CAPTURA PARA MAESTROS

Si está utilizando el sistema de captura de maestros, deberá vaciar en el sistema la información que cada maestro registró de sus alumnos. Este proceso se realiza al momento de que el maestro entrega el archivo con la captura generado en el “sistema de captura

para maestros”, como se indica en el manual correspondiente. <MOMENTOS>registro de observaciones sobre los avances y recomendaciones por

momento >seleccionar el momento deseado

>seleccionar el grupo a registrar

>clic en “procesar desde sistema de captura” -buscar en la USB el archivo que nos entrega el maestro, (deberá llamarse como

se indica en la ventana) >clic en “OK” >grabar

NOTA: Al seleccionar el archivo observar la fecha de modificación para asegurarse que sea reciente, en caso de no aparecer la columna

“fecha de modificación”, hacer clic en el botón de vista y seleccionar “vista detalles”.

Las inasistencias, los campos de avances y recomendaciones aparecerán en cada alumno, si desea grabar, clic en “GRABAR”, si no graba no se registrarán los datos (inasistencias,

avances y recomendaciones), en la ventana aparecen los datos de alumnos aceptados y rechazados, en caso de que falte algún alumno se deberá registrar manualmente los datos y luego grabar.

Hacer clic en el botón GRABAR, en caso necesario el sistema le preguntará si desea grabar,

si no acepta grabar no se guardaran lo cambios registrados.



7.4 IMPRIMIR LOS REPORTES DE EVALUACIÓN

Después de registrar la información correspondiente a cada momento de evaluación, es necesario imprimir los reportes de evaluación para entregar a los padres de familia de cada alumno. Este proceso se realiza por cada grupo, también puede imprimir de manera

individual por alumno en <ALUMNOS>altas, bajas y cambios de datos de alumnos-seleccionar alumno>menú constancias.

Nota: Los formatos de reporte de evaluación tienen espacios limitados para mostrar los avances y las recomendaciones, por lo que, cuando la información registrada no pueda ser

impresa en alguno de estos campos, aparecerá el espacio en blanco y un mensaje que dice: “CONSULTAR ANEXO CON AVANCES Y/O RECOMENDACIONES”, en estos casos se deberá

imprimir el “anexo al reporte de evaluación”, en el cual se mostrará completa la información registrada (el anexo se imprimirá solamente de los alumnos a los cuales les aparece la leyenda). <ALUMNOS>informes por grupo académico

>seleccionar grupo >reportes de evaluación o anexo al reporte de evaluación

Reporte de evaluación ->

< Anexo al reporte de evaluación



7.5 REGISTRAR LENGUA INDÍGENA DE LOS ALUMNOS

En las escuelas de educación indígena, es necesario registrar la lengua indígena que habla cada alumno, con el fin de que en los reportes de evaluación aparezca la lengua como lo indican las normas de control escolar. La información relacionada con la lengua indígena es

importante, ya que es utilizado por las autoridades educativas para la toma de decisiones respecto a la planeación educativa.

Existen dos maneras de registrar la lengua indígena: - De manera individual en cada alumno:

<MOMENTOS>registrar lengua indígena de los alumnos

>clic en la columna de “lengua indígena” de cada alumno para que cambie la lengua indígena entre los siguientes valores: HUICHOL, MEXICANO (NAHUATL), TEPEHUANO, NINGUNA (con cada clic cambia a la siguiente lengua).

- De manera general a todos los alumnos de la escuela (cuando la mayoría o todos hablan la

misma lengua):

<MOMENTOS>registrar lengua indígena de los alumnos

>clic en el botón correspondiente a la “lengua indígena” (ubicado en la parte

inferior del formulario) para asignar a todos los alumnos de la escuela la lengua: HUICHOL,

MEXICANERO (NAHUATL), TEPEHUANO, NINGUNA. Importante: Si ha seleccionado una lengua indígena para todos los alumnos, y desea

realizar un cambio a algunos de ellos, puede hacerlo siguiendo los pasos que se indicaron en el método anterior para cambios de manera individual.



8. PROCESOS COTIDIANOS DURANTE EL CICLO ESCOLAR

En el transcurso del ciclo escolar se realizan diversas actividades de registrar información o de imprimir algunos reportes de acuerdo a las solicitudes y/o

necesidades que surgen. A continuación se describen dichas actividades. 8.1 Altas de alumnos (nuevos alumnos)

8.2 Cambios de datos de alumnos 8.3 Bajas de alumnos

8.4 Impresión de reportes diversos por grupo 8.4.1 Credenciales con logotipo al reverso

8.4.2 Credenciales sin logotipo

8.4.3 Credenciales para padres

8.4.4 Directorio de alumnos

8.4.5 Relación de alumnos

8.4.6 Lista de asistencia de grupo

8.4.7 Niveles de desempeño por grupo

8.4.8 Reportes de evaluación

8.4.9 Anexo al reporte de evaluación

8.4.10 Constancias para preinscribir a primaria

8.4.11 Constancias buena conducta

8.4.12 Lista para reuniones por periodo

8.4.13 Lista de asistencia para reuniones

8.4.14 Etiquetas para correspondencia

8.4.15 Etiquetas para archivo histórico

8.4.16 Listado con folios

8.4.17 Alumnos por municipio

8.4.18 Estadísticas acreditación inicio ciclo

8.5 Impresión de constancias por alumno 8.5.1 Constancia de estudios

8.5.2 Constancia para periodo vacacional

8.5.3 Constancia de buena conducta

8.5.4 Constancia para ingreso a primaria (para preinscribir)

8.5.5 Constancia de traslado

8.5.6 Constancia para pasaporte

8.5.7 Carta compromiso

8.5.8 Credencial

8.5.9 Credencial con logotipo

8.5.10 Credencial para padres

8.5.11 Formato de inscripción

8.5.12 Etiqueta para correspondencia

8.5.13 Etiqueta para archivo histórico

8.5.14 Memorándum de alta

8.5.15 Memorándum de baja

8.5.16 Reporte de evaluación

8.5.17 anexo al reporte de evaluación

8.6 Alumnos dados de baja 8.7 Alumnos dados de alta

8.8 Alumnos becados 8.9 Consultas especiales

8.8.1 Alumnos registrados como alta

8.8.2 Alumnos sin CURP

8.8.3 Alumnos ordenados por fecha de nacimiento

8.8.4 Alumnos extranjeros

8.8.5 Alumnos con discapacidad

8.8.6 Alumnos becados

8.8.7 Alumnos indígenas



8.8.8 Alumnos con NEE o USAER

8.10 Exportar información a EXCEL

8.11 Cambiar alumnos de grupo 8.12 Reporte para revisión de CURP

8.13 Reporte de alumnos con grado incorrecto según fecha de nacimiento

8.14 Registrar peso, estatura y talla de alumnos 8.15 Registrar datos de padres de familia

8.16 Consulta de historia de alumnos 8.17 Tomar fotografías

8.18 Reporte de alumnos sin fotografía 8.19 Borrar fotografías sin alumno

8.20 Archivo para sistema de ficha psicopedagógica 8.21 Archivos de fotografía para ficha



8.1 ALTAS DE ALUMNOS

Durante el ciclo escolar ingresan nuevos alumnos, algunos de ellos provienen de otra escuela y otros son nuevos ingresos, en esta opción puede registrarlos. <ALUMNOS>alta, baja y cambio de datos de alumnos

>nuevo alumno - registrar datos del alumno

>grabar

Cuando el alumno viene de otra escuela, puede registrar en el campo “folio de

boleta” (reporte de evaluación), para que los datos del alumno y las evaluaciones

aparezcan automáticamente.

Al registrar los datos de nombre, sexo y fecha de nacimiento, el sistema busca al

alumno en las bases de datos, en caso de localizarlo se presentan automáticamente

todos sus datos, incluso es probable que se recuperen sus datos de evaluación de su

escuela anterior.

Se deberá registrar todos los datos posibles de manera correcta, ya que son

necesarios en algún momento del ciclo escolar.

8.2 CAMBIOS DE DATOS DE ALUMNOS Se utiliza cuando sea necesario modificar algún dato de sus alumnos.

<ALUMNOS>alta, baja y cambio de datos de alumnos

>seleccionar alumno >modificar - realizar los cambios necesarios

>grabar



8.3 BAJAS DE ALUMNOS

Utilice esta opción para registrar los alumnos que causan baja de la escuela.


>seleccionar alumno

>baja del alumno

- registrar fecha y motivo de baja

>procesar baja

Nota.- En caso de que el alumno regrese posteriormente a la escuela, podrá reactivarlo en el botón “reactivar alumno” que se activa cuando el alumno está dado de baja.



8.4 IMPRESIÓN DE REPORTES DIVERSOS POR GRUPO “INFORMES POR GRUPO

ACADÉMICO” En este menú se presentan diversos reportes que se pueden imprimir al seleccionar uno de

los grupos. Cada reporte corresponderá al grupo seleccionado, con excepción de “alumnos

por municipio” y “estadísticas acreditación inicio de ciclo”, los cuales corresponden a todos

los alumnos de todos los grupos.

<ALUMNOS>informes por grupo académico

>seleccionar grupo

>clic en reporte que desea visualizar y/o imprimir

>imprimir

8.4.1 Credenciales con logotipo al reverso Se imprimen las credenciales de los alumnos del grupo seleccionado. En este formato aparece un logotipo en el reverso de la credencial, puede cambiarlo por el de su escuela

como se menciona anteriormente en la sección 6.8.

8.4.2 Credenciales sin logotipo

Se imprimen las credenciales de los alumnos del grupo seleccionado (leer sección 6.8).



8.4.3 Credenciales para padres

Se imprimen las credenciales para los padres de los alumnos del grupo seleccionado, en caso de que el alumno tenga hermanos en la escuela parecerán los nombres y fotografías (en caso de que estén registradas las fotografías).

8.4.4 Directorio de alumnos Contiene datos generales de los alumnos del grupo.

8.4.5 Relación de alumnos Contiene datos básicos de los alumnos del grupo.

8.4.6 Lista de asistencia de grupo Formato de lista de asistencia.

8.4.7 Niveles de desempeño por grupo Contiene datos de inasistencias de los alumnos del grupo.



8.4.8 Reportes de evaluación

Se imprimen los reportes de evaluación de los alumnos del grupo (ver sección 7.4)

8.4.9 Anexo al reporte de evaluación

Se imprimen los anexos de los reportes de evaluación de los alumnos del grupo (ver sección 7.4)

8.4.10 Constancias para preinscribir a primaria En el mes de enero se imprimen las constancias para los alumnos de tercer grado para que se preinscriban a primaria.

8.4.11 Constancias buena conducta Se imprimen las constancias de conducta, la conducta por

default es “BUENA”, en caso necesario puede cambiarla a cada alumno en <alumnos>alta, baja y cambio de datos de alumnos-seleccionar alumno>modificar



8.4.12 Lista para reuniones por periodo

Como apoyo para checar asistencia en las reuniones de padres de familia, en este reporte se incluyen cinco columnas para los diferentes bimestres.

8.4.13 Lista de asistencia para reuniones Como apoyo para checar asistencia en las reuniones de padres de familia, sirven para una reunión


Como apoyo para archivar expedientes de los alumnos.


Como apoyo para archivar expedientes de los alumnos.

8.4.16 Listado con folios Reporte de folios de reportes de evaluación



8.4.17 Alumnos por municipio

Reporte de alumnos ordenados por municipio

8.4.18 Estadísticas acreditación inicio ciclo Contiene información estadística de inicio de ciclo escolar pro grupo



8.5 IMPRESIÓN DE CONSTANCIAS POR ALUMNO

Puede imprimir diversas constancias de los alumnos.


>seleccionar alumno

>menú constancias

>clic en la constancia o reporte que desea visualizar y/o imprimir

8.5.1 De estudio

8.5.2 Periodo vacacional



8.5.3 Buena conducta

8.5.4 Ingreso a primaria (para preinscribir)

8.5.5 De traslado

8.5.6 Para pasaporte



8.5.7 Carta compromiso

8.5.8 Credencial

8.5.9 Credencial con logo

8.5.10 Credencial para padres

8.5.11 Formato de inscripción





8.5.14 Memorándum de alta

8.5.15 Memorándum de baja



8.5.16 Informe de evaluación

8.5.17 Anexo al informe de evaluación



8.6 ALUMNOS DADOS DE BAJA

Cuando requiere consultar los alumnos dados de baja y sus motivos, puede hacerlo

mediante esta opción. De igual forma puede cambiar la fecha en que causo baja el alumno

y el motivo de la misma.

<ALUMNOS>alumnos dados de baja

>informe de alumnos de baja

- modificar fecha y motivos de baja

>imprimir informe de alumnos dados de baja

8.7 ALUMNOS DADOS DE ALTA

Permite ver y/o imprimir el informe de los alumnos dados de alta. En esta opción puede cambiar la fecha de alta. <ALUMNOS>alumnos dados de alta

>informe de alumnos de alta

- modificar la fecha de la alta

>imprimir



8.8 ALUMNOS BECADOS

En esta opción se pueden registrar los alumnos que tienen beca. Para registrar un alumno becado:

<ALUMNOS>alumnos becados

>nueva beca

>seleccionar el alumno

>registrar tipo de beca

>grabar

Para registrar modificar un tipo de beca o quitar la beca (baja):


>seleccionar el alumno becado

>clic en “modificar o baja”

>registrar tipo de beca o “sin beca”

>grabar

Para registrar imprimir reportes de alumnos becados:


>clic en “reporte de becas fiducar” o “reporte de becas dif” o en

“reporte de becas…” según el tipo de beca que desea en el reporte

>imprimir



8.9 CONSULTAS ESPECIALES

Esta opción permite consultar datos específicos de los alumnos y exportar a Excel© los datos de la consulta. <ALUMNOS>consultas especiales

>seleccionar la consulta que desea generar



8.10 EXPORTAR INFORMACIÓN A EXCEL©

Permite exportar información de los alumnos en formato Excel© o DBF. <ALUMNOS>exportar información a EXCEL

>seleccionar grupo

>seleccionar grado

- clic en “datos generales”

- clic en “exportar XLS” o “exportar DBF”

8.11 CAMBIAR ALUMNOS DE GRUPO

En esta opción puede cambiar fácilmente alumnos de un grupo a otro, la otra manera es cambiando datos de cada alumno. <ALUMNOS>cambiar alumnos de grupo

>seleccionar el alumnos

- registrar el nuevo grupo

8.12 REPORTE PARA REVISIÓN DE CURP

Se imprime reporte de alumnos sin CURP o CURP posiblemente incorrecta. <ALUMNOS>reporte para revisión de CURP



8.13 REPORTE DE ALUMNOS CON GRADO INCORRECTO SEGÚN FECHA DE

NACIMIENTO. Se debe imprimir para revisar y corregir fechas o grupos. <ALUMNOS>alumno con grado incorrecto según fecha de nacimiento

>imprimir

8.14 REGISTRAR PESO, ESTATURA Y TALLA DE ALUMNOS Cuando desee modificar alguno de estos datos importantes de los alumnos, generar el

reporte o archivo con estos datos, puede hacer uso de esta opción. <ALUMNOS>registrar peso, estatura y talla de alumnos

- modificar los datos necesarios >archivo con datos de peso, talla y estatura

8.15 REGISTRAR DATOS DE PADRES DE FAMILIA

Esta información es importante, y por lo tanto es necesario contar con los datos específicos de los padres para fines estadísticos. Podrá agregar datos como nivel de estudios, nombre,

fecha de nacimiento etc., en esta opción puede generar el archivo en EXCEL y si es necesario puede imprimir el reporte de padres de familia para revisar. <ALUMNOS>registrar datos de padres de familia

>seleccionar alumno - ingresar o modificar datos de padres

>imprimir “reporte de padres de familia” > exportar archivo EXCEL con datos de padres de familia



8.16 CONSULTA DE HISTORIA DE ALUMNOS

En esta opción puede encontrar información de los alumnos que han cursado algún grado en la escuela, incluso se puede imprimir una constancia. <ALUMNOS>consulta de historia de alumnos

>seleccionar alumno >constancia

8.17 TOMAR FOTOGRAFÍAS Las fotografías se usan tanto en las credenciales como en las constancias. A través de esta

opción puede tomar las fotografías de cada alumno o cargar alguna fotografía que se haya tomado con cámara digital en formato JPG (deberá estar ajustada a tamaño 400x400 pixeles).

<ALUMNOS>tomar fotografías Inicialmente se muestran solo los alumnos de tercer grado, si desea ver todos los grados >clic en “ver todos los grados”

>seleccionar alumno >clic en “tomar fotografía” o “copiar fotografía de un archivo JPG”

Notas importantes:

- Para manejar las fotografías es necesario tener instalado un software llamado “eztwain”, lo puede descargar desde www.educaciondurango.comg.mx ->utilerías

- Si desea corregir fotografías puede descargar el software “photoscape” desde www.educaciondurango.com.mx ->utilerías, también puede descargar el manual.

http://www.educaciondurango.comg.mx/

http://www.educaciondurango.com.mx/



8.18 REPORTE DE ALUMNOS SIN FOTOGRAFÍA

Para visualizar o imprimir el reporte de todos los alumnos de los que no se tenga registrada su fotografía. <ALUMNOS>reporte de alumnos sin fotografía

>imprimir

8.19 BORRAR FOTOGRAFÍAS SIN ALUMNO Cuando desee borrar las fotografías de niños que ya no están registradas en el sistema (por

ejemplo los que egresaron en el ciclo anterior), puede hacerlo a través de esta opción.

<ALUMNOS>borrar fotografías sin alumno >borrar las fotografías

Nota: Puede ver las fotografías seleccionando el alumno, en caso de que no desee borrar alguna fotografía puede hacer >clic en el alumno y después en “no borrar esta fotografía” para marcar las

fotografías que no desee borrar

8.20 ARCHIVO PARA SISTEMA DE FICHA PSICOPEDAGÓGICA

Puede generar un archivo con los datos generales del alumnos para cargarlo en el sistema

de ficha psicopedagógica (ver instructivo y sistema en www.educaciondurango.com.mx ->descargas para

sistema de ficha psicopedagógica)

<ALUMNOS>archivo para sistema de ficha psicopedagógica >seleccionar unidad donde desea guardar el archivo

http://www.educaciondurango.org.mx/



8.21 ARCHIVOS DE FOTOGRAFÍAS PARA FICHA PSICOPEDAGÓGICA

El sistema de ficha psicopedagógica contempla la impresión de la ficha con fotografía, en esta opción puede generar un archivo con las fotografías de los alumnos para cargarlas en dicho sistema



9. PROCESOS PARA RECEPCIÓN Y ENVIO DE INFORMACIÓN En este menú se presentan las opciones para recibir y/o enviar información en las zonas y sectores escolares.

9.1 REGISTRAR INFORMACIÓN DE INICIO DE CICLO (SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN) DE UNA ESCUELA

En esta opción la zona escolar recibirá los archivos que las escuelas le envían con información de inicio de ciclo (clavecct_ini.zip).

<RECEPCIÓN Y ENVIO>registrar solicitudes de inscripción de una escuela - seleccionar el archivo que envía la escuela

>procesar carga

El proceso le presentará cifras de control, para comprobar los datos deberá comparar con el

oficio de entrega que trae la escuela, en caso de no coincidir las cifras es posible “CANCELAR” la carga para evitar cargar información incorrecta.

Al terminar de cargar la información podrá imprimir un recibo (si la escuela trae oficio no se

necesario imprimir el recibo ya que son los mismos datos)

En la parte superior de la ventana se menciona el nombre que debe tener el archivo a

recibir. Importante: se recomienda verificar la fecha del archivo antes de cargar, si no aparece la

fecha activar “vista detalles”



9.2 GENERAR ARCHIVO CON INFORMACIÓN DE INICIO DE CICLO DE LA ZONA ESCOLAR Una vez recibidos y registrados todos los archivos de las escuelas, en esta opción la zona

escolar generará el archivo que deberá enviar al sector escolar para concentrar (zona999_ini.zip).

<RECEPCIÓN Y ENVIO>archivo con solicitudes de inscripción de la zona >imprimir oficio El proceso le preguntará si desea copiar el archivo, deberá seleccionar “SI” para copiar a su

memoria USB y entregar al sector escolar o área de acreditación correspondiente.

9.3 REGISTRAR INFORMACIÓN DE INICIO DE CICLO DE LA ZONA ESCOLAR

En esta opción el sector escolar recibirá los archivos que las zonas le envían con información de inicio de ciclo (zona999_ini.zip).

<RECEPCIÓN Y ENVIO>registrar información de solicitud de inscripción de una zona

>seleccionar el archivo que envía la zona escolar

>procesar carga El proceso le presentará cifras de control, para comprobar los datos podrá generar

estadísticas dentro del mismo menú (estadísticas 911, estadísticas por escuela, etc.)



9.4 GENERAR ARCHIVO CON INFORMACIÓN DE INICIO DE CICLO DEL SECTOR

ESCOLAR Una vez recibidos y registrados todos los archivos de las zonas escolares, en esta opción el sector escolar generará el archivo que deberá enviar al departamento de acreditación u

oficina regional correspondiente para concentrar (sector99_ini.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>generar archivo con solicitudes de inscripción del sector

>Seleccionar “SI” para copiar archivo >Seleccionar la unidad para copiar

El proceso le preguntará si desea copiar el archivo, deberá seleccionar SI para copiar a su memoria USB para entregar al sector escolar correspondiente.



9.5 REGISTRAR INFORMACIÓN DE UN MOMENTO DE EVALUACIÓN DE UNA

ESCUELA En esta opción la zona escolar recibirá los archivos que las escuelas le envían con información de un momento de evaluación (clavecct_bimestrex.zip).

<RECEPCIÓN Y ENVIO>registrar información de un momento de evaluación de una escuela

- seleccionar el archivo que envía la escuela >procesar carga El proceso es similar al explicado en la sección 9.1, solo cambia el nombre de la opción y

del archivo a cargar

9.6 GENERAR ARCHIVO CON INFORMACIÓN DE UN MOMENTO DE EVALUACIÓN DE LA ZONA ESCOLAR Una vez recibidos y registrados todos los archivos de las escuelas, en esta opción la zona

escolar generará el archivo que deberá enviar al sector escolar para concentrar (zona999_bimestrex.zip).

<RECEPCIÓN Y ENVIO>archivo con solicitudes de inscripción de la zona >imprimir oficio El proceso es similar al explicado en la sección 9.2, solo cambia el nombre de la opción y


9.7 REGISTRAR INFORMACIÓN DE UN MOMENTO DE EVALUACIÓN DE LA ZONA ESCOLAR En esta opción el sector escolar recibirá los archivos que las zonas le envían con

información de un momento de evaluación (zona999_bimestrex.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>registrar información de un momento de evaluación de

una zona >seleccionar el archivo que envía la zona escolar

>procesar carga El proceso es similar al explicado en la sección 9.3, solo cambia el nombre de la opción y del archivo a cargar

9.8 GENERAR ARCHIVO CON INFORMACIÓN DE UN MOMENTO DE EVALUACIÓN

DEL SECTOR ESCOLAR.- una vez recibidos y registrados todos los archivos de las zonas escolares, en esta opción el sector escolar generará el archivo que deberá enviar al departamento de acreditación u oficina regional correspondiente para concentrar

(sector99_bimestrex.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>generar archivo con solicitudes de un momento de

evaluación del sector >Seleccionar “SI” para copiar archivo >Seleccionar la unidad para copiar

El proceso es similar al explicado en la sección 9.4, solo cambia el nombre de la opción y del archivo a cargar

9.9 BORRAR TODAS LAS SOLICITUDES DE PREINSCRIPCION DE TODAS LAS

ESCUELAS.- antes de empezar a recibir las solicitudes de preinscripción de un ciclo escolar, se deberán borrar todas la solicitudes del ciclo pasado, para garantizar que no quede información anterior.

<RECEPCIÓN Y ENVIO>borrar todas la solicitudes de preinscripción de todas las escuelas




9.10 REGISTRAR INFORMACIÓN DE PREINSCRIPCIONES DE UNA ESCUELA

En esta opción la zona escolar recibirá los archivos que las escuelas le envían con información de preinscripciones (clavecct_preinscripciones.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>registrar información de preinscripciones de una escuela

- seleccionar el archivo que envía la escuela >procesar carga El proceso es similar al explicado en la sección 9.1, solo cambia el nombre de la opción y del archivo a cargar

9.11 GENERAR ARCHIVO CON INFORMACIÓN DE PREINSCRIPCIONES DE LA ZONA ESCOLAR

Una vez recibidos y registrados todos los archivos de las escuelas, en esta opción la zona escolar generará el archivo que deberá enviar al sector escolar para concentrar (zona999_preinscripciones.zip).

<RECEPCIÓN Y ENVIO>archivo con preinscripciones de la zona >imprimir oficio

El proceso es similar al explicado en la sección 9.2, solo cambia el nombre de la opción y del archivo a cargar

9.12 REGISTRAR INFORMACIÓN DE PREINSCRIPCIONES DE LA ZONA ESCOLAR En esta opción el sector escolar recibirá los archivos que las zonas le envían con

información de preinscripciones (zona999_preinscripciones.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>registrar información de preinscripciones de una zona

>seleccionar el archivo que envía la zona escolar

>procesar carga El proceso es similar al explicado en la sección 9.3, solo cambia el nombre de la opción y


9.13 GENERAR ARCHIVO CON INFORMACIÓN DE PREINSCRIPCIONES DEL SECTOR ESCOLAR.- una vez recibidos y registrados todos los archivos de las zonas escolares, en esta opción el sector escolar generará el archivo que deberá enviar al departamento de

acreditación u oficina regional correspondiente para concentrar (sector99_preinscripciones.zip). <RECEPCIÓN Y ENVIO>generar archivo con preinscripciones del sector


El proceso es similar al explicado en la sección 9.4, solo cambia el nombre de la opción y


9.14 REGISTRAR SOLICITUDES DE PREINSCRIPCIONES DE UN SECTOR En esta opción se recibe el archivo de preinscripciones de un sector (sector99_preinscripciones.zip).

<RECEPCIÓN Y ENVIO>registrar solicitudes de preinscripción de un sector >seleccionar el archivo que envía el sector escolar

>procesar carga El proceso es similar al explicado en la sección 9.3. Este proceso se utiliza solamente en

ocasiones especiales para recuperar información de un sector.



10. REPORTES POR ZONA O SECTOR ESCOLAR En este menú se presentan las opciones para imprimir diversos reportes concentrados del sector o zona escolar.

10.1 REPORTE DE ALUMNOS INSCRITOS EN MÁS DE UNA ESCUELA Este reporte tiene el objetivo de depurar la información de los alumnos inscritos en la zona

o sector, para revisar en cual escuela se encuentra registrado realmente cada alumno.

10.2 REPORTE DE ALUMNOS POR SECTOR, ZONA ESCOLAR Y ESCUELAS Reporte detallado por grupo de los alumnos de acuerdo a las opciones seleccionadas.



10.3 REPORTE DE ALUMNOS SIN TUTOR O CON DOMICILIO INCOMPLETO

Contiene cifras de las escuelas con alumnos que no tienen registrado tutor o con domicilio

Incompleto

10.4 REPORTE DE ALUMNOS DADOS DE BAJA

10.5 REPORTE DE ALUMNOS PENDIENTES DE AUTORIZAR (TODAS LAS ESCUELAS).-

para solicitar la documentación correspondiente.

10.6 REPORTE PARA REVISIÓN DE CURP.- para revisión de CURP.

10.7 ALUMNOS CON GRADO INCORRECTO SEGÚN FECHA DE NACIMIENTO.- para

revisar el grado o edad de los alumnos.



10.8 REPORTE DE MAESTROS DE GRUPO DEL SECTOR O ZONA ESCOLAR

10.9 ALUMNOS FALTANTES DE PESO, ESTATURA Y UNIFORME.- presenta datos de

alumnos que faltan de registrar.

10.10 ESTADISTICAS GENERAL DE ALUMNOS POR NIVEL, ESCUELA Y GRADO

10.11 ESTADISTICAS TOTALES POR NIVEL EDUCATIVO



10.12 ESTADISTICAS POR NIVEL, SECTOR, ZONA Y ESCUELA (SELECCIÓN)

10.13 ESTADISTICAS POR NIVEL, SECTOR, ZONA Y ESCUELA

10.14 ESTADISTICAS TOTALES POR NIVEL, SECTOR Y ZONA ESCOLAR

10.15 ESTADISTICAS 911.- se presentan de manera concentrada las estadísticas

911 de todo el sector o zona escolar.



10.16 ESTADISTICA GENERAL DE ALUMNOS (inscripción, altas, bajas y existencia) POR

ESCUELA.- contiene información detallada por cada escuela.

10.17 EXPORTAR INFORMACIÓN A EXCEL® (zona o sector).- genera archivo en formato

Excel o DBF de los alumnos de la zona o sector escolar

10.18 CONCENTRADO DE PREINSCRIPCIONES



11. MANTENIMIENTO Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN EL SISTEMA

11.1 COMANDOS SQL Esta opción es de uso restringido para uso exclusivo del personal responsable del desarrollo del Sistema, en caso de ser necesario resolver algún problema se le darán

instrucciones vía telefónica.

11.2 MANTENIMIENTO Y RESPALDOS DEL SISTEMA Para proteger la información que se genera en el Sistema es importante realizar procesos de respaldo y mantenimiento a las bases de datos del Sistema. Estos procesos deben de

realizarse sin que otros usuarios estén dentro del Sistema.

Respaldar: Uno de los procesos más importantes para proteger y preservar la información almacenada en el Sistema, es el respaldo de información. Para tal propósito existe dentro de este formulario un botón “respaldar base de datos”, el cual creará un respaldo de la

base de datos en un archivo comprimido que se guarda en el disco duro de la PC donde se realiza el proceso de respaldo, en la carpeta:

c:\respaldos_escolar_preescolar El sistema cada semana le pregunta si realizar el respaldo, pero es recomendable

que, en los días que se realice mucho trabajo de captura o modificación de datos, se realice un respaldo extra para mayor seguridad en su información, ya que de

un respaldo se puede recuperar la información en caso necesario.

Nota importante: al terminar de realizar un respaldo, el sistema le preguntará si desea

copiarlo a algún dispositivo(disquete o memoria USB), se recomienda realizar una copia a una memoria USB con el fin de que podamos recuperar su información en caso de que su

computadora se dañe o cambie de dueño.

Reindexar: Este proceso es también muy importante, debido a que cuando ocurre un fallo en la energía eléctrica se pueden perder los índices de los archivos y el sistema después de esto proporciona información incorrecta o presentar errores, se debe realizar después de un

fallo de energía eléctrica y también se recomienda realizarlo diariamente al iniciar la sesión (se tarda solamente unos segundos).

Pack: Este proceso realiza la función de compactar las bases de datos, ya que cuando se borran registros dentro del Sistema, estos solamente son marcados (borrados en forma lógica),

una vez que se realiza el proceso “PACK”, los registros marcados son eliminados físicamente de la base de datos del Sistema.

<ADMINISTRACIÓN>mantenimiento y respaldos del sistema >reindexar o pack o respaldar base de datos



11.3 BORRAR TODA LA INFORMACIÓN DE LA ESCUELA ACTUAL

En esta opción podrá borrar toda la información de la escuela en la que inició sesión, antes de borrar se realiza automáticamente un respaldo de la base de datos. Es útil cuando se tiene información de una escuela que no corresponde a la zona o sector.

<ADMINISTRACIÓN>borrar toda la información de la escuela actual >continuar

11.4 CARGAR INFORMACIÓN DE UNA ESCUELA Si cuenta con un respaldo de la base de datos por ejemplo:

“ESCOLAR_07_12_2016_(11_25).ZIP” (la fecha y hora indican cuando se realizó el respaldo), se puede cargar al sistema la información del respaldo, en caso de que ya este registrada

dicha escuela se reemplazará la información existente con la del respaldo. En caso necesario solicite asesoría vía telefónica

<ADMINISTRACIÓN>cargar información de una escuela - seleccionar el archivo del respaldo

>seleccionar la escuela que desea cargar

11.5 BORRAR LA INFORMACION DE LAS OTRAS ESCUELAS (menos de la actual) Se borrará toda la información de las escuelas registradas excepto la escuela en la que

inició sesión. Es útil cuando se recupera el sistema desde una zona o sector. <ADMINISTRACIÓN>borrar la información de las otras escuelas (menos de la

actual) >continuar



11.6 RECUPERAR UN SISTEMA DE UNA ESCUELA

En caso de que alguna escuela pierda su sistema por robo de equipo, virus o por cualquier otro motivo, existen varias opciones para recuperarlo:

- Desde el sistema de la zona o sector escolar A. Desde el equipo de la zona o sector, copiar la carpeta

“c:\escolar_preescolar” a una memoria USB y pegarla en el equipo en que se desea instalar (en el disco c:)

B. En el equipo de la escuela crear el acceso directo: entrar a la carpeta

c:\escolar_preescolar, buscar el programa (aplicación) escolar.exe, hacer clic derecho sobre escolar.exe; enviar al escritorio (crear acceso directo)

C. Ingresar al sistema desde el nuevo acceso directo en el escritorio en su escuela

D. Borrar las otras escuelas: <ADMINISTRACIÓN>Borrar la información

de las otras escuelas (menos de la actual)

- Desde un respaldo del sistema.- Si usted tiene un respaldo reciente de la base de datos en su USB o en la carpeta de respaldos c:\respaldos_escolar_preescolar; el archivo de respaldo se debe llamar “ESCOLAR_DD_MM_AAAA_(HH_MM).ZIP”

donde dd=día, mm=mes, aaaa=año, hh=hora, mm=minutos (la fecha y hora indican

cuando se realizó el respaldo)

A. Copiar una carpeta “escolar_preescolar” de otra escuela a una memoria USB y ponerlo en el disco c: del equipo de la escuela

B. Crear el acceso directo: entrar a la carpeta c:\escolar_preescolar, buscar el

programa (aplicación) escolar.exe (tiene imagen de zorro), hacer clic derecho sobre escolar.exe; enviar al escritorio (crear acceso directo)

C. Ingresar al sistema desde el nuevo acceso directo en el escritorio en la escuela que está en el sistema

D. Cargar la información desde un respaldo.- seguir los pasos indicados en la sección 4.13.

E. Entrar de nuevo al sistema en su escuela

F. BORRAR LA INFORMACION DE LAS OTRAS ESCUELAS (menos de la actual).- Seguir los pasos indicados en la sección 4.14.

- Acudir al área de acreditación correspondiente para que le recuperen el sistema.



11.7 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN EL SISTEMA.

Debido a fallas de energía eléctrica o que el equipo sea apagado sin antes haberse salido del sistema, pueden presentarse problemas con los índices del sistema, para solucionar esto se deberá realizar lo siguiente:

<ADMINISTRACION>mantenimiento y respaldos

- reindexar

Los respaldos de la base de datos generados en el Sistema permiten que se pueda

recuperar la información tal y como estaba en la fecha y hora específica en que se realizaron los respaldos, en caso de ser necesario recuperar la información de un respaldo,

solicitar ayuda al área responsable del desarrollo del sistema. El sistema de control escolar requiere constantes adecuaciones y mejoras durante toda su

vida útil, para efecto de satisfacer las nuevas necesidades de información y cumplir con las reglas que imponen los diferentes usuarios de la información, por lo cual usted podrá enviar

su reportes de errores, comentarios, sugerencias de modificación, de creación de reportes, etc.

En caso de haber problemas graves en el Sistema, póngase en contacto con el área encargada del desarrollo del Sistema en donde le asesorarán para encontrar una solución

en la cual puede estar incluido la recuperación de datos de algún respaldo y/o correcciones a los programas del sistema.



12. INFORMACIÓN DEL SISTEMA

Para cualquier duda, sugerencia, recomendación y/o comentario sobre este manual o el Sistema de Control Escolar se puede comunicar con:

Mtro. Jorge Valdez Guerrero

Oficina de Coordinación de Enlace con Organismos Públicos Descentralizados y Desconcentrados

Blvd. Domingo Arrieta No. 1700 Frac. Domingo Arrieta C.P. 34138

Durango, Dgo. Tel. oficina: (01 618) 137-62-49

Celular 618 112-20-21

Correo Electrónico: [email protected]

mailto:[email protected]

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