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GM PAIVA NETA ME – CNPJ: 01.187.659/0001-61 – SALIMAR SISTEMAS WEB Rua Prof. Nilo de Albuquerque Melo, 21, Neópolis (59.086-340), Natal,RN – [email protected]
Prezado Senhor,
Apresentamos programas de computador que visam realizar o
gerenciamento integrado de rotinas administrativas nas áreas de gestão
documental; elaboração dos diversos expedientes administrativos que
compõem o processo de comprovação de despesa pública para diversas
áreas administrativas; a gestão do relacionamento com o cidadão para
acesso à informação pública; a ouvidoria como última instância na
resolução de conflitos e o gerenciamento financeiro como ferramenta
auxiliar do planejamento estratégico.
São aplicativos que trabalham com a troca de informações
entre si, entretanto, de forma independente, permitindo a contratação
individualizada de cada módulo, de forma que a despesa possa ser paga
pela unidade orçamentária da área afim. Apesar da troca de informações
entre os programas, a contratação de um módulo não obriga a
contratação de outro, ou seja, são independentes e visam suprir
necessidades de áreas administrativas distintas:
Os aplicativos têm por base a legislação vigente:
• Lei Nacional Nº 4.320/64, de 17 de março de 1964.
• Constituição da República Federativa do Brasil de 1988.
• Lei Nacional Nº 7.713, de 22 de dezembro de 1988.
• Lei Nacional Nº 8.213, de 24 de julho de 1991.
• Lei Nacional Nº 8.666/93, de 21 de junho de 1993.
• Lei Nacional Nº 8.706, de 14 de setembro de 1993.
• Lei Nacional Nº Complementar 101, de 4 de maio de 2000.
• Lei Nacional Nº Complementar 116, de 31 de julho de 2003.
• Portaria Conjunta STN/SOF nº 3, de 2008
• Lei Nacional Nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.
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1. SIMPROC – Sistema de Processo Administrativo
É destinado a suprir necessidades da área que lida com as questões
administrativas, a exemplo das Secretarias Municipais de
Administração. É uma ferramenta de trabalho capaz de prover a
gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos,
como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Seus procedimentos e operações técnicas permitem as mais
variadas atividades: protocolo; processo administrativo; arquivo
virtual; gerenciamento eletrônico de documentos; canal de
comunicação (oficial e informal); catálogo de endereços; controle de
normas (lei; decreto; resolução; portaria; instrução normativa;
ordem de serviço; ofício; memorando e ata); indicadores de
desempenho; transparência na gestão e acesso a informação
pública.
2. SIMCOMP – Sistema de Composição de Despesa Pública
É destinado a suprir as necessidades da área que lida com a
execução da despesa pública, a exemplo das Secretarias Municipais
de Finanças. Sua finalidade é dar sustentação à composição física do
processo administrativo de despesa pública, controlando o fluxo do
trabalho ofertando o processo a cada agente (secretários municipais,
ordenador da despesa, setorial contábil, comissões de licitação,
pregoeiro e equipe de apoio, assessoria jurídica, contratos e
convênios, compras e serviços, almoxarifado, patrimônio, controle
interno, assistência social, tesouraria e arquivo) no momento
oportuno. Para atingir seus objetivos o sistema é composto por
vários subsistemas: Administração Patrimonial, Gerenciamento de
Recibos, Concessão de Benefícios, Controle Interno, dentre outros.
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3. SIMRECI – Sistema de Relacionamento com o Cidadão
É destinado a suprir as necessidades da área que lida com a
informação oficial do município, resolução de conflitos e, que com a
nova legislação, atender as demandas da Lei de Acesso a
Informação Pública. Sua finalidade é a gestão da Ouvidoria e dos
servidos: de Atendimento ao Cidadão (SAC) e Informações ao
Cidadão (SIC).
4. SIMGEFI – Sistema de Gerenciamento Financeiro
O gerenciamento eletrônico da movimentação financeira permite o
controle a distância e a transparência nas movimentações
financeiras em tempo real, permitindo a auditoria de todas as
movimentações financeiras (bancárias e em espécie).
5. SIMARPE – Sistema de Arquivo Permanente
Dotado de recursos de armazenamento, indexação e busca
possibilita a gestão dos documentos da organização de forma rápida
e segura. Os documentos eletrônicos - arquivos “.pdf” - são
transferidos (upload) pelos usuários ficando à disposição de todos,
em tempo real (on time). A qualquer momento, de qualquer lugar, o
documento pode ser visualizado ou baixado (download).
Portanto, todas as ações cobertas pelos programas
apresentados são obrigatórias, não é dado ao administrador público o
direito de executar as ações ou não, elas têm de ser operacionalizadas. O
poder discricionário do Administrador se limita a adoção de um sistema
automatizado ou a execução manual. No caso de adoção de um sistema
informatizado cabe ao Gestor Público escolher o software e/ou empresa
que apresente melhor proposta.
No caso dos softwares comercializados por nossa empresa,
informamos que os mesmos, da maneira que foram desenvolvidos não
têm concorrente no mercado nacional. São softwares que utilizam a
Internet como plataforma de trabalho, de forma a integrar todas as
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unidades administrativas do contratante, independentes de sua localização
física. Essa tecnologia utilizada elimina a necessidade de investimentos
em aquisição de computadores potentes (servidores), unidades de
armazenamento de dados (data storage), infraestrutura de redes e
contratação de profissionais com mão-de-obra especializada na
administração de banco de dados (o DBA – Administrador de Banco de
Dados).
Dessa forma, independente dos valores contratados os
mesmos podem ser adquiridos por inexigibilidade de licitação, com
amparo no art. 25, caput. Ademais os mesmos só podem ser
comercializados por nossa empresa que detém os direitos exclusivos de
comercialização dos mesmos.
Segue em anexo visão geral das áreas supridas pelos
softwares e relação dos recursos humanos que necessitam de capacitação
para utilização das ferramentas ora propostas.
Atenciosamente,
____________________________________
Guilhermina Maria de Paiva Neta Diretora
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SIMPROC – SISTEMA DE PROCESSO ADMINISTRATIVO E CONTROLE DOCUMENTAL
Toda organização, pública ou privada, independente de seu
tamanho, deve constituir uma área para atendimento às demandas dos
colaboradores internos ou externos, usuário ou cidadãos. A qualidade do
serviço prestado pela organização depende, em grande parte, do
relacionamento das pessoas com a informação que circula no ambiente de
trabalho, das respostas e do cumprimento das normas disciplinares e
regulamentares. A transparência neste relacionamento é outro ponto
fundamental que faz a diferença no atendimento. Conquistar a confiança
dos que se relacionam de uma forma ou de outra com a organização
consequentemente proporciona a excelência na gestão.
A adoção de tecnologias computacionais é a solução para
garantir a eficiência e eficácia na coleta, processamento e distribuição de
informação, cobrindo todos os quesitos de acompanhamento de demanda,
avaliação de resultados, tempo de resposta e transparência das ações. A
tecnologia adotada deve promover, adequadamente, a automação do
sistema de informação estabelecendo os controles necessários para um
atendimento eficiente.
Dessa forma, a automação do sistema de informação deve
proporcionar que os colaboradores sejam constantemente informados
sobre a execução de seus pedidos, evidenciando, ainda, o tempo gasto em
cada fase do atendimento. Permitir antecipar ações para evitar atrasos,
descumprimento de orçamento ou outra situação semelhante, dando a
oportunidade de renegociar recursos e prazos com colaboradores.
Assegurar que nenhuma tarefa ou prazo seja esquecido pelas diversas
áreas de atendimento. Permitir, ainda, que a própria equipe defina em
quais situações precisa ser avisada, quem deve ser alertado, quando e de
que forma. Deve possibilitar, também, medir os resultados alcançados e
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gerenciar os níveis de qualidade atingidos. Deve, ainda, alcançar os
seguintes objetivos: mapear o fluxo de trabalho; registrar e acompanhar a
solicitação de qualquer tipo de serviço; disseminar informação adequada;
compartilhar a base de conhecimento e promover a eficiência operacional;
além de estimular a obediência e o respeito às normas legais e políticas da
organização. Sendo assim, toda a equipe de colaboradores da organização
terá mais produtividade, controle e consistência no atendimento das
solicitações. A transparência e rapidez que o sistema adotado deve
proporcionar visam gerar maior satisfação, confiança e o respeito de
todos.
O SIMPROC atende às mais exigentes necessidades no
controle da informação documental instituídos pela Lei No 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos
e privados. É uma ferramenta de trabalho capaz de prover a gestão
documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elementos de prova e informação, da forma como prevê
a lei em seu art. 1o, in verbis:
“Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação.”
Os procedimentos e as operações técnicas disponibilizadas
pelo SIMPROC atende perfeitamente ao que determina a alínea “c” do
inciso I, do art. 9º, da Lei Nº 12.527, de 18/11/2011, a Lei de Acesso à
Informação Pública, in verbis:
“Art. 9o. O acesso a informações públicas será assegurado mediante:
I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e
entidades do poder público, em local com condições apropriadas para:
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a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;
b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas
unidades;
c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a
informações;“
Além suprir o poder público com uma ferramenta que atende a
legislação vigente o SIMPROC é um programa de computador (software)
que foi desenvolvido para o gerenciamento da circulação de documentos
convencionais (em suporte de papel) e eletrônicos (em mídia digital), que
tem a finalidade de auxiliar as ações relacionadas ao cadastro,
movimentação, resgate e arquivamento de informações documentais.
O SIMPROC registra e controla os documentos que tramitam
nas diversas unidades administrativas de um órgão público ou entidade
privada, além de dar suporte a outras rotinas administrativas, tais como:
redação de despachos, comunicação interna, gerenciamento eletrônico de
documentos, arquivamento e relacionamento com o cidadão ou
consumidor. Tudo isso se utilizando dos conceitos de TI VERDE, lançando
a base para uma organização sem papel.
O sistema agrega diversas vantagens, dentre as quais se
destacam:
1. Registro eletrônico dos documentos possibilitando a
redução substancialmente do uso de papel;
2. Acesso imediato e resgate instantâneo da informação,
proporcionado por uma busca rápida aos documentos arquivados, por
meio da aplicação de filtros de consulta, retornando-o ao usuário, na tela
do computador, para visualização ou impressão;
3. Tramitação eletrônica entre usuários, com a consignação
de despachos e anotações no documento, cumulando em um histórico
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toda a vida do documento, mostrando o fluxo do documento nas diversas
etapas da sua tramitação;
4. Disseminação correta da informação proporcionada pela
facilidade de acesso a todo o conhecimento acumulado sobre determinado
assunto.
5. Gerenciamento Eletrônico de Documentos permitindo a
anexação de arquivos digitais no formado PDF - Portable Document
Format, contribuindo para a redução do uso de papel;
6. Perpetuação da informação e do conhecimento
garantido por um conjunto de normas de segurança aplicadas ao
Repositório Digital que incluem, além de redundância, integridade,
autenticidade e disponibilidade.
7. Canal de Comunicação – Oficial e Informal planejado,
com objetivos bem definidos para viabilizar toda a interação possível entre
Órgão/Empresa e os seus colaboradores;
8. Catálogo de Endereços para auxiliar no tratamento das
autoridades e correto envio da correspondência corporativa e social.
9. Controle, proteção e divulgação da coletânea de normas
e expedientes (lei; decreto; resolução; portaria; instrução normativa;
ordem de serviço; ofício; memorando e ata) de interesse do
Órgão/Empresa.
10. Rotinas de workflow que se adaptam às regras de
negócio da organização permitindo o mapeamento dos processos;
11. Relatórios gerenciais para auxílio à tomada de decisões;
12. Indicadores de desempenho cuja finalidade é avaliar o
nível de desempenho e o comprometimento dos usuários com as metas e
resultados da organização;
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13. Economia de tempo e recursos de impressão,
eliminando a distribuição em papel de documentação corriqueira através
de fotocópias e impressões desnecessárias; e
14. Acessibilidade do sistema em ambiente Web, o que
permite o acesso diferenciado por usuário, de qualquer microcomputador
que tenha uma conexão com a Internet, de acordo com os níveis de
permissões individuais.
Utilizando o SIMPROC é possível realizar a gestão e o controle
total de documentos eletrônicos (digital) e físicos (papel); emitir
comprovante de protocolização para o remetente no momento da inclusão
do documento; e a possibilidade de enviar, via correio eletrônico (e-mail),
recibo de origem garantindo que a protocolização do documento foi feita
com sucesso. Permite, ainda, aos interessados consultar histórico do
documento com todos os dados, situação e demais atributos necessários à
identificação e acompanhamento.
Na verdade, o sistema tem muito mais funcionalidades do que
a organização necessita. Tem várias características que o diferencia dos
seus concorrentes e o torna único. Os demais programas de computador
executam de forma satisfatória a tarefa de inserir e resgatar informações
sobre documentos convencionais, em meio físico papel, registrados em
um sistema de protocolo. Porém, pecam na função de disponibilizar aos
usuários informações que os auxiliem na tomada de decisões. Programas
de computador com este foco não informam ao usuário quando um
documento necessita da interferência de quem os manuseia ou os tem sob
a sua responsabilidade. Se o responsável a quem o documento foi
destinado, ou até mesmo o remetente relegarem o documento ao
esquecimento, assim o mesmo permanecerá: esquecido.
A fim de suprir essa deficiência o SIMPROC dispõe de vários
mecanismos que detectam os documentos que, por diversas razões,
estejam com a sua tramitação prejudicada:
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1. Documento com recepção não confirmada pelo destino;
2. Documento retido no setor a mais de uma semana;
3. Documento encaminhado ao setor, pendente de
confirmação de recebimento; e
4. Documento com prazo para atendimento.
O alerta para documentos com prazo para atendimento tem a
finalidade de informar, diariamente, quantos dias restam para o
vencimento do prazo fixado ou concedido. Como exemplo desse tipo de
documento nós podemos citar: notificações judiciais; notificações
extrajudiciais dos órgãos de fiscalização; diligências; autos; boletos
bancários; obrigações trabalhistas; obrigações tributárias; etc. Dessa
forma se evita que documentos que tenham prazo para atendimento
sejam negligenciados ou até mesmo esquecidos. Esse tipo de documento
é monitorado pelo mecanismo do sistema, desde o seu registro, até o
cumprimento do prazo.
Dispõe, ainda, de um exclusivo mecanismo que envia
mensagens, via correio eletrônico (e-mail), para os administradores toda
vez que um documento é registrado com nível de prioridade “URGENTE”.
Para atingir esses objetivos, sempre que o usuário do sistema
acessa o aplicativo, caso haja algum documento em situação de alerta, é
apresentado na página inicial, um resumo do RGA – Relatório Geral de
Alertas, a fim de que o usuário tendo conhecimento tome as decisões
necessárias à tramitação normal dos documentos relacionados nesse
relatório. Através do RGA o usuário pode proceder uma auditoria completa
no documento obtendo as mais diversas informações, principalmente,
saber qual agente movimentou o documento.
Apesar de que o aplicativo adotou o gerenciamento eletrônico
de documentos (suporte em mídia digital) como o padrão, se manteve o
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suporte ao gerenciamento convencional de documentos (suporte em
papel). Somos o primeiro software brasileiro de Gestão Documental
totalmente eletrônico utilizado para o controle do ciclo de vida de um
documento.
Vantagens na sua utilização
As organizações que investem na nossa solução de Gestão
Documental - SIMPROC conseguem um retorno elevado, pois reduzem a
quantidade de documentos em papel. Há um ganho na produtividade
devido a uma uniformização dos processos e facilidade de adoção de
normas de qualidade.
As vantagens na sua utilização são as seguintes:
• Redução do custo e do número de cópias.
• Aumento de produtividade na procura, no re-
encaminhamento de documentos e redução do espaço de
arquivo;
• Gestão da informação integrada conseguida a partir da
consolidação transparente dos documentos eletrônicos e de
documentos com origem em papel;
• Uniformização de processos de reencaminhamento,
aprovação, arquivo e preservação dos documentos,
mantendo o histórico da tramitação dos documentos;
• Digitalização dos documentos, concomitante ou
posteriormente à criação do documento;
• Descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os
documentos e processos estão sempre disponível
independente do local onde o utilizador acesse a aplicação;
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• Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos
documentos é fácil e rápida;
• Rotinas e backup que permitem a recuperação da
informação em caso de incêndio ou inundação do seu
arquivo físico;
• Mecanismos de controle de acessos e segurança protegendo
os seus documentos de acessos não autorizados.
Casos de aplicação
A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de
papel está presente em todas as organizações.
A nossa solução de Gestão Documental, o SIMPROC aplica-se
a um conjunto alargado de áreas funcionais:
• Administrativa e Financeira (documentos financeiros).
• Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de
não conformidade).
• Produção (desenhos técnicos, normas e procedimentos
operacionais e controlo de produção).
• Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e
cadernos de encargos).
• Serviços a Cliente (informações, apoio técnico e documentos
de cliente).
• Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações
de produtos).
• Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e
desenvolvimento).
• Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e
regulamento).
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SIMCOMP – SISTEMA DE COMPOSIÇÃO DE DESPESA PÚBLICA
O SIMCOMP é um programa de computador que se insere no
contexto geral de software cujo objetivo é o suporte ao trabalho
administrativo em um órgão ou empresa pública, onde se enfatiza a
interação entre usuários. Ele foi concebido se utilizando os conceitos de
fluxo de trabalho (em inglês, workflow), que é a seqüência de passos
necessários para que, de acordo com um conjunto de normas definidas, se
possa atingir a automação de um ou mais procedimentos administrativos.
Essa técnica permite que a base do conhecimento possa ser transmitida
de uma pessoa para outra. Apesar de multiusuário e permitir a realização
de tarefas concorrentes os mecanismos do sistema não permitem a
entrada de informações duplicadas. Os dados são validados à medida que
são inseridos evitando perda de tempo pelo usuário durante a sessão de
trabalho.
O fluxo do trabalho administrativo que visa realização e
comprovação de despesa pública em uma repartição do porte de uma
prefeitura ou de uma câmara municipal envolve atividades francamente
estruturadas, repetitivas e com regras de coordenação de tarefas. Nesse
modelo de automação de procedimentos administrativos, os documentos
ou tarefas são passados de um agente para o outro para a execução, total
ou em parte, de uma ação, de acordo com o respectivo conjunto de regras
e normas. Dessa forma os mecanismos do sistema identificam as
permissões vinculadas à conta do usuário, selecionam as várias instâncias
do processo, regras de procedimento e controle de dados associados à
tarefa, a fim de gerenciar o fluxo durante a ativação da sessão de
trabalho. Muitas instâncias individuais do processo podem se tornar
operacionais durante a sessão de trabalho, cada uma associada a um
conjunto específico de ações relevantes para cada atividade vinculada ao
procedimento administrativo instanciado.
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A metodologia aplicada no desenvolvimento do SIMCOMP
delega ao próprio software o controle e o gerenciamento integral dos
procedimentos administrativos, instanciando automaticamente as tarefas
possibilitando a confecção das peças vinculadas ao procedimento
instanciado. Esse controle se inicia com a solicitação de autorização para a
compra ou serviço - motivação, passa por todas as demais etapas –
protocolo; autorização; processo administrativo; verificação orçamentária
e fonte de recursos; fundamentação para a contratação; parecer jurídico;
formalização da contratação; ordem de execução; recebimento provisório
e definitivo; incorporação patrimonial; manifestação do controle interno e
realização do pagamento, ao mesmo tempo em que permite a impressão
gráfica (papel, formato A4) das respectivas peças que instruem o
competente processo administrativo quando nas respectivas fases.
Durante o mapeamento dos processos envolvidos nas ações
que visam à confecção das peças de composição do processo
administrativo comprobatório da despesa pública detectou-se a
necessidade de departamentalização e segregação de funções, tendo sido
evidenciado que as ações e tarefas se desenvolvem ao longo de uma
estrutura composta por, no mínimo, 14 setores operacionais:
1. SETORIAL ORIGEM DE DESPESA. 2. SETORIAL DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMNISTRATIVO 3. SETORIAL ORDENAÇÃO DE DESPESA. 4. SETORIAL CONTÁBIL. 5. SETORIAL DE LICITAÇÃO. 6. SETORIAL JURÍDICO. 7. SETORIAL DE CONTRATOS E CONVÊNIOS 8. SETORIAL DE COMPRAS E SERVIÇOS. 9. SETORIAL DE ALMOXARIFADO. 10. SETORIAL DE PATRIMÔNIO. 11. SETORIAL DE ASSISTÊNCIA SOCIAL 12. SETORIAL DE CONTROLE INTERNO. 13. SETORIAL DE PAGAMENTO. 14. SETORIAL DE ARQUIVO.
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Não necessariamente a seqüência do fluxo de trabalho
obedecerá, rigorosamente, à ordem numérica apresentada, dependerá do
tipo de despesa em questão (compra, serviço, concessão de diária, ajuda
financeira, etc.). Porém, o fluxo de trabalho, sempre iniciará com a
manifestação da SETORIAL ORIGEM DE DESPESA - qualquer das unidades
orçamentárias pertencentes ao órgão -, no caso das prefeituras as
secretarias municipais, sendo concluído com a quitação do débito em
favor do credor, realizado pela SETORIAL DE PAGAMENTO e conseqüente
arquivamento na SETORIAL DE ARQUIVO, enquanto arquivo corrente. Porém
até que seja executado o último estágio (arquivamento), o fluxo de
trabalho poderá ser desviado para qualquer das setoriais, por quantas
vezes se faça necessário.
O algoritmo do software e a estrutura dos dados foram
concebidos tendo por fundamentação as várias legislações que, de alguma
forma, fundamentam a execução da despesa pública:
• Lei Nacional Nº 4.320/64, de 17/03/1964.
• Constituição Federal de 1988.
• Lei Nacional Nº 7.713/88, de 22/12/1988.
• Lei Nacional Nº 8.213/91, de 24/07/1991.
• Lei Nacional Nº 8.666/93, de 21/06/1993.
• Lei Nacional Nº 8.706/93, de 14/09/1993.
• Lei Nacional Complementar Nº 101, de 04/05/2000.
• Lei Nacional Complementar Nº 116, de 31/07/2003.
• Lei Nacional Nº 12.527, de 18/11/2011.
• Portaria Conjunta STN/SOF nº 3, de 2008
• Resoluções do Tribunal de Contas dos Estados.
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A Lei Nacional No 4.320, de 17/03/1964, a Lei de Finanças
Públicas, determina que a despesa pública seja executada em um lapso
temporal dividido em três estágios contábeis distintos: empenho,
liquidação e pagamento. Porém, a legislação posterior sobre a matéria
incorporou vários mecanismos, de controle e transparência fazendo com
que a execução da despesa deixasse de ser executada em apenas três
estágios contábeis para ser executada em até 20 estágios distintos, ora
administrativos, ora contábeis. Com a evolução dos instrumentos de
controle o empenho, que era o primeiro estágio da execução da despesa
pública, agora conta com até oito estágios que o precedem. A liquidação
conta com até quatro estágios precedentes. Da mesma forma o
pagamento conta com até três estágios precedentes e um posterior.
O SIMCOMP não substitui nem elimina a necessidade de
adoção de software de contabilidade pública que deve ser utilizado pela
setorial contábil. Os estágios empenho e liquidação são de competência
exclusiva da CASP (contabilidade aplicada ao setor público). As peças de
composição, do Processo Administrativo Comprobatório de Despesa
Pública – PACDP, que visam à comprovação da despesa pública
intitulados, Nota de Empenho (empenho) e Ordem de Pagamento
(liquidação), não são emitidas pelo SIMCOMP. Como dito, tais estágios são
de competência única e exclusiva do software contábil, portanto
executados no âmbito daquele software. O SIMCOMP é uma ferramenta
de trabalho administrativa. Apesar do mesmo identificar os estágios
contábeis da despesa pública, não interfere na execução dos mesmos.
Pelo contrário, aguarda que as peças geradas pelo programa de
contabilidade sejam autuadas ao processo administrativo (PACDP), no
momento oportuno, para só então dar continuidade e passar para o
estágio administrativo seguinte.
Dessa forma, utilizando o SIMCOMP, os procedimentos – ações
e tarefas – são realizados durante cada estágio, sendo que um estágio só
fica disponível para execução se o estágio anterior, que o precede tiver
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sido executado. Ou seja, não será possível a execução de uma ação ou
tarefa pertencente ao estágio “2” se o estágio “1” não tiver sido
executado. Da mesma forma, não poderá ser executado o estágio “3” se o
estágio “2” não tiver sido executado e, assim sucessivamente, de acordo
com a instância da despesa detectada pelo mecanismo do sistema.
Como resultado do mapeamento do processo administrativo
que visa à elaboração das peças que compõem a documentação
comprobatória da execução da despesa pública o sistema trabalha com 20
estágios administrativos encadeáveis:
ESTÁGIO SETORIAL SERVIDOR
1. MOTIVAÇÃO SECRETARIA MUNICIPAL SECRETÁRIOS
2. PROTOCOLIZAÇÃO UNIDADE DE PROTOCOLO
3. AUTORIZAÇÃO ORDENADOR DA DESPESA
4. FORMAÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO UNIDADE DE PROTOCOLO
5. VERIFICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA SETORIAL CONTÁBIL
6. FUNDAMENTAÇÃO DA CONTRATAÇÃO COMISSÃO DE LICITAÇÃO
7. PARECER JURÍDICO ASSESSORIA JURÍDICA
8. PUBLICIDADE DOS ATOS COMISSÃO DE LICITAÇÃO
9. FORMALIZAÇÃO DA CONTRATAÇÃO CONTRATOS/CONVÊNIOS
10. EXECUÇÃO CONTRATUAL COMPRAS E SERVIÇOS
11. EMPENHO (NOTA DE EMPENHO) SETORIAL CONTÁBIL CASP
12. RECEBIMENTO DO OBJETO SECRETARIA MUNICIPAL SECRETÁRIOS
13. ALMOXARIFADO UNIDADE DO ALMOXARIFADO
14. INCORPORAÇÃO PATRIMONIAL UNIDADE DE PATRIMÔNIO
15. LIQUIDAÇÃO (ORDEM DE PAGAMENTO) SETORIAL CONTÁBIL CASP
16. REGULARIDADE FISCAL TESOURARIA
17. RETENÇÃO IMPOSTOS E CONTRIBUIÇÕES TESOURARIA
18. CONTROLE INTERNO CONTROLADORIA
19. PAGAMENTO TESOURARIA
20. ARQUIVO CORRENTE SETORIAL CONTÁBIL
Para cada estágio administrativo deverá ser vinculado um ou
mais servidores responsáveis a fim de que o mecanismo do sistema
identifique o perfil do usuário, as permissões e as instâncias que serão
ativadas.
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Essa técnica confere segurança e total controle sob as ações e
tarefas necessárias ao respectivo processo. Dessa forma, haverá a
impossibilidade de continuidade dos estágios posteriores se os anteriores
não tiverem sido executados. Objetiva-se com isso, a eliminação da
existência de Processo Administrativo Comprobatório de Despesa
Pública (PACDP) com etapas pendentes ou peças faltantes.
Para tornar as tarefas mais fáceis o mecanismo do sistema,
define o principal fluxo de trabalho durante a execução da primeira ação
do usuário, ainda no primeiro estágio da despesa: 1. Motivação, tendo por
base as informações que juntos formam o perfil da despesa: 1) tipo de
despesa; 2) forma de contratação; 3) situação do contrato; e 4) forma de
execução do contrato.
Para fins de compreender como o sistema utiliza as
informações do perfil da despesa o servidor responsável pela motivação
da despesa precisa conhecer os seguintes conceitos:
1) Tipos de Despesas.
Compra: toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de
uma só vez ou parceladamente.
Serviço: toda atividade destinada a obter determinada utilidade de
interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto,
instalação, montagem, operação, conservação, reparação,
adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade,
seguro ou trabalhos técnico-profissionais.
Diária: todo gasto com a cobertura de despesas de alimentação,
pousada e locomoção urbana, com o servidor público estatuário ou
celetista que se deslocar de sua sede em objeto de serviço, em
caráter eventual ou transitório. Sede é o Município onde a repartição
estiver instalada e onde o servidor tiver exercício em caráter
permanente.
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Ajuda Financeira: concessão de benefício financeiro a munícipe
carente, assim considerados pelo serviço de assistência social do
município.
Outras: despesa pública que não se submete ao poder discricionário
do ordenador da despesa, cujo gasto só é conhecido depois de
executado o objeto, não podendo receber o tratamento tradicional
por se tratar de despesa essencial ao funcionamento do poder
público municipal.
2) Formas de Contratação
Licitação: Quando a contratação tiver de ser precedida por licitação
(convite, tomada de preços, concorrência, pregão ou concurso).
Contratação Direta: quando a contratação puder ser realizada por
dispensa ou inexigibilidade.
3) Situações do Contrato
Análise: quando se tratar da primeira parcela ou parcela única de
um contrato.
Execução: quando se tratar da segunda ou demais parcelas de um
contrato.
4) Forma de execução
Total: quando o objeto do contrato for pago em uma única parcela
devido o mesmo ser entregue ou executado em sua totalidade –
empenho ordinário.
Parcelado: quando o objeto do contrato for pago em parcelas devido
o objeto ser entregue fracionadamente ou por etapas – empenho
ordinário ou global.
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O fluxo de trabalho aplicado ao controle da execução da despesa
pública, para compras e serviços está demonstrado neste fluxograma.
AUTORIZAÇÃO
PROCESSO ADMINISTRATIVO
MOTIVAÇÃO
PROTOCOLIZAÇÃO
NÃO AUTORIZADO ?
SIM
VERIFICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
FUNDAMENTAÇÃO DA CONTRATAÇÃO
FORMALIZAÇÃO DA CONTRATAÇÃO
EMPENHO
EXECUÇÃO CONTRATUAL
RECEBIMENTO DO OBJETO
PARECER JURÍDICO
NÃO
SIM MINUTA APROVADA ?
NÃO
SIM É LICITAÇÃO ?
SIM
NÃO 1
a PARCELA OU PARCELA ÚNICA ?
SIM
EXECUÇÃO PARCELADA DE OBRA DE ENGENHARIA? NÃO
ALMOXARIFADO
SIM BEM PATRIMONIAL ?
NÃO
NÃO BEM ESTOCÁVEL ?
SIM
INCORPORAÇÃO PATRIMONIAL
CONTROLE INTERNO
PAGAMENTO
ARQUIVO CORRENTE
LIQUIDAÇÃO
REGULARIDADE FISCAL
RETENÇÃO - IMPOSTOS E CONTRIBUIÇÕES
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O fluxo de trabalho aplicado ao controle da execução da despesa
pública, na concessão de diária a servidores e colaboradores da Administração
está demonstrado neste fluxograma.
VERIFICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
FORMALIZAÇÃO DA CONCESSÃO
EMPENHO
MOTIVAÇÃO
PROTOCOLIZAÇÃO
AUTORIZAÇÃO
PROCESSO ADMINISTRATIVO
LIQUIDAÇÃO
PAGAMENTO
CONTROLE INTERNO
ARQUIVO CORRENTE
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O fluxo de trabalho aplicado ao controle da execução da despesa
pública, na concessão de ajuda financeira a munícipes carentes e em situação de
risco está demonstrado neste fluxograma.
VERIFICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
ATENDIMENTO SOCIAL
EMPENHO
MOTIVAÇÃO
PROTOCOLIZAÇÃO
AUTORIZAÇÃO
PROCESSO ADMINISTRATIVO
LIQUIDAÇÃO
PAGAMENTO
CONTROLE INTERNO
ARQUIVO CORRENTE
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O fluxo de trabalho aplicado ao controle da execução da despesa
pública, que pelas mais diversas razões não podem se submeter ao tratamento
tradicional tais como: água, luz, comunicação, folha de pagamento, taxas
bancárias, contribuição para o PASEP, contribuição previdenciária e bloqueios
judiciais está demonstrado neste fluxograma.
MOTIVAÇÃO
PROTOCOLIZAÇÃO
AUTORIZAÇÃO
PROCESSO ADMINISTRATIVO
VERIFICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
EMPENHO
LIQUIDAÇÃO
PAGAMENTO
CONTROLE INTERNO
ARQUIVO CORRENTE
NÃO EMPENHO ESTIMADO ?
SIM
NÃO EMPENHO ESTIMADO ?
SIM
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A princípio esses conceitos podem parecer difíceis de
entender, mas à medida que você trabalha, naturalmente se tornam mais
claros.
Vantagens na sua utilização
Os órgãos que investem na nossa solução de fluxo de
trabalho: SIMCOMP, que tem a finalidade de garantir a normalização do
Processo Administrativo Comprobatório de Despesa Pública – PACDP
conseguem um retorno elevado, pois reduzem e eliminam a possibilidade
de processos administrativos com etapas pendentes devido à
impossibilidade de execução de etapas sem que as etapas antecedentes
tenham sido concluídas.
As vantagens na sua utilização são as seguintes:
• Padronização de procedimentos.
• Garantia de fluxo permanente, confiável e oportuno de
informações.
• Propicia segurança ao agente administrativo na execução de
suas tarefas, mediante informações e orientações
adequadas.
• Melhor planejamento, controle e mais precisão na execução
das tarefas de trabalho.
• Determinação das responsabilidades.
• Facilidade de identificação de duplicação de funções.
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3. SIMRECI – Sistema de Relacionamento com o Cidadão
O SIMRECI é um programa de computador que oferece
ferramentas para a gestão do relacionamento com o cidadão e,
especialmente garante ao poder público atender ao que determina o inciso
I, do art. 9º, da Lei Nº 12.527, de 18/11/2011, in verbis:
“Art. 9o O acesso a informações públicas será assegurado mediante:
I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e
entidades do poder público, em local com condições apropriadas para:
a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;
b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas
unidades;
c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a
informações;“
O destaque é nosso.
Sem esquecer o caráter obrigatório da disponibilização de
serviço de informações ao cidadão, o objetivo geral do SIMRECI é ampliar
e consolidar os canais de relacionamento entre a população e a
administração pública municipal facilitando e promovendo o acesso à
informação pública.
A adoção do SIMRECI proporciona à Administração Municipal
atingir os seguintes objetivos específicos:
- Fortalecer a cultura da Ouvidoria e o conceito de participação
popular junto à comunidade.
- Criar a oportunidade para que as comunidades periféricas da
cidade possam manifestar as suas demandas relativas à administração
pública.
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- Servir como termômetro para a Administração Pública,
analisando a gestão Administrativa através da população.
Em contrapartida a adoção do SIMRECI proporciona
importantes vantagens para o cidadão:
- Fortalecimento dos princípios da cidadania.
-_Aumento da satisfação e confiança dos usuários
(consumidores, colaboradores e fornecedores de produtos e serviços).
- Rapidez na solução de problemas.
- Disponibilização de um canal acessível ao cidadão.
- Transparência nos atos de gestão pública.
- Oferecimento de respostas claras e objetivas ao cidadão.
As três ferramentas que o SIMRECI oferece são distintas e
complementares: o Serviço de Atendimento ao Cidadão (SAC) a
Ouvidoria, e o Serviço de Informação ao Cidadão (SIC).
O Serviço de Atendimento ao Cidadão (SAC) é o
responsável por atender às demandas relativas a orientações e dúvidas,
sendo um importante gerador de informações para a melhoria dos
processos de trabalho no setor público. Trabalha de acordo com os
processos vigentes, com padrões de atendimento e soluções predefinidas.
Se as tentativas de solução pelos canais de atendimento
convencionais não funcionarem é hora de se buscar o SAC. O SAC deve
ser operacionalizado visando, dentre outras atribuições, receber e tratar
as reclamações dos cidadãos e usuários que não forem solucionadas pelo
atendimento habitual realizados pelas Secretarias Municipais ou pelos
serviços de atendimento telefônico ou eletrônico.
A Ouvidoria é um componente organizacional do Poder
Público voltado para ser um interlocutor entre os usuários e o serviço
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público. Trata sobre as manifestações dos cidadãos, registradas sob a
forma de reclamações, denúncias, sugestões, críticas ou elogios.
Seu principal objetivo é atuar de forma isenta e independente,
com caráter mediador, pedagógico e estratégico. Acolhe as manifestações
dos cidadãos não solucionadas por outros canais de atendimento e de
apoio ao consumidor, analisa e atua na busca por soluções, identifica
tendências e orienta a organização, promovendo a melhoria contínua dos
processos de trabalho e a busca por soluções efetivas.
A Ouvidoria é a última instância para a solução administrativa
de conflitos. É importante destacar que a autonomia é um dos seus
principais pilares, possibilitando a circulação dentro do órgão com
mobilidade e rapidez na busca de resolução junto aos gestores. Em
síntese, a ouvidoria mantém seu foco no coletivo sem desprezar o
individual, procurando corrigir eventuais distorções existentes nos
processos de trabalho e, assim, evitar que os problemas se tornem
recorrentes, fortalecendo cada vez mais a imagem da Gestão Municipal.
SAC OUVIDORIA
Atende situações rotineiras Atende situações excepcionais
Ações educativas Ações preventivas e corretivas
Atuação operacional Atuação estratégica
É necessário educar o cidadão para que ele saiba qual o
caminho a ser seguido na hora de contatar o serviço de atendimento e
deixar claro que o SAC e a Ouvidoria não substituem os canais
convencionais de atendimento. Ao contrário, existe para tratar questões
dos cidadãos e usuário de serviços públicos que já tiveram recorrido a
outros canais de atendimento, e que por não se sentirem satisfeitos com o
resultado da solução apresentada para suas reclamações, desejarem uma
revisão da solução apresentada.
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Para disciplinar a solução de casos, é fundamental que os que
se sintam prejudicados ou mal atendidos sigam os seguintes passos:
1º Passo. Entre em contato com o servidor responsável pelo
atendimento. Não estando satisfeito fale com o titular da Secretaria
Municipal. Caso não solucione seu problema fale com o...
2º Passo. ...SAC. O Serviço de Atendimento ao Cidadão é o
responsável por atender esse cidadão insatisfeito. Tirar suas dúvidas, dar
informações e encaminhar corretamente suas reclamações. Deve ser
exigido o número de protocolo do respectivo atendimento. Ele é
importante para situações em que o SAC não tenha apresentado resolução
satisfatória para o caso em questão. É a segurança do reclamante e é
obrigatório para registrar a reclamação pela...
3º Passo. ...Ouvidoria. A última instância de atendimento. A
Ouvidoria só deve ser acionada em último caso, quando a pendência não
foi resolvida pelo SAC. Para isso, é necessário ter o protocolo de
atendimento feito pelo SAC.
Se as tentativas de solução pelos canais de atendimento
convencionais não funcionarem é hora de se buscar a Ouvidoria. A
Ouvidoria foi criada para, dentre outras atribuições, receber e tratar as
reclamações dos cidadãos e usuários que não forem solucionadas pelo
atendimento habitual realizados pelas Secretarias Municipais ou pelos
serviços de atendimento telefônico ou eletrônico.
A Ouvidoria pode, assim, se dedicar àqueles casos e situações
mais complexas e delicadas, para as quais as estruturas de atendimento
tradicionais não tenham conseguido dar resposta adequada.
O conceito brasileiro de ouvidoria retrata a participação do
cidadão nas instituições públicas e privadas, de forma democrática,
representativa e geradora de valor. Tem como missão ecoar a voz do
cidadão dentro da organização, promovendo mudanças de atitude,
comportamento e melhoria contínua de processos.
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O SIC – Serviço de Informação ao Cidadão faz parte de
um sistema que funciona na Internet e centraliza todos os pedidos de
informação dirigidos ao Poder Executivo ou Legislativo municipal. O acesso
a informação pública como um direito fundamental de todo cidadão foi
normatizado pela Lei Federal 12.527, sancionada em 18 de novembro de
2011, cuja entrada em vigor se deu a partir de 16 de maio de 2012, que
concedeu a qualquer pessoa o poder de solicitar informações aos órgãos,
entidades e empresas de governo.
O SIC permite que qualquer pessoa, física ou jurídica,
encaminhe pedidos de acesso à informação para órgãos e entidades do
Poder Executivo ou Legislativo Municipal. Por meio do sistema, além de
fazer o pedido, será possível acompanhar o prazo pelo número de
protocolo gerado e receber a resposta da solicitação por e-mail, entrar
com recursos, apresentar reclamações e consultar as respostas expedidas.
O SIC também possibilita às Unidades Administrativas e à
Ouvidoria acompanhar a implementação da Lei e produzir estatísticas
sobre o cumprimento, especialmente a emissão de relatórios com dados
referentes a todas as solicitações de acesso à informação e seus
respectivos encaminhamentos.
O SIC aos cidadãos:
- Registrar pedidos de informação.
- Acompanhar pedidos de informação.
- Entrar com recursos.
- Consultar respostas recebidas.
Portanto, o objetivo principal do SIC é o exercício do direito de
acesso às informações públicas amparados pela Lei de Acesso a
Informação (no 12.527/2011).
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4. SIMGEFI – Sistema de Gerenciamento Financeiro
O controle das finanças é fundamental para a
sustentação de qualquer entidade, seja ela privada ou pública, tanto para
a sua sustentação como para a sua evolução, competitividade e
perenidade.
Como fazer para uma gestão financeira tornar-se
eficiente e servir de instrumento básico nas tomadas de decisões no dia-a-
dia do administrador.
Foi devido a esta necessidade que desenvolvemos uma
ferramenta automatizada que facilita esse trabalho, o SIMGEFI. Trata-se
de um aplicativo de Gerenciamento Financeiro - Cash Management,
ferramenta de controle que auxilia na visualização e compreensão das
movimentações financeira num período estabelecido.
Sua grande utilidade é permitir a visualização de sobras
ou faltas de caixa (recursos financeiros) antes mesmo que ocorram,
possibilitando ao administrador planejar melhor suas ações.
Na verdade, toda ação realizada por uma entidade
resume-se a entrada ou saída de dinheiro (receita, despesa e
investimentos)! É nesse jogo de entra-e-sai que o Fluxo de Caixa mostra a
sua importância, pois auxilia ao gestor financeiro perceber bem antes
quando vai faltar ou sobrar recurso (déficit ou superávit).
O Fluxo de Caixa – Cash Flow, é um dos instrumentos de
controle que o SIMGEFI incorpora, que tem por objetivo auxiliar o gestor
financeiro a tomar decisões sobre a situação financeira da entidade.
Consiste em um relatório gerencial que informa toda a movimentação de
numerários (entradas e saídas), sempre considerando um período
determinado, que pode ser uma semana, um mês, um ano, etc.
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Os momentos de escassez de recursos, altas taxas de juros,
queda da receita, entre outros, exigem do administrador uma gestão
financeira cada vez mais eficiente. Sendo assim tornou-se necessário
utilizar-se de controles financeiros que permitam conhecer com mais
detalhadamente os recursos financeiros.
O SIMGEFI, aplicativo de gestão financeira, livro caixa,
movimentação bancária, contas a pagar e contas a receber nos permite:
Planejar e controlar as entradas e saídas de caixa num
período de tempo determinado.
Auxiliar o gestor financeiro a tomar decisões antecipadas sobre
a falta ou sobra de dinheiro na entidade.
Verificar se a entidade esta trabalhando com aperto ou folga
financeira no período avaliado.
Verificar se os recursos financeiros são suficientes para fazer
face aos compromissos assumidos em determinado período.
Planejar melhores políticas de prazos de pagamentos.
Avaliar a capacidade de endividamento antes de assumir
compromissos.
Conhecer previamente (planejamento estratégico) o
comportamento da receita e sua real importância no período considerado.
Avaliar se receita é suficiente para cobrir os gastos assumidos
e previstos no período considerado.
Avaliar o melhor momento para assumir compromissos em
função dos prazos de pagamento e da disponibilidade de caixa.
Percebeu quanta utilidade uma ferramenta simples e prática pode oferecer? Agora, mãos à obra! Solicite o licenciamento do aplicativo SIMGEFI e veja no dia-a-dia das finanças de sua entidade o caminho correto para a tomada de decisões.
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5. SIMARPE – Sistema de Arquivo Permanente
Documentos formam a grande massa de conhecimentos de
uma organização seja ela privada ou pública, esses documentos em sua
maioria são parte do seu patrimônio. A Gestão Eletrônica de Documentos
(GED) permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a
documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata,
para a pessoa certa. A GED lida com qualquer tipo de documentação. A
capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável
para a Gestão do Conhecimento.
Qualquer tipo de organização (pública ou privada) pode usar a
GED: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de
condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura,
design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação;
consultorias, prefeituras e câmaras municipais. Nas médias e grandes
empresas, a GED poderá ser aplicada em setores específicos (RH,
Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática). Nos órgãos públicos
em todos os seus setores e principalmente em seu Arquivo Permanente,
antigo arquivo morto.
O SIMARPE é um programa de computador que se insere no
contexto geral de software cujo objetivo é o gerenciamento eletrônico de
documentos, onde se enfatiza o trabalho corporativo e a interação entre
usuários. Utilizando os conceitos de computação em nuvem tem por
finalidade a manutenção remota de um ARQUIVO PERMANENTE DE
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS em uma estrutura que visa reproduzir um
arquivo físico de guarda de documentos (local físico, sala, estante,
prateleira/arquivo, caixa/gaveta).
No desenvolvimento do aplicativo foram utilizadas as mais
modernas técnicas de segurança e proteção, através do estabelecimento
de conta de usuário (login e senha) e limites de permissões.
GM PAIVA NETA ME – CNPJ: 01.187.659/0001-61 – SALIMAR SISTEMAS WEB Rua Prof. Nilo de Albuquerque Melo, 21, Neópolis (59.086-340), Natal,RN – [email protected]
Dotado de recursos de armazenamento, indexação e busca
possibilita a gestão dos documentos da organização de forma rápida e
segura. Os documentos eletrônicos - arquivos “.pdf” - são transferidos
(upload) pelos usuários ficando à disposição de todos, em tempo real (on
time). A qualquer momento, de qualquer lugar, o documento pode ser
visualizado ou baixado (download).
A Gestão Eletrônica de Documentos constitui o processo
tecnológico de digitalizar, armazenar, localizar e recuperar informações
em meio eletrônico. A primeira etapa do processo, a digitalização, é a
conversão de um documento em suporte físico de papel para o suporte
físico em meio magnético, arquivo eletrônico digital. É feito com o uso de
equipamentos do tipo scanner.
O gerenciamento eletrônico de documentos se inicia a partir
do armazenamento do documento. É a prática que provê um meio de
facilmente controlar, armazenar, localizar, compartilhar e recuperar
informações existentes em documentos em suporte magnético, arquivos
eletrônicos digitais.
Por em prática a GED depende de três ações isoladas que
funcionam conjuntamente: conversão de documentos em papel para o
formato eletrônico digital com o auxílio de um scanner; armazenamento
digital dos arquivos eletrônicos e utilização de software gerenciador
(localização e recuperação) de documentos.
GED =
+
+
Conversão Armazenamento Gerenciamento
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Conversão: a empresa pode optar por adquirir ou locar um
scanner.
Armazenamento: Pode ser em uma mídia digital, tipo: CD,
DVD, Pen Drive, HD (local/rede), ou em um Storage acessado via
Internet.
Software: as soluções informatizadas permitem aos usuários
acessar os documentos de forma ágil e segura, através da rede local ou
via navegador Web por meio da Internet, sendo esta última forma mais
presente nos dias de hoje.
O nosso serviço se inicia com a avaliação das necessidades
específicas do cliente para só então oferecer um sistema modular capaz
de possibilitar a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de
Documentos.
Oferecemos transferência de know how com a capacitação de
equipes visando a conversão diária de 2000 documentos diários utilizando
uma estação de trabalho composta por 2 operadores, 1 scanner duplex
com alimentação automática de folhas, 1 no-break e um notebook +
software para gerenciamento (localização e resgate) + armazenamento
digital em storage virtual + rotinas de backup + suporte técnico.
Principais vantagens:
• O cliente não precisa de conhecimento técnico;
• Agilidade na implantação;
• Acessibilidade; e
• Segurança garantida.
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PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES
1. GESTÃO DOCUMENTAL • PROTOCOLO • PROCESSO ADMINISTRATIVO • ARQUIVO VIRTUAL • GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS • CANAL DE COMUNICAÇÃO • CATÁLOGO DE ENDEREÇOS • CONTROLE DE EXPEDIENTES E NORMAS • INDICADORES DE DESEMPENHO • TRANSPARÊNCIA DE GESTÃO • ACESSO A INFORMAÇÃO PÚBLICA
2. GESTÃO DA DESPESA PÚBLICA • MOTIVAÇÃO • AUTORIZAÇÃO • VERIFICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA • FUNDAMENTAÇÃO DA CONTRATAÇÃO • PARECER JURÍDICO • FORMALIZAÇÃO DA CONTRATAÇÃO • EXECUÇÃO CONTRATUAL • RECEBIMENTO DO OBJETO • INCORPORAÇÃO PATRIMONIAL • CONCESSÃO DE DIÁRIA • CONCESSÃO DE BENEFÍCIO EVENTUAL • GERENCIAMENTO DE RECIBOS • CONTROLE INTERNO
3. GESTÃO DE RELACINAMENTO COM O CIDADÃO • SERVIÇO DE ATENDIMENTO AO CIDADÃO • OUVIDORIA • SERVIÇO DE INFORMAÇÃO AO CIDADÃO
4. GESTÃO FINANCEIRA • CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA • BOLETIM DE TESOURARIA
5. ARQUIVO PERMANENTE
• GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
As nossas soluções são desenvolvidas utilizando-se o conceito de computação em nuvem (em inglês, cloud computing) refere-se à utilização da memória e das capacidades de armazenamento e cálculo de computadores e servidores compartilhados e interligados por meio da Internet, seguindo o princípio da computação em grade. O armazenamento de dados é feito em serviços que poderão ser acessados de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, não havendo necessidade de instalação de programas ou de armazenar dados. O acesso a programas, serviços e arquivos é remoto, através da Internet - daí a alusão à nuvem. O uso desse modelo (ambiente) é mais viável do que o uso de unidades físicas. Num sistema operacional disponível na Internet, a partir de qualquer computador e em qualquer lugar, pode-se ter acesso a informações, arquivos e programas num sistema único, independente de plataforma. O requisito mínimo é um computador compatível com os recursos disponíveis na Internet. O PC torna-se apenas um chip ligado à Internet -- a "grande nuvem" de computadores -- sendo necessários somente os dispositivos de entrada (teclado, mouse) e saída (monitor). Conheça as nossas soluções para as diversas atividades da administração pública:
• Protocolo, Processo e Arquivo
• Comprovação de Despesa Pública
• SAC, Ouvidoria e SIC
• Gerenciador Financeiro
• Arquivo Permanente com GED
Visite o nosso site e conheça nossos sistemas:
www.salimar.com.br
A TECNOLOGIA É FUNDAMENTAL PARA MELHORAR O PADRÃO DOS SERVIÇOS PÚBLICOS Tendo interesse em saber mais entre em contato conosco através dos telefones: (84) 9832-5099 (TIM) ou 84 8728-5861 (OI). E-mail: [email protected].