Gitte svendsen arbejdsgangsbanken viden danmark 2012.01.25
-
Upload
videndanmark -
Category
Education
-
view
1.686 -
download
4
description
Transcript of Gitte svendsen arbejdsgangsbanken viden danmark 2012.01.25
1
Arbejdsgangsbanken - visioner, erfaringer og det videre perspektiv
2
Hvordan startede det 2006 -2009
Inspiration
- men ingen færdige løsninger
3
Processer på områderne
Sammenhæng i dybden
4
Opbygning af en procesbank
Søg efter generiske processer og mønster
00 Internationale relationer
05 Borgerskab og offentlig styring
10 Uddannelse, forskning og arbejde
15 Kultur, fritid og natur
20 Sundhed
25 Social service og omsorg
30 Skat og penge
35 Erhverv og miljøbeskyttelse
40 Lov, ret og orden
45 Forsvar og beredskab
50 Ejendomme og forsyning
55 Transport og trafikinfrastruktur
60 Ledelse og administrativ service
Start
Objektivekriterierfor omsagen
eroplyst?
Afgør objektivtom sagen eroplyst
Skønner omsagen eroplyst
J a
Nej
Sagenoplyst?
Sagen ikkeoplyst
Sagen oplyst
Indhenterfortolkningshjælp
Kanselv
vurdereoplysninger?
J a
Fag
lig
eksp
erte
r
Spørgsmål Rådgivning
Sag
Eksperternesrådgivning
Par
ten
Hvad vil vi gerne dokumentere
Valg af værktøj – hvad har vi brug for?
5
BPMN som dokumentations sprog
Hvad der gøres for at løse en opgave (den konkrete udførelse)
Hvem der udfører opgaven (kompetencer, organisering)
Hvornår i processen det finder sted (tidsfrister, rækkefølge) – herunder hvornår den enkelte aktivitet skal udføres i forhold til andre aktiviteter
Med hvilke hjælperedskaber (fx it, blanketter mv.)
6
Repository Hvorfor bruger vi et repository?
• Fælles arbejdsredskab
• Skaber sammenhæng
• Genialt til genbrug
• Nem og sikker vedligeholdelse
• Nemmere at arbejde med fælles standarder
• Understøtter EA-rammeværket
• Det er det man gør – det er in
7
End to end – modellering og design
8
Nedbrydning – søg efter mønstre og generiske processer
Child
Generisk
9
Generiske delprocesser / genbrugelig i andre kerneprocesserNiveau 2 - Childprocesser
Kerneprocessen
Bistå ledig med job og uddann.
Ledig meldingmodtaget
Arbejder, uddannelse
M.v.
Modtager ledig i jobcenter
Afholder jobsamtale
Foretager rådigheds-vurdering
Foretager arbejdsevne-
vurdering
Foretager rådigheds-vurdering
Tværgående delprocesser / legoklodser på modelniveau
Træffer afgørelse
Foretager partshøring
Behandler parts begæring om
aktindsigt
Behandler offentlighedens begæring om
aktindsigt
Beregner ydelse
Bestiller ydelse
Arkiverer sag
Mindste niveau
Modtag oplysningSend oplysning
Udarbejde jobplan
Give tilbud efter beskæftigelses-
loven
Giver tilbud om mentorordning
Giver tilbud om virksomheds-
praktik
Giver tilbud om løntilskudsjob
Yder befordrings-godtgørelse
Scan dokument
Foretager sygedagpenge-
opfølgningAnmeldelse af
sygdom modtagetArbejder,
uddannelseM.v.
Indhenter samtykke
Foretag høringForetager skøn
Betaler regning
Giver klagevejledning
Offentlig afgørelse
Indhenter refusion
Foretager udbetaling
Kasserer sag Afleverer sag
Gør notat
Placér sag organisatorisk
Definér part Arranger møde
Anvend tvang
Videregiver oplysning
Behandler oplysninger
Indhenter oplysning
Journaliserer dokument
Opretter sag
10
Arbejdsgangsbanken og it-leverandørerne – Quick fix
Arbejdsgangsbanken og digitalisering …… Samarbejde med ITU
Samarbejde med 5 leverandører
Kan vi sætte strøm til diagrammerne?
11
Eksekveringsforberedte modeller
• Hvad kan leverandørerne byde på?
• Hvad skal der til for at få diagrammerne ud at leve i den digitale verden?
• Er systemerne lige så forandringsparate som organisationen?
12
Resultatet
BPMN XPDL BEPL er ikke et quick fix, standarderne er for ’løse’
Arbejdsgangene var ikke beskrevet præcis nok – hvor var data
Processer beskrevet som ’rutediagrammer’ med et udtal af muligheder - dur ikke
Processer som skal it-understøttes skal nedbrydes meget mere
Der er usikkerhed om reglerne
13
Det videre perspektiv
14
Citater fra virkeligheden
” Vi kan bruge Arbejdsgangsbanken.dk der hvor vi
mangler domænekendskab, og til at forberede os
på kundens behov. Jeg har foreslået at man går
’til angreb’ i det her og får det åbnet til brug i min
organisation.”
– Respondent fra Ditmer
”Hvis jeg fik en opgave om hvorledes man kan
effektivisere et konkret område, så kunne jeg
bruge dette til et støtteværktøj, så ville jeg
forberede mig selv, ved at se på disse, printe
slides, og så domæneviden, hvordan ser jeres
processer ud i forhold til disse.”
– Respondent fra Deloitte (der ikke tidligere har arbejdet
med BPMN)
” Vi kan bruge Arbejdsgangsbanken.dk der hvor vi
mangler domænekendskab, og til at forberede os
på kundens behov. Jeg har foreslået at man går
’til angreb’ i det her og får det åbnet til brug i min
organisation.”
– Respondent fra Ditmer
”Hvis jeg fik en opgave om hvorledes man kan
effektivisere et konkret område, så kunne jeg
bruge dette til et støtteværktøj, så ville jeg
forberede mig selv, ved at se på disse, printe
slides, og så domæneviden, hvordan ser jeres
processer ud i forhold til disse.”
– Respondent fra Deloitte (der ikke tidligere har arbejdet
med BPMN)
”Med den konstruktion den har nu (diagrammerne i
Arbejdsgangsbanken, red.), er det begrænset med den værdi vi
kunne skabe. Hos ORACLE har vi et produkt der kan sætte strøm, til
processer, og der havde vi tænkt os at vi måske kunne hente
diagrammerne fra Arbejdsgangsbanken ind. Men som de ser ud
nu, ville vi ikke kunne spare tid eller penge, ved at gøre brug af
diagrammerne.”
”Med den konstruktion den har nu (diagrammerne i
Arbejdsgangsbanken, red.), er det begrænset med den værdi vi
kunne skabe. Hos ORACLE har vi et produkt der kan sætte strøm, til
processer, og der havde vi tænkt os at vi måske kunne hente
diagrammerne fra Arbejdsgangsbanken ind. Men som de ser ud
nu, ville vi ikke kunne spare tid eller penge, ved at gøre brug af
diagrammerne.”
”Jeg ville elske at spare med andre, fra andre kommuner, som
sidder med de samme, der
Man kan hurtigt blive en ensom arbejdsgangsnørd, men det
er hele tiden en balancegang, eller det der med at folk har tid.
Men ideelt set kan jeg sagtens se at det reelt kunne give
noget.” – Tine, Lolland Kommune
”Jeg ville elske at spare med andre, fra andre kommuner, som
sidder med de samme, der
Man kan hurtigt blive en ensom arbejdsgangsnørd, men det
er hele tiden en balancegang, eller det der med at folk har tid.
Men ideelt set kan jeg sagtens se at det reelt kunne give
noget.” – Tine, Lolland Kommune
15
FORRETNINGS-REGLER
FORRETNINGS-REGLER
INFORMATIONSMODEL
INFORMATIONSMODEL
ARBEJDSGANGE/PROCESSERARBEJDSGANGE/PROCESSER
Treenigheden – data, regler og proces
FORRETNINGSUDVIKLING
16
Rammearkitekturen
17
ESDH
VærdiOp til 5 timer pr. sag
Historisk arkiv
Organisation Sag & DokumentStedRegel
Administration
SagsbehandlerAnsøger
Kommunalt Fagsystem(eks. DesktopGIS)
Parters Fagsystem
(eks. byggeweb) Andre parter
Klassifikation
BBR
Tid
Udarbejder vilkår
Undersøger byggesagsarkiv
Gennemfører faglig udredning
Oplyser byggesag
Udarbejder mangelliste
Gennemfører teknisk udredning
Undersøger tingbogen
Behandler dispensation
Beskriver projekteret bygning
Lukket kuvert / autorisation
Gennemfører vejledning
Gennemfører bygningsregulerende udredning
Viser status og overblik på byggesag Opretter byggesag
18
ESDH
VærdiOp til 5 timer pr. sag
Historisk arkiv
Organisation Sag & DokumentStedRegel
Administration
SagsbehandlerAnsøger
Kommunalt Fagsystem(eks. DesktopGIS)
Parters Fagsystem
(eks. byggeweb) Andre parter
Klassifikation
BBR
Tid
Skaffer Temaoplysninger
Skaffer Ejendomsoplysninger
Skaffer Bygningsoplysninger
Undersøger Temaer
Opdaterer bygningsoplysninger
Viser Sted
Gennemfører Konfliktsøgning
Tegner Projekteret objekt
Skaffer oplysninger om teknisk anlæg
19
ESDH
VærdiOp til 5 timer pr. sag
Historisk arkiv
Organisation Sag & DokumentStedRegel
Administration
SagsbehandlerAnsøger
Kommunalt Fagsystem(eks. DesktopGIS)
Parters Fagsystem
(eks. byggeweb) Andre parter
Klassifikation
BBR
Tid
Fastlægger Funktionsregel
Fastlægger Ansøgningsregel
Fremfinde Regel
Fastlægger Dokumentationsregel
Fastlægger Temaregel
Fastlægger procesregel
Fastlægger Partsregel
Fastlægger Valideringsregel
20
ESDH
VærdiOp til 5 timer pr. sag
Historisk arkiv
Organisation Sag & DokumentStedRegel
Administration
SagsbehandlerAnsøger
Kommunalt Fagsystem(eks. DesktopGIS)
Parters Fagsystem
(eks. byggeweb) Andre parter
Klassifikation
BBR
Tid
Importerer klassifikation
Retter klassifikation
Opretter klassifikation
Læser klassifikation
Søger klassifikation
Lister klassifikation
Passiverer klassifikation
Sletter klassifikation
Importerer organisations aktørRetter organisations aktør
Opretter organisations aktør
Læser organisations aktør
Søger organisations aktør
Lister organisations aktør
Passiverer organisations aktør
Sletter organisations aktør
21
ESDH
VærdiOp til 5 timer pr. sag
Historisk arkiv
Organisation Sag & DokumentStedRegel
Administration
SagsbehandlerAnsøger
Kommunalt Fagsystem(eks. DesktopGIS)
Parters Fagsystem
(eks. byggeweb) Andre parter
Klassifikation
BBR
Tid
Opretter sag
Besvarer henvendelse
Gennemfører partshøring
Tildeler fuldmagt
Journaliserer henvendelse
Gennemfører naboorientering
Træffer afgørelse
Fastlægger sagspart
Arkiverer sag
Udarbejder rykker
Opfølger sag
Opkræver gebyr
Afslutter sag
Behandler politisk
Behandler aktindsigt
22
Forbindelse mellem organisation, it-systemer og processer Organisationens strategiske mål kan lettere opfyldes ved hjælp af
proceserne
78% har et udtalt fokus på at arbejde procesorienteret
Unødige omkostninger bunder ofte i manglende overblik over interne beslutnings- og godkendelsesprocedurer
Det er klare fordele for virksomheden, hvis it-systemer og processer i højere grad integreres
Omkostningsbesparelser kan med sikkerhed opnås gennem procesorienteret tilgang
Sporbarhed af KPI’er er fundamentalt afgørende for udvikling af virksomhedens strategi og forbedring af processer
92% mener, at integration af it-systemer og processer vil bidrage til øget effektivisering
23
Strategi/innovationStyring af
digitaliseringForankringForretning Teknik
5 dimensioner og 18 temaerS
trat
egid
oku
men
ter
Ind
dra
gel
se a
f tr
end
s o
g m
uli
gh
eder
Evn
e o
g k
apac
itet
til
at
anve
nd
e d
igit
alis
erin
g
stra
teg
isk
Ove
rbli
k o
ver
arb
ejd
sg
ang
e
It-a
rkit
ektu
r
Pro
ceso
pti
mer
ing
Met
od
er,
mo
del
ler
og
sta
nd
ard
er
Tek
nis
ke
sta
nd
ard
er
Eff
ekt
iv d
rift
Go
vern
an
ce-s
tru
ktu
r
Pri
nci
pp
er o
g r
etn
ing
slin
jer
Pro
gra
m-
og
pro
jekt
mo
del
It-a
nsk
affe
lse
r
So
urc
ing
-str
ate
gi
Led
else
, ro
ller
og
an
svar
Ud
dan
nel
se o
g k
om
pe
ten
cer
Invo
lver
ing
og
ko
mm
un
ika
tio
n
Fo
ran
dri
ng
sevn
e
24
Udfordringer Vedligeholdelse af Arbejdsgangsbanken
Hvilket sprog skal vi bruge for processerne og regler – hver for sig og sammen….
Modenhed for brug og efterspørgsel
Det er DYRT
Hvordan sikrer vi gevinstrealiseringen…
Angivelse af KPI’er og opfølgning på disse….
Beskrivelser af regler fra staten
Klart og tydeligt
Klart med mulighed for fortolkning
Klart og entydigt – hvordan?
Hvem er vi til for, proceskonsulenter, it-leverandører, sagsbehandlere - hvordan rummer vi alle…..