Giorgetta Bonfiglio-Dosio

Strumenti di gestione dell’archivio corrente inteso come sistema

(seconda parte)

(Venezia, 24 marzo 2014)

Le attività di gestione documentale• Sono strettamente connesse alle attività

amministrative• Sono dinamiche: stratificazione di metadati

descrittivi parallela alla stratificazione dei documenti

• Hanno rilevanza giuridica: costituzione, attestazione, estinzione di diritti soggettivi

• Sono regolate da norme, standard, buone pratiche: sono obbligatorie (come ribadito da dpcm 3 dic. 2013)

Normativa di riferimento

- L. 241/1990 e succ. modif. DPCM 28 ott. 1999 (D’Alema)

- DPCM 31 ott. 2000 - DPR 445/2000- D. lgs. 196/2003- D. lgs. 42/2004 e succ.

modif.- D. lgs. 82/2005 e succ.

modif.- DPCM 3 dic. 2013 e 5

allegati

Un importante riferimento normativo del passato

• R.D. 25 gennaio 1900, n. 35 «Approvazione del regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni centrali»

• Rilevanti messaggi ancora attuali, se debitamente “tradotti”

Eredità metodologiche del RD 35/1900

• Divieto di alterazioni volontarie• “tracciabilità” degli interventi• Documento principale e allegato• Necessità della registrazione• Concetto e definizione di fascicolo• Concetto di smistamento• Concetto di formalità del documento

Strategie di ricerca accolte dalla recente normativa

• Riprendere le metodologie degli ultimi due secoli (registratura)

• Analizzare la loro persistente validità organizzativa e gestionale

• Applicarle nel contesto digitale• Osservare la normativa vigente• Tenere presenti le esigenze del soggetto

produttore

Attività obbligatorie per legge

• Registrazione (capturing nel sistema)• Classificazione• Gestione• Conservazione INVITO METODOLOGICO: pensare sempre a che

cosa servono in modo da effettuarle in modo critico e non meramente esecutivo

• Individuate e studiate anche dalla teoria archivistica come necessarie

• Trattate anche dagli standard internazionali

Registrazione

- Sul “registro” di protocollo - Su altri “registri” (repertori)= memorizzazione delle informazioni

essenziali del singolo documento in grado di individuarlo in modo univoco e di poterlo sostituire in caso di perdita accidentale o volontaria

Serve ad attestare in modo inoppugnabile che:

1) quello specifico documento è presente nel sistema

2) è entrato a una data determinata

Caratteristiche del registro di protocollo

È atto pubblico (Cassaz. Pen. V 6 ott. 1987)

Gli effetti giuridici di un atto anche di provenienza privata decorrono dalla data archivistica attestata dal registro di protocollo (NB legge 241/90)

È atto pubblico di fede privilegiata (TAR Campania I Napoli 26 feb. 1991, n. 24)

DPR 445/00, art. 53 registrazione di protocollo

«La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni»

numero di protocollo A/I data di registrazione A/I mittente/ destinatario I oggetto del documento I impronta del documento trasmesso per via

telematica [numero degli allegati] I [descrizione degli allegati] I

Numero di protocollo(art. 57 TUDA)

«Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno»

Come si cita un documento di una pubblica amministrazione?

Prot. 0327452/2014

concettualmente

• registrazione a protocollo = atto di “nascita” del documento

all’interno del sistema

• numero di protocollo = nome di battesimo:

identificativo univoco

Art. 55 Segnatura di protocollo

= apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile (logica numerica del digitale, ma non solo).

Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa

Va effettuata contestualmente alla protocollazione.

Elementi della segnatura

_____________________________________________AOO . . . . . . . . . . . . . . . . . . – RegistraturaAnno . . . . Titolo . . . Classe . . .

Fascicolo . . . _____________________________________________N. . . . . . . giorno mese anno_____________________________________________UOR CC RPA______________________________________________

 

Dpcm 3 dic. 2013, art. 9 – Formato della segnatura di protocollo

• Le informazioni apposte o associate ai documenti informatici, registrati

nel registro di protocollo, negli altri registri di cui all’articolo 53, comma 5, del Testo Unico, nei repertori e negli archivi, nonché negli albi, negli elenchi e in ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti con le modalità descritte nel manuale di gestione, mediante l’operazione di segnatura di cui all’articolo 55 del Testo Unico che ne garantisce l’identificazione univoca e certa, sono espresse nel seguente formato:

a) codice identificativo dell’amministrazione; b) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea; c) codice identificativo del registro; d) data di protocollo secondo il formato individuato in base alle previsioni

di cui all’articolo 20, comma 2; e) progressivo di protocollo secondo il formato specificato all’articolo 57

del Testo unico.

La registrazione di protocollo, la segnatura e l’individuazione delle informazioni necessarie

devono essere effettuate dal sistema in unica soluzione

secondo le indicazioni fornite dal dpcm 3 dic. 2013

metadati minimi del documento informatico

• Identificativo: univoco e persistente (sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e permanente al documento informatico in modo da consentirne l’identificazione. Dublin Core: identificare il documento secondo un sistema di identificazione formalmente definito. Es: Uniform Resource Identifier (URI), il Digital Object Identifier (DOI) e l’International Standard Book Number (ISBN)

• Data di chiusura: momento nel quale il documento informatico è reso immodificabile

• Oggetto: breve riassunto del contenuto del documento. Dublic Core: “Description” che può includere un riassunto analitico, un indice, un riferimento al contenuto di una rappresentazione grafica o un testo libero del contenuto.

• Soggetto produttore: soggetto che ha l’autorità e la competenza a produrre il documento informatico

• Destinatario: soggetto che ha l’autorità e la competenza a ricevere il documento informatico.

Che cosa protocollare?Art. 53 comma 5 del DPR 445/2000

«Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione»:

devono essere elencati nel MdG

Art. 54 TUDA Informazioni annullate o modificate

«1. Le informazioni non modificabili di cui all’art. 53 … sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.

2. La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento di autorizzazione»

Art. 56 TUDA

«Le operazioni di registrazione e le operazioni di segnatura di protocollo, nonché le operazioni di classificazione, costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni»

Criticità riscontrate sul campo

Registrazione• Differenti tipi di registrazione: registro di

protocollo e repertori (a che cosa servono e a che logiche rispondono): vanno indicati nel MdG

• Quali documenti registrare?• Come rilevare le informazioni descrittive?– Nomi di persona e di istituzioni– Oggetto– Allegati

Riferimento a una riflessione condivisa maturata sul campo

• Un esempio di strumento pensato come supporto condiviso per il funzionamento di un sistema:

AURORA (= Amministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti e la Redazione delle Anagrafiche), progetto archivistico promosso dall’Archivio generale di Ateneo dell’Università degli Studi di Padova, volto a formulare uno standard per la registrazione delle informazioni sul protocollo

Ma anche strumenti usati negli archivi storici

• ISAAR (CPF) = International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families

• > NIERA (Norme Italiane per l‘Elaborazione dei Record di Autorità archivistici di enti, persone, famiglie)

Regole tecniche 3 dic. 2014

INDIVIDUAZIONE UNIVOCA di MITTENTE e DESTINATARIO• Cognome• Nome• Codice fiscaleFacile per le persone, più difficile per le istituzioniCOMUNQUE SEMPRE operazione critica

oggetto

• Il sistema della registratura è più difficile rispetto a quello della copiatura integrale del documento

• Bisogna – capire correttamente il messaggio del documento – estrarre le informazioni essenziali

• analisi + sintesi = il maggior numero di informazioni possibili

con il minor numero di parole (+ con -) Esaustività sostitutiva < libri iurium

5 W + 1 H: del giornalismo

• Who?• What?• Where?• When?• Why?

• How?

• Chi ?• Che cosa?• Dove?• Quando?• Perché?

• Come ?

allegatiAneddoto:

“sovrintendentizia” con indicato «Allegati: vari»

Che meraviglia!

• Nell’allegato quasi sempre c’è la sostanza dell’atto

• Se non c’è una descrizione puntuale, possibilità di introdurre falsi

• Necessità di descrizione puntuale non ristretta all’indicazione numerica

• Agevolati da – definizioni amministrative– tecnologie

Registro di emergenza

• Art. 63 «Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documen-tali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema» ./.

Sempre sull’emergenza

2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione

3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente ./.

Dopo l’emergenza4. La sequenza numerica utilizzata su un

registro di emer-genza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei do-cumenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.

5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, uti-lizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

La l. 241/90 (generalista) può essere letta in chiave archivistica

Concetti di:economicità, efficacia e pubblicità

[trasparenza] Tempi predeterminati del

procedimento la pubblica amministrazione deve

procedere su binari predefiniti, certi e comunicati al cittadino, onde evitare prevaricazioni e arbitri

> Necessità di disporre di uno strumento giuridico che attesti la data certa di inizio di un procedimento (protocollazione)

Nella maggioranza dei casi è possibile:

determinare quali tipi di documenti è necessario produrre per portare a termine un procedimento

• fissare regole e procedure soddisfazione dell’utenza itinerari formativi per il personale

• “pensarsi/ripensarsi addosso” organizzare meglio l’attività razionalizzare flussi di lavoro e

impiego di risorse semplificazione

inoltre

• il procedimento deve concludersi con l’adozione di un provvedimento espresso (funzione dei documenti e dell’archivio)

I documenti scritti (anche quelli digitali), per avere valenza giuridico-probatoria, devono rispondere a determinate caratteristiche formali

La forma scritta è garanzia di trasparenza

Altre esigenze soddisfatte dal protocollo

Facoltà, riconosciuta dalla legge agli aventi diritto, di intervenire nel procedimento, di prendere visione degli atti e di presentare memorie e documenti

Possibilità per i cittadini di utilizzare l’autocertificazione

Acquisizione, in originale o in copia, da parte del RPA dei documenti, già in possesso della pubblica amministrazione

Accertamento d’ufficio, da parte del RPA, dei fatti, stati e qualità

inoltre

• Esigenze di comunicazione e pubblicità (con forme di comunicazione qualificate e solenni, ove richieste dalla legge)

• Obbligo di motivare adeguatamente ogni provvedimento amministrativo: la motivazione deve indicare i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione dell’amministrazione, in relazione alle risultanze dell’istruttoria

Comunicazione e pubblicità

• PEC• Albo on-line• Sito istituzionale• “Portali”

Vanno regolamentati

Perché classificare?

La registrazione a protocollo dà la sequenza cronologica dei documenti

Ma è necessario organizzare

logicamente i documenti ~ file manager/albero delle

directory

Finalità della classificazione (Direttiva D’Alema)

• Definizione dei criteri di formazione e organizza-zione dei fascicoli, dei dossier e delle serie dei do-cumenti tipologicamente simili (circolari, verbali, registri contabili, etc.)

• Reperimento dei documenti in relazione all’insieme della produzione documentaria riferita ad una specifica attività o ad un procedimento ammini-strativo

• Realizzazione delle operazioni di selezione dei do-cumenti archivistici ai fini della loro conservazione ovvero della loro distruzione

Attività di classificazione

TUDA art. 52, comma f)«garantire la corretta organizzazione dei

documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato»

TUDA art. 56 … le operazioni di classificazione costituiscono

operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni

Titolario di classificazione

Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata.

Caratteristiche del titolario

Si sviluppa su più livelli (struttura ad albero): titolo, classe, sottoclasse, categoria, sottocategoria (si raccomanda di attivarne al massimo 3)

È atto di organizzazione e strumento amministrativo-gestionale> va deliberato dall’organo o ufficio preposto all’organizzazione

È ricavato dall’analisi delle funzioni/attivitàHa carattere di astrattezza: prevede quello

che può esserci > va costruito prima, non dopo È generale, ma non generico: esigenze

lessicali connesse alla tecnicità giuridicaDeve essere omnicomprensivo

Sempre sul titolario

Non può essere retroattivo: organizza il futuro, non il passato

Deve essere stabile, ma dinamico (quindi va modificato, sempre con atto di organizzazione, ogni volta che variano le funzioni dell’ente)

NB la classificazione è un’operazione di reductio ad unum: ricondurre ad unità

significa riconoscere gli attributi condivisi da entità differenti

Il titolario è obbligatorio

1) DPR 445/2000: art. 50

Ciascuna amministrazione deve stabilire un piano di classificazione

2) Regole tecniche 3 dic. 2013, art. 5 comma m): “sistema di classificazione” integrato con il piano di selezione

Criticità della classificazione

• “giustificare” la necessità di classificare (aspetti amministrativi e anche tecnologici)

• Come costruire un titolario di classificazione?– Analisi delle attività e delle funzioni– Esigenze logiche stringenti (anche lessicali)– Semplicità che non significa semplicismo

• Come addestrare all’uso del titolario

Aspetti psicologici della classificazione

• L’operazione della classificazione è una forma di dominio sulla realtà, qualunque essa sia (naturale/artificiale, fisica/incorporea, etc.)

• Classificare significa costituire, trovare certezze (ruolo delle serie di telefilm)

• Classificare significa essere sicuri di ritrovare qualcosa cui teniamo nel posto in cui lo abbiamo collocato, nel posto che gli abbiamo assegnato

• La classificazione è operazione trasversale a tutte le discipline

“i calzini del principe Carlo”

Pensare è classificareRiccardo Ridi (2001):

http://www.iskoi.org/doc/pensare.htm

Riprende le riflessioni di George Perec, Pensare/classificare (1989)

classificazione

Forma di gestione delle informazioni /documenti– A monte: regola d’oro 1 : 1 > 1

argomento/informazione : 1 documento

Forma di gestione dell’informazione e della comunicazione all’interno di un’organizzazione e da e per l’esterno– Problema di linguaggio > standard e accordi

La collocazione delle entità nei diversi contenitori si basa (direttamente o indirettamente, ma in modo determinante) sulla individuazione di differenze di rilievo tra le entità stesse, cioè su processi di distinzione > teoria degli insiemi/minimo comun denominatore

Libro del genesi, 1

1 In principio Dio creò il cielo e la terra. 2 La terra era informe e deserta e le tenebre ricoprivano l'abisso e lo

spirito di Dio aleggiava sulle acque.3 Dio disse: «Sia la luce!». E la luce fu. 4 Dio vide che la luce era cosa buona e separò la luce dalle tenebre 5 e chiamò la luce giorno e le tenebre notte. E fu sera e fu mattina:

primo giorno.6 Dio disse: «Sia il firmamento in mezzo alle acque per separare le

acque dalle acque». 7 Dio fece il firmamento e separò le acque, che sono sotto il

firmamento, dalle acque, che son sopra il firmamento. E così avvenne.

8 Dio chiamò il firmamento cielo. E fu sera e fu mattina: secondo giorno.

9 Dio disse: «Le acque che sono sotto il cielo, si raccolgano in un solo luogo e appaia l'asciutto». E così avvenne.

10 Dio chiamò l'asciutto terra e la massa delle acque mare. E Dio vide che era cosa buona.

11 E Dio disse: «La terra produca germogli, erbe che producono seme e alberi da frutto, che facciano sulla terra frutto con il seme, ciascuno secondo la sua specie». E così avvenne:

12 la terra produsse germogli, erbe che producono seme, ciascuna secondo la propria specie e alberi che fanno ciascuno frutto con il seme, secondo la propria specie. Dio vide che era cosa buona.

13 E fu sera e fu mattina: terzo giorno.

14 Dio disse: «Ci siano luci nel firmamento del cielo, per distinguere il giorno dalla notte; servano da segni per le stagioni, per i giorni e per gli anni

15 e servano da luci nel firmamento del cielo per illuminare la terra». E così avvenne:

16 Dio fece le due luci grandi, la luce maggiore per regolare il giorno e la luce minore per regolare la notte, e le stelle.

17 Dio le pose nel firmamento del cielo per illuminare la terra 18 e per regolare giorno e notte e per separare la luce dalle tenebre. E Dio

vide che era cosa buona. 19 E fu sera e fu mattina: quarto giorno.20 Dio disse: «Le acque brulichino di esseri viventi e uccelli volino sopra la

terra, davanti al firmamento del cielo». 21 Dio creò i grandi mostri marini e tutti gli esseri viventi che guizzano e

brulicano nelle acque, secondo la loro specie, e tutti gli uccelli alati secondo la loro specie. E Dio vide che era cosa buona.

22 Dio li benedisse: «Siate fecondi e moltiplicatevi e riempite le acque dei mari; gli uccelli si moltiplichino sulla terra».

23 E fu sera e fu mattina: quinto giorno.

24 Dio disse: «La terra produca esseri viventi secondo la loro specie: bestiame, rettili e bestie selvatiche secondo la loro specie». E così avvenne:

25 Dio fece le bestie selvatiche secondo la loro specie e il bestiame secondo la propria specie e tutti i rettili del suolo secondo la loro specie. E Dio vide che era cosa buona.

26 E Dio disse: «Facciamo l'uomo a nostra immagine, a nostra somiglianza, e domini sui pesci del mare e sugli uccelli del cielo, sul bestiame, su tutte le bestie selvatiche e su tutti i rettili che strisciano sulla terra».

27 Dio creò l'uomo a sua immagine; a immagine di Dio lo creò; maschio e femmina li creò.

28 - 32 etc. etc. fino al sesto giorno.

Ordinare quasi divinum est (Baldassarre Bonifacio)

Che cosa fa Dio?Bella lezione di metodo• Separa, distingue in

base ad elementi discriminanti

• Assegna un nome a ciascuna tipologia di cosa o essere: identificativo univoco

Fare un piano di classificazione è operazione lunga e faticosa

In archivistica si usano classificazioni ad albero o tassonomie (dal generale al particolare)

Il che significa che bisogna ripartire l’insieme dei documenti in sottoinsiemi e ciascun sottoinsieme in ulteriori sotto-sottoinsiemi, ciascuno dei quali raccoglie entità che presentano valori uguali o simili per qualche attributo considerato importante e significativo (elemento condiviso da tutti)

Criteri generali

1° livello TITOLO (macro-aree di attività)2° livello CLASSE (attività)

3° livello SOTTOCLASSE

Per la denominazione di ciascun livello: • Precisione (nomina iuris)• Univocità (non denominazioni uguali)

Altra criticità• Difficoltà di slegare la classificazione dall’iden-

tificazione con l’ufficio competente anziché con la funzione alla quale ricondurre l’oggetto del documento

• Necessità di sradicare l’uso di “spartirsi il titolario tra uffici, quasi fosse una torta (un titolo > un ufficio)

Il fascicolo: questo sconosciuto!

la dottrina archivistica insiste sul fatto che l’attività di fascicolazione è momento strategico all’interno della gestione dell’ar-chivio corrente

ma nella pratica quotidiana il personale addetto a tale attività ha di solito scarsi strumenti metodologici per espletare al meglio tale attività

In passato, con il cartaceo, ci si arrangiava come possibile: con il digitale devono scattare logiche serrate e organizzazione condivisa

Stefano Pigliapoco

• Fin dal 1996 sottolineava che la fascicolazione è un’attività strategica per la gestione documentale e per la corretta stratificazione dell’archivio• Anche per un uso razionale e proficuo dell’archivio

Perché?

• Stretta connessione tra attività amministrativa e documentazione archivistica:

• L’attività amministrativa si esplica attraverso i documenti

• I documenti, se opportunamente gestiti e usati, possono influenzare l’attività amministrativa

• Rileggere in chiave archivistica la l. 241/90• Tenere presenti i principi di ISO 15489• Regole tecniche 3 dic. 2013

Ma che cos’è un fascicolo?aggregazione di documenti archivistici

(complesso/ insieme): l’aggregazione tra unità è determinata dalla condivisione di un elemento unificante

unità elementare dell’archivioelemento di una rete di relazioni reciprocheArchivio non come somma, ma come complesso

Paola Carucci• Il fascicolo è costituito dai

documenti relativi a una determinata pratica, collocati, all’interno di una camicia (o copertina) in ordine cronolo-gico. Il fascicolo costituisce l’unità di base, indivisibile, di un archivio (…)

e aggiunge:• I documenti sono collocati,

all’interno del fascicolo, secondo l’ordine di archiviazione (...) Se il documento ha degli allegati, questi debbono rimanere uniti al documento cui si riferiscono.

ancora Carucci• Camicia: «fa parte integrante del fascicolo e

anche quando è rovinata non deve essere distrutta in sede di ordinamento» e non deve essere alterata con aggiunte posteriori di numeri o altro

• precisa che «sulla camicia del fascicolo di un archivio ben organizzato» è riportata la classificazione e l’indicazione del titolo del fascicolo

ancora Carucci

• Al fascicolo può essere attribuito un numero progressivo che lo individua nell’ambito della categoria (numero di repertorio del fascicolo, detto anche numero di posizione).

• I fascicoli possono trovarsi all’interno della partizione senza numero, ma in ordine alfabetico (nomi di persona, di luogo, di ente) o anche secondo un numero di matricola.

Pratica

complesso delle azioni che si propongono la realizzazione dell’utile e del bene morale

attività rivolta a operare, eseguire o effettuare concretamente

trattative necessarie per conseguire uno scopo o raggiungere un risultato; insieme di documenti relativi a un determinato affare

Pratica/Posizione

Negli uffici pubblici e negli studi privati si dice così quella serie di atti o fogli radunati entro una copertina, o busta, rigettando le voci buone di filza, di inserto, e sia anche fascicolo.

Raffaele De Felice

«nella sua accezione generale il termine [affare] è indicativo di qualcosa da fare o da compiere o che interessa»

Precisa: «nel linguaggio amministrativo e archivistico il termine è indicativo dell’insieme degli atti e documenti posti in essere durante la trattazione di uno speciale “oggetto”, iniziato da un organismo della pubblica amministrazione nell’ambito delle proprie competenze»

ancora De Felice

«Materialmente tutta la documentazione di un “affare”, raccolta in una camicia di carta forte (copertina o cartella) forma il fascicolo; pertanto il termine “affare” viene spesso usato come sinonimo di fascicolo, incartamento, pratica»

Attività amministrativa - fascicolo

Esiste un rapporto di causa-effetto tra la conduzione di un affare concreto e il fascicolo, il quale a sua volta è strumento, oltre che residuo, dell’azione amministrativa

procedimento

«maniera di condurre un’operazione o di risolvere un problema»

descrive il modello ideale ed astratto di come una pubblica amministrazione deve condurre un affare concreto

proporzione

Procedimento : Affare = Titolario : Fascicolo

• l’elenco dei procedimenti prevede le fasi attraverso le quali una pubblica amministrazione deve passare per condurre una certa tipologia di affari e i tempi massimi necessari per concluderli

• il singolo affare è l’insieme delle azioni amministrative concrete compiute per risolvere un problema e raggiungere un risultato

• il titolario prevede quello che una pubblica amministrazione può produrre in campo documentale

• il fascicolo fotografa quello che una pubblica amministrazione effettivamente ha prodotto nel corso della sua attività

fascicolo

il fascicolo, cioè il concreto prodotto archivistico, si riferisce all’affare, che talvolta può (ma non necessariamente deve) coincidere con un procedimento, mentre altre volte comprende più procedimenti o sub-procedimenti

RD 35 del 1900Capo VI - Formazione dei fascicoli

Art. 34 - Gli atti registrati e classificati sono mandati subito all’archivio per la formazione del fascicolo. Chiamasi fascicolo la riunione ordinata per data o per numero degli atti ricevuti e spediti pel medisimo affare.

Art. 35 - Ogni fascicolo ha una coperta di carta forte, di colore diverso per le diverse classi, alta centimetri 36, larga 28 ed ha un numero d’ordine che rende fissa la sua posizione in archivio.

Art. 36 - Il numero d’ordine dei fascicoli è dato dal repertorio, cioè dall’elenco dei fascicoli via via formati, per ogni classe, dal medesimo titolo di archivio (modello D). Ogni fascicolo nuovo assume il numero seguente a quello dell’ultimo fascicolo indicato. Nei protocolli per affari il numero della prima registrazione è necessariamente il numero del fascicolo.

Art. 37 - Se l’atto è il primo di un affare, si formerà con esso un fascicolo nuovo: se ebbe precedenti si unirà al fascicolo che lo contiene.

Art. 38 - Sulla copertina del fascicolo, oltre alle indicazioni richieste dalla formola (modello E), si noteranno gli atti che vi saranno inseriti, riferendo, di ciascuno, la data, l’ufficio e il numero di registrazione.

Art. 39 - Se il fascicolo fosse fuori d’archivio, sarà cura dell’archivista di cercarlo e di aggiungervi gli atti arrivati: se avesse data anteriore all’anno corrente, sarà portato fra quelli dell’anno, ricordandone il trasferimento sul repertorio e contro l’ultima registrazione in protocollo colle parole: "passato al N......... dell’anno ........".

Art. 40 - Negli affari che si dicono di personale, ogni persona ha un fascicolo che dura quanto la persona, e la segue negli eventuali passaggi suoi da una ad altra amministrazione.

Art. 41 - I fogli saranno collocati nei fascicoli in guisa che il più recente si vegga primo: saranno ripartiti in più fascicoli ogni qualvolta la quantità ne renda incomodo l’uso o nuoccia alla buona conservazione.

Art. 42 - Una o due volte al giorno, in ore stabilite, gli atti registrati, divisi nelle classi rispettive, sono trasmessi, coi loro fascicoli, i capi degli uffici.

camicia

• non solo contenitore fisico,

• ma anche strumento organizzativo

• e mezzo di corredo

DPR 445/2000

Non fornisce una definizione di fascicolo

Non dice come costituire i fascicoli

Non dice che tipi di fascicoli costituire

Ma dà per scontato che i fascicoli si debbano costituire e che essi siano collegati al piano di classificazione

DPR 445/2000, art. 67

Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito 1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio

per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione.

2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente.

3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito.

anche art. 65 del DPR 445/2000Requisiti del sistema per la gestione dei flussi

documentali Oltre a possedere i requisiti indicati

all'articolo 52 [tra cui: c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali;], il sistema per la gestione dei flussi documentali deve :

a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;

b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;

Etc. ….

Codice dell’Amministrazione Digitale art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico

2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all'atto della comunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi dell'articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241 , comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all'articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241.

Comma 2-bisIl fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per la costituzione, l'identificazione e l'utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri dell'interoperabilità e della cooperazione applicativa; regole tecniche specifiche possono essere dettate ai sensi dell’art- 71. di concerto con il Ministro della funzione pubblica.

Comma 2-terIl fascicolo informatico reca l'indicazione: a) dell'amministrazione titolare del procedimento, che

cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo;

b) delle altre amministrazioni partecipanti;c) del responsabile del procedimento;d) dell'oggetto del procedimento;e) dell'elenco dei documenti contenuti, salvo quanto

disposto dal comma 2-quater;e-bis) dell'identificativo del fascicolo medesimo

Comma 2-quaterIl fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno accesso solo l'amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso è formato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti; è inoltre costituito in modo da garantire l'esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla citata legge n. 241 del 1990.

Conclusione operativa metodologicamente fondata

• Il fascicolo va organizzato e gestito avvalendosi degli strumenti informatici e telematici disponibili

• Bisogna lavorare!

Punti oscuri e cattive pratiche I fascicoli vengono costituiti, ma • in modo approssimativo e improvvisato • senza una vera progettazione di sistema• senza raccordo con il sistema di gestione documentale – disancorati dal titolario di classificazione >

piano di sviluppo in fascicoli del titolario– in assenza di un censimento dei procedimenti degno

di questo nome• senza un’autentica coscienza della funzione della

costituzione delle aggregazione documentali per il miglioramento della qualità della attività amministrativa al servizio del cittadino

In un sistema coesistono• Aggregazioni di documenti riuniti sulla base

dell’oggetto (principio di pertinenza): con riferimento al piano di classificazione

• Aggregazioni di documenti riuniti sulla base della forma e della provenienza (repertori) in sequenza cronologica

• Aggregazioni di informazioni ricavate dai documenti a cura di pubblici funzionari

• Le differenti forme di aggregazione vanno regolamentate e coordinate soprattutto per una scelta consapevole delle tecnologie

Ulteriori riflessioni: il CAD• non mette in discussione né la necessità di

un’organizzazione dell’archivio né il sistema delle aggregazioni documentarie: anzi rinvia alle norme specifiche

• dà per acquisite le norme relative alla forma del documento e alle modalità di espressione e fissazione della volontà (formalismo giuridico)

• vuole incidere sulle forme di comunicazione e di informazione, che hanno regole proprie che devono essere tenute presenti (anche a livello linguistico)

Ulteriori riflessioni• L’adozione delle tecnologie non può essere

taumaturgica: se si applicano le tecnologie a situazioni disastrose dal punto di vista organizzativo, si amplifica il disastro

• La comunicazione può riguardare anche le informazioni sia per i supporti cartacei sia per quelli digitali e documenti “derivati” (ad esempio, certificati)

• Si deve procedere a una reingegnerizzazione complessiva dei processi di produzione, gestione e conservazione dei documenti in rapporto alle attività amministrative

Fascicolo informatico (CAD, art. 41)

Il fascicolo come premessa indispensabile per realizzare:–comunicazione –interazione

Con chi?–utenza esterna– altre amministrazioni

metadati minimi del fascicolo informatico o dell’aggregazione documentale informatica

Identificativo univoco e persistente: sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e permanente al fascicolo o aggregazione documentale informatica in modo da consentirne l’identificazione. Dublin Core: sequenza di caratteri alfabetici o numerici secondo un sistema di identificazione formalmente definito. Esempi di tali sistemi di identificazione includono l’Uniform Resource Identifier (URI), il Digital Object Identifier (DOI) e l’International Standard Book Number (ISBN) ./.

Amministrazione titolare del procedimento: cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo (Codice IPA)

Amministrazioni partecipanti all’iter del procedimento (Codice IPA)

Responsabile del procedimento Oggetto: breve riassunto del contenutoElenco degli identificativi dei documenti

contenuti nel fascicolo, che ne consentono la reperibilità.

Premessa circa i criteri di ordinamento

• Cronologico: tiene conto della sequenza cronologica dei documenti prescindendo dal loro contenuto informativo o dispositivo

• Materia / oggetto: considera il contenuto del documento

Forme di aggregazione dei documenti

Fascicolo per affare per persona

fisica giuridica

per attività

SerieRepertorio

FASCICOLO

Þ è una forma di aggregazione organizzata dei documenti

Þ rispetto al titolario costituisce lo specifico storico, rappresenta il fatto specifico, quello che effettivamente si è svolto in relazione a un quadro previsionale costituito dal titolario

Fascicolo per affareSi apre nell’ambito del livello più basso

del titolario di classificazioneComprende documenti, recanti tutti la

medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare

Ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto

Esempi: - costruzione di un edificio comunale (titolo VI,

classe 5)- realizzazione di un evento culturale (titolo

VII, classe 6) - effettuazione di un concorso o di un bando di

selezione del personale (titolo III, classe 1)

Il fascicolo per affare si individua con:anno di apertura

numero del fascicolo che è progressivo all’interno del grado divisionale più basso del titolario di classificazione (nel caso del Comune, la classe)

oggetto, che è un testo sintetico che descrive puntualmente l’affare cui si riferisce

Esempio: 2003-VII/6.13 «Concerto di Ferragosto a Pra’

della Valle» • 2003 è l’anno di apertura• VII è il titolo (Servizi alla persona)• 6 è la classe (Eventi e attività culturali)• 13 è il numero progressivo attribuito a

fascicolo su base cronologica durante l’anno 2003 all’interno del titolo VII e della classe 6

Durata del fascicolo per affare

Il fascicolo per affare ha - una data di apertura- una durata circoscritta, che può

non coincidere perfettamente con l’anno solare

- una data di chiusura

repertorio dei fascicoli

• Registro cartaceo o base di dati informatica su cui vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni più basse del titolario (nel caso dei Comuni: la classe).

• Deve essere integrato nel sistema di gestione documentale

Funzione del repertorio dei fascicoli

• Il repertorio dei fascicoli svolge una funzione analoga al registro di protocollo: quest’ultimo registra, all’interno dell’archivio, la presenza di un determinato documento, il primo registra, sempre all’interno dell’archivio, la presenza di un determinato fascicolo.

• È assolutamente necessario che sia previsto e usato nel sistema di gestione documentale

Fascicolo per persona fisica o giuridica

Comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona fisica o giuridica.

Nel fascicolo personale di un dipendente ciascun documento viene classificato a seconda della classe di riferimento prevista nel titolo III.

Si può aprire a livello di titolo (ad esempio, per i dipendenti nel titolo III oppure per le ditte nel titolo VIII) o a livello di classe (ad esempio, gli assistiti del servizio sociale nelle classi 9-14 del titolo VII o le associazioni alla classe 17 del titolo I).

Il fascicolo per persona si individua con:

Si considera, in genere, per i dipendenti il numero attribuito alla persona all’interno dell’organizzazione di matricola (numero di matricola) oppure il cognome e nome dell’intestatario, che costituiscono l’elemento unificante dei documenti recanti classifiche differenti. I documenti all’interno del fascicolo possono essere organizzati in sottofascicoli, ognuno dei quali corrispondenti a una classe.

Un esempio: 2005-III/0.6749 «Ugo Fantozzi»:• 2005 è anno di apertura • III è il titolo (Risorse umane)• 0 è la classe• 6749 è il numero di matricola

Durata del fascicolo per persona

Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone (fisiche o giuridiche) restano correnti per molti anni.

Rimangono aperti finché è in corso il rapporto tra l’amministrazione pubblica e la persona.

Fascicolo per attività

è costituito e comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o meri adempimenti.

Qualche esempio: - richieste di informazioni

bibliografiche e relative risposte (titolo VII, classe 6)

- richieste e permessi di accesso alla zona a traffico limitato (titolo VI, classe 7)

Caratteristiche del fascicolo per attività

Il fascicolo per attività comprende documenti con

- destinatari diversi - oggetti uguali o simili- identica classifica

Ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (ad esempio, mensili)

SERIE Aggregazione di unità archivistiche

(= registri o fascicoli) con caratteristiche omogenee in relazione a:

natura o forma delle unità archivistiche

oggetto/ materia/ funzioni del produttore

È un’aggregazione di secondo livello

La serie può essere costituita

• a livello di titolo (ad esempio, la serie dei fascicoli personali dei dipendenti che si incardina nel titolo III Risorse umane)

• a livello di classe (ad esempio, la serie dei fascicoli dei soggetti a TSO nel titolo X classe 2).

REPERTORIO 1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16

Aggregazione (serie) di documenti identici

- per forma (tipologia di atto) - per provenienza (prodotti dallo

stesso ufficio)- (ma differenti per contenuto)che vengono disposti in sequenza

cronologicache dalla sequenza cronologica

derivano un numero (di repertorio) identificativo progressivo con valenza probatoria

1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16

Caratteristiche del repertorio

• Può essere una forma differente di registrazione, parallela al registro di protocollo

• Può essere una forma di organizzazione e di ordinamento dei documenti su base cronologica– NB: i documenti che compongono il repertorio hanno

classifiche differenti in riferimento al contenuto informativo

• Nel suo complesso non può essere classificato perché è un’aggregazione di documenti e non un singolo documento

La fascicolazione è essenziale Anche ai fini della conservazione a lungo termine degli documenti digitali e degli archivi ibridi > concetto di contesto archivistico e di posizione logica del singolo documento all’interno del sistema

GBD fascicolo nel sistema

Contesto archivistico

• Costituzione delle aggregazioni stabili che indicano il contesto originario, messo in discussione dai documentalisti e reso instabile dal Web interattivo e dal riuso

• Ma fattore ineludibile per determinare l’autenticità e affidabilità del singolo documento e delle informazioni in esso contenute

GBD fascicolo nel sistema

Si rivela fondamentale il censimento dei procedimenti

• nome del procedimento ed eventuale codice identificativo interno all’ente

• normativa di riferimento (leggi e regolamenti)• fasi del procedimento• tipi di documenti prodotti in ciascuna fase • UOR responsabile del procedimento• UOR coinvolte (e a che titolo) nel procedimento• modalità di organizzazione del fascicolo• UOR responsabile della costituzione e conservazione

del fascicolo• tempi di conservazione di ciascun documento

Qualche domanda?

Allora, buon lavoro!