GIÁO TRÌNH PH ẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY - sis.vn · trình k ế toán này vào ph ần m ềm...

Ủy ban Nhân dân Th

CÔNG TY C

PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY

(Dùng cho

SAS INNOVA

1

Ủy ban Nhân dân Thành phố Hà NSở Kế hoạch & Đầu tư Hà Nội

CÔNG TY CỔ PHẦN SIS VIỆT NAM (SIS VIETNAM JSC)

GIÁO TRÌNH

ẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY

Dùng cho khối các Doanh nghiệp vừa và

SAS INNOVA 6.8

Hà Nội – 06/2009

à Nội

Ổ PHẦN SIS VIỆT NAM

ẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY

nhỏ)

Duong Hung

Typewriter

Duong Hung

Typewriter

2

MỤC LỤC Giới thiệu ................................................................................................................................... 3

Thư ngỏ ...................................................................................................................................... 4

Phần I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SAS INNOVA 6.8 ............................................................. 5

1. SAS INNOVA và những phiên bản .................................................................................. 5

2. Mục tiêu chính của SAS INNOVA ................................................................................... 5

3. Những tính năng nổi bật của SAS INNOVA 6.8 .............................................................. 6

4. Các phân hệ chính của SAS INNOVA 6.8 ....................................................................... 7

5. Các phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ giữa các phân hệ của SAS INNOVA 6.8 ........... 9

6. Các chứng từ, báo cáo chính của SAS INNOVA 6.8 ..................................................... 10

7. Lựa chọn phương án tổ chức thông tin ........................................................................... 10

8. Chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong SAS INNOVA 6.8 ................................... 13

Phần II: PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8.1 .......................................................... 14

Chương 1: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 6.8.1 ...................................... 14

1. Cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 ................................................................................................ 14 2. Khởi động SAS INNOVA 6.8.1 ........................................................................................... 14 3. Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.1 .................................................... 14 4. Các công việc chuNn bị ......................................................................................................... 15 5. Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.1 .................................................................... 15 6. Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ ............................................................................. 24 7. Báo cáo trong SAS INNOVA 6.8.1 ..................................................................................... 25

Chương 2: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 6.8.1 ............................ 26

1. Phân hệ Hệ thống ............................................................................................................ 26

2. Phân hệ Tổng hợp ........................................................................................................... 33

3. Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền ............................................................................................. 39 4. Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải thu) ................................................. 46 5. Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phải trả) ................................................ 55 6. Phân hệ Vật tư hàng hoá ....................................................................................................... 62 7. Phân hệ Giá thành................................................................................................................. 69 8. Phân hệ Tài sản cố định ........................................................................................................ 83 9. Phân hệ Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính.............................................................................. 87

Phần II: PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8.2 .......................................................... 94

Chương 1: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 6.8.2 .......................................... 94

1. Cài đặt SAS INNOVA 6.8. 2 ............................................................................................... 94 2. Khởi động SAS INNOVA 6.8.2 ........................................................................................... 99 3. Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.2 .................................................. 100 4. Các công việc chuNn bị ....................................................................................................... 100 5. Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.2 .................................................................. 101 6. Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ ........................................................................... 110 7. Báo cáo trong SAS INNOVA 6.8.2 ................................................................................... 111

Chương 3: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 6.8.2 ........................... 112

1. Phân hệ Hệ thống ............................................................................................................... 112 2. Phân hệ Tổng hợp ............................................................................................................... 120 3. Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền ........................................................................................... 126 4. Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải thu) ............................................... 132 5. Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phải trả) .............................................. 141 6. Phân hệ Vật tư hàng hoá ..................................................................................................... 148 7. Phân hệ Giá thành............................................................................................................... 155 8. Phân hệ Tài sản cố định ...................................................................................................... 170 9. Phân hệ Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính............................................................................ 173

Phần III: BỘ SỐ LIỆU DEMO .............................................................................................. 181

Bài thực hành số 1: Cài đặt và thực hành phân hệ Hệ thống ............................................ 181

Bài thực hành số 2, 3: Thiết lập các danh mục từ điển và cập nhật số dư ban đầu. .......... 182

Bài thực hành số 4: Kế toán mua hàng và công nợ phải trả .............................................. 189

Bài thực hành số 5: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu. ............................................. 192

Bài thực hành số 6: Kế toán vốn bằng tiền ....................................................................... 193

Bài thực hành số 7: Kế toán hàng tồn kho, TSCĐ ............................................................ 195

Bài thực hành số 8: Kế toán tổng hợp, Giá thành sản xuất, Báo cáo tài chính ................. 198

3

Giới thiệu Công ty Cổ phần SiS Việt Nam Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần SIS Việt Nam Tên Tiếng Anh:SIS Viet Nam Joint Stock Company Tên giao dịch: SIS Việt Nam Trụ sở chính: Số 17/183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: +84-4-35117785 Fax: +84-4-35117787 E-mail: [email protected] Website: www.sisvn.com và www.phanmemketoan.net Chi nhánh HCM: A917 CCHAGL, 357 Lê Văn Lương, Q7, HCM Điện thoại: +84-8-22230345 Fax: +84-8-22230456 Sản ph�m và dịch vụ chính của SiS Việt Nam

• Phần mềm Kế toán dành cho doanh nghiệp Nhỏ và Vừa SAS INNOVA 6.8

• Phần mềm Kế toán Quản trị Doanh nghiệp dành cho doanh nghiệp Vừa và

Lớn SAS ERP 6.8

• Phần mềm Quản trị Tổng thể Doanh nghiệp SIS ERP 6.0 .NET

• Tư vấn kế toán, thuế

Đối tượng đọc tài liệu

• Kế toán các doanh nghiệp

• Kế toán trưởng doanh nghiệp

• Giám đốc tài chính

• Giám đốc các doanh nghiệp

• Các đối tượng có liên quan

Nhóm tác giả biên soạn

• Thạc sỹ Lương Xuân Vinh, CEO, SIS Việt Nam • Kỹ sư Phạm Trọng Chiều, SIS-TECH Manager, SiS Việt Nam • Cử nhân Vũ Thị Dung, SAS INNOVA Consultancy Manager, SiS Việt Nam • Cử nhân Đỗ Thị Thu Hương, SAS INNOVA Consultancy Deputy Manager,

SIS Việt Nam

4

Thư ngỏ Các bạn kế toán thân mến, kế toán là một môn khoa học và không thể thiếu trong

nền Kinh tế đang phát triển hiện nay của Việt Nam. Doanh nghiệp nào cũng phải làm công tác kế toán dù là nhỏ nhất. Hiện cả Nước đã có trên 350.000 doanh nghiệp và sẽ tăng lên con số 1 triệu doanh nghiệp trong vòng 5-10 năm tới.

Các kiến thức về kế toán cơ bản cũng như nâng cao đều rất quan trọng để các bạn hiểu được các khái niệm về kế toán. Tất cả các kiến thức đó cần được bổ sung thêm một kỹ năng sử dụng và khai thác phần mềm kế toán. Lý do rất đơn giản là hầu hết các doanh nghiệp đều đã trang bị máy tính và có đến trên 80% các doanh nghiệp đã trang bị internet. Xu hướng cũng như thực tiễn là phần lớn các doanh nghiệp sẽ không thực hiện công tác kế toán bằng thủ công hay excel nữa mà sẽ thực hiện công tác kế toán trên phần mềm. Có như vậy công tác kế toán mới đáp ứng kịp nhu cầu của Ban Giám đốc doanh nghiệp cũng như các Phòng ban khác.

Kiến thức kế toán căn bản kết hợp với kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm kế toán sẽ giúp các bạn có đủ tự tin để làm nghề kế toán một cách vững vàng và chuyên nghiệp. Dần dần, phần mềm kế toán sẽ là một phần không thể thiếu trong quá trình học và làm kế toán, bởi lẽ kiến thức kế toán sẽ gắn liền với việc vận dụng trên môi trường và công cụ thực hiện như thế nào, nếu không dù hiểu về kế toán nhưng cũng không thể vận dụng được hoặc mất quá nhiều thời gian và không hiệu quả.

Với kinh nghiệm thực tế triển khai và đưa vào khai thác tại gần 2.000 doanh nghiệp trên cả Nước, Công ty Cổ phần SiS Việt Nam đã giải quyết được rất nhiều bài toán kế toán hóc búa và mang lại hiệu quả cao cho rất nhiều doanh nghiệp. Một mặt, qua khảo sát và phân tích thực tế, chúng tôi nhận thấy phần lớn các doanh nghiệp đều chưa chú trọng đến qui trình vận hành kế toán, các chuNn thông tin, các qui định và nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mà chủ yếu chú trọng công tác làm báo cáo đầu ra. Đây chính là điểm mấu chốt cần tháo gỡ để vận hành công tác kế toán được nhanh chóng và hiệu quả nhất. Các doanh nghiệp muốn công tác kế toán tốt, cần qui trình hóa và chuNn hóa thông tin kế toán, các qui định cần thống nhất và đào tạo bài bản cho cán bộ kế toán. Và đặc biệt cần đưa các qui trình kế toán này vào phần mềm để tự động hóa nhiều khâu thực hiện kế toán nhằm giảm sai sót và có tính hướng dẫn cho từng người làm kế toán.

Bên cạnh đó, để phản ánh nghiệp vụ kế toán chính xác, người làm kế toán cần đọc và tìm hiểu thêm các kiến thức về quản trị kinh doanh, bản chất vận hành của đồng tiền, hàng hóa và các kiến thức có liên quan đến ngành đặc thù của doanh nghiệp mà sau này mình sẽ tham gia làm kế toán tại đó.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về công tác kế toán. Bên cạnh đó, kế toán là một trong những nghề tương đối đa dạng để có thể khai thác, các bạn có thể làm kế toán cho một doanh nghiệp, có thể tham gia làm kiểm toán, tư vấn kế toán, kiểm định và định giá. Đặc biệt, hiện nay trên Thế Giới cũng như tại các Thành phố lớn tại Việt Nam đã có trào lưu làm thuê kế toán (Outsourcing) hay Đại lý thuế, như vậy các bạn có thể trở thành những chuyên gia về kế toán và làm thuê kế toán cho nhiều doanh nghiệp một lúc hoặc là các Đại lý thuế. Các công việc này rất thú vị mang lại nhiều tiền bạc, chủ động và tự do, các bạn có thể ngồi một chỗ làm việc cho nhiều doanh nghiệp tại Việt nam hoặc thậm chí các doanh nghiệp đặt ở Nước ngoài thông qua mạng Internet.

Chúc các bạn sẽ yêu thích môn kế toán máy và đặc biệt Phần mềm Kế toán Quản trị SAS INNOVA 6.8 của chúng tôi. Hy vọng sẽ gặp lại các bạn tại một doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 hoặc các bạn có thể trở thành đồng nghiệp của chúng tôi trong tương lai.

Thân chào, Thay mặt Công ty

Thạc sỹ Lương Xuân Vinh CEO, SIS Việt Nam

5

Phần I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SAS INNOVA 6.8

1. SAS INNOVA và những phiên bản

Trải qua thời gian phát triển 8 năm đến năm 2009 công ty phần mềm SIS Việt Nam

không ngừng nâng cấp và phát triển các dòng sản phNm của mình thể hiện qua các

phiên bản với các mốc thời gian như sau:

� SAS 1.0: 10-2001

� SAS 2.0: 03-2002

� SAS 2.1: 06-2002

� SAS 2.2: 10-2002

� SAS 2.3: 03-2003

� SAS 3.0: 01-2004

� SAS 5.0: 05-2005

� SAS INNOVA 5.5: 09-2006

� SAS INNOVA 6.0: 07-2007

� SAS INNOVA 6.8: 10-2007

� SAS INNOVA 6.8.1: 10-2008

� SAS INNOVA 6.8.2: 05-2009

2. Mục tiêu chính của SAS INNOVA

� Giải thoát doanh nghiệp/chủ doanh nghiệp khỏi nỗi lo thường trực về các thông tin,

báo cáo kế toán, quyết toán, thuế, lãi/lỗ.

� Trút bớt gánh nặng về quản lý điều hành các hoạt động tài chính, kế toán.

� Quản lý kho, bán hàng, mua hàng, công nợ trở nên đơn giản, dễ kiểm soát.

� Giải phóng bức xúc thường xuyên phải đau đầu với các thay đổi về chính sách, chế

độ kế toán, Báo cáo tài chính, Báo cáo thuế của Nhà Nước.

Phiên bản SAS INNOVA 6.8 được thiết kế và lập trình theo quy định mới nhất hiện nay

của Bộ Tài Chính như QĐ48, QĐ15 v/v ban hành Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và

vừa; các Thông tư 60/2007/TT-BTC ra ngày 14 tháng 06 năm 2007 hướng dẫn thi hành

một số Luật quản lý thuế; Thông tư 32/2007/ TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số

158/2003/NĐ-CP ngày 10/12/2003, Nghị định số 148/2004/NĐ-CP ngày 23/7/2004 và

Nghị định số 156/2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết thi

hành Luật thuế giá trị gia tăng và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế giá trị

gia tăng… . Với sản phNm này, người sử dụng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào phát

sinh, phần mềm sẽ tự động tính toán và đưa ra các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo

thuế, thông tin về phân tích tài chính, thông tin quản trị sản xuất kinh doanh.

6

3. Những tính năng nổi bật của SAS INNOVA 6.8

Chương trình được thiết kế mở khả năng đáp ứng được nhu cầu hiện tại và tương lai

của doanh nghiệp.

� Định khoản tự động

� Tích hợp mã vạch hai chiều theo quy định của Tổng Cục thuế.

� Tự động kiểm tra Mã số thuế (MST) hợp lệ của các hóa đơn và khách hàng

� Tích hợp chương trình hướng dẫn sử dụng trực quan bằng hình ảnh và lời nói.

� Thiết kế phục vụ kế toán quản trị, cho phép phân tích thông tin từ tổng hợp đến chi

tiết và ngược lại, hỗ trợ công tác điều hành và ra quyết định tức thời.

� Quản lý số liệu theo nhiều đơn vị, nhiều xí nghiệp thành viên, nhiều mảng hoạt

động.

� Quản lý số liệu theo nhiều năm làm việc, cho phép xem số liệu liên năm (đặc biệt

trong các công trình xây dựng và các dây chuyền sản xuất).

� Theo dõi nhiều đơn vị tính của hàng hoá vật tư, cho phép tự động qui đổi đơn vị

tính.

� Thêm nhiều trường tự do để người dùng tự định nghĩa. Khi có thay đổi về các qui

định, quyết định của Bộ Tài Chính hoặc thay đổi trong quản lý, khách hàng có thể tự

định nghĩa mà không cần Nhà sản xuất phải chỉnh sửa (giảm chi phí đáng kể về đầu

tư cho Doanh nghiệp).

� Bổ xung thêm trạng thái của chứng từ nhằm mềm dẻo quá trình quản lý, giảm các

khâu công việc chồng chéo, theo dõi được tình trạng xử lý của công việc, phản ánh

chính xác tình trạng của công việc.

� Phân quyền chương trình đến từng chức năng, từng thao tác của người sử dụng.

� Hoàn thiện việc theo dõi dấu vết của người sử dụng, làm rõ trách nhiệm trong công

việc, chuyên nghiệp hoá trong các khâu xử lý chứng từ.

� Tính giá vốn tức thời của từng hàng hoá, vật tư.

� Cho phép khấu trừ lùi thuế, tiện ích cho người sử dụng có thể tính thuế xuôi hoặc

ngược.

� Cho phép quản lý theo lô hàng

� Có thể zoom màn hình làm việc với các chứng từ to nhỏ tuỳ ý

� Tính quản trị ngược: cho phép truy xuất ngược dữ liệu từ tổng hợp đến chi tiết, từ

chi tiết xem và sửa chứng từ

� Tính quản trị xuôi: cho phép xem báo cáo ngay khi đang lập chứng từ

� Định khoản chênh lệch tỷ giá tự động

� Tham số hoá chương trình, cho phép khai báo các thông số của hệ thống một cách

mềm dẻo: các hình thức ghi sổ, khai báo tính giá thành, phương pháp tính giá vốn,

các đồng tiền sử dụng trong hệ thống, v.v.

7

� Khả năng ứng dụng cho nhiều hình thức kế toán khác nhau: nhật ký chung, nhật ký

chứng từ, chứng từ ghi sổ và nhật ký sổ cái.

� Nhiều phương pháp tính giá: TB di động, TB tháng, NTXT, Giá đích danh. Có thể

khai báo tính giá vốn đến từng hàng hoá, vật tư.

� Quản lý được nhiều loại tiền tệ với tỷ giá thay đổi hàng ngày: VND, USD, EURO,

NDT,..

� Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, có hướng dẫn sử dụng chi tiết.

� Khả năng sử dụng hai ngôn ngữ Anh-Việt song song

� Hệ thống từ điển chung thống nhất cho toàn hệ thống: danh mục đối tượng, danh

mục tài khoản, danh mục hàng hoá, vật tư, ...

� Báo cáo bán hàng theo từng loại tiền tệ.

4. Các phân hệ chính của SAS INNOVA 6.8

4.1 Vốn bằng tiền

� Quản lý, lưu trữ chứng từ tiền mặt, ngân hàng.

� Truy xuất ngân quỹ tiền mặt, ngân hàng tức thời,

� Quản lý phát sinh ngoại tệ, tỷ giá ngoại tệ từng ngày.

� Cho phép theo dõi thanh toán tiền theo từng hoá đơn.

4.2 Kế toán mua hàng � Theo dõi tình hình mua hàng: số lượng, giá trị hàng hoá nhập, tồn kho. Theo dõi

thanh toán, công nợ với nhà cung cấp. Theo dõi hàng nhập khNu, chi phí mua hàng.

� Theo dõi công nợ phải trả đến từng khách hàng, nhà cung cấp, từng lần phát sinh

giao dịch, hạn thanh toán. Theo dõi thanh toán bù trừ công nợ cho khách hàng, nhà

cung cấp. Theo dõi chi tiết tạm ứng..

4.3 Kế toán bán hàng � Theo dõi tình hình bán hàng: số lượng, giá trị hàng hoá tồn kho và bán hàng. Đánh

giá lãi/lỗ theo sản phNm, hàng hoá, vật tư. Theo dõi thanh toán công nợ của từng

khách hàng.

� Theo dõi công nợ phải thu chi tiết từng khách hàng, theo từng lần phát sinh giao

dịch, theo dõi hạn thanh toán, bù trừ công nợ…

4.4 Kế toán vật tư hàng hóa � Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn hàng hoá, vật tư thành phNm. Có nhiều phương

pháp tính giá vốn hàng hàng tồn kho như: NTXT, TB Tháng, TB di động, Giá đích

danh. Có thể áp dụng phương pháp tính giá vốn đến từng hàng hoá, vật tư.

4.5 Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ � Quản lý chi tiết từng tài sản, công cụ theo bộ phận sử dụng, theo nguồn hình thành

tài sản, theo mục đích sử dụng, đặc biệt tự động tính khấu hao và định khoản chi phí

khấu hao tài sản cố định.

8

� Quản lý công cụ dụng cụ được khai báo trích phân bổ vào chi phí cho các kỳ

4.6 Kế toán chi phí, tính giá thành sản ph�m � Theo dõi chi phí, tập hợp chi phí đến từng sản phNm, phân tích chi phí theo khoản

mục, yếu tố,... tự động phân bổ, kết chuyển chi phí và tính giá thành sản phNm. Khả

năng tính giá thành cho từng công đoạn cũng như sản phNm cuối cùng. Phương pháp

áp dụng: hệ số, định mức, số phát sinh và giá thành phân bước.

4.7 Kế toán thuế � Tờ khai thuế GTGT, bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra, các khoản thuế

phải nộp Nhà nước được cập nhật theo mẫu biểu mới nhất. Báo cáo thuế tích hợp

mã vạch hai chiều theo quy định Tổng Cục thuế.

4.8 Báo cáo, kế toán tài chính tổng hợp

� Tự động kết sinh các báo cáo, sổ kế toán theo qui định mới nhất của Bộ Tài Chính

(khoảng 500 báo cáo các loại đã được thiết kế sẵn và dễ dàng sửa đổi). Tạo báo cáo

động, truy vấn báo cáo động theo các tiêu chí quản lý. Cho phép tổng hợp số liệu kế

toán ở mức từng công ty, từng mảng hoạt động. Cho phép tổng hợp từ các công ty

thành viên, từ các chi nhánh, các mảng hoạt động.

9

5. Các phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ giữa các phân hệ của SAS INNOVA 6.8

5.1 Phân hệ nghiệp vụ: SAS INNOVA 6.8 có các phân hệ nghiệp vụ sau

Phân hệ nghiệp vụ Phân hệ SAS INNOVA 6.8

Khai báo tham số hệ thống Hệ thống Kế toán tổng hợp Tổng hợp Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Vốn bằng bằng tiền Kế toán công nợ phải thu Bán hàng Kế toán công nợ phải trả Mua hàng Kế toán hàng tồn kho Vật tư hàng hóa Kế toán chi phí và giá thành Giá thành Kế toán tài sản cố định, CCDC Tài sản, CCDC Báo cáo thuế Báo cáo thuế Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính

5.2 Mối liên hệ giữa các phân hệ trong SAS INNOVA 6.8

10

6. Các chứng từ, báo cáo chính của SAS INNOVA 6.8

Các phân hệ của SAS INNOVA 6.8 được hình thành dựa theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo cách như sau: Chứng từ gốc � Nhập vào chương trình � Các báo cáo phục vụ quản lý. Từ đó người sử dụng có thể tra cứu nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương ứng với chức năng của mỗi phân hệ.

Phân hệ Chứng từ Báo cáo, sổ sách

Vốn bằng tiền

- Phiếu thu - Phiếu chi - Chứng từ thu chi ngoại tệ - Chứng từ ngân hàng

- Sổ quỹ - Sổ chi tiết tiền mặt tiền gửi NH - Các nhật ký, bảng kê…

Bán hàng

- Hoá đơn bán hàng - Hóa đơn bán dịch vụ - Hàng bán bị trả lại - Bút toán bù trừ công nợ người mua

- Sổ chi tiết, tổng hợp công nợ phải thu - Bảng cân đối phát sinh công nợ các khoản phải thu...

Mua hàng

- Hoá đơn mua - Nhập khNu - Hóa đơn mua dịch vụ - Hàng xuất trả lại nhà cung cấp - Phiếu nhập chi phí - Bút toán bù trừ công nợ người mua

- Sổ chi tiết, tổng hợp công nợ phải trả nhà cung cấp - Bảng cân đối phát sinh công nợ các khoản phải trả,...

Vật tư hàng hóa

- Xuất kho - Nhập kho - Phiếu xuất điều chuyển

- Thẻ kho - Bảng kê nhập xuất kho,... - Báo cáo tổng hợp NXT,...

TSCĐ, CCDC

- Khai báo tài sản - Khai báo tăng, giảm TSCĐ, CCDC - Tính khấu hao TSCĐ, tính phân bổ CCDC - Phân bố khấu hao - Điều chỉnh khấu hao

- Báo cáo chi tiết TSCĐ - Báo cáo tăng giảm TSCĐ - Bảng phân bổ khấu hao - Bảng tính khấu hao,... - Báo cáo chi tiết CCDC,...

Giá thành

- Xây dựng các mã vụ việc, mã khoản mục và nhập định mức, hệ số cho tính giá thành quản trị - Xuất nhập kho vật tư, thành phNm - Tập hợp, phân bổ, kết chuyển CP - Tính giá thành sản phNm

- Báo cáo theo vụ việc - Bảng tập hợp giá thành cho từng sản phNm - Các báo cáo về giá thành,... - Thẻ giá thành

Tổng hợp - Phiếu kế toán - Các bút toán khác, phân bổ, kết chuyển.. để tạo ra báo cáo

Các hình thức ghi sổ: nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ

7. Lựa chọn phương án tổ chức thông tin

7.1 Lựa chọn tương ứng với các danh mục

Việc tổ chức thông tin có nhiều phương án khác nhau. Ví dụ, để theo dõi chi phí và doanh thu của công trình ta có thể đưa công trình vào tiểu khoản hoặc đưa theo dõi công trình thông qua trường vụ việc.

Dưới đây sẽ trình bày các phương án tổ chức thông tin khác nhau trong SAS INNOVA 6.8. Trên cơ sở các phương án này, ta sẽ lựa chọn xem danh mục nào để quản lý đối tượng nào cho phù hợp:

11

Đối tượng thông tin cần quản lý

Phương án quản lý trong SAS INNOVA 6.8

Ghi chú

Tài khoản sổ cái Danh mục tài khoản

Khoản mục phí Danh mục tài khoản, tiểu khoản Danh mục từ điển tự do

Khai báo bút toán mặc định cho nghiệp vụ hạch toán

Danh mục Nghiệp vụ hạch toán

Vi dụ: định khoản sẵn cho một nghiệp vụ “ thu lãi tiền gửi Ngân hàng” Nợ TK 112/Có 515”

Khách hàng Danh mục khách hàng

Phân loại khách hàng Danh mục phân loại khách hàng

Ví dụ: Phân theo địa lý, đại lý/khách lẻ.

Đối tượng công nợ phải thu Danh mục khách hàng Đối tượng phải thu nội bộ Danh mục khách hàng Đối tượng công nợ tạm ứng Danh mục khách hàng

Nhà cung cấp Danh mục nhà cung cấp Danh mục nhà cung cấp và danh mục khách hàng là 1.

Phân loại nhà cung cấp Danh mục phân loại nhà cung cấp

Ví dụ: Phân theo nước, bán buôn/bán lẻ.

Đối tượng công nợ phải trả Danh mục khách hàng Đối tượng phải trả nội bộ Danh mục khách hàng

Tài khoản ngân hàng Danh mục tài khoản ngân hàng

Dùng để cung cấp các thông tin cần thiết khi in ủy nhiệm chi từ chương trình

Vật tư, CCDC, hàng hoá, thành phNm

Danh mục vật tư, hàng hoá

Phân loại vật tư, hàng hoá Danh mục phân loại vật tư, hàng hoá

Kho hàng Danh mục kho hàng Danh mục thuế suất Danh mục thuế suất Bộ phận kinh doanh, nhân viên kinh doanh

Danh mục bộ phận, nhân viên kinh doanh

Danh mục giá bán Danh mục giá bán Danh mục giá xuất kho theo giá hạch toán

Danh mục giá xuất kho theo giá hạch toán

Hạng mục công trình xây dựng

Danh mục vụ việc

Công trình, dự án Danh mục phân loại vụ việc Đề án, dự án, vụ việc Danh mục vụ việc Đơn hàng gia công, sửa chữa, lắp ráp cần phải theo dõi tính giá thành


Phân loại công trình, đề án, dự án

Danh mục phân loại vụ việc

Sản phNm: tập hợp chi phí và tính giá thành


Sử dụng trong trường hợp phải tính giá thành sản phNm và số lượng sản phNm nhiều và hay thay đổi.

Danh mục tài khoản, tiểu khoản

Sử dụng trong trường hợp chỉ tập hợp chi phí mà không tính giá thành sản phNm và số lượng sản phNm không quá nhiều và

12

ít thay đổi.

Hợp đồng (mua/bán) Danh mục từ điển tự do Danh mục vụ việc

Đối với các doanh nghiệp xây lắp, sản xuất trong trường hợp đã sử dụng trường vụ việc vào việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phNm. Trong trường hợp danh mục từ điển tự do đã dùng vào việc khác. Đối với các doanh nghiệp dịch vụ hoặc thương mại. Đối với các đơn vị sản xuất có số lượng sản phNm không nhiều và dùng các tiểu khoản để tập hợp chi phí và tính giá thành cho các thành phNm.

TSCĐ Danh mục tài sản cố định Phân loại TSCĐ Danh mục phân loại TSCĐ Nguồn vốn hình thành TSCĐ

Danh mục nguồn vốn TSCĐ

Lý do tăng giảm TSCĐ Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ

Bộ phận sử dụng TSCĐ Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ

CCDC theo dõi việc phân bổ vào chi phí

Danh mục CCDC

Các loại tiền ngoại tệ Danh mục tiền tệ Tỷ giá quy đổi ngoại tệ Danh mục tỷ giá

Nhân viên Danh mục từ điển tự do

Trong trường hợp theo dõi các phát sinh chi phí hoặc thu tiền liên quan đến từng nhân viên.

Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh cần theo dõi hạch toán chi phí và doanh thu hoặc công nợ

Danh mục tài khoản, tiểu khoản

Danh mục từ điển tự do Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh cần theo dõi để lên được các báo cáo kế toán như 1 đơn vị độc lập

Danh mục đơn vị cơ sở

7.2 Tổ chức thông tin để quản lý các đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty

Trong phần này sẽ trình bày về phương án tổ chức thông tin để quản lý trong trường hợp công ty có nhiều đơn vị thành viên (chi nhánh, công ty con) nằm ở các vị trí địa lý khác nhau và số liệu được nhập tại các đơn vị thành viên rồi sau đó được chuyển về văn phòng công ty.

Phương án 1, tại văn phòng công ty mỗi đơn vị thành viên sẽ có một cơ sở dữ liệu riêng và có 1 cở sở dữ liệu chung lưu trữ số liệu của toàn công ty. Khi số liệu của đơn vị thành viên gửi về thì sẽ import vào cơ sở dữ liệu của đơn vị thành viên và vào cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty.

13

Phương án 2, tại văn phòng công ty chỉ có 1 cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty và khi số liệu gửi về thì import vào cơ sở dữ liệu chung.

Cả 2 phương án đều cho phép xem số liệu của từng đơn vị thành viên và của toàn công ty. Phương án 1 sẽ tiện lợi và nhanh hơn khi xem số liệu của từng đơn vị thành viên.

8. Chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong SAS INNOVA 6.8

8.1 Quy định về cập nhật chứng từ trùng, liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Trường hợp có chứng từ trùng, liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, chỉ cập nhật một trong hai chứng từ phát sinh. Việc lựa chọn chứng từ để cập nhật vào máy thực hiện theo trình tự ưu tiên sau: � Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ � Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền ngân hàng � Giấy báo nợ (chi) qua ngân hàng ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu), trong trường

hợp chuyển tiền giữa hai ngân hàng

8.2 Quy định cập nhật chứng từ trùng liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, bán hàng thanh toán tiền ngay Trường hợp mua hàng, bán hàng thanh toán tiền ngay, chương trình xử lý như sau:

� Khi cập nhật chứng từ Phiếu mua hàng, Hoá đơn bán hàng -> số liệu mới cập nhật vào Sổ kho, chưa cập nhật vào sổ cái

� Sau đó cập nhật vào Phiếu Chi, Thu -> số liệu sẽ được cập nhật vào Sổ cái � Để giải quyết hiệu quả tối ưu vấn đề này, chương trình cho phép tạo phiếu thu, chi

tự động ngay trên chứng từ Bán hàng, Mua hàng. Việc này giảm tải công việc, tiết kiệm thời gian cho kế toán và đảm bảo được tính chính xác của số liệu. (Chi tiết trong phân hệ Mua hàng, Bán hàng)

14

Phần II: PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8.1

Chương 1: KHỞI ĐĐĐĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 6.8.1

1. Cài đặt SAS INNOVA 6.8.1

• Để cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 bạn cần phải có bộ cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 theo các phiên bản của SAS INNOVA 6.8.1. Các bước thao tác cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 được đặt ở chế độ tự động.

• Để có được bộ cài đặt bạn có thể download miễn phí trên www.sisvn.com hoặc www.phanmemketoan.net hoặc liên hệ trực tiếp với Công ty CP SIS Việt Nam để xin đĩa cài demo.

• Yêu cầu cấu hình tối thiểu đối với máy tính cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 o Ram 256 o Pentium III 800 o Ổ cứng: chỗ trống 500 MB o Windows XP, Windows 2000, Windows 2000 Server

2. Khởi động SAS INNOVA 6.8.1

• Khi hoàn thiện cài đặt, trên màn hình máy tính xuất hiện hai biểu tượng của SAS INNOVA 6.8.1

o Biểu tượng của SAS INNOVA

o Biểu tượng của chương trình Hướng dẫn sử dụng trực tiếp SAS INNOVA 6.8.1 bằng hình ảnh và lời nói (Sử dụng bằng cách nháy chuột trực tiếp vào biểu tượng)

• Thao tác mở phần mềm: o Khởi động máy tính o Kích đúp vào biểu tượng SAS INNOVA 6.8.1 o Gõ tên và mật khNu để đăng nhập vào SAS INNOVA 6.8.1. (Mặc định ban đầu

của chương trình khi đăng nhập là Tên SAS hoặc ABC, Mật khNu để trắng)

3. Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.1

Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng. Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Trong chương trình đã cố gắng thống nhất mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Tuy nhiên để hiểu rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng dẫn sử dụng trong từng trường hợp này. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình:

F1 - Trợ giúp F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục) F4 - Thêm một bản ghi mới F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm - Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp - Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật. F6 - Đổi mã F7 - In F8 - Xoá một bản ghi

Sas.ico

15

F10 – Tính Tổng cộng trong báo cáo hoặc sắp xếp các thông tin trên báo cáo. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu. ^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu (Ctrl + F) ^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu.

4. Các công việc chu�n bị

4.1 Lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán

SAS INNOVA 6.8.1 cho phép lựa chọn các hình thức ghi chép sổ sách kế toán sau:

• Sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung

• Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

• Sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chứng từ

Sau khi các chứng từ gốc được cập nhật vào phần mềm, tuỳ theo sự lựa chọn hình thức sổ sách kế toán của người sử dụng, SAS INNOVA 6.8.1 cho phép in ra tất cả các báo biểu theo đúng mẫu và chế độ do BTC Việt Nam ban hành 4.2 Hệ thống, quy trình nghiệp vụ hạch toán nội bộ

Để khai thác tối đa hiệu quả của phần mềm SAS INNOVA 6.8.1, cần xác định rõ yêu cầu quản lý, khả năng đáp ứng yêu cầu của phần mềm kế toán để lập ra quy định hạch toán kế toán nội bộ.

• Xác định rõ yêu cầu quản lý, các báo cáo quản lý

• Xác định rõ tổ chức thông tin, quy trình xử lý số liệu

• Quy định hạch toán cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, phát sinh đặc biệt

• Quy định về quy trình luân chuyển chứng từ

• Quy định về các báo biểu, báo cáo thực hiện theo thông tư quyết định nào

• Phân công công việc cho từng nhân viên kế toán, phù hợp với phần mềm kế toán cần áp dụng

• Xây dựng quy trình nghiệp vụ hạch toán cho từng phát sinh cụ thể

• Lập danh sách người sử dụng và phân quyền chi tiết cho từng người

5. Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.1

Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau:

• Mã phải là duy nhất trong danh mục • Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu • Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống

mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh. • Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng sao cho thật tiện lợi

cho việc xử lý và lên các báo cáo.

Dưới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục:

• Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn. Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC.

• Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ...

• Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu, có thể áp dụng một số phương án khác nhau mà chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3

Duong Hung

Typewriter

Duong Hung

Typewriter

Duong Hung

Typewriter

Duong Hung

Typewriter

16

cấp. Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu bằng HCM...

• Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhập tại các đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên.

• Lưu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại là một phần trong mã của một danh điểm khác (tức là phải số ký tự nếu cùng cấp). Ví dụ không được mã KLABC và KLABC1. Trong trường hợp này phải mã là KLABC1 và KLABC2. Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau.

5.1 Danh mục tài khoản • Chức năng: Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán với hầu hết

các thông tin được phản ánh trên các tài khoản. Việc xây dựng danh mục tài khoản phụ thuộc vào 2 yếu tố sau:

o Yêu cầu quản lý do cơ quan, tổ chức đặt ra o Phương án tổ chức khai thác thông tin của phần mềm kế toán

• Đường dẫn: vào phần Tổng hợp\ Danh mục\ Tài khoản

• Các thông tin về tài khoản: Sử dụng các phím nóng F3, F4, F6, F8... để khai báo hoặc sửa chữa thông tin. Các thông tin cần khai báo bao gồm:

Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:

• Số hiệu tài khoản: Số hiệu tài khoản cần khai báo, chẳng hạn thêm tài khoản tiền VNĐ ngân hàng cấp 2 : Tài khoản 11211

• Tên tài khoản: Tên gọi của tài khoản, ví dụ tên gọi của tài khoản trên là: Tài khoản tiền VNĐ NH ngoại thương VN

• Tên ngắn: Tên tiếng anh của tài khoản, Gõ tên tiếng Anh nếu cần • Mã ngoại tệ: Loại tiền hạch toán

17

• Tài khoản mẹ: Đối với những TK là TK cấp 2 thì mới cần khai báo TK mẹ là TK cấp 1, ví dụ tài khoản mẹ của TK 11211 là 1121

• Tài khoản có theo dõi công nợ hay không: Khai báo “0” là không theo dõi công nợ chi tiết thì TK này sẽ không lên bảng cân đối công nợ hay theo dõi chi tiểt cho từng đối tượng khách hàng; Khai báo “1” là TK theo dõi công nợ phải thu’ Khai báo “2” là TK theo dõi công nợ phải trả.

• Tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái: Các tài khoản sổ cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái.

• Loại tài khoản: Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tài khoản phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán. Loại của các tài khoản được chọn trong danh mục phân loại các tài khoản.

5.2 Danh mục ngoại tệ, tỷ giá • Chức năng: Dùng để khai báo các loại ngoại tệ sử dụng trong quá trình hạch toán.

Tỷ giá: cho phép khai báo các mức tỷ giá theo từng loại ngoại tệ. từng thời gian cụ thể (theo ngày)

• Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Ngoại tệ, Tỷ giá

5.3 Danh mục đơn vị cơ sở • Chức năng: Sử dụng danh mục đơn vị cơ sở trong trường hợp một công ty có nhiều chi

nhánh, kinh doanh nhiều lĩnh vực khác nhau, cần theo dõi hoạt động chứng từ và lên các báo cáo riêng biệt theo từng chi nhánh, từng lĩnh vực hoạt động.

• Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Đơn vị cơ sở

5.4 Danh mục nghiệp vụ hạch toán

• Chức năng: Định nghĩa các nghiệp vụ hạch toán cho các chứng từ bằng các mã hạch toán. Ví dụ xây dựng mã hạch toán cho nghiệp vụ chi lương là Nợ 334 và Có 1111 và khai báo bút toán này phát sinh cho chứng từ nào thì sau này khi chọn mã hạch toán.

• Đường dẫn: Tổng hợp\ Danh mục\ Nghiệp vụ hạch toán. Vào màn hình nhập nghiệp vụ hạch toán nhấn phím F4 thêm mới mã nghiệp vụ:

18

• Mã nghiệp vụ: Khai báo mã

• Tên nghiệp vụ hạch toán: Diễn giải tên nghiệp vụ

• Mã chứng từ: Khi enter qua trường này chương trình sẽ mở ra danh mục các mã chứng từ đã được khai báo ở Phân hệ Hệ thống, gắn mã chứng từ nào vào đây thì khi làm loại chứng từ đấy sẽ đưa lên các danh mục mã hạch toán có gắn mã chứng từ này.

• Tài khoản Nợ và Tài khoản Có: Khai báo cặp bút toán định khoản cho mã hạch toán này

• Tài khoản thuế Nợ và Tk thuế Có: Khai báo cho các nghiệp vụ liên quan đến thuế đầu vào và thuế đầu ra

• Tài khoản thuế nhập kh�u: Khai báo cho bút toán nhập khNu

• Tài khoản chiết khấu: Khai báo cho bút toán bán hàng có chiết khấu

5.5 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

• Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm khách hàng; Phân khách hàng thành các nhóm tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Ví dụ phần danh mục khách hàng theo các nhóm

Các khách hàng có thể chia thành từng nhóm khách. Chương trình phân cấp đến 3 mức

ví dụ:

TËp hîp c¸c kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp, c¸ nh©n

MiÒn b¾c. (Lo¹i nhãm = 1) MiÒn nam (Lo¹i nhãm = 2)

H¶i phßng H¶i d−¬ng Hµ néi

CÊp 1

CÊp 2

CÇu giÊy §.§a Ba ®×nh CÊp 2

C«ng ty S¶n xuÊt

que hµn §¹iT©y D−¬ng

C«ng ty XD & ®Çu t− ph¸t triÓn

HN

XÝ nghiÖp giÊy vµ bao b× hµ néi

§èi t−îng

M�= MB

M�= HN

M�= BD

19

Theo mô hình trên nếu bạn muốn phân cấp quản lý đối tượng theo nhóm thì phải khai báo mã nhóm trước và tên nhóm.

• Đường dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Danh mục phân nhóm khách hàng.

• Các thông tin cập nhật

Kiểu phân nhóm: Chương trình xây dựng có 3 cấp nhóm, đặt các cấp 1,2,3 tương ứng. (Có thể hiểu theo các cấp tăng dần hoặc giảm dần) Mã nhóm khách hàng: Mã hoá nhóm khách hàng. Tuân thủ quy tắc mã hoá thông tin. Tên nhóm khách hàng: Nhập tên nhóm khách hàng Tên 2: Dùng đặt tên viết tắt hoặc tên tiếng Anh, hoặc ký hiệu riêng của nhóm khách hàng. 5.6 Danh mục khách hàng

• Chức năng: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp dùng để quản lý khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (tk 131, 136, 1388, 141, 331, 336 và 3388).

• Đường dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Khách hàng.

• Cập nhật các thông tin:

- Mã khách : Mã khách hàng, mã nhà cung cấp, mã cá nhân - Tên khách hàng : Tên khách hàng, tên nhà cung cấp - Tên 2 : Tên viết tắt, bí danh, .. của khách hàng - Điạ chỉ : Địa chỉ của khách hàng - Đối tác : Tên, địa chỉ của đối tác

20

- Mã số thuế VAT : Nhập vào mã số thuế của đối tượng trên - Tài khoản ngầm định: ta có thể đặt trước tài khoản ngầm định cho khách hàng đó để khi vào các chứng từ của khách hàng đó thì sẽ tự động hạch toán

SAS INNOVA6.8.1 phân cấp các khách hàng có thể đến 3 cấp khác nhau. Nếu bạn đã phân nhóm khách hàng theo hướng dẫn trên thì mục Nhóm khách hàng 1 nhập vào mã nhóm cấp 1 (theo trên bạn nhập MB), Nhóm khách hàng 2 nhập vào mã nhóm cấp 2 (theo trên bạn nhập HN), Nhóm khàch hàng 3 nhập vào mã nhóm thứ 3 (theo trên bạn nhập BD)

Các thông tin dưới đây là các thông tin không bắt buộc, nếu có bạn hãy nhập, còn không có thể bỏ qua: Số điện thoại; Số Fax; Email; Ngân hàng giao dịch; Ghi chú

5.7 Danh mục vụ việc hợp đồng

- Chức năng: Khai báo danh mục vụ việc hợp đồng nhằm mục đích tập hợp chi phí giá thành cho từng vụ việc hợp đồng hoặc quản lý các đối tượng khác. Thiết lập cơ sở ban đầu để tính chi phí giá thành

- Đường dẫn: Giá thành\ Danh mục\Vụ việc, hợp đồng

Các thông tin cập nhật:

- Mã vụ việc : Mã vụ việc, hợp đồng - Tên vụ việc : Đặt tên cho vụ việc, hợp đồng - Tên 2 : Tên viết tắt, ký hiệu riêng hoặc tên tiếng Anh của vụ việc, hợp đồng - Tài khoản : Tên tài khoản theo dõi vụ việc, hợp đồng - Khách hàng : Mã khách hàng liên quan đến vụ việc, hợp đồng - Ngày bắt đầu : Ngày bắt đầu của vụ việc, hợp đồng - Ngày kết thúc: Ngày kết thúc của vụ việc, hợp đồng - Tiền nguyên tệ: Giá trị nguyên tệ ghi trên hợp đồng - Tiền VND : Giá trị VND (quy đổi) ghi trên hợp đồng 5.8 Danh mục kho hàng

• Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục kho hàng trong đơn vị

• Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Danh mục kho:

21


- Mã kho : Khai báo mã kho - Tên kho : Khai báo tên kho - Tên 2 : Tên tiếng Anh, viết tắt hoặc ký hiệu riêng của kho - Kho/đại lý : Khai báo là kho của công ty hay đại lý - Tài khoản hàng tồn kho tại đại lý: Khai báo tài khoản để theo dõi hàng tồn kho tai các đại lý 5.9 Danh mục nhóm hàng hoá vật tư

• Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm hàng hoá, vật tư. Phân loại danh mục hàng hoá, vật tư theo yêu cầu quản lý của đơn vị

• Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Nhóm hàng hoá vật tư:

5.10 Danh mục hàng hoá vật tư

• Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục hàng hoá vật tư. Khai báo theo dõi chi tiết vật tư, hàng hoá, thành phNm.

• Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Hàng hoá vật tư:

22

Các thông tin cập nhật

- Mã vật tư : Trường mã có 16 ký tự, có thể cả bằng chữ và số chú ý tạo mã sao cho khoa học để dễ tra cứu, và phải lường trước được số lượng hàng hoá vật tư phát sinh sau này - Part number : Có thể dùng đối với những đơn vị theo dõi Part number của hàng hoá - Tên vật tư : Khai báo tên vật tư hàng hoá, Tên VT hàng hoá và tên mã VT thường có mối liên hệ với nhau để dễ theo dõi tra cứu - Tên 2 : Tên viết tắt, tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của hàng hoá vật tư - Đơn vị tính : Đơn vị tính của hàng hoá, vật tư - Theo dõi tồn kho: Khai báo có theo dõi tồn kho hay không 0 – Không theo dõi tồn kho, sẽ không lên báo cáo tồn kho 1 – Có theo dõi tồn kho

Cách tính giá tồn kho: Khai báo cách tính giá tồn kho của các hàng hoá, vật tư

+ Tính tồn kho theo phương pháp giá trung bình + Tính tồn kho theo phương pháp giá đích danh + Tính tồn kho theo phương pháp giá nhập trước, xuất trước + Tính tồn kho theo phương pháp trung bình từng lần nhập

Khi khai báo trường này cần chú ý phải xác định trước và thống nhất cách tính giá của hàng hoá, khai báo hàng hoá tính theo giá nào thì vào chương trình phải tính theo giá đó.

- Tk kho : Khai báo tài khoản theo dõi tồn kho của hàng hoá, vật tư (ví dụ Vật tư thì dùng TK 152, Thành phNm 155, Hàng hoá TK156 )

- Tk giá vốn : Khai báo tài khoản để hạnh toán giá vốn xuất cho hàng hoá, vật tư - Tk doanh thu : Khai báo tài khoản doanh thu - Tk hàng bán trả lại : Khai báo tài khoản hàng bán trả lại - Tk sản ph�m dở dang: Khai báo tài khoản sản phNm dở dang, dùng để hạch toán chi phí, giá thành

23

- Nhóm vật tư 1 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ nhất không - Nhóm vật tư 2 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ hai không - Nhóm vật tư 3 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ ba không - Số lượng tồn tối thiểu: Khai báo số lượng tồn tối thiểu của hàng hoá vật tư. - Số lượng tồn tối đa : Khai báo số lượng tồn tối đa của hàng hoá, vật tư

Lưu ý: Trong trường hợp không theo dõi tồn kho thì chương trình không cho khai báo Tk

kho và Tk doanh thu

5.11 Danh mục bộ phận nhân viên bán hàng

• Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục bộ phận, phòng ban từ đó đưa ra được các báo cáo liên quan đến doanh số bán hàng theo nhân viên.

• Đường dẫn: Bán hàng\ Danh mục\ Hợp đồng bộ phận\ Bộ phận, nhân viên

Các thông tin cập nhật - Mã bộ phận : Mã bộ phận, phòng ban - Tên bộ phận : Tên bộ phận, phòng ban - Tên 2 : Tên viết tắt, hoặc tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của bộ phận 5.12 Danh mục giá bán

• Chức năng: Cho phép khai báo giá bán tương ứng của từng hàng hoá vật tư, theo từng mốc thời gian. Danh mục giá bán chỉ dùng để hỗ trợ việc cập nhật giá bán hàng hoá. Người sử dụng có quyền sửa đổi giá bán cho từng hoá đơn.

• Đường dẫn: Bán hàng\ Danh mục\ Giá bán

Các thông tin về danh mục giá bán gồm có:

- Mã vật tư - Ngày bán - Giá bán ngoại tệ - Giá bán theo đồng tiền hạch toán

Lưu ý là trong danh mục chỉ lưu giá bán cuối cùng cho từng mặt hàng.

5.13 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển

Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác cho đúng hoặc cho thống nhất.

Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh điểm có tới 2 mã. Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổi một mã thành mã khác.

Chương trình SAS INNOVA 6.8.1 cho phép đổi và ghép mã các danh điểm. Việc này được thực hiện ở phần cập nhật danh mục từ điển tương ứng thông qua chức năng F6. Khi đổi hoặc ghép mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổi thành mã cần thiết.

5.14 Các thao tác khi cập nhật chứng từ Khi cập nhật một chứng từ việc đầu tiên là xác định loại chứng từ để quyết định chọn phân hệ kế toán cho phù hợp.

24

SAS INNOVA 6.8.1 bố trí màn hình cập nhật chứng từ gồm 4 phần: - Phần 1: Các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số

chứng từ, mã khách hàng... - Phần 2: Danh sách các định khoản, các mặt hàng trong chứng từ đó

- Phần 3: Các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí...

- Phần 4: Các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem, sửa, xoá, mới...

6. Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ

Trong SAS INNOVA 6.8.1, khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau:

- Mới: vào chứng từ mới - Lưu: lưu chứng từ - In ctừ: in chứng từ trên máy. Với bản SAS INNOVA 6.8.1 nếu chọn in chứng từ hiện thời. Nếu muốn in nhiều chứng từ đưa vào chức năng “tìm” ra các chứng từ sau đó mới đặt lệnh in và ở màn hình in chọn ô ‘in tất cả hóa đơn”. - Sửa: sửa chứng từ hiện thời - Xoá: xoá chứng từ hiện thời - Xem: liệt kê các chứng từ đang xử lý để chọn một chứng từ. - Tìm: đưa vào các điều kiện để lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó ra. Có thể xem/sửa/xoá - Copy: khi copy các nội dung của một chứng từ đã có rồi - Quay ra: Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (phải lưu chứng từ hiện thời trước): chuột phải và chọn chứng từ cần chuyển.

Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình cập nhật chứng từ. Người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất cả các xử lý cần thiết. Trong quá trình cập nhật chứng từ có thể dùng con trỏ nháy vào các ô trên hoặc dùng phím nóng ALT+ chữ gạch chân trong ô sáng đó.

6.1 Quy trình vào mới một chứng từ

Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một “Hoá đơn mua hàng”

- Chọn menu cần thiết, ví dụ: " Mua hàng\ Sơ đồ\ Hoá đơn mua hàng" - Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật

chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút <<Mới>>, <<Tìm>> và <<Quay ra>> là hiện còn toàn các trường khác đều mờ. Con trỏ nằm tại nút <<Mới>>.

- Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.

- Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí,...

- Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ.

6.2 Tiện ích khi cập nhật chứng từ Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng SAS INNOVA 6.8.1 cung cấp một loạt các tiện ích sau:

- Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ hiện thời.

- Chọn nút <<Xem>> trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật trong lần cập nhật hiện thời. Sau khi thoát ra khỏi màn hình xem thì bản ghi hiện thời sẽ hiện trên màn hình cập nhật chứng từ.

- Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư,... trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực hiện bằng các cách như sau. Nếu ta không nhớ mã thì ta chỉ việc ấn phím Enter và toàn bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn. Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì

25

ta gõ các ký tự đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào. Trong màn hình danh mục ta có thể tìm một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng / vật tư có chứa.

- Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới,... ngay trong khi cập nhật chứng từ thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục.

- Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>. - Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút

xem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem.

- Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích

chuột phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập (lưu ý phải lưu chứng từ hiện thời lại rồi)

7. Báo cáo trong SAS INNOVA 6.8.1

7.1 Quy trình chung lên báo cáo • Chọn phân hệ kế toán liên quan đến báo cáo cần kết xuất

• Chương trình sẽ hiện thị danh sách các báo cáo liên quan của phân hệ vừa chọn -> chọn báo cáo cần thiết

• Đặt điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Sau khi tính toán xong, chương trình sẽ hiển thị kết quả dưới dạng bảng số liệu. Ta có thể dùng các phím con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết.

• Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như sắp xếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật tư, khách hàng theo các tiêu chí khác nhau,... Để làm việc này ta dùng phím F10 để lựa chọn kiểu xem. Chương trình sẽ hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu xem cần thiết. Ta có thể thay đổi các kiểu xem khác nhau. Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng phím F10 một lần nữa.

• Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì dùng phím F7. Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo vào đầu ra (máy in hay tệp dữ liệu).

• Đặc biệt chương trình cho phép sắp xếp thứ tự các cột báo cáo, thay đổi độ rộng của các cột hoặc dấu các cột số liệu để có thể lên một báo cáo nhanh theo yêu cầu.

7.2 Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo

• Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ rộng của các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đó giống như trong EXCEL thì ta thực hiện các thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau đó ấn F7 để in và chọn chức năng báo cáo nhanh. Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu in giống như ta sắp xếp.

• Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quan bằng cách dùng phím F5.

• Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liên quan bằng cách kích vào nút xem chứng từ gốc.

26

• Khi in báo cáo ta có thể chọn ngôn ngữ in báo cáo: bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh. • Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thông tin về đồng

tiền hạch toán (VNĐ) hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thông tin về tiền nguyên tệ, tỷ giá hạch toán và tiền VNĐ.

Chương 2: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 6.8.1

1. Phân hệ Hệ thống

Chức năng: Các màn hình cập nhật chứng từ là đầu vào chính của toàn bộ hệ thống thông tin kế toán. SAS INNOVA 6.8.1 cho phép khai báo một số thông tin chung về các màn hình cập nhật chứng từ. Việc khai báo này nhằm 2 mục đích:

• Liên kết các thông tin đầu vào thành một hệ thống nhất để tiện cho xử lý số liệu. • Tự động hoá việc cập nhật số liệu.

1.1 Tạo số liệu làm việc

Thiết lập các thông số ban đầu của hệ thống. Chức năng này được thực hiện khi tiến hành cài đặt xong hoặc khi đổ các Update nâng cấp, chỉnh sửa chương trình gốc.

1.2 Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu

Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một số lý do có thể bị sai lệch về chỉ dẫn hoặc có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu.

Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệu chương trình sẽ đưa ra các thông báo như: “Out of Range”, “Index Tag Not Found”, "Not a table/DBF",...

Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ thì lên báo cáo sẽ bị sai.

Trong cả 2 trường hợp trên ta phải thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu.

Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và sẽ không tham gia vào các tính toán. Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý. Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lần nên thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình xoá hẳn các bản ghi bị đánh dấu xoá ra khỏi chương trình.

1.3 Chức năng sao chép vào/ ra số liệu

Việc sao chép số liệu này nhằm mục đích để chuyển số liệu cho người dùng khác, ví dụ từ các đơn vị cấp dưới cho đơn vị cấp trên, từ các cửa hàng về công ty. Sau khi sao chép ra và chuyển cho người dùng khác, ví dụ là đơn vị cấp trên, thì đơn vị cấp trên sẽ thực hiện sao chép (copy) từ đĩa vào chương trình và sẽ có bộ số liệu giống như ở bản gốc.

Ta cũng có thể dùng chức năng sao chép để lưu giữ số liệu.

1.4 Chức năng lưu trữ (Back up) số liệu

Việc sao chép và lưu trữ số liệu cũng như chương trình là rất quan trọng. Mặc dù rất ít khi xảy ra nhưng vẫn có thể vào một ngày nào đó, vì lý do hỏng đĩa cứng, virus, xoá nhầm nên số liệu hoặc chương trình có thể bị hỏng.

Để khắc phục hiểm hoạ này ta phải thực hiện lưu và cất giữ chương trình cũng như số liệu đã được cập nhật hàng ngày.

Chương trình cho phép tự động lưu số liệu vào một ngày cố định trong tuần theo ngày ta khai báo ở phần khai báo tham số hệ thống. Đúng ngày khai báo này mỗi lần thoát ra khỏi chương trình, nếu ta chưa lưu số liệu và người sử dụng có thNm quyền lưu giữ số liệu thì chương trình sẽ hỏi là có lưu số liệu không. Nếu trả lời là có thì chương trình sẽ thực hiện lưu số liệu.

Mỗi lần lưu thì chương trình sẽ lưu toàn bộ số liệu trong năm và lưu ra một tệp riêng. Tuy nhiên sau một số lần lưu nhất định được khai báo trong phần khai báo tham số hệ thống, chương trình sẽ ghi đè số liệu mới nhất lên số liệu cũ nhất.

27

Ngoài việc lưu định kỳ tự động hàng tuần, khi cần thiết ta có thể lưu khi chạy chức năng lưu trữ số liệu.

Số liệu lưu trữ để được cất trong thư mục Backup.

Ngoài biện pháp lưu giữ số liệu như trên ta còn có thể thực hiện lưu giữ bằng một số công cụ khác như NC (Norton Commnader), Windows Explorer,...

1.5 Quản trị người sử dụng

SAS INNOVA 6.8.1 cho phép quản lý quyền truy nhập các chức năng theo từng người sử dụng. Khả năng này đảm bảo cho việc bảo mật và an toàn số liệu kế toán.

Muốn truy nhập vào phần quản trị sử dụng ta phải nhập mật khNu của người sử dụng hiện thời.

Phần khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy nhập có các chức năng sau:

• Thêm người sử dụng (Là thêm mới người sử dụng).

• Sửa đổi người sử dụng (Sửa thông tin người sử dụng đã khai báo)

• Xoá người sử dụng (Là xoá hẳn 1 người sử dụng đã khai báo)

• Phân quyền (Người quản lý gắn quyền sử dụng từng phần hành cho người thừa hưởng).

• Chi tiết (phân quyền cho người sử dụng tới từng chứng từ).

Khi khai báo người sử dụng ta phải cập nhật các thông tin sau:

• Tên: Tên được nhập vào khi vào chương trình (viết không dấu)

• Tên đầy đủ: Tên đầy đủ của người sử dụng.

• Mật khNu: Mật khNu truy nhập khi sử dụng chương trình.

• Nếu là người quản lý tích vào là người quản lý; nếu là người thừa hưởng ta không tích vào ô là người quản lý mà chọn người thừa hưởng ở ô thừa hưởng.

• Người quản lý có toàn quyền truy nhập các chức năng và được quyền thêm và phân quyền cho các người sử dụng khác. Người thừa hưởng chỉ được sửa đổi các thông tin như tên đầy đủ, đổi mật khNu truy nhập chương trình, và sử dụng các chức năng được phân.

28

Đối với việc thêm, xoá hoặc phân quyền cho người sử dụng thì chỉ có người sử dụng là người quản lý thì mới thực hiện được các chức năng này.

Khi phân quyền thì chương trình sẽ hiện lên 2 danh sách các chức năng: các chức năng được sử dụng và các chức năng không được sử dụng.

Muốn thêm các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng cần thiết trong danh sách các chức năng không được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng được đánh dấu sang danh sách các chức năng được sử dụng ( Bằng cách thêm quyền hoặc thêm tất).

Ngược lại, muốn bớt các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng này trong danh sách các chức năng được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng được đánh dấu sang danh sách các chức năng không được sử dụng (Bằng cách xoá quyền, hoặc xoá tất).

Muốn phân quyền chi tiết cho từng người có quyền thêm mới một chứng từ, sửa, xoá một chứng từ ta chọn người cần phân quyền, sau đó chọn chức năng (chi tiết), người sử dụng được sử dụng chức năng nào thì tích vào chức năng đó.

29

1.6 Khai báo các tham số tuỳ chọn 1.6.1 Chức năng

SAS INNOVA 6.8.1 cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể.

Người sử dụng có thể khai báo các tham số tuỳ chọn đặc thù cho doanh nghiệp như:

- Mã số thuế của doanh nghiệp

- Mã đồng tiền hạch toán,...

1.6.2 Mô tả các tham số hệ thống


Trong phân hệ Hệ thống có thể khai báo các tham số tuỳ chọn mô tả trong bảng dưới đây.

Trong đó:

Tham số Giải thích Các tuỳ chọn / Ví dụ

Mã số thuế của doanh nghiệp

Mã số thuế của DN 0100727825-1

Số quyết định về chế độ kế toán của Bộ tài chính

Số quyết định này sẽ được in trên góc các báo cáo tài chính

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

The number of dicision about set of accounting regulations

Số quyết định này sẽ được in trên các báo cáo tài chính in bằng tiếng Anh

According to Dicision No. 15/2006/QĐ-BTC

Ngày quyết định về chế độ kế toán của Bộ tài chính

Ngày quyết định này sẽ được in trên các báo cáo tài chính

Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính

The date of dicision about set of accounting regulations

Ngày quyết định này sẽ được in trên các báo cáo tài chính in bằng tiếng Anh

dated 20 March 2006 of the Ministry of Finance

Họ và tên của kế toán trưởng

Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo kế toán

Nguyễn Thị Duyên

Chief accountant name Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo kế toán in bằng tiếng Anh

Nguyen Thi Duyen

Họ và tên của giám đốc Họ và tên sẽ được in trên các Lương Xuân Vinh

30

báo cáo kế toán Director's name Họ và tên sẽ được in trên các

báo cáo kế toán in bằng tiếng Anh

Luong Xuan Vinh

Mã đồng tiền hạch toán VND Ngôn ngữ ngầm định của báo cáo (1-Việt, 2-Anh)

1, 2

Báo cáo ngầm định là VNĐ hay ngoại tệ (1-VNĐ, 2-Ngoại tệ)

1, 2

Dấu phân cách hàng nghìn khi viết các số

".", ",", " "

Dấu phân cách số thập phân khi viết các số

".", ","

Khuôn dạng của trường tiền

Khuôn dạng khi nhập và xem báo cáo

999 999 999 999 999

Khuôn dạng của trường ngoại tệ


9 999 999 999 999 999.99

Khuôn dạng của trường tỷ giá


9 999 999.99

Khuôn dạng của trường số lượng

999 999 999.999

Khuôn dạng của trường giá

9 999 999 999.99

Khuôn dạng của trường giá ngoại tệ

9 999 999 999.9999

Phông chữ khi lên báo cáo

.VnTime

Phông chữ tiêu đề của báo cáo

.VnHelvellnsH, 16, 0

Phông chữ của báo cáo ở phần chữ ký

.VnArialH, 8, 0

Số tệp hàng tuần được lưu giữ

Ví dụ khai báo là 50 thì số mỗi lần lưu số liệu thì chương trình sẽ lưu ra một tệp riêng, đến lần lưu thứ 51 (mới nhất) thì sẽ ghi đè lên lần lưu thứ nhất (cũ nhất)

50

Thư mục copy vào/ra số liệu

..\Copy\

Dấu phân cách giữa tài khoản và tiểu khoản

.

Danh sách các đầu tài khoản không có số dư

Khai báo này giúp cho chương trình nhận biết khi cập nhật các số dư đầu kỳ

5, 6, 7, 8, 9

Danh sách các tài khoản công nợ

Dùng để kiểm tra việc khai báo tài khoản công nợ khi khai báo danh mục tài khoản

131, 136, 1388, 141, 331, 336, 3388

Tài khoản xác định kết quả sản xuất kinh doanh

Dùng khi lên báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh

911

Danh sách các tài khoản khử trùng trong mua bán hàng hoá, vật tư

111, 112

Cách tính giá trung bình: 1 - Giá chung, 2 - Giá cho

1, 2

31

từng kho Cách tính giá NTXT: 1 - Đúng theo ngày, 2 - Đúng theo tháng

1

Phương pháp tính KH TSCĐ: 1 - theo tháng, 2 - theo tỷ lệ

1, 2

Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: 1 - theo nguyên giá, 2 - theo giá trị còn lại

1, 2

Phần trăm thuế suất của HD khấu trừ trực tiếp

Nếu tiền hàng bao gồm cả tiền thuế (thuế trực tiếp) để tách thuế chọn mã 3 - thuế khấu trừ lùi

3

Cập nhật trường b.phận của v.vụ bán hàng ( 0 – không, 1- có)

Khi trên HD bán hàng muốn gắn hay không gắn mã nhân viên, bộ phận bán hàng

0, 1

Đơn vị ngầm định Khi khai báo mã đơn vị ngầm định sẽ lên cho tất cả các chứng từ mặc định mã đơn vị này

Cty

Số dòng trong phiếu Để khi in chứng từ mặc định mẫu in ra có bao nhiều dòng

10

1.6.3 Một số hiện tượng của chương trình do việc khai báo trong tham số hệ thống

• Mã số của doanh nghiệp: khi vào tờ khai thuế lên sai mã số thuế của doanh nghiệp là do chưa được khai báo trong hệ thống.

• Khai báo Cập nhật trường b.phận của v.vụ bán hàng: là mã 0 – không sử dụng trường

• Mã BPKD nên khi khai báo chứng từ không nhập được mã BPKD

• Hiện tượng khuôn dạng của trường tiền khai báo ít hơn hoặc lớn hơn rất nhiều lần với phát sinh: xem báo cáo về số lượng hoặc giá trị không hiện lên mà thay vào đó là các “dấu hoa thị” như sau

32

Cách thức khắc phục vào Hệ thống/ Tham số tùy chọn khai báo lại khuôn dạng và vào lại chương trình.

1.7 Khai báo năm tài chính

Đối với các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư trong nước, thông thường năm tài chính trùng với năm hành chính theo lịch thông thường, bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Và kỳ kế toán thông thường là tháng và trùng với tháng theo lịch hành chính, bắt đầu vào ngày 01/01 hàng tháng và kết thúc vào ngày cuối tháng 31/12.

Tuy nhiên đối với đối với một số công ty có vốn đầu tư của nước ngoài thì năm tài chính có thể không trùng với năm hành chính và kỳ kế toán có thể không trùng với tháng theo lịch hành chính thông thường. Ví dụ, năm tài chính bắt đầu từ 01/04 của năm này và kết thúc vào 31/03 của năm sau, còn tháng hạch toán bắt đầu vào ngày 01 của tháng này và kết thúc vào ngày cuối của tháng sau.

1.8 Các thông tin chung liên quan đến màn hình cập nhật chứng từ

Chức năng: khai báo các thông tin mặc định cho các giao diện của màn hình nhập chứng từ

Trong đó khi cần xem và sửa các thông tin của đã khai báo của một màn hình nhập chứng từ ta tích con trỏ đến chứng từ cần sửa ví dụ “Phiếu nhập kho”, màn hình sẽ xuất hiện sau

33

Mã ctừ

Mã chứng từ do SAS INNOVA 6.8.1 quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không được sửa.

Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập nhật từ màn hình nào, từ phân hệ nào.

Tên ctừ

Tên của chứng từ. Thông tin này đã được SAS INNOVA 6.8.1 khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.

Tên 2

Tên tiếng Anh của chứng từ. Thông tin này đã được SAS INNOVA 6.8.1 khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.

Stt khi in bảng kê

Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các ctừ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến nhiều loại ctừ khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các ctừ có stt bé hơn sẽ được sắp xếp trước các ctừ có stt lớn hơn.

Mã ctừ khi in

Trường này khai báo mã ctừ sẽ được in ra trong các báo cáo, sổ sách kế toán.

Mã ctừ mẹ

Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm một chứng từ mới thì SAS INNOVA 6.8.1 tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trường hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã chứng từ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số tự động.

Mã ctừ mẹ phải là mã chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ. Trong trường hợp màn hình có hệ thống đánh số riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với chính mã chứng từ.

2. Phân hệ Tổng hợp

2.1 Giới thiệu chung 2.1.1 Chức năng

Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình.

Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh. Ngoài ra phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác.

Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế.

2.1.2 Sơ đồ tổ chức

34

2.2 Cập nhật số liệu

Các loại chứng từ, giao dịch cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào số các phân hệ khác được sử dụng.

Nếu ta sử dụng càng nhiều các phân hệ khác (Tiền mặt-Tiền gửi, Phải thu, Phải trả, Vật tư,...) thì số chứng từ cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp càng ít.

Nếu ta sử dụng tất cả các phân hệ khác của chương trình thì trong phân hệ kế toán tổng hợp chỉ phải cập nhật các bút toán điều chỉnh, khoá sổ cuối kỳ và một số bút toán khác.

Trong phân hệ kế toán tổng hợp có 3 loại chứng từ sau: • Phiếu kế toán tổng quát • Các bút toán phân bổ tự động • Các bút toán kết chuyển tự động

2.2.1 Phiếu kế toán Chức năng

Phiếu kế toán tổng quát (PKT) dùng để cập nhật các bổ sung, các bút toán điều chỉnh hay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không cập nhật ở các cửa sổ khác.

Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 Nợ - nhiều Có hoặc 1 Có - nhiều Nợ.

Chương trình cho cập nhật diễn giải về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và vụ việc liên quan cho từng dòng hạch toán một.

Cách cập nhật:

Đường dẫn: Tổng hợp\ Sơ đồ\ Phiếu kế toán.

35

• Mã đơn vị: Nhập tên hoặc mã của các đơn vị, dùng để quản lý các công ty thành viên, các xí nghiệp thành viên hoặc các bộ phận - Mã này đã được thiết lập trong Danh mục đơn vị cơ sở

• Số chứng từ: Số thứ tự chứng từ trong PKT, chương trình ngầm định hoặc tự gõ • Ngày hạch toán: Ngày ghi chứng từ vào sổ sách kế toán • Ngày lập chứng từ: Là ngày phát sinh chứng từ • Loại ngoại tệ: Là loại tiền được sử dụng khi phát sinh nghiệp vụ này (VND, USD,...) • Tỷ giá (nếu là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1). • Tài khoản : Tài khoản Nợ và tài khoản Có sẽ đuợc lưu trên 2 dòng khác nhau, chẳng

hạn dòng thứ nhất nhập TK Nợ • Mã khách: Có thể bỏ qua hoặc nhận. Nếu nhận gõ ký hiệu tắt của mã, nhấn ENTER,

chương trình sẽ hỏi: Có chọn khách hàng không? Có thì chọn khách hàng, Không thì chọn nhà cung cấp, sẽ có danh sách hiện ra nhấn ENTER vào một khách hàng để chọn. Nếu khách hàng mới chưa có trong danh mục mã thì có thể nhấn F4 để tạo một mã khách mới ngay tại cửa sổ này.

• Phát sinh nợ: Nếu ô Tài khoản gõ TK ghi nợ thì gõ số tiền vào ô Phát sinh nợ và ngược lại.

• Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh • Mã vụ việc: Có thể bỏ qua hoặc chọn mã vụ việc theo dõi liên quan đến nghiệp vụ kinh

tế phát sinh đã thiết lập trong Danh mục vụ việc hoặc tạo mới. • Mã của trường tự do: Tương tự mã vụ việc • Nhóm dk (nhóm định khoản): Trường hợp nghiệp vụ phát sinh có nhiều nợ và nhiều có

thì với một nhóm nợ và có tương ứng sẽ cho cùng một nhóm định khoản, mỗi nhóm nợ và có khác nhau sẽ có nhóm dk khác nhau. Trường hợp có một nhóm nợ và có thì không cần nhập

• Phát sinh có: Sau khi nhận xong dòng 1 thì ENTER xuống dòng 2 để gõ tài khoản có và số tiền phát sinh có tương ứng. Chú ý các phát sinh bên nợ và bên có phái bắng nhau thì chương trình mới cho lưu.

36

Lưu ý khi cập nhật các chứng từ nhiều Nợ nhiều Có

Chương trình cho phép hạch toán nhiều Nợ nhiều Có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 Nợ - nhiều Có hoặc 1 Có - nhiều Nợ. Tương ứng với mỗi nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau ở trường nhóm định khoản. Ví dụ ta mã hoá từng cặp định khoản thứ nhất là số 1 và cặp định khoản thứ 2 là số 2 v.v.

2.2.2 Cập nhật số dư đầu năm

Chức năng: Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu năm của các tài khoản. Đối với các năm tiếp theo ta chỉ việc thực hiện chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm mới sau khi đã khoá sổ kế toán cuối năm trước

Đường dẫn: Tổng hợp\Nhập số dư đầu năm

a. Vào số dư đầu năm của các tài khoản

Khi cập nhật số dư đầu năm phải lưu ý các điểm sau:

• Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ. • Nếu sử dụng chương trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài việc nhập

số dư đầu kỳ còn phải nhập số dư đầu năm để có thể lên được bảng cân đối kế toán. Trong trường hợp này số dư đầu năm của các tài khoản công nợ được nhập cả dư nợ và dư có đồng thời trên một tài khoản.

Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dư của các tài khoản này sẽ được tập hợp sau khi vào số dư chi tiết của từng đối tượng công nợ.

b. Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ

Nhấn F4 để nhập một số dư mới: Nhập mã đơn vị, mã tài khoản, mã khách và vào số dư nợ/ có tiền VNĐ và số dư nợ/ có ngoại tệ tương ứng

Sau khi nhập xong nhấn F10 để kiểm tra tổng số dư các khoản phải thu đã nhập vào chương trình

c. Vào số dư công nợ phải trả đầu kỳ:

Cách khai báo tương tự như Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ”

d. Vào tồn kho hàng hoá đầu kỳ

37

Nhấn F4 để tạo cập nhật thêm một số tồn kho mới: Gõ mã kho, mã vật tư

• Tồn đầu: là số lượng hàng hoá

• Dư đầu là tổng giá trị số dư hàng hoá đó.

e. Vào tồn kho hàng hoá đầu kỳ theo phương pháp NTXT

Tương tự như vào tồn kho đầu kỳ, nhưng có thêm ngày chứng từ để chương trình căn cứ vào đó để tính giá vốn cho hàng xuất.

2.2.3 Khai báo bút toán phân bổ kết chuyển tự động

a. Bút toán kết chuyển tự động

Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau để xác định kết quả kinh doanh:

• Kết chuyển giá vốn hàng bán • Kết chuyển các khoản doanh thu, thu nhập • Kết chuyển các khoản chi phí BH, QLDN, HĐTC, chi phí khác

Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào cuối các kỳ kế toán nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ.

Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận” cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ (ví dụ 642 - 911) hoặc ngược lại (ví dụ 511 - 911).

Khi tạo bút toán kết chuyển SAS INNOVA 6.8.1 sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ.

Để tiện dụng SAS INNOVA 6.8.1 cho phép các khả năng khai báo sau:

• Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác. • Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi này

SAS INNOVA 6.8.1 sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản “nhận”.

• Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác. Khi này SAS INNOVA 6.8.1 sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết “chuyển - nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau.

Đường dẫn: Để tạo các bút toán kết chuyển vào phân hệ Tổng hợp\ Chức năng\ Khai báo các bút toán tự động\ Bút toán kết chuyển tự động khi đó sẽ xuất hiện bảng sau

b. Bút toán phân bổ tự động

Cuối kỳ ta phải phân bổ chi phí sản xuất chung (TK627), chi phí nhân công trực tiếp (TK622) (nếu không tập hợp được trực tiếp cho từng vụ việc) sang tài khoản liên quan để tính giá thành (TK154). Và phân bổ chi phí bán hàng (TK641), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) sang tài khoản liên quan để tính kết quả kinh doanh (TK 911) theo các loại hình kinh doanh khác nhau (trong trường hợp tài khoản kết quả chia nhỏ ra các tài khoản con ứng với các loại hình kinh doanh khác nhau).

38

Trên cơ sở các bút toán phân bổ nêu trên đều lặp lại giống nhau vào cuối các kỳ kế toán nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán phân bổ cuối kỳ.

Đường dẫn: Để khai báo bút toán phân bổ tự động vào phân hệ Tổng hợp\ Chức năng\ Khai báo các bút toán tự động\ Bút toán phân bổ tự động

Phần thông tin chung:

Thông tin Ghi chú Stt bút toán

Trình tự thực hiện các bút toán phân bổ trong trường hợp chương trình tự động thực hiện nhiều bút toán phần bổ cùng 1 lúc.

Tên bút toán Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh. Tài khoản ghi có

Tài khoản sẽ phân bổ đi. Trong trường hợp tài khoản phân bổ đi có nhiều tiểu khoản và các tiểu khoản này khi phân bổ có cùng một tiêu thức phân bổ thì có thể khai báo tài khoản sẽ phân bổ đi là tài khoản tổng hợp.

Mã vụ việc Đây chính là vụ việc gắn với phát sinh của tài khoản ghi có. Mã vụ việc này được nhập khi số tiền phát sinh của tài khoản ghi có của vụ việc này được phân bổ cho các vụ việc khác

Phân bổ theo 0 – Phân bổ theo hệ số: cho phép phân bổ tương ứng với mỗi vụ việc là một hệ số (phần trăm số tiền tương ứng với vụ việc đó). Khi đó sẽ không phải nhập tài khoản nợ và tài khoản có 1 – Phân bổ theo phát sinh vụ việc: Chương trình tự động tính hệ số phân bổ theo tỷ lệ giữa các vụ việc của cặp phát sinh TK nợ và TK có

Để nhập dữ liệu vào phần thông tin chi tiết chọn phím Ctrl + F4, khi đó sẽ xuất hiện bảng sau:

Phần thông tin chi tiết:

Thông tin Ghi chú

Tài khoản ghi nợ Tài khoản sẽ nhận phân bổ. Tài khoản phải là tài khoản chi tiết.

Mã vụ việc Sử dụng trong trường hợp phân bổ được chi tiết hoá cho từng vụ việc.

39

2.3 Báo cáo a. Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

1. Sổ nhật ký chung 2. Sổ nhật ký thu tiền 3. Sổ nhật ký chi tiền 4. Sổ nhật ký bán hàng 5. Sổ nhật ký mua hàng 6. Sổ cái của một tài khoản 7. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản 8. Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản 9. Số dư cuối kỳ của các tài khoản

b. Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 1. Khai báo cách đánh số chứng từ ghi sổ 2. Đăng ký số chứng từ ghi sổ 3. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 4. Bảng tổng hợp chứng từ / Sổ chi tiết 5. Chứng từ ghi sổ 6. Sổ cái của một tài khoản 7. Sổ chi tiết của một tài khoản 8. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản 9. Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản 10. Số dư cuối kỳ của các tài khoản

c. Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ 1. Nhật ký chứng từ số 1 - 10 2. Bảng kê số 1 - 11 3. Bảng phân bổ chi phí chung 4. Sổ cái của một tài khoản 5. Sổ chi tiết của một tài khoản 6. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản 7. Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản 8. Số dư cuối kỳ của các tài khoản

d. Lọc tìm số liệu và báo cáo nhanh 1. Bảng kê chứng từ 2. Bảng kê chứng từ của một tài khoản 3. Tổng hợp số phát sinh của một tài khoản 4. Hỏi số dư của một tài khoản 5. Cân đối số phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản 6. Cân đối phát sinh theo ngày của một tài khoản

3. Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền

3.1 Giới thiệu chung

3.1.1 Chức năng: - Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay - Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ - Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau - Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng - Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các

khoản mục chi phí

40


Chøng tõ

PhiÕu thu, phiÕu chiSæ phô NH (B¸o cã, b¸o nî)

Mua b¸n ngo¹i tÖ

Sè liÖu chuyÓn tõçc ph©n hÖ kh¸c Ph©n hÖ kÕ to¸n

Vèn b»ng tiÒn

ChuyÓn sè liÖu sangçc ph©n hÖ kh¸cKÕ to¸n tæng hîpC«ng nî ph¶i thuC«ng nî ph¶i tr¶

B¸o ço

NhËt ký thu, nhËt ký chiSæ quü, sæ ng©n hµng

Sè d− tiÒn mÆt, sè d− ng©n hµngDßng tiÒn

3.2 Cập nhật số liệu:

3.2.1 Thu tiền mặt, thu qua ngân hàng

- Đường dẫn: Vốn bằng tiền\ Sơ đồ\ Thu tiền mặt\ Thu qua ngân hàng

- Mã đơn vị: Tên đơn vị cập nhật

- Mã giao dịch: Ngầm định là 2 hoặc xoá đi nhấn ENTER để chọn mã giao dịch

41

• 1 - Thu chi tiết theo hoá đơn: Để quản lý được số tiền đó sẽ thu về của hoá đơn bán hàng nào? Nếu chọn mã này thì chương trình sẽ kê danh sách các hoá đơn của đối tượng khách hàng đó cho bạn lựa chọn.

• 2 - Thu của khách hàng: thu tiền của một khách hàng hoặc một mã khách hàng có chung nghiệp vụ kinh tế nhưng nhiều định khoản

• 3 - Thu của nhiều khách hàng : Thu tiền của nhiều đối tượng khác nhau trên một phiếu thu. Lúc này ô Mã khách bỏ qua mà mã khách sẽ khai báo ở cửa sổ dưới, tương ứng với mỗi định khoản là một mã khách khác nhau.

Tương tự với các nhà cung cấp cũng thế.

• Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán định khoản về thu tiền đã được xây dựng từ trước.

• Mã khách: Gõ mã khách hoặc nhấn ENTER để tìm. Bạn khai báo khách hàng nộp tiền (thu tiền công nợ, thu lại tiền tạm ứng, thu tiền vay...). Đối với các tài khoản công nợ thì mã khách phải đầy đủ và chính xác, vì nó là cơ sở để lên các báo cáo công nợ đúng.

• Địa chỉ : Chương trình tự mặc định nếu địa chỉ của khách hàng đã khai báo trong Danh mục khách hàng.

• Người nộp tiền, mã khế ước: Không bắt buộc • Số phiếu thu: Chương trình tự đánh số hoặc gõ lại • Ngày lập phiếu thu: Ngày nhập chứng từ • Ngày hạch toán : Là ngày phát sinh chứng từ • Tỷ giá: Chương trình luôn để ở dạng mặc định tiền giao dịch là "VND" và với tỷ

giá là 1. Nếu phiếu của bạn có nội dung là thu ngoại tệ thì bạn nhấn vào ô "VND", khi đó chương trình sẽ cho bạn một màn hình "Chọn ngoại tệ" và bạn sẽ chọn một ngoại tệ trong màn hình này bằng cách di chuyển vùng sáng đến đó, đồng thời nhấn nút "Chọn". (Lưu ý, màn hình "Chọn ngoại tệ" chỉ cung cấp cho bạn những loại ngoại tệ mà bạn đã khai báo ở "Danh mục tiền tệ")

• Tài khoản Nợ: Phiếu thu, phiếu báo Có dùng khi có phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt nhập quỹ tiền mặt hoặc ngân hàng, tài khoản ghi nợ luôn được đặt sẵn là 111, 112. Bạn sẽ nhập tài khoản phát sinh có theo từng chứng từ phát sinh.(ví dụ thu tiền bán hàng: Có TK131, 141, …)

• Tài khoản Có: Tài khoản đối ứng với TK 111, 112 của Nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

*Nếu đã chọn Mã hạch toán thì chương trình sẽ tự động cập nhật TK Có, TK Nợ. - Phát sinh có: Số tiền phát sinh

- Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Vụ việc, mã tự do: Dùng để hạch toán chi tiết cho từng hợp đồng, vụ việc, sản phNm…

Sau khi nhập liệu xong các chỉ tiêu thì nhấn nút "Lưu" để lưu phiếu thu đó.

- Trạng thái: Chọn 1- Thông tin, số liệu đã vào các sổ sách báo cáo liên quan; Chọn 2- Chứng từ đã được lưu nhưng các thông tin, số liệu chưa vào các sổ sách báo cáo liên quan (ở chế độ chờ phát sinh thực tế thu tiền về). Để thực hiện tiếp thì chọn các ô chức năng tương ứng.

Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và phiếu thu qua ngân hàng chi tiết theo từng hóa đơn:

Khi thu tiền chi tiết theo hóa đơn ta phải chỉ rõ là thu tiền của hóa đơn nào. Trong trường hợp thu tiền của nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn.

Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này để hạch toán.

42

Số tiền đã thu của hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã thu liên quan đến hóa đơn này trừ đi số tiền thu theo phiếu thu hiện tại. Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số tiền đã thu sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu thu sau phiếu thu hiện thời.

Khi loại tiền thu trên phiếu thu khác với loại tiền trên hóa đơn bán hàng thì phải nhập số tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn.

Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và thu qua Ngân hàng khác liên quan đến 1 khách hàng:

Trong trường hợp sử dụng mã giao dịch 2 ta cũng có thể phân bổ số tiền đã thu cho từng hóa đơn bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ". Khi này chương trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền thu cho các hóa đơn tương ứng.

Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và thu qua NH khác liên quan đến nhiều khách hàng:

Trong trường hợp một phiếu thu hoặc một giấy báo có liên quan đến nhiều khách thì các khách hàng sẽ được nhập ở từng dòng chi tiết.

Lưu ý chung:

Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa mã giao dịch nữa. Để sửa mã giao dịch phải xóa hết các dòng chi tiết.

43

3.2.2 Chi tiền mặt, chi qua ngân hàng

45

3.3 Báo cáo kế toán vốn bằng tiền

a. Báo cáo tiền mặt và tiền gửi, tiền vay ngân hàng 1. Sổ quỹ 2. Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi NH 3. Báo cáo số dư tại quĩ và tại các NH 4. Sổ nhật ký thu tiền 5. Sổ nhật ký chi tiền 6. Bảng kê chứng từ

b. Báo cáo quản trị tiền m1. Sổ quỹ (in từng ng2. Sổ chi tiết công nợ3. Bảng cân đối số phát sinh theo ng4. Bảng cân đối ps các ti5. BC lưu chuyển tiề6. BC lưu chuyển tiề7. Sổ nhật ký thu tiề8. Sổ nhật ký chi tiề9. Bảng kê chứng từ10. B.kê c.từ theo k/h,v/v,ti11. Tổng hợp ps k/h,v/v, ti12. Báo cáo theo dõi lãi ti

4. Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công n

4.1 Chức năng - Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao g

vụ. Cập nhật danh m- Cập nhật các phiếu nh- Theo dõi tổng hợp và chi ti- Theo dõi bán hàng theo b- Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra. - Theo dõi các khoản ph- Phân hệ kế toán quản tr

mặt, tiền gửi để có thtoán tổng hợp và kế

4.2 Sơ đồ tổ chức


4.3.1 Bán hàng

4.3.1.1 Hoá đơn bán hàng

46

tiền mặt, tiền gửi NH ừng ngày)

t công nợ ố phát sinh theo ngày của một tk

i ps các tiểu khoản của một tk ển tiền tệ (pp trực tiếp) ển tiền tệ (pp gián tiếp)

t ký thu tiền ền

ng từ theo k/h,v/v,tiểu khoản và tk đ/ư. p ps k/h,v/v, tiểu khoản và tk đ/ư.

Báo cáo theo dõi lãi tiền gửi.

toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải thu)

đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá t danh mục giá bán của hàng hoá.

u nhập hàng bán bị trả lại. p và chi tiết hàng bán ra.

Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo ha hàng hoá bán ra.

n phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nn trị bán hàng và công nợ phải thu liên kết số

có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số toán hàng tồn kho.

n bán hàng

i thu)

n bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch

a hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng.

ng công nợ của khách hàng. ố liệu với kế toán tiền ố liệu sang phân hệ kế

47

- Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Hoá đơn bán hàng

Căn cứ của việc lập phiếu này là các lệnh xuất kho, các đơn đặt hàng của người mua,

cán bộ vật tư sẽ làm phiếu trước khi xuất hàng ra khỏi kho.Việc cập nhật dữ liệu Hoá đơn bán hàng gồm 3 loại thông tin: Thông tin về chứng từ, thông tin về hàng hoá và thông tin thuế.

Mã khách hàng: Nhập mã khách hoặc tên tắt của mã khách thì danh sách của mã khách hàng sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục khách hàng bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER .Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã khách thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã khách hàng dùng để quản lý công nợ người mua.

- Địa chỉ: Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục khách hàng - Người mua: Không bắt buộc - Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Mã NX – TK nợ: là Tk ngầm định khi khai báo mã khách hoặc tự gõ - Số hoá đơn: Số TT hoá đơn để quản lý việc xuất hàng và kê khai thuế - Số Seri: Số xê ri của hoá đơn để lên báo cáo thuế GTGT đầu ra - Ngày lập hoá đơn: Ngày cập nhật phiếu - Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, chương trình tự mặc định ngày lập hoá đơn là ngày hạch toán. - Tỷ giá: Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá - Bộ phận KD: Tên bộ phận đã khai báo trong danh mục bộ phận. Để có thể theo dõi doanh số,công nợ của bộ phận nào. - Đơn hàng: Không bắt buộc - Mã hàng: gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER. - Mã kho : Gõ tên kho đang theo dõi hàng hoá đó - Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc bán hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc. - Giá bán : Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ, TK Doanh thu, TK kho, TK giá vốn: được mặc định giống khai báo ở Danh mục Vật tư hàng hóa - Giá vốn hàng bán: Nếu vật tư hàng hoá được khai báo tính theo giá trung bình hoặc nhập trước xuất trước thì con trỏ sẽ chạy qua dòng giá vốn hàng bán. Cuối kỳ khi tính giá trung bình hoặc nhập trước xuất trước ở Phần Kế toán hàng tồn kho thì giá vốn sẽ tự động cập nhật vào các phiếu xuất kho này.

48

- Mã thuế: Là mã thuế suất

Trên màn hình có một ô vuông chứa các dòng cho phép bạn tích vào ô để thực hiện các công việc sau:

+ Ô "Sửa tiền thuế" cho phép bạn sửa lại số tiền thuế trong trường hợp tiền thuế tính ra là số lẻ. + Ô "Sửa hạch toán thuế" cho phép bạn sửa lại hạch toán đối với tài khoản ghi nợ, ghi có. + Ô "Nhập tiền ck" cho phép bạn nhập số tiền chiết khấu bán hàng. Nếu bạn không đánh dấu ô này thì khi nhập liệu chương trình sẽ không cho phép bạn nhập tiền chiết khấu.

Cập nhật xong hoá đơn bán hàng bạn Lưu lại, nếu mã khách hàng của bạn chưa có mã số thuế VAT thì chương trình sẽ tự động đưa ra màn hình nhắc nhở khai báo khách hàng VAT. Nếu quên chưa cập nhật mã số thuế thì bạn cập nhật trực tiếp vào màn hình đó, hoặc nhấn Huỷ bỏ nếu khách hàng không có mã VAT. Lưu ý bạn khai báo các chỉ tiêu về khách hàng như thế nào thì Báo cáo thuế GTGT đầu ra sẽ lên như thế đó.

Ngoài ra chương trình có thêm tiện ích: Tạo phiếu thu và Phiếu xuất kho tự động ngay trên hoá đơn bán hàng, với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay (Mã NX & TK Nợ là 111). Thao tác làm như sau: sau khi nhập các thông tin cho hoá đơn bán hàng trước khi “Lưu” chứng từ để tạo phiếu thu ta tích vào ô “Tạo phiếu thu” khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu tiền mặt lấy theo số thứ tự ở Phiếu thu tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền.

Và cho phép in chứng từ “Phiếu thu” và “Phiếu xuất kho” ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn bán hàng, bằng cách tích vào “In ctừ” � chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu thu và mã 1 in Hoá đơn bán hàng và mã 3 là in Phiếu xuất kho.

49

Ngoài ra chương trình cũng cho phép in nhiều hoá đơn liền một lúc khi đưa vào chức năng “Tìm” chứng từ lên các chứng từ muốn in.

Lưu ý: Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Liên quan đến hạch toán tài khoản vật tư (tài khoản hàng tồn kho), tài khoản doanh thu, giá vốn thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tư ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất.

Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hóa đơn đầu ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế thì khi lưu chứng từ chương trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế. Nếu khách hàng là thường xuyên nhưng không có mã số thuế, để tránh việc chương trình hiện lên màn hình đòi nhập mã số thuế thì trong khai báo thông tin liên quan đến khách hàng ở trường mã số thuế ta nhập một ký tự bất kỳ.

Giá bán của mặt hàng sẽ được lưu tự động lấy từ trong danh mục giá bán nhưng có thể sửa được trường giá bán. Khi lưu hóa đơn chương trình sẽ tự động lưu lại giá bán lần cuối cùng vào danh mục giá bán. Trong trường hợp doanh nghiệp có hệ thống giá bán thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Chương trình cho phép sửa lại cặp định khoản thuế, số tiền thuế và cập nhật tiền chiết khấu. Để thực hiện các việc này chỉ việc chọn các nút tương ứng: Sửa hạch toán, Sửa tiền thuế, Nhập tiền chiết khấu.

Trong trường hợp vật tư tính giá trung bình nhưng xuất với giá đích danh thì chọn nút đánh dấu xuất theo giá đích danh để cập nhật giá xuất.

4.3.1.2 Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá, dịch vụ bán ra

Chương trình cho phép người sử dụng nhập thuế suất và tự động tính số tiền thuế GTGT. Trong một số trường hợp đặc biệt người sử dụng được phép sửa số tiền để làm tròn số tiền thuế GTGT bị quá lẻ.

4.3.1.3 Bán hàng theo hệ thống giá thống nhất

Đối với giá bán thì chương trình lưu giá bán lần cuối của từng mặt hàng và khi ta chọn một mặt hàng thì chương trình tự động gán giá này vào trường giá bán, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại giá bán cho đúng với giá bán trên hoá đơn.

Trong trường hợp doanh nghiệp bán theo hệ thống giá thống nhất thì tuỳ theo cách thức xác định hệ thống giá bán chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

4.3.1.4 Theo dõi chiết khấu bán hàng

Trong trường hợp bán hàng có chiết khấu thì chương trình cho phép nhập số tiền chiết khấu và tài khoản hạch toán chiết khấu bán hàng.

Trong trường hợp chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán theo một hệ thống thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp.

4.3.1.5 Theo dõi doanh thu theo bộ phận và nhân viên bán hàng

SAS INNOVA 6.8.1 cho phép quản lý doanh thu theo bộ phận kinh doanh và có thể đến tận nhân viên bán hàng. Việc quản lý này được thông qua danh mục bộ phận bán hàng và mỗi khi ta nhập một hoá đơn bán hàng thì phải chỉ rõ luôn là doanh thu được tính cho bộ phận nào hoặc cho nhân viên bán hàng nào.

4.3.1.6 Cập nhật giá vốn hàng bán

Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp đích danh thì người sử dụng phải tự gõ giá vốn. Chương trình chọn phiếu nhập để thực hiện xuất hàng theo phiếu nhập.

Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp giá trung bình tháng hoặc giá nhập trước xuất trước thì giá vốn được tính vào cuối tháng và chương trình sẽ cập nhật vào các phiếu xuất bán.

50

4.3.2 Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại

- Đường dẫn: Bán hàng\ Hàng bán bị trả lại

Phiếu này dùng để cập nhật hàng bán bị khách hàng trả lại nhập kho. Phiếu cho phép bạn cập nhật giá thanh toán (công nợ) và giá vốn hàng xuất bán. Căn cứ vào đó chương trình sẽ tự động giảm công nợ phải thu, ghi tăng hàng tồn kho, giảm giá vốn và ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ.

Bạn phải tự nhập, chỉ ra được đúng số lượng, đơn giá của các mặt hàng nhập lại, từ đó chương trình mới tính đúng công nợ phải thu giảm.

- Lưu ý: Giá bán : là giá bán hàng trên hoá đơn trước đây đã xuất cho khách hàng. TK Hàng bán trả lại, TK kho, TK giá vốn: được mặc định giống khai báo ở Danh mục Vật tư hàng hóa Giá vốn hàng bán: Đối với đơn vị tính theo phương pháp giá vốn trung bình thì khi nhập lại hàng bán trả lại cần đánh dấu vào ô Cập nhật giá TB cho vật tư tính giá TB, còn nếu tính giá vốn theo các phương pháp khác thì bạn phải tự cập nhật giá vốn cho hàng nhập lại. Mã thuế, TK thuế, tiền thuế : Được cập nhật như như hoá đơn đã xuất ra trước đó, Tk thuế là TK thuế GTGT đầu ra

Đối với việc nhập lại những Dịch vụ trước đây đã cung cấp cho khách hàng thì bạn có thể vào phiếu Hoá đơn mua hàng Dịch vụ để nhập lại

Chương trình cho phép tra cứu lại hoá đơn đã xuất bán ra trước đó.Trong trường hợp nhập hàng bán bị trả lại, trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà doanh nghiệp đã xuất ra trước đó cho người mua. Thông tin trên cột ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra.

Các thông tin liên quan đến phiếu nhập hàng bán bị trả lại cũng như cách thức nhập chứng từ này tương tự như nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã trình bày ở trên.

Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hoá đơn vào cuối kỳ

51

Trong một số trường hợp đặc biệt một số doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách nhưng lại chỉ xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Khi xuất kho trong kỳ mà chưa xuất hoá đơn thì làm phiếu xuất điều chuyển từ kho công ty sang kho đại lý (coi khách hàng là 1 đại lý). Khi xuất hoá đơn cho khách hàng thì làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho đại lý hoặc làm phiếu xuất điều chuyển lại từ kho đại lý về kho công ty và sau đó làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho công ty.

4.3.3 Cập nhật hóa đơn dịch vụ

- Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Hoá đơn dịch vụ

Dùng để cập nhật những hoạt động bán hàng mà không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản Doanh thu: Ví dụ Doanh thu dịch vụ cho thuê, dịch vụ sửa chữa…

Cập nhật giống hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho nhưng không có mã hàng hoá.

4.3.4 Cập nhật bút toán bù trừ công nợ:

- Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Thu khác, bù trừ công nợ:

Khi nhà cung cấp và người mua hàng cùng là một khách hàng nhưng có mã ở hai danh mục khác nhau: Vừa nằm ở danh mục nhà cung cấp, vừa nằm ở danh mục khách hàng thì tiền hàng bù trừ công nợ giữa hai tài khoản phải thu và phải trả với nhau hoặc bù trừ giữa hai khách hàng hay hai nhà cung cấp với nhau thì có thể dùng phiếu này để cập nhật.

52

Lưu ý: Việc nhập thuế GTGT đầu ra trong trường hợp doanh thu được thực hiện trên địa bàn của các tỉnh/thành khác nhau.

Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của Tỉnh/Thành phố khác với Tỉnh/Thành phố nơi khai báo thuế thì thuế GTGT đầu ra được tách thành 2 phần: 4% thuế GTGT nộp tại Tỉnh/Thành phố nơi khai báo thuế và 1% thuế GTGT được nộp ở nơi công trình được thực hiện. Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần hoá đơn dịch vụ và tách thành 2 dòng: dòng thứ nhất là ghi thuế suất 4% và dòng thứ 2 ghi thuế suất 1%. Lưu ý là dòng thứ 2 không nhập doanh thu và người sử dụng phải tự nhập số tiền thuế 1% vào trường tiền thuế. Chương trình sẽ chuyển số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng thuế suất 4% và 1 dòng thuế suất 1% và doanh thu chịu thuế trên từng dòng sẽ là doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn.

4.3.5 Theo dõi hạn thu tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh toán - Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn cũng như thời hạn thu tiền của từng hoá đơn. - Để chỉ rõ hạn thu tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thu tiền kể từ ngày ta lập hoá đơn.

53

Ta có thể khai báo số ngày ngầm định cho từng khách hàng khi khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng ở phần danh mục khách hàng. Và có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn.

- Đối với mỗi hoá đơn ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ muốn theo dõi thu tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn thu tiền thì không cần phải gõ thời hạn thanh toán.

- Nếu vì một lý do nào đó ta cần phải điều chỉnh lại số tiền phải thu cho một hoá đơn thì ta cập nhật thông tin này ở menu “Sửa lại số tiền phải thu của các hoá đơn".

- Số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn” (Tổng hợp/ Sơ đồ/ Nhập số dư đầu năm).

54

- Phiếu thu tiền của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Vốn bằng tiền”. Sau khi các phiếu thu tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền thu được cho các hoá đơn đã xuất ra. Việc này được thực hiện khi nhập phiếu thu tiền hoặc ở chức năng “Phân bổ thu tiền hàng cho các hoá đơn”.

- Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải thu theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn bán hàng. Nếu loại tiền khi thu tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.

- Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải thu của các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải thu của các hoá đơn".

4.4 Báo cáo

4.4.1 Báo cáo bán hàng

Các báo cáo bán hàng gồm có:

- Bảng kê hoá đơn bán hàng - Sổ nhật ký bán hàng - Bảng kê hoá đơn của một mặt hàng - Bảng kê hoá đơn nhóm theo khách hàng - Bảng kê hoá đơn nhóm theo dạng xuất bán - Bảng kê hoá đơn của một khách hàng - Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng - Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian (1) - Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian (2) - Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, hợp đồng, - Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu - Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán - Danh mục giá bán

4.4.2 Báo cáo công nợ phải thu

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu gồm có:

- Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng - Sổ chi tiết công nợ (lên cho tất cả các khách hàng) - Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng - Bảng cân đối số phát sinh công nợ của một tài khoản - Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ - Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ - Sổ chi tiết công nợ vật tư của khách hàng - Sổ chi tiết công nợ (lên cho tất cả các khách hàng, vật tư) - Bảng cân đối phát sinh công nợ vật tư trên nhiều tài khoản - Bảng tổng hợp số dư công nợ vật tư cuối kỳ - Bảng tổng hợp số dư công nợ vật tư đầu kỳ

4.4.3 Báo cáo quản trị

Các báo cáo liên quan đến quản trị công nợ phải thu gồm có:

- Hỏi số dư của một khách hàng - Bảng kê công nợ phải thu theo hoá đơn - Bảng kê chi tiết thu tiền của các hoá đơn - Bảng kê công nợ phải thu của các hoá đơn theo hạn thanh toán - Sổ nhật ký thu tiền bán hàng - Bảng kê chứng từ

- Bảng kê chứng từ theo khách hàng, ti- Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, ti

4.4.4 Báo cáo theo hợp đồ

Hệ thống báo cáo này cho phlãi lỗ.

- Bảng kê hoá đơn nhóm theo h- Tổng hợp số phát sinh theo h- Bảng cân đối số phát sinh c- Báo cáo lỗ, lãi theo h- Bảng kê thanh toán theo v

5. Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công n

5.1 Chức năng - Theo dõi tổng hợp và chi ti- Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào.- Theo dõi các khoản ph

cấp. - Cập nhật các phiếu nh

vụ. - Cập nhật các phiếu xu- Cập nhật các chứng t- Theo dõi theo VNĐ và ngo- Phân hệ kế toán mua hàng liên k

thể lên được các báo cáo công ntoán hàng tồn kho. Đthêm tiện ích tạo tự đtrả tiền mặt.



5.3.1 Hoá đơn mua hàng:

- Đường dẫn: Mua hàng

Dùng để cập nhật những chcung cấp trong nước. Că

55

theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng.phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đ

ợp đồng, vụ việc

ày cho phép xem báo cáo cho từng vụ việc hợp đồ

n nhóm theo hợp đồng, vụ việc phát sinh theo hợp đồng

phát sinh của các hợp đồng , lãi theo hợp đồng, vụ việc

ng kê thanh toán theo vụ việc, hợp đồng

toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phả

p và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung ca hàng hoá mua vào.

n phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải tr

u nhập mua: nội địa, nhập khNu, chi phí mua hàng, hoá

u xuất trả lại nhà cung cấp. ng từ phải thu khác và chứng từ bù trừ công nợ. Đ và ngoại tệ

toán mua hàng liên kết số liệu với phân hệ kế toán tic các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ

n kho. Để tăng tính hiệu suất cho người sử dụng SASđộng Phiếu Chi tiền mặt trên chứng từ Hóa đơ

n mua hàng:

n: Mua hàng\ Sơ đồ\ Hoá đơn mua hàng

ững chứng từ phát sinh đối với những hàng hoá nhc. Căn cứ để vào các phiếu nhập này là Hoá đơn bán hàng c

ng. n đối ứng.

p đồng đặc biệt là báo cáo

ải trả)

t hàng, nhà cung cấp và hợp đồng.

i trả cho các nhà cung

u, chi phí mua hàng, hoá đơn mua dịch

toán tiền mặt, tiền gửi để có ệ kế toán tổng hợp, kế

ng SAS INNOVA đã đưa Hóa đơn nhập mua khi mua

àng hoá nhập của những nhà đơn bán hàng của nhà cung

56

cấp. Dựa vào các thông tin được ghi trên hoá đơn này để nhập dữ liệu vào các Phiếu nhập mua:

- Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã được định khoản sẵn trên phần mềm, chương trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có. - Mã khách - Đối với Phiếu nhập là mã nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER. Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ người bán. - Địa chỉ : Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục nhà cung cấp - Người giao: Không bắt buộc - Diễn giải : Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Mã NX – TK có: Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc nếu ta không chọn mã hạch toán thì phải tự nhập tài khoản vào. - Số đh: Số đơn hàng (Không bắt buộc) - Số hoá đơn; Số sêri; Ngày lập hoá đơn: Cập nhật từ các thông tin tương ứng từ Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu vào. - Số phiếu nhập: Chương trình tự động đánh số hoặc tự gõ - Ngày lập phiếu nhập: Ngày cập nhật chứng từ - Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hoá đơn nhà cung cấp. - Tỷ giá: Chương trình tự mặc định TG bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá - Mã hàng: gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER, nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng mới. - Mã kho: Gõ tên kho nhập hàng hoá đó - Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc mua hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua. - Giá tiền : Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ - TK nợ : chương trình mặc định TK hàng hoá khai báo trong Danh mục hàng hoá - Mã tự do: không bắt buộc - Chi phí: Nhập những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: chi phí dịch vụ, vận chuyển …được ghi trên cùng hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. (Chi phí này cùng mã

với nhà cung cấp hàng hoá).

57

Sau khi gõ tài khoản thuế chương trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ giá trị gia tăng, bạn kiểm tra thông tin trên bảng đã đầy đủ chưa: Ngày tháng, Sêri, số hoá đơn, giá trị thuế và tiền hàng của hoá đơn đầu vào. Thông tin trên bảng này là cơ sở để lên báo cáo thuế GTGT đầu vào.


+ Ô "Sửa tiền thuế" cho phép bạn sửa lại số tiền thuế trong trường hợp tiền thuế tính ra là số lẻ. + Ô "Sửa hạch toán thuế" cho phép bạn sửa lại hạch toán đối với tài khoản ghi nợ, ghi có.

Ngoài ra chương trình có thêm tiện ích: Tạo phiếu chi tự động ngay trên hoá đơn mua hàng, với nghiệp vụ mua hàng thu tiền ngay. Thao tác làm như sau: sau khi nhập các thông tin cho hoá đơn mua hàng trước khi “Lưu” chứng từ, để tạo phiếu chi tự động ta tích vào ô “tạo phiếu chi” khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi tiền mặt ăn theo số thứ tự ở Phiếu chi tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền.

58

Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn mua hàng, bằng cách tích vào “In ctừ” bằng cách chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu chi

Lưu ý: Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp được tính dựa trên ngày hóa đơn của nhà cung cấp chứ không dựa vào ngày của phiếu nhập.

Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho.

Khi tính thuế GTGT chương trình cho phép khai báo có hay không tính thuế chỉ gồm tiền hàng hay gồm cả tiền thuế.

5.3.2 Cập nhật Phiếu nhập kh�u:

Dùng để nhập hàng hoá được nhập khNu từ nước ngoài, căn cứ vào số liệu trên các tờ khai Hải quan, thông báo thuế để cập nhật chứng từ vào đây. Về cách cập nhật giống như ở phiếu nhập mua nhưng khác ở chỗ:

Phiếu nhập khNu sẽ được hạch toán theo nguyên tệ, tỷ giá hạch toán có thể lấy theo tỷ giá trên tờ khai Hải quan, chênh lệch tỷ giá được xác định khi thanh toán tiền hoặc khi đối chiếu công nợ.

- Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Nhập khNu. - Các thông tin cập nhật trển phiếu nhập khNu tương tự như Phiếu nhập mua hàng. - Một số thông tin thêm:

TK thuế nhập kh�u: Gõ Tk thuế nhập khNu và số tiền thuế tương ứng vào ô bên cạnh. Chương trình xuất hiện một màn hình Nhập thuế nhập khNu, bạn sẽ tự cập nhật thuế nhập khNu theo thuế suất của từng mặt hàng đã ghi trên tờ khai Hải quan. Lưu ý trong trường hợp nhập khNu nhiều mặt hàng có cùng thuế suất, việc gõ tay rất mất thời gian, bạn có thế dùng Phiếu nhập chi phí mua hàng để vào, chương trình sẽ tự động phân bổ thuế cho các mặt hàng..

59

Tk thuế GTGT: Khi khai báo tài khoản thuế GTGT nhập khNu chương trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ giá trị gia tăng để kiểm tra khai báo thuế GTGT như phiếu nhập mua, sau đó nhấn Nhận hoặc Huỷ

5.3.3 Cập nhật tiền chi phí mua hàng

Dùng để cập nhật các loại chi phí liên quan đến việc mua hàng: Chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm hàng hoá, thuế nhập khNu, chi phí dịch vụ khác..

Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và cách tính giá hàng tồn kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong việc cập nhật chi phí mua hàng:

- Chi phí mua hàng được tính ngoài và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu nhập mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng.

- Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua ở trường tổng chi phí mua hàng. Sau đó chương trình sẽ hiện lên một cửa sổ để phân bổ số tiền mua hàng cho từng mặt hàng. Chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn.

- Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua: Khi này phần số lượng và đơn giá của từng mặt hàng để bằng không, còn trường tiền hàng thì nhập bằng số tiền chi phí được phân bổ cho mặt hàng.

- Chi phí mua hàng được nhập ở phần "Phiếu nhập chi phí mua hàng": Dùng để nhập các chi phí liên quan đến việc nhập hàng mà ta cần phải phân bổ cho các mặt hàng nhập kho. Khi này ta phải chỉ rõ chi phí gắn với phiếu nhập mua nào. Chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn.

- Đường dẫn cập nhật Chi phí mua hàng chọn Mua hàng\Sơ đồ\Chi phí mua hàng. Cách cập nhật tương tự như phiếu NK nhưng mã khách ở đây là mã của nhà cung cấp các dịch vụ vận chuyển, bảo hiểm, hải quan..

Khi nhập xong số tiền vào ô chi phí sẽ xuất hiện màn hình Phân bổ chi phí, bạn đưa con trỏ vào ô Chọn PN ở cuối màn hình ---> Hiện ra cửa sổ Lọc chứng từ: gồm có Số chứng từ và ngày chứng từ. Nếu biết chính xác chi phí đó phân bổ cho phiếu nhập nào thì bạn chỉ cấn gõ số Phiếu nhập vào ô Số chứng từ, nếu không nhớ thì bạn chọn khoản thời gian nhập hàng từ ngày... đến ngày..hiện ra cửa sổ phiếu nhập mua ---> Đưa con trỏ đến phiếu nhập cần chọn nhấn ESC. Chọn PB tự động ở cuối màn hình thì chương trình tự động phân bổ chi phí cho phiếu nhập đó theo tỷ lệ giá trị hàng nhập ---> nhấn nút quay ra ---> trở về màn hình ban đầu, khai báo TK thuế hoặc không.

5.3.4 Cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng hoá, vật tư cho nhà cung cấp

Phiếu này dùng để cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng mà trước đây đã nhập của nhà cung cấp. Căn cứ vào phiếu nhập hàng trước đây và hàng hoá thực tế trả lại để làm phiếu xuất này.

- Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Trả lại nhà cung cấp. Khi đó sẽ xuất hiện bảng nhập dữ liệu sau:

60

Trong trường hợp trả lại hàng hoá cho nhà cung cấp, nếu hàng hoá không phát sinh thuế GTGT đầu vào thì vào phiếu xuất trả và ghi nợ TK của nhà cung cấp và ghi giảm TK kho. Trong trường hợp trả lại hàng hoá cho nhà cung cấp có thuế GTGT đầu vào thì DN có thể làm phiếu xuất hoá đơn bán hàng cho nhà cung cấp như một khách hàng, lúc này hạch toán như một phiếu bán hàng thông thường.

5.3.5 Hoá đơn mua dịch vụ

- Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Hoá đơn dịch vụ.

61

Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí. Phiếu nhập này để dùng nhập các hoá đơn dịch vụ mua vào. Ví dụ: Thuê vận chuyển khách, bốc dỡ ….

5.3.6 Cập nhật phiếu thanh toán tạm ứng

Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu chi tiền thanh toán cho các chi phí và có thể tham khảo các thông tin cần thiết được trình bày ở phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

5.3.7 Theo dõi thời hạn trả tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh toán

Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải trả của từng hoá đơn nhập mua cũng như thời hạn trả tiền cho từng hoá đơn.

Để chỉ rõ hạn trả tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn trả tiền kể từ ngày ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp. Ta có thể khai báo số ngày ngầm định phải trả cho từng nhà cung cấp khi khai báo các thông tin liên quan đến nhà cung cấp ở phần danh mục nhà cung cấp. Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn nhập mua cụ thể.

Đối với mỗi hoá đơn nhập mua ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền phải trả vào ngày phải trả là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ muốn theo dõi trả tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn trả tiền thì không cần phải gõ thời hạn thanh toán.

Nếu vì một lý do nào đó ta cần phải điều chỉnh lại số tiền phải trả cho một hoá đơn thì ta cập nhật thông tin này ở menu “Sửa lại số tiền phải trả cho các hoá đơn".

Số tiền đầu kỳ còn phải trả của từng hoá đơn mua hàng và hạn trả tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.

Phiếu chi trả tiền cho người bán được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”. Sau khi các phiếu chi tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền đã chi trả cho các hoá đơn của người bán. Việc này được thực hiện khi nhập phiếu chi hoặc ở chức năng “Phân bổ chi trả tiền hàng cho các hoá đơn”.

Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải trả theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn mua hàng. Nếu loại tiền khi trả tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.

Một số trường hợp đặc biệt, vd do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải trả cho các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải trả của các hoá đơn".

5.4 Báo cáo

5.4.1 Báo cáo mua hàng

Các báo cáo liên quan đến hàng nhập mua gồm có:

- Bảng kê phiếu nhập - Bảng kê phiếu nhập của một vật tư - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo hợp đồng, vụ việc - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng - Tổng hợp hàng nhập mua - Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, hợp đồng - Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu - Sổ nhật ký mua hàng

62

5.4.2 Báo cáo công nợ phải trả

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả gồm có:

- Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng - Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng - Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng - Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên một tài khoản - Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên nhiều tài khoản - Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ - Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ - Sổ chi tiết của một tài khoản - Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

5.4.3 Báo cáo quản trị về công nợ phải trả


- Hỏi số dư của một khách hàng - Bảng kê công nợ phải trả theo hoá đơn - Bảng kê chi tiết trả tiền cho các hoá đơn - Bảng kê công nợ phải trả cho các hoá đơn theo hạn thanh toán - Sổ nhật ký chi trả tiền mua hàng - Bảng kê chứng từ theo hợp đồng - Tổng hợp số phát sinh theo hợp đồng - Bảng cân đối số phát sinh của các hợp đồng - Số dư đầu kỳ của các hợp đồng - Số dư cuối kỳ của các hợp đồng - Bảng kê chứng từ - Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng - Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng

6. Phân hệ Vật tư hàng hoá

6.1 Chức năng

- Cập nhật các phiếu xuất (xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển kho và xuất khác)

- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và hợp đồng.

- Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào.

- Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ

- Tính giá vật tư tồn kho: giá trung bình, giá NTXT, giá đích danh, giá trung bình từng lần nhập.

- Kiểm tra tính đúng sai của việc tính giá NTXT (*)

- Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ

- Phân hệ Vật tư hàng hóa liên kết số liệu với phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ tổng hợp, phân hệ chi phí giá thành

63


Chøng tõ

NhËp mua, nhËp tõ SX, nhËp hµng b¸n bÞtr¶ l¹i vµ nhËp kh¸c

XuÊt cho sx, xuÊt ®iÒu chuyÓn, xuÊt tr¶l¹i nhµ cung cÊp vµ xuÊt kh¸c

Sã liÖu chuyÓn tõçc ph©n hÖ kh¸c

B¸n hµngPh©n hÖ kÕ to¸nhµng tån kho

ChuyÓn sè liÖu sangçc ph©n hÖ kh¸cKÕ to¸n c.nî ph¶i tr¶KÕ to¸n c.nî ph¶i thu

KÕ to¸n CF vµ gi¸ thµnhKÕ to¸n tæng hîp

B¸o ço

B¸o ço hµng nhËpB¸o ço hµng xuÊt

B¸o ço hµng tån kho (ThÎ kho, Sæchi tiÕt vËt t−, Tæng hîp NXT)


6.3.1 Phiếu nhập kho

- Phiếu nhập kho sử dụng trong các trường hợp sau: Nhập hàng mượn, hàng đi thuê, Nhập kho thành phNm trong sản xuất, Nhập lại nguyên vật liệu sản xuất thừa.

- Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ\ Nhập kho

- Cập nhật thông tin trong phiếu nhập kho

- Loại phiếu nhập: 4 - Nhập nội bộ: Phiếu nhập trong nội bộ của công ty 9 - Nhập khác: Phiếu nhập khác nhập nội bộ

64

- Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã được định khoản sẵn trên phần mềm, chương trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có.

- Mã khách - Đối với Phiếu nhập là mã nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER .Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ người bán. - Địa chỉ : Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục nhà cung cấp - Người giao: Không bắt buộc - Diễn giải : Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Số đh: Số đơn hàng (Không bắt buộc) - Số hoá đơn; Số sêri; Ngày lập hoá đơn: Cập nhật từ các thông tin tương ứng từ Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu vào. - Số phiếu nhập: Chương trình tự động đánh số hoặc tự gõ - Ngày lập phiếu nhập: Ngày cập nhật chứng từ - Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hoá đơn nhà cung cấp. - Tỷ giá: Chương trình tự mặc định TG bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá - Mã hàng : gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER, nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng mới. - Mã kho : Gõ tên kho nhập hàng hoá đó - Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc mua hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua - Giá tiền : Khi cập nhật chỉ quan tâm đến số lượng, nếu là nhập thành phNm thì sau khi tính giá thành chương trình tự cập nhật giá. Nếu là nhập lại nguyên vật liệu, NVL tính giá tồn theo phương pháp giá trung bình, thì phải tích vào chức năng tính giá trung bình cho vật tư tính giá trung bình - TK nợ : chương trình mặc định TK hàng hoá khai báo trong Danh mục hàng hoá - TK có: Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc nếu ta không chọn mã hạch toán thì phải tự gõ vào (154, 336...). - Mã tự do: không bắt buộc - Trạng thái: 1 - Ghi: Chứng từ thực sự đã phát sinh và số liệu nhập vào được chuyển sang các báo cáo liên quan.

2 - Chưa: tạo lập chứng từ, số liệu của chứng từ này chưa chuyển sang các báo cáo liên quan.

3 - Ghi Sổ Cái: Chứng từ nhập vào chỉ chuyển số liệu sang Sổ cái 4 - Ghi Sổ Kho: Chứng từ nhập vào chỉ chuyển số liệu sang Sổ kho

6.3.2 Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho sử dụng trong các trường hợp: Xuất cho mượn, cho thuê, Xuất dùng, xuất cho sản xuất, xuất hao hụt, xuất nội bộ (giá xuất bằng giá vốn)

- Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ\ Xuất kho

- Cập nhật thông tin:

65

- Loại phiếu xuất: 4 - Xuất cho sản xuất, 9 - Xuất khác - Các thông tin khác tương tự như phiếu nhập kho

Liên quan đến hạch toán tài khoản có (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ vật tư hàng hóa ( TK 152,153,155,156…), đối ứng với các TK có 138 (Xuất cho mượn, cho thuê); Có TK 642,641 ( Xuất dùng); Có TK 211 (Xuất làm tài sản); Có TK 621 (Xuất kho nguyên liệu sản xuất) …

Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình

hoặc NTXT nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo

giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá NTXT, chương trình sẽ không

cập nhật lại giá cho các phiếu xuất này. Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất bằng cách nhấn F5 – xem phiếu nhập

6.3.3 Phiếu xuất điều chuyển

- Phiếu xuất điều chuyển sử dụng trong trường hợp di chuyển hàng hoá từ kho này sang kho khác. Trường hợp này không làm thay đổi giá trị hàng hoá, Tk nợ - Có là như nhau (không thay đổi giá trị tài khoản)

- Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ\ Phiếu xuất điều chuyển

66

- Khi vào phiếu xuất điều chuyển kho chương trình sẽ tự động tạo ra một phiếu nhập cho kho nhận và người sử dụng không phải vào phiếu nhập.

- Trong trường hợp điều chuyển kho nội bộ (tài khoản nợ trùng với tài khoản có) thì chương trình sẽ không hạch toán; nếu điều chuyển từ kho nội bộ sang kho đại lý hoặc từ kho đại lý về kho nội bộ thì chương trình sẽ hạch toán cho phiếu xuất và không hạch toán cho phiếu nhập. Tài khoản hàng tồn kho ở đại lý được khai báo trong danh mục kho hàng.

- Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình hoặc NTXT nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá NTXT, chương trình sẽ không cập nhật giá lại giá cho phiếu xuất này. Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất.

6.4 Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho

SAS INNOVA 6.8.1 cho phép đánh giá hàng tồn kho theo 04 phương pháp khác nhau: giá trung bình tháng, giá trung bình di động, giá đích danh và nhập trước xuất trước. Hơn thế nữa đối với các vật tư khác nhau có thể chọn các phương pháp đánh giá hàng tồn kho khác nhau.

6.4.1 Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình

Trường hợp áp dụng: Áp dụng cách tính giá theo phương pháp này đối với những đơn vị lượng hàng nhập xuất nhiều, lượng hàng tồn kho ít và có giá tương đối ổn định.

Giá được tính vào cuối tháng hoặc cuối kỳ (quý, 6 tháng, 1 năm) sau khi ta đã cập nhật xong tất cả các chứng từ. Giá này được cập nhật vào các phiếu xuất, giá vốn của các hoá đơn bán hàng, các phiếu nhập theo giá trung bình.

Các chi phí nhập mua, các điều chỉnh chỉ liên quan đến giá trị có thể được cập nhật như một bản ghi bình thường (có mã kho, mã vật tư) nhưng số lượng = 0. Chương trình tự động tính các chi phí này vào giá vốn của vật tư, hàng hoá.

67

Trường hợp một vật tư có thể nằm ở nhiều kho thì có 02 khả năng xác định giá tồn kho: một giá trung bình chung cho toàn công ty (cho tất cả các kho) hoặc mỗi vật tư ở mỗi kho có một giá riêng. Ta có thể lựa chọn một trong 02 khả năng trên và khai báo cho chương trình biết trong phần "Tham số tuỳ chọn ".

Trong trường hợp sử dụng một giá trung bình chung cho một vật tư ở nhiều kho thì các phiếu nhập điều chuyển theo giá trung bình và các phiếu nhập khác theo giá trung bình sẽ không tham gia vào quá trình tính toán giá. Ngoài ra chương trình cũng sẽ trừ đi về số lượng và giá trị đúng bằng tổng số lượng và giá trị của các phiếu xuất giá đích danh của các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình tháng.

Trong trường hợp sử dụng một giá chung thì lên báo cáo nhập xuất tồn cho toàn công ty sẽ không xuất hiện chênh lệch giữa “Giá trị tồn cuối tháng” và “Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình” nhưng khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho riêng biệt hoặc một nhóm kho thì có thể xảy ra chênh lệch nói trên và giá trị chênh lệch này có thể lớn nhỏ tuỳ theo biến động của giá nhập trong kỳ ở các kho và giá tồn đầu kỳ ở các kho. Vì vậy khi ta lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho hoặc một nhóm kho thì nên chỉ in về mặt số lượng mà không in về mặt giá trị. Còn các báo cáo riêng về giá trị tồn cuối hoặc tổng nhập hoặc tổng xuất trong kỳ thì có thể cả về số lượng và giá trị. Một phương án khác để xử lý các chênh lệch là ta phải tạo các bút toán bù trừ chênh lệch. Việc này có thể thực hiện tự động bằng chương trình khi ta thực hiện tính giá trung bình.

Khi tính giá trung bình cho từng vật tư ở từng kho thì cũng xảy ra các chệnh lệch do trong SAS INNOVA 6.8.1 đơn giá được lưu trữ chỉ có 02 chữ số sau dấu phNy thập phân. Các chênh lệch này thường rất nhỏ, nhưng cũng có thể lớn nếu như số lượng nhập xuất tồn lớn.

Giá trị chênh lệch = (Giá trị tồn cuối tháng - Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình) có thể in ra và xử lý tuỳ theo ý của người sử dụng hoặc sẽ do chương trình tự động hạch toán bằng các phiếu xuất vào tài khoản chênh lệch.

Việc khai báo các vật tư tính giá theo phương pháp trung bình được thực hiện ở phần khai báo các thông tin về vật tư. Chức năng tính giá trung bình được thực hiện ở menu “Tính đơn giá trung bình”. Chương trình cho phép tính giá trung bình di động, trung bình cho một tháng, một quý, 6 tháng hoặc cả năm tuỳ theo lựa chọn của người sử dụng.

Đối với giá trung bình di động thì chương trình tính giá trung bình hàng ngày (trong cùng 1 ngày thì mỗi vật tư đều có một giá chung cho tất cả các phiếu xuất).

Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp tính giá trung bình cho từng kho mà có phiếu xuất điều chuyển theo giá trung bình theo 02 chiều từ kho A sang kho B và ngược lại từ kho B sang kho A hoặc từ kho A sang kho B, sau đó sang kho C và lại quay về kho A thì chương trình không tính được giá trung bình của một vật tư ở từng kho. Nhưng nếu chỉ có các điều chuyển một chiều từ kho A sang B rồi sang C,... nhưng không có điều chuyển ngược lại về A thì chương trình vẫn tính được giá trung bình của một vật tư cho từng kho.

6.4.2 Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá nhập trước xuất trước (NTXT)

Trường hợp áp dụng: Cách tính giá này áp dụng cho các đơn vị có giá nhập hàng không ổn định và số lượng hàng bán ra không ổn định.

Giá NTXT được SAS INNOVA 6.8.1 tính cho các phiếu xuất bằng cách trừ dần từ các phiếu nhập theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.

Giá NTXT không được tính ngay khi làm phiếu xuất, nó chỉ được cập nhật khi ta chạy chức năng “Tính đơn giá NTXT”. Lưu ý là SAS INNOVA 6.8.1 chỉ đưa ra đơn giá xuất cuối cùng chứ không chỉ ra cho người sử dụng biết là phiếu xuất được xuất từ các phiếu nhập nào.

Trong việc tính giá NTXT thì điều quan trọng là phải xác định phiếu nào trước và phiếu nào là sau. Trình tự trước sau trong SAS INNOVA 6.8.1 được xác định theo thứ tự ưu tiên như sau:

1. Ngày của các phiếu xuất 2. Tính giá cho tất cả các phiếu xuất điều chuyển

68

3. Tính giá cho các hoá đơn và các phiếu xuất khác

Trong mỗi bước tính 2 và 3 thì do có nhiều kho khác nhau, nhiều loại chứng từ nhập xuất khác nhau với hệ thống đánh số khác nhau nên các tính toán lại được thực hiện theo ưu tiên sau:

1. Số thứ tự ưu tiên của các kho 2. Số chứng từ của các phiếu xuất 3. Số thứ tự ưu tiên của các phiếu nhập 4. Số chứng từ của các phiếu nhập.

Lý do phải xét thứ tự ưu tiên như trên được giải thích như sau:

Phiếu xuất điều chuyển được ưu tiên số 1 vì: Giá của phiếu xuất điều chuyển sẽ là giá nhập của kho đối ứng nên để phải tính trước thì mới tính tiếp cho các phiếu xuất khác. Trong SAS INNOVA 6.8.1 phiếu nhập điều chuyển có số chứng từ bằng số chứng từ của phiếu xuất điều chuyển vì vậy nó sẽ khác hệ thống đánh số của các phiếu nhập mua và nhập khác. Để giải quyết 02 vấn đề không rõ ràng trên trong SAS INNOVA 6.8.1 phiếu xuất điều chuyển được xếp ưu tiên số 1.

Trong trường hợp có nhiều kho và có sự điều chuyển giữa các kho thì chương trình không thể nhận biết được chứng từ nào phát sinh trước vì chúng có thể được đánh số theo các hệ thống của từng kho. Để giải quyết vấn đề không rõ ràng này ta phải đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho trong vấn đề điều chuyển. Ví dụ kho trung tâm là ưu tiên số 1, tiếp theo là các kho khác. Việc đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho được thực hiện ở phần khai báo “Danh mục kho”.

Có nhiều loại phiếu khác nhau và mỗi phiếu lại có thể có hệ thống đánh số chứng từ khác nhau. Ví dụ hệ thống đánh số hóa đơn khác với hệ thống đánh số của các phiếu xuất kho. Vì vậy để biết phiếu nào là trước hay là sau ta phải có đánh số thứ tự ưu tiên cho các chứng từ vật tư. Số thứ tự ưu tiên do SAS INNOVA 6.8.1 quy định và có thể xem ở trường Stt_NTXT trong phần khai báo về “Danh mục chứng từ”.

Việc khai báo các vật tư tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước được thực hiện ở phần khai báo các thông tin về vật tư. Chức năng tính giá NTXT được thực hiện ở menu “Tính đơn giá nhập trước xuất trước”. Chương trình cũng cho phép kiểm tra tính đúng đắn của việc tính giá NTXT cho các vật tư tính giá NTXT là khi vật tư đó tính sai chương trình sẽ chỉ ra trên cột “lệch tồn” (lệch số lượng) và “lệch dư” (lệch giá trị). Trong trường hợp lệch thì phải tính lại tồn kho cho mã vật tư đó và tính lại giá NTXT cho vật tư đó.

Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp phiếu nhập chi phí mua hàng được tính vào giá vốn thì phải chỉ rõ chi phí này được gán cho phiếu nhập nào để chương trình có thể tính được giá. Các phiếu nhập chi phí này được nhập ở mục phiếu nhập chi phí.

6.4.3 Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh

Trường hợp áp dụng: Cách tính giá này áp dụng cho các đơn vị cần phải hạch toán một cách chính xác giá vốn hàng bán, những đơn vị bán hàng có số lượng sản phNm không nhiều nhưng giá trị lớn hoặc cần phải tính chính xác kết quả kinh doanh theo từng hợp đồng, vụ việc bộ phận.

Trong trường hợp này người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất/giá vốn và chương

trình không can thiệp gì cả. Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử dụng nhập vào

để tính ra giá trị tồn kho.

6.5 Theo dõi hàng tồn kho tại các đại lý

69

SAS INNOVA 6.8.1 cho phép quản lý hàng gửi bán tại các đại lý tương tự như hàng tồn tại các kho của công ty - có thể in các báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho... Ngoài ra, tài khoản hàng gửi bán (tài khoản 157) người sử dụng có thể theo dõi như là một tài khoản công nợ - có thể in sổ chi tiết công nợ, tổng hợp công nợ của các đại lý...

6.6 Báo cáo

6.6.1 Báo cáo hàng nhập

- Bảng kê phiếu nhập - Bảng kê phiếu nhập của một mặt hàng, vật tư - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo hợp đồng - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng - Tổng hợp hàng nhập kho - Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, hợp đồng - Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu

6.6.2 Báo cáo hàng xuất

- Bảng kê phiếu xuất - Bảng kê phiếu xuất của một mặt hàng, vật tư - Bảng kê phiếu xuất nhóm theo khách hàng - Bảng kê phiếu xuất nhóm theo hợp đồng - Bảng kê phiếu xuất nhóm theo dạng xuất - Bảng kê phiếu xuất nhóm theo mặt hàng - Tổng hợp hàng xuất kho - Báo cáo giá trị hàng xuất theo khách hàng, hợp đồng - Báo cáo hàng xuất nhóm theo 2 chỉ tiêu

6.6.3 Báo cáo hàng tồn kho

- Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tư - Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tư (lên cho tất cả các vật tư của một kho) - Hỏi số tồn kho của một vật tư - Tổng hợp nhập xuất tồn - Báo cáo tồn kho - Báo cáo tồn theo kho - Báo cáo tồn kho đầu kỳ - Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập (giá NTXT) - Bảng giá trung bình tháng

7. Phân hệ Giá thành

7.1 Phân loại và Lựa chọn phương án tính giá thành

- SAS INNOVA 6.8.1 cho phép tập hợp và tính giá thành theo các cách sau: o Giá thành giản đơn o Giá thành định mức o Giá thành hệ số.

- Bài toán Giá thành giản đơn áp dụng trong trường hợp sản xuất mang tính tập hợp chi phí cho từng loại thành phNm. Có nghĩa là kế toán giá thành có thể hoàn toàn bóc tách được tối thiểu một đầu mục chi phí (621 hoặc 622...)

- Bài toán Giá thành định mức áp dụng trong trường hợp sản xuất một nhóm các loại thành phNm có cùng cấu trúc khoản mục chi phí nguyên vật liệu như nhau, nhưng có định mức khác nhau. Bài toàn giá thành định mức thường áp dụng đối với các công ty

70

sản xuất bánh kẹo, thực phNm, gạch, xi măng.... Các chi phí xuất đi sản xuất chỉ có thể bóc tách theo từng nhóm thành phNm, sau đó chương trình sẽ căn cứ vào bảng định mức chi tiết để tính chi tiết chi phí cho từng loại thành phNm.

- Bài toán Giá thành hệ số áp dụng trong trường hợp sản xuất các thành phNm gần tương tự nhau, có kích cỡ khác nhau, các thành phNm có thể quy đổi cho nhau theo một hệ số nhất định Bài toán giá thành hệ số thường được áp dụng đối với các công ty sản xuất giày dép, may mặc, gương kính ....

7.2 Gía thành giản đơn

Quy trình tính giá thành như sau: Xuất NVL, trả lương, chi trả các chi phí khác (152, 334,111…) ---> Tập hợp chi phí (TK 621,622,627) ---> Kết chuyển vào Tài khoản chi phí SXKD dở dang (TK154) ---> Nhập kho sản phNm hoàn thành (TK155) ---> Tính giá thành sản phNm.

- Tạo mã sản ph�m:Vào Vật tư hàng hoá \ Danh mục\ Hàng hoá vật tư để mở mã sản phNm, chú ý phải điền đầy đủ các thông tin ví dụ: TK kho 155, tài khoản giá vốn 632, tài khoản doanh thu 511, TK sản phNm dở dang 154 - Tạo mã vụ việc: Vào Vật tư hàng hoá \Danh mục\ Danh mục vụ việc hợp đồng. Hoặc vào Giá thành /Sơ đồ/ Vụ việc hợp đồng Lưu ý để tiện cho việc theo dõi các khoản mục chi phí cấu thành nên sản phNm thì nên mở mã vụ việc và tên vụ việc giống như mã sản phNm và tên sản phNm. - Nhập kho hàng hoá vật tư sản xuất: Vào Mua hàng\ Sơ đồ \Phiếu nhập mua hàng để nhập kho hàng hoá (như nhập hàng hoá mua thông thường) - Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản ph�m : Vào Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ \Phiếu

xuất kho để xuất kho vật liệu, trong phiếu xuất kho phải chỉ rõ vụ việc (Tên sản phNm). - Tính giá vốn cho hàng xuất kho:Vào Vật tư hàng hoá\ Chức năng \ Tính giá trung bình hoặc Tính giá nhập trước xuất trước. ( Nếu phiếu xuất đã điền giá vốn đích danh thì không cần tính qua bước này). Bước này nhằm mục đích tính giá vốn cho hàng hóa vật tư đã xuất cho sản xuất hay để lên khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Khai báo bút toán kết chuyển và phân bổ chi phí: Vào Tổng hợp\ Chức năng\ Khai báo

các bút toán tự động

Bước này nhằm mục đích khai báo các bút toán kết chuyển và phân bổ tự động, như kết chuyển 621, 622 về 154 và phân bổ 627 về 154

Để thực hiện kết chuyển hay phân bổ tự động ta làm bước tiếp theo vào Tổng hợp \Chức

năng\ Bút toán kết chuyển tự động và Bút toán phân bổ tự động Hoặc vào Giá thành \Bút

toán phân bổ tự động hoặc Bút toán kết chuyển tự động (hình)

71

Khai báo bút toán kết chuyển chi phí: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung…vào TK chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Ghi có TK 621,622,627/ Nợ TK 154; Chọn 1: Kết chuyển từ Có sang Nợ)

Khai báo bút toán phân bổ tự động : ở cửa sổ màn hình trên khai báo tài khoản ghi có nhấn phím F4, ở cửa sổ màn hình dưới nhấn phím Ctrl + F4 khai báo TK ghi nợ, phải chỉ rõ phân bổ cho vụ việc nào.

Sau khi khai báo xong sẽ thực hiện các Bút toán kết chuyển, phân bổ tự động

- Nhập kho thành ph�m: Vào Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ \ Phiếu nhập kho để nhập kho số lượng thành phNm.

- Tính giá thành sản ph�m: Vào Giá thành\ Tính giá thành sản xuất để tính giá thành cho từng mặt hàng, chương trình sẽ tự cập nhật giá thành vào thành phNm

Chú ý: Sau các bước kết chuyển tính giá nên vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan xem chương trình đã cập nhật vào chưa, nếu chưa cập nhật vào thì kiểm tra lại các bước và tính lại.

Đối với quy trình tính giá thành phân bước tức là thành phNm của giai đoạn trước sẽ là đầu vào cho việc sản xuất sản phNm giai đoạn tiếp theo thì lại xuất kho thành phNm đó để sản xuất và các bước lại được lặp lại.

Ví dụ bài toán về giá thành giản đơn

1. Ngày 01/01 nhập kho NVL sau:

NVL01: SL: 100 ĐG: 1,000,000 Đ NVL02 : SL: 200 ĐG: 1,200,000 Đ NVL03: SL: 50 ĐG: 800,000 Đ NVL 04 SL: 80 ĐG: 600,000 Đ

2. Ngày 02/01 xuất kho NVL để SX

SPA: NVL 01 SL: 100 NVL 02 SL: 150 SPB: NVL 03 SL: 50 NVL 04 SL: 50

3. Ngày 15/01 nhập kho thành phNm từ sản xuất :

SPA : 100 SPB: 50

4. Trong tháng 1 phát sinh từ phiếu chi các nghiệp vụ kinh tế sau:

- Chi phí mua ngoài cho phân xưởng : 8,000,000 VNĐ - Chi trả lương cho CN TT SX :20,000,000 VND, trả lương cho NV quản lý phân xưởng 5,000,000 VNĐ

72

- Chi phí khấu hao máy móc : 6,000,000 VNĐ Hỏi: Tính giá thành của SP A và B trong tháng 01. Biết rằng các chi phí khác được phân bổ cho thành phNm theo nguyên vật liệu chính.

Cách làm:

Làm phiếu nhập mua NVL Vào Vật tư hàng hoá\ Phiếu xuất kho -� Làm phiếu xuất kho chỉ có số lượng, không có giá trị (N621/C152- Nhớ vào mã vụ việc)

73

Vào Vật tư hàng hoá \ Phiếu nhập kho ---� Vào phiếu nhập kho thành phNm chỉ có số lượng không có giá trị (N152/C154 - Nhớ vào mã vụ việc)

Vào phiếu chi phát sinh các nghiệp vụ:

74

5. Vào Vật tư hàng hoá\ Chức năng \Tính giá trung bình tháng---� Kiểm tra Tk 621 xem chi phí vật liệu đã tập hợp chưa

75

6. Khai báo bút toán kết chuyển và phân bổ tự động Vào Tổng hợp\ Chức năng\ Khai báo bút toán kết chuyển hoặc phân bổ tự động - Khai báo bút toán KC tự động, F4 thêm mới: TK Nợ 154/ Có 621. Chọn kết chuyển: 1 Vào bút toán kết chuyển tự động, dùng phím Space để đánh dấu bút toán cần kết chuyển và nhấn phím F4 Bút toán phân bổ tự động, F4 thêm mới: Có TK 622/627; Phân bổ theo 1, TK Nợ 154, TK Có 621

Nhấn Ctrl+ F4 ở cửa sổ dưới nợ TK 154 cho mã các vụ việc SPA, SPB tương ứng với từng bút toán phân bổ

Vào bút toán kc tự động; Dùng phím Space để đánh dấu bút toán cần kết chuyển và nhấn phím F4

76

Vào bút toán phân bổ tự động, dùng phím Space để đánh dấu bút toán cần phân bổ và ấn F4

7. Xem Tk 154 đã tập hợp đủ chi phí cho từng sản phNm chưa, nếu chi phí chưa tập hợp vào TK 154 thì phải kết chuyển lại 8. Tính giá thành : Vào Giá thành\ Sơ đồ\ Tính giá thành, chọn tháng tính giá và khai báo Tk tập hợp 154

Đánh dấu vụ việc cần tính giá, nhấn F4, sau đó nhấn F5 để xem thẻ giá thành lên chưa

77

9. Kiểm tra phiếu nhập kho thành phNm xem chương trinh đã áp giá vào chưa (Biết: nguyên vật liệu vật tư tính giá theo phương pháp trung bình tháng) 7.3 Giá thành định mức (giá thành quản trị)

Tương tự với việc xây dựng các danh mục cho giá thành giản đơn như danh mục vụ việc, danh mục kỳ tính giá thành, danh mục vụ việc thì ngoài ra khi làm bài toán giá thành định mức còn thực hiện khai báo thêm một số danh mục sau:

- Khai báo danh mục khoản mục tính giá thành: mục đích khai báo danh mục này nhằm chi tiết giá thành theo các khoản mục. - Khai báo danh mục phân loại vụ việc sản xuất: Mục đích của việc phân loại vụ việc sản xuất là nhằm liên kết giữa các vụ việc sản xuất với nhau qua trường “ Mã nhóm vụ việc sản xuất”. - Khai báo danh mục vụ việc sản xuất: xem chương 2 - Nhập định mức nguyên vật liệu - Nhập định mức về tiền - Nhập hệ số cho sản ph�m (nếu là bài toán giá thành theo hệ số)

78

Quy trình tính giá thành định mức: B1. Cập nhật nguyên vật liệu dở dang trên dây chuyền sản xuất cuối kỳ B2. Cập nhật chi phí bằng tiền dở dang cuối kỳ B3. Cập nhật sản phNm dở dang tương đương cuối kỳ B4. Thực hiện kết chuyển chi phí NVL và nhân công (nếu chi phí nhân công hạch toán chi tiết) B5. Khai báo bút toán phân bổ chi phí chung cho sản phNm (hay cho các vụ việc), tương tự như khi thực hiện phân bổ chi phí chung ở giá thành giản đơn B6. Phân bổ chi phí chung cho từng SP (phân bổ chi phí chung từ một vụ việc cho nhiều SP) B7. Tính chi phí nguyên vật liệu và tiền lương B8. Tính giá thành định mức Ví dụ bài toán giá thành định mức Công ty Bánh kẹo và Nước giải khát X trong kỳ phát sinh các nghiệp vụ sau: Nhập kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản phNm: Men: Số lượng: 5kg- Đơn giá:20.000đ/kg Nước: Số lượng: 20 lít- Đơn giá:1.500đ/lít Trứng: Số lượng: 100 quả- Đơn giá:1.500đ/quả Đường: Số lượng: 200kg- Đơn giá:4.500đ/kg Hoa quả: Số lượng 10kg – Đơn giá: 15.000đ/kg Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản phNm Phiếu xuất kho số 01: Xuất kho vật liệu để sản xuất nước giải khát: Men: 2kg. Đường: 3kg, Nước: 9 lít Yêu cầu: Tính giá thành định mức cho từng sản phNm. Bảng định mức như sau: *Nguyên vật liệu:

+ Nhóm giải khát: - Để sản xuất Bia cần 0,2kg men và 0,3lít nước. - Để sản xuất Coca cần 0,2 lít nước và 0,2 kg đường +Nhóm Bánh kẹo - Sản xuất Bánh cần 1kg đường và 1 quả trứng - Sản xuất Kẹo cần 1,5kg đường và 0,4kg hoa quả *Định mức tiền

- Bia: lương trực tiếp 8.000đ, lương gián tiếp 6.000đ - Coca: lương trực tiếp 9.000đ, lương gián tiếp 5.000đ - Bánh: lương trực tiếp 10.000đ, lương gián tiếp 8.000đ - Kẹo: lương trực tiếp 12.000đ, lương gián tiếp 8.000đ

Lưu ý: Khi viết phiếu xuất và phiếu nhập kho thì cần chỉ rõ mã vụ việc. Phần lương trực tiếp và gián tiếp trong nhóm Giải khát thì cần phải mở trường mã tự do

Các bước thực hiện:

Bước 1: khai báo các danh mục

- Vào Danh mục khoản mục tính chi phí: Khi nhấn F4 để nhập thì nên để mã khoản mục là 621, 622, 627... để khi lên Thẻ giá thành ta có thể nhận biết dễ dàng đó là khoản mục nào? B2. Vào phân loại vụ việc sản xuất: “ Giá thành/ Các danh mục/ Danh mục phân loại vụ việc sản xuất.

79

- Nhập Danh mục từ điển tự do: “Giá thành/ Các danh mục / Danh mục từ điển tự do”.(Để nhập trường Lương trực tiếp, Lương gián tiếp cho các vụ việc)

- Khai báo Danh mục vụ việc hợp đồng: “Giá thành\ Vụ việc hợp đồng”. Trong màn hình nhập danh mục vụ việc hợp đồng phải gắn mã nhóm vụ việc sản xuất như “SX”- Phân nhóm sản xuất.

Bước 2: Nhập định mức

- Nhập định mức nguyên vật liệu. Vào Giá thành\ Danh mục \Cập nhật định mức\ Nhập định mức nguyên vật liệu. Khi nhấn vào nhập định mức nguyên vật liệu thì cửa sổ vào định mức nguyên vật liệu bật ra ta nhập mã vụ việc: Bánh kẹo và mã khoản mục là 621. Tiếp đó là vào màn hình nhập định mức cho vụ việc, nhấn F4 ta nhập mã vụ việc, mã khoản mục, mã sản phNm. Sau đó nhấn enter để nhập chi tiết cho từng vụ việc bằng cách nhấn phím F4. Khi đó ta nhập mã khoản mục 621, mã sản phNm (Bánh, Kẹo), mã vật tư (Men), nếu muốn nhập thêm định mức cho vật tư là “Đường” thì ta nhấn F4.

80

- Nhập định mức tiền: tương tự như nhập định mức vật tư. Lưu ý: phải nhớ gắn mã tự do (lương trực tiếp, lương gián tiếp)

Bước 3: Phát sinh chi phí

- Khi chi lương cho các vụ việc thì phải ghỉ rõ mã vụ việc và mã tự do (Lương trực tiếp, Lương gián tiếp)

- Đối với Phiếu xuất kho thì phải chỉ rõ vụ việc (Giải khát hay Bánh kẹo)

- Đối với Phiếu nhập kho thì cũng phải chỉ rõ vụ việc nào

- Tính giá vốn hàng tồn kho cho các phiếu xuất

- Nhập kho thành phNm (gắn mã vụ việc)

Bước 4: Tập hợp chi phí

- Thực hiện kết chuyển tự động 621 về 154 (về các vụ việc) như giá thành giản đơn - Thực hiện phân bổ chi phí chung về các vụ việc Bánh và Kẹo như giá thành giản đơn

81

Lưu ý: Do chọn phân bổ chi phí sản xuất chung cho cả 2 vụ việc Bánh kẹo và Giải khát là theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp do đó ta phải thực hiện bút toán kết chuyển trước khi thực hiện bút toán phân bổ. Tiếp tục sẽ phân bổ chi phí chung từ các vụ việc Bánh và Kẹo về các sản phNm thì ta phải tính Chi phí nguyên vật liệu và tiền lương. Vào “Giá thành\ Tính các chi phí\ Tính chi phí nguyên vật liệu và tiền lương

Thực hiện bút toán phân bổ chi phí chung về các sản phNm. Nhấn phím F4 khai báo TK có 627 và mã vụ việc được phân bổ và phân bổ theo khoản mục chi phí nào. Sau đó chuyển xuống cửa sổ dưới bằng phím Ctrl + F4 để nhập mã sản phNm đó (Bánh, Kẹo, Bia, Coca).

82

Thực hiện phân bổ chi phí sản xuất chung cho sản phNm. Vào Giá thành\ Tính các chi phí\ Phân bổ chi phí sản xuất chung.

Bước 5: Tính giá thành định mức

Vào Giá thành \ Chức năng \Tính giá thành định mức. Chú ý phải vào tài khoản tập hợp.

83

Bước 6: Xem Thẻ giá thành

Báo cáo chi phí giá thành Bảng tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phNm Tính tiêu hao tiền lương, BHXH và KPCĐ Thẻ giá thành sản phNm Bảng tổng hợp giá thành Báo cáo quá trình sản xuất Báo cáo quyết toán thành phNm Báo cáo quyết toán nguyên vật liệu Báo cáo so sánh tiêu hao tiền lương với định mức Báo cáo so sánh tiêu hao nguyên vật liệu với định mức Báo cáo chi phí theo vụ việc Bảng kê chứng từ theo vụ việc Tổng hợp số phát sinh theo vụ việc Tổng hợp số phát sinh lũy kế theo vụ việc Bảng cân đối số phát sinh theo vụ việc.

8. Phân hệ Tài sản cố định

8.1 Chức năng Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng,... Theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định. Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao.

84

8.2 Khai báo thông tin về Tài sản cố định

Việc khai báo danh mục tài sản cố định là một là một hệ thống thông tin riêng biệt, độc lập với các danh mục khác trong chương trình kế toán. Vì vậy Danh mục TSCĐ được xây dựng để nhằm quản lý tài sản và quản lý khấu hao. Những danh mục liên quan đến quản lý tài sản cố định bao gồm: Danh mục nguồn vốn, danh mục tăng giảm TSCĐ, danh mục bộ phận TSCĐ, danh mục phân nhóm tài sản. Trước khi khai báo Danh mục tài sản thì cần khai báo các Danh mục nguồn vốn, danh mục tăng giảm TSCĐ, danh mục bộ phận TSCĐ, danh mục phân nhóm tài sản

Trong SAS INNOVA 6.8.1 tài sản được quản lý theo nguồn vốn, lý do tăng giảm, mục đích sử dụng, bộ phận sử dụng và theo nhóm TSCĐ.

8.2.1 Danh mục nguồn vốn :

- Chức năng: Để khi khai báo tài sản xác định được tài sản đó thuộc nguồn vốn nào - Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Nguồn vốn - Cập nhập các thông tin về

• Mã nguồn vốn : Dùng để mã hoá mã nguồn vốn

• Tên nguồn vốn : Tên nguồn vốn (vốn vay, vốn tự có…)

8.2.2 Danh mục tăng giảm tài sản:

- Chức năng: Khai báo lý do tăng giảm của tài săn

- Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ

- Cập nhật các thông tin về

• Loại tăng giảm: T – Khai báo TS tăng; G – Khai báo TS giảm

• Mã tăng giảm: Mã đặt khai báo tăng giảm ví dụ MM (Mua mới)

• Lý do tăng giảm: Ví dụ Tăng do mua mới

8.2.3 Danh mục Bộ phận sử dụng tài sản:

- Chức năng: Khai báo bộ phận sử dụng TS đó. - Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Bộ phận sử dụng tài sản - Cập nhật các thông tin về:

• Mã bộ phận : Mã đặt cho bộ phận đó, ví dụ PGĐ

• Tên bộ phận: Phòng giám đốc

8.2.4 Danh mục phân nhóm tài sản:

- Chức năng: Khai báo các nhóm tài sản khác nhau - Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Danh mục phân nhóm tài sản - Cập nhật các thông tin về:

• Loại nhóm: Đặt tài sản đó vào loại nhóm nào ví dụ 1,2,3

• Mã nhóm tài sản: Tên mã nhóm ví dụ N1,N2

• Tên nhóm tài sản:Tên nhóm ví dụ Nhóm máy móc thiết bị, nhóm nhà cửa..

8.3 Danh mục tài sản cố định

Mỗi khi nhập mới một Tài sản ngoài việc định khoản nợ, có hay theo dõi nhập xuất thì phải tạo mã danh mục tài sản mới để theo dõi riêng về phần tài sản và tính khấu hao cho tài sản đó.

- Đường dẫn: Tài sản\ Sơ đồ\ Tài sản

85

- Mã đơn vị : Khai mã tên đơn vị - Số ctừ, ngày ctừ gốc : là thông tin của chứng từ gốc, và ngày của hóa đơn mua tài sản - Mã TSCĐ: Đặt tên cho mã tài sản, ví dụ có thể đặt mã phát sinh theo thứ tự thời gian: TS001, TS002. - Tên tài sản : Ví dụ ô tô Toyota, Nhà xưởng 1 - Tên 2 : Tên tiếng anh hoặc tên khác. - Đơn vị tính : Chiếc, bộ… - Nhóm TS1,2,3 : Nhấn Enter chọn nhóm, TS thuộc nhóm nào thì chọn nhóm đó (Tên nhóm đã đặt ở Danh mục phân nhóm TSCĐ) - Nước SX, năm SX : Thông tin này dùng để quản lý thêm - Lý do tăng giảm : Nhấn Enter để chọn lý do tăng giảm đã khai ở Danh mục tăng giảm TS - Bộ phận sử dụng : Nhấn Enter để chọn mã bộ phận sử dụng đã khai báo trong Danh mục bộ phận sử dụng. - TK TSCĐ : Khai báo TK TSCĐ( 2111,2112,2115…) - TK Khấu hao : Khai báo TK khấu hao TSCĐ (214) - TK chi phí : Là tài khoản khai báo khi kết chuyển chi phí khấu hao (6424) - Ngày tăng tài sản : Là ngày nhập tài sản về dùng - Ngày ghi nhận GTCL :Là ngày bắt đầu sử dụng TS. - Ngày bắt đầu khấu hao: Có thể là ngày bắt đầu sử dụng tài sản hoặc ngày tăng TS, ngày bắt đầu khấu hao không nhỏ hơn ngày tăng TSCĐ. - Tính khấu hao : Có tính hay không (đối với các TSCĐ không tham gia vào HĐ SXKD thì không tính khấu hao). - Số tháng khấu hao : Khai báo số tháng KH của TSCĐ, ví dụ TS khấu hao 4 năm thì khai báo 48 tháng. - Tỷ lệ khấu hao : Không phải khai báo, khai báo tháng khấu hao thì chương trình tự tính tỷ lệ KH. - Nguyên giá : Khai báo nguyên giá TS - Giá trị đã khấu hao : Nếu là TS cũ đã tính KH rồi thì phải khai báo Giá trị đã khấu hao - Giá trị còn lại : Chương trình tự động tính

86

- Giá trị KH 1 tháng : Chương trình tự động tính

8.4 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng

Mỗi tháng ta phải tính một lần và chương trình sẽ lưu giá trị này trong tệp số liệu.

Nếu có sự thay đổi gì thì phải tính lại.

Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên các số liệu và cách tính mà ta đã khai báo ở phần thông tin về tài sản. Tuy nhiên giá trị này có thể thay đổi theo ý muốn của người sử dụng ở phần “Điều chỉnh khấu hao tháng". Việc điều chỉnh giá trị khấu hao có thể do giá trị còn lại rất nhỏ nên ta muốn chỉnh hết giá trị còn lại vào số khấu hao của tháng hiện thời.

SAS INNOVA 6.8.1 cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và có thể tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao tháng. Khai báo về cách thức tính này được thực hiện trong phần “Khai báo các tham số hệ thống”.

8.5 Phân bổ khấu hao

- Khi thực hiện tính khấu hao TSCD chương trình mới tính ra số khấu hao TSCD của tháng đó nhưng chưa đưa khoản khấu hao đó vào chi phí. Để bút toán ghi Nợ các tài khoản chi phí khấu hao tương ứng với TK Có 214, thực hiện phân bổ khấu hao

- Thao tác: Dùng phím cách để đánh dấu, sau đó nhấn F4 để thực hiện bút toán phân bổ chi phí

8.6 Danh mục khai báo giảm TSCĐ

Đối với trường hợp tài sản đem nhượng bán, thanh lý hoặc không dùng thì phải tiến hành khai báo giảm TSCĐ để chương trình sẽ loại bỏ tài sản đó ra khỏi danh sách tài sản

- Đường dẫn: Tài sản\ Sơ đồ\ Khai báo giảm TSCĐ

8.7 Khai báo thôi khấu hao tài sản

Khi khai báo giảm tài sản thì cũng tiến hành khai báo thôi khấu hao tài sản để chương trình không tính khấu hao tài sản đó nữa.

Tương tư như khi khai báo giảm tài sản nhưng chỉ khai báo thôi khấu hao còn trong các báo cáo kiểm kê tài sản vẫn còn tài sản khai báo thôi khấu hao

8.8 Các báo cáo liên quan phân hệ TSCD

- Báo cáo chi tiết TSCD - Báo cáo kiểm kê TSCD - Bảng tính khấu hao TSCD

87

- Bảng phân bổ khấu hao TSCD - Báo cáo tăng giảm tài sản.

8.9 Ứng dụng vào quản lý CCDC phân bổ nhiều lần

- Đối với trường hợp CCDC xuất đi sản xuất phân bổ nhiều lần - > được theo dõi tương tự như TSCD. Tuy nhiên, giá trị CCDC xuất dùng sẽ được treo trên tk 242, 142 để phân bổ dần.

- Cách khai báo và tính khấu hao tương tự như mục TSCD - Đường dẫn: Tài sản cố định\ Danh mục\ Công cụ dụng cụ

Tương tự TSCD, CCDC có các báo cáo liên quan:

- Báo cáo chi tiết CCDC - Báo cáo kiểm kê CCDC - Bảng tính khấu hao CCDC - Bảng phân bổ khấu hao CCDC - Báo cáo tăng giảm CCDC

9. Phân hệ Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính

9.1 Phân hệ kế toán thuế

- Chức năng: Lên các báo cáo thuế GTGT đầu vào và đầu ra từ các phân hệ Mua hàng, bán hàng và vốn bằng tiền để lên các báo cáo thuế đầu vào và đầu ra, tờ khai thuế và các mẫu báo cáo khác về thuế TNDN, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên...

9.1.1 Báo cáo thuế GTGT đầu vào

Liên quan đến cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu vào có các lưu ý sau:

- Các hoá đơn thuế GTGT đầu vào được cập nhật ở các phần nhập mua hàng hoá và ở phần phiếu chi thanh toán các chi phí trực tiếp bằng tiền mặt. Đến phần nhập hoá đơn GTGT đầu vào chương trình sẽ hiện lên một màn hình riêng để cập nhật các thông tin liên quan các hoá đơn thuế GTGT đi kèm. Chương trình cho phép nhập nhiều hoá đơn GTGT đi kèm với một chứng từ hạch toán (phiếu chi, phiếu nhập mua).

- Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp được cập nhật ở menu "Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp" ở phân hệ "Mua hàng" và trong trường hợp này trên bảng kê thuế GTGT đầu vào sẽ ghi âm giá trị hàng mua vào và ghi âm số tiền thuế GTGT được khấu trừ. Số hóa đơn là số hóa đơn của doanh nghiệp xuất trả lại cho nhà cung cấp, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà nhà cung cấp đã xuất ra trước đó cho doanh nghiệp.

- Đối với các hoá đơn trực tiếp được khấu trừ lùi thì khi nhập thuế suất trên màn hình nhập chứng từ hạch toán ta phải nhập thuế suất âm để chương trình nhận biết trừ lùi tiền thuế từ tiền hàng. Tuy nhiên trong màn hình nhập hoá đơn thuế GTGT thì thuế suất vẫn để là dương.

- Đối với thuế GTGT hàng nhập khNu nếu tiền thuế GTGT hàng nhập khNu nộp khác tháng so với phiếu nhập thì phần phiếu nhập hàng nhập khNu sẽ không nhập thuế GTGT hàng nhập khNu. Sau khi nộp tiền thuế GTGT hàng nhập khNu thì vào phần chứng từ phải trả khác nhập bút toán hạch toán thuế GTGT hàng nhập khNu và vào phần cập nhật chứng từ thuế GTGT đầu vào ở phân hệ báo cáo thuế để nhập chứng từ thuế GTGT hàng nhập khNu để lên bảng kê thuế GTGT đầu vào.

- Do các chứng từ thuế GTGT đầu vào có thể được liệt kê ở các bảng kê khác nhau nên trong các màn hình nhập thuế GTGT đầu vào ta phải lưu ý phần nhập mẫu bảng kê thuế GTGT đầu vào theo quy định của cục thuế. Chứng từ thuộc bảng kê nào thì trong trường mẫu bảng kê ta nhập mã số của bảng kê đó.

88

Khi vào màn hình GTGT chọn cột mẫu báo cáo

- Để lên được các báo cáo thuế một cách chính xác và tự động bằng chương trình ta phải tuân thủ hướng dẫn cách chia tiểu khoản của tài khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp. Cách chia các tiểu khoản này được trình bày ở phần hướng dẫn khai báo hệ thống tài khoản ở chương các công việc chuNn bị cho sử dụng SAS INNOVA 6.8.1.

Riêng với các Doanh nghiệp áp dụng mẫu biểu theo Thông tư 60 (ngày 14/06/2007) khi kê

khai thuế đầu vào phải lên theo dạng nhóm theo mục đích sử dụng trong sản xuất kinh

doanh nên khi làm trên phần mềm SAS INNOVA 6.8.1 ở màn hình “nhập chứng từ

GTGT”phải chọn các mã ở cột “mã thuế”.

9.1.2 Báo cáo thuế GTGT đầu ra

Cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra. Liên quan đến cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra có các lưu ý sau:

- Chứng từ thuế GTGT đầu ra được lập khi phát sinh bán hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ. - Trong trường hợp nhập hàng bán bị trả lại, chứng từ sẽ nhập ở menu "Phiếu nhập hàng

bán bị trả lại" trong phân hệ "Bán hàng" và trong trường hợp này trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà doanh nghiệp đã xuất ra trước đó cho người mua.

89

- Khi nhập các hoá đơn bán hàng chỉ cho phép trên một hoá đơn chỉ có một loại thuế suất. Trong trường hợp trên hoá đơn có nhiều loại thuế suất thì phải tách riêng các mặt hàng có cùng loại thuế suất và nhập chúng như là một chứng từ riêng.

- Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của tỉnh/thành phố khác với tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế thì thuế GTGT đầu ra được tách thành 2 phần: 4% thuế GTGT nộp tại tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế và 1% thuế GTGT được nộp ở nơi công trình được thực hiện. Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần hoá đơn dịch vụ và tách thành 2 dòng: dòng thứ nhất là ghi thuế suất 4% và dòng thứ 2 ghi thuế suất 1%. Lưu ý là dòng thứ 2 không nhập doanh thu và người sử dụng phải tự nhập số tiền thuế 1% vào trường tiền thuế. Chương trình sẽ chuyển số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng thuế suất 4% và 1 dòng thuế suất 1% và doanh thu chịu thuế trên từng dòng sẽ là doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn.

- Đối với các đơn vị nộp thuế ở nhiều cơ quan thuế khác nhau (vd: các đơn vị xây lắp có công trình ở nhiều tỉnh/thành phố khác nhau) thì phải khai báo các tài khoản thuế là các tài khoản công nợ, khai báo các cục thuế trong danh mục khách hàng và khi nhập các tài khoản thuế phải chỉ rõ luôn cục thuế để có thể theo dõi và lên các báo cáo chi tiết cho từng cục thuế.

- Để tiện cho việc hạch toán thuế trong chương trình có danh mục thuế suất trong đó khai báo mã thuế suất, thuế suất và hạch toán thuế. Khi nhập liệu chỉ việc nhập mã thuế suất và chương trình tự động lấy thuế suất, tính giá trị thuế và hạch toán thuế.

- Đối với các đơn vị có nhiều cửa hàng với số lượng hoá đơn rất lớn và mong muốn khi nhập liệu tách riêng thành 2 phần: phần hạch toán kế toán chỉ nhập số tổng cộng; còn số liệu để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra chỉ nhập chi tiết thì phần thuế GTGT đầu ra được nhập riêng ở mục cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra.

- Các thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng được khai báo trong danh mục khách hàng. Khi nhập liệu ta chỉ việc nhập mã khách và chương trình tự động cập nhật tên, địa chỉ và mã số thuế vào bảng kê thuế GTGT đầu ra. Đối với các trường hợp khách lẻ chỉ mua một lần, để không quản lý quá nhiều mã khách trong danh mục khách hàng ta có thể gộp chung vào một mã khách không có địa chỉ và mã số thuế và khi nhập liệu chương trình sẽ nhập thêm các thông tin cần thiết về tên khách, địa chỉ và mã số thuế. Đối với các khách hàng không có mã số thuế (ví dụ khách hàng nước ngoài) thì khi khai báo trong danh mục khách hàng ở mục mã số thuế ta có thể nhập một ký tự gạch ngang (" - "); khi đó trong phần nhập hoá đơn chương trình sẽ không đòi nhập mã số thuế của khách hàng này nữa.

- Để lên được các báo cáo thuế một cách chính xác và tự động bằng chương trình ta phải tuân thủ hướng dẫn cách chia tiểu khoản của tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Cách chia các tiểu khoản này được trình bày ở phần hướng dẫn khai báo hệ thống tài khoản ở chương các công việc chuNn bị cho sử dụng SAS INNOVA 6.8.1.

9.1.3 Báo cáo thuế SAS INNOVA 6.8.1 cung cấp đầy đủ các báo cáo thuế do Tổng cục Thuế quy định, theo mẫu biểu mới nhất (Thông tư 60/TT-BTC, có tích hợp mã vạch 2 chiều tương thích hoàn toàn báo cáo đầu ra của Phần mềm HTKK 2.0). Chương trình cung cấp các báo cáo sau:

• Bảng kê thuế đầu vào • Bảng kê thuế đầu ra • Tờ khai thuế GTGT • Thuế TNDN nộp theo quý • Tờ khai thuế TN • Tờ khai tự quyết toán thuế TNDN

90

• Tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt • Quyết toán thuế GTGT theo PP trực tiếp • Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng được hoàn lại • Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng được miễn giảm.

9.2 Phân hệ báo cáo tài chính

9.2.1 Giới thiệu báo cáo tài chính theo các Thông tư và Quyết định Nhà nước ban hành

trên phần mềm kế toán SAS INNOVA:

Chương trình thiết kế các báo cáo tài chính theo quy định mới nhất của Bộ tài chính. Cho phép doanh nghiệp được quyền lựa chọn các báo cáo tài chính theo mẫu quy định.

Chương trình cung cấp các báo cáo tài chính theo các quy định sau:

- Báo cáo tài chính theo theo Quyết định 15/QĐ-BTC. - Báo cáo tài chính theo Quyết định 48/QĐ-BTC cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. - Báo cáo tài chính cho các doanh nghiệp xây lắp theo quyết định 1864/1998/QĐ BTC. - Báo cáo tài chính theo theo thông tư 55/2002/TT-BTC. - Báo cáo tài chính theo theo thông tư 105/2003/TT-BTC.

Các báo cáo tài chính gồm có:

- Bảng cân đối PS của các tài khoản - Báo cáo cân đối kế toán - Báo cáo KQ SXKD. Phần 1. Lỗ lãi - Báo cáo KQ SXKD. Phần 2. NS - Báo cáo KQ SXKD. Phần 3. Thuế GTGT - Báo cáo KQ SXKD. Phần 4. KQ CTXL - Báo cáo dòng tiền theo PP gián tiếp - BC dòng tiền theo PP trực tiếp cho nhiều kỳ - BC dòng tiền theo PP gián tiếp cho nhiều kỳ - Thuyết minh báo cáo tài chính

9.2.2 Một số chú ý trước khi lên báo cáo tài chính:

� Kiểm tra số liệu trước khi lên các báo cáo tài chính - Kiểm tra sổ cái các tài khoản giá vốn, các tài khoản chi phí đã lên đầy đủ chi phí chưa.

Vì có một số trường hợp kế toán quên chưa kết chuyển chi phí khấu hao hay chưa cho tính giá vốn hàng xuất kho hoặc chưa làm bút toán hạch toán chi phí, hạch toán chi phí phân bổ trong kỳ

- Kiểm tra Bảng cân đối phát sinh tài khoản trong báo cáo tài chính xem các tài khoản loại 5, 6, 7, 8 và 9 đã kết chuyển hết số dư cuối kỳ chưa.

- Chạy bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình dà soát lại các bút toán hạch toán và các phép tính. � Lên Bảng cân đối kế toán

- Sau khi kiểm tra hai trường hợp trên mà vào Bảng cân đối kế toán vẫn bị lệch, kế toán có thể kiểm tra lại việc khai báo các chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế toán xem đã được khai báo đúng với hệ thống tài khoản doanh nghiệp đang áp dụng chưa. Đối chiếu các tài khoản trên “Bảng cân đối phát sinh các tài khoản” với Bảng cân đối kế toán nếu thấy các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán thiếu hoặc chưa đúng thì người sử dụng vào mục “Tạo mẫu báo cáo” như sau:

91

- Sau đó người sử dụng tích vào chỉ tiêu chưa đúng và nhấn phím F3 để sửa các chỉ tiêu đã khai báo chưa đúng và phím F4 để thêm mới một chỉ tiêu.

� Lên Thuyết minh báo cáo tài chính: các trang của báo cáo TMTC vừa lên tự động

nhưng cũng có những trang người sử dụng phải khai báo.

92

Trang 1: người sử dụng cần điền các thông tin bằng việc mở trang 1 và tích vào từng dòng sau đó khai báo ở cửa số

Ngoài các báo cáo tài chính theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính chương trình còn cho phép người sử dụng tạo các mẫu báo cáo tài chính riêng để phục vụ kế toán quản trị nội bộ của doanh nghiệp.

Trang 2, 3, 4, 5, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17: chương trình tự nhặt số liệu lên, nhưng có thể chỉ tiêu khai báo chưa đúng với danh mục tài khoản đang sử dụng thì người dùng có thể tích vào ô “ Sửa mẫu báo cáo” để kiểm tra, sửa chỉ tiêu đã khai báo ở các trang.

Các trang 6, 9: người sử dụng tự nhập số liệu bằng tay

93

Khi ra khỏi “Thuyết minh báo cáo tài chính” chương trình sẽ hỏi có lưu số liệu, người sử dụng chọn Có để lưu lại dữ liệu và nhập tên dữ liệu được lưu. Từ các lần sau vào nếu muốn in dữ liệu đã lưu hoặc tiếp tục hoàn thiện dữ liệu đã lưu thì người sử dụng chỉ cần chọn lại tên dữ liệu.

94

Phần II: PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8.2

Chương 1: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 6.8.2

1. Cài đặt SAS INNOVA 6.8. 2

• Để cài đặt SAS INNOVA 6.8.2 bạn cần phải có bộ cài đặt SAS INNOVA 6.8.2 và bộ cài SQL Server 2000 hoặc SQL Server2005.

• Thao tác cài đặt cho SAS INNOVA 6.8.2 và SQL Server2000 có tài liệu hướng dẫn cài đặt được đưa trong bộ cài đặt. Riêng việc kết nối dữ liệu, trong trường hợp bị ngắt dữ liệu, xin được giới thiệu như sau: Attach file chứa dữ liệu phần mềm SAS INNOVA 6.8.2 vào cơ sở dữ liệu SQL

- Vào Start � All Program � Microsoft SQL Server � Enterprise manager để bật cửa sổ Enterprise manager.

- Kết nối cơ sở dữ liệu vào SQL: Từ cửa sổ Enterprise manarer, attach dữ liệu

vào cơ sở dữ liệu SQL: Microsoft SQL server\ SQL server group\local (hoặc tên máy chủ)\ Database. � Kích chuột phải vào Database chọn All tachs � Chọn attachs database chương trình sẽ mở ra cửa sổ attachs database.

95

- Bấm vào dấu (…) để chọn đến đường dẫn file dữ liệu (Thường để trong thư mục data) và chọn file dữ liệu có đuôi .mdf

Sau khi chọn thành công, nhấn OK để xác nhận. File dữ liệu sẽ được attach thành công vào cơ sở dữ liệu SQL

96

Việc attachs dữ liệu vào cơ sở dữ liệu đã thành công. Bước tiếp theo là kết nối dữ liệu vào chương trình phần mềm. Kết nối dữ liệu vào phần mềm. - Vào thư mục chứa phần mềm, Ví dụ: SAS68ERP-DSSGON\ WS chạy file

run.bat để tạo thư mục tạm lên ổ C. Sau đó chạy file SAS để chạy chương trình (Cũng có thể tạo shotcut của file SAS ra màn hình)

- Chạy chương trình và kết nối dữ liệu: Khi chạy lần đầu file sas, do dữ liệu chưa được kết nối nên chương trình sẽ mở ra cửa sổ báo chưa kết nối được chương trình với cơ sở dữ liệu SQL.

97

Nhấn OK để tiếp tục kết nối dữ liệu SQL vào chương trình. Chương trình sẽ mở ra cửa sổ báo đường dẫn kết nối trước đó. Chọn cancel để tự kết nối lại:

Lúc này chương trình đã mở ra cửa sổ đăng nhập, tuy nhiên bạn chưa đăng nhập được ngay vì cơ sở dữ liệu chư được kết nối (Nút Nhận bị mờ đi)

- Tiếp theo kích vào quản trị dữ liệu để kết nối dữ liệu vào chương trình: Chương trình sẽ mở ra cửa sổ quản trị dữ liệu.

Ở ô “máy chủ SQL” đánh tên máy chủ vào. Tên máy chủ chính là tên máy cài SQL, có thể kiểm tra tên máy chủ bằng cách bật cửa sổ SQL server service manager theo đường dẫn: Start � All Program � Microsoft SQL Server � Service Manager

98

Sau khi đánh tên máy chủ vào nhấn vào “Tạo cơ sở dữ liệu”. Lúc này chương trình sẽ mở ra cửa sổ tạo mới cơ sở dữ liệu.

Trên cửa sổ này nhấn vào nút kết nối, sau khi chương trình kết nối được các nút phía trên hiện rõ lên làm lần luợt các bước:

- Thay đổi mật khNu: Xoá trắng mật khNu SQL và xác nhận lại

99

- Tạo mới CSDL: Nhấn vào nút cập nhật

- Kêt nối máy chủ: nhấn vào nút kết nối

Sau đó nhấn vào nút huỷ bỏ, chương trình trở lại cửa sổ quản trị dữ liệu, Ở ô CSDL tìm đến dữ liệu của chương trình và ấn nhận

Sau đó ấn nhận và đăng nhập vào chương trình. Như vậy là hoàn thành quá trình kết nối dữ liệu.

• Yêu cầu cấu hình tối thiểu đối với máy tính cài đặt SAS INNOVA 6.8.2 o Ram 256 o Pentium III 800 o Ổ cứng: chỗ trống 500 MB o Windows XP, Windows 2000, Windows 2000 Server

2. Khởi động SAS INNOVA 6.8.2

• Khi hoàn thiện cài đặt, trên màn hình máy tính xuất hiện hai biểu tượng của SAS INNOVA 6.8.2

Sas.ico

100

Biểu tượng của SAS INNOVA 6.8.2

• Thao tác mở phần mềm: o Khởi động máy tính o Kích đúp vào biểu tượng SAS INNOVA 6.8.2 o Gõ tên và mật khNu để đăng nhập vào SAS INNOVA 6.8.2 (Mặc định ban

đầu của chương trình khi đăng nhập là Tên ABC, Mật khNu để trắng)

3. Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.2

Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng. Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Trong chương trình đã cố gắng thống nhất mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Tuy nhiên để hiểu rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng dẫn sử dụng trong từng trường hợp này. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình:

F1 - Trợ giúp F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục) F4 - Thêm một bản ghi mới F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm - Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp - Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật. F6 - Đổi mã F7 – In, kết xuất các báo cáo ra dạng tệp Excel, Dpf hay sửa mẫu báo cáo F8 - Xoá một bản ghi F10 – Tính Tổng cộng trong báo cáo hoặc sắp xếp các thông tin trên báo cáo. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu. ^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu (Ctrl + F) ^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu.

4. Các công việc chu�n bị

4.1 Lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán

SAS INNOVA 6.8.2 cho phép lựa chọn các hình thức ghi chép sổ sách kế toán sau:

• Sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung

• Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

• Sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chứng từ

Sau khi các chứng từ gốc được cập nhật vào phần mềm, tuỳ theo sự lựa chọn hình thức sổ sách kế toán của người sử dụng, SAS INNOVA 6.8.2 cho phép in ra tất cả các báo biểu theo đúng mẫu và chế độ do BTC Việt Nam ban hành 4.2 Hệ thống, quy trình nghiệp vụ hạch toán nội bộ

Để khai thác tối đa hiệu quả của phần mềm SAS INNOVA 6.8. 2, cần xác định rõ yêu cầu quản lý, khả năng đáp ứng yêu cầu của phần mềm kế toán để lập ra quy định hạch toán kế toán nội bộ.

• Xác định rõ yêu cầu quản lý, các báo cáo quản lý

• Xác định rõ tổ chức thông tin, quy trình xử lý số liệu

• Quy định hạch toán cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, phát sinh đặc biệt

• Quy định về quy trình luân chuyển chứng từ

• Quy định về các báo biểu, báo cáo thực hiện theo thông tư quyết định nào

101

• Phân công công việc cho từng nhân viên kế toán, phù hợp với phần mềm kế toán cần áp dụng

• Xây dựng quy trình nghiệp vụ hạch toán cho từng phát sinh cụ thể

• Lập danh sách người sử dụng và phân quyền chi tiết cho từng người

5. Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.2

Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau:

• Mã phải là duy nhất trong danh mục • Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu • Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống

mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh. • Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng sao cho thật tiện lợi

cho việc xử lý và lên các báo cáo.

Dưới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục:

• Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn. Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC.

• Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ...

• Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3 cấp. Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu bằng HCM...

• Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhập tại các đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên.

• Lưu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại là một phần trong mã của một danh điểm khác (tức là phải số ký tự nếu cùng cấp). Ví dụ không được mã KLABC và KLABC1. Trong trường hợp này phải mã là KLABC1 và KLABC2. Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau.

5.1 Danh mục tài khoản • Chức năng: Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán với hầu hết

các thông tin được phản ánh trên các tài khoản. Việc xây dựng danh mục tài khoản phụ thuộc vào 2 yếu tố sau:

o Yêu cầu quản lý do cơ quan, tổ chức đặt ra o Phương án tổ chức khai thác thông tin của phần mềm kế toán

• Đường dẫn: vào phần Tổng hợp\ Danh mục\ Tài khoản

102

• Các thông tin về tài khoản: Sử dụng các phím nóng F3, F4, F6, F8... để khai báo hoặc sửa chữa thông tin. Các thông tin cần khai báo bao gồm:

Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:

• Số hiệu tài khoản: Số hiệu tài khoản cần khai báo, chẳng hạn thêm tài khoản tiền VNĐ ngân hàng cấp 2 : Tài khoản 11211

• Tên tài khoản: Tên gọi của tài khoản, ví dụ tên gọi của tài khoản trên là: Tài khoản tiền VNĐ NH ngoại thương VN

• Tên ngắn: Tên tiếng anh của tài khoản, Gõ tên tiếng Anh nếu cần • Mã ngoại tệ: Loại tiền hạch toán • Tài khoản mẹ: Đối với những TK là TK cấp 2 thì mới cần khai báo TK mẹ là TK

cấp 1, ví dụ tài khoản mẹ của TK 11211 là 1121 • Tài khoản có theo dõi công nợ hay không: Khai báo “0” là không theo dõi công nợ

chi tiết thì TK này sẽ không lên bảng cân đối công nợ hay theo dõi chi tiểt cho từng đối tượng khách hàng; Khai báo “1” là TK theo dõi công nợ phải thu’ Khai báo “2” là TK theo dõi công nợ phải trả.

• Tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái: Các tài khoản sổ cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái.

• Loại tài khoản: Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tài khoản phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán. Loại của các tài khoản được chọn trong danh mục phân loại các tài khoản.

5.2 Danh mục ngoại tệ, tỷ giá • Chức năng: Dùng để khai báo các loại ngoại tệ sử dụng trong quá trình hạch toán.

o Tỷ giá: cho phép khai báo các mức tỷ giá theo từng loại ngoại tệ. từng thời gian cụ thể (theo ngày)

103

• Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Ngoại tệ, Tỷ giá

5.3 Danh mục đơn vị cơ sở • Chức năng: Sử dụng danh mục đơn vị cơ sở trong trường hợp một công ty có nhiều chi

nhánh, kinh doanh nhiều lĩnh vực khác nhau, cần theo dõi hoạt động chứng từ và lên các báo cáo riêng biệt theo từng chi nhánh, từng lĩnh vực hoạt động.

• Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Đơn vị cơ sở

5.4 Danh mục nghiệp vụ hạch toán

• Chức năng: Định nghĩa các nghiệp vụ hạch toán cho các chứng từ bằng các mã hạch toán. Ví dụ xây dựng mã hạch toán cho nghiệp vụ chi lương là Nợ 334 và Có 1111 và khai báo bút toán này phát sinh cho chứng từ nào thì sau này khi chọn mã hạch toán.

• Đường dẫn: Tổng hợp\ Danh mục\ Nghiệp vụ hạch toán. Vào màn hình nhập nghiệp vụ hạch toán nhấn phím F4 thêm mới mã nghiệp vụ:

• Mã nghiệp vụ: Khai báo mã

• Tên nghiệp vụ hạch toán: Diễn giải tên nghiệp vụ

• Mã chứng từ: Khi enter qua trường này chương trình sẽ mở ra danh mục các mã chứng từ đã được khai báo ở Phân hệ Hệ thống, gắn mã chứng từ nào vào đây thì khi làm loại chứng từ đấy sẽ đưa lên các danh mục mã hạch toán có gắn mã chứng từ này.

• Tài khoản Nợ và Tài khoản Có: Khai báo cặp bút toán định khoản cho mã hạch toán này

• Tài khoản thuế Nợ và Tk thuế Có:Kkhai báo cho các nghiệp vụ liên quan đến thuế đầu vào và thuế đầu ra

• Tài khoản thuế nhập kh�u: Khai báo cho bút toán nhập khNu

• Tài khoản chiết khấu: Khai báo cho bút toán bán hàng có chiết khấu

5.5 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

104

• Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm khách hàng; Phân khách hàng thành các nhóm tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Ví dụ phần danh mục khách hàng theo các nhóm

Các khách hàng có thể chia thành từng nhóm khách. Chương trình phân cấp đến 3 mức

ví dụ:

Theo mô hình trên nếu bạn muốn phân cấp quản lý đối tượng theo nhóm thì phải khai báo mã nhóm trước và tên nhóm.

• Đường dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Danh mục phân nhóm khách hàng.

• Các thông tin cập nhật

TËp hîp c¸c kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp, c¸ nh©n

MiÒn b¾c. (Lo¹i nhãm = 1) MiÒn nam (Lo¹i nhãm = 2)

H¶i phßng H¶i d−¬ng Hµ néi

CÊp 1

CÊp 2

CÇu giÊy §.§a Ba ®×nh CÊp 2

C«ng ty S¶n xuÊt

que hµn §¹i T©y D−¬ng

C«ng ty XD & ®Çu t− ph¸t triÓn

HN

XÝ nghiÖp giÊy vµ bao b× hµ néi

§èi t−îng

M�= MB

M�= HN

M�= BD

105

Kiểu phân nhóm: Chương trình xây dựng có 3 cấp nhóm, đặt các cấp 1,2,3 tương ứng. (Có thể hiểu theo các cấp tăng dần hoặc giảm dần) Mã nhóm khách hàng: Mã hoá nhóm khách hàng. Tuân thủ quy tắc mã hoá thông tin. Tên nhóm khách hàng: Nhập tên nhóm khách hàng Tên 2: Dùng đặt tên viết tắt hoặc tên tiếng Anh, hoặc ký hiệu riêng của nhóm khách hàng. 5.6 Danh mục khách hàng

• Chức năng: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp dùng để quản lý khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (tk 131, 136, 1388, 141, 331, 336 và 3388).

• Đường dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Khách hàng.

• Cập nhật các thông tin:

- Mã khách : Mã khách hàng, mã nhà cung cấp, mã cá nhân - Tên khách hàng : Tên khách hàng, tên nhà cung cấp - Tên 2 : Tên viết tắt, bí danh, .. của khách hàng - Điạ chỉ : Địa chỉ của khách hàng - Đối tác : Tên, địa chỉ của đối tác - Mã số thuế VAT : Nhập vào mã số thuế của đối tượng trên - Tài khoản ngầm định: ta có thể đặt trước tài khoản ngầm định cho khách hàng đó để khi vào các chứng từ của khách hàng đó thì sẽ tự động hạch toán

SAS INNOVA 6.8.2 phân cấp các khách hàng có thể đến 3 cấp khác nhau. Nếu bạn đã phân nhóm khách hàng theo hướng dẫn trên thì mục Nhóm khách hàng 1 nhập vào mã nhóm cấp 1 (theo trên bạn nhập MB), Nhóm khách hàng 2 nhập vào mã nhóm cấp 2 (theo trên bạn nhập HN), Nhóm khàch hàng 3 nhập vào mã nhóm thứ 3 (theo trên bạn nhập BD)

Các thông tin dưới đây là các thông tin không bắt buộc, nếu có bạn hãy nhập, còn không có thể bỏ qua: Số điện thoại; Số Fax; Email; Ngân hàng giao dịch; Ghi chú

5.7 Danh mục vụ việc hợp đồng

- Chức năng: Khai báo danh mục vụ việc hợp đồng nhằm mục đích tập hợp chi phí giá thành cho từng vụ việc hợp đồng hoặc quản lý các đối tượng khác. Thiết lập cơ sở ban đầu để tính chi phí giá thành

- Đường dẫn: Giá thành\ Danh mục\Vụ việc, hợp đồng

106


- Mã vụ việc : Mã vụ việc, hợp đồng - Tên vụ việc : Đặt tên cho vụ việc, hợp đồng - Tên 2 : Tên viết tắt, ký hiệu riêng hoặc tên tiếng Anh của vụ việc, hợp đồng - Tài khoản : Tên tài khoản theo dõi vụ việc, hợp đồng - Khách hàng : Mã khách hàng liên quan đến vụ việc, hợp đồng - Ngày bắt đầu : Ngày bắt đầu của vụ việc, hợp đồng - Ngày kết thúc: Ngày kết thúc của vụ việc, hợp đồng - Tiền nguyên tệ: Giá trị nguyên tệ ghi trên hợp đồng - Tiền VND : Giá trị VND (quy đổi) ghi trên hợp đồng 5.8 Danh mục kho hàng

• Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục kho hàng trong đơn vị

• Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Danh mục kho:


- Mã kho : Khai báo mã kho - Tên kho : Khai báo tên kho - Tên 2 : Tên tiếng Anh, viết tắt hoặc ký hiệu riêng của kho - Kho/đại lý : Khai báo là kho của công ty hay đại lý

107

- Tài khoản hàng tồn kho tại đại lý: Khai báo tài khoản để theo dõi hàng tồn kho tai các đại lý 5.9 Danh mục nhóm hàng hoá vật tư

• Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm hàng hoá, vật tư. Phân loại danh mục hàng hoá, vật tư theo yêu cầu quản lý của đơn vị

• Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Nhóm hàng hoá vật tư:

- Loại nhóm: Phân cấp của nhóm tương tự như phân cấp nhóm khách hàng, nhóm 1 thường là nhóm có cấp cao nhất - Mã nhóm vật tư: Quy định mã cho nhóm vật tư - Tên nhóm vật tư: tên của mã nhóm vật tư - Tên 2: Một tên khác của mã nhóm - Nhóm mẹ: Khi mã nhóm vật tư thuộc nhóm nào đó. Nếu hệ thống các báo cáo của DN nói chung và các báo cáo hàng tồn kho nói riêng muốn xem theo dạng hình cây thì gắn mã nhóm mẹ nhưng bước đầu phải khai báo trong tham số tuỳ chọn như sau:

Để được là nhóm mẹ thì mã nhóm vật tư đó phải được khai báo không phải là mã “nhóm cuối” (ký hiệu là chữ K) - Nhóm cuối: nếu mã nhóm vật tư đang khai báo vẫn còn các mã nhóm con thì để là mã nhóm cuối là K, còn ngược lại nếu mã nhóm vật tư đang khai báo không có mã nhóm con nào nữa thì để mã là C.

108

Trong trường hợp DN không xem các báo cáo theo dạng hình cây thì khi khai báo đến “Nhóm cuối” đều gắn mã là C.

5.10 Danh mục hàng hoá vật tư

• Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục hàng hoá vật tư. Khai báo theo dõi chi tiết vật tư, hàng hoá, thành phNm.

• Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Hàng hoá vật tư:

Các thông tin cập nhật

- Mã vật tư : Trường mã có 16 ký tự, có thể cả bằng chữ và số chú ý tạo mã sao cho khoa học để dễ tra cứu, và phải lường trước được số lượng hàng hoá vật tư phát sinh sau này - Part number : Có thể dùng đối với những đơn vị theo dõi Part number của hàng hoá - Tên vật tư : Khai báo tên vật tư hàng hoá, Tên VT hàng hoá và tên mã VT thường có mối liên hệ với nhau để dễ theo dõi tra cứu - Tên 2 : Tên viết tắt, tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của hàng hoá vật tư - Đơn vị tính : Đơn vị tính của hàng hoá, vật tư - Theo dõi tồn kho: Khai báo có theo dõi tồn kho hay không 0 – Không theo dõi tồn kho, sẽ không lên báo cáo tồn kho 1 – Có theo dõi tồn kho

Cách tính giá tồn kho: Khai báo cách tính giá tồn kho của các hàng hoá, vật tư

+ Tính tồn kho theo phương pháp giá trung bình + Tính tồn kho theo phương pháp giá đích danh + Tính tồn kho theo phương pháp giá nhập trước, xuất trước + Tính tồn kho theo phương pháp trung bình từng lần nhập

Khi khai báo trường này cần chú ý phải xác định trước và thống nhất cách tính giá của hàng hoá, khai báo hàng hoá tính theo giá nào thì vào chương trình phải tính theo giá đó.

- Tk kho : Khai báo tài khoản theo dõi tồn kho của hàng hoá, vật tư (ví dụ Vật tư thì dùng TK 152, Thành phNm 155, Hàng hoá TK156 )

109

- Tk giá vốn : Khai báo tài khoản để hạnh toán giá vốn xuất cho hàng hoá, vật tư - Tk doanh thu : Khai báo tài khoản doanh thu - Tk hàng bán trả lại : Khai báo tài khoản hàng bán trả lại - Tk sản ph�m dở dang: Khai báo tài khoản sản phNm dở dang, dùng để hạch toán chi phí, giá thành - Số lượng tồn tối thiểu : Khai báo số lượng tồn tối thiểu của hàng hoá vật tư. - Số lượng tồn tối đa : Khai báo số lượng tồn tối đa của hàng hoá, vật tư - Thuộc nhóm vật tư: Nếu DN xem báo cáo hàng tồn kho theo dạng hình cây thì gắn thêm thông tin vật tư này thuộc nhóm vật tư nào. - Nhóm vật tư 1 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ nhất không - Nhóm vật tư 2 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ hai không - Nhóm vật tư 3 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ ba không

Lưu ý: Trong trường hợp không theo dõi tồn kho thì chương trình không cho khai báo Tk

kho và Tk doanh thu

5.11 Danh mục bộ phận nhân viên bán hàng

• Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục bộ phận, phòng ban từ đó đưa ra được các báo cáo liên quan đến doanh số bán hàng theo nhân viên.

• Đường dẫn: Bán hàng\ Danh mục\ Hợp đồng bộ phận\ Bộ phận, nhân viên

Các thông tin cập nhật - Mã bộ phận : Mã bộ phận, phòng ban - Tên bộ phận : Tên bộ phận, phòng ban - Tên 2 : Tên viết tắt, hoặc tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của bộ phận 5.12 Danh mục giá bán

• Chức năng: Cho phép khai báo giá bán tương ứng của từng hàng hoá vật tư, theo từng mốc thời gian. Danh mục giá bán chỉ dùng để hỗ trợ việc cập nhật giá bán hàng hoá. Người sử dụng có quyền sửa đổi giá bán cho từng hoá đơn.

• Đường dẫn: Bán hàng\ Danh mục\ Giá bán

Các thông tin về danh mục giá bán gồm có:

- Mã vật tư - Ngày bán - Giá bán ngoại tệ - Giá bán theo đồng tiền hạch toán

Lưu ý là trong danh mục chỉ lưu giá bán cuối cùng cho từng mặt hàng.

5.13 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển

Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác cho đúng hoặc cho thống nhất.

110

Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh điểm có tới 2 mã. Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổi một mã thành mã khác.

Chương trình SAS INNOVA 6.8.2 cho phép đổi và ghép mã các danh điểm. Việc này được thực hiện ở phần cập nhật danh mục từ điển tương ứng thông qua chức năng F6. Khi đổi hoặc ghép mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổi thành mã cần thiết.

5.14 Các thao tác khi cập nhật chứng từ Khi cập nhật một chứng từ việc đầu tiên là xác định loại chứng từ để quyết định chọn phân hệ kế toán cho phù hợp. SAS INNOVA 6.8.2 bố trí màn hình cập nhật chứng từ gồm 4 phần:

- Phần 1: Các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số chứng từ, mã khách hàng...

- Phần 2: Danh sách các định khoản, các mặt hàng trong chứng từ đó

- Phần 3: Các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí...

- Phần 4: Các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem, sửa, xoá, mới...

6. Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ

Trong SAS INNOVA6.8.2, khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau:

- Mới: vào chứng từ mới - Lưu: lưu chứng từ - In ctừ: in chứng từ trên máy. Với bản SAS INNOVA 6.8.2 nếu chọn in chứng từ hiện thời. Nếu muốn in nhiều chứng từ đưa vào chức năng “tìm” ra các chứng từ sau đó mới đặt lệnh in và ở màn hình in chọn ô ‘in tất cả hóa đơn”. - Sửa: sửa chứng từ hiện thời - Xoá: xoá chứng từ hiện thời - Xem: liệt kê các chứng từ đang xử lý để chọn một chứng từ. - Tìm: đưa vào các điều kiện để lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó ra. Có thể xem/sửa/xoá - Copy: khi copy các nội dung của một chứng từ đã có rồi - Quay ra: Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (phải lưu chứng từ hiện thời trước): chuột phải và chọn chứng từ cần chuyển.

Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình cập nhật chứng từ. Người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất cả các xử lý cần thiết. Trong quá trình cập nhật chứng từ có thể dùng con trỏ nháy vào các ô trên hoặc dùng phím nóng ALT+ chữ gạch chân trong ô sáng đó.

6.1 Quy trình vào mới một chứng từ

Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một “Hoá đơn mua hàng”

- Chọn menu cần thiết, ví dụ: " Mua hàng\ Sơ đồ\ Hoá đơn mua hàng" - Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật

chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút <<Mới>>, <<Tìm>> và <<Quay ra>> là hiện còn toàn các trường khác đều mờ. Con trỏ nằm tại nút <<Mới>>.

- Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.

- Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí,...

- Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ.

111

6.2 Tiện ích khi cập nhật chứng từ Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng SAS INNOVA 6.8.2 cung cấp một loạt các tiện ích sau:

- Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ hiện thời.

- Chọn nút <<Xem>> trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật trong lần cập nhật hiện thời. Sau khi thoát ra khỏi màn hình xem thì bản ghi hiện thời sẽ hiện trên màn hình cập nhật chứng từ.

- Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư,... trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực hiện bằng các cách như sau. Nếu ta không nhớ mã thì ta chỉ việc ấn phím Enter và toàn bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn. Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì ta gõ các ký tự đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào. Trong màn hình danh mục ta có thể tìm một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng / vật tư có chứa.

- Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới,... ngay trong khi cập nhật chứng từ thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục.

- Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>. - Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút

xem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem.

- Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích

chuột phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập (lưu ý phải lưu chứng từ hiện thời lại rồi)

7. Báo cáo trong SAS INNOVA 6.8.2

7.1 Quy trình chung lên báo cáo • Chọn phân hệ kế toán liên quan đến báo cáo cần kết xuất

• Chương trình sẽ hiện thị danh sách các báo cáo liên quan của phân hệ vừa chọn -> chọn báo cáo cần thiết

• Đặt điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Sau khi tính toán xong, chương trình sẽ hiện thị kết quả dưới dạng bảng số liệu. Ta có thể dùng các phím con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết.

• Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như sắp xếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật tư, khách hàng theo các tiêu chí khác nhau,... Để làm việc này ta dùng phím F10 để lựa chọn kiểu xem. Chương trình sẽ hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu xem cần thiết. Ta có thể thay đổi các kiểu xem khác nhau. Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng phím F10 một lần nữa.

• Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì dùng phím F7. Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo vào đầu ra (máy in hay tệp dữ liệu).

112

• Đặc biệt chương trình cho phép sắp xếp thứ tự các cột báo cáo, thay đổi độ rộng của các cột hoặc dấu các cột số liệu để có thể lên một báo cáo nhanh theo yêu cầu.

7.2 Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo

• Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ rộng của các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đó giống như trong EXCEL thì ta thực hiện các thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau đó ấn F7 để in và chọn chức năng báo cáo nhanh. Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu in giống như ta sắp xếp.

• Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quan bằng cách dùng phím F5.

• Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liên quan bằng cách kích vào nút xem chứng từ gốc.

• Khi in báo cáo ta có thể chọn ngôn ngữ in báo cáo: bằng tiền Việt hoặc tiếng Anh. • Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thông tin về đồng

tiền hạch toán (VNĐ) hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thông tin về tiền nguyên tệ, tỷ giá hạch toán và tiền VNĐ.

Chương 3: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 6.8.2

1. Phân hệ Hệ thống

Chức năng: Các màn hình cập nhật chứng từ là đầu vào chính của toàn bộ hệ thống thông tin kế toán. SAS INNOVA 6.8.2 cho phép khai báo một số thông tin chung về các màn hình cập nhật chứng từ. Việc khai báo này nhằm 2 mục đích:

• Liên kết các thông tin đầu vào thành một hệ thống nhất để tiện cho xử lý số liệu. • Tự động hoá việc cập nhật số liệu.

1.1 Tạo số liệu làm việc

Thiết lập các thông số ban đầu của hệ thống. Chức năng này được thực hiện khi tiến hành cài đặt xong hoặc khi đổ các Update nâng cấp, chỉnh sửa chương trình gốc.

1.2 Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu

Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một số lý do có thể bị sai lệch về chỉ dẫn hoặc có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu.

Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệu chương trình sẽ đưa ra các thông báo như: “Out of Range”, “Index Tag Not Found”, "Not a table/DBF",...

Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ thì lên báo cáo sẽ bị sai.

Trong cả 2 trường hợp trên ta phải thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu.

Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và sẽ không tham gia vào các tính toán. Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý. Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lần nên thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình xoá hẳn các bản ghi bị đánh dấu xoá ra khỏi chương trình.

1.3 Chức năng sao chép vào/ ra số liệu

Việc sao chép số liệu này nhằm mục đích để chuyển số liệu cho người dùng khác, ví dụ từ các đơn vị cấp dưới cho đơn vị cấp trên, từ các cửa hàng về công ty. Sau khi sao chép ra và chuyển cho người dùng khác, ví dụ là đơn vị cấp trên, thì đơn vị cấp trên sẽ thực hiện sao chép (copy) từ đĩa vào chương trình và sẽ có bộ số liệu giống như ở bản gốc.

Ta cũng có thể dùng chức năng sao chép để lưu giữ số liệu.

1.4 Chức năng lưu trữ (Back up) số liệu

113

Việc sao chép và lưu trữ số liệu cũng như chương trình là rất quan trọng. Mặc dù rất ít khi xảy ra nhưng vẫn có thể vào một ngày nào đó, vì lý do hỏng đĩa cứng, virus, xoá nhầm nên số liệu hoặc chương trình có thể bị hỏng.

Để khắc phục hiểm hoạ này ta phải thực hiện lưu và cất dữ chương trình cũng như số liệu đã được cập nhật hàng ngày.

Chương trình cho phép tự động lưu số liệu vào một ngày cố định trong tuần theo ngày ta khai báo ở phần khai báo tham số hệ thống. Đúng ngày khai báo này mỗi lần thoát ra khỏi chương trình, nếu ta chưa lưu số liệu và người sử dụng có thNm quyền lưu giữ số liệu thì chương trình sẽ hỏi là có lưu số liệu không. Nếu trả lời là có thì chương trình sẽ thực hiện lưu số liệu.

Mỗi lần lưu thì chương trình sẽ lưu toàn bộ số liệu trong năm và lưu ra một tệp riêng. Tuy nhiên sau một số lần lưu nhất định được khai báo trong phần khai báo tham số hệ thống, chương trình sẽ ghi đè số liệu mới nhất lên số liệu cũ nhất.

Ngoài việc lưu định kỳ tự động hàng tuần, khi cần thiết ta có thể lưu khi chạy chức năng lưu trữ số liệu.

Số liệu lưu trữ để được cất trong thư mục Backup.

Ngoài biện pháp lưu trữ dữ liệu như trên ta còn có thể thực hiện lưu bằng một số công cụ khác như NC (Norton Commnader), Windows Explorer,...

1.5 Quản trị người sử dụng

SAS INNOVA 6.8.2 cho phép quản lý quyền truy nhập các chức năng theo từng người sử dụng. Khả năng này đảm bảo cho việc bảo mật và an toàn số liệu kế toán.

Muốn truy nhập vào phần quản trị sử dụng ta phải nhập mật khNu của người sử dụng hiện thời.

Phần khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy nhập có các chức năng sau:

• Thêm người sử dụng (Là thêm mới người sử dụng).

• Sửa đổi người sử dụng (Sửa thông tin người sử dụng đã khai báo)

• Xoá người sử dụng (Là xoá hẳn 1 người sử dụng đã khai báo)

• Phân quyền (Người quản lý gắn quyền sử dụng từng phần hành cho người thừa hưởng).

• Chi tiết (phân quyền cho người sử dụng tới từng chứng từ).

Khi khai báo người sử dụng ta phải cập nhật các thông tin sau:

114

• Tên: Tên được nhập vào khi vào chương trình (viết không dấu)

• Tên đầy đủ: Tên đầy đủ của người sử dụng.

• Mật khNu: Mật khNu truy nhập khi sử dụng chương trình.

• Nếu là người quản lý tích vào là người quản lý; nếu là người thừa hưởng ta không tích vào ô là người quản lý mà chọn người thừa hưởng ở ô thừa hưởng.

• Người quản lý có toàn quyền truy nhập các chức năng và được quyền thêm và phân quyền cho các người sử dụng khác. Người thừa hưởng chỉ được sửa đổi các thông tin như tên đầy đủ, đổi mật khNu truy nhập chương trình, và sử dụng các chức năng được phân.

Đối với việc thêm, xoá hoặc phân quyền cho người sử dụng thì chỉ có người sử dụng là người quản lý thì mới thực hiện được các chức năng này.

Khi phân quyền thì chương trình sẽ hiện lên 2 danh sách các chức năng: các chức năng được sử dụng và các chức năng không được sử dụng.

Muốn thêm các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng cần thiết trong danh sách các chức năng không được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng được đánh dấu sang danh sách các chức năng được sử dụng ( Bằng cách thêm quyền hoặc thêm tất).

Ngược lại, muốn bớt các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng này trong danh sách các chức năng được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng được đánh dấu sang danh sách các chức năng không được sử dụng (Bằng cách xoá quyền, hoặc xoá tất).

115

Muốn phân quyền chi tiết cho từng người có quyền thêm mới một chứng từ, sửa, xoá một chứng từ ta chọn người cần phân quyền, sau đó chọn chức năng (chi tiết) người sử dụng được sử dụng chức năng nào thì tích vào chức năng đó

1.6 Khai báo các tham số tuỳ chọn 1.6.1 Chức năng


Người sử dụng có thể khai báo các tham số tuỳ chọn đặc thù cho doanh nghiệp như:

- Mã số thuế của doanh nghiệp

- Mã đồng tiền hạch toán,...

1.6.2 Mô tả các tham số hệ thống


Trong phân hệ Hệ thống có thể khai báo các tham số tuỳ chọn mô tả trong bảng dưới đây.

Trong đó:

Tham số Giải thích Các tuỳ chọn / Ví dụ

Mã số thuế của doanh nghiệp

Mã số thuế của DN 0100727825-1

Số quyết định về chế độ kế toán của Bộ tài chính

Số quyết định này sẽ được in trên góc các báo cáo tài chính

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

The number of dicision about set of accounting regulations

Số quyết định này sẽ được in trên các báo cáo tài chính in bằng tiếng Anh

According to Dicision No. 15/2006/QĐ-BTC

Ngày quyết định về chế độ kế toán của Bộ tài chính

Ngày quyết định này sẽ được in trên các báo cáo tài chính

Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính

The date of dicision about set of accounting regulations

Ngày quyết định này sẽ được in trên các báo cáo tài chính in bằng tiếng Anh

dated 20 March 2006 of the Ministry of Finance

Họ và tên của kế toán Họ và tên sẽ được in trên các Nguyễn Thị Duyên

116

trưởng báo cáo kế toán Chief accountant name Họ và tên sẽ được in trên các

báo cáo kế toán in bằng tiếng Anh

Nguyen Thi Duyen

Họ và tên của giám đốc Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo kế toán

Lương Xuân Vinh

Director's name Họ và tên sẽ được in trên các báo cáo kế toán in bằng tiếng Anh

Luong Xuan Vinh

Mã đồng tiền hạch toán VND Ngôn ngữ ngầm định của báo cáo (1-Việt, 2-Anh)

1, 2

Báo cáo ngầm định là VNĐ hay ngoại tệ (1-VNĐ, 2-Ngoại tệ)

1, 2

Dấu phân cách hàng nghìn khi viết các số

".", ",", " "

Dấu phân cách số thập phân khi viết các số

".", ","

Khuôn dạng của trường tiền


999 999 999 999 999

Khuôn dạng của trường ngoại tệ


9 999 999 999 999 999.99

Khuôn dạng của trường tỷ giá


9 999 999.99

Khuôn dạng của trường số lượng

999 999 999.999

Khuôn dạng của trường giá

9 999 999 999.99

Khuôn dạng của trường giá ngoại tệ

9 999 999 999.9999

Phông chữ khi lên báo cáo

.VnTime

Phông chữ tiêu đề của báo cáo

.VnHelvellnsH, 16, 0

Phông chữ của báo cáo ở phần chữ ký

.VnArialH, 8, 0

Số tệp hàng tuần được lưu giữ

Ví dụ khai báo là 50 thì số mỗi lần lưu số liệu thì chương trình sẽ lưu ra một tệp riêng, đến lần lưu thứ 51 (mới nhất) thì sẽ ghi đè lên lần lưu thứ nhất (cũ nhất)

50

Thư mục copy vào/ra số liệu

..\Copy\

Dấu phân cách giữa tài khoản và tiểu khoản

.

Danh sách các đầu tài khoản không có số dư

Khai báo này giúp cho chương trình nhận biết khi cập nhật các số dư đầu kỳ

5, 6, 7, 8, 9

Danh sách các tài khoản công nợ

Dùng để kiểm tra việc khai báo tài khoản công nợ khi khai báo danh mục tài khoản

131, 136, 1388, 141, 331, 336, 3388

Tài khoản xác định kết quả sản xuất kinh doanh

Dùng khi lên báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh

911

117

Danh sách các tài khoản khử trùng trong mua bán hàng hoá, vật tư

111, 112

Cách tính giá trung bình: 1 - Giá chung, 2 - Giá cho từng kho

1, 2

Cách tính giá NTXT: 1 - Đúng theo ngày, 2 - Đúng theo tháng

1

Phương pháp tính KH TSCĐ: 1 - theo tháng, 2 - theo tỷ lệ

1, 2

Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: 1 - theo nguyên giá, 2 - theo giá trị còn lại

1, 2

Phần trăm thuế suất của HD khấu trừ trực tiếp

Nếu tiền hàng bao gồm cả tiền thuế (thuế trực tiếp) để tách thuế chọn mã 3 - thuế khấu trừ lùi

3

Cập nhật trường b.phận của v.vụ bán hàng ( 0 – không, 1- có)

Khi trên HD bán hàng muốn gắn hay không gắn mã nhân viên, bộ phận bán hàng

0, 1

Đơn vị ngầm định Khi khai báo mã đơn vị ngầm định sẽ lên cho tất cả các chứng từ mặc định mã đơn vị này

Cty

Nhập danh mục theo sơ đồ hình cây (0 – không, 1- Có)

Khi để mã 1- xem báo cáo theo hình cây và ngược lại.

Số dòng trong phiếu Để khi in chứng từ mặc định mẫu in ra có bao nhiều dòng

10

1.6.3 Một số hiện tượng của chương trình do việc khai báo trong tham số hệ thống

• Mã số của doanh nghiệp: khi vào tờ khai thuế lên sai mã số thuế của doanh nghiệp là do chưa được khai báo trong hệ thống.

• Khai báo Cập nhật trường b.phận của v.vụ bán hàng: là mã 0 – không sử dụng trường

• Mã BPKD nên khi khai báo chứng từ không nhập được mã BPKD

118

• Hiện tượng khuôn dạng của trường tiền khai báo ít hơn hoặc lớn hơn rất nhiều lần với phát sinh: xem báo cáo về số lượng hoặc giá trị không hiện lên mà thay vào đó là các “dấu hoa thị” như sau

Cách thức khắc phục vào Hệ thống/ Tham số tùy chọn khai báo lại khuôn dạng và vào lại chương trình.

Tính giá vốn không lên: do khai báo phương pháp tính giá vốn cho vật tư khác với cách chọn phương pháp khi tính giá vốn

Không có giá trị khấu hao đưa vào sổ cái của các tài khoản khấu hao: do chưa tạo bút toán phân bổ khấu hao

1.7 Khai báo năm tài chính

Đối với các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư trong nước, thông thường năm tài chính trùng với năm hành chính theo lịch thông thường, bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Và kỳ kế toán thông thường là tháng và trùng với tháng theo lịch hành chính, bắt đầu vào ngày 01/01 hàng tháng và kết thúc vào ngày cuối tháng 31/12.

Tuy nhiên đối với đối với một số công ty có vốn đầu tư của nước ngoài thì năm tài chính có thể không trùng với năm hành chính và kỳ kế toán có thể không trùng với tháng theo lịch hành chính thông thường. Ví dụ, năm tài chính bắt đầu từ 01/04 của năm này và kết thúc vào 31/03 của năm sau, còn tháng hạch toán bắt đầu vào ngày 01 của tháng này và kết thúc vào ngày cuối của tháng sau.

1.8 Các thông tin chung liên quan đến màn hình cập nhật chứng từ

Chức năng: khai báo các thông tin mặc định cho các giao diện của màn hình nhập chứng từ

Trong đó khi cần xem và sửa các thông tin của đã khai báo của một màn hình nhập chứng từ ta tích con trỏ đến chứng từ cần sửa ví dụ “Phiếu nhập kho”, màn hình sẽ xuất hiện sau

119

Mã ctừ

Mã chứng từ do SAS INNOVA 6.8.2 quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không được sửa.

Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập nhật từ màn hình nào, từ phân hệ nào.

Tên ctừ

Tên của chứng từ. Thông tin này đã được SAS INNOVA 6.8.2 khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.

Tên 2

Tên tiếng Anh của chứng từ. Thông tin này đã được SAS INNOVA 6.8.2 khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.

Stt khi in bảng kê

Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các ctừ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến nhiều loại ctừ khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các ctừ có stt bé hơn sẽ được sắp xếp trước các ctừ có stt lớn hơn.

Mã ctừ khi in

Trường này khai báo mã ctừ sẽ được in ra trong các báo cáo, sổ sách kế toán.

Mã ctừ mẹ

Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm một chứng từ mới thì SAS INNOVA 6.8.2 tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trường hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ

120

thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã chứng từ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số tự động.

Mã ctừ mẹ phải là mã chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ. Trong trường hợp màn hình có hệ thống đánh số riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với chính mã chứng từ.

2. Phân hệ Tổng hợp

2.1 Giới thiệu chung 2.1.1 Chức năng

Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình.

Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh. Ngoài ra phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác.

Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế.

2.1.2 Sơ đồ tổ chức Chøng tõ

PhiÕu kÕ to¸nBót to¸n ®Þnh kú

Bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éngBót to¸n ph©n bæ tù ®éng

ChuyÓn sè liÖu tõçc ph©n hÖ kh¸cC«ng nî ph¶i thuC«ng nî ph¶i tr¶Vèn b»ng tiÒnB¸n hµngMua hµng

Hµng tån kho

Ph©n hÖ kÕ to¸ntæng hîp

ChuyÓn sè liÖu sangçc ph©n hÖ kh¸c

B¸o ço

Çc b¸o ço tµi chÝnhSæ s¸ch kÕ to¸nB¸o ço thuÕ


Các loại chứng từ, giao dịch cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào số các phân hệ khác được sử dụng.

Nếu ta sử dụng càng nhiều các phân hệ khác (Tiền mặt-Tiền gửi, Phải thu, Phải trả, Vật tư,...) thì số chứng từ cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp càng ít.

Nếu ta sử dụng tất cả các phân hệ khác của chương trình thì trong phân hệ kế toán tổng hợp chỉ phải cập nhật các bút toán điều chỉnh, khoá sổ cuối kỳ và một số bút toán khác.

Trong phân hệ kế toán tổng hợp có 3 loại chứng từ sau: • Phiếu kế toán tổng quát • Các bút toán phân bổ tự động • Các bút toán kết chuyển tự động

2.2.1 Phiếu kế toán

121

Chức năng

Phiếu kế toán tổng quát (PKT) dùng để cập nhật các bổ sung, các bút toán điều chỉnh hay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không cập nhật ở các cửa sổ khác.

Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 Nợ - nhiều Có hoặc 1 Có - nhiều Nợ.

Chương trình cho cập nhật diễn giải về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và vụ việc liên quan cho từng dòng hạch toán một.

Cách cập nhật:

Đường dẫn: Tổng hợp\ Sơ đồ\ Phiếu kế toán.

• Mã đơn vị: Nhập tên hoặc mã của các đơn vị, dùng để quản lý các công ty thành viên, các xí nghiệp thành viên hoặc các bộ phận - Mã này đã được thiết lập trong Danh mục đơn vị cơ sở

• Số chứng từ: Số thứ tự chứng từ trong PKT, chương trình ngầm định hoặc tự gõ • Ngày hạch toán: Ngày ghi chứng từ vào sổ sách kế toán • Ngày lập chứng từ: Là ngày phát sinh chứng từ • Loại ngoại tệ: Là loại tiền được sử dụng khi phát sinh nghiệp vụ này (VND, USD,...) • Tỷ giá (nếu là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1). • Tài khoản : Tài khoản Nợ và tài khoản Có sẽ đuợc lưu trên 2 dòng khác nhau, chẳng

hạn dòng thứ nhất nhập TK Nợ • Mã khách: Có thể bỏ qua hoặc nhận. Nếu nhận gõ ký hiệu tắt của mã, nhấn ENTER,

chương trình sẽ hỏi: Có chọn khách hàng không? Có thì chọn khách hàng, Không thì chọn nhà cung cấp, sẽ có danh sách hiện ra nhấn ENTER vào một khách hàng để chọn. Nếu khách hàng mới chưa có trong danh mục mã thì có thể nhấn F4 để tạo một mã khách mới ngay tại cửa sổ này.

• Phát sinh nợ: Nếu ô Tài khoản gõ TK ghi nợ thì gõ số tiền vào ô Phát sinh nợ và ngược lại.

• Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh

122

• Mã vụ việc: Có thể bỏ qua hoặc chọn mã vụ việc theo dõi liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thiết lập trong Danh mục vụ việc hoặc tạo mới.

• Mã của trường tự do: Tương tự mã vụ việc • Nhóm dk (nhóm định khoản): Trường hợp nghiệp vụ phát sinh có nhiều nợ và nhiều có

thì với một nhóm nợ và có tương ứng sẽ cho cùng một nhóm định khoản, mỗi nhóm nợ và có khác nhau sẽ có nhóm dk khác nhau. Trường hợp có một nhóm nợ và có thì không cần nhập

• Phát sinh có: Sau khi nhận xong dòng 1 thì ENTER xuống dòng 2 để gõ tài khoản có và số tiền phát sinh có tương ứng. Chú ý các phát sinh bên nợ và bên có phái bắng nhau thì chương trình mới cho lưu.

Lưu ý khi cập nhật các chứng từ nhiều Nợ nhiều Có

Chương trình cho phép hạch toán nhiều Nợ nhiều Có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 Nợ - nhiều Có hoặc 1 Có - nhiều Nợ. Tương ứng với mỗi nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau ở trường nhóm định khoản. Ví dụ ta mã hoá từng cặp định khoản thứ nhất là số 1 và cặp định khoản thứ 2 là số 2 v.v.

2.2.2 Cập nhật số dư đầu năm

Chức năng: Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu năm của các tài khoản. Đối với các năm tiếp theo ta chỉ việc thực hiện chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm mới sau khi đã khoá sổ kế toán cuối năm trước

Đường dẫn: Tổng hợp\Nhập số dư đầu năm

a. Vào số dư đầu năm của các tài khoản

Khi cập nhật số dư đầu năm phải lưu ý các điểm sau:

• Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ. • Nếu sử dụng chương trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài việc nhập

số dư đầu kỳ còn phải nhập số dư đầu năm để có thể lên được bảng cân đối kế toán. Trong trường hợp này số dư đầu năm của các tài khoản công nợ được nhập cả dư nợ và dư có đồng thời trên một tài khoản.

Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dư của các tài khoản này sẽ được tập hợp sau khi vào số dư chi tiết của từng đối tượng công nợ.

b. Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ

123

Nhấn F4 để nhập một số dư mới: Nhập mã đơn vị, mã tài khoản, mã khách và vào số dư nợ/ có tiền VNĐ và số dư nợ/ có ngoại tệ tương ứng

Sau khi nhập xong nhấn F10 để kiểm tra tổng số dư các khoản phải thu đã nhập vào chương trình

c. Vào số dư công nợ phải trả đầu kỳ:

Cách khai báo tương tự như Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ”

d. Vào tồn kho hàng hoá đầu kỳ

Nhấn F4 để tạo cập nhật thêm một số tồn kho mới: Gõ mã kho, mã vật tư

• Tồn đầu: là số lượng hàng hoá

• Dư đầu là tổng giá trị số dư hàng hoá đó.

e. Vào tồn kho hàng hoá đầu kỳ theo phương pháp NTXT

Tương tự như vào tồn kho đầu kỳ, nhưng có thêm ngày chứng từ để chương trình căn cứ vào đó để tính giá vốn cho hàng xuất.

2.2.3 Khai báo bút toán phân bổ kết chuyển tự động

a. Bút toán kết chuyển tự động

Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau để xác định kết quả kinh doanh:

• Kết chuyển giá vốn hàng bán • Kết chuyển các khoản doanh thu, thu nhập • Kết chuyển các khoản chi phí BH, QLDN, HĐTC, chi phí khác

Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào cuối các kỳ kế toán nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ.

Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận” cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ (ví dụ 642 - 911) hoặc ngược lại (ví dụ 511 - 911).

Khi tạo bút toán kết chuyển SAS INNOVA 6.8.2 sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ.

Để tiện dụng SAS INNOVA 6.8.2 cho phép các khả năng khai báo sau:

• Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác. • Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi này

SAS INNOVA 6.8.2 sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản “nhận”.

124

• Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác. Khi này SAS INNOVA 6.8.2 sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết “chuyển - nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau.

Đường dẫn: Để tạo các bút toán kết chuyển vào phân hệ Tổng hợp\ Chức năng\ Khai báo các bút toán tự động\ Bút toán kết chuyển tự động khi đó sẽ xuất hiện bảng sau

b. Bút toán phân bổ tự động

Cuối kỳ ta phải phân bổ chi phí sản xuất chung (TK627), chi phí nhân công trực tiếp (TK622) (nếu không tập hợp được trực tiếp cho từng vụ việc) sang tài khoản liên quan để tính giá thành (TK154). Và phân bổ chi phí bán hàng (TK641), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) sang tài khoản liên quan để tính kết quả kinh doanh (TK 911) theo các loại hình kinh doanh khác nhau (trong trường hợp tài khoản kết quả chia nhỏ ra các tài khoản con ứng với các loại hình kinh doanh khác nhau).

Trên cơ sở các bút toán phân bổ nêu trên đều lặp lại giống nhau vào cuối các kỳ kế toán nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán phân bổ cuối kỳ.

Đường dẫn: Để khai báo bút toán phân bổ tự động vào phân hệ Tổng hợp\ Chức năng\ Khai báo các bút toán tự động\ Bút toán phân bổ tự động

Phần thông tin chung:

Thông tin Ghi chú Stt bút toán

Trình tự thực hiện các bút toán phân bổ trong trường hợp chương trình tự động thực hiện nhiều bút toán phần bổ cùng 1 lúc.

Tên bút toán Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh. Tài khoản ghi có

Tài khoản sẽ phân bổ đi. Trong trường hợp tài khoản phân bổ đi có nhiều tiểu khoản và các tiểu khoản này khi phân bổ có cùng một tiêu thức phân bổ thì có thể khai báo tài khoản sẽ phân bổ đi là tài khoản tổng hợp.

Mã vụ việc Đây chính là vụ việc gắn với phát sinh của tài khoản ghi có. Mã vụ việc này được nhập khi số tiền phát sinh của tài khoản ghi có của vụ việc này được phân bổ cho các vụ việc khác

Phân bổ theo 0 – Phân bổ theo hệ số: cho phép phân bổ tương ứng với mỗi vụ việc là một hệ số (phần trăm số tiền tương ứng với vụ việc đó). Khi đó sẽ

125

không phải nhập tài khoản nợ và tài khoản có 1 – Phân bổ theo phát sinh vụ việc: Chương trình tự động tính hệ số phân bổ theo tỷ lệ giữa các vụ việc của cặp phát sinh TK nợ và TK có

Để nhập dữ liệu vào phần thông tin chi tiết chọn phím Ctrl + F4, khi đó sẽ xuất hiện bảng sau:

Phần thông tin chi tiết:

Thông tin Ghi chú

Tài khoản ghi nợ Tài khoản sẽ nhận phân bổ. Tài khoản phải là tài khoản chi tiết.

Mã vụ việc Sử dụng trong trường hợp phân bổ được chi tiết hoá cho từng vụ việc.

2.3 Báo cáo a. Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

1. Sổ nhật ký chung 2. Sổ nhật ký thu tiền 3. Sổ nhật ký chi tiền 4. Sổ nhật ký bán hàng 5. Sổ nhật ký mua hàng 6. Sổ cái của một tài khoản 7. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản 8. Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản 9. Số dư cuối kỳ của các tài khoản

b. Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 1. Khai báo cách đánh số chứng từ ghi sổ 2. Đăng ký số chứng từ ghi sổ 3. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 4. Bảng tổng hợp chứng từ / Sổ chi tiết 5. Chứng từ ghi sổ 6. Sổ cái của một tài khoản 7. Sổ chi tiết của một tài khoản 8. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản 9. Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản 10. Số dư cuối kỳ của các tài khoản

c. Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ 1. Nhật ký chứng từ số 1 - 10 2. Bảng kê số 1 - 11 3. Bảng phân bổ chi phí chung 4. Sổ cái của một tài khoản 5. Sổ chi tiết của một tài khoản 6. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản 7. Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản 8. Số dư cuối kỳ của các tài khoản

d. Lọc tìm số liệu và báo cáo nhanh

126

1. Bảng kê chứng từ 2. Bảng kê chứng từ của một tài khoản 3. Tổng hợp số phát sinh của một tài khoản 4. Hỏi số dư của một tài khoản 5. Cân đối số phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản 6. Cân đối phát sinh theo ngày của một tài khoản

3. Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền

3.1 Giới thiệu chung

3.1.1 Chức năng: - Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay - Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ - Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau - Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng - Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các

khoản mục chi phí


Chøng tõ

PhiÕu thu, phiÕu chiSæ phô NH (B¸o cã, b¸o nî)

Mua b¸n ngo¹i tÖ

Sè liÖu chuyÓn tõçc ph©n hÖ kh¸c Ph©n hÖ kÕ to¸n

Vèn b»ng tiÒn

ChuyÓn sè liÖu sangçc ph©n hÖ kh¸cKÕ to¸n tæng hîpC«ng nî ph¶i thuC«ng nî ph¶i tr¶

B¸o ço

NhËt ký thu, nhËt ký chiSæ quü, sæ ng©n hµng

Sè d− tiÒn mÆt, sè d− ng©n hµngDßng tiÒn

3.2 Cập nhật số liệu:

3.2.1 Thu tiền mặt, thu qua ngân hàng

127

- Đường dẫn: Vốn bằng tiền\ Sơ đồ\ Thu tiền mặt\ Thu qua ngân hàng

- Mã đơn vị: Tên đơn vị cập nhật

- Mã giao dịch: Ngầm định là 2 hoặc xoá đi nhấn ENTER để chọn mã giao dịch • 1 - Thu chi tiết theo hoá đơn: Để quản lý được số tiền đó sẽ thu về của hoá đơn bán

hàng nào? Nếu chọn mã này thì chương trình sẽ kê danh sách các hoá đơn của đối tượng khách hàng đó cho bạn lựa chọn.

• 2 - Thu của khách hàng: thu tiền của một khách hàng hoặc một mã khách hàng có chung nghiệp vụ kinh tế nhưng nhiều định khoản

• 3 - Thu của nhiều khách hàng : Thu tiền của nhiều đối tượng khác nhau trên một phiếu thu. Lúc này ô Mã khách bỏ qua mà mã khách sẽ khai báo ở cửa sổ dưới, tương ứng với mỗi định khoản là một mã khách khác nhau.

Tương tự với các nhà cung cấp cũng thế.

• Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán định khoản về thu tiền đã được xây dựng từ trước.

• Mã khách: Gõ mã khách hoặc nhấn ENTER để tìm. Bạn khai báo khách hàng nộp tiền (thu tiền công nợ, thu lại tiền tạm ứng, thu tiền vay...). Đối với các tài khoản công nợ thì mã khách phải đầy đủ và chính xác, vì nó là cơ sở để lên các báo cáo công nợ đúng.

• Địa chỉ : Chương trình tự mặc định nếu địa chỉ của khách hàng đã khai báo trong Danh mục khách hàng.

• Người nộp tiền, mã khế ước: Không bắt buộc • Số phiếu thu: Chương trình tự đánh số hoặc gõ lại • Ngày lập phiếu thu: Ngày nhập chứng từ • Ngày hạch toán : Là ngày phát sinh chứng từ • Tỷ giá: Chương trình luôn để ở dạng mặc định tiền giao dịch là "VND" và với tỷ

giá là 1. Nếu phiếu của bạn có nội dung là thu ngoại tệ thì bạn nhấn vào ô "VND", khi đó chương trình sẽ cho bạn một màn hình "Chọn ngoại tệ" và bạn sẽ chọn một ngoại tệ trong màn hình này bằng cách di chuyển vùng sáng đến đó, đồng thời nhấn

128

nút "Chọn". (Lưu ý, màn hình "Chọn ngoại tệ" chỉ cung cấp cho bạn những loại ngoại tệ mà bạn đã khai báo ở "Danh mục tiền tệ")

• Tài khoản Nợ: Phiếu thu, phiếu báo Có dùng khi có phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt nhập quỹ tiền mặt hoặc ngân hàng, tài khoản ghi nợ luôn được đặt sẵn là 111, 112. Bạn sẽ nhập tài khoản phát sinh có theo từng chứng từ phát sinh.(ví dụ thu tiền bán hàng: Có TK131, 141, …)

• Tài khoản Có: Tài khoản đối ứng với TK 111, 112 của Nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

*Nếu đã chọn Mã hạch toán thì chương trình sẽ tự động cập nhật TK Có, TK Nợ. - Phát sinh có: Số tiền phát sinh

- Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Vụ việc, mã tự do: Dùng để hạch toán chi tiết cho từng hợp đồng, vụ việc, sản phNm…

Sau khi nhập liệu xong các chỉ tiêu thì nhấn nút "Lưu" để lưu phiếu thu đó.

- Trạng thái: Chọn 1- Thông tin, số liệu đã vào các sổ sách báo cáo liên quan; Chọn 2- Chứng từ đã được lưu nhưng các thông tin, số liệu chưa vào các sổ sách báo cáo liên quan (ở chế độ chờ phát sinh thực tế thu tiền về). Để thực hiện tiếp thì chọn các ô chức năng tương ứng.

Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và phiếu thu qua ngân hàng chi tiết theo từng hóa đơn:

Khi thu tiền chi tiết theo hóa đơn ta phải chỉ rõ là thu tiền của hóa đơn nào. Trong trường hợp thu tiền của nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn.

Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này để hạch toán.

Số tiền đã thu của hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã thu liên quan đến hóa đơn này trừ đi số tiền thu theo phiếu thu hiện tại. Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số tiền đã thu sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu thu sau phiếu thu hiện thời.

Khi loại tiền thu trên phiếu thu khác với loại tiền trên hóa đơn bán hàng thì phải nhập số tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn.

Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và thu qua Ngân hàng khác liên quan đến 1 khách hàng:

Trong trường hợp sử dụng mã giao dịch 2 ta cũng có thể phân bổ số tiền đã thu cho từng hóa đơn bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ". Khi này chương trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền thu cho các hóa đơn tương ứng.

Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và thu qua NH khác liên quan đến nhiều khách hàng:

Trong trường hợp một phiếu thu hoặc một giấy báo có liên quan đến nhiều khách thì các khách hàng sẽ được nhập ở từng dòng chi tiết.

Lưu ý chung:

Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa mã giao dịch nữa. Để sửa mã giao dịch phải xóa hết các dòng chi tiết.

129

3.2.2 Chi tiền mặt, chi qua ngân hàng

131

3.3 Báo cáo kế toán vốn bằng tiền

a. Báo cáo tiền mặt và tiền gửi, tiền vay ngân hàng 1. Sổ quỹ 2. Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi NH 3. Báo cáo số dư tại quĩ và tại các NH 4. Sổ nhật ký thu tiền 5. Sổ nhật ký chi tiền 6. Bảng kê chứng từ

b. Báo cáo quản trị tiền m3 Sổ quỹ (in từng ng4 Sổ chi tiết công nợ5 Bảng cân đối số phát sinh theo ng6 Bảng cân đối ps các ti7 BC lưu chuyển tiề8 BC lưu chuyển tiề9 Sổ nhật ký thu tiề10 Sổ nhật ký chi tiề11 Bảng kê chứng từ12 B.kê c.từ theo k/h,v/v,ti13 Tổng hợp ps k/h,v/v, ti14 Báo cáo theo dõi lãi ti

4. Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công n

4.1 Chức năng - Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao g

vụ. Cập nhật danh m- Cập nhật các phiếu nh- Theo dõi tổng hợp và chi ti- Theo dõi bán hàng theo b- Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra. - Theo dõi các khoản ph- Phân hệ kế toán quản tr

mặt, tiền gửi để có thtoán tổng hợp và kế



4.3.1 Bán hàng

4.3.1.1 Hoá đơn bán hàng

132

tiền mặt, tiền gửi NH ừng ngày)

t công nợ ố phát sinh theo ngày của một tk

i ps các tiểu khoản của một tk ển tiền tệ (pp trực tiếp) ển tiền tệ (pp gián tiếp)

t ký thu tiền t ký chi tiền

ng từ theo k/h,v/v,tiểu khoản và tk đ/ư. p ps k/h,v/v, tiểu khoản và tk đ/ư.

Báo cáo theo dõi lãi tiền gửi.

toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải thu)

đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá t danh mục giá bán của hàng hoá.

u nhập hàng bán bị trả lại. p và chi tiết hàng bán ra.

Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo ha hàng hoá bán ra.

n phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nn trị bán hàng và công nợ phải thu liên kết số

có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số toán hàng tồn kho.

n bán hàng

i thu)

n bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch

a hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng.

ng công nợ của khách hàng. ố liệu với kế toán tiền ố liệu sang phân hệ kế

133

- Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Hoá đơn bán hàng

Căn cứ của việc lập phiếu này là các lệnh xuất kho, các đơn đặt hàng của người mua,

cán bộ vật tư sẽ làm phiếu trước khi xuất hàng ra khỏi kho.Việc cập nhật dữ liệu Hoá đơn bán hàng gồm 3 loại thông tin: Thông tin về chứng từ, thông tin về hàng hoá và thông tin thuế.

Mã khách hàng: Nhập mã khách hoặc tên tắt của mã khách thì danh sách của mã khách hàng sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục khách hàng bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER .Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã khách thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã khách hàng dùng để quản lý công nợ người mua.

- Địa chỉ: Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục khách hàng - Người mua: Không bắt buộc - Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Mã NX – TK nợ: là Tk ngầm định khi khai báo mã khách hoặc tự gõ - Số hoá đơn: Số TT hoá đơn để quản lý việc xuất hàng và kê khai thuế - Số Seri: Số xê ri của hoá đơn để lên báo cáo thuế GTGT đầu ra - Ngày lập hoá đơn: Ngày cập nhật phiếu - Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, chương trình tự mặc định ngày lập hoá đơn là ngày hạch toán. - Tỷ giá: Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá - Bộ phận KD: Tên bộ phận đã khai báo trong danh mục bộ phận. Để có thể theo dõi doanh số,công nợ của bộ phận nào. - Đơn hàng: Không bắt buộc - Mã hàng: gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER. - Mã kho : Gõ tên kho đang theo dõi hàng hoá đó - Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc bán hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc. - Giá bán : Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ, TK Doanh thu, TK kho, TK giá vốn: được mặc định giống khai báo ở Danh mục Vật tư hàng hóa - Giá vốn hàng bán: Nếu vật tư hàng hoá được khai báo tính theo giá trung bình hoặc nhập trước xuất trước thì con trỏ sẽ chạy qua dòng giá vốn hàng bán. Cuối kỳ khi tính giá trung bình hoặc nhập trước xuất trước ở Phần Kế toán hàng tồn kho thì giá vốn sẽ tự động cập nhật vào các phiếu xuất kho này.

134

- Mã thuế: Là mã thuế suất


+ Ô "Sửa tiền thuế" cho phép bạn sửa lại số tiền thuế trong trường hợp tiền thuế tính ra là số lẻ. + Ô "Sửa hạch toán thuế" cho phép bạn sửa lại hạch toán đối với tài khoản ghi nợ, ghi có. + Ô "Nhập tiền ck" cho phép bạn nhập số tiền chiết khấu bán hàng. Nếu bạn không đánh dấu ô này thì khi nhập liệu chương trình sẽ không cho phép bạn nhập tiền chiết khấu.

Cập nhật xong hoá đơn bán hàng bạn Lưu lại, nếu mã khách hàng của bạn chưa có mã số thuế VAT thì chương trình sẽ tự động đưa ra màn hình nhắc nhở khai báo khách hàng VAT. Nếu quên chưa cập nhật mã số thuế thì bạn cập nhật trực tiếp vào màn hình đó, hoặc nhấn Huỷ bỏ nếu khách hàng không có mã VAT. Lưu ý bạn khai báo các chỉ tiêu về khách hàng như thế nào thì Báo cáo thuế GTGT đầu ra sẽ lên như thế đó.

Ngoài ra chương trình có thêm tiện ích: Tạo phiếu thu và Phiếu xuất kho tự động ngay trên hoá đơn bán hàng, với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay (Mã NX & TK Nợ là 111). Thao tác làm như sau: sau khi nhập các thông tin cho hoá đơn bán hàng trước khi “Lưu” chứng từ để tạo phiếu thu ta tích vào ô “Tạo phiếu thu” khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu tiền mặt lấy theo số thứ tự ở Phiếu thu tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền.

Và cho phép in chứng từ “Phiếu thu” và “Phiếu xuất kho” ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn bán hàng, bằng cách tích vào “In ctừ” bằng cách chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu thu và mã 1 in Hoá đơn bán hàng và mã 3 là in Phiếu xuất kho.

135

Ngoài ra chương trình cũng cho phép in nhiều hoá đơn liền một lúc khi đưa vào chức năng “Tìm” chứng từ lên các chứng từ muốn in.

Lưu ý: Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Liên quan đến hạch toán tài khoản vật tư (tài khoản hàng tồn kho), tài khoản doanh thu, giá vốn thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tư ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất.

Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hóa đơn đầu ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế thì khi lưu chứng từ chương trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế. Nếu khách hàng là thường xuyên nhưng không có mã số thuế, để tránh việc chương trình hiện lên màn hình đòi nhập mã số thuế thì trong khai báo thông tin liên quan đến khách hàng ở trường mã số thuế ta nhập một ký tự bất kỳ.

Giá bán của mặt hàng sẽ được lưu tự động lấy từ trong danh mục giá bán nhưng có thể sửa được trường giá bán. Khi lưu hóa đơn chương trình sẽ tự động lưu lại giá bán lần cuối cùng vào danh mục giá bán. Trong trường hợp doanh nghiệp có hệ thống giá bán thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Chương trình cho phép sửa lại cặp định khoản thuế, số tiền thuế và cập nhật tiền chiết khấu. Để thực hiện các việc này chỉ việc chọn các nút tương ứng: Sửa hạch toán, Sửa tiền thuế, Nhập tiền chiết khấu.

Trong trường hợp vật tư tính giá trung bình nhưng xuất với giá đích danh thì chọn nút đánh dấu xuất theo giá đích danh để cập nhật giá xuất.

4.3.1.2 Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá, dịch vụ bán ra

Chương trình cho phép người sử dụng nhập thuế suất và tự động tính số tiền thuế GTGT. Trong một số trường hợp đặc biệt người sử dụng được phép sửa số tiền để làm tròn số tiền thuế GTGT bị quá lẻ.

4.3.1.3 Bán hàng theo hệ thống giá thống nhất

Đối với giá bán thì chương trình lưu giá bán lần cuối của từng mặt hàng và khi ta chọn một mặt hàng thì chương trình tự động gán giá này vào trường giá bán, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại giá bán cho đúng với giá bán trên hoá đơn.

Trong trường hợp doanh nghiệp bán theo hệ thống giá thống nhất thì tuỳ theo cách thức xác định hệ thống giá bán chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

4.3.1.4 Theo dõi chiết khấu bán hàng

Trong trường hợp bán hàng có chiết khấu thì chương trình cho phép nhập số tiền chiết khấu và tài khoản hạch toán chiết khấu bán hàng.

Trong trường hợp chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán theo một hệ thống thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp.

4.3.1.5 Theo dõi doanh thu theo bộ phận và nhân viên bán hàng

SAS INNOVA 6.8.2 cho phép quản lý doanh thu theo bộ phận kinh doanh và có thể đến tận nhân viên bán hàng. Việc quản lý này được thông qua danh mục bộ phận bán hàng và mỗi khi ta nhập một hoá đơn bán hàng thì phải chỉ rõ luôn là doanh thu được tính cho bộ phận nào hoặc cho nhân viên bán hàng nào.

4.3.1.6 Cập nhật giá vốn hàng bán

Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp đích danh thì người sử dụng phải tự gõ giá vốn. Chương trình chọn phiếu nhập để thực hiện xuất hàng theo phiếu nhập.

Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp giá trung bình tháng hoặc giá nhập trước xuất trước thì giá vốn được tính vào cuối tháng và chương trình sẽ cập nhật vào các phiếu xuất bán.

136

4.3.2 Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại

- Đường dẫn: Bán hàng\ Hàng bán bị trả lại

Phiếu này dùng để cập nhật hàng bán bị khách hàng trả lại nhập kho. Phiếu cho phép bạn cập nhật giá thanh toán (công nợ) và giá vốn hàng xuất bán. Căn cứ vào đó chương trình sẽ tự động giảm công nợ phải thu, ghi tăng hàng tồn kho, giảm giá vốn và ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ.

Bạn phải tự nhập, chỉ ra được đúng số lượng, đơn giá của các mặt hàng nhập lại, từ đó chương trình mới tính đúng công nợ phải thu giảm.

- Lưu ý: Giá bán : là giá bán hàng trên hoá đơn trước đây đã xuất cho khách hàng. TK Hàng bán trả lại, TK kho, TK giá vốn: được mặc định giống khai báo ở Danh mục Vật tư hàng hóa Giá vốn hàng bán: Đối với đơn vị tính theo phương pháp giá vốn trung bình thì khi nhập lại hàng bán trả lại cần đánh dấu vào ô Cập nhật giá TB cho vật tư tính giá TB, còn nếu tính giá vốn theo các phương pháp khác thì bạn phải tự cập nhật giá vốn cho hàng nhập lại. Mã thuế, TK thuế, tiền thuế : Được cập nhật như hoá đơn đã xuất ra trước đó, Tk thuế là TK thuế GTGT đầu ra

Đối với việc nhập lại những Dịch vụ trước đây đã cung cấp cho khách hàng thì bạn có thể vào phiếu Hoá đơn mua hàng Dịch vụ để nhập lại

Chương trình cho phép tra cứu lại hoá đơn đã xuất bán ra trước đó.Trong trường hợp nhập hàng bán bị trả lại, trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà doanh nghiệp đã xuất ra trước đó cho người mua. Thông tin trên cột ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra.

Các thông tin liên quan đến phiếu nhập hàng bán bị trả lại cũng như cách thức nhập chứng từ này tương tự như nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã trình bày ở trên.

Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hoá đơn vào cuối kỳ

137

Trong một số trường hợp đặc biệt một số doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách nhưng lại chỉ xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Khi này khi xuất kho trong kỳ mà chưa xuất hoá đơn thì làm phiếu xuất điều chuyển từ kho công ty sang kho đại lý (coi khách hàng là 1 đại lý). Khi xuất hoá đơn cho khách hàng thì làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho đại lý hoặc làm phiếu xuất điều chuyển lại từ kho đại lý về kho công ty và sau đó làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho công ty.

4.3.3 Cập nhật hóa đơn dịch vụ

- Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Hoá đơn dịch vụ

Dùng để cập nhật những hoạt động bán hàng mà không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản Doanh thu: Ví dụ Doanh thu dịch vụ cho thuê, dịch vụ sửa chữa…

Cập nhật giống hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho nhưng không có mã hàng hoá.

4.3.4 Cập nhật bút toán bù trừ công nợ:

- Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Thu khác, bù trừ công nợ:

Khi nhà cung cấp và người mua hàng cùng là một khách hàng nhưng có mã ở hai danh mục khác nhau: Vừa nằm ở danh mục nhà cung cấp, vừa nằm ở danh mục khách hàng thì tiền hàng bù trừ công nợ giữa hai tài khoản phải thu và phải trả với nhau hoặc bù trừ giữa hai khách hàng hay hai nhà cung cấp với nhau thì có thể dùng phiếu này để cập nhật.

138

Lưu ý: Việc nhập thuế GTGT đầu ra trong trường hợp doanh thu được thực hiện trên địa bàn của các tỉnh/thành khác nhau.

Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của Tỉnh/Thành phố khác với Tỉnh/Thành phố nơi khai báo thuế thì thuế GTGT đầu ra được tách thành 2 phần: 4% thuế GTGT nộp tại Tỉnh/Thành phố nơi khai báo thuế và 1% thuế GTGT được nộp ở nơi công trình được thực hiện. Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần hoá đơn dịch vụ và tách thành 2 dòng: dòng thứ nhất là ghi thuế suất 4% và dòng thứ 2 ghi thuế suất 1%. Lưu ý là dòng thứ 2 không nhập doanh thu và người sử dụng phải tự nhập số tiền thuế 1% vào trường tiền thuế. Chương trình sẽ chuyển số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng thuế suất 4% và 1 dòng thuế suất 1% và doanh thu chịu thuế trên từng dòng sẽ là doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn.

4.3.5 Theo dõi hạn thu tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh toán - Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn cũng như thời hạn thu tiền của từng hoá đơn. - Để chỉ rõ hạn thu tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thu tiền kể từ ngày ta lập hoá đơn.

139

Ta có thể khai báo số ngày ngầm định cho từng khách hàng khi khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng ở phần danh mục khách hàng. Và có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn.

- Đối với mỗi hoá đơn ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ muốn theo dõi thu tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn thu tiền thì không cần phải gõ thời hạn thanh toán.

- Nếu vì một lý do nào đó ta cần phải điều chỉnh lại số tiền phải thu cho một hoá đơn thì ta cập nhật thông tin này ở menu “Sửa lại số tiền phải thu của các hoá đơn".

- Số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn” (Tổng hợp/ Sơ đồ/ Nhập số dư đầu năm).

140

- Phiếu thu tiền của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Vốn bằng tiền”. Sau khi các phiếu thu tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền thu được cho các hoá đơn đã xuất ra. Việc này được thực hiện khi nhập phiếu thu tiền hoặc ở chức năng “Phân bổ thu tiền hàng cho các hoá đơn”.

- Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải thu theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn bán hàng. Nếu loại tiền khi thu tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.

- Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải thu của các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải thu của các hoá đơn".

4.4 Báo cáo

4.4.1 Báo cáo bán hàng

Các báo cáo bán hàng gồm có:

- Bảng kê hoá đơn bán hàng - Sổ nhật ký bán hàng - Bảng kê hoá đơn của một mặt hàng - Bảng kê hoá đơn nhóm theo khách hàng - Bảng kê hoá đơn nhóm theo dạng xuất bán - Bảng kê hoá đơn của một khách hàng - Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng - Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian (1) - Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian (2) - Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, hợp đồng, - Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu - Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán - Danh mục giá bán

4.4.2 Báo cáo công nợ phải thu

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu gồm có:

- Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng - Sổ chi tiết công nợ (lên cho tất cả các khách hàng) - Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng - Bảng cân đối số phát sinh công nợ của một tài khoản - Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ - Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ - Sổ chi tiết công nợ vật tư của khách hàng - Sổ chi tiết công nợ (lên cho tất cả các khách hàng, vật tư) - Bảng cân đối phát sinh công nợ vật tư trên nhiều tài khoản - Bảng tổng hợp số dư công nợ vật tư cuối kỳ - Bảng tổng hợp số dư công nợ vật tư đầu kỳ

4.4.3 Báo cáo quản trị

Các báo cáo liên quan đến quản trị công nợ phải thu gồm có:

- Hỏi số dư của một khách hàng - Bảng kê công nợ phải thu theo hoá đơn - Bảng kê chi tiết thu tiền của các hoá đơn - Bảng kê công nợ phải thu của các hoá đơn theo hạn thanh toán - Sổ nhật ký thu tiền bán hàng - Bảng kê chứng từ

- Bảng kê chứng từ theo khách hàng, ti- Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, ti

4.4.4 Báo cáo theo hợp đồ

Hệ thống báo cáo này cho phép xem báo cáo cho tlãi lỗ.

- Bảng kê hoá đơn nhóm theo h- Tổng hợp số phát sinh theo h- Bảng cân đối số phát sinh c- Báo cáo lỗ, lãi theo h- Bảng kê thanh toán theo v

5. Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công n

5.1 Chức năng - Theo dõi tổng hợp và chi ti- Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào.- Theo dõi các khoản ph

cấp. - Cập nhật các phiếu nh

vụ. - Cập nhật các phiếu xu- Cập nhật các chứng t- Theo dõi theo VNĐ và ngo- Phân hệ kế toán mua hàng liên k

thể lên được các báo toán hàng tồn kho. Đđưa thêm tiện ích tạo tmua trả tiền mặt.



5.3.1 Hoá đơn mua hàng:

- Đường dẫn: Mua hàng

Dùng để cập nhật những chcung cấp trong nước. Că

141

theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng.phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đ

ợp đồng, vụ việc

ày cho phép xem báo cáo cho từng vụ việc hợp đồ

n nhóm theo hợp đồng, vụ việc sinh theo hợp đồng

phát sinh của các hợp đồng , lãi theo hợp đồng, vụ việc

ng kê thanh toán theo vụ việc, hợp đồng

toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phả

p và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung ca hàng hoá mua vào.

n phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải tr

u nhập mua: nội địa, nhập khNu, chi phí mua hàng, hoá

u xuất trả lại nhà cung cấp. ng từ phải thu khác và chứng từ bù trừ công nợ. Đ và ngoại tệ

toán mua hàng liên kết số liệu với phân hệ kế toán tic các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ

n kho. Để tăng tính hiệu suất cho người sử dụng SAS INNOVA 6.8.2 o tự động Phiếu Chi tiền mặt trên chứng từ Hóa

n mua hàng:

n: Mua hàng\ Sơ đồ\ Hoá đơn mua hàng

ững chứng từ phát sinh đối với những hàng hoá nhc. Căn cứ để vào các phiếu nhập này là Hoá đơn bán

ng. n đối ứng.

p đồng đặc biệt là báo cáo

ải trả)

t hàng, nhà cung cấp và hợp đồng.

i trả cho các nhà cung

u, chi phí mua hàng, hoá đơn mua dịch

toán tiền mặt, tiền gửi để có ệ kế toán tổng hợp, kế

SAS INNOVA 6.8.2 đã Hóa đơn nhập mua khi

àng hoá nhập của những nhà đơn bán hàng của nhà cung

142

cấp. Dựa vào các thông tin được ghi trên hoá đơn này để nhập dữ liệu vào các Phiếu nhập mua:

- Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã được định khoản sẵn trên phần mềm, chương trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có. - Mã khách - Đối với Phiếu nhập là mã nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER. Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ người bán. - Địa chỉ : Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục nhà cung cấp - Người giao: Không bắt buộc - Diễn giải : Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Mã NX – TK có: Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc nếu ta không chọn mã hạch toán thì phải tự nhập tài khoản vào. - Số đh: Số đơn hàng (Không bắt buộc) - Số hoá đơn; Số sêri; Ngày lập hoá đơn: Cập nhật từ các thông tin tương ứng từ Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu vào. - Số phiếu nhập: Chương trình tự động đánh số hoặc tự gõ - Ngày lập phiếu nhập: Ngày cập nhật chứng từ - Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hoá đơn nhà cung cấp. - Tỷ giá: Chương trình tự mặc định TG bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá - Mã hàng: gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER, nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng mới. - Mã kho: Gõ tên kho nhập hàng hoá đó - Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc mua hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua. - Giá tiền : Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ - TK nợ : chương trình mặc định TK hàng hoá khai báo trong Danh mục hàng hoá - Mã tự do: không bắt buộc - Chi phí: Nhập những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: chi phí dịch vụ, vận chuyển …được ghi trên cùng hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. (Chi phí này cùng mã

với nhà cung cấp hàng hoá).

143

Sau khi gõ tài khoản thuế chương trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ giá trị gia tăng, bạn kiểm tra thông tin trên bảng đã đầy đủ chưa: Ngày tháng, Sêri, số hoá đơn, giá trị thuế và tiền hàng của hoá đơn đầu vào. Thông tin trên bảng này là cơ sở để lên báo cáo thuế GTGT đầu vào.


+ Ô "Sửa tiền thuế" cho phép bạn sửa lại số tiền thuế trong trường hợp tiền thuế tính ra là số lẻ. + Ô "Sửa hạch toán thuế" cho phép bạn sửa lại hạch toán đối với tài khoản ghi nợ, ghi có.

Ngoài ra chương trình có thêm tiện ích: Tạo phiếu chi tự động ngay trên hoá đơn mua hàng, với nghiệp vụ mua hàng thu tiền ngay. Thao tác làm như sau: sau khi nhập các thông tin cho hoá đơn mua hàng trước khi “Lưu” chứng từ, để tạo phiếu chi tự động ta tích vào ô “tạo phiếu chi” khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi tiền mặt ăn theo số thứ tự ở Phiếu chi tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền.

144

Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn mua hàng, bằng cách tích vào “In ctừ” � chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu chi

Lưu ý: Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp được tính dựa trên ngày hóa đơn của nhà cung cấp chứ không dựa vào ngày của phiếu nhập.

Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho.

Khi tính thuế GTGT chương trình cho phép khai báo có hay không tính thuế chỉ gồm tiền hàng hay gồm cả tiền thuế.

5.3.2 Cập nhật Phiếu nhập kh�u:

Dùng để nhập hàng hoá được nhập khNu từ nước ngoài, căn cứ vào số liệu trên các tờ khai Hải quan, thông báo thuế để cập nhật chứng từ vào đây. Về cách cập nhật giống như ở phiếu nhập mua nhưng khác ở chỗ:

Phiếu nhập khNu sẽ được hạch toán theo nguyên tệ, tỷ giá hạch toán có thể lấy theo tỷ giá trên tờ khai Hải quan, chênh lệch tỷ giá được xác định khi thanh toán tiền hoặc khi đối chiếu công nợ.

- Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Nhập khNu. - Các thông tin cập nhật trên phiếu nhập khNu tương tự như Phiếu nhập mua hàng. - Một số thông tin thêm:

TK thuế nhập kh�u: Gõ tài khoản thuế nhập khNu và số tiền thuế tương ứng vào ô bên cạnh. Chương trình xuất hiện một màn hình Nhập thuế nhập khNu, bạn sẽ tự cập nhật thuế nhập khNu theo thuế suất của từng mặt hàng đã ghi trên tờ khai Hải quan. Lưu ý trong trường hợp nhập khNu nhiều mặt hàng có cùng thuế suất, việc gõ tay rất mất thời gian, bạn có thế dùng Phiếu nhập chi phí mua hàng để vào, chương trình sẽ tự động phân bổ thuế cho các mặt hàng.

145

Tk thuế GTGT: Khi khai báo tài khoản thuế GTGT nhập khNu chương trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ giá trị gia tăng để kiểm tra khai báo thuế GTGT như phiếu nhập mua, sau đó nhấn Nhận hoặc Huỷ

Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình nhập chứng từ Phiếu nhập khNu, bằng cách tích vào “In ctừ” � chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu chi 5.3.3 Cập nhật tiền chi phí mua hàng

Dùng để cập nhật các loại chi phí liên quan đến việc mua hàng: Chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm hàng hoá, thuế nhập khNu, chi phí dịch vụ khác.

Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và cách tính giá hàng tồn kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong việc cập nhật chi phí mua hàng:

- Chi phí mua hàng được tính ngoài và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu nhập mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng.

- Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua ở trường tổng chi phí mua hàng. Sau đó chương trình sẽ hiện lên một cửa sổ để phân bổ số tiền mua hàng cho từng mặt hàng. Chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn.

- Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua: Khi này phần số lượng và đơn giá của từng mặt hàng để bằng không, còn trường tiền hàng thì nhập bằng số tiền chi phí được phân bổ cho mặt hàng.

- Chi phí mua hàng được nhập ở phần "Phiếu nhập chi phí mua hàng": Dùng để nhập các chi phí liên quan đến việc nhập hàng mà ta cần phải phân bổ cho các mặt hàng nhập kho. Khi này ta phải chỉ rõ chi phí gắn với phiếu nhập mua nào. Chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn.

- Đường dẫn cập nhật Chi phí mua hàng chọn Mua hàng\Sơ đồ\Chi phí mua hàng. Cách cập nhật tương tự như phiếu NK nhưng mã khách ở đây là mã của nhà cung cấp các dịch vụ vận chuyển, bảo hiểm, hải quan..

Khi nhập xong số tiền vào ô chi phí sẽ xuất hiện màn hình Phân bổ chi phí, bạn đưa con trỏ vào ô Chọn PN ở cuối màn hình ---> Hiện ra cửa sổ Lọc chứng từ: gồm có Số chứng từ và ngày chứng từ. Nếu biết chính xác chi phí đó phân bổ cho phiếu nhập nào thì bạn chỉ cấn gõ số Phiếu nhập vào ô Số chứng từ, nếu không nhớ thì bạn chọn khoản thời gian nhập hàng từ ngày... đến ngày..hiện ra cửa sổ phiếu nhập mua ---> Đưa con trỏ đến phiếu nhập cần chọn nhấn ESC. Chọn PB tự động ở cuối màn hình thì chương trình tự động phân bổ chi phí cho phiếu nhập đó theo tỷ lệ giá trị hàng nhập ---> nhấn nút quay ra ---> trở về màn hình ban đầu, khai báo tài khoản thuế hoặc không.

Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình nhập chứng từ Phiếu nhập chi phí, bằng cách tích vào “In ctừ” � chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu chi. 5.3.4 Cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng hoá, vật tư cho nhà cung cấp

Phiếu này dùng để cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng mà trước đây đã nhập của nhà cung cấp. Căn cứ vào phiếu nhập hàng trước đây và hàng hoá thực tế trả lại để làm phiếu xuất này.

- Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Trả lại nhà cung cấp. Khi đó sẽ xuất hiện bảng nhập dữ liệu sau:

146

Trong trường hợp trả lại hàng hoá cho nhà cung cấp, nếu hàng hoá không phát sinh thuế GTGT đầu vào thì vào phiếu xuất trả và ghi nợ TK của nhà cung cấp và ghi giảm TK kho. Trong trường hợp trả lại hàng hoá cho nhà cung cấp có thuế GTGT đầu vào thì DN có thể làm phiếu xuất hoá đơn bán hàng cho nhà cung cấp như một khách hàng, lúc này hạch toán như một phiếu bán hàng thông thường.

5.3.5 Hoá đơn mua dịch vụ

147

Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Hoá đơn dịch vụ.

Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí. Phiếu nhập này để dùng nhập các hoá đơn dịch vụ mua vào. Ví dụ: Thuê vận chuyển khách, bốc dỡ ….

5.3.6 Cập nhật phiếu thanh toán tạm ứng

Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu chi tiền thanh toán cho các chi phí và có thể tham khảo các thông tin cần thiết được trình bày ở phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

5.3.7 Theo dõi thời hạn trả tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh toán

Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải trả của từng hoá đơn nhập mua cũng như thời hạn trả tiền cho từng hoá đơn.

Để chỉ rõ hạn trả tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn trả tiền kể từ ngày ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp. Ta có thể khai báo số ngày ngầm định phải trả cho từng nhà cung cấp khi khai báo các thông tin liên quan đến nhà cung cấp ở phần danh mục nhà cung cấp. Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn nhập mua cụ thể.

Đối với mỗi hoá đơn nhập mua ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền phải trả vào ngày phải trả là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ muốn theo dõi trả tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn trả tiền thì không cần phải gõ thời hạn thanh toán.

Nếu vì một lý do nào đó ta cần phải điều chỉnh lại số tiền phải trả cho một hoá đơn thì ta cập nhật thông tin này ở menu “Sửa lại số tiền phải trả cho các hoá đơn".

Số tiền đầu kỳ còn phải trả của từng hoá đơn mua hàng và hạn trả tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.

Phiếu chi trả tiền cho người bán được cập nhật ở phân hệ “Vốn bằng tiền”. Sau khi các phiếu chi tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền đã chi trả cho các hoá đơn của người bán. Việc này được thực hiện khi nhập phiếu chi hoặc ở chức năng “Phân bổ chi trả tiền hàng cho các hoá đơn”.

Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải trả theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn mua hàng. Nếu loại tiền khi trả tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.

Một số trường hợp đặc biệt, vd do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải trả cho các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải trả của các hoá đơn".

5.4 Báo cáo

5.4.1 Báo cáo mua hàng

Các báo cáo liên quan đến hàng nhập mua gồm có:

- Bảng kê phiếu nhập - Bảng kê phiếu nhập của một vật tư - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo hợp đồng, vụ việc - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng - Tổng hợp hàng nhập mua - Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, hợp đồng - Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu

148

- Sổ nhật ký mua hàng

5.4.2 Báo cáo công nợ phải trả


- Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng - Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng - Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng - Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên một tài khoản - Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên nhiều tài khoản - Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ - Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ - Sổ chi tiết của một tài khoản - Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

5.4.3 Báo cáo quản trị về công nợ phải trả


- Hỏi số dư của một khách hàng - Bảng kê công nợ phải trả theo hoá đơn - Bảng kê chi tiết trả tiền cho các hoá đơn - Bảng kê công nợ phải trả cho các hoá đơn theo hạn thanh toán - Sổ nhật ký chi trả tiền mua hàng - Bảng kê chứng từ theo hợp đồng - Tổng hợp số phát sinh theo hợp đồng - Bảng cân đối số phát sinh của các hợp đồng - Số dư đầu kỳ của các hợp đồng - Số dư cuối kỳ của các hợp đồng - Bảng kê chứng từ - Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng - Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng

6. Phân hệ Vật tư hàng hoá

6.1 Chức năng

- Cập nhật các phiếu xuất (xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển kho và xuất khác)

- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và hợp đồng.

- Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào.

- Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ

- Tính giá vật tư tồn kho: giá trung bình, giá NTXT, giá đích danh, giá trung bình từng lần nhập.

- Kiểm tra tính đúng sai của việc tính giá NTXT (*)

- Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ

- Phân hệ Vật tư hàng hóa liên kết số liệu với phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ tổng hợp, phân hệ chi phí giá thành

149


Chøng tõ

NhËp mua, nhËp tõ SX, nhËp hµng b¸n bÞtr¶ l¹i vµ nhËp kh¸c

XuÊt cho sx, xuÊt ®iÒu chuyÓn, xuÊt tr¶l¹i nhµ cung cÊp vµ xuÊt kh¸c

Sã liÖu chuyÓn tõçc ph©n hÖ kh¸c

B¸n hµngPh©n hÖ kÕ to¸nhµng tån kho

ChuyÓn sè liÖu sangçc ph©n hÖ kh¸cKÕ to¸n c.nî ph¶i tr¶KÕ to¸n c.nî ph¶i thu

KÕ to¸n CF vµ gi¸ thµnhKÕ to¸n tæng hîp

B¸o ço

B¸o ço hµng nhËpB¸o ço hµng xuÊt

B¸o ço hµng tån kho (ThÎ kho, Sæchi tiÕt vËt t−, Tæng hîp NXT)


6.3.1 Phiếu nhập kho

- Phiếu nhập kho sử dụng trong các trường hợp sau: Nhập hàng mượn, hàng đi thuê, Nhập kho thành phNm trong sản xuất, Nhập lại nguyên vật liệu sản xuất thừa.

- Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ\ Nhập kho

- Cập nhật thông tin trong phiếu nhập kho

- Loại phiếu nhập: 4 - Nhập nội bộ: Phiếu nhập trong nội bộ của công ty

150

9 - Nhập khác: Phiếu nhập khác nhập nội bộ

- Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã được định khoản sẵn trên phần mềm, chương trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có.

- Mã khách - Đối với Phiếu nhập là mã nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER .Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ người bán. - Địa chỉ : Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục nhà cung cấp - Người giao: Không bắt buộc - Diễn giải : Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Số đh: Số đơn hàng (Không bắt buộc) - Số hoá đơn; Số sêri; Ngày lập hoá đơn: Cập nhật từ các thông tin tương ứng từ Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu vào. - Số phiếu nhập: Chương trình tự động đánh số hoặc tự gõ - Ngày lập phiếu nhập: Ngày cập nhật chứng từ - Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hoá đơn nhà cung cấp. - Tỷ giá: Chương trình tự mặc định TG bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá - Mã hàng : gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER, nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng mới. - Mã kho : Gõ tên kho nhập hàng hoá đó - Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc mua hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua - Giá tiền : Khi cập nhật chỉ quan tâm đến số lượng, nếu là nhập thành phNm thì sau khi tính giá thành chương trình tự cập nhật giá. Nếu là nhập lại nguyên vật liệu, NVL tính giá tồn theo phương pháp giá trung bình, thì phải tích vào chức năng tính giá trung bình cho vật tư tính giá trung bình - TK nợ : chương trình mặc định TK hàng hoá khai báo trong Danh mục hàng hoá - TK có: Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc nếu ta không chọn mã hạch toán thì phải tự gõ vào (154, 336...). - Mã tự do: không bắt buộc -Trạng thái: 1 - Ghi: Chứng từ thực sự đã phát sinh và số liệu nhập vào được chuyển sang các báo cáo liên quan.

2 - Chưa: tạo lập chứng từ, số liệu của chứng từ này chưa chuyển sang các báo cáo liên quan.

3 - Ghi Sổ Cái: Chứng từ nhập vào chỉ chuyển số liệu sang Sổ cái 4 - Ghi Sổ Kho: Chứng từ nhập vào chỉ chuyển số liệu sang Sổ kho

6.3.2 Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho sử dụng trong các trường hợp: Xuất cho mượn, cho thuê, Xuất dùng, xuất cho sản xuất, xuất hao hụt, xuất nội bộ (giá xuất bằng giá vốn)

- Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ\ Xuất kho

- Cập nhật thông tin:

151

- Loại phiếu xuất: 4 - Xuất cho sản xuất, 9 - Xuất khác - Các thông tin khác tương tự như phiếu nhập kho

Liên quan đến hạch toán tài khoản Có (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ vật tư hàng hóa ( TK 152,153,155,156…), đối ứng với các TK Nợ 138 (Xuất cho mượn, cho thuê); Nợ TK 642,641 ( Xuất dùng); Nợ TK 211 (Xuất làm tài sản); Nợ TK 621 (Xuất kho nguyên liệu sản xuất) …

Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình

hoặc NTXT nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo

giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá NTXT, chương trình sẽ không

cập nhật lại giá cho các phiếu xuất này. Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất bằng cách nhấn F5 – xem phiếu nhập

6.3.3 Phiếu xuất điều chuyển

- Phiếu xuất điều chuyển sử dụng trong trường hợp di chuyển hàng hoá từ kho này sang kho khác. Trường hợp này không làm thay đổi giá trị hàng hoá, Tk nợ - Có là như nhau (không thay đổi giá trị tài khoản)

- Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ\ Phiếu xuất điều chuyển

152

- Khi vào phiếu xuất điều chuyển kho chương trình sẽ tự động tạo ra một phiếu nhập cho kho nhận và người sử dụng không phải vào phiếu nhập.

- Trong trường hợp điều chuyển kho nội bộ (tài khoản nợ trùng với tài khoản có) thì chương trình sẽ không hạch toán; nếu điều chuyển từ kho nội bộ sang kho đại lý hoặc từ kho đại lý về kho nội bộ thì chương trình sẽ hạch toán cho phiếu xuất và không hạch toán cho phiếu nhập. Tài khoản hàng tồn kho ở đại lý được khai báo trong danh mục kho hàng.

- Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình hoặc NTXT nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá NTXT, chương trình sẽ không cập nhật giá lại cho phiếu xuất này. Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất.

6.4 Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho

SAS INNOVA 6.8.2 cho phép đánh giá hàng tồn kho theo 04 phương pháp khác nhau: giá trung bình tháng, giá trung bình di động, giá đích danh và nhập trước xuất trước. Hơn thế nữa đối với các vật tư khác nhau có thể chọn các phương pháp đánh giá hàng tồn kho khác nhau.

6.4.1 Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình

Trường hợp áp dụng: Áp dụng cách tính giá theo phương pháp này đối với những đơn vị lượng hàng nhập xuất nhiều, lượng hàng tồn kho ít và có giá tương đối ổn định.

Giá được tính vào cuối tháng hoặc cuối kỳ (quý, 6 tháng, 1 năm) sau khi ta đã cập nhật xong tất cả các chứng từ. Giá này được cập nhật vào các phiếu xuất, giá vốn của các hoá đơn bán hàng, các phiếu nhập theo giá trung bình.

Các chi phí nhập mua, các điều chỉnh chỉ liên quan đến giá trị có thể được cập nhật như một bản ghi bình thường (có mã kho, mã vật tư) nhưng số lượng = 0. Chương trình tự động tính các chi phí này vào giá vốn của vật tư, hàng hoá.

153

Trường hợp một vật tư có thể nằm ở nhiều kho thì có 02 khả năng xác định giá tồn kho: một giá trung bình chung cho toàn công ty (cho tất cả các kho) hoặc mỗi vật tư ở mỗi kho có một giá riêng. Ta có thể lựa chọn một trong 02 khả năng trên và khai báo cho chương trình biết trong phần "Tham số tuỳ chọn ".

Trong trường hợp sử dụng một giá trung bình chung cho một vật tư ở nhiều kho thì các phiếu nhập điều chuyển theo giá trung bình và các phiếu nhập khác theo giá trung bình sẽ không tham gia vào quá trình tính toán giá. Ngoài ra chương trình cũng sẽ trừ đi về số lượng và giá trị đúng bằng tổng số lượng và giá trị của các phiếu xuất giá đích danh của các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình tháng.

Trong trường hợp sử dụng một giá chung thì lên báo cáo nhập xuất tồn cho toàn công ty sẽ không xuất hiện chênh lệch giữa “Giá trị tồn cuối tháng” và “Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình” nhưng khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho riêng biệt hoặc một nhóm kho thì có thể xảy ra chênh lệch nói trên và giá trị chênh lệch này có thể lớn nhỏ tuỳ theo biến động của giá nhập trong kỳ ở các kho và giá tồn đầu kỳ ở các kho. Vì vậy khi ta lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho hoặc một nhóm kho thì nên chỉ in về mặt số lượng mà không in về mặt giá trị. Còn các báo cáo riêng về giá trị tồn cuối hoặc tổng nhập hoặc tổng xuất trong kỳ thì có thể cả về số lượng và giá trị. Một phương án khác để xử lý các chênh lệch là ta phải tạo các bút toán bù trừ chênh lệch. Việc này có thể thực hiện tự động bằng chương trình khi ta thực hiện tính giá trung bình.

Khi tính giá trung bình cho từng vật tư ở từng kho thì cũng xảy ra các chệnh lệch do trong SAS INNOVA 6.8.2 đơn giá được lưu trữ chỉ có 02 chữ số sau dấu phNy thập phân. Các chênh lệch này thường rất nhỏ, nhưng cũng có thể lớn nếu như số lượng nhập xuất tồn lớn.

Giá trị chênh lệch = (Giá trị tồn cuối tháng - Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình) có thể in ra và xử lý tuỳ theo ý của người sử dụng hoặc sẽ do chương trình tự động hạch toán bằng các phiếu xuất vào tài khoản chênh lệch.

Việc khai báo các vật tư tính giá theo phương pháp trung bình được thực hiện ở phần khai báo các thông tin về vật tư. Chức năng tính giá trung bình được thực hiện ở menu “Tính đơn giá trung bình”. Chương trình cho phép tính giá trung bình di động, trung bình cho một tháng, một quý, 6 tháng hoặc cả năm tuỳ theo lựa chọn của người sử dụng.

Đối với giá trung bình di động thì chương trình tính giá trung bình hàng ngày (trong cùng 1 ngày thì mỗi vật tư đều có một giá chung cho tất cả các phiếu xuất).

Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp tính giá trung bình cho từng kho mà có phiếu xuất điều chuyển theo giá trung bình theo 02 chiều từ kho A sang kho B và ngược lại từ kho B sang kho A hoặc từ kho A sang kho B, sau đó sang kho C và lại quay về kho A thì chương trình không tính được giá trung bình của một vật tư ở từng kho. Nhưng nếu chỉ có các điều chuyển một chiều từ kho A sang B rồi sang C,... nhưng không có điều chuyển ngược lại về A thì chương trình vẫn tính được giá trung bình của một vật tư cho từng kho.

6.4.2 Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá nhập trước xuất trước (NTXT)

Trường hợp áp dụng: Cách tính giá này áp dụng cho các đơn vị có giá nhập hàng không ổn định và số lượng hàng bán ra không ổn định.

Giá NTXT được SAS INNOVA 6.8.2 tính cho các phiếu xuất bằng cách trừ dần từ các phiếu nhập theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.

Giá NTXT không được tính ngay khi làm phiếu xuất, nó chỉ được cập nhật khi ta chạy chức năng “Tính đơn giá NTXT”. Lưu ý là SAS INNOVA 6.8.2 chỉ đưa ra đơn giá xuất cuối cùng chứ không chỉ ra cho người sử dụng biết là phiếu xuất được xuất từ các phiếu nhập nào.

Trong việc tính giá NTXT thì điều quan trọng là phải xác định phiếu nào trước và phiếu nào là sau. Trình tự trước sau trong SAS INNOVA 6.8.2 được xác định theo thứ tự ưu tiên như sau:

1. Ngày của các phiếu xuất 2. Tính giá cho tất cả các phiếu xuất điều chuyển

154

3. Tính giá cho các hoá đơn và các phiếu xuất khác

Trong mỗi bước tính 2 và 3 thì do có nhiều kho khác nhau, nhiều loại chứng từ nhập xuất khác nhau với hệ thống đánh số khác nhau nên các tính toán lại được thực hiện theo ưu tiên sau:

1. Số thứ tự ưu tiên của các kho 2. Số chứng từ của các phiếu xuất 3. Số thứ tự ưu tiên của các phiếu nhập 4. Số chứng từ của các phiếu nhập.

Lý do phải xét thứ tự ưu tiên như trên được giải thích như sau:

Phiếu xuất điều chuyển được ưu tiên số 1 vì: Giá của phiếu xuất điều chuyển sẽ là giá nhập của kho đối ứng nên để phải tính trước thì mới tính tiếp cho các phiếu xuất khác. Trong SAS INNOVA 6.8.2 phiếu nhập điều chuyển có số chứng từ bằng số chứng từ của phiếu xuất điều chuyển vì vậy nó sẽ khác hệ thống đánh số của các phiếu nhập mua và nhập khác. Để giải quyết 02 vấn đề không rõ ràng trên trong SAS INNOVA 6.8.2 phiếu xuất điều chuyển được xếp ưu tiên số 1.

Trong trường hợp có nhiều kho và có sự điều chuyển giữa các kho thì chương trình không thể nhận biết được chứng từ nào phát sinh trước vì chúng có thể được đánh số theo các hệ thống của từng kho. Để giải quyết vấn đề không rõ ràng này ta phải đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho trong vấn đề điều chuyển. Ví dụ kho trung tâm là ưu tiên số 1, tiếp theo là các kho khác. Việc đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho được thực hiện ở phần khai báo “Danh mục kho”.

Có nhiều loại phiếu khác nhau và mỗi phiếu lại có thể có hệ thống đánh số chứng từ khác nhau. Ví dụ hệ thống đánh số hóa đơn khác với hệ thống đánh số của các phiếu xuất kho. Vì vậy để biết phiếu nào là trước hay là sau ta phải có đánh số thứ tự ưu tiên cho các chứng từ vật tư. Số thứ tự ưu tiên do SAS INNOVA 6.8.2 quy định và có thể xem ở trường Stt_NTXT trong phần khai báo về “Danh mục chứng từ”.

Việc khai báo các vật tư tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước được thực hiện ở phần khai báo các thông tin về vật tư. Chức năng tính giá NTXT được thực hiện ở menu “Tính đơn giá nhập trước xuất trước”. Chương trình cũng cho phép kiểm tra tính đúng đắn của việc tính giá NTXT cho các vật tư tính giá NTXT là khi vật tư đó tính sai chương trình sẽ chỉ ra trên cột “lệch tồn” (lệch số lượng) và “lệch dư” (lệch giá trị). Trong trường hợp lệch thì phải tính lại tồn kho cho mã vật tư đó và tính lại giá NTXT cho vật tư đó.

Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp Chi phí được nhập trên phiếu nhập chi phí mua hàng được tính vào giá vốn thì phải chỉ rõ chi phí này được gán cho phiếu nhập nào để chương trình có thể tính được giá. Các phiếu nhập chi phí này được nhập ở mục phiếu nhập chi phí.

6.4.3 Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh

Trường hợp áp dụng: Cách tính giá này áp dụng cho các đơn vị cần phải hạch toán một cách chính xác giá vốn hàng bán, những đơn vị bán hàng có số lượng sản phNm không nhiều những giá trị lớn hoặc cần phải tính chính xác kết quả kinh doanh theo từng hợp đồng, vụ việc bộ phận.

Trong trường hợp này người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất/giá vốn và chương

trình không can thiệp gì cả. Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử dụng nhập vào

để tính ra giá trị tồn kho.

6.5 Theo dõi hàng tồn kho tại các đại lý

155

SAS INNOVA 6.8.2 cho phép quản lý hàng gửi bán tại các đại lý tương tự như hàng tồn tại các kho của công ty - có thể in các báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho... Ngoài ra, tài khoản hàng gửi bán (tài khoản 157) người sử dụng có thể theo dõi như là một tài khoản công nợ - có thể in sổ chi tiết công nợ, tổng hợp công nợ của các đại lý...

6.6 Báo cáo

6.6.1 Báo cáo hàng nhập

- Bảng kê phiếu nhập - Bảng kê phiếu nhập của một mặt hàng, vật tư - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo hợp đồng - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập - Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng - Tổng hợp hàng nhập kho - Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, hợp đồng - Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu

6.6.2 Báo cáo hàng xuất

- Bảng kê phiếu xuất - Bảng kê phiếu xuất của một mặt hàng, vật tư - Bảng kê phiếu xuất nhóm theo khách hàng - Bảng kê phiếu xuất nhóm theo hợp đồng - Bảng kê phiếu xuất nhóm theo dạng xuất - Bảng kê phiếu xuất nhóm theo mặt hàng - Tổng hợp hàng xuất kho - Báo cáo giá trị hàng xuất theo khách hàng, hợp đồng - Báo cáo hàng xuất nhóm theo 2 chỉ tiêu

6.6.3 Báo cáo hàng tồn kho

- Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tư - Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tư (lên cho tất cả các vật tư của một kho) - Hỏi số tồn kho của một vật tư - Tổng hợp nhập xuất tồn - Báo cáo tồn kho - Báo cáo tồn theo kho - Báo cáo tồn kho đầu kỳ - Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập (giá NTXT) - Bảng giá trung bình tháng

7. Phân hệ Giá thành

7.1 Phân loại và Lựa chọn phương án tính giá thành

- SAS INNOVA 6.8.2 cho phép tập hợp và tính giá thành theo các cách sau: o Giá thành giản đơn o Giá thành định mức o Giá thành hệ số.

- Bài toán Giá thành giản đơn áp dụng trong trường hợp sản xuất mang tính tập hợp chi phí cho từng loại thành phNm. Có nghĩa là kế toán giá thành có thể hoàn toàn bóc tách được tối thiểu một đầu mục chi phí (621 hoặc 622...)

- Bài toán Giá thành định mức áp dụng trong trường hợp sản xuất một nhóm các loại thành phNm có cùng cấu trúc khoản mục chi phí nguyên vật liệu như nhau, nhưng có định mức khác nhau. Bài toàn giá thành định mức thường áp dụng đối với các công ty

156

sản xuất bánh kẹo, thực phNm, gạch, xi măng.... Các chi phí xuất đi sản xuất chỉ có thể bóc tách theo từng nhóm thành phNm, sau đó chương trình sẽ căn cứ vào bảng định mức chi tiết để tính chi tiết chi phí cho từng loại thành phNm.

- Bài toán Giá thành hệ số áp dụng trong trường hợp sản xuất các thành phNm gần tương tự nhau, có kích cỡ khác nhau, các thành phNm có thể quy đổi cho nhau theo một hệ số nhất định Bài toán giá thành hệ số thường được áp dụng đối với các công ty sản xuất giày dép, may mặc, gương kính ....

7.2 Giá thành giản đơn

Quy trình tính giá thành như sau: Xuất NVL, trả lương, chi trả các chi phí khác (152, 334,111…) ---> Tập hợp chi phí (TK 621,622,627) ---> Kết chuyển vào Tài khoản chi phí SXKD dở dang (TK154) ---> Nhập kho sản phNm hoàn thành (TK155) ---> Tính giá thành sản phNm.

- Tạo mã sản ph�m:Vào Vật tư hàng hoá \ Danh mục\ Hàng hoá vật tư để mở mã sản phNm, chú ý phải điền đầy đủ các thông tin ví dụ: TK kho 155, tài khoản giá vốn 632, tài khoản doanh thu 511, TK sản phNm dở dang 154 - Tạo mã vụ việc: Vào Vật tư hàng hoá \Danh mục\ Danh mục vụ việc hợp đồng. Hoặc vào Giá thành /Sơ đồ/ Vụ việc hợp đồng Lưu ý để tiện cho việc theo dõi các khoản mục chi phí cấu thành nên sản phNm thì nên mở mã vụ việc và tên vụ việc giống như mã sản phNm và tên sản phNm. - Nhập kho hàng hoá vật tư sản xuất: Vào Mua hàng\ Sơ đồ \Phiếu nhập mua hàng để nhập kho hàng hoá (như nhập hàng hoá mua thông thường) - Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản ph�m : Vào Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ \Phiếu

xuất kho để xuất kho vật liệu, trong phiếu xuất kho phải chỉ rõ vụ việc (Tên sản phNm). - Tính giá vốn cho hàng xuất kho:Vào Vật tư hàng hoá\ Chức năng \ Tính giá trung bình hoặc Tính giá nhập trước xuất trước. ( Nếu phiếu xuất đã điền giá vốn đích danh thì không cần tính qua bước này). Bước này nhằm mục đích tính giá vốn cho hàng hóa vật tư đã xuất cho sản xuất hay để lên khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Khai báo bút toán kết chuyển và phân bổ chi phí: Vào Tổng hợp\ Chức năng\ Khai báo

các bút toán tự động

Bước này nhằm mục đích khai báo các bút toán kết chuyển và phân bổ tự động, như kết chuyển 621, 622 về 154 và phân bổ 627 về 154

Để thực hiện kết chuyển hay phân bổ tự động ta làm bước tiếp theo vào Tổng hợp \Chức

năng\ Bút toán kết chuyển tự động và Bút toán phân bổ tự động Hoặc vào Giá thành \Bút

toán phân bổ tự động hoặc Bút toán kết chuyển tự động (hình)

157

Khai báo bút toán kết chuyển chi phí: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung…vào TK chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Ghi có TK 621,622,627/ Nợ TK 154; Chọn 1: Kết chuyển từ nợ sang có)

Khai báo bút toán phân bổ tự động : ở cửa sổ màn hình trên khai báo tài khoản ghi có nhấn phím F4, ở cửa sổ màn hình dưới nhấn phím Ctrl + F4 khai báo TK ghi nợ, phải chỉ rõ phân bổ cho vụ việc nào.

Sau khi khai báo xong sẽ thực hiện các Bút toán kết chuyển, phân bổ tự động

- Nhập kho thành ph�m: Vào Vật tư hàng hoá\ Sơ đồ \ Phiếu nhập kho để nhập kho số lượng thành phNm.

- Tính giá thành sản ph�m: Vào Giá thành\ Tính giá thành sản xuất để tính giá thành cho từng mặt hàng, chương trình sẽ tự cập nhật giá thành vào thành phNm

Chú ý: Sau các bước kết chuyển tính giá nên vào sổ chi tiết các tài khoản liên quan xem chương trình đã cập nhật vào chưa, nếu chưa cập nhật vào thì kiểm tra lại các bước và tính lại.

Đối với quy trình tính giá thành phân bước tức là thành phNm của giai đoạn trước sẽ là đầu vào cho việc sản xuất sản phNm giai đoạn tiếp theo thì lại xuất kho thành phNm đó để sản xuất và các bước lại được lặp lại.

Ví dụ bài toán về giá thành giản đơn

1. Ngày 01/01 nhập kho NVL sau:

NVL01: SL: 100 ĐG: 1,000,000 Đ NVL02 : SL: 200 ĐG: 1,200,000 Đ NVL03: SL: 50 ĐG: 800,000 Đ NVL 04 SL: 80 ĐG: 600,000 Đ

2. Ngày 02/01 xuất kho NVL để SX

SPA: NVL 01 SL: 100 NVL 02 SL: 150 SPB: NVL 03 SL: 50 NVL 04 SL: 50

3. Ngày 15/01 nhập kho thành phNm từ sản xuất :

SPA : 100 SPB: 50

4. Trong tháng 1 phát sinh từ phiếu chi các nghiệp vụ kinh tế sau:

- Chi phí mua ngoài cho phân xưởng : 8,000,000 VNĐ - Chi trả lương cho CN TT SX :20,000,000 VND, trả lương cho NV quản lý phân xưởng 5,000,000 VNĐ

158

- Chi phí khấu hao máy móc : 6,000,000 VNĐ Hỏi: Tính giá thành của SP A và B trong tháng 01. Biết rằng các chi phí khác được phân bổ cho thành phNm theo nguyên vật liệu chính.

Cách làm:

Làm phiếu nhập mua NVL Vào Vật tư hàng hoá\ Phiếu xuất kho -� Làm phiếu xuất kho chỉ có số lượng, không có giá trị (N621/C152- Nhớ vào mã vụ việc)

159

Vào Vật tư hàng hoá \ Phiếu nhập kho ---� Vào phiếu nhập kho thành phNm chỉ có số lượng không có giá trị (N152/C154 - Nhớ vào mã vụ việc)

Vào phiếu chi phát sinh các nghiệp vụ:

160

5. Vào Vật tư hàng hoá\ Chức năng \Tính giá trung bình tháng---� Kiểm tra Tk 621 xem chi phí vật liệu đã tập hợp chưa

161

6. Khai báo bút toán kết chuyển và phân bổ tự động Vào Tổng hợp\ Chức năng\ Khai báo bút toán kết chuyển hoặc phân bổ tự động - Khai báo bút toán KC tự động, F4 thêm mới: TK Nợ 154/ Có 621. Chọn kết chuyển: 1 Vào bút toán kết chuyển tự động, dùng phím Space để đánh dấu bút toán cần kết chuyển và ấn F4 Bút toán phân bổ tự động: F4 thêm mới: Có TK 622 hoặc 627; Phân bổ theo 1, TK Nợ 154, TK Có 621

Nhấn Ctrl+ F4 ở cửa sổ dưới nợ TK 154 cho mã các vụ việc SPA, SPB tương ứng với từng bút toán phân bổ

Vào bút toán kết chuyển tự động; Dùng phím Space để đánh dấu bút toán cần KC và nhấn phím F4

162

Vào bút toán phân bổ tự động, dùng phím Space để đánh dấu bút toán cần phân bổ và nhấn phím F4

7. Xem Tk 154 đã tập hợp đủ chi phí cho từng sản phNm chưa, nếu chi phí chưa tập hợp vào TK 154 thì phải kết chuyển lại 8. Nhập chi phí dở dang cuối kỳ: Nếu có dở dang vào phân hệ Giá thành\Chức năng\Cập nhật dở dang\ Cập nhập tiền dở dang cuối kỳ: tại đây nhập ngày cuối của kỳ tính giá thành và thường gắn dở dang vào khoản mục tiền.

9. Tính giá thành : Vào Giá thành\ Sơ đồ\ Tính giá thành, chọn tháng tính giá và khai báo tài khoản tập hợp chi phí 154. Note: Kỳ tính giá thành trong tính giá thành giản đơn vẫn là kỳ năm tài chính.

163

Đánh dấu vụ việc cần tính giá, nhấn phím F4, sau đó nhấn phím F5 để xem thẻ giá thành lên chưa

10. Kiểm tra phiếu nhập kho thành phNm xem chương trinh đã áp giá vào chưa (Biết: nguyên vật liệu vật tư tính giá theo phương pháp trung bình tháng) 7.3 Giá thành định mức (giá thành quản trị)

164

Tương tự với việc xây dựng các danh mục cho giá thành giản đơn như danh mục vụ việc, danh mục kỳ tính giá thành thì ngoài ra khi làm bài toán giá thành định mức còn thực hiện khai báo thêm một số danh mục sau:

- Khai báo danh mục khoản mục tính giá thành: mục đích khai báo danh mục này nhằm chi tiết giá thành theo các khoản mục. - Khai báo danh mục phân loại vụ việc sản xuất: Mục đích của việc phân loại vụ việc sản xuất là nhằm liên kết giữa các vụ việc sản xuất với nhau qua trường “ Mã nhóm vụ việc sản xuất”. Tức khi khai báo mã vụ việc thì gắn thêm tiêu chí thuộc mã nhóm vụ việc sản xuất. - Khai báo danh mục vụ việc sản xuất: xem chương 2 - Nhập định mức nguyên vật liệu - Nhập định mức về tiền - Nhập hệ số cho sản ph�m (nếu là bài toán giá thành theo hệ số)

Quy trình tính giá thành định mức: B1. Cập nhật nguyên vật liệu dở dang trên dây chuyền sản xuất cuối kỳ B2. Cập nhật chi phí bằng tiền dở dang cuối kỳ B3. Cập nhật sản phNm dở dang tương đương cuối kỳ B4. Thực hiện kết chuyển chi phí NVL và nhân công (nếu chi phí nhân công hạch toán chi tiết) B5. Khai báo bút toán phân bổ chi phí chung cho sản phNm (hay cho các vụ việc), tương tự như khi thực hiện phân bổ chi phí chung ở giá thành giản đơn B6. Phân bổ chi phí chung cho từng SP (phân bổ chi phí chung từ một vụ việc cho nhiều SP) B7. Tính chi phí nguyên vật liệu và tiền lương B8. Tính giá thành định mức Ví dụ bài toán giá thành định mức Công ty Bánh kẹo và Nước giải khát X trong kỳ phát sinh các nghiệp vụ sau: Nhập mua nguyên vật liệu cho sản xuất sản phNm:

Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá

NLC05 Men Kg 5 20.000 NCL06 Nước Lít 20 1.500 NCL07 Đường Kg 200 4.500 NLC08 Trứng Quả 100 1.500 NCL09 Hoa quả Quả 10 15.000

Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản phNm Phiếu xuất kho số 01:

Mã hàng Tên vật tư ĐVT Vụ việc Số lượng

NLC05 Men Kg NGK 2 NLC06 Nước Lít NGK 9 NLC07 Đường Kg NGK 3

Phiếu xuất kho số 02: Tên vật tư ĐVT Vụ việc Số lượng

NLC07 Đường Kg BK 45 NLC08 Trứng Lít BK 20 NLC09 Hoa quả Kg BK 1

Phiếu nhập kho thành phNm

Tên vật tư ĐVT Vụ việc Số lượng

165

TP03 Bia Két NGK 20 TP04 Coca Két NGK 15 TP05 Bánh Kg BK 20 TP06 Kẹo Kg BK 20

Yêu cầu: Tính giá thành định mức cho từng sản phNm. Bảng định mức như sau:

Mã khoản mục chi phí Mã thành phNm/ vật tư

Tên vật tư ĐVT Số lượng

621 – Chi phí NVL (Định mức vật tư)

TP03 Bia NLC05 Men Kg 0.2 NLC06 Nước Lít 0.3 TP04 Coca NLC06 Nước Lít 0.2 NLC07 Đường Kg 0.2 TP05 Bánh NLC07 Đường Kg 1 NLC08 Trứng Quả 1 TP06 Kẹo NLC07 Đường Kg 1.5 NLC09 Hoa quả Kg 0.4 622 – Chi phí nhân công (Định mức tiền)

TP03 Bia Tiền lương đồng 14.000 TP04 Coca Tiền lương đồng 14.000 TP05 Bánh Tiền lương đồng 18.000 TP06 Kẹo Tiền lương đồng 20.000

Lưu ý: Khi viết phiếu xuất và phiếu nhập kho thì cần chỉ rõ mã vụ việc.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Khai báo các danh mục

- Danh mục vụ việc hợp đồng: “Giá thành\ Các danh mục\ Vụ việc, hợp đồng”. Vụ việc thuộc sản xuất giá thành định mức điền vào trường “Loại vụ việc SX” mã 2 – Giá thành định mức

166

- Danh mục khoản mục tính chi phí: Khi nhấn F4 để nhập thì nên để mã khoản mục là 621, 622, 627... để khi lên Thẻ giá thành ta có thể nhận biết dễ dàng đó là khoản mục nào. Thường thì với các khoản mục thuộc NVL như khoản mục 621 lấy theo 1 - định mức vật tư; Khoản mục 622- cho khoản mục lên theo tiền và khoản mục 627 – là khoản mục lấy từ chi phí chung sau khi được phân bổ về cho từng vụ việc sản xuất.

Đường dẫn: vào Giá thành/ Các danh mục/ Danh mục khoản mục chi phí.

- Nhập danh mục kỳ tính giá thành: là khoảng thời gian tập hợp chi phí và lên giá thành. Ngoài kỳ theo tháng, năm tài chính, chương trình còn cho phép chọn kỳ theo khoảng thời gian theo từng ngày phát sinh. Ví dụ có thể từ ngày 01 đến ngày 10 là một kỳ.

Bước 2: Nhập định mức

- Nhập định mức nguyên vật liệu. Vào Giá thành\ Danh mục \Cập nhật định mức\ Nhập định mức nguyên vật liệu.

Nhập kỳ xây dựng định mức. Sau đó xây dựng định mức bằng cách nhấn phím F4, nhập mã cho sản phNm được xây dựng định mức và vật tư có trong định mức với số lượng định mức cho một đơn vị sản phNm. Tương tự nhấn F4 để nhập định mức vật tư khác cho sản phNm.

167

- Nhập định mức tiền: tương tự như định mức vật tư nhập kỳ, chỉ khác phải nhập mã khoản mục, trong đó tiền là chi phí tiền cho một đơn vị sản phNm .

Bước 3: Phát sinh chi phí

- Khi chi lương cho các vụ việc thì phải ghi rõ mã vụ việc

- Đối với Phiếu xuất kho thì phải chỉ rõ vụ việc (Giải khát hay Bánh kẹo)

- Đối với Phiếu nhập kho thì cũng phải chỉ rõ vụ việc nào

- Tính giá vốn hàng tồn kho cho các phiếu xuất

- Nhập kho thành phNm (gắn mã vụ việc)

Bước 4: Tập hợp chi phí

- Thực hiện kết chuyển tự động 621 về 154 (về các vụ việc) như giá thành giản đơn - Thực hiện phân bổ chi phí chung về các vụ việc Bánh và Kẹo như giá thành giản đơn

168

Lưu ý: Do chọn phân bổ chi phí sản xuất chung cho cả 2 vụ việc Bánh kẹo và Giải khát là theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp do đó ta phải thực hiện bút toán kết chuyển trước khi thực hiện bút toán phân bổ. Tiếp tục sẽ phân bổ chi phí chung từ các vụ việc Bánh và Kẹo về các sản phNm thì ta phải tính Chi phí nguyên vật liệu và tiền lương:

- Vào “Giá thành\ Tính các chi phí\ Tính chi phí nguyên vật liệu và tiền lương

- Vào Giá thành\ Danh mục\ Khai báo phân bổ

Thực hiện bút toán phân bổ chi phí chung về các sản phNm. Nhấn phím F4 khai báo TK có 627 và mã vụ việc được phân bổ và phân bổ theo khoản mục chi phí nào. Sau đó chuyển xuống cửa sổ dưới bằng phím Ctrl + F4 để nhập mã sản phNm đó (Bánh, Kẹo, Bia, Coca).

169

Thực hiện phân bổ chi phí sản xuất chung cho sản phNm. Vào Giá thành\ Tính các chi phí\ Phân bổ chi phí sản xuất chung.

Bước 5: Tính giá thành định mức

Vào Giá thành \ Chức năng \Tính giá thành định mức. Chú ý phải vào tài khoản tập hợp.

Bước 6: Xem Thẻ giá thành

Báo cáo chi phí giá thành Bảng tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phNm

170

Tính tiêu hao tiền lương, BHXH và KPCĐ Thẻ giá thành sản phNm Bảng tổng hợp giá thành Báo cáo quá trình sản xuất Báo cáo quyết toán thành phNm Báo cáo quyết toán nguyên vật liệu Báo cáo so sánh tiêu hao tiền lương với định mức Báo cáo so sánh tiêu hao nguyên vật liệu với định mức Báo cáo chi phí theo vụ việc Bảng kê chứng từ theo vụ việc Tổng hợp số phát sinh theo vụ việc Tổng hợp số phát sinh lũy kế theo vụ việc Bảng cân đối số phát sinh theo vụ việc.

8. Phân hệ Tài sản cố định

8.1 Chức năng Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng,... Theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định. Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao.

8.2 Khai báo thông tin về Tài sản cố định

Việc khai báo danh mục tài sản cố định là một là một hệ thống thông tin riêng biệt, độc lập với các danh mục khác trong chương trình kế toán. Vì vậy Danh mục TSCĐ được xây dựng để nhằm quản lý tài sản và quản lý khấu hao. Những danh mục liên quan đến quản lý tài sản cố định bao gồm: Danh mục nguồn vốn, danh mục tăng giảm TSCĐ, danh mục bộ phận TSCĐ, danh mục phân nhóm tài sản. Trước khi khai báo Danh mục tài sản thì cần khai báo các Danh mục nguồn vốn, danh mục tăng giảm TSCĐ, danh mục bộ phận TSCĐ, danh mục phân nhóm tài sản

Trong SAS INNOVA 6.8.2 tài sản được quản lý theo nguồn vốn, lý do tăng giảm, mục đích sử dụng, bộ phận sử dụng và theo nhóm TSCĐ.

8.2.1 Danh mục nguồn vốn :

- Chức năng: Để khi khai báo tài sản xác định được tài sản đó thuộc nguồn vốn nào - Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Nguồn vốn - Cập nhập các thông tin về

• Mã nguồn vốn : Dùng để mã hoá mã nguồn vốn

• Tên nguồn vốn : Tên nguồn vốn (vốn vay, vốn tự có…)

8.2.2 Danh mục tăng giảm tài sản:

- Chức năng: Khai báo lý do tăng giảm của tài săn

- Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ

- Cập nhật các thông tin về

• Loại tăng giảm: T – Khai báo TS tăng; G – Khai báo TS giảm

• Mã tăng giảm: Mã đặt khai báo tăng giảm ví dụ MM (Mua mới)

• Lý do tăng giảm: Ví dụ Tăng do mua mới

8.2.3 Danh mục Bộ phận sử dụng tài sản:

171

- Chức năng: Khai báo bộ phận sử dụng TS đó. - Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Bộ phận sử dụng tài sản - Cập nhật các thông tin về:

• Mã bộ phận : Mã đặt cho bộ phận đó, ví dụ PGĐ

• Tên bộ phận: Phòng giám đốc

8.2.4 Danh mục phân nhóm tài sản:

- Chức năng: Khai báo các nhóm tài sản khác nhau - Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Danh mục phân nhóm tài sản - Cập nhật các thông tin về:

• - Loại nhóm: Đặt tài sản đó vào loại nhóm nào ví dụ 1,2,3

• - Mã nhóm tài sản: Tên mã nhóm ví dụ N1,N2

• - Tên nhóm tài sản: Tên nhóm ví dụ Nhóm máy móc thiết bị, nhóm nhà

cửa..

8.3 Danh mục tài sản cố định

Mỗi khi nhập mới một Tài sản ngoài việc định khoản nợ, có hay theo dõi nhập xuất thì phải tạo mã danh mục tài sản mới để theo dõi riêng về phần tài sản và tính khấu hao cho tài sản đó.

- Đường dẫn: Tài sản\ Sơ đồ\ Tài sản

- Mã đơn vị : Khai mã tên đơn vị

- Số ctừ, ngày ctừ gốc : là thông tin của chứng từ gốc, và ngày của hóa đơn mua tài sản - Mã TSCĐ: Đặt tên cho mã TS, ví dụ có thể đặt mã phát sinh theo thứ tự thời gian: TS001, TS002. - Tên tài sản : Ví dụ ô tô Toyota, Nhà xưởng 1 - Tên 2 : Tên tiếng anh hoặc tên khác. - Đơn vị tính : Chiếc, bộ… - Nhóm TS1,2,3 : Nhấn Enter chọn nhóm, TS thuộc nhóm nào thì chọn nhóm đó (Tên nhóm đã đặt ở Danh mục phân nhóm TSCĐ) - Nước SX, năm SX : Thông tin này dùng để quản lý thêm

172

- Lý do tăng giảm : Nhấn Enter để chọn lý do tăng giảm đã khai ở Danh mục tăng giảm TS - Bộ phận sử dụng : Nhấn Enter để chọn mã bộ phận sử dụng đã khai báo trong Danh mục bộ phận sử dụng. - TK TSCĐ : Khai báo TK TSCĐ( 2111,2112,2115…) - TK Khấu hao : Khai báo TK khấu hao TSCĐ (214) - TK chi phí : Là tài khoản khai báo khi kết chuyển chi phí khấu hao (6424) - Ngày tăng tài sản : Là ngày nhập tài sản về dùng - Ngày ghi nhận GTCL :Là ngày bắt đầu sử dụng TS. - Ngày bắt đầu khấu hao: Có thể là ngày bắt đầu sử dụng tài sản hoặc ngày tăng TS, ngày bắt đầu khấu hao không nhỏ hơn ngày tăng TSCĐ. - Tính khấu hao : Có tính hay không (đối với các TSCĐ không tham gia gia vào HĐ SXKD thì không tính khấu hao). - Số tháng khấu hao : Khai báo số tháng KH của TSCĐ, ví dụ TS khấu hao 4 năm thì khai báo 48 tháng. - Tỷ lệ khấu hao : Không phải khai báo, khai báo tháng khấu hao thì chương trình tự tính tỷ lệ KH. - Nguyên giá : Khai báo nguyên giá TS - Giá trị đã khấu hao : Nếu là TS cũ đã tính KH rồi thì phải khai báo Giá trị đã khấu hao - Giá trị còn lại :Chương trình tự động tính - Giá trị KH 1 tháng : Chương trình tự động tính

8.4 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng

Mỗi tháng ta phải tính một lần và chương trình sẽ lưu giá trị này trong tệp số liệu.

Nếu có sự thay đổi gì thì phải tính lại.

Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên cách số liệu và cách tính mà ta đã khai báo ở phần thông tin về tài sản. Tuy nhiên giá trị này có thể thay đổi theo ý muốn của người sử dụng ở phần “Điều chỉnh khấu hao tháng". Việc điều chỉnh giá trị khấu hao có thể do giá trị còn lại rất nhỏ nên ta muốn chỉnh hết giá trị còn lại vào số khấu hao của tháng hiện thời.

SAS INNOVA 6.8.2 cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và có thể tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao tháng. Khai báo về cách thức tính này được thực hiện trong phần “Khai báo các tham số hệ thống”.

8.5 Phân bổ khấu hao

- Khi thực hiện tính khấu hao TSCD chương trình mới tính ra số khấu hao TSCD của tháng đó nhưng chưa đưa khoản khấu hao đó vào chi phí. Để bút toán ghi Nợ các tài khoản chi phí khấu hao tương ứng với TK Có 214, thực hiện phân bổ khấu hao

- Thao tác: Dùng phím cách để đánh dấu, sau đó nhấn F4 để thực hiện bút toán phân bổ chi phí

8.6 Danh mục khai báo giảm TSCĐ

Đối với trường hợp tài sản đem nhượng bán, thanh lý hoặc không dùng thì phải tiến hành khai báo giảm TSCĐ để chương trình sẽ loại bỏ tài sản đó ra khỏi danh sách TS

173

- Đường dẫn: Tài sản\ Sơ đồ\ Khai báo giảm TSCĐ

8.7 Khai báo thôi khấu hao tài sản

Khi khai báo giảm TS thì cũng tiến hành khai báo thôi khấu hao TS để chương trình không tính khấu hao tài sản đó nữa.

Tương tư như khi khai báo giảm tài sản nhưng chỉ khai báo thôi khấu hao còn trong các báo cáo kiểm kê tài sản vẫn còn tài sản khai báo thôi khấu hao

8.8 Các báo cáo liên quan phân hệ TSCD

- Báo cáo chi tiết TSCD - Báo cáo kiểm kê TSCD - Bảng tính khấu hao TSCD - Bảng phân bổ khấu hao TSCD - Báo cáo tăng giảm tài sản.

8.9 Ứng dụng vào quản lý CCDC phân bổ nhiều lần

- Đối với trường hợp CCDC xuất đi sản xuất phân bổ nhiều lần - > được theo dõi tương tự như TSCD. Tuy nhiên, giá trị CCDC xuất dùng sẽ được treo trên tk 242, 142 để phân bổ dần.

- Cách khai báo và tính khấu hao tương tự như mục TSCD - Đường dẫn: Tài sản cố định\ Danh mục\ Công cụ dụng cụ

Tương tự TSCD, CCDC có các báo cáo liên quan:

- Báo cáo chi tiết CCDC - Báo cáo kiểm kê CCDC - Bảng tính khấu hao CCDC - Bảng phân bổ khấu hao CCDC - Báo cáo tăng giảm CCDC

9. Phân hệ Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính

9.1 Phân hệ kế toán thuế

- Chức năng: Lên các báo cáo thuế GTGT đầu vào và đầu ra từ các phân hệ Mua hàng, bán hàng và vốn bằng tiền để lên các báo cáo thuế đầu vào và đầu ra, tờ khai thuế và các mẫu báo cáo khác về thuế TNDN, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên...

174

9.1.1 Báo cáo thuế GTGT đầu vào

Liên quan đến cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu vào có các lưu ý sau:

- Các hoá đơn thuế GTGT đầu vào được cập nhật ở các phần nhập mua hàng hoá và ở phần phiếu chi thanh toán các chi phí trực tiếp bằng tiền mặt. Đến phần nhập hoá đơn GTGT đầu vào chương trình sẽ hiện lên một màn hình riêng để cập nhật các thông tin liên quan các hoá đơn thuế GTGT đi kèm. Chương trình cho phép nhập nhiều hoá đơn GTGT đi kèm với một chứng từ hạch toán (phiếu chi, phiếu nhập mua).

- Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp được cập nhật ở menu "Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp" ở phân hệ "Mua hàng" và trong trường hợp này trên bảng kê thuế GTGT đầu vào sẽ ghi âm giá trị hàng mua vào và ghi âm số tiền thuế GTGT được khấu trừ. Số hóa đơn là số hóa đơn của doanh nghiệp xuất trả lại cho nhà cung cấp, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà nhà cung cấp đã xuất ra trước đó cho doanh nghiệp.

- Đối với các hoá đơn trực tiếp được khấu trừ lùi thì khi nhập thuế suất trên màn hình nhập chứng từ hạch toán ta phải nhập thuế suất âm để chương trình nhận biết trừ lùi tiền thuế từ tiền hàng. Tuy nhiên trong màn hình nhập hoá đơn thuế GTGT thì thuế suất vẫn để là dương.

- Đối với thuế GTGT hàng nhập khNu nếu tiền thuế GTGT hàng nhập khNu nộp khác tháng so với phiếu nhập thì phần phiếu nhập hàng nhập khNu sẽ không nhập thuế GTGT hàng nhập khNu. Sau khi nộp tiền thuế GTGT hàng nhập khNu thì vào phần chứng từ phải trả khác nhập bút toán hạch toán thuế GTGT hàng nhập khNu và vào phần cập nhật chứng từ thuế GTGT đầu vào ở phân hệ báo cáo thuế để nhập chứng từ thuế GTGT hàng nhập khNu để lên bảng kê thuế GTGT đầu vào.

- Do các chứng từ thuế GTGT đầu vào có thể được liệt kê ở các bảng kê khác nhau nên trong các màn hình nhập thuế GTGT đầu vào ta phải lưu ý phần nhập mẫu bảng kê thuế GTGT đầu vào theo quy định của cục thuế. Chứng từ thuộc bảng kê nào thì trong trường mẫu bảng kê ta nhập mã số của bảng kê đó.

Khi vào màn hình GTGT chọn cột mẫu báo cáo

175

- Để lên được các báo cáo thuế một cách chính xác và tự động bằng chương trình ta phải tuân thủ hướng dẫn cách chia tiểu khoản của tài khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp. Cách chia các tiểu khoản này được trình bày ở phần hướng dẫn khai báo hệ thống tài khoản ở chương các công việc chuNn bị cho sử dụng SAS INNOVA.

Riêng với các Doanh nghiệp áp dụng mẫu biểu theo Thông tư 60 (ngày 14/06/2007) khi kê

khai thuế đầu vào phải lên theo dạng nhóm theo mục đích sử dụng trong sản xuất kinh

doanh nên khi làm trên phần mềm SAS INNOVA 6.8.2 ở màn hình “nhập chứng từ

GTGT”phải chọn các mã ở cột “mã thuế”.

9.1.2 Báo cáo thuế GTGT đầu ra

Cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra. Liên quan đến cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra có các lưu ý sau:

- Chứng từ thuế GTGT đầu ra được lập khi phát sinh bán hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ. - Trong trường hợp nhập hàng bán bị trả lại, chứng từ sẽ nhập ở menu "Phiếu nhập hàng

bán bị trả lại" trong phân hệ "Bán hàng" và trong trường hợp này trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà doanh nghiệp đã xuất ra trước đó cho người mua.

- Khi nhập các hoá đơn bán hàng chỉ cho phép trên một hoá đơn có một loại thuế suất. Trong trường hợp trên hoá đơn có nhiều loại thuế suất thì phải tách riêng các mặt hàng có cùng loại thuế suất và nhập chúng như là một chứng từ riêng.

- Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của tỉnh/thành phố khác với tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế thì thuế GTGT đầu ra được tách thành 2 phần: 4% thuế GTGT nộp tại tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế và 1% thuế GTGT được nộp ở nơi công trình được thực hiện. Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần hoá đơn dịch vụ và tách thành 2 dòng: dòng thứ nhất là ghi thuế suất 4% và dòng thứ 2 ghi thuế suất 1%. Lưu ý là dòng thứ 2 không nhập doanh thu và người sử dụng phải tự nhập số tiền thuế 1% vào trường tiền thuế. Chương trình sẽ chuyển số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng thuế suất 4% và 1 dòng thuế suất 1% và doanh thu chịu thuế trên từng dòng sẽ là doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn.

- Đối với các đơn vị nộp thuế ở nhiều cơ quan thuế khác nhau (vd: các đơn vị xây lắp có công trình ở nhiều tỉnh/thành phố khác nhau) thì phải khai báo các tài khoản thuế là các tài khoản công nợ, khai báo các cục thuế trong danh mục khách hàng và khi nhập các tài khoản thuế phải chỉ rõ luôn cục thuế để có thể theo dõi và lên các báo cáo chi tiết cho từng cục thuế.

176

- Để tiện cho việc hạch toán thuế trong chương trình có danh mục thuế suất trong đó khai báo mã thuế suất, thuế suất và hạch toán thuế. Khi nhập liệu chỉ việc nhập mã thuế suất và chương trình tự động lấy thuế suất, tính giá trị thuế và hạch toán thuế.

- Đối với các đơn vị có nhiều cửa hàng với số lượng hoá đơn rất lớn và mong muốn khi nhập liệu tách riêng thành 2 phần: phần hạch toán kế toán thì chỉ nhập số tổng cộng, còn số liệu để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra thì nhập chi tiết; phần thuế GTGT đầu ra được nhập riêng ở mục cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra.

- Các thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng được khai báo trong danh mục khách hàng. Khi nhập liệu ta chỉ việc nhập mã khách và chương trình tự động cập nhật tên, địa chỉ và mã số thuế vào bảng kê thuế GTGT đầu ra. Đối với các trường hợp khách lẻ chỉ mua một lần, để không quản lý quá nhiều mã khách trong danh mục khách hàng ta có thể gộp chung vào một mã khách không có địa chỉ và mã số thuế và khi nhập liệu chương trình sẽ nhập thêm các thông tin cần thiết về tên khách, địa chỉ và mã số thuế. Đối với các khách hàng không có mã số thuế (ví dụ khách hàng nước ngoài) thì khi khai báo trong danh mục khách hàng ở mục mã số thuế ta có thể nhập một ký tự gạch ngang (" - "); khi đó trong phần nhập hoá đơn chương trình sẽ không đòi nhập mã số thuế của khách hàng này nữa.

- Để lên được các báo cáo thuế một cách chính xác và tự động bằng chương trình ta phải tuân thủ hướng dẫn cách chia tiểu khoản của tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Cách chia các tiểu khoản này được trình bày ở phần hướng dẫn khai báo hệ thống tài khoản ở chương các công việc chuNn bị cho sử dụng SAS INNOVA.

9.1.3 Báo cáo thuế SAS INNOVA 6.8.2 cung cấp đầy đủ các báo cáo thuế do Tổng cục Thuế quy định, theo mẫu biểu mới nhất (Thông tư 60/TT-BTC, có tích hợp mã vạch 2 chiều tương thích hoàn toàn báo cáo đầu ra của Phần mềm HTKK 2.0). Chương trình cung cấp các báo cáo sau:

• Bảng kê thuế đầu vào • Bảng kê thuế đầu ra • Tờ khai thuế GTGT • Thuế TNDN nộp theo quý • Tờ khai thuế TN • Tờ khai tự quyết toán thuế TNDN • Tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt • Quyết toán thuế GTGT theo PP trực tiếp • Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng được hoàn lại • Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng được miễn giảm.

9.2 Phân hệ báo cáo tài chính

9.2.1 Giới thiệu báo cáo tài chính theo các Thông tư và Quyết định Nhà nước ban hành

trên phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8.2:

Chương trình thiết kế các báo cáo tài chính theo quy định mới nhất của Bộ tài chính. Cho phép doanh nghiệp được quyền lựa chọn các báo cáo tài chính theo mẫu quy định.

Chương trình cung cấp các báo cáo tài chính theo các quy định sau:

- Báo cáo tài chính theo theo Quyết định 15/QĐ-BTC. - Báo cáo tài chính theo Quyết định 48/QĐ-BTC cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. - Báo cáo tài chính cho các doanh nghiệp xây lắp theo quyết định 1864/1998/QĐ BTC. - Báo cáo tài chính theo theo thông tư 55/2002/TT-BTC. - Báo cáo tài chính theo theo thông tư 105/2003/TT-BTC.

177

Các báo cáo tài chính gồm có:

- Bảng cân đối PS của các tài khoản - Báo cáo cân đối kế toán - Báo cáo KQ SXKD. Phần 1. Lỗ lãi - Báo cáo KQ SXKD. Phần 2. NS - Báo cáo KQ SXKD. Phần 3. Thuế GTGT - Báo cáo KQ SXKD. Phần 4. KQ CTXL - Báo cáo dòng tiền theo PP gián tiếp - BC dòng tiền theo PP trực tiếp cho nhiều kỳ - BC dòng tiền theo PP gián tiếp cho nhiều kỳ - Thuyết minh báo cáo tài chính

9.2.2 Một số chú ý trước khi lên báo cáo tài chính:

� Kiểm tra số liệu trước khi lên các báo cáo tài chính - Kiểm tra sổ cái các tài khoản giá vốn, các tài khoản chi phí đã lên đầy đủ chi phí chưa.

Vì có một số trường hợp kế toán quên chưa kết chuyển chi phí khấu hao hay chưa cho tính giá vốn hàng xuất kho hoặc chưa làm bút toán hạch toán chi phí, hạch toán chi phí phân bổ trong kỳ

- Kiểm tra Bảng cân đối phát sinh tài khoản trong báo cáo tài chính xem các tài khoản loại 5, 6, 7, 8 và 9 đã kết chuyển hết số dư cuối kỳ chưa.

- Chạy bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình dà soát lại các bút toán hạch toán và các phép tính. � Lên Bảng cân đối kế toán

- Sau khi kiểm tra hai trường hợp trên mà vào Bảng cân đối kế toán vẫn bị lệch, kế toán có thể kiểm tra lại việc khai báo các chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế toán xem đã được khai báo đúng với hệ thống tài khoản doanh nghiệp đang áp dụng chưa. Đối chiếu các tài khoản trên “Bảng cân đối phát sinh các tài khoản” với Bảng cân đối kế toán nếu thấy các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán thiếu hoặc chưa đúng thì người sử dụng vào mục “Tạo mẫu báo cáo” như sau:

178

- Sau đó người sử dụng tích vào chỉ tiêu chưa đúng và nhấn phím F3 để sửa các chỉ tiêu đã khai báo chưa đúng và phím F4 để thêm mới một chỉ tiêu.

� Lên thuyết Thuyết minh báo cáo tài chính: các trang của báo cáo TMTC vừa lên tự

động nhưng cũng có những trang người sử dụng phải khai báo.

179

Trang 1: người sử dụng cần điền các thông tin bằng việc mở trang 1 và tích vào từng dòng sau đó khai báo ở cửa số

Ngoài các báo cáo tài chính theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính chương trình còn cho phép người sử dụng tạo các mẫu báo cáo tài chính riêng để phục vụ kế toán quản trị nội bộ của doanh nghiệp.

Trang 2, 3, 4, 5, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17: chương trình tự nhặt số liệu lên, nhưng có thể chỉ tiêu khai báo chưa đúng với danh mục tài khoản đang sử dụng thì người dùng có thể tích vào ô “ Sửa mẫu báo cáo” để kiểm tra, sửa chỉ tiêu đã khai báo ở các trang.

Các trang 6, 9: người sử dụng tự nhập số liệu bằng tay

180

Khi ra khỏi “Thuyết minh báo cáo tài chính” chương trình sẽ hỏi có lưu số liệu, người sử dụng chọn Có để lưu lại dữ liệu và nhập tên dữ liệu được lưu. Từ các lần sau vào nếu muốn in dữ liệu đã lưu hoặc tiếp tục hoàn thiện dữ liệu đã lưu thì người sử dụng chỉ cần chọn lại tên dữ liệu.

181

Phần III: BỘ SỐ LIỆU DEMO

Thông tin chung về đối tượng doanh nghiệp được thực hành:

Công ty ABC là một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng điện tử

gia dụng (chủ yếu là bán phụ tùng và một vài sản phNm hoàn chỉnh). Công ty ABC là một

công ty lớn với mô hình bao gồm 3 thành phần

- Trụ sở chính (Tổng công ty): Trực thuộc tại Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội, là nơi

giao dịch, giới thiệu và bán sản phNm.

- Hệ thống các cửa hàng bán và giới thiệu sản phNm. Bao gồm 2 cửa hàng trực

thuộc công ty CH1 (Quận Ba Đình), CH2 (Quận Thanh Xuân)

- Nhà xưởng sản xuất đặt ngay tại trụ sở chính, sản xuất thành phNm các phụ tùng

TP01, TP02.

Một số thông tin về Công ty ABC

- Hình thức sổ sách: Nhật ký chung

- Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên (trung bình tháng).

- Chu kỳ kinh doanh: tháng.

- Hệ thống báo cáo tài chính thực hiện theo Quyết định 15, ban hành ngày

20/03/2006 của BTC

- Hệ thống bán hàng phải theo dõi doanh số bán hàng theo từng cửa hàng, từng

nhân viên bán hàng, nhân viên thị trường.

- Phương pháp tính giá thành:

Tính theo phương pháp giản đơn

Bài thực hành số 1: Cài đặt và thực hành phân hệ Hệ thống

Yêu cầu:

1. Cài đặt phần mềm SAS INNOVA. Tạo một bộ số liệu trắng để nhập liệu.

2. Thiết lập các thông tin ban đầu cho hệ thống kế toán máy:

- Thiết lập tạo số liệu năm làm việc trùng với năm trên hệ thống máy tính (Năm

200N – ví dụ năm 2009)

- Thiết lập các đơn vị cơ sở (theo mô hình công ty ABC biết tất cả chứng từ sổ

sách từ phân xưởng sản xuất, các cửa hàng trực thuộc đều được chuyển về hạch toán tại bộ

phận kế toán ở trụ sở chính Công ty).

- Khai báo Accout (Người sử dụng) Gồm các thông tin: Tên truy nhập, mật khNu

đăng nhập. lưu ý, vẫn để quyền quản lý là ABC. Khai báo thêm các Accout khác không

phải là người quản lý, và có đầy đủ các quyền như người quản lý.

- Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính, ngày bắt đầu nhập liệu. Cho biết Công

182

ty ABC, có chu kỳ hoạt động năm bắt đầu từ 01/01, và ngày bắt đầu nhập liệu là

01/01/200N.

- Khai báo các tham số hệ thống liên quan:

o Mã số thuế của doanh nghiệp

o Thông tư quyết định về hệ thống báo cáo tài chính, ngày ban hành

o Mã đồng tiền hạch toán (VNĐ)

o Cách tính khấu hao TSCĐ: theo nguyên giá tài sản.

o Các tài khoản công nợ sử dụng: 131,331,141,136,311,3388…

- Khai báo các loại ngoại tệ sử dụng. Yêu cầu khai báo 2 loại ngoại tệ hay sử dụng

tại công ty ABC là USD và Tiền Euro.

Gợi ý: Thao tác theo đường dẫn phân hệ Hệ thống\ Chức năng.

Bài thực hành số 2, 3: Thiết lập các danh mục từ điển và cập nhật số dư ban đầu.

Mục đích:

- Xác định các tài khoản hạch toán của Công ty ABC

- Xác định các nghiệp vụ hạch toán thường xuyên phát sinh của Công ty

- Xác định các khách hàng, nhà cung cấp của Công ty ABC

- Xác định các hợp đồng mua bán mà Công ty thực hiện các giao dịch

- Xác định các loại hàng hoá vật tư, nguyên vật liệu cũng như các kho hàng

- Xác định các loại thuế suất mua bán

- Xác định số dư đầu kỳ (đầu năm) của các tài khoản, các khoản doanh nghiệp còn

phải trả hay còn phải thu của từng đối tượng công nợ.

- Xác định số lượng tồn kho, giá trị tồn kho của từng hàng hoá vật tư ở từng kho

hàng.

Yêu cầu:

1. Thiết lập danh mục

- Danh mục tài khoản. Mở chi tiết tiểu khoản theo thông tin như sau:

Mã tk Tên tài khoản Mã

N.tệ

Bậc

tk

Tk

Mẹ

Tk

công

nợ

11211 Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Công thương CN phía

Nam Hà Nội 3 1121 0

11212 Tiền Việt Nam gửi ngân hàng nông nghiệp và phát

triển Việt Nam 3 1121 0

11221 Tiền USD gửi ngân hàng Công thương CN phía

Nam Hà Nội USD 3 1122 0

11222 Tiền EURO gửi ngân hàng Công thương CN phía

Nam Hà Nội EUR 3 1122 0

183

154 Chi phí sản xuất dở dang 1 0

155 Thành phNm 1 0

3111 Vay ngắn hạn Ngân hàng Công thương CN phía

Nam Hà Nội 2 311 1

3112 Vay ngắn hạn Ngân hàng nông nghiệp và phát triển

Việt Nam 2 311 1

621 Chi phí NVL chính 1

622 Chi phí NCTT 1

6271 Chi phí nhân viên quản lý 2 627

6272 Chi phí vật liệu phụ 2 627

6273 Chi phí công cụ dụng cụ 2 627

6274 Chi phí khấu hao TSCD 2 627

6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 2 627

6278 Chi phí bằng tiền khác 2 627

Danh mục nhóm khách hàng

184

- Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên trong công ty (Theo dõi tiền tạm ứng).

Danh môc nhµ cung cÊp

M· kh¸ch

Tªn kh¸ch §Þa chØ M· sè thuÕ

CC001 C«ng ty §iÖn tö Sao Mai - Bé Quèc Phßng Sè 27 - Hoµng S©m - P.NghÜa §« - CÇu GiÊy - Hµ Néi 145621341 CC002 C«ng ty System Accounting Software 811A §ường Gi¶i Phãng - Hµ Néi 1.00686E+11

CC003 C«ng ty TNHH Thương M¹i vµ DÞch vô Sen Sè 10 Ngâ 431 - §ường ¢u C¬ - P. NhËt T©n - T©y hå - Hµ Néi 101469983

CC004 C«ng ty TNHH S¶n xuÊt C¬ khÝ TiÕn §¹t Khu CN Tiªn S¬n - Tõ S¬n - B¾c Ninh 0100744299-012

CC005 C«ng ty TNHH Thương M¹i KhÝ C«ng nghiÖp 264 T«n §øc Th¾ng - P.Hµng Bét - QuËn §èng §a - Hµ néi 101060767

CC006 C«ng Ty Kinh Doanh Nước S¹ch Hµ néi 44 §êng Yªn Phô - Hµ Néi CC007 C«ng Ty CP ViÔn Th«ng FPT 78 §inh Tiªn Hoµng - Hoµn KiÕm - Hµ Néi 100686223

CC008 XÝ NghiÖp B¸n LÎ X¨ng dÇu - C«ng Ty XD khu vùc 1 Sè 1 - Thµnh C«ng - Ba §×nh - Hµ Néi 0100107564-001

CC009 C«ng Ty CP Qu¶ng C¸o & TruyÒn Th«ng Quèc TÕ DTJ Sè 108b - Hoµng Quèc ViÖt - CÇu GiÊy - Hµ Néi 102377904

CC010 C«ng Ty CP TM& DV ChuyÓn Ph¸t Nhanh T©n S¬n NhÊt 100 L¸ng H¹ - §èng §a - Hµ Néi 101405796

CC011 C«ng Ty CP T¹o MÉu IN & SX Bao B× ViÔn §«ng 285 NguyÔn Trii - Thanh Xu©n - Hµ Néi 101528766 CC012 C«ng ty VPP Hång Hµ QuËn §èng §a - Hµ Néi 112458920

CC013 Nanayo shoji., ltd Nanayo Bldg, 2-55-7 Hama-cho, Nihonbashi, Chuo-ku,Tokyo, Japan

CC014 C«ng ty §iÖn Tho¹i Hµ Néi §ường Kim Liªn Míi - Hµ Néi 0101856590-1 CC015 C«ng ty ®iÖn lùc Hµ Néi

185

CC016 Chi côc H¶i qu©n §×nh Vò – H¶i phßng

CH001 Cöa hµng ë quËn Thanh Xu©n CH002 Cöa hµng ë quËn Ba §×nh KH001 C«ng ty TNHH ThiÕt bÞ Khoa häc kü thuËt H¶i Ly TÇng 7, 29 Lª §¹i Hµnh, Hµ Néi 100524367 KH002 Cöa hµng ®iÖn tö ®iÖn l¹nh 123 Hai Bµ Trng 123 Hai Bµ Trng - Hoµn KiÕm - Hµ Néi 102450012 KH003 Trung t©m ®iÖn m¸y Pisco Plaza NguyÔn Trii - Thanh xu©n - Hµ Néi 40001244400 KH004 Cöa hµng giíi thiÖu s¶n phÈm sè 1 - Trô së chÝnh QuËn Hoµn KiÕm - Hµ Néi KH005 Cöa hµng b¸n vµ giíi thiÖu sè 2 QuËn Thanh Xu©n - Hµ Néi KH006 Cöa hµng b¸n vµ giíi thiÖu s¶n phÈm sè 3 QuËn Ba §×nh - Hµ Néi KH007 C«ng Ty CP X©y Dùng Giao Th«ng 189 D3 - TËp thÓ Thµnh C«ng - Hµ Néi 101227688 KH008 C«ng Ty TNHH XNK Cêng ThÞnh Sè 10 - ThÓ Giao - Hµ Néi 101245359 KH009 C«ng Ty Thương M¹i VËn T¶i §oµn KÕt 20 Ph¹m Ngò Lio - H¶i phßng 200414223 KH010 C«ng Ty m¸y tÝnh §ång T©m 93 Chïa Béc - Hµ Néi 100376380 KH011 C«ng Ty TNHH Th¬ng M¹i §¹i Thµnh 67A- Ngâ HuÕ - Hµ néi 101167051 KH012 C«ng Ty §øc Trung 221C Hoµng Quèc ViÖt, CÇu GiÊy, Hµ Néi 1010234937 NB001 Dư¬ng ThÞ Thu H»ng KÕ To¸n - C«ng Ty ABC NB002 §ç ThÞ Thu Hư¬ng KÕ To¸n - C«ng Ty ABC NB003 TrÇn ThÞ Thanh Hoa KÕ To¸n - C«ng Ty ABC NB004 TrÇn ThÕ Linh S¶n XuÊt - C«ng Ty ABC NB005 NguyÔn V¨n Sü S¶n XuÊt- C«ng Ty ABC NB006 Vò ThÞ Dung Qu¶n Lý - C«ng Ty ABC NB007 TrÇn Trung Dòng Qu¶n Lý - C«ng Ty ABC NB008 NguyÔn ThÞ Phượng B¸n Hµng - C«ng Ty ABC NB009 NguyÔn ThÞ Duyªn B¸n Hµng- C«ng Ty ABC NB010 Ph¹m Ngäc Kiªn B¸n Hµng - C«ng Ty ABC

186

- Danh mục bộ phận nhân viên bán hàng (Theo dõi doanh số bán hàng)

- Danh mục hợp đồng vụ viêc: Dùng để tập hợp chi phí phát sinh cho các vụ việc

tính giá thành hoặc theo dõi bán hàng, mua hàng chi tiết theo từng hợp đồng mua bán.

- Danh mục khoản mục tự do: cho phép theo dõi khoản mục chi phí

187

- Danh mục kho hàng

- Danh mục nhóm hàng hoá vật tư

- Danh mục hàng hoá vật tư

188

2. Vào số dư đầu

- Cập nhật số dư đầu của các tài khoản

- Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ

Mã

khách Tên khách

Tài

khoản

Số dư đầu kỳ

Dư nợ đầu

kỳ

Dư có đầu

kỳ

CC001 Công ty Điện tử Sao Mai - Bộ Quốc Phòng 331 20 000 000

CC003 Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Sen 331 30 000 000

CC006 Công Ty Kinh Doanh Nước Sạch Hà nội 331 40 000 000

CC007 Công Ty CP Viễn Thông FPT 331 25 000 000

CC010 Công Ty CP TM& DV Chuyển Phát Nhanh Tân Sơn

Nhất 331 60 000 000

189

KH001 Công ty TNHH Thiết bị Khoa học kỹ thuật Hải Ly 131 70 000 000

KH002 Cửa hàng điện tử điện lạnh 123 Hai Bà Trưng 131 100 000 000

KH005 Cửa hàng bán và giới thiệu số 2 131 45 000 000

KH007 Công Ty CP Xây Dựng Giao Thông 189 131 80 000 000

NB001 Dương Thị Thu Hằng 141 2 000 000

NB003 Trần Thị Thanh Hoa 141 5 000 000

NB004 Trần Thế Linh 141 700 000

NB005 Nguyễn Văn Sỹ 141 3 000 000

- Cập nhật tồn kho đầu kỳ

Kho nguyên liệu

Bài thực hành số 4: Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Mục đích:

- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo từng mặt hàng, từng nhà cung cấp

và từng hợp đồng.

- Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng công nợ phải trả cho

các nhà cung cấp

190

Yêu cầu:

1. Cập nhật chứng từ mua hàng, nhập khNu, mua dịch vụ ...

2. Báo cáo công nợ phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng công nợ phải trả cho các

nhà cung cấp

3. Xem các báo cáo liên quan đến sổ kho, báo cáo hàng nhập...tổng hợp hàng nhập

theo kho, theo mặt hàng, nhóm hàng, nhà cung cấp ...

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ như sau:

1. Ngày 01/01/200N mua vật liệu phụ của Công ty Điện tử Sao Mai (CC001) về nhập

kho nguyên liệu theo hợp đồng mua số HD003; chưa thanh toán tiền, theo phiếu nhập kho số

1

Mã

hàng Tên hàng ĐVT Số lượng

Đơn giá (chưa

VAT)

VLP01 Vật liệu phụ 01 Kg 1.000 38.000

VLP02 Vật liệu phu02 Kg 900 40.000

VLP03 Vật liệu phụ 03 Kg 2.000 50.000

Người giao hàng: Nguyễn Viết Xuân;

Thuế GTGT cho tất cả các vật tư 10%; HĐ thuế số 002645 - số Seri AB/2007T .

Ngày hoá đơn 01/01/200N.

2. Ngày 5/1/2008 Cty điện tử Sao Mai báo về chi phí vận chuyển bốc dỡ cho lô hàng

ngày 01/01/200N là 200.000 đ (không phát sinh thuế);

3. Ngày 7/1/200N công ty nhập mua văn phòng phNm của Công ty Hồng Hà số tiền

1.500.000đ chưa thanh toán tiền; thuế GTGT 10% (Hoá đơn số 145001: Số Seri AB/2007K;

Ngày 07/01);

4. Ngày 10/1/200N Công ty nhập kho Nguyên vật liệu chính theo hợp đồng mua

HD004 với Công ty Cơ khí Tiến Đạt, chưa thanh toán tiền

Mã

hàng Tên hàng ĐVT Số lượng

Đơn giá

(chưa VAT)

NLC01 Nguyên vật liệu chính 01 Kg 3.000 15.000




Người giao hàng: Mạc Văn Hùng. Thuế GTGT 10% cho tất cả các loại hàng hoá vật

tư; HĐ thuế số 0024510 – Seri NT/2007K - Ngày 03/01, theo phiếu nhập kho số 2

5. Ngày 15/01/200N Công ty thuê Công ty CP Quảng cáo và Truyền thông quốc tế

191

thực hiện hợp đồng quảng cáo trị giá 5.000.000đ, chưa thanh toán, thuế GTGT 10% (Hoá đơn

số 002581: Số Seri CE/2007T; Ngày 15/01);

6. Ngày 16/1/200N Nhập mua hàng hàng điện tử của Công ty CP Viễn thông FPT

chưa thanh toán tiền về nhập kho hàng hoá (thuế GTGT 10%; HĐ thuế sô 120511 - Số seri

NB/2007/T - Ngày 6/1/200N)

Mã hàng Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá

(chưa VAT)

HH01 Hàng điện tử 01 Cái 50 1.500.000


Người giao hàng: Phạm Minh Ngọc; chứng từ số 3.

7. Ngày 20/1/200N Nhập mua của Công ty Cơ khí Tiến Đạt Nguyên vật liệu chính

(KVL) theo hợp đồng mua HD002; chưa thanh toán tiền các nguyên vật liệu chính sau

Mã hàng Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá

(chưa VAT)


NLC02 Nguyên vật liệu chính 02 Kg 2000 23.000



Người giao hàng: Hải Lâm;

Thuế GTGT 10% cho tất cả các nguyên vật liệu; HĐ thuế số 120523- số Seri

NB/2007K ngày 15/01, theo phiếu nhập kho số 4.

8. Chi phí thuê vận chuyển do Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sen thực hiện

số tiền 1.000.000đ; thuế GTGT 5%, HĐ thuế số 125403 - số seri AB/2007T – ngày 28/01,

chưa thanh toán. Chi phí này được phân bổ cho phiếu nhập kho số 4

9. Ngày 23/01/200N Công ty nhập khNu hàng điện tử 02 của Nanayo shoji., ltd về

nhập kho hàng hoá (KHH) với số lượng 100 cái; đơn giá 144 USD/cái (giá chưa thuế), tỷ giá

16.000đ.

Thuế nhập khNu 720 USD, thuế GTGT hàng nhập khNu 5% ( Biên lại nộp thuế cho

Hải quan Hải Phòng số phiếu chi số 02 ), theo phiếu nhập khNu số 1

Chưa thanh toán cho nhà cung cấp.

10. Ngày 23/01/200N Thuê vận chuyển của Công ty CP TM & DV Chuyển phát

nhanh Tân Sơn Nhất, Số tiền 5.000.000đ (chưa bao gồm thuế); thuế GTGT 5%, số HĐ thuế

002861, Ngày 23/01, Số Seri: AA/2007K, chưa thanh toán tiền. Phân bổ chi phí bốc dỡ cho

chứng từ phiếu nhập khNu số 1.

192

Bài thực hành số 5: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu.

Mục đích:

- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra theo từng mặt hàng, từng khách hàng,

từng bộ phận bán hàng và từng hợp đồng bán.

- Theo dõi vốn, doanh thu, lợi nhuận theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng

- Theo dõi các khoản còn phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ phải thu

của từng khách hàng

- Theo dõi doanh số bán hàng tại từng cửa hàng, từng nhân viên bán hàng

Yêu cầu:

1. Cập nhật thành thạo các chứng từ Bán hàng, bán dịch vụ...

2. Xem các báo cáo liên quan đến hàng bán trong tháng,

3. Báo cáo doanh số bán hàng cho từng nhân viên kinh doanh

4. Các báo cáo công nợ phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ phải thu của

từng khách hàng

Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ như sau:

1. Ngày 02/01/200N xuất bán thành phNm 01 cho Công ty TNHH Thiết bị khoa học

kỹ thuật Hải Ly - Người đại diện giao dịch là Trần Đức Mạnh, đã thanh toán ngay bằng tiền

mặt, số lượng 1.200 cái; đơn giá (chưa thuế) là 150.000; Số HĐ: 105001; Số Seri:

AK/2007K. Thuế GTGT 10%, chứng từ phiếu xuất số 1

2. Ngày 05/01/200N xuất bán thành phNm (theo hợp đồng HD001) cho Cửa hàng 123

Hai Bà Trưng (người giao dịch mua: Vũ Văn Quang) đã thanh toán ngay bằng tiền mặt.

Mã hàng Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá (chưa

VAT)

TP01 Thành phNm 01 Cái 800 150.000


P01 HĐ: 105002; Số Seri: AK/2007K. Thuế GTGT 10% cho tất cả các hàng hoá

thành phNm, chứng từ phiếu xuất số 2

3. Ngày 12/01/200N xuất bán hàng thành phNm cho cửa hàng bán và giới thiệu sản phNm

quận Thanh Xuân (CH1), chưa thanh toán tiền hàng.


VAT)



193



Số HĐHĐ: 105003; Số Seri: AK/2007K. Thuế GTGT 10% cho tất cả các hàng hoá


4. Ngày 12/01/200N xuất bán hàng thành phNm gửi tại cửa hàng bán và giới thiệu sản

phNm quận Ba Đình (CH2), chưa thanh toán tiền hàng.


VAT)





Số HĐ số: 105004; Số Seri: AK/2007K. Thuế GTGT 10% cho tất cả các hàng hoá


5. Ngày 15/01/200N xuất bán hàng thành phNm theo hợp đồng HD002 cho Trung tâm

điện máy Pisco, chưa thanh toán tiền (hạn thanh toán 30 ngày)


VAT)



Số HĐ: 105005; Số Seri: AK/2007K. Thuế GTGT 10% cho tất cả các hàng hoá thành

phNm.Trung tâm Điện máy Pisco là khách hàng thường xuyên, mỗi đơn hàng được chiết khấu

thanh toán 1%,chứng từ phiếu xuất số 5

6. Ngày 16/01/200N xuất bán thành phNm 01 cho Công ty CP Xây dựng Giao Thông

189, thanh toán bằng tiền mặt với số lượng 200; đơn giá (chưa thuế) 150.000đ, Số HĐ:

105006; Số Seri: AK/2007K. Thuế GTGT 10%, chứng từ phiếu xuất số 6

7. Ngày 16/01/200N nhượng bán 10 bộ máy vi tính cho Công ty Máy tính Đồng Tâm,

chưa thanh toán, giá bán (chưa thuế) 5.000.000đ (thuế GTGT 10%) theo hoá đơn số HD

105007; số seri: AK/2007K.

8. Ngày 17/01/200N vận chuyển thuê cho Công ty TNHH Thiết bị Khoa học kỹ thuật

Hải Ly (hàng hoá mua tại trụ sở chính của công ty) với số tiền là 500.000đ.

Bài thực hành số 6: Kế toán vốn bằng tiền

Mục đích:

- Theo dõi tiền mặt, tiền gửi, tiền vay.

194

- Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, theo hợp đồng, theo các hoá đơn mua

bán.

- Theo dõi tình hình vay tiền theo các khế ước vay của ngân hàng.

- Theo dõi chi tiết các khoản tiền vay, đi vay, tiền tạm ứng và tình hình thu hồi các

khoản cho vay, thanh toán tiền tạm ứng của từng đối tượng.

Yêu cầu:

- Cập nhật các chứng từ thu chi bằng tiền mặt, qua ngân hàng.

- Lên các báo cáo tổng hợp và chi tiết các khoản thu-chi, vay-trả theo thời gian hay

theo các đối tượng công nợ.

- Báo cáo quỹ, khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:

1. Ngày 01/01/200N Rút tiền gửi ngân hàng Công thương chi nhánh Nam Hà Nội về

nhập quỹ: 100.000.000đ, người nhận tiền Đỗ Thị Thu Hương

2. Ngày 02/01/200N Chi tiền mặt để tạm ứng trước lương cho công nhân viên PX,

số tiền 18.500.000 đồng. Người nhận tiền chi: Quản đốc PX - Trần Thế Linh

3. Ngày 05/01/200N Chi trả chi phí tiếp khách bằng tiền mặt số tiền 1.500.000đ cho

chị Vũ Thị Dung, thuế GTGT là 10%, trả cho Cửa hàng Thuỷ Tạ, Địa chỉ: 13 Lý Thái Tổ -

Hoàn Kiếm – Hà Nội, mã số thuế 0100686221, số HĐ: 904312, số Seri AG/2007, Ngày HĐ

05/01 (gắn khoản mục chi phí KM004)

4. Ngày 07/01/200N Chi bằng tiền mặt phí hoa hồng cho các cửa hàng bán và giới

thiệu sản phNm

- CH1: 2.000.000đ

- CH2: 3.000.000đ

Người nhận tiền là Nguyễn Thị Phượng (gắn mã khoản mục: KM003)

5. Ngày 10/01/200N Trung tâm điện máy Pisco ứng trước tiền hàng cho công ty là

70.000.000 đ qua Ngân hàng.

6. Ngày 11/01/200N tạm ứng chi tiền mua phần mềm kế toán máy đợt 1 số tiền

10.000.000đ của Công ty System Accounting Software, người nhận tiền Phạm Thị Thu Mai.

7. Ngày 15/01/200N Thu qua ngân hàng tiền từ các cửa hàng giới thiệu sản phNm

qua ngân hàng Công thương CN Nam Hà Nội:

- Cửa hàng giới thiệu sản phNm số 3- quận Ba Đình: 137.995.000đ

- Cửa hàng giới thiệu sản phNm số 2 - quận Thanh Xuân: 96.250.000đ

8. Ngày 15/01/200N Chi thanh toán tiền nước T12/200N-1 cho các bộ phận như sau:

- Bộ phận phân xưởng: 5.000.000 đ

- Bộ phận quản lý: 1.500.000

195

Số HĐ 0773238, Seri AA/2008T, ngày 10/01/2008, thuế VAT 5% cho Công ty Kinh

doanh Nước sạch Hà Nội. Người nhận tiền Nguyễn Thị Bích Lệ. (gắn khoản mục KM008)

9. Ngày 16/01/200N: Chi trả nợ cho Công ty CP Quảng cáo & Truyền thông Quốc tế

DTJ số tiền là 5.500.000 đ.

10. Ngày 18/01/200N: Chi qua NH Nông nghiệp và PTNT trả cho công ty Nanayo

shoji., ltd số tiền là 230.400.000

11. Ngày 18/01/200N: Chi chuyển khoản trả nợ cho Công ty Cơ khí Tiến Đạt, số tiền

là 250.000.000 đ, tại NH Nông nghiệp và PTNT

12. Ngày 23/01/200N Chi tiền điện T12/200N-1 tổng số tiền chưa thuế là

13.000.000đ, thuế VAT 10% cho Công ty Điện lực Hà Nội. Người nhận tiền Nguyễn Thị

Bích Lệ (Mã khoản mục phí KM007). Cho các bộ phận sau:

- Bộ phận sản xuất 10.000.000 đ

- Bộ phận quản lý 2.000.000 đ

Số HĐ: 507964, Seri AA/2008T, ngày 10/01/2008.

13. Ngày 30/01/200N Nhận được giấy báo có (thu) qua ngân hàng Công thương, tiền

cho thuê mặt bằng làm văn phòng của công ty TNHH XNK Cường Thịnh (bên thuê):

55.000.000đ bao gồm cả thuế GTGT 10%, theo HĐ105008, Seri AK/200.

14. Ngày 30/01/200N Nhận được giấy báo có (thu) của ngân hàng Công thương CN

Nam Hà nội, tiền hàng của Công ty CP xây dựng 189 số tiền là 80.000.000đ.

15. Ngày 30/01/200N Chi trả tiền điện thoại tháng 12/200N-1 tổng số tiền chưa thuế

là 2.500.000đ, thuế VAT 10% cho Cty Điện thoại Hà Nội, HĐ số 259693, Seri: CK/2008,

ngày HĐ 26/1/200N. Người nhận tiền Nguyễn Thị Bích Lệ (Mã khoản mục phí KM009).

Bài thực hành số 7: Kế toán hàng tồn kho, TSCĐ

1./ Hàng tồn kho:

Mục đích:

- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng hoá nhập kho và xuất kho

- Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ của mỗi loại hàng hoá vật tư ở mỗi kho

Yêu cầu:

1. Cập nhật các phiếu nhập kho thành phNm, phiếu xuất kho đi sản xuất, phiếu xuất

điều chuyển.

2. Tính giá vật tư tồn kho theo các phương pháp: trung bình tháng, trung bình ngày,

NTXT, ..

1. Lên các báo cáo tổng hợp và chi tiết về hàng hoá vật tư nhập, xuất, tồn.

2. Báo cáo thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư....


196

1. Ngày 01/01/200N Xuất kho vật liệu chính để sản xuất sản phNm từ kho KNL cho

phân xưởng sản xuất các vật liệu chính sau:

Mã vật liệu Tên vật liệu Số lượng Vụ việc

NLC01 Nguyên vật liệu chính 1 100.000 TP01




Người nhận: Quản đốc PX Trần Thế Linh;

2. Ngày 07/01/200N Xuất vật liệu phụ đi sản xuất ở PX:


VLP01 Vật liệu phụ 01 300 TP01


VLP03 Vật liệu phụ 03 1.500 TP01


3. Ngày 15/01/200N Xuất kho vật liệu chính để sản xuất sản phNm từ kho KNL cho

phân xưởng sản xuất, các vật liệu chính sau:






Người nhận: Quản đốc PX Trần Thế Linh;

4. Ngày 17/01/200N Xuất vật liệu phụ cho phân xưởng:

Mã vật liệu Tên vật liệu Số lượng

VLP01 Vật liệu phụ 01 600

VLP02 Vật liệu phụ 02 250

Người nhận: Quản đốc PX Trần Thế Linh

5. Ngày 22/01/200N Nhập kho thành phNm từ PX các thành phNm

Mã tp Tên thành ph�m Số lượng Vụ việc

TP01 Thành phNm 01 9.000 TP01

TP02 Thành PhNm 02 4.000 TP02

Người giao hàng: Trần Thế Linh;

Ngày 28/01/200N Nhập kho thành phNm từ PX các thành phNm

197

Mã tp Tên thành ph�m Số lượng Vụ việc

TP01 Thành phNm 01 10.000 TP01

TP02 Thành PhNm 02 6.000 TP02

Người giao hàng: Trần Thế Linh;

2./ Tài sản cố định.

Mục đích

- Theo dõi TSCĐ về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận

sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng....

- Theo dõi các thay đổi về TSCĐ như: tăng giảm giá trị, thôi tính khấu hao, giảm tài

sản, điều chuyển tài sản giữa các bộ phận

- Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao.

- Lên các báo cáo kiểm kê về TSCĐ, các báo cáo tăng giảm TSCĐ, các báo cáo khấu

hao và phân bổ TSCĐ

Yêu cầu:

- Cập nhật các danh mục liên quan của phân hệ TSCD, danh mục tài sản.

- Xem các báo cáo về TSCĐ: Báo cáo chi tiết, Báo cáo kiểm kê, Bảng tính khấu hao

TSCD....

- Điều chỉnh, giảm, thêm TSCD…

Cập nhật các danh mục liên quan đến phân hệ TSCĐ:

198

Khai báo danh mục tài sản tại DN đang tính khấu hao

Bài thực hành số 8: Kế toán tổng hợp, Giá thành sản xuất, Báo cáo tài chính

Mục đích:

- Làm các bút toán điều chỉnh, phân bổ lương, bù trừ công nợ, các bút toán cuối kỳ

- Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả sản xuất kinh doanh

- Lên các sổ kế toán theo các hình thức: Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký

chứng từ

Yêu cầu:

- In bảng cân đối phát sinh tài khoản, bảng cân đối kế toán cuối kỳ, Báo cáo xác định

KQSXKD


1. Trích lương T1/200N

- Tiền lương sản xuất trực tiếp: 120.000.000 đ

- Phân xưởng: 35.200.000đ

- Quản lý: 30.000.000đ

- Bán hàng: 8.000.000đ

2. Trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo lương T1/200N

- 19% cho lương sản xuất trực tiếp: 16.150.000 đ

199

- 19% cho PX: 6.688.000đ

- 19% cho bộ phận quản lý: 5.700.000đ

- 19% cho bộ phận bán hàng: 1.520.000đ

- 6% CBCNV nộp: 9.492..000 đ

3. Tính giá thành sản xuất:

Mục đích: Tổng hợp các chi phí sản xuất và tính giá thành sản phNm sản xuất của

doanh nghiệp để cập nhật cho các phiếu nhập kho thành phNm và làm cơ sở để xác định giá

bán thành phNm.

Yêu cầu: Tính giá thành sản xuất thành phNm của PX1. Biết Chi phí dở dang cuối kỳ

xác định được như sau

- TP01: 35.000.000đ

- TP02: 26.000.000đ

Chi phí NCTT và chi phí sản xuất chung được phân bổ cho các thành phNm theo tỷ lệ

chi phí NVL chính.

Gợi ý các bước thực hiện

- Tính và áp giá vốn xuất nguyên vật liệu đi sản xuất

- Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp

- Tính số lượng sản phNm nhập kho trong kỳ

- Tập hợp và phân bổ chi phí NCTT, CP SXC: (PX1 sản xuất 2 thành phNm là TP01,

TP02 ) -> phân bổ các chi phí sản xuất của PX1 cho 2 vụ việc sản xuất tương ứng của 2 thành

phNm đó.

- Tính giá thành sản phNm

- Kiểm tra xem chương trình đã cập nhật giá cho các phiếu nhập kho thành phNm?

"Sản ph�m cho C

Phần mềm kế toán Quản trị Doanh nghiệ03 năm liền được Giải thưởng Sao Khuê: Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Thông tin & TruyLà phiên bản mới nhất được thiết kế theo quy các số liệu đầu vào phát sinh chương trình schính, sản xuất kinh doanh.

Website: http:// www.sisvn.com

CÔNG TY CỔ PHẦN SIS VITrụ sở chính: Số 17/183 Đặng Tiến Đông, Tel: +84-4-35117785 Fax: +81-E-mail: [email protected] Chi nhánh TP.HCM: A917 Chung cư CC HAGL 357, Lê VTel: +81-8-22230 345 Fax: +84-E-mail: [email protected]

201

m cho Cộng đồng Doanh nghi

ệp SAS INNOVA 6.8.2 là phiên bản mới nhấê: 2005, 2006 & 2008, 2009. 02 Năm CUP CNTT 2005 & 2006, 03 n

Thông tin & Truyền thông. ế theo quy định của Bộ Tài Chính. Với sản phNm n

ình sẽ tự động tính toán và đưa ra các sổ sách, báo cáo k

www.sisvn.com & http://www.phanmemketoan.net

N SIS VIỆT NAM Đông, Đống Đa, Hà Nội

-4-35117787

ư CC HAGL 357, Lê Văn Lương, Q7, TP.HCM-8-22230 456

ng Doanh nghiệp"

i nhất của công ty SIS Việt Nam, m CUP CNTT 2005 & 2006, 03 năm

Nm này sử dụng chỉ cần cập nhật sách, báo cáo kế toán, phân tích tài

http://www.phanmemketoan.net

ng, Q7, TP.HCM

GIÁO TRÌNH PH ẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY - sis.vn · trình k ế toán này vào ph ần m ềm...

Documents

Transcript of GIÁO TRÌNH PH ẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY - sis.vn · trình k ế toán này vào ph ần m ềm...