Giáo trình lý thuy - Công ty điện lực Điện...
Transcript of Giáo trình lý thuy - Công ty điện lực Điện...
Giáo trình lý thuyết Microsoft Word
Copyright by Minh Đức 2007
Email: [email protected] - ĐT: 0963686768 - 240199
3
Các phím tắt thông dụng
Ctrl + N Mở tệp tin mới Ctrl + Shift + F Định dạng phông chữ
Ctrl + O Mở tệp tin cũ Ctrl + Shift + C Sao chép định dạng
Ctrl + S Lưu tệp tin Ctrl + Shift + V Dán sao chép định dạng
Ctrl + C Copy đoạn văn bản Ctrl + Shift + = Đánh chỉ số trên
Ctrl + X Cắt, di chuyển VB Ctrl + = Đánh chỉ số dưới
Ctrl + V Dán đoạn văn bản Ctrl + End Nhảy về cuối văn bản
Ctrl + Z Khắc phục xoá nhầm Ctrl + Home Nhảy về đầu văn bản
Ctrl + [ Giảm cỡ chữ đi 1 đ.vị Ctrl + F2 Xem trước khi in
Ctrl + ] Tăng cỡ chữ lên 1 đ.vị Ctrl + F4 Đóng tệp tin
Ctrl + B Chọn kiểu chữ đậm Alt + F4 Thoát khỏi chương trình
Ctrl + I Chọn kiểu chữ nghiêng
Ctrl + U Chọn kiểu chữ gạch chân
Ctrl + L Căn lề trái
Ctrl + E Căn giữa
Ctrl + R Căn lề phải
Ctrl + J Căn lề hai bên
Ctrl + P In văn bản
Ctrl + A Bôi đen toàn văn bản
Ctrl + D Định dạng văn bản
Ctrl + 1 Cách dòng bình thường
Ctrl + 2 Cách dòng gấp đôi
Ctrl + 5 Cách dòng 1,5
Giáo trình lý thuyết Microsoft Word
Copyright by Minh Đức 2007
Email: [email protected] - ĐT: 0963686768 - 240199
4
Bài 1: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1. Cách đóng mở chương trình Word:
- Cách mở: Có 2 cách:
+ Start / Programs / Microsoft Word
+ Kích đúp vào biểu tượng của Word trên Destop
- Cách đóng:Thực hiện một trong các cách sau:
+ Kích chuột vào biểu tượng dấu nhân ở góc trên bên phải màn hình
+ ấn tổ hợp phím Alt + F4 hoặc Chọn File / Exit
2. Giao diện màn hình Word:
- Thanh tiêu đề: (thanh trên cùng, màu xanh): thể hiện tên văn bản đang soạn thảo
- Thanh Menu: là một menu ngang với mỗi chức năng là một menu dọc co nhiều lựa chọn
- Thanh định dạng chuẩn(Formatting): chứa các biểu tượng để định dạng đoạn văn bản:
- Thanh Công cụ chuẩn (standard): chứa nhiều biểu tượng để thực hiện nhanh các chức
năng:
o Biểu tượng 1 (New) : Tạo một văn bản mới
o BT 2 (Open) : Mở một văn bản đã có sẵn
o BT3 (Save) : Ghi tên văn bản đang soạn thảo
o BT4 (Print) : In trang văn bản
o BT5 (Preview) : Xem trang in
o BT7 (Cut): Cut đoạn văn bản đã bôi đen
o BT8 (Copy): Copy đoạn văn bản đã được bôi đen
o BT9 (Paste): Dán đoạn văn bản đã được cắt hoặc copy
o BT11 (Undo typing): Quay lại các công việc lúc trước
o BT12 (Redu): Xem lại các công việc lúc sau.
Thanh tiêu đề
Formating
Standard
Thanh Menu Than
h cu
ốn d
ọc
Thanh cuốn ngang
Thanh thước
Giáo trình lý thuyết Microsoft Word
Copyright by Minh Đức 2007
Email: [email protected] - ĐT: 0963686768 - 240199
5
3. Cách gõ tiếng Việt:
- Đặt chế độ soạn thảo tiếng Việt:
o Nếu sử dụng font ABC thì kích vào biểu tượng giữa ở nhóm các biểu tượng ở góc
trên bên trái màn hình
o Nếu sử dụng Vietkey: kích vào biểu tượng của Vietkey ở góc dưới bên phải màn
hình đến khi có chữ V xuất hiện
- Cách gõ tiếng Việt:
Chữ cái Dấu F Huyền
AA â S Sắc
EE ê R Hỏi
OO ô X Ngã
DD đ J Nặng
AW ă
OW ơ
UW, W ư
4. Một số phím chức năng:
o Enter: Xuống dòng tại vị trí đặt con trỏ
o Delete: Xoá ký tự bên phải con trỏ
o Backspace: Xoá ký tự bên trái con trỏ
o Home: Đưa con trỏ về đầu dòng
o End: Đưa con trỏ về cuối dòng
o Page up: Đưa con trỏ về đầu đoạn
o Page down: Đưa con trỏ về cuối đoạn
o Capslock: Cho phép đánh chữ hoa
o Shift:
Cho phép đánh chữ hoa nếu ấn đồng thời phím shift và phím đó
Cho phép đánh các ký tự phía trên của phím nếu ấn đồng thời phím shift và phím đó
Kết hợp với các phím di chuyển để bôi đen văn bản.
o Tab: Dịch con trỏ sang phải một đoạn mặc định là 1.27 cm
o ESC: Huỷ lệnh
o Phím cách: Tạo ra một ký tự trắng để ngăn cách giữa các từ
o Các phím mũi tên di chuyển: di chuyển con trỏ lên trên xuống dưới hoặc sang trái sang
phải
5. Lưu tệp tin
o Cách 1: Nháy chuột vào biểu tượng đĩa mềm trên thanh công cụ sau đó nhập tên tệp tin
vào ô File name nháy chuột vào nút SAVE
o Cách 2: Vào File Save hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + S
Giáo trình lý thuyết Microsoft Word
Copyright by Minh Đức 2007
Email: [email protected] - ĐT: 0963686768 - 240199
6
Bài 2: CÁC THAO TÁC VỚI TỆP TIN VÀ ĐOẠN VĂN BẢN
1. Các thao tác với tệp văn bản:
a. Mở một tệp văn bản mới: Có nhiều cách:
o Kích chuột vào biểu tượng 1 (New) trên thanh công cụ chuẩn
o ấn tổ hợp phím Ctrl + N
o Chọn File / New
b. Mở một tệp văn bản đã có sẵn: có nhiều cách
o Kích chuột vào biểu tượng 2 (Open) trên thanh công cụ chuẩn
o ấn tổ hợp phím Ctrl + O
o Vào Menu File / Open
Sau đó: Chọn đường dẫn đến tệp cần mở ->chọn tệp văn bản cần mở -> nhấn Enter (hoặc chọn
Open).
c. Lưu tệp văn bản: có nhiều cách:
o Kích chuột vào biểu tượng 3 (Save) trên thanh công cụ chuẩn
o ấn tổ hợp phím Ctrl + S
o Vào Menu File / Save
Sau đó: Chọn thư mục cần ghi -> Gõ tên tệp văn bản cần ghi -> Chọn Save( hoặc nhấn
Enter)
2. Các thao tác với đoạn văn bản:
a. Bôi đen đoạn văn bản:
Dùng chuột: kích chuột tại vị trí bắt đầu cần bôi đen, rê chuột để tiếp tục bôi đen những phần
tiếp theo
Dùng bàn phím: Đặt con trỏ tại vị trí bắt đầu bôi đen, ấn tổ hợp phím Shift + Home (End) để
bôi đen từ vị trí đó đến đầu dòng (cuối dòng). Vẫn giữ phím Shift và dùng các phím mũi tên
di chuyển để bôi đen những dòng tiếp theo
+ Bôi đen toàn văn bản nhấn tổ hợp phím: Ctrl + A
b. Sao chép (copy) đoạn văn bản:
o Bôi đen đoạn văn bản cần sao chép
o Kích chuột vào biểu tượng Copy (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + C) (hoặc vào Edit / Copy)
o Đặt con trỏ tại vị trí cần sao chép đến, kích chuột vào biểu tượng Paste (hoặc ấn tổ hợp
phím Ctrl + V) (hoặc chọn Edit / Paste)
c. Di chuyển đoạn văn bản:
o Bôi đen đoạn văn bản cần di chuyển
o Kích chuột vào biểu tượng Cut (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + X) (hoặc chọn Edit / Cut)
o Đặt con trỏ tại vị trí cần di chuyển đến, kích chuột vào biểu tượng Paste (hoặc ấn tổ hợp
phím Ctrl + V) (hoặc chọn Edit / Paste)
d. Khắc phục tình trạng xoá nhầm(UNDO)
o Nháy chuột vào biều tượng hoặc ấn tổ hợp phím trl + Z
Giáo trình lý thuyết Microsoft Word
Copyright by Minh Đức 2007
Email: [email protected] - ĐT: 0963686768 - 240199
7
Bài 3, 4, 5: ĐỊNH DẠNG PHÔNG CHỮ
CĂN CHỈNH ĐOẠN VĂN BẢN
1. Định dạng font chữ:
a. Định dạng bằng thanh công cụ:
- Thanh công cụ dùng để định dạng văn bản là thanh Formatting
- Có thể định dạng font chữ bằng cách sử dụng các biểu tượng 2, 3, 4, 5, 6 trên thanh
Formatting
b. Định dạng bằng thanh thực đơn (Menu):
- Vào Format Font (Ctrl + D) một cửa sổ hiện ra
Font: chọn font chữ soạn thảo, font tiếng Việt có .vn ở đầu, font chữ hoa có chữ H ở cuối
Font style: chọn kiểu chữ
Regular: Kiểu chữ bình thường
Bold: kiểu chữ béo (Ctrl + B)
Italic: Kiểu chữ nghiêng (Ctrl + I)
Underline: Kiểu chữ gạch chân (Ctrl + U)
Font size: chọn cỡ chữ
Underline: chọn các kiểu gạch chân
Color: chọn màu chữ
Chọn OK để chấp nhận
Định dạng Font chữ Định dạng cỡ chữ Định dạng kiểu chữ Định dạng màu chữ
Căn lề văn bản Ký hiệu đầu dòng
Định dạng phông chữ
Định dạng kiểu chữ Định dạng cỡ chữ
Định dạng màu chữ
Tạo đường gạch chân
Giáo trình lý thuyết Microsoft Word
Copyright by Minh Đức 2007
Email: [email protected] - ĐT: 0963686768 - 240199
8
2. Căn chỉnh đoạn văn bản:
- Chọn Format / Paragraph / Indents and spacing
Alignment: chọn các kiểu căn lề
+ Left: căn lề trái (Ctrl + L)
+ Center: căn lề giữa (Ctrl + E)
+ Right: căn lề phải (Ctrl + R)
+ Justify: căn đều
Indentation: khoảng cách so với lề
+ Left: khoảng cách so với lề trái
+ Right: khoảng cách so với lề phải
+ Special: chọn các kiểu áp dụng
None: không
First line: áp dụng cho dòng đầu tiên của đoạn
Hangging: áp dụng trừ dòng đầu tiên
+ By: Khoảng cách thụt vào cho phần áp dụng ở mục Special
Spacing: khoảng cách giữa các đoạn
+ Before: Khoảng cách so với đoạn văn bản trước nó
+ After: khoảng cách so với đoạn văn bản sau nó
+ Line spacing: khoảng cách giữa các dòng
Single: một dòng đơn
1.5 line: Một dòng rưỡi (Ctrl + 5)
Double: hai dòng (Ctrl + 2)
At least: Nhập vào giá trị giãn dòng theo ý muốn
+ At: chọn khoảng cách giữa các dòng là giá trị lẻ
3. Cách ghi chỉ số trên, chỉ số dưới:
- Cách ghi chỉ số trên: ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + =
- Cách ghi chỉ số dưới: ấn tổ hợp phím Ctrl + =
4. Tạo văn bản tự động:
- Để tạo được văn bản tự động ta làm như sau:
Nhập đoạn văn bản cần tạo tự động, sau đó định dạng cho đoạn văn bản đó.
Định dạng xong ta bôi đen đoạn văn bản rồi vào Tools Autocrrect một cửa sổ hiện ra
ta nhập ký tự tắt vào ô Replace rồi nháy vào nút ADD OK.
Để lấy được văn bản tự động ra ta nhập ký tự tắt vào rồi nhấn Enter hoặc Phím Cách.
5. Tìm kiếm và thay thế:
Muốn tìm kiếm và thay thế nhanh những câu bị sai ta làm như sau:
Vào trình đơn Edit Replace (CTRL + H) một cửa sổ hiện ra
Ta làm theo hướng dẫn trên ảnh rồi nhấn vào nút Replace
Giáo trình lý thuyết Microsoft Word
Copyright by Minh Đức 2007
Email: [email protected] - ĐT: 0963686768 - 240199
9
Bài 6: CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT
KÝ HIỆU ĐẦU DÒNG - THIẾT LẬP TAB
1. Chèn ký tự đặc biệt: Dùng để chèn các kí tự hoặc biểu tượng không có trên bàn phím.
a) Cách chèn:
- Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn
- Chọn Insert / Symbol...
- Chọn mẫu kí tự cần chèn: Nhấn chuột vào hộp lựa chọn của phần Font để chọn mẫu.
- Chọn kí tự cần chèn -> chọn Insert -> Chọn Close để đóng cửa sổ
2. Chèn ký hiệu đầu dòng
a) Chèn thứ tự tự động:
- Chọn Format / Bullets and Numbering / Numbered
- Chọn dạng thứ tự cần đánh bằng cách kích chuột vào dạng đó / Chọn OK
- Nếu dạng ký tự cần đánh không có ở đó thì kích vào một dạng bất kỳ (trừ None) rồi chọn
Customize
Number style: chọn kiểu đánh thứ tự tự động: 1,2,3..; A,B,C; ...
Start at: Số bắt đầu.
Number format: chọn dạng đánh thứ tự: 1); 1,; 1.; ...
Number position (Aligned at): Chọn vị trí của thứ tự so với lề trang giấy.
Text Position (Indent at): Vị trí từ dòng thứ 2 của văn bản so với lề trang giấy.
- Chọn OK
b) Chèn dấu ký tự tự động:
- Chọn Format / Bullets and Numbering / Bullet
- Chọn dạng ký tự tự động cần đánh / OK
- Nếu dạng ký tự cần đánh không có sẵn thì chọn một dạng bất kỳ (trừ None) rồi chọn
Customize / chọn Bullet / chọn ký tự cần đánh tự động / OK / OK
- Các thông số định dạng khác giống như định dạng số thứ tự tự động.
3. Thiết lập TAB
- Sau đó vào Format Tabs một cửa sổ hiện
ra
- Chọn khoảng cách tạo Tab sau đó:
Nếu tạo một khoảng trắng thì nhấn nút 1
Nếu tạo dòng (....) thì nhấn vào nút 2
Nếu tạo dòng nét đứt thì nhấn vào nút 3
Nếu tao đường thảng thì nhấn vào nút 4
- Chú ý: Trên một dòng có thể tạo nhiều khoảng
cách Tab khác nhau, mỗi lần thêm khoảng cách
Tab tao lại vào Format Tabs để định dạng cho
khoảng cách Tab đó.
Độ dài dòng ...
Nháy vào đây
Nháy vào đây
Nháy vào đây
Giáo trình lý thuyết Microsoft Word
Copyright by Minh Đức 2007
Email: [email protected] - ĐT: 0963686768 - 240199
10
BÀI 7, 8: BẢNG BIỂU & TRỘN VĂN BẢN
I. Bảng biểu 1. Các thao tác tạo bảng biểu:
B1: Chèn bảng biểu: Có hai cách:
- Có thể sử dụng biểu tượng (insert table) trên thanh
Standard để chèn bảng
- Chọn Table Insert Table hộp thoại xuất hiện:
+ Number of columns: số cột của bảng
+ Number of rows: số hàng của bảng
chọn OK để chấp nhận chèn
B2: Trộn Ô: Bôi đen đoạn văn bản cần trộn rồi vào Table
chọn Merge Cells hoặc nháy vào biểu tượng trên thanh công cụ.
B3: Nhập và định dạng phần tiêu đề của bảng.
B4: Chỉnh độ rộng của cột, hàng.
B5: Nhập số liệu vào cho bảng
2. Các thao tác hỗ trợ tạo bảng:
- Cách chèn cột: + Bôi đen cột muốn chèn cột mới vào phía trái nó rồi vào able
Insert Column...
- Cách chèn hàng: Đặt con trỏ vào đầu hàng muốn chèn thêm hàng mới vào trước nó -> Vào
Table/ Insert Row hoặc để dấu nhấp nháy vào ô cuối cùng của bảng rồi nhấn
phím TAB.
- Cách xóa hàng/cột/ô:
+ Đưa con trỏ vào đầu hàng/cột/ô cần xoá / Vào Table/Delete cells...
Shift cells left: Xoá ô bên trái
Shift cells up: Xoá ô bên trên
Delete entire row: xoá hàng
Delete entire column: xoá cột
- Cách tách ô: Bôi đen ô cần tách / Vào Table/ chọn Split Cell
+ Number of columns: số cột cần tách
+ Number of rows: số hàng cần tách
3. Tạo đường viền và tô màu nền cho bảng:
a) Tạo đường viền:
- Bôi đen vùng bảng cần tạo đường viền
- Chọn Format / Border and shading / Border
Setting: chọn các chế độ tạo đường viền
None: không có đường viền
Box: đường viền ngoài
Shadow: chọn đường viền hình bóng
3-D: chọn đường viền dạng không gian ba chiều
Custom: Chọn đường viền tự tạo
Style: chọn các kiểu đường viền
Color: chọn màu đường viền
Width: chọn độ rộng của đường viền
Apply to: chọn kiểu áp dụng
Text: tạo đường viền theo từng dòng, đường viền này chỉ bao quanh đến hết
chữ
Paragraph: tạo đường viền cho cả đoạn văn bản đã bôi đen
Chọn OK
Chú ý: Bỏ đường viền bằng cách Chọn None và chọn đúng kiểu áp dụng khi tạo đường viền
Giáo trình lý thuyết Microsoft Word
Copyright by Minh Đức 2007
Email: [email protected] - ĐT: 0963686768 - 240199
11
b) Tô màu nền cho đoạn văn bản:
- Bôi đen đoạn văn bản cần tạo màu nền
- Chọn Format / Border and shading / Shading
- Chọn màu nền cần tô
- Chọn kiểu áp dụng ở hộp Apply to: tương tự như cách tạo đường viền
- Bỏ màu nền bằng cách chọn o color /OK
II: Trộn văn bản 1. Tác dụng của việc trộn văn bản:
- Trộn văn bản có tác dụng là làm văn bản nhanh với số lượng văn bản lớn, tiết kiệm được
thời gian.
2. Các thao tác thực hiện:
- Yêu cầu đầu tiên để thực hiện trộn văn bản ta phải có 2 tệp tin:
+ Một tên Danh sách chứa thông tin cần trộn văn bản
+ Một tệp mẫu để trộn thông tin vào.
(Như trong bài tập thực hành)
* Các thao tác:
B1: Vào Tool Letters and Mailings Show Mail Merge Toolbar để xuất hiện thanh
công cụ Mail Merge
B2: Nháy chuột vào nút thứ 2 từ bên trái qua, một của sổ xuất hiện
Ta chọn đường dẫn mở
tệp danh sách chứa thông
tin cần trộn ra, sau đó
nháy vào thứ 6 trên thanh
công cụ Mail Merge chèn
lần lượt các trường vào
File mẫu, sau khi làm
xong nhấn vào nút thứ 4
từ bên phải qua để trộn
văn bản.
Vẽ đoạn
thẳng
Kiểu
đường
Xoá đoạn
thẳng
Độ dầy
Tô màu
đường
Tô màu nền Trộn ô
Tách ô Căn chữ theo
hàng
Giáo trình lý thuyết Microsoft Word
Copyright by Minh Đức 2007
Email: [email protected] - ĐT: 0963686768 - 240199
12
Bài 9, 10: ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN
TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU TRANG, CUỐI TRANG - IN ẤN
1. Định dạng trang văn bản:
- Chọn File / Page setup...
+ Tab Margins: căn lề
Top: căn lề trên
Bottom: căn lề dưới
Left: căn lề trái
Right: căn lề phải
Gutter: đặt khoảng cách gáy sách
Header: Đặt khoảng cách đầu trang
Footer: Đặt khoảng cách chân trang
Chọn OK nếu chỉ định dạng văn bản hiện
thời, nếu chọn mặc định thì chọn efault / YES
- Tab Page size: định dạng khổ giấy
Page size: chọn khổ giấy (thông thường
là A4)
Chọn Portrait: chọn trang dọc
Chọn Landscape: chọn trang ngang
2. Tạo tiêu đề đầu trang cuối trang:
- Vào Menu View / Header and Footer
- Trong hộp header đánh tiêu đề đầu trang
- Trong hộp Footer đánh tiêu đề cuối trang
- Chọn Close
3. Cách đánh số trang:
- Chọn Insert / Page numbers:
+ Position: Chọn kiểu đánh trang ở đầu trang
hay cuối trang
Bottom of Page (footer): đánh số trang ở
cuối trang
Top of Page (header): đánh số trang ở
đầu trang
+ Alignment: chọn các vị trí đánh số trang
Left: đánh số trang ở bên trái
Right: đánh số trang ở bên phải
Center: đánh số trang ở bên giữa
Inside: đánh số trang ở phía bên trong
Outside: đánh số trang ở phía bên ngoài
- Chọn OK
Chú ý: Nếu muốn thay đổi khổ giấy theo trang ngang trang dọc:
Giáo trình lý thuyết Microsoft Word
Copyright by Minh Đức 2007
Email: [email protected] - ĐT: 0963686768 - 240199
13
- Đặt con trỏ vào cuối trang trước nó, chọn Insert / Break / Next page / OK
- Khi đó con trỏ tự động nhảy xuống trang cần định dạng lại, vào File / Page setup để định
dạng lại trang đó
4. Xem trước khi in
- Để xem văn bản trước khi in ta vào File chọn Print Preview hoặc nhấn chuột vào biểu
tượng trên thanh công cụ. hoặc ấn CTRL + F2
5. In ấn: Thực hiện một trong những cách sau:
- Kích chuột vào biểu tượng Print trên thanh công cụ chuẩn (Standard)
- Vào Menu File / Print (Ctrl + P)
Name: Chọn tên của máy in
Trong hộp Page range:
+ Nếu chọn All: in toàn bộ văn
bản
+ Nếu chọn Current page: chỉ
in trang chứa con trỏ (Trang
hiện hành)
+ Nếu chọn Pages: Nhập vào
số thứ tự trang cần in.
Vd:
5,7: in trang 5 và trang 7
8-12: in từ trang 8 đến trang
12
3,6,8-10: in trang 3, trang 6 và
từ trang 8 đến trang 10
Trong hộp Copies:
- Number of copies: chọn số bản cần in
- Chọn OK