Colorado Department of Transportation Colorado Department of Transportation GIS Integration with Enterprise Resource GIS Integration with Enterprise Resource 

Planning (ERP) Implementation Planning (ERP) Implementation 

Marvin Marvin Koleis Koleis, Colorado Department of Transportation , Colorado Department of Transportation 

Michael Michael Wierzbinski Wierzbinski, , Farragut Farragut Systems Inc. Systems Inc. March 27, 2007 March 27, 2007

Presentation Focus Presentation Focus 

•  CDOT’s business processes and the GIS touch points in the ERP implementation 

•  Identify the technology stack (software and hardware) 

•  Implementation successes •  Challenges and future directions

ERP Goal ERP Goal 

Materials Management 

•  Enterprise Resource Planning 

•  Replace more than 50 standalone custom­developed software systems, primarily in human resources and financial, with a new integrated system that will allow us to meet our business and information needs much more quickly and accurately.

ERP Components: ERP Components: 

•  Timesheets •  Funds Management •  Federal Aid Billing •  Project Scheduling & Asset Management •  Budget •  Materials Management •  Real Estate •  Plant Maintenance •  Finance •  Inventory

ERP Timeline ERP Timeline •  BPR Teams Formed  (Fall 2004) 

•  GIS Contractor Selection – Farragut Systems Inc.  (May 2005) 

•  ERP Software Selection ­ SAP                               (June 2005) 

•  Integrator Selection – Deloitte LLC                         (June 2005) 

•  IV&V Selection – Solbourne  (June 2005) 

•  LRS Unification Project Begins  (October 2005) 

•  SAP Project Kickoff  (September 2005)

ERP Timeline ERP Timeline (cont (cont’ ’d) d) 

Phase 1 ‘Go Live’  Human Resources April 2006 

Phase 2 ‘Go Live’  November 2006 

CDOT / Deloitte Integration Timeline

GIS Goals GIS Goals 

•  Lightweight Simple map­based Web Interface •  MAPS2 Replacement •  One GIS Interface •  Display and Query Project Information •  One departmental LRS •  LRS Coordination and Business Rules

GIS Goals (cont GIS Goals (cont’ ’d) d) 

•  Easy access to GIS data •  Minimal training required •  Map­based selection for enterprise reporting facilities 

•  Round­trip integration with SAP (Project locations and SAP attributes generated by geo­ spatial processing)

Server Complex Server Complex

Software Components Software Components

GeoMAP GeoMAP / SAP Business Process Flow / SAP Business Process Flow 

SAP R/3 

SAP B/W BDW 

5 

1 

4 

3 

Geo DB Publishing 

Geo DB Editing 

GeoMap Application 

Rattler 

2C 

2B 

2D 

2A 

6

GeoMAP GeoMAP / SAP Business Process Flow / SAP Business Process Flow 

1)  Extract project related data from SAP into BDW 2a) Extract project related data from SAP R/3 PS into CSV File 2b) Rattler Program 

2c) Rattler Program 2d) Geo­Database Publishing 3) Display Project Layer in GeoMap 4) Display List of Projects for Editing 

5)  Update Project related data in SAP R/3 PS 

6) Display reports from BDW

Click

Challenges Challenges Painting a Moving Car Painting a Moving Car 

•  Evolving Enterprise Architecture – WebSphere and SAP became enterprise required architecture standards after the project started 

–  Adapting a design to a changing environment can be done • Not easily • Not with out costs (resources, time, dollars) 

– Flexibility of participants is key – Program Management give and take

Too much to chew Too much to chew 

•  Enterprise reporting deferred to phase 2 – DBA staff fully occupied with SAP deployment – SAP is changing the way CDOT looks at (and measures) its business 

– Decided to wait until reporting requirements were better understood before integration with GeoMap 

– ArcGIS Server may impact reporting architecture

LRS Discrepancies LRS Discrepancies Synchronization of Routes, Beginning and Ending Reference Points,  Facility Limits, Total Lengths and Matching Intermediate Segmentation 

Detailed Proposal and Description Expand our data entry and QC effort to sync up and consolidate with the Traffic Safety and MMS data systems.  This will be a programming, editing/data collection effort that will take real­time highway measurements and the adoption of roadway miles including frontage roads and flyover connection ramps and extensions that are owned and maintained by the state of Colorado. 

Project Goal The goal of this project to provide a product that is more useful to state wide customers.  The LRS effort will produce matching data segmentation for project development, field construction, safety, FHWA reporting as well as asset management and planning. We will also set in place future change management controls to help keep cross systems in sync.  Once the GIS model is in full compliance customers and owners of collaborating systems operate from a common data source. 

Benefits to Users With the (LRS) matching the field limits (or Full Coverage) our GIS data model will support facilities and asset management, work orders, work flows, project costing, project scheduling and detailed job tracking.  The current model can not supply functional locations within the states ROW. 

Data Sets being Consolidated . . . DTD/GIS (Transys),  MMS,  Traffic Safety’s (TCORIS) 

–Goal: to standardize on one Linear Referencing System across all business units within the Department –Project includes staff from Transportation Development, Maintenance Management and Traffic Safety

Direct Connect Interchanges Direct Connect Interchanges

Diamonds and 4 Diamonds and 4­ ­Ramp Interchanges Ramp Interchanges

Technical Resources: Technical Resources: GPS Field Work, GPS Registered AutoCAD, Video Imagery GPS Field Work, GPS Registered AutoCAD, Video Imagery 

and Aerial Photography = Data Accuracy and Aerial Photography = Data Accuracy

(CORIS) Colorado Roadway Information System (CORIS) Colorado Roadway Information System

LRS Editing Applications LRS Editing Applications

Historic CORIS Segment Measures Historic CORIS Segment Measures Mile Groups & GPS imagery Mile Groups & GPS imagery

Statewide GPS Centerline Adjustment Statewide GPS Centerline Adjustment In terms of spatial accuracy our GIS Onsystem features have been optimized in this migration/restructure.  The vector data has been spatially analyzed or glued to corrected GPS provided by MMS. 

We now have Anchor Point stations and meaningful Centerlines. 

GPS’ed 

Non GPS’ed

GIS Goals GIS Goals – – Hits and Misses Hits and Misses 

•  One departmental LRS •  LRS Coordination and Business Rules •  Lightweight Simple map­based Web Interface •  Display and Query Project Information •  MAPS2 Replacement •  One GIS Interface

GIS Goals GIS Goals ­ ­ Hits and Misses (cont Hits and Misses (cont’ ’d) d) 

•  Easy access to GIS data •  Minimal training required •  Map­based selection for enterprise reporting facilities 

•  Round­trip integration with SAP (Project locations and SAP attributes generated by geo­ spatial processing)

Futures Futures 

•  Implement Enterprise Reporting •  Migration to ESRI ArcGIS Server 

– In­line with CDOT/ESRI strategies •  Deliver GeoMap Services to both Intranet and Internet audiences – LRS Services – Pavement Condition/Digital Video Logs

Futures Futures 

•  Evolve multiple applications with common core (reduced effort to deliver customized function to usage/need)